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L’EchappeE Belle Helly Hansen 29, 30 et 31 août 2014 Partenaires EBHH 2014 2015 V1

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Debrief 2014 et présentation 2015

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Page 1: Devenez partenaires EBHH 2015

L’EchappéeE Belle Helly Hansen

29, 30 et 31 août 2014

Partenaires EBHH 2014 2015 V1

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Synthèse en chiffre

Notoriété

Retours coureurs

Retours bénévoles

Budget

Nouveautés 2015

Amélioration 2015

Partenariats 2015

Sommaire

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PARTICIPATION

2014 Inscrits

2014 Partants

2014 Finishers

2013 partants

2013 finishers

Total 656 549 577

145km 377 318 55% 501 37%

85km 249 205 67%

Relais 15 13 92% 38 55%

Bénévoles 2013 2014

On line 180 270 International 2013 2014

Nb pays (inclus DOM TOM) 10 20

Nb de coureurs étrangers 2013 2014

145km 56 (11%) 49 (15%)

85km 28 (14%)

Nb de départements 2013 2014

71 75

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NOTORIETE (cf revue de presse)

PRESSE TRADITIONNELLE

Articles presse grand public

• Dauphiné (isère, Savoie…)*7

• La région (suisse)*1

• Les affiches (isère)*3

• Notibulle (porte de maurienne)*1

Tv

• Relais TV Grenoble (amont)*1

Articles Presse spécialisée papier

• En cours…

PRESSE WEB

Blogs, forums et sites spécialisés

• Raid light

• Kalenji running

• Esprit trail

• Ultra mag

• Génération trail

• Kikourou

• The north face journal

• Endorphinmag

• Carrera de montana (es)

• TPS, trailmag, running mag

• U trail, U run, Le pape…

• …

Vidéo coureurs

• 3 vidéos pour le moment

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NOTORIETE (LIVE et RESEAUX SOCIAUX)

LIVE

8500 connexions/jour

• (idem Andorre Ultra trail 1500 participants / 5 ans)

FACEBOOK

• Meilleur publi gratuite

• Meilleur publi payante - 80€

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NOTORIETE (LIVE et RESEAUX SOCIAUX)

YOU TUBE

2013

Film officiel 2013 : 19,800 vues

Teaser 2013 : 12,500 vues

2014

Film officiel 2014 : 2850 vues (1 mois)

Comparatif Ultra trail:

- UT4M 2013 : 8600 vues

- Grand raid des pyrénées 2013 : 18,790 vues

- Grand raid réunion 2013 : 40,300 vues

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RETOUR COUREURS (questionnaires)

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RETOUR COUREURS (questionnaires)

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RETOUR COUREURS (questionnaires)

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MORCEAUX CHOISIS (coureurs)

Marianne CHOPART : (FR) « Cette épreuve c'était vraiment énorme, vraiment très réussi, très riche en sueur mais pas en douleur, un maax de plaisir et une dose d'émotions comme rarement vécu... «

Sergeï et Pau : (ES) « Almost one week after, I must say that my mind is still in Belledonne. I can't even concentrate at work... What an incredible race! “

Inconnu du 85km: (FR) « Je voudrais insister sur le côté pro des organisateurs et bénévoles de cette course...c'est la perfection , que de gentillesse et d'attention pour chaque coureur ! »

Eric BONNOTTE : (FR) Team raidlight, 3eme exaequo « l'Echappée Belle a déjà taillé son mythe dans le monde de l'ultra-trail ! »

Takihiro SUSUKI: (JAPON) : Thank you for everything. I just barely managed to make it there in time. & It was only a 3 days stay but I had fun. Please say hello to your staff.

Didier WILD : (FR) … tout d'abord merci pour cette magnifique course c'était le plaisir total même si j'ai abandonné au super collet…

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MORCEAUX CHOISIS (coureurs)

Stephane MARCHAND : Ultramag 300 fois merci aux 300 bénévoles. Pour leur gentillesse pendant la course, et pour tout le boulot fourni avant pour que celle-ci se déroule parfaitement. Bravo pour cette belle édition d'une très belle organisation : après avoir un peu hésité au Pleynet et surtout dans le Morétan, je crois que je serai de la partie en 2015. You rock !

Simon CHEVASSU Merci pour cette belle course, superbe, sauvage, technique et exigeante, je me suis régalé

Vincent GUILIANI bravo à toute l'équipe c'était très bien, balisage, ravito, accueil, etc. Enorme

Christophe Bonjour . Bravo et merci pour cette course qui restera en nous pour longtemps .Enorme respect aux bénèvoles . L\'échappée belle c\'est dur d\'y être mais c\'est encore plus dur de ne plus y être .

A RUNNER I have completed the UTMB twice TDS, Wasatch 100 in the USA and the Lavaredo Ultra Trail in italy. Compared to those the EBHH is the hardest, most beautiful and brilliant race i have ever competed in. Please never change the route to make it easier, because the route is the reason why it is so good.

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RETOUR BENEVOLES (questionnaires)

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MORCEAUX CHOISIS (benevoles)

MORETAN : Ennemond « Quel bonheur de participer à un événement où tout le monde est ravi d’en chier ! Une belle équipe en haut de Moretan mais surtout de magnifiques sportifs toujours avec un petit mot pour l’organisation.Merci encore de m’avoir donné cette occasion de découvrir la folie des Ultra Trailers ! Vous etes complement fous »

FERICES : Vincent Que dire, Beau, intense, conviviale, rencontre, stresse, amitié, superbe ambiance .... ENORME Le PM 15 des Férices tenait à vous remercier pour ce superbe weekend passé au sein de cette ENORME course.

PAS DE LA COCHE : Patrick Super ambiance au ravito du Pas de la coche malgré un travail titanesque pour monter l'eau. … de superbes rencontres … j'ai passé une journée incroyable en découvrant la course de l'intérieur. Merci surtout à vous, pour oser entreprendre l'organisation d'une telle course mythique (pour coureurs ou bénévoles). Cette course mérite vraiment de grandir.

MICKAEL G : Serre fil Après avoir été finisher en 2013. C'est avec grand plaisir que je suis passé de l'autre côté en étant ouvreur sur la section pra pleynets. Cette course est magique. J'espère que tous les coureurs se sont régalés

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MORCEAUX CHOISIS (benevoles)

Un bénévole La solidarité et le bénévolat ne sont pas que des mots, dans ce monde "affairiste", il existe encore des îles de quiétude (les montagnes) et devant la beauté de la nature et de ces forçats du sentier nous redevenons humains et civilisés, prêts à soutenir notre prochain ........ Les plus belles courses servent à cela .........

Un autre bénévole l'organisation a murie, l'ambiance était encore plus conviviale que l'année derrière

Encore un bénévole Exceptionnellement dure et tout aussi magnifique. Pure folie ou quand l'homme cherche à côtoyer les étoiles en explorant le champs des possibles… Très sympa, belle ambiance. Tout le monde donne, coureurs et bénévoles…

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BUDGET (euros ttc)

RECETTES 2013 2014 Evolution

Inscriptions 81485 68360 -16%

Autres (options…)

1820 7620 +300%

Buvette 2730 4800 +75%

Sponsors privés 8000 6600 -17% K laser, Belle expert, TDR,

Concept com

Subventions 9500 11000 +16% (cœur de Savoie)

TOTAL 103600 94918 -8%

Ratio/inscrits 158 159 +0%

Note : - Frais d’inscriptions augmenté de 15€ - Course de 85km en supplément au tarif de 80€

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BUDGET (euros ttc)

DEPENSES 2013 2014 Evolution

VARIABLE

Pack Coureur 14700 (22/pers)

11740 (21/pers)

-5% En rapport au nb de coureurs

Nourriture 13700 (21/pers)

10950 (20/pers)

-5% En rapport au nb de coureurs

FIXE

Communication 6200 12500 +100% (module web)

Sécurité 52130 40800 -27% (hors frais de recherche)

Course 11400 14000 +23% Navettes, livraison hdf, WC…

Bénévoles 900 550 -40% fiesta

Animation 1500 4000 +166% Nouveau poste

Presse 800 600 -25%

Frais divers 4350 4175 -4% Note de frais principalement

TOTAL 107900 100612 -7% En rapport au nb de coureurs

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BILAN

BILAN 2013 2014

Recettes 103600 94918

-5%

Dépenses 107900 100612 -5%

RESULTAT EXP -4300 -5700

NB : Report à nouveau et décalage de trésorerie « absorbée » par Grand Trail du Lac et finances perso FH

NB 2 : montant investissements 2014 réutilisables (amortissables) : 8600€ - Site WEB : 5400 - Supports : 1500 - Carto web et papier : 1200 - Petit materiel : 500

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2015 : NOUVEAUTES

Formules • Ouverture d’un 55KM au départ de super collet :

− Plus accessible

− Permet de fédérer Allevard (+ grosse commune de Belledonne)

− + de public encore sur l’aire d’arrivée Samedi/dimanche

• Possibilité de prendre un PACER à partir de super collet pour le 85 et 145km − + de sécurité sur la zone « férices »

Parcours

• Suppression de la brèche fendue pour lac de crop? (2016?)

• Ajout d’un ravito au refuge des 7 laux

• Meilleur implication du refuge de pierre du carre (point chaud)

• Single track au départ du pleynet pour le 145km

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2015 : AmEéliorations (1/3)

Fonctionnement INTERNE

• Réunions thématiques ++ Réunions généralistes –

• Nécessité de sorties communes - team building

• + de délégations aux « supers bénévoles » sur les ravitos et zones vie.

Animation • Communication plus tôt du programme des animations (public)

• Fédérer les associations de randonnée et AMM/CAF

• Live : 1 ou 2 personnes dédiées et système de suivi live plus performant (live trail devis en cours)

• Rando nocture vendredi soir et samedi soir aiguebelle pour public fin de parcours

Sécurité • Pointage électronique : tentative de passage de 7 à 20 points de contrôle

• Pacer possible depuis super collet pour 145km

• Obligation nocturne sur 2eme nuit d’être à deux – + brouillard +- GPRS pour les derniers

• Cyalume dans le welcome bag – contrôle des sacs renforcés – road book obligatoire

• Point de rechargement de téléphones

• Briefing video traduit en multi langue obligatoire

• Décharge + assurance indiv accident obligatoire au retrait des dossards + caution sur le dossard (abandons)

• Equipe d’astreinte rebalisage H24

• + de secouristes sur point haut (terrain)

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2015 : AmEéliorations (2/3)

Course • Sac allegement sur le 85km

• Navette 85km avec point d’arret à fond de France et allevard

• Amélioration convivialité base vie pleynet

• Ravito de val pelouse agrandit

• Ravito de perioule et pas de la coche en heli (plus grand et plus complet)

• Remise des prix plus festive

Benevoles • Dotations pour les bénévoles gérées en amont? (dotation unique)

• Meilleur identification (badges pour tous les bénévoles)

Presse

• Créer 3 programme presse (réservation avec facturation en cas d’absence) − Programme « endurance » : sur le terrain avec marche et bivouak

− Programme « découverte » : 1 ou 2 accès véhiculés à la course

− Programme » vip » : Helico – Hotel haut de gamme – etc..

• Créer un point presse la veille (présentation des élites)

• Monter d’un étage le point presse du pleynet

• Avancer l’heure de la conférence de presse / dégustation de mi course

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2015 : AmEéliorations (3/3)

Communication • Professionnalisation de certaines missions (notamment la communication)

• Utilisation des ambassadeurs +++ : 1 par pays + 15 aines en France (finishers)

• Concours vidéos avec camera à gagner

• Concours photo avec tirage grand format photo à gagner

• Recrutement d’élites

• Meilleur traduction de tous les documents

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Calendrier 2015

Septembre :

• Réunion de clôture (today)

• Clôture comptable (AG à programmer d’ici 15 décembre)

• Debrief partenaires et rencontre prospects

Octobre :

• 7 octobre : Debrief amélioration en équipe (séance post it)

• 19 octobre : GTL …

• Choix des parcours et formules 2015 (relais, kmv…)

Novembre :

• Lancement communication avec l’affiche 2015 (réseaux sociaux et web)

• 4 novembre : Première réunion mensuelle : Répartition des tâches/objectifs et budgets alloués et choix des thématiques et dates des réunions

Décembre :

• 15 décembre lancement des inscriptions

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Plan de communication

Lancement fin novembre :

• Affiche 2015

Réseau social & WEB

• 50 publications face book (hebdomadaire)

• 12 relais blogs spécialisés (mensuel)

Presse :

• 5 communiqués de presse multi lingues avec suivi − Décembre : lancement des inscriptions /présentation des parcours formules

− Janvier/février : présentation des élites inscrits – conseils de préparation

− Juin : présentation du programme des animations – conseils de sécurité

− Aout : interview du/des parrains – infos pratiques

− Septembre: résultats - statistiques et remerciements

Vidéos :

• Teaser 30 secondes 2015 : décembre/janvier sous titré

• Interview de présentation sous titré : juin/juillet

• Briefing secours multi-langue : Juillet/ aout

Coureurs :

• Newsletter * 5 (relais des com presse) UK/FR

• Reco gratuite mi juin/mi juillet : invitation

• Ambassadeurs avec présence terrain à partir de décembre (flyers & co)

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Partenariat 2015 : STARTER PACK

Starter PACK : options communes à tous les partenaires BRONZE, SILVER ou GOLD (cf diapo suivante)

• Visibilité de votre logo sur tous les supports web, videos, print hors affiche collector

• 2 posts facebook à nous fournir (3,000 fans)

• 2 posts newsletter à nous fournir (30,000 adresses qualifiées)

• 1 invitation pour 2 à la dégustation de produits régionaux à la mi course

• 1 invitation à une immersion sur le terrain (marche obligatoire)

• 1 stand sur l’aire d’arrivée et/ou mi course

• Repas mi course et arrivée

• Possibilité de placer des flyers et offres promotionnelles dans le welcome BAG

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Partenariat 2015 : 3 PACKS

Pack Bronze : 2,000€ • Objectif : STARTER PACK + 5 invitations pour l’épreuve de votre choix

Pack Silver : 5,000€ • Objectif : Pack bronze + « Naming d’une des épreuve 55km ou 85km au choix

− Exemple : « Nom_de_votre_société présente la traversée Nord – Helly Hansen » et annonce à la remise des prix

− Prise de parole à la conférence de presse de présentation des épreuves (pré course)

• 1 survol 15 minutes Heli pour vous et/ou vos clients

• Placement de la marque ou de produits dans les vidéos officielles.

• 1 Série de 10 clichés pro mettant en valeur votre marque (réutilisable pour votre communication)

• 8 invitations pour l’épreuve de votre choix

• Votre logo sur le dossard

Pack Gold : 10,000€ • Objectif : Pack Silver + « Naming du 145km solo et relais »

− Exemple : « Nom_de_votre_société présente l’Echappée Belle – Helly Hansen »

− Prise de parole à la conférence de presse de présentation des épreuves (pré course) et annonce à la remise des prix

• Placement d’une interview dans les vidéos officielles

• 10 invitations pour l’épreuve de votre choix

• 1 Ballon Airstar Crystal logoté avec votre marque sur les 3 bases vies

• Votre logo sur le dossard

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Partenariat 2015 : STARTER PACK

Tarifs à la carte : (possibilité de prendre ces options sans pack)

Options Tarif € TTC

1 ballon éclairant 500w Crystal AIRSTAR avec votre logo : 750€ (positionné sur Départ – mi course et arrivée)

750€

1 Stand équipé mi course et/ou arrivée

250€

1 Survol hélico 15 minutes (3 personnes)

900€

1 série de 10 clichés spécifiques pro grand format mettant en valeur votre marque .

500€

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REMERCIEMENTS