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Diapositive 1

Documentation Utilisateur Documentation Utilisateur EuroFlowEuroFlow

Version 1.1

EuroFLow version 3.0.0.6

Diapositive 2Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel

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Introduction Introduction Ergonomie généraleErgonomie générale

Les logiciels INFORMIA présentent

une ergonomie originale et conviviale

:

En bas à gauche se trouvent les «

têtes de chapitres »

Un click sur chaque « tête de

chapitre » entraîne l’affichage du

menu correspondant au milieu à

gauche

Un click sur un point du menu

permet d’afficher l’écran

correspondant

Enfin, on retrouve un accès plus «

classique » sur le haut de l’écran



Introduction Introduction Ergonomie généraleErgonomie générale

Dans chaque écran, on retrouve

les boutons :

Ajouter : crée un nouvel

enregistrement

Modifier : modifie l’enregistrement

sélectionné

Supprimer : supprime

l’enregistrement

Valider : enregistre les

modifications

Annuler : annule les dernières

modifications


Retour au menu principalBonnes Pratiques pour la SaisieBonnes Pratiques pour la Saisie

Evitez au maximum l’utilisation de la souris

Privilégiez la touche « Tabulation » pour passer au champ suivant et « SHIFT + Tabulation » pour revenir au champ précédent Utiliser la touche « F3 » pour afficher la liste des valeurs possibles Que ce soit dans un champ ou dans une liste, saisir les premières lettres de la valeur

souhaitée suffit pour la voir apparaître Dans les tableaux des lignes de commande / BL / Facture

La touche « Suppr » efface la ligne La touche « F2 » efface la valeur du champ saisie La touche « flèche vers le bas » entraîne la validation de la ligne en vue de la saisie de la

ligne suivanteSi un champ obligatoire n’est pas renseigné, un message apparaîtVous ne pouvez pas valider la pièce (touche verte en bas à gauche) si la ligne n’a pas été

validée au préalable. Pour ce faire, utiliser « flèche vers le bas » puis « flèche vers le haut »


Retour au menu principalParamétrer les articles / GTINParamétrer les articles / GTIN

GTIN (Global Trade Identification Number)

Le GTIN est un code article construit de façon normalisée pour permettre son unicité au sein de la chaîne logistique.

Il correspond à la combinaisons de propriétés (attributs) du fruit ou du légume, ainsi qu’à des propriétés de son emballage.

Il est construit de la façon suivante

Un code pays (3 pour la France)

Un code CNUF : il s’agit d’un numéro fourni par l’organisme GS1 et qui identifie l’expéditeur

Un code CIP : le code article, unique au sein de l’entreprise

Le code GTIN est un numérique de 13 caractères, ce qui ne facilité pas sa saisie. C’est pourquoi EuroFlow propose d’associer à un GTIN un code article dont la saisie est libre. Ainsi, on pourra saisir la commande à partir de ce code.

Dans certains cas (par exemple lorsque la vente est effectuée par une agence commerciale), une station de conditionnement pourra utiliser le CNUF d’une autre entreprise (celui de l’agence). Dans ce cas, il convient de se faire donner le code GTIN de chaque article vendu de façon à garantir l’unicité de la codification.

L’utilisation dans une pièce ou dans une palette d’une combinaison d’attributs pour laquelle il n’existe pas de GTIN génère automatiquement un nouveau code GTIN.


Retour au menu principalParamétrer les articles / GTINParamétrer les articles / GTIN

On pourra

soit laisser le système générer les codes et les modifier pour ajouter un code article par exemple,

soit saisir les GTIN avant leur première utilisation.

Les champs à saisir sont :

Le code article tiers (pour permettre sa saisie dans l’écran commande)

Le code pays, le CNUF et le CIP

Les attributs de conditionnement

Les attributs du fruit / légume


Retour au menu principalParamétrer les conditionnementsParamétrer les conditionnements

Le paramétrage des conditionnements s’effectue dans le menu « Conditionnement » et passe :

Par la création des différents éléments de conditionnement

Emballages

Sous-emballages

Alvéoles, bulles, couvercles, sticks, complexes

Palettes

Par la création (option) de nomenclatures d’emballages, grâce au menu « Compositions »



Paramétrer les conditionnementsParamétrer les conditionnementsCompositions d’emballagesCompositions d’emballages

Principe des compositions d’emballages

Les compositions d’emballages permettent

De définir des nomenclatures d’emballages. Une composition est une sorte de « kit », « composé » d’un emballage au minimum et de « n » autres composants choisis parmi ceux décris précédemment.

Exemple :

–L’emballage « 1 RANG BOIS »

–10 sous-emballages « SACHET 1.5 KG »

–50 sticks « BONS FRUITS »

La création de ces compositions accélère la saisie des commandes puisque la saisie du code composition permet de renseigner toutes les caractéristiques du conditionnement.

De gérer les stocks et les coûts des composants d’emballage autre que l’emballage et le sous-emballage.

–En effet, seule l’utilisation des compositions permet d’indiquer au système combien d’alvéoles, bulles, couvercles, sticks, complexes se trouvent dans le conditionnement d’une commande. Or cette information est nécessaire pour gérer les stocks et les coûts de ces produits.

La création de GTIN permet, tout comme les compositions d’emballage, d’indiquer les composants d’emballages (Alvéoles, sticks…), mais seules les compositions permettent de gérer le nombre de composants d’emballage par emballage.



Saisir une commandeSaisir une commandeChoix du mode de saisieChoix du mode de saisie

Il existe 4 façons principales de saisir une ligne de commande :

Par reprise de l’historique : copier/coller d’une commande passée Par saisie du code article tiers : la création au

préalable des codes articles permet de renseigner par le choix d’une valeur l’ensemble des caractéristiques du produit (caractéristiques du Fruit ou Légume et conditionnement) Par saisie d’une composition d’emballage : la

création au préalable des combinaisons d’emballages permet de renseigner par le choix d’une valeur l’ensemble des caractéristiques de conditionnement, ne reste alors qu’à renseigner la partie F&L Par saisie de chaque attribut : cette méthode évite

de passer trop de temps en paramétrage mais entraîne une saisie des commandes non optimisée.

Méthodes hybrides : Saisie et modification du code article tiers : on ne

crée que les principaux codes articles, à la saisie, choix de l’article se rapprochant le plus de la commande et modification des attributs divergents Idem pour les compositions

Temps de paramétrage

Temps de saisie

Saisie par l’historique

(à partir de la 2°commande)

Saisie du code art. tiers

Saisie de la composition Saisie de chaque attribut



Saisir une commandeSaisir une commandeChoix du mode de saisieChoix du mode de saisie

Le choix du mode de saisie est donc fonction principalement des facteurs suivants :

Répétitivité des commande Stabilité dans le temps et nombre d’articles Stabilité dans le temps et nombre de combinaisons

d’emballages

Le tableau à droite illustre les choix possibles

Commandes

répétitives

Sinon, articles « stables »

Sinon, combin. d’emb. « stables »

Gestion fine des

coûts d’emb.


OK

Saisie du code art. tiers

OK(avec compositions)

Saisie de la composition

OK

Saisie de chaque attribut

KO



Saisir une commandeSaisir une commandeParamétrage de l’écran de saisie d’une Paramétrage de l’écran de saisie d’une

piècepièce

La paramétrage de l’écran permet, en fonction du choix de mode de saisie qui a été fait, de n’afficher que les champs utiles, dans l’ordre souhaité par l’utilisateur

Ce paramétrage est à effectuer pour chaque utilisateur de chaque poste, et pour chaque écran : Commande, BL, Facture



Saisir une commandeSaisir une commandeEn-têteEn-tête

Cliquer sur « + » en bas de l’écran pour une nouvelle commande

L’expéditeur par défaut s’affiche(Partenaires – Expéditeurs pour

désigner l’expéditeur par défaut) Choisir le client

Les valeurs renseignées dans la fiche client s’affichent :

Renseigner Vérifier les onglets Livraisons et

Transport Eventuellement choisir le type

d’article « Autre » s’il ne s’agit pas de F&L



Saisir une commandeSaisir une commandeSaisie des Lignes Saisie des Lignes

Renseigner les champs souhaités en respectant les Bonnes Pratiques pour la Saisie Les champs à saisir varient selon le mode de saisie


Saisie du code art.

tiers

Saisie de la composition

Saisie de chaque attribut

- Code art. tiers OU CIP OU GTIN X

- Composition (d’emballage) X

Attributs du F&L : - Espèce, Variété, Origine, Calibre, Catégorie, Coloration, Marque

X X

Autres champs : - Cahier des Charges, Commentaire de ligne

X X X

Attributs de conditionnement : - Type Emb., Emballage - Ss-Emballage, Nb Ss.e par Emballage

X

Attributs de la vente : - Nb Emb (=Nb Emballages par palette si « Nb. Pal. » est renseigné, sinon c’est le nombre total de colis)- Unité fac. (Unité de facturation)- PV Unité (Prix de vente unitaire)- Type TVA

X X X X

La flèche vers le bas permet de valider la ligne et de saisir une nouvelle ligne

Dans Paramètres / Configuration / Aide à la saisie, on pourra saisir les valeurs par défaut de plusieurs champs

Le paramétrage des emballages permet de renseigner automatiquement les informations de poids et de Nombre de Colis par palette, ainsi que la Palette par défaut.



Saisir une commandeSaisir une commandeUtilisation de l’historiqueUtilisation de l’historique

Un clic sur l’icône « historique » en bas à droite lance la fenêtre.

La liste des commandes passée par le client s’affiche.

La sélection d’une commande permet l’affichage des lignes de commande correspondantes.


Retour au menu principalPasser une commande en BLPasser une commande en BL

NB: Si vous disposez de la Gestion de Production TraceFlow®, c’est l’expédition de la marchandise qui génère la création du Bon de Livraison.

Pour générer le Bon de Livraison à partir de la commande dans EuroFlow®, il suffit de cliquer sur l’icône.



Passer un BL en facturePasser un BL en factureFacture par factureFacture par facture

Pour générer une facture à partir d’un Bon de Livraison, il suffit de cliquer sur l’icône.

La facture s’affiche.



Passer un BL en facturePasser un BL en facturePar regroupement de BL Par regroupement de BL

Le Regroupement de BL permet de générer une ou plusieurs factures à partir de plusieurs Bons de Livraison.


Retour au menu principalSaisir un BL ou une facture Saisir un BL ou une facture

La saisie d’un BL ou d’une facture (donc sans passer par la commande) s’effectue de la même façon que la saisie d’une commande.


Retour au menu principalSaisir un règlementSaisir un règlement

Pour saisir un règlement client, cliquer sur le bouton « + »

Il faut ensuite répartir le règlement sur la ou les factures concernées


Retour au menu principalSaisir un Avoir Saisir un Avoir

Pour passer une facture en avoir :

Pour saisir un avoir directement


Retour au menu principalGérer les consignes d’emballages Gérer les consignes d’emballages

Définir quels sont les emballages consignés


Retour au menu principalGérer les consignes d’emballages Gérer les consignes d’emballages

Statuts des consignes

Choisir l’état

Appuyer sur la touche de rafraîchissement pour afficher une synthèse des consignes

Lancer l’impression ou la visualisation.


Retour au menu principalSaisir une commande d’achat Saisir une commande d’achat

Procéder comme pour une commande de vente avec les quelques différences suivantes :

Pas d’adresse de livraison ni de code export ou de type de vente à saisir

Indiquer en ligne de pièce si la commande est en nu ou logé



Générer les achats à partir des Générer les achats à partir des ventesventes

EuroFlow® permet de générer la commande ou la facture d’achat à partir de la commande ou la facture de vente.

Lorsque la pièce de vente est saisie et validée, cliquer sur l’icône « Génération de la pièce d’achat »




Une fenêtre apparaît Utiliser la touches « CTRL » pour sélectionner plusieurs lignes

Et « SHIFT » pour sélectionner une plage de ligne

Puis cliquer sur « Suivant »




Cet écran permet

Choisir le fournisseur

Indiquer si le fournisseur fourni également les emballages (« Nu ») ou si ces derniers sont fournis

La partie centrale montre un aperçu des montants et volumes en jeu

Les coûts de transport et d’emballages des lignes sélectionnées sont affichés

Enfin on peut saisir une commission à appliquer sur le prix brut ou net des coûts déjà déduits.




La pièce d’achat apparaît, il convient alors

de saisir les informations éventuellement manquantes telles que

Transporteur Devise et règlement (si pas

renseignés dans la fiche fournisseur).

de modifier les prix d’achatde modifier les quantités

achetées Valider et fermer la fenêtre pour

revenir à la pièce de vente Répéter l’opération pour chaque

fournisseur. Dans le premier écran de

sélection des lignes, n’apparaissent alors que les lignes qui n’ont pas été passées achat, ou bien celle passées en achat mais pour lesquelles la quantité achetée a été modifiée à la baisseExemple : pour une commande

de deux palettes, générer la commande d’achat, modifier la quantité à 1 palette dans la commande d’achat, recommencer, la ligne apparaît avec une quantité restante à commander en achat de 1 palette.



Passer une commande d’achat en Passer une commande d’achat en bon de réception bon de réception

Pour passer une commande d’achat en bon de réception, il suffit de cliquer sur l’Icône depuis l’écran de commande L’écran Bon de Réception

apparaît, renseigner :Cliquer à nouveau sur l’icône

pour imprimer les fiches palettes.



Paramétrer et visualiser les coûts Paramétrer et visualiser les coûts standardsstandards

Présentation de la gestion des coûts

Objectifs

Visualiser à tout moment la marge théorique dégagée par l’entreprise ou par une commande

Comparer les coûts standards au coûts réels pour mesurer la performance de l’entreprise

Calculer la rémunération des producteurs dans le cas d’une station

Démarche

Définir la décomposition des coûts de l’entreprise. Par exemple :

–Coût de conditionnement

–Coût de stockage

–Frais généraux

Définir le niveau de précision et donc la façon avec laquelle les coûts s’appliquent différemment selon les caractéristiques d’une vente ou d’un produit

Calculer les coûts théoriques

Les renseigner

–Dans le menu Coûts – Facturations / Gestion des coûts

Et / ou

–Au niveau de chaque conditionnement



Paramétrer et visualiser les coûts Paramétrer et visualiser les coûts stdsstds

Paramétrage et objet des types de venteParamétrage et objet des types de vente

Dans le menu « Coûts – Facturation », lancer l’écran « Type de vente »

A quoi servent les types de vente ?

Le type de vente étant obligatoire, il faut en créer au moins un.




Gestion des coûtsGestion des coûts

Dans le menu « Coûts – Facturation », lancer l’écran « Gestion des coûts »




Gestion des coûts de conditionnementGestion des coûts de conditionnement

les coûts de conditionnement peuvent être gérées comme les autres coûts dans l’écran « Gestion des coûts »

Mais pour une gestion plus fine, il est également possible de rattacher des coûts à un emballage.

Se référer au chapitre « Paramétrer les conditionnements’ pour la saisie des coûts.




Visualisation Visualisation

Dans chaque pièce, pour visualiser les coûts, cliquer sur le menu L’écran affiche alors

Le total de la pièce

Les coûts stations


Retour au menu principalParamétrer les cotisations Paramétrer les cotisations

Menu « Coûts et Cotisations / Gestion des cotisations

Saisir le code et le libellé dans l’onglet général

Indiquer dans l’onglet Application



Autres éditionsAutres éditionsDEBDEB

Edition de la DEB

Sélectionner la période

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Edition des traites

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