cours access
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UNIVERSITE D’ABOMEY –CALAVI
******************
FACULTE DES SCIENCES AGRONOMIQUES (FSA)
**************************************
COURS : ACCESS 2007
*********************************************************
parparparpar
Moïse K.B. SODJINOU
2012
ACCESS
2007
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
Guide du volet de navigation
Cette rubrique explique comment utiliser le volet de navigation, une nouvelle
fonctionnalité de Microsoft Office Access 2007. Le volet de navigation
remplace un ancien outil, appelé fenêtre Base de données. Vous pouvez
également l'utiliser en remplacement des menus généraux ; ces écrans
permettaient de parcourir une base de données et d'effectuer des tâches, telles
que l'exécution des états.
Dans les versions précédentes d'Access, vous utilisiez la fenêtre Base de
données pour manipuler les objets de la base de données : les tables, les
formulaires, les états et les autres composants. Vous l'utilisiez par exemple pour
ouvrir des objets afin de les utiliser ou lorsque vous souhaitiez modifier leur
conception. Vous pouvez maintenant effectuer ces tâches à l'aide du volet de
navigation.
Par ailleurs, vous pouvez aussi utiliser le volet de navigation pour créer des
groupes personnalisés contenant les objets d'une base de données. Ces groupes
sont également une nouveauté dans Office Access 2007 ; vous pouvez les
utiliser à la place des menus généraux. Par exemple, si vous utilisiez un menu
général dans une version précédente d'Access pour ouvrir deux formulaires
d'entrée des données et que vous exécutiez trois états, vous pouvez créer un
groupe personnalisé dans Office Access 2007 qui crée juste ces formulaires et
états et masque les autres objets de la base de données.
Présentation du volet de navigation
Lorsque vous ouvrez une base de données nouvelle ou existante dans Office
Access 2007, les objets de votre base de données — les tables, les formulaires,
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les états, les requêtes, les macros, etc. — apparaissent dans le volet de
navigation. Cette figure illustre le volet :
Le volet de navigation apparaît par défaut lorsque vous ouvrez une base de
données dans Office Access 2007 — le volet remplace la fenêtre Base de
données utilisées dans les versions antérieures d'Access. En règle générale, dans
les cas où vous utilisiez la fenêtre Base de données (dans une version précédente
d'Access) pour effectuer une tâche, vous exécuter à présent cette même tâche en
utilisant le volet de navigation. Par exemple, si vous devez exécuter un état ou
entrer des données directement dans une nouvelle ligne de la table, vous utilisez
maintenant le volet de navigation.
Nouvelles tâches qui peuvent désormais être effectuées dans le volet de
navigation
Outre pour les tâches habituelles, vous pouvez utiliser le volet de navigation
pour importer des données de ou exporter des données vers Microsoft Office
Excel 2007 ou Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Vous pouvez
également utiliser la nouvelle fonctionnalité Collecte de données fournie par
Microsoft Office Outlook 2007. Pour obtenir de plus amples informations sur
l'utilisation de la fonctionnalité de collecte de données, consultez la section
Collecter des données à l'aide du courrier électronique de cet article.
Consultez également l'article Collecter des données à l'aide de messages
électroniques.
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Le volet de navigation et les menus généraux
Pour les bases de données que vous créez dans Office Access 2007, le volet de
navigation peut aussi remplacer les menus généraux pour les opérations de
navigation les plus courantes. Si vous ne connaissiez pas encore Access, les
menus généraux sont des écrans qui regroupent des ensembles de tâches, par
exemple : l'exécution d'un état ou l'ouverture d'un ou de plusieurs écrans d'entrée
de données.
L'illustration suivante présente un menu général typique créé dans une version
précédente d'Access.
Le volet de navigation présente de nombreux avantages par rapport aux menus
généraux. Par exemple, vous pouvez gérer les objets d'une base de données (les
copier, les supprimer, modifier leur conception, etc.), ce que vous ne pouviez
pas faire avec un menu général. En outre, le volet de navigation reste visible en
permanence — en revanche, un menu général peut être masqué par d'autres
fenêtres ouvertes.
Si vous ne souhaitez pas afficher tous les objets d'une base de données, mais que
vous ne voulez pas créer de menu général, vous pouvez créer des catégories et
des groupes personnalisés d'objets dans une base de données ; vous pouvez alors
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afficher uniquement cette liste personnalisée dans le volet de navigation.
Supposons, par exemple, que vous exécutiez un ensemble de trois états tous les
vendredis matin. Au lieu de parcourir une liste d'objets de base de données pour
trouver ces états, vous pouvez créer une catégorie personnalisée dans le volet de
navigation et y placer un groupe de raccourcis vers ces états. Vous apprendrez
plus loin dans cette rubrique comment procéder.
Si vous aviez créé des menus généraux dans les versions précédentes d'Access,
ces écrans s'ouvrent et s'exécutent dans Office Access 2007, mais ils ne
fonctionneront peut-être pas exactement de la même manière. Par exemple, dans
les versions précédentes d'Access, de nombreux menus généraux contenaient un
bouton ou un autre contrôle qui affichait la fenêtre Base de données. Si vous
cliquez sur un tel contrôle dans un menu général, Office Access 2007 active le
volet de navigation, puisqu'il remplace la fenêtre Base de données. Pour plus
d'informations sur la création de groupes et catégories personnalisés, voir la
section Créer des catégories et groupes personnalisés (menus généraux) plus loin
dans cette rubrique.
Les sections suivantes présentent le volet de navigation et expliquent comment
l'utiliser.
Fonctionnalités et contrôles du volet de navigation
La figure suivante illustre le volet de navigation et les contrôles qu'il fournit et
décrit brièvement leur utilisation.
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Menu Définit ou modifie les catégories par lesquelles le volet regroupe des
objets de base de données. Cliquez sur le menu pour afficher la catégorie en
cours d'utilisation. Cliquez avec le bouton droit sur le menu pour effectuer
d'autres tâches telle que le démarrage de la boîte de dialogue Options de
navigation. Pour plus d'informations sur l'utilisation de catégories et groupes,
consultez la section "Comment le volet de navigation groupe des objets", plus
loin dans cet article.
Bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement Développe ou réduit le
volet de navigation. Le bouton ne masque pas entièrement le volet. Pour y
parvenir, vous devez définir une option de base de données globale. Pour savoir
comment procéder, consultez la section "Définir des options globales pour le
volet de navigation", qui apparaît plus loin dans cet article.
Zone Rechercher Trouvez rapidement des objets dans des bases de données
volumineuses en entrant une partie ou la totalité du nom d'un objet. En cours de
saisie, le volet masque tous les groupes qui ne contiennent pas d'objets
correspondant au texte de votre recherche. Pour obtenir de plus amples
informations sur l'utilisation de la recherche, consultez la section "Utiliser la
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recherche pour trouver rapidement des objets dans des bases de données
volumineuses," qui apparaît plus loin dans cet article.
Groupes Par défaut, le volet affiche les groupes visibles comme des ensembles
de barres. Pour développer ou fermer un groupe, cliquez sur les flèches haut ou
bas. N'oubliez pas que les noms de groupe changent lorsque vous modifiez les
catégories. Pour en savoir plus sur les groupes, consultez la section "Comment
le volet de navigation groupe des objets," qui apparaît plus loin dans cet article.
Objets de base de données Les tables, formulaires, états, requête et autres
objets d'une base de données. Les objets qui apparaissent dans un groupe donné
dépendent de la logique qui se trouve à la base de la catégorie parent. Par
exemple, su vous utilisez la catégorie Type d'objet, le volet crée des groupes
distincts pour les tables, les formulaires, les rapports, etc. À son tour, chaque
groupe affiche les objets qui font logiquement partie de celui-ci — le groupe des
tables affiche uniquement les tables et ainsi de suite.
Espace blanc Cliquez droit sur l'espace blanc qui se trouve en bas du volet de
navigation pour exécuter plusieurs tâches. Vous pouvez modifier les catégories,
trier les éléments du volet et afficher ou masquer les détails (notamment la date
de création) pour les objets de chaque groupe.
Access propose deux méthodes pour utiliser les commandes du volet de
navigation. Vous pouvez en exécuter certaines à partir du ruban ou cliquer avec
le bouton droit sur les objets du volet et sélectionner une tâche dans le menu
contextuel qui s'affiche. N'oubliez pas que les commandes d'un menu contextuel
varient selon le type d'objet sélectionné. Par exemple, si vous cliquez avec le
bouton droit sur une table, vous pouvez publier ses données dans Office Word
2007 ou l'exporter vers Office Excel 2007. Mais si vous cliquez avec le bouton
droit sur une macro, Access propose moins de commandes, parce que cela n'a
aucun intérêt d'afficher une macro Access dans Word ou Excel.
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Points à retenir avant de continuer :
Le volet de navigation remplace les menus généraux pour la plupart des tâches
de navigation et il remplace également la fenêtre Base de données.
Si vous aviez l'habitude d'utiliser la fenêtre Base de données pour effectuer une
tâche, par exemple, pour ouvrir un état en mode Création, vous accomplissez
maintenant cette tâche à partir du volet de navigation ou des commandes du
ruban.
Les menus généraux créés dans d'anciennes versions d'Access fonctionnent dans
Office Access 2007. Cependant, Office Access 2007 ne prend pas en charge
certaines commandes souvent utilisées dans les menus généraux, par exemple,
une commande pour afficher la fenêtre Base de données.
Pour en savoir plus sur l'utilisation des menus généraux dans Office Access
2007, consultez l'article Où sont passez mes menus généraux ?.
Le volet de navigation classe vos objets de base de données par catégories, qui
elles-mêmes contiennent des groupes. Ces groupes contiennent, à leur tour, un
ou plusieurs objets de base de données, tels que des tables, formulaires et états.
Access fournit un ensemble de catégories prédéfinies (p. ex. Tables et vues) qui
regroupent les objets d'une base de données selon la table à laquelle ils font
référence. Par exemple, si vous avez une table de données de fournisseurs et un
formulaire pour entrer et modifier ces données, ces objets figurent dans le même
groupe. Vous pouvez à tout moment définir un groupe personnalisé.
Vous utilisez principalement deux types d'éléments dans le volet de navigation :
les objets de base de données et les raccourcis menant à ces objets. Souvenez-
vous que les raccourcis ne peuvent exister que dans les catégories et groupes
personnalisés. Chaque fois que vous manipulez des objets en dehors d'un groupe
personnalisé, vous utilisez les objets proprement dits. Par exemple, vous pouvez
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supprimer un raccourci sur la table d'un groupe personnalisé sans risque. En
revanche, si vous ouvrez une catégorie ou un groupe prédéfini et supprimez une
table, vous risquez d'altérer une partie ou la totalité du fonctionnement de votre
base de données.
N'oubliez pas non plus que les objets de base de données des catégories et
groupes prédéfinis peuvent fournir des jeux de tâches et de commande différents
de ceux des raccourcis des catégories et groupes personnalisés. Par exemple,
vous pouvez supprimer des objets d'une catégorie ou d'un groupe personnalisé,
mais vous ne pouvez pas les supprimer d'une catégorie ou d'un groupe prédéfini.
Les étapes des sections suivantes expliquent comment effectuer les diverses
tâches dans le volet de navigation, p. ex. : modifier les groupes d'objets dans le
volet, ouvrir des tables ou formulaires afin de les utiliser, renommer des objets
et définir et modifier les propriétés des éléments.
Comment le volet de navigation regroupe les objets
Par défaut, le volet de navigation affiche tous les objets d'une base de données et
les classe par catégories. Il divise encore les objets de chaque catégorie en
groupes. La catégorie par défaut des nouvelles bases de données créées dans
Office Access 2007 est Tables et vues associées et le groupe par défaut de cette
catégorie est Toutes les tables. Ce nom de groupe par défaut apparaît dans le
menu situé en haut du volet de navigation. La catégorie Tables et vues associées
groupe les objets d'une base de données selon les tables auxquelles ils sont
associés. Par exemple, si une table nommée Contacts est associée à un
formulaire, deux requêtes et un état, le volet de navigation place ces objets dans
un groupe nommé Contacts.
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Remarque Certains objets peuvent apparaître plusieurs fois dans la catégorie
Tables et vues associées. Lorsqu'un objet est basé sur plusieurs tables, il apparaît
dans les groupes créés pour chaque table. Par exemple, si un état prend ses
données dans deux tables, il apparaîtra dans les groupes créés pour chaque table.
Important Tandis que vous continuez, n'oubliez pas que si vous supprimez l'un
de ces objets (même s'il semble y avoir un doublon), vous supprimez l'objet lui-
même et vous pouvez altérer en partie ou totalement le fonctionnement de votre
base de données. Si vous souhaitez masquer des objets en double, cliquez droit
sur l'objet, puis cliquez sur Masquer dans ce groupe.
Pour les bases de données créées dans des versions plus récentes d'Access, la
catégorie par défaut est Type d'objet et le groupe par défaut est Tous les objets
Access. Cette catégorie regroupe les composants de vos bases de données par
type : les tables se trouvent dans le groupe Tables, les formulaires dans le
groupe Formulaires, etc. La figure suivante présente les groupes de la catégorie
Type d'objet.
Remarque : Si vous ouvrez une base de données non approuvée (c'est-à-dire
que la Barre des messages apparaît à l'ouverture de la base de données), Access
bloque tout le contenu potentiellement dangereux par défaut et aucun objet
bloqué n'apparaît dans la catégorie ou dans le groupe correspondant dans le volet
de navigation. En revanche, ces objets bloqués apparaissent dans le groupe
Objets non associés. Par exemple, si un objet tel qu'une requête contient une
fonctionnalité peu sûre, elle apparaîtra dans le groupe Objets non associés du
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volet de navigation. En outre, si vous utilisez cette requête comme source de
données pour un contrôle d'un formulaire ou d'un état, vous ne pourrez pas
ouvrir ce formulaire ni cet état depuis le volet de navigation. Pour restaurer un
objet dans son groupe normal, ou pour pouvoir ouvrir des objets désactivés,
vous devez tout d'abord approuver la base de données. Pour en savoir plus sur
l'approbation des bases de données et sur la sécurité dans Office Access 2007,
consultez l'article Sécuriser une base de données Access 2007.
Si vous souhaitez regrouper vos objets différemment, vous pouvez sélectionner
une autre catégorie à l'aide du menu situé en haut du volet de navigation. La
figure suivante illustre le menu.
Catégories Affiche les catégories prédéfinies et personnalisées pour la base de
données ouverte. La coche indique la catégorie actuellement sélectionnée.
Sélectionnez la catégorie qui regroupe le plus logiquement les objets de votre
base de données.
Groupes Les groupes prédéfinis ou personnalisés qui se trouvent dans une
catégorie donnée. Les groupes changent en fonction de la catégorie sélectionnée.
Points à retenir lorsque vous utilisez ce menu :
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La partie supérieure du menu contient les catégories, tandis que les groupes sont
situées dans la partie inférieure. Les groupes changent selon la catégorie
sélectionnée et le titre du menu varie selon le groupe ou la catégorie choisie. Par
exemple, si vous choisissez la catégorie Tables et vues associées, Access crée un
groupe appelé Toutes les tables et ce groupe devient le titre du menu.
Si les catégories et groupes prédéfinis ne répondent pas à vos besoins, créez des
groupes personnalisés. Access en fournit un de base que vous pouvez modifier,
mais vous pouvez en créer un de toutes pièces.
Si vous souhaitez créer l'équivalent d'un menu général ou en remplacer un qui
existe déjà, vous devez créer un groupe personnalisé. Pour plus d'informations
sur cette procédure, consultez la section Créer des catégories et groupes
personnalisés (menus généraux) plus loin dans cet article.
Vous ne pouvez pas filtrer directement les éléments du menu, mais les
catégories et les groupes constituent une sorte de filtrage. Supposons par
exemple que vous souhaitiez voir uniquement les requêtes. Pour cela,
sélectionnez la catégorie Type d'objet, puis Requêtes dans la zone des groupes
du menu.
Utiliser le volet de navigation pour gérer les objets de base de
données
Les procédures décrites dans les sections suivantes expliquent comment utiliser
le volet de navigation pour gérer les objets de vos bases de données. Vous
connaissez peut-être déjà certaines tâches, comme le changement de nom d'un
objet, mais d'autres sont spécifiques à Office Access 2007, par exemple la
définition des options d'affichage pour les bases de données stockées sur un
serveur SharePoint.
Ouvrir et fermer le volet de navigation et ses objets
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Par défaut, le volet de navigation s'affiche lorsque vous ouvrez une base de
données dans Office Access 2007, y compris si elle a été créée dans une version
précédente d'Access. Vous pouvez empêcher que le volet de navigation s'affiche
automatiquement en définissant une option globale. Les étapes suivantes
expliquent en détail comment procéder.
Afficher ou masquer le volet
Cliquez sur le bouton dans l'angle supérieur droit du volet de navigation.
Raccourci clavier Appuyez sur F11.
Remarque Lorsque le volet de navigation est masqué, vous pouvez l'afficher en
cliquant sur le texte vertical Volet de navigation ou en appuyant sur la touche
F11.
Empêcher le volet de navigation de s'afficher par défaut
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Options d'accès.
La boîte de dialogue Options Access s'affiche.
Cliquez sur Base de données actuelle et, sous Navigation, activez ou désactivez
la case à cocher Afficher le volet de navigation. Cette option est activée par
défaut.
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Remarque Nous vous conseillons de masquer le volet de navigation
uniquement si vous disposez d'un formulaire, d'un menu général ou d'une autre
méthode pour démarrer les objets de votre base de données.
Utiliser la Zone de recherche pour rechercher des objets de la base de données
Les bases de données volumineuses peuvent contenir un grand nombre d'objets
— des tables, des formulaires, des états, des requêtes, etc. Utilisez la zone
Rechercher pour trouver un objet rapidement.
Rechercher un objet
Dans la zone Rechercher, entrez une partie ou la totalité du nom d'un objet de la
base de données.
Lorsque vous entrez votre texte à rechercher, la liste de groupes dans le volet de
navigation est modifiée. Le volet masque spécifiquement tous les groupes sauf
une le qui contient l'objet que vous recherchez.
Pour arrêter votre recherche et pour restaurer tous les groupes masqués,
supprimez le texte de votre recherche ou cliquez sur l' Effacer la chaîne de
recherche, située à droite de la zone Rechercher.
Remarque La liste des groupes du volet de navigation est modifiée dès lors que
vous entrez du texte dans la zone de recherche. Si vous entrez un texte qui ne
correspond à aucun objet de votre base de données, le volet de navigation
masque tous les groupes de la base de données ouverte. Si le volet devient
subitement vide, vous savez que vous devez modifier votre texte.
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Ouvrir un objet de base de données
Pour exécuter un objet de base de données individuel, tel qu'un formulaire, un
état ou une requête, ou pour modifier la conception d'un de ces types d'objets,
ouvrez-les directement à partir du volet de navigation. Retenez ceci avant de
continuer :
Vous ne pouvez pas exécuter de modules de code Visual Basic pour
Applications (VBA) à partir de ce volet. En double-cliquant sur un module (ou
en le sélectionnant et en appuyant sur ENTRÉE), vous démarrez simplement
l'éditeur Visual Basic.
Vous pouvez exécuter des macros à partir de ce volet, mais vous ne verrez peut-
être pas les résultats et, selon ce que fait la macro, vous risquez de provoquer
une erreur.
Ouvrir un objet de base de données afin de l'utiliser
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table, la requête, l'état ou tout
autre objet que vous souhaitez ouvrir. Vous pouvez aussi faire glisser un objet
dans l'espace de travail d'Access ou mettre un objet en surbrillance et appuyer
sur ENTRÉE.
Ouvrir un objet de base de données en mode Création
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet de base de
données à modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
Vous pouvez aussi mettre un objet en surbrillance et appuyer sur
CTRL+ENTRÉE.
Remarque La modification de la conception d'un objet de base de données peut
s'avérer complexe. Pour plus d'informations, voir l'article Concepts de base sur
la conception d'une base de données.
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Renommer ou supprimer des objets
Vous pouvez renommer ou supprimer n'importe quel objet d'une base de
données.
Important La suppression d'un objet risque de perturber le fonctionnement d'une
base de données. En effet, une base de données relationnelle n'est pas un simple
« fichier » comme le sont les documents Word ou les classeurs Excel. Les bases
de données sont des ensembles de composants associés. Par exemple, une table
peut fournir des données à un formulaire, un état et une requête. La requête peut,
à son tour, fournir des données pour un autre formulaire et un autre état. Si vous
supprimez un objet dans cet ensemble de composants, vous risquez de
compromettre une partie ou la totalité des fonctionnalités de la base de données.
Les changements de nom posent moins de problèmes. Lorsque vous renommez
un objet, Access tente, par défaut, de propager cette modification à tous les
autres objets de base de données qui en dépendent. Toutefois, Access ne peut
pas propager les changements de nom dans les modules de code VBA ; vous
devez le faire manuellement, sinon votre code ne fonctionnera plus. De plus,
vous devez activer la correction automatique des noms pour que la propagation
puisse avoir lieu.
Comment activer la correction automatique de nom ?
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Options d'accès.
Dans la boîte de dialogue Options Access, cliquez sur Base de données actuelle.
Sous Options de correction automatique de nom, cliquez sur Suivi des
informations de correction automatique de nom, puis sur OK au moment de
confirmer la modification.
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Lorsque Access a fini de créer des mappages de noms pour la base de données,
cliquez sur Correction automatique de nom.
Renommer un objet de base de données
Dans le volet de navigation, trouvez l'objet à renommer et cliquez dessus avec le
bouton droit, puis cliquez sur Renommer.
–ou– Mettez l'objet en surbrillance et appuyez sur F2. Access vous donne accès
à la zone de saisie du nom de l'objet pour vous permettre de le modifier :
.
Tapez le nouveau nom et appuyez sur ENTRÉE.
Supprimer un objet de base de données
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet à supprimer
et cliquez sur Supprimer. Vous pouvez aussi mettre l'objet en surbrillance et
appuyer sur SUPPRESSION.
Afficher ou masquer des objets et des groupes
Vous pouvez masquer les groupes dans les catégories prédéfinies et
personnalisées et vous pouvez aussi masquer certains objets ou tous les objets
d'un groupe. Retenez ceci avant de continuer :
Vous pouvez rendre les groupes et les objets masqués totalement invisibles ou
les afficher dans le volet de navigation sous la forme d'icônes désactivées, c'est-
à-dire semi-transparentes. Pour cela, activez ou désactivez l'option Afficher les
objets cachés dans la boîte de dialogue Options de navigation ; ce paramètre
s'applique aux groupes et aux objets. Vous devez également définir cette option
lorsque vous souhaitez afficher ou restaurer un objet masqué. En règle générale,
cette option facilite l'affichage ou la restauration d'un groupe ou objet masqué.
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Vous pouvez masquer un objet uniquement dans son groupe ou bien partout
(dans tous les groupes) à l'aide de sa propriété de masquage.
Vous pouvez masquer des groupes et des objets sans perturber le
fonctionnement d'une base de données.
Les étapes décrites dans les sections suivantes expliquent comment afficher les
objets masqués comme étant désactivés et comment masquer et réafficher des
groupes et objets.
Afficher des groupes et des objets comme étant semi-transparents et désactivés
Lorsque volet de navigation est ouvert, cliquez droit sur la barre de menu située
en haut du volet, puis cliquez sur Options de navigation.
Sous Options d'affichage, activez la case à cocher Afficher les objets masqués.
Masquer un groupe dans une catégorie
Dans le volet de navigation, cliquez droit sur la barre de titre du groupe que vous
souhaitez masquer, puis cliquez sur Masquer.
Restaurer un groupe masqué dans une catégorie
Si vous souhaitez afficher les groupes masqués comme des icônes semi-
transparentes désactivées, cliquez droit sur le groupe masqué, puis sur Afficher.
–ou– Si vous avez choisi de rendre les groupes masqués complètement
invisibles, suivez cette procédure :
Lorsque volet de navigation est ouvert, cliquez droit sur la barre de menu située
en haut du volet, puis cliquez sur Options de navigation.
Dans le volet Catégories, sélectionnez la catégorie où se trouve le groupe
masqué.
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Dans le volet Groupes pour « catégorie », activez la case à cocher du groupe
masqué.
Cliquez sur OK.
Masquer un ou plusieurs objets dans un seul groupe parent
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur un ou plusieurs
objets, puis cliquez sur Masquer dans ce groupe.
Restaurer (réafficher) un ou plusieurs objets masqués uniquement dans un
groupe parent
Cliquez avec le bouton droit sur un ou plusieurs des objets masqués, puis cliquez
sur Afficher dans ce groupe.
Remarque Si vous avez décidé de rendre les objets masqués complètement
invisibles, suivez la procédure ci-dessus pour les afficher en semi-transparence,
puis cliquez avec le bouton droit sur ces objets.
Masquer un objet dans toutes les catégories et tous les groupes
Cliquez avec le bouton droit sur l'objet à masquer, puis sélectionnez Afficher les
propriétés. Une boîte de dialogue s'affiche avec les propriétés de l'objet.
Activez la case à cocher Masqué.
Restaurer un objet masqué dans toutes les catégories et tous les groupes
Cliquez avec le bouton droit sur l'objet, cliquez sur Afficher les propriétés, puis
désactivez la case à cocher Masqué.
Couper, copier et coller des objets de base de données
Les règles de suppression d'un objet de la base de données s'appliquent
également lorsqu'il s'agit de couper un objet — si vous ne le coupez pas
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correctement, vous risquez d'endommager une partie ou la totalité de votre base
de données. Copier et coller des objets permet notamment d'effectuer les
opérations suivantes :
déplacer un objet d'un groupe personnalisé à un autre, surtout si vous n'utilisez
pas de souris ;
ajouter un objet à une autre base de données
insérer un objet dans un autre fichier, par exemple un document Word ou une
diapositive Microsoft Office PowerPoint 2007.
Couper un objet
Si l'objet que vous voulez couper est ouvert, fermez-le.
Dans le volet de navigation, cliquez droit sur l'objet à couper, puis sur Couper.
- ou - Dans le groupe Presse-papiers de l'onglet Accueil, cliquez sur Couper.
Raccourci clavier Mettez en surbrillance l'objet que vous souhaitez couper, puis
appuyez sur CTRL+X.
Copier un objet
Dans le volet de navigation, sélectionnez l'objet à copier, puis dans le groupe
Presse-papiers de l'onglet Accueil, cliquez sur Copier. Vous pouvez aussi cliquer
avec le bouton droit sur l'objet à copier, puis sélectionner Copier ou appuyer sur
CTRL+C.
Coller un objet
Dans le volet de navigation, sélectionnez l'emplacement pour l'objet coupé ou
copié. Ce peut être ailleurs dans le même volet de navigation ou dans le volet de
navigation d'une autre base de données.
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Dans l'onglet Accueil, dans la section Presse-papiers, cliquez sur Coller. Vous
pouvez aussi sélectionner un groupe et appuyer sur CTRL+V.
–ou– Cliquez avec le bouton droit sur un groupe dans le volet de navigation et
cliquez sur Coller.
Importer un objet dans une base de données
Vous pouvez importer des tables de base de données, des fichiers texte, des
classeurs Excel et d'autres sources de données valides dans vos bases de données
Access. En règle générale, vous devez utiliser les commandes du groupe
Importer de l'onglet Données externes pour importer des données. Cependant,
vous pouvez également démarrer le processus d'importation en cliquant droit sur
une table du volet de navigation.
Démarrer le processus d'importation
Dans le volet de navigation, cliquez droit sur une table.
Dans le menu contextuel, pointez sur Importer, puis sélectionnez le type d'objet
que vous souhaitez importer.
L'Assistant Données externes —Type d'objet apparaît.
Suivez les étapes de l'assistant pour importer l'objet dans votre base de données.
Exporter un objet
Vous exportez un objet lorsque vous devez travailler avec des données dans un
autre programme, tel qu'Excel ou Word, et lorsque vous souhaitez partager des
données avec une autre base de données. Vous pouvez exporter des données de
tables, jeux de résultats de requêtes et formulaires. Les programmes vers
lesquels vous pouvez exporter des données varient selon ce que vous voulez
exporter. Par exemple, si vous exportez une table ou des résultats de requêtes,
vous aurez le choix entre des bases de données ODBC, dBASE et Paradox. Si
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vous exportez un formulaire, Access fournit moins d'options parce que vous ne
pouvez pas partager de formulaires avec d'autres programmes de gestion de base
de données.
Exporter des données
Dans le volet de navigation, sélectionnez l'élément à exporter.
Dans l'onglet Données externes, cliquez sur l'option souhaitée sous Exporter.
Ou Cliquez droit sur l'objet, cliquez sur Exporter, puis sélectionnez une option.
Selon l'option sélectionnée, vous verrez apparaître une boîte de dialogue ou un
Assistant. Par exemple, si vous exportez une table vers Excel, la boîte de
dialogue Exporter – Feuille de calcul Excel s'affiche.
Spécifiez les options et les paramètres fournis par la boîte de dialogue ou
l'Assistant pour terminer l'exportation.
Définir le type d'affichage du volet de navigation
Vous pouvez afficher les détails des objets d'un groupe, par exemple la date de
création de chaque objet. Vous pouvez aussi afficher les objets sous forme de
listes ou d'icônes.
Définir l'affichage
Cliquez droit sur le menu situé en haut du volet de navigation, pointez sur
Afficher par, puis cliquez sur Détails, Icône ou Liste.
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Vous pouvez également afficher le menu Afficher par en cliquant droit sur la
zone vide située au bas du volet de navigation.
Afficher les groupes d'une catégorie
Pour utiliser cette commande, la catégorie du volet de navigation doit contenir
au moins un groupe masqué.
Afficher tous les groupes
Cliquez droit sur le menu situé en haut du volet de navigation, puis cliquez sur
Afficher tous les groupes.
Afficher et définir les propriétés d'un objet de base de données
Chaque objet d'une base de données Access possède un ensemble de propriétés,
dont la date de la création et le type d'objet (p. ex. : formulaire ou état). Access
génère la plupart des propriétés automatiquement, mais vous pouvez aussi
ajouter une description à chaque objet et vous pouvez activer ou désactiver la
propriété Masqué d'un objet.
Pour comprendre la propriété Masqué, vous devez comprendre la manière dont
le volet de navigation regroupe les objets d'une base de données et comment
vous pouvez modifier ces regroupements. Pour savoir comment le volet
regroupe les objets, consultez la section Comment le volet de navigation groupe
des objets, qui apparaît plus haut dans cet article.
Définir les propriétés d'un objet
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'élément dont vous
souhaitez afficher ou définir les propriétés et cliquez sur Afficher les propriétés.
La boîte de dialogue Propriétés s'affiche et Access ajoute le nom de l'objet au
titre de la boîte de dialogue. Par exemple, si vous ouvrez un formulaire appelé
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Commandes, le titre de la boîte de dialogue est : Propriétés de Commandes. La
figure suivante présente la boîte de dialogue.
Si vous le souhaitez, entrez une description pour l'objet dans la zone
Description. La figure précédente donne un exemple de description.
Au besoin, activez la case à cocher Masqué.
L'activation de l'option Masqué rend l'objet invisible, quels que soient la
catégorie ou le groupe que vous ou d'autres utilisateurs décidez d'afficher dans le
volet de navigation.
Collecter des données à l'aide de la messagerie électronique
Parmi les nouvelles fonctionnalités d'Office Professional 2007, citons la
possibilité de créer des systèmes de Collecte de données. Ces systèmes
combinent des messages électroniques créés dans Office Outlook 2007 avec des
formulaires au format HTML ou Microsoft Office InfoPath 2007. Vous
incorporez le formulaire dans le message, puis vous stockez les données
obtenues dans une table Access.
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Remarque La procédure décrite dans cette section explique comment
entreprendre la création d'un système de collecte de données. Le reste de
l'opération dépasse le cadre de cet article. Vous trouverez des informations
détaillées sur la création d'un système de collecte de données dans l'article
Collecter des données par messagerie.
Début de la collecte de données par courrier électronique
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table ou la
requête où se trouvent les données collectées, puis cliquez sur Collecter et
mettre à jour les données par messagerie.
L'Assistant Collecte de données par messagerie démarre.
Suivez les instructions de cet Assistant pour créer et envoyer un message de
collecte de données. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette
fonctionnalité, voir l'article Collecter des données par messagerie.
Utiliser le Gestionnaire de tables liées
Utilisez le Gestionnaire de tables liées pour mettre à jour les liens entre une ou
plusieurs tables liées. Pour cela, votre base de données doit contenir une table
liée.
Pour en savoir plus sur l'importation et la liaison, consultez les articles suivants :
Importer ou lier à des données d'une autre base de données Access, Importer ou
lier à des données d'un classeur Excel, Importer depuis ou lier à une liste
SharePoint et Importer ou lier à des données d'un fichier texte.
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table liée, puis
sélectionnez Gestionnaire de tables liées.
La boîte de dialogue Gestionnaire de tables liées s'affiche.
Sélectionnez la ou les tables à mettre à jour et cliquez sur OK.
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La boîte de dialogue Nouvel emplacement pour Nom de la table s'affiche.
Utilisez la liste Regarder dans pour accéder au nouvel emplacement de la table
ou des tables liées choisies à l'étape 2, puis cliquez sur Ouvrir.
Utiliser les catégories et groupes prédéfinis qu'Access fournit
Les procédures décrites dans ces sections expliquent comment regrouper les
objets d'une base de données à l'aide des catégories et groupes prédéfinis que
fournit Office Access 2007. Pour plus d'informations sur la création de groupes
personnalisés, voir Créer des catégories et groupes personnalisés (menus
généraux) plus loin dans cette rubrique.
Utiliser des catégories et des groupes
Le volet de navigation étant ouvert, cliquez sur le menu tout en haut de ce volet.
Pour sélectionner une catégorie, cliquez sur l'élément souhaité dans la partie
supérieure du menu.
–ou– Pour sélectionner un groupe, cliquez sur l'élément souhaité dans la partie
inférieure du menu.
Utiliser une autre méthode pour sélectionner des catégories
Cliquez droit sur le menu situé en haut du volet de navigation, pointez sur
Catégorie, puis cliquez sur la catégorie souhaitée.
Remarques
Retenez ceci avant de continuer :
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Lorsque vous sélectionnez une catégorie, les groupes peuvent changer dans la
partie inférieure du volet. Par exemple, si vous passez de Type d'objet à Date de
création, les groupes changent pour correspondre aux dates auxquelles ils ont été
créés.
Lorsque vous sélectionnez un groupe, les objets du volet de navigation changent
en conséquence. Par exemple, si vous sélectionnez la catégorie Type d'objet et le
groupe Tables, vous ne voyez apparaître que les tables de la base de données
ouverte dans le volet.
Chaque fois que vous sélectionnez une catégorie, Access crée un groupe global
qui contient tous les objets de la base de données. Autrement dit, Access
suppose que puisque vous regroupez les objets d'une certaine manière (p. ex. par
tables), vous voulez aussi voir tous les composants. Vous avez toujours accès au
groupe global d'une catégorie donnée, parce qu'Access ajoute le terme
Tous/Toutes au nom du groupe. Par exemple, si vous sélectionnez la catégorie
Tables et vues, Access crée un groupe global appelé Toutes les tables. De plus,
Access utilise ce nom comme titre du menu jusqu'à ce que vous sélectionniez un
autre groupe.
Modifier ou supprimer une catégorie prédéfinie
Vous ne pouvez ni modifier ni supprimer les catégories prédéfinies d'Access.
Par exemple, vous ne pouvez pas supprimer une catégorie prédéfinie, ajouter un
groupe à l'une d'elles ni supprimer un de leurs groupes. Vous avez toutefois cette
possibilité lorsque vous créez une catégorie personnalisée et y ajoutez des
groupes personnalisés. Pour plus d'informations, voir la section suivante, Créer
des catégories et groupes personnalisés (menus généraux). Par ailleurs, vous
pouvez masquer n'importe quel groupe d'une catégorie prédéfinie et n'importe
quel objet de ces groupes. Les sections suivantes expliquent ces procédures.
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Créer des catégories et groupes personnalisés
Vous créez des catégories et groupes personnalisés chaque fois que vous
souhaitez limiter ou personnaliser les groupes et objets du volet de navigation et
lorsque vous voulez créer l'équivalent Office Access 2007 d'un menu général.
Quand vous créez une catégorie personnalisée, vous la créez pour la base de
données ouverte et elle se déplace avec cette base. Vous ne pouvez pas
transférer des catégories et groupes personnalisés dans d'autres bases de
données.
Pour créer et gérer les catégories et groupes personnalisés, vous utilisez la boîte
de dialogue Options de navigation. La procédure générale est la suivante :
Commencez par créer une catégorie personnalisée. Vous pouvez aussi utiliser
celle que fournit Access : Personnalisé. Renommez-la et ajoutez ou supprimez
des groupes selon vos besoins. Vous pouvez aussi créer une catégorie quand
vous le souhaitez.
Une fois que vous avez créé une catégorie, vous pouvez créer un ou plusieurs
groupes pour celle-ci.
Fermez la boîte de dialogue Options de navigation. Dans le volet de navigation,
faites glisser et déposez ou copiez et collez les objets de base de données (les
tables, les formulaires, les états, etc.) que vous souhaitez attribuer à votre groupe
personnalisé. L'ensemble d'objets au complet se trouve dans un groupe appelé
Objets non attribués. Access crée ce groupe pour vous lorsque vous créez votre
catégorie personnalisée.
Remarque Lorsque vous ajoutez un objet de base de données à un groupe
personnalisé, Access lui crée un raccourci. Vous ne déplacez pas et ne copiez
pas l'objet lui-même. Si vous renommez ou supprimez un raccourci dans un
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groupe personnalisé, ces modifications n'affectent pas l'objet parent, mais
uniquement le raccourci.
Lorsque vous avez fini de remplir votre ou vos groupes personnalisés, vous
pouvez masquer le groupe Objets non attribués ainsi que tous les groupes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Créer une catégorie personnalisée
Cliquez avec le bouton droit sur le menu situé en haut du volet de navigation,
puis cliquez sur Options de navigation.
- ou - Cliquez droit sur la zone vide située en bas du volet de navigation, puis
cliquez sur Options de navigation.
Sous Catégories, cliquez sur Ajouter un élément. Une nouvelle catégorie
apparaît dans le volet de navigation, prête à être nommée. Cette figure présente
le volet et la nouvelle catégorie :
Vous pouvez ajouter au maximum 10 catégories personnalisées à une base de
données.
Tapez un nom pour la nouvelle catégorie et appuyez sur ENTRÉE.
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Au besoin, essayez de lui donner un nom qui a un sens pour les personnes qui
utilisent votre base de données. Ensuite, notez que la légende du volet de droite
change pour afficher ce nom. Par exemple, si vous appelez la nouvelle catégorie
« Mon menu général », la légende du volet de droite indique Groupes de « Mon
menu général ». De plus, vous voyez que ce volet contient un groupe appelé
Objets non attribués. Access crée ce groupe par défaut. Il contient tous les objets
de votre base de données et vous utilisez les objets de ce groupe pour remplir
votre groupe personnalisé.
Une fois que vous avez créé une catégorie personnalisée, vous pouvez créer
autant de groupes que vous souhaitez pour celle-ci. Laissez la boîte de dialogue
Options de navigation ouverte et passez à l'étape suivante.
Créer un groupe personnalisé
Dans le volet Groupes pour « Nom du groupe », cliquez sur Ajouter un groupe,
puis tapez un nom pour le groupe. Répétez cette opération autant de fois que
nécessaire. Par exemple, Mon menu général peut contenir trois groupes : Entrée
de données, États et Requêtes. Ce sont les besoins des utilisateurs, ou vos
propres préférences, qui déterminent les groupes que vous ajoutez à ce stade.
Laissez la case à cocher Objets non attribués activée et cliquez sur OK. Access
referme la boîte de dialogue Options de navigation et ajoute votre nouveau
groupe personnalisé dans le volet de navigation. Vous ne le voyez pas parce que
vous ne regardez pas encore dans votre nouvelle catégorie.
Passez à la procédure suivante pour afficher le nouveau groupe et y ajouter des
objets.
Ajouter des objets à un groupe personnalisé
Cliquez sur le menu situé en haut du volet de navigation et dans la partie
supérieure du menu, cliquez sur votre nouvelle catégorie personnalisée. Le ou
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les groupes créés pour cette catégorie figurent dans la partie inférieure du menu,
avec le groupe Objets non attribués.
Dans le volet de navigation, dans le groupe Objets non attribués, sélectionnez les
éléments que vous souhaitez utiliser dans votre groupe personnalisé, puis
déplacez-les vers ce groupe. Access propose plusieurs méthodes pour déplacer
les éléments sélectionnés. Vous pouvez :
faire glisser et déplacer les éléments un par un ;
maintenir la touche CTRL enfoncée, cliquer sur plusieurs éléments, puis les
faire glisser dans votre groupe personnalisé ;
cliquer avec le bouton droit sur les éléments sélectionnés, pointer sur Ajouter à
un groupe, puis cliquer sur le nom de votre groupe personnalisé.
Lorsque vous avez terminé, vous pouvez laisser le groupe Objets non attribués
affiché dans le volet de navigation ou le masquer.
Masquer le groupe des objets non attribués
Cliquez droit sur le menu situé dans la partie supérieure du volet de navigation,
puis cliquez sur Options de navigation.
Dans le volet Groupes pourcatégorie, désactivez la case à cocher Objets non
attribués.
Une fois que vous avez créé une catégorie et un groupe personnalisés, puis
ajouté des raccourcis à ce groupe, vous pouvez utiliser ces raccourcis pour créer
d'autres groupes. La procédure suivante explique comment procéder.
Créer un nouveau groupe personnalisé à l'aide d'un objet d'un groupe
personnalisé existant
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Remarque Pour utiliser cette technique, vous devez d'abord créer une catégorie
et un groupe personnalisés selon les procédures décrites dans les sections
précédentes.
Avec une catégorie et un groupe personnalisés ouverts dans le volet de
navigation, cliquez avec le bouton droit sur un objet que vous souhaitez placer
dans un nouveau groupe.
Pointez sur Ajouter à un groupe, puis cliquez sur Nouveau groupe.
Un nouveau groupe apparaît dans le volet de navigation
Entrez un nom pour ce nouveau groupe, puis faites glisser et déposez d'autres
raccourcis vers ce nouveau groupe, selon les besoins.
Masquer les groupes et les objets d'une catégorie personnalisée
Pour masquer les groupes d'une catégorie personnalisée ou les objets d'un
groupe personnalisé, utilisez les mêmes méthodes que pour masquer des
éléments dans les catégories et groupes prédéfinis. Vous trouverez la liste des
tâches possibles et des procédures permettant de les effectuer plus haut dans
cette rubrique, dans la section Afficher ou masquer des objets et des groupes.
Supprimer et restaurer des objets dans les groupes personnalisés
Vos groupes personnalisés peuvent changer au fil du temps, en fonction des
besoins des utilisateurs et de l'entreprise. À tout moment, vous pouvez
supprimer et restituer des objets dans un groupe. Les sections suivantes
expliquent comment procéder.
Supprimer des objets d'un groupe personnalisé
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet à retirer et
cliquez sur Supprimer.
Restaurer un objet dans un groupe personnalisé
Si le groupe Objets non attribués est masqué, affichez-le.
Procédure
Cliquez droit sur le menu situé dans la partie supérieure du volet de navigation,
puis cliquez sur Options de navigation.
Dans le volet Groupes pour « catégorie », activez la case à cocher Objets non
attribués.
Faites glisser et déposez l'objet souhaité du groupe Objets non attribués vers
votre groupe personnalisé.
Renommer un objet dans un groupe personnalisé
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet à renommer
et sélectionnez Renommer le raccourci.
Access entoure le nom d'une case de saisie et sélectionne le nom d'origine ; il ne
vous reste plus qu'à taper le nouveau nom.
Tapez le nouveau nom du raccourci, puis appuyez sur ENTRÉE.
Ajouter des objets de groupes personnalisés dans d'autres groupes personnalisés
Au fil de l'évolution de la base de données, vous pouvez créer un certain nombre
de catégories personnalisées, qui peuvent contenir plusieurs groupes. Access
propose une méthode pour déplacer rapidement et aisément les objets entre les
groupes d'une catégorie personnalisée. Vous pouvez également utiliser cette
procédure pour créer un nouveau groupe dans une catégorie. Pour cela, vous
devez afficher une catégorie personnalisée dans le volet de navigation. Pour plus
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d'informations, voir la section Comment le volet de navigation regroupe des
objets plus haut dans cet article.
Déplacer des objets entre plusieurs groupes personnalisés
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet à ajouter
dans un autre groupe, pointez sur Ajouter à un groupe, puis cliquez sur le groupe
de destination souhaité.
Créer des groupes personnalisés
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet pour lequel
vous souhaitez créer un groupe personnalisé, pointez sur Ajouter à un groupe,
puis cliquez sur Nouveau groupe.
Un nouveau groupe s'affiche dans le volet de navigation.
Entrez un nom pour le nouveau groupe.
Faites glisser les objets à partir de n'importe quel groupe personnalisé, ou du
groupe Objets non attribués, vers le nouveau groupe.
Définir les options globales du volet de navigation
Vous pouvez définir et modifier plusieurs options globales dans le volet de
navigation. Cette section fournit une référence pour chacune de ces options.
Définir les options
Cliquez droit sur le menu situé dans la partie supérieure du volet de navigation,
puis cliquez sur Options de navigation.
Le tableau suivant récapitule les options et explique comment les utiliser.
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Option À utiliser pour... Disponible pour
Afficher les
objets
masqués
Afficher les objets masqués sous la forme
d'icônes désactivées, en semi-transparence.
Désactivez cette option si vous souhaitez
masquer complètement les objets.
Groupes
prédéfinis et
personnalisés
Afficher les
objets
système
Afficher les objets système, tels que les
tables système
Groupes
prédéfinis et
personnalisés
Simple clic Ouvrir les objets avec un seul clic de souris. Groupes
prédéfinis et
personnalisés
Double-clic Ouvrir les objets avec un double-clic Groupes
prédéfinis et
personnalisés
Pour plus d'informations sur la définition des options, voir l'article Boîte de
dialogue Options de navigation.
Concepts de base sur la conception d'une base de données
Une base de données conçue avec précision permet d'accéder à des informations
à jour et exactes. Parce qu'une conception correcte est essentielle à la réalisation
de vos objectifs et à l'utilisation de la base de données, l'investissement en temps
nécessaire à l'apprentissage des concepts de création est très important. Vous
aurez ainsi la garantie que la base de données conçue répond à vos besoins et
peut évoluer.
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Cet article présente des conseils pour la planification d'une base de données.
Vous apprendrez à faire le tri parmi les informations qui vous sont nécessaires, à
répartir les informations entres les tables et les colonnes et à établir un lien entre
les tables. Il est conseillé de lire cet article avant de commencer à créer votre
première base de données.
Terminologie relative aux bases de données
Microsoft Office Access 2007 organise les informations en tables : listes de
lignes et de colonnes, rappelant les livres de comptabilité ou les feuilles de
calcul Microsoft Office Excel 2007. Dans une base de données simple, vous
pouvez avoir une seule table. Pour la plupart des bases de données, vous aurez
besoin d'utiliser plusieurs tables. Par exemple, vous pouvez utiliser une table qui
stocke des informations sur des produits et une autre table qui stocke des
informations sur des commandes et une autre encore contenant des informations
sur les clients.
Chaque ligne est également appelée « enregistrement » et chaque colonne est
également appelée « champ ». Un enregistrement est un moyen cohérent de
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combiner des informations portant sur un élément précis. Un champ est un
élément d'information unique qui figure dans chaque enregistrement. Dans la
table des produits, par exemple, chaque ligne ou enregistrement contient des
informations sur un produit en particulier. Chaque colonne ou champ contient un
certain type d'information sur ce produit, comme son nom ou son prix.
Critères d'une base de données bien conçue
Certains principes guident le processus de création d'une base de données. Le
premier principe est celui relatif aux données dupliquées également appelées
données redondantes et qui doivent être évitées car cela consomme de l'espace et
augmente la probabilité de l'apparition d'erreurs et d'incohérences. Le deuxième
principe concerne l'exactitude des informations. Si votre base de données
contient des informations incorrectes, les états qui utilisent ces informations
contiendront également des informations incorrectes. Par conséquent, toutes les
décisions que vous prendrez après avoir consulté ces états seront établies sur la
base d'informations erronées.
Une base de données bien conçue est une base de données qui :
Répartit les informations dans des tables dédiées à des sujets précis afin
d'éviter la redondance des données.
Fournit à Access les informations nécessaires pour lier les informations
dans les tables.
Garantit l'exactitude et l'intégrité des informations.
Répond à vos besoins en termes de traitement des données et de création
d'états.
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Le processus de conception
Le processus de conception se compose des étapes suivantes :
Déterminer les objectifs de la base de données
Cette étape vous aide à vous préparer pour les étapes restantes.
Rechercher et organiser les informations requises
Rassembler tous les types d'informations que vous souhaitez stocker dans
la base de données, tels que les noms de produit et les numéros de
commande.
Répartir les informations dans des tables
Répartissez vos éléments d'information en entités ou sujets principaux,
tels que Produits ou Commandes. Chaque sujet devient ensuite une table.
Convertir des éléments d'information en colonnes
Choisissez les informations que vous souhaitez stocker dans chaque table.
Chaque élément d'information devient un champ et est affiché sous la
forme d'une colonne dans la table. Par exemple, une table Employés peut
contenir des champs du type Nom et Date d'embauche.
Définir des clés primaires
Choisissez la clé primaire de chaque table. La clé primaire est une
colonne qui sert à identifier de façon unique chaque ligne par exemple,
une colonne Numéro de produit ou Numéro de commande.
Définir les relations entre tables
Étudiez chaque table et déterminez de quelle façon les données d'une
table sont liées aux données des autres tables. Ajoutez des champs aux
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tables ou créez de nouvelles tables pour clarifier les relations, le cas
échéant.
Affiner la structure
Analysez votre conception et recherchez les erreurs qu'elle peut contenir.
Créez les tables et ajoutes des enregistrements contenant des données
exemple. Vérifiez si vous obtenez les résultats attendus des tables créées.
Apportez des modifications en conséquence.
Appliquer les règles de normalisation
Appliquez les règles de normalisation des données pour vérifier si vos
tables sont structurées correctement. Si nécessaire, apportez des
modifications.
Déterminer les objectifs d'utilisation de la base de données
Il est conseillé de noter par écrit l'objectif de la base de données : à quoi va-t-elle
servir, comment souhaitez-vous l'utiliser et qui l'utilisera. Dans le cas d'une base
de données de petite taille conçue pour une utilisation domestique, vous pouvez
noter quelque chose du type : la base de données contient des informations
relatives aux clients, lesquelles permettront de réaliser des publipostages et de
créer des états. Si la base de données est plus complexe et si elle est utilisée par
plusieurs personnes, ce qui est souvent le cas dans les entreprises, l'objectif peut
facilement être exprimé dans un ou plusieurs paragraphes et il doit préciser à
quel moment la base de données sera utilisée et comment chaque personne devra
l'utiliser. Le but étant de fournir un exposé le plus précis possible auquel il
pourra être fait référence tout au long du processus de conception. Une fois cet
exposé établi, il vous est ensuite possible de vous concentrer sur les objectifs à
atteindre lorsque vous devez prendre des décisions.
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Rechercher et organiser les informations requises
Pour rechercher et organiser les informations nécessaires, commencez par les
informations existantes. Par exemple, si vous conservez vos bons de commande
dans un registre ou si vous conservez les informations client sur des formulaires
papier classés dans une armoire, rassemblez ces documents et établissez la liste
de chaque type d'information (par exemple, de chaque zone à compléter dans les
formulaires). Si vous ne possédez aucun formulaire, imaginez alors que vous
devez en concevoir un pour enregistrer les informations client. Quelles
informations envisageriez-vous de noter sur ce formulaire ? Quelles cases
souhaiterez-vous créer ? Identifiez chacun de ces éléments et établissez-en la
liste. Supposez par exemple que la liste de vos clients se présente actuellement
sous la forme de fichez. Si vous étudiez ces fiches, vous constaterez qu'elles
mentionnent toutes un nom, une adresse, une ville, un code postal et un numéro
de téléphone. Chacun de ces éléments peut constituer une colonne potentielle
dans une table.
Lorsque vous préparez cette liste, ne vous préoccupez pas encore de sa
perfection. Préoccupez-vous plutôt d'établir la liste de chaque élément qui vous
vient à l'esprit. Si d'autres personnes doivent utiliser la base de données,
suggérez-leur de vous donner des idées. Vous pourrez affiner cette liste
ultérieurement.
Penchez-vous ensuite sur le type d'états ou de publipostages que vous souhaitez
créer à partir de la base de données. Par exemple, vous pouvez envisager de
créer un état des ventes montrant les ventes par région ou un état du stock qui
montre les niveaux du stock par produit. Vous pouvez également souhaiter
générer des lettres à envoyer aux clients pour leur annoncer un événement
commercial ou une promotion. Imaginez à quoi pourrait ressembler cet état.
Quelles informations doivent y figurer ? Établissez une liste contenant chaque
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élément. Procédez de la même façon pour les lettres et pour tout autre état que
vous envisagez de créer.
Le fait de réfléchir aux états et aux publipostages que vous souhaitez créer, vous
permet d'identifier les éléments dont vous aurez besoin dans votre base de
données. Supposez par exemple, que vous offrez aux clients la possibilité de
recevoir ou non des mises à jour périodiques par courrier électronique et que
vous souhaitez imprimer le listing des clients qui ont opté pour la réception de
cette mise à jour. Pour enregistrer cette information, vous ajoutez une colonne «
Envoyer courrier électronique » dans la table des clients. Pour chaque client,
vous pouvez affecter la valeur Oui ou Non.
La nécessité d'envoyer des messages électroniques aux clients implique
d'enregistrer un autre élément d'information. Une fois que vous avez enregistré
le fait qu'un client souhaite être averti par message électronique, vous devez
vous procurer son adresse de messagerie. Par conséquent, vous devez enregistrer
une adresse de messagerie pour chaque client.
Il convient de créer un prototype pour chaque état ou listing et de se pencher sur
les éléments d'information nécessaires pour les produire. Par exemple, lorsque
vous réfléchissez à la lettre type, plusieurs choses vont vous venir à l'esprit.
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Vous souhaiterez certainement y faire figurer une salutation — et par exemple,
une chaîne du type « M. », « Mme » ou « Melle ». Vous devrez donc créer un
élément de salutation. Par ailleurs, vous souhaiterez également commencer la
lettre par « Cher M. Dupont » et non par « Cher M. Jean Dupont ». Cela signifie
donc que vous devrez stocker le nom de famille séparément du prénom.
Il est important de noter que les informations doivent être scindées en plusieurs
parties utiles. Dans le cas d'un nom, pour faire en sorte de pouvoir utiliser
uniquement le nom, vous diviserez le nom en deux parties — le prénom et le
nom. Afin de trier un état par nom par exemple, il est utile de stocker le nom des
clients séparément. En règle générale, si vous souhaitez trier, rechercher,
calculer ou créer des états basés sur un élément d'information seulement, vous
devez stocker cet élément dans un champ qui lui est propre.
Établissez la liste des questions auxquelles vous souhaitez répondre en vous
aidant de la base de données. Par exemple, à quel montant s'élèvent les ventes de
votre produit vedette en clôture le mois dernier ? Quel est le lieu d'habitation de
vos meilleurs clients ? Qui est le fournisseur du produit qui enregistre les
meilleures ventes ? En anticipant ainsi, vous pourrez réduire le nombre
d'éléments à ajouter dans la base de données.
Une fois ces informations collectées, vous êtes prêt à passer à l'étape suivante.
Répartir des informations dans des tables
Pour répartir les informations dans des tables, vous devez décider quels sont les
entités et les sujets principaux. Par exemple, après avoir collecté et organisé les
informations pour une base de données dans laquelle sont enregistrées les ventes
de produits, la liste de départ pourrait ressembler à ce qui suit :
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Les entités principales notées ici sont : les produits, les fournisseurs, les clients
et les commandes. Il est par conséquent logique de commencer avec quatre
tables pour stocker les faits concernant les produits, les fournisseurs, les clients
et les commandes. Bien que cela ne suffise pas à créer une liste complète, c'est
un point de départ. Vous pouvez continuer à affiner cette liste jusqu'à ce que
vous soyez satisfait du modèle obtenu.
Lorsque vous consultez cette première liste, vous pouvez être tenté de placer
tous les éléments d'informations dans une seule et même table au lieu de les
stocker dans quatre tables comme le montre l'illustration précédente. Vous allez
apprendre ici pourquoi cette idée est mauvaise. Penchez-vous un moment sur la
table représentée ici :
Dans le cas présenté ici, chaque ligne contient des informations relatives à la
fois à un produit et à ses fournisseurs. Étant donné que vous pouvez avoir
plusieurs produits pour un même fournisseur, le nom et l'adresse de ce
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fournisseur devront être répétés plusieurs fois, ce qui utilise de l'espace disque
inutilement. En enregistrant les informations du fournisseur une seule fois dans
une table distincte appelée Fournisseurs et en liant cette table à la table Produits,
vous adoptez une bien meilleure solution.
Le deuxième problème que pose votre conception est lié à la modification des
informations des fournisseurs. Supposez par exemple, que vous deviez modifier
l'adresse d'un fournisseur. Cette adresse étant répétée en plusieurs endroits, vous
risquez de la modifier dans une table et d'oublier de la modifier dans les autres.
Ce problème est éliminé si vous enregistrez l'adresse dans une seule table.
Lorsque vous concevez votre base de données, essayez toujours d'enregistrer
chaque fait une seule fois. Si vous constatez que vous répétez une même
information dans plusieurs endroits, telle que l'adresse d'un fournisseur, placez
cette information dans une table distincte.
Enfin, supposez qu'un seul produit soit fourni par Le Cru Coho et que vous
souhaitiez supprimer le produit tout en conservant le nom et l'adresse du
fournisseur. Comment pourrez-vous supprimer le produit sans perdre également
les informations relatives au fournisseur ? Vous ne pourrez pas. Étant donné que
chaque enregistrement contient des faits sur un produit et des faits sur un
fournisseur, vous ne pouvez pas en supprimer un sans supprimer l'autre. Pour
que ces faits soient séparés, vous devez diviser la table en deux : une table pour
les informations produit et une table pour les informations fournisseur. La
suppression d'un produit entraînera uniquement la suppression des faits
concernant ce produit et non les faits concernant le fournisseur.
Une fois que vous avez choisi le sujet qu'une table doit représenter, les colonnes
de cette table doivent alors stocker des faits concernant uniquement ce sujet. Par
exemple, la table des produits doit stocker des faits sur des produits. Étant donné
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que l'adresse d'un fournisseur est un fait concernant un fournisseur et non un fait
concernant un produit, elle doit être stockée dans la table des fournisseurs.
Convertir des éléments d'information en colonnes
Afin de déterminer quelles colonnes doivent constituer une table, vous devez
choisir les informations que vous souhaitez suivre concernant le sujet enregistré
dans la table. Par exemple, la table Clients peut être constituée, pour
commencer, des colonnes Nom, Adresse, Ville, Code postal, Envoyer courrier
électronique, Salutation et Adresse de messagerie. Chaque enregistrement de la
table contient le même jeu de colonnes et vous pouvez donc stocker les
informations Nom, Adresse, Ville, Code postal, Envoyer courrier électronique,
Salutation et Adresse de messagerie pour chaque enregistrement. Par exemple,
la colonne Adresse contient les adresses du client. Chaque enregistrement
contient des données sur un seul client et le champ d'adresse contient l'adresse
de ce client.
Une fois que vous avez déterminé le premier jeu de colonnes pour chaque table,
vous pouvez affiner davantage les colonnes. Par exemple, cela a plus de sens de
stocker le nom du client dans deux colonnes distinctes : Nom et Prénom, ce qui
permet d'appliquer un tri, d'effectuer des recherches ou d'indexer une colonne
seulement. De la même façon, comme l'adresse se compose de quatre éléments
séparés (l'adresse, la ville, le code postal et le pays), il est logique de stocker ces
éléments dans des colonnes distinctes. Si vous souhaitez effectuer une
recherche, appliquer un filtre ou un tri par ville par exemple, vous devrez
nécessairement stocker cet élément d'information dans une colonne séparée.
Vous devez également vous demander si les informations stockées dans la base
de données seront uniquement locales ou également internationales. Par
exemple, si vous envisagez de stocker des adresses internationales, il est
préférable de créer une colonne Zone géographique plutôt qu'une colonne
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Département car il vous sera ainsi possible de stocker à la fois des informations
concernant les départements et les régions d'autres pays.
La liste suivante présente des conseils pour vous aider à déterminer les colonnes
qui constitueront votre base de données.
Ne pas inclure de données calculées
Dans la majorité des cas, il est conseillé de ne pas stocker le résultat de
calculs dans les tables. Vous devez au contraire laisser Access effectuer
ces calculs. Supposez par exemple, qu'un état Produits en commande
affiche le sous-total des unités en commande pour chaque catégorie de
produit stockée dans la base de données et qu'il n'existe cependant aucune
colonne Sous-total des unités en commande dans aucune des tables, mais
qu'il existe par contre dans la table Produits, une colonne Unités en
commande qui stocke les unités en commande pour chaque produit.
Access utilise ces données pour calculer le sous-total demandé à chaque
fois que vous imprimez cet état. Le sous-total lui-même ne doit pas être
stocké dans une table.
Stocker la plus petite partie logique d'information
Vous pouvez être tenté de stocker dans un seul et même champ des noms
complets de personnes ou des noms de produits et leurs descriptions. Si
vous combinez plusieurs types d'informations dans un même champ, il
sera difficile par la suite d'extraire des faits individuellement. Essayez
donc de décomposer les informations en parties logiques et créez par
exemple des champs séparés pour le nom et le prénom ou pour le nom du
produit, sa catégorie et sa description.
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Une fois que vous avez atteint un degré de précision suffisant pour les colonnes
de données des tables, vous êtes prêt à choisir la clé primaire de chaque table.
Définir des clés primaires
Chaque table contient une colonne ou un jeu de colonnes qui identifie de façon
unique chaque ligne stockée dans la table. Il s'agit souvent d'un numéro
d'identification unique tel qu'un numéro d'employé ou un numéro de série. Dans
la terminologie des bases de données, cette information est appelée clé primaire
de la table. Access utilise des champs de clés primaires pour associer rapidement
des données issues de plusieurs tables et pour les rassembler pour votre usage.
Si vous utilisez déjà un identificateur unique pour une table, tel qu'un numéro de
produit qui identifie de façon unique chaque produit d'un catalogue, vous pouvez
l'utiliser comme clé primaire de la table — mais uniquement si les valeurs de
cette colonne seront toujours différentes pour chaque enregistrement. Une clé
primaire ne peut pas contenir de valeurs en double. Par exemple, n'utilisez pas
des noms de personnes comme clé primaire car les noms ne sont pas uniques. Il
est courant de compter dans la même table deux personnes portant le même
nom.
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Une clé primaire doit toujours contenir une valeur. Si la valeur d'une colonne
risque à un moment donné de ne plus être attribuée ou d'être inconnue (valeur
manquante), elle ne pourra pas être utilisée en tant que composant dans une clé
primaire.
Il est conseillé de toujours choisir une clé primaire dont la valeur ne sera pas
amenée à changer. Dans une base de données contenant plusieurs tables, la clé
primaire d'une table peut être utilisée comme référence dans les autres tables. Si
la clé primaire est modifiée, la modification doit être apportée dans l'ensemble
des tables dans lesquelles elle est référencée. Le fait d'utiliser une clé primaire
qui ne doit pas changer, réduit le risque que cette clé primaire ne soit plus
synchronisée avec les autres tables dans lesquelles elle est référencée.
Les numéros uniques arbitraires sont souvent utilisés comme clé primaire. Vous
pouvez par exemple, attribuer à chaque commande un numéro de commande
unique, l'objectif unique de ce numéro de commande étant d'identifier une
commande. Une fois attribué, ce numéro ne change jamais.
Si vous ne pensez à aucune colonne ou ensemble de colonnes en particulier
pouvant être utilisé comme clé primaire, envisagez d'utiliser une colonne dont
les données sont du type NuméroAuto. Lorsque vous utilisez le type de données
NuméroAuto, Access attribue automatiquement une valeur à votre place. Un
identificateur de ce type n'est lié à aucun fait ; il ne contient aucune information
factuelle décrivant la ligne qu'il représente. Ces identificateurs conviennent
parfaitement comme clé primaire car ils ne changent pas. Une clé primaire qui
contient des faits relatifs à une ligne — un numéro de téléphone ou un nom de
client par exemple — est plus susceptible de changer, car les informations
factuelles peuvent changer.
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Une colonne dont le type de données est NuméroAuto peut souvent servir de
clé primaire. Aucun numéro de produit n'est identique.
Dans certains cas, vous pourrez souhaiter utiliser plusieurs champs pour
constituer la clé primaire d'une table. Par exemple, une table Détails des
commandes qui stocke des articles pour des commandes pourra utiliser deux
colonnes dans sa clé primaire : la colonne Numéro de commande et la colonne
Numéro de produit. Lorsqu'une clé primaire se compose de plusieurs colonnes,
on parle de clé composite.
Pour la base de données dans laquelle sont enregistrées les ventes de produits,
vous pouvez créer une colonne NuméroAuto pour chaque table devant être
utilisée comme clé primaire : Numéro de produit pour la table Produit, Numéro
de commande pour la table Commande, Numéro de client pour la table Clients
et Numéro de fournisseur pour la table Fournisseurs.
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Créer les relations entre tables
Maintenant que vous avez réparti vos informations dans des tables, vous devez
trouver le moyen de les rassembler de façon cohérente. Le formulaire suivant
inclut par exemple des informations issues de plusieurs tables.
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Les informations de ce formulaire proviennent de la table
Clients...
...de la table Employés...
...de la table Commandes...
...de la table Produits...
...et de la table Détails des commandes.
Access est un système de gestion de base de données relationnelles. Dans une
base de données relationnelles, les informations sont réparties dans des tables
séparées, basées sur des sujets. Les relations entre les tables servent ensuite à
rassembler les informations, selon les besoins.
Création d'une relation un-à-plusieurs
Penchez-vous sur cet exemple : les tables Fournisseurs et Produits de la base de
données des commandes de produits. Un fournisseur peut fournir n'importe quel
nombre de produits. Par conséquent, pour tout fournisseur représenté dans la
table Fournisseurs, il peut exister plusieurs produits représentés dans la table
Produits. La relation entre la table Fournisseurs et la table Produits est donc une
relation un-à-plusieurs.
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Pour représenter une relation un-à-plusieurs dans votre base de données, prenez
la clé primaire du côté « un » de la relation et ajoutez-la comme colonne
supplémentaire dans la table du côté « plusieurs » de la relation. Dans ce cas par
exemple, vous ajouteriez la colonne Numéro de fournisseur de la table
Fournisseurs dans la table Produits. Access peut ensuite utiliser le numéro
d'identification de la table Produits pour trouver le fournisseur correspondant à
chaque produit.
La colonne Numéro de fournisseur dans la table Produits est appelée une clé
étrangère. Une clé étrangère est la clé primaire d'une autre table. La colonne
Numéro de fournisseur de la table Produits est dite clé étrangère car elle est
également la clé primaire dans la table Fournisseurs.
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Pour joindre des tables liées, vous devez établir des paires de clés primaires et
de clés étrangères. Si vous ne savez pas exactement quelles tables doivent
partager une colonne commune, identifiez une relation un-à-plusieurs pour vous
assurer que les deux tables concernées nécessitent en effet une colonne partagée.
Création d'une relation plusieurs-à-plusieurs
Prenez l'exemple d'une relation entre une table Produits et une table
Commandes.
Une commande peut porter sur plusieurs produits et un même produit peut
figurer dans plusieurs commandes. Par conséquent, pour un enregistrement dans
la table Commandes, il peut en exister plusieurs dans la table Produits et pour un
enregistrement dans la table Produits, il peut en exister plusieurs dans la table
Commandes. Ce type de relation est appelée une relation plusieurs-à-plusieurs
car pour un produit, il peut exister plusieurs commandes et à une commande,
peuvent correspondre plusieurs produits. Notez que pour déterminer la présence
de relations plusieurs-à-plusieurs entre des tables, il est important d'étudier les
deux côtés de la relation.
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Les sujets des deux tables — commandes et produits — sont liées par une
relation plusieurs-à-plusieurs. Cela pose un problème. Pour comprendre ce
problème, imaginez ce qu'il se passerait si vous tentiez de créer une relation
entre ces deux tables en ajoutant le champ Numéro de produit dans la table
Commandes. Pour avoir plusieurs produits par commande, vous devez avoir
plusieurs enregistrements par commande dans la table Commandes. Il vous
faudra alors répéter les informations de la commande pour chaque ligne des
commandes, ce qui aboutira à des tables inefficaces et risquera de poser des
problèmes d'inexactitude des données. Le même problème se posera si vous
placez le champ Numéro de commande dans la table Produits — vous aurez
plusieurs enregistrements dans la table Produits pour chaque produit. Comment
pourrez-vous contourner ce problème ?
La solution consiste à créer une troisième table, souvent appelée une table de
jointure, qui scinde la relation plusieurs-à-plusieurs en deux relations un-à-
plusieurs. Vous devez ajouter la clé primaire de chacune des deux tables dans la
troisième table. La troisième table stocke ainsi chaque occurrence ou instance de
la relation.
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Chaque enregistrement dans la table Détails de la commande représente un
article d'une commande. La clé primaire de la table Détails de la commande
compte deux champs — les clés étrangères des tables Commandes et Produits.
L'utilisation du champ Numéro de commande seul, ne convient pas comme clé
primaire pour cette table, car une même commande peut compter plusieurs
articles. Le numéro de commande est répété pour chaque article d'une
commande et le champ ne contient donc pas de valeurs uniques. L'utilisation du
champ Numéro de produit seul ne convient pas non plus car un produit peut
figurer dans plusieurs commandes différentes. Ensemble cependant, ces deux
champs produisent toujours une valeur unique pour chaque enregistrement.
Dans la base de données dans laquelle sont enregistrées les ventes de produits, la
table Commandes et la table Produits ne sont pas liées l'une à l'autre
directement. Elles sont au contraire liées indirectement par l'intermédiaire de la
table Détails de la commande. La relation plusieurs-à-plusieurs entre les
commandes et les produits est représentée dans la base de données en utilisant
deux relations un-à-plusieurs :
La table Commandes et la table Détails de la commande sont liées par une
relation un-à-plusieurs. Chaque commande peut porter sur plusieurs
articles, mais chaque article est lié à une seule commande.
La table Produits et la table Détails de la commande sont liées par une
relation un-à-plusieurs. Chaque produit peut être associé à plusieurs
articles, mais chaque article correspondant à un seul produit.
À partir de la table Détails de la commande, vous pouvez déterminer tous les
produits qui doivent figurer sur une commande en particulier. Vous pouvez
également déterminer toutes les commandes réalisées pour un produit en
particulier.
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Lorsque la table est intégrée à la table Détails de la commande, la liste des tables
et des champs peut ressembler à ce qui suit :
Création d'une relation un-à-un
Il existe un autre type de relation, la relation un-à-un. Supposez par exemple,
que vous deviez enregistrer d'autres informations complémentaires très
spécifiques pour un produit et que vous utiliserez rarement ces informations ou
qu'elles ne concerneront que quelques produits. Étant donné que vous n'aurez
pas souvent besoin de ces informations et que leur enregistrement dans la table
Produits impliquerait la présence d'espaces vides pour les produits auxquels elles
ne s'appliquent pas, vous placerez ces informations dans une table distincte.
Tout comme pour la table Produits, vous utilisez la colonne Numéro de produit
comme clé primaire. La relation entre cette table supplémentaire et la table
Produits est une relation un-à-un. Pour chaque enregistrement dans la table
Produits, il existe un seul enregistrement dans la table supplémentaire. Lorsque
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vous identifiez une relation de ce type, les deux tables doivent partager un
champ commun.
Lorsque vous déterminez le besoin d'établir une relation un-à-un dans votre base
de données, demandez-vous si vous pouvez placer dans une même table les
informations des deux tables. Vous pouvez ne pas souhaiter procéder ainsi pour
une raison quelconque par exemple, parce que cela créerait trop d'espaces vides.
Voici comment vous pouvez représenter cette relation :
Si les deux tables possèdent le même sujet, vous pouvez probablement
établir la relation en utilisant la même clé primaire dans les deux tables.
Si les deux tables possèdent des sujets différents avec des clés primaires
différentes, choisissez l'une des tables et ajoutez sa clé primaire dans
l'autre table en tant que clé étrangère.
En déterminant les relations qui existent entre des tables, vous vous assurez par
là-même que vous disposez des tables et des colonnes appropriées. Lorsqu'une
relation un-à-un ou un-à-plusieurs existe, les tables impliquées doivent partager
une ou plusieurs colonnes en commun. Lorsqu'une relation plusieurs-à-plusieurs
existe, une troisième table est nécessaire pour représenter la relation.
Affiner la structure
Une fois que vous avez créé les tables, les champs et les relations nécessaires,
vous devez remplir vos tables de données exemple pour tester leur
fonctionnement : créer des requêtes, ajouter des enregistrements, etc. Ces tests
permettent de mettre en évidence les éventuels problèmes — vous pourrez par
exemple découvrir à cette occasion que vous devez ajouter une colonne que
vous avez oubliée d'ajouter au moment de la conception ou bien que vous devez
scinder une table en deux pour supprimer des doublons.
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Utilisez la base de données pour vérifier si vous obtenez les réponses attendues.
Créez des formulaires et des états brouillons et vérifiez s'ils contiennent les
données attendues. Recherchez les doublons inutiles et si vous en trouvez,
modifiez la conception de votre base de données pour les éliminer.
Lors des essais de votre première base de données, vous découvrirez
certainement des occasions pour apporter des améliorations. Voici quelques
éléments à vérifier :
N'avez-vous oublié aucune colonne ? Si oui, demandez-vous si les
informations appartiennent aux tables existantes ? Si ces informations
concernent d'autres sujets, vous devrez peut-être créer une autre table.
Créez une colonne pour chaque élément d'information nécessaire. Si les
données ne peuvent pas être calculées à partir d'autres colonnes, vous
aurez très probablement besoin d'une nouvelle colonne.
Certaines colonnes ne sont-elles pas inutiles puisqu'elles peuvent être
calculées à partir de champs existants ? Si un élément d'information peut
être calculé à partir d'autres colonnes existantes — une remise calculée à
partir d'un prix au détail par exemple — il est généralement préférable de
le calculer au lieu de créer une nouvelle colonne.
Répétez-vous la saisie de données dans l'une de vos tables ? Si oui, vous
avez probablement besoin de scinder votre table en deux tables liées par
une relation un-à-plusieurs.
Possédez-vous des tables contenant plusieurs champs, un nombre limité
d'enregistrements et beaucoup de champs vides dans certains
enregistrements ? Si oui, envisagez de reconcevoir la table de façon à ce
qu'elle contienne moins de champs et plus d'enregistrements.
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Les éléments d'information ont-ils été divisés en petites parties logiques ?
Si vous devez créer des états, effectuer des tris, des recherches ou des
calculs sur un élément d'information en particulier, placez-le dans une
colonne qui lui est propre.
Chaque colonne contient-elle un fait sur le sujet de la table ? Si une
colonne ne contient pas d'informations sur le sujet de la table, cela signifie
qu'elle doit appartenir à une autre table.
Les relations entre les tables sont-elles bien toutes représentées soit par
des champs en commun, soit par une troisième table ? Les relations un-à-
un et un-à-plusieurs impliquent l'existence de colonnes communes. Les
relations plusieurs-à-plusieurs nécessitent une troisième table.
Affinement de la table Produits
Supposez les produits de la base de données enregistrant les ventes de produits
appartiennent tous à une catégorie générale du type Boissons, Condiments ou
Fruits de mer. La table Produits peut inclure un champ qui indique la catégorie
de chaque produit.
Supposez qu'après avoir étudié puis affiné la conception de la base de données,
vous décidez de stocker une description de la catégorie en plus de son nom. Si
vous ajoutez un champ Description de la catégorie dans la table Produits, vous
devrez répéter la description de la catégorie pour tous les produits qui
appartiennent à cette catégorie et cette solution n'est pas idéale.
La meilleure solution consiste à définir la catégorie comme sujet de la base de
données et de lui dédier sa propre table avec sa propre clé primaire. Vous
pouvez ensuite ajouter la clé primaire de la table Catégories dans la table
Produits, en tant que clé étrangère.
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Les tables Catégories et Produits sont liées par une relation un-à-plusieurs : une
catégorie peut inclure plusieurs produits, mais un produit peut appartenir à une
seule catégorie.
Lorsque vous passez en revue la structure de vos tables, recherchez les groupes
qui se répètent. Prenez l'exemple d'une table qui contient les colonnes suivantes :
Numéro de produit
Nom
Numéro de produit 1
Nom 1
Numéro de produit 2
Nom 2
Numéro de produit 3
Nom 3
Ici, chaque produit correspond à un groupe de colonnes qui diffère des autres
uniquement par le numéro ajouté à la fin du nom de colonne. Si vous trouvez
des colonnes numérotées de cette façon, vous devez modifier la conception de
votre base de données.
Une conception de ce type présente plusieurs imperfections. Tout d'abord, elle
oblige à définir une limite supérieure dans le nombre de produits. Dès que cette
limite est dépassée, vous devez ajouter un nouveau groupe de colonnes à la
structure de tables, ce qui représente une tâche administrative lourde.
Cette conception pose un autre problème car il y aura une perte d'espace pour les
fournisseurs pour lesquels existe un nombre de produits maximal inférieur,
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puisque les colonnes supplémentaires seront vides. Le problème le plus
important que pose cette conception est qu'il est difficile d'effectuer un grand
nombre de tâches telles que le tri ou l'indexation de la table par numéro ou non
de produit.
Dès que vous constatez que des groupes sont répétés, repassez attentivement la
conception en revue et envisagez de scinder la table en deux. Dans l'exemple ci-
dessus, il est préférable d'utiliser deux tables, une pour les fournisseurs et une
pour les produits, liées par numéro de fournisseur.
Appliquer les règles de normalisation
Vous pouvez ensuite appliquer des règles de normalisation des données (parfois
appelées simplement « règles de normalisation »). Ces règles permettent de
s'assurer que la structure des tables est correcte. Le processus qui consiste à
appliquer des règles à la conception de la base de données est appelé «
normalisation de la base de données » ou simplement « normalisation ».
Il est particulièrement utile d'appliquer une normalisation après avoir représenté
tous les éléments d'informations et après avoir atteint une conception
préliminaire. L'idée étant de s'assurer que vous avez réparti les éléments
d'informations dans les tables appropriées. Ce que ne permet pas la
normalisation, c'est de s'assurer que vous disposez de tous les éléments
d'information nécessaires.
Les règles s'appliquent successivement, à chaque étape pour s'assurer que votre
conception a bien atteint les formes connues sous le nom de « formes normales
». On reconnaît cinq formes normales. Cet article décrit les trois premières car il
s'agit de celles qui sont nécessaires pour la majorité des bases de données.
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Première forme normale
La première forme normale établit qu'à l'intersection entre chaque ligne et
chaque colonne de la table, il existe une valeur unique et jamais une liste de
valeurs. Par exemple, vous ne pouvez pas avoir un champ appelé Tarif si vous y
placez plusieurs prix. Représentez-vous chaque intersection de lignes et de
colonnes comme une cellule ne pouvant contenir qu'une seule valeur.
Deuxième forme normale
La deuxième forme normale est atteinte si chaque colonne non clé est
entièrement dépendante de toute la clé primaire et pas uniquement d'une partie
de la clé. Cette règle s'applique lorsque la clé primaire est composée de plusieurs
colonnes. Par exemple, supposez que vous disposez d'une table contenant les
colonnes suivantes et où les colonnes Numéro de commande et Numéro de
produit forment la clé primaire :
Numéro de commande (clé primaire)
Numéro de produit (clé primaire)
Nom de produit
Cette conception viole la deuxième forme normale car la colonne Nom de
produit est dépendante de la colonne Numéro de produit mais non de la colonne
Numéro de commande et elle n'est donc pas dépendante de toute la clé primaire.
Vous devez supprimer la colonne Nom de produit de la table. Elle appartient à
une autre table (Produits).
Troisième forme normale
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La troisième forme normale nécessite non seulement que les colonnes non clé
soient dépendantes de toute la clé primaire, mais aussi qu'elles soient
indépendantes les unes des autres.
Pour le formuler autrement, chaque colonne non clé doit être dépendante de la
clé primaire et de rien d'autre que la clé primaire. Supposez par exemple, que
vous disposiez d'une table contenant les colonnes suivantes :
Numéro de produit (clé primaire)
Nom
Prix de vente conseillé
Remise
Considérez que la colonne Remise dépend de la colonne Prix de vente conseillé.
Cette table ne respecte pas la troisième forme normale car une colonne non clé,
Remise, est dépendante d'une autre colonne non clé, la colonne Prix de vente
conseillé. L'indépendance des colonnes implique que vous devez pouvoir
modifier une colonne non clé sans incidence sur les autres colonnes. Si vous
modifiez une valeur dans la colonne Prix de vente conseillé, la colonne Remise
se modifie en conséquence et viole ainsi cette règle. Dans ce cas, la colonne
Remise doit être déplacée dans une autre table qui est indexée à la colonne Prix
de vente conseillé.
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Informations complémentaires
Pour plus d'informations sur les concepts de base sur la conception d'une table,
voir l'article Création de tables dans une base de données.
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Pour plus d'informations sur la conception d'une base de données, consultez les
ouvrages suivants :
Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On
Guide to Relational Database Design, Second Edition. Addison-Wesley
Professional. 2003.
Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational
Database Design. Addison-Wesley Professional. 1989.
Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-
Wesley Professional. 2005.
Access > Tables
Créer des tables dans une base de données
Lorsque vous créez une base de données, vous stockez vos données dans des
tables —que ce soit des listes de lignes et de colonnes basées sur des objets. Par
exemple, vous pouvez créer une table de contacts pour stocker une liste de
noms, d'adresses et de numéros de téléphone ou une table de produits pour
stocker des informations sur des produits. La création d'une base de données doit
toujours débuter par la création de ses tables — avant même de créer les objets
de base de données.
Cet article explique comment ajouter des tables. Vous allez apprendre à créer
une table, à ajouter des champs à une table et à définir une clé principale pour
une table. Vous apprendrez également ce que sont les types de données et
pourrez définir des propriétés de champ et de table.
Avant de créer des tables, vous devez étudier attentivement vos besoins et
concevoir votre base de données en fonction des tables nécessaires. Pour des
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informations sur la planification et la conception d'une base de données, voir
l'article Concepts de base sur la conception d'une base de données.
Dans cet article
Définition d'une table
Création d'une table
Création d'une table à partir d'un modèle
Importation ou création d'un lien pour créer une table
Création d'une table à partir d'une liste SharePoint
Ajout de champs à une table en mode Feuille de données
Ajout de champs en utilisant des modèles de champ
Ajout du champ d'une table existante
Définition du type de données d'un champ en mode Feuille de données
Enregistrement d'une table
Définition de la clé primaire
Définition des propriétés de champ
Définition des propriétés de table
Définition d'une table
Une table contient des données sur un sujet particulier, tel que des employés ou
des produits. Chaque enregistrement dans une table contient des informations
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concernant un élément précis, relatives par exemple à un employé en particulier.
Un enregistrement est constitué de champs tels que nom, adresse et numéro de
téléphone. Un enregistrement est également couramment appelé une ligne et un
champ une colonne.
Enregistrement ou ligne
Champ ou colonne
Votre base de données peut contenir plusieurs tables, chacune stockant des
informations sur un sujet différent. Chaque table peut contenir plusieurs champs
de types différents, incluant du texte, des nombres, des dates et des images.
La liste suivante présente des exemples courants de tables que vous pouvez
créer.
Une table de clients qui répertorie les clients de votre société et leurs adresses
Un catalogue des produits vendus avec les prix et les photos de chaque article
Une table de tâches pour suivre les tâches et les dates d'échéance
Un inventaire du matériel ou du stock disponible
Il est conseillé de concevoir votre base de données attentivement afin qu'elle soit
correcte et la plus précise possible pour éviter d'avoir à apporter trop de
modifications par la suite. Pour plus d'informations sur la planification et la
conception d'une base de données, voir l'article Concepts de base sur la
conception d'une base de données.
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Création d'une table
Une base de données simple, telle qu'une liste de contacts, peut utiliser
uniquement une seule table. Beaucoup de bases de données utilisent cependant
plusieurs tables. Lorsque vous créez une base de données, vous créez un
nouveau fichier sur votre ordinateur qui fait office de conteneur pour tous les
objets de votre base de données, y compris des tables.
Pour créer une table, vous pouvez créer une nouvelle base de données, insérer
une table dans une base de données existante, importer une table ou lier une
table à une autre source de données, telle qu'un classeur Microsoft Office Excel
2007, un document Microsoft Office Word 2007, un fichier texte ou une autre
base de données. Lorsque vous créez une base de données vide, une nouvelle
table vide est insérée automatiquement pour vous. Vous pouvez ensuite entrer
des données pour commencer à définir des champs.
Création d'une nouvelle table dans une nouvelle base de données
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Nouveau.
Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom de fichier. Pour modifier
l'emplacement, cliquez sur l'icône de dossier pour parcourir l'arborescence.
Cliquez sur Créer.
La nouvelle base de données est ouverte et une nouvelle table nommée Table1
est créée et ouverte en mode Feuille de données.
Création d'une nouvelle table dans une base de données existante
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
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Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.
Une nouvelle table est insérée dans la base de données et la table est ouverte en
mode Feuille de données.
Haut de la page
Création d'une table à partir d'un modèle
Pour créer une table Contacts, Tâches, Problèmes, Événements ou Biens, vous
pouvez commencer par utiliser les modèles de table pour ces sujets fournis avec
Office Access 2007. Les modèles de table, tels qu'ils sont conçus, sont
compatibles avec les listes Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 du
même nom.
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Modèles de tables, puis
sélectionnez l'un des modèles disponibles dans la liste.
Une nouvelle table est insérée et elle est basée sur le modèle de table que vous
avez choisi.
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Importation ou création d'un lien pour créer une table
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Vous pouvez créer une table en important des informations stockées ailleurs ou
en établissant un lien à ces informations. Par exemple, vous pouvez importer des
informations stockées dans une feuille de calcul Excel, une liste SharePoint, un
fichier XML, une autre base de données Access, un dossier Microsoft Office
Outlook 2007 ou dans n'importe quelle autre source, ou bien établir un lien à ces
informations. Lorsque vous importez des informations, vous créez une copie de
ces informations dans une nouvelle table de la base de données active.
Inversement, lorsque vous établissez un lien à des informations, vous créez une
table liée dans la base de données active qui représente un lien actif à des
informations existantes stockées ailleurs. Ainsi, lorsque vous modifiez des
données dans une table liée, vous les modifiez également dans la source
d'origine (avec quelques exceptions — voir la remarque ci-dessous). Lorsque
des informations sont modifiées dans la source d'origine en utilisant un autre
programme, ces modifications sont visibles dans la table liée.
Remarque Dans certains cas, il n'est pas possible de modifier la source de
données via une table liée, plus particulièrement lorsque la source de données
est une feuille Excel.
Création d'une nouvelle table en important des données externes ou en
établissant un lien à ces données
Pour utiliser une base de données existante, dans le menu Fichier, cliquez sur
Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
Pour créer une base de données, dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau.
Dans la zone de texte Nom de fichier, tapez un nom de fichier. Pour modifier
l'emplacement, cliquez sur l'icône de dossier.
Cliquez sur Créer.
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La nouvelle base de données est ouverte et une nouvelle table nommée Table1
est créée et ouverte en mode Feuille de données.
Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur l'une des
sources de données disponibles.
Suivez les instructions affichées dans les boîtes de dialogue.
Access crée la nouvelle table et l'affiche dans le volet de navigation.
Remarque Vous pouvez également importer une liste SharePoint ou bien y
établir un lien en utilisant une commande de l'onglet Créer. Pour plus
d'informations, voir la section suivante.
Haut de la page
Création d'une table à partir d'une liste SharePoint
Vous pouvez créer une table dans votre base de données qui importe des
données d'une liste SharePoint ou qui y établit des liens. Cette liste peut
préexister et vous pouvez donc en importer les données ou y établir un lien.
Vous pouvez également créer une nouvelle liste personnalisée ou une nouvelle
liste qui est basée sur un modèle prédéfini. Les modèles prédéfinis dans Office
Access 2007 incluent Contacts, Tâches, Problèmes et Événements.
Ouvrez d'abord la base de données dans laquelle vous souhaitez créer la table.
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Listes SharePoint.
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Effectuez ensuite l'une des opérations suivantes :
Créer une liste basée sur un modèle
Cliquez sur Contacts, Tâches, Problèmes ou Événements.
Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle liste, tapez l'URL du site
SharePoint sur lequel vous souhaitez que la liste réside. Tapez également le nom
de la nouvelle liste SharePoint et sa description.
Si vous souhaitez que la table liée s'ouvre après sa création, activez la case à
cocher Ouvrir la liste une fois l'opération terminée (elle est activée par défaut).
Sinon, désactivez cette case à cocher.
Cliquez sur OK.
Créer une nouvelle liste personnalisée
Cliquez sur Personnalisé.
Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle liste, tapez l'URL du site
SharePoint sur lequel vous souhaitez que la liste réside. Tapez également le nom
de la nouvelle liste SharePoint et sa description.
Si vous souhaitez que la table liée s'ouvre après sa création, activez la case à
cocher Ouvrir la liste une fois l'opération terminée (elle est activée par défaut).
Sinon, désactivez cette case à cocher.
Cliquez sur OK.
Importer des données dans une liste existante
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Cliquez sur Liste SharePoint existante.
Dans la boîte de dialogue Données externes, tapez l'URL du site SharePoint qui
contient la liste.
Cliquez sur Importer les données sources dans une nouvelle table de la base de
données active .
Ensuite, cliquez sur Suivant.
Activez une case à cocher en regard des listes SharePoint que vous souhaitez
importer.
Cliquez sur OK.
Établir un lien à une liste existante
Cliquez sur Liste SharePoint existante.
Dans la boîte de dialogue Données externes, tapez l'URL du site SharePoint qui
contient la liste.
Cliquez sur Lier à la source de données en créant une table attachée.
Ensuite, cliquez sur Suivant.
Activez une case à cocher en regard des listes SharePoint auxquelles vous
souhaitez établir un lien.
Cliquez sur OK.
Haut de la page
Ajout de champs à une table en mode Feuille de données
Les champs (également appelés colonnes) permettent de stocker des
informations que vous souhaitez suivre. Par exemple, dans une table Contacts,
vous pouvez créer des champs pour y indiquer entre autres, des noms, des
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prénoms des numéros de téléphone et des adresses. Dans une table Produits,
vous pouvez stocker les noms, les ID et les tarifs des produits.
Il est important de choisir les champs avec attention. Par exemple, il n'est pas
conseillé de créer un champ pour y stocker une valeur calculée. Vous pouvez,
par contre, demander à Office Access 2007 de calculer des valeurs lorsque cela
est nécessaire. Lors du choix des champs, essayez de stocker les informations
sous leur plus petite forme. Par exemple, au lieu de stocker un nom complet,
envisagez de stocker un prénom et un nom. D'une façon générale, si vous devez
établir un rapport, faire un tri, effectuer une recherche ou un calcul sur une
donnée précise, placez-la séparément dans une colonne. Pour plus
d'informations sur la conception d'une base de données et du choix des champs,
voir l'article Concepts de base sur la conception d'une base de données.
Un champ est constitué de certaines caractéristiques de définition. Par exemple,
chaque champ contient un nom qui l'identifie de manière unique dans une table.
En outre, un champ est associé à un type de données sélectionné en fonction des
informations qu'il contient. Le type de données détermine les valeurs que le
champ peut contenir et les opérations qui peuvent être effectuées, ainsi que la
quantité d'espace de stockage réservé pour chaque valeur. Chaque champ est
également associé à un groupe de paramètres appelés « propriétés », qui
définissent l'aspect ou le comportement du champ. Par exemple, la propriété
Format définit la disposition d'affichage d'un champ, c'est-à-dire son format
d'affichage.
Lorsque vous créez une nouvelle table, celle-ci s'ouvre en mode Feuille de
données. Vous pouvez immédiatement ajouter un champ en tapant des
informations dans la colonne Ajouter un nouveau champ.
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Ajout d'un nouveau champ à une table existante
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur l'une des tables disponibles pour
l'ouvrir.
Tapez vos données dans la cellule sous l'en-tête de colonne Ajouter un nouveau
champ.
Ajout d'un nouveau champ dans une nouvelle table
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.
Access insère une nouvelle table dans la base de données et l'ouvre en mode
Feuille de données.
Tapez vos données dans la cellule sous l'en-tête de colonne Ajouter un nouveau
champ.
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Lorsque vous entrez des données dans la nouvelle colonne, Office Access 2007
utilise les informations que vous tapez pour reconnaître le type de données
approprié pour le champ. Par exemple, si vous tapez une date dans la colonne,
comme 1/1/2006, Office Access 2007 voit les informations entrées, reconnaît
qu'il s'agit d'une date et définit le type de données Date/Heure pour le champ. Si
Access ne dispose pas de suffisamment d'informations pour déterminer le type
de données, il le définit sur Texte.
Le tableau suivant montre comment fonctionne la détection automatique du type
des données en mode Feuille de données.
Si vous tapez :
Office Access 2007 crée un champ avec
le type de données :
Jean Texte
http://www.contoso.com
Vous pouvez utiliser n'importe quel
préfixe Internet valide. Par
exemple, http://, https:// et mailto:
sont des préfixes valides.
Lien hypertexte
50 000 Numérique, entier Long
50 000 Numérique, entier Long
50 000,99 Numérique, réel double
50 000,389 Numérique, réel double
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31.12.06
Les formats de date et d'heure
reconnus sont ceux correspondants
à vos paramètres régionaux.
Date/Heure
31.12.06 Date/Heure
10:50:23 Date/Heure
10:50 Date/Heure
17:50 Date/Heure
$12,50
Le symbole monétaire reconnu est
celui correspondant à vos
paramètres régionaux.
Monnaie
21,75 Numérique, réel double
123.00 % Numérique, réel double
3.46E+03 Numérique, réel double
En plus de déterminer le type de données, Office Access 2007 peut définir la
propriété Format en fonction de ce que vous avez tapé. Par exemple, si vous
tapez 10:50, Access définit le type de données Date/Heure et affecte à la
propriété Format la valeur Heure réduite.
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Si vous souhaitez définir explicitement le type de données et le format d'un
champ, remplacez le choix de Office Access 2007. Pour cela, utilisez les
commandes du groupe Type de données et mise en forme sous l'onglet Feuille
de données.
Définition explicite du type de données
Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en
forme, cliquez sur Type de données.
Sélectionnez le type de données souhaité.
Définition explicite du format
Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en
forme, cliquez sur Format.
Sélectionnez le format souhaité.
Lorsque vous ajoutez un champ en tapant des informations dans la cellule située
sous l'en-tête Ajouter un nouveau champ, Office Access 2007 attribue
automatiquement un nom au champ. Les noms commencent par Champ1 pour le
premier champ, Champ2 pour le deuxième, etc. Il est préférable d'utiliser des
noms de champ les plus descriptifs possible. Pour renommer un champ, cliquez
avec le bouton droit sur son en-tête et cliquez sur Renommer la colonne dans le
menu contextuel.
Les noms de champs peuvent compter au maximum 64 caractères (lettres ou
nombres), y compris les espaces. Vous devez essayer d'affecter des noms
descriptifs pour pouvoir les identifier facilement lorsque vous affichez ou
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modifiez des enregistrements. Par exemple, vous pouvez utiliser des noms de
champs tels que Nom, Adresse et Téléphone personnel.
Haut de la page
Ajout de champs en utilisant des modèles de champ
Il est parfois plus facile de choisir des champs dans une liste prédéfinie plutôt
que d'en créer manuellement. Vous pouvez utiliser le volet Office Modèles de
champ pour effectuer un choix dans une liste de champs prédéfinis. Office
Access 2007 est livré avec un ensemble de modèles de champs qui permettent
de gagner beaucoup de temps au moment de la création des champs. Pour créer
un champ en utilisant un modèle, affichez le volet Modèles de champ, faites
glisser un ou plusieurs modèles vers la table ouverte en mode Feuille de
données.
Un modèle de champ est un ensemble prédéfini de caractéristiques et de
propriétés qui décrivent un champ. La définition d'un modèle de champ inclut un
nom de champ, un type de données, un paramètre pour la propriété de mise en
forme du champ et un certain nombre d'autres propriétés de champ qui,
lorsqu'elles sont utilisées ensemble, forment un modèle qui sert de base pour
créer un nouveau champ.
Assurez-vous que la table est en mode Feuille de données.
Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur
Nouveau champ.
Le volet Modèles de champ apparaît.
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Sélectionnez un ou plusieurs champs dans le volet Modèles de champ et faites-
les glisser vers la table. Lorsque la ligne d'insertion apparaît, déposez-les à
l'endroit voulu.
Les champs apparaissent en mode Feuille de données.
Les modèles de champ fournissent une base permettant de créer un nouveau
champ. Il ne s'agit toutefois pas du seul moyen. Il est en effet possible de créer
un champ à partir d'un champ qui existe dans une autre table.
Haut de la page
Ajout du champ d'une table existante
Si vous utilisez une base de données qui contient plusieurs tables, vous pouvez
ajouter un champ d'une autre table. En fait, il y a de fortes chances pour que
certaines de ces tables soient liées. Dans une base de données relationnelle, les
informations sont stockées dans des tables distinctes basées sur des sujets. Vous
définissez ensuite des relations pour permettre à votre système de gestion de
base de données de rassembler ces informations le cas échéant. Office Access
2007 permet de créer un nouveau champ en utilisant celui d'une autre table liée
ou en ajoutant celui d'une autre table pour laquelle vous n'avez pas créé de
relation. Pour ajouter un champ, utilisez la liste des champs qui présente les
champs disponibles dans les autres tables de votre base de données.
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Ouverture du volet Liste de champs
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table dans laquelle vous
voulez ajouter un champ existant.
La table s'ouvre en mode Feuille de données.
Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur
Ajouter des champs existants.
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Le volet Liste de champs apparaît.
Le volet Liste de champs présente toutes les tables de votre base de données,
groupées par catégories. Lorsque vous utilisez une table en mode Feuille de
données, deux catégories s'affichent dans le volet Liste de champs : Champs
disponibles dans les tables associées et Champs disponibles dans les autres
tables. La première catégorie répertorie les tables avec lesquelles la table ouverte
possède une relation. La deuxième catégorie répertorie les tables avec lesquelles
votre table n'a aucune relation.
Pour plus d'informations sur les relations entre tables, voir l'article Création,
modification ou suppression d'une relation.
Lorsque vous cliquez sur le signe plus (+) en regard d'une table, la liste des
champs disponibles dans cette table apparaît. Pour ajouter un champ à votre
table, faites glisser le champ souhaité à partir du volet Liste de champs et
déposez-le dans la table en mode Feuille de données.
Ajout d'un champ à partir du volet Liste de champs
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table dans laquelle vous
voulez ajouter un champ existant.
La table s'ouvre en mode Feuille de données.
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Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur
Ajouter des champs existants.
Le volet Liste de champs apparaît.
Cliquez sur le signe plus (+) en regard d'une table pour afficher la liste des
champs de cette table.
Faites glisser le champ de votre choix à partir du volet Liste de champs et
déposez-le dans la table en mode Feuille de données.
Lorsque la ligne d'insertion apparaît, déposez le champ à l'endroit voulu.
L'Assistant Liste de choix démarre.
Suivez les instructions qui s'affichent pour terminer les opérations de l'Assistant.
Une fois les opérations de l'Assistant effectuées, le champ apparaît dans la table
en mode Feuille de données.
Remarque Lorsque vous faites glisser un champ à partir d'une table avec laquelle
il n'existe aucune relation et que vous effectuez les opérations de l'Assistant
Liste de choix, une nouvelle relation un-à-plusieurs est créée automatiquement
entre la table dans le volet Liste de champs et la table ouverte.
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Définition du type de données d'un champ en mode Feuille de données
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Office Access 2007 détecte automatiquement les types de données des champs
que vous créez en mode Feuille de données. Cependant, vous ne pourrez pas
toujours conserver les choix d'Access. Par exemple, vous pouvez avoir des ID
produits qui servent à identifier les produits que vous vendez. Si vous tapez un
ID numérique, 1003 par exemple, dans une table en mode Feuille de données, la
fonction de détection automatique du type de données définit un type de données
numérique pour le champ. Il est toutefois conseillé d'utiliser des données
numériques uniquement pour les champs impliqués dans des calculs
arithmétiques. Normalement, les identifiants tels qu'un ID produit doivent être
stockés avec le type de données Texte.
Si vous souhaitez définir explicitement le type de données et le format d'un
champ, remplacez le choix de Office Access 2007. Pour cela, utilisez les
commandes du groupe Type de données et mise en forme sous l'onglet Données.
Définition explicite du type de données
Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en
forme, cliquez sur Type de données.
Sélectionnez le type de données souhaité.
Utilisez le tableau suivant pour déterminer le type de données correct.
Définition explicite du format
Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en
forme, cliquez sur Format.
Sélectionnez le format souhaité.
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Le tableau suivant décrit les types de données disponibles pour des champs dans
Office Access 2007.
Type de données Stockage Taille
Texte Caractères alphanumériques
Utilisés pour le texte ou le texte et
les nombres qui ne sont pas
utilisés dans des calculs (par
exemple, l'ID d'un produit).
Jusqu'à 255 caractères.
Mémo Caractères alphanumériques
(dépassant 255 caractères) ou
texte avec une mise en forme de
texte enrichi.
Utilisé pour le texte de plus de
255 caractères ou pour le texte qui
utilise la mise en forme de texte
enrichi. Dans le cas des notes, des
descriptions longues et des
paragraphes avec une mise en
forme gras ou italique, il convient
d'utiliser un champ Mémo.
1 giga-octet de
caractères ou 2 giga-
octets au maximum de
stockage (2 octets par
caractère) pour
lesquels il est possible
d'afficher 65 535
caractères dans un
contrôle.
Numérique Valeurs numériques (entiers ou
valeurs fractionnaires).
Permet de stocker des nombres à
1, 2, 4 ou 8 octets, ou
16 octets pour les
numéros de
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utiliser dans des calculs, à
l'exception des valeurs monétaires
(utilisez Devise comme type de
données de valeurs monétaires).
réplication.
Date/Heure Dates et heures.
Permet de stocker des valeurs de
type date et heure. Notez que
chaque valeur stockée inclut un
composant date et un composant
heure.
8 octets.
Monnaie Valeurs monétaires.
Permet de stocker des valeurs
monétaires (devises).
8 octets.
NuméroAuto Valeur numérique unique
qu'Office Access 2007 insère
automatiquement lors de l'ajout
d'un enregistrement.
Permet de générer des valeurs
uniques qui peuvent être utilisées
comme clé principale. Notez que
les champs NuméroAuto peuvent
être incrémentés
séquentiellement, par incréments
que vous définissez ou par
incréments choisis de façon
4 octets ou 16 octets en
cas d'utilisation pour
un numéro de
réplication.
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aléatoire.
Oui/Non Valeurs booléennes.
Utilisées pour les champs
Vrai/Faux qui peuvent contenir
Oui/Non ou Vrai/Faux par
exemple.
1 bit (8 bits = 1 octet).
Objet OLE Objets OLE ou autres données
binaires.
Permet de stocker des objets OLE
d'autres applications Microsoft
Windows.
Jusqu'à 1 giga-octet.
Pièce jointe Images, fichiers binaires, fichiers
Office.
Ce type de données est celui qui
convient pour stocker des images
numériques et tout type de fichier
binaire.
Pour les pièces jointes
compressées, 2 giga-
octets. Pour les pièces
jointes non
compressées, environ
700 ko selon le degré
de compression de la
pièce jointe.
Lien hypertexte Liens hypertexte.
Permet de stocker des liens
hypertexte pour fournir un accès
par un clic simple à des pages
Web via une URL (Uniform
1 giga-octet de
caractères ou 2 giga-
octets au maximum de
stockage (2 octets par
caractère) pour
lesquels il est possible
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Resource Locator) ou des fichiers
via un nom au format UNC
(Universal Naming Convention).
Vous pouvez également établir un
lien aux objets Access stockés
dans une base de données.
d'afficher 65 535
caractères dans un
contrôle.
Assistant Liste de
choix
Il ne s'agit en fait pas d'un type de
données. Cela permet d'appeler
l'Assistant Liste de choix.
Permet de démarrer l'Assistant
Liste de choix afin que vous
puissiez créer un champ qui
utilise une zone de liste
déroulante pour rechercher une
valeur dans une autre table, une
requête ou une liste de valeurs.
Basé sur une table ou
une requête : taille de
la colonne liée.
Basée sur une valeur :
taille du champ Texte
utilisé pour stocker la
valeur.
Conseil Pour les numéros de téléphone, les numéros de pièce et d'autres
numéros que vous n'envisagez pas d'utiliser pour des calculs mathématiques,
sélectionnez le type de données Texte et non le type de données Nombre.
Pour les types de données Texte et Nombre, vous pouvez définir une taille de
champ ou un type de données plus précis en définissant une valeur dans la zone
de propriété TailleChamp.
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Enregistrement d'une table
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Après avoir ajouté des champs à une table, vous devez enregistrer sa conception.
Lorsque vous enregistrez une nouvelle table pour la première fois, attribuez-lui
un nom qui décrit les informations qu'elle contient. Vous pouvez utiliser au
maximum 64 caractères (lettres ou nombres), y compris des espaces. Par
exemple, vous pouvez appeler une table Clients, Stock de pièces ou Produits.
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Enregistrer
- ou -
Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document de la table et choisissez
Enregistrer dans le menu contextuel.
- ou -
Cliquez sur Enregistrer dans la Barre d'outils Accès rapide.
Si vous enregistrez la table pour la première fois, tapez son nom et cliquez sur
OK.
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Définition de la clé primaire
La clé primaire d'une table se compose d'un ou plusieurs champs qui identifient
de façon unique chaque ligne stockée dans la table. Les tables contiennent
souvent un numéro d'identification unique, tel qu'un numéro d'identification, un
numéro de série ou un code, qui sert de clé primaire. Par exemple, vous pouvez
avoir une table Clients dans laquelle chaque client possède un numéro de code
client unique, le champ contenant le numéro de code pouvant être la clé primaire
de la table.
Pour pouvoir prétendre au titre de clé primaire, un champ doit posséder
plusieurs caractéristiques. Premièrement, il identifie chaque ligne de façon
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unique. Deuxièmement, il n'est jamais vide et ne contient jamais la valeur Null. .
Troisièmement, il change rarement (idéalement jamais). Access utilise des
champs de clé primaire pour rassembler rapidement des données issues de
plusieurs tables.
Il est conseillé de toujours spécifier une clé primaire pour une table. Access crée
automatiquement un index pour la clé primaire, ce qui accélère l'exécution des
requêtes et des autres opérations. Access s'assure également que chaque
enregistrement possède une valeur dans le champ de clé primaire et qu'il est
toujours unique.
Lorsque vous créez une table en mode Feuille de données, Access crée
automatiquement une clé primaire pour vous et lui attribue un ID de champ et le
type de données NuméroAuto.
Activation du mode Création
Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document et choisissez Mode
Création.
- ou -
Cliquez avec le bouton droit sur le nom de table dans le volet de navigation et
choisissez Mode Création.
- ou -
Cliquez sur Mode Création dans la barre d'état Access.
Pour modifier ou supprimer la clé primaire, ou pour définir une clé primaire
pour une table qui n'en possède pas, vous devez utiliser le mode Création.
Définition ou modification de la clé primaire
Ouvrez la table en mode Création.
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Sélectionnez le ou les champs que vous souhaitez utiliser en tant que clé
primaire.
Pour sélectionner un champ, cliquez sur le sélecteur de ligne correspondant au
champ de votre choix.
Pour sélectionner plusieurs champs, maintenez la touche CTRL enfoncée et
cliquez sur le sélecteur de ligne correspondant à chaque champ.
Sous l'onglet Création du groupe Outils , cliquez sur Clé primaire.
Un indicateur clé est ajouté à gauche du ou des champs que vous souhaitez
définir comme clé principale.
Suppression de la clé primaire
Ouvrez la table en mode Création.
Cliquez sur le sélecteur de ligne de la clé primaire active.
Si la clé primaire est composée d'un seul champ, cliquez sur le sélecteur de ligne
correspondant à ce champ.
Si la clé primaire est composée de plusieurs champs, cliquez sur le sélecteur de
ligne correspondant au champ de votre choix.
Sous l'onglet Création du groupe Outils , cliquez sur Clé primaire.
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L'indicateur clé est supprimé du ou des champs précédemment définis comme
clé principale.
Remarque Lorsque vous enregistrez une nouvelle table sans définir une clé
primaire, Access vous demande d'en créer une. Si vous répondez Oui, Access
crée un champ N° qui utilise le type de données NuméroAuto pour fournir une
valeur unique à chaque enregistrement. Si votre table contient déjà un champ
NuméroAuto, Access l'utilise comme clé primaire.
Haut de la page
Définition des propriétés de champ
Vous pouvez contrôler l'apparence des informations, empêcher la saisie de
données incorrectes, spécifier des valeurs par défaut, accélérer les recherches et
les tris et contrôler toutes les apparences ou les comportements en définissant
des propriétés de champ. Par exemple, vous pouvez mettre en forme les nombres
pour faciliter leur lecture ou définir une règle de validation qui doit être
respectée pour autoriser la saisie des informations dans un champ.
Le type de données du champ détermine les propriétés que vous pouvez définir.
Par exemple, la Propriété AjouterUniquement s'applique seulement à un champ
pour lequel le type de données Mémo a été défini. Vous ne pouvez pas définir
cette propriété pour un champ d'un autre type.
Access utilise les paramètres de propriété de champ lorsque vous visualisez ou
modifiez des données. Par exemple, les propriétés Format , MasqueSaisie et
Légende modifient la façon dont les informations apparaissent dans une table et
dans les requêtes Feuille de données. En outre, tous les contrôles des nouveaux
formulaires et des états qui sont basés sur les champs de la table héritent par
défaut des mêmes paramètres de propriété. Pour définir une valeur par défaut
pour un champ ou pour obliger un utilisateur à taper une valeur, vous devez
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utiliser d'autres propriétés qu'Access applique chaque fois que vous ajoutez ou
modifiez des données dans la table.
Définition d'une propriété de champ dans une table en mode Feuille de données
Ouvrez la table en mode Feuille de données.
Cliquez dans le champ pour lequel vous souhaitez définir la propriété.
Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en
forme , sélectionnez l'une des commandes suivantes :
Unique — Définit la propriété Indexé.
Est requis par — Modifie la propriété Requise. Si cette propriété avait la valeur
Oui , elle prend la valeur Non et si elle avait la valeur Non , elle prend la valeur
Oui .
Le mode Feuille de données permet de définir peu de propriétés de champ parmi
toutes les propriétés disponibles. Pour définir des propriétés de champ
supplémentaires, vous devez ouvrir la table en mode Création.
Pour avoir accès à la liste complète des propriétés de champ et définir des
propriétés de champ, vous devez utiliser le mode Création.
Définition d'une propriété de champ pour une table en mode Conception
Ouvrez la table en mode Création.
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Dans la partie supérieure de la grille de création de table, sélectionnez le champ
pour lequel vous voulez définir des propriétés (ou déplacez-vous jusqu'au champ
en utilisant les touches de direction).
Access affiche les propriétés de ce champ dans la partie inférieure de la grille de
création de table. Le type de données du champ détermine les propriétés que
vous pouvez définir.
Dans la partie inférieure de la fenêtre, sous Propriétés du champ, activez la case
correspondant à la propriété de champ que vous souhaitez définir. Vous pouvez
également appuyer sur F6 et vous déplacer ensuite jusqu'à la propriété en
utilisant les touches de direction.
Tapez un paramètre pour la propriété ou bien, si une flèche apparaît à droite de
la zone de propriété, cliquez sur cette flèche pour choisir un paramètre dans la
liste.
Le tableau suivant présente les propriétés de champ disponibles.
Utilisez cette propriété
de champ Pour
TailleChamp Définir la taille maximale des données stockées sous
le type Texte, Nombre ou NuméroAuto.
Format Personnaliser l'apparence d'un champ imprimé ou
affiché.
Décimales Spécifier le nombre de décimales à utiliser pour
afficher des nombres.
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NouvellesValeurs Définir si un champ NuméroAuto est incrémenté ou
s'il reçoit une valeur aléatoire.
MasqueSaisie Guider la saisie des données.
Légende Afficher le texte par défaut dans des étiquettes pour
les formulaires, les états et les requêtes.
ValeurParDéfaut Attribuer automatiquement une valeur par défaut à
un champ lorsque des nouveaux enregistrements
sont ajoutés.
ValideSi Fournir une expression qui doit être vraie à chaque
fois que vous ajoutez ou modifiez la valeur de ce
champ.
MessageSiErreur Taper le texte qui apparaît lorsqu'une valeur viole
l'expression ValideSi.
Requise Demander que des données soient saisies pour un
champ.
ChaîneVideAutorisée Autoriser une chaîne vide ("") dans un champ Texte
ou Mémo (en attribuant la valeur Oui.
Indexé Accélérer l'accès aux données du champ par la
création et l'utilisation d'un index.
UnicodeCompression Compresser le texte stocké dans ce champ lorsqu'
une grande quantité de texte est stocké (plus de 4
096 caractères).
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IMEMode Contrôler la conversion des caractères dans une
version asiatique de Windows.
ModeFormulationIME Contrôler la conversion des caractères dans une
version asiatique de Windows.
SmartTags Associer des balises actives à ce champ.
AjouterUniquement Autoriser le suivi de version (en affectant la valeur
Oui) d'un champ Mémo.
FormatTexte Choisir le format Texte enrichi pour stocker du texte
au format HTML et autoriser la mise en forme de
texte enrichi. Choisir Texte brut pour stocker du
texte uniquement.
AlignerTexte Spécifier l'alignement par défaut du texte dans un
contrôle.
Précision Spécifier le nombre total de chiffres autorisés, y
compris à droite et à gauche de la virgule.
Échelle Spécifier le nombre maximal de chiffres qui peuvent
être stockés à droite de la virgule.
Si vous souhaitez disposer de davantage de place pour la saisie ou la
modification d'un paramètre de propriété dans la zone de propriété, appuyez sur
MAJ+F2 pour afficher la zone Zoom. Si vous entrez un masque de saisie ou une
expression de validation et souhaitez de l'aide, cliquez sur en regard de la
zone de propriété pour afficher le générateur approprié.
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Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer dans la barre d'outils
Accès rapide.
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Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document de la table et choisissez
Enregistrer dans le menu contextuel.
- ou -
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Le tableau suivant fournit des informations supplémentaires sur les propriétés de
champ TailleChamp, Format et NouvellesValeurs .
Propriété
TailleChamp Description
Texte Taper une valeur comprise entre 1 et 255. Les champs de
texte peuvent contenir entre 1 et 255 caractères. Pour les
champs devant contenir un texte plus long, utiliser le type
de données Mémo.
Numérique Sélectionnez l'une des options suivantes :
Octet — Pour les valeurs numériques comprises entre 0 et
255 caractères. Stockage sur un octet.
Entier — Pour les valeurs numériques comprises entre -32
768 et +32 768 caractères. Stockage sur deux octets.
Entier long — Pour les valeurs numériques comprises
entre -2 147 483,648 et +2 147 483,647 caractères.
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Stockage sur quatre octets.
Conseil Utilisez la propriété Entier long pour stocker sous
forme de clé étrangère la valeur qui apparaît dans le champ
de clé primaire NuméroAuto d'une autre table.
Réel simple — Pour les valeurs numériques à virgule
flottante comprises entre -3,4 x 1038 et +3,4 x 1038 avec
jusqu'à sept chiffres après la virgule. Stockage sur quatre
octets.
Réel double — Pour les valeurs numériques à virgule
flottante comprises entre -1,797 x 10308 et +1,797 x
10308 avec jusqu'à quinze chiffres après la virgule.
Stockage sur huit octets.
N° de réplication — Pour le stockage d'un identificateur
unique global requis pour la réplication. Stockage sur seize
octets. Notez que la réplication n'est pas prise en charge
pour le format de fichier .accdb.
Décimal — Pour les valeurs numériques comprises entre -
9,999... x 1027 et +9,999... x 1027. Stockage sur douze
octets.
NuméroAuto Sélectionnez l'une des options suivantes :
Entier long — Pour les valeurs numériques uniques
comprises entre 1 et +2 147 483 648 lorsque la propriété
de champ NouvellesValeurs est définie sur Incrément et
pour les valeurs comprises entre -2 147 483 648 et +2 147
483 647 lorsque la propriété de champ NouvellesValeurs
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est définie sur Aléatoire. Stockage sur 4 octets.
N° de réplication — Pour le stockage d'un identificateur
unique global requis pour la réplication. Stockage sur seize
octets. Notez que la réplication n'est pas prise en charge
pour le format de fichier .accdb.
Propriété de mise
en forme
Texte Vous pouvez définir un format personnalisé. Pour plus
d'informations, consultez Mettre en forme les données
dans des tables, des formulaires et des états.
Numérique Sélectionnez l'une des options suivantes :
Nombre général — Affiche le nombre tel qu'il a été tapé.
Par exemple, 3 456,789 est affiché 3 456,789
Devise — Affiche le nombre utilisant le séparateur de
milliers et applique les paramètres dans les Options
régionales et linguistiques du Panneau de configuration
pour les montants négatifs, les symboles décimaux et
monétaires et les décimales.
Par exemple, 3 456,789 est affiché $3,456.789
Euro — Affiche le nombre avec le symbole monétaire
Euro, quel que soit le symbole spécifié dans les Options
régionales et linguistiques.
Fixe — Affiche au moins un chiffre et applique les
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paramètres des Options régionales et linguistiques du
Panneau de configuration pour les montants négatifs, les
symboles décimaux et monétaires, et les décimales.
Par exemple 3 456,789 est affiché 3 456,79
Standard — Affiche le nombre utilisant le séparateur de
milliers et applique les paramètres définis dans les Options
régionales et linguistiques du Panneau de configuration
pour les montants négatifs, les symboles décimaux et les
décimales. Ce format n'affiche pas de symbole monétaire.
Par exemple, 3 456,789 est affiché 3 456,79
Pourcentage — Multiplie la valeur par 100 et affiche le
nombre avec un signe de pourcentage à la fin. Applique les
paramètres définis dans les Options régionales et
linguistiques du Panneau de configuration pour les
montants négatifs, les symboles décimaux et les décimales.
Par exemple, 0,3456 est affiché 35 %
Scientifique — Affiche la valeur en notation scientifique
standard.
Par exemple, 3 456,789 est affiché 3 46E + 03
Date/Heure Sélectionnez l'un des formats d'affichage prédéfinis
suivants :
Date, général — Affiche la valeur utilisant une
combinaison des paramètres Date, abrégé et Heure,
complet.
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Date, complet — Affiche la valeur utilisant le paramètre
Date, complet défini dans les Options régionales et
linguistiques du Panneau de configuration.
Date, réduit — Affiche la valeur utilisant le format jj-
mmm-aa (14-Jul-06, par exemple).
Date, abrégé — Affiche la valeur utilisant le paramètre
Date, abrégé défini dans les Options régionales et
linguistiques du Panneau de configuration.
Heure, complet — Affiche la valeur utilisant le paramètre
Heure, complet défini dans les Options régionales et
linguistiques du Panneau de configuration.
Heure, réduit — Affiche la valeur utilisant le format
HH:MM PM où HH correspond à l'heure, MM aux
minutes et où PM peut être remplacé par AM. L'heure peut
être comprise entre 1 et 12 et les minutes entre 0 et 59.
Heure, abrégé — Affiche la valeur utilisant le format
HH:MM où HH correspond à l'heure et MM aux minutes.
L'heure peut être comprise entre 0 et 23 et les minutes
entre 0 et 59.
Oui/Non Sélectionnez l'une des options suivantes :
Vrai/Faux — Affiche la valeur et indique Vrai ou Faux.
Oui/Non — Affiche la valeur et indique Oui ou Non.
Actif/Inactif — Affiche la valeur et indique Actif ou
Inactif.
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Remarque Les mentions Actif, Vrai et Oui sont
équivalentes ainsi que Faux, Non et Inactifs.
Propriété
NouvellesValeurs
NuméroAuto Sélectionnez l'une des options suivantes (uniquement pour
les types de données NuméroAuto) :
Incrément — La valeur de départ est 1 et est incrémentée
de 1 pour chaque nouvel enregistrement.
Aléatoire — La valeur de départ est aléatoire et chaque
nouvel enregistrement reçoit une valeur aléatoire.
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Définition des propriétés de table
En plus des propriétés de champ, vous pouvez définir des propriétés qui
s'appliquent à une table entière et à des enregistrements entiers. Ces propriétés
se définissent dans la feuille de propriétés de la table.
Définition d'une propriété de table
Ouvrez la table en mode Création.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.
La feuille de propriétés de la table est affichée.
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Activez la case correspondant à la propriété à définir.
Tapez un paramètre pour cette propriété.
Le tableau suivant présente les propriétés de table disponibles.
Utilisez cette propriété de
table Pour
Description Fournir une description de la table.
AffichParDéfaut Définir les feuilles de données, les tableaux ou
les graphiques croisés dynamiques comme vue
par défaut lorsque vous ouvrez la table.
ValideSi Fournir une expression qui doit être vraie
lorsque vous ajoutez ou modifiez un
enregistrement.
MessageSiErreur Taper le texte qui apparaît lorsqu'un
enregistrement viole l'expression ValideSi.
Filtre Définir des critères pour afficher uniquement
certaines lignes en mode Feuille de données.
TriPar Sélectionner un ou plusieurs champs pour
spécifier l'ordre de tri par défaut des lignes en
mode Feuille de données.
SousFDNom Spécifier si une sous-feuille doit s'afficher en
mode Feuille de données et, si oui, la table ou la
requête qui doit fournir les lignes dans la sous-
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feuille.
ChampsFils Répertorier les champs de la table ou de la
requête utilisée pour la sous-feuille qui
correspondent au(x) champ(s) de clé primaire
de cette table.
ChampsPères Répertorier le ou les champs de clé primaire de
cette table qui correspondent aux champs
enfants de la sous-feuille.
SousFDHauteur Choisir de développer ou non toutes les lignes
de sous-feuille disponibles (par défaut) à
l'ouverture ou bien, définir la hauteur de la
fenêtre de la sous-feuille pour qu'elle s'affiche à
l'ouverture.
SousFDEtendue Choisir de développer toutes les sous-feuilles
lorsque vous ouvrez la table.
Orientation Définir l'orientation de l'affichage en fonction
du sens de votre écriture, de gauche à droite ou
de droite à gauche.
AfficherVuesSurSharePoint Spécifier si les formulaires et les états associés
à cette table doivent être disponibles dans le
menu Affichage de Windows SharePoint
Services si la base de données est publiée sur un
site SharePoint.
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FiltrerSurchargement Appliquer automatiquement les critères de filtre
dans la propriété Filtre (avec la valeur Oui)
lorsque la table est ouverte en mode Feuille de
données.
TrierParSurchargement Appliquer automatiquement les critères de tri
dans la propriété TriPar (avec la valeur Oui)
lorsque la table est ouverte en mode Feuille de
données.
Si vous souhaitez disposer de davantage de place pour la saisie ou la
modification d'un paramètre dans la zone de propriété, appuyez sur MAJ+F2
pour afficher la zone Zoom. Si vous affectez la propriété ValideSi à une
expression et souhaitez obtenir de l'aide, cliquez sur en regard de la zone de
propriété ValideSi pour afficher le générateur approprié..
Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer dans la barre d'outils
Accès rapide.
- ou -
Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document de la table et choisissez
Enregistrer dans le menu contextuel.
- ou -
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Enregistrer
Haut de la page
Voir aussi
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Concepts de base sur la conception d'une base de données
Access > Formulaires
Créer un formulaire
Un formulaire est un objet de base de données qui permet d'entrer, de modifier
ou d'afficher les données d'une table ou d'une requête. Les formulaires
permettent également de contrôler l'accès aux données en n'affichant, par
exemple, que certains champs ou lignes de données. Par exemple, il est possible
que certains utilisateurs n'aient besoin d'afficher que certains champs d'une table
constituée d'une multitude de champs. En leur proposant un formulaire qui ne
contient que ces champs, il leur sera plus facile d'utiliser la base de données.
Vous pouvez également ajouter des boutons et d'autres fonctionnalités à un
formulaire afin d'automatiser les opérations fréquemment effectuées.
Les formulaires peuvent être comparés à des fenêtres à travers lesquelles les
personnes voient et atteignent votre base de données. Un formulaire efficace
permet d'accélérer l'utilisation d'une base de données dans la mesure où les
personnes n'ont pas besoin de rechercher les éléments dont elles ont besoin. Un
formulaire d'aspect agréable améliore non seulement la convivialité et
l'efficacité de la base de données, mais il permet également d'éviter la saisie de
données incorrectes. Microsoft Office Access 2007 contient de nouveaux outils
destinés à simplifier la création de formulaires, et propose de nouveaux types de
formulaires et de nouvelles fonctionnalités qui améliorent la facilité d'emploi de
votre base de données.
REMARQUE Cet article suppose que vous avez déjà créé une table (ou une
requête basée sur une ou plusieurs tables), et que vous souhaitez créer un
formulaire afin d'afficher ou manipuler les données. Pour plus d'informations sur
les tables et les requêtes, voir les liens de la section Voir aussi de cet article.
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Que voulez-vous faire ?
Créer un formulaire à l'aide de l'outil Formulaire
Créer un formulaire double affichage à l'aide de l'outil Formulaire double
affichage
Créer un formulaire affichant plusieurs enregistrements à l'aide de l'outil
Plusieurs éléments
Créer un formulaire à l'aide de l'Assistant Formulaire
Créer un formulaire à l'aide de l'outil Vide
Présentation des contrôles
Présentation des dispositions de contrôle
Présentation des modes Page et Création
Ajuster votre formulaire en mode Page
Ajuster votre formulaire en mode Création
Ajouter des contrôles à votre formulaire
Enregistrer votre travail
Créer un formulaire à l'aide de l'outil Formulaire
L'outil Formulaire permet de créer facilement et rapidement un formulaire.
Lorsque vous utilisez cet outil, tous les champs de la source de données sous-
jacente sont placés dans le formulaire. Vous pouvez commencer à utiliser le
nouveau formulaire immédiatement, comme vous pouvez le modifier en mode
Page ou Création pour l'adapter à vos besoins.
Utiliser l'outil Formulaire pour créer un formulaire
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1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient
les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur
Formulaire.
Access crée le formulaire et l'affiche en mode Page. Ce mode vous permet
d'apporter des modifications à la conception du formulaire tout en ayant les
données affichées. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte
en fonction des données à afficher, si nécessaire. Pour plus d'informations sur les
modes d'affichage de formulaires, voir la section Présentation des modes Page et
Création.
Si Access détermine que seule une table a une relation un-à-plusieurs avec la
table ou la requête qui a servi à la création du formulaire, Access ajoute une
feuille de données au formulaire, basée sur la table ou la requête associée. Par
exemple, si vous créez un formulaire standard à partir de la table Employés, et
qu'une relation un-à-plusieurs est définie entre la table Employés et la table
Commandes, la feuille de données affiche tous les enregistrements de la table
Commandes se rapportant à l'enregistrement Employé actif. Vous pouvez
supprimer la feuille de données du formulaire si vous jugez ne pas en avoir
besoin. S'il existe plusieurs tables liées par une relation un-à-plusieurs avec la
table qui a servi à créer le formulaire, Access n'ajoute pas de feuilles de données
au formulaire.
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Créer un formulaire double affichage à l'aide de l'outil Formulaire double
affichage
Le formulaire double affichage est une nouvelle fonctionnalité de Microsoft
Office Access 2007 qui offre deux affichages simultanés des données : un
affichage Formulaire et un affichage Feuille de données.
Ces deux affichages sont rattachés à la même source de données et sont toujours
synchronisés. Ainsi, si vous sélectionnez un champ dans une partie du
formulaire, le même champ est sélectionné dans l'autre partie du formulaire.
Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des données dans chacune des
parties, comme en modifier ou en supprimer (à condition que la source
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d'enregistrement soit modifiable et que vous n'ayez pas configuré le formulaire
de façon à empêcher ces opérations).
L'utilisation de formulaires double affichage offre les avantages de deux types
de formulaires dans un seul et même formulaire. Par exemple, vous pouvez
utiliser la partie feuille de données du formulaire pour retrouver rapidement un
enregistrement, et utiliser ensuite la partie formulaire pour consulter ou modifier
l'enregistrement.
Pour créer un formulaire double affichage à l'aide de l'outil Formulaire double
affichage :
1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient
les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. Vous
pouvez également ouvrir la table ou la requête en mode Feuille de
données.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire
double affichage.
Access crée le formulaire et l'affiche en mode Page. Ce mode vous permet
d'apporter des modifications à la conception du formulaire tout en ayant les
données affichées. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte
en fonction des données à afficher, si nécessaire. Pour plus d'informations sur les
modes d'affichage de formulaires, voir la section Présentation des modes Page et
Création.
Pour plus d'informations sur la création et l'utilisation d'un formulaire double
affichage, voir l'article Créer un formulaire double affichage.
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Créer un formulaire affichant plusieurs enregistrements à l'aide de l'outil
Plusieurs éléments
Lorsque vous créez un formulaire à l'aide de l'outil Formulaire standard, le
formulaire créé par Access affiche un seul enregistrement à la fois. Si vous avez
besoin d'un formulaire qui affiche plusieurs enregistrements tout en offrant
davantage de possibilités en termes de personnalisation qu'une feuille de
données, vous pouvez utiliser l'outil Plusieurs éléments.
1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient
les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plusieurs
éléments.
Access crée le formulaire et l'affiche en mode Page. Ce mode vous permet
d'apporter des modifications à la conception du formulaire tout en ayant les
données affichées. Par exemple, vous pouvez adapter la taille des zones de texte
en fonction des données à afficher. Pour plus d'informations sur les modes
d'affichage des formulaires, voir la section Présentation des modes Page et
Création.
Lorsque vous utilisez l'outil Plusieurs éléments, le formulaire créé par Access
ressemble à une feuille de données. Les données sont disposées dans des lignes
et des colonnes, et vous voyez plusieurs enregistrements à la fois. Toutefois, un
formulaire Plusieurs éléments offre davantage d'options de personnalisation
qu'une feuille de données, avec notamment la possibilité d'ajouter des éléments
graphiques, des boutons et d'autres contrôles. Pour plus d'informations sur la
personnalisation de votre formulaire, voir les sections Ajuster votre formulaire
en mode Page, Ajuster votre formulaire en mode Création et Ajouter des
contrôles à votre formulaire.
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Créer un formulaire à l'aide de l'Assistant Formulaire
Pour être plus sélectif quant aux champs à faire figurer sur votre formulaire,
vous pouvez utiliser l'Assistant Formulaire à la place des divers outils de
création de formulaires mentionnés précédemment. Vous pouvez également
définir la façon dont les données sont regroupées et triées, et vous pouvez
utiliser les champs de plusieurs tables ou requêtes, si tant est que vous ayez
préalablement spécifié les relations entre les tables et les requêtes. Pour plus
d'informations sur la création de relations, voir les liens situés dans la section
Voir aussi de cet article.
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de
formulaires, puis sur Assistant Formulaire.
2. Suivez les instructions fournies dans les pages de l'Assistant Formulaire.
REMARQUE Si vous souhaitez inclure des champs de plusieurs tables
ou requêtes dans votre formulaire, ne cliquez pas sur Suivant ou sur
Terminer après avoir sélectionné les champs de la première table ou
requête dans la première page de l'Assistant Formulaire. Au lieu de cela,
répétez les étapes afin de sélectionner une table ou une requête, puis
cliquez sur les champs supplémentaires que vous souhaitez inclure dans le
formulaire. Cliquez ensuite sur Suivant ou sur Terminer pour continuer.
3. Dans la dernière page de l'Assistant, cliquez sur Terminer.
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Créer un formulaire à l'aide de l'outil Vide
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Si l'Assistant ou les outils de création de formulaires ne répondent pas à vos
besoins, vous pouvez utiliser l'outil Vide pour créer un formulaire. Celui-ci
permet de créer un formulaire en peu de temps, surtout si vous prévoyez de
placer un nombre limité de champs dans votre formulaire.
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire
vierge.
Access ouvre un formulaire vide en mode Page et affiche le volet Liste de
champs.
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2. Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard de
la ou des tables contenant les champs que vous souhaitez faire figurer sur
le formulaire.
3. Pour ajouter un champ au formulaire, double-cliquez dessus ou faites-le
glisser vers le formulaire. Pour ajouter plusieurs champs à la fois,
maintenez la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur plusieurs champs, puis
faites-les glisser simultanément vers le formulaire.
REMARQUE L'ordre des tables dans le volet de Liste de champs peut
varier selon la partie du formulaire actuellement sélectionnée. Si vous ne
pouvez pas ajouter un champ au formulaire, sélectionnez une autre partie
du formulaire et réessayez d'ajouter le champ. Pour plus d'informations
sur l'utilisation du volet Liste de champs, consultez l'article Ajouter un
champ à un formulaire ou un état.
4. Pour ajouter un logo, un titre, des numéros de page ou la date et l'heure au
formulaire, utilisez les outils figurant dans le groupe Contrôles, sous
l'onglet Mise en forme.
5. Si vous souhaitez ajouter une plus grande variété de contrôles au
formulaire, passez en mode Création en cliquant avec le bouton droit sur
le formulaire, puis en cliquant sur Mode Création . Vous pourrez dès
lors utiliser les outils figurant dans le groupe Contrôles, sous l'onglet
Création.
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Présentation des contrôles
Les contrôles sont des objets qui affichent des données, exécutent des actions et
permettent d'afficher et utiliser des informations qui améliorent l'interface
utilisateur, telles que les étiquettes et les images. Outre la zone de texte, qui est
le contrôle le plus couramment utilisé, les étiquettes, les cases à cocher et les
contrôles de sous-formulaire/sous-état comptent parmi les autres contrôles.
Les contrôles peuvent être dépendants, indépendants ou calculés :
Contrôle dépendant Un contrôle dont la source de données est un champ
de table ou de requête est appelé « contrôle dépendant ». Les contrôles
dépendants servent à afficher des valeurs issues de champs d'une base de
données. Ces valeurs peuvent consister en du texte, des dates, des valeurs
numériques, des valeurs Oui/Non, des images ou des graphiques. Par
exemple, une zone de texte de formulaire qui présente le nom d'un
employé peut tirer cette information du champ Nom de la table Employés.
Contrôle indépendant Un contrôle qui n'a pas de source de données
(comme un champ ou une expression) est appelé « contrôle indépendant
». Les contrôles indépendants s'avèrent particulièrement utiles pour
afficher des informations, des lignes, des rectangles et des images. Par
exemple, une étiquette qui affiche le titre d'un formulaire est un contrôle
indépendant.
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Contrôle calculé Un contrôle dont la source de données est une
expression, et non un champ, est appelé « contrôle calculé ». C'est vous
qui spécifiez la valeur à utiliser comme source de données du contrôle en
définissant une expression. Une expression peut être une combinaison
d'opérateurs (tels que = et + ), de noms de contrôles, de noms de champs,
de fonctions renvoyant une valeur unique et de valeurs de constante. Par
exemple, l'expression suivante calcule le prix d'un article avec une remise
de 25 % en multipliant la valeur figurant dans le champ Prix unitaire par
une valeur de constante (0,75).
=[Prix unitaire] * 0,75
Une expression peut utiliser les données d'un champ de la table ou de la
requête sous-jacente du formulaire, ou encore les données d'un autre
contrôle du formulaire.
Pour plus d'informations sur les expressions, voir les liens de la section
Voir aussi.
Lorsque vous créez un formulaire, il est sans doute plus judicieux de commencer
par ajouter et disposer tous les contrôles dépendants, surtout s'ils forment la
majorité des contrôles du formulaire. Vous pouvez ensuite ajouter les contrôles
indépendants et calculés qui complètent la structure à l'aide des outils du groupe
Contrôles, sous l'onglet Créer du mode Création.
Pour lier un contrôle à un champ, vous devez identifier le champ à partir duquel
le contrôle obtient ses données. Vous pouvez créer un contrôle lié au champ
sélectionné en faisant glisser le champ du volet Liste de champs vers le
formulaire. Le volet Liste de champs contient les champs de la table ou de la
requête sous-jacente du formulaire. Pour afficher le volet Liste de champs,
appuyez sur Alt+F8 ou, sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur
Ajouter des champs existants. Lorsque vous double-cliquez sur un champ dans
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le volet Liste de champs, Access ajoute le type de contrôle correspondant à ce
champ dans le formulaire.
Vous pouvez également lier un champ à un contrôle en tapant le nom du champ
dans le contrôle proprement dit ou dans la zone de saisie de la propriété Source
contrôle qui se trouve dans la feuille de propriétés du contrôle. La feuille de
propriétés définit les caractéristiques du contrôle, à savoir, son nom, la source de
ses données et son format. Pour ouvrir la feuille de propriétés, appuyez sur F4.
Le meilleur moyen de créer un contrôle dépendant est d'utiliser le volet Liste de
champs, et ce pour deux raisons :
Access complète automatiquement l'étiquette attachée au contrôle en y
insérant le nom du champ (ou de la légende définie pour ce champ dans la
table ou la requête sous-jacente). Vous n'avez donc pas besoin de taper
vous-même l'intitulé du contrôle.
Access attribue automatiquement à la plupart des propriétés du contrôle
des valeurs adéquates qui tiennent compte des propriétés du champ de la
table ou de la requête sous-jacente (comme les propriétés Format,
Nombre de décimales et Masque de saisie).
Si vous avez déjà créé un contrôle indépendant et souhaitez le lier à un champ,
entrez le nom de ce champ dans la zone de la propriété Source contrôle du
contrôle. Pour plus d'informations sur la propriété Source contrôle, appuyez sur
F1 lorsque le curseur se trouve dans la liste déroulante de la propriété.
Haut de la page
Présentation des mises en forme de contrôle
Les mises en forme de contrôle sont des guides qui alignent horizontalement et
verticalement vos contrôles pour donner une apparence uniforme à votre
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formulaire. Vous pouvez considérer une disposition de contrôle comme un
tableau dont chaque cellule contient un contrôle. Les procédures suivantes vous
indiquent comment ajouter, supprimer ou réorganiser des contrôles dans les
mises en forme de contrôle.
Les mises en forme de contrôle sont de deux types : tabulaire et empilé.
Dans les mises en forme de contrôle tabulaires, les contrôles sont disposés
en lignes et en colonnes à la manière d'une feuille de calcul, avec des
étiquettes en haut. Les mises en forme de contrôle tabulaires s'étendent
toujours sur deux sections d'un formulaire : quelle que soit la section où
se trouvent les contrôles, les étiquettes figurent dans la section précédente.
Dans les mises en forme empilées, les contrôles sont disposés
verticalement à la manière d'un formulaire papier, avec une étiquette à
gauche de chaque contrôle. Les mises en forme empilées figurent toujours
dans une même section de formulaire.
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Vous pouvez avoir plusieurs mises en forme de contrôle de type quelconque sur
un formulaire. Vous pouvez par exemple avoir une disposition tabulaire pour
créer une ligne de données pour chaque enregistrement et une ou plusieurs mises
en forme empilées au-dessous, qui contiennent davantage d'informations pour le
même enregistrement .
Créer une nouvelle disposition de contrôle
Access crée automatiquement des mises en forme de contrôle empilées dans
l'une des circonstances suivantes :
Vous créez un nouveau formulaire en cliquant sur Formulaire dans le
groupe Formulaires de l'onglet Créer.
Vous créez un nouveau formulaire en cliquant sur Formulaire vierge
dans le groupe Formulaires de l'onglet Créer, puis en faisant glisser un
champ du volet Liste de champs vers le formulaire.
Sur un formulaire existant, vous pouvez créer une nouvelle disposition de
contrôle en procédant comme suit :
1. Sélectionnez un contrôle que vous voulez ajouter à la disposition.
2. Si vous voulez ajouter d'autres contrôles à la même disposition, maintenez
la touche Maj enfoncée tout en sélectionnant ces contrôles.
3. Effectuez l'une des opérations suivantes :
� Sur l'onglet Réorganiser, dans le groupe Contrôler la disposition,
cliquez sur Tabulaire ou Empilé .
� Cliquez avec le bouton droit sur le ou les contrôles sélectionnés,
pointez sur Disposition, puis cliquez sur Tabulaire ou Empilé
.
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Access crée la disposition du contrôle et lui ajoute les contrôles sélectionnés.
Basculer d'une disposition de contrôle tabulaire à empilée et inversement
Pour basculer la totalité d'une disposition d'un type à un autre :
Sélectionnez la disposition de contrôle en cliquant sur le sélecteur orange
de disposition dans le coin supérieur gauche de la disposition. Toutes les
cellules de la disposition sont sélectionnées.
Effectuez l'une des opérations suivantes :
Sur l'onglet Réorganiser, dans le groupe Contrôler la disposition,
cliquez sur le type de disposition souhaité (Tabulaire ou Empilé
.
Cliquez avec le bouton droit sur la disposition de contrôle, pointez sur
Disposition et cliquez sur le type de disposition souhaité.
Accès réorganise les contrôles dans le type de disposition souhaité.
Fractionner une disposition de contrôle en deux dispositions
Vous pouvez fractionner une disposition de contrôle en deux dispositions en
procédant comme suit :
1. Maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur les contrôles que vous
souhaitez déplacer vers la nouvelle disposition de contrôle.
2. Effectuez l'une des opérations suivantes :
� Sur l'onglet Réorganiser, dans le groupe Contrôler la disposition,
cliquez sur le type de disposition souhaité pour la nouvelle
disposition (Tabulaire ou Empilé .
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� Cliquez avec le bouton droit sur les contrôles sélectionnés, pointez
sur Disposition, puis cliquez sur le type souhaité pour la nouvelle
disposition.
Access crée une nouvelle disposition de contrôle et lui ajoute les contrôles
sélectionnés.
Réorganiser les contrôles d'une disposition de contrôle
Vous pouvez déplacer un contrôle d'une disposition de contrôle en le
faisant glisser jusqu'à l'emplacement souhaité. En faisant glisser le champ,
une barre horizontale ou verticale indique où il sera placé lorsque vous
relâchez le bouton de la souris.
Vous pouvez déplacer un contrôle d'une mise en page de contrôle vers
une autre du même type. Vous pouvez par exemple faire glisser un
contrôle d'une disposition empilée vers une autre disposition empilée,
mais pas vers une disposition tabulaire.
Ajouter des contrôles à une disposition de contrôle
Pour ajouter un champ du volet Liste de champs à une disposition de
contrôle existante
Faites glisser le champ du volet Liste des champs vers la disposition.
Une barre horizontale ou verticale indique où le champ sera placé lorsque
vous relâchez le bouton de la souris.
Pour ajouter des contrôles existants à une disposition de contrôle existante
1. Sélectionnez le premier contrôle que vous voulez ajouter à la disposition
de contrôle.
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2. Si vous voulez ajouter d'autres contrôles à la même disposition, maintenez
la touche Maj enfoncée tout en sélectionnant ces contrôles. Vous pouvez
sélectionner des contrôles d'autres mises en forme de contrôle.
3. Effectuez l'une des opérations suivantes :
� Si le formulaire est ouvert en mode Création, faites glisser les champs
sélectionnés vers la disposition. Une barre horizontale ou verticale
indique où les champs seront placés lorsque vous relâchez le bouton
de la souris.
� Si le formulaire est ouvert en mode Page :
1. Sous l'onglet Réorganiser, dans le groupe Contrôler la
disposition, cliquez sur le type de disposition auquel vous
ajoutez les contrôles. Si vous ajoutez des contrôles à une
disposition tabulaire, cliquez sur Tabulaire . Si vous ajoutez
des contrôles à une disposition empilée, cliquez sur Empilé .
Access crée une nouvelle disposition et lui ajoute les contrôles
sélectionnés.
2. Faites glisser la nouvelle disposition vers la disposition existante.
Une barre horizontale ou verticale indique où les champs seront
placés lorsque vous relâchez le bouton de la souris.
Supprimer des contrôles d'une disposition de contrôle
La suppression d'un contrôle d'une disposition de contrôle vous permet de le
placer n'importe où sur le formulaire sans incidence sur la position des autres
contrôles.
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Sélectionnez le contrôle à supprimer de la disposition. Pour sélectionner
plusieurs contrôles, maintenez la touche Maj enfoncée tout en cliquant sur
les contrôles à supprimer. Pour sélectionner tous les contrôles de la
disposition, cliquez sur la zone du sélecteur de disposition dans le coin
supérieur gauche de la disposition.
Effectuez l'une des opérations suivantes :
Sous l'onglet Réorganiser, dans le groupe Contrôler la disposition,
cliquez sur Supprimer .
Cliquez avec le bouton droit sur l'un des contrôles sélectionnés,
pointez sur Disposition, puis cliquez sur Supprimer .
Accès supprime les contrôles sélectionnés de la disposition.
Haut de la page
Présentation des modes Page et Création
Mode Page Le mode Page est l'affichage le plus intuitif lorsqu'il s'agit de
modifier un formulaire. Vous pouvez y effectuer pratiquement toutes les
modifications qu'il est possible d'apporter à un formulaire dans Office Access
2007. En mode Page, le formulaire est bel et bien en cours d'exécution, si bien
que vous pouvez voir vos données telles qu'elles apparaîtront en mode
Formulaire. Néanmoins, ce mode vous permet également d'apporter des
modifications à la conception du formulaire. Étant donné que les données sont
visibles pendant que vous modifiez le formulaire, il s'agit d'un mode très
pratique pour définir la taille des contrôles ou pour effectuer presque toutes les
autres tâches qui ont une incidence sur l'aspect et l'utilisation du formulaire.
Certaines tâches ne peuvent pas être effectuées en mode Page et nécessitent de
passer en mode Création. Dans certaines situations, Access affiche un message
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vous indiquant que vous devez passer en mode Création pour effectuer une
modification particulière.
Mode Création Le mode Création offre une vue plus détaillée de la structure de
votre formulaire, avec une décomposition des sections En-tête, Détail et Pied de
page du formulaire. Le formulaire n'est pas réellement en cours d'exécution
lorsqu'il est affiché en mode Création, si bien que vous ne pouvez pas voir les
données sous-jacentes pendant que vous apportez des modifications à la
structure ; toutefois, certaines tâches s'effectuent plus facilement en mode
Création qu'en mode Page. En effet, vous pouvez :
ajouter une plus grande diversité de contrôles à votre formulaire,
notamment des étiquettes, des images, des lignes et des rectangles ;
modifier la source des contrôles Zone de texte dans les zones de texte
elles-mêmes, sans passer par la feuille de propriétés ;
Redimensionnez des sections de formulaire, comme la section En-tête de
formulaire ou Détail.
modifier certaines propriétés de formulaire qui ne peuvent pas l'être en
mode Page (comme les propriétés Affichage par défaut et Autoriser le
mode Formulaire).
Haut de la page
Ajuster votre formulaire en mode Page
Une fois que vous avez créé un formulaire, vous pouvez ajuster facilement sa
conception en travaillant en mode Page. En vous basant sur les données réelles
du formulaire, vous pouvez réorganiser les contrôles et ajuster leur taille. Vous
pouvez placer de nouveaux contrôles dans le formulaire et définir les propriétés
de ce dernier et des contrôles qu'il contient.
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Pour passer au mode Page, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire
dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page. .
Access affiche le formulaire en mode Page.
Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés du
formulaire et des contrôles et des sections qu'il contient. Pour afficher la feuille
de propriétés, appuyez sur F4.
Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la
table ou de la requête sous-jacente à la structure de votre formulaire. Pour
afficher le volet Liste de champs, effectuez l'une des actions suivantes :
Sous l'onglet Format, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter des
champs existants.
Appuyez sur Alt+F8.
Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de
champs vers votre formulaire.
Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus ou faites-le glisser
du volet Liste de champs vers la section du formulaire où vous souhaitez
le faire apparaître.
Pour ajouter plusieurs champs à la fois, maintenez la touche Ctrl
enfoncée, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites
ensuite glisser les champs sélectionnés vers le formulaire.
Haut de la page
Ajuster votre formulaire en mode Création
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Vous pouvez également ajuster la structure de votre formulaire en mode
Création. Vous pouvez ajouter de nouveaux contrôles et champs au formulaire
en les ajoutant à la grille de création. La feuille de propriétés vous donne accès à
un grand nombre de propriétés que vous pouvez définir en vue de personnaliser
votre formulaire.
Pour passer au mode Création, cliquez avec le bouton droit sur le nom du
formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création .
Access affiche le formulaire en mode Création.
Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés du
formulaire et des contrôles et des sections qu'il contient. Pour afficher la feuille
de propriétés, appuyez sur F4.
Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la
table ou de la requête sous-jacente à la structure de votre formulaire. Pour
afficher le volet Liste de champs, effectuez l'une des actions suivantes :
Sous l'onglet Format, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter des
champs existants.
Appuyez sur Alt+F8.
Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de
champs vers votre formulaire.
Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus ou faites-le glisser
du volet Liste de champs vers la section du formulaire où vous souhaitez
le faire apparaître.
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Pour ajouter plusieurs champs à la fois, maintenez la touche Ctrl
enfoncée, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites
ensuite glisser les champs sélectionnés vers le formulaire.
Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus ou faites-le glisser
du volet Liste de champs vers la section du formulaire où vous souhaitez
le faire apparaître.
Pour ajouter plusieurs champs à la fois, maintenez la touche Ctrl
enfoncée, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites
ensuite glisser les champs sélectionnés vers le formulaire.
Haut de la page
Ajouter des contrôles à votre formulaire
Certains contrôles sont créés automatiquement, comme le contrôle dépendant
qui est créé lorsque vous ajoutez un champ du volet Liste de champs au
formulaire. De nombreux autres contrôles peuvent être créés en mode Création à
l'aide des outils du groupe Contrôles, sous l'onglet Créer.
REMARQUE Plusieurs outils du groupe Contrôles ne sont accessibles que
lorsque votre formulaire est ouvert en mode Création. Pour passer au mode
Création, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet de
navigation, puis cliquez sur Mode Création .
Déterminer le nom d'un outil
Placez le pointeur de la souris sur l'outil.
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Access affiche le nom de l'outil.
Utiliser les Assistants Contrôle
Vous pouvez utiliser les Assistants pour créer des boutons de commande, des
zones de liste, des sous-formulaires, des zones de liste déroulante et des groupes
d'options. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, si l'option Utiliser les
Assistants contrôle n'est pas activée, cliquez dessus pour l'activer.
Si vous préférez créer des contrôles sans l'aide de l'Assistant, cliquez sur l'option
Utiliser les Assistants contrôle pour la désactiver.
Créer un contrôle à l'aide des outils du groupe Contrôles
1. Cliquez sur l'outil correspondant au type de contrôle que vous souhaitez
ajouter. Par exemple, pour créer une case à cocher, cliquez sur l'outil
Case à cocher.
2. Cliquez dans la grille de création de formulaire à l'endroit où vous
souhaitez positionner le coin supérieur gauche du contrôle. Cliquez une
fois pour créer un contrôle de taille standard, ou cliquez sur l'outil et faites
glisser le pointeur de la souris dans la grille de création de formulaire
pour créer un contrôle de taille personnalisée.
3. Si vous avez activé l'option Utiliser les Assistants contrôle et que le
contrôle que vous souhaitez placer est associé à un Assistant, celui-ci
démarre et vous guide tout au long du processus de paramétrage du
contrôle.
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4. Si vous ne positionnez pas parfaitement le contrôle, vous pouvez le
déplacer en procédant comme suit :
1. Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner.
2. Placez le pointeur de la souris sur le contrôle pour qu'il se transforme
en flèche cruciforme .
3. Cliquez sur le contrôle et faites-le glisser jusqu'à l'emplacement
souhaité.
Si vous utilisez un Assistant Contrôle, il est possible qu'il contienne une
procédure pour lier le contrôle à un champ. À défaut, cette procédure crée un
contrôle indépendant. Si, de par son type, le contrôle est en mesure d'afficher des
données (par exemple, une zone de texte ou une case à cocher), vous devez
entrer le nom d'un champ ou une expression dans la zone de la propriété Source
contrôle du contrôle pour que ce dernier puisse afficher des données. Pour
afficher les propriétés d'un contrôle, sélectionnez le contrôle et appuyez sur F4.
Pour plus d'informations, voir la section Présentation des contrôles.
Haut de la page
Enregistrer votre travail
Dès lors que vous enregistrez la structure de votre formulaire, vous pouvez
exécuter le formulaire aussi souvent que vous le souhaitez. Si la structure ne
change pas, les données sont actualisées chaque fois que vous affichez le
formulaire. Si vos besoins évoluent, vous pouvez modifier la structure du
formulaire, voire créer un nouveau formulaire basé sur l'original.
Enregistrer la structure d'un formulaire
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1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis cliquez sur
Enregistrer
Cliquez sur Enregistrer dans la Barre d'outils Accès rapide ou
appuyez sur Ctrl+S.
2. Si le formulaire est sans titre, tapez un nom dans la zone Nom de
formulaire, puis cliquez sur OK.
Enregistrer la structure d'un formulaire sous un nouveau nom
1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Enregistrer sous.
2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom dans la zone
Enregistrer le formulaire dans, sélectionnez Formulaire dans la liste
En tant que, puis cliquez sur OK.
Haut de la page
Voir aussi
Ajouter un champ à un formulaire ou un état
Créer des tables dans une base de données
Créer un formulaire contenant un sous-formulaire (formulaire un-à-plusieurs)
Créer un formulaire double affichage
Créer une requête Sélection simple
Insérer des numéros de page dans un formulaire ou un état
Insérer la date et l'heure dans un formulaire ou un état
Insérer un logo dans un formulaire ou un état
Insérer un titre dans un formulaire ou un état
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Insérer une feuille de données dans un formulaire
Créer un formulaire contenant un sous-formulaire (formulaire un-à-
plusieurs)
Afficher tout
Lorsque vous utilisez des données relationnelles (données liées stockées dans
des tables distinctes), il est souvent nécessaire d'afficher les données de plusieurs
tables ou requêtes dans le même formulaire. Par exemple, il est possible que
vous souhaitiez consulter les données d'un client en même temps que les détails
concernant les commandes de celui-ci. Le sous-formulaire est un outil pratique
qui permet de réaliser cette opération. Microsoft Office Access 2007 propose
plusieurs méthodes pour créer rapidement des sous-formulaires.
Que voulez-vous faire ?
Présentation des sous-formulaires
Créer un formulaire contenant un sous-formulaire en utilisant l'Assistant
Formulaire
Créer un sous-formulaire en faisant glisser un formulaire sur un autre
Créer un formulaire contenant deux sous-formulaires
Créer un formulaire contenant des sous-formulaires imbriqués
Présentation des sous-formulaires
Un sous-formulaire est un formulaire inséré dans un autre formulaire. Le
formulaire de base est appelé formulaire principal et le formulaire qu'il contient,
sous-formulaire. Une combinaison formulaire/sous-formulaire est parfois
appelée formulaire hiérarchique ou formulaire père/fils.
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Les sous-formulaires s'avèrent particulièrement utiles lorsque vous souhaitez
afficher les données de tables ou de requêtes qui ont une relation un-à-plusieurs..
Par exemple, vous pouvez créer un formulaire contenant un sous-formulaire
pour afficher les données d'une table Catégories et celles d'une table Produits.
Les données de la table Catégories représentent le côté « un » de la relation,
tandis que les données de la table Produits représentent le côté « plusieurs » de
la relation. Autrement dit, chaque catégorie peut avoir plusieurs produits.
Le formulaire principal affiche les données du côté « un » de la relation.
Le sous-formulaire affiche les données du côté « plusieurs » de la relation.
Dans ce type de formulaire, le formulaire principal et le sous-formulaire sont
liés, si bien que le sous-formulaire ne présente que les enregistrements associés
à l'enregistrement actif du formulaire principal. Ainsi, lorsque le formulaire
principal présente la catégorie Boissons, le sous-formulaire présente uniquement
les produits de cette catégorie. Si le formulaire et le sous-formulaire n'étaient pas
liés, le sous-formulaire présenterait tous les produits, et pas seulement ceux de la
catégorie Boissons.
Le tableau suivant définit quelques termes relatifs aux sous-formulaires. Même
si Access traite la plupart des détails liés à l'utilisation des procédures décrites
dans cet article, il est utile de savoir ce qui se passe « en coulisses » pour
apporter des modifications ultérieures.
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Terme Définition
Contrôle de
sous-
formulaire
Contrôle qui permet d'incorporer un formulaire dans un autre
formulaire. Vous pouvez comparer le contrôle de sous-
formulaire à une « vue » d'un autre objet de votre base de
données, qu'il s'agisse d'un autre formulaire, d'une table ou
d'une requête. Le contrôle de sous-formulaire possède des
propriétés qui vous permettent de lier les données affichées
dans le contrôle aux données du formulaire principal.
Propriété
Objet source
Propriété du contrôle de sous-formulaire qui indique l'objet
qui s'affiche dans le contrôle.
Feuille de
données
Affichage simple de données sous forme de lignes et de
colonnes, à la manière d'une feuille de calcul. Le contrôle de
sous-formulaire affiche une feuille de données lorsque son
objet source est une table ou une requête, ou encore un
formulaire dont la propriété Affichage par défaut est définie
sur Feuille de données. Dans ces cas, le sous-formulaire est
parfois appelé feuille de données et non sous-formulaire.
Propriété Lier
les champs
enfants
Propriété du contrôle de sous-formulaire qui indique le ou
les champs du sous-formulaire qui sont liés au formulaire
principal.
Propriété Lier
les champs
pères
Propriété du contrôle de sous-formulaire qui indique le ou
les champs du formulaire principal qui sont liés au sous-
formulaire.
Pour optimiser les résultats, commencez par établir toutes les relations. Access
peut ainsi créer automatiquement les liens entre les sous-formulaires et les
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formulaires principaux. Pour afficher ou modifier les relations existantes entre
les tables de votre base de données ou pour en créer de nouvelles, sous l'onglet
Outils avancés, dans le groupe Analyser, cliquez sur Relations. Pour plus
d'informations sur la création de relations, voir les liens de la section Voir aussi.
Lorsqu'un contrôle de sous-formulaire a pour objet source un formulaire, il
contient les champs que vous placez dans ce formulaire, et il peut être affiché en
tant que formulaire standard, formulaire continu ou feuille de données. Baser un
sous-formulaire sur un objet de formulaire vous permet d'ajouter des champs
calculés au sous-formulaire, par exemple, [Quantité] * [Prix unitaire].
Vous pouvez également insérer une feuille de données dans un formulaire en
créant un contrôle de sous-formulaire dont l'objet source est une table ou une
requête. Une feuille de données ne peut pas être personnalisée comme un sous-
formulaire ; par exemple, vous ne pouvez pas ajouter un champ calculé à une
feuille de données. En revanche, vous pouvez créer un sous-formulaire basé sur
un formulaire qui contient un champ calculé, puis définir la propriété Affichage
par défaut de ce formulaire sur Feuille de données. Vous obtenez ainsi un
sous-formulaire de type feuille de données qui contient un champ calculé.
Haut de la page
Créer un formulaire contenant sous-formulaire à l'aide de l'Assistant
Formulaire
Cette procédure permet de créer une combinaison formulaire/sous-formulaire à
l'aide de l'Assistant Formulaire.
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de
formulaires, puis sur Assistant Formulaire.
Si l'Assistant ne démarre pas
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2. Dans la liste déroulante Tables/Requêtes de la première page de
l'Assistant, sélectionnez une table ou une requête. Dans le cadre de cet
exemple, pour créer un formulaire Catégories qui présente les produits de
chaque catégorie dans un sous-formulaire, sélectionnez Table :
Catégories (le côté « un » de la relation un-à-plusieurs).
REMARQUE Peu importe la table ou la requête que vous choisissez en
premier.
3. Double-cliquez sur les champs de cette table ou requête que vous
souhaitez inclure.
4. Dans la même page de l'Assistant, sélectionnez une autre table ou requête
dans la liste déroulante Tables/Requêtes. Pour cet exemple, sélectionnez
la table Produits (le côté « plusieurs » de la relation un-à-plusieurs).
5. Double-cliquez sur les champs de cette table ou requête que vous
souhaitez inclure.
6. Lorsque vous cliquez sur Suivant, à supposer que vous ayez correctement
configuré les relations avant de démarrer l'Assistant, celui-ci vous pose la
question suivante : Comment souhaitez-vous afficher vos données ?
(c'est-à-dire, en fonction de quelle table ou requête). Dans le cadre de cet
exemple, pour créer le formulaire Catégories, cliquez sur par Catégories.
L'Assistant affiche une image réduite du formulaire. La zone dans la
partie inférieure du formulaire représente le sous-formulaire.
7. En bas de la page de l'Assistant, sélectionnez l'option Formulaire avec
sous-formulaire(s) et puis sur Suivant.
8. Dans la page Quelle disposition souhaitez-vous pour votre sous-
formulaire ? de l'Assistant, cliquez sur Tabulaire ou Feuille de données
selon la disposition souhaitée pour votre sous-formulaire. Les deux styles
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dispose les données du sous-formulaire sous forme de lignes et de
colonnes, mais la disposition tabulaire est plus personnalisable. Vous
pouvez ajouter de la couleur, des graphiques et d'autres éléments de mise
en forme, tandis qu'une feuille de données est plus compact, tout comme
le mode Feuille de données d'une table. Lorsque vous avez effectué votre
sélection, cliquez sur Suivant.
9. Dans la page Quel style souhaitez-vous ? de l'Assistant, sélectionnez un
style de mise en forme pour le formulaire. Si vous avez choisi Tabulaire
à la page précédente, le style de mise en forme choisi est également
appliqué au sous-formulaire. Une fois votre sélection effectuée, cliquez
sur Suivant.
10. À la dernière page de l'Assistant, entrez les titres des formulaires. Access
nomme les formulaires en fonction des titres entrés et crée l'étiquette du
sous-formulaire en fonction du titre attribué à celui-ci.
Indiquez également dans cette page si vous souhaitez ouvrir le formulaire
en mode Formulaire afin de pouvoir afficher ou modifier les informations
ou si vous souhaitez l'ouvrir en mode Création afin de modifier sa
conception. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur Terminer.
Access crée deux formulaires : un pour le formulaire principal
comprenant le contrôle de sous-formulaire et un pour le sous-formulaire
proprement dit.
Haut de la page
Créer un sous-formulaire en faisant glisser un formulaire sur un autre
Suivez cette procédure si vous disposez de deux formulaires existants et que
vous souhaitez en utiliser un comme sous-formulaire de l'autre formulaire.
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1. En mode Création, ouvrez le formulaire que vous souhaitez utiliser
comme formulaire principal.
2. Dans le groupe Contrôles de l'onglet Créer, si l'outil Utiliser les
Assistants contrôle est sélectionné, cliquez dessus pour le sélectionner.
3. Faites glisser un formulaire du volet de navigation vers le formulaire
principal.
Access ajoute un contrôle de sous-formulaire au formulaire principal et lie le
contrôle au formulaire que vous avez fait glisser depuis le volet de navigation.
Access tente également de lier le sous-formulaire au formulaire principal, en
fonction des relations qui ont été définies dans votre base de données. Si Access
n'est pas en mesure de lier le sous-formulaire au formulaire principal, les
propriétés Lier les champs enfants et Lier les champs pères du contrôle de
sous-formulaire sont vides, et vous devez les définir manuellement en procédant
comme suit :
1. Cliquez avec le bouton droit sur le formulaire principal dans le volet de
navigation, puis cliquez sur Mode Création .
2. Cliquez sur le contrôle de sous-formulaire pour le sélectionner.
3. Si la feuille de propriétés n'est pas déjà affichée, appuyez sur F4 pour
l'afficher.
4. Dans l'onglet Données de la feuille des propriétés, cliquez sur en
regard de la boîte des propriétés Lier les champs fils.
La boîte de dialogue Éditeur de liens des champs des sous-formulaires
apparaît.
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5. Dans les listes déroulantes Champs pères et Champs enfants,
sélectionnez les champs auxquels vous souhaitez lier les formulaires. Si
vous hésitez quant aux champs à choisir, cliquez sur Suggérer pour
qu'Access tente de déterminer les champs de liaison. Lorsque vous avez
terminé, cliquez sur OK.
Si vous ne voyez pas le champ que vous souhaitez utiliser pour lier les
formulaires, vous devrez peut-être modifier la source d'enregistrement du
formulaire fils ou du formulaire enfant de sorte que le champ de liaison
s'y trouve. Par exemple, si le formulaire est basé sur une requête, vous
devez vous assurer que le champ de liaison est présent dans les résultats
de la requête.
6. Enregistrez le formulaire principal et passez en mode Formulaire pour
vérifier que le formulaire fonctionne comme prévu.
Ouvrir un sous-formulaire dans une nouvelle fenêtre en mode Création
Si vous souhaitez apporter des modifications à la structure d'un sous-formulaire
alors que vous utilisez son formulaire principal en mode Création, vous pouvez
ouvrir le sous-formulaire dans sa propre fenêtre :
1. Cliquez sur le sous-formulaire pour le sélectionner.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Sous-formulaire
dans une nouvelle fenêtre.
Haut de la page
Créer un formulaire contenant deux sous-formulaires
Cette procédure permet de créer un formulaire et deux sous-formulaires
présentant les caractéristiques suivantes :
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Le formulaire principal a une relation un-à-plusieurs avec le premier sous-
formulaire.
Le premier sous-formulaire a une relation un-à-plusieurs avec le
deuxième sous-formulaire.
Le formulaire principal contient les deux contrôles de sous-formulaire.
Créer le formulaire
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de
formulaires, puis sur Assistant Formulaire.
Si l'Assistant ne démarre pas
2. Dans la liste déroulante Tables/Requêtes de la première page de
l'Assistant, sélectionnez la table ou la requête pour le formulaire principal.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez créer un formulaire Clients
intégrant deux sous-formulaires (un sous-formulaire Commandes et un
sous-formulaire Détails des commandes). Sélectionnez la table Clients (le
côté « un » de la première relation un-à-plusieurs).
REMARQUE Peu importe la table ou la requête que vous choisissez en
premier.
3. Double-cliquez sur les champs de cette table ou requête que vous
souhaitez inclure.
4. Dans la même page de l'Assistant, sélectionnez la table ou la requête pour
le premier sous-formulaire dans la liste déroulante Tables/Requêtes. Pour
cet exemple, cliquez sur la table Commandes (le côté « plusieurs » de la
première relation un-à-plusieurs), puis double-cliquez sur les champs de
cette table ou requête que vous souhaitez inclure.
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5. Dans la même page de l'Assistant, sélectionnez la table ou la requête pour
le deuxième sous-formulaire dans la liste déroulante Tables/Requêtes.
Pour cet exemple, cliquez sur la table Détails des commandes (le côté «
plusieurs » de la deuxième relation un-à-plusieurs), puis double-cliquez
sur les champs de cette table ou requête que vous souhaitez inclure.
6. Lorsque vous cliquez sur Suivant, à supposer que vous ayez correctement
configuré les relations avant de démarrer l'Assistant, celui-ci vous pose la
question suivante : Comment souhaitez-vous afficher vos données ?
(c'est-à-dire, en fonction de quelle table ou requête). Dans le cadre de cet
exemple, pour créer le formulaire Clients, cliquez sur Par Clients.
7. Sélectionnez l'option Formulaire avec sous-formulaire(s).
8. Suivez les instructions fournies dans les pages restantes de l'Assistant.
Dès lors que vous cliquez sur Terminer, Access crée d'une part un
formulaire principal qui contient deux contrôles de sous-formulaire et
d'autre part deux autres objets de formulaire (un pour chaque sous-
formulaire).
Haut de la page
Créer un formulaire contenant des sous-formulaires imbriqués
Cette procédure permet de créer un formulaire et deux sous-formulaires
présentant les caractéristiques suivantes :
Le formulaire principal a une relation un-à-plusieurs avec le premier sous-
formulaire.
Le premier sous-formulaire a une relation un-à-plusieurs avec le
deuxième sous-formulaire.
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Le premier sous-formulaire contient le deuxième sous-formulaire.
REMARQUE Cette procédure crée deux niveaux de sous-formulaires, mais
vous pouvez la répéter de façon à créer jusqu'à sept niveaux.
1. Créez un formulaire contenant un sous-formulaire. Pour obtenir
davantage d'informations, voir la section Créer un formulaire contenant
un sous-formulaire au moyen de l'Assisant Formulaire.
2. Ouvrez le formulaire principal en mode Création.
3. Cliquez sur le sous-formulaire pour le sélectionner.
4. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Sous-formulaire
dans une nouvelle fenêtre.
Access ouvre le sous-formulaire dans une nouvelle fenêtre.
5. Faites glisser un formulaire, une table ou une requête du volet de
navigation vers le sous-formulaire. Access crée un autre sous-formulaire à
l'intérieur du premier sous-formulaire, ainsi qu'un formulaire pour le sous-
formulaire.
Access ajoute un contrôle de sous-formulaire au sous-formulaire et lie ce dernier
au formulaire que vous avez fait glisser depuis le volet de navigation. Access
tente également de lier les sous-formulaires, en fonction des relations qui ont été
définies dans votre base de données. Si Access n'est pas en mesure d'effectuer la
liaison, les propriétés Lier les champs enfants et Lier les champs pères du
contrôle de sous-formulaire sont vides, et vous devez les définir manuellement
en procédant comme suit :
1. Cliquez une fois sur le contrôle de sous-formulaire pour le sélectionner.
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2. Si la feuille de propriétés n'est pas déjà affichée, appuyez sur F4 pour
l'afficher.
3. Dans l'onglet Données de la feuille des propriétés, cliquez sur en
regard de la boîte des propriétés Lier les champs fils.
La boîte de dialogue Gestionnaire de liaisons du sous-formulaire
s'affiche.
4. Dans les listes déroulantes Champs pères et Champs enfants,
sélectionnez les champs auxquels vous souhaitez lier les formulaires. Si
vous hésitez quant aux champs à choisir, cliquez sur Suggérer pour
qu'Access tente de déterminer les champs de liaison. Lorsque vous avez
terminé, cliquez sur OK.
Si vous ne voyez pas le champ que vous souhaitez utiliser pour lier les
formulaires, vous devrez peut-être modifier la source d'enregistrement du
formulaire fils ou du formulaire enfant de sorte que le champ de liaison
s'y trouve. Par exemple, si le formulaire est basé sur une requête, vous
devez vous assurer que le champ de liaison est présent dans les résultats
de la requête.
5. Enregistrez les formulaires et passez en mode Formulaire pour vérifier
que le formulaire fonctionne comme prévu.
Créer un formulaire double affichage
Le formulaire double affichage est une nouvelle fonctionnalité de Microsoft
Office Access 2007, qui offre deux affichages simultanés des données : un
affichage Formulaire et un affichage Feuille de données. Ces deux affichages
sont rattachés à la même source de données et sont toujours synchronisés. Ainsi,
si vous sélectionnez un champ dans une partie du formulaire, le même champ est
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sélectionné dans l'autre partie du formulaire. Vous pouvez ajouter des données
dans chacune des parties, comme en modifier ou en supprimer (à condition que
la source d'enregistrement soit modifiable et que vous n'ayez pas configuré le
formulaire pour empêcher ces opérations).
L'utilisation de formulaires double affichage offre les avantages de deux types
de formulaires dans un seul et même formulaire. Par exemple, vous pouvez
utiliser la partie feuille de données du formulaire pour retrouver rapidement un
enregistrement, et utiliser ensuite la partie formulaire pour consulter ou modifier
l'enregistrement. La partie formulaire peut servir d'en-tête, esthétique et
fonctionnel, à la partie feuille de données. C'est la technique qui est employée
dans bon nombre de modèles de bases de données disponibles pour Office
Access 2007.
Créer un formulaire double affichage à l'aide de l'outil Formulaire double
affichage
Cette procédure permet de créer un formulaire double affichage entièrement
nouveau. Le formulaire est basé sur une table ou une requête que vous
sélectionnez dans le volet de navigation ou que vous avez ouverte en mode
Feuille de données.
1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient
les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. Vous
pouvez également ouvrir la table ou la requête en mode Feuille de
données.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire
double affichage.
Access crée le formulaire et l'affiche en mode Page. Ce mode vous permet
d'apporter des modifications à la conception du formulaire tout en ayant les
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données affichées. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte
en fonction des données à afficher, si nécessaire.
Haut de la page
Transformer un formulaire existant en formulaire double affichage
Vous pouvez transformer un formulaire existant en formulaire double affichage
en définissant certaines propriétés du formulaire.
1. Ouvrez votre formulaire en mode Création en cliquant dessus avec le
bouton droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode
Création.
2. Si la feuille de propriétés n'est pas affichée, appuyez sur F4.
3. Sélectionnez Formulaire dans la liste déroulante située en haut de la
feuille de propriétés.
4. Sous l'onglet Format de la feuille de propriétés, dans la liste déroulante
Affichage par défaut, sélectionnez Formulaire double affichage.
5. Vérifiez votre formulaire en mode Formulaire. Pour passer en mode
Formulaire, double-cliquez sur le nom du formulaire dans le volet de
navigation.
Ajuster votre formulaire double affichage
Après avoir créé votre formulaire double affichage, vous pouvez apporter
certaines modifications en mode Création ou en mode Page pour obtenir les
résultats souhaités.
Définir les propriétés du formulaire double affichage
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Le tableau suivant répertorie certaines des propriétés liées aux formulaires
double affichage, que vous pouvez définir dans la feuille de propriétés pour
ajuster votre formulaire. Si la feuille de propriétés n'est pas affichée, appuyez sur
F4. Vérifiez également que l'option Formulaire est sélectionnée dans la liste
déroulante en haut de la feuille de propriétés. Toutes les propriétés de la table
sont situées dans l'onglet Format de la feuille de propriétés.
Orientation du
formulaire
double
affichage
Mode Création
seulement
Permet de définir l'emplacement de la
feuille de données : au-dessus, au-
dessous, à gauche ou à droite du
formulaire.
Feuille de
données du
formulaire
double affichage
Mode Création
ou Page
Si cette propriété est définie sur Modif
autorisée (et que la source
d'enregistrement du formulaire est
modifiable), Access autorise les
modifications au niveau de la feuille de
données. Si elle est définie sur Lecture
seule, Access empêche les
modifications dans la feuille de
données.
Barre
Fractionnement
du formulaire
double
affichage
Mode Création
seulement
Si cette propriété est définie sur Oui,
Access autorise le redimensionnement
du formulaire et de la feuille de
données en déplaçant la barre
Fractionnement qui sépare les deux
parties. Vous pouvez faire glisser la
barre Fractionnement pour agrandir ou
réduire la feuille de propriétés. Si elle
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est définie sur Non, la barre
Fractionnement est masquée, et le
formulaire et la feuille de données ne
peuvent pas être redimensionnés.
Enregistrer le
positionnement
de la barre
Fractionnement
Mode Création
seulement
Si cette propriété est définie sur Oui, le
formulaire s'ouvre avec la barre
Fractionnement positionnée au même
endroit que lorsque vous l'avez fermé
pour la dernière fois. Si elle est définie
sur Non, le formulaire et la feuille de
données ne peuvent pas être
redimensionnés, et la barre
Fractionnement est masquée.
Taille du
formulaire
double
affichage
Mode Création
ou Page
Permet de définir une hauteur ou une
largeur exacte (selon que le
fractionnement est vertical ou
horizontal) , pour la partie formulaire
du formulaire double affichage. Par
exemple, vous pouvez taper 1" pour
définir une hauteur ou une largeur de 1
pouce. Vous pouvez taper Auto pour
définir la dimension autrement,
notamment en faisant glisser la barre de
fractionnement en mode Page.
Impression du
formulaire
double
affichage
Mode Création
ou Page
Permet de spécifier la partie du
formulaire à imprimer lors de
l'impression du formulaire. Si la
propriété est définie sur Formulaire
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uniquement, seule la partie formulaire
est imprimée. Si la propriété est définie
sur Feuille de données uniquement,
seule la partie feuille de données est
imprimée.
Fixer la position du séparateur du formulaire
Pour positionner le séparateur du formulaire à un endroit précis afin qu'aucun
autre utilisateur puisse le déplacer, effectuez l'opération suivante :
1. Basculez en mode Création en cliquant avec le bouton droit sur le
formulaire dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode
Création.
2. Si la feuille de propriétés n'est pas déjà affichée, appuyez sur F4 pour
l'afficher.
3. Sélectionnez Formulaire dans la liste déroulante située en haut de la
feuille de propriétés.
4. Dans l'onglet Format de la feuille de propriétés, attribuez à la propriété
Barre Fractionnement du formulaire double affichage la valeur Non.
5. Définissez la propriété Enregistrer le positionnement de la barre
Fractionnement sur la valeur Oui.
6. Basculez en mode Page en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire
dans le volet de navigation, puis sur Mode Page.
7. Faites glisser la barre Fractionnement vers la position souhaité (ou tapez
une hauteur exacte dans la zone Taille du formulaire double affichage
de la zone de propriété).
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8. Passez en mode Formulaire pour afficher les résultats.
Le séparateur est fixé à l'emplacement que vous avez défini, et la barre
Fractionnement est masquée.
Ajouter ou supprimer un champ
1. Si le volet Liste de champs n'est pas affichée, sous l'onglet Mise en
forme, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants.
2. Recherchez le champ que vous souhaitez ajouter, puis faites-le glisser
vers la feuille de données ou le formulaire.
Si vous faites glisser le champ vers la feuille de données, il est également
ajouté au formulaire. De la même manière, si vous faites glisser le champ
vers le formulaire, il est également ajouté à la feuille de données.
3. Pour supprimer un champ, vous devez utiliser la partie formulaire du
formulaire double affichage. Cliquez sur le champ pour le sélectionner,
puis appuyez sur Suppr.
Le champ est supprimé à la fois du formulaire et de la feuille de données.
Pour plus d'informations sur l'ajout de champs au moyen du volet Liste des
champs , consultez l'article Ajouter un champ à un formulaire ou un état.
Insérer une feuille de données dans un formulaire
Une feuille de données est un affichage simplifié de données organisées en
lignes et en colonnes. Si vous double-cliquez sur une table dans le volet
Navigation, Microsoft Office Access 2007 affiche la table sous forme de feuille
de données. En raison de leur présentation compacte des données, les feuilles de
données sont utiles lorsqu'elles sont utilisées comme sous-formulaires pour
afficher des données du côté « plusieurs » d'une relation un-à-plusieurs. Cet
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article explique comment ajouter des feuilles de données à vos formulaires dans
Office Access 2007.
Afficher un exemple de feuille de données sur un formulaire
Supposons que vous vouliez créer un formulaire qui affiche des données
concernant des catégories de produits ainsi que les produits de ces catégories.
Les données de la table Catégories représentent le côté « un » de la relation,
alors que les données de la table Produits représentent le côté « plusieurs » de
cette relation. Chaque catégorie peut avoir de nombreux produits.
Le formulaire principal affiche les données du côté « un » de la relation.
La feuille de données affiche les données du côté « plusieurs » de la relation.
Établir des relations entre des tables
Avant d'aborder la création d'un formulaire contenant une feuille de données,
vous avez intérêt à étudier les relations existant entre vos tables et ajouter les
relations éventuellement manquantes. Cela permet à Access de créer
automatiquement les liens entre les feuilles de données et les formulaires
principaux. Pour afficher, ajouter ou modifier les relations entre les tables de
votre base de données, dans l'onglet Outils avancés, groupe Analyser, cliquez
sur Relations. Pour plus d'informations sur la création de relations, voir la
section Voir aussi.
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Créer un formulaire contenant une feuille de données à l'aide de l'outil
Formulaire
Lorsque vous utilisez l'outil Formulaire pour créer un formulaire qui est basé sur
une table qui figure sur « un » côté d'une relation un-à-plusieurs unique, Access
insère automatiquement une feuille de données qui affiche les données du côté «
plusieurs » de la relation.
Par exemple, si les conditions suivantes sont réunies, Access insère une feuille
de données qui présente toutes les commandes de chaque client :
Vous avez créé un formulaire standard basé sur la table Clients.
Vous avez défini une relation un-à-plusieurs avec la table Commandes qui
spécifie qu'un enregistrement de la table Clients peut être lié à plusieurs
enregistrements de la table Commandes.
La table Client ne se trouve pas du côté « un » d'une autre relation un-à-
plusieurs.
1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table qui se trouve du côté « un
» de la relation un-à-plusieurs.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur
Formulaire.
Access crée le formulaire en plaçant la feuille de données au bas de ce dernier.
Si Access ne crée pas de feuille de données, cela signifie que la table que vous
avez utilisée pour le formulaire ne fait pas partie d'une relation un-à-plusieurs,
ou que cette table fait partie de plusieurs relations un-à-plusieurs.
REMARQUES
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Mis à part le formulaire principal, cette procédure ne crée aucun autre
objet de formulaire. La feuille de données est une vue directe de la table.
Pour masquer une colonne dans une feuille de données Cliquez avec le
bouton droit sur la colonne, puis cliquez sur Masquer la colonne. Ce
paramétrage est enregistré. Par conséquent, si vous enregistrez et fermez
le formulaire et que vous le rouvrez, la colonne sera toujours masquée.
Pour restaurer une colonne masquée dans une feuille de données
Cliquez avec le bouton droit sur un en-tête de colonne de la feuille de
données, puis cliquez sur Afficher les colonnes. Activez la case à cocher
en regard de chaque colonne dont vous souhaitez rétablir l'affichage, puis
cliquez sur Fermer.
Créer un formulaire contenant une feuille de données à l'aide du mode Page
Si, dans votre base de données, vous avez déjà défini les relations entre tables,
vous pouvez créer rapidement un formulaire contenant une feuille de données
standard à l'aide du mode Page. Lorsque vous ajoutez un champ du côté «
plusieurs » d'une relation à un formulaire basé sur le côté « un » de la relation,
Access crée automatiquement une feuille de données pour afficher les
enregistrements associés.
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire
vierge.
Access ouvre un formulaire vierge en mode Page et affiche le volet Liste
des champs .
REMARQUE Si vous fermez accidentellement le volet Liste de
champs, vous pouvez le rouvrir en effectuant l'une des opérations
suivantes :
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� Appuyez sur ALT+F8.
—ou—
Sous l'onglet Format, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter
des champs existants.
2. Cliquez sur le signe plus en regard de la table située du côté « un » de la
relation un-à-plusieurs, puis faites glisser le premier champ de votre choix
vers le formulaire.
Notez que le volet Liste de champs divise les tables en sections :
Champs disponibles pour cette vue et, en dessous de celle-ci, Champs
disponibles dans les tables associées. Au bas du volet Liste champs, les
autres champs qui ne sont pas directement liés à la table principale sont
répertoriés sous Champs disponibles dans les autres tables.
3. Depuis la section Champs disponibles pour cet affichage, faites glisser
les champs désirés sur le formulaire principal.
4. Depuis la section Champs disponibles dans les tables associées, faites
glisser le premier champ désiré de votre feuille de données sur le
formulaire. Access crée une feuille de données et y ajoute le champ.
5. Vous devez d'abord cliquer sur la feuille de données Money pour ajouter
d'autres champs à la feuille de données nouvelle pour le sélectionner.
Notez qu'Access réorganise le volet Liste des champs afin que les
champs disponibles pour la feuille de données se trouvent au sommet. À
partir de la section Champs disponibles pour cette vue, faites glisser
n'importe quel autre champ de votre choix sur la feuille de données.
Tandis que vous faites glisser chaque champ sur la feuille de données,
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Access dessine une barre d'insertion pour vous indiquer l'emplacement où
sera inséré le champ lorsque vous relâcherez le bouton de souris.
6. Continuez à ajouter des champs au formulaire principal ou à la feuille de
données en cliquant d'abord sur le formulaire principal ou sur la feuille de
données pour le sélectionner, puis en faisant glisser le champ depuis le
volet Liste de champs.
La section Champs disponibles dans les autres tables du volet Liste de
champs contient les tables qui ne sont pas directement liées à la table ou à la
requête sur laquelle le formulaire ou la feuille de données sélectionné est basé.
Si vous avez défini toutes les relations valides entre les tables dans la fenêtre
Relations, il est peu probable que les champs répertoriés dans la section
Champs disponibles dans les autres tables soient des sélections valides pour
le formulaire que vous créez. Si vous faites glisser un champ de cette section
vers le formulaire, Access affiche la boîte de dialogue Spécifier la relation.
Vous devez alors entrer le ou les champs qui lie les deux tables avant de
poursuivre. Si vous effectuez cette opération, le volet Liste de champs ne sera
plus subdivisé en sections en fonction des relations prédéfinies. Il est peut-être
plus judicieux de cliquer sur Annuler dans cette boîte de dialogue et de
réexaminer les relations entre les tables. Pour plus d'informations sur les
relations, consultez l'article Créer, modifier ou supprimer une relation
Insérer une table ou une feuille de données de requêtes dans un formulaire
existant avec le mode Page
Si vous avez déjà défini les relations entre les tables de votre base de données,
vous pouvez rapidement ajouter une feuille de données à un formulaire existant
en mode Page. Lorsque vous ajoutez un champ du côté « plusieurs » d'une
relation à un formulaire basé sur le côté « un » de la relation, Access crée
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automatiquement une feuille de données pour afficher les enregistrements
associés.
1. Ouvrez le formulaire existant en mode Page en cliquant avec le bouton
droit sur son nom dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page
dans le menu contextuel.
Si le volet Liste des champs n'est pas affiché :
� Appuyez sur ALT+F8.
—ou—
Sous l'onglet Format, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter
des champs existants.
Notez que le volet Liste de champs divise les tables en sections :
Champs disponibles pour cette vue et, en dessous de celle-ci, Champs
disponibles dans les tables associées. Au bas du volet Liste champs, les
autres champs qui ne sont pas directement liés à la table principale sont
répertoriés sous Champs disponibles dans les autres tables.
2. Dans la section Champs disponibles dans les tables associées,
développez la table contenant le premier champ que vous souhaitez
intégrer à votre feuille de données, puis faites glisser ce champ vers le
formulaire. Access crée une feuille de données et y ajoute le champ.
3. Vous devez d'abord cliquer sur la feuille de données Money pour ajouter
d'autres champs à la nouvelle feuille de données. Notez qu'Access
réorganise le volet Liste de champs, afin que les champs disponibles
pour la feuille de données se trouvent au sommet. À partir de la section
Champs disponibles pour cette vue , faites glisser n'importe quel autre
champ de votre choix sur la feuille de données. Tandis que vous faites
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glisser chaque champ sur la feuille de données, Access dessine une barre
d'insertion pour vous indiquer l'emplacement où sera inséré le champ
lorsque vous relâcherez le bouton de souris.
4. Continuez à ajouter des champs au formulaire principal ou à la feuille de
données en cliquant d'abord sur le formulaire principal ou sur la feuille de
données pour le sélectionner, puis en faisant glisser le champ depuis le
volet Liste de champs.
La section Champs disponibles dans les autres tables du volet Liste de
champs contient les tables qui ne sont pas directement liées à la table ou à la
requête sur laquelle le formulaire sélectionné est basé. Si vous avez défini toutes
les relations valides entre les tables dans la fenêtre Relations, il est peu probable
que les champs répertoriés dans la section Champs disponibles dans les autres
tables soient des sélections valides pour le formulaire que vous créez. Si vous
faites glisser un champ de cette section vers le formulaire, Access affiche la
boîte de dialogue Spécifier la relation. Vous devez alors entrer le ou les champs
qui lie les deux tables avant de poursuivre. Si vous effectuez cette opération, le
volet Liste de champs ne sera plus subdivisé en sections en fonction des
relations prédéfinies. Il est peut-être plus judicieux de cliquer sur Annuler dans
cette boîte de dialogue et de réexaminer les relations entre les tables. Pour plus
d'informations sur les relations, consultez l'article Créer, modifier ou supprimer
une relation
Insérer une feuille de données dans un formulaire existant en mode
Création
Cette procédure permet d'ajouter une feuille de données directement basée sur
une table ou une requête à un formulaire existant en mode Création.
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1. Ouvrez le formulaire en mode Création en cliquant dessus avec le bouton
droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode Création.
2. Dans l'onglet Création, groupe Contrôles, si l'outil Utiliser les
Assistants Contrôles est sélectionné, cliquez dessus pour le désactiver.
Pourquoi ?
3. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Sous-
formulaire/Sous-état.
4. Dans la grille de création de formulaire, cliquez à l'endroit où vous
souhaitez insérer la grille de données.
5. Repositionnez et redimensionnez le contrôle de sous-formulaire en faisant
glisser les poignées des bords et des coins du contrôle.
6. Modifiez l'étiquette attachée du contrôle de sous-formulaire en cliquant
d'abord sur l'étiquette, en double-cliquant dessus pour en sélectionner le
texte, puis en tapant un nouveau libellé. Si vous préférez supprimer
l'étiquette, cliquez une fois sur celle-ci, puis appuyez sur Suppr.
7. Si la feuille de propriétés n'est pas déjà affichée, appuyez sur F4 pour
l'afficher.
8. Si le contrôle de sous-formulaire n'est pas actuellement sélectionné,
cliquez une fois dessus.
9. Sous l'onglet Données de la feuille de propriétés, cliquez dans la liste
déroulante Objet source, puis sélectionnez la table ou la requête que vous
souhaitez afficher dans la feuille de données. Par exemple, si vous voulez
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
afficher les données de la table Commandes, cliquez sur
Table.Commandes.
10. Si vous avez correctement configuré les relations avant de commencer
cette procédure, Access affecte automatiquement aux propriétés Lier les
champs enfants et Lier les champs pères les valeurs correctes qui
lieront le formulaire principal à la feuille de données.
Mes propriétés Lier les champs enfants et Lier les champs pères
sont vides
1. Ouvrez le formulaire principal en mode Création.
2. Cliquez une fois sur le contrôle de sous-formulaire pour le
sélectionner.
3. Si la feuille des propriétés n'est pas affichée, appuyez sur F4.
4. Dans l'onglet Données de la feuille des propriétés, cliquez sur ... en
regard de la boîte des propriétés Lier les champs fils.
La boîte de dialogue Gestionnaire de liaisons du sous-formulaire
s'affiche.
5. Dans les listes déroulantes Champs pères et Champs fils,
sélectionnez les champs auxquels vous voulez lier les formulaires. Si
vous ne savez pas exactement quels champs utiliser, cliquez sur
Suggérer pour qu'Access détermine les champs à lier. Lorsque vous
avez terminé, cliquez sur OK.
Si vous ne voyez pas le champ que vous voulez utiliser pour lier les
formulaires, vous pouvez éventuellement modifier la source du
formulaire père ou fils pour vérifier que le champ s'y trouve. Par
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exemple, si le formulaire est basé sur une requête, vérifiez que le
champ à lier est présent dans les résultats de la requête.
6. Enregistrez le formulaire principal et passez au mode Formulaire pour
vérifier que le formulaire se comporte comme prévu.
11. Enregistrez le formulaire en cliquant sur Enregistrer dans la barre
d'outils Accès rapide ou en appuyant sur Ctrl+S.
12. Passez en mode Formulaire et vérifiez que la feuille de données
fonctionne comme prévu.
Différences entre un formulaire fractionné et un formulaire contenant une
feuille de données
Un formulaire qui contient une feuille de données affiche les données de
plusieurs sources de données (en générales associées). Par exemple, un
formulaire peut montrer les employés et contenir une feuille de données qui
montre toutes les tâches affectées à chaque employé. La feuille de données
possède une source de données différente du formulaire qui le contient. Un
formulaire fractionné possède deux sections (un formulaire et une feuille de
données), mais les mêmes données sont affichées dans les deux sections. Les
deux sections sont dynamiques et permettent de montrer deux affichages des
données.
Pour plus d'informations sur la création et l'utilisation d'un formulaire fractionné,
consultez l'article Créer un formulaire double affichage.
Créer une requête basée sur plusieurs tables
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Parfois, pour créer et utiliser des requêtes, il suffit de sélectionner des champs
dans une table, d'appliquer éventuellement certains critères et d'afficher les
résultats. Mais, comment faut-il procéder quand, et c'est souvent le cas, les
données dont vous avez besoin se trouvent dans plusieurs tables ?
Heureusement, il est possible de créer une requête qui combine des informations
de plusieurs sources. À cet égard, cette rubrique présente quelques scénarios
dans lesquels des données sont extraites de plusieurs tables et vous indique
comment procéder.
Utiliser les données d'une table liée pour compléter les informations dans
une requête
Dans certains cas, une requête basée sur une table vous fournit les informations
dont vous avez besoin, mais extraire des données d'une autre table peut rendre
les résultats plus faciles à interpréter et plus utiles. Par exemple, supposons que
vous disposez d'une liste des identificateurs des employés qui apparaissent dans
les résultats de la requête. Vous réalisez alors qu'il serait plus utile de voir le
nom des employés dans les résultats, mais ces noms se trouvent dans une autre
table. Pour que le nom des employés apparaisse dans les résultats de la requête,
vous devez donc inclure les deux tables dans la requête.
Utiliser l'Assistant Requête pour créer une requête à partir d'une table
principale et d'une table liée à celle-ci
1. Vérifiez que la relation des tables est définie dans la fenêtre Relations.
Procédure
1. Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe
Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.
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2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher
toutes les relations.
3. Identifiez les tables pour lesquelles une relation doit être définie.
� Si les tables sont visibles dans la fenêtre Relations, vérifiez
qu'une relation a été définie pour celles-ci.
Une relation est une ligne reliant les deux tables sur un champ
commun. Double-cliquez sur une relation pour voir quels champs
sont reliés dans les tables.
� Si les tables ne sont pas visibles dans la fenêtre Relations, vous
devez les ajouter.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez
sur Noms des tables.
Double-cliquez sur chaque table à afficher, puis cliquez sur
Fermer.
4. Si vous ne trouvez aucune relation entre les deux tables, créez-en une
en faisant glisser un champ d'une des tables sur un champ de l'autre
table. Les champs à partir desquels vous créez la relation entre les
tables doivent avoir des types de données identiques.
REMARQUE Vous pouvez créer une relation entre un champ de
type NuméroAuto et un champ de type Numérique si la taille de ce
champ est Entier long. C'est souvent le cas lorsque vous créez une
relation un-à-plusieurs.
La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.
5. Cliquez sur Créer pour créer la relation.
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Pour plus d'informations sur les options à votre disposition pour créer
une relation, voir l'article Créer, modifier ou supprimer une relation.
6. Fermez la fenêtre Relations.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Assistant
Requête.
3. Dans la boîte de dialogue Nouvelle requête, cliquez sur Assistant
Requête simple, puis sur OK.
4. Dans la zone de liste déroulante Tables/Requêtes, cliquez sur la table qui
contient les informations essentielles à inclure dans la requête.
5. Dans la liste Champs disponibles, cliquez sur le premier champ à inclure
dans la requête, puis cliquez sur la flèche vers la droite pour déplacer ce
champ dans la liste Champs sélectionnés. Procédez de la même manière
pour chaque champ de cette table à inclure dans la requête. Il peut s'agir
de champs que vous souhaitez voir apparaître dans les résultats de la
requête ou de champs que vous voulez utiliser pour limiter les lignes dans
les résultats en appliquant des critères.
6. Dans la zone de liste déroulante Tables/Requêtes, cliquez sur la table qui
contient les données connexes à utiliser pour que la requête renvoie des
résultats plus précis.
7. Ajoutez les champs que vous voulez utiliser pour affiner les résultats de la
requête à la liste Champs sélectionnés, puis cliquez sur Suivant.
8. Sous Souhaitez-vous une requête détaillée ou une synthèse ?, cliquez
sur Détaillée ou Synthèse.
Si vous ne voulez pas que votre requête exécute des fonctions
d'agrégation (Somme, Moy, Min, Max, Total, EcartType ou Var),
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choisissez une requête détaillée. Dans le cas contraire, choisissez une
requête de synthèse. Lorsque vous avez choisi, cliquez sur Suivant.
9. Cliquez sur Terminer pour afficher les résultats.
Exemple avec la base de données Comptoirs
Dans l'exemple suivant, vous devez utiliser l'Assistant Requête pour créer une
requête qui affiche une liste de commandes avec les frais d'expédition et le nom
de l'employé qui a traité chaque commande.
REMARQUE Dans cet exemple, la base de données Comptoirs doit être
modifiée. Avant d'aller plus loin, il peut être judicieux de créer une copie de
sauvegarde de cette base de données et d'utiliser la copie pour l'exemple.
Utiliser l'Assistant Requête pour créer la requête
1. Ouvrez la base de données exemple Comptoirs. Fermez le formulaire
d'ouverture.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Assistant
Requête.
3. Dans la boîte de dialogue Nouvelle requête, cliquez sur Assistant
Requête simple, puis sur OK.
4. Dans la zone de liste déroulanteTables/Requêtes, cliquez sur Table :
Commandes.
5. Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur RéfCommande
pour déplacer ce champ dans la liste Champs sélectionnés. Double-
cliquez sur Frais d'expédition pour déplacer ce champ dans la liste
Champs sélectionnés.
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6. Dans la liste de zone déroulante Tables/Requêtes, cliquez sur Table :
Employés.
7. Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur Prénom pour
déplacer ce champ dans la liste Champs sélectionnés. Double-cliquez sur
NomFamille pour déplacer ce champ dans la liste Champs sélectionnés.
Cliquez sur Suivant.
8. Étant donné que vous créez une liste de toutes les commandes, il est
préférable d'utiliser une requête détaillée. Si vous voulez obtenir une
synthèse des frais d'expédition sur les commandes par employé ou
effectuer une autre fonction d'agrégation, utilisez une requête de synthèse.
Cliquez sur Détaillée (affiche chaque champ de tous les
enregistrements), puis sur Suivant.
9. Cliquez sur Terminer pour afficher les résultats.
La requête renvoie une liste des commandes, avec pour chaque commande, les
frais d'expédition ainsi que les prénom et nom de l'employé qui l'a traitée.
Haut de la page
Connecter les données dans deux tables en utilisant leurs relations avec une
troisième table
Il arrive souvent que les données de deux tables soient reliées entre elles par
l'intermédiaire d'une troisième table. C'est en général le cas lorsque les données
des deux premières tables sont liées dans une relation plusieurs-à-plusieurs.
Dans une base de données, il est souvent préférable de séparer une relation
plusieurs-à-plusieurs entre deux tables en deux relations un-à-plusieurs
impliquant trois tables. Pour cela, vous devez créer une troisième table, appelée
table de jointure ou table de relation qui comporte une clé primaire et une clé
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étrangère pour chacune des deux autres tables. Une relation un-à-plusieurs est
alors créée entre chaque clé étrangère dans la table de jointure et la clé primaire
correspondante d'une des deux autres tables. Dans ce type de situation, vous
devez inclure les trois tables dans votre requête, même si vous ne voulez extraire
les données que de deux d'entre elles.
Créer une requête de sélection à partir de deux tables comportant une
relation plusieurs-à-plusieurs
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création requête.
La boîte de dialogue Afficher la table s'ouvre.
2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur les deux
tables qui contiennent les données que vous voulez inclure dans votre
requête et sur la table de jointure qui les relie, puis cliquez sur Fermer.
Les trois tables apparaissent dans l'espace de création de la requête,
jointes par les champs appropriés.
3. Double-cliquez sur chacun des champs que vous voulez utiliser dans les
résultats de la requête. Chaque champ apparaît dans la grille de création
de la requête.
4. Dans la grille de création, utilisez la ligne Critères pour entrer des
critères de champ. Pour utiliser un critère de champ sans afficher le
champ dans les résultats de la requête, désactivez la case à cocher dans la
ligne Afficher pour ce champ.
5. Pour trier les résultats à partir des valeurs d'un champ, dans la grille de
création de la requête, cliquez sur Croissant ou Décroissant (en fonction
du sens dans lequel vous voulez trier les enregistrements) dans la ligne
Trier de ce champ.
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6. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
Access affiche les résultats de la requête en mode Feuille de données.
Exemple avec la base de données Comptoirs
REMARQUE Dans cet exemple, la base de données Comptoirs doit être
modifiée. Avant d'aller plus loin, il peut être judicieux de créer une copie de
sauvegarde de cette base de données et d'utiliser la copie pour l'exemple.
Si vous avez une nouvelle opportunité, à savoir un fournisseur à Rio de Janeiro
qui a trouvé votre site Web et qui souhaite traiter avec vous. Cepedant, ce
fournisseur n'opère qu'avec des contacts basé à Rio et près de Sao Paulo. Il
fournit chaque catégorie de produit alimentaire qui vous intéresse. Il représente
une société d'une taille relativement importante et il veut que vous lui
garantissiez suffisamment de ventes potentielles pour rendre cette affaire
intéressante : au moins 20 000,00 R$ (soit environ 9 300,00 USD) par an.
Pouvez-vous lui procurer le marché qu'il recherche ?
Les données nécessaires pour répondre à cette question se trouvent dans deux
tables différente : la table Clients et la table Détails commande. Ces tables sont
liées l'une à l'autre par une table Commandes. Les relations entre les tables ont
déjà été définies. Dans la table Commandes, chaque commande ne peut avoir
qu'un seul client, associé à la table Clients par le champ RéfClient. Chaque
enregistrement de la table Détails des commandes est associé à une commande
unique dans la table Commandes, dans le champ RéfCommande. Par
conséquent, un client donné peut avoir plusieurs commandes, chacune
comportant plusieurs détails de commande.
Dans cet exemple, vous allez créer une requête analyse croisée qui affiche le
total des ventes par an, dans les villes de Rio de Janeiro et Sao Paulo.
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Créer la requête en mode Création
1. Ouvrez la base de données Comptoirs. Fermez le formulaire d'ouverture.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création requête.
La boîte de dialogue Afficher la table s'affiche.
3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Clients,
Commandes, et Détails commande, puis cliquez sur Fermer.
Les trois tables apparaissent dans l'espace de création de la requête.
4. Dans la table Clients, double-cliquez sur le champ Ville pour l'ajouter
dans la grille de création de requête.
5. Dans la grille de création de requête, dans la colonne Ville, dans la ligne
Critères, tapez In ("Rio de Janeiro","Sao Paulo") . Seuls les
enregistrements, dont le client se trouve dans l'une des deux villes, sont
inclus dans la requête.
6. Dans la table Détails commande, double-cliquez sur les champs
DateExpédition et PrixUnitaire.
Les deux champs sont ajoutés à la grille de création de la requête.
7. Dans la colonne DateExpédition de la grille de création de requête,
sélectionnez la ligne Champ. Remplacez [DateExpédition] par Année :
Format([DateExpédition],"aaaa"). C'est ainsi qu'est créé un alias de
champ, Année, qui vous permet d'utiliser la section année de la valeur
dans le champ DateExpédition.
8. Dans la colonne PrixUnitaire de la grille de création de requête,
sélectionnez la ligne Champ . Remplacez [PrixUnitaire] par : Ventes :
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[Détails commande].[PrixUnitaire]*[Quantité]-[Détails
commande].[PrixUnitaire]*[Quantité]*[Remise]. C'est ainsi qu'est créé
un alias de champ, Ventes, qui calcule les ventes pour chaque
enregistrement.
9. Sous l'onglet Création, dans le groupe Type de requête, cliquez sur
Analyse croisée.
Les deux nouvelles lignes suivantes : Total et Analyse croisée
apparaissent dans la grille de création de requête.
10. Dans la colonne Ville de la grille de création de requête, cliquez sur la
ligne Analyse croisée, puis cliquez sur En-tête de ligne.
C'est ainsi que sont affichées les villes comme des en-têtes de ligne (en
d'autres termes, la requête renvoie une ligne par ville).
11. Dans la colonne Année, cliquez sur la ligne Analyse croisée, puis cliquez
sur En-tête de colonne.
C'est ainsi que sont affichées les années comme des en-têtes de colonne
(en d'autres termes, la requête renvoie une colonne par année).
12. Dans la colonne Ventes, cliquez sur la ligne Analyse croisée, puis
cliquez sur Valeur.
C'est ainsi que sont affichées les ventes à l'intersection des lignes et des
colonnes (en d'autres termes, la requête renvoie les ventes pour chaque
combinaison de ville et d'année).
13. Dans la colonne Ventes, cliquez sur la ligne Totaux, puis cliquez sur
Additionner.
C'est ainsi que la requête additionne les valeurs de cette colonne.
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Vous pouvez définir la ligne Totaux pour les deux autres colonnes sur la
valeur par défaut Grouper par, car vous souhaitez afficher chaque valeur
pour ces colonnes, et non les valeurs d'agrégation.
14. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
Votre requête renvoie dorénavant le total des ventes enregistré par an à Rio de
Janeiro et Sao Paulo.
Afficher tous les enregistrements de deux tables similaires
Il arrive parfois que vous deviez combiner des données de deux tables ayant une
structure identique mais se trouvant dans des bases de données différentes.
Considérez le scénario suivant.
Supposons que vous êtes un analyste qui travaille avec des données concernant
les élèves d'une école. Vous voulez mettre sur pied un partage de données entre
votre école et une autre pour que les deux établissements puissent améliorer
leurs programmes. Pour certaines des questions que vous voulez examiner, il
peut être plus judicieux d'étudier les données des deux écoles ensemble que
séparément.
Vous pourriez importer les données de l'autre école dans de nouvelles tables de
votre base de données. Dans ce cas, si les données de l'autre école devaient
changer, les modifications ne seraient pas reflétées dans votre base de données.
Une meilleure solution consiste à lier vos tables à celles de l'autre école, puis à
créer des requêtes qui combinent les données lorsque vous les exécutez. Vous
serez alors en mesure d'analyser un seul ensemble de données, au lieu d'effectuer
deux analyses et d'essayer de les interpréter comme si elles n'en formaient
qu'une seule.
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Pour afficher tous les enregistrements de deux tables avec une structure
identique, utilisez une requête union.
Les requêtes union ne peuvent pas être affichées en mode Création. Vous devez
les créer à l'aide de commandes SQL que vous entrez dans un onglet d'objet
dumode SQL.
Créer une requête union à partir de deux tables
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création requête.
Une nouvelle grille de création de requête s'ouvre et la boîte de dialogue
Afficher la table apparaît.
2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, cliquez sur Fermer.
3. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Union.
La requête bascule du mode Création au mode SQL. L'onglet d'objet du
mode SQL est pour l'instant vide.
4. En mode SQL, tapez SELECT suivi de la liste des champs de la première
table à inclure dans la requête. Le nom des champs doit être placé entre
crochets et séparé par des virgules. Une fois que vous avez tapé ces noms,
appuyez sur Entrée. Le curseur se déplace d'une ligne vers le bas dans le
mode SQL.
5. Tapez FROM suivi du nom de la première table à inclure dans la requête.
Appuyez sur ENTRÉE.
6. Si vous voulez spécifier un critère pour un champ de la première table,
tapez WHERE, suivi du nom du champ, un opérateur de comparaison (en
général, un signe égal (=)) et le critère. Vous pouvez ajouter des critères
supplémentaires à la fin de la clause WHERE, en utilisant le mot clé AND
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et la même syntaxe que celle du premier critère ; par exemple, WHERE
[NiveauClasse]="100" AND [HeuresCrédit]>2. Une fois que vous avez
spécifié les critères, appuyez sur Entrée.
7. Tapez UNION, puis appuyez sur Entrée.
8. Tapez SELECT suivi d'une liste des champs de la seconde table à inclure
dans la requête. Vous devez inclure les mêmes champs que ceux de la
première table et dans le même ordre. Le nom des champs doit être placé
entre crochets et séparé par des virgules. Une fois que vous avez tapé ces
noms, appuyez sur Entrée.
9. Tapez FROM suivi du nom de la seconde table à inclure dans la requête.
Appuyez sur ENTRÉE.
10. Si vous le souhaitez, ajoutez une clause WHERE, comme indiqué à
l'étape 6 de cette procédure.
11. Tapez un point-virgule (;) pour indiquer la fin de votre requête.
12. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
Les résultats apparaissent en mode Feuille de données.
Additionner des données à l'aide d'une requête
Cet article explique comment calculer la somme des données figurant dans un
jeu de résultats de requête au moyen d'une fonction dite d'« agrégation ». Par
ailleurs, cet article explique brièvement comment utiliser les autres fonctions
d'agrégation, telles que COMPTE et MOYENNE, afin de calculer le total ou la
moyenne des valeurs affichées dans un jeu de résultats. Enfin, cet article
explique comment utiliser la ligne Total, nouvelle fonctionnalité de Microsoft
Office Access 2007, qui permet de calculer des sommes de données sans avoir à
modifier la structure de vos requêtes.
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Que voulez-vous faire ?
Comprendre les méthodes de calcul des sommes de données
Préparer des données d'exemple
Calculer une somme de données en utilisant une ligne Total
Calculer les totaux de groupes à l'aide d'une requête Totaux
Calculer la somme des données de plusieurs groupes à l'aide d'une requête
Analyse croisée
Référence aux fonctions d'agrégation
Comprendre les méthodes de calcul des sommes de données
Vous pouvez calculer la somme d'une colonne de données numériques dans une
requête en faisant appel à une fonction dite d'agrégation. Les fonctions
d'agrégation effectuent un calcul au niveau d'une colonne de données et
renvoient une valeur unique. Access propose plusieurs fonctions d'agrégation,
dont notamment Somme, Compte, Moyenne (pour calculer les moyennes), Min
et Max. Pour calculer une somme de données, vous devez ajouter la fonction
Somme à votre requête ; pour compter les données, vous devez utiliser la
fonction Compte, et ainsi de suite.
Par ailleurs, Office Access 2007 propose plusieurs façons d'ajouter la fonction
Somme et les autres fonctions d'agrégation à une requête. En effet, vous pouvez
:
Ouvrir votre requête en mode Feuille de données et ajouter une ligne Total. La
ligne Total, nouvelle fonctionnalité de Office Access 2007, permet d'utiliser une
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fonction d'agrégation dans une ou plusieurs colonnes d'un jeu de résultats de
requête sans avoir à modifier la structure de la requête.
Créer une requête Totaux. Les requêtes Totaux permettent de calculer des sous-
totaux pour des groupes d'enregistrements ; une ligne Total permet, quant à elle,
de calculer les totaux généraux d'une ou plusieurs colonnes (champs) de
données. Par exemple, si vous voulez calculer le sous-total des ventes par ville
ou par quartier, vous devez utiliser une requête Totaux pour regrouper les
enregistrements en fonction de la catégorie voulue et ensuite effectuer la somme
des chiffres de ventes.
Créer une requête Analyse croisée. Les requêtes Analyse croisée correspondent
à un type de requête particulier qui présentent leurs résultats dans une grille
semblable à une feuille de calcul Microsoft Office Excel 2007. Ces requêtes
synthétisent les valeurs pour les regrouper ensuite en deux ensembles de
données : l'un sur le plan vertical (en-têtes de ligne), et l'autre sur le plan
horizontal (en-têtes de colonne). Par exemple, vous pouvez utiliser une requête
Analyse croisée pour afficher le total des ventes pour chaque ville au cours des
trois dernières années, comme l'illustre le tableau suivant :
Ville 2003 2004 2005
Paris 254 556 372 455 467 892
Sydney 478 021 372 987 276 399
Jakarta 572 997 684 374 792 571
... ... ... ...
Remarque Les sections de procédure contenues dans ce document portent
essentiellement sur l'utilisation de la fonction Somme, mais gardez à l'esprit que
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vous pouvez utiliser d'autres fonctions d'agrégation dans vos lignes Total et
autres requêtes. Pour plus d'informations sur l'utilisation des autres fonctions
d'agrégation, voir la section Référence aux fonctions d'agrégation, plus loin dans
cet article.
Pour plus d'informations sur les méthodes d'utilisation des autres fonctions
d'agrégation, voir l'article Afficher des totaux de colonnes dans une feuille de
données.
Les procédures présentées dans les sections suivantes expliquent comment
ajouter une ligne Total, comment utiliser une requête Totaux pour calculer la
somme des données de différents groupes, et comment utiliser une requête
Analyse croisée pour calculer le sous-total des données de différents groupes sur
différentes périodes. Avant d'opérer, n'oubliez pas que bon nombre de fonctions
d'agrégation s'appliquent uniquement aux données de champs associés à un
certain type de données. Par exemple, la fonction SOMME ne fonctionne
qu'avec les champs associés aux types de données Numérique, Décimal ou
Monétaire. Pour plus d'informations sur les types de données requis pour chaque
fonction, voir la section Référence aux fonctions d'agrégation, plus loin dans cet
article.
Pour des informations générales sur les types de données, consultez l'article
Modifier le type de données défini pour un champ.
Haut de la page
Préparer des données d'exemple
Les sections de procédures de cet article fournissent des tableaux d'exemples de
données. Ces procédures font appel aux exemples de tables afin de mieux
comprendre les fonctions d'agrégation. Si vous préférez, vous pouvez
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éventuellement ajouter les exemples de tables à une base de données nouvelle ou
existante.
Dans Access, vous pouvez ajouter ces exemples de tables de différentes
manières à une base de données. Vous pouvez entrer les données manuellement,
vous pouvez copier chaque table dans un tableur tel que Microsoft Office Excel
2007, puis importer les feuilles de calcul dans Access, ou vous pouvez coller les
données dans un éditeur de texte tel que le Bloc-notes pour les importer.
Les étapes de cette section expliquent comment entrer des données
manuellement dans une feuille de données vierge, ainsi que comment copier les
exemples de tables dans un tableur, puis les importer dans Access 2007. Pour
plus d'informations sur la création et l'importation de données texte, voir
Importer ou attacher des données d'un fichier texte.
Les procédures décrites dans cet article s'appuient sur les tables ci-dessous, que
vous pouvez utiliser pour créer les exemples de données :
Table Catégories :
Catégorie
Poupées
Jeux et casses-têtes
Art et encadrement
Jeux vidéo
DVD et films
Maquettes et modélisme
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Sports
Table Produits :
Produit Prix Catégorie
Figurine articulée de programmeur 12,95
€
Poupées
C# en folie (jeu de société pour toute la
famille)
15,85
€
Jeux et casses-têtes
Schéma de base de données relationnelle 22,50
€
Art et encadrement
La puce informatique magique (500 pièces) 32,65
€
Jeux et casses-têtes
Access, le jeu ! 22,95
€
Jeux et casse-tête
Accros de l'informatique et créatures
mythiques
78,50
€
Jeux vidéo
Gym pour les accros de l'informatique, le
DVD !
14,88
€
DVD et films
La pizza volante 36,75
€
Sports
Lecteur de disquette externe 5,25 pouces
(échelle 1/4)
65,00
€
Maquettes et
modélisme
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Figurine non articulée de bureaucrate 78,88
€
Poupées
Ténèbres 53,33
€
Jeux vidéo
Fabriquez votre propre clavier 77,95
€
Maquettes et
modélisme
Table Commandes :
Date de commande Date d'expédition Ville de destination Coût de transport
14.11.05 15.11.05 Jakarta 55,00 €
14.11.05 15.11.05 Sydney 76,00 €
16.11.05 17.11.05 Sydney 87,00 €
17.11.05 18.11.05 Jakarta 43,00 €
17.11.05 18.11.05 Paris 105,00 €
17.11.05 18.11.05 Stuttgart 112,00 €
18.11.05 19.11.05 Vienne 215,00 €
19.11.05 20.11.05 Miami 525,00 €
20.11.05 21.11.05 Vienne 198,00 €
20.11.05 21.11.05 Paris 187,00 €
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
21.11.05 22.11.05 Sydney 81,00 €
23.11.05 24.11.05 Jakarta 92,00 €
Table Détails commande :
Réf.
commande Produit
Réf.
produit
Prix
unitaire Quantité Remise
1 Fabriquez votre propre
clavier
12 77,95 € 9 5 %
1 Figurine non articulée
de bureaucrate
2 78,88 € 4 7,5 %
2 Gym pour les accros de
l'informatique, le DVD
!
7 14,88 € 6 4 %
2 La puce informatique
magique
4 32,65 € 8 0
2 Accros de
l'informatique et
créatures mythiques
6 78,50 € 4 0
3 Access, le jeu ! 5 22,95 € 5 15 %
4 Figurine articulée de
programmeur
1 12,95 € 2 6 %
4 La pizza volante 8 36,75 € 8 4 %
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
5 Lecteur de disquette
externe 5,25 pouces
(échelle 1/4)
9 65,00 € 4 10 %
6 Schéma de base de
données relationnelle
3 22,50 € 12 6,5 %
7 Ténèbres 11 53,33 € 6 8 %
7 Schéma de base de
données relationnelle
3 22,50 € 4 9 %
Remarque Notez que dans une base de données-type, la table regroupant les
détails des commandes comportera un champ Réf. produit, mais pas de champ
Produit. La table d'exemple intègre un champ Produit pour faciliter la lecture des
données.
Entrer les données d'exemple manuellement
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.
Access ajoute une table vide à la base de données.
Remarque Cette étape est facultative si vous ouvrez une nouvelle base de
données vides. Vous devez toutefois l'effectuer si vous souhaitez ajouter une
table à la base de données.
Double-cliquez sur la première cellule de la ligne d'en-tête et entrez le nom du
champ dans l'exemple de table.
Par défaut, Access affiche Ajouter un nouveau champ pour indiquer un champ
vide dans la ligne d'en-tête, comme suit :
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Utilisez les touches de direction pour atteindre la cellule d'en-tête vide qui suit,
puis entrez le nom du deuxième champ (vous pouvez également appuyer sur
TAB ou double-cliquer sur la nouvelle cellule). Répétez cette étape jusqu'à ce
que vous ayez nommé tous les champs.
Entrez les données dans la table d'exemple.
Lorsque vous entrez les données, Access définit le type de données de chaque
champ. Si vous n'avez pas l'habitude d'utiliser des bases de données
relationnelles, sachez que vous devez définir un type de données spécifique
(Numérique, Texte ou Date/Heure, par exemple) pour chaque champ des tables.
En définissant le type de données, vous garantissez la précision des données
entrées et vous évitez certaines erreurs (utiliser un numéro de téléphone dans un
calcul, par exemple). Pour ces exemples de tables, laissez Access définir le type
de données.
Après avoir entré les données, cliquez sur Enregistrer.
Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+S.
La boîte de dialogue Enregistrer sous s'affiche.
Dans la zone Nom de la table, entrez le nom de la table d'exemple, puis cliquez
sur OK.
Utilisez le nom de chaque table d'exemple car les requêtes des sections de
procédures utilisent ces noms.
Répétez ces étapes afin de créer toutes les tables d'exemple répertoriées au début
de cette section.
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Si vous ne souhaitez pas entrer les données manuellement, suivez la procédure
ci-dessous pour copier les données dans une feuille de calcul, puis les importer
dans Access.
Créer les feuilles de calcul d'exemple
Démarrez votre tableur et créez un fichier vierge. Si vous utilisez Excel, un
nouveau classeur vierge est créé par défaut.
Copiez la première table d'exemple fournie ci-dessus, puis collez-la dans la
première feuille en plaçant le curseur dans la première cellule.
À l'aide de la méthode fournie par votre tableur, renommez la feuille de calcul
en lui attribuant le même nom que la table d'exemple. Par exemple, s'il s'agit de
la table Catégories, attribuez ce même nom à la feuille de calcul.
Répétez les étapes 2 et 3 en copiant chaque table d'exemple dans une feuille de
calcul vierge, puis en renommant la feuille.
Remarque Il peut s'avérer nécessaire d'ajouter des feuilles au classeur. Pour plus
d'informations sur cette opération, consultez l'aide relative au tableur.
Enregistrez la feuille de calcul à un emplacement approprié sur votre ordinateur
ou votre réseau, puis passez aux étapes suivantes.
Créer des tables de base de données à partir des feuilles de calcul
Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur Excel.
- ou -
Cliquez sur Plus, puis sélectionnez un tableur dans la liste.
La boîte de dialogue Données externes - Feuille de calcul Nom du programme
s'affiche.
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Cliquez sur Parcourir, ouvrez le fichier de feuilles de calcul que vous avez créé
précédemment, puis cliquez sur OK.
L'Assistant Importation de feuille de calcul démarre.
Par défaut, l'Assistant sélectionne la première feuille de calcul du classeur (la
feuille de calcul Clients, si vous avez suivi les étapes de la section précédente),
et les données de cette feuille de calcul s'affichent dans la partie inférieure de la
page de l'Assistant. Cliquez sur Suivant.
Dans la page suivante de l'Assistant, cliquez sur Première ligne contient les en-
têtes de colonnes, puis sur Suivant.
Dans la page suivante, utilisez éventuellement les zones de texte et les listes
situées sous Options des champs pour modifier le nom et le type de données des
champs ou pour omettre certains champs de l'opération d'importation. Sinon,
cliquez sur Suivant.
Laissez l'option Laisser Access ajouter une clé primaire activée, puis cliquez sur
Suivant.
Par défaut, Access applique le nom de la feuille de calcul à la nouvelle table.
Acceptez le nom ou entre-en un autre, puis cliquez sur Terminer.
Répétez les étapes 1 à 7 jusqu'à ce que vous ayez créé une table à partir de
chaque feuille de calcul du classeur.
Renommer les champs clé primaire
Remarque Au moment où vous avez importé les feuilles de calcul, une colonne
de clé primaire a été automatiquement ajoutée à chaque table et, par défaut,
Access a nommé cette colonne « ID » et l'a associée au type de données
NuméroAuto. La procédure décrite dans cette section explique comment
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
renommer chaque champ de clé primaire. Cette opération permet d'identifier
plus facilement tous les champs d'une requête.
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur chacune des tables
que vous avez créées au cours des étapes précédentes, puis cliquez sur Mode
Création.
Pour chaque table, repérez le champ clé primaire. Par défaut, Access nomme
chaque champ ID.
Dans la colonne Nom du champ de chaque champ clé primaire, ajoutez le nom
de la table.
Par exemple, il serait opportun de renommer le champ ID de la table Catégories
en « Code catégorie » et le champ de la table Commandes en « Réf. commande
». En ce qui concerne la table Détails des commandes, renommez le champ en «
Réf. détail ». Pour la table Produits, renommez le champ en « Réf. produit ».
Enregistrez vos modifications.
Les tables d'exemple présentées dans cet article incluent systématiquement le
champ clé primaire, qui a été renommé selon les suggestions des étapes
précédentes.
Haut de la page
Calculer une somme de données en utilisant une ligne Total
Vous pouvez ajouter une ligne Total à une requête en ouvrant celle-ci en mode
Feuille de données, en ajoutant la ligne, puis en sélectionnant la fonction
d'agrégation que vous souhaitez utiliser : Somme, Min, Max, Moyenne, etc. La
procédure décrite dans cette section explique comment créer une requête
Sélection de base et comment y ajouter une ligne Total. Il n'est pas nécessaire
d'utiliser les tables d'exemple décrites dans la section précédente.
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Créer une requête Sélection de base
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création requête.
Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur la ou les tables
que vous souhaitez utiliser dans la requête, puis cliquez sur Fermer.
La ou les tables sélectionnées s'affichent sous forme de fenêtres dans la partie
supérieure du concepteur de requêtes.
Double-cliquez sur les champs de table que vous voulez utiliser dans la requête.
Vous pouvez inclure des champs contenant des données descriptives, telles que
des noms et des descriptions, mais vous devez inclure un champ qui contient des
données numériques ou monétaires.
Chaque champ apparaît dans une cellule de la grille de création.
Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête.
Le jeu de résultats de la requête s'affiche en mode Feuille de données.
Vous pouvez éventuellement basculer en mode Création pour ajuster votre
requête. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du document
correspondant à la requête et cliquez sur Mode Création. Vous pouvez ensuite
ajuster la requête selon vos préférences en ajoutant ou supprimant des champs
de table. Pour supprimer un champ, sélectionnez la colonne dans la grille de
création, puis appuyez sur Suppr.
Enregistrez votre requête.
Ajouter une ligne Total
Assurez-vous que votre requête est ouverte en mode Feuille de données. Pour ce
faire, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du document correspondant à la
requête, puis cliquez sur Mode Feuille de données.
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- ou -
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la requête. La requête s'exécute
et les résultats se chargent dans une feuille de données.
Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.
Une nouvelle ligne Total apparaît dans votre feuille de données.
Dans la ligne Total, cliquez sur la cellule correspondant au champ dont vous
souhaitez calculer la somme, puis sélectionnez Somme dans la liste.
Masquer une ligne Total
Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.
Pour plus d'informations sur l'utilisation d'une ligne Total, voir l'article Afficher
le total des colonnes dans une feuille de données.
Haut de la page
Calculer des totaux généraux par le biais d'une requête
Un total général consiste en la somme de toutes les valeurs figurant dans une
colonne. Vous pouvez calculer plusieurs types de totaux généraux, à savoir :
un total général simple correspondant à la somme des valeurs d'une colonne
unique. Par exemple, vous pouvez calculer le coût total de transport ;
un total général calculé correspondant à la somme des valeurs de plusieurs
colonnes. Par exemple, vous pouvez calculer le total des ventes en multipliant le
coût de plusieurs articles par le nombre d'articles commandés, puis en totalisant
les valeurs obtenues ;
un total général excluant certains enregistrements. Par exemple, vous pouvez
calculer le total des ventes d'un jour de la semaine écoulée, uniquement.
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Les procédures décrites dans les sections suivantes expliquent comment créer
chaque type de total général. Ces procédures s'appuient sur les tables
Commandes et Détails des commandes.
Table Commandes
Réf.
commande
Date de
commande
Date
d'expédition
Ville de
destination
Coût de
transport
1 14.11.05 15.11.05 Jakarta 55,00 €
2 14.11.05 15.11.05 Sydney 76,00 €
3 16.11.05 17.11.05 Sydney 87,00 €
4 17.11.05 18.11.05 Jakarta 43,00 €
5 17.11.05 18.11.05 Paris 105,00 €
6 17.11.05 18.11.05 Stuttgart 112,00 €
7 18.11.05 19.11.05 Vienne 215,00 €
8 19.11.05 20.11.05 Miami 525,00 €
9 20.11.05 21.11.05 Vienne 198,00 €
10 20.11.05 21.11.05 Paris 187,00 €
11 21.11.05 22.11.05 Sydney 81,00 €
12 23.11.05 24.11.05 Jakarta 92,00 €
Table Détails des commandes
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Réf.
détail
Réf.
Commande Produit
Réf.
produit
Prix
unitaire Quantité Remise
1 1 Fabriquez votre
propre clavier
12 77,95 € 9 0,05
2 1 Figurine non
articulée de
bureaucrate
2 78,88 € 4 0,075
3 2 Gym pour les
accros de
l'informatique, le
DVD !
7 14,88 € 6 0,04
4 2 La puce
informatique
magique
4 32,65 € 8 0,00
5 2 Accros de
l'informatique et
créatures
mythiques
6 78,50 € 4 0,00
6 3 Access, le jeu ! 5 22,95 € 5 0,15
7 4 Figurine articulée
de programmeur
1 12,95 € 2 0,06
8 4 La pizza volante 8 36,75 € 8 0,04
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9 5 Lecteur de
disquette externe
5,25 pouces
(échelle 1/4)
9 65,00 € 4 0,10
10 6 Schéma de base
de données
relationnelle
3 22,50 € 12 0,065
11 7 Ténèbres 11 53,33 € 6 0,08
12 7 Schéma de base
de données
relationnelle
3 22,50 € 4 0,09
Calculer un total général simple
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création requête.
Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur la table que vous
souhaitez utiliser dans la requête, puis cliquez sur Fermer.
Si vous utilisez les données d'exemple, double-cliquez sur la table Commandes.
La table s'affiche dans une fenêtre dans la partie supérieure du concepteur de
requêtes.
Double-cliquez sur le champ dont vous souhaitez calculer la somme. Assurez-
vous que ce champ est associé au type de données Numérique ou Monétaire. Si
vous essayez de calculer la somme des valeurs d'un champ qui n'est pas de type
Numérique (p.ex., un champ de type Texte), Access affiche le message d'erreur
Type de données incompatible dans l'expression du critère au moment où vous
tentez d'exécuter la requête.
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Si vous utilisez les données d'exemple, double-cliquez sur la colonne Coût de
transport.
Remarque Vous pouvez ajouter d'autres champs de type Numérique à la grille si
vous souhaitez calculer le total général de ces champs. Une requête Totaux
permet de calculer le total général de plusieurs colonnes.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.
La ligne Total s'affiche dans la grille de création, tandis que Regroupement
apparaît dans la cellule de la colonne Coût de transport.
Attribuez à la cellule de la ligne Total la valeur Somme.
Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats en
mode Feuille de données.
Conseil Notez qu'Access ajoute systématiquement « SommeDe » au début du
nom du champ dont vous calculez la somme. Pour remplacer l'en-tête de
colonne par un nom plus explicite, tel que Coût total de transport, repassez en
mode Création, puis cliquez dans la ligne Champ de la colonne Coût de
transport de la grille de création. Placez le curseur en regard de Coût de
transport et tapez les mots Coût total de transport en les faisant suivre de deux
points, comme suit : Coût total de transport: Coût de transport.
Enregistrez éventuellement la requête et fermez-la.
Calculer un total général qui exclue certains enregistrements
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création requête.
Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur la table
Commandes et sur la table Détails des commandes, puis cliquez sur Fermer pour
fermer la boîte de dialogue.
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Ajoutez le champ Date de commande de la table Commandes à la première
colonne de la grille de création de requête.
Dans la ligne Critères de la première colonne, tapez Date() -1. Cette expression
exclut total calculé les enregistrements correspondant à la date du jour.
Créez ensuite la colonne de calcul du montant des ventes pour chaque
transaction. Tapez l'expression suivante dans la ligne Champ de la deuxième
colonne de la grille :
Total ventes : (1-[Détails des commandes].[Remise]/100)*([Détails des
commandes].[Prix unitaire]*[Détails des commandes].[Quantité])
Assurez-vous que votre expression fait référence à des champs associés au type
de données Numérique ou Monétaire. Si les champs auxquels elle fait référence
sont associés à un autre type de données, Access affiche le message Type de
données incompatible dans l'expression du critère au moment où vous essayez
d'exécuter la requête.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.
La ligne Total s'affiche dans la grille de création, tandis que Regroupement
apparaît dans les première et deuxième colonnes.
Dans la deuxième colonne, attribuez à la cellule de la ligne Total la valeur
Somme. La fonction Somme ajoute les différents chiffres de ventes.
Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats en
mode Feuille de données.
Enregistrez la requête sous le nom Ventes journalières.
Remarque La prochaine fois que vous ouvrirez la requête en mode Création,
peut-être remarquerez-vous que les valeurs spécifiées dans les lignes Champ et
Total de la colonne Total ventes ont légèrement changé. L'expression est
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intégrée à la fonction Somme, tandis que la ligne Total indique Expression au
lieu de Somme.
Par exemple, si vous utilisez les données d'exemple et que vous créez la requête
(comme indiqué dans les étapes précédentes), l'expression se présente ainsi :
Total ventes: Somme((1-[Détails des commandes].Remise/100)*([Détails des
commandes].Prix unitaire*[Détails des commandes].Quantité))
Haut de la page
Calculer les totaux de groupes à l'aide d'une requête Totaux
La procédure décrite dans cette section explique comment créer une requête
Totaux en vue de calculer les sous-totaux de groupes de données. Au cours de
cette étape, gardez à l'esprit que, par défaut, une requête Totaux ne peut inclure
que le ou les champs qui contiennent vos données de groupe (p.ex., un champ «
Catégories ») et le champ qui contient les données dont vous souhaitez calculer
la somme (p.ex., le champ « Ventes ». Les requêtes Totaux ne peuvent pas
inclure d'autres champs décrivant les éléments d'une catégorie. Si vous voulez
afficher des données descriptives, vous pouvez créer une deuxième requête
Sélection qui combine les champs de votre requête Totaux et les champs de
données supplémentaires.
Les étapes décrites dans cette section expliquent comment créer des requêtes
Totaux et Sélection nécessaires à l'identification du total des ventes de chaque
produit. Cette procédure s'appuie sur l'utilisation des tables d'exemple suivantes :
Table Produits
Réf.
produit Produit Prix Catégorie
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1 Figurine articulée de programmeur 12,95
€
Poupées
2 C# en folie (jeu de société pour toute
la famille)
15,85
€
Jeux et casses-têtes
3 Schéma de base de données
relationnelle
22,50
€
Art et encadrement
4 La puce informatique magique (500
pièces)
32,65
€
Art et encadrement
5 Access, le jeu ! 22,95
€
Jeux et casses-têtes
6 Accros de l'informatique et créatures
mythiques
78,50
€
Jeux vidéo
7 Gym pour les accros de
l'informatique, le DVD !
14,88
€
DVD et films
8 La pizza volante 36,75
€
Sports
9 Lecteur de disquette externe 5,25
pouces (échelle 1/4)
65,00
€
Maquettes et
modélisme
10 Figurine non articulée de bureaucrate 78,88
€
Poupées
11 Ténèbres 53,33 Jeux vidéo
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€
12 Fabriquez votre propre clavier 77,95
€
Maquettes et
modélisme
Table Détails des commmandes
Réf.
détail
Réf.
Commande Produit
Réf.
produit
Prix
unitaire Quantité Remise
1 1 Fabriquez votre
propre clavier
12 77,95 € 9 5 %
2 1 Figurine non
articulée de
bureaucrate
2 78,88 € 4 7,5 %
3 2 Gym pour les
accros de
l'informatique, le
DVD !
7 14,88 € 6 4 %
4 2 La puce
informatique
magique
4 32,65 € 8 0
5 2 Accros de
l'informatique et
créatures
mythiques
6 78,50 € 4 0
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
6 3 Access, le jeu ! 5 22,95 € 5 15 %
7 4 Figurine articulée
de programmeur
1 12,95 € 2 6 %
8 4 La pizza volante 8 36,75 € 8 4 %
9 5 Lecteur de
disquette externe
5,25 pouces
(échelle 1/4)
9 65,00 € 4 10 %
10 6 Schéma de base
de données
relationnelle
3 22,50 € 12 6,5 %
11 7 Ténèbres 11 53,33 € 6 8 %
12 7 Schéma de base
de données
relationnelle
3 22,50 € 4 9 %
La procédure suivante suppose l'existence d'une relation un-à-plusieurs entre les
champs Réf. produit des tables Commandes et Détails des commandes, la table
Commandes se trouvant du côté « un » de la relation.
Créer la requête Totaux
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création requête.
Dans la boîte de dialogue Afficher la table, sélectionnez les tables que vous
souhaitez utiliser, cliquez sur Ajouter, puis sur Fermer une fois les tables
ajoutées.
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- ou -
Double-cliquez sur les tables que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur
Fermer. Chaque table s'affiche sous forme de fenêtre dans la partie supérieure du
concepteur de requêtes.
Si vous utilisez les tables d'exemple présentées précédemment, ajoutez les tables
Produits et Détails des commandes.
Double-cliquez sur les champs de table que vous voulez utiliser dans la requête.
En principe, seuls le champ de groupe et le champ de valeur sont ajoutés à la
requête. Cependant, vous pouvez utiliser un calcul à la place d'un champ de
valeur. Pour ce faire, suivez les indications fournies dans la procédure suivante.
Ajoutez le champ Catégorie de la table Produits à la grille de création.
Créez la colonne de calcul du montant des ventes en tapant l'expression suivante
dans la deuxième colonne de la grille :
Total ventes: (1-[Détails des commandes].[Remise]/100)*([Détails des
commandes].[Prix unitaire]*[Détails des commandes].[Quantité])
Vérifiez que les champs auxquels vous faites référence dans l'expression sont de
type Numérique ou Monétaire. Si vous faites référence à des champs associés à
d'autres types de données, Access affiche le message d'erreur Type de données
incompatible dans l'expression du critère lorsque vous essayez de passer en
mode Feuille de données.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.
La ligne Total s'affiche dans la grille de création tandis que, dans cette ligne,
Regroupement apparaît dans les première et deuxième colonnes.
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Dans la deuxième colonne, attribuez à la ligne Total la valeur Somme. La
fonction Somme ajoute les différents chiffres de ventes.
Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats en
mode Feuille de données.
Laissez la requête ouverte en vue de son utilisation à la section suivante.
Utiliser des critères avec une requête Totaux
La requête que vous avez créée à la section précédente comprend tous les
enregistrements des tables sous-jacentes. Lors du calcul des totaux, aucune
commande n'est exclue et les totaux affichés englobent toutes les catégories.
Si vous avez besoin d'exclure certains enregistrements, vous pouvez ajouter des
critères à la requête. Par exemple, vous pouvez ignorer les transactions dont le
montant est inférieur à 100 € ou calculer les totaux de certaines catégories de
produits uniquement. La procédure décrite dans cette section explique comment
utiliser trois types de critères différents :
Critères qui ignorent certains groupes lors du calcul de totaux. Par exemple, les
totaux calculés pourront ne porter que sur les catégories Jeux vidéo, Art et
encadrement et Sports.
Critères qui masquent certains totaux à l'issue du calcul. Par exemple, vous
pouvez décider de n'afficher que les totaux supérieurs à 150 000 €.
Critères qui excluent certains enregistrements du total. Par exemple, vous
pouvez exclure certaines transactions commerciales lorsque leur valeur (Prix
unitaire * Quantité) est inférieure à 100 €.
La procédure suivante explique comment ajouter les critères l'un après l'autre et
constater leur impact sur les résultats de la requête
Ajouter des critères à la requête
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Ouvrez la requête de la section précédente en mode Création. Pour ce faire,
cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du document correspondant à la requête
et cliquez sur Mode Création.
- ou -
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête, puis
cliquez sur Mode Création.
Dans la ligne Critères de la colonne Code catégorie, tapez =Poupées Ou Sports
Ou Art et encadrement.
Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats en
mode Feuille de données.
Repassez en mode Création puis, dans la ligne Critères de la colonne Total
ventes, tapez >100.
Exécutez la requête pour visualiser les résultats, puis repassez en mode Création.
Ajoutez à présent les critères destinés à exclure les transactions de vente
individuelles dont le montant est inférieur à 100 €. Pour ce faire, vous devez
ajouter une autre colonne.
Remarque Vous ne pouvez pas spécifier le troisième critère dans la colonne
Total ventes. Les critères que vous spécifiez dans cette colonne s'appliquent à la
valeur totale et non aux valeurs individuelles.
Copiez l'expression de la deuxième colonne dans la troisième colonne.
Dans la ligne Total de la nouvelle colonne, sélectionnez Où puis, dans la ligne
Critères, tapez >20.
Exécutez la requête pour afficher les résultats, puis enregistrez la requête.
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Remarque La prochaine fois que vous ouvrirez la requête en mode Création,
peut-être remarquerez-vous de légers changements dans la grille de création.
Dans la deuxième colonne, l'expression figurant dans la ligne Champ est
intégrée à la fonction Somme, tandis que la valeur de la ligne Total indique
Expression au lieu de Somme.
Total ventes: Somme((1-[Détails des commandes].Remise/100)*([Détails des
commandes].Prix unitaire*[Détails des commandes].Quantité))
Vous remarquerez également la présence d'une quatrième colonne. Cette
colonne est une copie de la deuxième colonne, mais les critères que vous avez
spécifiés dans la deuxième colonne sont en fait intégrés à la nouvelle colonne.
Haut de la page
Calculer la somme des données de plusieurs groupes à l'aide d'une requête
Analyse croisée
Les requêtes Analyse croisée correspondent à un type de requête particulier qui
affiche ses résultats dans une grille semblable à une feuille de calcul Excel. Ces
requêtes synthétisent vos valeurs pour ensuite les regrouper en deux ensembles
de données : l'un sur le plan vertical (ensemble d'en-têtes de ligne), et l'autre sur
le plan horizontal (ensemble d'en-têtes de colonne). Cette figure illustre une
partie du jeu de résultats de la requête Analyse croisée d'exemple :
À ce stade, souvenez-vous qu'une requête Analyse croisée ne remplit pas
toujours l'ensemble des champs figurant dans le jeu de résultats, dans la mesure
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où les tables que vous utilisez dans la requête ne contiennent pas toujours de
valeurs pour chaque point de données possible.
Lorsque vous créez une requête Analyse croisée, les données que vous incluez
sont généralement issues de plusieurs tables et il s'agit toujours de trois types de
données : les données utilisées en tant qu'en-têtes de ligne, les données utilisées
en tant qu'en-têtes de colonne, et les valeurs que vous souhaitez additionner ou
calculer.
La procédure de cette section s'appuie sur les tables suivantes :
Table Commandes
Date de commande Date d'expédition Ville de destination Coût de transport
14.11.05 15.11.05 Jakarta 55,00 €
14.11.05 15.11.05 Sydney 76,00 €
16.11.05 17.11.05 Sydney 87,00 €
17.11.05 18.11.05 Jakarta 43,00 €
17.11.05 18.11.05 Paris 105,00 €
17.11.05 18.11.05 Stuttgart 112,00 €
18.11.05 19.11.05 Vienne 215,00 €
19.11.05 20.11.05 Miami 525,00 €
20.11.05 21.11.05 Vienne 198,00 €
20.11.05 21.11.05 Paris 187,00 €
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21.11.05 22.11.05 Sydney 81,00 €
23.11.05 24.11.05 Jakarta 92,00 €
Table Détails des commandes
Réf.
commande Produit
Réf.
produit
Prix
unitaire Quantité Remise
1 Fabriquez votre propre
clavier
12 77,95 € 9 5 %
1 Figurine non articulée
de bureaucrate
2 78,88 € 4 7,5 %
2 Gym pour les accros de
l'informatique, le DVD
!
7 14,88 € 6 4 %
2 La puce informatique
magique
4 32,65 € 8 0
2 Accros de
l'informatique et
créatures mythiques
6 78,50 € 4 0
3 Access, le jeu ! 5 22,95 € 5 15 %
4 Figurine articulée de
programmeur
1 12,95 € 2 6 %
4 La pizza volante 8 36,75 € 8 4 %
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5 Lecteur de disquette
externe 5,25 pouces
(échelle 1/4)
9 65,00 € 4 10 %
6 Schéma de base de
données relationnelle
3 22,50 € 12 6,5 %
7 Ténèbres 11 53,33 € 6 8 %
7 Schéma de base de
données relationnelle
3 22,50 € 4 9 %
La procédure suivante explique comment créer une requête Analyse croisée qui
regroupe le total des ventes par ville. La requête fait appel à deux expressions
pour renvoyer une date mise en forme, ainsi que le total des ventes.
Créer une requête Analyse croisée
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création requête.
Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur les tables que
vous souhaitez utiliser dans la requête, puis cliquez sur Fermer.
Chaque table s'affiche sous forme de fenêtre dans la partie supérieure du
concepteur de requêtes.
Si vous utilisez les tables d'exemple, double-cliquez sur la table Commandes et
sur la table Détails des commandes.
Double-cliquez sur les champs que vous voulez utiliser dans la requête.
Le nom de chaque champ apparaît dans une cellule vide de la ligne Champ de la
grille de création.
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Si vous utilisez les tables d'exemple, ajoutez les champs Ville de destination et
Date d'expédition de la table Commandes.
Dans la cellule vide suivante de la ligne Champ, copiez-collez ou tapez
l'expression suivante : Total ventes: Somme(CMonnaie([Détails des
commandes].[Prix unitaire]*[Quantité]*(1-[Remise])/100)*100)
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Analyse croisée.
Les lignes TotalAnalyse croisée s'affichent dans la grille de création.
Dans la ligne Total du champ Ville, cliquez sur la cellule et sélectionnez
Regroupement. Faites de même pour le champ Date d'expédition. Attribuez à la
cellule Total du champ Total ventes la valeur Expression.
Dans la ligne Analyse croisée, définissez la valeur de la cellule du champ Ville à
En-tête de ligne, attribuez au champ Date d'expédition la valeur En-tête de
colonne et au champ Total ventes la valeur Valeur.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
Les résultats de la requête s'affichent en mode Feuille de données.
Haut de la page
Référence aux fonctions d'agrégation
Ce tableau répertorie et décrit les fonctions d'agrégation offertes par Access au
niveau de la ligne Total et des requêtes. Ne perdez pas de vue que d'autres
fonctions d'agrégation sont disponibles dans Access pour les requêtes, en plus de
celles accessibles depuis la ligne Total. De même, si vous travaillez avec un
projet Access (application frontale Access connectée à une base de données
Microsoft SQL Server), vous pouvez utiliser le jeu de fonctions d'agrégation
plus étoffé que propose SQL Server. Pour plus d'informations sur ce jeu de
fonctions, reportez-vous à la documentation en ligne de Microsoft SQL Server.
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Fonction Description
Type(s) de données
compatible(s)
Moyenne Calcule la valeur moyenne d'une
colonne. La colonne doit contenir
des données de type Numérique,
Monétaire ou Date/Heure. Cette
fonction ignore les valeurs Null.
Numérique, Monétaire,
Date/Heure
Compte Calcule le nombre d'éléments se
trouvant dans une colonne.
Tous les types de données à
l'exception des données
scalaires répétitives et
complexes, telles que les
colonnes de listes à valeurs
multiples.
Pour plus d'informations sur les
listes à valeurs multiples, voir
les articles Guide pour les
champs à valeurs multiples et
Ajouter ou modifier un champ
Liste de choix permettant le
stockage de valeurs multiples.
Valeur
maximale
Renvoie l'élément dont la valeur
est la plus élevée. S'agissant des
données de type Texte, la valeur
la plus élevée est la dernière
valeur alphabétique — Access ne
tient pas compte de la casse. La
Numérique, Monétaire,
Date/Heure
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fonction ignore les valeurs Null.
Valeur
minimale
Renvoie l'élément dont la valeur
est la plus basse. S'agissant des
données de type Texte, la valeur
la plus basse est la première
valeur alphabétique — Access ne
tient pas compte de la casse. La
fonction ignore les valeurs Null.
Numérique, Monétaire,
Date/Heure
Écart-type Mesure l'écart des valeurs par
rapport à une valeur moyenne.
Pour plus d'informations sur
l'utilisation de cette fonction, voir
l'article Afficher le total des
colonnes dans une feuille de
données.
Numérique, Monétaire
Somme Ajoute les éléments d'une
colonne. S'applique uniquement
aux données de type Numérique
et Monétaire.
Numérique, Monétaire
Variance Mesure la variance statistique de
toutes les valeurs d'une colonne
donnée. Cette fonction ne
s'applique qu'aux données de
type Numérique et Monétaire. Si
la table contient moins de deux
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lignes, Access renvoie une valeur
Null.
Pour plus d'informations sur les
fonctions de variance, voir
l'article Afficher le total des
colonnes dans une feuille de
données.
Créer une requête Sélection simple
Afficher tout
Une requête Sélection permet de créer des sous-ensembles de données que vous
pouvez utiliser pour répondre à des questions spécifiques. Vous pouvez
également vous en servir pour fournir des données à d'autres objets de base de
données. N'hésitez pas à y recourir quand vous en avez besoin.
Cet article explique comment créer une requête Sélection simple pour rechercher
des données dans une table. Vous apprendrez également à améliorer votre
requête en définissant des critères d'enregistrement et en ajoutant des valeurs
calculées.
Dans cet article
Introduction
Créer une requête
Ajouter des critères à la requête
Ajouter des calculs à la requête
Synthétiser les valeurs de la requête
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Introduction
Une requête Sélection est un type d'objet de base de données qui affiche des
informations en mode Feuille de données. Les données d'une requête
proviennent d'une ou de plusieurs tables, de requêtes ou d'une combinaison des
deux. Les tables ou requêtes à partir desquelles une requête obtient ses données
constituent sa « source d'enregistrement ».
Que vous créiez des requêtes Sélection simples à l'aide d'un Assistant ou à partir
du mode Création, les étapes sont essentiellement les mêmes. Il suffit de choisir
la source d'enregistrement à utiliser, ainsi que les champs à inclure dans la
requête . Vous pouvez également spécifier des critères pour affiner les résultats.
Une fois la requête Sélection créée, exécutez-la pour vérifier qu'elle fonctionne
correctement. Pour cela, ouvrez-la en mode Création . Vous pouvez ensuite la
réutiliser à tout moment, comme source d'enregistrement d'un formulaire, d'un
état ou d'une autre requête, par exemple.
REMARQUE Pour plus d'informations sur l'utilisation d'une requête en tant
que source d'enregistrement pour un formulaire ou un état, voir l'article Utiliser
une requête en tant que source d'enregistrement pour un formulaire ou un état.
Access propose plusieurs types de requête pour vous permettre d'exécuter
différentes opérations. Par exemple, la requête Sélection affiche des données, la
requête Action modifie les données dans sa source de données, ou crée une
table. La requête Paramètre vous demande d'entrer des critères lorsque vous
l'exécutez, etc. Cet article traite uniquement des requêtes Sélection.
REMARQUE Cette rubrique décrit comment créer les requêtes Sélection qui
renvoient des données d'une table unique. Si vous souhaitez créer les requêtes
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qui renvoient des données d'au moins deux tables, voir l'article Créer une
requête basée sur plusieurs tables.
Haut de la page
Créer une requête
Dans cet exercice, vous allez créer une requête Sélection intitulée « Contacts à
Paris ». Pour cela, vous pouvez travailler en mode Création ou démarrer un
Assistant. Si vous savez rédiger des instructions SQL, vous pouvez créer une
requête en mode SQL en écrivant une instruction SELECT simple.
Avant de commencer, vous avez besoin d'une table avec des données. Les
données exemple sont fournies sous le formulaire de table HTML.
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Vous pouvez soit entrer les données dans cette table exemple manuellement, soit
copier cette table vers un tableur, tel que Microsoft Office Excel 2007, puis
importer la feuille de calcul vers une table dans Microsoft Office Access 2007.
Entrer les données exemple manuellement
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.
Office Access 2007 ajoute une table vide à votre base de données.
REMARQUE Vous n'êtes pas obligé de suivre cette procédure si vous
ouvrez une nouvelle base de données vide. En revanche, vous devez la
suivre lorsque vous ajoutez une table à la base de données.
2. Double-cliquez sur la première cellule dans la ligne d'en-tête et tapez le
nom du champ dans l'exemple de table.
Par défaut, Access désigne des champs vides dans la ligne d'en-tête avec
le texte Ajouter un nouveau champ, comme suit :
3. Utilisez les flèches de direction pour vous déplacer sur la prochaine
cellule d'en-tête vide, puis tapez le nom du deuxième champ (vous pouvez
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également appuyer sur la touche de tabulation ou double-cliquer sur la
nouvelle cellule). Répétez cette étape jusqu'à la saisie de tous les noms de
champs.
4. Entrez les données dans l'exemple de table.
Lorsque vous entrez des données, Access détermine un type de données
pour chaque champ. Chaque champ d'une table a un type de données
spécifique de type Nombre, Texte ou Date/Heure. La définition des types
de données garantit une saisie exacte de données et empêche des erreurs,
telles que l'utilisation d'un numéro de téléphone dans un calcul. Vous
pouvez spécifier le type de données pour chaque champ d'une table et
modifier le type de données d'un champ dans certaines circonstances.
Pour cet exemple de table, il est recommandé qu'Access détermine le type
de données.
5. Une fois la saisie de données terminée, cliquez sur Enregistrer
Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+S.
La boîte de dialogue Enregistrer sous s'affiche.
6. Dans la zone Nom de la table, entrez Clients, puis cliquez sur OK.
Copiez la table vers un tableur, puis importez-la vers Access
1. Démarrez votre tableur et créez un fichier vide. Si vous utilisez Excel, un
nouveau classeur vide est créé par défaut.
2. Copiez l'exemple de table fournie dans la section précédente et collez-le
dans la première cellule de la première feuille de calcul.
3. La technique intégrée dans votre tableur permet de donner à la feuille de
calcul le nom Clients.
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4. Enregistrez le fichier de feuille de calcul à un emplacement pratique et
passez aux étapes suivantes.
1. Dans une base de données nouvelle ou existante :
Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur
Excel.
- ou -
Cliquez sur Autres, puis sélectionnez un tableur dans la liste.
La boîte de dialogue Données externes - Feuille de calcul Nom du
programme s'affiche.
2. Cliquez sur Parcourir, ouvrez le fichier de feuille de calcul que vous
avez créé au cours des étapes précédentes, puis cliquez sur OK.
L'Assistant Importation de feuille de calcul démarre.
3. Par défaut, l'Assistant sélectionne la première feuille de calcul du classeur
(Clients, si vous avez suivi les étapes de la section précédente), et les
données de cette feuille de calcul s'affichent dans la partie inférieure de la
page de l'Assistant. Cliquez sur Suivant.
4. Dans la page suivante de l'Assistant, sélectionnez Première ligne
contient les en-têtes de colonnes, puis sur Suivant.
5. La page suivante de l'Assistant vous permet de modifier les noms de
champ et les types de données ou d'exclure certains champs lors de
l'importation, en utilisant les zones de texte et les listes sous Options de
champ. Cliquez sur Suivant.
6. Sur la page suivante de l'Assistant, dans la zone Options de champ,
sélectionnez Oui (sans doublon) dans la liste Indexé, et sélectionnez
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Entier long dans la liste Type de données. Cliquez sur Suivant pour
continuer.
7. Sur la page suivante de l'Assistant, sélectionnez l'option Choisir ma
propre clé primaire, choisissez RéfClient dans la liste, puis cliquez sur
Suivant.
8. Par défaut, Access applique le nom de la feuille de calcul à la nouvelle
table. Assurez-vous de nommer la table Clients, puis cliquez sur
Terminer.
9. Sur la dernière page de l'Assistant, vous pouvez enregistrer les procédures
d'importation pour une réutilisation ultérieure. Sachant que vous importez
un exemple de table, il est recommandé d'enregistrer cette procédure.
Créez la requête.
Pour commencer, vous allez utiliser un Assistant pour créer la requête, en
fonction de l'exemple de table que vous venez de créer. Vous allez ensuite
l'améliorer en mode Création. Vous pouvez vérifier l'instruction SQL générée
automatiquement au fur et à mesure de chaque étape.
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Assistant
Requête.
2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle requête, cliquez sur Assistant
Requête simple, puis sur OK.
3. Sous Tables/Requêtes, cliquez sur la table contenant les données à
utiliser. Dans cet exemple, cliquez sur Table : Clients. Une requête peut
également utiliser une autre requête comme source d'enregistrement.
4. Sous Champs disponibles, double-cliquez sur les champs Contact,
Adresse, Téléphone et Ville. C'est ainsi que vous les ajoutez à la liste
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Champs sélectionnés. Une fois les quatre champs ajoutés, cliquez sur
Suivant.
5. Nommez la requête « Contacts à Paris », puis cliquez sur Terminer.
Access affiche tous les enregistrements de contact en mode Feuille de
données. Les résultats affichent tous les enregistrements, mais
uniquement les quatre champs que vous avez spécifiés dans l'Assistant de
requête.
Vérifiez l'instruction SQL d'origine
6. Fermez la requête. Access l'enregistre automatiquement.
Haut de la page
Ajouter des critères à la requête
Pour limiter le nombre d'enregistrements obtenus, vous pouvez spécifier un ou
plusieurs critères.
Un critère de requête ressemble à une condition que vous appliquez à un champ.
Le critère définit une condition, en fonction des valeurs de champ, exprimant ce
que vous souhaitez ajouter à la requête, par exemple « afficher uniquement les
enregistrements dont le champ Ville est Paris ».
Ouvrez la requête en mode Création. Vous ajoutez un critère au champ Ville,
afin d'afficher uniquement les contacts parisiens, tels qu'ils ont été spécifiés par
les résultats de recherche. Vous ajoutez également ces critères au champ
Adresse et au champ Téléphone, pour affiner vos résultats de recherche.
1. Dans la ligne Critères du champ Ville, tapez Paris.
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Ajoutez deux autres critères pour obtenir des résultats plus parlants. Par
exemple, vous ne souhaitez obtenir que les enregistrements qui
contiennent l'adresse, et le numéro de téléphone du contact.
2. Dans la ligne Critères du champ Adresse, tapez Est Pas Null AND
<>"". Faites de même pour le champ Téléphone dans la ligne Critères.
REMARQUE Le critère Est Pas Null AND <>"" est vrai lorsqu'une
valeur connue, non vide existe pour le champ avec un critère. Il est faux
lorsqu'il n'existe pas de valeur connue (Null), ou lorsque la valeur est vide
(""). Vous pouvez utiliser cette expression pour vérifier un champ pour
une valeur connue et non vide.
3. Basculez en mode Feuille de données pour afficher les résultats.
Vérifiez l'instruction SQL avec des critères
Que faire si vous ne voulez pas combiner les conditions à l'aide de l'opérateur
AND ? En d'autres termes, comment spécifier deux critères ou plus en incluant
uniquement les enregistrements qui remplissent l'une ou les deux conditions ?
Spécifiez d'autres jeux de critères en utilisant l'opérateur OR
Supposons que vous souhaitiez afficher tous les enregistrements dont la Ville est
Paris et contenant au moins une information de contact (l'adresse ou le numéro
de téléphone , par exemple). Vous souhaitez combiner les critères en utilisant
l'opérateur OR, comme suit :
Pour spécifier des critères de substitution, complétez les lignes Critères et Ou
dans la grille de création. Tous les enregistrements qui répondent aux critères
définis dans la ligne Critères ou Ou font partie des résultats.
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Vous allez maintenant modifier la requête en entrant des critères de substitution
dans les lignes Critères et Ou.
1. Basculez de nouveau en mode Création.
2. Supprimez la chaîne Est Pas Null AND <>"" de la ligne Critères du
champ Téléphone.
3. Dans la ligne Ou du champ Téléphone, tapez Est Pas Null AND <>"".
4. Dans la ligne Ou du champ Ville, tapez Paris.
5. Basculez en mode Feuille de données pour afficher les résultats. Tous les
enregistrements contenant une adresse, un numéro de téléphone, ou les
deux, et dont la ville est Paris sont affichés dans les résultats de la requête.
REMARQUE Pour spécifier deux jeux de critères de substitution ou
plus, complétez les lignes en dessous de la ligne Ou. Chaque ligne
représente un jeu de critères indépendant.
Vérifiez l'instruction SQL avec des critères révisés
Pour en savoir plus sur la spécification de critères de plusieurs types de champs,
voir l'article Exemples de critères de requête.
Haut de la page
Ajouter des calculs à la requête
Si vous avez bien conçu votre base de données, les tables ne devraient pas
contenir de calculs simples. Par exemple, la date de naissance d'une personne,
mais pas son âge, pourrait être enregistrée dans une table. En effet, si vous
connaissez la date du jour et la date de naissance de la personne, vous pouvez
calculer son âge. Par conséquent, il est inutile de stocker cette donnée dans la
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table. Il vaut mieux créer une requête qui calcule et affiche la valeur pertinente.
Les calculs sont actualisés à chaque exécution de la requête pour tenir compte
des éventuelles modifications des données sous-jacentes.
Dans cet exercice, vous allez modifier la requête « Contacts à Paris » de sorte
que la date de naissance et l'âge de chaque individu soient affichés.
1. Ouvrez la requête en mode Création.
2. Dans la fenêtre de la table Clients, faites glisser le champ DateNaissance
vers la première colonne vide de la grille de création. Vous pouvez
également double-cliquer sur le nom du champ pour l'ajouter
automatiquement à la première colonne vide.
3. Dans la colonne suivante, sur la ligne Champ, tapez l'expression qui
permettra de calculer l'âge de chaque contact. Tapez Âge: DiffDate
("aaaa", [DateNaissance], Date()).
Âge est le nom que vous utilisez pour le champ calculé. Si vous n'entrez
pas de nom, Access utilise un nom générique, par exemple EXPR1. La
chaîne qui se trouve après les deux-points (:) est l'expression qui fournit
les valeurs de chaque enregistrement. La fonction DiffDate calcule la
différence entre deux dates et renvoie le résultat au format spécifié. Le
format aaaa affiche le résultat en années et les éléments [DateNaissance]
et Date() de l'expression indique les deux valeurs de date. La fonction
Date renvoie la date du jour et [DateNaissance] fait référence au champ
DateNaissance de la table sous-jacente.
REMARQUE Le calcul utilisé pour Âge dans cet exemple est une
approximation qui risque d'être légèrement inexacte, selon le mois en
cours.
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Basculez en mode Feuille de données. Le résultat inclut deux champs
supplémentaires : DateNaissance et Âge.
Vérifiez l'instruction SQL avec des calculs
Pour plus d'informations sur le mode d'écriture des expressions calculant les
valeurs d'une requête, voir l'article Créer une expression.
Haut de la page
Synthétiser les valeurs de la requête
Il est plus facile de synthétiser les colonnes d'une requête dans Office Access
2007 que dans les versions précédentes d'Access. Vous pouvez ajouter, compter
ou calculer d'autres valeurs d'agrégat, puis les afficher sur une ligne spéciale
(appelée « ligne Totaux ») qui apparaît sous la ligne marquée d'un astérisque (*)
en mode Feuille de données.
Vous pouvez utiliser une fonction d'agrégat différente pour chaque colonne ou
choisir de ne pas synthétiser une colonne.
Dans cet exercice, vous allez modifier la requête « Contacts à Paris » de sorte
que la ligne Total soit affichée.
1. Ouvrez la requête en mode Feuille de données.
2. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur
Totaux.
3. Cliquez sur la ligne Total dans la colonne Contact.
Dans la liste déroulante, sélectionnez Aucun ou Nombre. Comme la
colonne Nom du contact affiche des valeurs textuelles, les fonctions telles
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que Somme et Moyenne ne sont d'aucune utilité, et par conséquent, ne
sont pas disponibles.
4. Sélectionnez Nombre pour compter le nombre de contacts obtenus.
Le chiffre 5 est affiché sur la ligne Total.
5. Dans le champ Âge, sélectionnez Moyenne. Comme le champ Âge
renvoie un nombre, les fonctions Somme, Moyenne, Nombre,
Maximum, Minimum, Écart type et Variance sont disponibles.
Access affiche l'âge moyen dans la ligne Total.
Pour effacer le total d'une colonne, cliquez dans la ligne Total sous la colonne
en question et sélectionnez Aucun dans la liste déroulante. Pour masquer la
ligne Total, sous l'onglet Accueil, dans le groupe Type de données et mise en
forme, cliquez sur Totaux.
REMARQUE L'utilisation de la ligne Total ne modifie pas l'instruction SQL
sous-jacente.
Exécuter une requête
Afficher tout
Une requête est un ensemble d'instructions que vous pouvez utiliser pour
manipuler des données. Exécutez la requête pour appliquer ces instructions. En
plus de renvoyer des résultats (que vous pouvez ensuite trier, regrouper ou
filtrer), une requête permet également de créer, copier, supprimer ou modifier
des données.
Cet article explique comment exécuter des requêtes et présente brièvement les
différents types de requêtes. Il décrit également les messages d'erreur que vous
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pouvez rencontrer avec chaque type de requête et indique la marche à suivre
pour corriger ces erreurs.
Cet article ne contient pas d'instructions détaillées pour créer des requêtes.
Que voulez-vous faire ?
Exécuter une requête Sélection ou Analyse croisée
Exécuter une requête Action
Exécuter une requête Paramètre
Exécuter une requête SQL
Résoudre un message d'erreur
Exécuter une requête Sélection ou Analyse croisée
Les requêtes Sélection et Analyse croisée permettent d'extraire et de présenter
des données et de produire des formulaires et des états avec des données.
Lorsque vous exécutez une requête Sélection ou Analyse croisée, Microsoft
Office Access 2007 affiche les résultats en mode Feuille de données.
Exécuter la requête
1. Recherchez la requête dans le volet de navigation.
2. Exécutez l'une des procédures suivantes :
� Double-cliquez sur la requête que vous voulez exécuter.
� Cliquez sur la requête à exécuter, puis appuyez sur Entrée.
Si cette requête est ouverte en mode Création, vous pouvez également l'exécuter
en cliquant sur Exécuter dans le groupe Résultats de l'onglet Créer du ruban.
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Exécuter une requête Action
Il existe quatre types de requêtes Action : les requêtes Ajout, les requêtes
Suppression, les requêtes Mise à jour et les requêtes Création de table. À
l'exception des requêtes Création de table (qui créent des tables), les requêtes
Action changent les données des tables sur lesquelles elles reposent. Ces
modifications peuvent être facilement annulées, par exemple, en appuyant sur
CTRL+Z. Si vous modifiez des données avec une requête Action et que vous
vous rendez compte plus tard que ce n'est pas ce que vous vouliez faire, vous
devez en général restaurer les données d'origine à partir d'une copie de
sauvegarde. Pour cette raison, vous devez toujours disposer d'une sauvegarde
récente des données sous-jacentes avant d'exécuter une requête Action.
Vous pouvez limiter le risque lié à l'exécution d'une requête Action en affichant
d'abord un aperçu des données qui feront l'objet d'une action. Il existe deux
manières de procéder :
Affichez la requête Action en mode Feuille de données avant de
l'exécuter. Pour cela, ouvrez la requête en mode Création, cliquez sur
Affichage dans la barre d'état d'Access, puis sur Mode Feuille de
données dans le menu contextuel. Pour repasser en mode Création,
cliquez de nouveau sur Affichage, puis sur Mode Création dans le menu
contextuel.
Choisissez une requête Sélection à la place de la requête Action et
exécutez-la.
REMARQUE Notez le type de la requête Action (Ajout, Mise à jour,
Création de table ou Suppression) que vous utilisez en premier afin d'y
revenir après avoir affiché les données avec cette méthode.
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Exécuter une requête Action en tant que requête Sélection
1. Ouvrez la requête Action en mode Création.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur
Sélection.
3. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
Exécuter la requête
Lorsque vous êtes prêt à exécuter une requête Action, double-cliquez sur celle-ci
dans le volet de navigation ou cliquez sur la requête, puis appuyez sur Entrée.
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Exécuter une requête Paramètre
Vous devez fournir une valeur pour la requête Paramètre lorsque vous
l'exécutez. Lorsque vous fournissez cette valeur, la requête Paramètre l'applique
en tant que critère de champ. Le champ auquel le critère est appliqué est spécifié
dans la structure de la requête. Si vous ne fournissez pas cette valeur lorsqu'elle
vous est demandée, la requête Paramètre l'interprète comme chaîne vide.
Une requête Paramètre est également une requête d'un autre type. La plupart des
requêtes Paramètre sont à la fois des requêtes Sélection ou des requêtes Analyse
croisée, mais les requêtes Ajout, Création de table et Mise à jour peuvent
également être des requêtes Paramètre.
Une requête Paramètre s'exécute en fonction de son autre type, mais, en général,
la procédure courante est la suivante.
Exécuter la requête
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1. Recherchez la requête dans le volet de navigation.
2. Exécutez l'une des procédures suivantes :
� Double-cliquez sur la requête que vous voulez exécuter.
� Cliquez sur la requête à exécuter, puis appuyez sur Entrée.
3. Lorsque l'invite du paramètre apparaît, entrez la valeur à appliquer
comme critère.
Haut de la page
Exécuter une requête SQL
Il existe trois grands types de requêtes SQL : les requêtes Union, les requêtes
SQL directes et les requêtes Définition des données.
Les requêtes Union combinent les données d'au moins deux tables, mais pas de
la même manière que les autres requêtes. Alors que la plupart des requêtes
combinent des données en concaténant des lignes, les requêtes Union combinent
les données en ajoutant les lignes. Les requêtes Union diffèrent des requêtes
Ajout du fait qu'elles ne changent pas les données des tables sous-jacentes. Les
requêtes Union ajoutent les lignes dans un jeu d'enregistrements qui ne perdure
pas une fois la requête fermée.
Les requêtes SQL directes ne sont pas traitées par le moteur de base de données
inclus dans Access ; elles sont directement transmises à un serveur de base de
données distant qui traite et renvoie les résultats à Access.
Les requêtes Définition des données sont des requêtes d'un type spécial qui ne
traitent pas les données ; au lieu de cela, elles créent, suppriment ou modifient
d'autres objets de base de données.
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Les requêtes SQL ne peuvent pas être ouvertes en mode Création. Elles ne
peuvent être ouvertes qu'en mode SQL ou exécutées. À l'exception des requêtes
Définition de données, les requêtes SQL s'ouvrent en mode Feuilles de données
lorsqu'elles sont exécutées.
Exécuter la requête
1. Recherchez la requête dans le volet de navigation.
2. Exécutez l'une des procédures suivantes :
� Double-cliquez sur la requête que vous voulez exécuter.
� Cliquez sur la requête à exécuter, puis appuyez sur Entrée.
Haut de la page
Résoudre un message d'erreur
Le tableau suivant contient certains des messages d'erreur courants que vous êtes
susceptible de rencontrer. Les erreurs peuvent être signalées sous forme de
message dans une cellule (au lieu d'une valeur attendue) ou sous forme de
message d'erreur. Les sections qui suivent la liste indiquent les procédures à
utiliser pour résoudre les erreurs.
REMARQUE Le contenu du tableau n'est pas exhaustif. S'il ne contient pas le
message d'erreur que vous avez reçu, vous pouvez indiquer celui-ci dans le
formulaire à la fin de cet article et fournir toute information utile dans la zone de
commentaire prévue à cet effet.
Message d'erreur Problème Solution
Incohérence de La requête peut joindre des Vérifiez que les champs
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type dans une
expression
champs qui ont des types
de données différents.
joints dans la requête sont
de même type. Pour plus
d'instructions, voir la
section Vérifier les
champs joints dans la
requête.
L'enregistrement
est supprimé.
Cela peut se produire si
l'objet ou la base de
données est
endommagé(e).
Compactez et réparez la
base de données. Pour
plus d'instructions, voir la
section Compacter et
réparer une base de
données.
Référence
circulaire causée
par l'alias
L'alias attribué à un champ
est le même qu'un
composant de l'expression
pour ce champ.
Un alias est un nom donné
à une expression qui n'est
pas un champ dans la ligne
Champ de la grille de
création de la requête.
Access attribue
automatiquement un alias
si vous ne le faites pas ; par
exemple, EXPR1. Un alias
est immédiatement suivi de
deux-points (:), puis de
Changez l'alias. Pour plus
d'instructions, voir la
section Changer l'alias
d'un champ.
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l'expression. Lorsque vous
exécutez la requête, l'alias
devient le nom de la
colonne dans la feuille de
données.
#Erreur Cette erreur peut se
produire lorsque la valeur
d'un champ calculé est
supérieure à la valeur
autorisée par le paramètre
de la propriété
TailleChamp. Elle se
produit également lorsque
le dénominateur d'un
champ calculé a la valeur
zéro (0).
Assurez-vous que le
dénominateur du champ
calculé ne produit pas la
valeur zéro (0). Si
nécessaire, changez la
propriété TailleChamp.
#Supprimé L'enregistrement auquel il
est fait référence a été
supprimé.
Si l'enregistrement a été
supprimé
accidentellement, il doit
être restauré à partir d'une
copie de sauvegarde. Si la
suppression est
intentionnelle, vous
pouvez ignorer ce
message d'erreur en
appuyant sur MAJ+F9
pour actualiser la requête.
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Vérifier les champs joints dans la requête
Pour vérifier les types de données des champs d'une requête, reportez-vous aux
tables source en mode Création et inspectez les propriétés des champs.
1. Ouvrez la requête en mode Création. Les jointures apparaissent sous
forme de lignes qui relient les champs dans les tables source. Notez le
nom des tables et des champs pour chaque jointure.
2. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur chaque table
dont des champs sont joints dans votre requête, puis cliquez sur Mode
Création.
Champs joints avec des types de données différents.
Cliquez avec le bouton droit sur la table, puis cliquez sur Mode
Création.
3. Comparez les valeurs de chaque champ de la jointure dans la colonne
Type de données de la grille de création de la table.
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Vérifiez le type de données des champs joints en mode Création de la
table.
4. Pour basculer vers une table afin de voir ses champs, cliquez sur l'onglet
comportant le nom de cette table.
Haut de la page
Compacter et réparer une base de données
Exécuter l'utilitaire Compacter une base de données dans Access peut rendre
votre base de données plus performante. Cet utilitaire crée une copie du fichier
de la base de données et, s'il est fragmenté, il le reconstitue sur le disque. Une
fois que le processus de compactage et de réparation est terminé, la base de
données compactée est en général plus petite que la base de données d'origine et
l'espace qu'elle occupe est optimisé. En compactant régulièrement la base de
données, vous pouvez tirer un meilleur profit de l'application de base de données
et résoudre les erreurs dues à des problèmes de matériel, des coupures de
courant ou des surtensions et à des causes similaires.
Une fois que l'opération de compactage est terminée, la requête s'exécute plus
rapidement, car les données sous-jacentes ont été réécrites dans les tables sous
forme de pages continues. L'analyse de pages continues est en effet plus rapide
que l'analyse de pages fragmentées. Les requêtes sont également optimisées
après chaque compactage de la base de données.
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Au cours de l'opération de compactage, vous pouvez utiliser le nom d'origine du
fichier de la base de données compactée ou un autre nom pour créer un fichier
distinct. Si vous utilisez le même nom lorsque la base de données est compactée,
Access remplace automatiquement le fichier d'origine par la version compactée.
Définir une option pour automatiser ce processus
1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Options d'accès.
2. Cliquez sur Base de données actuelle et, sous Options de l'application,
activez la case à cocher Compacter lors de la fermeture.
Access compacte et répare alors automatiquement la base de données
chaque fois qu'elle est fermée.
Compacter et réparer manuellement une base de données
1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , pointez sur Gérer, puis
sous Gérer cette base de données, cliquez sur Compacter une base de
données.
REMARQUE Pour que l'opération de compactage réussisse, vous devez
disposer de suffisamment d'espace de stockage sur votre disque dur pour la base
de données d'origine et la base de données compactée.
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Changer l'alias d'un champ
1. Ouvrez la requête en mode Création.
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2. Dans la grille de création de la requête, recherchez les champs qui ont des
alias. Les alias comportent un signe deux-points à la fin du nom du
champ, par exemple Nom :.
3. Vérifiez chaque alias pour vous assurer qu'il ne correspond pas au nom
d'un champ faisant partie de l'expression de l'alias. Si c'est le cas, changez
l'alias.
Créer une requête Ajout
Afficher tout
Cet article explique comment créer et exécuter une requête Ajout. Vous l'utilisez
pour ajouter de nouvelles lignes de données à une table existante.
Si vous devez modifier ou mettre à jour certaines données dans un jeu
d'enregistrements, tel qu'un ou plusieurs champs, vous pouvez utiliser une
requête Mise à jour. Pour plus d'informations sur les requêtes Mise à jour, voir
l'article Créer une requête Mise à jour.
Si vous devez copier les données d'une table existante, vous pouvez créer une
requête de création de table. Pour plus d'informations sur les requêtes de
création de table, consultez l'article Créer une requête de création de table.
Que voulez-vous faire ?
Comprendre les requêtes Ajout
Créer et exécuter une requête Ajout
Empêcher le mode désactivé de bloquer une requête
Comprendre les requêtes Ajout
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Une requête Ajout ajoute un ensemble d'enregistrements (de lignes) à partir
d'une ou plusieurs tables source (ou requêtes) vers une ou plusieurs tables de
destination. En règle générale, les tables source et de destination peuvent être
dans la même base de données, sans pour autant le devoir. Par exemple,
imaginons que votre clientèle s'élargisse et que vous vous procuriez une base de
données contenant une table d'informations sur ces nouveaux clients. Pour éviter
d'entrer ces nouvelles données manuellement, vous pouvez les ajouter à la table
appropriée de votre base de données. Vous pouvez également utiliser des
requêtes Ajout pour effectuer les opérations suivantes :
Ajouter des champs en fonction de certains critères. Par exemple, vous
pouvez ajouter uniquement les noms et adresses des clients dont les
commandes n'ont pas encore été traitées.
Ajouter des enregistrements lorsque certains champs d'une table n'existent
pas dans l'autre. Ainsi, supposons que votre table Clients comporte 11
champs, et que les champs de la table Clients d'une autre base de données
n'ait que 9 champs en commun avec votre table. Vous pouvez utiliser une
requête Ajout pour ajouter uniquement les données dans les champs
correspondants et ignorer les autres.
N'oubliez pas que vous ne pouvez pas ajouter des requêtes pour modifier les
données de champs spécifiques dans des enregistrements existants. Pour
effectuer une telle opération, vous pouvez utiliser une requête de mise à jour.
Les requêtes Ajout servent uniquement à ajouter des lignes de données.
Pour plus d'informations sur les requêtes Mise à jour, voir l'article Créer une
requête Mise à jour. Pour des informations générales sur les modes d'ajout des
enregistrements à une base de données ou de modification des données
existantes, voir l'article Ajouter un ou plusieurs enregistrements à une base de
données.
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Créer et exécuter une requête Ajout
La procédure de création d'une requête Ajout contient les étapes de base
suivantes :
Créez une requête Sélection,
Convertissez la requête Sélection en requête Ajout,
Choisissez les champs de destination pour chaque colonne dans la requête
Ajout,
Exécutez la requête pour ajouter les enregistrements.
REMARQUE Étant donné qu'il est impossible d'annuler les résultats d'une
requête Ajout, soyez vigilant. De plus, n'oubliez pas que les types de données
définis pour les champs dans la table source doivent être compatibles avec ceux
définis pour les champs dans la table de destination. Par exemple, vous pouvez
ajouter des nombres à un champ de texte. En revanche, vous ne pouvez pas
ajouter de texte à un champ numérique à moins d'utiliser une expression, telle
que (Val(ChampTexte)), et commencer par convertir les données en type
Numérique.
Pour plus d'informations sur les types de données et leur mode d'utilisation, voir
l'article Modifier le type de données défini pour un champ.
Créer une requête Sélection
1. Ouvrez la base de données qui contient les enregistrements à ajouter.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création requête.
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Le Concepteur de requêtes s'ouvre et la boîte de dialogue Afficher la
table s'affiche.
3. Sélectionnez toute combinaison de tables ou de requêtes contenant les
enregistrements à ajouter, cliquez sur Ajouter, puis cliquez sur Fermer.
Les tables ou les requêtes apparaissent sous la forme d'une seule ou de
plusieurs fenêtres dans la section supérieure de la grille de création. Ces
fenêtres répertorient tous les champs de chaque table ou requête. Cette
illustration montre une table classique dans le Concepteur de requêtes.
4. Double-cliquez sur les champs à ajouter. Les champs sélectionnés
apparaissent dans la ligne Champ de la grille de création (section
inférieure du Concepteur de requêtes).
Vous pouvez ajouter une expression, telle que =Date() pour un renvoi
automatique de la date du jour. Vous pouvez aussi ajouter la table ou les
champs de requête aux cellules dans la grille de création. Vous pouvez
ajouter un champ de table ou de requête par cellule.
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Pour ajouter rapidement tous les champs d'une table, double-cliquez sur
l'astérisque (*) en haut de la liste des champs de table. Cette illustration
montre la grille de création avec tous les champs ajoutés.
5. Vous pouvez éventuellement entrer un ou plusieurs critères dans la ligne
Critères de la grille de création. Le tableau suivant répertorie certains
exemples et explique leur effet sur une requête.
Critères Effet
> 234 Renvoie tous les nombres supérieurs à 234. Pour
rechercher tous les nombres inférieurs à 234, utilisez
< 234.
>= "Callahan" Renvoie tous les enregistrements de Callahan à la fin
de l'alphabet.
Entre #02.02.07#
Et #01.12.07#
Renvoie les dates entre le 2-fév-07 et le 1-déc-07
(ANSI-89). Si votre base de données utilise les
caractères génériques ANSI-92, utilisez des
apostrophes (') au lieu des signes #. Exemple : Entre
'2/2/2007' Et '12/1/2007'.
Pas "Allemagne" Recherche tous les enregistrements pour lesquels le
contenu du champ n'est pas exactement égal à «
Allemagne». Le critère renvoie les enregistrements
qui contiennent des caractères en plus d'« Allemagne
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» tel qu'« Allemagne (Euro) » ou « Europe
(Allemagne) ».
Pas "T*" Recherche tous les enregistrements hormis ceux
commençant par T. Si votre base de données utilise le
jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le
signe de pourcentage (%) à la place de l'astérisque
(*).
Pas "*t" Recherche tous les enregistrements qui ne se
terminent pas par t. Si votre base de données utilise le
jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le
signe de pourcentage à la place de l'astérisque.
Dans(Canada,R-U) Dans une liste, recherche tous les enregistrements
contenant Canada ou R-U.
Comme "[A-D]*" Dans un champ Texte, recherche tous les
enregistrements commençant par les lettres A à D. Si
votre base de données utilise le jeu de caractères
génériques ANSI-92, utilisez le signe de pourcentage
à la place de l'astérisque.
Comme "*ar*" Recherche tous les enregistrements comportant la
séquence de lettres « ar ». Si votre base de données
utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92,
utilisez le signe de pourcentage à la place de
l'astérisque.
Comme "Maison
Dewe?"
Recherche tous les enregistrements commençant par «
Maison » et contenant une deuxième chaîne de 5
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lettres dont les 4 premières lettres sont « Dewe » et la
dernière est inconnue (avec un point d'interrogation).
Si votre base de données utilise le jeu de caractères
génériques ANSI-92, utilisez le caractère de
soulignement (_) à la place du point d'interrogation.
#02.02.07# Recherche tous les enregistrements du 2 février 2007.
Si votre base de données utilise le jeu de caractères
génériques ANSI-92, mettez la date entre apostrophes
au lieu d'utiliser des signes #. Exemple : '2/2/2007'.
< Date( )- 30 Renvoie toutes les dates postérieures aux 30 derniers
jours.
Date() Renvoie toutes les enregistrements contenant la date
du jour.
Entre Date( ) Et
AjDate("m", 3,
Date( ))
Renvoie tous les enregistrements compris entre la
date du jour et les trois derniers mois.
Est Null Renvoie tous les enregistrements contenant une
valeur Null (vide ou non définie).
Est Pas Null Renvoie tous les enregistrements contenant une
valeur.
"" Renvoie tous les enregistrements contenant une
chaîne vide. Les chaînes vides sont utilisées lorsqu'un
champ rend obligatoire l'ajout d'une valeur, mais que
la valeur n'est pas connue. Par exemple, un champ
peut nécessiter la saisie d'un numéro de télécopie. Or,
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si certains de vos clients ne possèdent pas de
télécopieur, vous pouvez taper deux guillemets droits
sans espace entre eux ("") à la place d'un numéro.
6. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
7. Vérifiez que la requête a renvoyé les enregistrements que vous souhaitez
mettre à jour. Si vous devez ajouter ou supprimer des champs dans la
requête, repassez en mode Création et ajoutez des champs, comme décrit
à l'étape précédente. Vous pouvez aussi sélectionner les champs dont vous
n'avez plus besoin puis appuyez sur SUPPR pour les supprimer de la
requête.
8. Passez à la procédure suivante qui explique comment convertir la requête
Sélection en requête Ajout.
Convertir la requête Sélection en requête Ajout
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document correspondant à la
requête ouverte, puis cliquez sur Mode Création dans le menu
contextuel.
- ou -
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête,
puis cliquez sur Mode Création.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Ajout.
La boîte de dialogue Ajout s'affiche.
3. Vous pouvez alors ajouter des enregistrements d'une table à l'autre dans la
même base de données ou d'une table à l'autre dans une autre base de
données.
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REMARQUE Si vous souhaitez copier des enregistrements vers une
nouvelle table, vous devez utiliser une requête Création de table.
Montrez-moi comment créer une requête Création de table
1. Suivez les étapes décrites dans cette section pour créer une requête
Sélection. Modifiez la requête Sélection de façon à ce qu'elle renvoie
les enregistrements que vous souhaitez insérer dans la table nouvelle.
2. Basculez vers la requête en mode Création. Cliquez avec le bouton
droit sur l'onglet de document pour la requête, puis cliquez sur Mode
Création
- ou -
Cliquez avec le bouton droit sur la requête dans le volet de
navigation, puis cliquez sur Mode Création.
3. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur
Création de table.
La boîte de dialogue Création de table s'affiche.
4. Dans la liste déroulante Nom de la table, entrez le nom de la
nouvelle table.
5. Effectuez l'une des opérations suivantes :
� Placez la nouvelle table dans la base de données ouverte,
� Maintenez l'option Base de données en cours sélectionnée
et cliquez sur OK,
� Placez la table nouvelle dans une autre base de données,
1. Cliquez sur Autre base de données,
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2. Entrez le chemin d'accès et le nom de l'autre base de données
ou cliquez sur Parcourir pour la trouver, puis cliquez sur
OK après avoir identifié l'emplacement de la base de
données.
3. Dans la liste déroulante Nom de la table, entrez le nom de la
nouvelle table.
4. Cliquez sur OK.
Une fois la requête convertie, vous devez décider si vous souhaitez ajouter les
enregistrements à une table dans la même base de données ou à une table dans
une autre base de données. En fonction de votre choix, suivez les étapes de l'une
des deux procédures suivantes :
Ajouter les enregistrements à une table dans la même base de
données
1. Dans la boîte de dialogue Ajout, cliquez sur Base de données
actuelle (si cette option n'est pas déjà activée), puis sélectionnez la
table de destination dans la liste déroulante Nom de la table.
2. Cliquez sur OK.
Le résultat qui s'affiche à l'écran dépend de votre mode de création de
la requête Sélection. Par exemple, si vous avez ajouté tous les champs
de votre table source ou requête, Access ajoute tous les champs de la
table de destination à la ligne Ajouter à dans la grille de création.
- ou -
Si vous avez ajouté des champs spécifiques à la requête et que leurs
noms dans les tables source et de destination concordent, Access
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ajoute automatiquement les noms des champs de destination à la ligne
Ajouter à de la requête.
- ou -
Si vous avez ajouté des champs spécifiques et que leurs noms dans
les tables source et de destination ne concordent pas, Access les laisse
vides. Vous pouvez cliquer sur une cellule de la ligne Ajouter à et
sélectionner un champ de destination.
Cette illustration montre comment cliquer sur une cellule de la ligne
Ajouter à et sélectionner un champ de destination.
REMARQUE Si vous laissez le champ de destination vide, la
requête n'y ajoutera pas de données.
3. Pour afficher un aperçu de vos modifications, basculez vers le mode
Feuille de données. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur
l'onglet de document pour la requête, puis cliquez sur Mode Feuille
de données.
- ou -
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la
requête, puis cliquez sur Mode Feuille de données.
4. Revenez en mode Création, puis cliquez sur Exécuter pour ajouter
les enregistrements.
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Rappel Vous ne pouvez pas annuler les résultats d'une requête Ajout,
alors vérifiez bien si vous souhaitez effectivement ajouter les
enregistrements.
Ajouter des enregistrements à une table d'une autre base de données
1. Dans la boîte de dialogue Ajout, cliquez sur Autre base de données.
2. Dans la zone Nom de fichier, tapez l'emplacement et le nom de la
base de données de destination.
3. Dans la liste déroulante Nom de la table, tapez le nom de la table de
destination, puis cliquez sur OK.
– ou –
Cliquez sur Parcourir puis, dans la prochaine boîte de dialogue
Ajout, recherchez la base de données de destination. Une fois la base
de données de destination localisée et sélectionnée, cliquez sur OK.
La prochaine boîte de dialogue Ajout se referme. Dans la première
boîte de dialogue Ajout, dans la liste déroulante Nom de la table,
entrez le nom de la table de destination, puis cliquez sur OK.
Le résultat qui s'affiche à l'écran dépend de votre mode de création de
la requête Sélection. Par exemple, si vous avez ajouté tous les champs
de votre table source ou requête, Access ajoute tous les champs de la
table de destination à la ligne Ajouter à dans la grille de création.
- ou -
Si vous avez ajouté des champs spécifiques à la requête et que leurs
noms dans les tables source et de destination concordent, Access
ajoute automatiquement les noms de champs de destination à la ligne
Ajouter à de la requête.
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
- ou -
Si vous avez ajouté des champs spécifiques et que leurs noms dans
les tables source et de destination ne concordent pas, Access les laisse
vides. Vous pouvez cliquer sur une cellule de la ligne Ajouter à et
sélectionner un champ de destination.
Cette illustration montre comment cliquer sur une cellule de la ligne
Ajouter à et sélectionner un champ de destination.
REMARQUE Si vous laissez le champ de destination vide, la
requête n'y ajoutera pas de données.
4. Revenez en mode Création (cliquez avec le bouton droit sur l'onglet
en haut de la requête, puis cliquez sur Mode Création), puis cliquez
sur Exécuter pour ajouter les enregistrements. Lorsque le système
vous demande de confirmer l'opération, cliquez sur Oui.
Haut de la page
Empêcher le mode désactivé de bloquer une requête
Par défaut, si vous ouvrez une base de données enregistrée à un emplacement
non approuvé ou si vous n'avez pas choisi d'approuver la base de données,
Access empêche l'exécution de toutes les requêtes Action , à savoir les requêtes
Ajout, Mise à jour, Suppression ou Création de table .
Si vous essayez d'exécuter une requête Action et que rien ne semble se produire,
vérifiez si le message suivant s'affiche dans la barre d'état Access :
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
Le mode désactivé a bloqué cette action ou cet événement.
A l'affichage de ce message, procédez comme suit :
Activer le contenu bloqué.
Dans la barre des messages, cliquez sur Options.
La boîte de dialogue Options de sécurité Microsoft Office s'affiche.
Sélectionnez l'option Activer ce contenu, puis cliquez sur OK.
Exécutez votre requête à nouveau.
Si vous ne voyez pas la barre de messages.
Cliquez sur l'onglet Outils de base de données puis, dans
Afficher/Masquer, cliquez sur Barre des messages.
Pour plus d'informations sur le mode désactivé et la sécurité Access, voir
l'article Sécuriser une base de données Access 2007.
Créer une requête basée sur plusieurs tables
Afficher tout
Parfois, pour créer et utiliser des requêtes, il suffit de sélectionner des champs
dans une table, d'appliquer éventuellement certains critères et d'afficher les
résultats. Mais, comment faut-il procéder quand, et c'est souvent le cas, les
données dont vous avez besoin se trouvent dans plusieurs tables ?
Heureusement, il est possible de créer une requête qui combine des informations
de plusieurs sources. À cet égard, cette rubrique présente quelques scénarios
dans lesquels des données sont extraites de plusieurs tables et vous indique
comment procéder.
Que voulez-vous faire ?
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Utiliser les données d'une table liée pour compléter les informations dans une
requête
Connecter les données dans deux tables en utilisant leurs relations avec une
troisième table
Afficher tous les enregistrements de deux tables similaires
Utiliser les données d'une table liée pour compléter les informations dans
une requête
Dans certains cas, une requête basée sur une table vous fournit les informations
dont vous avez besoin, mais extraire des données d'une autre table peut rendre
les résultats plus faciles à interpréter et plus utiles. Par exemple, supposons que
vous disposez d'une liste des identificateurs des employés qui apparaissent dans
les résultats de la requête. Vous réalisez alors qu'il serait plus utile de voir le
nom des employés dans les résultats, mais ces noms se trouvent dans une autre
table. Pour que le nom des employés apparaisse dans les résultats de la requête,
vous devez donc inclure les deux tables dans la requête.
Utiliser l'Assistant Requête pour créer une requête à partir d'une table
principale et d'une table liée à celle-ci
1. Vérifiez que la relation des tables est définie dans la fenêtre Relations.
Procédure
1. Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe
Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher
toutes les relations.
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3. Identifiez les tables pour lesquelles une relation doit être définie.
� Si les tables sont visibles dans la fenêtre Relations, vérifiez
qu'une relation a été définie pour celles-ci.
Une relation est une ligne reliant les deux tables sur un champ
commun. Double-cliquez sur une relation pour voir quels champs
sont reliés dans les tables.
� Si les tables ne sont pas visibles dans la fenêtre Relations, vous
devez les ajouter.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez
sur Noms des tables.
Double-cliquez sur chaque table à afficher, puis cliquez sur
Fermer.
4. Si vous ne trouvez aucune relation entre les deux tables, créez-en une
en faisant glisser un champ d'une des tables sur un champ de l'autre
table. Les champs à partir desquels vous créez la relation entre les
tables doivent avoir des types de données identiques.
REMARQUE Vous pouvez créer une relation entre un champ de
type NuméroAuto et un champ de type Numérique si la taille de ce
champ est Entier long. C'est souvent le cas lorsque vous créez une
relation un-à-plusieurs.
La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.
5. Cliquez sur Créer pour créer la relation.
Pour plus d'informations sur les options à votre disposition pour créer
une relation, voir l'article Créer, modifier ou supprimer une relation.
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6. Fermez la fenêtre Relations.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Assistant
Requête.
3. Dans la boîte de dialogue Nouvelle requête, cliquez sur Assistant
Requête simple, puis sur OK.
4. Dans la zone de liste déroulante Tables/Requêtes, cliquez sur la table qui
contient les informations essentielles à inclure dans la requête.
5. Dans la liste Champs disponibles, cliquez sur le premier champ à inclure
dans la requête, puis cliquez sur la flèche vers la droite pour déplacer ce
champ dans la liste Champs sélectionnés. Procédez de la même manière
pour chaque champ de cette table à inclure dans la requête. Il peut s'agir
de champs que vous souhaitez voir apparaître dans les résultats de la
requête ou de champs que vous voulez utiliser pour limiter les lignes dans
les résultats en appliquant des critères.
6. Dans la zone de liste déroulante Tables/Requêtes, cliquez sur la table qui
contient les données connexes à utiliser pour que la requête renvoie des
résultats plus précis.
7. Ajoutez les champs que vous voulez utiliser pour affiner les résultats de la
requête à la liste Champs sélectionnés, puis cliquez sur Suivant.
8. Sous Souhaitez-vous une requête détaillée ou une synthèse ?, cliquez
sur Détaillée ou Synthèse.
Si vous ne voulez pas que votre requête exécute des fonctions
d'agrégation (Somme, Moy, Min, Max, Total, EcartType ou Var),
choisissez une requête détaillée. Dans le cas contraire, choisissez une
requête de synthèse. Lorsque vous avez choisi, cliquez sur Suivant.
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9. Cliquez sur Terminer pour afficher les résultats.
Exemple avec la base de données Comptoirs
Dans l'exemple suivant, vous devez utiliser l'Assistant Requête pour créer une
requête qui affiche une liste de commandes avec les frais d'expédition et le nom
de l'employé qui a traité chaque commande.
REMARQUE Dans cet exemple, la base de données Comptoirs doit être
modifiée. Avant d'aller plus loin, il peut être judicieux de créer une copie de
sauvegarde de cette base de données et d'utiliser la copie pour l'exemple.
Utiliser l'Assistant Requête pour créer la requête
1. Ouvrez la base de données exemple Comptoirs. Fermez le formulaire
d'ouverture.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Assistant
Requête.
3. Dans la boîte de dialogue Nouvelle requête, cliquez sur Assistant
Requête simple, puis sur OK.
4. Dans la zone de liste déroulanteTables/Requêtes, cliquez sur Table :
Commandes.
5. Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur RéfCommande
pour déplacer ce champ dans la liste Champs sélectionnés. Double-
cliquez sur Frais d'expédition pour déplacer ce champ dans la liste
Champs sélectionnés.
6. Dans la liste de zone déroulante Tables/Requêtes, cliquez sur Table :
Employés.
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7. Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur Prénom pour
déplacer ce champ dans la liste Champs sélectionnés. Double-cliquez sur
NomFamille pour déplacer ce champ dans la liste Champs sélectionnés.
Cliquez sur Suivant.
8. Étant donné que vous créez une liste de toutes les commandes, il est
préférable d'utiliser une requête détaillée. Si vous voulez obtenir une
synthèse des frais d'expédition sur les commandes par employé ou
effectuer une autre fonction d'agrégation, utilisez une requête de synthèse.
Cliquez sur Détaillée (affiche chaque champ de tous les
enregistrements), puis sur Suivant.
9. Cliquez sur Terminer pour afficher les résultats.
La requête renvoie une liste des commandes, avec pour chaque commande, les
frais d'expédition ainsi que les prénom et nom de l'employé qui l'a traitée.
Haut de la page
Connecter les données dans deux tables en utilisant leurs relations avec une
troisième table
Il arrive souvent que les données de deux tables soient reliées entre elles par
l'intermédiaire d'une troisième table. C'est en général le cas lorsque les données
des deux premières tables sont liées dans une relation plusieurs-à-plusieurs.
Dans une base de données, il est souvent préférable de séparer une relation
plusieurs-à-plusieurs entre deux tables en deux relations un-à-plusieurs
impliquant trois tables. Pour cela, vous devez créer une troisième table, appelée
table de jointure ou table de relation qui comporte une clé primaire et une clé
étrangère pour chacune des deux autres tables. Une relation un-à-plusieurs est
alors créée entre chaque clé étrangère dans la table de jointure et la clé primaire
correspondante d'une des deux autres tables. Dans ce type de situation, vous
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devez inclure les trois tables dans votre requête, même si vous ne voulez extraire
les données que de deux d'entre elles.
Créer une requête de sélection à partir de deux tables comportant une
relation plusieurs-à-plusieurs
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création requête.
La boîte de dialogue Afficher la table s'ouvre.
2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur les deux
tables qui contiennent les données que vous voulez inclure dans votre
requête et sur la table de jointure qui les relie, puis cliquez sur Fermer.
Les trois tables apparaissent dans l'espace de création de la requête,
jointes par les champs appropriés.
3. Double-cliquez sur chacun des champs que vous voulez utiliser dans les
résultats de la requête. Chaque champ apparaît dans la grille de création
de la requête.
4. Dans la grille de création, utilisez la ligne Critères pour entrer des
critères de champ. Pour utiliser un critère de champ sans afficher le
champ dans les résultats de la requête, désactivez la case à cocher dans la
ligne Afficher pour ce champ.
5. Pour trier les résultats à partir des valeurs d'un champ, dans la grille de
création de la requête, cliquez sur Croissant ou Décroissant (en fonction
du sens dans lequel vous voulez trier les enregistrements) dans la ligne
Trier de ce champ.
6. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
Access affiche les résultats de la requête en mode Feuille de données.
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Exemple avec la base de données Comptoirs
REMARQUE Dans cet exemple, la base de données Comptoirs doit être
modifiée. Avant d'aller plus loin, il peut être judicieux de créer une copie de
sauvegarde de cette base de données et d'utiliser la copie pour l'exemple.
Si vous avez une nouvelle opportunité, à savoir un fournisseur à Rio de Janeiro
qui a trouvé votre site Web et qui souhaite traiter avec vous. Cepedant, ce
fournisseur n'opère qu'avec des contacts basé à Rio et près de Sao Paulo. Il
fournit chaque catégorie de produit alimentaire qui vous intéresse. Il représente
une société d'une taille relativement importante et il veut que vous lui
garantissiez suffisamment de ventes potentielles pour rendre cette affaire
intéressante : au moins 20 000,00 R$ (soit environ 9 300,00 USD) par an.
Pouvez-vous lui procurer le marché qu'il recherche ?
Les données nécessaires pour répondre à cette question se trouvent dans deux
tables différente : la table Clients et la table Détails commande. Ces tables sont
liées l'une à l'autre par une table Commandes. Les relations entre les tables ont
déjà été définies. Dans la table Commandes, chaque commande ne peut avoir
qu'un seul client, associé à la table Clients par le champ RéfClient. Chaque
enregistrement de la table Détails des commandes est associé à une commande
unique dans la table Commandes, dans le champ RéfCommande. Par
conséquent, un client donné peut avoir plusieurs commandes, chacune
comportant plusieurs détails de commande.
Dans cet exemple, vous allez créer une requête analyse croisée qui affiche le
total des ventes par an, dans les villes de Rio de Janeiro et Sao Paulo.
Créer la requête en mode Création
1. Ouvrez la base de données Comptoirs. Fermez le formulaire d'ouverture.
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2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création requête.
La boîte de dialogue Afficher la table s'affiche.
3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Clients,
Commandes, et Détails commande, puis cliquez sur Fermer.
Les trois tables apparaissent dans l'espace de création de la requête.
4. Dans la table Clients, double-cliquez sur le champ Ville pour l'ajouter
dans la grille de création de requête.
5. Dans la grille de création de requête, dans la colonne Ville, dans la ligne
Critères, tapez In ("Rio de Janeiro","Sao Paulo") . Seuls les
enregistrements, dont le client se trouve dans l'une des deux villes, sont
inclus dans la requête.
6. Dans la table Détails commande, double-cliquez sur les champs
DateExpédition et PrixUnitaire.
Les deux champs sont ajoutés à la grille de création de la requête.
7. Dans la colonne DateExpédition de la grille de création de requête,
sélectionnez la ligne Champ. Remplacez [DateExpédition] par Année :
Format([DateExpédition],"aaaa"). C'est ainsi qu'est créé un alias de
champ, Année, qui vous permet d'utiliser la section année de la valeur
dans le champ DateExpédition.
8. Dans la colonne PrixUnitaire de la grille de création de requête,
sélectionnez la ligne Champ . Remplacez [PrixUnitaire] par : Ventes :
[Détails commande].[PrixUnitaire]*[Quantité]-[Détails
commande].[PrixUnitaire]*[Quantité]*[Remise] . C'est ainsi qu'est
créé un alias de champ, Ventes, qui calcule les ventes pour chaque
enregistrement.
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9. Sous l'onglet Création, dans le groupe Type de requête, cliquez sur
Analyse croisée.
Les deux nouvelles lignes suivantes : Total et Analyse croisée
apparaissent dans la grille de création de requête.
10. Dans la colonne Ville de la grille de création de requête, cliquez sur la
ligne Analyse croisée, puis cliquez sur En-tête de ligne.
C'est ainsi que sont affichées les villes comme des en-têtes de ligne (en
d'autres termes, la requête renvoie une ligne par ville).
11. Dans la colonne Année, cliquez sur la ligne Analyse croisée, puis cliquez
sur En-tête de colonne.
C'est ainsi que sont affichées les années comme des en-têtes de colonne
(en d'autres termes, la requête renvoie une colonne par année).
12. Dans la colonne Ventes, cliquez sur la ligne Analyse croisée, puis
cliquez sur Valeur.
C'est ainsi que sont affichées les ventes à l'intersection des lignes et des
colonnes (en d'autres termes, la requête renvoie les ventes pour chaque
combinaison de ville et d'année).
13. Dans la colonne Ventes, cliquez sur la ligne Totaux, puis cliquez sur
Additionner.
C'est ainsi que la requête additionne les valeurs de cette colonne.
Vous pouvez définir la ligne Totaux pour les deux autres colonnes sur la
valeur par défaut Grouper par, car vous souhaitez afficher chaque valeur
pour ces colonnes, et non les valeurs d'agrégation.
14. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
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Votre requête renvoie dorénavant le total des ventes enregistré par an à Rio de
Janeiro et Sao Paulo.
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Afficher tous les enregistrements de deux tables similaires
Il arrive parfois que vous deviez combiner des données de deux tables ayant une
structure identique mais se trouvant dans des bases de données différentes.
Considérez le scénario suivant.
Supposons que vous êtes un analyste qui travaille avec des données concernant
les élèves d'une école. Vous voulez mettre sur pied un partage de données entre
votre école et une autre pour que les deux établissements puissent améliorer
leurs programmes. Pour certaines des questions que vous voulez examiner, il
peut être plus judicieux d'étudier les données des deux écoles ensemble que
séparément.
Vous pourriez importer les données de l'autre école dans de nouvelles tables de
votre base de données. Dans ce cas, si les données de l'autre école devaient
changer, les modifications ne seraient pas reflétées dans votre base de données.
Une meilleure solution consiste à lier vos tables à celles de l'autre école, puis à
créer des requêtes qui combinent les données lorsque vous les exécutez. Vous
serez alors en mesure d'analyser un seul ensemble de données, au lieu d'effectuer
deux analyses et d'essayer de les interpréter comme si elles n'en formaient
qu'une seule.
Pour afficher tous les enregistrements de deux tables avec une structure
identique, utilisez une requête union.
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Les requêtes union ne peuvent pas être affichées en mode Création. Vous devez
les créer à l'aide de commandes SQL que vous entrez dans un onglet d'objet
dumode SQL.
Créer une requête union à partir de deux tables
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création requête.
Une nouvelle grille de création de requête s'ouvre et la boîte de dialogue
Afficher la table apparaît.
2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, cliquez sur Fermer.
3. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Union.
La requête bascule du mode Création au mode SQL. L'onglet d'objet du
mode SQL est pour l'instant vide.
4. En mode SQL, tapez SELECT suivi de la liste des champs de la première
table à inclure dans la requête. Le nom des champs doit être placé entre
crochets et séparé par des virgules. Une fois que vous avez tapé ces noms,
appuyez sur Entrée. Le curseur se déplace d'une ligne vers le bas dans le
mode SQL.
5. Tapez FROM suivi du nom de la première table à inclure dans la requête.
Appuyez sur ENTRÉE.
6. Si vous voulez spécifier un critère pour un champ de la première table,
tapez WHERE, suivi du nom du champ, un opérateur de comparaison (en
général, un signe égal (=)) et le critère. Vous pouvez ajouter des critères
supplémentaires à la fin de la clause WHERE, en utilisant le mot clé AND
et la même syntaxe que celle du premier critère ; par exemple, WHERE
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[NiveauClasse]="100" AND [HeuresCrédit]>2. Une fois que vous avez
spécifié les critères, appuyez sur Entrée.
7. Tapez UNION, puis appuyez sur Entrée.
8. Tapez SELECT suivi d'une liste des champs de la seconde table à inclure
dans la requête. Vous devez inclure les mêmes champs que ceux de la
première table et dans le même ordre. Le nom des champs doit être placé
entre crochets et séparé par des virgules. Une fois que vous avez tapé ces
noms, appuyez sur Entrée.
9. Tapez FROM suivi du nom de la seconde table à inclure dans la requête.
Appuyez sur ENTRÉE.
10. Si vous le souhaitez, ajoutez une clause WHERE, comme indiqué à
l'étape 6 de cette procédure.
11. Tapez un point-virgule (;) pour indiquer la fin de votre requête.
12. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
Les résultats apparaissent en mode Feuille de données.
Exemples de critères de requête
Afficher tout
Un critère de requête est une règle qui identifie les enregistrements à inclure
dans le résultat d'une requête. Il n'est pas indispensable d'ajouter des critères à
toutes les requêtes, mais si vous ne souhaitez pas afficher tous les
enregistrements d'une source sous-jacente, ajoutez des critères à votre requête
lors de sa création.
Dans cet article, nous allons étudier plusieurs exemples de critères de requête.
Nous supposons que vous savez créer des requêtes Sélection simples.
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Pour en savoir plus sur la création de requêtes Sélection, voir l'article Créer une
requête Sélection simple.
Dans cet article
Introduction aux critères de requête
Critères des champs Texte, Mémo et Lien hypertexte
Critères des champs Numérique, Monétaire et NuméroAuto
Critères des champs Date/Heure
Critères des autres champs
Présentation des critères de requête
Un critère ressemble à une formule, c'est-à-dire une chaîne qui comprend des
références de champ, des opérateurs et des constantes. On parle également
d'expressions dans Microsoft Office Access 2007.
Les tableaux suivants donnent quelques exemple de critères et expliquent leur
fonctionnement.
Critères Description
>25 et <50 Ce critère s'applique au champ Numérique, comme
Prix ou UnitésEnStock. Seuls les enregistrements
dont le champ Prix ou UnitésEnStock contient une
valeur supérieure à 25 et inférieure à 50 sont
renvoyés.
DiffDate ("aaaa",
[DateNaissance],
Ce critère s'applique à un champ Date/Heure, comme
DateNaissance. Seuls les enregistrements dont le
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Date()) > 30 nombre d'années entre la date de naissance d'une
personne et la date du jour est supérieur à 30 sont
inclus dans les résultats de la requête.
Est Null Ce critère peut s'appliquer à tout type de champ. Il
permet d'afficher les enregistrements dont la valeur
de champ est nulle.
Comme vous pouvez le constater, les critères peuvent être très différents les uns
des autres selon le type de données du champ auxquels ils s'appliquent et les
conditions que vous avez spécifiées.
Dans cet article, les critères les plus utilisés sont classés par type de données. Si
les exemples fournis ne répondent pas à vos besoins spécifiques, vous devrez
peut-être définir vos propres critères. Dans ce cas, commencez par vous
familiariser avec la liste des fonctions, opérateurs, caractères spéciaux et la
syntaxe des expressions qui permettent de référencer les champs et les littéraux.
Pour plus d'informations, voir les articles de la section Voir aussi.
Nous allons maintenant préciser le mode et la démarche à adopter pour ajouter
des critères. Pour ajouter un critère à une requête, vous devez ouvrir cette
requête en mode Création. Ensuite, identifiez les champs pour lesquels vous
voulez spécifier des critères. Si le champ n'est pas déjà répertorié dans la grille
de création, vous l'ajoutez soit en le faisant glisser depuis la fenêtre de création
de requête vers la grille des champs, soit en double-cliquant sur le champ (le fait
de double-cliquer sur le champ l'ajoute automatiquement à la colonne vide la
plus proche dans la grille des champs). Enfin, entrez les critères dans la ligne
Critères.
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Les critères que vous entrez dans la ligne Critères pour différents champs sont
combinés à l'aide de l'opérateur ET. En d'autres termes, les critères spécifiés
dans les champs Ville et DateNaissance sont interprétés comme suit :
Ville = "Rennes" ET DateNaissance < AjDate("aaaa", -40, Date())
Les champs Ville et DateNaissance comprennent des critères.
Seuls les enregistrements dans lesquels la valeur du champ Ville est Rennes
correspondront à ce critère.
Seuls les enregistrements des personnes âgées de 40 ans au minimum
satisferont à ce critère.
Seuls les enregistrements qui répondent aux deux critères seront inclus dans le
résultat.
Que faire pour qu'une seule de ces conditions soit remplie ? En d'autres termes,
comment entrer des critères de substitution ?
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Si vous voulez définir des critères de substitution ou deux jeux de critères
indépendants et que les conditions d'un seul jeu doivent être remplies, complétez
les lignes Critères et Ou dans la grille de création.
Le critère Ville est spécifié dans la ligne Critères.
Le critère DateNaissance est spécifié sur la ligne ou.
Les critères spécifiés dans les lignes Critères et Ou sont combinés à l'aide de
l'opérateur OU, comme indiqué ci-dessous :
Ville = "Rennes" OU DateNaissance < AjDate("aaaa", -40, Date())
Pour spécifier plus d'alternatives, complétez les lignes qui se trouvent sous la
ligne Ou.
Avant d'analyser les exemples ci-dessous, notez ce qui suit :
Si les critères sont temporaires ou changent souvent, vous pouvez filtrer le
résultat de la requête au lieu de modifier les critères de la requête à
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plusieurs reprises. Un filtre est un critère temporaire qui modifie le
résultat de la requête sans pour autant changer sa conception. Pour plus
d'informations sur les filtres, voir l'article (en anglais)Filtre : limiter le
nombre d'enregistrements dans une vue.
Si, contrairement aux valeurs qui vous intéressent, les champs de critère
ne changent pas, vous pouvez créer une requête Paramètre. Avec ce type
de requête, l'utilisateur est invité à entrer des valeurs de champ qui servent
ensuite à définir les critères de requête. Pour plus d'informations sur les
requêtes Paramètre, voir l'article Utiliser des paramètres dans les requêtes
et les états.
Critères des champs Texte, Mémo et Lien hypertexte
Dans les exemples suivants, la requête concerne le champ PaysRégion dans une
table qui contient des informations sur les contacts. Le critère est spécifié dans la
ligne Critères du champ Pays dans la grille de création.
Un critère que vous spécifiez pour un champ Lien hypertexte est, par défaut,
appliqué à la portion de texte affichée de la valeur de champ. Pour spécifier les
critères de la partie de la valeur URL (Uniform Resource Locator) de
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destination, utilisez l'expression HyperlinkPart. La syntaxe de cette expression
se présente comme suit : HyperlinkPart([Table1].[Champ1],1) =
"http://www.microsoft.com/", Table1 représentant le nom de la table
contenant le champ de lien hypertexte, Champ1 le champ de lien hypertexte et
http://www.microsoft.com l'URL correspondante.
Pour inclure des
enregistrements
qui... Utilisez ce critère Résultat de la requête
Correspondent
exactement à une
valeur, comme
Chine
"Chine" Renvoie les enregistrements
dont le champ PaysRégion
est défini sur Chine.
Ne correspondent
pas à une valeur,
comme Mexique
Pas "Mexique" Renvoie les enregistrements
dont le champ PaysRégion
est défini sur un pays autre
que le Mexique.
Commencent par la
chaîne spécifiée,
comme U
Comme U* Renvoie les enregistrements
de tous les pays et régions
commençant par « U », tels
qu'Uruguay ou Ukraine.
REMARQUE Lorsqu'il est
utilisé dans une expression,
l'astérisque (*), également
appelé caractère générique,
représente une chaîne
quelconque de caractères.
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Pour connaître la liste des
caractères génériques, voir
l'article Référence des
caractères génériques
d'Access.
Ne commencent pas
par la chaîne
spécifiée, comme U
Pas comme U* Renvoie les enregistrements
de tous les pays et régions ne
commençant pas par « U ».
Contiennent la
chaîne spécifiée,
comme Corée
Comme "*Corée*" Renvoie les enregistrements
de tous les pays et régions
qui contiennent la chaîne «
Corée ».
Ne contiennent pas
la chaîne spécifiée,
comme Corée
Différent de
"*Corée*"
Renvoie les enregistrements
de tous les pays et régions
qui ne contiennent pas la
chaîne « Corée ».
Se terminent par la
chaîne spécifiée,
comme « ine »
Comme "*ine" Renvoie les enregistrements
de tous les pays et régions
qui se terminent par « ine »,
comme Chine et Argentine.
Ne se terminent pas
par la chaîne
spécifiée, comme «
ine »
Différent de "*ine" Renvoie les enregistrements
de tous les pays et régions
qui ne se terminent par « ine
».
Contiennent des Est Null Renvoie les enregistrements
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
valeurs NULL (ou
manquantes)
dont le champ ne contient
aucune valeur.
Ne contiennent pas
de valeurs NULL
Est Pas Null Renvoie les enregistrements
dont le champ contient une
valeur.
Contiennent des
chaînes vides
"" (une paire de
guillemets droits)
Renvoie les enregistrements
dont le champ est défini
comme une valeur vide
(mais pas Null). Par
exemple, les enregistrements
des ventes d'un autre
département peuvent
contenir une valeur vide
dans le champ PaysRégion.
Ne contiennent pas
de chaînes vides
Pas "" Renvoie des enregistrements
dont le champ PaysRégion
contient une valeur non vide.
Contient des valeurs
nulles ou des chaînes
vides
"" Ou est Null Renvoie des enregistrements
dont le champ soit ne
contient pas de valeur, soit
est défini sur une valeur
vide.
N'est pas vide N'est Pas Null Et Pas
""
Renvoie les enregistrements
dont le champ PaysRégion
ne contient pas de valeurs ni
vides, ni Null.
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Sont supérieurs ou
égaux à une valeur,
Mexique par
exemple, lorsqu'un
tri alphabétique est
appliqué
>= "Mexique" Renvoie les enregistrements
de tous les pays et régions
qui, d'un point de vue
alphabétique, suivent le mot
« Mexique ».
Sont compris dans
une plage spécifique,
de A à D, par
exemple
Comme "[A-D]*" Renvoie les enregistrements
des pays et régions qui
commencent par les lettres A
à D.
Correspondent à
l'une ou l'autre de
deux valeurs, comme
États-Unis ou
Royaume-Uni
"États-Unis" Ou
"Royaume-Uni"
Renvoie les enregistrements
des États-Unis ou du
Royaume-Uni.
Contiennent une des
valeurs de la liste
En ("France",
"Chine",
"Allemagne",
"Japon")
Renvoie les enregistrements
de tous les pays et régions
spécifiés dans la liste.
Contiennent des
caractères occupant
une position
spécifique dans la
valeur de champ
Droite([PaysRégion],
1) = "s"
Renvoie les enregistrements
de tous les pays et régions se
terminant par « s ».
Répondent à des
contraintes de
NbCar ([PaysRégion])
> 10
Renvoie les enregistrements
des pays et régions de plus
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
longueur de 10 caractères.
Correspondent à un
modèle spécifique
Comme "Chi??" Renvoie les enregistrements
de pays et régions tels que la
Chine ou le Chili composés
de cinq caractères dont les
trois premiers sont « Chi ».
REMARQUE Les
caractères ? et _, lorsqu'ils
sont utilisés dans une
expression, représentent un
seul caractère (ils sont
également appelés des
caractères génériques). Le
caractère _ ne peut pas être
utilisé dans la même
expression que le caractère
?, ni dans une expression
avec le caractère *. Vous
pouvez utiliser le caractère
générique _ dans une
expression qui contient
également le caractère
générique %.
Critères des champs Numéro, Monétaire et NuméroAuto
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Dans les exemples suivants, la requête concerne le champ PrixUnitaire dans une
table qui contient des informations sur les produits. Le critère est spécifié dans la
ligne Critères du champ PrixUnitaire dans la grille de création de requête.
Pour inclure des
enregistrements
qui...
Utilisez
ce
critère Résultat de la requête
Correspondent
exactement à une
valeur, comme 100
100 Renvoie les enregistrements dans lesquels
le prix unitaire du produit est 100 €.
Ne correspondent
pas à une valeur,
comme 1000
Pas 1000 Renvoie les enregistrements dans lesquels
le prix unitaire du produit n'est pas 1000
€.
Contiennent une
valeur inférieure à
une autre, comme
< 100
<= 100
Renvoie les enregistrements pour lesquels
le prix unitaire est inférieur à 100 €
(<100). La deuxième expression (<=100)
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100 affiche les enregistrements dans lesquels
le prix unitaire est inférieur ou égal à 100
€.
Contiennent une
valeur supérieure à
une autre, comme
99,99
>99,99
>=99,99
Renvoie les enregistrements dans lesquels
le prix unitaire est supérieur à 99,99 €
(>99,99). La deuxième expression affiche
les enregistrements dans lesquels le prix
unitaire est supérieur ou égal à 99,99 €.
Contiennent l'une ou
l'autre de deux
valeurs, comme 20
ou 25
20 ou 25 Renvoie les enregistrements dans lesquels
le prix unitaire est 20 € ou 25 €.
Contiennent une
valeur comprise dans
une plage spécifique
>49,99
et
<99,99
ou
Entre 50
et 100
Renvoie les enregistrements dans lesquels
le prix unitaire est compris entre 49,99 €
et 99,99 € non inclus.
Contiennent une
valeur hors plage
<50 ou
>100
Renvoie les enregistrements dans lesquels
le prix unitaire n'est pas compris entre 50
€ et 100 €.
Contiennent l'une des
valeurs spécifiées
En (20,
25, 30)
Renvoie les enregistrements dans lesquels
le prix unitaire est 20 €, 25 € ou 30 €.
Contiennent une
valeur se terminant
Comme
"*4,99"
Renvoie les enregistrements dans lesquels
le prix unitaire se termine par « 4,99 »,
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par les chiffres
spécifiés
comme 4,99 €, 14,99 €, 24,99 €, etc.
REMARQUE Les caractères * et %,
lorsqu'ils sont utilisés dans une
expression, représentent tout nombre de
caractères (ils sont également appelés des
caractères génériques). Le caractère % ne
peut pas être utilisé dans la même
expression que le caractère *, ni dans une
expression avec le caractère ?. Vous
pouvez utiliser le caractère générique %
dans une expression qui contient
également le caractère générique _.
Contiennent des
valeurs NULL (ou
manquantes)
Est Null Renvoie les enregistrements dont le
champ PrixUnitaire ne contient aucune
valeur.
Contiennent des
valeurs non NULL
Est Pas
Null
Renvoie les enregistrements dont le
champ PrixUnitaire contient une valeur.
Critères des champs Date/Heure
Dans les exemples suivants, la requête porte sur le champ DateCommande dans
une table qui contient des informations sur les commandes. Le critère est
spécifié dans la ligne Critères du champ DateCommande dans la grille de
création de requête.
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
Pour inclure
des
enregistreme
nts qui... Utilisez ce critère
Résultat de la
requête
Corresponden
t exactement à
une valeur,
comme le
2/2/2006
#02.02.06# Renvoie les
enregistrement
s de
transactions
effectuées le 2
février 2006.
N'oubliez pas
d'insérer le
caractère # de
part et d'autre
des valeurs de
date afin
qu'Access
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puisse
distinguer les
valeurs de date
des chaînes de
texte.
Ne
correspondent
pas à une
valeur,
comme
2/2/2006
Pas #3/3/2006# Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
qui n'ont pas
eu lieu le 3
février 2006.
Contiennent
des valeurs
antérieures à
une date
donnée,
comme le
2/2/2006
< #2/2/2006# Renvoie les
enregistrement
s de
transactions
effectuées
avant le 2
février 2006.
Pour afficher
les
transactions
effectuées à
cette date ou
avant, utilisez
l'opérateur <=
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
plutôt que <.
Contiennent
des valeurs
postérieures à
une date
donnée,
comme le
2/2/2006
> #2/2/2006# Renvoie les
enregistrement
s de
transactions
effectuées
après le 2
février 2006.
Pour afficher
les
transactions
effectuées à
cette date ou
après, utilisez
l'opérateur >=
plutôt que >.
Contiennent
des valeurs
incluses dans
une plage de
dates
>#2/2/2006# et <#4/2/2006# Renvoie les
enregistrement
s dont les
transactions
ont eu lieu
entre les 2 et 4
février 2006.
Vous pouvez
également
faire appel à
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
l'opérateur
Entre pour
filtrer une
plage de
valeurs. Par
exemple,
Entre
#2/2/2006# et
#4/2/2006# est
identique à
>#2/2/2006#
et
<#4/2/2006#.
Contiennent
des valeurs
hors plage
<#2/2/2006# ou >#4/2/2006# Renvoie les
enregistrement
s dont les
transactions
ont eu lieu
avant le 2
février 2006
ou après le 4
février 2006.
Contiennent
l'une de deux
valeurs,
comme
2/2/2006 ou
#2/2/2006# ou #3/2/2006# Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
effectuées le 2
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
3/2/2006 février 2006
ou le 3 février
2006.
Contiennent
l'une des
valeurs
spécifiées
En (#1/2/2006#, #1/3/2006#, #1/4/2006#) Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
effectuées le
1er février
2006, le 1er
mars 2006 ou
le 1er avril
2006.
Contiennent
la date d'un
mois donné
(quelle que
soit l'année),
comme
Décembre
PartDate("m", [DateVente]) = 12 Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
effectuées en
décembre,
quelle que soit
l'année.
Contiennent
la date d'un
trimestre
donné (quelle
que soit
l'année),
PartDate("t", [DateVente]) = 1 Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
effectuées le
premier
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
comme le
premier
trimestre
trimestre,
quelle que soit
l'année.
Contiennent
la date du jour
Date( ) Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
effectuées le
jour même. Si
la date du jour
est le
2/2/2006, les
enregistrement
s dont le
champ
DateComman
de est défini
sur 2 février
2006 sont
affichés.
Contiennent
la date du jour
précédent
Date()-1 Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
effectuées le
jour précédent.
Si la date du
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
jour est le
2/2/2006, les
enregistrement
s du 1er
février 2006
sont affichés.
Contiennent
la date du jour
suivant
Date() + 1 Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
effectuées le
jour suivant.
Si la date du
jour est le
2/2/2006, les
enregistrement
s du 3 février
2006 sont
affichés.
Contiennent
les dates de la
semaine en
cours
PartDate("ss", [DateVente]) =
PartDate("ss", Date()) et Année(
[DateVente]) = Année(Date())
Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
effectuées
pendant la
semaine en
cours. La
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
semaine
commence le
dimanche et se
termine le
samedi.
Contiennent
les dates de la
semaine
précédente
Année([DateVente])* 53 + PartDate("ss",
[DateVente]) = Année(Date())* 53 +
PartDate("ss", Date()) - 1
Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
effectuées
pendant la
semaine
précédente. La
semaine
commence le
dimanche et se
termine le
samedi.
Contiennent
les dates de la
semaine
suivante
Année([DateVente])* 53 + PartDate("ss",
[DateVente]) = Année(Date())* 53 +
PartDate("ss", Date()) +1
Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
qui auront lieu
la semaine
suivante. La
semaine
commence le
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
dimanche et se
termine le
samedi.
Contiennent
une date
enregistrée au
cours des 7
derniers jours
Entre Date() et Date()-6 Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
effectuées au
cours des 7
derniers jours.
Si la date du
jour est le
2/2/2006, les
enregistrement
s compris
entre le 24
janvier 2006 et
le 2 février
2006 sont
affichés.
Contiennent
une date du
mois en cours
Année([DateVente]) =
Année(Maintenant()) Et
Mois([DateVente]) = Mois(Maintenant())
Renvoie les
enregistrement
s du mois en
cours. Si la
date du jour
est le
2/2/2006, les
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
enregistrement
s du mois de
février 2006
sont affichés.
Contiennent
une date du
mois
précédent
Année([DateVente])* 12 + PartDate("m",
[DateVente]) = Année(Date())* 12 +
PartDate("m", Date()) - 1
Renvoie les
enregistrement
s du mois
précédent. Si
la date du jour
est le
2/2/2006, les
enregistrement
s du mois de
janvier 2006
sont affichés.
Contiennent
une date du
mois suivant
Année([DateVente])* 12 + PartDate("m",
[DateVente]) = Année(Date())* 12 +
PartDate("m", Date()) +1
Renvoie les
enregistrement
s du mois
suivant. Si la
date du jour
est le
2/2/2006, les
enregistrement
s du mois de
mars 2006
sont affichés.
Contiennent Entre Date( ) Et AjDate("m", -1, Date( )) Un mois
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une date
enregistrée au
cours des 30
ou 31 derniers
jours
d'enregistreme
nts de ventes.
Si la date du
jour est le
2/2/2006, les
enregistrement
s compris
entre le 2
janvier 2006 et
le 2 février
2006 sont
affichés.
Contiennent
une date du
trimestre en
cours
Année([DateVente]) =
Année(Maintenant()) Et PartDate("t",
Date()) = PartDate("t", Maintenant())
Renvoie les
enregistrement
s du trimestre
en cours. Si la
date du jour
est le
2/2/2006, les
enregistrement
s du premier
trimestre 2006
sont affichés.
Contiennent
une date du
trimestre
précédent
Année([DateVente])*4+PartDate("t",[Date
Vente]) =
Année(Date())*4+PartDate("t",Date())- 1
Renvoie les
enregistrement
s du trimestre
précédent. Si
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la date du jour
est le
2/2/2006, les
enregistrement
s du dernier
trimestre 2005
sont affichés.
Contiennent
une date du
trimestre
suivant
Année([DateVente])*4+PartDate("t",[Date
Vente]) =
Année(Date())*4+PartDate("t",Date())+1
Renvoie les
enregistrement
s du trimestre
suivant. Si la
date du jour
est le
2/2/2006, les
enregistrement
s du deuxième
trimestre 2006
sont affichés.
Contiennent
une date de
l'année en
cours
Année([DateVente]) = Année(Date()) Renvoie les
enregistrement
s de l'année en
cours. Si la
date du jour
est le
2/2/2006, les
enregistrement
s de l'année
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
2006 sont
affichés.
Contiennent
une date de
l'année
précédente
Année([DateVente]) = Année(Date()) - 1 Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
effectuées au
cours de
l'année
précédente. Si
la date du jour
est le
2/2/2006, les
enregistrement
s de l'année
2005 sont
affichés.
Contiennent
une date de
l'année
suivante
Année([DateVente]) = Année(Date()) +1 Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
effectuées au
cours de
l'année
suivante. Si la
date du jour
est le
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
2/2/2006, les
enregistrement
s de l'année
2007 sont
affichés.
Contiennent
une date
comprise
entre le 1er
janvier et la
date du jour
(enregistreme
nts du cumul
annuel)
Année([DateVente]) = Année(Date()) et
Mois([DateVente]) <= Mois(Date()) et
Jour([DateVente]) <= Jour (Date())
Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
effectuées
entre le 1er
janvier de
l'année en
cours et la
date du jour.
Si la date du
jour est le
2/2/2006, les
enregistrement
s compris
entre le 1er
janvier 2006 et
le 2 février
2006 sont
affichés.
Contiennent
une date
< Date() Renvoie les
enregistrement
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
passée s des
transactions
antérieures à
la date du jour.
Contiennent
une date
future
> Date() Renvoie les
enregistrement
s des
transactions
postérieures à
la date du jour.
Filtrent les
valeurs NULL
(ou
manquantes)
Est Null Renvoie les
enregistrement
s dont la date
de transaction
est manquante.
Filtrent les
valeurs non
NULL
Est Pas Null Renvoie les
enregistrement
s dont la date
de transaction
est connue.
Critères des autres champs
Champs Oui/Non Dans la ligne Critères, tapez Oui pour inclure les
enregistrements dont la case à cocher est activée. Tapez Non dans le cas
contraire.
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Pièces jointes Dans la ligne Critères, tapez Est Null pour inclure les
enregistrements qui ne contiennent pas de pièces jointes. Tapez Est Pas Null
dans le cas contraire.
Champs Liste de choix Il existe deux types de champs Liste de choix : ceux qui
recherchent des valeurs dans une source de données existante (à l'aide d'une clé
étrangère) et ceux qui se basent sur une liste de valeurs spécifiées lors de la
création du champ.
Les champs Liste de choix basés sur une liste de valeurs spécifiées sont de type
Texte ; les critères autorisés sont identiques à ceux des autres champs de texte.
Les critères que vous pouvez utiliser dans un champ de recherche basé sur les
valeurs issues d'une source de données existante dépendent du type de données
de la clé étrangère et non du type des données recherchées. Vous pouvez avoir,
par exemple, un champ de recherche qui affiche le nom d'un employé, mais qui
utilise une clé étrangère de type numérique. Comme le champ stocke un nombre
et non pas du texte, vous devez employer des critères numériques, à savoir >2.
Si vous ne connaissez pas le type de données de la clé étrangère, examinez la
source de données en mode Création afin de déterminer les types de données des
champs. Pour ce faire :
1. Localisez la table source dans le volet Navigation.
2. Ouvrez la table en mode Création avec l'une des deux méthodes suivantes
:
� Cliquez sur la table, puis appuyez sur CTRL+ENTRÉE ;
� Cliquez avec le bouton droit sur la table, puis cliquez sur Mode
Création.
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3. Le type de données de chaque champ est affiché dans la colonne Type de
données de la grille de création de la table.
Champs à valeurs multiples Les données d'un champ à valeurs multiples sont
stockées sous forme de lignes dans une table masquée créée et remplie par
Office Access 2007 pour représenter le champ. En mode Création, les champs à
valeurs multiples affichés dans la Liste de champs peuvent être développés.
Pour utiliser des critères dans un champ à valeurs multiples, il suffit d'entrer des
critères dans une seule ligne de la table masquée. Procédez comme suit :
1. Créez une requête contenant un champ à valeurs multiples et ouvrez-la en
mode Création.
2. Développez le champ à valeurs multiples en cliquant sur le symbole plus
(+) qui se trouve sur sa gauche (si le champ est déjà développé, le
symbole moins (-) apparaît). Un champ représentant une valeur du champ
à valeurs multiples apparaît juste en dessous du nom du champ. Son nom
est formé à partir du nom du champ à valeurs multiples, suivi de la chaîne
.Valeur.
3. Faites glisser le champ à valeurs multiples et son champ à valeur unique
vers différentes colonnes dans la grille de création. Pour n'afficher que le
champ à valeurs multiples dans vos résultats, désactivez la case à cocher
Afficher relative au champ à valeur unique.
4. Dans la ligne Critères du champ à valeur unique, entrez des critères
appropriés au type de données que les valeurs représentent.
5. Chaque valeur du champ à valeurs multiples sera évaluée
individuellement à partir des critères spécifiés. Par exemple, si le champ à
valeurs multiples contient une liste de nombres et que vous utilisez les
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
critères >5 ET <3, tous les enregistrements contenant au moins une valeur
supérieure à 5 et une valeur inférieure à 3 sont affichés.
Joindre des tables et des requêtes
Afficher tout
Lorsque vous incluez plusieurs tables dans une requête, vous devez utiliser des
jointures pour obtenir les résultats que vous recherchez. Grâce aux jointures, la
requête ne renvoie que les enregistrements appropriés de chaque table, en
fonction de la relation existant entre les tables dans la requête. Cet article
contient des informations conceptuelles sur les jointures, décrit les différents
types de jointures et indique comment les utiliser.
Dans cet article
Introduction
Jointures internes
Jointures externes
Jointures croisées
Jointures inégales
Supprimer une jointure
Introduction
Les bases de données relationnelles sont constituées essentiellement de tables
reliées entre elles dans une configuration de relations logiques. Les relations
servent à connecter des tables à partir des champs qu'elles ont en commun. Une
relation est représentée dans une requête par une jointure.
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
Lorsque vous ajoutez des tables à une requête, Microsoft Office Access 2007
crée des jointures qui reposent sur les relations définies entre les tables. Vous
pouvez créer manuellement des jointures dans les requêtes, même si elles ne
représentent pas les relations qui ont déjà été définies. Si vous utilisez d'autres
requêtes (en plus des tables ou à la place de celles-ci) en tant que sources de
données d'une requête, vous pouvez créer des jointures entre les requêtes source
mais aussi entre ces dernières et les tables que vous utilisez comme sources de
données.
Les jointures ont un comportement similaire à celui des critères d'une requête,
dans la mesure où elles établissent des conditions auxquelles les données
doivent répondre pour être incluses dans les opérations de la requête. En
revanche, contrairement aux critères, les jointures spécifient que les paires de
lignes qui répondent aux conditions qu'elles ont établies seront combinées en
une seule ligne dans le jeu d'enregistrement.
Il existe principalement quatre types de jointures : les jointures internes,
externes, croisées et inégales. Cet article décrit les différents types de jointures,
indique dans quel cas vous pouvez les utiliser et comment créer les jointures.
Haut de la page
Jointures internes
Il s'agit du type de jointure le plus courant. Les jointures internes indiquent à une
requête que les lignes d'une des tables jointes correspondent aux lignes de l'autre
table, car les champs joints comportent les mêmes données. Lorsqu'une requête
avec une jointure interne est exécutée, seules les lignes comportant une valeur
qui existe dans les deux tables jointes seront incluses dans les opérations de la
requête.
Dans quel cas doit-on utiliser une jointure interne ?
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
Utilisez une jointure interne si vous ne voulez renvoyer que les lignes des deux
tables jointes qui ont la même valeur dans le champ de jointure.
Comment doit-on utiliser une jointure interne ?
En général, vous n'avez besoin d'effectuer aucune opération particulière pour
utiliser une jointure interne. Si vous avez déjà créé des relations entre les tables
dans la fenêtre Relations, Access crée automatiquement des jointures internes
lorsque vous ajoutez des tables associées en mode Création de requête. Si
l'intégrité référentielle est appliquée, Access affiche un « 1 » au-dessus de la
ligne de jointure pour indiquer la table qui se trouve du côté « un » d'une relation
un-à-plusieurs et le symbole infini (∞) pour indiquer la table qui se trouve du
côté « plusieurs ».
Même si vous n'avez pas créé de relations, Access crée automatiquement des
jointures internes si vous ajoutez deux tables à une requête et que ces tables
comportent au moins un champ avec un type de données identique ou
compatible et enfin que l'un des champs de jointure est une clé primaire. Les
symboles « un » et « plusieurs » ne sont pas affichés dans ce cas, car l'intégrité
référentielle n'est pas appliquée.
Si vous ajoutez des requêtes à votre requête alors que vous n'avez pas créé de
relations entre elles, Access ne crée aucune jointure entre ces requêtes et n'en
crée pas non plus entre les requêtes et les tables. Vous devez alors créer les
jointures vous-même. Pour cela, il vous suffit de faire glisser un champ d'une
source de données sur un champ d'une autre source de données. Access affiche
une ligne entre les deux champs pour montrer qu'une jointure a été créée.
Syntaxe SQL pour une jointure interne
Composant Description
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table1,
table2
Nom des tables dont les enregistrements sont combinés.
champ1,
champ2
Noms des champs joints. S'ils ne sont pas numériques, les
champs doivent avoir le même type de données et contenir des
données de nature identique, mais leurs noms peuvent être
différents.
oprcomp Tout opérateur de comparaison relationnel tel que : « = », « <
», « > », « <= », « >= » ou « <> ».
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Jointures externes
Les jointures externes indiquent à une requête que bien que certaines lignes des
deux côtés de la jointure correspondent exactement, la requête doit inclure toutes
les lignes d'une table et les lignes qui partagent une même valeur des deux côtés
de la jointure.
Les jointures externes peuvent être des jointures externes droites ou gauches.
Dans une jointure externe gauche, la requête inclut toutes les lignes de la
première table de la clause FROM de l'instruction SQL et seulement les lignes
de l'autre table qui contiennent des valeurs communes aux deux tables dans le
champ de jointure. Inversement, dans une jointure droite, la requête inclut toutes
les lignes de la seconde table se la clause FROM de l'instruction SQL et
seulement les lignes de l'autre table qui contiennent des valeurs communes aux
deux tables dans le champ de jointure.
REMARQUE Vous pouvez aisément savoir quelle table est la table de gauche
ou la table de droite dans une jointure donnée, en double-cliquant sur la jointure
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puis en examinant la boîte de dialogue Propriétés de la jointure. Vous pouvez
également passer en vue SQL et examiner la clause FROM.
Étant donné que certaines des lignes d'une table d'un côté de la jointure externe
n'auront pas de lignes correspondantes dans l'autre table, certains des champs
seront vides dans les résultats de la requête.
Dans quel cas doit-on utiliser une jointure externe ?
Utilisez une jointure externe si vous voulez que toutes les lignes d'une des tables
de la jointure soient incluses dans les résultats et que la requête ne prenne en
compte que les lignes de l'autre table qui contiennent les mêmes valeurs que la
première table dans le champ de jointure.
Comment doit-on utiliser une jointure externe ?
Des jointures externes sont créées en modifiant des jointures internes.
Changer une jointure interne en jointure externe
1. En mode Création de requête, double-cliquez sur la jointure que vous
voulez changer.
La boîte de dialogue Propriétés de la jointure apparaît.
2. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la jointure, notez les choix
proposés à côté de l'option 2 et de l'option 3.
3. Cliquez sur l'option que vous voulez utiliser, puis sur OK.
4. Access affiche la jointure et une flèche pointant de la source de données
dont toutes les lignes seront incluses vers la source de données dont
seulement les lignes qui répondent aux conditions de la jointure seront
incluses.
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Syntaxe SQL pour une jointure externe
Composant Description
table1, table2 Nom des tables dont les enregistrements sont combinés.
champ1,
champ2
Noms des champs joints. Les champs doivent avoir le même
type de données et contenir des données de nature identique,
mais leurs noms peuvent être différents.
oprcomp Tout opérateur de comparaison relationnel tel que : « = », « <
», « > », « <= », « >= » ou « <> ».
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Jointures croisées
Les jointures croisées sont différentes des jointures internes et externes dans la
mesure où elles ne sont pas explicitement représentées dans Office Access 2007.
Dans une jointure croisée, chaque ligne d'une table est combinée à chaque ligne
d'une autre table, le résultat est alors désigné comme produit croisé ou produit
cartésien. À chaque fois que vous exécutez une requête comportant des tables
qui ne sont pas explicitement jointes, le résultat est un produit croisé. Les
jointures croisées sont en général accidentelles, mais elles peuvent être utiles
dans certains cas.
Dans quel cas doit-on utiliser une jointure croisée ?
Si vous voulez examiner chaque combinaison possible de lignes entre deux
tables ou deux requêtes, utilisez une jointure croisée. Supposons, par exemple,
que votre société a connu une année exceptionnelle et que vous envisagez
d'accorder des remises à vos clients. Créez pour cela une requête qui additionne
les achats de chaque client et créez une petite table comportant plusieurs
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pourcentages de remise possibles, puis combinez les deux dans une autre requête
qui effectue une jointure croisée. Vous obtiendrez comme résultat les remises
hypothétiques pour chaque client.
Comment doit-on utiliser une jointure croisée ?
Une jointure croisée est produite à chaque fois que vous incluez des tables ou
des requêtes dans une requête sans créer au moins une jointure explicite pour
chaque table ou chaque requête. Access combine alors chaque ligne de chaque
table ou requête, qui n'est pas explicitement jointe à une autre table ou requête, à
chaque ligne des autres tables ou requêtes. À titre d'exemple, supposons que,
dans le même scénario que le paragraphe précédent, vous disposez de 91 clients
et que vous envisagez cinq pourcentages de remise possibles pour ces derniers.
La jointure croisée produira alors 455 lignes (le produit de 91 et de 5).
Comme vous pouvez l'imaginer, les jointures croisées accidentelles peuvent
créer un nombre très élevé de lignes dans les résultats de la requête. De plus, ces
résultats sont en général inutiles, car, à moins que vous ne vouliez combiner
chaque ligne à une autre, la plupart des lignes combinées dans les résultats
n'auront aucun sens. Enfin, les requêtes qui utilisent des jointures croisées
accidentelles peuvent avoir une très longue durée d'exécution.
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Jointure croisée accidentelle en mode Création de requête.
Les champs entourés doivent être joints.
Produit croisé renvoyé par la jointure croisée accidentelle décrite précédemment.
Notez le nombre très important d'enregistrements.
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Résultats après que la jointure correcte a été créée.
Notez que le nombre d'enregistrements est bien plus petit.
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Jointures inégales
Les jointures ne doivent pas obligatoirement être basées sur l'équivalence des
champs joints. Une jointure peut être basée sur un opérateur de comparaison, tel
que supérieur à (>), inférieur à (<) ou différent de (<>). Les jointures qui ne sont
pas basées sur une équivalence sont appelées jointures inégales.
Dans quel cas doit-on utiliser une jointure inégale ?
Si vous voulez combiner les lignes de deux sources de données qui ont des
valeurs de champs différentes, utilisez une jointure non égale. En général, les
jointures non égales sont basées sur les opérateurs de comparaison supérieur à
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(>), inférieur à (<), supérieur ou égal à (>=) ou inférieur ou égal à (<=). Les
jointures inégales basées sur l'opérateur de comparaison différent de (<>)
peuvent renvoyer autant de lignes que les jointures croisées et les résultats
peuvent être difficiles à interpréter.
Comment doit-on utiliser une jointure inégale ?
Les jointures inégales ne sont pas prises en charge en mode Création. Si vous
voulez les utiliser, vous devez recourir au mode SQL. Vous pouvez également
créer une jointure en mode Création, puis basculer en mode SQL, rechercher
l'opérateur de comparaison égal (=) et le remplacer par l'opérateur que vous
voulez utiliser. Mais pour pouvoir ouvrir la requête en mode Création, vous
devez d'abord rétablir l'opérateur de comparaison égal (=) en mode SQL.
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Supprimer une jointure
Vous pouvez supprimer une jointure créée par erreur, par exemple, une jointure
entre deux champs qui ont des types de données différents. Pour supprimer la
jointure, procédez comme suit :
1. Dans la grille de création de la requête, cliquez sur la jointure à
supprimer.
2. Appuyez sur SUPPRESSION.
- ou -
Dans la grille de création de la requête, cliquez avec le bouton droit sur la
jointure que vous voulez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.
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Créer, modifier ou supprimer une relation
Afficher tout
Après la création d'une table pour chaque sujet de la base de données, vous
devez permettre à Office Access 2007 de renvoyer ces informations en cas de
besoin. Pour ce faire, vous devez placer des champs communs dans des tables
associées et définir des relations entre tables. Vous pouvez alors créer des
requêtes, des formulaires et des états qui affichent des informations issues de
plusieurs tables simultanément.
Cet article contient des procédures détaillées pour créer, modifier et supprimer
une relation entre tables. Vous y apprenez comment appliquer l'intégrité
référentielle pour empêcher la création d'enregistrements orphelins, comment
définir le type de jointure pour déterminer les enregistrements de chaque côté
d'une relation à inclure dans un résultat de requête, et comment définir les
options en cascade pour synchroniser les références.
Pour plus d'informations sur les relations entre tables, voir l'article Guide pour
les relations entre tables.
Dans cet article
Créer une relation entre tables
Créer une relation entre tables à l'aide de l'onglet de document Relations
Créer une relation entre tables avec le volet Liste de champs
Modifier une relation entre tables
Appliquer l'intégrité référentielle
Supprimer une relation entre tables
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Créer une relation entre tables
Vous pouvez créer une relation entre tables soit dans la fenêtre Relations, soit en
faisant glisser un champ sur une feuille de données depuis le volet Liste de
champs. Lorsque vous créez une relation entre tables, les champs communs ne
portent pas obligatoirement le même nom, bien qu'il en soit souvent ainsi. En
revanche, les champs communs doivent avoir le même type de données.
Cependant, si le champ de clé primaire est un champ NuméroAuto, le champ de
clé étrangère peut également être un champ Numéro, si la propriété
TailleChamp des deux champs est identique. Par exemple, vous pouvez faire
correspondre un champ NuméroAuto avec un champ numérique si la valeur de
la propriété TailleChamp des deux champs est Entier long. Lorsque les deux
champs communs sont des champs de type numérique, ils doivent avoir le même
paramétrage de la propriété TailleChamp.
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Créer une relation entre tables à l'aide de l'onglet de document Relations
1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de
données.
3. Sous l'onglet Outils de base de données du groupe Afficher/Masquer,
cliquez sur Relations.
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4. Si vous n'avez encore défini de relations, la boîte de dialogue Afficher la
table s'affiche automatiquement. Si tel n'est pas le cas, sous l'onglet
Création, du groupe Relations, cliquez sur Afficher la table.
La boîte de dialogue Afficher la table affiche toutes les tables et requêtes
de la base de données. Pour n'afficher que les tables, cliquez sur Tables.
Pour n'afficher que les requêtes, cliquez sur Requêtes. Pour afficher les
deux, cliquez sur Les deux.
5. Sélectionnez plusieurs tables ou requêtes, puis cliquez sur Ajouter. Une
fois que vous avez terminé d'ajouter des tables et des requêtes dans
l'onglet de document Relations, cliquez sur Fermer.
6. Faites glisser un champ (généralement une clé primaire) d'une table au
champ commun (clé étrangère) dans l'autre table. Pour faire glisser
plusieurs champs, appuyez sur CTRL, cliquez sur chaque champ, puis
faites-les glisser.
La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.
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7. Vérifiez que les noms de champ affichés sont des champs communs pour
la relation. Si un nom de champ est incorrect, cliquez dessus et
sélectionnez le champ approprié dans la liste.
Pour appliquer l'intégrité référentielle pour cette relation, activez la case à
cocher Appliquer l'intégrité référentielle. Pour plus d'informations sur
l'intégrité référentielle, voir la section Appliquer l'intégrité référentielle
Voir aussi l'article Guide pour les relations entre tables.
8. Cliquez sur Créer.
Access dessine une ligne de relation entre les deux tables. Si vous avez
activé la case à cocher Appliquer l'intégrité référentielle, la ligne est
épaissie à chaque extrémité. En outre, si vous avez activé la case à cocher
Appliquer l'intégrité référentielle, le chiffre 1 apparaît au-dessus de la
partie épaisse sur un côté de la ligne de relation, et le symbole infini (∞)
apparaît au-dessus de la partie épaisse sur l'autre côté, comme illustré ci-
dessous.
REMARQUES
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Pour créer une relation un à un Les deux champs communs
(généralement les champs de clé primaire et de clé étrangère) doivent
avoir un index unique. En d'autres termes, leur propriété Indexé doit être
définie sur la valeur Oui (sans doublon). Si ces deux champs ont un
index unique, Access crée une relation un-à-un.
Pour créer une relation un-à-plusieurs Le champ d'un côté
(généralement, la clé primaire) de la relation doit avoir un index unique.
En d'autres termes, sa propriété Indexé doit être définie sur la valeur Oui
(sans doublon). Le champ sur plusieurs côtés ne doit pas avoir d'index
unique. Il peut avoir un index, mais les doublons doivent être autorisés.
En d'autres termes, sa propriété Indexé doit être définie sur la valeur Non
ou Oui (avec doublons). Lorsqu'un champ a un index unique, et que
l'autre n'en a pas, Access crée une relation un-à-plusieurs.
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Créer une relation entre tables avec le volet Liste de champs
Dans Office Access 2007, vous pouvez ajouter un champ à une table existante
ouverte en mode Feuille de données, en le faisant glisser depuis le volet Liste de
champs. Le volet Liste de champs affiche les champs disponibles dans les
tables associées et les autres tables de la base de données. Lorsque vous faites
glisser un champ depuis une autre table (non associée) et que vous exécutez
l'Assistant Liste de choix, Access crée automatiquement une nouvelle relation
un-à-plusieurs entre la table du volet Liste de champs et la table cible du
champ. Cette relation n'applique pas l'intégrité référentielle par défaut. Pour ce
faire, vous devez modifier la relation. Pour plus d'informations, voir la section
Modifier une relation entre tables.
Ouvrir une table en mode Feuille de données
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1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de
données.
3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à
laquelle vous souhaitez ajouter le champ, créez la relation, puis cliquez
sur Mode Feuille de données dans le menu contextuel.
Ouvrir le volet Liste de champs
Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes,
cliquez sur Ajouter des champs existants.
Le volet Liste de champs apparaît.
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Le volet Liste de champs regroupe toutes les autres tables dans la base de
données par catégories. Lorsque vous utilisez une table en mode Feuille de
données, Access affiche les champs dans l'une des deux catégories dans le volet
Liste de champs : Champs disponibles dans les tables associées et Champs
disponibles dans les autres tables. La première catégorie répertorie toutes les
tables qui ont une relation avec la table en cours d'utilisation. La seconde
catégorie répertorie toutes les tables avec lesquelles votre table n'a aucune
relation.
Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard du nom
d'une table pour afficher la liste des champs disponibles. Pour ajouter un champ
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à la table, faites glisser le champ du volet Liste de champs vers la table en
mode Feuille de données.
Ajouter un champ et créer une relation dans le volet Liste de champs
1. Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes,
cliquez sur Ajouter des champs existants.
Le volet Liste de champs apparaît.
2. Sous Champs disponibles dans les autres tables, cliquez sur le signe
plus (+) en regard d'un nom de table pour y afficher la liste des champs.
3. Faites glisser le champ de votre choix du volet Liste de champs vers la
table ouverte en mode Feuille de données.
4. Lorsque la ligne d'insertion apparaît, déposez le champ à l'endroit voulu.
L'Assistant Liste de choix démarre.
5. Suivez les instructions pour exécuter l'Assistant Liste de choix.
Le champ apparaît dans la table en mode Feuille de données.
Lorsque vous faites glisser un champ depuis une autre table (non associée) et
que vous exécutez l'Assistant Liste de choix, Access crée automatiquement une
nouvelle relation un-à-plusieurs entre la table du volet Liste de champs et la
table cible du champ. Cette relation n'applique pas l'intégrité référentielle par
défaut. Pour ce faire, vous devez modifier la relation. Pour plus d'informations,
voir la section Modifier une relation entre tables.
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Modifier une relation entre tables
Vous modifiez une relation entre tables en la sélectionnant dans l'onglet de
document Relations puis en la modifiant.
1. Positionnez avec soin le curseur pour qu'il pointe sur la ligne de relation,
puis cliquez sur la ligne pour la sélectionner.
La ligne de relation est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée.
2. Une fois la ligne de relation sélectionnée, double-cliquez dessus.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des
relations.
La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.
Ouvrir la boîte de dialogue Modifier des relations
1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de
données.
3. Sous l'onglet Outils de base de données du groupe Afficher/Masquer,
cliquez sur Relations.
L'onglet de document Relations s'affiche.
Si vous n'avez pas encore défini de relation et si vous ouvrez l'onglet de
document Relations pour la première fois, la boîte de dialogue Afficher la
table apparaît. Si cette boîte de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer.
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4. Sous l'onglet Création du groupe Relations, cliquez sur Toutes les
relations.
Toutes les tables avec des relations sont affichées, elles illustrent des
lignes de relation. Notez que les tables masquées (tables pour lesquelles la
case à cocher Masqué est activée dans la boîte de dialogue Propriétés de
la table) et leurs relations ne sont pas affichées à moins de sélectionner
l'option Afficher les objets masqués dans la boîte de dialogue Options de
navigation.
Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqués, voir
l'article Guide pour les relations entre tables.
5. Cliquez sur la ligne de relation pour la relation à modifier. Cette ligne de
relation est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée.
6. Double-cliquez sur la ligne de relation.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des
relations.
La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.
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7. Apportez vos modifications, puis cliquez sur OK.
La boîte de dialogue Modifier des relations vous permet de modifier une
relation entre tables. Vous pouvez en particulier modifier les tables,
requêtes, champs de chaque côté de la relation. Vous pouvez également
définir le type de jointure ou appliquer l'intégrité référentielle, et choisir
une option en cascade. Pour plus d'informations sur le type de jointure et
son mode d'affichage, voir la section Définir le type de jointure. Pour plus
d'informations sur le mode d'application de l'intégrité référentielle et le
choix d'une option en cascade, voir la section Appliquer l'intégrité
référentielle.
Définir le type de jointure
Lorsque vous définissez une relation entre tables, les faits sur la relation
renseignent les structures de la requête. Par exemple, si vous définissez une
relation entre deux tables, puis que vous créez une requête utilisant ces deux
tables, Access sélectionne automatiquement les champs correspondants par
défaut en fonction des champs spécifiés dans la relation. Vous pouvez remplacer
ces valeurs initiales par défaut dans la requête, mais les valeurs fournies par la
relation s'avèrent souvent être les bonnes. Étant donné que la correspondance et
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la collecte de données dans plusieurs tables sont des opérations fréquentes sur
toutes les bases de données à l'exception des plus simples, la définition des
valeurs par défaut reposant sur la création de relations peut être vous faire
gagner du temps et économiser de l'argent.
Une requête de plusieurs tables combine des informations issues de plusieurs
tables en faisant correspondre les valeurs dans les champs communs. La jointure
consiste à faire correspondre et combiner les valeurs. Imaginons, par exemple,
que vous souhaitiez afficher des commandes clients. Vous créez une requête qui
joint la table Clients et la table Commandes dans le champ Référence client. Le
résultat de requête contient les informations sur les clients et les commandes
uniquement pour les lignes dotées d'une valeur correspondante.
Le type de jointure est l'une des valeurs que vous pouvez spécifier pour chaque
relation. Le type de jointure renseigne Access sur les enregistrements à inclure
dans un résultat de requête. Imaginons, par exemple, une requête qui joint la
table Clients et la table Commandes dans les champs communs et qui représente
la référence client. Si vous utilisez le type de jointure par défaut (appelé jointure
interne), la requête renvoie uniquement les lignes Client et Commande pour
lesquelles les champs communs (également appelés champs joints) sont égaux.
Ceci dit, vous pouvez inclure tous les clients , même ceux qui n'ont pas encore
passé de commandes. Pour ce faire, vous devez modifier le type de jointure, en
passant d'une jointure interne à une jointure externe gauche. Une jointure
externe gauche renvoie toutes les lignes de la table sur le côté gauche de la
relation et les valeurs correspondantes dans la table sur le côté droit. Une
jointure externe droite renvoie toutes les lignes de droite et les valeurs
correspondantes sur le côté gauche.
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REMARQUE Dans ce cas de figure, gauche et droite se réfèrent à
l'emplacement des tables dans la boîte de dialogue Modifier des relations, et
non dans l'onglet de document Relations.
Considérez le résultat que vous souhaitez le plus souvent obtenir d'une requête,
qui joint les tables dans cette relation, puis définissez le type de jointure en
connaissance de cause.
Définir le type de jointure
1. Dans la boîte de dialogue Modifier des relations, cliquez sur Type
jointure.
La boîte de dialogue Propriétés de la jointure apparaît.
2. Cliquez sur votre choix, puis cliquez sur OK.
Le tableau suivant (contenant les tables Clients et Commandes) répertorie les
trois choix affichés dans la boîte de dialogue Propriétés de la jointure, le type
de jointure utilisé et indique si toutes les lignes ou lignes correspondantes sont
renvoyées pour chaque table.
Choix
Jointure
relationnelle
Table de
gauche Table de droite
1. Incluez uniquement
les lignes dont les
champs joints des deux
tables sont égaux.
Jointure
interne
Lignes
correspondantes
Lignes
correspondantes
2. Incluez TOUS les
enregistrements de la
table Clients et
Jointure
externe
Toutes les
lignes
Lignes
correspondantes
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uniquement les
enregistrements de la
table Commandes dont
les champs joints sont
égaux.
gauche
3. Incluez TOUS les
enregistrements de la
table Commandes et
uniquement les
enregistrements de la
table Clients dont les
champs joints sont
égaux.
Jointure
externe
droite
Lignes
correspondantes
Toutes les
lignes
Lorsque votre choix est le deuxième ou troisième de cette liste, une flèche
s'affiche sur la ligne de relation. Cette flèche pointe sur le côté de la relation qui
n'affiche que les lignes correspondantes.
Apporter des modifications dans la boîte de dialogue Propriétés de la
jointure
1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de
données.
3. Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe
Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.
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L'onglet de document Relations s'affiche.
Si vous n'avez pas encore défini de relation et si vous ouvrez l'onglet de
document Relations pour la première fois, la boîte de dialogue Afficher la
table apparaît. Si cette boîte de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer.
4. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher
toutes les relations.
Toutes les tables avec des relations sont affichées, elles illustrent des
lignes de relation. Notez que les tables masquées (tables pour lesquelles la
case à cocher Masqué est activée dans la boîte de dialogue Propriétés de
la table) et leurs relations ne sont pas affichées à moins de sélectionner
l'option Afficher les objets masqués dans la boîte de dialogue Options de
navigation.
Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqués, voir
l'article Guide pour les relations entre tables.
5. Cliquez sur la ligne de relation pour la relation à modifier. Cette ligne de
relation est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée.
6. Double-cliquez sur la ligne de relation.
- ou -
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Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des
relations.
La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.
7. Cliquez sur Type de jointure
8. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la jointure, cliquez sur une
option, puis cliquez sur OK.
9. Effectuez les modifications supplémentaires dans la relation, puis cliquez
sur OK.
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Appliquer l'intégrité référentielle
L'intégrité référentielle permet d'éviter les enregistrements orphelins et de
synchroniser les références pour qu'aucun enregistrement n'en référence d'autres
qui n'existent plus. Vous appliquez l'intégrité référentielle en l'activant pour une
relation entre tables. Une fois qu'elle est appliquée, Access bloque toute
opération susceptible d'enfreindre cette intégrité. En d'autres termes, Access
rejette les mises à jour qui modifient la cible d'une référence et les suppressions
qui suppriment la cible d'une référence. Si vous souhaitez qu'Access propage les
mises à jour et les suppressions référentielles afin de modifier toutes les lignes
associées en conséquence, voir la section Définir les options en cascade.
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Activer ou désactiver l'intégrité référentielle
1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de
données.
3. Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe
Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.
L'onglet de document Relations s'affiche.
Si vous n'avez pas encore défini de relation et si vous ouvrez l'onglet de
document Relations pour la première fois, la boîte de dialogue Afficher la
table apparaît. Si cette boîte de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer.
4. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher
toutes les relations.
Toutes les tables avec des relations sont affichées, elles illustrent des
lignes de relation. Notez que les tables masquées (tables pour lesquelles la
case à cocher Masqué est activée dans la boîte de dialogue Propriétés de
la table) et leurs relations ne sont pas affichées à moins de sélectionner
l'option Afficher les objets masqués dans la boîte de dialogue Options de
navigation.
Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqués, voir
l'article Guide pour les relations entre tables.
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5. Cliquez sur la ligne de relation pour la relation à modifier. Cette ligne de
relation est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée.
6. Double-cliquez sur la ligne de relation.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des
relations.
La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.
7. Activez la case à cocher Appliquer l'intégrité référentielle.
8. Effectuez les modifications supplémentaires dans la relation, puis cliquez
sur OK.
Après avoir appliqué l'intégrité référentielle, les règles suivantes s'appliquent :
Vous ne pouvez pas entrer de valeur dans un champ de clé étrangère pour
une table associée si cette valeur n'existe pas dans le champ de clé
primaire de la table primaire , cette opération revient à créer des
enregistrements orphelins.
Vous ne pouvez pas supprimer d'enregistrement dans une table primaire si
les enregistrements correspondants existent dans une table associée. Par
exemple, vous ne pouvez pas supprimer l'enregistrement d'un employé
dans la table Employés si des commandes lui sont affectées dans la table
Commandes. En revanche, vous pouvez supprimer un enregistrement
primaire et tous les enregistrements correspondants en une seule fois, si
vous activez la case à cocher Effacer en cascade les enregistrements
correspondants.
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Vous ne pouvez pas modifier une valeur de clé primaire dans la table
primaire si cette opération se solde par des enregistrements orphelins. Par
exemple, vous ne pouvez pas modifier un numéro de commande dans la
table Commandes si des éléments de lignes sont affectées à cette
commande dans la table Détails commande. En revanche, vous pouvez
mettre à jour un enregistrement primaire et tous les enregistrements
correspondants en une seule fois, si vous activez la case à cocher Mettre à
jour en cascade les champs correspondants.
REMARQUES
Si vous n'arrivez pas à appliquer l'intégrité référentielle, retenez que les
conditions suivantes sont obligatoires pour y aboutir :
Le champ commun de la table primaire doit être une clé primaire ou
posséder un index unique.
Les champs communs ont le même type de données, à l'exception du
champ NuméroAuto que vous pouvez lier à un champ numérique dont le
paramétrage de la propriété TailleChamp est Entier long.
Les deux tables existent dans la même base de données Access. Vous ne
pouvez pas appliquer l'intégrité référentielle sur des tables attachées.
Cependant, si le format des tables source est Access, vous pouvez ouvrir
la base de données, où ces tables sont stockées, et y appliquer l'intégrité
référentielle.
Définir les options en cascade
Il est probable que vous ayez besoin de modifier la valeur sur un côté d'une
relation. Si tel est le cas, Access doit automatiquement mettre à jour toutes les
lignes affectées en une seule fois. Ainsi, la mise à jour est entièrement terminée
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et votre base de données reste cohérente , vous n'avez pas des lignes mises à jour
et d'autres pas. Access vous permet de contourner ce problème en mettant à
votre disposition l'option Mettre à jour en cascade les champs correspondants.
Lorsque vous appliquez l'intégrité référentielle, lorsque vous choisissez l'option
Mettre à jour en cascade les champs correspondants et lorsque vous mettez à
jour une clé primaire, Access met automatiquement à jour tous les champs qui
référencent la clé primaire.
Vous risquez aussi de devoir supprimer une ligne et tous les enregistrements
correspondants , par exemple, un enregistrement Expéditeur et toutes les
commandes associées à cet expéditeur. C'est pourquoi, Access prend en charge
l'option Effacer en cascade les enregistrements correspondants. Lorsque vous
appliquez l'intégrité référentielle et que vous activez la case à cocher Effacer en
cascade les enregistrements correspondants, Access supprime
automatiquement tous les enregistrements qui référencent la clé primaire lorsque
vous supprimez l'enregistrement contenant la clé primaire.
Activer ou désactiver la mise à jour en cascade et/ou la suppression en
cascade
1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de
données.
3. Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe
Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.
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L'onglet de document Relations s'affiche.
Si vous n'avez pas encore défini de relation et si vous ouvrez l'onglet de
document Relations pour la première fois, la boîte de dialogue Afficher la
table apparaît. Si cette boîte de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer.
4. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher
toutes les relations.
Toutes les tables avec des relations sont affichées, elles illustrent des
lignes de relation. Notez que les tables masquées (tables pour lesquelles la
case à cocher Masqué est activée dans la boîte de dialogue Propriétés de
la table) et leurs relations ne sont pas affichées à moins de sélectionner
l'option Afficher les objets masqués dans la boîte de dialogue Options de
navigation.
Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqués, voir
l'article Guide pour les relations entre tables.
5. Cliquez sur la ligne de relation pour la relation à modifier. Cette ligne de
relation est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée.
6. Double-cliquez sur la ligne de relation.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des
relations.
La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.
7. Activez la case à cocher Appliquer l'intégrité référentielle.
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8. Activez la case à cocher Mettre à jour en cascade les champs
correspondants ou Effacer en cascade les enregistrements
correspondants, ou activez les deux.
9. Effectuez les modifications supplémentaires dans la relation, puis cliquez
sur OK.
REMARQUE Si la clé primaire est un champ de type NuméroAuto, il est
inutile d'activer la case à cocher Mettre à jour en cascade les champs
correspondants car il est impossible de changer les valeurs d'un champ de type
NuméroAuto.
Haut de la page
Supprimer une relation entre tables
Pour supprimer une relation entre tables, vous devez supprimer la ligne de
relation dans l'onglet de document Relations. Positionnez avec soin le curseur
pour qu'il pointe sur la ligne de relation, puis cliquez sur la ligne. Cette ligne de
relation est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée. Avec la ligne de relation
sélectionnée, appuyez sur SUPPR. Notez que lorsque vous supprimez une
relation, vous supprimez également la prise en charge de l'intégrité référentielle
pour cette relation si elle est activée. Par conséquent, Access n'empêchera plus
automatiquement la création d'enregistrements orphelins sur le côté plusieurs
d'une relation.
1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de
données.
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3. Sous l'onglet Outils de base de données du groupe Afficher/Masquer,
cliquez sur Relations.
L'onglet de document Relations s'affiche.
Si vous n'avez pas encore défini de relation et si vous ouvrez l'onglet de
document Relations pour la première fois, la boîte de dialogue Afficher la
table apparaît. Si cette boîte de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer.
4. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher
toutes les relations.
Toutes les tables avec des relations sont affichées, elles illustrent des
lignes de relation. Notez que les tables masquées (tables pour lesquelles la
case à cocher Masqué est activée dans la boîte de dialogue Propriétés de
la table) et leurs relations ne sont pas affichées à moins de sélectionner
l'option Afficher les objets masqués dans la boîte de dialogue Options de
navigation.
Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqués, voir
l'article Guide pour les relations entre tables.
5. Cliquez sur la ligne de relation pour la relation à supprimer. Cette ligne de
relation est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée.
6. Appuyez sur la touche SUPPR.
- ou -
Cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur SUPPR.
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7. Access peut afficher le message suivant : Êtes-vous sûr de vouloir
supprimer la relation sélectionnée dans votre base de données de
manière permanente ?. Si ce message de confirmation s'affiche, cliquez
sur Oui.
REMARQUE Si l'une des tables dans la relation est utilisée , soit par une autre
personne ou processus, soit dans un objet de base de données ouvert, tel qu'un
formulaire , vous ne pouvez pas supprimer la relation. Vous devez fermer tous
les objets ouverts qui utilisent ces tables avant de tenter de supprimer la relation.
Access > Expressions
Créer une expression
Cet article explique comment créer et utiliser des expressions dans Microsoft
Office Access 2007, l'équivalent des formules dans Microsoft Office Excel
2007. Il fournit des informations de base sur les expressions : que sont-elles, où
et pourquoi les utiliser. En outre, cet article explique comment créer des
expressions ex nihilo ou avec l'aide d'un outil appelé Générateur d'expression.
Notez que si les informations de base s'appliquent aux expressions en général,
les procédures portent uniquement sur Office Access 2007.
Remarque Pour plus d'informations sur la création d'expressions conditionnelles
(expressions renvoyant uniquement les valeurs remplissant une condition
déterminée), voir l'article Créer des expressions conditionnelles (booléennes).
Contenu de cet article
À propos des expressions
Pourquoi utiliser des expressions
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Où et comment utiliser les expressions
Créer des expressions à l'aide du Générateur d'expression
Utiliser les expressions à des fins pratiques
Tableau des opérateurs
Guide pour les relations entre tables
Une conception appropriée de base de données permet de supprimer les données
redondantes (doublons). Pour atteindre cet objectif, vous devez diviser vos
données en plusieurs tables en fonction de leurs sujets, ainsi chaque fait n'est
représenté qu'une seule fois. Vous configurez ensuite Microsoft Office Access
2007 de manière à rassembler les informations divisées . Pour ce faire, vous
insérez les champs communs des tables liées. Ceci dit, vous effectuerez cette
opération correctement après avoir assimilé les relations entre les tables, puis
après les avoir spécifiées dans la base de données Office Access 2007.
Pour plus d'informations, voir l'article Concepts de base sur la conception d'une
base de données.
Contenu de cet article
Introduction
Types de relations entre les tables
Pourquoi créer des relations entre les tables ?
Comprendre l'intégrité référentielle
Afficher les relations entre les tables
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Créer une relation entre les tables
Supprimer une relation entre les tables
Modifier une relation entre les tables
Appliquer l'intégrité référentielle
Introduction
Après la création d'une table pour chaque sujet de la base de données, vous
devez permettre à Office Access 2007 de renvoyer ces informations en cas de
besoin. Pour ce faire, vous insérez les champs communs dans les tables liées et
vous définissez les relations entre ces tables. Vous pouvez alors créer des
requêtes, des formulaires et des états qui affichent des informations issues de
plusieurs tables simultanément. Par exemple, le formulaire suivant comporte des
informations issues de plusieurs tables :
Les informations de ce formulaire proviennent de la table Clients...
...de la table Commandes...
...de la table Produits...
...et de la table Détails commande.
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Le nom du client dans la zone Facturer à provient de la table Clients, les valeurs
Réf commande et Date de commande sont issues de la table Commandes, le
nom Produit est issu de la table Produits, et les valeurs Prix unitaire et Quantité
sont issues de la table Détails commande. Ces tables sont liées entre elles de
diverses façons pour permettre l'insertion des informations de chacune d'elle
dans un formulaire.
Dans l'exemple précédent, les champs de tables doivent être coordonnés pour
afficher des informations sur la même commande. Les relations entre tables
rendent cette coordination possible. Une relation entre les tables fonctionne en
faisant correspondre les données dans les clés , il est fréquent d'associer un
champ au nom identique dans les deux tables. Dans la plupart des cas, ces
champs correspondants constituent la clé primaire issue d'une table, fournissant
un identificateur unique pour chaque enregistrement, et une clé étrangère dans
l'autre table. Par exemple, les employés peuvent être associés aux commandes
dont ils sont responsables, en créant une relation entre les tables entre les
champs RéfEmployé dans les tables Employés et Commandes.
RéfEmployé apparaît dans les deux tables , comme clé primaire...
... et clé étrangère.
Haut de la page
Types de relations entre les tables
Il existe trois types de relations entre les tables.
Relation un-à-plusieurs
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Considérez une base de données de suivi des commandes, dotée d'une table
Clients et d'une table Commandes. Un client peut passer toutes les commandes
qu'il souhaite. Pour tout client représenté dans la table Clients peuvent
correspondre les commandes représentées dans la table Commandes. Ainsi, la
relation entre la table Clients et la table Commandes est une relation un-à-
plusieurs.
Pour représenter une relation un-à-plusieurs dans la structure de votre base de
données, prenez la clé primaire sur le côté « un » de la relation et ajoutez-la
comme champ supplémentaire à la table sur le côté « plusieurs » de cette
relation. Dans ce cas, par exemple, vous ajoutez un nouveau champ ; le champ
Réf de la table Clients , à la table Commandes et vous l'appelez Réf client.
Access peut alors utiliser le numéro de la Réf client dans la table Commandes
pour rechercher le client approprié pour chaque commande.
Relation plusieurs-à-plusieurs
Considérez la relation entre une table Produits et une table Commandes. Une
commande peut comprendre plusieurs produits. En revanche, un produit peut
apparaître dans plusieurs commandes. Ainsi, vous pouvez avoir plusieurs
enregistrements dans la table Produits pour chaque enregistrement de la table
Commandes. En outre, vous pouvez avoir plusieurs enregistrements dans la
table Commandes pour chaque enregistrement dans la table Produits. Ce type de
relation est appelée relation plusieurs-à-plusieurs car vous pouvez avoir
plusieurs enregistrements pour tout produit, et plusieurs produits pour toute
commande. Vous pouvez détecter les relations plusieurs-à-plusieurs existantes
entre les tables si vous prenez en considération les deux côtés de la relation.
Pour représenter une relation plusieurs-à-plusieurs, vous devez créer une
troisième table, souvent appelée une table de jonction, qui décompose la relation
plusieurs-à-plusieurs dans deux relations un-à-plusieurs. Vous devez ajouter la
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clé primaire de chacune des deux tables dans la troisième table. Par conséquent,
la troisième table enregistre chaque occurrence ou instance de cette relation. Par
exemple, la table Commandes et la table Produits ont une relation plusieurs-à-
plusieurs qui est définie en créant deux relations un-à-plusieurs avec la table
Détails commande. Une commande peut porter sur plusieurs produits et chaque
produit peut apparaître dans plusieurs commandes.
Relation un-à-un
Dans une relation un-à-un, chaque enregistrement de la première table ne
comporte qu'un seul enregistrement correspondant dans la deuxième table, et
chaque enregistrement de cette deuxième table ne comporte qu'un seul
enregistrement correspondant dans la première table. Ce type de relation n'est
pas courant sachant que les informations ainsi liées sont en général stockées
dans la même table. Vous pouvez utiliser une relation un-à-un pour diviser une
table à plusieurs champs, pour isoler une partie d'une table pour des raisons de
sécurité, ou pour stocker des informations ne s'appliquant qu'à un sous-ensemble
de la table principale. Lorsque vous identifiez une telle relation, les deux tables
doivent partager un champ commun.
Haut de la page
Pourquoi créer des relations entre les tables ?
Vous pouvez explicitement créer des relations entre tables en utilisant la fenêtre
Relations, ou en faisant glisser un champ depuis le volet Liste de champs.Office
Access 2007 a recours aux relations entre les tables pour joindre les tables dont
vous avez besoin dans un objet de base de données. Il existe plusieurs raisons
pour créer des relations entre tables avant de créer d'autres objets de base de
données, tels que des formulaires, des requêtes et des états.
Les relations entre tables renseignent les structures de requêtes
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Pour utiliser des enregistrements issus de plusieurs tables, vous devez souvent
créer une requête qui joint les tables. La requête fonctionne en faisant
correspondre les valeurs de la clé primaire dans la première table avec une clé
étrangère dans la deuxième table. Par exemple, pour renvoyer les lignes qui
répertorient toutes les commandes pour chaque client, vous devez créer une
requête qui joint la table Clients à la table Commandes en fonction du champ
Réf client. Dans la fenêtre Relations, vous pouvez préciser manuellement les
champs à joindre. Néanmoins, si la relation est déjà définie entre les tables,
Office Access 2007 fournit la jointure par défaut, en fonction de la relation
existante entre tables. En outre, si vous utilisez l'un des Assistants Requête,
Access exploite les informations des relations entre tables que vous avez déjà
définies pour vous proposer plusieurs choix pertinents et pour renseigner au
préalable les paramètres de propriété avec les valeurs par défaut appropriées.
Les relations entre tables renseignent les structures de formulaires et d'états
Lorsque vous concevez un formulaire ou un état, Office Access 2007 exploite
les informations des relations entre tables que vous avez déjà définies pour vous
proposer plusieurs choix pertinents et pour renseigner au préalable les
paramètres de propriété avec les valeurs par défaut appropriées.
Les relations entre tables vous permettent d'appliquer l'intégrité référentielle
pour éviter les enregistrements orphelins dans votre base de données. Un
enregistrement orphelin est un enregistrement qui fait référence à un autre
enregistrement qui n'existe pas ; par exemple un enregistrement de commande
qui fait référence à un enregistrement de client non existant.
Lorsque vous créez une base de données, vous divisez les informations entre
plusieurs tables, dont chacune comporte une clé primaire. Vous ajoutez alors des
clés étrangères aux tables liées qui font référence à ces clés primaires. Ces paires
de clés représentent la base des relations entre tables et des requêtes à plusieurs
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tables. Par conséquent, il est important que ces références de clés primaires-
étrangères demeurent synchronisées. L'intégrité référentielle permet de
synchroniser les références ; elle dépend des relations entre tables.
Haut de la page
Comprendre l'intégrité référentielle
Lorsque vous créez une base de données, vous divisez vos informations en
plusieurs tables en fonction de leurs sujets pour réduire la redondance de
données. Vous configurez alors Office Access 2007 de manière à rassembler les
données en plaçant les champs courants dans les tables liées. Par exemple, pour
représenter une relation un-à-plusieurs, vous prenez la clé primaire de la table «
une », et vous l'ajoutez comme champ supplémentaire à la table « plusieurs ».
Pour rassembler les données, Access prend la valeur de la table « plusieurs » et
recherche la valeur correspondante dans la table « une ». Ainsi, les valeurs de la
table « plusieurs » font référence aux valeurs correspondantes dans la table «
une ».
Imaginons que vous ayez une relation un-à-plusieurs entre les tables Expéditeurs
et Commandes et que vous souhaitiez supprimer une table Expéditeur. Si
l'expéditeur à supprimer comporte des commandes dans la table Commandes,
celles-ci deviennent « orphelines » dès lors que vous supprimez l'enregistrement
Expéditeur. Ceci dit, les commandes comprennent une référence de l'expéditeur,
sans qu'elle ne soit valide pour autant, car l'enregistrement référencé n'existe
plus.
L'intégrité référentielle consiste à empêcher les orphelins et à synchroniser les
références pour éviter que cette situation hypothétique ne se produise.
Vous appliquez l'intégrité référentielle en l'activant pour une relation entre tables
(voir Appliquer l'intégrité référentielle pour obtenir des instructions détaillées).
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Une fois cette intégrité appliquée, Access bloque toute opération susceptible de
l'enfreindre. En d'autres termes, Access bloque les mises à jour qui modifient la
cible d'une référence, et les suppressions qui l'éliminent. Cependant, une
modification de clé primaire pour un expéditeur dans la table Commandes peut
s'avérer totalement justifiée. Dans ces cas de figure, vous souhaitez qu'Access
mette automatiquement à jour toutes les lignes concernées dans le cadre d'une
seule opération. Ainsi, Access assure une mise à jour complète évitant toute
incohérence dans votre base de données, avec certaines lignes mises à jour et
d'autres pas. Pour cette raison, Access prend en charge l'option Mettre à jour en
cascade les champs correspondants. Lorsque vous appliquez l'intégrité
référentielle, que vous choisissez l'option Mettre à jour en cascade les champs
correspondants, et que vous mettez à jour une clé primaire, Access met
automatiquement à jour tous les champs qui référencent la clé primaire.
Il se peut que vous ayez besoin de supprimer une ligne et tous ses
enregistrements associés ; par exemple, un enregistrement Expéditeur et toutes
ses commandes associées. C'est pourquoi, Access prend en charge l'option
Effacer en cascade les enregistrements correspondants. Lorsque vous appliquez
l'intégrité référentielle, que vous choisissez l'option Effacer en cascade les
enregistrements correspondants, que vous supprimez un enregistrement sur le
côté de la clé primaire de la relation, Access supprime automatiquement tous les
enregistrements qui référencent la clé primaire.
Haut de la page
Afficher les relations entre les tables
Pour afficher les relations entre tables, cliquez sur Relations dans l'onglet Outils
de base de données. La fenêtre Relations s'ouvre et affiche toutes les relations
existantes. Si aucune relation entre tables n'a encore été définie et si vous ouvrez
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la fenêtre Relations pour la première fois, Access vous invite à ajouter une table
ou une requête à cette fenêtre.
Ouvrir la fenêtre Relations
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer,
cliquez sur Relations.
Si la base de données contient des relations, la fenêtre Relations apparaît. Si la
base de données ne contient aucune relation et si vous ouvrez la fenêtre
Relations pour la première fois, la boîte de dialogue Afficher la table apparaît.
Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher toutes les
relations.
C'est ainsi que sont affichées toutes les relations définies dans la base de
données. Notez que les tables masquées (tables dont la case à cocher Masqué
dans la boîte de dialogue Propriétés de la table est activée) et leurs relations ne
sont pas affichées, à moins que la case à cocher Afficher les objets masqués ne
soit activée dans la boîte de dialogue Options de navigation.
Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqués, voir l'article
Guide pour les relations entre tables.
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Clé primaire
Cette ligne représente la relation
Clé étrangère
Une relation entre tables est représentée par une ligne de relation tracée entre les
tables dans la fenêtre Relations. Une relation, qui n'applique pas d'intégrité
référentielle, s'affiche tel un trait fin entre les champs communs prenant en
charge la relation. Lorsque vous sélectionnez la relation en cliquant sur son trait,
celui-ci s'épaissit pour indiquer qu'il est sélectionné. Si vous appliquez l'intégrité
référentielle pour cette relation, le trait s'épaissit à chaque extrémité. En outre, le
chiffre 1 s'affiche sur la section épaisse du trait sur un côté de la relation, alors
que le symbole infini (∞) s'affiche au-dessus de la partie épaisse du trait de
l'autre côté.
Vous pouvez choisir parmi les commandes suivantes du ruban lorsque la fenêtre
Relations est active :
Dans l'onglet Créer, du groupe Outils :
Modifier des relations Ouvre la boîte de dialogue Modifier des relations.
Lorsque vous sélectionnez une ligne de relation, vous pouvez cliquer sur
Modifier des relations pour modifier la relation entre tables. Vous pouvez
également double-cliquer sur la ligne de relation.
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Effacer la mise en page Supprime l'affichage de toutes les tables et relations
dans la fenêtre Relations. Notez que cette commande ne masque que les tables et
les relations ; elle ne les supprime pas.
Rapport de relations Crée un rapport qui affiche les tables et les relations dans la
base de données. Ce rapport n'affiche que les tables et les relations qui ne sont
pas masquées dans la fenêtre Relations.
Dans l'onglet Créer, du groupe Relations :
Afficher la table Ouvre la boîte de dialogue Afficher la table afin que vous
puissiez sélectionner des tables et des requêtes pour un affichage dans la fenêtre
Relations.
Masquer la table Masque la table sélectionnée dans la fenêtre Relations.
Afficher les relations directes Affiche toutes les relations et les tables liées pour
la table sélectionnée dans la fenêtre Relations, si elle ne sont pas déjà affichées.
Toutes les relations Affiche toutes les relations et les tables liées dans la base de
données pour la fenêtre Relations. Notez que les tables masquées (tables dont la
case à cocher Masqué dans la boîte de dialogue Propriétés de la table est activée)
et leurs relations ne sont pas affichées, à moins que la case à cocher Afficher les
objets masqués ne soit activée dans la boîte de dialogue Options de navigation.
Pour plus d'informations sur l'option Afficher les tables masquées, voir l'article
Guide pour le volet de navigation.
Fermer Ferme la fenêtre Relations. Si vous avez apporté des modifications à la
mise en page de la fenêtre Relations, le système vous invite à les enregistrer.
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Créer une relation entre tables
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Vous pouvez créer une relation entre tables en utilisant la fenêtre Relations, ou
en faisant glisser un champ sur une feuille de données depuis le volet Liste de
champs. Lorsque vous créez une relation entre tables, les champs communs ne
portent pas obligatoirement le même nom, bien qu'il en soit souvent ainsi. En
revanche, les champs communs doivent avoir le même type de données.
Cependant, si le champ de clé primaire est un champ NuméroAuto, le champ de
clé étrangère peut également être un champ numérique, si la propriété
TailleChamp des deux champs est identique. Par exemple, vous pouvez faire
correspondre un champ NuméroAuto avec un champ numérique si la valeur de
la propriété TailleChamp des deux champs est Entier long. Lorsque les deux
champs communs sont des champs de type numérique, ils doivent avoir le même
paramétrage de propriété TailleChamp.
Créer une relation entre tables avec la fenêtre Relations
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer,
cliquez sur Relations.
Si vous n'avez encore défini de relations, la boîte de dialogue Afficher la table
s'affiche automatiquement. Si tel n'est pas le cas, sous l'onglet Créer, du groupe
Relations, cliquez sur Afficher la table.
La boîte de dialogue Afficher la table affiche toutes les tables et requêtes de la
base de données. Pour n'afficher que les tables, cliquez sur Tables. Pour
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n'afficher que les requêtes, cliquez sur Requêtes. Pour afficher les tables et les
requêtes, cliquez sur Les deux.
Sélectionnez plusieurs tables ou requêtes, puis cliquez sur Ajouter. Après avoir
ajouté les tables et les requêtes à la fenêtre Relations, cliquez sur Fermer.
Faites glisser un champ (généralement une clé primaire) d'une table au champ
commun (clé étrangère) dans l'autre table. Pour faire glisser plusieurs champs,
appuyez sur CTRL, cliquez sur chaque champ, puis faites-les glisser.
La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.
Vérifiez que les noms de champ affichés sont des champs communs pour la
relation. Si un nom de champ est incorrect, cliquez sur le nom du champ et
sélectionnez un nouveau champ dans la liste.
Pour appliquer l'intégrité référentielle pour cette relation, activez la case à
cocher Appliquer l'intégrité référentielle. Pour plus d'informations sur l'intégrité
référentielle, voir les sections Comprendre l'intégrité référentielle et Appliquer
l'intégrité référentielle.
Cliquez sur Créer.
La ligne de relation est tracée entre les deux tables. Si vous avez activé la case à
cocher Appliquer l'intégrité référentielle, le trait s'épaissit à chaque extrémité.
En outre, à condition d'avoir coché la case à cocher Appliquer l'intégrité
référentielle, le chiffre 1 s'affiche sur la section épaisse du trait sur un côté de la
relation, alors que le symbole infini (∞) s'affiche au-dessus de la partie épaisse
du trait de l'autre côté.
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Remarques
Pour créer une relation un-à-un Les deux champs communs (généralement, la
clé primaire et la clé étrangère) doivent comporter un index unique. En d'autres
termes, la propriété Indexé de ces champs doit être définie sur la valeur Oui
(sans doublon). Si ces deux champs ont un index unique, Access crée une
relation un-à-un.
Pour créer une relation un-à-plusieurs Le champ sur le côté « un »
(généralement la clé primaire) de la relation doit comporter un index unique. En
d'autres termes, la propriété Indexé de ce champ doit être définie sur la valeur
Oui (sans doublon). Le champ sur le côté « plusieurs » ne doit pas avoir d'index
unique. Il peut avoir un index, mais les doublons doivent être autorisés. En
d'autres termes, la propriété Indexé de ce champ doit être définie sur la valeur
Non, ou Oui (avec doublons). Lorsqu'un champ a un index unique et que l'autre
n'en a pas, Access crée une relation un-à-plusieurs.
Créer une relation entre tables avec le volet Liste de champs
Dans Office Access 2007, vous pouvez ajouter un champ à une table existante
ouverte en mode Feuille de données, en le faisant glisser depuis le volet Liste de
champs. Le volet Liste de champs affiche les champs disponibles dans les tables
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liées, ainsi que les champs disponibles dans d'autres tables. Lorsque vous faites
glisser un champ depuis une « autre » table (non liée) et que vous exécutez
l'Assistant Liste de choix, Access crée automatiquement une nouvelle relation
un-à-plusieurs entre la table du volet Liste de champs et la table cible du champ.
Cette relation n'applique pas l'intégrité référentielle par défaut. Pour ce faire,
vous devez modifier la relation. Pour plus d'informations, voir la section
Modifier une relation entre tables.
Ouvrir une table en mode Feuille de données
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à laquelle
vous souhaitez ajouter le champ, créez la relation, puis cliquez sur Mode Feuille
de données dans le menu contextuel.
Ouvrir le volet Liste de champs
Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur
Ajouter des champs existants.
Le volet Liste de champs apparaît.
Le volet Liste de champs affiche toutes les autres tables de la base de données,
regroupées en catégories. Lorsque vous ouvrez une table en mode Feuille de
données, les champs de l'une des deux catégories suivantes s'affichent dans le
volet Liste de champs : Champs disponibles dans les tables associées et Champs
disponibles dans les autres tables. La première catégorie fournit la liste de toutes
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les tables en relation avec la table en cours d'utilisation, tandis que la seconde
fournit la liste de toutes les tables qui ne sont pas liées à votre table.
Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard du nom
d'une table pour afficher la liste des champs disponibles. Pour ajouter un champ
à la table, faites glisser le champ du volet Liste de champs vers la table en mode
Feuille de données.
Ajouter un champ et créer une relation dans le volet Liste de champs
Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur
Ajouter des champs existants.
Le volet Liste de champs apparaît.
Sous Champs disponibles dans les autres tables, cliquez sur le signe plus (+) en
regard d'un nom de table pour y afficher la liste des champs.
Faites glisser le champ de votre choix du volet Liste de champs vers la table
ouverte en mode Feuille de données.
Lorsque la ligne d'insertion apparaît, déposez le champ à l'endroit voulu.
L'Assistant Liste de choix démarre.
Suivez les instructions pour exécuter l'Assistant Liste de choix.
Le champ apparaît dans la table en mode Feuille de données.
Lorsque vous faites glisser un champ depuis une « autre » table (non liée) et que
vous exécutez l'Assistant Liste de choix, Access crée automatiquement une
nouvelle relation un-à-plusieurs entre la table du volet Liste de champs et la
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table cible du champ. Cette relation n'applique pas l'intégrité référentielle par
défaut. Pour ce faire, vous devez modifier la relation. Pour plus d'informations,
voir la section Modifier une relation entre les tables.
Haut de la page
Supprimer une relation entre les tables
Pour supprimer une relation entre les tables, vous devez supprimer la ligne de
relation dans la fenêtre Relations. Positionnez avec soin le curseur de sorte qu'il
pointe sur la ligne de relation, puis cliquez sur la ligne. Cette ligne de relation
est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée. Une fois la ligne de relation
sélectionnée, appuyez sur SUPPR. Notez que lorsque vous supprimez une
relation, vous supprimez également la prise en charge de l'intégrité référentielle
pour cette relation si elle est activée. Par conséquent, Access n'empêchera plus
automatiquement la création d'enregistrements orphelins sur le côté « plusieurs »
d'une relation.
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer,
cliquez sur Relations.
La fenêtre Relations s'affiche.
Si vous n'avez encore défini de relation et si vous ouvrez la fenêtre Relations
pour la première fois, la boîte de dialogue Afficher la table apparaît. Si la boîte
de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer.
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Sous l'onglet Créer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher toutes les
relations.
Toutes les tables avec des relations sont affichées, elles illustrent des lignes de
relation.
Cliquez sur la ligne de relation pour la relation à supprimer. Cette ligne de
relation est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée.
Appuyez sur la touche SUPPR.
- ou -
Cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur SUPPR.
Access peut afficher le message suivant : Êtes-vous sûr de vouloir supprimer la
relation sélectionnée dans votre base de données de manière permanente ?. Si ce
message de confirmation s'affiche, cliquez sur Oui.
Remarque Si l'une des tables dans la relation est utilisée, soit par une autre
personne ou un autre processus, soit dans un objet de base de données ouvert (tel
qu'un formulaire), vous ne pouvez pas supprimer la relation. Vous devez d'abord
fermer tous les objets ouverts qui utilisent ces tables avant de supprimer la
relation.
Haut de la page
Modifier une relation entre les tables
Vous modifiez une relation entre les tables en la sélectionnant au préalable dans
la fenêtre Relations. Positionnez avec soin le curseur de sorte qu'il pointe sur la
ligne de relation, puis cliquez sur la ligne. Cette ligne de relation est plus épaisse
lorsqu'elle est sélectionnée. Une fois la ligne de relation sélectionnée, double-
cliquez dessus ou cliquez sur Modifier des relations dans le groupe Outils de
l'onglet Créer. La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.
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Apporter vos modifications dans la boîte de dialogue Modifier des relations
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer,
cliquez sur Relations.
La fenêtre Relations s'affiche.
Si vous n'avez encore défini de relation et si vous ouvrez la fenêtre Relations
pour la première fois, la boîte de dialogue Afficher la table apparaît. Si la boîte
de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher toutes les
relations.
Toutes les tables avec des relations sont affichées, elles illustrent des lignes de
relation. Notez que les tables masquées (tables pour lesquelles la case à cocher
Masqué est activée dans la boîte de dialogue Propriétés de la table) et leurs
relations ne sont pas affichées à moins de sélectionner l'option Afficher les
objets masqués dans la boîte de dialogue Options de navigation.
Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqués, voir l'article
Guide pour le volet de navigation.
Cliquez sur la ligne de relation pour la relation à modifier. Cette ligne de
relation est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée.
Double-cliquez sur la ligne de relation.
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- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des relations.
La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.
Apportez vos modifications, puis cliquez sur OK.
La boîte de dialogue Modifier des relations vous permet de modifier une relation
entre tables. Vous pouvez en particulier modifier les tables, requêtes ou champs
de chaque côté de la relation. Vous pouvez également définir le type de jointure
ou appliquer l'intégrité référentielle, et choisir une option en cascade. Pour plus
d'informations sur le type de jointure et son mode d'affichage, voir la section
Définir le type de jointure. Pour plus d'informations sur le mode d'application de
l'intégrité référentielle et le choix d'une option en cascade, voir la section
Appliquer l'intégrité référentielle.
Définir le type de jointure
Lorsque vous définissez une relation entre tables, les faits sur la relation
renseignent les structures de la requête. Par exemple, si vous définissez une
relation entre deux tables, avant de créer une requête utilisant ces tables, Access
sélectionne automatiquement les champs correspondants par défaut en fonction
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des champs spécifiés dans la relation. Vous pouvez remplacer ces valeurs
initiales par défaut dans la requête, mais les valeurs fournies par la relation
s'avèrent souvent être les bonnes. Étant donné que la correspondance et la
collecte de données depuis plusieurs tables sont des opérations fréquentes sur
toutes les bases de données à l'exception des plus simples, la définition des
valeurs par défaut reposant sur la création de relations peut être vous faire
gagner du temps et économiser de l'argent.
Une requête de plusieurs tables combine des informations issues de plusieurs
tables en faisant correspondre les valeurs dans les champs communs. La jointure
consiste à faire correspondre et combiner les valeurs. Imaginons, par exemple,
que vous souhaitiez afficher des commandes clients. Vous créez une requête qui
joint la table Clients et la table Commandes dans le champ Référence client. Le
résultat de requête contient les informations sur les clients et les commandes
uniquement pour les lignes dotées d'une valeur correspondante.
Le type de jointure est l'une des valeurs que vous pouvez spécifier pour chaque
relation. Le type de jointure renseigne Access sur les enregistrements à inclure
dans un résultat de requête. Par exemple, prenez en considération une requête
qui joint la table Clients à la table Commandes sur les champs communs qui
représentent la Réf client. Si vous utilisez le type de jointure par défaut (appelé
jointure interne), la requête renvoie uniquement les lignes Client et Commande
pour lesquelles les champs communs (également appelés champs joints) sont
égaux.
Ceci dit, vous pouvez inclure tous les clients , même ceux qui n'ont pas encore
passé de commandes. Pour ce faire, vous devez modifier le type de jointure
d'une jointure interne en jointure externe gauche. Une jointure externe gauche
renvoie toutes les lignes de gauche et les lignes correspondantes sur la table de
droite. Une jointure externe droite renvoie toutes les lignes de droite et les
valeurs correspondantes sur le côté gauche.
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Remarque Dans ce cas de figure, « gauche » et « droite » se réfèrent à
l'emplacement des tables dans la boîte de dialogue Modifier des relations, et non
dans la fenêtre Relations.
Considérez le résultat que vous souhaitez le plus souvent obtenir d'une requête,
qui joint les tables dans cette relation, puis définissez le type de jointure en
connaissance de cause.
Définir le type de jointure
Dans la boîte de dialogue Modifier des relations, cliquez sur Type jointure.
La boîte de dialogue Propriétés de la jointure apparaît.
Cliquez sur votre choix, puis cliquez sur OK.
Le tableau suivant (contenant les tables Clients et Commandes) répertorie les
trois choix affichés dans la boîte de dialogue Propriétés de la jointure, le type de
jointure utilisé et indique si toutes les lignes ou lignes correspondantes sont
comprises pour chaque table.
Choix
Jointure
relationnelle
Table de
gauche Table de droite
1. Inclure seulement les
lignes des deux tables pour
lesquelles les champs joints
sont égaux.
Jointure
interne
Lignes
correspondantes
Lignes
correspondantes
2. Inclure TOUS les
enregistrements de la table
Clients et seulement ceux de
la table Commandes pour
Jointure
externe
gauche
Toutes les
lignes
Lignes
correspondantes
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lesquels les champs joints
sont égaux.
3. Inclure TOUS les
enregistrements de la table
Commandes et seulement
ceux de la table Clients pour
lesquels les champs joints
sont égaux.
Jointure
externe
droite
Lignes
correspondantes
Toutes les
lignes
Lorsque votre choix porte sur la deuxième ou troisième option de cette liste, une
flèche s'affiche sur la ligne de relation. Cette flèche pointe sur le côté de la
relation qui n'affiche que les lignes correspondantes.
Apporter les modifications dans la boîte de dialogue Propriétés de la jointure
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer,
cliquez sur Relations.
La fenêtre Relations s'affiche.
Si vous n'avez encore défini de relation et si vous ouvrez la fenêtre Relations
pour la première fois, la boîte de dialogue Afficher la table apparaît. Si la boîte
de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer.
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Sous l'onglet Créer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher toutes les
relations.
Toutes les tables avec des relations sont affichées, elles illustrent des lignes de
relation. Notez que les tables masquées (tables pour lesquelles la case à cocher
Masqué est activée dans la boîte de dialogue Propriétés de la table) et leurs
relations ne sont pas affichées à moins de sélectionner l'option Afficher les
objets masqués dans la boîte de dialogue Options de navigation.
Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqués, voir l'article
Guide pour le volet de navigation.
Cliquez sur la ligne de relation pour la relation à modifier. Cette ligne de
relation est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée.
Double-cliquez sur la ligne de relation.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des relations.
La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.
Cliquez sur Type jointure
Dans la boîte de dialogue Propriétés de la jointure, cliquez sur une option, puis
cliquez sur OK.
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Effectuez les modifications supplémentaires dans la relation, puis cliquez sur
OK.
Haut de la page
Appliquer l'intégrité référentielle
L'intégrité référentielle permet d'éviter les enregistrements orphelins et de
synchroniser les références pour éviter les enregistrements qui en référencent
d'autres qui n'existent plus. Vous appliquez l'intégrité référentielle en l'activant
pour une relation entre tables. Une fois cette intégrité appliquée, Access bloque
toute opération susceptible de l'enfreindre. En d'autres termes, Access bloque les
mises à jour qui modifient la cible d'une référence, et les suppressions qui
l'éliminent. Pour qu'Access propage les mises à jour et les suppressions
référentielles, afin que toutes les lignes liées soient modifiées en conséquence,
voir la section Définir les options en cascade.
Activer ou désactiver l'intégrité référentielle
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer,
cliquez sur Relations.
La fenêtre Relations s'affiche.
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Si vous n'avez encore défini de relation et si vous ouvrez la fenêtre Relations
pour la première fois, la boîte de dialogue Afficher la table apparaît. Si la boîte
de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher toutes les
relations.
Toutes les tables avec des relations sont affichées, elles illustrent des lignes de
relation. Notez que les tables masquées (tables pour lesquelles la case à cocher
Masqué est activée dans la boîte de dialogue Propriétés de la table) et leurs
relations ne sont pas affichées à moins de sélectionner l'option Afficher les
objets masqués dans la boîte de dialogue Options de navigation.
Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqués, voir l'article
Guide pour le volet de navigation.
Cliquez sur la ligne de relation pour la relation à modifier. Cette ligne de
relation est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée.
Double-cliquez sur la ligne de relation.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des relations.
La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.
Activez la case à cocher Appliquer l'intégrité référentielle.
Effectuez les modifications supplémentaires dans la relation, puis cliquez sur
OK.
Après avoir appliqué l'intégrité référentielle, les règles suivantes s'appliquent :
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Vous ne pouvez pas entrer de valeur dans un champ de clé étrangère pour une
table liée si cette valeur n'existe pas dans le champ de clé primaire de la table
primaire , cette opération revient à créer des enregistrements orphelins.
Vous ne pouvez pas supprimer d'enregistrements dans une table primaire si les
enregistrements correspondants existent dans une table associée. Par exemple,
vous ne pouvez pas supprimer l'enregistrement d'un employé dans la table
Employés si des commandes lui sont affectées dans la table Commandes. En
revanche, vous pouvez supprimer un enregistrement primaire et tous les
enregistrements correspondants en une seule fois, si vous activez la case à
cocher Effacer en cascade les enregistrements correspondants.
Vous ne pouvez pas modifier une valeur de clé primaire dans la table primaire si
cette opération se solde par des enregistrements orphelins. Par exemple, vous ne
pouvez pas modifier un numéro de commande dans la table Commandes si des
éléments de ligne sont affectés à Commande dans la table Détails commande.
En revanche, vous pouvez mettre à jour un enregistrement primaire et tous les
enregistrements correspondants en une seule fois, si vous activez la case à
cocher Mettre à jour en cascade les champs correspondants.
Remarques
Si l'application de l'intégrité référentielle vous pose des problèmes, notez que
vous devez respecter les conditions suivantes :
Le champ commun de la table primaire doit être une clé primaire ou posséder un
index unique.
Les champs communs ont le même type de données, à l'exception du champ
NuméroAuto que vous pouvez lier à un champ numérique dont le paramétrage
de propriété TailleChamp est Entier long.
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Les deux tables doivent exister dans la même base de données Access. Vous ne
pouvez pas appliquer l'intégrité référentielle sur des tables liées. Cependant, si le
format des tables source est Access, vous pouvez ouvrir la base de données, où
ces tables sont stockées, et y appliquer l'intégrité référentielle.
Définir les options en cascade
Il est probable qu'une modification de la valeur sur le côté « un » de la relation
soit totalement justifiée. Dans ce cas de figure, vous souhaitez qu'Access mette
automatiquement à jour toutes les lignes concernées dans le cadre d'une seule
opération. Ainsi, Access assure une mise à jour complète évitant toute
incohérence dans votre base de données , avec certaines lignes mises à jour et
d'autres pas. Access vous permet de contourner ce problème en mettant à votre
disposition l'option Mettre à jour en cascade les champs correspondants.
Lorsque vous appliquez l'intégrité référentielle, lorsque vous choisissez l'option
Mettre à jour en cascade les champs correspondants et lorsque vous mettez à
jour une clé primaire, Access met automatiquement à jour tous les champs qui
référencent la clé primaire.
Il se peut que vous ayez besoin de supprimer une ligne et tous ses
enregistrements associés ; par exemple, un enregistrement Expéditeur et toutes
ses commandes associées. C'est pourquoi, Access prend en charge l'option
Effacer en cascade les enregistrements correspondants. Lorsque vous appliquez
l'intégrité référentielle, que vous choisissez l'option Effacer en cascade les
enregistrements correspondants, que vous supprimez un enregistrement sur le
côté de la clé primaire de la relation, Access supprime automatiquement tous les
enregistrements qui référencent la clé primaire.
Activer ou désactiver la mise à jour en cascade et/ou la suppression en cascade
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
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Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer,
cliquez sur Relations.
La fenêtre Relations s'affiche.
Si vous n'avez encore défini de relation et si vous ouvrez la fenêtre Relations
pour la première fois, la boîte de dialogue Afficher la table apparaît. Si la boîte
de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher toutes les
relations.
Toutes les tables avec des relations sont affichées, elles illustrent des lignes de
relation. Notez que les tables masquées (tables pour lesquelles la case à cocher
Masqué est activée dans la boîte de dialogue Propriétés de la table) et leurs
relations ne sont pas affichées à moins de sélectionner l'option Afficher les
objets masqués dans la boîte de dialogue Options de navigation.
Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqués, voir Guide
pour le volet de navigation.
Cliquez sur la ligne de relation pour la relation à modifier. Cette ligne de
relation est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée.
Double-cliquez sur la ligne de relation.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des relations.
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La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.
Activez la case à cocher Appliquer l'intégrité référentielle.
Activez la case à cocher Mettre à jour en cascade les champs correspondants ou
Effacer en cascade les enregistrements correspondants, ou activez les deux.
Effectuez les modifications supplémentaires dans la relation, puis cliquez sur
OK.
Remarque Si la clé primaire est un champ de type NuméroAuto, il est inutile
d'activer la case à cocher Mettre à jour en cascade les champs correspondants
car il est impossible de changer les valeurs d'un champ de type NuméroAuto.
À propos des expressions
Dans Office Access 2007, une expression est l'équivalent d'une formule dans
Office Excel 2007. Une expression est constituée de plusieurs éléments que vous
pouvez utiliser seuls ou ensemble en vue de produire un résultat. Il peut s'agir
des éléments suivants :
identificateurs (noms de champs de table ou de contrôles de formulaire ou d'état,
ou propriétés de ces champs ou contrôles) ;
opérateurs, tels que + (plus) ou - (moins) ;
fonctions (p.ex., Somme ou Moyenne), ainsi que les arguments qui les
accompagnent ;
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constantes (valeurs invariables), telles que des chaînes de texte ou des données
numériques qui ne sont pas calculées par une expression.
Les expressions s'avèrent utiles pour effectuer un calcul, extraire la valeur d'un
champ ou d'un contrôle, fournir des critères à une requête, définir des règles,
créer des contrôles calculés et des champs calculés et définir un niveau de
regroupement pour un état.
Une expression permet également de créer des valeurs qui ne résident pas
directement parmi vos données. Par exemple, vous pouvez être amené à calculer
la taxe sur le chiffre d'affaires sur une commande ou la valeur totale de celle-ci.
À d'autres occasions, vous devrez ajouter des critères à une requête ou un filtre
(informations déterminant les enregistrements qui sont renvoyés par la requête
ou qui sont affichés lorsqu'un filtre est appliqué). Dans d'autres cas, peut-être
souhaiterez-vous définir une valeur par défaut ou une règle de validation pour un
champ ou un contrôle. Dans tous ces cas, vous utilisez une expression.
Le tableau suivant présente certains exemples d'expressions et la façon dont
elles sont généralement utilisées :
Expression Objectif
=[DateRequise]-[DateLivraison] Calcule la différence entre les valeurs de
date figurant dans les deux contrôles de
zones de texte (intitulés DateRequise et
DateExpédition) d'un état.
Date() Définit la valeur par défaut d'un champ
de table de type Date/Heure à la date du
jour.
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PrixPondéré: CMonnaie([Détails de
commande].Prix
unitaire*[Quantité]*(1-
[Remise])/100)*100
Crée un champ calculé dans une requête.
Entre #01.01.05# Et #31.12.05# Utilisée pour entrer des critères pour un
champ Date/Heure de requête.
=[Sous-formulaire
Commandes].Form!Sous-
totalCommande
Renvoie la valeur du contrôle Sous-
totalCommande du sous-formulaire
Commandes, lui-même se trouvant dans
le formulaire Commandes.
> 0 Définit une règle de validation pour un
champ numérique de table (les
utilisateurs doivent entrer des valeurs
supérieures à zéro).
Comme vous pouvez le constater à la lumière des exemples précédents, une
expression dans Access ne consiste pas en un simple calcul mathématique. De
fait, les expressions sont utilisées à diverses fins. Vous remarquerez également
qu'à certains égards, les expressions fournies en exemple diffèrent les unes des
autres. Par exemple, certaines d'entre elles commencent par l'opérateur = (égal).
De fait, pour calculer la valeur d'un contrôle de formulaire ou d'état, l'expression
doit commencer par l'opérateur =. Dans d'autres cas, l'opérateur = n'est pas
utilisé. Par exemple, lorsque vous tapez une expression dans une requête ou dans
la propriété Valeur par défaut ou Valide si d'un champ ou d'un contrôle,
l'opérateur = n'est pas utilisé, à moins que l'expression ne soit ajoutée à un
champ de type Texte contenu dans une table. Dans certains cas, comme lorsqu'il
s'agit d'ajouter des expressions à des requêtes, Access supprime
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automatiquement l'opérateur =. Pour plus d'informations sur la syntaxe des
expressions, voir l'article Guide sur la syntaxe des expressions.
Les sections suivantes décrivent de façon plus détaillée les différentes parties
d'une expression. Les exemples que vous y trouverez fournissent par ailleurs de
brèves descriptions de la syntaxe utilisée par les expressions.
Identificateurs
Un identificateur est un champ, de propriété ou de contrôle. Dans une
expression, un identificateur sert à faire référence à la valeur associée à un
champ, une propriété ou un contrôle. Par exemple, prenons le cas de l'expression
=[DateRequise]-[DateExpédition]. Cette expression retranche la valeur du
champ ou du contrôle DateExpédition de celle du champ ou du contrôle
DateRequise. Dans cette expression, DateRequise et DateExpédition servent
tous deux d'identificateurs.
Opérateurs
Access prend en charge divers opérateurs, notamment les opérateurs
arithmétiques conventionnels tels que +, -, * (multiplier), / (diviser). Vous
pouvez aussi utiliser des opérateurs de comparaison pour comparer des valeurs,
des opérateurs de texte pour concaténer (combiner) du texte, des opérateurs
logiques pour déterminer les valeurs Vrai ou Faux, ainsi que d'autres opérateurs
propres à Access. Pour plus d'informations sur les opérateurs, voir la section
Tableau des opérateurs.
Fonctions et arguments
Les fonctions sont des procédures intégrées que vous pouvez utiliser dans vos
expressions. Elles s'utilisent dans le cadre d'opérations diverses et variées, telles
que le calcul des valeurs, la manipulation du texte et des dates, ainsi que la
synthèse des données. Par exemple, la fonction Date, qui renvoie la date du jour,
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est une fonction communément utilisée. Vous pouvez utiliser la fonction Date de
diverses manières, notamment sous la forme d'une expression définissant la
valeur par défaut d'un champ de table. Ainsi, chaque fois qu'un utilisateur ajoute
un nouvel enregistrement, le champ prend par défaut la valeur correspondant à
la date du jour.
Certaines fonctions nécessitent des arguments. Un argument est une valeur qui
fournit une entrée à la fonction. Si une fonction nécessite plusieurs arguments, il
est nécessaire de séparer les arguments d'une virgule. Prenons l'exemple de la
fonction Date dans l'exemple d'expression suivant :
=Format(Date(),"j mmmm aaaa")
Cet exemple utilise deux arguments. La fonction Date fournit d'abord la date
actuelle. Le deuxième argument, séparé de la première par une virgule, est une
chaîne de texte qui indique à la fonction Format comment formater la valeur de
date. Notez que la chaîne de texte est placée entre guillemets. Lorsque vous
devez fournir le texte, vous le placez en règle générale entre guillemets. Cette
expression illustre un principe que vous ne devez pas oublier : vous pouvez
souvent utiliser la valeur retournée par une fonction en tant qu'argument pour
une autre fonction.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de guillemets et la syntaxe des
expressions en général, voir l'article Guide sur la syntaxe des expressions.
Enfin, Access prend en charge un grand nombre de fonctions intégrées. Des
liens donnant accès à des informations sur les fonctions vous sont proposés dans
l'article Fonctions (par catégories).
Constantes
Une constante est un élément nommé dont la valeur reste constante pendant
l'exécution d'Access. En règle générale, les constantes les plus souvent utilisées
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dans les expressions sont Vrai, Faux et Null. Vous pouvez également définir vos
propres constantes sous forme de code VBA (Visual Basic pour Applications)
pour les utiliser dans des procédures VBA. VBA est le langage de
programmation qu'utilise Access.
Remarque Vous ne pouvez pas utiliser les constantes Microsoft Visual Basic
dans les fonctions personnalisées que vous utilisez dans les expressions. Par
exemple, Visual Basic propose des constantes pour les jours de la semaine :
vbSunday représente Dimanche, vbMonday représente Lundi, et ainsi de suite.
Chaque constante a une valeur numérique correspondante : la valeur numérique
de vbSunday est 1, celle de vbMonday est 2, etc. Vous ne pouvez pas utiliser ces
constantes dans une fonction personnalisée appelée depuis une expression. Vous
devez à la place utiliser les valeurs numériques.
Valeurs
Vous pouvez employer des valeurs littérales dans les expressions, telles que le
nombre 1 254 ou la chaîne « Entrez un nombre compris entre 1 et 10 ». Les
valeurs numériques peuvent consister en une série de chiffres accompagnée, si
besoin est, d'un signe et d'une décimale. En l'absence de signe, Access considère
qu'il s'agit d'une valeur positive. Pour spécifier une valeur négative, ajoutez le
signe moins (-). Vous pouvez également utiliser une notation scientifique. Pour
cela, ajoutez un « E » ou « e » suivi du signe de l'exposant (par exemple, 1,0E-
6).
Lorsque vous utilisez des chaînes de texte en tant que constantes, mettez-les
entre guillemets. Dans certaines circonstances, Access les ajoute à votre place.
Par exemple, lorsque vous tapez du texte dans une expression pour une règle de
validation ou des critères de requête, Access met automatiquement vos chaînes
de texte entre guillemets.
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Par exemple, si vous tapez le terme Paris, Access affiche "Paris" dans
l'expression. Si vous voulez qu'une expression génère une chaîne entre
guillemets, vous pouvez mettre la chaîne incorporée entre guillemets simples (')
ou entre trois jeux de guillemets doubles ("). Par exemple, les expressions
suivantes sont équivalentes :
Forms![Contacts]![Ville].DefaultValue = ' "Paris" '
Forms![Contacts]![Ville].DefaultValue = " " "Paris" " "
Pour utiliser des valeurs de type Date/Heure, vous devez les placer entre des
signes dièse (#). Par exemple, #7-3-07#, #7-Mar-07# et #7-Mar-2007# sont des
valeurs de date/heure valides. Lorsqu'Access rencontre une valeur de date/heure
qui est insérée entre deux caractères #, elle est automatiquement associée au
type de données Date/Heure.
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Pourquoi utiliser des expressions
Dans Access, les expressions s'avèrent utiles lorsqu'il s'agit d'effectuer l'une des
opérations suivantes :
Calculer des valeurs qui n'existent pas directement parmi vos données. Vous
pouvez calculer des valeurs pour des champs de table, des requêtes et des
contrôles de formulaire et d'état.
Définir la valeur par défaut d'un champ de table ou d'un contrôle de formulaire
ou d'état. Vos valeurs par défaut s'affichent alors chaque fois que vous ouvrez
une table, un formulaire ou un état à utiliser.
Créer une règle de validation. Les règles de validation déterminent les valeurs
que les utilisateurs sont autorisés ou non à entrer dans un champ ou un contrôle.
Définir des critères pour une requête.
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La figure suivante illustre des expressions-types utilisées dans les scénarios
décrits ici :
Par exemple, supposons que vous ayez besoin de calculer le montant monétaire
total d'une ligne de facturation. En règle générale, vous ne stockez pas le total
d'une ligne dans la base de données. Si besoin est, vous le calculez à partir de
deux éléments que vous devez stocker dans la base de données : la quantité et le
prix. Vous calculez ensuite la valeur au moyen d'une expression semblable à
celle-ci :
=CMonnaie([Quantité]*[Prix])
Cette expression multiple la quantité par le prix et utilise la fonction CMonnaie
(conversion en devise) pour convertir le résultat en données de type Monétaire.
Vous pouvez également calculer une remise pour chaque commande.
Vous pouvez également créer un champ dans une requête qui calcule le total
d'une ligne, et utiliser ensuite cette valeur dans un formulaire ou un état. Une
colonne de requête qui résulte d'un calcul de ce type est appelée un champ
calculé. Par exemple, l'expression de requête suivante calcule le total des lignes
en appliquant une remise :
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PrixPondéré: CMonnaie([Détails de commande].[Prix unitaire]*[Quantité]*(1-
[Remise])/100)*100
L'expression attribue le nom PrixPondéré à la colonne résultante. Vous devez
créer un champ calculé chaque fois qu'il y a des calculs ou des opérations à
effectuer à partir des données de deux champs de table ou plus. Par exemple,
bon nombre de tables stockent les noms et prénoms dans des champs distincts.
Si vous voulez combiner ces noms et prénoms et les afficher dans un champ
unique, vous devez créer un champ calculé dans une requête. Certains
utilisateurs essaient de créer ces types de champs calculés directement dans des
tables. Or, par défaut, les tables ne prennent pas en charge ce type d'opération
(elles ne comportent pas de champ ou de propriété susceptible d'accueillir
l'expression nécessaire).
Un champ calculé combinant les noms et prénoms se présenterait ainsi :
[Prénom] & " " & [Nom]. Dans ce cas, les symboles de « et commercial » (&)
combinent les valeurs des champs Prénom et Nom en les séparant d'un espace
(ici entre guillemets doubles).
Vous pouvez également fournir la valeur par défaut d'un champ de table ou d'un
contrôle au moyen d'une expression. Par exemple, si vous voulez définir la
valeur par défaut d'un champ de date sur la date du jour, vous pouvez taper
Date() dans la zone de la propriété Valeur par défaut de ce champ.
Vous avez aussi la possibilité d'utiliser une expression pour définir une règle de
validation. Par exemple, vous pouvez utiliser une règle de validation qui impose
que la date entrée corresponde à la date du jour ou à une date ultérieure. Auquel
cas, vous devez définir la valeur de la zone de la propriété Valide si à >= Date().
Enfin, vous pouvez aussi utiliser une expression pour définir des critères de
requête. Par exemple, supposons que vous vouliez visualiser les ventes de
produits correspondant aux commandes expédiées au cours d'une certaine
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période. Vous pouvez entrer des critères afin de définir une plage de dates ; de
cette façon, Access ne renverra que les lignes correspondant aux critères :
Entre #1/1/2007# Et #31/12/2007#
Lorsque vous ajoutez des critères à la requête et que vous exécutez cette
dernière, seules les valeurs correspondant aux dates spécifiées vous sont
renvoyées.
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Où et comment utiliser les expressions
Une expression peut être utilisée à divers endroits au sein d'une base de données.
Par exemple, les tables, les requêtes, les formulaires, les états et les macros
peuvent tous accueillir une expression dans certaines de leurs propriétés. Par
exemple, vous pouvez utiliser des expressions dans les propriétés Source
contrôle et Valeur par défaut des contrôles. Vous pouvez également en utiliser
dans la propriété Valide si des champs de table. Par ailleurs, lorsque vous
écrivez du code VBA pour une procédure événementielle ou un module, il est
courant d'utiliser des expressions similaires à celles que vous utilisez dans un
objet Access, tel qu'une table ou une requête.
Bref examen de la syntaxe des expressions
Les expressions utilisent souvent les données contenues dans vos tables et
requêtes, de même que celles stockées dans les contrôles de formulaire et d'état.
Pour utiliser ces données, les expressions font référence aux noms des champs
de vos tables et requêtes, ainsi qu'aux noms de vos contrôles. Pour spécifier des
noms de champs et de contrôles dans les expressions, il est nécessaire de les
mettre entre crochets ([ ]). Par exemple, si vous voulez utiliser un champ de
table intitulé Prix unitaire dans une expression, vous devez l'entrer sous la forme
[Prix unitaire]. Si vous entrez un nom qui ne comporte ni espaces, ni caractères
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spéciaux, Access le met automatiquement entre crochets. Si le nom comprend
des espaces ou des caractères spéciaux, vous devez vous-même taper les
crochets.
Pour plus d'informations sur la syntaxe des expressions, voir l'article Guide sur
la syntaxe des expressions.
Utilisation d'expressions dans les contrôles de formulaire et d'état
Vous pouvez attribuer un nom à un contrôle calculé en définissant sa propriété
Nom. Ce nom doit être unique parmi tous les noms de contrôles du formulaire
ou de l'état. Il doit également être différent des noms de champ ou de contrôle
utilisés dans l'expression pour ce contrôle, et il doit être différent des noms de
champ de la table ou de la requête sous-jacente. Vous pouvez utiliser ce nom
pour faire référence à la valeur du contrôle dans d'autres expressions du
formulaire ou de l'état.
Les expressions sont plus généralement utilisées aux emplacements suivants :
Dans un contrôle de zone de texte de formulaire ou d'état Cela donne lieu à la
création d'un contrôle calculé. Par exemple, admettons que vous vouliez créer un
sous-total qui totalise toutes les lignes d'un formulaire de bon de commande. Le
sous-total pourra alors se présenter ainsi dans votre formulaire :
Pour calculer le sous-total, vous devez placer un contrôle de zone de texte dans
le formulaire et attribuer à la propriété Source contrôle de la zone de texte
l'expression suivante :
=Somme([champ_table])
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Dans ce cas, champ_table correspond au nom du champ qui contient vos valeurs
de sous-total. Ce champ peut résider dans une table ou une requête. La fonction
Somme calcule le total d'un ensemble de valeurs issues de votre source
d'enregistrement.
La procédure suivante explique comment entrer une expression dans un contrôle
de zone de texte.
Entrer une expression dans un contrôle de zone de texte
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire à
modifier, puis cliquez sur Mode Création.
Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte à modifier, puis cliquez sur
Propriétés pour afficher la feuille de propriétés du contrôle.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.
Sous l'onglet Données ou l'onglet Toutes de la feuille de propriétés, cliquez sur
la propriété Source contrôle de la zone de texte, puis entrez = et le reste de votre
expression. Par exemple, pour calculer le sous-total mentionné ci-dessus, tapez
=Somme([champ_table]) en veillant à remplacer champ_table par le nom de
votre champ.
- ou -
Cliquez sur le bouton Générateur à droite de la zone de propriété pour créer
une expression à l'aide du Générateur d'expression.
Votre feuille de propriétés se présente de façon analogue à l'illustration suivante
:
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Fermez la feuille de propriétés et enregistrez vos modifications.
Utilisation d'expressions dans des critères de requête
Lorsque vous définissez des critères dans une requête à l'aide d'une expression,
Access ne renvoie que les lignes correspondant à ces critères. Par exemple,
supposons que vous vouliez afficher toutes les commandes expédiées au cours
de l'année 2004. Pour entrer les critères, vous devez entrer l'expression suivante
dans la cellule Critères de la colonne Date/Heure de votre requête. Cet exemple
utilise une colonne Date/Heure intitulée DateExpédition. Pour définir une plage
de dates, entrez les critères suivants :
Entre #1/1/2004# Et #31/12/2004#
La colonne DateExpédition se présente de façon analogue à l'illustration
suivante.
L'expression détermine si les valeurs de la colonne DateExpédition se trouvent
dans la plage de dates que vous spécifiez. Notez que les dates sont encadrées de
signes dièse (#). Du fait de la présence de ces signes, Access considère ces
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valeurs comme des données de type Date/Heure. Si vous êtes un utilisateur
novice d'Access, sachez que les valeurs de type Date/Heure peuvent faire l'objet
de calculs.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de données de type Date/Heure, voir les
articles Entrer une valeur de date ou d'heure et Insérer, créer ou supprimer un
champ qui stocke des valeurs de date.
Entrer des critères dans la grille de création de requête
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête que vous
souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
Cliquez dans la cellule Critères de la colonne pour laquelle vous souhaitez entrer
des critères.
Tapez votre expression de critères.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Paramétrage de requête, cliquez sur
Générateur pour démarrer le Générateur d'expression et définir vos critères.
Remarque Ne faites pas précéder l'expression de critères de l'opérateur =.
Si vous souhaitez agrandir la zone d'entrée d'expressions, appuyez sur Maj+F2
pour afficher la boîte de dialogue Zoom.
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Utilisation d'expressions pour créer des champs calculés dans une requête
La création d'un champ calculé dans une requête passe par l'utilisation d'une
requête. Par exemple, supposons que vous vouliez afficher l'année à laquelle une
commande a été expédiée par le biais d'une requête. Pour créer le champ calculé,
vous devez placer l'expression suivante dans une cellule vide de la ligne Champ
de votre requête :
Année d'expédition: Format([DateExpédition],"aaaa")
Dans ce cas, l'expression utilise la fonction Format pour extraire l'année des
valeurs d'un champ intitulé DateExpédition. La fonction Format affiche ensuite
l'année dans un format à quatre chiffres. En faisant précéder l'expression de
Année d'expédition:, la colonne résultante est nommée Année d'expédition.
Entrer un champ calculé en mode Création de requête
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête que vous
souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
Cliquez dans la cellule Champ de la colonne où vous souhaitez créer le champ
calculé.
Tapez votre expression.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Paramétrage de requête, cliquez sur
Générateur pour démarrer le Générateur d'expression et définir vos critères.
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Remarque Ne faites pas précéder l'expression de critères de l'opérateur =. Au
lieu de cela, tapez un nom suivi de deux points devant l'expression. Par exemple,
tapez PrixPondéré: au début de l'expression chargée de créer le champ calculé
PrixPondéré.
Utilisation d'expressions dans la propriété Valide si d'un champ de table
S'il est un autre endroit où une expression s'avère utile, c'est dans la propriété
Valide si d'un champ de table. Supposons que vous ayez créé une table intitulée
Stock et que celle-ci contienne un champ intitulé Unités commandées ; vous
voulez définir une règle qui contraigne les utilisateurs à entrer une valeur
supérieure ou égale à zéro. En d'autres termes, le stock ne peut jamais être une
valeur négative. Pour ce faire, vous devez utiliser l'expression représentée dans
l'illustration suivante.
Entrer une règle de validation pour un champ de table
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table que vous
souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
Dans la colonne Nom du champ, cliquez sur le champ à modifier.
Sous l'onglet Général, cliquez dans la zone de la propriété Valide si.
Tapez votre expression.
- ou -
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Cliquez sur le bouton Générateur à droite de la zone de propriété pour
démarrer le Générateur d'expression et créer votre expression.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Générateur pour démarrer
le Générateur d'expression.
Remarque Ne faites pas précéder l'expression de l'opérateur = lorsque vous créez
une règle de validation.
S'il est un point dont vous devez vous souvenir lorsque vous utilisez des
expressions de règles de validation, c'est qu'elles doivent aboutir à Vrai pour que
la valeur soit acceptée. Ainsi, dans cet exemple, la valeur de [Unités
commandées] doit être >=0. Si ce n'est pas le cas, Access affiche le texte
figurant dans la zone de la propriété Message si erreur. Si vous n'avez pas entré
de texte dans la zone de la propriété Message si erreur, Access affiche son
propre message pour vous indiquer que la valeur que vous avez entrée est
interdite par la règle de validation applicable au champ.
Pour plus d'informations sur la création des règles de validation, voir l'article
Créer une règle de validation pour valider les données d'un champ.
Utilisation d'expressions dans la propriété Valide si d'un contrôle
Vous pouvez également définir la propriété Valide si pour un contrôle. Par
exemple, supposons que vous utilisiez un formulaire pour entrer la plage de
dates d'un état et que vous vouliez faire en sorte que la date de début ne soit pas
antérieure au 1/1/2004. Vous pouvez définir les propriétés Valide si et Message
si erreur de la zone de texte dans laquelle vous entrez la date de début en vous
inspirant de l'exemple suivant.
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Propriété Définition
ValideSi >=#1/1/2004#
MessageSiErreur Vous ne pouvez pas entrer une date antérieure au
1/1/2004.
Si vous essayez d'entrer une date antérieure au 1/1/2004, un message s'affiche.
Access vous renvoie à la zone de texte dès lors que vous cliquez sur OK.
Entrer une règle de validation pour un contrôle
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou
l'état que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu
contextuel.
- ou -
Si le formulaire ou l'état est déjà ouvert, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet
du document et cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
- ou -
Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Affichage, cliquez sur le bouton Affichage
afin de basculer entre les affichages disponibles. Vous pouvez également cliquer
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sur la flèche sous Affichage, puis sélectionner l'un des affichages disponibles
dans le menu.
Cliquez avec le bouton droit sur le contrôle à modifier, puis cliquez sur
Propriétés.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.
Access affiche la page de propriétés du contrôle.
Cliquez sur l'onglet Toutes, puis dans la zone de la propriété Valide si.
Tapez l'expression ou cliquez sur le bouton Générateur à droite de la zone de
propriété pour créer une expression à l'aide du Générateur d'expression.
Remarque Ne faites pas précéder l'expression de l'opérateur = lorsque vous créez
une règle de validation.
Modifiez éventuellement la propriété Message si erreur.
Fermez la feuille de propriétés et enregistrez vos modifications.
Lorsque vous entrez une valeur non admise par la règle de validation, vous
pouvez appuyer sur Échap lorsque le curseur se trouve dans le contrôle pour
restaurer la valeur d'origine ou par défaut. Vous pouvez ensuite entrer une valeur
qui soit conforme à la règle de validation.
Si la propriété Source contrôle de votre contrôle est un champ de table, il est
généralement préférable de définir la propriété Valide si du champ, en plus de
celle du contrôle. Ainsi, la règle est toujours appliquée, quel que soit le
formulaire ou la requête qui est utilisé pour mettre à jour le champ.
Pour plus d'informations sur la création des règles de validation, voir l'article
Créer une règle de validation pour valider les données d'un champ.
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Utilisation d'expressions pour définir la valeur par défaut d'un champ de table
Vous pouvez utiliser une expression pour stocker la valeur par défaut d'un
champ de table. Par exemple, supposons que vous vouliez insérer
automatiquement la date et l'heure dans un champ intitulé DateCommande dès
lors que vous ajoutez un nouvel enregistrement. Vous pouvez pour cela utiliser
une expression similaire à celle qui suit.
La fonction Maintenant est utilisée dans la fonction pour insérer la date et
l'heure dans le champ DateCommande.
Entrer une valeur par défaut pour un champ de table
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table que vous
souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
Dans la colonne Nom du champ, cliquez sur le champ à modifier.
Sous l'onglet Général, cliquez dans la zone de la propriété Valeur par défaut.
Tapez votre expression ou cliquez sur le bouton Générateur à droite de la
zone de propriété pour créer une expression à l'aide du Générateur d'expression.
Si vous liez un contrôle à un champ de table et que tous deux ont une valeur par
défaut, celle du contrôle est prioritaire.
Pour plus d'informations sur la définition des valeurs par défaut, voir l'article
Définir des valeurs par défaut pour les champs et les contrôles.
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Utilisation d'expressions pour définir la valeur par défaut des contrôles
Il est également courant d'utiliser des expressions dans la propriété Valeur par
défaut des contrôles. La propriété Valeur par défaut d'un contrôle se comporte
de façon analogue à la propriété Valeur par défaut d'un champ de table. Par
exemple, si vous voulez entrer la date du jour comme valeur par défaut d'une
zone de texte intitulée DateCommande, vous pouvez utiliser une expression
similaire à celle qui suit.
La fonction Date utilisée dans cette expression renvoie la date du jour mais pas
l'heure. Si vous liez la zone de texte à un champ de table et que ce dernier a une
valeur par défaut, la valeur par défaut du contrôle est prioritaire. Il est souvent
plus opportun de définir la propriété Valeur par défaut du champ de la table, car
la valeur par défaut est toujours appliquée au contrôle, à moins que celui-ci ne la
remplace.
Entrer la valeur par défaut d'un contrôle
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou
l'état que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu
contextuel.
- ou -
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Si le formulaire ou l'état est déjà ouvert, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet
du document, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
- ou -
Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Affichage, cliquez sur le bouton Affichage
afin de basculer entre les affichages disponibles. Vous pouvez également cliquer
sur la flèche sous Affichage, puis sélectionner l'un des affichages disponibles
dans le menu.
Cliquez avec le bouton droit sur le contrôle à modifier, puis cliquez sur
Propriétés.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.
Access affiche la page de propriétés du contrôle.
Cliquez sur l'onglet Toutes et dans la zone de la propriété Valeur par défaut.
Tapez l'expression ou cliquez sur le bouton Générateur à droite de la zone de
propriété pour créer une expression à l'aide du Générateur d'expression.
Fermez la feuille de propriétés.
Pour plus d'informations sur la définition des valeurs par défaut, voir l'article
Définir des valeurs par défaut pour les champs et les contrôles.
Utilisation d'expressions pour exécuter des actions de macro
Dans certains cas, vous pouvez souhaiter exécuter une action, voire une série
d'actions de macro seulement si une condition déterminée est vérifiée. Par
exemple, supposons que vous vouliez mettre en œuvre une action de macro
uniquement lorsque la valeur d'une zone de texte est égale à 10. Pour ce faire,
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vous devez utiliser une expression afin de définir la condition dans la colonne
Condition de la macro.
Pour cet exemple, supposons que la zone de texte s'intitule « Articles ».
Entrer une condition pour une action de macro
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la macro que vous
souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
Si la colonne Condition ne figure pas dans le Générateur de macro, sous l'onglet
Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Conditions.
Dans la colonne Condition, cliquez dans la cellule vide en regard de l'action de
macro à modifier, puis tapez l'expression conditionnelle.
Enregistrez vos modifications, puis fermez la macro.
À l'instar de la propriété Valide si, l'expression de la colonne Condition doit
aboutir à Vrai ou Faux. L'action de macro ne s'exécute que si la condition
aboutit à Vrai.
Pour plus d'informations sur la création de macros, voir les articles Principes de
base des macros dans Access 2007 et Créer une macro.
Utilisation d'expressions pour regrouper et trier les données des états
C'est dans le volet Regrouper, trier et total que vous définissez les niveaux de
regroupement et les ordres de tri des données d'un état. Ce volet remplace la
boîte de dialogue Trier et regrouper dont étaient pourvues les versions
précédentes d'Access. Vous pouvez afficher et utiliser le volet à condition
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d'avoir ouvert un état en mode Création (le volet s'affiche dans la même fenêtre
que l'état).
La figure suivante illustre le volet tel qu'il se présente à son ouverture :
Si vous êtes un utilisateur novice d'Access, sachez que le regroupement est un
processus qui consiste à combiner des colonnes qui contiennent des valeurs en
double. Par exemple, supposons que votre base de données contienne des
informations commerciales concernant les succursales des différentes villes.
L'un des états les plus courants dans ce type de base de données est l'état «
Ventes par villes », et la requête chargée de fournir les données de l'état
regroupe les données par villes. Le regroupement peut faciliter la lecture et la
compréhension de vos informations.
Par contre, le tri consiste à imposer un ordre aux lignes (enregistrements) au
niveau des résultats de requête. Par exemple, vous pouvez trier les
enregistrements en fonction de leurs valeurs de clé primaire (ou d'un autre jeu de
valeurs d'un autre champ) par ordre croissant ou décroissant, comme vous
pouvez les trier en fonction d'un ou plusieurs caractères par ordre alphabétique
(par exemple). Au moment de procéder, gardez à l'esprit que, par défaut, les
requêtes Access renvoient les enregistrements selon le procédé le plus rapide
possible. Ainsi, lorsque vous créez une requête, il est possible qu'Access renvoie
vos données selon un ordre cohérent, par exemple, d'après les valeurs de clé
primaire. Toutefois, à mesure que les utilisateurs modifieront les données et
ajouteront ou supprimeront des lignes, Access pourra renvoyer les données selon
un ordre différent pour le motif que ce nouvel ordre s'avère plus rapide. Vous
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pouvez imposer un ordre de tri si vous jugez nécessaire que vos requêtes
renvoient toujours les données dans le même ordre, indépendamment des
modifications apportées à ces données.
Pour plus d'informations sur la combinaison des valeurs de texte, voir la section
Combinaison des valeurs de texte.
Ajouter un regroupement et un tri à un état
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état que vous
souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
- ou -
Si le l'état est déjà ouvert, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du document,
puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
- ou -
Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Affichage, cliquez sur le bouton Affichage
afin de basculer entre les affichages disponibles. Vous pouvez également cliquer
sur la flèche sous Affichage, puis sélectionner l'un des affichages disponibles
dans le menu.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Grouper
et trier.
Le volet Regrouper, trier et total s'affiche au bas de la zone de travail.
Cliquez sur Ajouter un groupe pour ajouter un niveau de regroupement à l'état.
- ou -
Cliquez sur Ajouter un tri pour ajouter un niveau de tri à l'état.
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Un groupe ou un ordre de tri nouveau apparaît dans le volet, ainsi que la liste
des champs qui fournissent les données pour l'état. Cette figure illustre un
exemple-type de groupe et d'ordre de tri nouveaux, ainsi qu'une fenêtre
contenant les champs disponibles :
Dans la fenêtre contenant les champs disponibles, cliquez sur expression pour
démarrer le Générateur d'expression.
Entrez votre expression dans la zone prévue à cet (zone du haut) dans le
Générateur d'expression. Veillez à faire débuter l'expression par l'opérateur égal
(=).
Ajouter une expression à un groupe ou un tri existant
Répétez l'étape 1 de la section précédente pour ouvrir l'état en mode Création.
Cliquez sur le groupe ou l'état à modifier.
Cliquez sur la flèche Bas en regard de Regrouper sur (pour les niveaux de
regroupement) ou de Trier par (pour les ordres de tri).
Une fenêtre contenant les champs disponibles s'affiche à l'écran.
Au bas de la fenêtre où figurent les champs, cliquez sur expression pour
démarrer le Générateur d'expression.
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Tapez votre expression dans la zone prévue à cet effet dans le Générateur
d'expression. Veillez à faire précéder l'expression de l'opérateur égal (=).
Pour plus d'informations sur l'utilisation du Générateur d'expression, voir la
section suivante.
Pour plus d'informations sur le regroupement et le tri des données dans les états,
voir l'article Créer un état groupé ou de synthèse.
Haut de la page
Créer des expressions à l'aide du Générateur d'expression
Le Générateur d'expression constitue une aide précieuse lorsqu'il s'agit de créer
des expressions. Le Générateur d'expression vous permet d'accéder facilement
aux noms de champs et de contrôles de votre base de données, ainsi qu'à de
nombreuses fonctions intégrées disponibles lors de l'écriture d'expressions. Pour
schématiser, vous pouvez envisager le Générateur d'expression comme un
moyen de rechercher et insérer des éléments, tels que des noms d'identification
(p.ex., champs, tables, formulaires et requêtes), des noms de fonctions et des
arguments.
Vous pouvez utiliser le Générateur d'expression pour créer une expression de
toutes pièces, comme vous pouvez reprendre les caractéristiques de certaines
expressions prédéfinies en vue d'afficher les numéros de pages, la date du jour
ou la date et l'heure actuelles.
Vous pouvez démarrer le Générateur d'expression de la plupart des endroits où
vous écrivez manuellement des expressions, notamment de la propriété Source
contrôle d'un contrôle ou de la propriété Valide si d'un champ de table. En règle
générale, dès l'instant où le bouton Générateur ( ) est affiché, vous pouvez
cliquer dessus pour démarrer le Générateur d'expression.
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Cette figure et le texte qui suit illustrent le Générateur d'expression :
Zone Expression
Dans la partie supérieure du Générateur figure la zone Expression ; c'est à partir
de cette zone que vous construisez vos expressions. Vous pouvez soit taper vos
expressions manuellement, soit sélectionner des éléments dans les trois colonnes
de la partie inférieure du Générateur d'expression pour ensuite les ajouter à la
zone Expression. Pour ajouter un élément, double-cliquez dessus ou
sélectionnez-le dans l'une des colonnes, puis cliquez sur Coller.
Boutons d'opérateurs
Dans la partie médiane du Générateur d'expression figurent des boutons
permettant d'insérer des opérateurs arithmétiques et logiques courants dans votre
expression. Pour insérer un opérateur dans la zone Expression, cliquez sur le
bouton correspondant. Pour afficher une liste plus longue d'opérateurs utilisables
dans les expressions, cliquez sur le dossier Opérateurs dans la colonne située en
bas à gauche, puis cliquez sur la catégorie voulue dans la colonne du milieu. La
colonne de droite présente alors tous les opérateurs de la catégorie sélectionnée.
Pour insérer un opérateur, double-cliquez dessus ou sélectionnez-le et cliquez
sur Coller.
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Éléments d'expression
La partie inférieure contient trois colonnes :
La colonne de gauche contient les dossiers où sont stockés tables, requêtes,
formulaires et états de votre base de données, de même que les fonctions
intégrées disponibles, les fonctions définies par l'utilisateur, les constantes, les
opérateurs et les expressions courantes.
La colonne du milieu répertorie les éléments ou les catégories d'éléments
spécifiques du dossier sélectionné dans la colonne de gauche. Par exemple, si
vous cliquez sur Fonctions intégrées dans la colonne de gauche, la colonne du
milieu présente les catégories de fonctions.
La colonne de droite recense, le cas échéant, les valeurs des éléments que vous
avez sélectionnés dans les colonnes de gauche et du milieu. Par exemple, si vous
cliquez sur Fonctions intégrées dans la colonne de gauche et sur une catégorie
de fonctions dans la colonne du milieu, la colonne de droite présente toutes les
fonctions intégrées de la catégorie sélectionnée.
Vous pouvez construire une expression en tapant du texte dans la zone
Expression et en collant des éléments issus d'autres zones du Générateur
d'expression. Par exemple, vous pouvez cliquer dans la colonne inférieure
gauche pour afficher les objets de votre base de données, de même que les
fonctions, constantes, opérateurs et autres expressions communes. Lorsque vous
cliquez sur un élément dans la colonne de gauche, les autres colonnes changent
en conséquence. Ainsi, lorsque vous cliquez sur le nom d'une table dans la
colonne de gauche, la colonne du milieu répertorie les champs contenus dans
cette table. Lorsque vous double-cliquez sur Fonctions et que vous cliquez
ensuite sur Fonctions intégrées, la colonne du milieu affiche toutes les catégories
de fonctions, tandis que la colonne de droite présente les fonctions appartenant à
ces catégories. Lorsque vous double-cliquez sur une fonction pour l'insérer dans
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votre expression, la fonction et le texte qui indique les arguments utiles à cette
fonction s'affichent sous forme de texte d'espace réservé dans la zone
Expression. Vous pouvez alors remplacer ce texte par des valeurs d'argument.
Lorsque vous collez un identificateur (nom d'un champ de table ou d'un
contrôle) dans votre expression, le Générateur d'expression insère uniquement
les parties de l'identificateur qui sont requises dans le contexte en question. Par
exemple, si vous démarrez le Générateur d'expression à partir de la feuille de
propriétés d'un formulaire intitulé Clientèle, puis que vous collez un
identificateur pour la propriété Visible du formulaire dans votre expression, le
Générateur d'expression ne colle que le nom de propriété Visible. Si vous
utilisez cette expression dans un autre contexte que le formulaire, vous devez
inclure l'identificateur complet : Forms![Clientèle].Visible.
Démarrer le Générateur d'expression dans une table, un formulaire ou un état
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table, le
formulaire ou l'état que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création
dans le menu contextuel.
Si vous ouvrez une table, dans la colonne Nom du champ, cliquez sur le champ
à modifier et, sous l'onglet Général, cliquez sur la propriété qui doit accueillir
l'expression, puis cliquez sur le bouton Créer en regard de la propriété.
- ou -
Si vous ouvrez un formulaire ou un état, cliquez avec le bouton droit sur le
contrôle à modifier, cliquez sur Propriétés, repérez la propriété destinée à
accueillir l'expression, puis cliquez sur le bouton Créer en regard de la
propriété.
Démarrer le Générateur d'expression dans une requête
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête que vous
souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
- ou -
Si la requête est ouverte, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du document
correspondant à la requête, puis cliquez sur Mode Création dans le menu
contextuel.
Cliquez dans la cellule de la grille de création qui doit accueillir l'expression. Par
exemple, cliquez dans la cellule Critères de la colonne où vous souhaitez fournir
des critères, ou cliquez sur la cellule Champ de la colonne dans laquelle vous
souhaitez créer un champ calculé.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Paramétrage de requête, cliquez sur
Générateur.
Pour plus d'informations sur la création d'expressions (avec exemples à l'appui)
et la syntaxe des expressions, voir l'article Guide sur la syntaxe des expressions.
Haut de la page
Utiliser les expressions à des fins pratiques
Cette section présente quelques exemples d'utilisation d'expressions pour
résoudre des problèmes et calculer des données nécessaires à vos formulaires,
états et tables.
« Horodatage » d'un nouvel enregistrement avec la date et l'heure actuelles
Dans certaines tables, il est important d'horodater, c'est-à-dire, de conserver une
trace de la date (ou de la date et de l'heure) d'ajout d'un enregistrement. Pour
qu'Access entre automatiquement cette valeur à votre place, vous pouvez créer
un champ associé au type de données Date/Heure et définir la valeur de la
propriété Valeur par défaut du champ à Date() ou à Maintenant(). La fonction
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Date renvoie la date du jour qui est stockée dans l'horloge système de votre
ordinateur. La fonction Maintenant renvoie, quant à elle, la date et l'heure
actuelles.
La procédure suivante explique comment ajouter un nouveau champ à une table,
associer le champ au type de données Date/Heure, puis ajouter les fonctions
Maintenant ou Date au champ.
Ajouter un champ Date/Heure et un champ d'horodatage
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table à modifier.
Access ouvre la table en mode Feuille de données.
Cliquez dans la première colonne vide située à l'extrémité de la table. Si vous ne
parvenez pas à trouver la colonne vide, effectuez une recherche sur les mots
Ajouter un nouveau champ dans l'en-tête de colonne.
Double-cliquez dans l'en-tête de colonne et tapez un nom pour le champ, tel que
Ajouté le, puis appuyez sur Entrée.
- ou -
Cliquez avec le bouton droit dans la colonne, cliquez sur Renommer, tapez un
nom pour le champ, puis appuyez sur Entrée.
Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en
forme, cliquez sur la flèche déroulante en regard de la liste Type de données,
puis sélectionnez Date/Heure.
Enregistrez vos modifications, laissez la table ouverte, puis exécutez la
procédure suivante.
Ajouter une expression de date à un champ Date/Heure
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Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document correspondant à la table,
puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
Dans la colonne Nom du champ, cliquez sur le nouveau champ.
Sous l'onglet Général, cliquez dans la zone de la propriété Valeur par défaut.
Tapez Maintenant() ou Date().
Cliquez dans la zone de la propriété Afficher le sélecteur de dates, puis
définissez la valeur à Jamais.
Enregistrez vos modifications, puis fermez la table.
Désormais, quand vous ajouterez un nouvel enregistrement à la table, Access
insèrera automatiquement la date (ou la date et l'heure) dans le champ Ajouté le.
Combinaison de valeurs de texte
Pour combiner les valeurs de deux champs de texte ou plus, vous devez utiliser
l'opérateur « et commercial » (&). Par exemple, supposons que vous disposiez
d'un formulaire intitulé Employés. Vous avez entré le prénom et le nom des
employés dans des champs distincts, mais vous souhaitez afficher le nom
complet des employés dans l'en-tête du formulaire.
Pour afficher le nom complet, vous pouvez utiliser cette expression :
=[Prénom] & " " & [Nom]
L'opérateur & est utilisé dans l'expression pour combiner les valeurs des champs
Prénom et Nom. Une paire de guillemets doubles séparés d'un espace a
également été ajoutée dans l'expression dans le but d'insérer un espace entre le
prénom et le nom. Rappelez-vous que les espaces entre les noms de champs et
les opérateurs « et commercial » n'ont pas d'incidence sur l'aspect de vos
données (ils ne font que faciliter la lecture de l'expression). Dès lors que vous
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voulez insérer des caractères entre des champs, par exemple, un espace, un signe
de ponctuation ou du texte littéral, vous devez mettre cette valeur additionnelle
entre guillemets.
Pour prendre un autre exemple, vous pouvez utiliser l'expression suivante pour
séparer les noms et les prénoms d'une virgule :
=[Nom] & ", " & [Prénom]
Dans ce cas, les valeurs encadrées par des guillemets insèrent une virgule et un
espace entre les noms.
La procédure décrite dans cette section suppose que vous disposiez d'un
formulaire, ainsi que d'une table contenant des champs intitulés Prénom et Nom.
Dans le cas contraire, vous pouvez adapter l'expression de cette procédure en
fonction de vos propres données.
Ajouter une zone de texte contenant une expression pour les noms complets
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou
l'état que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu
contextuel.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
Faites glisser le pointeur sur le formulaire ou l'état pour créer la zone de texte.
Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte et cliquez sur Propriétés.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.
Cliquez sur l'onglet Données.
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Remplacez la valeur figurant dans la zone de la propriété Source contrôle par
=[Prénom] & " " & [Nom], puis appuyez sur la touche Tab.
Fermez la feuille de propriétés et enregistrez vos modifications.
Vous pouvez parfois être amené à combiner des enregistrements dont l'un des
champs ne contient pas de valeur. La valeur manquante est ce que l'on appelle
une valeur Null. Lorsque vous utilisez l'opérateur & et qu'un champ ne contient
pas de valeur, Access renvoie une chaîne vide pour ce champ. Par exemple, si
l'enregistrement d'un employé ne contient que le nom de famille, l'expression de
l'exemple précédent renvoie une chaîne vide pour le champ Prénom, un espace,
puis la valeur du champ Nom.
Lorsque vous combinez des valeurs, vous pouvez choisir de n'inclure une valeur,
telle qu'une virgule, qu'à condition qu'il existe des données dans un champ
déterminé. Pour ce faire, vous devez utiliser l'opérateur + au lieu de l'opérateur
&.
Par exemple, supposons que vous disposiez d'une table intitulée Clientèle et que
cette table contienne les champs Ville, Région et Code postal. Vous avez
l'intention de combiner ces champs pour un état, mais le champ Région de
certains enregistrements risque de ne pas contenir de valeur. Dans ce cas, une
virgule superflue apparaîtra avant la valeur de code postal si vous utilisez
l'opérateur &.
Pour éliminer la virgule superflue, vous pouvez utiliser l'opérateur plus (+),
comme dans l'exemple d'expression suivant :
=([Ville] & (", " + [Région]) & " " & [CodePostal])
L'opérateur + combine le texte de la même façon que l'opérateur &. Toutefois,
l'opérateur + prend également en charge ce que l'on appelle la propagation de
Null. Cela signifie que si l'une des composantes d'une expression a la valeur
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Null, l'expression tout entière a également la valeur Null. Dans l'exemple
précédent, prenons le cas de la section (", " + [Région]). L'opérateur + étant
utilisé, l'expression située entre les parenthèses intérieures n'inclut une virgule
que si le champ Région contient une valeur. S'il n'en contient pas, la propagation
de Null prend effet, et l'expression entière située entre les parenthèses intérieures
équivaut à une valeur Null, ce qui entraîne le « masquage » de la virgule.
Création de contrôles calculés en vue d'effectuer des calculs arithmétiques
Vous pouvez utiliser des expressions pour ajouter, soustraire, multiplier et
diviser les valeurs de deux champs ou contrôles ou plus. Par exemple, supposons
que vous enregistriez la date à laquelle un client doit recevoir une commande et
la date à laquelle elle est expédiée. Vous pouvez déterminer le nombre de jours
de retard (ou d'avance) d'une commande qui vient d'être expédiée en retranchant
la valeur du champ DateExpédition de celle du champ DateRequise. Cette
opération est possible du fait de l'aptitude d'Access à effectuer des calculs
arithmétiques sur les dates.
Le résultat d'un calcul de date s'appelle un intervalle. Cette valeur contient une
composante jours à gauche de la décimale et une composante heure à sa droite.
Si la valeur renvoyée est un nombre positif, celui-ci indique avec combien de
jours d'avance la commande a été expédiée. Inversement, si la valeur est
négative, celle-ci indique avec combien de jours de retard la commande a été
expédiée. Si la valeur est égale à 0, la commande a été expédiée dans les temps.
La procédure décrite dans cette section suppose que vous disposiez d'un
formulaire et que celui-ci soit lié à une table de données contenant des
commandes. À son tour, la table Commandes contient des champs intitulés
DateRequise et DateExpédition. Vous pouvez modifier l'expression présentée
dans les étapes suivantes afin de travailler avec votre base de données.
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Ajouter une zone de texte contenant une expression destinée à calculer le
nombre jours d'avance ou de retard
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou
l'état que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu
contextuel.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
Faites glisser le pointeur sur le formulaire ou l'état pour créer la zone de texte.
Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte, puis cliquez sur Propriétés.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.
Cliquez sur l'onglet Données.
Dans la zone de propriété Source contrôle, tapez =[DateRequise]-
[DateExpédition], puis appuyez sur la touche Tab.
Remarque Pensez à remplacer les identificateurs DateRequise et DateExpédition
par les noms de vos propres champs de table.
Enregistrez vos modifications, puis fermez la feuille de propriétés.
Lorsque vous utilisez les opérateurs +, –, *, / ou \ pour effectuer un calcul à
partir de deux valeurs, et que l'une d'entre elles est Null (c'est-à-dire, qu'aucune
valeur n'a été entrée), la valeur de l'expression est considérée comme une valeur
Null. Par exemple, si l'une des dates de l'expression précédente a la valeur Null,
l'expression tout entière a également la valeur Null. Dans un état, cela se traduit
par un espace vide. Si vous voulez remplacer la valeur Null par 0, vous pouvez
utiliser la fonction Nz pour convertir la valeur Null en zéro. Par exemple :
=Nz([DateRequise]-[DateExpédition],0)
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Remarque Vous pouvez également définir les champs de votre table de telle
sorte que les utilisateurs ne puissent pas entrer de valeurs Null. Lorsque vous
concevez la table, définissez la valeur de la propriété Null interdit de ce champ à
Oui. Vous devez également définir la valeur de la propriété Valeur par défaut à
une valeur non Null.
Ajout des valeurs dans deux contrôles
Souvent, vous pouvez juger utile d'ajouter les valeurs dans deux contrôles. Par
exemple, pour calculer le coût total d'une commande, vous ajoutez les valeurs
dans les contrôles Sous-total et Transport, comme illustré ci-dessous.
La procédure suivante suppose que vous disposiez d'un formulaire avec deux
contrôles contenant des données numériques. Dans ce cas, les contrôles sont
intitulés Sous-total et Transport. Vous pouvez modifier le nom des contrôles
dans l'expression suivante de façon à utiliser vos propres données.
Ajouter une zone de texte avec une expression qui calcule un total
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou
l'état que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu
contextuel.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
Faites glisser le pointeur sur le formulaire ou l'état pour créer la zone de texte.
Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte et cliquez sur Propriétés.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.
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Cliquez sur l'onglet Toutes.
Définissez les valeurs de propriétés comme indiqué dans le tableau suivant.
Propriété Définition
Nom Total
Source contrôle = [Sous-total] + [Transport]
Format Monétaire
Remarque Pensez à remplacer les identificateurs Sous-total et Transport dans
l'expression par les noms de contrôles de votre formulaire.
Enregistrez vos modifications, puis fermez la feuille de propriétés.
Multiplication de deux valeurs pour calculer la taxe sur le chiffre d'affaires ou la
TVA
Supposons que vous ayez besoin de calculer la taxe sur le chiffre d'affaires ou la
TVA pour une commande. Vous devez pour cela utiliser une expression qui
multiplie deux valeurs existantes, à savoir, le taux d'imposition sur le chiffre
d'affaires et le sous-total de chaque commande. Vous pouvez placer l'expression
dans un contrôle de zone de texte et afficher les résultats dans un formulaire ou
un état.
Pour cet exercice, supposons que vous disposiez de deux champs de table,
TxImpôtCA et Sous-total. Vous pouvez également stocker ces valeurs dans
d'autres contrôles d'un formulaire ou d'un état, mais pour cet exercice, nous
partirons du principe qu'elles résident dans une table.
Ajouter une zone de texte avec une expression destinée à calculer un montant de
taxe
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou
l'état que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu
contextuel.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
Faites glisser le pointeur sur le formulaire ou l'état pour créer la zone de texte.
Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte et cliquez sur Propriétés.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.
Cliquez sur l'onglet Toutes.
Définissez les valeurs de propriétés comme indiqué dans le tableau suivant.
Propriété Définition
Nom TaxeCA
Source contrôle =[Sous-total]*[TxImpôtCA]
Format Monétaire
Remarque Pensez à remplacer les identificateurs de champs Sous-total et
TxImpôtCA par les noms de champs de votre propre base de données.
Fermez la feuille de propriétés.
Somme et décompte des groupes d'enregistrements
Il apparaît souvent nécessaire de calculer la somme des valeurs stockées dans un
groupe d'enregistrements. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de calculer le
total d'un pied de groupe dans un état ou le sous-total des lignes d'un formulaire
de bon de commande. À d'autres occasions, il peut vous être utile de recenser le
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nombre d'éléments plutôt que d'en calculer la somme. Pour calculer la somme
d'un groupe d'enregistrements, vous devez utiliser la fonction Somme ; pour
calculer le décompte d'un groupe d'enregistrements, vous devez utiliser la
fonction Compte.
Par exemple, pour compter le nombre de commandes dans un état où celles-ci
sont regroupées par client, vous pouvez utiliser l'expression suivante :
=Compte([N° commande])
Vous pouvez utiliser les noms de champs dans l'expression d'argument des
fonctions Somme et Compte, mais pas les noms de contrôles. Les noms de
champs peuvent provenir d'une table ou d'une requête. Vous pouvez même
utiliser le nom d'un champ calculé de requête. Toutefois, si vous souhaitez
totaliser les valeurs d'un contrôle calculé, vous devez répéter l'expression utilisée
dans le contrôle calculé de la fonction.
Si vous souhaitez faire référence plusieurs fois à la même expression dans un
formulaire ou que vous prévoyez d'utiliser une fonction, telle que Somme,
envisagez d'inclure, si possible, l'expression dans la requête sous-jacente du
formulaire. Le calcul pourra ainsi être effectué dans la requête plutôt que dans le
formulaire. Le calcul dans une requête s'avère souvent plus rapide.
Pour plus d'informations sur les sommes et les décomptes, voir les articles
suivants :
Compter les lignes d'une feuille de données
Afficher des totaux de colonnes dans une feuille de données
Calcul de décomptes dans les états
Calcul de sommes dans les états
Fonction Compte
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Fonction CpteDom
Fonction Somme
Fonction SomDom
Les sections suivantes décrivent quelques exemples d'utilisation de ces
fonctions.
Créer un contrôle calculé dans un formulaire et faire référence à ce contrôle dans
un autre formulaire
À certaines occasions, vous pouvez être amené à créer un contrôle calculé
(contrôle utilisant une expression comme source de données) et faire référence
aux valeurs de ce contrôle dans un contrôle distinct situé dans un autre
formulaire. La procédure présentée dans cette section explique comment utiliser
la fonction Somme dans un contrôle calculé et faire référence à ce contrôle dans
un autre formulaire.
La procédure suppose l'utilisation d'une base de données de commandes et d'un
formulaire de saisie de commandes constitué de deux composantes : un
formulaire principal et un sous-formulaire. Le formulaire principal contient des
données générales sur la commande, telles que l'adresse de facturation et
l'adresse d'expédition. Le sous-formulaire contient quant à lui des détails sur les
lignes de la commande, telles que les produits, les quantités de chaque produit et
leur prix unitaire.
Les données fournies à chaque composante proviennent de requêtes distinctes, et
celle rattachée au sous-formulaire contient un champ calculé intitulé
PrixPondéré. Dans cet exemple, le « prix pondéré » correspond à la quantité de
produit dans chaque ligne multipliée par le nombre d'articles, les remises
éventuelles, etc.
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Pour calculer les sous-totaux de chaque commande, vous devez calculer la
somme des valeurs du champ PrixPondéré. Pour ce faire, vous devez ajouter
l'expression suivante à une zone de texte. Dans cet exemple, la zone de texte est
située dans le pied de page du sous-formulaire :
La procédure suivante explique comment ajouter le contrôle calculé au sous-
formulaire. À la suite de cette procédure, vous trouverez des explications quant
au référencement du contrôle à partir d'un autre contrôle.
Ajouter une zone de texte contenant une expression destinée à calculer des sous-
totaux dans un sous-formulaire
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le sous-formulaire
que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu
contextuel.
Si le pied du formulaire n'est pas visible, cliquez sur la barre Pied de formulaire,
puis faites glisser la bordure inférieure de la barre vers le bas.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
Dans le pied du formulaire, faites glisser le pointeur afin de créer la zone de
texte.
Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte, puis cliquez sur Propriétés.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.
Cliquez sur l'onglet Toutes, puis définissez les valeurs de propriétés comme
indiqué dans le tableau suivant.
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Propriété Définition
Nom Sous-totalCommande
Source contrôle =Somme([PrixPondéré])
Format Monétaire
Remarque Si vous adaptez cette procédure en vue d'utiliser vos propres données,
pensez à remplacer le nom du champ PrixPondéré par le nom de champ
correspondant dans votre base de données.
Cliquez sur la case située dans le coin supérieur gauche ou droit du sous-
formulaire (la case proche de la règle) pour afficher les propriétés du sous-
formulaire entier.
Recherchez la zone de la propriété Affichage par défaut et faites passer sa valeur
à Feuille de données.
Enregistrez vos modifications, fermez la feuille de propriétés, puis passez aux
étapes suivantes.
Bien que la zone de texte du sous-formulaire calcule le sous-total de commande,
vous pouvez souhaiter ne pas afficher les valeurs résultantes dans le sous-
formulaire, car les sous-formulaires s'affichent souvent sous forme de feuilles de
données. L'ajout d'un sous-total pourrait signifier, au moins, que les utilisateurs
voient la même valeur de nombreuses fois. Par exemple, vous pourriez obtenir
ce type de résultat :
Produit Quantité Prix unitaire Remise Prix pondéré Sous-total
Produit 1 4 8,00 € 0,00 % 32,00 € 137,00 €
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Produit 2 5 9,00 € 0,00 % 45,00 € 137,00 €
Produit 3 6 10,00 € 0,00 % 60,00 € 137,00 €
Comme vous pouvez le constater, les données de synthèse appartiennent à un
champ unique, et il est souvent judicieux de placer ce champ dans un formulaire
principal. Pour ce faire, vous devez ajouter un contrôle au formulaire principal
qui fasse référence au contrôle du sous-formulaire. L'illustration suivante montre
comment réaliser cette opération :
Nom du contrôle du sous-formulaire dans le formulaire principal
Propriété Formulaire, qui donne accès aux contrôles et aux propriétés du sous-
formulaire
Nom du contrôle de zone de texte du sous-formulaire
La procédure suivante explique comment créer une zone de texte qui fasse
référence aux valeurs d'un autre contrôle.
Créer le contrôle
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire
principal que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le
menu contextuel.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
Repérez la zone du formulaire dans laquelle vous souhaitez ajouter le contrôle,
puis faites glisser le pointeur sur le formulaire pour créer la zone de texte.
Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte et cliquez sur Propriétés.
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- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.
Cliquez sur l'onglet Toutes.
Définissez les valeurs de propriétés comme indiqué dans le tableau suivant.
Propriété Définition
Nom Sous-total
Source
contrôle
=[Sous-formulaire Commandes].Form![Sous-
TotalCommande]
Format Monétaire
Remarque Si vous adaptez cette procédure de façon à utiliser vos propres
données, pensez à remplacer les identificateurs (noms de formulaire et de
contrôle entre crochets) par les noms correspondants de votre base de données.
Enregistrez vos modifications, puis fermez la feuille de propriétés.
Recherche d'une valeur dans une table
Lorsque vous concevez un formulaire, vous pouvez souhaiter afficher une valeur
de table ou de requête différente de celle à laquelle votre formulaire est lié. Par
exemple, supposons que vous disposiez d'un formulaire Produits lié à une table
Produits. Après avoir conçu le formulaire, vous jugez toutefois utile d'afficher le
nom de contact du fournisseur pour chaque produit (données qui résident dans
une table intitulée Fournisseurs).
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Access vous permet d'accomplir ce type de tâche de deux façons différentes.
Vous pouvez soit utiliser l'Assistant Liste de choix pour créer un champ Liste de
choix (technique la plus courante), soit créer une expression. La question de
l'Assistant Liste de choix n'étant pas abordée dans cette rubrique, voir l'article
Ajouter ou modifier un champ pour rechercher une valeur dans une autre table
pour plus d'informations à ce sujet.
Pour créer une expression qui recherche des valeurs dans une autre table, vous
devez utiliser la fonction RechDom. Les trois arguments que vous devez fournir
à la fonction RechDom sont les suivants :
nom du champ dont vous souhaitez rechercher la valeur ;
table ou requête où est situé le champ ;
critères à utiliser pour localiser l'enregistrement (facultatif).
Pour ajouter le nom de contact du fournisseur, ouvrez le formulaire Produits en
mode Création, puis ajoutez une zone de texte intitulée Nom du contact.
L'expression à utiliser pour cette zone de texte est la suivante :
=RechDom("[NomContact]","[Fournisseurs]","[RéfFournisseur]=" &
Forms!Produits!RéfFournisseur)
Ajouter la zone de texte affichant le nom de contact du fournisseur
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire
principal que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le
menu contextuel.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
Repérez la zone du formulaire dans laquelle vous souhaitez ajouter le contrôle,
puis faites glisser le pointeur sur le formulaire pour créer la zone de texte.
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte et cliquez sur Propriétés.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.
Cliquez sur l'onglet Toutes.
Définissez les valeurs de propriétés comme indiqué dans le tableau suivant.
Propriété Définition
Étiquette Nom du contact
Source
contrôle
=RechDom("[NomContact]","[Fournisseurs]","[RéfFournisseur]="
& Forms!Produits!RéfFournisseur)
Enregistrez vos modifications, puis fermez la feuille de propriétés.
Cette expression effectue une recherche dans la table Fournisseurs et renvoie le
nom de contact du fournisseur dont la référence fournisseur correspond à la
valeur spécifiée dans le contrôle RéfFournisseur du formulaire Produits. Comme
vous pouvez le constater, l'opérateur & est utilisé dans la construction du
troisième argument. Une erreur courante à éviter est de mettre l'argument entier
entre guillemets au lieu du texte qui précède l'opérateur &.
Remarque Comme alternative à l'utilisation de la fonction RechDom, vous
pouvez modifier la requête sous-jacente pour n'inclure que les informations dont
vous avez besoin. L'utilisation d'une requête s'avère souvent plus efficace.
Ajouter une date d'impression à un état
La date à laquelle un état a été imprimé est un élément d'information qui
intéresse souvent les utilisateurs, car ce petit détail les renseigne sur le caractère
récent ou non des données dont ils disposent. Pour qu'Access complète la date
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automatiquement, utilisez la fonction Maintenant ou la fonction Date. La
fonction Maintenant renvoie la date et l'heure du moment, telles qu'elles sont
stockées dans l'horloge de votre ordinateur. La fonction Date ne renvoie que la
date du jour. Vous pouvez utiliser la fonction Format pour mettre en forme le
résultat de ces fonctions dans l'un des formats de date et d'heure disponibles.
Ajouter la date d'impression à un état
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état que vous
souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
Si la section du pied d'état n'est pas visible, cliquez sur la barre Pied d'état, puis
faites glisser la bordure inférieure de la barre vers le bas pour agrandir l'état.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
Dans la section du pied d'état, faites glisser le pointeur pour créer la zone de
texte.
Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte et cliquez sur Propriétés.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.
Cliquez sur l'onglet Toutes, puis définissez les valeurs de propriétés comme
indiqué dans le tableau suivant.
Propriété Définition
Nom DateImpression
Source contrôle ="Imprimé le " & Date()
Format Date, réduit
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Enregistrez vos modifications, puis fermez la feuille de propriétés.
Impression des numéros de pages dans un état
Lorsque vous concevez un état qui tient sur plusieurs pages imprimées, vous
avez tout intérêt à ajouter des numéros de page. Pour ce faire, vous devez utiliser
la propriété Page, qui numérote automatiquement les pages lorsque vous
effectuez un aperçu avant impression de l'état ou que vous l'imprimez. La
propriété Page n'étant disponible que lorsque vous effectuez l'une de ces deux
opérations, elle n'apparaît pas dans la feuille de propriétés de l'état. Pour utiliser
la propriété Page, vous devez placer une zone de texte dans l'en-tête ou le pied
de l'état et taper ensuite Page dans la propriété Source contrôle de la zone de
texte.
La procédure à suivre est identique à celle qui porte sur l'utilisation d'une
fonction telle que Maintenant ou Date à une différence près : vous ne devez pas
inclure de parenthèses après la propriété Page.
Cette figure montre comment ajouter directement la propriété Page à un contrôle
de zone de texte :
En outre, vous pouvez également construire une expression qui utilise les
propriétés Page et Pages. La propriété Pages renvoie le nombre total de pages
que contient l'état. Par exemple, l'expression suivante numérote les pages selon
le format Page 1 sur 10.
="Page " & [Page] &" sur " & [Pages]
La procédure suivante explique comment ajouter une expression qui utilise les
deux propriétés au niveau du pied d'un état. Elle explique comment ajouter les
numéros de page en mode Création et en mode Page.
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Ajouter la numérotation des pages en mode Création
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état que vous
souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
Si la section du pied d'état n'est pas visible, cliquez sur la barre Pied d'état, puis
faites glisser la bordure inférieure de la barre vers le bas pour agrandir l'état.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
Dans la section du pied d'état, faites glisser le pointeur pour créer la zone de
texte.
Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte et cliquez sur Propriétés.
- ou -
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.
Cliquez sur l'onglet Données, puis remplacez la valeur spécifiée dans la zone de
la propriété Source contrôle par l'expression suivante : ="Page " & [Page] &" sur
" & [Pages].
Enregistrez vos modifications, puis fermez la feuille de propriétés.
Ajouter la numérotation des pages en mode Page
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état à modifier,
puis cliquez sur Mode Page.
Sous l'onglet Mise en forme, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Numéros de
page.
La boîte de dialogue Numéros de page apparaît.
Sous Format, cliquez sur Page N sur M.
Sous Position, sélectionnez une option.
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Sous Alignement, sélectionnez une option dans la liste.
Activez ou désactivez la case à cocher Afficher le numéro sur la première page,
puis cliquez sur OK.
Remarque Le Générateur d'expression intègre certaines expressions courantes
que vous pouvez utiliser pour la numérotation des pages. Pour plus
d'informations sur l'utilisation du Générateur d'expression, voir la section Créer
des expressions à l'aide du Générateur d'expression.
Impression d'une portion d'une valeur figurant dans un état
Si les premiers ou derniers caractères figurant dans un champ ont une
signification particulière, vous pouvez organiser un état autour de celles-ci. Par
exemple, si les deux premiers caractères d'un code d'identification de produit
indiquent le type de produit, vous pouvez regrouper les produits en fonction des
deux premiers caractères du code pour ensuite identifier chaque groupe en
imprimant les caractères dans un en-tête de groupe.
La fonction Gauche permet d'extraire les n premiers caractères d'une valeur
figurant dans un champ de type Texte, tandis que la fonction Droite permet
d'extraire les n derniers caractères. Dans les deux cas, le premier argument
correspond au nom du champ ou à l'expression de texte, et le second argument
correspond au nombre de caractères à extraire.
Le tableau suivant présente des expressions qui emploient ces fonctions. Dans
ces exemples, les données sont supposées résider dans un champ de table intitulé
RéfPièce.
Si la valeur figurant dans RéfPièce est Cette expression Renvoie
AA105 =Gauche([RéfPièce],2) AA
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AA105 =Droite([RéfPièce],3) 105
Pour plus d'informations sur les fonctions Gauche et Droite, voir les articles
Fonction Gauche et Fonction Droite.
Utilisation de séparateurs de lettres dans une liste alphabétique
Pour faciliter l'identification dans une liste de produits, vous pouvez regrouper
les produits par la première lettre de leur nom et imprimer cette lettre dans un
en-tête de groupe, comme le montre l'illustration suivante.
Pour créer un nouveau groupe chaque fois que la première lettre du nom de
produit change et trier les produits de chaque groupe par ordre alphabétique,
vous devez créer deux groupes dans le volet Regrouper, trier et total et définir
ensuite chaque groupe comme indiqué dans les tableaux suivants.
Regrouper sur
NomProduit
avec A en
haut
par premier
caractère
sans totaux avec titre
Cliquez pour
ajouter
avec une sans section faire tenir tout
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section
d'en-tête
de pied de
page
le groupe sur
une page
Trier sur
NomProduit
avec A en
haut
par valeur
entière
sans totaux avec titre
Cliquez pour
ajouter
avec une
section
d'en-tête
avec une
section de
pied de page
ne pas faire tenir
tout le groupe
sur une page
Afficher le volet Regrouper, trier et total
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état que vous
souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Grouper
et trier.
Pour imprimer uniquement la première lettre du nom au début d'un nouveau
groupe, utilisez l'expression suivante dans la zone de texte de l'en-tête
NomProduit :
=Gauche([NomProduit],1)
Impression de l'équivalent numérique d'une date
Vous pouvez organiser les enregistrements d'un état en utilisant les valeurs de
date numériques d'une période donnée (année, trimestre, mois ou semaine). Par
exemple, une année est divisée en 53 semaines du calendrier (les première et
dernière semaines de l'année sont souvent des semaines partielles). En utilisant
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cette valeur numérique, vous pouvez regrouper les commandes qui ont été
expédiées au cours de la semaine correspondante de l'année.
Pour rechercher une portion de valeur de date numérique, telle que le mois ou
l'année, vous devez utiliser la fonction PartDate. La fonction utilise la syntaxe
suivante :
PartDate (intervalle, date[, premierjoursemaine] [, premièresemaineannée])
L'argument intervalle est l'abréviation de la partie de date qui doit être renvoyée.
Ainsi, « aaaa » pour une année à quatre chiffres, « t » pour un trimestre civil et «
m » pour un mois, sont autant d'exemples d'abréviations valides. L'argument
date est un nom de champ ou une date littérale, telle que « 1-Jul-07."
Les arguments premierjoursemaine et premièresemaineannée sont facultatifs.
L'argument premierjoursemaine renvoie Dimanche, à moins que vous ne
spécifiiez un autre jour. Pour cela, entrez une valeur comprise entre 2 et 7 (1
étant la valeur par défaut). L'argument premièresemaineannée renvoie la
semaine du 1er janvier. Pour spécifier une autre semaine, entrez 2 ou 3. Utilisez
2 pour spécifier la première semaine à compter au moins quatre jours dans la
nouvelle année ; utilisez 3 pour spécifier la première semaine complète de
l'année.
Le tableau suivant présente des exemples de résultats renvoyés pour un champ
nommé « Jours fériés ». Ce champ peut stocker les jours fériés observés dans les
pays ou régions où votre société est présente.
Si la valeur figurant dans
Jours fériés est Cette expression Renvoie
01.01.07 =PartDate("s",[Jours fériés]) 2 (jour de la
semaine)
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31.12.07 =PartDate("ss",[Jours
fériés])
53 (semaine de
l'année)
31.12.07 =PartDate("aaaa",[Jours
fériés])
2007 (année à quatre
chiffres)
Pour plus d'informations, voir l'article Fonction PartDate.
Pour plus d'informations sur la créations d'états groupés, voir l'article Créer un
état groupé ou de synthèse.
Comparaison des résultats sur plusieurs années
Lorsqu'il s'agit d'analyser les résultats commerciaux sur plusieurs années, il est
judicieux de regrouper les résultats par période, par exemple, par trimestre ou
par mois. Cela permet en effet de comparer rapidement les performances
réalisées au cours d'une certaine période d'une année par rapport à la même
période d'une autre année. Par exemple, supposons que vous vouliez un état
Récapitulatif des ventes trimestrielles qui indique le nombre de commandes
expédiées et les ventes totales.
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Pour créer les en-têtes et pieds de groupe et spécifier l'ordre de tri de cet état,
vous devez créer deux groupes, chacun avec son propre ordre de tri, puis définir
les propriétés dans le volet Regrouper, trier et total pour chaque groupe et ordre
de tri, comme indiqué dans les tableaux suivants. Notez que vous utilisez une
expression pour regrouper les commandes expédiées par trimestre.
Regrouper sur expression
Utilisez cette expression:
=PartDate("t",[DateExpédition])
croissant par
valeur
entière
sans
totaux
avec titre
Trimestre
avec une
section
d'en-tête
avec une
section
de pied
de page
faire tenir
tout le
groupe
sur une
page
Regrouper sur DateExpédition du
plus
ancien
au
plus
récent
par année sans totaux avec titre
Cliquez
pour
ajouter
sans
section
d'en-
tête
avec une
section de
pied de
page
ne pas
faire tenir
le groupe
sur une
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page
Afficher le volet Regrouper, trier et total
Ouvrez l'état en mode Création.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Grouper
et trier.
Pour imprimer le numéro du trimestre au début d'un nouveau groupe, vous
devez placer une zone de texte dans l'en-tête du groupe en utilisant la même
expression que celle que vous avez utilisée dans la zone Trier et regrouper :
=PartDate("t", [DateExpédition])
Calcul du total des lignes
Supposons que vous ayez besoin d'un état Facture qui affiche des informations
sur une commande. Vous devez calculer le prix pondéré (total des ventes pour
chaque produit) des lignes. Dans un premier temps, vous devez créer une
requête qui fournisse les données de l'état. Cette requête doit inclure tous les
champs nécessaires de toutes les tables nécessaires (p.ex., les tables
Commandes, Détails de commande et Clientèle). Vous pouvez ensuite créer un
champ calculé dans la grille de création de requête qui calcule le prix pondéré de
chaque produit figurant sur la facture.
Créer un champ calculé
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête que vous
souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
Cliquez dans la ligne Champ d'une colonne vide de la grille de création de
requête.
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Tapez un nom, deux points (:) et une expression dans la cellule Champ. Le nom
et les deux points définissent un nom convivial pour votre champ calculé. Pour
calculer un prix pondéré, vous pouvez utiliser une expression semblable à celle-
ci :
PrixPondéré: CMonnaie([Détails de commande].Prix unitaire*[Quantité]*(1-
[Remise])/100)*100
Il est à noter que lorsque vous créez un champ calculé dans la grille de création
de requête, vous ne devez pas faire précéder votre expression de l'opérateur =.
Identification des commandes expédiées avec retard
Lorsque les conditions ne sont pas défavorables, les commandes sont
généralement expédiées dans les temps. Or, de temps à autres, certaines
commandes peuvent être expédiées au-delà de la date prévue, et il peut être utile
de pouvoir les identifier dans un état. Pour mettre en évidence toutes les
commandes qui ont été expédiées avec retard dans un état qui assure le suivi des
expéditions, vous pouvez imprimer une coche dans une case à cocher intitulée
Expédié avec retard. Dans la mesure où la plupart des commandes sont
expédiées dans les temps, il est plus facile de repérer les coches que le texte À
temps ou En retard.
L'expression définie pour cet état compare la valeur du champ Date d'expédition
à celle du champ Date requise. Si la valeur du champ Date d'expédition est
supérieure (c'est-à-dire, s'il s'agit d'une date ultérieure) à la valeur du champ
Date d'expédition, l'expression renvoie la valeur Vrai, et la case à cocher de l'état
contient une coche. Si la valeur est Faux, la case à cocher de l'état reste vide.
Ajouter la case à cocher Expédié avec retard à un état
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état que vous
souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
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Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Case à cocher
Faites glisser le pointeur dans la section Détail de l'état pour créer la case à
cocher.
Cliquez avec le bouton droit sur la case à cocher, cliquez sur Propriétés dans le
menu contextuel, puis activez l'onglet Toutes dans la feuille de propriétés.
Définissez les propriétés de la case à cocher comme indiqué dans le tableau
suivant.
Propriété Définition
Nom Expédié avec retard
Source contrôle =[Date d'expédition]>[Date requise]
Visible Oui
Remarque Si vous adaptez cette procédure de façon à utiliser vos propres
données, pensez à remplacer les noms de champs au niveau des identificateurs
par ceux de votre base de données.
Enregistrez vos modifications, puis fermez la feuille de propriétés.
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Tableau des opérateurs
Access prend en charge divers opérateurs, notamment les opérateurs
arithmétiques tels que +, -, * (multiplier), / (diviser), en plus des opérateurs de
comparaison pour comparer les valeurs, des opérateurs de texte pour concaténer
du texte, des opérateurs logiques pour déterminer les valeurs Vrai ou Faux, ainsi
que d'autres opérateurs propres à Access. Pour plus d'informations sur
l'utilisation de ces opérateurs, voir le tableau suivant :
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Opérateurs arithmétiques
Les opérateurs arithmétiques permettent de calculer une valeur à partir de deux
nombres ou plus ou de modifier le signe d'un nombre (de positif à négatif).
Opérateur Objectif Exemple
+ Additionne
deux
nombres.
[Sous-total]+[TaxeCA]
- Calcule la
différence
entre deux
nombres ou
indique la
valeur
négative
d'un
nombre.
[Prix]-[Remise]
* Multiplie
deux
nombres.
[Quantité]*[Prix]
/ Divise le
premier
nombre par
le second.
[Total]/[NombreArticles]
\ Arrondit les [Inscrits]\[Pièces]
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deux
nombres en
entiers, puis
divise le
premier par
le second.
Tronque
ensuite le
résultat en
nombre
entier.
Mod Divise le
premier
nombre par
le second et
renvoie
uniquement
le reste.
[Inscrits] Mod [Pièces]
^ Élève un
nombre à la
puissance
d'un
exposant.
Nombre ^ Exposant
Opérateurs de comparaison
Les opérateurs de comparaison permettent de comparer des valeurs et renvoient
un résultat sous forme de valeur Vrai, Faux ou Null.
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Opérateur Objectif
< Détermine si la première valeur
est inférieure à la seconde.
<= Détermine si la première valeur
est inférieure ou égale à la
seconde.
> Détermine si la première valeur
est supérieure à la seconde.
>= Détermine si la première valeur
est supérieure ou égale à la
seconde.
= Détermine si la première valeur
est égale à la seconde.
<> Détermine si la première valeur
est différente de la seconde.
Dans tous les cas, si la première ou la seconde valeur est Null, le résultat est
également Null. La valeur Null représentant une valeur inconnue, le résultat
d'une comparaison aboutissant à la valeur Null est également inconnu.
Opérateurs logiques
Les opérateurs logiques permettent de combiner deux valeurs et renvoient un
résultat sous forme de valeur Vrai, Faux ou Null. Les opérateurs logiques sont
également appelés opérateurs booléens.
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Opérateur Utilisation Description
Et Expr1 Et Expr2 Valeur Vrai
lorsque Expr1 et
Expr2 ont la valeur
Vrai.
Ou Expr1 Ou Expr2 Valeur Vrai
lorsque Expr1 ou
Expr2 a la valeur
Vrai.
Eqv Expr1 Eqv Expr2 Valeur Vrai
lorsque Expr1 et
Expr2 ont la valeur
Vrai ou lorsque
Expr1 et Expr2 ont
la valeur Faux.
Pas Pas Expr Valeur Vrai
lorsque Expr n'a
pas la valeur Vrai.
Ou_X Expr1 Ou_X
Expr2
Valeur Vrai
lorsque Expr1 ou
Expr2 a la valeur
Vrai, mais pas les
deux.
Opérateurs de concaténation
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Les opérateurs de concaténation permettent de combiner deux valeurs de texte
en une seule.
Opérateur Utilisation Description
& chaîne1 & chaîne2 Combine deux
chaînes pour en
former une seule.
+ chaîne1 + chaîne2 Combine deux
chaînes pour en
former une seule et
propager des
valeurs Null.
Opérateurs spéciaux
L'utilité des opérateurs spéciaux est décrite dans le tableau suivant.
Opérateur Description
Pour plus
d'informations
Est Null ou Est Pas Null Détermine si une
valeur est Null ou
Pas Null.
Comme « modèle » Établit une
correspondance
entre des valeurs de
chaînes à l'aide
d'opérateurs
Opérateur Comme
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génériques ? et *.
Entre val1 Et val2 Détermine si une
valeur numérique
ou de date se situe
à l'intérieur d'une
plage.
Opérateur
Entre...Et
Dans(chaîne1,chaîne2...) Détermine si une
valeur de chaîne se
trouve à l'intérieur
d'un jeu de valeurs
de chaîne.
Opérateur Dans
Pour plus d'informations sur les différentes méthodes d'utilisation de ces
opérateurs, voir l'article Guide sur la syntaxe des expressions.
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Access > Automation et programmabilité
Principes de base des macros dans Access 2007
Afficher tout
Cet article décrit les macros et les avantages que procure l'automatisation des
tâches périodiques. Des notions de base relatives à la création et à l'utilisation
des macros dans Microsoft Office Access 2007 y sont présentées. Vous
apprendrez également comment les améliorer.
Dans cet article
Qu'est-ce qu'une macro ?
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Comprendre les macros
Nouvelles fonctionnalités de macro dans Office Access 2007
Créer une macro
Exécuter une macro
Qu'est-ce qu'une macro ?
Une macro est un outil qui permet d'automatiser des tâches et d'ajouter des
fonctionnalités aux formulaires, états et contrôles. Par exemple, si vous ajoutez
un bouton de commande à un formulaire, vous associez l'événement SurClic à
une macro afin qu'elle contienne les commandes devant être exécutées par le
bouton à chaque fois que vous cliquez dessus.
Dans Access, les macros sont comparables à un langage de programmation
simplifié que vous écrivez en créant une liste d'actions à exécuter. Lorsque vous
créez une macro, vous sélectionnez des actions dans une liste déroulante, puis
vous entrez des informations à leur sujet. Les macros vous permettent d'ajouter
des fonctionnalités aux formulaires, états et contrôles sans devoir écrire du code
dans un module Visual Basic pour Applications (VBA). Elles fournissent un
sous-ensemble de commandes disponibles dans VBA. Pour la majorité des
utilisateurs, il est plus facile de créer une macro que d'écrire du code VBA.
Supposons, par exemple, que vous vouliez créer un état directement à partir de
vos formulaires de saisie de données. Vous pouvez ajouter un bouton à votre
formulaire, puis créer une macro qui exécute l'état. Il peut s'agir d'une macro
autonome (objet distinct dans la base de données) qui est ensuite associée à
l'événement SurClic du bouton, ou d'une macro directement incorporée à cet
événement SurClic (nouvelle fonctionnalité dans Office Access 2007). Dans les
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
deux cas, il suffit de cliquer sur le bouton pour exécuter la macro et démarrer
l'état.
Vous créez une macro en utilisant le Générateur de macro qui apparaît dans
l'illustration suivante.
Pour afficher le générateur de macro :
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette
commande n'est pas disponible, cliquez sur la flèche sous le bouton
Module ou Module de classe, puis cliquez sur Macro.
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Comprendre les macros
Le terme « macro » désigne souvent des objets macro autonomes (objets
affichés sous Macros dans le volet de navigation). En réalité, un objet macro
peut contenir plusieurs macros. Dans ce cas, on parle de groupe de macros. Bien
qu'il renferme plusieurs macros, un groupe de macros est affiché sous forme
d'un seul objet macro. Bien sûr, vous pouvez créer chaque macro dans un objet
macro distinct, mais nous vous conseillons plutôt de regrouper plusieurs macros
connexes dans un seul objet macro. Le nom qui apparaît dans la colonne Nom
de la macro identifie chaque macro.
Une macro se compose d'actions macro individuelles qui, pour la plupart,
requièrent un ou plusieurs arguments. En outre, vous pouvez affecter des noms à
chaque macro d'un groupe et ajouter des conditions définissant le mode
d'exécution de chacune d'entre elles. Les sections suivantes traitent de chacune
de ces fonctionnalités plus en détails.
Noms de macro
Si votre objet macro contient une seule macro, le nom est inutile. Vous pouvez y
faire référence simplement par le nom de l'objet macro. En revanche, si vous
utilisez un groupe de macros, vous devez affecter un nom à chacune d'elles. Si la
colonne Nom de la macro n'apparaît pas dans le Générateur de macro, sous
l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Noms de macro
. Pour plus d'informations sur l'exécution de macros dans des groupes,
consultez la rubrique « Créer un groupe de macros » plus loin dans ce document.
Arguments
Un argument est une valeur qui fournit des informations à l'action pour indiquer,
par exemple, la chaîne à afficher dans une zone de message, le contrôle à
affecter, etc. Certains arguments doivent être obligatoirement spécifiés, tandis
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que d'autres sont facultatifs. Les arguments sont affichés dans le volet
Arguments de l'action en bas du Générateur de macro.
Parmi les nouvelles fonctionnalités du Générateur de macro Office Access 2007,
on compte la colonne Arguments, qui permet d'afficher (mais pas de modifier)
les arguments d'une action sur la même ligne que cette dernière. Comme il n'est
plus nécessaire de sélectionner chaque action pour afficher ses arguments, vous
pouvez lire plus facilement votre macro. Pour afficher la colonne Arguments,
cliquez sur Arguments dans le groupe Afficher/Masquer de l'onglet Créer.
Conditions
Une condition définit les critères qui doivent être remplis pour exécuter une
action. Vous pouvez utiliser toute expression donnant la valeur Vrai/Faux ou
Oui/Non. L'action est exécutée dans tous les cas, sauf si la valeur renvoyée est
Faux, Non ou 0 (zéro).
Pour indiquer qu'une condition s'applique à plusieurs actions, tapez des points de
suspension (...) dans la colonne Condition pour chacune des actions suivantes à
laquelle la condition doit s'appliquer. Aucune action n'est exécutée si
l'expression retourne la valeur Faux, Non ou 0 (zéro). Sinon, toutes les actions
sont exécutées.
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Pour afficher la colonne Conditions dans le Générateur de macro, sous l'onglet
Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Conditions .
Utilisez cette expression pour exécuter l'action Si :
[Ville]="Paris" Paris est la
valeur de Ville
dans le champ
du formulaire
à partir duquel
la macro a été
exécutée.
CpteDom("[RéfCommande]", "Commandes")>35 Le champ
RéfCommand
e de la table
Commandes
contient plus
de 35 entrées.
CpteDom("*", " Détails Commandes ",
"[RéfCommande]=Forms![Commandes]![RéfCommande]")>
3
La table
Détails
Commandes
contient plus
de 3 entrées
pour
lesquelles le
champ
RéfCommand
e de la table
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correspond au
champ
RéfCommand
e du
formulaire
Commandes.
[DateEnvoi] Entre #2-Fév-2006# Et #2-Mar-2006# La valeur du
champ
DateEnvoi du
formulaire à
partir duquel
la macro est
exécutée n'est
pas antérieure
au 2-Fév-2006
ni postérieure
au 2-Mar-
2006.
Forms![Produits]![UnitésEnStock]<5 La valeur du
champ
UnitésEnStoc
k du
formulaire
Produits est
inférieure à 5.
EstNull([Prénom]) La valeur de
Prénom sur le
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
formulaire à
partir duquel
la macro est
exécutée est
null (pas de
valeur). Cette
expression est
équivalente à
[Prénom] Est
Null.
[Pays/Région]="Royaume-Uni" And Forms![Total des
ventes]![Commandes cumulées]>100
La valeur du
champ
Pays/Région
dans le
formulaire à
partir duquel
la macro est
exécutée est «
Royaume-Uni
», et la valeur
du champ
Commandes
cumulées sur
le formulaire
Total des
ventes est
supérieure à
100.
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[Pays/région] In ("France", "Italie", "Espagne") And
Len([Code Postal])<>5
La valeur du
champ
Pays/région
dans le
formulaire à
partir duquel
la macro est
exécutée est
France, Italie
ou Espagne et
le Code postal
ne contient
pas plus de 5
caractères.
BoîteMsg ("Confirmer modifications ?" ,1) = 1 Vous cliquez
sur OK dans
une boîte de
dialogue où la
fonction
BoîteMsg
affiche «
Confirmer
modifications
? ». Si vous
cliquez sur
Annuler dans
la boîte de
dialogue,
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Access ignore
l'action.
[TempVars]![MsgBoxResult]=2 La variable
temporaire qui
sert à stocker
le résultat
d'une boîte de
message est
comparée à 2
(vbCancel = 2
).
CONSEIL Pour qu'Access ignore provisoirement une action, saisissez Faux
comme condition. Cette fonction peut être utile lorsque vous tentez de résoudre
les problèmes liés à une macro.
Actions de macro
Les actions sont les éléments de base des macros. Access propose de
nombreuses actions qui permettent d'exécuter une multitude de commandes.
Parmi les actions les plus utilisées, on compte les suivantes : ouverture d'un état,
recherche d'un état, affichage d'une boîte de message, application d'un filtre à un
formulaire ou un état, etc.
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Nouvelles fonctionnalités de macro dans Office Access 2007
Dans les versions antérieures d'Access, vous deviez écrire du code VBA pour
pouvoir exécuter les fonctions les plus courantes, ce qui n'est plus le cas dans
Office Access 2007. Les nouvelles fonctionnalités et actions de macro
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optimisent l'utilisation de votre base de données dans un environnement
sécurisé.
Macros incorporées Désormais, vous pouvez incorporer des macros dans
les événements fournis par un formulaire, un état ou un contrôle. Les
macros incorporées ne sont pas affichées dans le volet de navigation.
Elles font partie du formulaire, de l'état ou du contrôle dans lequel elles
ont été créées. Si vous créez une copie d'un formulaire, d'un état ou d'un
contrôle qui contient des macros incorporées, celles-ci figurent également
dans la copie.
Sécurité accrue Lorsque le bouton Afficher toutes les actions n'est
pas sélectionné dans le Générateur de macro, les seuls arguments
ExécuterCommande et actions de macro disponibles sont ceux qui n'ont
pas besoin d'être approuvés pour pouvoir être exécutés. Une macro créée
avec ces actions pourra être exécutée même si la base de données est en
mode désactivé (le programme empêche l'exécution de VBA). Vous
devez attribuer l'état d'approbation aux bases de données qui contiennent
des actions de macro ne figurant pas sur la liste approuvée ou aux bases
de données contenant du code VBA.
Gestion des erreurs et débogage Office Access 2007 inclut de nouvelles
actions de macro, telles que SurErreur (similaire à l'instruction On Error
dans VBA) et EffacerMacroErreur qui vous permettent d'exécuter des
actions spécifiques lorsque des erreurs surviennent pendant l'exécution de
votre macro. De plus, la nouvelle action de macro PasAPas permet de
passer à tout moment au mode pas à pas pour que vous puissiez vérifier le
fonctionnement de votre macro étape par étape.
Variables temporaires Vous pouvez créer et utiliser des variables
temporaires dans vos macros grâce aux trois nouvelles actions de macro
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(DéfinirVarTemp, SupprimerVarTemp et
SupprimerToutesVarTemp). Dans les expressions conditionnelles, elles
permettent de contrôler l'exécution des macros ou de passer des données
vers/depuis des états ou formulaires ou encore d'exécuter toute action
nécessitant un emplacement de stockage temporaire pour une valeur. Ces
variables temporaires étant également accessibles dans VBA, vous
pouvez vous en servir pour communiquer des données entre modules
VBA.
Haut de la page
Créer une macro
Dans Office Access 2007, un objet de macro (parfois appelé « macro autonome
») peut contenir une macro ou un groupe de macros. Une macro peut également
être incorporée à toute propriété d'événement d'un formulaire, état ou contrôle.
Les macros incorporées font partie intégrante de l'objet ou du contrôle dans
lequel elles sont incorporées. Contrairement aux macros incorporées, les macros
autonomes sont affichées dans le volet de navigation, sous Macros.
Fonctionnalités du Générateur de macro
Faites appel au Générateur de macro pour créer et modifier vos macros. Pour
l'ouvrir :
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette
commande n'est pas disponible, cliquez sur la flèche sous le bouton
Module ou Module de classe, puis cliquez sur Macro.
Access affiche le Générateur de macro.
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Utilisez le Générateur de macro pour créer la liste des actions à effectuer
pendant l'exécution de la macro. Lorsque vous ouvrez le Générateur de macro
pour la première fois, les colonnes Action , Arguments et Commentaire sont
affichées.
Sous Arguments de l'action, vous pouvez entrer et modifier les arguments de
chaque action de macro, le cas échéant. Une zone de description contenant une
brève description de chaque action ou argument apparaît. Cliquez sur une action
ou un argument d'action pour lire la description correspondante dans cette zone.
Le tableau suivant répertorie les commandes disponibles sous l'onglet Créer du
Générateur de macro.
Groupe Commande Description
Outils Exécuter Exécute les actions enregistrées dans la
macro.
Pas à pas Active le mode pas à pas. Lorsque vous
choisissez ce mode, les actions de la
macro sont exécutées une par une. La
boîte de dialogue Pas à pas s'affiche à
chaque fois qu'une action est terminée.
Cliquez sur Pas à pas pour passer à
l'action suivante. Cliquez sur Arrêter
toutes les macros pour arrêter toutes
les macros en cours d'exécution.
Cliquez sur Continuer pour quitter le
mode pas à pas et exécuter les actions
restantes sans interruption.
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Générateur Lorsque vous entrez un argument
d'action qui peut contenir une
expression, ce bouton est activé.
Cliquez sur Générateur pour ouvrir la
boîte de dialogue Générateur
d'expression et créer une expression.
Lignes Insérer une
ligne
Insère une ou plusieurs lignes d'action
vides au-dessus de la ligne sélectionnée.
Supprimer
les lignes
Supprime la ou les lignes d'action
sélectionnées.
Afficher/Masquer Afficher
toutes les
actions
Affiche davantage ou moins d'actions
de macro dans la liste déroulante
Action.
Pour afficher une liste contenant
davantage d'actions de macro,
cliquez sur Afficher toutes les
actions. Lorsque cette liste est
disponible, le bouton Afficher
toutes les actions apparaît en
surbrillance. Si vous sélectionnez
une action de macro dans cette liste,
vous devrez éventuellement
attribuer l'état d'approbation
explicite à la base de données avant
d'exécuter l'action.
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Pour passer à une liste contenant
moins d'actions de macro
(uniquement celles qui peuvent être
utilisées dans une base de données
non approuvée), assurez-vous que
le bouton Afficher toutes les
actions n'est pas sélectionné.
CONSEIL Si ce bouton est
sélectionné, cliquez dessus pour le
désélectionner.
Lorsque le bouton Afficher toutes
les actions n'est pas sélectionné, la
liste contenant moins d'actions de
macro approuvées est disponible.
Noms de
macro
Affiche ou masque la colonne Nom de
macro. Vous devez obligatoirement
spécifier des noms de macro dans les
groupes de macros pour distinguer les
macros individuelles les unes des
autres. Pour plus d'informations,
consultez la section Créer un groupe de
macros plus loin dans cet article.
Conditions Affiche ou masque la colonne
Condition dans laquelle vous pouvez
entrer des expressions qui définissent
quand une action doit être exécutée.
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Arguments Affiche ou masque la colonne
Arguments, qui contient les arguments
de chaque action de macro afin de
simplifier la lecture de la macro. Si la
colonne Arguments n'est pas affichée,
vous devez cliquer sur chaque action
pour lire les arguments sous
Arguments de l'action. Il est
impossible d'entrer des arguments dans
la colonne Arguments.
Créer une macro autonome
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette
commande n'est pas disponible, cliquez sur la flèche sous le bouton
Module ou Module de classe, puis cliquez sur Macro.
Le Générateur de macro apparaît.
2. Ajoutez une action à la macro :
� Dans le Générateur de macro, cliquez sur la première cellule vide de
la colonne Action.
� Tapez l'action à utiliser ou cliquez sur la flèche pour afficher la liste
d'actions, puis sélectionnez l'action à utiliser.
� Sous Arguments de l'action, spécifiez les arguments de l'action, le
cas échéant. Pour afficher une brève description de chaque argument,
cliquez dans la zone d'argument, puis lisez la description
correspondante à droite..
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Conseils
� Dans le cas d'arguments d'action dont la définition correspond à
un nom d'objet de base de données, vous pouvez définir
l'argument en faisant glisser l'objet du volet de navigation vers la
zone d'argument Nom objet de l'action.
� Vous pouvez également créer une action en faisant glisser un
objet de base de données du volet de navigation vers une ligne
vide dans le Générateur de macro. Si vous faites glisser une table,
une requête, un formulaire, un état ou un module vers le
Générateur de macro, Access ajoute une action qui ouvre la table,
la requête, le formulaire ou l'état. Si vous faites glisser une macro
vers le Générateur de macro, Access ajoute une action qui
exécute la macro.
� Vous pouvez également taper un commentaire pour décrire l'action.
3. Pour ajouter une action à la macro, placez-vous dans une autre ligne
d'action, puis répétez l'étape 2. Access exécute les actions dans l'ordre
dans lequel vous les placez.
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Créer un groupe de macros
Si vous voulez grouper plusieurs macros connexes dans un même objet macro,
vous pouvez créer un groupe de macros.
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette
commande n'est pas disponible, cliquez sur la flèche sous le bouton
Module ou Module de classe, puis cliquez sur Macro.
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Le Générateur de macro apparaît.
2. Dans l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur
Noms de macro s'il n'est pas déjà sélectionné. La colonne Nom de
macro apparaît dans le Générateur de macro.
REMARQUE Dans les groupes de macros, vous devez obligatoirement
spécifier des noms de macro pour identifier les macros individuelles. Le
nom de la macro apparaît sur la même ligne que la première action de la
macro. La colonne Nom de macro reste vide pour toutes les actions
suivantes. La macro s'arrête au nom de macro suivant trouvé dans la
colonne Nom de macro.
3. Dans la colonne Nom de macro, affectez un nom à la première macro du
groupe de macros.
4. Ajoutez les actions que la première macro doit exécuter.
� Dans la colonne Action, cliquez sur la flèche pour afficher la liste
d'actions.
� Cliquez sur l'action que vous voulez ajouter.
� Sous Arguments de l'action, spécifiez les arguments de l'action, le
cas échéant. Pour afficher une brève description de chaque argument,
cliquez dans la zone d'argument, puis lisez la description
correspondante à droite..
Conseils
� Dans le cas d'arguments d'action dont la définition correspond à
un nom d'objet de base de données, vous pouvez définir
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l'argument en faisant glisser l'objet du volet de navigation vers la
zone d'argument Nom objet de l'action.
� Vous pouvez également créer une action en faisant glisser un
objet de base de données du volet de navigation vers une ligne
vide dans le Générateur de macro. Si vous faites glisser une table,
une requête, un formulaire, un état ou un module vers le
Générateur de macro, Access ajoute une action qui ouvre la table,
la requête, le formulaire ou l'état. Si vous faites glisser une macro
vers le Générateur de macro, Access ajoute une action qui
exécute la macro.
� Vous pouvez également taper un commentaire pour décrire l'action.
5. Passez dans la colonne Nom de macro de la prochaine ligne vide, puis
tapez un nom pour la macro suivante du groupe de macros.
6. Ajoutez les actions que la macro doit exécuter.
7. Répétez les étapes 5 et 6 pour chaque macro du groupe.
REMARQUES
Si pour exécuter un groupe de macros, vous double-cliquez dessus dans le
volet de navigation ou cliquez sur Exécuter dans le groupe Outils de
l'onglet Créer, Access exécute la première macro uniquement et s'arrête
au nom de la seconde.
Lorsque vous enregistrez le groupe de macros, le nom que vous spécifiez
correspond au nom du groupe de macros. Ce nom apparaît sous Macros
dans le volet de navigation. Pour désigner une macro individuelle dans un
groupe de macros, adoptez la syntaxe suivante :
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
nomgroupemacro.nommacro
Par exemple, Boutons.Produits fait référence à la macro Produits du
groupe de macros Boutons. Dans une liste de macros, telle que la liste des
arguments Nom Macro pour l'action ExécuterMacro, Access affiche la
macro Produits sous la forme Boutons.Produits.
Haut de la page
Créer une macro incorporée
Contrairement aux macros autonomes, les macros incorporées sont stockées
dans les propriétés d'événement des formulaires, états ou contrôles. Elles ne sont
pas affichées en tant qu'objets sous Macros dans le volet de navigation. Cela
vous permet de gérer plus facilement votre base de données, car vous n'avez pas
besoin d'effectuer le suivi d'objets de macro distincts. Utilisez la procédure
suivante pour créer une macro incorporée.
REMARQUE Les macros incorporées ne peuvent pas être converties en Visual
Basic pour Applications (VBA) à l'aide de l'outil Convertir des macros en
Visual Basic dans le groupe Macro de l'onglet Outils de base de données.
Si vous tentez de convertir vos macros en code VBA, il est judicieux de créer
des macros autonomes plutôt que des macros incorporées. Vous pouvez ensuite
utiliser l'outil Convertir des macros en Visual Basic pour les convertir en
VBA.
1. Ouvrez le formulaire ou l'état qui contiendra la macro en mode Création
ou en mode Page. Pour ce faire, dans le volet de navigation, cliquez avec
le bouton droit sur le formulaire ou l'état, puis sélectionnez Mode
Création ou Mode Page .
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2. Si la feuille des propriétés n'est pas déjà visible, appuyez sur F4 pour
l'afficher.
3. Cliquez sur le contrôle ou la section qui contient la propriété d'événement
à laquelle vous souhaitez incorporer la macro.
Pour sélectionner la totalité du formulaire ou de l'état, cliquez sur État
dans la liste déroulante située en haut de la feuille des propriétés.
4. Dans la feuille des propriétés, cliquez sur l'onglet Événement.
5. Cliquez sur la propriété d'événement dans laquelle vous souhaitez
incorporer la macro, puis cliquez sur en regard de la zone.
6. Dans la boîte de dialogue Choisir Générateur, cliquez sur Générateur
de macro, puis sur OK.
7. Dans le Générateur de macro, cliquez sur la première ligne de la colonne
Action.
8. Dans la liste déroulante Action, cliquez sur l'action de votre choix.
9. Entrez tous les arguments obligatoires dans le volet Arguments de
l'action, puis passez à la ligne d'action suivante.
10. Répétez les étapes 8 et 9 jusqu'à ce que votre macro soit terminée.
11. Cliquez sur Enregistrer , puis sur Fermer .
La macro s'exécute à chaque fois que l'événement se déclenche.
REMARQUE Dans Access, il est possible de créer un groupe de macros
comme macro incorporée. Toutefois, seule la première macro du groupe est
exécutée lorsque l'événement est déclenché. Les macros suivantes sont ignorées,
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à moins qu'elles ne soient activées à partir de la macro incorporée (par
l'intermédiaire de l'action SurErreur, par exemple).
Exemple : incorporation d'une macro à l'événement Sur aucune donnée
d'un état
Si vous exécutez un état dont la source de données ne contient aucun
enregistrement, une page vide, sans donnée, apparaît. Pour éviter que cela ne se
produise et afficher une zone de message à la place, utilisez une macro
incorporée.
1. Ouvrez l'état en mode Création ou mode Page.
2. Si la feuille des propriétés n'est pas déjà visible, appuyez sur F4 pour
l'afficher.
3. Sur la feuille des propriétés, cliquez sur l'onglet Événement.
4. Cliquez sur Sur aucune donnée.
5. Cliquez sur .
6. Dans la boîte de dialogue Choisir Générateur, cliquez sur Générateur
de macro, puis sur OK.
7. Entrez les actions et les arguments présentés dans le tableau suivant.
Action Arguments
BoîteMsg Aucun enregistrement trouvé; Oui; Informations;
Aucune donnée
AnnulerÉvénement [aucun argument]
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8. Les arguments ci-dessus sont affichés tels quels dans la colonne
Arguments. Ils proviennent de la zone Arguments de l'action, comme
indiqué dans le tableau suivant.
Argument de l'action Valeur
Message Aucun enregistrement trouvé
Bip Oui
Type Informations
Titre Aucune donnée
9. Cliquez sur Fermer.
Le Générateur de macro se referme et [Macro incorporée] apparaît en
regard de l'événement Sur aucune donnée .
10. Enregistrez et fermez l'état.
Lorsque vous exécutez l'état et qu'aucun enregistrement n'est trouvé, la zone de
message apparaît. Cliquez alors sur OK pour annuler l'état (la page vide n'est
pas affichée).
Haut de la page
Modifier une macro
Pour insérer une ligne d'action Cliquez sur la ligne de macro au-dessus
de laquelle vous voulez insérer la nouvelle action puis, sous l'onglet
Créer, dans le groupe Lignes, cliquez sur Insérer ligne .
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Pour supprimer une ligne d'action Cliquez sur la ligne d'action à
supprimer puis, sous l'onglet Créer, dans le groupe Lignes, cliquez sur
Supprimer les lignes .
Pour déplacer une ligne d'action Sélectionnez l'action en cliquant sur le
sélecteur de ligne à gauche du nom de l'action, puis faites glisser le
sélecteur vers un autre emplacement.
Haut de la page
En savoir plus sur les actions de macro
Lorsque vous travaillez dans le Générateur de macro, vous pouvez obtenir des
informations supplémentaires sur une action ou un argument en cliquant dessus,
puis en lisant la description qui s'affiche dans la partie inférieure droite de la
fenêtre Générateur de macro. En outre, chaque action de macro est associée à un
article de l'Aide. Pour en savoir plus sur une action, cliquez dessus dans la liste
d'actions et appuyez sur F1.
Haut de la page
Exécuter une macro
Vous pouvez exécuter les macros autonomes de plusieurs façons : directement
(à partir du volet de navigation, par exemple), dans un groupe de macros, à
partir d'une autre macro ou d'un module VBA ou encore en réponse à un
événement qui se produit dans un formulaire, un état ou un contrôle. Lorsque le
mode Création est activé, vous pouvez exécuter une macro incorporée dans un
formulaire, état ou contrôle en cliquant sur Exécuter dans l'onglet Créer.
Sinon, la macro n'est exécutée que lorsque l'événement auquel elle est associée
est déclenché.
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Exécuter directement une macro
Pour exécuter directement une macro, effectuez les opérations suivantes :
Dans le volet de navigation, accédez à la macro, puis double-cliquez sur
son nom.
Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Macro, cliquez
sur Exécuter une macro , sélectionnez la macro dans la liste Nom de
la macro et cliquez sur OK.
Si la macro est ouverte en mode Création, cliquez sur Exécuter dans
l'onglet Créer, dans le groupe Outils. Pour ouvrir la macro en mode
Création, cliquez droit sur celle-ci dans le volet de navigation, puis
cliquez sur Mode Création .
Exécuter une macro appartenant à un groupe de macros
Pour exécuter une macro appartenant à un groupe de macros, effectuez les
opérations suivantes :
Dans l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Macro, cliquez
sur Exécuter une macro , puis cliquez sur la macro dans la liste Nom
de la macro.
Access inclut une entrée pour chaque macro de chaque groupe en utilisant
le format nomgroupemacro.nommacro.
Cliquez sur OK.
Spécifiez la macro en tant que paramètre de propriété d'événement dans
un formulaire ou un état ou en tant qu'argument Nom de macro de l'action
ExécuterMacro. Utilisez la syntaxe ci-dessous lorsque vous faites
référence à la macro :
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nomgroupemacro.nommacro
Par exemple, le paramètre de propriété d'événement suivant permet
d'exécuter une macro appelée Catégories dans un groupe de macros
appelé Boutons Menus des Formulaires.
Boutons Menus des Formulaires.Catégories
Exécutez une macro appartenant à un groupe de macros à partir d'une
procédure VBA à l'aide de la méthode RunMacro de l'objet DoCmd, en
utilisant la syntaxe décrite précédemment pour faire référence à la macro.
Exécuter une macro à partir d'une autre macro ou d'une procédure VBA
Ajoutez l'action ExécuterMacro à votre macro ou procédure.
Pour ajouter l'action ExécuterMacro à une macro, dans une ligne d'action
vide, sélectionnez ExécuterMacro dans la liste d'actions, puis définissez
l'argument Nom de macro en fonction du nom de la macro que vous
voulez exécuter.
Pour ajouter l'action ExécuterMacro à une procédure VBA, ajoutez la
méthode RunMacro de l'objet DoCmd à votre procédure, puis spécifiez
le nom de la macro que vous souhaitez exécuter ; par exemple, l'instance
suivante de la méthode RunMacro exécute la macro appelée My Macro :
DoCmd.RunMacro "My Macro"
Exécuter une macro en réponse à un événement sur un formulaire, un état
ou un contrôle
Bien que vous puissiez désormais incorporer des macros directement dans des
propriétés d'événement de formulaires, états et contrôles, il est toujours possible
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de créer des macros autonomes et de les associer à des événements, comme
c'était le cas dans les versions antérieures d'Access.
1. Après avoir créé votre macro autonome, ouvrez le formulaire ou l'état en
mode Création ou en mode Page.
2. Ouvrez la feuille de propriétés du formulaire ou de l'état, ou bien d'une
section ou d'un contrôle sur le formulaire ou l'état.
3. Cliquez sur l'onglet Événement.
4. Cliquez sur la propriété de l'événement qui doit déclencher la macro. Par
exemple, pour démarrer la macro à partir de l'événement Modifier,
cliquez sur la propriété Sur changement.
5. Dans la liste déroulante, cliquez sur le nom de la macro autonome.
6. Enregistrez le formulaire ou l'état.
Haut de la page
Voir aussi
Créer une macro
Access > Rapports
Créer un état groupé ou de synthèse
Afficher tout
Masquer tout
Il est souvent plus facile d'interpréter des données lorsqu'elles sont
divisées en groupes. Par exemple, un état qui regroupe les ventes par
région peut faire ressortir des tendances qui, dans un autre cas, n'auraient
pas été relevées. De plus, en plaçant les totaux à la fin de chaque groupe
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de l'état, vous pouvez vous éviter de faire maintes fois appel à une
calculatrice.
Microsoft Office Access 2007 permet de travailler plus facilement avec
les états groupés. Vous pouvez créer un état groupé simple par le biais de
l'Assistant État, regrouper et trier les données d'un état existant, voire
même modifier les options de regroupement et de tri déjà définies.
Contenu de cet article
Principes de fonctionnement du regroupement, des sections d'un état et
des contrôles
Créer un état groupé à l'aide de l'Assistant État
Ajuster un état
Ajouter des champs ou d'autres contrôles à un état existant
Spécifier ou modifier un regroupement et un tri dans un état existant
Enregistrer, imprimer ou envoyer un état
Notes
Principes de fonctionnement du regroupement, des sections d'un état et
des contrôles
Si vous êtes novice en matière d'états groupés, il est utile de posséder
certaines connaissances sur le regroupement et le tri, et de savoir
distinguer les différentes sections d'un état et les différents types de
contrôles. Si vous vous sentez suffisamment à l'aise en la matière, vous
pouvez ignorer cette section et passer directement à la section Créer un
état groupé à l'aide de l'Assistant État.
À propos du regroupement et du tri
Lorsqu'il s'agit d'imprimer un état, il est courant d'organiser les
enregistrements dans un ordre particulier. Par exemple, si vous imprimez
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
une liste de fournisseurs, vous pouvez souhaiter trier les enregistrements
par ordre alphabétique des noms de sociétés.
Dans la majorité des cas, le tri des enregistrements s'avère insuffisant
pour les états. Vous pouvez également souhaiter les diviser en groupes.
Un groupe est un ensemble d'enregistrements associés à des informations
de synthèse et de présentation, telles qu'un en-tête. Un groupe se
compose d'un en-tête de groupe, de groupes imbriqués (le cas échéant),
d'enregistrements de détails et d'un pied de groupe.
Le regroupement permet de séparer visuellement des groupes
d'enregistrements et d'afficher des données de synthèse et de présentation
pour chaque groupe. Par exemple, l'état suivant regroupe les ventes par
date de livraison et indique le montant total des ventes pour chaque jour.
La date introduit le groupe.
Le total résume le groupe.
Vous comprendrez mieux le principe du regroupement en comparant
l'état List of Products by Category (Liste de produits par catégorie)
(présenté dans l'illustration suivante) à la feuille de données utilisée pour
sa requête sous-jacente, Product List (Liste de produits). Si l'état et la
requête trient tous deux les produits par catégorie, l'état imprime en outre
le nom de chaque catégorie sur une ligne distincte au début de chaque
Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037
groupe (dans l'en-tête du groupe) et le nombre de produits de chaque
catégorie sur une ligne distincte à la fin de chaque groupe (dans le pied
de groupe).
Le nom de la catégorie apparaît dans chaque ligne de la feuille de
données.
Le nom de la catégorie apparaît fois une pour chaque groupe de l'état,
dans l'en-tête de groupe.
Le total de la catégorie s'affiche à la fin de chaque groupe, dans le pied
de groupe.
Les enregistrements apparaissent sous la forme d'un grand groupe dans
la feuille de données.
Les enregistrements de chaque catégorie apparaissent sous la forme
d'une section distincte dans l'état, précédée d'un en-tête de groupe et
suivie d'un pied de groupe.
Vous pouvez effectuer un regroupement sur n'importe quel champ et
expression faisant l'objet d'un tri (jusqu'à 10). Vous pouvez opérer
plusieurs regroupements sur un même champ ou expression. Lorsque
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vous effectuez un regroupement sur plusieurs champs ou expressions,
Office Access 2007 imbrique les groupes en fonction de leur niveau de
groupe. Le premier champ à faire l'objet d'un regroupement correspond
au premier niveau de groupe, le plus important ; le deuxième champ sur
lequel vous effectuez le regroupement correspond au niveau de groupe
suivant ; et ainsi de suite. L'exemple suivant illustre la façon dont Office
Access 2007 imbrique les groupes.
Chaque en-tête de groupe est associé à un pied de groupe.
En règle générale, un en-tête de groupe est utilisé pour afficher les
données d'identification du groupe dans une section distincte, au début
du groupe. Le pied de groupe, quant à lui, sert généralement à synthétiser
les données du groupe dans une section distincte située à la fin du
groupe.
Haut de la page
À propos des sections de l'état
Dans Access, la structure d'un état est divisée en sections. Pour créer des
états utiles, vous devez comprendre le principe de fonctionnement de
chaque section. Par exemple, la section dans laquelle vous choisissez de
placer un contrôle calculé détermine la façon dont les résultats sont
calculés dans Access. La liste ci-dessous affiche un résumé des différents
types de section et de leurs usages.
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En-tête d'état Imprimé une fois au début de l'état. L'en-tête d'état contient
des informations qui apparaissent normalement dans une page de garde,
comme un logo ou un titre et une date. L'en-tête d'état s'imprime avant
l'en-tête de page. Lorsque vous placez un contrôle calculé dans l'en-tête
d'état, la valeur est calculée pour l'état entier. Par exemple, si vous placez
un contrôle qui utilise la fonction d'agrégation Somme dans l'en-tête de
l'état, la somme est calculée pour l'état tout entier.
En-tête de page Imprimé en haut de chaque page. Un en-tête de page est
utile, par exemple, pour répéter le titre de l'état dans chaque page.
En-tête de groupe Imprimé au début de chaque nouveau groupe
d'enregistrements. Vous pouvez utiliser l'en-tête de groupe pour
imprimer le nom du groupe. Par exemple, dans un état regroupé par
produit, utilisez l'en-tête de groupe pour imprimer le nom du produit.
Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction
d'agrégation Somme dans l'en-tête de groupe, la somme est calculée pour
le groupe actuel.
Détail Imprimé une fois pour chaque ligne de la source d'enregistrement.
La section Détail est l'endroit où vous placez les contrôles qui constituent
le corps principal de l'état.
Pied de groupe Imprimé à la fin de chaque groupe d'enregistrements.
Vous pouvez utiliser un pied de groupe pour imprimer des informations
de synthèse sur un groupe.
Pied de page Imprimé à la fin de chaque page. Vous pouvez utiliser un
pied de page pour imprimer les numéros de page ou des informations
spécifiques pour chaque page.
Pied d'état Imprimé une fois au début de l'état. Vous pouvez utiliser le
pied d'état pour imprimer les totaux de l'état ou d'autres informations de
synthèse pour l'ensemble de l'état.
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Remarque En mode Création, le pied d'état se trouve en dessous du pied
de page. Toutefois, lorsque vous imprimez l'état ou que vous l'affichez
en aperçu, le pied d'état apparaît au-dessus du pied de page, de suite
après le dernier pied de groupe ou la ligne de détail de la dernière page.
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À propos des contrôles
Les contrôles sont des objets qui présentent des données, effectuent des
actions et permettent de visualiser et utiliser des informations qui
améliorent l'interface utilisateur, telles des étiquettes et des images.
Access prend en charge trois types de contrôles : dépendant, indépendant
et calculé. La liste ci-dessous affiche un résumé de ces contrôles et de
leurs usages.
Contrôle dépendant Contrôle dont la source de données est un champ
dans une table ou une requête. Vous pouvez utiliser des contrôles
dépendants pour afficher les valeurs de champs de votre base de
données. Ces valeurs peuvent correspondre à du texte, des dates, des
nombres, des valeurs Oui/Non, des images ou des graphiques. La zone
de texte est le type de contrôle dépendant le plus courant. Par exemple,
une zone de texte placée dans un formulaire qui indique le nom d'un
employé peut extraire ces informations dans le champ Nom de la table
Employés.
Contrôle indépendant Contrôle associé à aucune source de données.
Vous pouvez utiliser les contrôles indépendants pour afficher des
informations, des lignes, des rectangles et des images. Par exemple, une
étiquette présentant le titre d'un état est un contrôle indépendant.
Contrôle calculé Contrôle dont la source de données est une expression
plutôt qu'un champ. Vous pouvez y spécifier la valeur de votre choix en
définissant une expression comme source de données du contrôle. Une
expression est une combinaison d'opérateurs (tels que = et +), de noms
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de contrôles, de noms de champs, de fonctions qui renvoient une valeur
unique et des valeurs de constante. Par exemple, l'expression suivante
calcule le prix d'un article avec une remise de 25 % en multipliant la
valeur indiquée dans le champ Unit Price (Prix unitaire) par une valeur
de constante (.75).
= [Unit Price] * .75
Une expression peut utiliser les données d'un champ d'une table ou d'une
requête sous-jacente de l'état ou d'un contrôle de ce dernier.
Lorsque vous créez un état, la solution la plus efficace consiste
probablement à ajouter et à organiser tous les contrôles dépendants en
premier, particulièrement s'ils constituent la majorité des contrôles de
l'état. Vous pouvez ensuite ajouter les contrôles indépendants et calculés
complétant la structure en utilisant les outils disponibles dans le groupe
Contrôles de l'onglet Créer.
Vous pouvez lier un contrôle à un champ en identifiant le champ à partir
duquel le contrôle obtient ses données. Vous pouvez créer un contrôle lié
au champ sélectionné en faisant glisser le champ du volet Liste de
champs vers l'état. (Le volet Liste de champs contient les champs de la
table ou de la requête sous-jacente de l'état. Pour afficher ce volet,
effectuez l'ine des actions suivantes :
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des
champs existants.
Appuyez sur Alt+F8.
Lorsque vous double-cliquez sur un champ ou que vous le faites glisser
du volet Liste de champs vers l'état, vous créez un contrôle dépendant.
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Vous pouvez également lier un champ à un contrôle en tapant le nom du
champ dans le contrôle lui-même ou dans la zone correspondant à la
valeur de SourceContrôle dans la feuille des propriétés du contrôle. La
feuille des propriétés définit les caractéristiques du contrôle, tels son
nom, la source de ses données et son format. Pour afficher la feuille des
propriétés, appuyez sur F4.
Le meilleur moyen de créer un contrôle dépendant est d'utiliser le volet
Liste de champs, et ce pour deux raisons :
Un contrôle dépendant est associé à une étiquette qui prend le nom du
champ (ou la légende définie pour ce champ dans la table ou la requête
sous-jacente) comme légende par défaut, de sorte que vous n'avez pas
besoin de taper la légende elle-même.
Un contrôle dépendant hérite de nombreux paramètres communs au
champ de la table ou de la requête indépendante (tel est le cas pour les
propriétés Format, Décimales et MasqueSaisie). Vous êtes ainsi assuré
que ces propriétés du champ demeurent inchangées chaque fois que vous
créez un contrôle lié à ce champ.
Si vous disposez déjà d'un contrôle indépendant et que vous voulez le
lier à un champ, attribuez à la propriété SourceContrôle du contrôle le
nom du champ.
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Créer un état groupé à l'aide de l'Assistant État
L'Assistant État vous présente une série de questions puis génère un état
basé sur vos réponses. Vous serez notamment invité à indiquer le nom du
ou des champs à utiliser pour regrouper votre état. Une fois l'état créé,
vous pouvez l'utiliser tel quel ou le modifier en fonction de vos besoins.
Avant de démarrer avec l'Assistant État, vous devez choisir une source
de données.
Choisir une source d'enregistrement
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Un état contient des informations extraites d'une table ou d'une requête,
ainsi que des informations stockées avec la structure de l'état, telles que
des étiquettes, des en-têtes et des graphiques. La table ou la requête qui
fournit les données sous-jacentes est également appelée source
d'enregistrement de l'état. Avant de vous lancer dans la création de votre
état, vous devez tout d'abord réfléchir aux informations que vous voulez
y inclure. Parmi les champs que vous choisirez doivent figurer ceux sur
lesquels vous souhaitez effectuer un regroupement ou une synthèse. Si
les champs que vous souhaitez inclure se trouvent tous dans une table
unique, utilisez cette dernière comme source d'enregistrement. Si les
champs sont extraits de plusieurs tables, vous aurez tout intérêt à utiliser
une requête comme source d'enregistrement. Il se peut que cette requête
existe déjà dans votre base de données. À défaut, vous devrez peut-être
en créer une qui réponde spécifiquement aux besoins de votre état.
Pour plus d'informations sur les requêtes, suivez les liens de la section
Voir aussi de cet article.
Démarrer l'Assistant État
Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Assistant État.
Access démarre l'Assistant État.
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Cliquez sur la liste déroulante Tables/Requêtes et choisissez la table ou
la requête qui contient les champs que vous souhaitez faire figurer dans
l'état.
Double-cliquez ensuite sur des champs de la liste Champs disponibles
pour les sélectionner.
Access les déplace dans la liste Champs sélectionnés. Vous pouvez
également cliquer sur les boutons situés entre les zones Champs
disponibles et Champs sélectionnés pour ajouter ou supprimer le champ
sélectionné ou l'ensemble des champs.
S'il y a des champs d'une autre table ou requête que vous souhaitez
placer dans l'état, cliquez à nouveau dans la liste Tables/Requêtes et
choisissez la table ou la requête en question, puis continuez à ajouter des
champs.
Dès que vous avez terminé d'ajouter des champs, cliquez sur Suivant.
Regrouper des enregistrements dans l'Assistant État
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Le regroupement permet d'organiser et de disposer les enregistrements
par groupe, tel que Région ou Représentant. Il est possible d'imbriquer
des groupes afin de faciliter l'identification des relations entre les
groupes et retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin.
Vous pouvez également recourir au regroupement pour calculer des
informations de synthèse, telles que des totaux ou des pourcentages.
Lorsque vous incluez plusieurs tables à un état, l'Assistant examine les
relations existant entre les tables et détermine la façon dont vous
souhaitez afficher les informations.
Dans la page de l'Assistant État où vous est posée la question Souhaitez-
vous ajouter un niveau de regroupement ?, cliquez sur l'un des noms de
champs dans la liste, puis cliquez sur Suivant.
Pour ajouter des niveaux de regroupement, double-cliquez dans la liste
sur les noms de champs souhaités pour les ajouter à l'état.
Vous pouvez également supprimer un niveau de groupe en double-
cliquant dessus dans la zone d'affichage de la page, à droite de la boîte de
dialogue. Utilisez les boutons fléchés pour ajouter et supprimer des
niveaux de regroupement, et ajustez la priorité d'un niveau de groupe en
le sélectionnant et en cliquant sur les boutons de priorité Haut et Bas.
Access ajoute chaque niveau de groupe et le présente imbriqué dans son
niveau de groupe parent.
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Cliquez sur Options de regroupement pour afficher la boîte de dialogue
Intervalles de regroupement.
Pour chaque champ de regroupement, choisissez éventuellement un
intervalle de regroupement.
L'intervalle de regroupement permet de personnaliser la façon dont les
enregistrements sont regroupés. Dans l'illustration précédente, les
enregistrements sont regroupés sur le champ ShippedDate (Date de
livraison), dont les données sont de type Date/Heure. L'Assistant État
offre des choix appropriés au type de champ dans la liste Intervalles de
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regroupement. Par conséquent, étant donné que le champ ShippedDate
contient des données de type Date/Time, vous pouvez choisir d'effectuer
un regroupement par valeur réelle (Normal), Année, Trimestre, Mois,
Semaine, Jour, Heure et Minute. Si le champ avait été de type Texte,
vous auriez pu choisir d'effectuer un regroupement en fonction du champ
entier (Normal), voire d'un ou plusieurs des cinq premiers caractères.
Dans le cas d'un type de données numérique, vous pouvez choisir
d'effectuer un regroupement en fonction de la valeur (Normal) ou d'une
plage avec incréments sélectionnés.
Après avoir sélectionné un intervalle de regroupement, cliquez sur OK.
Cliquez sur Suivant pour accéder à la page suivante de l'Assistant.
Trier et synthétiser des enregistrements.
Vous pouvez trier les enregistrements en fonction d'un à quatre champs,
par ordre croissant ou décroissant.
Cliquez sur la première liste déroulante et choisissez le champ sur lequel
doit porter le tri.
Vous pouvez cliquer sur le bouton situé à droite de la liste pour passer
d'un ordre croissant à un ordre décroissant et inversement (Croissant est
la valeur par défaut). Cliquez éventuellement sur la deuxième, la
troisième et la quatrième liste déroulante pour choisir d'autres champs de
tri.
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Cliquez sur Options de synthèse si vous souhaitez synthétiser des
champs numériques.
Notez que le bouton Options de synthèse ne s'affiche que si la section
Détail de votre état comporte un ou plusieurs champs numériques.
L'Assistant affiche les champs numériques disponibles.
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Activez la case à cocher sous votre choix (Somme, Moy, Min ou Max)
pour inclure ces calculs dans le pied de groupe.
Vous pouvez également choisir d'afficher les détails et la synthèse ou
uniquement la synthèse. Dans ce dernier cas, les totaux de chaque valeur
ShippedDate sont affichés (si vous avez activé la case à cocher
correspondant à Somme, par exemple), mais les détails de la commande
sont omis. Vous pouvez également choisir d'afficher le pourcentage du
total des calculs dans le cas des sommes.
Cliquez sur OK.
Suivez les instructions fournies dans les pages restantes de l'Assistant
État. Dans la dernière page, vous pouvez modifier le titre de l'état. Ce
titre s'affichera sur la première page de l'état, et Access l'attribuera à
l'état comme nom de document au moment de l'enregistrement. Vous
pouvez modifier ultérieurement le titre et le nom du document.
Cliquez sur Terminer. Access enregistre automatiquement l'état et
l'affiche en mode Aperçu avant impression, qui présente l'état tel qu'il
sera imprimé.
Vous pouvez utiliser les boutons de navigation situés au bas du volet
d'aperçu pour visualiser les pages de l'état par ordre séquentiel ou pour
atteindre n'importe quelle page de l'état. Cliquez sur l'un des boutons de
navigation ou tapez le numéro de la page que vous souhaitez afficher
dans la zone du numéro de page, puis appuyez sur ENTRÉE.
En mode Aperçu avant impression, vous pouvez effectuer un zoom avant
pour afficher les détails ou un zoom arrière pour voir si les données sont
correctement positionnées sur la page. Placez le pointeur de la souris sur
l'état, puis cliquez une fois. Pour inverser l'effet de zoom, cliquez à
nouveau. Vous pouvez également utiliser le contrôle de zoom situé dans
la barre d'état.
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Ajuster un état
Il est probable que l'Assistant État ne produise pas exactement les
résultats escomptés au niveau de l'état. Ainsi, peut-être souhaiterez-vous
ajouter du texte, ajuster la largeur des colonnes, ajouter un logo, etc.
Access vous permet d'apporter ces modifications dans deux modes
d'affichage, à savoir le mode Page et le mode Création, qui sont
brièvement décrits dans cette section.
À propos du mode Page
Le mode Page est le mode d'affichage le plus convivial lorsqu'il s'agit
d'apporter des modifications à un état, et il offre la plupart des outils dont
vous avez besoin pour ajuster votre état. Vous pouvez ajuster la largeur
des colonnes, réorganiser ces dernières et ajouter ou modifier des
niveaux de regroupement et des totaux. Vous pouvez placer de nouveaux
champs dans la structure de l'état et définir les propriétés de l'état et de
ses contrôles. L'avantage du mode Page réside dans le fait que vos
données restent affichées à l'écran pendant que vous modifiez la mise en
forme de l'état, ce qui vous permet d'apprécier immédiatement l'effet de
vos modifications sur l'affichage des données.
Pour ouvrir un état en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur l'état
dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page .
Vous pouvez utiliser la feuille des propriétés pour modifier les propriétés
de l'état et de ses contrôles et sections. Pour afficher la feuille des
propriétés, appuyez sur F4.
Le volet Liste de champs vous permet d'ajouter des champs de la table
ou de la requête sous-jacente à la structure de votre état. Pour afficher le
volet Liste de champs :
Sous l'onglet Format, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter des
champs existants.
À propos du mode Création
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Si vous ne parvenez pas à apporter une modification spécifique à votre
état en mode Page, essayez le mode Création. Dans ce mode, la structure
sous-jacente de l'état est affichée, et vous disposez d'outils et de
possibilités de création supplémentaires par rapport au mode Page. Par
exemple, vous pouvez placer une plus grande variété de contrôles dans
l'état, vous pouvez ajuster l'alignement des contrôles avec une précision
accrue, et vous avez la possibilité de définir davantage de propriétés
qu'en mode Page.
Pour ouvrir un état en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur l'état
dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création .
Haut de la page
Ajouter des champs ou d'autres contrôles à un état existant
Chaque champ, étiquette, ligne ou image que vous voyez dans votre état
a été créé à partir d'un certain type de contrôle. Le contrôle le plus
fréquemment utilisé dans un état est la zone de texte. Il s'agit
normalement du type de contrôle utilisé pour afficher les données de la
source d'enregistrement sous-jacente de l'état. Vous pouvez créer des
zones de texte déjà liées à des champs de la source d'enregistrement en
ajoutant des champs à partir du volet Liste de champs, ou vous pouvez
les ajouter à l'état pendant que vous travaillez en mode Création (vous
devez dans ce cas les « lier » vous-même à des champs de la source
d'enregistrement). L'avantage du mode Création réside dans le fait que
vous pouvez ajouter divers autres types de contrôles en plus des zones de
texte dépendantes, tels des rectangles, des sauts de page et des
graphiques. Cette section décrit ces deux méthodes d'ajout de contrôles à
un état.
Ajouter des champs à un état existant
Même si le mode Page est le mode d'affichage recommandé pour l'ajout
de champs à un état, cette opération est également possible en mode
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Création. Avant d'ajouter un champ, vérifiez tout d'abord que le volet
Liste de champs est affiché. Celui-ci contient la liste de tous les champs
susceptibles d'être placés dans l'état. Pour afficher le volet Liste de
champs, appuyez sur ALT+F8.
Ajouter des champs à partir du volet Liste de champs
Pour ajouter un seul champ, faites-le glisser du volet Liste de champs
vers la section de l'état où il doit figurer.
Pour ajouter plusieurs champs à la fois, cliquez sur un premier champ,
maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur chaque champ
supplémentaire souhaité. Faites ensuite glisser les champs sélectionnés
vers l'état.
Lorsque vous déposez les champs, Access crée un contrôle Zone de texte
dépendante pour chaque champ et place automatiquement un contrôle
Étiquette à côté de chaque champ.
Remarques
Si vous ajoutez un champ issu d'une table associée, Access ajoute le
niveau de groupe approprié à votre place.
Si vous ajoutez un champ provenant d'une autre table (non associée),
Access affiche une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez spécifier
le mode de liaison de la table à la source de données existante de l'état.
Pour analyser les relations de tables déjà spécifiées pour votre base de
données ou pour en ajouter de nouvelles :
Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe
Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.
Pour plus d'informations, voir l'article Créer, modifier ou supprimer une
relation.
Ajouter d'autres contrôles à un état existant
Lorsque vous ajoutez un champ à votre état à partir du volet Liste de
champs, un contrôle Zone de texte dépendant est créé automatiquement
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pour ce champ. D'autres contrôles tels que des étiquettes, lignes et
images peuvent être ajoutés en passant en mode Création et en utilisant
les outils proposés dans le groupe Contrôles de l'onglet Créer.
Déterminer le nom d'un outil
Placez le pointeur de la souris sur l'outil.
Access affiche le nom de l'outil.
Créer un contrôle à l'aide des outils du groupe Contrôles
Cliquez sur l'outil correspondant au type de contrôle que vous souhaitez
ajouter. Par exemple, pour créer une case à cocher, cliquez sur l'outil
Case à cocher .
Cliquez dans la structure de l'état à l'endroit où vous souhaitez
positionner le coin supérieur gauche du contrôle. Cliquez une fois pour
créer un contrôle dans la taille par défaut, ou cliquez et faites glisser la
souris dans l'état pour créer un contrôle dans la taille souhaitée.
Si vous ne positionnez pas le contrôle idéalement à la première tentative,
vous pouvez le déplacer en procédant comme suit :
Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner.
Placez le pointeur sur le contrôle jusqu'à ce qu'il prenne la forme d'une
flèche à quatre pointes , puis faites glisser le contrôle sur
l'emplacement souhaité.
Ce processus entraîne la création d'un contrôle « indépendant ». Si le
type de ce contrôle permet l'affichage de données (par exemple, une zone
de texte ou une case à cocher), vous devez entrer un nom de champ ou
une expression dans la propriété SourceContrôle du contrôle pour que
celui-ci affiche des données.
Afficher la feuille des propriétés
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Appuyez sur F4.
Remarque Une fois le nouvel état terminé, pensez à enregistrer votre
travail.
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Spécifier ou modifier un regroupement et un tri dans un état existant
Si l'état existe déjà et que vous souhaitez y spécifier un tri ou un
regroupement ou modifier celui existant, cette section vous explique
comment procéder.
Spécifier un regroupement, un tri et des totaux en mode Page
Vous pouvez effectuer des opérations de tri, de regroupement et de
calcul de base en cliquant avec le bouton droit sur les champs en mode
Page, puis en choisissant l'opération souhaitée dans le menu contextuel.
Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur l'état dans
le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page .
Remarque Bien que les instructions fournies dans cette section ne fassent
pas directement appel au volet Regrouper, trier et total, il est judicieux
d'ouvrir ce volet et d'y observer les changements à mesure que vous
travaillez. Vous vous ferez une meilleure idée du fonctionnement
d'Access et, à mesure que vous vous familiariserez à l'utilisation du volet
Regrouper, trier et total, vous pourrez l'utiliser pour apporter des
corrections supplémentaires à votre état. Pour afficher le volet
Regrouper, trier et total :
Sous l'onglet Format, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur
Grouper et trier.
Trier un seul champ
Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du champ à trier.
Dans le menu contextuel, cliquez sur l'option de tri souhaitée. Par
exemple, pour trier un champ de texte par ordre croissant, cliquez sur
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Trier de A à Z . Pour trier un champ numérique par ordre décroissant,
cliquez sur Trier du plus grand au plus petit .
Access trie l'état comme spécifié. Si le volet Regrouper, trier et total est
ouvert, vous pouvez constater qu'une nouvelle ligne Trier par a été
ajoutée pour le champ.
Trier plusieurs champs
Remarque Lorsque vous appliquez un tri en cliquant avec le bouton droit
sur un champ en mode Page, vous ne pouvez trier qu'un seul champ à la
fois. Le fait d'appliquer un tri à un autre champ entraîne l'annulation du
tri dans le premier champ. Ce comportement de tri diffère de celui des
formulaires, où plusieurs ordres de tri peuvent être établis en cliquant
tour à tour avec le bouton droit sur chaque champ et en choisissant
l'ordre de tri souhaité. Pour créer plusieurs niveaux de tri, voir la section
Spécifier un regroupement, un tri et des totaux via le volet Regrouper,
trier et total.
Effectuer un regroupement sur un champ
Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du champ sur lequel vous
souhaitez effectuer un regroupement.
Dans le menu contextuel, cliquez sur Regrouper sur .
Access ajoute le niveau de groupe et crée un en-tête de groupe pour
celui-ci. Si le volet Regrouper, trier et total est ouvert, vous pouvez
constater qu'une nouvelle ligne Regrouper sur a été ajoutée pour le
champ.
Ajouter un total à un champ
Cette option vous permet de calculer une somme, une moyenne, un total
ou une autre fonction d'agrégation pour un champ. Un total général est
alors ajouté à la fin de l'état ainsi qu'un total de groupe à chaque groupe
figurant dans l'état.
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Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du champ dont vous
souhaitez obtenir le total.
Cliquez sur Total.
Cliquez sur l'opération que vous souhaitez effectuer : Somme, Moyenne,
Compter les enregistrements (pour compter tous les enregistrements),
Compter les valeurs (pour compter uniquement les enregistrements liés à
une valeur dans ce champ), Max., Min., Écart-type ou Variance.
Access ajoute un contrôle Zone de texte calculée dans le pied de l'état,
créant ainsi un total général. Par ailleurs, si votre état intègre des niveaux
de regroupement, Access ajoute des pieds de groupe (s'il n'en existe pas
déjà) et place le total dans chacun d'eux.
Remarque Vous pouvez également ajouter des totaux en cliquant sur le
champ dont le total doit être calculé puis, sous l'onglet Mise en forme,
dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Totaux .
Spécifier un regroupement, un tri et des totaux via le volet Regrouper,
trier et total
Le volet Regrouper, trier et total offre une plus grande souplesse lorsque
vous souhaitez ajouter ou modifier des groupes, des ordres de tri ou des
options de calcul de totaux dans un état. Ici encore, le mode Page est
l'affichage à privilégier, car vous pouvez plus facilement apprécier l'effet
de vos modifications sur l'affichage des données.
Afficher le volet Regrouper, trier et total
En mode Page :
Sous l'onglet Format, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur
Grouper et trier.
En mode Création :
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur
Grouper et trier.
Access affiche le volet Regrouper, trier et total.
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Pour ajouter un nouveau niveau de tri ou de regroupement, cliquez sur
Ajouter un groupe ou sur Ajouter un tri.
Une nouvelle ligne est ajoutée au volet Regrouper, trier et total, et la liste
des champs disponibles s'affiche à l'écran.
Vous pouvez sélectionner le nom d'un de ces champs ou cliquer sur
expression en dessous de la liste de champs pour entrer une expression.
Dès lors que vous avez choisi un champ ou entré une expression, Access
ajoute le niveau de groupe à l'état. Si vous êtes en mode Page, le
regroupement apparaît immédiatement à l'écran.
Remarques
Si plusieurs niveaux de tri ou de regroupement ont déjà été définis, vous
devrez peut-être faire défiler le volet Regrouper, trier et total vers le bas
pour atteindre les boutons Ajouter un groupe et Ajouter un tri.
Vous pouvez définir jusqu'à 10 niveaux de regroupement et de tri dans
un état.
Modifier les options de regroupement
Chaque niveau de tri ou de regroupement s'accompagne de diverses
options que vous pouvez définir pour obtenir les résultats souhaités.
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Pour afficher toutes les options d'un niveau de groupe ou de tri donné,
cliquez sur Plus dans le niveau à modifier.
Pour masquer les options, cliquez sur Moins.
Ordre de tri Vous pouvez modifier l'ordre de tri en cliquant sur la liste
déroulante Ordre de tri, puis sur l'option souhaitée.
Intervalle du groupe Ce paramètre détermine le mode de regroupement
des enregistrements. Par exemple, vous pouvez définir un regroupement
sur le premier caractère d'un champ de texte de sorte que tout ce qui
commence par « A » soit regroupé ensemble, tout ce qui commence par
« B » soit également regroupé ensemble, et ainsi de suite. Dans le cas
d'un champ de date, vous pouvez définir un regroupement en fonction du
jour, de la semaine, du mois, du trimestre ou entrer un intervalle
personnalisé.
Totaux Pour ajouter des totaux, cliquez sur cette option. Vous pouvez
ajouter des totaux dans plusieurs champs, et vous pouvez définir
plusieurs types de totaux dans un même champ.
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Cliquez sur la flèche déroulante Total sur et sélectionnez le champ à
synthétiser.
Cliquez sur la flèche déroulante Type et sélectionnez le type de calcul à
effectuer.
Activez la case Afficher le total général pour ajouter un total général à la
fin de l'état (dans le pied d'état).
Activez la case Afficher les totaux de groupe comme % du total général
pour ajouter un contrôle au pied de groupe où est calculé le pourcentage
du total général de chaque groupe.
Activez la case Afficher dans l'en-tête de groupe ou Afficher dans le pied
de page de groupe pour afficher le total à l'emplacement souhaité.
Une fois que vous avez choisi toutes les options pour un champ, vous
pouvez répéter cette procédure et synthétiser un autre champ en le
sélectionnant dans la liste déroulante Total sur. Sinon, cliquez à
l'extérieur de la fenêtre contextuelle Totaux pour la fermer.
Titre Cette option permet de modifier le titre du champ faisant l'objet
d'une synthèse. Elle est utilisée pour l'en-tête de colonne et pour intituler
les champs de synthèse dans les en-têtes et les pieds de page.
Pour ajouter ou modifier le titre :
Cliquez sur le texte de couleur bleue à la suite de avec titre.
La boîte de dialogue Zoom s'affiche.
Tapez le nouveau titre dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK.
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Avec/sans section d'en-tête Ce paramètre permet d'ajouter ou de
supprimer la section d'en-tête qui précède chaque groupe. Lorsque vous
ajoutez une section d'en-tête, le champ de regroupement est
automatiquement déplacé vers l'en-tête. Lorsque vous supprimez une
section d'en-tête contenant d'autres contrôles que le champ de
regroupement, vous êtes invité à confirmer la suppression des contrôles.
Avec/sans section de pied de page Ce paramètre permet d'ajouter ou de
supprimer la section de pied de page à la suite de chaque groupe.
Lorsque vous supprimez une section de pied de page qui contient des
contrôles, vous êtes invité à confirmer la suppression des contrôles.
Faire tenir tout le groupe sur une page Ce paramètre détermine la façon
dont les groupes sont disposés dans la page au moment de l'impression
de l'état. Vous pouvez souhaiter maintenir autant que possible les
groupes ensemble afin d'avoir un minimum de pages à feuilleter pour
voir le groupe entier. Toutefois, le nombre de feuilles nécessaires à
l'impression de l'état est généralement plus important dans ce cas, car un
espace vide figure au bas de la plupart des pages.
Ne pas faire tenir le groupe sur une page Vous pouvez utiliser cette
option si cela ne vous gêne pas que les groupes soient morcelés par des
sauts de page. Par exemple, pour un groupe de 30 articles, les 10
premiers articles pourront figurer au bas d'une page et les 20 autres en
haut de la page suivante.
Faire tenir tout le groupe sur une page Cette option permet de réduire au
minimum le nombre de sauts de page dans un groupe. Si un groupe ne
peut pas tenir dans l'espace qu'il reste sur une page, cet espace reste vide
et le groupe débute sur la page suivante. Les groupes volumineux
peuvent toujours s'étaler sur plusieurs pages, mais cette option permet de
réduire autant que possible le nombre de sauts de page au sein d'un
même groupe.
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Faire tenir l'en-tête et le premier enregistrement sur une page Dans le cas
des groupes qui comportent des en-têtes de groupe, cette option garantit
que l'en-tête de groupe ne s'imprimera pas au bas d'une page. Si Access
détermine qu'il n'y a pas suffisamment d'espace après l'en-tête pour
l'impression d'au moins une ligne de données, le groupe débute à la page
suivante.
Changer la priorité des niveaux de regroupement et de tri
Pour modifier la priorité d'un niveau de groupe ou de tri, cliquez sur la
ligne dans le volet Regrouper, trier et total , puis cliquez sur la flèche
vers le haut ou vers la droite située en regard de la ligne.
Supprimer des niveaux de regroupement et de tri
Pour supprimer un niveau de groupe ou de tri, cliquez sur la ligne à
supprimer dans le volet Regrouper, trier et total, puis appuyez sur Suppr
ou cliquez sur le bouton Supprimer situé à droite de la ligne. Lorsque
vous supprimez un niveau de groupe, si le champ de regroupement était
dans l'en-tête ou le pied de groupe, Access le déplace vers la section
Détail de l'état. Les autres contrôles qui étaient éventuellement présents
dans l'en-tête ou le pied de groupe sont supprimés.
Haut de la page
Créer un état de synthèse (sans détails sur les enregistrements)
Si vous ne souhaitez afficher que les totaux (c'est-à-dire, uniquement les
informations figurant dans les lignes d'en-tête et de pied de page), sous
l'onglet Mise en forme (ou sous l'onglet Créer en mode Création), dans le
groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Masquer les détails. Les
enregistrements situés au niveau de groupe inférieur sont alors masqués,
offrant ainsi une présentation des données de synthèse bien plus
compacte. Même si les enregistrements sont masqués, les contrôles
situés dans la section masquée ne sont pas supprimés. Cliquez à nouveau
sur Masquer les détails pour restaurer les lignes de détail dans l'état.
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Créer un effet de regroupement sans utiliser d'en-têtes
Vous pouvez obtenir un effet de regroupement dans votre état sans
utiliser d'en-têtes. La suppression d'en-têtes permet d'obtenir un état plus
compact dans la mesure où l'espace vertical n'est pas occupé par les
lignes d'en-tête.
La procédure générale implique la suppression de l'en-tête pour chaque
groupe, ce qui entraîne le déplacement de chaque champ de
regroupement dans la section Détail de l'état. Pour restaurer l'effet de
regroupement visuel, vous devez attribuer à la propriété Masquer
doublons de chaque champ de regroupement la valeur Oui.
Exemple
Penchons-nous sur ce cas typique d'un état groupé avec en-têtes de
groupe :
Comme vous pouvez le constater, chaque nom de société occupe une
ligne entière, tout comme chaque numéro de commande (OrderID).
Dans cet exemple, vous allez modifier l'état de sorte qu'il présente le
même aspect que l'illustration suivante :
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Ouvrez l'état en mode Page en cliquant dessus avec le bouton droit dans
le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode Page .
Sous l'onglet Format, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur
Grouper et trier.
Remarque S'agissant des groupes, il est recommandé de partir du niveau
le plus bas au niveau le plus haut ; dans le cas contraire, vous risquez de
trouver rapidement que l'état manque de clarté à mesure que vous
avancez dans votre travail.
Cliquez sur le niveau de groupe le plus bas dans la liste, puis cliquez sur
Plus.
Dans la liste déroulante de la section d'en-tête, sélectionnez sans section
d'en-tête.
Lorsque vous supprimez un en-tête, Access préserve la zone de texte du
champ de regroupement en la déplaçant dans la section Détail. Toutefois,
tous les autres contrôles présents dans l'en-tête de groupe risquent d'être
supprimés. Si cette action entraîne la suppression de contrôles, vous en
êtes averti par Access. Si l'en-tête de groupe contient des contrôles et que
vous souhaitez les préserver, veillez à les déplacer dans une autre section
de l'état avant d'exécuter cette étape. Pour ce faire, vous devez passer en
mode Création.
L'état ainsi obtenu est illustré dans l'illustration suivante. Notez que le
premier numéro de commande (OrderID) se trouve sur la même ligne
que le premier enregistrement de détail, et non sur sa propre ligne.
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Malheureusement, le numéro de commande se répète sur chaque ligne de
détail, et il devient difficile de déterminer le nombre exact de
commandes. À ce stade, il s'avère utile de définir la propriété Masquer
doublons du contrôle Zone de texte. Pour cela, procédez comme suit :
Sélectionnez l'une des valeurs répétées.
Si la feuille de propriétés n'est pas affichée, appuyez sur F4 pour
l'afficher.
Sous l'onglet Format de la feuille des propriétés, cliquez sur la liste
déroulante en regard de Masquer doublons, puis cliquez sur Oui.
Les numéros de commande en double sont masqués. Notez que vous
pouvez déterminer le nombre de commandes existantes, ainsi que le
nombre de produits par commande.
Dans cet exemple, nous allons répéter l'étape 4 pour le niveau de groupe
Company Name (Nom de la société). L'état final se présente comme suit
:
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La valeur Company Name (Nom de la société) se trouve à présent sur la
même ligne que le premier enregistrement de détail, et la propriété
Masquer doublons évite que cette valeur ne se répète sur chaque ligne.
Dans le cas d'un état volumineux utilisant plusieurs niveaux de
regroupement, cela peut signifier une économie de papier considérable.
Haut de la page
Enregistrer, imprimer ou envoyer un état
Après avoir enregistré la structure de votre état, vous pouvez l'utiliser
plusieurs fois. Si la structure de l'état reste la même, vous obtenez à
chaque impression de l'état des données actualisées. Si, à un moment
donné, vos besoins en matière d'état évoluent, vous pouvez toujours
modifier la structure de l'état ou créer un état similaire sur la base de
l'état d'origine.
Enregistrer un état
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Enregistrer
Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer dans la barre d'outils
Accès rapide.
Si l'état ne possède pas de titre, tapez un nom dans la zone Nom de l'état,
puis cliquez sur OK .
Enregistrer la structure d'un état sous un nouveau nom
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Enregistrer sous.
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Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom dans la zone
Enregistrer l'objet état nommé « ... » dans , cliquez sur État dans la zone
En tant que, puis cliquez sur OK.
Imprimer un état
Vous pouvez imprimer un état dans les modes Aperçu avant impression,
Page, Création, Rapport ou via le volet de navigation. Avant de lancer
l'impression, il est recommandé de vérifier à nouveau les paramètres de
mise en page, comme les marges et l'orientation des pages. Étant donné
qu'Access enregistre les paramètres de mise en page avec l'état, vous
n'avez besoin de les définir qu'une seule fois. Si vos besoins évoluent par
la suite, vous pourrez enregistrer les paramètres ultérieurement.
Modifier les paramètres de mise en page
Ouvrez l'état dans n'importe quel mode d'affichage.
Sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Page, cliquez sur une option :
Taille permet d'effectuer un choix parmi plusieurs formats de papier
ou d'entrer un format de papier personnalisé.
Portrait oriente la page verticalement.
Paysage oriente la page horizontalement.
Marges vous permet d'effectuer un choix parmi plusieurs largeurs de
marge, ou vous pouvez cliquer sur Avancé pour entrer des largeurs de
marge personnalisées via la boîte de dialogue Mise en page.
Afficher les marges active et désactive l'affichage des marges (en mode
Page uniquement).
Colonnes donne accès à la boîte de dialogue Mise en page. Entrez le
nombre de colonnes souhaité, définissez la taille de colonne désirée, puis
cliquez sur OK.
Données seulement empêche l'impression des étiquettes éventuellement
présentes dans l'état. Seuls les contrôles liés aux données de la table ou
de la requête sous-jacente sont imprimés. Cette option peut s'avérer utile
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pour les états que vous imprimez occasionnellement sur des formulaires
préimprimés. Vous pouvez désactiver l'impression des étiquettes à ces
occasions et l'activer lorsque vous imprimez l'état sur des feuilles
vierges.
Remarque Pour utiliser des paramètres de mise en page détaillés, cliquez
sur le bouton Mise en page dans le coin inférieur droit du groupe Mise en
page pour accéder à la boîte de dialogue Mise en page. La boîte de
dialogue Mise en page permet d'ajuster tous les paramètres disponibles
sous l'onglet Mise en page, mais également de sélectionner une
imprimante spécifique pour l'état.
Envoyer un état à une imprimante
Ouvrez l'état dans n'importe quel mode d'affichage, ou sélectionnez
simplement l'état dans le volet de navigation.
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Imprimer.
Dans la boîte de dialogue Imprimer, définissez les options selon vos
préférences telles que l'imprimante, l'étendue d'impression et le nombre
de copies.
Cliquez sur OK.
Haut de la page
Envoyer un état sous forme de message électronique
Plutôt que d'imprimer une copie papier, vous pouvez envoyer votre état à
des utilisateurs sous forme de message électronique.
Dans le volet de navigation, cliquez sur l'état pour le sélectionner,
cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Courrier
électronique .
Dans la boîte de dialogue Envoyer l'objet comme, cliquez sur le format
de fichier que vous souhaitez utiliser.
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Complétez les boîtes de dialogue restantes.
Lorsque votre programme de messagerie apparaît, tapez les détails du
message et envoyez ce dernier.
Haut de la page
Notes
Un problème peut se produire si vous disposez d'un état dans un fichier
.accdb qui effectue un tri ou un regroupement selon un champ Liste de
choix, et que vous souhaitez importer l'état dans un fichier .mdb pour
l'ouvrir dans une version antérieure d'Access.
La méthode interne permettant de trier et de regrouper les champs Liste
de choix dans les fichiers .accdb est incompatible avec les fichiers .mdb.
Supposons que vous créez un état dans un fichier .accdb utilisant le
regroupement ou le tri sur un champ Liste de choix. Si vous exportez cet
état dans un fichier .mdb (ou utilisez la commande Enregistrer sous pour
enregistrer la base de données comme fichier .mdb), puis que vous tentez
de l'ouvrir dans une version antérieure d'Access, vous obtenez un échec
de chargement.
Pour modifier l'état afin de pouvoir l'importer dans un fichier .mdb et
l'ouvrir dans une version antérieure d'Access, procédez comme suit :
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Dans le fichier .accdb, créez une copie de l'état.
Ouvrez la copie de l'état en mode Page.
Si le volet Regrouper, trier et total n'est pas affiché :
Sous l'onglet Format, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur
Grouper et trier.
Supprimez toutes les lignes du volet Regrouper, trier et total en cliquant
sur le bouton Supprimer situé en regard de chaque ligne.
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Enregistrer
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Fermer la base de
données.
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Recherchez le fichier .mdb dans lequel vous souhaitez importer l'état,
puis cliquez sur Ouvrir.
Importez la copie de l'état dans le fichier .mdb.
Procédure
Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur
Access.
Cliquez sur Parcourir.
Recherchez le fichier .accdb contenant l'état, puis cliquez sur Ouvrir.
Comme vous n'importez aucune table pour le moment, vous pouvez
indifféremment importer ou lier les données source. Cliquez sur OK pour
continuer.
Dans la boîte de dialogue Importer des objets, cliquez sur l'onglet États.
Cliquez sur l'état à importer, puis sur OK.
Si l'opération d'importation réussit, vous êtes invité à enregistrer les
étapes d'importation pour une utilisation ultérieure. Si vous voulez
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enregistrer les étapes, activez la case à cocher Enregistrer les étapes
d'importation, entrez les informations demandées, puis cliquez sur
Enregistrer l'importation. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les étapes,
cliquez sur Fermer .
Access importe l'état et l'affiche dans le volet de navigation.
Ouvrez l'état en mode Page.
Si le volet Liste de champs n'est pas affiché :
Sous l'onglet Format, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter des
champs existants.
Dans le volet Champs disponibles dans les tables associées, recherchez
la table qui contient le champ à afficher dans l'état. Ce champ contiendra
les mêmes valeurs que celles actuellement affichées par le champ Liste
de choix dans l'état.
Faites glisser le champ vers l'état.
Vous disposez à présent de deux colonnes affichant des informations
identiques.
Cliquez avec le bouton droit sur le champ d'affichage que vous venez
d'ajouter, puis cliquez sur l'option de tri à appliquer.
Supprimez le champ d'affichage que vous venez d'ajouter et trier.
Si le volet Regrouper, trier et total n'est pas affiché :
Sous l'onglet Format, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur
Grouper et trier.
Cliquez sur Ajouter un groupe.
Dans la fenêtre contextuelle Champ/Expression, cliquez sur le nom du
champ Liste de choix dans l'état.
L'état est à présent trié et regroupé tel qu'il était dans le fichier .accdb.
Enregistrez et fermez l'état.
Haut de la page
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Voir aussi
Additionner dans les états
Calculer des décomptes dans les états
Créer une expression
Créer, modifier ou supprimer une relation
Modifier un état
Additionner dans les états
Afficher tout
Dans tout état contenant des données numériques, vous pouvez utiliser des
totaux, des moyennes, des pourcentages ou des cumuls pour rendre les données
plus compréhensibles. Cet article indique comment ajouter ces éléments à un
état.
Que voulez-vous faire ?
Ajouter un total ou tout autre agrégat en mode Page
Ajouter un total ou tout autre agrégat en mode Création
Calculer une valeur de pourcentage
Calculer un cumul (total cumulé)
Ajouter un total ou tout autre agrégat en mode Page
Le mode Page offre le moyen le plus rapide d'ajouter totaux, moyennes et autres
agrégats à un état.
1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état, puis
cliquez sur Mode Page.
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2. Cliquez sur le champ dont vous souhaitez obtenir la synthèse. Par
exemple, si vous voulez ajouter un total à une colonne contenant des
valeurs numériques, cliquez sur l'une des valeurs de la colonne.
3. Sous l'onglet Format, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez
sur Totaux.
4. Cliquez sur le type d'agrégat que vous souhaitez ajouter pour le champ.
Le tableau suivant décrit les différents types de fonctions d'agrégation de
Microsoft Office Access 2007 que vous pouvez ajouter à un état.
Calcul Description Fonction
Somme Somme de toutes les valeurs numériques
d'une colonne donnée
Somme()
Moyenne Valeur moyenne de toutes les valeurs
numériques de la colonne
Moy()
Compte Nombre d'éléments contenus dans la
colonne
Compte()
Valeur
maximale
Valeur numérique ou alphabétique la plus
élevée de la colonne
Max()
Valeur
minimale
Valeur numérique ou alphabétique la plus
basse de la colonne
Min()
Écart-type Estimation de l'écart-type pour le jeu de
valeurs de la colonne
ÉcartType()
Variance Estimation de la variance pour le jeu de
valeurs de la colonne
Var()
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Office Access 2007 ajoute une zone de texte à la section Pied d'état et attribue à
sa propriété Source contrôle une expression qui effectue le calcul souhaité. Si
votre état présente des niveaux de regroupement, Access ajoute également une
zone de texte qui effectue le même calcul à chaque section Pied de groupe.
Haut de la page
Ajouter un total ou tout autre agrégat en mode Création
Le mode Création offre un peu plus de latitude quant au positionnement et à la
présentation des totaux. Dans les états groupés, vous pouvez placer les totaux et
autres agrégats dans l'en-tête ou le pied de chaque groupe. Les agrégats au
niveau de l'état peuvent être disposés dans la section En-tête d'état ou Pied d'état.
1. Ouvrez un état en mode Création.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
3. Effectuez l'une des opérations suivantes :
� Pour calculer le total ou la moyenne d'un groupe d'enregistrements,
cliquez dans la section En-tête de groupe ou Pied de groupe.
� Pour calculer le total général ou la moyenne de tous les
enregistrements de l'état, cliquez sur la section En-tête d'état ou Pied
d'état.
La zone de texte est insérée dans la section où vous avez cliqué.
4. Sélectionnez la zone de texte. Si la feuille de propriétés n'est pas déjà
affichée, appuyez sur F4 pour l'afficher.
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5. Cliquez sur l'onglet Données. Dans la zone correspondant à la propriété
Source contrôle, tapez une expression qui fasse appel à la fonction
Somme pour calculer un total ou à la fonction Moyenne pour calculer
une moyenne. Par exemple :
=Sum(Freight)
ou
=Avg(Freight)
CONSEIL Vous pouvez vous aider du Générateur d'expression pour
créer une expression. Pour ouvrir le Générateur d'expression, cliquez sur
dans la zone correspondant à la propriété Source contrôle.
REMARQUE Lorsque vous calculez un total en mode Création à l'aide d'une
fonction d'agrégation, telle que Somme, ou d'une fonction d'agrégation de
domaine, telle que SomDom, vous ne pouvez pas utiliser le nom d'un contrôle
calculé dans la fonction. Vous devez répéter l'expression dans le contrôle
calculé. Par exemple :
=Somme([Quantité] * [Prix unitaire])
Toutefois, s'il existe un champ calculé dans une requête sous-jacente, tel que
=Prix complet: [Quantité] * [Prix unitaire], vous pouvez utiliser le nom de ce
champ dans la fonction Somme, comme dans l'exemple suivant :
=Somme([Prix complet])
Haut de la page
Calculer une valeur de pourcentage
1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état, puis
cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
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2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
3. Effectuez l'une ou l'autre des opérations suivantes ou les deux à la fois :
� Si les totaux de groupes ne sont pas calculés dans l'état, cliquez sur la
section Pied de groupe pour ajouter une zone de texte et afficher les
totaux de groupes.
� Si le total général n'est pas calculé dans l'état, ajoutez une zone de
texte à la section Pied d'état pour afficher le total général.
4. Effectuez l'une ou l'autre des opérations suivantes ou les deux à la fois :
� Pour calculer le pourcentage que représente chaque élément dans un
total de groupe ou le total général, ajoutez une zone de texte à la
section Détail.
� Pour calculer le pourcentage du total général que représente un
groupe d'éléments, ajoutez une zone de texte à la section En-tête de
groupe ou Pied de groupe.
REMARQUE Si votre état comprend plusieurs niveaux de groupe,
placez la zone de texte dans l'en-tête ou le pied correspondant au niveau
dont Access doit calculer le pourcentage.
5. Sélectionnez la zone de texte. Si la feuille de propriétés n'est pas déjà
affichée, appuyez sur F4 pour l'afficher.
6. Cliquez sur l'onglet Données. Dans la zone correspondant à la propriété
Source contrôle, tapez une expression qui divise le total le plus petit par
le total le plus grand (dont fait partie le total le plus petit). Par exemple
:=[DailyTotal]/[GrandTotal].
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CONSEIL Vous pouvez cliquer sur pour créer l'expression à l'aide du
Générateur d'expression.
7. Attribuez à la propriété Format de la zone de texte la valeur
Pourcentage.
Pour plus d'informations sur la création et l'utilisation d'un état groupé, consultez
l'article Créer un état groupé ou de synthèse.
Haut de la page
Calculer un cumul (total cumulé)
Office Access 2007 permet de créer un cumul dans un état. Un cumul
correspond au total cumulé, enregistrement après enregistrement, au sein d'un
groupe, voire de l'état tout entier.
Créer un cumul
1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état, puis
cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
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3. Cliquez dans la section Détail, En-tête de groupe ou Pied de groupe pour
créer une zone de texte.
Si une étiquette apparaît en regard de la zone de texte, supprimez-la ou
remplacez son texte par une valeur explicite.
4. Sélectionnez la zone de texte. Si la feuille de propriétés n'est pas déjà
affichée, appuyez sur F4 pour l'afficher.
5. Cliquez sur l'onglet Données. Dans la zone correspondant à la propriété
Source contrôle, tapez le nom de champ ou l'expression dont vous
souhaitez obtenir le cumul.
Par exemple, Prix complet pour le champ du même nom ou, au niveau du
groupe, tapez l'expression =Somme([Prix complet).
6. Cliquez sur la zone de propriété Cumul.
7. Cliquez sur la flèche déroulante à l'intérieure de la zone de propriété, puis
effectuez l'une des opérations suivantes :
� Si vous voulez que le cumul soit réinitialisé à zéro lorsque le niveau
de regroupement immédiatement supérieur est atteint, sélectionnez
Par groupe dans la liste.
� Si vous voulez que le cumul s'opère jusqu'à la fin de l'état,
sélectionnez En continu dans la liste.
8. Fermez la feuille de propriétés.
REMARQUE Lorsque vous définissez la propriété Cumul sur En continu,
vous pouvez répéter le total général dans la section Pied d'état. Créez une zone
de texte dans le pied d'état et attribuez à sa propriété Source contrôle le nom de
la zone de texte où est calculé le cumul ; par exemple, =[Montant commande].
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Calculer des décomptes dans les états
Afficher tout
Il peut être utile de connaître le nombre d'enregistrements contenus dans un état.
Dans les états groupés ou de synthèse, vous pouvez afficher le nombre
d'enregistrements présents dans chaque groupe. Vous pouvez également ajouter
un numéro de ligne à chaque enregistrement pour faciliter leur référencement.
Cet article explique, pas à pas, comment ajouter des décomptes et des numéros
de ligne à un état.
Que voulez-vous faire ?
Calculer le nombre d'enregistrements dans un état ou un groupe
Ajouter un numéro de ligne pour chaque enregistrement d'un état ou d'un
groupe
Calculer le nombre d'enregistrements dans un état ou un groupe
Le mode Page offre le moyen le plus rapide d'ajouter des décomptes à un état.
Compter les enregistrements en mode Page
1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état, puis
cliquez sur Mode Page dans le menu contextuel.
2. Cliquez sur un champ dont vous souhaitez calculer le décompte. Pour être
certain que tous les enregistrements sont comptés, cliquez sur un champ
dont vous savez qu'il ne contient pas de valeurs Null, tel qu'un champ ID.
3. Sous l'onglet Format, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez
sur Totaux.
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4. Effectuez l'une des opérations suivantes :
� Comptez tous les enregistrements de l'état si une valeur est dans le
champ sélectionné, vous cliquez sur Compter enregistrements.
� Pour compter les enregistrements seul à lesquels une valeur est
destinée dans le champ sélectionné, cliquez sur Count Values.
REMARQUE Count Values n'est pas disponible pour des champs
des types de données suivants :
� Mémo
� Objet OLE
� Lien hypertexte
Access ajoute une zone de texte à la section Pied d'état et attribue à la propriété
Source contrôle une expression exécutant la fonction Compte. Si votre état
présente des niveaux de regroupement, Access ajoute également une zone de
texte qui effectue le même calcul à chaque pied de groupe.
REMARQUE Si vous utilisez le mode Page pour créer une zone de décompte
au niveau d'un champ spécifique, Access crée une expression qui ne compte que
les enregistrements dont le champ en question n'a pas la valeur Null. Par
exemple, si l'état contient 10 enregistrements et que vous ajoutez le décompte à
un champ qui contient trois valeurs Null, la zone de texte affichant le décompte
indique 7 (nombre d'enregistrements contenant des valeurs non Null). Pour
éviter cela, vous pouvez ajouter les zones de décompte aux seuls champs qui
n'autorisent pas les valeurs Null (tel que les champs ID) ; vous pouvez
également modifier la source contrôle de la zone de texte de sorte que
l'ensemble des enregistrements soient toujours comptés, qu'il contiennent ou non
des valeurs Null. Pour ce faire :
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1. Sélectionnez la zone de texte qui présente le décompte. Si la feuille de
propriétés n'est pas déjà affichée, appuyez sur F4 pour l'afficher.
2. Cliquez sur l'onglet Données.
3. Dans la zone correspondant à la propriété Source contrôle, supprimez
l'expression et tapez =Compte(*).
4. Enregistrez l'état et passez en mode État pour afficher les résultats.
Compter les enregistrements en mode Création
1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état, puis
cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
3. Effectuez l'une des opérations suivantes :
� Pour ajouter une zone dénombrant tous les enregistrements de l'état,
cliquez dans la section En-tête d'état ou Pied d'état à l'endroit où vous
souhaitez placer la zone de texte.
� Pour ajouter une zone dénombrant tous les enregistrements de chaque
groupe d'un état groupé, cliquez dans la section En-tête de groupe ou
Pied de groupe à l'endroit où vous souhaitez placer la zone de texte.
4. Sélectionnez la zone de texte et appuyez sur F4 pour afficher la feuille de
propriétés.
5. Cliquez sur l'onglet Données.
6. Dans la zone correspondant à la propriété Source contrôle, tapez
=Compte(*).
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Cette expression fait appel à la fonction Compte pour compter tous les
enregistrements de l'état ou du groupe même si certains champs de
certains enregistrements ont la valeur Null. Pour compter les seuls
enregistrements dont un champ déterminé n'a pas la valeur Null (par
exemple, Nom fournisseur), utilisez plutôt l'expression suivante :
=CDbl(Nz(Compte([Nom fournisseur]),0)).
Haut de la page
Ajouter un numéro de ligne pour chaque enregistrement d'un état ou d'un
groupe
Vous avez la possibilité de numéroter les éléments d'un état. Par exemple, si
vous disposez d'un état Ventes par produit, vous souhaiterez probablement que
le premier élément d'un groupe de produits soit précédé du numéro « 1 », le
second du numéro « 2 », et ainsi de suite jusqu'au groupe de produits suivants,
dont le premier élément sera également précédé du numéro « 1 ».
Vous pouvez numéroter les éléments de votre état en utilisant un contrôle
calculé et en définissant sa propriété Cumul.
1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état, puis
cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
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2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
3. Dans la section Détail de l'état, faites glisser le pointeur de façon à créer
la zone de texte. Veillez à ce qu'elle soit suffisamment large pour
accueillir le numéro d'élément le plus grand.
Par exemple, si vous prévoyez une centaine de commandes, vous aurez
besoin d'un espace suffisant pour au moins trois caractères (100). Si une
étiquette apparaît en regard de la zone de texte, supprimez-la en cliquant
dessus et en appuyant sur Suppr. Si vous avez placé la zone de texte près
de la marge gauche, le libellé peut être caché sous la zone de texte. Avec
la poignée de déplacement du coin supérieur gauche de la zone de texte,
faites glisser la zone de texte vers la droite afin que le libellé soit visible.
Vous pouvez alors cliquer sur libellé puis appuyer sur Suppr..
4. Sélectionnez la zone de texte. Si la feuille de propriétés n'est pas déjà
affichée, appuyez sur F4 pour l'afficher.
5. Cliquez sur l'onglet Toutes. Dans la zone correspondant à la propriété
Nom, tapez un nom, tel que NuméroÉlémenttxt.
6. Cliquez sur l'onglet Données.
7. Dans la zone correspondant à la propriété Cumul, sélectionnez Par
groupe.
8. Dans la zone correspondant à la propriété Source contrôle, tapez =1.
9. Cliquez sur l'onglet Format.
10. Dans la zone correspondant à la propriété Format, tapez #. (signe dièse
suivi d'un point).
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Le numéro de ligne affiché à l'écran sera ainsi suivi d'un point.
11. Enregistrez l'état et passez en mode État pour afficher les résultats.
Créer un état simple
Afficher tout
Vous pouvez créer un grand nombre d'états différents dans Microsoft Office
Access 2007, du plus simple au plus complexe. Pour commencer, penchez-vous
sur la source d'enregistrements de votre état. Si votre état est constitué d'une
simple liste d'enregistrements ou d'un état des ventes dans une région, vous
devez d'abord définir les champs qui contiendront les données à afficher dans
l'état, ainsi que les tables ou les requêtes dans lesquelles elles seront stockées.
Après avoir choisi votre source d'enregistrement, vous trouverez généralement
plus facile de créer votre état en utilisant l'Assistant État. L'Assistant État est une
fonctionnalité Access qui vous guide, via une série de questions, et génère
ensuite un état basé sur vos réponses.
Que voulez-vous faire ?
Choisir une source d'enregistrements
Créer un état à l'aide de l'Assistant État
Créer un état à l'aide de l'Assistant État
Créer un état en utilisant l'outil État vide
Présentation des sections d'un état
Présentation des contrôles
Affiner la présentation de votre état en mode Page
Affiner la présentation de votre état en mode Création
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Ajouter des contrôles à l'état
Enregistrer votre travail
Afficher, imprimer ou envoyer votre état sous forme de message électronique
Choisir une source d'enregistrement
Un état est constitué d'informations provenant de tables ou de requêtes, ainsi que
d'informations stockées dans la structure même de l'état, telles que des
étiquettes, des en-têtes et des graphiques. Les tables et les requêtes contenant les
données sous-jacentes sont également appelées « source d'enregistrement de
l'état ». Si les champs à inclure sont tous stockés dans une seule table, utilisez
cette table comme source d'enregistrement. Si les champs proviennent de
plusieurs tables, vous devez utiliser une ou plusieurs requêtes comme source
d'enregistrement. Dans certains cas, ces requêtes existent déjà dans la base de
données. Dans d'autres cas, vous devez créer de nouvelles requêtes, en fonction
des besoins de l'état. La section Voir aussi contient des liens vers des
informations complémentaires.
Haut de la page
Créer un état à l'aide de l'Assistant État
L'outil État est le moyen de création d'état le plus rapide, car la génération d'état
est automatique, sans demande d'informations. L'état affiche tous les champs
provenant de la table ou de la requête sous-jacente. L'outil État ne peut créer le
produit finalisé, mais il est très pratique pour donner un aperçu rapide des
données sous-jacentes. Vous pouvez enregistrer l'état en mode Page ou en mode
Création, en fonction de vos besoins.
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1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table sur laquelle vous voulez
baser le rapport ou la requête.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur État.
Access crée et affiche l'état en mode Page.
3. La section Afficher, imprimer ou envoyer votre état sous forme de
message électronique contient plus d'informations sur l'affichage et
l'impression de votre état.
Une fois l'état affiché, vous pouvez l'enregistrer, puis fermer, soit l'état et les
données sous-jacentes, soit la requête utilisée comme source d'enregistrement. À
la prochaine ouverture de l'état, Access affichera les données les plus récentes de
la source d'enregistrement.
Haut de la page
Créer un état en utilisant l'Assistant État
Vous pouvez utiliser l'Assistant État pour affiner la sélection des champs
constitutifs de votre état. Vous pouvez également spécifier le mode de
regroupement et de tri des données, et utiliser des champs provenant de
plusieurs tables ou requêtes, à condition d'avoir défini au préalable les relations
entre les tables et les requêtes. La section Voir aussi contient plus
d'informations sur la création des relations.
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Assistant État.
2. Suivez les instructions de l'Assistant État. Sur la dernière page de
l'Assistant, cliquez sur Terminer.
Sur l'aperçu de l'état, vous apercevez l'état tel qu'il apparaîtra à
l'impression. Vous pouvez également augmenter le grossissement en
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utilisant la fonction zoom pour un aperçu détaillé. La section Visualiser,
imprimer ou envoyer votre état sous la forme d'un courrier électronique
contient plus d'informations sur l'affichage et l'impression de votre état.
REMARQUE Si vous souhaitez inclure des champs provenant de plusieurs
tables et requêtes dans votre état, ne cliquez pas sur Suivant ou Terminer après
la sélection des champs de la première table ou requête, dans l'Assistant État.
Répétez les étapes de sélection d'une table ou d'une requête, et cliquez sur les
champs supplémentaires à inclure dans l'état. Cliquez ensuite sur Suivant ou sur
Terminer pour continuer.
Créer des étiquettes par le biais de l'Assistant Étiquette
L'Assistant Étiquette permet de créer facilement des étiquettes, pour un grand
nombre de tailles d'étiquette standard.
1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table ou la requête qui
servira de source d'enregistrement pour l'ouvrir.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Étiquettes.
3. Suivez les instructions de l'Assistant Étiquette. Sur la dernière page de
l'Assistant, cliquez sur Terminer.
Access affiche vos étiquettes en mode Aperçu avant impression, de façon à les
afficher telles qu'elles apparaîtront à impression. Le contrôle de curseur dans la
barre d'état vous permet d'agrandir les détails. La section Visualiser, imprimer
ou envoyer votre état sous la forme d'un courrier électronique contient plus
d'informations sur l'affichage et l'impression de votre état.
REMARQUE Aperçu avant impression est la seule vue que vous pouvez
utiliser pour afficher plusieurs colonnes, toutes les autres vues affichent les
données dans une seule colonne.
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Créer un état en utilisant l'outil État vide
Si vous ne souhaitez pas utiliser l'outil État ou l'Assistant État, vous pouvez
utiliser l'outil État vide pour créer un état vide. Il s'agit d'un moyen très rapide de
créer un état, en particulier si vous envisagez de n'insérer que quelques champs
dans votre état. Pour utiliser l'outil État vide, procédez comme suit :
1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur État vide.
Un état vide s'affiche, en mode Page, et la Liste des champs s'affiche sur
la partie droite de la fenêtre Access.
2. Dans la Liste des champs, cliquez sur le signe plus affiché en regard de
la ou des tables contenant les champs à afficher dans l'état.
3. Faites glisser les champs un à un dans l'état ou, tout en maintenant la
touche CTRL enfoncée, sélectionnez plusieurs champs et faites-les glisser
simultanément dans l'état.
4. Utilisez les outils du groupe Contrôles, sous l'onglet Mise en forme ,
pour ajouter le logo, le titre, les numéros de page, la date et l'heure à l'état.
Pour plus d'informations sur l'ajout de fonctionnalités à votre état, suivez les
liens de la section Voir aussi.
Haut de la page
Présentation des sections d'un état
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La structure d'un état Access est divisée en sections. Affichez votre état en mode
Création pour afficher ces sections. Pour créer des états performants, il est
important de comprendre le fonctionnement de chaque section. Par exemple, la
section dans laquelle vous placerez un contrôle calculé détermine le mode de
calcul des résultats dans Access. La liste suivante présente la synthèse des types
de sections, et leur utilisation respective :
En-tête d'état L'en-tête est imprimé une seule fois, dans la partie
supérieure de l'état. En règle générale, l'en-tête d'un état regroupe les
informations habituelles d'une page de garde, telles que logo, titre ou date.
Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction de
regroupement Somme dans l'en-tête d'état, la somme est calculée pour
l'état entier. L'en-tête d'état est imprimé avant l'en-tête de page.
En-tête de page Cette section est imprimée en haut de chaque page. Par
exemple, utilisez un en-tête de page pour répéter le titre d'un état sur
chaque page.
En-tête de groupe L'en-tête de groupe est imprimé au début de chaque
nouveau groupe d'enregistrements. Cet en-tête de groupe permet
d'imprimer le nom du groupe. Par exemple, dans un état où les éléments
sont regroupés par produit, utilisez l'en-tête de groupe pour imprimer le
nom du produit. Lorsque vous placez un contrôle calculé utilisant la
fonction de regroupement Somme dans l'entête de groupe, la somme est
calculée pour le groupe actif.
Détail Le détail est imprimé une seule fois, pour chaque ligne de la source
d'enregistrement. L'emplacement des contrôles constitue le corps de l'état.
Pied de page de groupe Imprimé au bas de chaque groupe
d'enregistrements. Utilisez un pied de page pour imprimer un résumé des
informations d'un groupe.
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Pied de page Imprimé au bas de chaque page. Utilisez un pied de page
pour imprimer les numéros de page ou des informations sur les pages.
Pied d'état Imprimé une seule fois, au bas de l'état. Le pied d'état permet
d'imprimer le total des états, ou d'autres informations de synthèse relatives
à l'ensemble de l'état.
REMARQUE En mode Création, le pied d'états'affiche sous le pied de
page. Notez toutefois que lors de l'impression, ou en mode Aperçu avant
impression, le pied d'état s'affiche sous le pied de page, juste après le
dernier pied de groupe ou la ligne de détail de la dernière page.
Haut de la page
Présentation des contrôles
Les contrôles sont des objets qui affichent des données, effectuent des actions et
vous permettent d'afficher et d'utiliser des informations susceptibles d'améliorer
l'interface utilisateur, telles que des étiquettes et des images. Accès prend en
charge trois types de contrôles : dépendants, indépendants et calculés :
Contrôle dépendant Un contrôle dont la source de données est un champ
de table ou de requête est un contrôle dépendant. Les contrôles
dépendants permettent d'afficher des valeurs provenant des champs de
votre base de données. Ces valeurs peuvent être de natures diverses :
texte, dates, nombres, valeurs Oui/Non, images ou graphiques. Les
contrôles dépendants sont généralement constitués de zones de texte. Par
exemple, une zone de texte d'un formulaire affichant le nom d'un employé
peut extraire cette information du champ Nom de la table Employés.
Contrôle indépendant Un contrôle qui n'est pas lié à une source de
données (champ ou expression) est un contrôle indépendant. Utilisez les
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contrôles indépendants pour afficher des informations, des lignes, des
rectangles et des images. Par exemple, une étiquette affichant le titre d'un
état est un contrôle indépendant.
Contrôle calculé Un contrôle dont la source de données est une
expression, et non un champ, est un contrôle calculé. Vous pouvez définir
la valeur de votre choix pour le contrôle en définissant une expression
comme source de données pour le contrôle. Une expression est une
combinaison d'opérateurs (tels que = et + ), des noms de contrôles, des
noms de champs, des fonctions renvoyant une valeur unique et des
valeurs constantes. Par exemple, l'expression suivante calcule le prix d'un
article avec une remise de 25 pourcent en multipliant la valeur du champ
Prix unitaire par une valeur constante (0,75).
= [Prix unitaire] * 0,75
Une expression peut utiliser des données provenant d'un champ de la table
ou de la requête sous-jacente, ou d'un contrôle de l'état.
Pour plus d'informations sur les expressions, suivez les liens de la section
Voir aussi.
Lors de la création d'un état, il est recommandé d'ajouter et d'organiser d'abord
tous les contrôles dépendants, surtout s'ils constituent la majeure partie de l'état.
Vous pouvez ensuite ajouter les contrôles indépendants et calculés qui
complètent la conception avec les outils du groupe Contrôles de
l'ongletCréation.
Vous pouvez lier un contrôle de zone de texte à un champ en identifiant le
champ d'où proviennent les données du contrôle. Vous pouvez créer un contrôle
lié au champ sélectionné en faisant glisser le champ depuis la zone Liste de
champs sur l'état. La Liste de champs affiche les champs provenant de la table
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ou de la requête sous-jacente de l'état. Pour afficher la Liste de champs, sous
l'ongletCréation, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter des champs
existants.
Vous pouvez également lier un champ à un contrôle en tapant le nom de champ,
directement dans le contrôle ou dans la zone de la valeur SourceContrôle dans
la feuille de propriétés du contrôle. La feuille de propriétés permet de définir les
caractéristiques du contrôle, par exemple son nom, la source de ses données et
son format.
La Liste de champs constitue le meilleur moyen de créer un contrôle, pour deux
raisons :
Un contrôle dépendant possède un libellé attaché, qui porte
systématiquement le nom du champ (ou de la légende définie pour ce
champ dans la table ou requête sous-jacente), de sorte que vous ne devez
pas taper le nom de la légende manuellement.
Un contrôle dépendante hérite de la plupart des paramètres du champ de
la table sous-jacente, telles que les propriétés Format, Décimales et
MasqueSaisie). Vous pouvez donc vous assurer que ces propriétés de
champ resteront les mêmes à chaque création d'une zone de texte liée à ce
champ.
Si vous avez déjà créé un contrôle indépendant que vous voulez lier à un champ,
définissez la propriétéSourceContrôlesur le nom du champ. Pour plus
d'informations sur la propriété SourceContrôle, lancez une recherche du terme
« SourceContrôle » dans l'aide en ligne.
Haut de la page
Affiner la présentation de votre état en mode Page
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Après avoir créé un état, vous pouvez facilement affiner sa présentation en
utilisant le mode d'affichage Page. En vous basant sur les données de l'état actif,
vous pouvez ajuster la largeur des colonnes et les réorganiser, et ajouter des
niveaux de regroupement et de totaux. Vous pouvez placer de nouveaux champs
dans l'état, et définir les propriétés pour l'état et les contrôles correspondants.
Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'état
dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page ..
Access affiche l'état en mode Page.
La feuille de propriétés permet de modifier les propriétés de l'état, ainsi que ses
contrôles et ses sections. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.
Le volet Liste des champs permet d'ajouter des champs de la table ou de la
requête sous-jacente à la présentation de votre état. Pour afficher le volet Liste
des champs, effectuez l'une des opérations suivantes :
Sous l'onglet Format, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter des
champs existants.
Appuyez sur Alt+F8.
Vous pouvez alors ajouter des champs en les faisant glisser du volet Liste des
champs dans l'état.
Haut de la page
Affiner la présentation de votre état en mode Création
Vous pouvez également affiner la présentation de votre état en travaillant en
mode Création. Vous pouvez ajouter de nouveaux contrôles et champs dans
votre état, en les ajoutant à la grille de création. La feuille de propriétés vous
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permet d'accéder à un grand nombre de propriétés que vous pouvez définir pour
personnaliser votre état.
Pour basculer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'état
dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création. .
Access affiche l'état en mode Création.
La feuille de propriétés permet de modifier les propriétés de l'état, ainsi que ses
contrôles et ses sections. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.
Le volet Liste des champs permet d'ajouter des champs de la table ou de la
requête sous-jacente à la présentation de votre état. Pour afficher le volet Liste
des champs, effectuez l'une des opérations suivantes :
Sous l'onglet Format, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter des
champs existants.
Appuyez sur Alt+F8.
Vous pouvez alors ajouter des champs en les faisant glisser du volet Liste des
champs dans l'état.
Haut de la page
Ajouter des champs du volet Liste des champs
Pour ajouter un seul champ, faites glisser le champ de la Liste des
champs vers la section dans laquelle il doit s'afficher dans l'état.
Pour ajouter plusieurs champs en même temps, maintenez la touche
CTRL enfoncée et cliquez sur les champs de votre choix. Faites glisser les
champs sélectionnés dans l'état.
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Lorsque vous placez les champs dans une section d'état, Access crée
automatiquement une zone de texte dépendante pour chaque champ et insère un
contrôle d'étiquette en regard de chaque champ.
Haut de la page
Ajouter des contrôles à l'état
Certains contrôles sont automatiquement créés, comme le contrôle lié de zone de
texte, créé automatiquement lors de l'ajout d'un champ depuis la Liste des
champs dans l'état Vous pouvez créer un grand nombre d'autres contrôles en
mode Création, en utilisant les outils du groupe Contrôles, sous l'onglet
Création.
Afficher le nom d'un outil
Déplacez le curseur au-dessus de l'outil.
Access affiche le nom de l'outil.
Créer un contrôle à l'aide des outils du groupe Contrôles
1. Cliquez sur l'outil du type de contrôle que vous ajoutez. Par exemple pour
créer une case à cocher, cliquez sur l'outil Case à cocher .
2. Cliquez dans la grille de création de l'état, à l'emplacement souhaité pour
le coin supérieur droit du contrôle. Cliquez une fois pour créer un contrôle
dont la taille est définie par défaut, ou cliquez sur l'outil et faites-le glisser
dans la grille de création d'état pour créer un contrôle de la taille de votre
choix.
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3. Si vous ne positionnez pas le contrôle parfaitement à la première
tentative, vous pourrez le déplacer ultérieurement, en procédant comme
suit :
1. Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner.
2. Positionnez le pointeur de la souris sur le bord du contrôle jusqu'à ce
que ce pointeur devienne une flèche à quatre pointes .
3. Cliquez et faites glisser le contrôle à l'emplacement souhaité.
Cette procédure crée un contrôle « indépendant ». Si le type du contrôle permet
d'afficher des données (une zone de texte ou une case à cocher, par exemple),
vous devez taper un nom de champ ou une expression dans la propriété Source
contrôle pour paramétrer l'affichage des données. Pour plus d'informations,
consultez la section Présentation des contrôles dans cette rubrique.
Afficher la feuille de propriétés
Pour afficher la feuille de propriétés en mode Création, procédez comme suit :
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de
propriétés.
Appuyez sur F4.
Haut de la page
Enregistrer votre travail
Après avoir enregistré la structure de votre état, vous pouvez l'exécuter aussi
souvent que vous le souhaitez. La structure de l'état reste inchangée, mais vous
accéderez aux données actuelles à chaque impression de l'état. En cas de
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modification des besoins, vous pouvez modifier la structure de l'état, ou créer un
nouvel état similaire, basé sur l'original.
Enregistrer la structure de votre état
1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis cliquez sur
Enregistrer
Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer dans la barre d'outils
Accès rapide.
2. Si l'état ne possède pas de titre, tapez un nom dans la zone Nom de l'état,
puis cliquez sur OK .
Enregistrer votre structure d'état sous un nouveau nom
1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Enregistrer sous.
2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom dans la zone
Enregistrer l'état sous, sélectionnez État dans la zoneSous , et cliquez
sur OK.
Haut de la page
Afficher, imprimer ou envoyer votre état sous forme de message
électronique
Après avoir enregistré votre structure d'état, vous pouvez l'utiliser autant de fois
que nécessaire. La structure reste inchangée, mais vous accéderez aux données
actuelles à chaque affichage ou impression de l'état. Si vos besoins changent,
vous pouvez modifier la structure de l'état et en créer un autre, similaire à
l'original.
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Afficher votre état
Il existe plusieurs façons d'afficher un état. Le mode d'affichage choisi doit
dépendre de l'utilisation à laquelle votre état et ses données sont destinés :
Si vous souhaitez apporter des modifications temporaires aux données
affichées sur l'état avant de l'imprimer, ou si vous souhaitez copier
certaines données de l'état dans le Presse-papiers, utilisez le mode
Affichage de l'état.
Ce mode d'affichage vous permet de pouvoir changer la structure de
l'état, tout en gardant les données affichées.
Si vous souhaitez simplement afficher l'état tel qu'il sera imprimé, utilisez
le mode d'affichage Aperçu avant impression.
REMARQUE Si votre état est composé de plusieurs colonnes, vous ne pouvez
voir la disposition des colonnes que dans dans l'aperçu avant impression. La vue
Page et la vue État affichent l'état sous la forme d'une colonne simple.
Afficher votre état en mode Affichage de l'état
Ce mode d'affichage est utilisé par défaut lorsque vous double-cliquez sur un
état dans le volet de navigation. Si l'état n'est pas ouvert, double-cliquez dessus
dans le volet de navigation pour l'afficher en mode Affichage de l'état.
Si l'état est déjà ouvert, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'état dans le
volet de navigation, puis cliquez surAffichage de l'état.
Utiliser vos données en mode Affichage de l'état
En mode Affichage de l'état, vous pouvez sélectionner un texte et le copier dans
le Presse-papiers. Pour sélectionner des lignes entières, cliquez et faites-les
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glisser dans la marge située en regard des lignes que vous souhaitez
sélectionner. Vous pouvez ensuite copier par l'une des opérations suivantes :
Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Copier.
Cliquez avec le bouton droit sur les lignes sélectionnées, puis cliquez sur
Copier.
Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+C.
Afficher uniquement les lignes voulues en appliquant des filtres
Vous pouvez appliquer directement des filtres à votre état, sans quitter le mode
Affichage de l'état. Par exemple, si vous possédez une colonne « Pays » et que
vous souhaitez afficher uniquement les lignes dont « Canada » est le pays,
procédez comme suit :
1. Recherchez le mot « Canada » dans l'état et cliquez dessus avec le bouton
droit.
2. Cliquez sur Est égal à « Canada ».
Access crée et applique le filtre.
Créer un filtre plus détaillé
1. Cliquez avec le bouton droit sur le champ que vous voulez filtrer.
2. Cliquez sur Filtres courants.
3. Cliquez sur la condition de filtre de votre choix.
4. Entrez vos critères.
Activer ou désactiver un filtre
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Vous pouvez commuter entre les affichages filtré et non filtré en cliquant sur
Basculer le filtre du groupe Tri et filtre de l'onglet Accueil. Ceci ne supprime
pas le filtre, mais l'active ou le désactive.
Supprimer un champ
1. Cliquez avec le bouton droit sur le champ duquel vous souhaitez
supprimer le filtre.
2. Cliquez sur Supprimer le filtre.
Lorsqu'un filtre a été supprimé, vous ne pouvez pas le rappeler avec la
commande Basculer le filtre. Vous devez d'abord recréer le filtre.
REMARQUE Si vous appliquez un filtre à un état avant de l'enregistrer et de le
fermer, le filtre sera enregistré. En revanche, à la prochaine ouverture de l'état,
Access ne l'appliquera pas. Pour réappliquer le filtre, sous l'onglet Accueil du
groupe Trier et filtrer, cliquez sur Basculer le filtre.
Afficher l'aperçu de votre état en utilisant l'aperçu avant impression
Cliquez avec le bouton droit sur son nom dans le volet de navigation, puis
cliquez surAperçu avant impression dans le menu contextuel.
Vous pouvez utiliser les boutons de navigation pour afficher les pages d'un état
dans un ordre séquentiel, ou pour passer à une page spécifique de l'état.
Cliquez pour afficher la première page.
Cliquez pour afficher la page précédente.
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Cliquez pour afficher la page suivante.
Cliquez pour afficher la dernière page.
Tapez un numéro de page dans cette zone et puis appuyez sur ENTRÉE pour
accéder à une page spécifique.
En mode Aperçu avant impression, vous pouvez effectuer un zoom avant pour
agrandir des détails ou un zoom arrière pour avoir une vue d'ensemble des
données sur la page. Déplacez le pointeur de la souris sur l'état et cliquez une
fois. Pour annuler l'effet du zoom, cliquez une seconde fois. Vous pouvez
également utiliser la commande Zoom dans la barre d'état pour effectuer un
zoom avant ou arrière.
Pour fermer l'aperçu avant impression, effectuez l'une des opérations suivantes :
Dans l'onglet Aperçu avant impression, cliquez sur Fermer l'aperçu
avant impression.
Cliquez avec le bouton droit sur l'état dans le volet de navigation, puis
cliquez sur Mode Page ou Mode Création dans le menu
contextuel.
CONSEIL Après avoir affiché l'aperçu de votre état, vous pouvez exporter les
résultats dans Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, ou
dans plusieurs autres programmes Office. Sous l'onglet Données externes, dans
le groupe Exporter les données, cliquez sur le bouton correspondant au format
souhaité et suivez les instructions affichées.
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Imprimer votre état
Vous pouvez imprimer un état ouvert dans l'un des modes ou même s'il est
fermé. Avant de lancer l'impression, vérifiez attentivement les paramètres de
mise en page, telles que les marges ou l'orientation de la page. Étant donné
qu'Access enregistre les paramètres de mise en page avec l'état, vous ne devez
les définir qu'une seule fois. Vous pourrez ensuite les redéfinir si nécessaire.
Modifier les paramètres de mise en page
1. Ouvrez l'état en mode Aperçu avant impression. Vous pouvez modifier
les pramètres de mise en page dans chaque vue, mais il est préférable
d'utiliser l'Aperçu avant impression, car vous pouvez y consulter
directement les effets des différents changements.
2. Dans l'onglet Aperçu avant impression du groupe Mise en page, cliquez
sur Portrait ou Paysage pour définir l'orientation de la page,
cliquez ensuite sur Format pour définir la taille du papier, sur Marges
pour définir les marges, etc.
3. Après avoir apporté une modification, utilisez les boutons de navigation
pour afficher les autres pages et vérifier que vous n'avez créé aucun
problème de mise en forme sur les pages suivantes.
Envoyer votre état vers une imprimante
1. Ouvrez l'état dans n'importe quel mode ou sélectionnez l'état dans le volet
de navigation.
2. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Imprimer.
Access affiche la boîte de dialogue Imprimer.
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3. Sélectionnez les options appropriées telles que le choix de l'imprimante,
la plage d'impression et le nombre de copies.
4. Cliquez sur OK.
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Envoyer votre état sous forme de message électronique
Vous pouvez envoyer votre état au destinataire de votre choix, sous forme d'un
message électronique, au lieu d'en imprimer une copie sur papier :
1. Dans le volet de navigation, cliquez sur l'état pour le sélectionner puis
cliquez sur le Bouton Microsoft Office puis cliquez sur Envoyer .
2. Dans la boîte de dialogue Envoyer, dans la liste Sélectionner format
d'envoi, cliquez sur le format de fichier que vous voulez utiliser.
3. Complétez les zones des autres boîtes de dialogue.
4. Dans votre application de messagerie, tapez le message et envoyez-le.
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Créer des étiquettes à imprimer
Microsoft Office Access 2007 vous offre plusieurs possibilités en matière de
création d'étiquettes contenant des données stockées dans vos tables Access. La
solution la plus simple consiste à utiliser l'Assistant Étiquette pour créer et
imprimer des étiquettes à partir d'un état de votre création. Par ailleurs, vous
pouvez importer des données dans Access à partir d'autres sources, comme des
classeurs Microsoft Office Excel 2007 et des listes de contacts Microsoft Office
Outlook 2007, et « fusionner » ces données ou des tables Access existantes avec
un document Microsoft Office Word 2007 pour finalement créer et imprimer des
étiquettes sous Word.
Que voulez-vous faire ?
Créer et imprimer des étiquettes dans Access
Conseils et astuces pour créer des étiquettes
Imprimer des données Access à l'aide de l'Assistant Fusion et publipostage de
Word
Créer et imprimer des étiquettes dans Access
Dans Access, les étiquettes sont créées sous forme d'état dans un format de page
réduit correspondant à la taille de l'étiquette souhaitée. Même si les étiquettes
sont le plus souvent utilisées dans le cadre des publipostages, les données
Access peuvent être imprimées sous forme d'étiquettes à des fins diverses. Dans
le cas des étiquettes de publipostage, l'état obtient les données d'adresse des
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tables ou des requêtes contenant les adresses. L'impression de l'état produit une
seule étiquette pour chaque adresse issue de la source d'enregistrement sous-
jacente.
L'Assistant Étiquette vous pose une série de questions au sujet des étiquettes et
des données que vous souhaitez y faire figurer. L'Assistant crée l'état, que vous
pouvez ensuite personnaliser, si nécessaire.
Créer des étiquettes à l'aide de l'Assistant Étiquette dans Access
1. Dans le volet de navigation, sélectionnez ou ouvrez la table ou la requête
qui doit servir de source d'enregistrement à vos étiquettes.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Étiquettes .
Access démarre l'Assistant Étiquette.
3. Si vous connaissez le fabricant et le numéro de produit des étiquettes :
� Choisissez le fabricant dans la zone Filtrer par fabricant.
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� Sélectionnez votre étiquette dans la zone Quelle taille d'étiquettes
souhaitez-vous ?.
Sinon, essayez de trouver un produit dont les valeurs indiquées dans les
colonnes Dimensions et Nombre de front correspondent à vos étiquettes.
Si vous ne trouvez pas d'étiquette correspondante :
� Cliquez sur Personnaliser et sur Nouveau.
La boîte de dialogue Nouvelle étiquette s'affiche.
� Mesurez vos étiquettes et entrez les relevés dans les zones
appropriées de la boîte de dialogue Nouvelle étiquette.
� Attribuez un nom aux étiquettes personnalisées dans la zone de texte
Nom étiquette, choisissez le type d'étiquette et l'orientation
souhaités, puis cliquez sur OK.
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Si vous souhaitez sélectionner une étiquette personnalisée que vous
avez déjà créée :
� Cliquez sur Afficher tailles d'étiquettes personnalisées, puis cliquez
sur l'étiquette personnalisée souhaitée.
4. Sélectionnez Feuille à feuille ou Continu sous Type d'étiquette, puis
cliquez sur Suivant.
5. Sélectionnez le nom de la police, la taille, l'épaisseur et la couleur du texte
de l'étiquette, puis cliquez sur Suivant.
6. Dans la page Que souhaitez-vous sur votre étiquette de publipostage
de l'Assistant, choisissez les champs qui doivent figurer sur vos étiquettes
dans la liste Champs disponibles, puis double-cliquez dessus pour les
ajouter à la zone Étiquette prototype.
� Pour ajouter un espace entre les champs de la zone Étiquette
prototype, appuyez sur la touche ESPACE.
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� Pour créer une nouvelle ligne, appuyez sur ENTRÉE.
� Pour naviguer entre les champs et les lignes, utilisez les touches
fléchées.
� Pour supprimer un champ de la zone, appuyez sur la touche ESPACE.
� Pour ajouter du texte ou un signe de ponctuation supplémentaire (par
exemple, une virgule après le nom de ville), placez le curseur à
l'endroit où le texte doit apparaître, cliquez et commencez la saisie.
Ce texte sera identique sur chaque étiquette.
REMARQUE Vous ne pouvez ajouter que les types de champs suivants
à l'aide de l'Assistant Étiquette : Texte, Numérique, Date/Heure,
Monétaire, Oui/Non ou Pièce jointe. Pour ajouter des champs des types
Mémo, Objet OLE ou Lien hypertexte, ouvrez l'état avec étiquette en
mode Création après avoir terminé l'Assistant Étiquette, puis utilisez le
volet Liste de champs pour ajouter les champs. Pour ouvrir le volet Liste
de champs lorsque l'état est en mode Création, appuyez sur ALT+F8.
Dès lors que vous êtes satisfait de la disposition des champs sur
l'étiquette, cliquez sur Suivant.
7. Dans la page suivante, vous pouvez choisir les champs en fonction
desquels vos étiquettes seront triées. Par exemple, vous pouvez choisir
d'effectuer un tri par code postal dans le cas d'un publipostage à grande
échelle. Sélectionnez les champs de tri souhaités dans la liste Champs
disponibles, puis double-cliquez dessus pour les ajouter à la zone Trier
sur. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.
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8. Dans la dernière page, attribuez un nom aux étiquettes, puis cliquez sur
Terminer.
Si vous choisissez Afficher les étiquettes telles qu'elles seront
imprimées dans la dernière page de l'Assistant Étiquette, Access affiche
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les étiquettes en mode Aperçu avant impression. Vous pouvez cliquer sur
l'étiquette pour effectuer un zoom avant et arrière ou utiliser la contrôle de
zoom dans la barre d'état.
Si vous choisissez Modifier la structure des étiquettes dans la dernière
page de l'Assistant Étiquette, Access affiche l'état des étiquettes en mode
Création.
Personnaliser l'aspect de l'étiquette
Si les étiquettes résultantes n'ont pas l'aspect que vous attendiez, vous pouvez
personnaliser leur mise en page en ouvrant l'état en mode Création et en
apportant vos modifications. Lorsque vous travaillez sur des étiquettes, il est
généralement plus facile d'utiliser le mode Création, car vous bénéficiez d'une
plus grande précision en termes de mise en page. Pour apprécier les résultats des
modifications que vous avez apportées en mode Création, passez en mode
Aperçu avant impression.
Si vos données ne s'alignent pas correctement sur les étiquettes
Dans bon nombre de cas, vous pouvez résoudre les problèmes mineurs de mise
en page des étiquettes en effectuant des ajustements en mode Création. Vous
pouvez déplacer les contrôles et ajuster la taille des étiquettes en modifiant la
largeur ou la hauteur de la section Détail.
Pour passer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur l'état dans le
volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel
qui s'affiche.
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Si vous devez modifier les marges ou l'espacement entre les étiquettes, vous
pouvez utiliser la boîte de dialogue Mise en page pendant que vous êtes en
mode Création.
Sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquez sur Colonnes
. La boîte de dialogue Mise en page s'affiche avec l'onglet Colonnes
sélectionné.
Vous pouvez modifier les paramètres suivants dans les trois sections de la boîte
de dialogue Mise en page :
Section Option Description
Paramètres
de la grille
Nombre de
colonnes
Cette valeur doit être égale au nombre
d'étiquettes présentes sur la page.
Espacement de
lignes
Entrez une nouvelle valeur pour
augmenter ou diminuer l'espace vertical
entre les lignes des étiquettes.
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Espacement de
colonnes
Entrez une nouvelle valeur pour
augmenter ou diminuer l'espace
horizontal entre les colonnes des
étiquettes.
Taille des
colonnes
Largeur Tenez compte du paramétrage des
marges et de l'espacement de colonnes
lors de la définition de cette valeur.
Vous pouvez vérifier et ajuster les
marges en cliquant sur Options
d'impression dans la boîte de dialogue
Mise en page.
Hauteur Permet d'ajuster la hauteur de chaque
étiquette, si nécessaire.
Comme section
Détail
Lorsque cette case à cocher est activée,
la largeur et la hauteur des colonnes est
identique à la largeur et la hauteur de la
section Détail en mode Création.
Format des
colonnes
Vers la bas,
ensuite vers la
droite
Si vous activez cette case d'option, les
données de vos étiquettes s'impriment
dans la première colonne, puis dans la
deuxième, et ainsi de suite.
Vers la droite,
ensuite vers le
bas
Si vous activez cette case d'option, les
données de vos étiquettes s'impriment
sur la première ligne, puis sur la
deuxième, et ainsi de suite.
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REMARQUE Vous pouvez également utiliser la boîte de dialogue Mise en
page en mode Aperçu avant impression. Lorsque vous cliquez sur OK pour
fermer la boîte de dialogue, vous pouvez apprécier l'effet de votre nouveau
paramétrage sur les étiquettes.
Avant d'atteindre un alignement optimal de vos données sur les étiquettes, vous
devrez peut-être faire des essais, notamment dans le cas des étiquettes à
plusieurs colonnes en feuille à feuille. Un état d'étiquettes se compose de
plusieurs zones, chacune occupant de l'espace. Par exemple, il y a les étiquettes
elles-mêmes, l'espace entre les étiquettes, et l'espace occupé par les marges des
pages. Ainsi, si votre feuille d'étiquettes affiche une largeur de 21,59 cm et que
vous utilisez une marge de 0,64 cm à gauche et à droite, il ne vous restera que
20,23 cm d'espace disponible (21,5 moins 1,27). Si vous concevez un état pour
deux colonnes d'étiquettes et que vous utilisez un espacement de 0,65 cm entre
les étiquettes (paramètre Espacement de colonnes dans la boîte de dialogue Mise
en page), vous ne disposerez plus que de 19,68 cm pour les étiquettes elles-
mêmes. Par conséquent, la largeur de la section Détail ne doit pas dépasser 9,84
cm (19,68 / 2 colonnes) pour que les données s'affichent intégralement. Le
même principe s'applique sur le plan vertical (vous devez tenir compte des
marges du haut et du bas et de l'espacement des lignes au moment d'ajuster la
hauteur de vos étiquettes).
Si les paramètres de la boîte de dialogue Mise en page et/ou la largeur des
contrôles dans la structure de l'état font que certaines informations manquent
lors de l'impression ou de l'aperçu de la page, Access affiche le message « Il est
possible que certaines données ne soient pas affichées ». Cela indique sûrement
que vous devez ajuster les paramètres de mise en page et peut-être même la
taille des contrôles dans la structure de votre état. Si vous obtenez ce message,
essayez l'une des opérations suivantes :
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Réduisez la largeur des contrôles dans la section Détail de sorte qu'ils
s'intègrent dans l'espace calculé disponible pour une étiquette unique.
Voir l'exemple précédent dans cette colonne pour savoir comment
calculer l'espace disponible.
Réduisez la taille des marges des pages dans la boîte de dialogue Mise en
page. Cela augmentera l'espace disponible pour les données de vos
étiquettes.
Imprimer les étiquettes
1. Ouvrez l'état dans n'importe quel mode d'affichage (ou sélectionnez l'état
dans le volet de navigation).
2. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Imprimer.
Access affiche la boîte de dialogue Imprimer.
3. Définissez les options selon vos préférences telles que l'imprimante,
l'étendue d'impression et le nombre de copies.
4. Cliquez sur OK.
Haut de la page
Conseils et astuces pour créer des étiquettes
Sélectionner les adresses à imprimer Si vous ne souhaitez pas imprimer
toutes les adresses de la source d'enregistrement sous-jacente, effectuez
l'une des opérations suivantes
Sélectionner des adresses en spécifiant un ou plusieurs critères
Créez une requête Paramètre et définissez-la comme source
d'enregistrement de l'état d'étiquettes. Lorsque vous ouvrez l'état, la
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requête vous invite à spécifier les critères d'extraction des
enregistrements. Les enregistrements qui correspondent à vos critères
sont alors extraits et mis à disposition de l'état d'étiquettes.
Si vous utilisez Word pour créer et imprimer les adresses, définissez
la requête Paramètre comme source de données lors de la l'opération
de fusion.
Sélectionner des adresses en parcourant les enregistrements
d'adresses Si vous souhaitez parcourir votre liste d'adresses et
sélectionner celles pour lesquelles vous souhaitez imprimer des
étiquettes, procédez comme suit :
1. En mode Création, ajoutez un champ Oui/Non nommé
ImprimerEtiquette à la table d'adresses sous-jacente. Lorsque
vous basculerez en mode Feuille de données, dans la colonne
ImprimerEtiquette, vous remarquerez la présence d'une case à
cocher sur chaque ligne.
2. À l'aide de l'Assistant Requête simple, créez une requête qui
inclue tous les champs d'adresse et le champ ImprimerEtiquette.
3. Ouvrez la requête en mode Création puis, dans la cellule Critères
du champ ImprimerEtiquette, tapez Oui. La requête n'extrait
alors que les adresses que vous souhaitez imprimer.
4. Attribuez à la propriété Source de l'état d'étiquettes le nom de la
requête.
5. Avant d'imprimer les étiquettes, ouvrez la table en mode Feuille
de données et activez les cases à cocher correspondant aux
adresses que vous souhaitez imprimer. Désactivez les cases à
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cocher correspondant aux adresses que vous ne souhaitez pas
imprimer. Ensuite, ouvrez l'état et imprimez-le.
Imprimer les adresses directement sur les enveloppes Plutôt que
d'imprimer les adresses sur les étiquettes et d'appliquer les étiquettes
imprimées sur les enveloppes, vous pouvez imprimer les adresses
directement sur les enveloppes. Pour imprimer une étiquette sur une
enveloppe, vous devez définir une étiquette personnalisée. À l'étape 1 de
l'Assistant, lorsque vous êtes invité à spécifier les détails de l'étiquette,
cliquez sur Personnaliser et suivez les instructions de l'étape 4. Pensez à
définir le paramètre Type d'étiquette sur Feuille à feuille.
Haut de la page
Imprimer des données Access à l'aide de l'Assistant Fusion et publipostage
de Word
Si vos adresses sont stockées dans Access mais que vous souhaitez les exporter
dans Word pour pouvoir utiliser sa fonctionnalité de fusion et publipostage pour
mettre en forme et imprimer vos étiquettes, vous pouvez utiliser l'Assistant
Fusion et publipostage de Word.
1. Dans le volet de navigation, sélectionnez la table ou la requête qui
contient les données à imprimer.
2. Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur
Plus, puis sur Fusion avec Microsoft Office Word.
L'Assistant Fusion et publipostage MS Word démarre.
3. Si vous avez déjà créé un document et que vous souhaitez lier vos
données à ce dernier, cliquez sur Attacher vos données à un document
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Microsoft Word existant. Sinon, cliquez sur Créer un nouveau
document et y attacher vos données.
4. Cliquez sur OK.
Si vous choisissez Attacher vos données à un document Microsoft
Word existant, la boîte de dialogue Sélectionnez le document
Microsoft Word s'ouvre. Sélectionnez le document souhaité, puis cliquez
sur Ouvrir. Le document s'ouvre alors dans Word.
Si vous choisissez de créer un nouveau document, Word s'ouvre en
affichant un document vierge.
5. Dans Word, suivez les instructions fournies dans le volet Fusion et
publipostage. Pour plus d'informations sur l'Assistant Fusion et
publipostage de Word, voir l'aide de Word.
REMARQUE Vous pouvez utiliser Word pour imprimer vos adresses, quel que
soit leur emplacement de stockage. À partir de Word, vous pouvez vous
connecter à des listes d'adresses stockées dans divers programmes, tels que
Microsoft Excel, Outlook et Access. Au demeurant, si vous ne disposez pas de
liste d'adresses, vous pouvez en créer une dans Word et imprimer des étiquettes.
Pour plus d'informations, voir l'aide de Word.
Expressions SQL
Une expression SQL est une chaîne qui compose la totalité ou une partie d'une instruction
SQL. Par exemple, la méthode FindFirst appliquée à un objet Recordset utilise une
expression SQL composée des critères de sélection provenant d'une clause SQL WHERE.
Le moteur de base de données Microsoft Access utilise le service d'expression Visual Basic
pour Applications (VBA) pour effectuer des opérations arithmétiques de base et des
évaluations de fonctions. Tous les opérateurs utilisés dans les expressions SQL de Microsoft
Access (hormis Between, In et Like) sont définis par le service d'expression VBA. En outre,
le service d'expression VBA propose plus de 100 fonctions VBA que vous pouvez utiliser
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dans des expressions SQL. Par exemple, vous pouvez utiliser ces fonctions VBA pour
composer une requête SQL dans le mode Création de requêtes de Microsoft Office Access
2007 ou bien les utiliser dans une requête SQL avec la méthode OpenRecordset DAO dans
Microsoft Visual C++, Microsoft Visual Basic et le code VBA Microsoft Office Excel 2007.