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Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP)
Dépense Comprendre les processus de la dépense
Détails et explicitations dans les commentaires du document
2
PréambulePrésentation de l’ensemble des modules de formation proposés
Domaines Modules de formation associés
Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéréLégende :
Transverse
Les référentiels
Budget
Dépenses
Elaboration, allocation et mise à disposition du budget
La gestion en AE et CP
Présentation des états budgétaires
Démarche de programmation
Comprendre les processus de la dépense
Carte achat et dématérialisation
Engagement juridique marché
Engagement juridique hors marché
Le service fait
Retenues de garantie
Gestion des avances et des acomptes
Gestion des pénalités
Demande de paiement sur EJ
Mise en paiementDemande de
paiement hors EJ
xxx module considéré
La démarche
de contrôle
Comptabilités
Articulation entre les
comptabilités
Comptabilités – Cas
particuliers
Opération pour compte
de tiers
Gestion de la trésorerie
Eléments de comptabilités
60’
Recettes
Présentation du processus standard de la recette
Recettes globalisées et fléchées
Recettes au comptant
Gestion des titres de recette
Recettes – Cas particuliers
3
Sommaire
Référentiels budgétaires de la dépense
Processus de la dépense
Impacts organisationnels
Impacts comptables du processus
• Les étapes clés• Concepts clés• Description du processus• Articulation entre EJ, SF et DP : illustration
• Variantes du processus standard de la dépense
• Processus standard• Première variante• Deuxième variante• Troisième variante• Quatrième variante
• Concepts clés• Nature et destination• Opération et organisation budgétaire
• Organisation en mode hors Service Facturier
• Organisation en mode SFACT
Quiz • Quiz
4
Description du processus de la dépense
5
Exprimer un besoin
Engager la dépense associée
1
2
Contrôles
Impacts
Vérifier que la prestation ou la livraison est
conforme à l’engagement
3
Payer
4
Description du processus de la dépenseLes étapes clés
Décider une dépense
Réaliser une dépense
6
� Le processus standard de la dépense repose sur 4 actions majeures :
Processus de la dépenseConcepts clés
Acte juridique par lequel une personne morale crée ou
constate à son encontre une obligation de laquelle il
résultera une dépense.
Engagement
Procédure en une ou deux étapes (constatation puis
certification) permettant d’attester la conformité à
l’engagement de la livraison ou de la prestation.
Service fait
Ordre donné par l'ordonnateur au comptable de payer
une dépense. Il se matérialise par des DP transmises au
fil de l'eau (Suppression du bordereau de transmission
et du mandat). En mode service facturier, l’ordre de
payer est porté par la certification du service fait.
Ordonnancement
Acte par lequel une personne morale se libère de sa
dette.Mise en Paiement
Engagement
juridique (EJ)
Service fait
(SF)
Demande de
paiement
(DP)
Paiement
1
7
Description
CPAEImpact
budgétaire
Impact
comptable
Formalisation Création
Contrôle et validation
Contrôle et certification
Création
Contrôle et validation
Prise en charge
Mise en paiement
AcheteurGestionnaire
des EJ
Responsable des EJ
Certificateur du SF
Gestionnaire des DP
Responsable des DP
Comptable de la PEC
Responsable de la
trésorerie
Expression de Expression de
besoin
Engagement Engagement
juridiqueService faitService fait Demande de paiement Paiement
Constatation
Gestionnaire du SF
Expression de besoin
Service métier
Description du processus de la dépense 1
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EJ SF DP
• L’engagement juridique constitue la limite supérieure des paiements pouvant être réalisés.
• Le service fait correspondant peut être total ou partiel, sans dépasser au total le montant engagé.
• Le total des demandes de paiement ne peut être supérieur au service fait.
EJ = 100
SF1 = 60SF2 = 40
SF = 100
OU
DP = 100
DP1 = 60DP2 = 40
OU
DP1A = 20DP1B = 40
OU
DP2A = 20DP2B = 20
Description du processus de la dépenseArticulation entre EJ, SF et DP : illustration
1
9
Impacts comptables du processus
10
Les variantes du processus standard
EJ SF DP Paiement
DP Paiement
DPPaiement
EJ SF DP Paiement
EJ DP PaiementSF
Processus standard.EX : subventions avec
conditions de réalisation.
Dépense sans engagement préalable.
La consommation des AE et le SF sont concomitants à la DP.
EX : fluides.
Paiement réalisé avant l’ordonnancement.EX : prélèvements.
Le SF est concomitant à l’engagement juridique.
EX : subventions sans condition de réalisation.
1
Le SF est concomitant à la demande de paiement.EX : baux avec préavis.
2
3
4
Impacts comptables du processusVariantes du processus standard de la dépense
EJ SF
1
11
Zoom sur la consommation des AE et des CP
Impacts comptables du processusProcessus standard
EJ SF DPProcessus standard
EX. : une subvention avec condition de réalisation
Consommation des AE
1
Impact
comptable
Impact
comptable
Consommation des CP
Paiement
Impact
comptable
Débit 6 / 2
Crédit 408
Débit 401
Crédit 5
Débit 408
Crédit 401
12
Zoom sur la consommation des AE et des CP
Impacts comptables du processusPremière variante
EJ SF DP Paiement
Le SF est concomitant à l’engagement juridique.Ex. : une subvention sans condition de réalisation
1
Le système d’information peut offrir la possibilité de certifier le service fait dès l’engagement juridique, sans avoir besoin de procéder à sa saisie distincte et à sa validation par les acteurs habilités.
1
Impact
comptable
Impact
comptable
Impact
comptable
Débit 6 / 2
Crédit 408
Débit 401
Crédit 5
Débit 408
Crédit 401
Consommation des CP
Consommation des AE
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Zoom sur la consommation des AE et des CP
EJ DP PaiementSFLe SF est concomitant à la demande de paiement.Ex. : baux avec préavis.
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Impacts comptables du processusDeuxième variante
Consommation des AE
Le système d’information doit permettre de comptabiliser directement la charge ou l’immobilisation en comptabilité générale lors de la prise en charge de la DP par le comptable.
1
Consommation des CP
Impact
comptable
Impact
comptable
Débit 401
Crédit 5
Débit 6 / 2
Crédit 401
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Zoom sur la consommation des AE et des CP
Dépense sans engagement préalable.
La consommation des AE et le SF sont concomitants à la
DP.Ex. : les fluides
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Impacts comptables du processusTroisième variante
DP PaiementEJ SF
Le système d’information doit permettre de procéder à la consommation des AE lors de la validation de la DP par l’ordonnateur et d’enregistrer directement la charge en comptabilité générale, lors de la prise
en charge par le comptable.
1
Consommation des AE
Consommation des CP
Impact
comptable
Impact
comptable
Débit 401
Crédit 5
Débit 6 / 2
Crédit 401
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Zoom sur la consommation des AE et des CP
Impacts comptables du processusQuatrième variante
DPPaiementPaiement réalisé avant l’ordonnancement.Ex. : prélèvements
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Le système d’information doit permettre de traiter le rapprochement d’un décaissement avec une DP ultérieure.
1
Impact
comptable
Impact
comptable
Consommation des AE
Consommation des CP
Débit 401
Crédit 5
Débit 6 / 2
Crédit 401
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Référentiels budgétaires de la dépense
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� Les objets de gestion (EJ, SF, DP) doivent porter les informations permettant d’assurer la génération des écritures comptables et des consommations d'AE et de CP.
� Il existe au minimum quatre référentiels pour les dépenses. Certains sont obligatoires (nature et destination), d’autres facultatifs ou recommandés (opérations et organisation).
Référentiels budgétaires de la dépenseConcepts clés
1
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Référentiels budgétaires de la dépenseNature et destination
1
Objectif
• Exprime la spécialité des crédits et porte le niveau delimitativité.
• Permet d’imputer les dépenses et les recettes selon leurnature : enveloppe pour les dépenses et agrégat pour lesrecettes.
Axe « Nature »
ObjectifPermet de connaître la finalité de la dépense (qu’il s’agisse d’uneactivité, d’une finalité politique, d’une finalité stratégique...).
Axe « Destination »
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Référentiels budgétaires de la dépenseOpération et organisation budgétaire
1
ObjectifPermet de modéliser des activités ou projets qui constituentdes ensembles cohérents qui doivent être financés et suivisdistinctement
Axe « Opération »
Axe « Organisation budgétaire »
ObjectifPermet de décrire la hiérarchie des entités budgétaires del’organisme impliquées dans la gestion et le pilotage budgétaire
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Impacts organisationnels
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Choix organisationnels
� Séparation ordonnateur / comptable au moment de la DP
� Factures envoyées aux services ordonnateurs avec centralisation possible
Ordonnateur
Saisie des DP
Contrôle et prise et charge
des DP
Mise en paiement
Ordre de payer
Comptable
Certification du SF
Fournisseur
Factures
Fournisseur
Constatation du SF
EJ
Impacts organisationnelsOrganisation en mode hors service facturier (SFACT) – 1/2
1
Contrôle et validation des DP
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Impacts organisationnelsRôles et attributions en mode hors service facturier – 2/2
1
Gestionnaire des demandes de paiement
� Est chargé de la création de la DP.
� Est chargé de la saisie de l’ensemble des informations de la liquidation, si besoin, par collecte auprès des acteurs détenteurs des informations nécessaires.
Comptable de la prise en charge
� Prend en charge les DP.
� Procède à leur mise en paiement.
� Peut également procéder au rejet de certaines DP et doit motiver son rejet.
Responsable des demandes de paiement
� Contrôle les DP transmises par le gestionnaire des DP.
� Peut modifier les DP le cas échéant.
� Procède à la validation des DP.
� Peut également rejeter les DP en les retournant au gestionnaire des demandes de paiement ou en les supprimant.
� A la qualité d’ordonnateur.
Responsable de la trésorerie
� Est chargé du paiement des dépenses.
� Est chargé de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant à l’organisme, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, du suivi des prévisions de trésorerie, de l’intégration des opérations relatives aux régies.
Gestionnaire du service fait
Constatation
� Contrôle la réalisation physique des opérations.
� Contrôle la conformité des opérations grâce au rapprochement avec l’engagement juridique.
� Renseigne la date d’effet du service fait.
Gestionnaire du service fait
Certification
� Arrête et certifie le montant de la livraison/prestation conformément aux clauses du contrat.
� Contrôle les informations saisies précédemment et précise les éléments d’imputation qui n’auraient pu être définis lors de l’engagement.
� Arrête le montant de la charge ou de l’immobilisation, qui peut être différent de la dette du fournisseur.
Gestionnaire des EJ
� Gestion des aspects administratifs liés aux engagements juridiques
� Saisit des EJ
� Assure de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ.
Responsable des EJ
• Valide l’EJ (au sens budgétaire, consommation des AE)
• Responsable de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ
• A la qualité d’ordonnateur
: Sphère ordonnateur : Sphère comptable
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Choix organisationnels
� Constituer un centre de traitement et de paiement des factures placé sous l’autorité du comptable.
� Décharger les services opérationnels de la gestion des factures.
� Centraliser les factures au niveau du SFACT.
Objectifs du SFACT
� Réduction significative des délais de paiement.
� Suppression de la redondance d’une partie des contrôles.
� Rationalisation du circuit des pièces.
� Amélioration de la qualité comptable.
� Lissage de l’activité dans le temps.
Ordonnateur
Saisie des DP
Contrôle des DP
Mise en paiement
Ordre de payer
Comptable
Certification du SF
Fournisseur
Factures
Fournisseur
Constatation du SF
EJ
SFACT
Impacts organisationnelsOrganisation en mode service facturier (SFACT) – 1/2
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Impacts organisationnelsRôles et attributions en mode service facturier – 2/2
1
Gestionnaire des demandes de paiement
� Est chargé de la création de la DP.
� Est chargé de la saisie de l’ensemble des informations de la liquidation, si besoin, par collecte auprès des acteurs détenteurs des informations nécessaires.
Comptable de la prise en charge
� Prend en charge les DP.
� Procède à leur mise en paiement.
� Peut également procéder au rejet de certaines DP et doit motiver son rejet.
Responsable des demandes de paiement
� Contrôle les DP transmises par le gestionnaire des DP.
� Peut modifier les DP le cas échéant.
� Procède à la validation des DP.
� Peut également rejeter les DP en les retournant au gestionnaire des demandes de paiement ou en les supprimant.
� A la qualité d’ordonnateur.
Responsable de la trésorerie
� Est chargé du paiement des dépenses.
� Est chargé de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant à l’organisme, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, du suivi des prévisions de trésorerie, de l’intégration des opérations relatives aux régies.
Gestionnaire du service fait
Constatation
� Contrôle la réalisation physique des opérations.
� Contrôle la conformité des opérations grâce au rapprochement avec l’engagement juridique.
� Renseigne la date d’effet du service fait.
Gestionnaire du service fait
Certification
� Arrête et certifie le montant de la livraison/prestation conformément aux clauses du contrat.
� Contrôle les informations saisies précédemment et précise les éléments d’imputation qui n’auraient pu être définis lors de l’engagement.
� Arrête le montant de la charge ou de l’immobilisation, qui peut être différent de la dette du fournisseur.
Gestionnaire des EJ
� Gestion des aspects administratifs liés aux engagements juridiques
� Saisit des EJ
� Assure de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ.
Responsable des EJ
• Valide l’EJ (au sens budgétaire, consommation des AE)
• Responsable de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ
• A la qualité d’ordonnateur
: Sphère ordonnateur : Sphère comptable
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Quiz
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Quiz
Question 1
Quelles sont les quatre étapes majeures du processus de la dépense ?
Réponse :
L’engagement juridique, le service fait, l’ordonnancement, le paiement.
1
27
Quiz
Question 2
A quelle étape du processus standard de la dépense s'effectue la consommation des AE?
A quelle étape du processus standard de la dépense s'effectue la consommation des CP?
Réponse :
- Validation de l’EJ- Paiement
1
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Quiz
Question 3
L'étape du service fait donne lieu :
1- à une écriture en comptabilité budgétaire,
2- à une écriture en comptabilité générale,
3- aux deux
Réponse :
Réponse 2 : l’étape du service fait donne lieu à une écriture en comptabilité générale.
1
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Quiz
Question 4
Certaines natures de dépense dérogent au processusstandard de la dépense et donnent lieu à des variantes.
Quelle est la particularité des paiements réalisés par la voiede prélèvements ?
Réponse :
Le paiement est réalisé avant l’ordonnancement.
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Quiz
Question 5
Quels sont les quatre référentiels budgétaires relatifs au domaine de la dépense ?
Réponse :
La nature, la destination, l’opération et l’organisation budgétaires.
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Quiz
Question 6
Sous l’autorité de qui est placé le service facturier (SFACT) ?
Quelles sont les principales fonctions d’un service facturier?
Réponse :
Le SFACT est placé sous l’autorité du comptable.
Un service facturier a pour fonction de centraliser les factures, leur traitement et leur paiement.
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