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Directives relatives à la gestion de la trésorerie LEX 5.7.3

14 juin 2010, état au 1er janvier 2017

Directives gestion de trésorerie LEX 5.7.3


Version 1.2 2/23

TABLE DES MATIERES

CHAPITRE 1 GENERALITES ................................................................................................................................ 4

Article 1 Buts et domaines d’application ...................................................................................................... 4 Article 2 Définitions ...................................................................................................................................... 4 Article 3 Information confidentielles et évolutives ....................................................................................... 5

CHAPITRE 2 PRINCIPES ..................................................................................................................................... 6

SECTION 1 TRESORERIE ET CASH MANAGEMENT ............................................................................................................ 6 Article 4 Gestion de la trésorerie .................................................................................................................. 6 Article 5 Cash management ......................................................................................................................... 6

SECTION 2 GESTION DE FORTUNE .............................................................................................................................. 6 Article 6 Généralités ..................................................................................................................................... 6 Article 7 Placements à long terme de fonds de tiers .................................................................................... 7 Article 8 Instruments à disposition de l’EPFL pour la mise en œuvre de la stratégie de placement ............. 7 Article 9 Gestion du risque ............................................................................................................................ 7 Article 10 Limites de placement ..................................................................................................................... 8 Article 11 Confidentialité et conflits d’intérêt ................................................................................................. 8

CHAPITRE 3 DEVOIRS, COMPETENCES ET RESPONSABILITES ............................................................................ 9

SECTION 1 FONCTIONS INTERNES ............................................................................................................................... 9 Article 12 Vice-président pour les finances ..................................................................................................... 9 Article 13 Comité de placement ..................................................................................................................... 9 Article 14 Comité de gestion d’utilisation temporaire des Fonds propres .................................................... 10 Article 15 Chef du service financier .............................................................................................................. 10 Article 16 Trésorier ....................................................................................................................................... 12

SECTION 2 FONCTIONS EXTERNES ............................................................................................................................ 12 Article 17 Expert indépendant ...................................................................................................................... 12 Article 18 Gestionnaire de fortune ............................................................................................................... 12 Article 19 Banque dépositaire ...................................................................................................................... 13

CHAPITRE 4 DISPOSITIONS ............................................................................................................................. 14

SECTION 1 CASH MANAGEMENT .............................................................................................................................. 14 Article 20 Placements sur le marché monétaire ........................................................................................... 14 Article 21 Gestion des devises ...................................................................................................................... 14

SECTION 2 GESTION DE FORTUNE ............................................................................................................................ 14 Article 22 Allocation stratégique .................................................................................................................. 14 Article 23 Classes d’actifs ............................................................................................................................. 15 Article 24 Placements immobiliers ............................................................................................................... 18

SECTION 3 GESTIONNAIRE DE FORTUNE .................................................................................................................... 18 Article 25 Sélection ....................................................................................................................................... 18 Article 26 Spécifications du mandat de gestion ........................................................................................... 18 Article 27 Surveillance .................................................................................................................................. 19 Article 28 Évaluation du gestionnaire de fortune ......................................................................................... 19 Article 29 Réduction ou résiliation d’un mandat de gestion de fortune ....................................................... 19 Article 30 Reporting ...................................................................................................................................... 20

CHAPITRE 5 UTILISATION TEMPORAIRE DES FONDS PROPRES ....................................................................... 21

SECTION 1 PRINCIPES RELATIFS A L’UTILISATION TEMPORAIRE DES FONDS PROPRES ............................................................ 21 Article 31 Généralités ................................................................................................................................... 21 Article 32 Domaines de financement possibles ............................................................................................ 21



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Article 33 Instruments à disposition de l’EPFL pour la mise en œuvre de la stratégie d’utilisation temporaire des Fonds Propres .............................................................................................................................................. 21 Article 34 Gestion du risque .......................................................................................................................... 22 Article 35 Aspects financiers ......................................................................................................................... 22 Article 36 Validation du financement ........................................................................................................... 23 Article 37 Communication ............................................................................................................................ 23 Article 38 Reporting ...................................................................................................................................... 24

CHAPITRE 6 ENTREE EN VIGUEUR .................................................................................................................. 25

Article 39 Entrée en vigueur ......................................................................................................................... 25



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La Direction de l'Ecole polytechnique fédérale de Lausanne,

conformément à la Loi sur le domaine des EPF du 4 octobre 19911

,

à la Convention de trésorerie conclue entre AFF et CEPF du 29 novembre 20072

, aux Directives de placement du domaine des EPF des 23/24 septembre 2008,

à l’Ordonnance sur les finances et la comptabilité du domaine des EPF du 5 décembre 20143

et vu l’ art. 19 de l’Ordonnance sur le domaine des EPF4

arrête :

Chapitre 1 Généralités

Article 1 Buts et domaines d’application

Le manuel relatif à la gestion de trésorerie a pour vocation de :

a. Préciser les règles de gestion des activités de trésorerie tant du point de vue stratégique

qu’opérationnel, en particulier celle de la gestion des risques financiers (monnaies

étrangères FX et placements) ;

b. Préciser les rôles, responsabilités et compétences de chacun des acteurs ;

c. Décrire les processus opérationnels principaux de trésorerie ainsi que les étapes clés et

ainsi de constituer une base pour le SCI.

Article 2 Définitions 1 Moyens financiers : Tous les actifs financiers (liquidités, placements à court terme, dépôts,

portefeuilles de titres) dont l’EPFL est propriétaire. 2 Moyens budgétaires : Financement de la Confédération. 3 Fonds secondaires : Moyens obtenus sur base compétitive auprès d’organes de la

Confédération ou auprès d’organes dans lesquels la Confédération participe financièrement

(FNS, CTI, offices de la Confédération, projets-cadre de la Commission européenne). 4 Fonds de tiers : Tous les moyens qui ne sont ni des moyens budgétaires ni des fonds

secondaires. Seuls les fonds de tiers peuvent être placés sur le marché des capitaux. 5 Gestion de trésorerie. Elle comprend toutes les activités de planification, de mise en œuvre

et de contrôle des moyens financiers. Elle regroupe le cash-management et la gestion de

fortune. 6 Cash management : Ensemble des activités garantissant la capacité de paiement ainsi que la

gestion des liquidités en francs suisses et en devises. 7 Gestion de fortune (asset management) : Ensemble des activités de planification,

d’investissement (optimum entre rendement et risque), surveillance des moyens financiers

investis sur le marché des capitaux au-delà d’un an.

1

RS 414.110 2

Cette convention précise entre autre que les fonds dits « budgétaires » (contribution budgétaire de la Confédération) et «secondaires » (moyens provenant d’offices de la Confédération) sont à placer auprès de l’AFF alors que les fonds de tiers (sources de financement privées) peuvent être placés sur les marchés monétaires et/ou des capitaux 3

RS 414.123 4

RS 414.110.3

https://www.admin.ch/opc/fr/classified-compilation/19910256/index.html

https://www.admin.ch/opc/fr/classified-compilation/20141734/index.html



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8 Rebalancing : Par rebalancing (= rééquilibrage), on entend l’adaptation de la structure de

placement actuelle à la structure visée par la stratégie de placement. La part des placements

dont la pondération est supérieure (inférieure) à la valeur cible doit être réduite (augmentée) en

fonction de cette valeur. Ce rééquilibrage peut se faire par l’investissement de nouvelles

ressources ou par le redéploiement des placements existants. 9 Fonds propres : Sous IPSAS, les fonds qualifiés de fonds propres se distinguent des fonds

étrangers par le fait que les clauses du contrat précisent des restrictions et non des conditions.

Font notamment partie des conditions :

• Une affectation précise des ressources ;

• Des conditions de remboursement explicites (dans le contrat) ;

• Des dispositions précises quant à l’utilisation des moyens.

Les fonds de tiers qui ne correspondent pas ou que partiellement à ces critères sont

enregistrés dans les rubriques suivantes des fonds propres :

• Réserves affectées (« zweckgebundene Reserven ») ;

• Réserves libres (« freie Reserven ») en main de la Direction de l’EPFL.

Les réserves libres en main de la Direction sont utilisables sans restriction pour autant

qu’aucun engagement ne leur soit associé. Les autres réserves libres ainsi que les

réserves affectées sont des réserves en main des unités (de niveau 2 à 4) et peuvent

faire l’objet d’une utilisation temporaire. 10 Financement. Sous financement, on comprend le montant retiré des fonds propres et affecté

à un projet spécifique. 11 Remboursement. Le remboursement correspond à la valeur nominale du financement. 12 Durée de remboursement. La durée de remboursement court dès la mise en service de la

nouvelle infrastructure.

Article 3 Information confidentielles et évolutives 1 L’Annexe aux Directives relatives à la gestion de trésorerie (« Annexe ») est un document séparé des présentes dispositions qui détaille des informations confidentielles ou évolutives telles que (liste non exhaustive) :

a. Liste des banques autorisées ;

b. Allocation stratégique des placements ;

c. Gestion des devises ;

d. Compétences financières en matière de gestion de trésorerie. 2 Ces informations sont mises à jour périodiquement et validées par le Vice-président pour les

finances. 3 Ce document sera publié dès que la stratégie de placement sera définie.



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Chapitre 2 Principes

Section 1 Trésorerie et cash management

Article 4 Gestion de la trésorerie 1 La gestion des moyens financiers de l’EPFL est conforme aux dispositions de la Convention de trésorerie ainsi que des Directives de placement du CEPF. 2 Les normes comptables du Domaine des EPF sont applicables au reporting externe. Indépendamment des règles comptables, la gestion de la trésorerie doit s’en tenir à une approche économique (valeurs du marché, exposition aux risques, etc.). 3 Les moyens financiers doivent être gérés de telle façon que :

• les engagements puissent être honorés en tout temps à leur échéance ;

• la capacité à prendre des risques définie dans la politique de placement soit

respectée en tout temps et ne soit pas dépassée ;

• dans le cadre de la politique de placement, soit visé un rendement à long terme

aussi élevé que possible ;

• soient évités des effets négatifs sur l’image de l’EPFL. 4 Les moyens financiers de l’EPFL doivent servir avant tout au paiement de dépenses engagées dans le cadre de la formation et de la recherche et non à l’atteinte de résultats financiers.

Article 5 Cash management 1 Le cash management comprend la mise à disposition des moyens garantissant la capacité de paiement, la gestion des liquidités à court terme (en mettant l’accent sur des aspects de risque et de rendement) ainsi que la gestion des devises. 2 Les liquidités à court terme comprennent les moyens financiers suivants : caisse, comptes bancaires et postaux (en CHF et en devises), placements à court terme (< 1 an). 3 Les liquidités à court terme sont à placer de telle façon qu’un rendement conforme au marché puisse être atteint, tout en respectant les principes de liquidité et de sécurité (répartition des risques). 4 Fait partie intégrante du cash management la gestion du crédit, à savoir la fixation des conditions de paiement, la gestion de l’encaissement et du contentieux. 5 La séparation ainsi que le suivi des fonds secondaires et de tiers est effectuée par le trésorier. Elle a pour but la conformité des exigences découlant de la convention de trésorerie.

Section 2 Gestion de fortune

Article 6 Généralités 1 La gestion des moyens avec un terme supérieur à un an fait partie de la gestion de fortune. Elle respecte l’allocation stratégique. Les fonds dits primaires ou secondaires n’entrent pas en considération de la gestion de fortune. 2 La participation à un « pool » d’investisseurs est possible pour autant que l’EPFL reste maître de ses décisions.



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Article 7 Placements à long terme de fonds de tiers

Ces placements :

a. Interviennent principalement dans des titres liquides, facilement négociables et

de qualité élevée ;

b. Sont répartis sur plusieurs catégories de placement, marchés, devises, branches

et secteurs d’activités ;

c. Doivent si possible respecter les principes de durabilité ;

d. Doivent générer un rendement conforme aux possibilités du marché.

Article 8 Instruments à disposition de l’EPFL pour la mise en œuvre de la stratégie de placement

Ces instruments sont les suivants :

a. Une organisation de gestion de fortune et une règlementation des compétences

qui garantissent un processus de décision efficient et fonctionnant selon le

principe des quatre yeux ;

b. Un concept d’information permettant de mettre à disposition des différents

organes les informations pertinentes ;

c. Des instruments de planification et de surveillance dont font notamment partie le

plan de liquidités, ainsi que des analyses périodiques sur les résultats des

placements et sur l’état de l’allocation stratégique ;

d. Un calcul périodique du résultat des placements.

Article 9 Gestion du risque

Les principes de gestion du risque sont les suivants :

a. Le risque inhérent aux classes d’actifs qui composent un portefeuille donné doit pouvoir être calculé sur la base de données historiques ;

b. Sur la base de portefeuilles optimisés (couple rendement-risque), un risque maximum est calculé avec un niveau de confiance égal ou supérieur à 95%;

c. Une réserve pour risque de fluctuation de valeur est constituée à hauteur du risque maximum, ce qui définit la capacité à prendre des risques.



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Article 10 Limites de placement

Les limites de placement maximales par classe d’actif sont à respecter en tout temps. Elles concernent uniquement les fonds de tiers placés à long terme (fonds placés auprès de l’AFF exclus).

Classes d’actifs Minimum Maximum

Placements marché monétaire 0% 100%

Obligations CHF 0% 100%

Obligations en monnaies étrangères 0% 30%

Actions Suisse 0% 20%

Actions Monde 0% 15%

Actions total 0% 30%

Placements alternatifs (hedge funds

exclus)

0% 10%

Placements immobiliers indirects en

Suisse

0% 10%

Article 11 Confidentialité et conflits d’intérêt 1 Toutes les personnes impliquées dans la gestion de la trésorerie sont soumises au devoir de confidentialité. 2 Il est interdit aux personnes impliquées dans la gestion de trésorerie d’accepter toutes formes de rétrocessions et autres avantages financiers.



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Chapitre 3 Devoirs, compétences et responsabilités

Section 1 Fonctions internes

Article 12 Vice-président pour les finances

Selon les compétences définies dans l’ordonnance sur l’organisation de l’EPFL, le Vice-président pour les finances a, dans le cadre des présentes dispositions, les devoirs, compétences et responsabilités ci-dessous. Il peut déléguer tout ou partie de ces attributions et règle la délégation dans un document séparé.

• Il propose à la Direction la composition du Comité de placement et le préside ;

• Il propose à la Direction la composition du Comité de gestion d’utilisation

temporaire des fonds propres et s’assure que ce comité se dote d’un règlement ;

• Il obtient l’approbation de la stratégie de placement par la Direction et est

responsable de sa mise en œuvre et de son respect ;

• Il informe périodiquement le Président de l’évolution des moyens financiers, des

résultats obtenus par les gestionnaires de fortune, d’événements particuliers et le

cas échéant des mesures prévues ;

• Il donne les instructions de mise en œuvre et du suivi des mesures propres à

concrétiser l’allocation stratégique.

Article 13 Comité de placement 1 Rôles et responsabilités :

Le Comité de placement opérationnel a, dans le cadre de la gestion de fortune, les devoirs, compétences et responsabilités ci-dessous.

• Il conseille le Vice-président en charge dans la fixation de l’allocation stratégique

;

• Il définit la valeur de la réserve pour risque de fluctuation de valeur ;

• Il surveille le respect de l’allocation stratégique ;

• Il décide des banques partenaires, des gestionnaires de fortune et d’autres

partenaires externes (év. conseillers externes et centrale de dépôt) avec lesquels

l’EPFL entend travailler ;

• Il surveille l’activité des gestionnaires de fortune, leur performance et décide, le

cas échéant, de mesures correctives. 2 Composition du comité et durée du mandat

Le Comité de placement est composé de 3 à 5 membres internes ou externes à l’EPFL. Un expert peut être associé, mais il ne fait pas partie du comité de placement.

3 Organisation

• Le Comité de placement se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au moins

deux fois par année ou sur demande expresse de l’un de ses membres ;

• Un procès-verbal relate les décisions du comité ;

• La convocation, l’ordre du jour et la documentation sont adressés aux membres

du comité 10 jours avant la séance ;



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• Exceptionnellement, les consultations et décisions peuvent être prises par voie

de circulaire, à moins qu’un des membres du comité ne s’y oppose.

Article 14 Comité de gestion d’utilisation temporaire des Fonds propres

Le comité de gestion d’utilisation temporaire des fonds propres a, dans le cadre de la gestion de la trésorerie et des fonds propres, les devoirs, compétences et responsabilités suivants :

• A des fins d’efficience, ce comité peut être intégré au Comité de placement et

inviter au besoin d’autres personnes ;

• Il définit la disponibilité et limite stratégique des fonds propres pour utilisation

temporaire et est responsable de sa mise en œuvre;

• Il supervise la gestion des projets financés, les remboursements et les décisions

de nouvelles utilisations temporaires dans le respect de la stratégie. La décision

d’une nouvelle utilisation temporaire des fonds propres se fait sur

recommandation d’un comité technique, qui doit analyser la qualité du projet, le

respect du projet aux objectifs fixés, l’atteinte des objectifs financiers définis;

• Il surveille le respect de la stratégie pour l’utilisation temporaire des fonds

propres;

• Il présente deux fois par année la situation des projets de financement à la

Direction de l’EPFL ;

• Il nomme le comité technique et décide si un avis extérieur est nécessaire pour

prendre une décision ;

• Il surveille l’activité, le travail du comité technique et sa performance et décide, le

cas échéant, de mesures correctives ;

• L’organisation, la composition et les tâches du comité de gestion d’utilisation

temporaire des fonds propres sont définies dans un document séparé.

Article 15 Chef du service financier

Le Chef du service financier a, dans le cadre de la gestion de la trésorerie, les devoirs, compétences et responsabilités suivants :

• Il est responsable de la planification des liquidités, du contrôle de liquidité et de

son optimisation.

• Il détermine, selon les principes énoncés dans le présent règlement et selon les

instructions du Vice-président pour les finances, la part des fonds gérés à court

terme et celle gérée à long terme par les gestionnaires de fortune ;

• Il documente l’évolution des bandes d’allocations tactiques et l’activité des

gestionnaires de fortune et commente d’éventuels écarts entre rendement du

portefeuille et rendement attendu (benchmark) ;

• Il prépare les séances du comité de placement et gère les activités de

secrétariat;

• Il détermine l’exposition en devises résultant des activités opérationnelles et

opère les couvertures selon les principes définis ;

• Il est l’interlocuteur du/des gestionnaire/s de fortune et de la centrale de dépôt

des titres ;



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• Il surveille l’évolution de la réserve pour risque de fluctuation de valeur en

fonction des principes énoncés dans les présentes directives;

• Il prépare le reporting du Comité de placement ;

• Il peut déléguer certaines activités au Trésorier.



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Article 16 Trésorier

Le Trésorier soutient le Chef du service financier dans les activités décrites ci-dessus. En outre, Il assume les responsabilités suivantes :

• Il analyse l’évolution de la trésorerie ;

• Il prépare une situation de trésorerie mensuelle ainsi qu’un plan de trésorerie à

court terme roulant à 3 mois (dès que les outils le permettront) ;

• Il optimise les liquidités en fonction des engagements nets et des opportunités du

marché ;

• Il analyse les caractéristiques et la structure des liquidités et des équivalents de

liquidités et propose le cas échéant des mesures correctives ;

• Il suit l’utilisation des lignes de crédit non utilisées (si applicable) ;

• Il établit le plan de trésorerie annuel.

Section 2 Fonctions externes

Article 17 Expert indépendant

L’EPFL peut mandater un expert externe indépendant pour :

• L’aider dans la mise en œuvre de sa stratégie de placement ;

• Surveiller les activités de placement ;

• Les tâches de vérification de l’utilité et de la conformité des dispositions du

mandant des gestionnaires de fortune ;

• La gestion de fortune selon les principes définis à l’art. 4 al. 3 des Directives de

placement du CEPF ;

• L’aider dans l’analyse des projets pouvant faire l’objet d’un financement par

utilisation temporaire des fonds propres.

Article 18 Gestionnaire de fortune 1 Le gestionnaire de fortune est responsable de la gestion des fonds en fonction de mandats de gestion clairement définis. 2 Le gestionnaire de fortune établit trimestriellement à l’attention du Chef du service financier un reporting sur l’évolution des fonds sous gestion. Au besoin, il apporte oralement des compléments d’information au comité de placement. 3 Les dispositions détaillées réglant les activités du gestionnaire de fortune sont définies ci-dessous.



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Article 19 Banque dépositaire 1 La banque dépositaire des titres (global custodian) est principalement responsable des activités suivantes :

• Du dépôt des titres, du déroulement des activités découlant des achats et ventes

de titres entre l’EPFL et le gestionnaire de fortune;

• Des activités de securities lending (prêt de titres) en apportant une attention

particulière au risque de contrepartie ainsi généré ;

• De la tenue d’une comptabilité des placements selon les standards de la

profession et selon les directives reçues du Chef du service financier ;

• De l’établissement et de la présentation de toutes les informations définies aux

points 4.3.3, nécessaires au controlling des placements, notamment le calcul du

rendement atteint par le-s gestionnaire-s et par classes d’actifs (avec

comparaison de l’indice concerné). 2 Les dispositions contractuelles ainsi que les responsabilités sont réglées dans un mandat

séparé. En cas de renonciation à l’engagement d’une banque dépositaire, les gestionnaires de

fortune devraient reprendre ces activités.



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Chapitre 4 Dispositions

Section 1 Cash management

Article 20 Placements sur le marché monétaire 1 Les liquidités à court terme doivent être placées aux meilleures conditions de rendement. Seule la part réservée aux transactions opérationnelles peut être détenue aux conditions usuelles des comptes courants. 2 Les principes suivants s’appliquent également pour les placements en CHF et en devises :

• L’échéance de placement la plus lointaine ne doit pas excéder 12 mois.

• Les liquidités sont placées aux meilleures conditions du marché disponibles au

moment de la transaction. Pour les montants supérieurs à CHF 10 mio (ou valeur

équivalente en devises) et dont la durée est supérieure à un mois, les offres

concurrentes sont mentionnées.

• Les contrats (oraux) sont dûment documentés (contrepartie, montant, terme,

intérêt, monnaie).

Article 21 Gestion des devises 1 Le but de la gestion des devises consiste à minimiser les risques de change. La pratique du « market timing » est interdite. Les devises sont détenues pour des paiements futurs. Par ailleurs, les principes ci-dessous s’appliquent :

• L’EPFL détient des comptes en USD et EUR. Des comptes dans d’autres

devises peuvent être ouverts au besoin.

• Les flux entrants ou sortants connus sont à couvrir de façon adaptée aux

circonstances et au marché.

• La couverture est effectuée au moyen de contrats à terme ou au à l’aide

d’instruments basés sur les options permettant de couvrir entièrement le risque

de change.

• Le « hedge naturel » doit être atteint dans la mesure du possible afin de

minimiser les risques de change. A cet effet, le Service financier coordonne les

efforts avec les services concernés. 2 La couverture des risques de change est assurée par le Service financier. Ce dernier est à même de décider si la couverture de change pour certaines sources de financement est opportune ou non.

Section 2 Gestion de fortune

Article 22 Allocation stratégique 1 La définition de l’allocation stratégique est effectuée au moyen des caractéristiques de rendement et de risque à long terme des différentes classes d’actifs. Ces caractéristiques sont recalculées régulièrement. 2 L’allocation stratégique est périodique et doit être revue si les circonstances l’exigent. La version actuelle de l’allocation stratégique est présentée dans l’Annexe (sera publiée dès que la stratégie de placement sera définie).



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Article 23 Classes d’actifs 1 Liquidités

a. Eu égard au risque de contrepartie et au principe de répartition des risques, on veillera à effectuer des placements à court terme auprès de plusieurs établissements.

b. En cas de placement sur le marché monétaire, la contrepartie doit détenir un rating d’au minimum A (Standard & Poor’s) ou de A2 (Moody’s). En cas de baisse du rating en-dessous des valeurs seuil fixées, la position doit être liquidée dès l’échéance du contrat.

c. Les liquidités non rémunérées doivent représenter l’exception. 2 Obligations

a. Obligations en CHF

i. Qualité et négociabilité. Les placements en obligations doivent être effectués dans des emprunts côtés cotés d’organismes publics, de sociétés privées ou de banques présentant une solvabilité élevée. Les exigences de solvabilité sont fixées conformément aux habitudes du marché. Les titres sont à vendre dans le délai d’un mois si les exigences de rating ne sont plus atteintes. Dans le cadre de placements collectifs, on peut déroger à ces prescriptions.

ii. Style de gestion. Le portefeuille peut être géré de façon indicielle ou active.

iii. Forme de placement. Les placements peuvent être effectués dans des titres individuels ou dans des placements collectifs (selon art. 56 OPP2).

b. Obligations en monnaies étrangères

i. Qualité et négociabilité. Les placements en obligations doivent être effectués dans des emprunts cotés d’organismes publics, de sociétés privées ou de banques présentant une solvabilité élevée. Les exigences de solvabilité sont fixées conformément aux habitudes du marché. Les titres sont à vendre dans le délai d’un mois si les exigences de rating ne sont plus atteintes. Dans le cadre de placements collectifs, on peut déroger à ces prescriptions.

ii. Négociabilité. Les investissements ne peuvent se faire que dans des titres cotés.

iii. Style de gestion. Le portefeuille peut être géré de façon indicielle ou active.

iv. Monnaies étrangères. Sont autorisées toutes les monnaies étrangères représentées dans l’indice de référence.

v. Couverture du risque de change. Les monnaies étrangères doivent être couvertes en tout temps.

vi. Forme de placement. Les placements peuvent être effectués dans des titres individuels ou dans des placements collectifs (selon art. 56 OPP2).

3 Actions

a. Actions (de sociétés) suisses



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i. Diversification. Le spectre de placement correspond à celui de l’indice de référence. Une attention particulière doit être apportée à la diversification des branches. Un biais dans le style de placement (small caps vs large caps) est à éviter.

ii. Négociabilité. Les placements doivent s’effectuer dans des titres cotés en bourse seulement.


iv. Forme de placement. Les placements peuvent être effectués dans des titres individuels ou dans des placements collectifs (selon art. 56 OPP2).

b. Actions Monde (y c. marchés émergents)

i. Diversification. Le spectre de placement correspond à celui de l’indice de référence. Une attention particulière doit être apportée à la diversification des pays et des branches. Un biais dans le style de placement (small caps vs large caps) est à éviter.

ii. Négociabilité. Les placements doivent s’effectuer dans des titres cotés en bourse seulement.


iv. Couverture de risque de change. Elles sont admises.

v. Forme de placement. Les placements peuvent s’effectuer dans des titres individuels ou dans des placements collectifs (au sens de l’art. 56 OPP2).

4 Placements alternatifs

a. Private equity

Les placements en private equity ne sont pas admis.

b. Hedge funds

i. Diversification. On vise une diversification appropriée des styles de placement, notamment en raison de la liquidité restreinte des placements, de leur transparence insuffisante et des risques difficilement identifiables.

ii. Négociabilité. On vise une bonne négociabilité.

iii. Style de gestion. Le portefeuille est géré de façon active.

iv. Couverture de risque de change. Elles sont admises.

v. Forme de placement. Seuls les placements dans des placements collectifs (au sens de l’art. 56 OPP2) sont admis.

c. Matières premières (commodities)

i. Diversification. On vise une diversification appropriée des marchés de matières premières.

ii. Négociabilité. On vise une bonne négociabilité. Des produits structurés tels que des certificats et des effets (notes) doivent être négociables sur un marché secondaire.


iv. Monnaies. Les placements peuvent s’effectuer en CHF ou en monnaies étrangères. Les couvertures de change sont admises.



Version 1.2 17/23

v. Forme de placement. Seuls les placements dans des placements collectifs (au sens de l’art. 56 OPP2) sont admis.



Version 1.2 18/23

Article 24 Placements immobiliers 1 Les placements immobiliers interviennent exclusivement sous forme de placements collectifs. En font notamment partie :

a. les parts de fonds immobiliers cotés en bourse ;

b. les titres de participation de sociétés immobilières. 2 Les critères à appliquer dans le choix des placements collectifs sont notamment :

i. qualité du management

ii. qualité et degré d’entretien des bâtiments

iii. degré d’endettement

iv. principes d’évaluation

v. coûts d’administration

vi. diversification géographique

vii. diversification du type de bâtiments

viii. rendement et aspects de risque

ix. liquidité des parts

Section 3 Gestionnaire de fortune

Article 25 Sélection 1 Les gestionnaires de fortune doivent être indépendants de l’EPFL ou le mandat qui leur est confié ne doit pas les entraîner dans un conflit d’intérêt. 2 Les gestionnaires de fortune doivent être des banques ou des gestionnaires indépendants et remplir les critères suivants :

i. être en mesure d’exercer le mandat de façon professionnelle et avec succès en apportant la preuve de la capacité et de l’expertise;

ii. apporter la preuve de la performance avérée de mandats similaires sur une durée d’au moins 5 ans ;

iii. nommer des personnes dédiées au mandat et montrant un intérêt pour les activités de l’EPFL ;

iv. être en mesure d’expliquer clairement le processus d’investissement (style de gestion, qualité et expérience des gestionnaires responsables du dossier, adéquation de l’organisation).

v. être en mesure de collaborer sans friction avec la banque dépositaire ;

vi. coûts de gestion conformes au marché.

Article 26 Spécifications du mandat de gestion

Le mandat au gestionnaire de fortune doit mentionner en particulier les points suivants :

• Volume de départ

• Objectifs du mandat

• Benchmarks

• Risque maximum autorisé

• Placements autorisés



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• Utilisation d’instruments dérivés

• Gestionnaire responsable et remplaçant

• Contenu et temporalité du reporting

• Responsabilité de la banque et remboursement éventuel

• Coûts de gestion

• Rétrocessions

• Prêt de titres

• Début et fin (en tout temps) du mandat

• Respect des dispositions de la charte de l’ASIP5

Article 27 Surveillance

Le controlling des placements permet de surveiller l’activité des gestionnaires de façon permanente. Les informations principales suivantes sont mises à disposition par la banque dépositaire :

• Le rendement obtenu en comparaison de l’objectif

• Le risque lié au rendement en comparaison du benchmark

• La structure de placement en comparaison de l’allocation stratégique

• Le respect du style de gestion

• Le volume des transactions

• L’utilisation d’instruments dérivés

• Thèmes spécifiques selon besoin

Article 28 Évaluation du gestionnaire de fortune 1 L’évaluation de la performance des gestionnaires de fortune :

i. permet prioritairement de comparer le rendement et le risque obtenus par rapport aux objectifs définis ainsi que par rapport à d’autres mandats similaires ;

ii. intervient trimestriellement en présentant des chiffres mensuels ;

iii. est effectuée à plus long terme (trois ans et plus). 2 L’évaluation débute dès la mise en vigueur du mandat de gestion de fortune. Une discussion relative à la performance a lieu au moins une fois par an.

Article 29 Réduction ou résiliation d’un mandat de gestion de fortune

Une réduction ou une résiliation d’un mandat de gestion de fortune intervient : • Immédiatement à la suite d’une violation importante des directives de placement ; • Quand des changements organisationnels importants chez le gestionnaire de

fortune mettent en doute la poursuite de la bonne exécution du mandat ; • Suite à des performances insuffisantes et répétées.

5

Association Suisse des Institutions de Prévoyance



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Article 30 Reporting

Quand ? Qui ? Destinataire Contenu

Mensuellement Global

Custodian ou

gestionnaire de

fortune

Service financier Rendement (par mandat/classe d’actif/pour la fortune globale)

Comparaison des benchmarks Analyses structurelles Instruments dérivés Extrait de compte et transactions Respect des bandes d’allocation

tactiques Commentaire succinct

Trimestriellement

(plus

régulièrement si

nécessaire)

Service

financier

Comité de

placement

Rapport de controlling Evaluation de l’activité de

placement Evaluation instruments dérivés Evaluation placements collectifs Evaluation rendement Propositions de mesures

Semestriellement Vice-président

pour les

finances

Président EPFL Etat du portefeuille Evolution des moyens financiers Résultats des gestionnaires de

fortune Evénements particuliers Développement de la réserve

pour risque de fluctuation de valeur.

Annuellement Service

financier

Comité de

placement Rapport sur l’activité de

placement et de la performance.



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Chapitre 5 Utilisation temporaire des fonds propres

Section 1 Principes relatifs à l’utilisation temporaire des fonds propres

Article 31 Généralités 1 La gestion des moyens financiers de l’EPFL est conforme aux dispositions de la Convention de trésorerie ainsi que des Directives de placement du CEPF. 2 Les normes comptables du Domaine des EPF sont applicables au reporting externe. Si celles-ci ne décrivent pas l’état de fait, le service financier définira des règles conformes aux normes IPSAS. 3 Les moyens financiers doivent être gérés de telle façon que :

i. les engagements puissent être honorés en tout temps à leur échéance ;

ii. les projets financés à l’aide d’une utilisation temporaire des fonds propres ont un plan de remboursement clairement défini et garanti, basé sur des réductions de coûts générées par l’investissement ;

iii. soient évités des effets négatifs sur l’image de l’EPFL.

Article 32 Domaines de financement possibles

L’utilisation temporaire des fonds propres doit servir aux types de projets suivants :

a. Prioritairement, à assurer la transition énergétique du campus de l’EPFL et des réductions de coûts y associés ;

b. Ensuite, à améliorer les infrastructures d’enseignement si celles-ci assurent une réduction de coûts assurant un plan de remboursement.

Article 33 Instruments à disposition de l’EPFL pour la mise en œuvre de la stratégie d’utilisation temporaire des Fonds Propres

Ces instruments sont les suivants :

a. Une organisation de gestion des fonds propres et d’utilisation temporaire des fonds propres et une règlementation des compétences qui garantissent un processus de décision efficient et fonctionnant selon le principe des quatre yeux ;

b. Un concept d’information permettant de mettre à disposition des différents organes les informations pertinentes ;

c. Des instruments de planification et de surveillance dont font notamment partie le plan de liquidités, les besoins d’utilisation temporaire des fonds propres, les états de remboursement des projets de financement, ainsi que les analyses périodiques sur la situation des fonds propres et de leur disponibilité sur le long terme.



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Article 34 Gestion du risque

Les principes de gestion du risque sont les suivants :

a. Avant attribution d’un projet de financement, une évaluation du risque est conduite par le Comité de gestion d’utilisation temporaire des fonds propres dont les objectifs sont les suivants :

i. la qualité et la précision des calculs de réduction de coûts ;

ii. la durée du remboursement ;

iii. la planification de la durée de remboursement et les risques pouvant rallonger cette durée.

b. Pendant la durée de remboursement, une analyse annuelle est effectuée pour suivre l’évolution de la réduction des coûts et le paiement des remboursements.

c. Une planification sur cinq ans des besoins de fonds propres, mise à jour chaque année, et une réévaluation des fonds propres chaque année.

Article 35 Aspects financiers 1 Conditions financières

Les conditions financières et budgétaires assorties à une utilisation temporaire des fonds propres sont les suivantes :

a. La méthode DCF est à appliquer pour démontrer la rentabilité du projet d’investissement. Le taux d’actualisation est de 1%.

b. Durée du remboursement (ou période de pay-back). Celle-ci est fixée à dix ans maximum en règle générale. Des cas dûment justifiés pourront s’étendre au-delà mais à quinze ans au maximum.

c. Planification budgétaire.

i. Les tranches annuelles de remboursement doivent être prévues dans la planification budgétaire de la direction. La planification peut être revue mais la part du remboursement des cinq dernières années ne peut excéder les 2/3 du financement total.

ii. La durée maximale de remboursement ne peut pas être dépassée.

iii. L’annulation d’un remboursement annuel n’est pas possible.

d. La limite maximale d’utilisation des fonds propres est déterminée par le montant des fonds propres et la planification sur cinq ans des besoins de fonds propres, mais ne peut à aucun moment dépasser les 50% des fonds propres disponibles.

2 Aspects comptables et de gestion budgétaire

Selon la nature du projet d’investissement, il sera traité soit dans la comptabilité de l’EPFL soit dans la comptabilité des constructions de l’OFCL. Les conditions suivantes s’appliquent aux deux cas de figure traités ci-dessous.

3 Comptabilité EPFL

a. Seuls les projets finançant du CFC 3 et 9 sont traités dans la comptabilité de l’EPFL.

b. Chaque projet de financement fait l’objet d’un fonds de tiers spécifique et est liée à la catégorie des réserves affectées.

c. Annuellement, un transfert interne correspondant au budget d’investissement de l’année est effectué de ce fonds de tiers vers un fonds de recettes budgétaires.



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d. Le transfert génère d’une part un budget de recettes équivalent et d’autre part un budget de dépenses équivalent rattaché à l’unité chargée de la réalisation du projet.

e. En fin d’année, les budgets de recettes et de dépenses spécifiques sont corrigés des dépenses effectives du projet. La différence est compensée sur le fonds de tiers du financement.

f. La période de remboursement court dès la mise en service de l’investissement. 4 Comptabilité OFCL

a. Les règles financières et comptables régissant cette comptabilité s’appliquent également aux projets financés par utilisation temporaire des fonds propres.

b. Les règles du co-financement s’appliquent aux projets financés par utilisation temporaire des fonds propres.

Article 36 Validation du financement

Le comité technique valide la proposition de projet pour assurer que le projet remplit les conditions suivantes :

a. L’objectif du projet est conforme avec les domaines énoncés pour être éligible ;

b. La faisabilité et la qualité du projet garantissent une exécution dans les délais et avec un résultat qui assure une réduction de coûts qui permet le remboursement dans le délai qui est en conformité des conditions financières stipulées dans ce document ;

c. Le calcul de la réduction des coûts peut être validé techniquement et répond aux conditions financières énoncées ci-dessus.

Article 37 Communication

Le Vice-président pour les finances s’assure pour les projets financés par utilisation temporaire des fonds propres qu’ils soient documentés et communiqués à tous les membres du campus.



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Article 38 Reporting

Quand ? Qui ? Destinataire Contenu

Semestriellement Service financier Comité de gestion d’utilisation temporaire des fonds propres

Rapport de monitoring :

Situation des fonds propres et respect des limites

Liste et situation de tous les emprunts

Planification des fonds propres pour l’année à suivre

Commentaire succinct

Semestriellement Service financier Comité de gestion d’utilisation temporaire des fonds propres

Rapport de controlling :

Evaluation de l’activité de d’emprunt et de remboursement

Propositions de mesures le cas échéant

Semestriellement Vice-président pour les finances

Direction EPFL Etat des fonds propres et de l’utilisation temporaire des fonds propres :

Evolution des fonds propres

Evolution des emprunts et des remboursements

Evénements particuliers

Gestion du risque

Annuellement Président EPFL CEPF Information concernant l’évolution de l’activité de l’utilisation temporaire des fonds propres et des projets soutenus.



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Chapitre 6 Entrée en vigueur

Article 39 Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le 14 juin 2010, version 1.2 état au 1er janvier 2017.

Au nom de la Direction de l'EPFL: Patrick Aebischer Susan Killias Président General Counsel Remarque : cette directive a été revue dans le cadre de la réorganisation 2017. Cette revue n’a donné lieu à aucune modification de la directive.

directives relatives à la gestion de la trésorerie lex 5.7 · directives gestion de trésorerie...

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