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SOMMAIRE

SOMMAIRE ...................................................................................................................................................... 1

I. PRESENTATION GENERALE ............................................................................................................................ 1

I.1. Un fonctionnement facilitateur ......................................................................................................................... 1

I.2. Un outil fiable et une integration optimale ....................................................................................................... 1

I.3. Une collaboration efficace ................................................................................................................................. 2

II. COUVERTURE FONCTIONNELLE DU LOGICIEL................................................................................................ 2

II.1. PRESENTATION GENERALE SYNTHETIQUE .......................................................................................................... 2

II.2. GESTION DU SERVICE DE SANTE AU TRAVAIL ....................................................................................................... 3

II.2.1. Tableau de bord ............................................................................................................................................. 3

II.2.2. Planification des rendez-vous et de l’activité du service de santé au travail ................................................. 3

II.2.3. Fiches de postes et modalités de suivi médical ............................................................................................. 5

II.2.4. Gestion des expositions et de la pénibilité au travail .................................................................................... 6

II.2.5. Gestion du Document Unique ....................................................................................................................... 7

II.2.6. Gestion des accidents de travaiL et des maladies professionnelles .............................................................. 7

II.3. GESTION DES DOSSIERS INDIVIDUELS DE SANTE AU TRAVAIL .................................................................................. 8

II.3.1. Import Des données concernant les salariés ................................................................................................. 8

II.3.2. Dossier administratif du salarié ..................................................................................................................... 8

II.3.3. Dossier médical du salarié ............................................................................................................................. 9

II.3.4. Protocoles de suivi du salarié ........................................................................................................................ 9

II.3.5. Visite médicale............................................................................................................................................. 10

II.3.6. Suivi médical et notes personnelles ............................................................................................................ 10

II.3.7. Traçabilité des risques et expositions .......................................................................................................... 11

II.3.8. Ajout de fichiers ........................................................................................................................................... 11

II.3.9. Registre de soins infirmiers ......................................................................................................................... 11

II.4. EXPORTS ET EXPLOITATIONS DES DONNEES ...................................................................................................... 12

II.4.1. Génération de documents ........................................................................................................................... 12

II.4.2. Exploitations statistiques ............................................................................................................................. 13

II.4.3. Production du rapport d’activité ................................................................................................................. 13

II.5. AUTRES FONCTIONNALITES .......................................................................................................................... 13

II.5.1. Administration de l’application ................................................................................................................... 13

II.5.2. Interfaçage avec les logiciels du système d’information ............................................................................. 13

II.5.3. Possibilité d’Intégration de la base de données médicamenteuse vidal ..................................................... 13

II.5.4. Gestion des nomenclatures et listes ............................................................................................................ 14

II.5.5. Possibilité de connexion à des appareils de mesure ................................................................................... 14

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III. FONCTIONNEMENT ET SECURITE ............................................................................................................... 15

III.1. ERGONOMIE ET CONVIVIALITE ..................................................................................................................... 15

III.2. SECURITE DE L’OUTIL ................................................................................................................................. 15

III.3. PROTECTION DES DONNEES ......................................................................................................................... 15

III.4. PERFORMANCES ....................................................................................................................................... 16

III.4.1. Disponibilité ................................................................................................................................................ 16

III.4.2. Temps de réponse et Poids des pages ........................................................................................................ 16

III.5. MAINTENABILITE ET EVOLUTIVITE ................................................................................................................. 17

III.5.1. Evolution et stabilité du systeme................................................................................................................ 17

III.5.2. Tests et recettage ....................................................................................................................................... 17

III.5.3. Gestion de la règlementation ..................................................................................................................... 17

III.5.4. Typologie de la maintenance ...................................................................................................................... 18

IV. ARCHITECTURE TECHNIQUE ...................................................................................................................... 19

IV.1. ARCHITECTURE TECHNIQUE TYPE ................................................................................................................. 19

IV.1.1. Schéma ....................................................................................................................................................... 19

IV.1.2. Description ................................................................................................................................................. 20

IV.2. OUTILS DE GESTION ET DE SUIVI DU PROJET .................................................................................................... 23

IV.2.1. Ingénierie projet ......................................................................................................................................... 23

IV.2.2. Suivi du projet ............................................................................................................................................ 23

IV.2.3. Démarche Qualité ...................................................................................................................................... 23

IV.3. PLAN DE TRANSFERT DE COMPETENCE, FORMATION ET DOCUMENTATION ............................................................ 24

IV.3.1. Formation ................................................................................................................................................... 24

IV.3.2. Documentation d’information et documentation pédagogique ................................................................ 24

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I. PRESENTATION GENERALE

La mise en œuvre d’un outil informatisé de santé au travail se doit de répondre à son objectif premier, c’est-à-dire permettre la gestion des activités d’un service de santé au travail. Toutefois, le bon déroulement du projet et la satisfaction des différents acteurs est un élément primordial pour les équipes de Kénora. Notre objectif est de déployer un outil adapté aux besoins des utilisateurs et intégré au système d’information. C’est pourquoi, Kénora propose, outre la fourniture d’un outil adapté aux besoins fonctionnels, des technologies et une architecture modernes et sécuritaires mais également une rigueur méthodologique et des modalités de collaboration harmonieuses.

I.1. UN FONCTIONNEMENT FACILITATEUR

Exigence incontournable, l’outil proposé se doit bien évidemment de répondre prioritairement et intégralement aux besoins fonctionnels. Toutefois, Kénora ne saurait se contenter de proposer une offre caractérisée uniquement par une couverture fonctionnelle complète mais souhaite également que le progiciel proposé dispose d’une importante valeur ajoutée notamment en termes d’ergonomie et de convivialité.

L’outil proposé se doit également d’être un élément facilitateur notamment par le biais de processus permettant une exploitation transversale de données à des fins de pilotage et de réalisation de statistiques. Un mode de fonctionnement intuitif et facilitateur qui se retrouve également dans les mécanismes destinés à garantir le respect de la législation spécifique à la santé au travail.

I.2. UN OUTIL FIABLE ET UNE INTEGRATION OPTIMALE

Du point de vue technique, Kénora propose un outil parfaitement fiable. Kénora met à disposition son expertise en termes de procédés, technologies et infrastructures permettant ainsi de garantir des performances optimales ainsi que le respect des règles de sécurité. Kénora garantit des mises à jour régulières du logiciel afin d’être toujours à la pointe de la réglementation et des évolutions technologiques, dans l’objectif de se prémunir contre un risque d’obsolescence rapide. Afin de permettre de s’intégrer parfaitement au système d’information existant et à ses règles de fonctionnement, l’outil propose des protocoles de communication et d’interfaces relevant des technologies les plus récentes et les plus fiables.

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I.3. UNE COLLABORATION EFFICACE

Kénora se positionne en tant qu’expert dans son domaine et s’appuie sur son ingénierie projet rigoureuse et adaptée, sa force de proposition et de conseil ainsi que sur sa capacité d’écoute vis-à-vis des collaborateurs. Chaque projet constitue pour les équipes de Kénora une opportunité de coopération active et fructueuse.

II. COUVERTURE FONCTIONNELLE DU LOGICIEL

II.1. PRESENTATION GENERALE SYNTHETIQUE

Dans un souci de facilité de lecture et de lisibilité, Kénora propose le tableau synthétique ci-dessous.

Axes Fonctionnalités

Gestion du service de santé au travail et des aspects collectifs

Tableau de bord Gestion de l’activité du service de santé au travail (agendas) Planification des rendez-vous et gestion des convocations Gestion des fiches de postes Gestion des modalités de suivi médical Gestion des expositions et de la pénibilité au travail Gestion du document unique Gestion des accidents de travail et maladies professionnelles

Gestion des dossiers individuels de santé au travail

Import de données Dossier administratif Dossier médical Visite médicale Suivi médical et notes personnelles Traçabilité des expositions et risques Gestion des accidents de travail et maladies professionnelles Suivi des travailleurs handicapés Suivi des risques psychosociaux Registre de soins infirmiers Gestion des examens complémentaires Ajout de fichiers

Exports et exploitations

Génération de documents Exploitations statistiques Rapports d’activité

Autres

Administration de l’application Interfaçage avec le SI Intégration de la base de données médicamenteuse VIDAL Gestion des listes et nomenclatures Interfaçage avec les appareils de mesure

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II.2. GESTION DU SERVICE DE SANTE AU TRAVAIL

II.2.1. TABLEAU DE BORD

Le tableau de bord permet d’obtenir une synthèse d’informations sur le fonctionnement du service de santé au travail, sous la forme de graphiques ou de tableaux.

Il offre aussi un système de rappels automatiques au sein de l’application (renouvellement d’une reconnaissance de travailleur handicapé par exemple) ainsi que des messages rédigés par les différents utilisateurs du progiciel.

Il contient également une messagerie interne au progiciel et conçue pour pouvoir permettre l’échange sécurisé des informations à caractère confidentiel au sein du service de santé au travail.

II.2.2. PLANIFICATION DES RENDEZ-VOUS ET DE L’ACTIVITE DU SERVICE DE SANTE AU TRAVAIL

II.1.2.1. GESTION DES AGENDAS DU SERVICE DE SANTE AU TRAVAIL

L’application propose une gestion des plages de travail pour un ou plusieurs agendas du service de santé au travail, permettant de signaler les périodes de disponibilité et d’indisponibilité de chaque professionnel ou service disposant d’un agenda.

La gestion des plages de travail permet de préciser les périodes de présence (site concerné, population concernée, activité tiers temps, action en milieu de travail) mais également de mettre en place une délégation de la prise de rendez-vous par l’attribution de créneaux horaires spécifiques.

Les informations chiffrées issues des plannings des professionnels du SST sont exploitées pour compléter automatiquement les rapports d’activité ou permettre la réalisation de statistiques.

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II.1.2.2. GESTION DES RENDEZ-VOUS DES SALARIES AVEC EDITION DES CONVOCATIONS

L’assistant rendez-vous propose une liste actualisée des prochaines visites à prévoir en application des protocoles de suivi définis. La gestion assistée des rendez-vous permet également de consulter les rendez-vous antérieurs et signale tout rendez-vous manqué. Une fonctionnalité de recherche intuitive d’un rendez-vous spécifique est incluse.

Les informations concernant les prochains rendez-vous sont reportées automatiquement dans le dossier du salarié.

L’application permet la gestion des rendez-vous des salariés avec édition des convocations.

L’application propose également un système de Workflow qui permet la proposition d’un rendez-vous à un salarié avec envoi automatique de la convocation par mail lorsque le rendez-vous est accepté.

Il est également possible de mettre en place une synchronisation bidirectionnelle de l’agenda du médecin avec son calendrier Outlook.

II.1.2.3. SUIVI DES ACTIONS EN MILIEU DE TRAVAIL

Tous les types d’activité en-dehors des visites médicales peuvent être enregistrés dans les agendas du service de santé au travail et permettent au moyen des statistiques un suivi du temps passé par les équipes médicales sur ces différentes activités.

Les agendas du service de santé au travail permettent la planification d’action en milieu de travail et la gestion des participants, facilitant ainsi la corrélation avec les dossiers individuels des salariés concernés.

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II.2.3. FICHES DE POSTES ET MODALITES DE SUIVI MEDICAL

L’application permet la gestion du suivi médical en fonction des postes et des risques d'expositions associés.

Pour cela, l’application intègre des processus semi-automatisés basés sur la gestion des fiches de postes et des protocoles de suivi médical.

La création et le paramétrage des fiches de poste concernent les informations suivantes :

dénomination de la fiche de poste et dates d’application le cas échéant, emplois, établissements, services et cycle de travail concernés, expositions et risques professionnels associés, évaluation de la pénibilité, recommandations.

La création et le paramétrage de protocoles de suivi médical permet de déterminer la fréquence et le type d’examens souhaités de façon spécifique à certaines populations (selon l’emploi, les expositions actuelles ou passées, une fiche de poste, etc…).

Les protocoles de suivi médicaux, une fois paramétrés, permettent un rappel automatisé des suivis des salariés.

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II.2.4. GESTION DES EXPOSITIONS ET DE LA PENIBILITE AU TRAVAIL

Au niveau collectif, l’application propose l’analyse de l’exposition à la pénibilité des différents postes identifiés par les fiches de poste, selon la fréquence, le niveau d’exposition et les mesures de prévention mises en place. Une synthèse de l’ensemble des informations peut être éditée.

Elle permet à l’employeur d’établir, depuis le logiciel, les fiches de prévention des expositions aux facteurs de risques professionnels qui correspondent aux travaux pénibles (fiches de pénibilité).

Une attention particulière est portée à la gestion des expositions aux produits chimiques dangereux. Cela inclue la possibilité d’intégrer et d’accéder aux informations issues de la fiche de données de sécurité des produits chimiques dangereux, de lier l’exposition à un produit chimique à un protocole de suivi spécifique à ce risque.

L’identification de l’exposition à un produit chimique permet de suivre les salariés exposés à un produit donné ainsi que les éléments de protection recommandés. L’analyse de ces expositions permet de produire des statistiques concernant le nombre de salariés exposés (selon différentes dimensions telles que l’âge, l’emploi, les autres expositions…).

Cette fonction permet un accès rapide à l’ensemble des informations qui permettent la prise en charge d’un accident lié à un produit chimique.

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II.2.5. GESTION DU DOCUMENT UNIQUE

L’application permet la gestion des unités de travail avec identification des sources de dangers et des risques professionnels qui en résultent ainsi qu’une édition actualisée du document unique grâce aux informations saisies.

L’application permet l’évaluation des unités de travail selon la fréquence et la gravité de l’exposition avec la prise en compte de la maîtrise du risque. Les fonctionnalités incluent la gestion des mesures et protections mises en place, ainsi que des actions à prévoir permettant la mise en œuvre d’un plan d’action spécifique.

Il est possible de réaliser des statistiques à partir de toutes les informations entrées dans le logiciel.

II.2.6. GESTION DES ACCIDENTS DE TRAVAIL ET DES MALADIES PROFESSIONNELLES

La gestion et le suivi des accidents du travail intègre un registre des accidents du travail bénins ainsi que la gestion complète de la procédure déclarative des accidents du travail jusqu’à l’édition du formulaire CERFA concerné.

Les principales fonctionnalités sont les suivantes :

Gestion des registres d’accidents du travail bénins, Gestion du registre des accidents du travail déclarés, Distinction entre les accidents du travail, les accidents du trajet et les situations à risques, Edition du CERFA de déclaration d’accident du travail, Edition du CERFA d’information préalable à l’accident du travail pour les intérimaires, Edition de la synthèse des accidents du travail par registre, Télé déclaration EFI (en cours de certification), Possibilité de joindre des fichiers aux déclarations, Gestion des IPP, Possibilité de lier un accident du travail déclaré à un accident du travail bénin, Possibilité de lier un accident du travail à un ou plusieurs arrêts de travail.

L’application permet également le suivi des maladies professionnelles avec gestion du registre des maladies professionnelles dont voici les principales fonctionnalités :

Gestion d’un registre des maladies professionnelles (constatation, déclaration et reconnaissance),

Edition d’une fiche de maladie professionnelle, Possibilité de joindre des fichiers aux déclarations, Gestion des IPP, Possibilité de lier un accident du travail à un ou plusieurs arrêts de travail.

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II.3. GESTION DES DOSSIERS INDIVIDUELS DE SANTE AU TRAVAIL

II.3.1. IMPORT DES DONNEES CONCERNANT LES SALARIES

Les dossiers individuels s’appuient sur l’import et l’actualisation des données administratives de chaque salarié grâce à l’interface avec le SI (Système d’information) existant et plus particulièrement les logiciels de gestion des ressources humaines.

L’import peut concerner toutes les données disponibles et accessibles :

Les informations nominatives des salariés (Nom, prénom, Date de naissance, Date d’entrée dans l’entreprise),

Les modalités de travail (dénomination du poste, type de contrat, volume horaire, lieu de travail),

Les dates d’absence pour maladies, les accidents du travail, les maladies professionnelles, Les éventuelles reconnaissances de travailleurs handicapés, d’invalidité, de maladies

professionnelles…

II.3.2. DOSSIER ADMINISTRATIF DU SALARIE

L’application permet la gestion des informations d’ordre administratif, relevant du dossier individuel de chaque salarié :

Identité du salarié (nom, prénom, date de naissance, adresse, coordonnées téléphoniques) Informations sociales (numéro de sécurité sociale, statut familial, personnes à charge,

éventuelle reconnaissance de travailleur handicapé ou invalidité) Formations suivies par le salarié Informations concernant l’emploi occupé par le salarié (intitulé et précisions concernant

l’emploi occupé, site, cycle de travail, date d’embauche, date de début de l’emploi, aménagements éventuels, risques et exposition associées)

Informations concernant les emplois antérieurs occupés par le salarié (poste occupé, secteur d’activité, entreprise, risques professionnels et expositions liés aux emplois antérieurs)

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II.3.3. DOSSIER MEDICAL DU SALARIE

L’application permet la gestion des informations d’ordre médical, relevant du dossier individuel de chaque salarié :

Informations générales Antécédents médicaux et chirurgicaux (saisie libre ou utilisation de la version la plus récente

des nomenclatures CIM-10 et CCAM) Antécédents familiaux, Habitus et mode de vie (consommation d’alcool, de tabac, addictions diverses, activité

physique, contraception), Traitements médicamenteux, Statut vaccinal, Allergies, Arrêts de travail, Saisie d’une observation médicale et ou infirmière en texte libre, Saisie de notes personnelles qui restent confidentielles et accessibles uniquement au médecin

qui en est l’auteur.

II.3.4. PROTOCOLES DE SUIVI DU SALARIE

Cette fonctionnalité permet la création des protocoles de suivi du salarié en application des protocoles de suivi définis préalablement avec possibilité d’ajout de personnalisation par salarié.

La création et le paramétrage de protocoles de suivi médical permet de déterminer la fréquence et le type d’examens souhaités de façon spécifique à certaines populations (selon l’emploi, les expositions actuelles ou passées, une fiche de poste, etc…).

Les protocoles de suivi médicaux, une fois paramétrés, permettent un rappel automatisé des suivis des salariés.

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II.3.5. VISITE MEDICALE

L’application assure également la traçabilité de l’ensemble des examens réalisés lors d’une visite médicale avec édition d’une fiche d’aptitude et une confirmation de la date de la prochaine visite. Lors d’une visite, l’affichage permet une comparaison entre les résultats d’examens de la visite en cours et les résultats précédents.

Les examens proposés par défaut au cours d’une visite correspondent à ceux définis par le protocole de suivi qui s’applique. La possibilité d’ajout ou de suppression d’examen au moment de la visite est conservée. Les examens peuvent concerner :

Examen clinique (basé sur un regroupement par système ou appareil), Examen de la vision, Examen de l’audition, Examen biologique sanguin, Examen urinaire, Spirométrie, Autres examens complémentaires réalisés en dehors du SST (Service de Santé au Travail), selon

une liste paramétrable (radiographie, scanner, explorations fonctionnelles plus détaillées…), Et d’autres types d’examens.

Le logiciel est également prévu pour se connecter à des outils de mesure de la vision, de l’audition ou à des spiromètres permettant la récupération automatique des informations dans le dossier du salarié sans ressaisie.

II.3.6. SUIVI MEDICAL ET NOTES PERSONNELLES

L’application permet la saisie d’une observation médicale en texte libre. La note personnelle reste confidentielle et accessible uniquement au médecin qui en est l’auteur.

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II.3.7. TRAÇABILITE DES RISQUES ET EXPOSITIONS

La gestion des fiches de postes permet de tracer, pour chaque salarié, la (ou les) fiche(s) de poste qui s’applique(nt) et celles qui se sont appliquées par le passé et par conséquent les expositions actuelles et antérieures. La saisie manuelle d’expositions antérieures est également possible.

Le progiciel permet l’édition d’une synthèse individuelle pour le salarié, présentant les expositions aux facteurs de pénibilité ainsi que les mesures de préventions mises en œuvre.

II.3.8. AJOUT DE FICHIERS

L’application permet l’ajout de documents sous différents formats (WORD, PDF, EXCEL, fichiers images…) attachés au dossier individuel du salarié.

II.3.9. REGISTRE DE SOINS INFIRMIERS

L’application permet de réaliser la traçabilité de la prise en charge infirmière avec possibilité de consigner les informations suivantes :

Date, heure et motif de prise en charge, Différents soins réalisés dans le cadre de la prise en charge avec formulaire spécifique à chaque

soin (soin de plaie, prise des constantes, éducation thérapeutique, orientation vers une autre structure, etc…),

Saisie d’une observation infirmière en texte libre.

Les différents soins et interventions sont saisis à l’aide de listes paramétrées par les utilisateurs, permettant une exploitation statistique des données.

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II.4. EXPORTS ET EXPLOITATIONS DES DONNEES

II.4.1. GENERATION DE DOCUMENTS

Tous les rapports proposés par le progiciel sont exportables aux formats : PDF, Word, Excel, Mail (PDF en pièce-jointe), et en impression directe vers l’imprimante par défaut.

Les documents générés sont de différents types :

Edition des informations contenues dans les dossiers :

Les informations contenues dans les dossiers individuels des salariés (hormis le contenu des notes personnelles) sont exportables dans un des formats précités, avec la possibilité de sélectionner tout ou partie du dossier en vue d’une édition.

Modèles de documents :

L’application permet la création et l’édition de modèles de documents et de courriers à l’aide de zones de textes paramétrables.

Edition de documents standards et rapports officiels suivants :

o Exports des agendas avec option de tri, o Convocations des salariés aux visites médicales, o Fiches de poste, o Synthèse des niveaux d’expositions des salariés à la pénibilité, o CERFA d’accident du travail, o Fiche de maladie professionnelle, o Document unique, o Modèles de documents, o Rapport d’activité annuel, o Dossier administratif, o Dossier médical, o Soins infirmiers, o Visites médicales et entretiens infirmiers, o Fiches d’aptitude, o Fiche d’entretien infirmier, o Suivis infirmiers, o Suivis médicaux, o Fiches individuelles d’expositions à la pénibilité.

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II.4.2. EXPLOITATIONS STATISTIQUES

Dans un but de pilotage et de reporting, l’application permet l’exploitation transversale et anonymisée des données présentes dans l’application à l’aide d’un procédé préconfiguré permettant de réaliser simplement des statistiques sur plusieurs dimensions (populations, temps, valeurs, effectifs, etc…).

Ce mode de fonctionnement permet à l’utilisateur de générer à tout moment, de façon simple et personnalisée, des statistiques actualisées pouvant porter sur l’ensemble des données présentes dans l’application.

L’exploitation des données permet également la production d’un rapport d’activité du service de santé au travail.

II.4.3. PRODUCTION DU RAPPORT D’ACTIVITE

Le rapport d’activité du service de santé au travail est pré-rempli avec l’ensemble des informations présentes dans le progiciel : décomptes du nombre de visites par type, des effectifs au sein des populations spécifiques (soumises à un risque, travailleur handicapé, etc…) ; du nombre d’examens, de soins réalisés, etc…

II.5. AUTRES FONCTIONNALITES

II.5.1. ADMINISTRATION DE L’APPLICATION Administration et personnalisation des autorisations liées aux différents profils d’utilisateur ainsi que des libellés présents dans de nombreuses listes et champs de l’application.

II.5.2. INTERFAÇAGE AVEC LES LOGICIELS DU SYSTEME D’INFORMATION

Le progiciel est livré par défaut avec une interface standard documentée permettant d’alimenter la base de données à l’aide de fichiers à plat (CSV) selon différents formats prédéfinis.

Elle répond généralement à l’ensemble des besoins. Il est toutefois possible de réaliser une interface spécifique afin de répondre à des besoins particuliers.

II.5.3. POSSIBILITE D’ INTEGRATION DE LA BASE DE DONNEES MEDICAMENTEUSE VIDAL

Possibilité d’intégration de la base de données médicamenteuse VIDAL. Cela permet une saisie standardisée des traitements médicamenteux des salariés ainsi que l’accès direct aux informations concernant ces traitements (indications, contre-indications, effets secondaires, pharmacodynamie, …) telles que proposées et actualisées par VIDAL.

Cette fonctionnalité est conditionnelle à l’acquisition d’un abonnement spécifique pour l’accès et l’actualisation des informations.

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II.5.4. GESTION DES NOMENCLATURES ET LISTES

Dès que possible, l’application propose l’utilisation de listes de champs ou catalogues afin d’harmoniser la saisie et de permettre l’exploitation statistique des données recueillies.

Il peut s’agir de catalogues officiels tels que :

CIM 10 pour les pathologies CCAM pour les interventions notamment chirurgicales subies par les salariés Tableau INRS des maladies professionnelles du régime général

La plupart des listes de choix du progiciel sont pré-renseignées selon les standards en vigueur mais permettent une personnalisation par les utilisateurs autorisés.

II.5.5. POSSIBILITE DE CONNEXION A DES APPAREILS DE MESURE

Le logiciel est également prévu pour se connecter à des outils de mesure de la vision, de l’audition ou à des spiromètres permettant la récupération automatique des informations dans le dossier du salarié sans ressaisie.

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III. FONCTIONNEMENT ET SECURITE

III.1. ERGONOMIE ET CONVIVIALITE

Le progiciel présente un design moderne. Une attention particulière est apportée à l’homogénéité entre les différents écrans et les différentes fonctionnalités au niveau de la présentation, de la saisie des informations et des règles de navigation.

Le progiciel propose un mode de fonctionnement simple, intuitif et ergonomique.

L’objectif étant une adaptation aisée par l’utilisateur (même néophyte en informatique).

De ce fait, l’architecture complète du progiciel est conçue pour proposer une utilisation conviviale et une prise en main rapide tout en facilitant la personnalisation par de nombreux paramétrages.

Le progiciel présente des repères visuels simples et des écrans clairs et compréhensibles. L’affichage est épuré afin d’éviter une surcharge d’information. De nombreux écrans proposent une présentation synthétique notamment sous forme de tableaux.

III.2. SECURITE DE L’OUTIL

L’application permet de créer des profils d’utilisateur. Chaque profil peut être attribué à un ou

plusieurs utilisateurs.

Cet ensemble de paramètres permet une grande souplesse et une grande précision dans la création

des profils. L’accès à l’application se fait via la création d’un compte utilisateur.

Au regard des informations du compte utilisateur et du profil rattaché à l’utilisateur, le progiciel

contrôle que tous les traitements effectués sont autorisés.

III.3. PROTECTION DES DONNEES

Chaque champ correspondant à une donnée de santé ou confidentielle est crypté à l’aide de

l’algorithme AES sur une clé de 256 bits.

Les champs cryptés sont illisibles en-dehors de l’utilisation du logiciel (même en cas de piratage ou vol

de données, ces dernières seront lisibles uniquement par les utilisateurs du progiciel).

L’application journalise toute l’activité de l’application (connexions, modifications, dysfonctionnement

etc...). Tous ces évènements peuvent également être enregistrés dans un log Windows.

L’ensemble des modifications (ajout, modification ou suppression) effectuées dans les dossiers individuels des salariés sont conservées, horodatées et identifiées à des fins de traçabilité.

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III.4. PERFORMANCES

III.4.1. DISPONIBILITE

Le progiciel Kénora Santé au Travail est disponible 7 jours/7, 24 heures/24.

Les traitements quotidiens d’interfaçage avec le système d’information ont généralement lieu la nuit :

il peut être déconseillé d’utiliser le progiciel durant certains de ces traitements puisque ceux-ci, en

fonction de leur nature, pourraient éventuellement affecter les performances de l’application.

Si toutefois une période d’indisponibilité devait être programmée, Kénora garantit qu’elle ne

dépassera jamais 1 heure.

III.4.2. TEMPS DE REPONSE ET POIDS DES PAGES

Le temps de réponse coté serveur est inférieur à 500 millisecondes. Au niveau du poste de travail le temps de réponse est également inférieur à 500 millisecondes.

Au-delà d’un temps de chargement de 500 millisecondes, une animation d’attente est affichée sur le

poste de travail.

Un délai de 1 à 2 secondes peut être observé pour des traitements longs (par exemple : traitement de

fusion de deux dossiers administratifs).

Le trafic est limité aux données transitant entres les services web et l’application cliente. Ces

informations sont dynamiquement compressées pour garantir une taille minimale.

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III.5. MAINTENABILITE ET EVOLUTIVITE

III.5.1. EVOLUTION ET STABILITE DU SYSTEME

Kénora Santé Au Travail est un logiciel en perpétuelle amélioration donnant lieu à un investissement

régulier dans son développement.

La stabilité de l’application repose sur :

Une équipe qualifiée, dynamique et heureuse de contribuer au développement du progiciel,

Une équipe passionnée et motivée qui a à cœur de proposer un travail bien fait,

Des choix technologiques actuels issus de partenaires institutionnels qui sont ou font partie

des standards du marché,

Des techniciens qui travaillent avec les outils les plus modernes,

Une architecture technique récente qui repose sur des paradigmes modernes et bien

documentés,

Un modèle de conception logiciel agile qui a pour objectif une grande réactivité et une

satisfaction réelle du client.

Le progiciel a été créé dans l’optique de proposer un outil pluridisciplinaire bien adapté aux métiers

auxquels il s’adresse.

Le progiciel est conçu de façon à pouvoir être facilement extensible et personnalisable pour les

spécificités d’un client (particularités de l’organisation, complexité et diversité du système

d’information, spécificités fonctionnelles, formulaires ou rapports personnalisés, etc…)

III.5.2. TESTS ET RECETTAGE

Kénora réalise en interne des tests unitaires sur toutes les fonctionnalités de son application afin de

garantir la qualité du progiciel.

Kénora fournit un cahier de recette lors de chaque livraison qui lui permet de valider l’ensemble des

fonctionnalités du logiciel avant la mise en production.

III.5.3. GESTION DE LA REGLEMENTATION

Afin de prendre en compte les évolutions de la réglementation concernée et garantir un progiciel

toujours en phase avec la réglementation en vigueur, Kénora met en place une veille réglementaire et

propose, à l’issue de la période de garantie, une maintenance réglementaire incluse dans le contrat de

support et de maintenance annuel.

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III.5.4. TYPOLOGIE DE LA MAINTENANCE

Kénora Technologies propose un niveau unique de support et de maintenance sur une base annuelle.

La maintenance annuelle inclut les prestations suivantes :

- La maintenance réglementaire, - La maintenance corrective, - Le support auprès des utilisateurs et l’assistance technique les jours ouvrés de 9h à 17h, - Les mises à jour vers les nouvelles versions du logiciel.

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IV. ARCHITECTURE TECHNIQUE

Quelle que soit l’architecture technique retenue, serveurs physiques ou virtualisés, le progiciel nécessite les serveurs décrits ci-dessous.

IV.1. ARCHITECTURE TECHNIQUE TYPE

Le logiciel « Kénora Santé au travail 2014 » repose sur une architecture de type « web ». Le client est un client léger (navigateur internet) qui se connecte à un site web.

IV.1.1. SCHEMA

Serveur web

Serveur SQL Server

Serveur SQL Server Analysis Services

Poste client Poste client

Réseau interneRéseau externe

Serveur de traitements

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IV.1.2. DESCRIPTION

IV.1.2.1. SERVEUR WEB

Le serveur web permet d’héberger le site web utilisé par le client.

IV.1.2.1.1. PREREQUIS

Pour un fonctionnement optimal du logiciel, il convient d’y installer les prérequis suivants :

- Microsoft Windows Server 2008 minimum. - Processeur 64 bits à deux (2) cœurs cadencé à 2GHz. - Mémoire vive de 4Go minimum. - Microsoft IIS. - Framework .NET en version 4.5 minimum. - Microsoft Report Viewer 2010.

IV.1.2.1.2. CONFIGURATION

Afin d’installer le logiciel, il convient de créer un site web dont le pool d’application doit être configuré avec le Framework Microsoft .NET 4 :

- Ce site hébergera le site web du logiciel.

IV.1.2.2. SERVEUR SQL SERVER

Le serveur SQL Server permettra de stocker les données de l’application ainsi qu’une base de données intermédiaire pour les statistiques.

IV.1.2.2.1. PREREQUIS

Le serveur SQL Server nécessite les prérequis suivants :

- Microsoft Windows Server 2003 minimum. - Microsoft SQL Server 2005 minimum. - Processeur 64 bits à deux (2) cœurs cadencé à 2GHz. - Mémoire vive de 4Go minimum. - Espace de stockage suffisant pour la base de données (cf. Volumétrie ci-dessous).

IV.1.2.2.2. CONFIGURATION

Le serveur SQL Server doit contenir deux bases de données :

- Une base de données pour l’application. - Une base de données intermédiaire pour les statistiques.

Le serveur SQL Server aura également pour but de lancer la mise à jour de la base de données multidimensionnelle.

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IV.1.2.2.3. VOLUMETRIE

La base de données de l’application pèse 0,22 Mo par salarié à l’installation. Chaque année, celle-ci augmente de 0,13 Mo par salarié.

La base de données des statistiques pèse 6,5 fois moins que la base de données de l’application.

Cela permet d’établir, par exemple, que pour 1000 salariés, l’espace nécessaire sur cinq ans est :

IV.1.2.3. SERVEUR SQL SERVER ANALYSIS SERVICES

Le serveur SQL Server Analysis Services permet de stocker la base de données multidimensionnelle nécessaire à l’exploitation des statistiques.

IV.1.2.3.1. PREREQUIS

Le serveur SQL Server Analysis Services nécessite les prérequis suivants :

- Microsoft Windows Server 2003 minimum. - Microsoft SQL Server 2005 minimum avec une instance Analysis Services. - Processeur 64 bits à deux cœurs cadencé à 2GHz. - Mémoire vive de 4Go minimum. - Espace de stockage suffisant pour la base de données multidimensionnelle (cf. Volumétrie ci-

dessous).

IV.1.2.3.2. CONFIGURATION

Le serveur SQL Server Analysis Services doit contenir une base de données qui s’appellera de préférence « Kénora Santé au travail ».

IV.1.2.3.3. VOLUMETRIE

La base de données multidimensionnelle pèse 14 fois moins que la base de données de l’application.

Cela permet d’établir, par exemple, que pour 1000 salariés, l’espace nécessaire sur cinq ans est :

N0 N+1 N+2 N+3 N+4

Analysis Services

16 Mo 25 Mo 34 Mo 44 Mo 53 Mo

N0 N+1 N+2 N+3 N+4

Application 220 Mo 350 Mo 480 Mo 610 Mo 740 Mo

Statistiques 34 Mo 54 Mo 74 Mo 94 Mo 114 Mo

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IV.1.2.4. SERVEUR DE TRAITEMENTS

Le serveur de traitement permet de lancer les interfaces avec les logiciels RH ainsi que l’interface permettant d’extraire les données de la base de données de production vers la base de données des statistiques.

IV.1.2.4.1. PREREQUIS

Le serveur de traitements nécessite les prérequis suivants :

- Microsoft Windows Server 2008 minimum. - Processeur 64 bits à deux (2) cœurs cadencé à 2GHz. - Mémoire vive de 4Go minimum. - Framework .NET en version 4.5 minimum.

IV.1.2.4.2. CONFIGURATION

Le serveur de traitement doit exécuter, de préférence de façon quotidienne, les deux interfaces suivantes :

- L’interface d’import des données RH : cette interface permet d’importer les informations des dossiers administratifs des salariés, des absences, ….

- L’interface des statistiques : cette interface permet d’extraire les informations de la base de données de l’application vers la base de données intermédiaire des statistiques.

L’exécution de ces interfaces peut être effectuée via des tâches planifiées.

IV.1.2.5. POSTE CLIENT

Le poste client est un appareil où un navigateur est installé. Il peut s’agir d’un ordinateur fixe, d’un ordinateur portable ou d’une tablette.

L’affichage s’adapte automatiquement à la taille de l’écran d’ordinateur ou de tablette de l’utilisateur.

IV.1.2.5.1. PREREQUIS

Le poste client nécessite les prérequis suivants :

- Largeur de la résolution d’écran supérieure ou égale à 1280 pixels. - Navigateur internet :

o Internet Explorer 9 ou supérieur. o Firefox 10 minimum. o Chrome. o Opera avec moteur de rendu HTML Blink.

Kénora préconise l’utilisation d’un navigateur le plus récent possible.

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IV.2. OUTILS DE GESTION ET DE SUIVI DU PROJET

IV.2.1. INGENIERIE PROJET

Les méthodologies d’ingénierie projet s’appuient sur une structuration forte du projet en différentes phases distinctes. Pour chacune de ces phases, l’ensemble des livrables sont identifiés.

La clôture d’une phase s’accompagne d’un point de validation et de contrôle.

IV.2.2. SUIVI DU PROJET

Afin de faciliter le suivi de l’exécution des différentes phases du projet, Kénora propose l’utilisation de différents outils :

- Journal de projet - Echéancier prévisionnel et suivi des réalisations - Diagramme de Gantt : associé à l’échéancier prévisionnel, permet d’identifier les tâches à

réaliser et les ressources nécessaires - Diagramme de PERT : permet de garantir un enchaînement optimal des tâches et d’identifier

le(s) chemin(s) critique(s). La mise en évidence des tâches dites critiques interviendra également dans la démarche de gestion des risques

IV.2.3. DEMARCHE QUALITE

Dans le cadre du système qualité, Kénora met en place différents documents et procédures permettant de garantir la conformité et la qualité du produit :

- un Plan Assurance Qualité (PAQ). - un Plan d’Intégration et de Développement Logiciel ou ‘’PIDL’’ - la modélisation des processus métier - la gestion des risques selon la méthode AMDEC - la mise en œuvre d’un processus de traçabilité et d’analyse des anomalies

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IV.3. PLAN DE TRANSFERT DE COMPETENCE, FORMATION ET DOCUMENTATION

IV.3.1. FORMATION

Les prestations de formation s’adressent à différentes catégories de public :

- les utilisateurs de l’application (utilisateurs principaux) - les administrateurs techniques

La formation de la totalité des utilisateurs directs est assurée par Kénora.

Après l’installation physique du progiciel et la réalisation des tests, Kénora met en place un environnement de formation. Il s’agit d’une version du progiciel adaptée à un contexte pédagogique et permettant de réaliser la formation dans des conditions proches de la réalité.

La formation des utilisateurs concerne les fonctionnalités mises à disposition en fonction de leur profil professionnel. La formation des administrateurs techniques a pour objectif de contribuer au transfert de compétences afin que le personnel informatique puisse assurer l’exploitation et la maintenance de premier niveau du progiciel de manière autonome.

IV.3.2. DOCUMENTATION D’INFORMATION ET DOCUMENTATION PEDAGOGIQUE

Le progiciel s’accompagne d’une documentation spécifique et complète rédigée en langue française. Les documents produits sont mis à jour en tenant compte des évolutions fonctionnelles, techniques et réglementaires du progiciel.

La documentation mise à disposition peut prendre les formes suivantes :

Supports de formation et livrets d’exercices pratiques, Manuel d’utilisation : permettant de présenter les différentes fonctionnalités et de guider les

utilisateurs, Mémos et fiches récapitulatives permettant de modéliser les principaux processus et de

présenter de façon synthétique le fonctionnement de l’application, Documentation technique et descriptive à destination du service technique ou informatique.

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