de la vie associative À yutz - ville-yutz.fr · 9 le conseil de la vie associative aujourd’hui,...
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GUIDE PRATIQUE DE LA VIE ASSOCIATIVE
À YUTZ
VERSION DU 17.10.2017
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GUIDE PRATIQUEDE LA VIE ASSOCIATIVE à Yutz
Sommaire :Édito ............................................................................................................... 5
1- La Mairie à votre écoute ........................................................................... 6
2 - Le Conseil de la Vie Associative .............................................................. 8
3 - Faire vivre le mouvement associatif ........................................................ 10
4 - Les demandes de subventions ............................................................... 12
5 - Mise à disposition permanente de locaux associatifs .......................... 14
6 - Les réservations de salles ou d’occupation du domaine public dans le cadre de vos manifestations ...................................................... 16
7 - Les prêts matériels & demandes administratives ................................... 18
8 - Les demandes d’aide à la communication et de photocopies .......... 20
9 - Les manifestations organisées par la ville .............................................. 22
10 - Liste des structures de soutien à la vie associative en Moselle .......... 24
11 - Annexes .................................................................................................. 26
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Édito :
Yutz est une ville qui se distingue par sa richesse
associative. En effet, ce ne sont pas moins de 180
associations qui oeuvrent chaque jour sur notre territoire,
que ce soit dans le domaine de la culture, du sport, de la
solidarité, des loisirs, des écoles, des quartiers…
La Ville a toujours fait le choix de soutenir très activement les associations et leurs
bénévoles parce qu’elle reconnaît le rôle fondamental qu’elles jouent que ce soit
en terme de cohésion sociale, de partage, d’animation et d’entraide.
Ce soutien se caractérise notamment par des aides directes sous forme de
subventions, mais également par des aides indirectes : prêt de salles, aide à la
communication, aide à l’installation des manifestations, prêt de matériels…
Aujourd’hui, plus que jamais, la municipalité a la volonté de continuer à soutenir la
vie associative car cette dernière est un atout essentiel pour la ville de Yutz.
En éditant ce premier guide, intégralement dédié aux associations, nous avons la
volonté de simplifier vos démarches. Ainsi, vous trouverez au fil des pages toutes les
informations utiles au fonctionnement de votre association et à l’organisation de vos
évènements lorsque la ville y participe directement ou indirectement.
Parallèlement, et parce qu’Ensemble nous sommes toujours meilleurs, nous
souhaitons également que des réflexions conjointes puissent être menées pour
toujours mieux vous accompagner. Pour ce faire, ce guide vous présentera
également une nouvelle instance participative que nous souhaitons mettre en
place pour vous et avec vous.
Nous tenons également à vous encourager et à saluer les initiatives des bénévoles,
plus que jamais utiles dans un contexte économique contraint.
Bonne lecture !
Bruno SAPIN Maire de Yutz,
1er Vice-président de la C.A. Portes de France – Thionville
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1La Mairie à votre écoute
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Depuis longtemps, la municipalité a su être à l’écoute des
associations, faire appel à elles et les aider à réaliser leurs projets.
La volonté de la municipalité est aujourd’hui d’améliorer le
fonctionnement des rapports entre les associations et la Ville en
proposant un guide recensant toutes les démarches utiles.
Il permet à la fois :
- la reconnaissance des associations comme partenaires
privilégiés de la commune ;
- la transparence des procédures concernant les aides
apportées aux associations ;
- l’engagement mutuel de mieux partager et mieux
communiquer pour être plus efficace ;
- le rôle de chacun.
Parce que nous souhaitons être toujours plus proche de vous,
plus réactifs, mais surtout parce que nous voulons alléger vos
démarches, nous avons fait le choix de donner une place
particulière aux associations sur le site internet de la ville, via un
onglet dédié à la vie associative et ce, dès le 15 novembre 2017.
Ainsi, vous pourrez télécharger et compléter directement :
- vos demandes de subvention
- vos demandes d’aide à l’organisation des manifestations :
occupation du domaine public ou demande de communica-
tion via des formulaires dédiés.
En outre, et dans le cadre de notre réflexion concernant les
services apportés aux associations, le site internet de la ville
aura vocation à évoluer avec un annuaire des associations
accessible en ligne, et toutes les informations que vous jugerez
utiles et que nous pourrons définir ensemble.
Adresse mail pour l’envoi de vos documents : [email protected]
8
2Le conseil de la vieassociative
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Le conseil de la vieassociative
Aujourd’hui, plus que jamais, il nous semble important d’instituer plus de dialogue et de
transparence entre la mairie et les associations. Ainsi nous avons décidé de créer un
« Conseil de la Vie Associative », qui n’existera réellement que si chacun d’entre nous décide
de le faire vivre.
Ce Conseil a vocation à devenir une structure permettant aux associations de participer
au développement et à la promotion de la vie associative, d’être parties prenantes des
décisions qui les impactent, de devenir de véritables acteurs, source de propositions et
d’engagement, pour aider au développement et à la promotion de notre ville.
Chaque association yussoise sera donc membre de droit de ce Conseil, qui se réunira au
moins une fois par an en séance plénière.
Dans ce Conseil pourront être créées plusieurs commissions permettant de travailler sur
des projets particuliers (projets associatifs fédérant plusieurs associations, réflexion autour
du prêt de matériel, de la communication associative, de la réservation des salles, des
subventions…).
Les séances plénières seront donc l’occasion de faire le point sur l’ensemble des projets des
commissions, et de faire émerger de nouveaux projets.
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3Faire vivre le mouvementassociatif
3
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•Rappel des grands principes juridiques :
Les associations peuvent faire appel à la Mairie pour obtenir
une aide, soit sous forme de mise à disposition de matériels,
d’équipements, de salles ou de communication, soit sous forme
d’aide financière. Dans tous les cas, ces aides sont considérées par
les pouvoirs publics comme des subventions, et doivent être valorisées
aussi bien dans les comptes de l’association que dans ceux de la
collectivité.
En effet, les subventions regroupent les aides de toute nature, justifiées
par un intérêt général et local, c’est à dire que les activités des
associations doivent être développées au profit de la population du
territoire concerné. 1
Conditions de demande de subvention par les associations :
- Présenter un intérêt local ;
- Avoir une vie associative réelle ;
- Ne pas faire de propagande politique ou religieuse ou défendre des
intérêts privés ;
- Ne pas avoir une gestion intéressée ou soumise à des impôts com-
merciaux et qui peuvent concurrencer des activités commerciales ;
- Produire à la collectivité ses comptes (certifiés ou non par un commis-
saire aux comptes en fonction du montant des subventions reçues) ;
- Avoir une gestion saine et transparente ;
- Inviter le Maire à l’Assemblée Générale annuelle au moins 1 mois
avant la date.
Une subvention ne constitue en aucun cas un droit acquis.
Obligations de la collectivité qui verse les subventions :
- Toute décision d’attribution d’une subvention à une association
doit être préalablement voté en Conseil Municipal (délibératon
obligatoire) ;
- Lorsqu’elles dépassent 23.000€, elles donnent lieu à l’établissement
d’une convention qui définit l’objet, les montants et les conditions
d’utilisation de la subvention attribuée 2 (pour les clubs fusionnés, il
s’agit du montant global attribué par les villes) ;
- La liste des concours attribués par la Commune à des associations
sous forme de prestations en nature doit être jointe en annexe aux
documents budgétaires 3 de la commune et figurer sur le site internet
de la ville 4.
1 L’article 9-1 de la loi du 12 avril 2000 définit la notion de subvention :
« Constituent des subventions, au sens de la présente loi, les contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l’acte d’attribution, décidées par les autorités administratives et les organismes chargés de la gestion d’un service public industriel et commercial, justifiées par un intérêt général et destinées à la réalisation d’une action ou d’un projet d’investissement, à la contribution au développement d’activités ou au financement global de l’activité de l’organisme de droit privé bénéficiaire. Ces actions, projets ou activités sont initiés, définis et mis en œuvre par les organismes de droit privé bénéficiaires. Ces contributions ne peuvent constituer la rémunération de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes qui les accordent ». 2 Décret n° 2001-495 du 6 juin 2001 pris pour l’application de l’article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 et relatif à la transparence financière des aides octroyées par les personnes publiques .
3 Article L2313-1 du Code Général des Collectivités Territoriales)
4 Décret n°2017-779
12
4Les demandes de subventions
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Afin que toutes les associations, qu’elles soient sportives, culturelles
ou solidaires, soient traitées de manière équitable, nous avons fait
le choix de mettre en place un dossier de subvention commun
(annexe 1), auquel sera adjoint un complément pour les
associations sportives (annexe 2).
Ce nouveau dossier nous permettra de prendre en compte
l’ensemble des ressources dont disposent les associations et donc
de répartir au plus juste les subventions en fonction de vos projets, et
de vos besoins réels.
En tant qu’association, vous devez valoriser les aides en nature dans
votre compte d’exploitation. Ainsi dès 2017, nous avons entrepris de
valoriser les mises à disposition des agents, du matériel et des loyers,
que vous aurez à inscrire dans les comptes 86 et 87 de la demande
de subvention.
Ces montants vous seront communiqués par la Mairie, par courrier,
avant le 15 novembre 2017.
Elément d’importance :
il vous est également possible, à vous associations, de valoriser, par
exemple, vos bénévoles dans ces comptes !
Et n’oubliez pas, vous devrez dorénavant, et à partir du 15 novembre
2017, télécharger votre dossier directement sur le site de la Ville,
onglet «vie associative », pour un retour prévu avant le 15 janvier
2018.
Comité « Éthique associative » :
Depuis quelques mois, nous avons fait le choix de mettre en place, à
l’interne, un Comité « Éthique associative »
qui regroupe un ensemble d’élus et de directions ayant en charge
le suivi des associations. Ce comité sera chargé, entre autre, du
suivi des demandes d’aide aux manifestations et du suivi des
subventions, et ce afin de décloisonner au maximum les décisions.
1 Décret n° 2016-1971 du 28 décembre 2016 précisant les caractéristiques du formulaire unique de demande de subvention des associations.
Au débit des comptes 86, on enregistre une charge fictive liée à la consommation au cours de l’exercice du bien ou du service offert à l’association.
Au crédit des comptes 87, on enregistre un produit fictif lié au don car il est bien entendu que votre budget doit rester en équilibre.
ATTENTION :
Aucune subvention n’est attribuée ou reconduite sans qu’elle n’ait été sollicitée et motivée.
Seul les dossiers complets et remis dans les temps seront traités.
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Mise à disposition permanente de locaux associatifs
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De nombreuses associations yussoises bénéficient de salles/locaux
mis à disposition par la ville, afin de pouvoir accueillir leur public,
mettre en place des activités, entreposer leur matériel, répéter
leurs spectacles ; la mise à disposition des locaux étant toujours
accordée à titre précaire.
Dans le cadre de ces mises à disposition, il est impératif qu’une
convention soit signée entre la Mairie et les associations, et que
nous disposions de votre attestation d’assurance (à jour pour toutes
les années) couvrant le bien mis à disposition.
Vous pourrez trouver dans le nouveau modèle de demande
de subvention, une rubrique permettant de faire le point sur les
locaux associatifs mis à disposition par la Mairie. Notre volonté est
d’optimiser la mise à disposition desdites salles/locaux au regard
du nombre d’associations que compte la Ville.
Rappelons en parallèle que les installations de connexions
téléphoniques ou internet doivent faire l’objet d’une demande
préalable à la Mairie et être assurées par vos soins et à votre charge.
La mairie reste à votre disposition pour toute question relative à ces
connexions.
ATTENTION :
La Mairie ne saurait être tenue pour responsable des éventuels dommages causés par une utilisation inadéquate du local et/ou du matériel mis à disposition ou des vols éventuels subis dans le local mis à disposition.
En cas de détérioration ou disparition de matériel, le coût de remplacement sera facturé à l’association.
Le titulaire de l’occupation s’engage à garantir sa responsabilité par une assurance responsabilité civile pour tout dommage corporel ou matériel pouvant survenir ainsi que les risques locatifs.
Il en est de même en ce qui concerne les vols et autres dommages dont il peut être victime.
Mise à disposition permanente de locaux associatifs
16
6Les réservations de salles ou d’occupation du domaine public dans le cadre de vos manifestations
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Dès cette année, et afin de répondre au mieux à l’ensemble des
demandes et assurer une meilleure gestion interne, vous avez pu
trouver, dans votre boîte aux lettres, un formulaire « pré-réservation
de salles, de matériels, de communication » que nous vous
demandons de bien vouloir remplir et nous retourner avant le 30
octobre 2017 (Annexe 3).
Le comité « Éthique associative » sera ensuite chargé d’organiser
le calendrier de toutes les manifestations sur une année, ainsi que
la répartition des salles. En cas de demande de réservation d’une
même salle, à la même date, la décision finale revient à la Mairie.
Un retour sur vos demandes concernant la disponibilité des salles
vous sera fait fin novembre par vos directions de rattachement.
Les demandes intervenant en dehors de la période de pré-
réservation sont susceptibles d’être refusées.
Un chèque de caution de 550€ vous sera demandé au moment de
l’état des lieux de la salle. Veillez également à ce que les assurances
que vous avez souscrites, couvrent bien les mises à disposition de
salles ou le domaine public lors de vos manifestations.
Si l’organisateur envisage la diffusion d’oeuvres musicales ou
théâtrales, il s’engage alors à se mettre en conformité avec la
législation sur les droits d’auteurs et prendre attache auprès de la
SACEM ou tout autre organisme accrédité, pour régler les modalités
de cette diffusion.
Pour toute initiative donnant lieu à une demande de participation
aux frais (subvention), l’association devra remettre à sa direction de
rattachement un bilan de l’évènement.
Pour rappel, il est interdit de faire payer un droit d’entrée pour tout
évènement organisé dans un local municipal mis gracieusement à
disposition des associations.
Les services techniques, qu’il s’agisse de l’entretien, de la voirie, ou
des ateliers, assurent respectivement la propreté, la maintenance,
les réparations du matériel et les travaux dans les locaux mis à
disposition des associations. La Ville compte sur vous pour signaler
tout problème nécessitant une intervention.
ATTENTION :
La réservation d’une salle municipale pour le compte d’une tierce personne ou d’une autre association, ainsi que la sous-location d’une salle qui a été prêtée ou louée, sont formellement interdites.
L’organisateur doit veiller à ce que l’environnement ne soit pas perturbé par des nuisances liées à une sonorisation excessive, à des comportements individuels ou collectifs bruyants, à des stationnements gênants en particulier devant les issues de secours.
La commune se réserve le droit d’accepter ou de refuser de mettre à disposition des locaux dont elle est propriétaire. Les services de la ville demeurent prioritaires pour leur utilisation.
18
7Les prêtsmatériels &demandesadministratives
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Nous vous rappelons dans ce cadre que la responsabilité liée à la sécurité des manifestations incombe aux organisateurs des manifestations. En outre, le code de sécurité intérieure (Article L211-1 et suivants du code de la sécurité intérieure.) précise que sont soumis à l’obligation d’une déclaration préalable tous cortèges, défilés et rassemblements de personnes, et, d’une façon générale, toutes manifestations sur la voie publique imposent aux organisateurs des manifestations accueillant plus de 1500 personnes, d’en faire la déclaration au Maire au moins un mois avant le début de la manifestation et de prévoir un service d’ordre.
LE SAVIEZ-VOUS :
Plus de 80.000€ du
budget communal
2017 a été consacré
à la rémunération des
agents des services
techniques pour de
l’aide aux associations
dans l’organisation des
manifestations, en dehors
de leurs heures de travail
régulières.
Vous souhaitez organiser une manifestation pour laquelle vous sollicitez une mise à disposition de matériel ?
Le matériel est maintenant à pré-réserver via le formulaire de « pré-réservation de salles, de matériels, et de communication » (annexe 3) et un retour vous sera fait fin novembre 2017, au même titre que pour les demandes de salles. Seule la confirmation écrite de votre direction de rattachement vaut réservation.
Une intervention des agents des Services techniques de la ville est obligatoire pour le matériel dont le montage nécessite une qualification technique (marabout, plateau scénique ou autre matériel impliquant un montage spécifique). L’association prendra en charge l’installation des autres équipements prêtés par la municipalité et qui seront déposés et récupérés sur site aux jours et horaires convenus entre la Mairie et l’association.
Une personne de l’association devra être présente lors de la livraison. L’agent des Services techniques procédera au contrôle du matériel à l’aide de la fiche de prêt.
Il est demandé aux associations de nettoyer et ranger le matériel sur les racks prévus à cet effet, à la fin de la manifestation.
L’agent des Services techniques contrôlera l’état du matériel lors de la réception (propreté, état de fonctionnement,…) en présence d’une personne de l’association. En cas de dégradation ou de perte du matériel, le montant des réparations ou le coût de remplacement sera facturé à l’association.
La déclaration d’assurance couvrant le matériel prêté et un chèque de caution (de 500 à 1500€ en fonction du type de matériel) devront être remis en amont du prêt.
Les agents techniques sont aussi des conseillers à la sécurité qui étudient en amont la faisabilité des activités occasionnelles. Les associations doivent impérativement respecter les règles de sécurité demandées par les agents (nombre de personnes, installations, issues de secours,…)
De plus, qu’il s’agisse de grandes ou petites manifestations, la Préfecture nous demande de vous faire remplir des formulaires que vous retrouverez à l’annexe 4 et qui vous seront remis par vos directions de rattachement respectives en amont de la manifestation. Dans le cadre de grandes manifestations, accueillant plus de 1500 personnes, la Mairie est tenue d’en informer la Préfecture au moins un mois avant le début de la manifestation.
Pour toutes autres informations ou démarches spécifiques en relation avec l’organisation de vos manifestations, nous vous invitons à contacter vos directions de rattachement.
La priorité est donnée aux besoins des évènements municipaux. Il est donc possible que des activités associatives soient déplacées ou annulées en dernier recours.
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8Les demandes d’aide à la communication et de photocopies
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•Communication :
La ville offre aux associations la possibilité de mettre en avant leurs
réalisations ou manifestations en leur mettant à disposition des moyens
de communication.
Il est en effet possible de demander au service communication la
réalisation et/ou l’impression d’affiches, de flyers ; d’être présent et
présenté dans le journal de la ville ou sur notre page Facebook.
Afin de permettre une meilleure gestion interne, nous vous demandons
de compléter le document « pré-réservation de salles, de matériel, de
communication ».
Vous pouvez néanmoins en cours d’année télécharger et imprimer le
formulaire « demande de communication » sur le site de la ville, onglet
« vie associative » (Annexe 5).
Les demandes devront impérativement être envoyées au moins un mois
à l’avance. Nous nous réservons le droit de refuser les demandes arrivées
hors délai.
L’association a l’obligation d’intégrer le logo de la Ville, ainsi que de
mentionner son aide sur tous les supports de communication après
avoir préalablement demandé et obtenu la validation du service
communication.
•Photocopies :
Il vous est également offert la possibilité de demander de photocopier
des documents, en noir et blanc, dans la limite de 1500 photocopies
par an.
Les demandes doivent impérativement être faites au moins 1 semaine
avant.
La procédure est simple mais varie selon les quantités demandées :
- Si vous avez moins de 50 photocopies, ces dernières se font dans les di-
rections de rattachement des associations ;
- Si vous en avez plus de 50, les photocopies se font à la direction de la
culture mais la demande doit être visée par la direction de
rattachement de l’association.
A noter, les 500 premières photocopies sont totalement gratuites ; et de
501 à 1500, le papier doit être fourni par vos soins.
LE SAVIEZ-VOUS :
50% du travail des
agents du service
communication est à
usage des associations,
avec de nombreuses
demandes qui arrivent
au dernier moment.
ATTENTION :
L’affichage sauvage est
interdit.
Ayez des réflexes d’éco-citoyens :
- Utilisez du papier recyclé
- N’imprimez les documents que si vous en avez la nécessité
- Pensez à jeter vos papiers et documents dans les containers prévus à cet effet.
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9Les manifestationsorganisées par la ville
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Lorsque la ville organise une manifestation, il vous est régulièrement proposé de tenir des
stands, notamment de buvette et de restauration, et ce afin de vous permettre d’augmenter
vos ressources.
Dans ce cadre, il vous appartient d’être très précis sur le matériel apporté par
l’association, notamment en ce qui concerne les dimensions des structures et
les puissances électriques nécessaires au bon fonctionnement de vos appareils.
(Annexe 5)
Il est également impératif de respecter le type de denrées déclarées dans votre
formulaire de réservation, de respecter les puissances électriques sollicitées, de
respecter les consignes de sécurité communiquées par la Police municipale, et de
respecter les consignes liées aux écoverres.
Les Ecoverres permettent de réduire nos déchets, évitent l’utilisation de plastique et donc
limitent le recours à l’utilisation de matières premières telles que le pétrole.
Nous voulons nous engager ensemble dans des actions en lien direct avec le
développement durable, tout comme veiller au respect de notre environnement jusqu’au
cœur de nos manifestations.
Le premier geste éco-citoyen qui est demandé à nos associations, par le biais de ce guide,
se traduit par l’utilisation des écoverres lors des manifestations auxquelles elles participent.
La ville se réserve le droit de ne pas accepter celles d’entre-elles qui ne respecteraient pas
les consignes données dans ce cadre.
De plus, l’utilisation des écoverres peut également se faire dans le cadre d’une
manifestation « privée », la mise à disposition des contenants reste tout à fait possible contre
caution, il suffit de s’adresser à la CLCV en amont de l’évènement.
Contact CLCV :
[email protected] / 03 82 56 66 96
24
10Liste des structures de soutien à la vie associative en Moselle :Lorraine Mouvement associatif
Maison Régionale des Sports de Lorraine
13, rue Jean Moulin – BP 70001 – 54510 TOMBLAINE
03.83.18.87.16
CRI-BIJ
Centre de Renseignement et d’Information – Bureau Information Jeunesse
1, rue du Coëtlosquet – 57000 METZ
03.87.69.04.50 – 09.72.31.57.87
[email protected] • www.cribij.fr
DDCS- Direction Départementale de la Cohésion Sociale de Moselle
27, Place Saint Thiébault - 57045 METZ Cedex 1
03.87.75.41.55 - 03.87.75.68.90
Comité Départemental Olympique et Sportif de Moselle (CRIB 57)
Centre de Ressource et d’Information pour les Bénévoles du Sport Centre spécialisé dans
l’information et l’accompagnement des clubs et comités sportifs mosellans
3, place de la bibliothèque – 57000 METZ
03.87.74.88.24 – 03.87.37.31.76
http://moselle.franceolympique.com
Dispositif Local d’Accompagnement Centre de ressources et d’Information des Bénévoles
(DLA-CRIB)
Accompagner les structures pour créer, consolider ou développer les projets ou les emplois
dans le champ de l’utilité sociale
1, rue du Coëtlosquet Bureau 303 – 57000 METZ
03.87.69.04.85 - 06.73.29.37.43
La Ligue de l’Enseignement – Fédération de la Moselle
3, rue Gambetta – BP 90803– 57013 METZ Cedex 1
03.87.66.10.51 - 03.87.66.10.62
[email protected] • http://fol57.org
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Fédération Départementale des Centres Sociaux
Résidence Les Saules – 76, rue Sente à My - 57000 METZ
03.87.50.50.83 – 03.87.50.80.50
Fédération Départementale des M.J.C.
1, rue du Coëtlosquet – 57000 METZ
03.87.69.04.80 – 03.87.69.04.81
www.fdmjc.org
Fédération des Foyers Ruraux de la Moselle
14, Grande Rue – 57420 GOIN
03.87.52.41.97 – 03.87.52.45.93
www.foyers-ruraux-lorraine.org
Fédération Départementale Culture et Liberté de la Moselle
1, rue du Coëtlosquet – 57000 METZ
03.87.69.04.57 – 03.87.69.04.58
Fédération Départementale des Familles Rurales de la Moselle
Lieudit « Le Colombier » - 5 rue des Etangs – Ancy le Solgne - 57420 SOLGNE
03.87.65 47 54 - 03 87 38 04 14
www.famillesrurales.org/moselle
Préfecture de Moselle
9, place de la Préfecture BP 71014 57034 METZ Cedex 1
03.87.34.87.34 - 03.87.32.57.39
www.moselle.gouv.fr
CAF Caisse d’Allocations Familiales de Moselle
4, boulevard de Pontiffroy 57774 METZ Cedex 9
08.10.25. 57.10
http://www.caf.fr/
26
11Annexes
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11 Annexe 1 ...........................................Formulaire de demande de subvention
Annexe 2 ...............Complément du formulaire de demande de subvention pour les associations sportives
Annexe 3 ............... Formulaire de pré-réservation de salle, de matériel et de communication
Annexe 4 ......................Formulaires de la préfecture relatifs à la sécurité des manifestations
Annexe 5 .................................. Formulaire de demande de communication
Annexe 6 ................................................. Définition des besoins énergétiques
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DEMANDE DE SUBVENTION2018
Nom de l'association :
............................................................................................
À retourner, dûment complété, avant le 15 janvier, à : Mairie de Yutz • 107 Grand Rue BP 50039 57971 YUTZ cedex
ou par mail : [email protected]
Cadre réservé à l’administration
N° de la demande : ........................................................................................
Reçue le : .........................................................................................................
AR en date du : ..............................................................................................
Service gestionnaire : .....................................................................................
Avant de nous renvoyer votre dossier, veillez à n’avoir rien oublié !Tout dossier incomplet ou retourné après le 15 janvier ne pourra être traité
Merci de bien cocher les cases devant chaque document à remettre
afin d’éviter tout oubli.
Le dossier de subvention dûment complété
L’annexe « sport » s’il s’agit d’une association sportive
Une copie du procès-verbal de votre dernière assemblée générale
La copie de votre attestation d’assurance (en cas d’utilisation des locaux
communaux ou dans le cadre du prêt de matériel par la Ville pour l’organisation
de vos manifestations)
S’il s’agit de votre première demande, ou si des modifications ont été apportées, je
vous remercie de bien vouloir joindre :
Les statuts de votre association, ou les statuts modifiés selon le cas
Le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire ayant adopté la (les)
modification(s) de vos statuts
La liste des membres du Conseil d’administration et du bureau (Nom, prénom,
adresse du domicile, nationalité, date et lieu de naissance, fonction de chaque
membre.
Votre RIB
Présentation de l’association
Nom complet de l’association : .................................................................................
......................................................................................................................................
SIGLE : ..........................................................................................................................
Adresse du siège : ......................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
Adresse de correspondance (si différente) : .............................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
Téléphone (fixe et portable) : .....................................................................................
......................................................................................................................................
Adresse mail : .............................................................................................................
Site internet : ...............................................................................................................
Page Facebook : .........................................................................................................
Numéro SIRET : .............................................................................................................
Numéro de licence entrepreneur du spectacle (si concerné) : ...............................
......................................................................................................................................
Numéro récépissé en Préfecture : ..............................................................................
Objet de l’association : ..............................................................................................
Affiliation (réseau, fédération) : ..................................................................................
......................................................................................................................................
J’autorise la diffusion de ces informations sur le site internet de la ville de Yutz
Personne en charge de la demande de subvention
Nom - Prénom : ............................................................................................................
Adresse postale : ........................................................................................................
......................................................................................................................................
Adresse mail : .............................................................................................................
Numéro de téléphone (fixe et portable) : ..................................................................
......................................................................................................................................
Responsables de l’association
Nom- Prénom du (de la) Président(e) : .....................................................................
......................................................................................................................................
Adresse postale : ........................................................................................................
......................................................................................................................................
Adresse mail : .............................................................................................................
Numéro de téléphone (fixe et portable) : ...................................................................
......................................................................................................................................
Nom du (de la) Directeur (-trice) : .............................................................................
Adresse mail : .............................................................................................................
Numéro de téléphone (fixe et portable) : ..................................................................
Nom du trésorier : .......................................................................................................
Adresse mail : .............................................................................................................
Nom de la secrétaire : ................................................................................................
Adresse mail : ..............................................................................................................
1
29
Renseignements concernant l’activité de l’association :
Lieu(x) d’activité de l’association :
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Rayonnement de l’association :
National Régional Départemental Agglomération Ville
Renseignements concernant les ressources humaines
Nombre d’adhérents : ....................... dont adhérents yussois ................................
Nombre d’adhérents masculins : ..................... dont mineurs : ..........................
majeurs: .................................. et + de 60 ans : ..................................
Nombre d’adhérents féminins : ........................ dont mineurs : ..........................
majeurs: ..................................... et + de 60 ans : ...............................
Nombre de bénévoles : ...........................
Nombre de salariés : .................. soit ..................... ETP(équivalent temps plein)
Nombre de personnes embauchées en contrat aidé : ............................................(CAE, Contrat d’avenir, …)
Autres informations que vous pensez importantes à nous communiquer :
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Renseignements concernant les locaux utilisés :
Superficie du local : ……………………………….m2
Utilisation du local (jours et heures) : ...................................................................
Nombre de jours d’utilisation dans l’année : .......................................................
Locaux propres Locaux mis à disposition par la Ville
Adresse du local :
.................................................................
.................................................................
Vos locaux sont utilisés : pour installer votre siège social
comme lieux pour organiser vos activités, vos réunions
S’il s’agit de locaux propres, Vous en êtes :propriétairelocataire
Il s’agit : d’un local d’un logement
Vous êtes une association qui agit dans de nombreux domaines et vous souhaitez mettre en valeur vos actions ? Cette page est faite pour vous.
Actions citoyennes développées :
Actions de l’association en direction des jeunes (école de Sport/animations en
milieu scolaire/animations vacances,….) et/ou des seniors :
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Participation à des événements sportifs, à caractère solidaire, à caractère
culturel ou socioculturel :
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30
Actions conduites en faveur des habitants des quartiers « Terrasses des Provinces »
ou « Cité » (tout deux étant respectivement classés « Quartier Politique de la Ville »
et « Quartier de veilles »).
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Initiatives éco-citoyennes (en faveur de l’éducation à l’environnement, au
développement durable, ... ) :
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Demande de subvention :
Nouvelle demande Renouvellement
Montant de la subvention 2016 : ........................
Montant sollicité : ..................................... €
Actions de l’association :
RÉALISATIONSDE L’ANNÉE
2017Date(s)/lieu(x)/action(s)/public visé/ partenariat(s)
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
Rappel : Toutes les demandes de subvention supérieures à 23 000 € doivent faire
l’objet d’une convention entre la la ville et l’association où sera notamment précisé
l’objet, le montant et les conditions d’utilisation de la subvention attribuée ( Décret
n° 2001-495 du 6 juin 2001).
En outre, lorsque la subvention est affectée à une dépense déterminée, l’association
doit produire un compte rendu financier qui atteste des dépenses effectuées.
PROJET(S)
2018Date(s)/lieu(x)/action(s)/public visé/ partenariat(s)
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
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..................................................................................
..................................................................................
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..................................................................................
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Dans le cadre de vos manifestations prévues en 2018
merci de joindre, si possible, vos devis, offres de prix.
Montant(s) estimé(s)
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........................................
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........................................
........................................
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Etat financier de l’association
Compte de Résultats de l’exercice 2017
Total Observations
Recettes €
Dépenses €
Résultat €
Situation financière de l’association au ……………..…………. (précisez la date)
Disponibilités/ Dettes Observations
……………..…………. €
31
Bilan de l’année 2017
CHARGES (dépenses)
Montant PRODUITS (Recettes)
Montant
60- Achat 70- Vente de produits finis, prestations de services, marchandises
Achat d’études et de prestations de services
Achats non stockés de matière et de fournitures 74- Subventions d’exploitation
Fournitures non stockables (eau, énergie)
Etat (Précisez le(s) ministère(s)sollicité(s))
Autres fournitures
61- Services Exterieurs
Sous traitance générale
Locations
Entretiens et réparations Région Grand Est
Assurance
Documentation
Divers Conseil Départemental 57
62- Autres services extérieurs
Rémunération d’intermédiaires et honoraires
C.A. Portes de France-Thionville
Publicité, Publication
Déplacement, missions Ville de Yutz
Frais postaux et télécom CCAS
Services bancaires, autres Fonds Européen
63- Impôts et taxes
Impôts et taxes sur rémunération CNASEA (emplois aidés)
Autres impôts et taxes
64- Charges de personnel Autres recettes (mécènes, spon-sors,…)
Rémunération des personnels
Charges sociales 75-Autres produits de gestion courante
Autres charges du personnel Dont cotisations
65- Autres charges de gestion courante 76- Produits financiers
66-Charges financières 78- Reprises sur amortissements et provisions
67- Charges exceptionnelles 79- Transfert de charges
68- Dotations aux amortissements
TOTAL DES CHARGES 1 TOTAL DES PRODUITS 1
86- Emplois des contributions volontaires en nature 87- Contributions volontaires en nature
Secours en nature Bénévolats
MAD gratuite de biens et personnes Prestations en nature
MAD gratuite d’un local Dons en nature
TOTAL DES CHARGES 2 TOTAL DES PRODUITS 2
107 Grand’rue - BP 50039 - 57971 Yutz cedexTél. 03 82 82 26 82 - Fax 03 82 56 63 65 - www.mairie-yutz.fr
Service Jeunesse : 03 82 54 96 29
Budget Prévisionnel 2018
CHARGES (dépenses)
Montant PRODUITS (Recettes)
Montant
60- Achat 70- Vente de produits finis, prestations de services, marchandises
Achat d’études et de prestations de services
Achats non stockés de matière et de fournitures 74- Subventions d’exploitation
Fournitures non stockables (eau, énergie)
Etat (Précisez le(s) ministère(s)sollicité(s))
Autres fournitures
61- Services Exterieurs
Sous traitance générale
Locations
Entretiens et réparations Région Grand Est
Assurance
Documentation
Divers Conseil Départemental 57
62- Autres services extérieurs
Rémunération d’intermédiaires et honoraires
C.A. Portes de France-Thionville
Publicité, Publication
Déplacement, missions Ville de Yutz
Frais postaux et télécom CCAS
Services bancaires, autres Fonds Européen
63- Impôts et taxes
Impôts et taxes sur rémunération CNASEA (emplois aidés)
Autres impôts et taxes
64- Charges de personnel Autres recettes (mécènes, spon-sors,…)
Rémunération des personnels
Charges sociales 75-Autres produits de gestion courante
Autres charges du personnel Dont cotisations
65- Autres charges de gestion courante 76- Produits financiers
66-Charges financières 78- Reprises sur amortissements et provisions
67- Charges exceptionnelles 79- Transfert de charges
68- Dotations aux amortissements
TOTAL DES CHARGES 1 TOTAL DES PRODUITS 1
86- Emplois des contributions volontaires en nature 87- Contributions volontaires en nature
Secours en nature Bénévolats
MAD gratuite de biens et personnes Prestations en nature
MAD gratuite d’un local Dons en nature
TOTAL DES CHARGES 2 TOTAL DES PRODUITS 2
Attestation sur l’honneur :
Je, soussigné(e) ...............................................................................................,
représentant(e) légal(e) de l’association .......................................................
certifie :
- que l’association est régulièrement déclarée
- que l’association est en règle au regard de l’ensemble des déclarations
sociales et fiscales ainsi que des cotisations et paiements correspondants,
- exactes et sincères les informations du présent dossier, notamment la
mention de l’ensemble des demandes de subventions introduites auprès
d’autres financeurs publics, ainsi que l’approbation du budget par les
instances statutaires
- demande une subvention de fonctionnement représentant un montant
total de ……..€ et m’engage à utiliser l’aide susceptible d’être allouée
conformément à sa destination prévisionnelle.
Je m’engage à informer la ville de Yutz, en cas d’annulation d’une
manifestation ainsi qu’à faire annuler la partie de la subvention
spécifiquement allouée à la manifestation si elle n’a pas été versée ou à faire
procéder au reversement des sommes déjà liquidées à ce titre.
Je m’engage à transmettre, sur simple demande de la ville de Yutz, toutes
pièces justificatives d’utilisation de cette aide.
Fait à :…………………………… le…………………………………………..
Signature et qualité du signataire (obligatoire) :Si le signataire n’est pas le représentant légal de l’association, joindre le pouvoir qui lui est donné
Attention : Toutes fausses déclaration est passible de peines d’emprisonnement et d’amendes prévues par les articles 441-6 et 441-7 du code pénal. Le droit d’accès aux Informations prévues par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés s’exerce auprès du service ou de l’Etablissement auprès duquel vous avez déposé votre dossier.
Compte d’exploitation de l’année 2017
32
2
2
Présentation de l’association
Nom du Club : .............................................................................................................
......................................................................................................................................
Discipline : ...................................................................................................................
Fédération d’affiliation : ..............................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
Agrément jeunesse et sport n° : .................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
Adresse du siège social : ............................................................................................
......................................................................................................................................
Effectif du club
Détails Moins de 15 ans
Moins de 18 ans
+ de 18 ans Seniors Total
MembresMasculinsFéminins
Total
Dirigeants
MasculinsFéminins
Arbitres officiels masculins
Arbitres officiels féminins
3
SI VOUS ENCADREZ LA PRATIQUE D’UN SPORT COLLECTIF :
Merci de bien vouloir joindre la liste complète des équipes engagées en
championnat, en précisant la catégorie d’âge et le niveau du championnat:
......................................................................................................................................
SI VOUS ENCADREZ LA PRATIQUE D’UN SPORT INDIVIDUEL :
......................................................................................................................................
Niveau du championnat
Nombre de licenciés Nombre et catégorie des équipes engagéesJeunes Séniors
National
Inter-régional
Régional
Départemental
Total
Niveau de championnat (Saison précédente)
International National Régional Départemental
Nombre de -18 ans
Nombre de +18 ans
4
TABLEAUX DES SPORTIFS DE HAUT NIVEAU :
Attention : ne sont pris en compte que les sportifs inscrits sur les listes officielles
du Ministère en charge des Sports, pour la saison en cours.
......................................................................................................................................
TABLEAU DES CHAMPIONS DE FRANCE, D’EUROPE OU INTERNATIONAL :
......................................................................................................................................
Nom - prénom Catégorie
Spécialité Nom - prénom CatégorieType
de championnat individuel
Type de championnat
par équipe
5
Nom de l’encadrant
Niveau de qualification
Équipes ou niveaux
encadrés
Nombre d’heures
mensuelles
Salarié / Non Salarié
Membres Nom Intitulé de la formation
Nombre de jours
de formation
Diplôme obtenu
Oui Non
Dirigeants
Entraîneurs
Athlètes
ENCADREMENT ET FORMATION :
Encadrement :
Dans ce tableau, merci de faire apparaître les noms et niveau de qualification
précis des encadrants du club.
Brevet d’Etat 3ème, 2ème et 1er degrés, DEJEPS, BPJEPS
Diplômes fédéraux 3ème, 2ème et 1er degrés ou brevets professionnels
Non diplômés ainsi que les juges et arbitres.
Formations :
Merci de ne faire apparaître que les formations effectuées lors de la saison
précédente.
33
3
Dossier à envoyer à :Ville de Yutz
107Grand’ rue57970 YUTZ
Tél : 03 82 82 26 82
PRÉ-RÉSERVATION DE SALLES, DE MATÉRIELS, DE COMMUNICATION
A RETOURNER, DÛMENT COMPLÉTÉ, AVANT LE 30 OCTOBRE 2017 À :
MAIRIE DE YUTZ - 107 GRAND RUE - 57970 YUTZ
OU PAR MAIL À : [email protected]
LES DEMANDES ARRIVANT APRÈS LE 30 OCTOBRE 2017 NE SERONT PAS PRISES EN COMPTE DE MANIÈRE PRIORITAIRE
ASSOCIATIONS :
Nom de l’association : ...........................................................................................................................................
Adresse du siège : ..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................................
Personne en charge de la présente demande (Nom et prénom) : ..................................................................
Numéro de téléphone :…………………………………………………………………………………………………………
Adresse mail :……………………………………………………………………………………………………………………
INTITULÉ DE LA MANIFESTATION
DATE PRÉVUE ET HORAIRES(même approximatifs)
LIEU/SALLE SOUHAITÉE
BESOINS PRÉVISIONNELS DE MATÉRIELS POUR LES DEMANDES HORS SALLES UNIQUEMENT
Désignation du matériel Souhait
Manifestation N°1 N°2 N°3 N°4 N°5
Marabout(montage sous réserve de conditions météo favorables, à l’initiative de la commune)
Stand (3m X 3m)(montage sous réserve de conditions météo favorables, à l’initiative de la commune)
Plateau scénique(montage sous réserve de conditions météo favorables, à l’initiative de la commune)
Sonorisation
Barrières
Tables de Brasserie
Bancs de brasserie
Panneaux blanc en bois
Grilles caddie
Chaise plastique
Poubelles double flux
Liste d’objets de communication : SouhaitCréation d’affiche
Création de flyers
Création d’invitation
Reprographie
4
34
35
Date d’entrée :
Renseigné par le Service
Communication
FoRmulaiRe De DemanDe De CommuniCation
Trait d’Union et TV YUTZ : le service Communication se réserve le choix de couvrir tout évènement en fonction de l’utilisation qui
sera faite des photographies et vidéos.
Affiches et imprimés : ❏ oui ❏ nonattention, cette demande doit parvenir au service communication un mois avant l’évènement.Merci de compléter les champs ci-dessous.
• affiches (A3) X..........
• invitations X..........
(10X21cm ou A5 suivant composition)
• tracts (A5) X..........
• autres (merci de préciser format et support)
• ............................................................ X..........
• ............................................................ X..........
❏ Validation de la direction
Nom et signature
Si vos éléments ont déjà été composés par vos soins merci de soumettre vos fichiers en pdf par email ([email protected]) et cocher la case “Reprographie” ci-dessus.
Si vous souhaitez que le service communication compose votre projet. Une proposition vous sera envoyée par email afin que vous puissiez la valider.
❏ Reprographie
informations demandeur :
Nom / Prénom : ...........................................................................................................
Téléphone : ..................................................................................................................
Direction : .....................................................................................................................
Description de l’évènement :
Nom : ............................................................................................................................
Date(s) : ................................................. Horaires : ...............................................
Lieu : ............................................................................................................................
Type de public : ...........................................................................................................
Animations prévues et horaires : .........................................................................................................................
................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................................
Partenaires de la manifestation : .........................................................................................................................
................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................................
❏ Création
5
6
107 Grand’rue - BP 50039 - 57971 Yutz cedexTél. 03 82 82 26 82 - www.mairie-yutz.fr