consultation pour la recherche d’une solution de gestion

CH-BLIGNY, 26/08/2015 CHB - Pharmacie - Cahier des charges fonctionnel et technique V4 p. 1 / 28

C o n s u l t a t i o n p o u r l a r e c h e r c h e d ’ u n e

s o l u t i o n d e g e s t i o n d e p h a r m a c i e


T a b l e d e s m a t i è r e s

1. CONTEXTE ...................................................................................................................... 4

1.1. PRESENTATION DES ACTIVITES ........................................................................................................................... 4

1.2. SYSTEME D’INFORMATION EXISTANT .................................................................................................................... 6

1.2.1. Infrastructure technique et parcs informatiques ............................................................................................. 6

1.2.2. Applications existantes ............................................................................................................................... 6

1.2.3. Le système d’information du circuit du médicament et de gestion de la pharmacie ........................................... 7

1.2.4. Interfaces .................................................................................................................................................. 7

2. LA CONSULTATION ......................................................................................................... 8

2.1. OBJET DE LA CONSULTATION ............................................................................................................................. 8

2.1.1. Périmètre du projet ..................................................................................................................................... 8

2.1.2. Prestations et livrables objet de l’appel d’offres ........................................................................................... 10

2.2. CONTENU DES OFFRES ................................................................................................................................... 11

2.2.1. Documents fournis ................................................................................................................................... 11

3. CONTRAINTES JURIDIQUES ET REGLEMENTAIRES RELATIVES AUX ACTIVITES ........ 12

3.1. STATUT DE L’ETABLISSEMENT .......................................................................................................................... 12

3.2. ADAPTATION AUX TYPES D’ACTIVITES ET AUX REFERENTIELS OFFICIELS .................................................................. 12

3.3. CONFIDENTIALITE DES DONNEES NOMINATIVES ................................................................................................... 12

4. CONTRAINTES TECHNIQUES ........................................................................................ 13

4.1. CONTRAINTES EN TERMES DE SECURITE ............................................................................................................ 13

4.2. ARCHITECTURE TECHNIQUE ............................................................................................................................. 13

4.3. SAUVEGARDES .............................................................................................................................................. 13

4.4. TELEMAINTENANCE ........................................................................................................................................ 13

4.5. MAINTIEN AUX CONDITIONS OPERATIONNELLES ................................................................................................... 14

5. DESCRIPTIF FONCTIONNEL DES BESOINS ................................................................... 15

5.1. GENERALITES................................................................................................................................................ 15

5.2. GESTION DES PRODUITS ET FOURNISSEURS (SCENARIO 1 +2) ............................................................................... 16

5.2.1. Les produits............................................................................................................................................. 16

5.2.2. Les fournisseurs ...................................................................................................................................... 16

5.3. LES ACHATS (SCENARIO 1 + 2) ......................................................................................................................... 17

5.3.1. Marchés .................................................................................................................................................. 17

5.3.2. Le circuit des achats ................................................................................................................................. 17

5.3.3. Interface comptable .................................................................................................................................. 17

5.4. LA GESTION DE STOCKS (SCENARIO 1 + 2) ......................................................................................................... 18

5.5. LA DISPENSATION ET LA DELIVRANCE (SCENARIO 2) ............................................................................................. 18

5.5.1. Organisation actuelle des dispensations ..................................................................................................... 18

5.5.2. Dispensation globale : commandes de dotations ......................................................................................... 18

5.5.3. Dispensation nominative : à partir des prescriptions .................................................................................... 19

5.5.4. Utilisation d’armoires sécurisées ............................................................................................................... 19

5.6. EXPLOITATION STATISTIQUE DES DONNEES ET EXTRACTIONS (SCENARIO 1 + 2) ....................................................... 19

5.7. HABILITATIONS ET DROITS ............................................................................................................................... 19


6. INTEGRATION DANS LE SI EXISTANT ............................................................................ 20

6.1. REPRISES DE DONNEES (SCENARIO 1 + 2) ......................................................................................................... 20

6.2. INTEROPERABILITE / INTERFACES (SCENARIO 1 + 2) ............................................................................................ 21

7. PRESTATIONS ............................................................................................................... 22

7.1. INSTALLATION DES APPLICATIONS ET INTERFACES ............................................................................................... 22

7.2. PARAMETRAGE DE LA SOLUTION ....................................................................................................................... 22

7.3. FORMATION .................................................................................................................................................. 22

7.4. ASSISTANCE A LA MISE EN ŒUVRE - CONDUITE DE PROJET.................................................................................... 23

7.5. MAINTENANCE – ASSISTANCE A L’EXPLOITATION ................................................................................................. 23

8. ANNEXES ...................................................................................................................... 24

8.1. ANNEXE 1 - « CARTOGRAPHIE DES INTERFACES » ............................................................................................. 25

8.2. ANNEXE 2 - ARCHITECTURE - SYNOPTIQUE ...................................................................................................... 26

8.3. ANNEXE 3 – CARTOGRAPHIE FONCTIONNELLE ET DES FLUX D’INTEROPERABILITE DANS LE SCENARIO 1 ...................... 27

8.4. ANNEXE 4 : CARTOGRAPHIE FONCTIONNELLE ET DES FLUX D’INTEROPERABILITE DANS LE SCENARIO 2 (AVEC FLUX PN13

COMPLETS) ................................................................................................................................................................ 28


1. CONTEXTE

1.1. Présentation des activités

Le Centre Hospitalier de Bligny est un Etablissement de Santé Privé d'Intérêt Collectif (ESPIC) de médecine et

soins de suite situé à Briis-Sous-Forges (91).

Historiquement dédié aux malades atteints de tuberculose lors de sa création en 1903, son activité se répartit

aujourd'hui comme suit :

• Pôle pneumologie : 36 lits de court séjour et 34 lits de soins de suite

• Pôle cardiovasculaire-diabétologie : 19 lits de court séjour cardiologique, 34 lits et 10 places de soins de

suite cardiologiques, 11 lits d'hospitalisation de jour ou de semaine en diabétologie

• Pôle hématologie-cancérologie : 12 places de chimiothérapie en ambulatoire, 14 lits de court séjour

oncologique, 40 lits de soins de suite onco-hématologiques, 8 lits de soins palliatifs, une équipe mobile de

soins palliatifs

• Pôle médecine et maladies infectieuses : 14 lits de court séjour en médecine interne, 20 lits de soins de

suite spécialisés VIH, 62 lits de sanatorium, 13 lits de soins de suite polyvalents, 23 lits de gériatrie

• Unité de soins intensifs : 12 lits de soins intensifs.

Le nombre d’entrées en hospitalisation est d’environ 14 700 par an.

Au-delà des 362 lits et places d'accueil, environ 20 000 consultations sont réalisées chaque année, sur les

spécialités suivantes :

Anesthésie

Anti-douleur cancérologique

Cardiologie

Dermatologie

Diabétologie

Gastro-entérologie-hépatologie

Hématologie

Maladies infectieuses

Tabacologie

Neurologie

Oncologie génétique

Oncologie médicale

Pneumologie

Allergologie

Oncologie thoracique

Apnée du sommeil

Des plateaux techniques sont également à disposition, sur le site de l'Hôpital comptant 85 hectares :

• Un service d’imagerie avec un scanner,

• Un centre d'explorations fonctionnelles cardiaques,

• Un centre d'explorations fonctionnelles respiratoires,

• Une Pharmacie à Usage Interne (PUI),

• Un Laboratoire d'Analyses Médicales (LAM),

• Un laboratoire d'étude des troubles respiratoires du sommeil.


Le Système d’Information (SI) du Centre Hospitalier de Bligny, sous la responsabilité de Monsieur Dechansiaud

est géré par une équipe 5 de personnes :

• Une secrétaire dédiée au support de niveau 1,

• Deux techniciens,

• Un chef de projet,

• Le responsable informatique, architecte en SI

Un Schéma Directeur des Systèmes d'Information pour la période 2014-2018 a été finalisé début 2014. Il fixe les

priorités de développement du SI pour les 5 prochaines années, en cohérence avec le Projet d’Etablissement,

ainsi que les actions à entreprendre pour 2014.

Dans le cadre d’un contrat, l’établissement a également confié à Antesys, le pilotage du SI, afin de mettre en

œuvre une nouvelle gouvernance du SI, et de conduire les projets en cours conformément au SDSI.

C'est dans ce contexte que l'établissement a souhaité lancer son projet de recherche d’une nouvelle solution de

Gestion de la pharmacie.


1.2. Système d’information existant

1.2.1. Infrastructure technique et parcs informatiques

Le parc matériel est composé de 95 serveurs essentiellement virtualités sous VMWARE et d’environ 400 postes de

travail qui accèdent aux applications médicales en mode client léger sous TSE pour environ 75% d'entre eux.

Le Centre Hospitalier de Bligny dispose d’un parc de 180 imprimantes et 22 copieurs.

Le schéma de l’infrastructure technique est présenté en ANNEXE 2.

1.2.2. Applications existantes

La liste des applications existantes par domaine est la suivante :

Application Objet

1 BO Infocentre

2 PMSI Pilot Analyse PMSI

3 Outlook Messagerie

4 MS Office Bureautique

5 Kalitech Gestion de la qualité-Intranet

6 Synergy (Technidata) SGL

7 Visual patient (Technidata) serveur de résultats labo

8 Sirweb Quallys (Technidata) Gestion des stocks labo

9 Xplore (EDL) SGI

10 DXPharm Gestion des dispensations/ délivrance pharmacie

11 Sage Gestion des stocks pharmacie

12 DXCare DPI Cardiologie-Endoscopie

13 Cursus Gestion du dépôt de sang

14 DXCare DPI

15 Chimio (CE) Dossier de chimiothérapie

16 Nadis Dossier patients VIH

17 Hôpital Manager GAP

18 DXCARE PMSI Production PMSI

19 Cantoriel GTT

20 Sage Compta-Paie-Economat

21 Well'Host Taxation Tél+TV

22 JIM Gestion des archives médicales

23 Datameal Prise de commande des repas

24 Aidomenu Gestion des stocks Restauration

25 Innes Affichage multimédia pour les menus

26 Optim GMAO

27 G2IT (ASP GMAO) Suivi des demandes d'intervention techniques et informatiques

28 OCEA Soft Contrôle des températures

29 SiPass Entro Contrôle d'accès

30 Thermo control Contrôle des températures

2-Outils collaboratifs (3)

1-Pilotage (2)

3-Plateaux techniques (7)

4-Dossier Patient Informatisé (3)

5-Fonctions support (14)


1.2.3. Le système d’information du circuit du médicament et de gestion de la pharmacie

L’établissement a déployé la gestion du circuit du médicament dans DXCARE depuis 2011 :

• Les prescriptions et l’analyse pharmaceutique sont traitées dans DXCARE.

• La gestion du livret thérapeutique, des dotations des armoires de services et commandes des services

sont faites dans le module DXPHARM.

• La gestion des achats, stocks et inventaires de produits est réalisée dans le module Achats de la solution

SAGE ligne 1000.

La base médicamenteuse VIDAL est connectée avec DXCARE pour appel et consultation depuis le dossier patient.

La base médicamenteuse CIO est utilisée comme source pour la création des fiches produits dans DXPHARM.

Deux interfaces sont en place :

• Une interface de mise à jour de la base produits de DXPHARM vers SAGE

• Une interface de remontée des « consommations » (sorties de stocks) de DXPHARM vers SAGE.

1.2.4. Interfaces

Les applications du système d’informations sont interfacées via l’EAI ANTARES V2. Voir la cartographie des

interfaces chapitre 6.2

Les interfaces entre les applications DXPHARM et SAGE sont de deux types :

- Interface de création de produits de DXPHARM vers SAGE au format xml

- Interface d’envoi des sorties de stocks de DXPHARM vers SAGE au format xml

SAGE est également interfacé avec la solution CHIMIO : une interface « maison » permet la mise à jour

quotidienne des prix des produits de chimiothérapie depuis SAGE.


2. LA CONSULTATION

2.1. Objet de la consultation

2.1.1. Périmètre du projet

L’objet de la présente consultation est la fourniture d’une solution logicielle de gestion de la pharmacie et des

prestations de services consistant à mettre en place la solution et à assurer les reprises des données.

La solution sera hébergée sur le site de Bligny

La mise en production de la solution doit intervenir au 01/01/2017.

Le périmètre fonctionnel à couvrir sera décliné en deux scénarios dont chacun fera l’objet d’une offre distincte.

Scénario 1 : Fourniture des fonctionnalités de gestion du circuit des achats, gestion des stocks et production de

statistiques (cf. cartographie fonctionnelle ANNEXE 3)

Les fonctionnalités attendues :

• La gestion des produits : médicaments, dispositifs médicaux stériles et non stériles, stupéfiants, produits

T2A, autres produits,

• La gestion des fournisseurs : données identification, de commandes, marchés,

• La gestion du circuit des achats : commandes, réceptions, validation des factures d’achats, retours,

commandes EDI,

• La gestion des stocks et inventaires,

• L’interface vers la comptabilité générale : écritures d’achats, OD,

• L’interface pour la MAJ des prix des produits de la solution pharmacie vers CHIMIO,

• L’interface pour la MAJ des sorties de stocks CHIMIO vers la solution de pharmacie,

• L’interface de sorties de stocks DXPHARM vers la solution de pharmacie

• La production de statistiques et de requêtes à la demande sur les données.

Il sera précisé, si dans ce scénario, il est possible de mettre en place la constitution et la gestion du livret

thérapeutique (avec prix unitaire des produits) dans la solution avec interface de mise à jour vers DXCARE.


Scénario 2 : Gestion complète de la pharmacie avec interfaces avec le dossier patient DXCARE (cf. cartographie

fonctionnelle ANNEXE 4)

Les fonctionnalités attendues :

• Les fonctionnalités du scénario 1,

Et tout ou partie des fonctionnalités suivantes selon couverture fonctionnelle disponible dans votre offre :

• La gestion des dotations d’armoires de services et les commandes de services,

• La gestion des dispensations nominatives, reglobalisées et globales,

• La délivrance des produits : sorties de stocks, retours de services,

• La production de statistiques et de requêtes à la demande sur les données y compris consommations,

prescriptions, ….

• La production des fichiers obligatoires pour remontées PMSI : génération des FICHCOMP : T2A ; MOSSR,

ATU

• Les interfaces nécessaires avec le dossier patient DXCARE : standard PN13 si intégration complète

(prescriptions, dispensation), ou autre à décrire (type, format, …)

• Les interfaces identités, mouvements, séjours HL7 IHE PAM (si nécessaire)

Vous présenterez le schéma de fonctionnement proposé avec les fonctionnalités prises en charge et les

interfaces nécessaires.

Le nombre d’utilisateurs de la solution par grandes fonctions est le suivant :

Profil Nb utilisateurs

Pharmacie 11

Soignants (commandes de services) 330

Service comptable 5

Direction 2

DSIO 2

La proposition doit inclure également les coûts relatifs à la fourniture des interfaces ou des connecteurs

d’interfaces pour l’intégration dans le système d’informations existant :

• Interfaces identités, mouvements,

• Interfaces PN13,

• Autre

Les exigences sont détaillées dans le chapitre consacré aux interfaces.


2.1.2. Prestations et livrables objet de l’appel d’offres

Le projet couvre également la fourniture des prestations suivantes :

• L’installation des applications sur les serveurs et postes de travail,

• L’audit des besoins de paramétrage et le paramétrage des applications,

• L’accompagnement à la mise en œuvre et au démarrage,

• La formation,

• La reprise de données,

• La réalisation et la mise en œuvre des interfaces,

• La fourniture de la documentation (technique, de paramétrage, manuels utilisateurs).

La consultation ne couvre pas la fourniture de matériel et licences relatives aux systèmes d’exploitation ou

SGBDR.

Toutefois, le prestataire devra indiquer ses pré requis techniques pour tous les matériels et licences nécessaires

(serveurs, postes clients, autres matériels éventuels ex: lecteurs de cartes, …), licences Systèmes d’Exploitation,

licences SGBDR, licences applications bureautiques).

Les livrables attendus sont listés dans le document « Cadre de réponse » Onglet « Livrables ».


2.2. Contenu des offres

2.2.1. Documents fournis

Les documents fournis sont :

• Le règlement de consultation

• L’acte d’engagement

• Le Cahier des Charges : Comprenant le document présent, le cadre de réponse, le scénario de

démonstration

• Les clauses contractuelles générales et particulières

• Le questionnaire fournisseurs

Les exigences relatives à la solution proposée sont regroupées en 6 thèmes qui sont présentés dans la suite du

présent document avec leurs commentaires :

• Les contraintes règlementaires du projet,

• Les contraintes techniques,

• La couverture fonctionnelle globale et les besoins fonctionnels détaillés,

• L’intégration dans le SI existant,

• Les prestations

• Les livrables.

Les réponses attendues doivent être reportées dans le « cadre de réponse » au format Excel joint à ce document

comportant :

• La fourniture de références clients pour des visites de sites,

• La proposition de dates de démonstrations sur le mois de novembre 2015,

• Les réponses aux 6 thèmes ci-dessus avec leurs commentaires, dont pour les prestations de hotline, un

document annexe décrivant l’organisation et la gestion des incidents,

• La proposition financière en détaillant les coûts (voir article 9 du CCTP)

Seront joints tous documents annexes jugés utiles pour apporter les compléments d’’informations nécessaires.


3. CONTRAINTES JURIDIQUES ET REGLEMENTAIRES RELATIVES AUX ACTIVITES

Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglet « Contraintes

règlementaires »

3.1. Statut de l’établissement

La solution sera conforme aux règles de gestion des établissements ESPIC (Etablissements de Santé Privés

d’Intérêt Collectif) et devra notamment :

• Permettre de répondre aux obligations du Contrat de Bon Usage des Médicaments

• Permettre la production des statistiques et d’informations économiques sur le médicament

• Permettre de produire des données servant de base aux analyses pharmaco - économiques

3.2. Adaptation aux types d’activités et aux référentiels officiels

La solution sera conforme aux règlementations des activités MCO et SSR existantes dans l’établissement en

termes de :

• Production des données et fichiers nécessaires dans le cadre de la production du PMSI :

Pour l’activité MCO :

o FICHCOMP T2A MCO

o FICHCOMP ATU

Pour l’activité SSR :

o FICHCOMP « MO SSR »

o FICHCOMP « médicament avec ATU (Autorisation Temporaire d’Utilisation) »

• Production d’un livret thérapeutique valorisé à l’unité de dispensation

• Production des états et documents règlementaires pour la pharmacie (exemples : les états relatifs aux

stupéfiants)

La solution intègre les référentiels de base dont les modalités de MAJ sont à préciser dans la réponse :

• Pour la gestion du médicament, nomenclatures des médicaments : UCD, CIP, Classes ATC, Classification

selon listes (non listés, liste I/II ou stupéfiants),…

• Pour le PMSI, la gestion des indicateurs T2A : Produit ATU, T2A en MCO et Molécules onéreuses SSR avec

la gestion des dates de prises en compte dans les listes officielles et les tarifs,

• Nomenclatures des Dispositifs médicaux : CLADIMED

• L’identification des professionnels de santé respectera les principes énoncés par la Nomenclature des

Acteurs de Santé (NAS) fondée sur le RPPS.

Les évolutions règlementaires sont incluses dans les MAJ et couvertes par le coût du contrat de maintenance.

3.3. Confidentialité des données nominatives

La solution permettra de respecter les dispositions de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée

sur le traitement automatisé d'informations nominatives et notamment les recommandations relatives à la

gestion des accès et des habilitations sur les données.

Le prestataire fournira les éléments de base nécessaires à la production de la déclaration CNIL par

l’établissement.


4. CONTRAINTES TECHNIQUES

Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglet « Contraintes techniques »

4.1. Contraintes en termes de sécurité

Seront abordés les aspects de sécurité, confidentialité et gestion des droits d’accès des utilisateurs.

Pour les réponses se reporter au document « cadre de réponse ».

4.2. Architecture technique

La cartographie de l’architecture technique est présentée en ANNEXE 2.

L’établissement a mis en place des solutions de virtualisation WMWARE. La réponse devra préciser la

compatibilité de la solution proposée avec un environnement de ce type.

Le prestataire fournira le détail de ses pré-requis techniques en termes :

• De matériels,

• De licences systèmes d’exploitation

• De licences S.G.B.D.R.

• De postes de travail,

• De périphériques : imprimantes, lecteurs Datamatrix, …

4.3. Sauvegardes

La réponse doit préciser les conditions d’intégration de la sauvegarde de l’environnement de travail et des

données dans le plan de sauvegarde de l’établissement.

La sauvegarde de l’établissement est une solution BACK UP EXEC.

4.4. Télémaintenance

Les accès en télémaintenance devront être réalisés via VPN.


4.5. Maintien aux conditions opérationnelles

Il sera précisé dans l’offre les modalités et conditions de réalisation des procédures d’administration courantes,

sauvegardes et des mises à jour applicatives.

Seront détaillées notamment les procédures mises en œuvre lors :

• Des opérations de sauvegarde (celles-ci devront être documentées),

• Des opérations périodiques d’administration du système (archivage, opérations de contrôle…) qui ne

doivent pas nécessiter l’arrêt d’exploitation,

• Des mises à jour des applications (environnement de test en parallèle de l’environnement d’exploitation,

conditions de diffusion…).

Le prestataire devra expliciter dans son offre sa stratégie en matière de continuité de service en cas

d’indisponibilité partielle ou totale du système et notamment l’organisation et les moyens mis en place lors :

• D’un fonctionnement en mode dégradé résultant d’une panne matériel par exemple,

• D’une reprise sur incident (journalisation des transactions),

• D’une interruption des services d’échanges inter applicatifs, nécessitant ou non des opérations de

synchronisation.


5. DESCRIPTIF FONCTIONNEL DES BESOINS

Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse »

5.1. Généralités

La pharmacie gère l’approvisionnement des services en produits de santé et fournitures stériles ou non stériles.

Environ 3 000 références sont gérées dont 2 000 médicaments.

Le CH de Bligny est adhérent de la centrale d’achats CACIC et gère la mise à jour des tarifs une fois par an au

01/04 pour les produits référencés à la CACIC.

L’organisation pour la dispensation pharmaceutique est la suivante :

- Une dispensation nominative est effectuée pour les produits suivants :

o Stupéfiants,

o Médicaments dérivés du sang,

o Antibiotiques,

o Antirétroviraux,

o Médicaments hors GHS,

o Certains médicaments selon besoin de suivi : ATU, essais cliniques,…

o Médicaments hors livret thérapeutique.

Le calcul des besoins est effectué dans DXPharm par service à partir des prescriptions de produits typés

« nominatifs DIN » sur une période allant jusqu’à la prochaine date de dispensation.

- Une dispensation globalisée (à partir des commandes de services) est faite pour tous les autres produits

avec des listes types de dotations : une liste « médicaments » et une liste « dispositifs médicaux ».

Ce circuit ne concerne pas les chimiothérapies (prescriptions, préparation …) qui sont entièrement gérées dans

CHIMIO.

La distribution est organisée de façon hebdomadaire :

- Livraison 2 fois par semaine dans la plupart des services

- Livraison 1 fois par semaine au sanatorium, au SSR polyvalent et pour les plateaux techniques /

consultations externes.

Des commandes urgentes sont passées et livrées entre ces dates.


5.2. Gestion des produits et fournisseurs (Scénario 1 +2)

Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglets « Besoins produits

fournisseurs»

5.2.1. Les produits

5.2.1.1. Généralités sur les produits

La solution permettra de gérer les produits de la pharmacie : médicaments, produits stériles et non stériles,

dispositifs médicaux, autres fournitures.

La réponse précisera les possibilités de création et mise à jour des fiches produits à partir des donnés des bases

CIOsp et CIOdm avec possibilités de gérer les champs à mettre à jour ou pas.

Le détail des données souhaitées dans les fiches produits est décrit dans le questionnaire « cadre de réponse ».

Les informations concernent :

- L’identification et la classification du produit,

- Les informations de conservation, péremption,

- Les informations de stockage,

- Les conditions d’achat,

- Le lien avec les fournisseurs et marchés

La réponse précisera les fonctionnalités disponibles concernant :

• les contrôles ou alertes sur la complétude des informations au cours de la saisie d’une fiche produit,

• les contrôles sur la cohérence des données saisies,

• la possibilité de « désactiver » des fiches de produits devenues obsolètes,

• les états éditables ou à extraire sous Excel concernant les produits.

5.2.1.2. Le livret thérapeutique

Pour satisfaire aux obligations légales, la solution sera en mesure de gérer la constitution d’un livret

thérapeutique.

Ce livre sera éditable et exportable sous Excel avec les données nécessaires notamment nom du produit, code

produit, code UCD, Classe ATC, prix d’achat, PMP, indicateur T2A.

5.2.2. Les fournisseurs

Les données fournisseurs à gérer concernent :

- L’identification des fournisseurs : code, nom, différents services, interlocuteurs et coordonnées. Il sera

précisé comment sont gérés les différents types de fournisseurs : laboratoires, dépositaires, … et les liens

entre eux.

- La gestion des conditions d’achat : Prix d’achat, unité d’achat et de gestion, délais de livraison, conditions

de livraison et de facturation, informations libres (périodes de fermetures, commentaires)

- La gestion des marchés négociés : lien entre le marché, le fournisseur et les produits inclus dans le

marché.


5.3. Les achats (Scénario 1 + 2)

Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglets « Besoins achats stocks»

5.3.1. Marchés

Le CH de Bligny a un accord avec la CACIC pour la fourniture d’un certain nombre de produits.

Il conclut également des marchés négociés avec certains fournisseurs.

La solution doit permettre de gérer les marchés : produits concernés, prix négociés, dates de validité de marché,

autres conditions.

La saisie des marchés permettra ensuite la passation des commandes conformément aux conditions du marché.

Pour la CACIC, la fonction d’import en masse des tarifs annuels pour mise à jour sera disponible.

5.3.2. Le circuit des achats

Le circuit complet des achats de produits gérés par la pharmacie doit être géré par la solution :

- Commandes,

- Réceptions,

- Validation des factures,

- Génération des écritures pour la comptabilité générale.

Pour les commandes, la passation de commandes pourra être faite :

- Sur préconisations de commandes selon seuils d’alertes, ou à la demande,

- Par cycles ou selon périodicité libre.

La réponse précisera les possibilités de mise en place de commandes via EDI : plateforme, modalités d’échanges,

contraintes.

La gestion des réceptions s’effectuera à partir des lignes de commandes en cours et permettra de gérer les cas de

réceptions partielles, la gestion des reliquats et annulations, les retours vers les fournisseurs

La validation des factures pourra être faite à partir des réceptions validées avec possibilité :

- D’ajustements de données : prix

- D’ajouts de données complémentaires : frais, calculs de remises, références, …

Un état type « bon à payer » pourra être édité.

La gestion des avoirs sera prévue.

A toutes étapes du circuit, on pourra interroger la base pour rechercher, lister des commandes, des réceptions,

des factures. A partir d’un élément, on pourra faire une recherche ascendante ou descendante.

5.3.3. Interface comptable

La solution permettra la génération des écritures comptables avec affectation analytique : écritures d’achats et

OD éventuelles au format attendu par la solution SAGE FRP 1000.

L’édition des journaux comptables sera possible.


5.4. La gestion de stocks (Scénario 1 + 2)

La gestion des stocks et inventaires permettra :

- La mise en stock, la gestion de l’entreposage (localisation), la gestion des sorties de stocks,

- Le suivi des stocks : mouvements, valorisation, inventaire

La possibilité de gestion des entrées/ sorties avec lecteurs datamatrix sera explicitée

L’édition et l’exploitation des états d’inventaire valorisés seront possibles.

5.5. La dispensation et la délivrance (Scénario 2)

Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglets « Besoins dispensation

délivrance

5.5.1. Organisation actuelle des dispensations

Les médicaments sont délivrés par la pharmacie deux fois par semaine (ou une fois pour certains services) selon

deux modes :

- En Dispensation Nominative pour les produits suivants :

o Stupéfiants,

o Médicaments dérivés du sang,

o Antibiotiques,

o Antirétroviraux,

o Médicaments hors GHS,

o Certains médicaments selon besoin de suivi,

o Médicaments hors livret thérapeutique.

- En dispensation globale à partir de commandes de services pour tous les autres produits.

Pour les produits tracés, la traçabilité sera assurée.

Les retours de produits vers la pharmacie pourront être gérés.

5.5.2. Dispensation globale : commandes de dotations

Les services devront accès aux listes de dotations types (plusieurs listes possibles selon types de produits) pour

passer leurs commandes. Il sera possible d’ajouter des produits non inclus dans la liste standard à condition que

le produit soit autorisé pour le service.

La liste pourra être triée selon divers critères au choix de l’utilisateur.

Des commandes normales et urgentes seront possibles.

La gestion des listes sera facilitée par des possibilités de mises à jour à la volée dans plusieurs listes, duplications,

mise à jour en fonction des changements de références.

Le suivi des demandes en cours, reliquats, annulations seront possibles.

A partir des demandes on pourra éditer un plan de cueillette avec localisations. Une édition d’un bordereau de

mise à disposition sera possible.


5.5.3. Dispensation nominative : à partir des prescriptions

Pour les produits en DIN, les prescriptions pourront faire l’objet d’une reglobalisation sur une période de

dispensation libre pour calcul des besoins et édition d’un plan de cueillette.

L’accès aux détails de prescriptions par patient sera possible.

On pourra éditer un bordereau de mise à disposition par patient.

5.5.4. Utilisation d’armoires sécurisées

La réponse précisera si la solution proposée permet de fonctionner avec des armoires sécurisées :

- Type et marques de matériels

- Conditions et pré-requis

- Interconnections nécessaires

- Cas d’utilisation sur des sites avec la solution proposée

SI besoin, un chiffrage distinct des prestations, interfaces…sera proposé en option.

5.6. Exploitation statistique des données et extractions (Scénario 1 + 2)

Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglets « Besoins éditions stats »

L’offre précisera quels sont les outils et fonctionnalités disponibles pour la réalisation des statistiques d’activités.

Les besoins concernent des statistiques et extractions relatives :

- Aux consommations selon différents critères : période, services, type de produit, etc…

- Aux données nécessaires aux études pharmaco économiques,

- Aux données relatives aux études de coûts : par pathologie, par patient, ... »

- A la production des fichiers obligatoires pour les remontées PMSI : FICHOMP ATU, FICHCOMP T2A MCO,

FICHCOMP Molécules SSR

La réponse précisera :

- si des requêtes sont livrées en standard (liste à annexer),

- s’il est possible d’exporter les résultats,

- si l’outil permet de réaliser toute requête à la demande sur les données de la base.

La réponse précisera si la fourniture d’une solution basée sur Business Objects ou QlikView est disponible.

5.7. Habilitations et droits

Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglets « Contraintes techniques »

La gestion des droits et habilitations sera possible avec possibilité de définir des profils d’utilisateurs types.

La solution respectera les obligations légales de :

- De gestion des mots de passe : formats, renouvellements, …

- De traçabilité des accès


6. INTEGRATION DANS LE SI EXISTANT

Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglets « Intégration dans le SI

existant »

6.1. Reprises de données (Scénario 1 + 2)

En vue du démarrage sur la nouvelle solution, l’éditeur fera une proposition pour la reprise des données

suivantes :

• Base des fournisseurs et produits : pour synchronisation au démarrage, une reprise de données

fournisseurs et produits sera à envisager

La réponse précisera les données qu’il est possible de reprendre et les recommandations du prestataire.

• Données complémentaires :

Il sera précisé si des données complémentaires peuvent faire l’objet d’une reprise au démarrage :

- UFs,

- Utilisateurs,

- Comptes comptables

- Etc…

• Données pour le circuit du médicament :

Selon le scénario 2 proposé, le prestataire précisera les données à reprendre et ses préconisations.

Sont notamment à envisager :

• La reprise des identités patients,

• Des séjours en cours au démarrage,

• Autres à préciser


6.2. Interopérabilité / Interfaces (Scénario 1 + 2)

Le prestataire précisera les principales normes et standards respectés par la solution proposée.

En termes d’interopérabilité, la solution respectera les standards en vigueur dans le monde de la santé et

notamment les flux suivants :

- HL7 IHE PAM pour les flux d’identités, Mouvements, Séjours

- PN13 si interfaces complètes circuit du médicament,

Les échanges seront gérés via l’EAI ANTARES. La cartographie des flux existants à ce jour est en ANNEXE 1.

La réponse devra clairement lister les interfaces fournies dans le scénario 1 et dans le scénario 2 :

- Données objet de l’interface,

- Norme ou standard,

- Type de format,

- Modalités d’échanges : via l’EAI ou non, périodicité,

- Références de sites équipés

Le prestataire apportera à l’appui de ses réponses tout document ou complément d’informations nécessaire.

Pour information :

Les formats d’Identifiants Permanents du Patient (IPP) sont :

• A 6 caractères dans l’application serveur d’identités Hôpital Manager et dans les applications XPLORE,

SYNERGIE et JIM,

• Transformés à 9 caractères dans DXCARE, CHIMIO, DATAMEAL et CURSUS : format chaîne de caractères

cadrés à gauche avec des zéros non significatifs.

Les formats de N°S de séjours :

Les N° de séjours sont de format chaîne de caractères de longueur 9.


7. PRESTATIONS

Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglets « Prestations et livrables »

Le candidat décrira l’ensemble des prestations nécessaires à la mise en œuvre de sa solution. Elles seront

quantifiées et valorisées par type de prestation et d’intervenant éventuellement (consultant, formateur, chef de

projet…), tous frais inclus.

Pour ce faire, le candidat utilisera les tableaux financiers du cadre de réponse joint.

7.1. Installation des applications et interfaces

Le candidat présentera les prestations d’installation de sa solution, y compris ses outils de paramétrage et

d’intégration avec le système d’information existant.

Les prestations d’installation incluront la préparation des environnements de formation et de tests.

Une prestation de transfert de compétences sera effectuée auprès de l’équipe interne afin de la rendre

autonome sur l’installation des postes clients, les opérations d’exploitation courante, les opérations de

sauvegarde, la surveillance des interfaces.

7.2. Paramétrage de la solution

Le candidat décrira les actions de paramétrage qu’il réalisera lui-même et celles qui incomberont à la maîtrise

d’ouvrage, en totalité ou avec l’assistance du maître d’œuvre.

Les documentations fournies ainsi que les livrables, dans le cadre des actions de paramétrage, seront listés avec

précision.

7.3. Formation

Le candidat précisera s’il est considéré ou non comme organisme de formation, et si oui indiquera son n°

d’agrément.

Ses recommandations en matière de formation seront explicitées :

� Formation possible de l’ensemble des utilisateurs ou uniquement de référents (préciser les profils)

� Niveau minimum des stagiaires

� Ressources nécessaires

� Organisation de la formation (sur site, combien d’heures par session, outils de télé-formation …)

� Etc.

Les prestations de formation et transfert de compétences engloberont outre les fonctions-métiers,

l’administration de l’ensemble de la solution, les procédures d’exploitations qui devront être précisées dans

l’offre et documentées, les opérations d’archivage, la surveillance des interfaces,…

Les supports de formation et manuels d’utilisation livrés dans le cadre des actions de formation seront listés.


7.4. Assistance à la mise en œuvre - Conduite de projet

Les prestations d’assistance à la mise en œuvre seront détaillées, ainsi que la gestion de projet proposée et les

profils des membres de l’équipe projet. Il évaluera les ressources que la maîtrise d’ouvrage devra consacrer au

projet, aux différentes étapes du projet.

Le déploiement, envisagé dans sa globalité, devra être découpé en phases. Un planning prévisionnel sera joint à

l’offre et fera apparaître clairement les différentes étapes.

La date de mise en production est fixée au 01/01/2017.

Les recommandations sur actions de communication nécessaires ainsi que les opérations de conduite du

changement à mener seront également décrites.

7.5. Maintenance – Assistance à l’exploitation

Le périmètre des prestations de maintenance couvrira :

• L’assistance à l’exploitation, fonctionnelle et technique,

• La maintenance évolutive, corrective, et réglementaire.

Le candidat décrira dans un document annexe les services proposés :

- L’organisation et les moyens (moyens humains, outils),

- Horaires d'ouverture,

- Procédure de demande d'assistance,

- Délais d'intervention et d’engagement de réponse.

Un exemplaire de contrat sera joint à l’offre.

Le candidat précisera s’il existe un club des utilisateurs de sa solution, et, si oui, indiquera dans sa réponse les

coordonnées de son représentant.


8. ANNEXES


8.1. ANNEXE 1 - « Cartographie des interfaces »


8.2. ANNEXE 2 - Architecture - Synoptique


8.3. ANNEXE 3 – Cartographie fonctionnelle et des flux d’interopérabilité dans le scénario 1


8.4. ANNEXE 4 : Cartographie fonctionnelle et des flux d’interopérabilité dans le scénario 2 (avec flux PN13 complets)