KLANTENGETUIGENIS X

Dewulf plus efficace grâce à la gestion numérisée de ses documents grâce à Ex ArteDewulf a demandé à son partenaire IT attitré, Ad Ultima Group, de numériser le flux de documents de facturations entrantes. En effet, ce fabricant d’arracheuses souhaitait un traitement plus fiable et plus efficace de ces documents. Dans un premier temps, Ad Ultima Group a numérisé le processus de facturation avec Ex Arte (logiciel de gestion documentaire). Les autres documents, comme les bons de commande et de livraison, ont toutefois été rapidement intégrés. Ad Ultima Group a installé à cet effet des modules supplémentaires d’Ex Arte. Grâce à ces applications, la réception, le département achat, la comptabilité, le magasin et le département production ont désormais accès aux versions numériques des documents importants. L’archivage papier devient ainsi inutile. En outre, Dewulf a aujourd’hui plus possibilités d’analyse et de recherches. De plus, elle a enregistré une baisse des coûts administratifs .

TÉMOIGNAGE DEWULFProfil Entreprise familiale de Roulers fondée en 1946, Dewulf produit des arracheuses. Elle emploie quelques 160 collaborateurs, réalise un chiffre d’affaires annuel de 45 millions d’euros et est active à l’international. En 2014, Dewulf a repris l’entreprise néerlandaise Miedema et a ainsi renforcé sa position concurrentielle.

Défi Dewulf souhaitait un traitement plus efficace, plus sûr et plus fiable des bons de commande, de livraison, et des factures. Ces documents ont dès lors été centralisés dans une banque de données numériques et reliés entre eux. Rendant ainsi possible la traçabilité immédiate par exemple du bon de commande d’une livraison X. Les collaborateurs de Dewulf peuvent désormais consulter facilement tous les documents au format numérique. L’entreprise contrôle et gère beaucoup mieux son processus de traitement.

Solution Ad Ultima Group a installé pour Dewulf le système de gestion documentaire Ex Arte. Ce logiciel centralise tous les bons de commande, de livraison et les factures dans une archive numérique. Dewulf peut également consulter ces documents qui sont entièrement intégrés dans le système ERP Microsoft Dynamics AX. Par ailleurs, Ex Arte est également utilisé dans le cadre du contrôle qualité des pièces livrées.

Avantages • Les bons de commande et de livraison, et les factures

sont disponibles au format numérique : ils sont plus accessibles et la capacité d’analyse et de recherche est accrue

• Les factures sont automatiquement acheminées vers la bonne personne. Comme elles sont au format numérique, elles sont plus rapidement approuvées par le service achats et imputées par le service comptabilité

• Le contrôle qualité des produits du magasin s’effectue également via un workflow numérique

• Processus d’achat mieux structuré• Erreurs humaines réduites au minimum• Rapports mensuels clôturés le même mois• La direction dispose plus rapidement des chiffres de

vente et peut plus rapidement corriger le cap• Diminution des frais administratifs

« Nous sommes un client satisfait d’Ad Ultima Group depuis des années. Et il s’agit d’une collaboration fructueuse nouvelle et sans surprise »Janpieter MasselusDirecteur Financier de Dewulf

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En moyenne, Dewulf reçoit annuellement 12 000 commandes auxquelles sont associées un bon de commande, un bon de livraison et une facture. Auparavant, tous ces documents étaient traités manuellement, l’un après l’autre, par la réception, le service achats et la comptabilité. Ce processus était chronophage et inefficace. Comme tout était manuel, des erreurs étaient commises. « Par le passé, les documents n’étaient pas toujours traités directement : ils traînaient et parfois se perdaient. Cela créait un climat d’insécurité », confie Janpieter Masselus, directeur financier de Dewulf. Pour mieux contrôler le processus de traitement de tous les documents et travailler plus rapidement, Dewulf a fait appel à son partenaire IT attitré, Ad Ultima Group.

Moins d’administration

Par le passé, Dewulf croulait sous les bons de commande, de livraison et les factures. Les documents qui arrivaient par la poste étaient photocopiés et ceux qui arrivaient par mail étaient toujours imprimés. Un exemplaire était envoyé au service achats pour approbation, l’autre était archivé. La réception veillait à ce que tous les documents parviennent au service comptabilité pour traitement ultérieur. Grâce à Ad Ultima Group et à son logiciel de gestion documentaire Ex Arte, ce processus complexe n’est plus qu’un mauvais souvenir. Les bons de commande, de livraison et les factures sont maintenant centralisés et disponibles au format numérique dans une « salle de courrier de l’entreprise », où chacun peut les consulter à n’importe quel moment. Les archives papier sont devenues inutiles.

Dans un premier temps, Dewulf a opté uniquement pour la numérisation des factures, mais il s’est vite avéré logique de numériser également les bons de commande et de livraison. Via le système ERP Microsoft Dynamics AX, il existe aujourd’hui une procédure de validation dite « three way matching » ou « l’alignement en trois blocs » qui, à l’aide du numéro de commande, relie automatiquement le bon de commande au bon de livraison et à la facture qui y correspondent. Tous les documents sont donc reliés entre eux, ce qui est beaucoup plus transparent. « Auparavant, une facture était manuellement reliée à un bon de commande et à un bon de livraison tant par le service achat que par le service comptabilité. Grâce à Ex Arte, tout ce processus se

fait aujourd’hui automatiquement dans Microsoft Dynamics AX. Tout va beaucoup plus vite », poursuit Janpieter Masselus. Grâce à l’allégement des tâches administratives, le service achats et la réception ont davantage de temps pour améliorer leurs propres tâches.

Efficacité accrue

Ad Ultima Group a développé pour Dewulf un workflow dans le logiciel Ex Arte, qui permet d’accélérer tout le processus de traitement. Ce processus commence déjà dans le magasin, où les marchandises peuvent dorénavant être directement vérifiées, puisque tous les documents sont immédiatement disponibles au format numérique. Ensuite, les factures parviennent automatiquement à la bonne personne qui peut immédiatement consulter les bons de commande et de livraison qui y correspondent. Tous les documents sont donc traités plus rapidement.

Dewulf comptabilise instantanément les factures, clôt immédiatement ses rapports mensuels, la direction dispose plus rapidement des chiffres et peut apporter plus rapidement les corrections nécessaires. « Nous savions que tout serait plus efficace, mais nous ne nous étions pas attendus à un tel impact. Toute notre organisation a été influencée positivement. Par le passé, le processus de clôture prenait deux mois, aujourd’hui, tout est clôturé le même mois. Des recettes supplémentaires sont même générées, car beaucoup de fournisseurs octroient un escompte pour le paiement comptant des factures. Aujourd’hui, nous bénéficions régulièrement de telles réductions », explique Janpieter Masselus.

Plus de possibilités

Dewulf a également découvert d’autres avantages… inattendus. Elle a ainsi découvert que le Document Handler d’Ex Arte pouvait être utilisé pour la gestion de la qualité interne de l’environnement de production. En effet, il crée un ensemble de normes auxquelles doivent se conformer les produits, qui doivent être cochées l’une après l’autre. Aujourd’hui, un collaborateur production vérifie si la qualité du produit est conforme à ces normes avant que

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« Nous savions que tout serait plus efficace, mais nous ne nous attendions pas à un tel impact »Janpieter MasselusDirecteur Financier de Dewulf

le produit soit approuvé pour expédition. « Nous n’avions pas réellement besoin d’améliorer notre contrôle qualité, mais grâce aux multiples initiatives déployées par Ad Ultima Group, nous avons pu optimiser le processus », relève Janpieter Masselus.

Comme tous les documents sont disponibles au format numérique, Dewulf peut donc effectuer plus d’analyses. « Nous pouvons, par exemple, déterminer le nombre de fois qu’un article particulier a été acheté au cours de l’année. Auparavant, découvrir un tel chiffre était voué à l’échec », confie Janpieter Masselus.

Démarrage et transition sans à-coups !

Pour déterminer au préalable la meilleure approche, Ad Ultima Group a fourni une démo et a également calculé le délai de retour sur investissement pour Dewulf. Une formation du personnel n’était pas immédiatement nécessaire puisqu’il a pu se familiariser avec ce nouveau système lors de sa phase d’introduction. « Comme prévu, il s’agit à nouveau d’une collaboration fructueuse avec Ad Ultima Group. Nous entretenons de bonnes relations avec notre partenaire et les entreprises du secteur ne font que confirmer qu’Ad Ultima Group est un partenaire solide et fiable, conclut Janpieter Masselus.

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