csp comptabilitÉ fournisseurs · 2019-02-28 · montant ht tva 20% net à payer dev. 3957,00 23...
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CHARTE FACTURE Formalisme des factures adressées
au Groupe Public Unifié
Janvier 2020
Ce document s’adresse aux
fournisseurs et précise les
dispositions et conditions de forme
des facturations adressées au Groupe
Public Unifié (GPU).
Depuis le 01/01/2020, le Groupe Public
Unifié est constitué de 4 SA (Sociétés
Anonymes) et 1 SAS (Société par
Action Simplifiée) distinctes :
• SNCF
• SNCF RESEAU
• SNCF VOYAGEURS
• SNCF GARES & CONNEXIONS
• FRET SNCF
Les recommandations énoncées ci-
dessous visent à améliorer le
processus de dématérialisation et
d’acquisition des factures reçues au
Centre de Comptabilité Fournisseurs
de Lyon et ainsi faciliter leur
traitement et leur règlement.
Nous vous prions de bien vouloir
prendre connaissance de ce document
et d’appliquer les consignes qui y sont
prescrites.
À défaut du respect de ces
dispositions, le Groupe Public Unifié
se réserve le droit de ne pas traiter la
facture.
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FORME DES FACTURES
Depuis que le GPU dématérialise ses factures, certaines
conditions de forme permettent une meil leure lecture automatique
des factures et une optimisation de leur prise en charge pour le
règlement.
1. Réception de la facture
2. Émission de la facture
3. Édition de la facture
4. Police
5. Présentation des champs
6. Contenu des factures
L’adresse de facturation
L’en-tête de facture
Le pied de facture
Le corps de facture
7. L’envoi de la facture
8. Autres recommandations
9. Formats préconisés
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1. RÉCEPTION DES FACTURES
Le Groupe Public Unifié privilégie la réception de factures sous format
électronique, dématérialisées fiscalement.
Conformément aux dispositions de la directive 2014/55/UE relative à la
facturation électronique dans les marchés publics, le GPU a mis en place
un système lui permettant d’accepter et de traiter les factures électroniques.
Les fournisseurs du GPU s’engagent à utiliser ce dispositif de
dématérialisation proposé par le GPU.
Ce dernier s’inscrit dans la démarche de dématérialisation de la commande
publique et répond à plusieurs objectifs dont l’optimisation des services
comptables, la garantie d’un traitement rapide et fiable des factures
(meilleure traçabilité) et la réalisation d’économies liées aux frais de gestion.
Ce processus satisfait également un objectif de développement durable
auquel le GPU est attaché.
Pour permettre l’effectivité de la facturation électronique, le GPU met à
disposition de ses fournisseurs plusieurs interfaces de dématérialisation :
un portail internet de saisie des factures,
une solution d’Échange de Données Informatisées,
une solution de pdf natif en passant par une plateforme de dépôt
Toute demande d’information ou déploiement doit être adressée
par courriel à l’adresse [email protected] en mettant en objet du
mail : « Demande pour dématérialisation facture / n° TVA
intracommunautaire xxxxxxxxx »
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Pour la facturation papier (uniquement si
hors périmètre dématérialisation fiscale) :
2. ÉMISSION DE LA FACTURE
Émettre les factures en un seul exemplaire
3. ÉDITION DE LA FACTURE
Editer la facture en format « Portrait » plutôt que « paysage »
Imprimer le document sur des imprimantes type Laser plutôt que
matricielles
Utiliser du papier standard (80g/m²) plutôt que du papier glacé ou
du papier autocopiant
Éviter les images ou les couleurs en fond de page qui
peuvent altérer la qualité de la numérisation
Éviter impérativement les surfaces grisées, qui empêchent
la capture des champs au moment de la lecture automatique
N’utiliser aucune agrafe dans les envois
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4. POLICE
Utiliser si possible la police Arial ou Times New Roman
La taille de la police doit être comprise entre 10 et 18
5. PRÉSENTATION DES CHAMPS
Le logo du fournisseur doit figurer en haut de page, de préférence à
gauche
Le titre des champs doit être placé à proximité de la valeur, à
gauche ou au dessus de la valeur. Exemple :
L’adresse et la raison sociale doivent apparaître « en clair », de
préférence en pied de page
Éviter l’italique et/ou le gras
TITRE : Montant HT TVA 20%
Net à Payer Dev.
VALEUR : 19 785,00 3957,00 23 742,00 EUR
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La date de la facture est présentée en haut de page sous un
format européen (ex : JJ/MM/AAAA soit 01/01/2020 – Attention
il ne faut pas d’espace entre les caractères !) et précédée des
titres : date, date de facture, du, le.
Le numéro de document doit être précédé du titre « numéro »
ou « n° » ou « avoir » ou « facture » ou « acompte » avec chiffres
et/ou lettres et/ou caractères spéciaux (il ne faut surtout pas
espacer les caractères)
Il ne peut y avoir deux factures avec même numéro,
même si exercice fiscal différent.
Cela est vrai que la facture soit en dématérialisation fiscale
ou format papier, et cela quelque soit la date de facture
Le numéro de commande GPU est présenté en haut de page et
non dans le corps, reprenant obligatoirement 15 caractères
numériques.
Le numéro de contrat cadre (si application unique d’un contrat
cadre - Cf. le deuxième alinéa du paragraphe « L’en-tête de
facture » ci-après) est présenté en haut de page et non dans le
corps.
Le numéro de contrat cadre commence systématiquement par
‘CTR’ et comporte 8 caractères numériques.
Les titres pour les montants doivent être :
TVA : TVA/ total TVA/ 20%
Hors Taxe : HT/base HT/montant HT/total HT
Net à payer : TTC/montant TTC/total TTC.
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6. CONTENU DE LA FACTURE
Outre l’objet détaillé repris sur la facture, des mentions sont
nécessaires et/ou obligatoires pour permettre l’identification de l’entité
du GPU facturée et faciliter ainsi le traitement et la mise en règlement des
factures.
Un libellé de facture strict et une seule adresse de facturation par
société du Groupe Public Unifié :
Si votre facture concerne la SA SNCF :
SNCF
TSA 10815
69908 LYON CEDEX 20
Si votre facture concerne la SA SNCF RÉSEAU :
SNCF RÉSEAU
TSA 80813
69908 LYON CEDEX 20
Si votre facture concerne la SA SNCF VOYAGEURS :
SNCF VOYAGEURS
TSA 20816
69908 LYON CEDEX 20
Si votre facture concerne la SA SNCF GARES & CONNEXIONS :
SNCF GARES & CONNEXIONS
TSA 40818
69908 LYON CEDEX 20
Si votre facture concerne la SAS FRET SNCF :
FRET SNCF
TSA 30817
69908 LYON CEDEX 20
Il est indispensable de respecter les règles ci-dessus.
Leur non-respect entraînera l’impossibilité de traiter la facture.
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L’en-tête de la facture
Le numéro de commande du GPU de référence est obligatoire
à partir de 600 euros HT.
Le numéro de commande est composé de 15 caractères
numériques du type « 12345-1234567890 » (les 5 premiers
caractères représentant la BU PO (Business Unit Purchase Order)
et les 10 derniers le numéro de commande).
Lorsque la commande n’est pas obligatoire, il est impératif
d’indiquer le code à 5 chiffres (ou BU PO du type « 12345 »)
correspondant à l’entité du GPU donneuse d’ordre (à demander à
l’acheteur qui doit impérativement le communiquer)
Si cette facturation est réalisée en application d’un contrat cadre,
le numéro du contrat doit être référencé en plus du numéro de
la BU PO (en lieu et place du numéro de commande).
En l’absence de numéro de commande ou de BUPO, la
facture ne pourra pas être traitée.
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Votre facture doit impérativement être libellée au nom de la société
du GPU qui vous a passé commande, c’est à dire :
soit SNCF (n° TVA intracommunautaire : FR35 552 049 447)
soit SNCF Réseau (n° TVA intracommunautaire : FR73 412 280 737)
soit SNCF Voyageurs (n° TVA intracommunautaire : FR88 519 037 584)
soit SNCF Gares & Connexions (n° TVA intracommunautaire : FR51 507 523 801)
soit Fret SNCF (n° TVA intracommunautaire : FR55 518 697 685)
Le nom de la société qui vous a passé commande est toujours repris sur le
bon de commande qui vous a été transmis.
En cas de doute, rapprochez-vous de votre donneur d’ordre.
Une facture émise doit correspondre à une seule commande. Une
facture ne doit pas faire référence à plusieurs commandes ou à plusieurs
sociétés du GPU
Le code SIREN du site émetteur de la facture est obligatoire (en
l’absence de code SIREN, la facture ne pourra pas être traitée)
Le numéro de TVA intracommunautaire de l’entreprise émettrice de la
facture est obligatoire
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Le pied de la facture
Il est obligatoire d’indiquer :
Le montant HT,
Le montant TVA et/ou autres taxes,
Le montant TTC,
La devise.
Le corps de la facture
Le numéro de poste (ou n° de ligne) de la commande doit figurer
sur la facture.
Le numéro du bon de livraison doit également figurer ou être
joint
Les rabais, remises et ristournes dont le principe est acquis et le
montant chiffrable lors de la vente ou de la prestation de services
sont à intégrer en déduction du prix de chaque produit ou
prestation concerné
Dans le cadre de marché avec sous-traitance, indiquer sur la
facture le nom du ou des sous-traitants et le montant TTC à régler
à chacun d’eux.
Les copies des factures des sous-traitants libellées à l’ordre du
titulaire doivent nous parvenir en pièce jointe de la facture
originale du titulaire
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7. ENVOI DE LA FACTURE
Ne pas anticiper l’envoi des factures.
La facture doit être envoyée après la livraison des biens ou la
réalisation de la prestation (toute facture envoyée prématurément
sera retournée)
Ne pas faire de facturation partielle.
La facture doit être envoyée lorsque la livraison ou la prestation a
été entièrement réalisée (sont exclues de ce périmètre les
commandes estimatives annuelles).
Objectif : 1 commande = 1 facture.
Respecter les échéanciers prévus au contrat ou à la commande.
Dissocier vos envois par société destinatrice Un même envoi ne doit contenir que des factures destinées à une
seule et unique société
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8. AUTRES PRÉCONISATIONS
Toute modification relative à la structure juridique de votre société ou à
votre adresse ainsi qu’à vos coordonnées bancaires doit impérativement
être portée à la connaissance de l’acheteur qui procédera aux actions
nécessaires.
Le GPU met à la disposition des fournisseurs un portail extranet de
consultation de leurs factures enregistrées dans les comptes du GPU :
e-Consult’Factures.
lien de connexion : https://e-consultations.sncf.com
Toute réclamation relative au paiement des factures doit obligatoirement se
faire via ce portail.
La demande d’habilitation doit être adressée par courriel à l’adresse
[email protected] en mettant en objet du mail : « Demande pour
habilitation e-Consult’Factures / n° TVA intracommunautaire
xxxxxxxxxxx »
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9. FORMATS PRÉCONISÉS
Retrouvez ci-après les formats préconisés pour les marchés de
fournitures ou de prestations.
FACTURE
N° : xxxxxx
Date Facture : jj/mm/aaaa
SNCF VOYAGEURS Tel. n° : xx xx xx xx xx
Fax n° : xx xx xx xx xx TSA 20816
E-Mail : xxxx@xxxx 69908 LYON CEDEX 20
Affaire suivie par : XXXXXX Code TVA SNCF Voyageurs : FR 388 519 037 584
Bordereau livraison : xxxxxx
Lieu de livraison : adresse du service de SNCF Voyageurs
Date d'expédition : jj/mm/aaaa
Code Client : xxxxxx
Référence commande : xxxxx-xxxxxxxxxx
Code BU PO : xxxxx
Prix unitaire Quantité Tx TVA Total HT
Objet de la facturation :
Acomptes ou cumul des
situations précédentes
Particularités
(voir CCCG )
Adresse de l'entreprise
Lieu de règlement : adresse du service de recouvrement
Références bancaires : code BIC/IBAN
Page 1/n
Logo de l'entreprise
Raison Sociale
Code SIREN : xxxxxxxxx
N° de TVA Intraco : xxxxxxxxx
DESCRIPTION
Modèle de facture "fournitures"
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4
5
6
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Légende Modèle de facture « Fournitures »
❶Indiquez le type de document : facture, acompte, avoir.
❷Un numéro de commande est indispensable pour les factures > à 600€. Si
vous ne détenez pas cette information, rapprochez-vous de votre donneur
d’ordre.
❸Si vous ne détenez pas cette information, rapprochez-vous de votre
donneur d’ordre.
❹Désignation des articles livrés.
❺Indiquez, le cas échéant, le montant des acomptes facturés
précédemment.
❻Précisez le taux et le montant retenu de garantie contractuelle.