correspondance d affaires anglaise 2e edition

7/25/2019 Correspondance d Affaires Anglaise 2e Edition

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Brigitte Van Coillie-TremblayMicheline BartlettDiane Forgues-Michaud

CORRESPONDANCED’AFFAIRESANGLAISE

COLLECTIONENTREPRENDRE

2e édition revue et enrichie

Cédérom

inclus

Les règles d’écriture à connaître

Les formules d’usage courant

Les échanges par courriel

266 modèles de documents rédigés en anglais


Extrait de la publication



Table des matières 1




Les Éditions Transcontinental inc. Les Éditions de la Fondation de l’entrepreneurship24e étage 55, rue Marie-de-l’Incarnation,1100, boul. René-Lévesque Ouest bureau 201Montréal (Québec) H3B 4X9 Québec (Québec) G1N 3E9Tél. : 514 392-9000 Tél. : 418 646-1994, poste 2221 800 361-5479 1 800 661-2160, poste 222www.livres.transcontinental.ca www.entrepreneurship.qc.ca

La collection Entreprendre est une initiative conjointe de la Fondation de l’entrepreneurship et des Éditions Transcontinental visantà répondre aux besoins des futurs et des nouveaux entrepreneurs.

Pour connaître nos autres titres, consultez le www.livres.transcontinental.ca. Pour bénéficier de nos tarifs spéciaux s’appliquantaux bibliothèques d’entreprise ou aux achats en gros, informez-vous au 1 866 800 2500.

Catalogage avant publication de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et Bibliothèque et Archives Canada

Van Coillie-Tremblay, Brigitte, 1945-

Correspondance d’affaires anglaise2e éd. rev. et enrichie.

(Collection Entreprendre)Publ. en collab. avec Éditions de la Fondation de l’entrepreneurship.Doit être acc. d’un disque optique d’ordinateur.Comprend du texte en anglais.

ISBN 978-2-89472-435-4 (Éditions Transcontinental)ISBN 978-2-89521-133-4 (Éditions de la Fondation de l’entrepreneurship)

1. Correspondance commerciale anglaise. 2. Modèles de lettres. 3. Correspondance anglaise. I. Bartlett, Micheline. II. Forgues-Michaud, Diane. III. Titre. IV. Collection: Entreprendre (Montréal, Québec).

HF5726.V36 2010 651.7’5 C2010-940022-4

Conception graphique de la couverture: Studio Andrée RobillardMise en pages : Diane Forgues-MichaudCorrection : Jacinthe LesageImpression: Transcontinental Gagné

Tous droits réservés. Toute reproduction en tout ou en partie, par quelque procédé que ce soit, graphique, électronique ou mécanique, est strictement interdite sans l’autorisation écrite de l’éditeur.

Imprimé au Canada © Les Éditions Transcontinental et les Éditions de la Fondation de l’entrepreneurship, 2010Dépôt légal – Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2e trimestre 2010Bibliothèque et Archives Canada

Nous reconnaissons, pour nos activités d’édition, l’aide financière du gouvernement du Canada par l’entremise du Programme d’aideau développement de l’industrie de l’édition (PADIÉ). Nous remercions également la SODEC de son appui financier (programmes

Aide à l’édition et Aide à la promotion).

Les Éditions Transcontinental sont membres de l’Association nationale des éditeurs de livres (ANEL).



4 Correspondance d’affaires anglaise

La Fondation de l’entrepreneurship s’est donné pour mission de promouvoir la culture

entrepreneuriale comme moyen privilégié pour assurer le plein développement écono-

mique et social de toutes les régions du Québec.

Elle offre des produits et services incontournables pour les entrepreneurs tels le mento-

rat d’affaires, un service de haut calibre et disponible partout au Québec, une série de

conférences ainsi que la plus vaste collection de livres de langue française dédiée au

démarrage, à la gestion et à la croissance des entreprises. De plus, son centre de vigie et

de recherche sur la culture entrepreneuriale, unique au monde, produit recherches,

analyses et bulletins d’information sur les tendances mondiales et pratiques exemplaires

en matière de sensibilisation et d’éducation à l’entrepreneurship.

La Fondation de l’entrepreneurship s’acquitte de sa mission grâce à l’expertise et au

soutien financier de plusieurs organisations.




PRÉFACE

Depuis la première édition de Correspondance d’affaires anglaise en1998, la correspondance d’affaires a fait l’objet d’une transformationradicale. Beaucoup moins de papier, beaucoup plus de courrier électro-nique, moins de mots, moins de formules toutes faites, plus de uiditéet d’efcacité… À plus de 50 courriels par jour, voire une centaine chezbien des gens d’affaires, il faut aller droit au but, et vite! Pas de doute, l’écrita encore et toujours sa place, qu’il s’agisse de conrmer une commande,

de passer un accord, de féliciter un collaborateur ou de transmettre desinstructions claires ou ofcielles.

La correspondance d’affaires peut revêtir des formes fort différentesselon le destinataire et le contenu à transmettre. Par exemple, elle peutêtre incitative lorsqu’elle vise à accroître les ventes ou à susciter l’inté-rêt de la clientèle. Elle peut aussi être rédigée sur un ton très ferme; c’estle cas de certaines lettres de recouvrement. Chose certaine, dans tousles cas, pour être crédible, la correspondance d’affaires doit formuler lemessage de façon claire tout en respectant certaines conventions et enprenant en considération les répercussions des écrits ou des transac-tions sur le plan juridique.

C’est là que Correspondance d’affaires anglaise se révèle encore utile.En effet, ce livre outille, au quotidien, les gens d’affaires an qu’ils puis-sent assurer l’efcacité de leurs transactions et de leurs relations d’af-faires dans une langue qu’ils ne maîtrisent pas toujours aussi bien que le

français. Voilà pourquoi l’ouvrage comporte, en plus des lettres courantes,de nombreux modèles de lettres qui traitent de prospection des marchés,d’exportation et d’expédition des marchandises. Voilà aussi pourquoi unassocié d’un des grands cabinets d’avocats internationaux spécialisés endroit commercial a accepté d’enrichir les contenus de ses remarques etde ses mises en garde.





Le résultat : un livre très pratique et concret qui a été spécialement conçuà l’intention des francophones qui mènent des transactions d’affaires enanglais. Un livre d’autant plus pratique qu’il est complété d’un cédéromcontenant plus de 250 modèles de lettres, tous en format Word pour Macou PC, prêts à être utilisés ou adaptés.

Me Marc BeaucheminFasken Martineau DuMoulin S.E.N.C.R.L., s.r.l.

M. Stéphane LavalléeVice-président, Solutions d’affaires, Médias TranscontinentalÉditeur, Groupe Les Affaires




TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION ..................................................................................... 15

PARTIE I – LA CORRESPONDANCE ANGLAISE ........................................ 21

LA LETTRE ................................................................................................................................ 23Le papier. .................................................................................................................................... 24Les références ............................................................................................................................ 24Les mentions d’acheminement et de caractère .......................................................................... 25La date........................................................................................................................................ 25

La vedette ................................................................................................................................... 26 Exemples d’adresses ........................................................................................................... 37La mention « Attention » ............................................................................................................. 39L’appel ........................................................................................................................................ 40L’objet ......................................................................................................................................... 43L’introduction .............................................................................................................................. 43Le corps de la lettre .................................................................................................................... 44La conclusion.............................................................................................................................. 48La salutation ............................................................................................................................... 48La signature ................................................................................................................................ 49 La raison sociale de l’entreprise........................................................................................... 49 Le nom du signataire............................................................................................................ 50 La signature par délégation.................................................................................................. 52 Les signatures doubles ou multiples .................................................................................... 52Les mentions diverses ................................................................................................................ 53 Les initiales d’identication................................................................................................... 53 Les pièces jointes................................................................................................................. 54 Les copies conformes .......................................................................................................... 54 Le post-scriptum................................................................................................................... 55La mise en pages ....................................................................................................................... 55 Le cadrage ........................................................................................................................... 56 Les interlignes ...................................................................................................................... 56 L’alignement ......................................................................................................................... 58

Lettre comportant plus d’une page....................................................................................... 58 Les espacements ................................................................................................................. 59Exemple de lettre à un alignement ............................................................................................. 61Exemple de lettre à deux alignements ....................................................................................... 63Exemple de lettre à trois alignements ........................................................................................ 64Exercices .................................................................................................................................... 65

L’ENVELOPPE........................................................................................................................... 67





LA NOTE .................................................................................................................................... 68La date........................................................................................................................................ 71L’objet ......................................................................................................................................... 71

Le corps de la note ..................................................................................................................... 71Exemple de note......................................................................................................................... 72

LE COURRIER ÉLECTRONIQUE ............................................................................................. 73L’obligation de réponse rapide.................................................................................................... 74La rapidité ................................................................................................................................... 74La réduction des coûts ............................................................................................................... 76La facilité à joindre plusieurs destinataires ................................................................................. 76Les joies et les peines des chiers ............................................................................................. 77Un outil de travail ou de communication personnelle ................................................................. 79La condentialité, la sécurité et les droits d’auteur ..................................................................... 80Des précautions en cas de litige................................................................................................. 81

L’invasion et les effets sur le rendement .................................................................................... 81Un nouveau classeur : le disque dur .......................................................................................... 82Le danger de relâchement sur la qualité .................................................................................... 84Les usages à uniformiser pour ce moyen de communication incontournable ............................ 88

LA CONFIDENTIALITÉ DANS LES ÉCHANGESPAR COURRIER ÉLECTRONIQUE (par Me Beauchemin) ................................................. 90

Le nom de l’expéditeur de courriel : anonyme............................................................................ 90Un message par courriel, condentiel comme une carte postale ............................................... 91

Au nom de la loi, donnez-moi vos courriels ................................................................................ 92Un avis de condentialité dans vos courriels, une illusion?........................................................ 93Des méthodes de contrôle.......................................................................................................... 94

Les lois encadrant l’informatique, en constante évolution .......................................................... 95

PARTIE II – GRAMMAIRE ET PRÉSENTATION ........................................ 99

L’ORTHOGRAPHE .................................................................................................................. 101Orthographe d’usage ................................................................................................................ 101

LA MAJUSCULE ..................................................................................................................... 104Règles générales...................................................................................................................... 104Les titres ................................................................................................................................... 104

Les titres de fonction ................................................................................................................ 105Les noms de personnes ........................................................................................................... 105Les mots prenant toujours la majuscule ................................................................................... 106Les abréviations ....................................................................................................................... 107Exercices .................................................................................................................................. 108

LES ABRÉVIATIONS ............................................................................................................... 109Les abréviations courantes........................................................................................................111Exercice .....................................................................................................................................116




LES COUPURES DE MOTS EN FIN DE LIGNE ......................................................................117Exercice .................................................................................................................................... 121

LA PONCTUATION.................................................................................................................. 122Le point ..................................................................................................................................... 122

Les points de suspension ......................................................................................................... 124Le point d’interrogation ............................................................................................................. 124Le point d’exclamation .............................................................................................................. 125La virgule .................................................................................................................................. 126 À l’intérieur d’une proposition ............................................................................................. 126 Dans un groupe de propositions ........................................................................................ 130Le point-virgule ......................................................................................................................... 132Le deux-points .......................................................................................................................... 133Les guillemets........................................................................................................................... 135L’apostrophe ............................................................................................................................. 137

Les parenthèses ....................................................................................................................... 141Les crochets ............................................................................................................................. 142Le tiret....................................................................................................................................... 142Le trait d’union .......................................................................................................................... 143La barre oblique........................................................................................................................ 145Exercice .................................................................................................................................... 146

LES CARACTÈRES ................................................................................................................. 148Les caractères italiques ............................................................................................................ 148Les caractères gras .................................................................................................................. 149

L’ÉNUMÉRATION VERTICALE ............................................................................................... 149

PARTIE III – LETTRES MODÈLES ............................................................................. 153

LES EFFETS JURIDIQUES DES DOCUMENTS (par Me Beauchemin) ................................. 155C’est l’intention qui compte....................................................................................................... 155

Attention, tout ce que vous écrivez peut être retenu contre vous ............................................ 157Les paroles s’envolent, mais les écrits restent ......................................................................... 157La bonne foi dans vos relations d’affaires ................................................................................ 158

Au nom de la loi, vous êtes en demeure de vous exécuter! ..................................................... 159La condentialité et la propriété intellectuelle au sein de votre entreprise ............................... 160

Ces lois qui nous guident... ...................................................................................................... 161

LES COMMUNICATIONS AVEC LE PERSONNEL ................................................................ 165Les principes généraux de rédaction........................................................................................ 165

Rappel de la mission de l’entreprise .................................................................................. 167Énoncé de mission ............................................................................................................. 168Guide sur le système téléphonique .................................................................................... 169Directives sur la planication des vacances....................................................................... 170





Offre d’une séance d’information (avantages sociaux) ...................................................... 171Convocation à la présentation des résultats d’une étude .................................................. 172Transmission d’un calendrier d’implantation ...................................................................... 174

Départ à la retraite ............................................................................................................. 175Vœux aux employés à l’occasion des fêtes ....................................................................... 176Information sur le résultat des foires et des expositions .................................................... 177Recommandation positive d’un employé ........................................................................... 178

Accusé de réception de candidature (candidature retenue) .............................................. 179Refus d’une candidature sur dossier (candidature non retenue) ....................................... 180Convocation à une entrevue .............................................................................................. 181Refus d’une candidature par l’entreprise (après entrevue) ................................................ 182

Accueil d’un employé (agent de distribution) ..................................................................... 183 Annonce d’une nomination................................................................................................. 184Motivation des employés.................................................................................................... 185Félicitations à un membre du personnel (travail bien fait).................................................. 186

Mise à pied d’un employé .................................................................................................. 187

L’ACCROISSEMENT DES VENTES ....................................................................................... 189Les principes généraux de rédaction........................................................................................ 189

Offre à un client (en se recommandant d’un tiers) ............................................................. 192Offre d’un nouveau produit (communiqué) ......................................................................... 193Invitation à une présentation .............................................................................................. 195Invitation à une présentation (carte)................................................................................... 197Félicitations à un client potentiel (à la suite d’une promotion)............................................ 198Remerciements à un client de longue date ........................................................................ 200Reprise de contact avec un ancien client........................................................................... 201Nouveau représentant commercial .................................................................................... 203

Envoi d’une étude de marché ............................................................................................ 204Envoi d’une étude de marché (questionnaire) ................................................................... 205Demande d’autorisation de soumissionner ........................................................................ 207Envoi d’une soumission (produit) ....................................................................................... 208Conrmation d’un rendez-vous .......................................................................................... 210Suivi d’une visite ou d’une présentation ..............................................................................211Suivi d’une rencontre ......................................................................................................... 213Suivi d’une rencontre (évaluation)...................................................................................... 214Réponse à une demande d’information (remise et conditions de crédit) ........................... 215Réponse à une demande d’information (service après-vente) .......................................... 216Réponse à une demande d’information (adresse d’un concessionnaire) .......................... 217

Réponse à une demande de conseil.................................................................................. 218LES RELATIONS AVEC LE CLIENT ....................................................................................... 219Les principes généraux de rédaction........................................................................................ 219

Accusé de réception d’une commande (vérication des conditions de livraison) .............. 223Réorientation du client vers une autre source.................................................................... 225

Annonce de l’envoi de marchandises ................................................................................ 227Transmission d’un contrat .................................................................................................. 228




Transmission d’une facture ................................................................................................ 229Retour d’un chèque sans provision .................................................................................... 230Remerciements à un client (pour sa délité) ...................................................................... 231

Proposition de vente (après une réclamation satisfaite) .................................................... 232Explications sur un malentendu ......................................................................................... 234Justication d’une hausse de prix ...................................................................................... 235

Annonce d’un retard de livraison (commande imprécise) .................................................. 236 Acceptation d’une plainte (délai imputable à l’entreprise) .................................................. 237 Acceptation d’une plainte (matériel défectueux) ................................................................ 238 Acceptation d’une plainte (erreur de facturation) ............................................................... 239 Acceptation d’une plainte (mauvais service) ...................................................................... 240Refus de modications de conditions................................................................................. 241Refus d’accorder une remise ............................................................................................. 242

LES TRANSACTIONS AVEC LES FOURNISSEURS ............................................................. 245

Les principes généraux de rédaction........................................................................................ 245Demande d’information (gamme de produits) .................................................................... 246Invitation à soumissionner .................................................................................................. 247Transmission d’une commande (accompagnée du numéro de carte de crédit) ................ 248Correction d’une commande .............................................................................................. 249

Annulation d’une commande.............................................................................................. 250Réponse à une offre de produits ........................................................................................ 251Réception de marchandise non conforme ......................................................................... 252Refus de substitution de marchandises ............................................................................. 254Retour avec garantie .......................................................................................................... 256Délai de livraison ................................................................................................................ 257Erreur de facturation .......................................................................................................... 259

Plainte (qualité du service) ................................................................................................. 260Demande de l’application des assurances......................................................................... 261Demande de délai de paiement ......................................................................................... 262

LE CRÉDIT ET LE RECOUVREMENT .................................................................................... 263Les principes généraux de rédaction........................................................................................ 263

Demande de crédit ............................................................................................................. 265Demande de meilleures conditions de crédit ..................................................................... 267Demande de renseignements au client avant d’accorder un crédit ................................... 268Demande de renseignements au client avant d’accorder un crédit (che) ........................ 269Demande de renseignements à un établissement nancier .............................................. 271

Approbation de crédit ......................................................................................................... 272Refus de crédit (mauvais crédit) ........................................................................................ 273Premier rappel de paiement (aimable) ............................................................................... 274Premier rappel de paiement (ferme) .................................................................................. 275Deuxième rappel de paiement (aimable) ........................................................................... 276Deuxième rappel de paiement (ferme)............................................................................... 277Suspension des livraisons jusqu’à acquittement de la facture ........................................... 278

Accusé de réception d’un paiement partiel et d’un plan de remboursement étalé ............ 279




Rétablissement de crédit.................................................................................................... 280Excuses pour une lettre de recouvrement envoyée par erreur .......................................... 281Troisième rappel de paiement (par une maison de recouvrement) ................................... 282

Rappel de paiement par un avocat .................................................................................... 283LA GESTION DE LA CARRIÈRE ............................................................................................ 285La préparation d’un curriculum vitæ de base ........................................................................... 285La rédaction du curriculum vitæ adapté à l’emploi postulé....................................................... 286

Le curriculum vitæ chronologique ...................................................................................... 287Le curriculum vitæ fonctionnel ........................................................................................... 288La formule mixte ou le curriculum vitæ « chronofonctionnel » ........................................... 289

La lettre d’accompagnement .................................................................................................... 290Curriculum vitæ chronologique .......................................................................................... 291Curriculum vitæ fonctionnel................................................................................................ 295Curriculum vitæ chronofonctionnel..................................................................................... 299

Demande d’emploi ............................................................................................................. 301Demande de stage ............................................................................................................. 302Demande de références..................................................................................................... 303Remerciements pour références ........................................................................................ 304Demande d’ajout d’une pièce au dossier ........................................................................... 305Démission (pour un emploi plus prometteur) ..................................................................... 306

DES LETTRES DIVERSES...................................................................................................... 307Remerciements pour de l’aide ........................................................................................... 308Invitation à une participation .............................................................................................. 309Remerciements pour une participation .............................................................................. 310Refus de participer en tant que membre .............................................................................311

Demande de commandite .................................................................................................. 312 Acceptation de commandite ............................................................................................... 313Refus de commandite ........................................................................................................ 314Refus d’achat de publicité .................................................................................................. 315Félicitations pour une nomination (nouveau poste) ........................................................... 316Vœux d’anniversaire à un client ......................................................................................... 317Vœux à un employé malade .............................................................................................. 318Condoléances (parent)....................................................................................................... 319Demande de renseignements à un hôtel ........................................................................... 320

Avis de déménagement ..................................................................................................... 321 Avis de déménagement (carte) .......................................................................................... 322

Carte professionnelle ......................................................................................................... 323Explication d’une réponse tardive ...................................................................................... 324




PARTIE IV – CORRIGÉ DES EXERCICES .............................................................. 325

BIBLIOGRAPHIE ............................................................................................................... 331

INDEX DES NORMES ..................................................................................................... 335

INDEX DES LETTRES MODÈLES .............................................................................. 351





INTRODUCTION

La correspondance – intérieure à l’entreprise ou extérieure à elle –

est l’une des occasions les plus fréquentes que vous ayez de faire

bonne impression sur ceux avec lesquels vous êtes en relation

d’affaires. [...] Il y a, en affaires, peu d’éléments sur lesquels vous

avez un effet direct, mais en voici un.

Mark McCormackTout ce que vous n’apprendrez jamais à Harvard

La mondialisation des marchés, une réalité désormais incontournablepour bon nombre d’entreprises, s’accompagne souvent pour les gensd’affaires francophones de l’obligation de traiter dans une autre langue,plus souvent qu’autrement en anglais. Et utiliser une autre langue, c’estsouvent se soumettre à des lois et observer des façons de faire diffé-rentes. Pour cette raison, Correspondance d’affaires anglaise présentetoute une variété d’usages allant de la lettre traditionnelle inspirée del’usage britannique au style plus direct qui caractérise certains textes denos voisins du Sud.

La démarche de rédaction

Pour rédiger cet ouvrage, nous avons d’abord dressé l’inventaire desprincipaux besoins de communication des gens d’affaires. Nous avonsensuite relevé les sujets les plus pertinents et les avons transposés dans

des textes courts, concrets, vivants et simples, réservant les termestechniques et spécialisés aux situations où ils s’imposent. Par ailleurs,chaque fois que cela était possible, nous avons opté pour des messagespersonnalisés car, en abordant des sujets qui intéressent personnel-lement le destinataire, nous sommes convaincues de mieux retenir sonattention.




La liberté que nous prenons par rapport à certaines règles courammentreçues risque de surprendre les plus orthodoxes en matière de rédac-tion d’affaires. Ce que certains pourraient qualier d’audace (tandis qued’autres pourraient qualier de conservatisme) n’est pourtant que le reetdes nouveaux usages qui s’implantent en matière de correspondanced’affaires. Nous avons choisi de naviguer entre ces deux eaux en pri-vilégiant l’illustration des nouveaux usages, puisque le milieu des affairesa l’innovation pour marque de développement et de survie. Au cours decet exercice de rédaction, nous avons été à la fois surprises, puis sti -mulées, par l’importance des changements à apporter.

Nous avons privilégié les sujets de lettres que nous considérons commeles plus pertinents : la prospection des marchés, les exportations, l’expédi-tion des marchandises, le crédit et le recouvrement ainsi que les com mu-nications avec le personnel et les partenaires. Et ce, avec des exemplesde modes diversiés d’expression écrite : lettre, note de service, com-muniqué, carte d’invitation, carte professionnelle, questionnaire, contrat,entente. Bref, un guide qui se veut aussi complet que possible pour lesgens d’affaires!

De plus, an de souligner les répercussions des documents écrits surle plan juridique, Me Marc Beauchemin, du cabinet Fasken MartineauDuMoulin S.E.N.C.R.L., s.r.l., a résumé, au début de la troisième partie,les principaux éléments juridiques à considérer dans la correspondanced’affaires.

Le courriel, notre nouveau mode de communication

Enn, une section importante a été ajoutée sur le courrier électronique.En effet, ce mode de communication écrite, qui se nourrit de l’instanta-néité de la conversation téléphonique, conserve cependant les attributsde la correspondance traditionnelle qui constitue la base juridique desécrits. La première partie renferme une section importante sur le cour-rier électronique, suivie d’un document du cabinet Fasken MartineauDuMoulin, S.E.N.C.R.L., s.r.l. sur le même aspect.





Une première mise en garde

Les utilisateurs de nos livres antérieurs nous ont coné qu’ils s’enservent très souvent, non pas pour copier les lettres mot à mot, maiscomme source d’inspiration. Excellente idée : les modèles proposés nedevraient servir qu’à réduire le temps d’identication du sujet à couvrir età fournir des exemples de façons de le communiquer.

Tout cela est encore bien plus vrai pour les quelques modèles de contratsou de conventions présentés sur le cédérom. Ceux-ci visent uniquementà sensibiliser le lecteur au besoin de se protéger et à suggérer des ave-

nues de rédaction possibles. En fait, vous ne devriez jamais utiliser lesmodèles proposés tels quels. Vous connaissez la maxime « Mieux vautprévenir que guérir »... Eh bien, appliquez-la constamment; consultez unavocat chaque fois que vous voulez réaliser une transaction ayant uneportée juridique, en particulier si vous faites affaire avec un interlocuteurassujetti à des lois ou à des règlements hors Québec.

Une deuxième mise en garde

Nous avons tenu à présenter des lettres reétant le plus dèlement laréalité. À cette n, nous avons inventé des destinataires ainsi que desnoms d’entreprises et de produits ou services. Donc, si une adresse ouun nom correspond au vôtre, sachez que c’est purement accidentel.

Dans bien des cas, les destinataires des lettres proviennent de paysqui ne sont pas d’expression française. Aux ns du présent ouvrage

qui porte sur la correspondance d’affaires en anglais, nous vous avonsfourni des textes et des appels en anglais. Nous tenons cependant àvous inciter à correspondre, chaque fois que possible, dans la languede votre interlocuteur. Car, comme le mentionnait un industriel, l’anglais,c’est la langue des affaires. Mais la langue du prot, c’est celle du client!

Introduction





Les principaux éléments du livre

Nos modes et critères de rédaction ont été les mêmes que pour notrelivre précédent.

• Pour faciliter la consultation, le livre comprend des rappels dans lamarge ainsi qu’un index exhaustif et de consultation facile sur le con-tenu du livre et sur celui du cédérom.

• Le livre débute avec deux parties assez importantes : la première,sur les normes épistolaires et sur les grands principes d’une rédac-

tion efcace, et la seconde, sur la grammaire et la présentation.

• La troisième partie, qui constitue la pièce maîtresse du livre, débute par quelques conseils du cabinet Fasken Martineau DuMoulin

S.E.N.C.R.L., s.r.l. sur les effets juridiques des documents. Les118 lettres et documents qui y sont présentés sont séparés en7 catégories, pour la plupart précédées d’un court texte expliquantles principes généraux de rédaction :

Les communications avec le personnel L’accroissement des ventes Les relations avec le client Les transactions avec les fournisseurs Le crédit et le recouvrement La gestion de la carrière Des lettres diverses

• Par ailleurs, le cédérom ci-joint contient non seulement les documentsprésentés dans le livre, mais également bien d’autres modèles decommunications. Le pictogramme situé au haut des lettres indiquele numéro du document à rechercher sur le cédérom.

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Nous espérons que vous aurez autant de plaisir à travailler avec ce« compagnon de rédaction » que nous avons eu à l’écrire.

Bonne lecture, bonne consultation!


Introduction



La correspondance anglaise 21

PARTIE I

LA CORRESPONDANCE ANGLAISE

Rédiger une bonne lettre d’affaires consiste surtout à intéresser le des-tinataire et à transmettre vos idées de façon claire : c'est là le cœur et la

raison d’être de la rédaction épistolaire. L’essentiel, c’est le message quidoit être transmis de façon attrayante et logique.

Toutefois, il y a aussi des usages à respecter, car ils témoignent de l’at-tention que vous consacrez à votre correspondant. Certes, les normesde rédaction en langue anglaise ne sont pas aussi rigoureuses qu’en fran-çais, mais il reste de nombreuses règles dont vous devez tenir compte etqui concernent, entre autres, les aspects suivants :

• la présentation de l’adresse;• l’usage de la majuscule;

• la mention des titres de civilité ou de fonction;

• la façon de commencer et de terminer une lettre.

En effet, la lettre, par son contenu et sa présentation, témoigne de votrepréoccupation d’offrir de la qualité partout et toujours.

Par ailleurs, pour faire ressortir certaines différences d’usage

entre l’Amérique du Nord et la Grande-Bretagne, le drapeau bri-tannique paraît à côté des normes qui caractérisent ce pays.




Partie I22




LA LETTRE

Lors de la rédaction d’une lettre commerciale ou administra-tive, plusieurs aspects sont à considérer. Tous ces aspectssont illustrés dans les lettres et les notes présentées dansla troisième partie.

La correspondance d’affaires peut s’inspirer de normes tra-ditionnelles, qui restent des valeurs sûres, tout comme denouveaux modes d’expression dictés par un désir de retenirl’intérêt et de réduire la longueur de la lettre. Le présent livre

illustre l’un et l’autre de ces usages.

La lettre contient un ensemble de données qui doivent pa-raître selon un ordre établi. À titre indicatif, nous présentonsdans l’ordre les divers éléments de la lettre.

• Les références (References)• Les mentions d’acheminement et de caractère (Mailing

and Special Notations)• La date (Date)• La vedette (Inside Address)• La mention «Attention» ( Attention Line)• L’appel (Salutation)• L’objet (Subject Line)• L’introduction (Introduction)• Le corps de la lettre (Body of the Letter )• La conclusion (Conclusion)• La salutation (Complimentary Close)• La signature (Signature)• Les initiales d’identication (Reference Initials)• Les pièces jointes (Enclosure Notations)• Les copies conformes (Copy Notations)• Le post-scriptum (Postscript )




Partie I24

Le papier

En général, le nom de l’organisme ou la raison sociale del’entreprise sont imprimés sur du papier à en-tête (letter-

head ).

Le papier à en-tête est réservé à la première page de lalettre.

Si la lettre d’affaires est écrite sur du papier ne comportantpas d’en-tête, vous pouvez inscrire votre nom ou votre

adresse, ou les deux, au haut de la lettre soit contre lamarge de droite, soit au centre, comme suit :

85 Cadorna Drive Toronto, ON M4J 3W9

CHARLEEN L. STUART

85 Cadorna DriveToronto, ON M4J 3W0

Pour une lettre personnelle ou pour une lettre de demanded’emploi, vous indiquez votre nom et votre adresse sousvotre signature.

Les références (References)

Les références (Your ref./Our ref.) renvoient au numéro dedossier ou au numéro de compte. Elles se placent toujours

contre la marge de gauche. Si, comme c’est souvent le

cas, les références sont placées dans l’objet, il est superu

d’avoir une ligne séparée pour le numéro de dossier.

Papier àen-tête

Numéro dedossier,

numéro decompte





Les mentions d’acheminement et de caractère

(Mailing and Special Notations)

Les mentions d’acheminement (Express, Special Delivery,

Registered Mail, Certied Mail, Fax…) se placent contre lamarge de gauche au-dessus de la date. Les mentions de

caractère (Personal, Condential, Urgent ) se placent aumême endroit. Ces mentions s’écrivent généralement enmajuscules ou en minuscules soulignées. Dans les rares

cas où une lettre comporte et une mention d’acheminement

et une mention de caractère, vous devez les disposer l’une

sous l’autre.

Notez qu’on n’emploie qu’une des mentions de caractère àla fois, c’est-à-dire Personal ou Condential .

La date (Date)

S’il n’y a pas de référence, ni de mention d’acheminementou de caractère, la date s’écrit directement sous la margesupérieure. Elle ne se termine jamais par un point.

La date peut s’écrire des trois façons suivantes : July 29, 2010 (forme courante)

2010 07 29 (forme peu courante)

29 July 2010

Remarquez que l’indication du jour n’est jamais suivie de

st , nd , rd ou th.

Dans une lettre d’affaires, vous n’indiquez le lieu d’expédi-tion avant la date que s’il y a plusieurs adresses sur votre

Express,

Special

Delivery,

Registered

Mail,

Certied Mail,

Fax, Personal,

Condential,

Urgent

Personal,

Condential

Jour

Lieud’expédition



Partie I26

papier à en-tête. Le lieu d’expédition est alors séparé de ladate par une virgule.

Halifax, July 2, 2010

Halifax, 2010 07 02

La vedette (Inside Address)

Il n’y a pas de limite à la longueur de la vedette. Cependant,elle ne doit pas comporter plus de cinq lignes si vous utilisez

une enveloppe à fenêtre.

Chaque ligne de la vedette commence par une majuscule,

sauf lorsqu’une ligne est la suite de l’autre. Dans un tel cas,vous pouvez laisser deux espaces au début de la deuxièmeligne.

Mr. James Lang, PresidentDominion Warehouse, Storage and

Moving Co., Ltd.221 King Street SWaterloo, Ontario N2J 9Z9

Vous ne placez ni virgule ni point (sauf le point abréviatif) à

la n des lignes.

Pour le courrier à destination du Québec ou d’un pays

francophone, le titre de civilité et le titre de fonction peuvent

paraître en anglais, mais l’adresse demeure en français.Mr. Hugh Martin, General Manager

Association des consommateurs20, 1re AvenueSherbrooke (Québec) J1M 9R8

Enveloppe àfenêtre

Majuscule

Ponctuation

Paysfrancophone





Pour le courrier à envoyer à l’étranger, respectez l’usagedu pays du destinataire, car la lettre y sera traitée parle service local des postes. Sur la lettre, le nom du payss’indique dans la même langue que celle qui est utiliséedans la lettre.

Mr. Joseph Pirenne

Pirenne Bedrijfsrevisoren & Co.

Bld. Mettwewielaan, 272 b21080 BrusselBELGIUM

An d’expliquer les règles à suivre pour bien rédigerune adresse en anglais, prenons une adresse ctive et

examinons-la en détail.

Ms. Joyce N. O’Conner, Accountant

Director of Production

Ashby & Martin Data Processing Co., Ltd.

1125 First Street West, Suite 25

Toronto, Ontario M5J 2A6

Ms.1 Joyce N.2 O’Conner 3, Accountant 4

1 Dans l’adresse, vous devez écrire un titre de civilité, soitMr., Mrs., Ms., Miss, Messrs. (pour un groupe d’hommes),

Mss. (le pluriel de Ms.).

Ce n’est que dans les cas où vous ignorez le sexe du des-tinataire que le titre de civilité peut être omis.

Lee MartinClaude Smith

Pays nonfrancophone

Titre de civilité



Partie I28

Tous les termes abrégés (Mr., Mrs., Ms., Messrs., Mss.)sont suivis d’un point.

Mr, Mrs, Ms, Messrs, Mss (Les abréviations ne

prennent pas de point.)

En général, Ms. est utilisé comme titre de civilité pour lesfemmes. Le terme Miss est réservé à celles qui indiquentqu’elles veulent porter ce titre.

Les titres professionnels et les titres particuliers tels que

Professor, Reverend, etc., ne sont habituellement pasabrégés, mais Doctor (Dr.) peut l’être.

Les abréviations suivantes peuvent être employées avantou, le cas échéant, après le nom de la personne :

Avant le nom

Hon. (Honourable) devant le nom d’un premier ministred’une province ou devant le nom d’unministre.

Rt. Hon. (Right Honourable) devant le nom du premier mi-nistre du Canada ou du juge en chef de

la Cour suprême.

Dr. (Doctor )

Après le nom

Jr. (Junior ), M.D. (Doctor ), Sr. (Senior )

Remarque : Dans le cas d’un médecin, évitez de répéterla mention du titre. Par exemple, écrivez Dr. Richard P.

Durban ou Mr. Richard P. Durban, M.D.

Abréviation

Miss, Ms.

Titreprofessionnel,

titre particulier

Abréviation





2 En anglais, les prénoms composés sont très rares.Quand une personne utilise une deuxième initiale, il s’agit

en général d’un deuxième prénom. Il est donc peu usuel demettre un trait d’union entre le prénom et l’initiale.

Mr. Larry R. Hoffman

3 Lorsqu’une femme mariée porte son nom de jeune lle

et le nom de famille de son mari, les deux noms sont écritsau long et reliés par un trait d’union. Il en est de même pourles personnes qui portent le nom de famille de leur père et

celui de leur mère.

Notez qu’il ne faut jamais abréger un nom de famille com-posé.

Mrs. Joanne Parker-Tracy

et non

Mrs. Joanne P.-Tracy

4 Vous pouvez ajouter la mention de la profession (Eng. ou Engineer, Notary, etc.) après le nom de la personne. Lenom et la mention sont alors séparés par une virgule. Letitre professionnel prend toujours la majuscule initiale.

Vous pouvez aussi indiquer le grade universitaire, qui estgénéralement abrégé. Les abréviations désignant le gradeuniversitaire ne sont pas séparées par une espace, maiscomportent des points abréviatifs.

Ph.D. (Doctor of Philosophy )B.Sc. ou B.S. (Bachelor of Science)LL.B. (Bachelor of Laws)M.B.A. (Master of Business Administration)D.D.S. (Doctor of Dental Surgery )

Prénomcomposé

Nom de famillecomposé

Profession

Gradeuniversitaire



Partie I30

Director 1 of Production2

1 Si la profession ou le grade universitaire ne paraissentpas dans la vedette, le titre de fonction peut suivre immé-diatement le nom de la personne. Dans ce cas, le titre estséparé du nom par une virgule. Sinon, il est placé sur la lignesuivante. Le titre de fonction prend toujours la majuscule

initiale.

Ms. Nadia Roy, PresidentConsumers Association

Ms. Nadia RoyPresidentConsumers Association

Ms. Nadia Roy, Ph.D.

President, Consumers Association

Ms. Audrey Ann LambDirector of Production

2 Que le type de l’unité administrative (Branch, Service, Di-

vision, Department, etc.) soit indiqué ou non, vous devez

mettre la majuscule à tous les mots, sauf aux articles, auxconjonctions et aux prépositions de moins de quatre let-

tres.

Mr. John Cosby

Director, Accounting

Mr. John Cosby

Director of the Accounting Department

Ashby &1 Martin Data Processing Co.,2 Ltd.3, 4

Vous devez écrire sans aucune modication le nom de l’or-

ganisme ou de l’entreprise. Si l’organisme ou l’entreprise aune raison sociale bilingue, utilisez la traduction ofcielle.

Titre defonction

Unitéadministrative

Raison sociale




S’il a une raison sociale unilingue, ne tentez surtout pas detraduction : citez-la telle quelle.

1 La perluète (&) ne s’emploie que dans les noms de so-ciété.

Cooper & Brunt Co., Ltd.

2 Les termes Company (Co.) et Limited (Ltd.) sont sou-vent séparés l’un de l’autre par une virgule.

3 Les termes Company, Limited et Incorporated s’écri-vent avec la majuscule initiale; ils ne sont abrégés (Co.,

Ltd. et Inc.) que si l’organisme les abrège dans sa raisonsociale. Notez que ces abréviations sont toujours suivies

d’un point.

4 Tous les termes d’une raison sociale ou du nom d’uneinstitution prennent la majuscule initiale, sauf les mots of,

the et and . Bien entendu, si the gure au début de la rai-

son sociale, il conserve la majuscule initiale.

Jones Data Processing and Technology Inc.

Supreme Court of CanadaGeneral Manager of The Society For the

Promotion of Science

1125 1, 2 First 3 Street 4 West 5 , Suite6 25

1 Vous ne placez pas de ponctuation ni d’espace dansle numéro, quelle qu’en soit la longueur.

2 Vous ne mettez pas de virgule entre le numéro et le nomde la rue. Toutefois, si le nom de la rue est un nombre écrit

Perluète, « et »

commercial

Company,

Limited

Company,

Limited,

Incorporated

Majuscule

Ponctuation,espace

Tiret



Partie I32

en chiffres, vous placez un tiret entre le numéro et le nom

de la rue.

17981 — 31st Street

3 Si le nom de la rue est un chiffre de un à dix , le nombreordinal est écrit en toutes lettres. Les nombres supérieursà dix peuvent être cardinaux (25, 33, formule qui semble

être la plus utilisée) ou ordinaux (25th, 33rd, etc.). Dans ce

dernier cas, le chiffre est suivi de st, nd, rd ou th. Ces abré-viations se placent sur la ligne — elles ne sont pas mises en

exposant comme en français —

et elles ne se terminent paspar un point.

88 Sixth Avenue

7981 — 31 Street7981 — 31st Street

Si l’adjectif Saint gure dans le nom de la rue, il s’écrit dans

sa forme abrégée (St.), se termine par un point abréviatif etn’est pas suivi d’un trait d’union, mais d’une espace. Notezque ce terme ne prend pas la forme féminine.

St. Catharines

St. Louis

Si le nom de la rue est un nom composé ou un nom quicomprend plusieurs éléments (nom précédé d’un prénom,

d’un titre ou d’un qualicatif), les éléments ne sont pas re-

liés par un trait d’union.

Bear Run AvenueWinston Churchill Boulevard

Prince of Wales DriveWhite Birch Road

Nom de la rue

Saint

Nom composé




4 Vous devez toujours indiquer le type de voie ( Avenue,

Street, Boulevard , etc.). Ces indications prennent la majuscule initiale. Essayez de ne pas les abréger.

5 Les mentions East, North, South et West s’écriventavec une majuscule et peuvent être abrégées. Dans ce

cas, elles ne prennent pas le point abréviatif. De plus, ellespeuvent être placées soit après le nom de la rue, soit aprèsle numéro, selon la façon indiquée par le destinataire.

180 Main Street South

180 South Main Street

144 Apple Drive SW142 E 31st Street

6 Les termes à utiliser pour préciser l’adresse dans un édi-ce sont : Apartment, Room, Ofce, Suite, etc. Dans un telcas, vous inscrivez le terme suivi de l’indication du nombreen chiffres, sauf pour one qui s’écrit en lettres.

Liste des abréviations utilisées dans les adresses

Apartment Apt. Place Pl.

Avenue Ave. Post Ofce Box P.O. Box

Boulevard Blvd. Road Rd.

Building Bldg. Rural Route R.R.

Care of c/o Saint St.

Crescent Cres. Second 2nd

Drive Dr. Seventh 7th

Eighth 8th Sixth 6th

Fifth 5th Street St.

First 1st Tenth 10th

Fourth 4th Third 3rd

Heights Hts. Trail Tr.

Ninth 9th

Indication de lavoie

Apartment,

Room, Ofce,

Suite

Point cardinal



180 Partie III

September 7, 2010

Mr. Harry Lennon

62 Aston Road

B2 4JT Birmingham

GREAT BRITAIN

Dear Mr. Lennon:

Thank you for your application for the position of public

relations ofcer with our Company.

Our advertisement in the Globe and Mail attracted a

large number of applicants who, like you, have considerable experience

and skills to offer.

We have selected a candidate whose qualications close-

ly match our requirements and regret that we cannot offer you a position at

this time.

I thank you for expressing interest in our Company and

wish you success in your future endeavors.

Sincerely yours,

Brian Cooper

RS/rs President

35

REFUS D’UNE CANDIDATURE SUR DOSSIER

(candidature non retenue)



Lettres modèles 193

Press Release

For immediate release

CYCLERIE CELEBRATES 20TH ANNIVERSARYWITH LAUNCH OF NEW PRODUCT

Sherbrooke, Québec –This September 11, 2010, Cyclerie marked its

20th anniversary by launching the ELECTRICYCLE, a competitively

priced new electrically-assisted bicycle that features a superor design and

added capacity.

Speaking at a press conference held at the Company’s head ofce inSherbrooke, Martin Trembath, President of Cyclerie, said that the ELEC-

TRICYCLE is a tribute to the Company’s unfailing commitment to meet the

needs of its customers.

“We’ve been in business for 20 years and we have always been on the

cutting-edge,” said Trembath, in announcing the ELECTRICYCLE. “Whether

through product development, enhanced customer service, participator man-

agement, or total quality initiatives, we have always been innovative. The

launch of the ELECTRICYCLE is a tribute to this ongoing trend.”

Twenty years ago, Cyclerie was a home-based operation run by Martin

Trembath. After just 18 months, the Company moved to Sherbrooke’s Indus-trial Park, where it continued to grow to its present size of 450 employees.

61

OFFRE D’UN NOUVEAU PRODUIT(communiqué)




Lettres modèles 203

October 12, 2010

Mr. Robin Meakin

6556 Pasqua Street

Mount Laurel, NJ 88723

UNITED STATES

Dear Mr. Meakin:

Within the next few weeks, Mr. Elmut Seiler, EnergySave Systems’ new

representative for the United States, will visit you to introduce himself and

discuss how to best service your account.

Mr. Seiler, who replaces Mr. Konrad Gassman, has in-depth knowledge

and experience in our eld. He has a degree in Electrical Engineering

from the University of Berlin, where he also studied Sales and Marketing.

For three years, he worked as an electrical engineer in the Product DesignDepartment of Dupont, Pennsylvania. He then became, at his own request,

the Company’s sales representative for the New England area. When he

decided to move back to New Jersey for personal reasons, he offered us

his services, and we gladly hired him.

You will nd that, like Mr. Gassman, Mr. Seiler is thoroughly familiar with our

products and is totally committed to customer satisfaction. We are extreme-

ly condent that he will provide you with the quality of service you have come

to expect from EnergySave Systems.

Cordially yours,

Normand Michaud, Eng., MBA

/lg Sales Manager

78

NOUVEAU REPRÉSENTANT COMMERCIAL


http://slidepdf.com/reader/full/correspondance-d-affaires-anglaise-2e-edition 39/40Extrait de la publication



Brigitte Van Coillie-Tremblay, Micheline Bartlett et Diane Forgues-Michaud for-

ment un trio gagnant de longue date, à l’origine de grands succès dans le domaine du

guide de rédaction. Outre la première édition de Correspondance d’affaires anglaise,

elles ont coécrit le best-seller Correspondance d’affaires ainsi que le Guide pratique

de correspondance et de rédaction. Ferventes de la clarté, adeptes de la simplicité,

amoureuses du travail bien présenté, les auteures signent ici la réédition d’un ouvrageattendu tant par les individus que par les entreprises.

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guide polyvalent présente de façon limpide les principales règles épistolaires (en

matière d’adressage et de rédaction, par exemple), grammaticales et graphiques qui

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qui correspondent aux besoins les plus courants pour la gestion des affaires et qu’on

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ANGLAISE

correspondance d affaires anglaise 2e edition

Documents