« Sous-traitance et achats dans la conduite de projets »
Connaissance et suivi des sociétés
(fournisseurs)Bernard Canton
Stéphane Clayette
Suivi des Fournisseurs Mai 2008 2
Programme
1 - Premières réflexions2 - Dossier Industriel3 - Label4 - Audit5 - Analyse de risques
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Premières réflexions
Recenser les questions à poser, les vérifications à effectuerRelations avec les sous-traitants ou les fournisseurs : Histoire de confianceDévelopper les outils pour assurer un réel suivi des fournisseurs
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Dossier Industriel
Le Dossier Industriel, c’est quoi ?Qui le fait ?Quand est-il fait ?Quels documents pour le faire ?Quels documents dans le DI ?
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Dossier Industriel, c’est quoi ?
C’est le dossier de fabrication et de contrôleLes plans, schémas…Les documents descriptifsLes nomenclatures, gammes de fabricationLes opérations de contrôleLe planning
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Qui le fait ?
Le fournisseurPour les produits dont le savoir-faire est chez le fournisseur
Ex.: fabriquer un circuit imprimé
Le fournisseur a l’entière responsabilité de la fabrication
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Qui le fait ?
Le commanditaire (le laboratoire)Pour les produits spécifiques pour lesquels un développement a été fait en interne
Ex.: fabriquer les électrodes en kapton du calorimètre Atlas
Le commanditaire partage la responsabilité avec le fournisseur
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Quand est-il fait ?
Etude de faisabilité
Conception préliminaire
Cahier des charges fonctionnel
Dossier de conception préliminaire
Conception détaillée Dossier de définition
Fabrication
Dossier industriel fait en interne
Revue de conception détaillée
Revue avant fabrication
Dossier industriel fait en externeValidation avant fabrication
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Quels documents pour le faire ?
Le cahier des chargesLe CCTPLes spécificationsLes plans de fabrication
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Quels documents dans le DI ?
Les plans, schémas…Les nomenclatures et gammes de fabricationLes déroulés opératoiresLes instructions de travailLa nomenclature des approvisionnements spécifiques
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Quels documents dans le DI ?
La valeur des caractéristiques exigées et leur toléranceLes opérations de contrôleLa liste des outillages standards et spécifiquesUn planning des opérations comprenant des points clés contractuels
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Label
Certification, Label, marquage CE…Déchiffrage des brochures des sous-traitants et fournisseursOutils de confiance entre trois partenairesActe volontaire à but commercial
fournisseur
certificateurlaboratoire
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Label
Le LabelAgricole et alimentaireProvenance, localisationRespect d’un cahier des charges
Marquage CECirculation libre dans l’espace européenRespect de directives (sécurité et consommateur)
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Label
la marque NFMarque de certification de qualitéIntervention d’AFNORProduit soumis à contrôle
l’AFNORDéfinition: Association Française de NORmalisationMembre de l’ISOSous la tutelle du ministère chargé de l’industrie
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Label
La CertificationOutil de confianceSouvent demandé par un clientCela peut être un critère de choix
ISODéfinition : Organisation Internationale de NormalisationNormalisation du domaine industriel200 Comité Technique17500 Normes
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Label
ISO 9000Normes relatives aux systèmes de la gestion de la qualité4 grands domaines
Responsabilité de la directionGestion des ressources (traçabilité)Réalisation du produit ou du processusMesure d’analyse et d’amélioration
Ne définit pas un résultat final
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Label
ISO 14000Normes relatives au « management environnemental »4 grands domaines
Intention de l’établissement et Objectif de l’entreprisePlanification des actions, mise en œuvre du système de management environnementalContrôle et actions correctivesResponsabilité de la direction
Pas d’exigences de performance environnementale
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Label
Certification personnelleReconnaissance d’une qualificationCapacité d’une personne ou une équipe à réaliser une action ou un service
Obtention d’une certificationRéférentiel de certification
Définition : Document technique définissant les caractéristiques que doit présenter un produit ou un service et ses modalités de contrôleIl peut s’appuyer sur une norme
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Label
Obtention d’une certificationComment obtient-on une certification ?
Toute entité peut obtenir une certificationInstruction du dossier
CoûtDossier techniqueVérification (audit)
Accord ou refus de la certificationIl est possible de certifier un service ou un produitInformations sur la nature et l’étendue de la certification
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Label
AccréditationComme la certification, elle valide la conformité à un référentielÉvaluation de compétences techniquesNe couvre qu’un domaine de compétences spécifiquesElle est attribuée par le Cofrac
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Audit fournisseurs
DéfinitionTypes d’AuditPourquoi des Audits fournisseurs ?ObjectifsTypes d’Audit fournisseurResponsabilitéMéthodologie de l’auditExemple : Audit des processus chez un fournisseurComplément : Autres catégories d’Audit
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Définition
Processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits.
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Types d’Audits
Type d’Audit Intervenant Objectifs
Interne Auditeurs internes - Améliorer le fonctionnement- Accroître la confiance en interne
Fournisseurs Auditeurs Clients - Donner confiance au client
Certification Organismes accrédités
- Prouver à l’ensemble des clients (nationaux & internationaux) qu’ils peuvent avoir confiance
Audits fournisseurs réalisés par:Le clientUne société spécialisée mandatée par le client
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Pourquoi des Audits fournisseurs
Une démarche Qualité impose de maîtriser les achats et fournisseurs
Evaluer et sélectionner les fournisseurs
Le fournisseur doit satisfaire le client:Respect des spécificationsRespect des délaisPrix compétitifsService client
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Pourquoi des Audits fournisseurs
Exemple de Pourquoi un audit :Evaluer la solidité, la pérennitéQualifier pour réduire les contrôlesAméliorer les produitsTraiter les non-conformitésDétecter les risquesConformité à un référentielPrise en compte de l’environnement et la sécuritéDévelopper un partenariat
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Objectifs
Mettre en place une démarcheD’évaluationDe suivi
Former des « pilotes » à la pratique des auditsMettre en place des plans de progrèsSuivre les actions à long terme
Basée sur la norme ISO 9001/2000Construction d’un véritable partenariat
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Types d’Audit fournisseur
Audit d’évaluation Pour s’assurer de l’aptitude d’un fournisseur à produire la Qualité souhaitée.Pour définir un futur contrat de collaboration
Audit de suivi Pour vérifier périodiquement l’application des dispositions contractuelles retenues suite à l’audit d’évaluation.
Audit d’habilitation (certification)
Pour connaître l’aptitude d’un fournisseur à faire partie d’une certaine catégorie définie au préalable (à sa demande ou imposé).
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Responsabilité
QUOI ? QUI ?
Déclenchement - Le client (avec acceptation du fournisseur)- Le fournisseur (demande d’habilitation)
Exécution - Le client- Un tiers mandaté par le client
Conclusion - Soumise à l’autorité qui a demandé l’audit, ainsi qu’à l’audité
Exploitation - Client astreint au secret professionnel (sauf accord formel de l’audité)- Fournisseur libre d’en faire état (sauf avis contraire contractuel)
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Méthodologie de l’Audit
Préparation de l’audit
Planification de l’auditAvant
Réunion d’ouverture
Conduite de l’audit
Réunion de clôture
Rapport d’audit
Suivi de l’audit
Pendant
Après
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Méthodologie de l’Audit
Préparation de l’audit :Préciser ses objectifsEffectuer une analyse préliminaireIdentification du référentielConstitution de l’équipe
AchatQualitéFournisseurProjet
Définir le rôle de chacun
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Méthodologie de l’Audit
Planification de l’audit :Construire un programme d’auditPréparer un support d’auditOrganiser l’audit avec le fournisseur
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Méthodologie de l’Audit
Réunion d’ouverture:Présentation de l’équipe et du rôle de chacunPréciser les objectifsPréciser le périmètre de l’auditAjuster le déroulement de l’audit
Conduite de l’audit:Evaluer les points définisFormaliser les conclusions
Réunion de clôture:Présentation de la conclusion
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Méthodologie de l’Audit
Rapport d’audit:Compte-rendu fidèle de l’auditDemande d’actions correctives
Suivi d’audit:Vérifier les actions correctives
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Audit des processus chez un Fournisseur
Analyser:Processus internesOutils et méthodes de travailMode de transmission de l’information
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Détailler et Identifier:Processus de la commande à la livraison
Etapes du processusPersonnes impliquéesMode de transmission d’informationDélai structurel entre la commande et la livraisonContrôle avant livraison
Processus de fabricationEtapes du processusMode de transmission d’informationContrôle pendant la productionMéthode d’approvisionnement et de gestion des stocks
Audit des processus chez un Fournisseur
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Complément : Autres catégories d’Audit
Catégories d’Audit
La situation examinée Objectif
Audit « produit » Résultat d’un travail:- Un service- Un matériau- Un matériel
Enchaînement des opérations de production et spécifications pour élaborer tout ou partie d’un produit
Dispositions et règles d’organisation auxquelles est soumis tout ou partie du personnel
Efficacité du plan de surveillance
Audit « processus » Efficacité d’un processus
Audit « système » Efficacité d’une organisation
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Complément : Autres catégories d’Audit
Catégories d’Audits Référentiels
Audit « produit » SpécificationsPlansCahier des charges…
Audit « processus » Modes opératoiresGamme de contrôleSynoptiques de fabricationCapabilité…
Audit « système » Manuel QualitéOrganigrammeProcédures organisationnellesInstructions et/ou modes opératoiresNormes et règlements
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Analyse des risques
IntroductionRisque comportemental
Critères de choixLiens avec le projet
Risque économiqueCapacité à supporter le projetNe pas mettre en péril le fournisseur ou le sous-traitant
Risque industrielA-t-il la technologie correspondante ?
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Analyse des risques
Trouver les informations sur les structuresRCS (Registre du Commerce et des Sociétés)
Centralise toute l’information des sociétésCentralisé par l’INPI (Institut National de la Protection Industrielle)
InternetInformation partielle mais souvent suffisantePages proKompass
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Analyse des risques
Avant de faire confianceDate de création (immatriculation)
Information sur l’âge de la structureAu delà de 6 ans une structure semble pérenneImplantation de la structure sur son secteur d’activité
Taille de la structureEffectif et chiffre d’affaireAu niveau local / national / internationalFaire porter le risque sur la structure
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Analyse des risques
Avant de faire confianceForme Juridique
Entreprise individuelleArtisan, commerçant, profession libérale…Pas de patrimoine propreLa Qualité dépend de l’entrepreneur
La SARL (Société à Responsabilité Limitée)2 associés au minimumPatrimoine propre (20% versé à la création)Protection du patrimoine personnel des entrepreneursFonctionnement plus lourd
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Analyse des risques
Avant de faire confianceForme Juridique
SA : Société Anonyme7 associés au minimumCapital minimum de 37 000€ (50% à la création)3 administrateurs au minimumCommissaire au compte
EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée)SNC (Société en Nom Collectif)SAS (Société par Actions Simplifiées)SASU (Société par Actions Simplifiées Unipersonnelles)
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Analyse des risques
Avant de faire confianceActivité de l’entreprise
Code APE - NAFActivité Principale Exercée (APE) Nomenclature d‘Activité Française (NAF)Renseigne sur le secteur d’activitéPermet de voir les concurrents
Numéro unique d'identificationNuméro SIREN : le numéro unique d'identification attribué à chaque entreprise (9)Numéro SIRET : le numéro unique d'identification attribué à chaque établissement (11)
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Analyse des risques
Avant de faire confianceAdresse
Proximité de l’activitéDu laboratoireDu projetCoût à prévoirLivraison
Bassin d’expertiseAérospatial : Toulouse…Chaussure : Romans…
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Analyse des risques
Avant de faire confianceLe risque économique ou l’étude financière
Capital socialApport initial des actionnaires ou des associésUne partie en espèces l’autre en biens (bâtiments, machines…)
Capitaux propresCapitaux dégagés de l’activitéPermet d’appréhender la puissance financière de l’entrepriseAttention à l’endettement
Le chiffre d’affairePermet de voir la part de marché de la structureÉtudier les évolutions
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Analyse des risques
Avant de faire confianceLe risque industriel
Maîtrise de la technologieCapacité technique de son parc machineCompétence de son personnelSa réactivité
La réalisation d’une étude autour du sous traitant ou du fournisseur permettra de maîtriser le risque
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Analyse des risques
Maîtrise des risquesLes stratégies
L’évitementAttitude non responsable
L’acceptationPassage obligéDoit être maîtrisé
Le transfertPas le savoir-faire, pas les compétencesEst-il capable, a-t-il pesé le risque ?
La réductionGestion des risques
Suivi des Fournisseurs Mai 2008 48
Analyse des risques
Maîtrise des risquesGestion des risques
Identification des risquesÉvaluation de leurs conséquencesClassification des éléments critiquesDéfinition des actions correctivesMise en œuvre des actions correctivesValidation des corrections apportéesRéduction des risques à des limites acceptablesAcceptation des risques résiduels
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Analyse des risques
Maîtrise des risquesMéthode des 5 M
Milieu (Environnement)Situation géographiqueÉtat général des locaux, des biens
Matière (Support)DocumentsFournitures
Main d’Œuvre (Personnel)Compétence, savoir-faire, nombreSoutien de l’encadrement, relations
Matériel (Moyen)Technologie des machines, des outils
Méthodes (Organisation)Modes opératoirePlanning
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Analyse des risques
Maîtrise des risquesAMEDEC
Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de leur CriticitéMéthodologie qui aide à « prévoir » pour ne pas être obligé de « revoir »Évaluation de la criticité de chaque mode de défaillances C=G*F*D
G : la Gravite (échelle 1-10; 10 = le plus grave)F : la Fréquence (échelle 1-10; 10 = le plus fréquent)D : la détectabilité (échelle 1-10; 10 = le moins détectable)
« Sous-traitance et achats dans la conduite de projets »
Connaissance et suivi des sociétés
(fournisseurs)Bernard Canton
Stéphane Clayette