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c y c l e d e v e i l l e

Les outils de veille

en 7 étapes

CCertes, l'utilisation d'outils dédiés s'avère déter-minante, aujourd'hui plus encore qu'hier, pourparer au déluge informationnel quotidien. Nul

ne peut plus le nier, l'automatisation joue un rôle clépour les étapes de surveillance, collecte, traitement etdiffusion de l'information. La question est aujourd'huide savoir si le choix d'une solution intégrée donne demeilleures garanties de réussite du process de veille.L'objet de cet article n'est pas de prendre position, nimême de donner des arguments pour ou contre les plate-formes globales, mais seulement de sortir de l'alterna-tive communément admise : Soit on a les moyens d'un"vrai" projet de veille, et on opte pour Arisem, Autonomy,Digimind Evolution, Aperto Libro ou autre, soit on "bri-cole".

En effet, s'il est clair que l'utilisation de plusieurs pro-duits spécifiques complexifie le travail d'intégration etexige la présence d'un professionnel, il est non moins clairque le consensus général actuel autour de l'accès web(le "tout intranet") et l'avènement d'XML facilitent gran-dement le "jointoyage" de différentes briques logicielles.

Un exemple de veille "non intégrée" peut permettre d'yvoir plus clair : Prenons le cas d'une ONG imaginairequi mène une veille sur la déforestation, CDS. Son objec-tif stratégique est de participer à la lutte contre la défo-restation sauvage en apportant des solutions etarguments alternatifs.

On ne le répétera jamais assez : la veille est beaucoup plus une affaire d'intelligence humaine que

d'outillage, aussi sophistiqué soit-il. La mise en œuvre de solutions technologiques parmi les plus

avancées se solde parfois par des échecs, parce que des étapes fondamentales du cycle ont été

menées trop rapidement. Les étapes souvent mal maîtrisées sont principalement ciblage de la

veille, sélection des sources et de l'analyse des informations collectées, c’est-à-dire des étapes

reposant sur l'engagement d'hommes et de femmes experts de leur domaine.

par Armelle Thomas

Ciblageet Mind Mapping

La phase de ciblage, rassemblant sur une journée dif-férents experts, a été facilitée par l'utilisation d'un logi-ciel de type "mind mapping" (Mind Manager, MindGenious ou ConceptDraw MindMap). Ces outils visuels,rappelons-le, sont loin d'être spécifiques à la veille, maisils permettent le partage de connaissances, la structu-ration d'un sujet ou d'un projet, et sont une aide à lacréativité.

Exemple d'utilisationde Mind Mapping

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Sélection des sources

La phase de sélection de sources a été l'une des plus consom-matrices en temps, avec une sélection des experts internes etexternes, des réseaux et organismes les plus actifs, le repéragedes bases de données (notamment presse scientifique et éco-nomique mondiale) et ressources web utiles : Une sélectionde quelque 150 sites web (comme celui de l'association bré-silienne Pro-natura ou du Forest Stewardship Council), weblogs(tels celui de Greenpeace), pages ressources (comme celleproposée par l'International Union of Forest researchOrganisation), mais aussi listes et forums a ainsi été intégréeà un répertoire de sources global classé par type d'acteurs etpar type de ressources. Ce "bookmark" a été mis en place surl'intranet, permettant le partage des sources et leur descrip-tion. Cette étape a deux objectifs : répondre à des besoins d'in-formation ponctuels et préparer l'étape suivante de surveillance.Elle est généralement mal couverte par les outils prêts à l'usage,même si certains s'en sortent plutôt mieux que d'autres. Citonsdans une offre foisonnante des logiciels monopostes telsPowermarks ou Compass, et des solutions sur serveur dutype SiteBar ou Ikeepbookmarks.

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Surveillanceautomatisée des sources

La surveillance automatisée concerne les sources électro-niques susceptibles de produire des nouveautés. Bienentendu, ne satisfont à cette exigence ni les pages de liens,ni les rapports ponctuels, ni les sites trop peu mis à jour.Pour les sites web, les pages les plus intéressantes serontchoisies, la surveillance d'un site complet n'apportant aucunavantage dans la grande majorité des cas. Ainsi par exemple,sur le site Pro-natura, on sélectionnera à titre d'essai lespages accueil et "projets en cours", même si le site ne paraîtpas mis à jour très fréquemment, et une prise de contactdirect semble plus indiquée.

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Pour les bases de données, on surveillera de manièrespécifique les bases à accès web, et on utilise les ser-vices d'alerte proposés par certains serveurs (tels l'INISTou Factiva auquel CDS est abonné)

En termes d'outils, le choix s'est porté sur un logicielmonoposte, WebSite Watcher, qui permet une bonnesurveillance de différents types de flux, qu'il s'agisse demodification de contenu d'un site web, de nouveautésissues de l'interrogation de bases de données ou de filsRSS. Mais bien d'autres produits répondent à ce besoin,soit en monoposte (Vigilus, Webspector, Wysigot, etc.)soit sur serveur (Infominder, KB Crawl, Digimind Monitor,etc.), dans différentes gammes de prix et fonctionnalités.

Notons la convergence actuelle des "agents d'alerte" etdes "aspirateurs de sites web" (ex Wysigot) pour desbesoins de surveillance automatisée, c’est-à-dire demise en évidence des modifications sur les pages oules sites. Certains aspirateurs tels Memoweb ou HTTrackrestent néanmoins positionnés sur la fonction de "pho-tocopie" de sites web pour navigation

Collecteélectronique

La collecte électronique passe par la documentaliste deCDS, qui envoie toutes les semaines par mail aux dif-férents participants à la veille un "rapport de change-ments" généré automatiquement par WebSite Watcher.Elle intègre manuellement à la page html les autres nou-veautés issues des alertes ou newsletters spécifiquesen "surlignant" les informations qui lui paraissent lesplus importantes en première lecture. Le responsablede la "Veille déforestation" se charge de sélectionneren accord avec l'équipe les informations qui figurerontsur le système d'information dédié à la veille, avec lecommentaire justifiant la sélection.

Notons que l'ensemble des outils cités ci-dessus per-mettent également l'édition de rapports et/ou l'envoi desnotifications de changements par mail. Dans une optiquede surveillance plus complète, on pourra aussi sélec-tionner un méta-moteur du type Copernic ou StrategicFinder. Permettant d'interroger simultanément différentsoutils de recherche généralistes ou plus spécialisés etde récupérer les nouveaux résultats des équations derecherche posées. Quant à la collecte d'informationsinformelles (compte-rendu de congrès, interview d'ex-pert, étonnement, etc.), elle se fait directement en lignesur le "système d'information veille" (voir ci-après), avectoutefois le filtre du responsable.

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Indexation / CatégorisationTraitements

Un système de veille optimisé devrait permettre l'accès directaux informations concernant les thématiques de veille. Ici parexemple, les thèmes "combustibles écologiques" et "éco-certification" deviennent très simplement des méta-donnéespour l'indexation (ou selon le choix de terminologie, deux"catégories" auxquelles pourront être affectées les infor-mations). Quel que soit le SIV (système d'information veille),les usagers détenant les droits spécifiques pourront alorssaisir, annoter ou seulement consulter les données sur cethème, les masques de saisie étant mis au point par l'équipede veille.

Pour gérer l'ensemble, toutes les gammes de gestionnairesde bases de données, des bases relationnelles classiquesaux outils documentaires, en passant par les outils colla-boratifs et de knowledge management sont envisageables ;des briques technologiques spécifiques pourront ajouterdes fonctions de catégorisation, résumé et traduction auto-matiques. Notre ONG a choisi quant à elle une solution deCMS ("content management system" ou "système de ges-tion de contenu") en Open Source, type SPIP, qui lui permetdéjà de gérer son site web.

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Analyse et restitution des résultats

Une réunion permet chaque mois de travailler sur les infor-mations recueillies, de prendre des décisions en consé-quence, et de lancer de nouveaux questionnements.

Notons que l'usage des technologies de data mining, biblio-métrie, text mining et visualisations graphiques se démo-cratise actuellement, en facilitant l'analyse automatique degrands volumes d'information, et sa restitution graphique(Lexiquest, Wordmapper, Intellixir, Mapstan, etc.) Les outilsne conjuguent pas tous analyse automatique et cartogra-phie, témoin des spécialistes comme Sinequa dont l'outilIntuition facilite la "navigation sémantique" ou Acetic sepositionnant sur "l'analyse de discours".

Se jugeant moins concernée actuellement par l'aspect "fouillede données", notre ONG teste actuellement l'outil Ipari (uti-lisé notamment pour les enquêtes policières) qui permet detyper des relations entre entités déclarées et d'en avoir unereprésentation graphique. La veille en cours implique eneffet une analyse très fine du positionnement et de l'évolu-tion des différents acteurs impliqués.

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DiffusionSélective

Bien entendu, si l'accès aux thématiques, voire sous-thématiques de veille est immédiat, un moteur derecherche permet de trouver des documents spéci-fiques. Le SIV devra aussi permettre un système d'abon-nement sur profil des usagers, qu'il s'agisse denouveautés sur un sujet ou d'une newsletter ou d'autresproduits à valeur ajoutée. Il s'agit d'obtenir l'informationdésirée sans avoir à effectuer de fastidieusesrecherches : l'information est ainsi "poussée" vers lesdestinataires, d'où le nom de push, qui a ainsi rem-placé avantageusement la plus classique DSI (diffu-sion sélective d'information).

Les technologies client-serveur à l'honneur sur le webil y a quelques années sont rapidement tombées auxoubliettes principalement du fait d'un contenu trop peuciblé, et de sur-consommation de bande passante !Les technologies de type push s'utilisent certes tou-jours en intranet ou intégrées à des solutions client-serveur. Mais le renouveau du push sur le web, aprèsavoir longtemps reposé sur la simple diffusion mail,passe aujourd'hui par le phénomène de "syndicationde contenu". Un format de fichier dérivé de XML permetde décrire simplement les plus récentes modificationsd'un site. L'usager n'a plus qu'à s'abonner au fluxgénéré et de se munir d'un outil capable de l'interpré-ter. Ces outils prolifèrent actuellement, citons parexemple les logiciels Feedreader, Sharpreader,Feeddemon, ou intégrés au navigateur commeNewsgator, ou encore en ligne comme Bloglines.

CDS a ainsi prévu d'util iser le format RSS (ReallySimple Syndication) pour proposer aux clients du sys-tème de s'abonner, soit à des résultats de requête (lesnouveaux documents sur), soit à des produits plus éla-borés (synthèses commentées par des experts, visua-lisation graphiques évolutives, etc.). Bien entendu, cechoix a impliqué une journée de formation des usagers"professionnels", sachant que l'usage se démocratisesur le web pour le "tout public".

Trois mois après son lancement, le système est opé-rationnel et donne de premiers résultats encourageants,qui poussent à poursuivre l'action. Il est clair que sonsuccès repose avant tout sur la motivation des uns etdes autres.

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>Mais le renouveau du

push sur le web, après

avoir longtemps

reposé sur la simple

diffusion mail, passe

aujourd'hui par le

phénomène de

"syndication de

contenu".

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Mind Manager

www.mmdfrance.fr/mindmanager/Mind Genius

www.mindgenius.com ConceptDraw MindMap

www.conceptdraw.com/en/products/mindmap/main.php Powermarks

www.kaylon.com/power.htmlCompass

www.softgauge.com/compass SiteBar

www.sitebar.orgIkeepbookmarks

www.ikeepbookmarks.comWebSite Watcher

http://aignes.com

Vigilus

www.pragtec.com

Webspector

www.webspector.com

O U T I L S C I T É S Wysigot

www.wysigot.com

Infominder

www.infominder.com

KB Crawl

www.beaconseil.com/products/KBCrawl/index.php

Digimind Monitor

www.digimind.fr/monitor.htm

Memoweb

www.goto.fr

HTTrack

www.httrack.com

Copernic

www.copernic.com

Stratégic Finder

www.strategicfinder.com

Spip

www.spip.net

Lexiquest

www.spss.com/fr/produits_solutions/LexiQuest.htm

Word Mapper

www.grimmersoft.com

Intellixir

www.intellixir.com

Intuition

www.sinequa.com

Mapstan

www.mapstan.com

Ipari

www.ipari.com

Feedreader

www.feedreader.com

Sharpreader

www.sharpreader.net

Feeddemon

www.bradsoft.com/feeddemon/index.asp

Newsgator

www.newsgator.com

Bloglines

www.bloglines.com