Dossier d'évaluation intégrée (DEI)Protection de la vie privée et

sécurité pour les utilisateurs du DEI

<Nom du FSS><Date><Lieu>

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Modèle de consentement du DEI

Il existe deux façons de gérer le consentement dans le cadre du DEI :

1. Directives de consentement à l'échelle des FSS– Directives de consentement appliquées aux

évaluations recueillies par votre organisme

2. Directives de consentement au niveau du DEI– Le consentement au niveau du DEI s'applique à

TOUTES les évaluations contenues dans le DEI.

• Les clients peuvent retirer leur consentement de partager QUELQUE évaluation QUE CE SOIT par l'intermédiaire du DEI, indépendamment du FSS ayant réalisé ladite évaluation.

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Directive de consentement à l'échelle du

FSS

Client

Organisation du consentement dans le cadre du DEI

FSS A

Évaluation A1 Évaluation A2

Oui Oui

FSS B

Évaluation B1 Évaluation B2

Non Non

DEI

Évaluation A1 Évaluation A2

Oui OuiÉvaluation B1 Évaluation B2

Non Non

Directive de consentement au niveau du DEI - OUI

Directive de consentement au niveau du

DEI

Clinicien

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Fonctionnement du consentement dans le DEI (suite)

Directive de consentement au palier FSS

FSS-A

Évaluation A1 Évaluation A2

Oui Oui

FSS-B

Évaluation B1 Évaluation B2

Non Non

DEI

Évaluation A1 Évaluation A2

Oui Oui

Évaluation B1 Évaluation B2

Non Non

Directive de consentement au palier DEI - NON

Directive de consentement au palier DEI

Clinicien

Option 1: Les évaluations du

client ne peuvent pas être

visualisées.

Option 2: Les informations de

base du client sont également non visualisables.

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Exigences de l'utilisateur en matière de sécurité et de protection de la vie privée relativement au DEI• Signer et comprendre le contrat d'utilisation.• Vous ne pouvez accéder au DEI que si vous

fournissez des services à un client. – Toutes les actions accomplies sur le DEI sont inscrites

sur une liste.

• Choisir un mot de passe sûr et préserver sa confidentialité.

• Informer les clients et gérer le consentement.• Respecter les droits des clients en matière de

protection de la vie privée.• Signaler les incidents.

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Responsabilités du personnel en matière de gestion du consentement

• Informer le client afin qu’il comprenne l’objet du consentement.

• Obtenir le consentement. • Inscrire et enregistrer le consentement.

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Comment informer les clients

Pour que le client comprenne ce à quoi il accorde son consentement, il doit être bien informé.

Nous informons le client en :• <<Inscrire la méthode d’information A>>• <<Inscrire la méthode d’information B>>• <<Inscrire la méthode d’information C>>

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Informations nécessaires pour informer le client• <<Inscrire l’information concernant la RAISON pour laquelle

leur information est collectée, utilisée et divulguée>>

• <<Inscrire l’information concernant LE TYPE d’information qui sera recueilli (p. ex., antécédents psychiatriques, statut juridique, etc.)>>

• <<Inscrire l’information concernant les types de FSS auxquels vous divulguez les renseignements et vos méthodes générales de divulgation des évaluations>>

• <<Inscrire l’information concernant les conséquences positives et négatives pour le client de la collecte, de l’utilisation et du partage des renseignements le concernant>>

• <<Inscrire une description de la façon dont le personnel doit expliquer au client qu’il a le choix d’accorder ou de refuser son consentement>>

9

Comment obtenir le consentement

• <<Inscrire les étapes que suit votre FSS pour obtenir le consentement tel qu’établies au cours de l’atelier sur la gestion du consentement>>

• <<Si votre FSS se sert du consentement implicite, inscrire où et comment le personnel doit enregistrer le fait que le client a été informé et qu’en l’absence d’une objection de sa part, le consentement a été présumé.>>

• <<Si votre FSS utilise le consentement exprès, inscrire où et comment le personnel doit spécifiquement demander le consentement du client.>>

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Inscription et enregistrement du consentement

• <<Inscrire les étapes que votre FSS suit pour inscrire le consentement dans un registre central>>

• <<Inscrire les étapes que votre FSS suit pour enregistrer le consentement avec l'évaluation>>

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Aider le client en ce qui concerne le consentement au niveau du DEI

• Si le client sollicite votre aide pour retirer son consentement relativement au partage de l'ensemble des évaluations par l'intermédiaire du DEI, vous devez :

– communiquer au client le numéro sans frais pour joindre le centre d'appels pour la gestion du consentement du DEI;

– expliquer au client les conséquences d'une directive de consentement sur le DEI (volonté ou non de partager leurs évaluations);

– rappeler au client qu'il/elle a toujours la possibilité de changer d'avis quant à ses directives en matière de consentement en appelant le numéro sans frais.

1212

Droit d'accès des clients

• Le client peut :– formuler une demande auprès de vous ou de votre

organisme afin d'obtenir une copie de son dossier d'évaluation;

– formuler une demande auprès de vous ou de votre organisme afin d'apporter des modifications à son dossier d'évaluation;

– déposer une plainte concernant les pratiques de votre organisme en matière de protection de la vie privée.

• Assurez-vous d'informer votre responsable de la protection de la vie privée si vous recevez de telles demandes.

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Vos responsabilités en matière de gestion des droits de la protection de la vie privée des clients

• <<Inscrire les étapes que le personnel doit suivre si le client demande à consulter l'évaluation>>

• <<Inscrire les étapes que le personnel doit suivre si le client demande à ce qu'une correction soit apportée>>

• <<Inscrire les étapes que le personnel doit suivre si le client souhaite formuler une plainte>>

141414

Gestion des incidentsExemples d'incidents• Les renseignements sur le client obtenus par l'évaluation qui ont été

imprimés ont été oubliés dans un lieu public (p. ex., café-restaurant).• L'évaluation du client a été envoyée par télécopie au mauvais

numéro. • Le vol, la perte, la destruction ou la modification non autorisée des

dossiers des patients, ou les dommages subis par ces derniers. • La consultation inappropriée des renseignements sur le patient par

des utilisateurs non autorisés• La consultation d'un nombre important de dossiers du DEI par une

seule personne sur une courte période (inhabituel)• La confidentialité du compte utilisateur et du mot de passe est

compromise.• L'infrastructure réseau endommagée par des utilisateurs malveillants• La violation des politiques ou procédures communes en matière de

sécurité et de protection de la vie privée.

1515

Signalement des incidents

Si vous vous trouvez face à un incident...

Exemple : vous avez trouvé un dossier d'évaluation en version papier, oublié sur une table du Tim Hortons au rez-de-chaussée.

...signalez-le immédiatement à votre responsable de la protection de la vie privée!• <Nom :>• <Téléphone :>• <Courriel :>

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Coordonnées

Incidents Contact Téléphone Courriel

Demande ou mise à jour d'un compte utilisateur du DEI

<<inscrire le nom du coordonnateur des comptes d'utilisateurs>>

Incidents liés à la protection de la vie privée du client/patient

Responsable de la protection de la vie privée <<inscrire le nom du responsable de la protection de la vie privée ou de son délégué>>

Incidents relatifs au compte de connexion ou problèmes généraux liés au DEI

Centre de soutien du DEI 1-866-909-5600 iar@ccim.on.ca

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Étapes suivantes• Séances WebEx enregistrées :

– Sécurité et protection de la vie privée à l'égard du DEI pour les cliniciens et les agents chargés de cas :https://lthcap.webex.com/lthcap/lsr.php?AT=pb&SP=TC&rID=29512617&act=pb&rKey=5480f24eb5a4c080

– Gestion du consentement pour les cliniciens et les agents chargés de cas :https://lthcap.webex.com/lthcap/lsr.php?AT=pb&SP=TC&rID=29389957&act=pb&rKey=055548d52c45cd15

• Apprentissage en ligne : 4 modules– Module 11 : Droits fondamentaux en matière de protection de la vie

privée et de protection de la vie privée des clients

– Module 12 : Consentement éclairé

– Module 13 : Sécurité et protection de la vie privée dans le cadre du DEI

– Module 14 : Consentement relatif au DEI