http://www.TimeManagement-Company.com

2

Toolbox Essence

Questions au sujet de l’essence

Vos objectifs sont essentiels dans votre vie. Que vous vouliez devenir volontaire ou évoluer dans votre

travail, il est crucial d’éclaircir vos objectifs et de les mettre sur papier. Prenez le temps de remplir les

tableaux ci-dessous. Tenez compte d’importants facteurs de la vie:

• Santé

• Famille

• Vie sociale

• Travail

• Culture

Suggestion : Formulez vos objectifs selon le principe « SMART ».

Quels sont les objectifs professionnels que vous vo ulez atteindre dans l’année à venir ?

1 S:

M:

A:

R:

T:

2 S:

M:

A:

R:

T:

3 S:

M:

A:

R:

T:

3

4 S:

M:

A:

R:

T:

Quels sont les objectifs personnels que vous voulez atteindre dans l’année à venir ?

1 S:

M:

A:

R:

T:

2 S:

M:

A:

R:

T:

3 S:

M:

A:

R:

T:

4 S:

M:

A:

R:

T:

4

Quels sont les objectifs professionnels que vous vo ulez atteindre dans les 5 années à venir ?

1

2

3

4

Quels sont les objectifs personnels que vous voulez atteindre dans les 5 années à venir ?

1

2

3

4

5

Toolbox Fonction

Qui êtes vous ? Quels rôles accomplissez-vous ? Quel est votre rôle dans la société ?

Quel est votre rôle dans votre vie professionnelle ?

Quelles sont vos tâches bien spécifiques ?

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_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Quelles sont vos tâches secondaires ?

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_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Quel est votre rôle dans votre vie privée ?

Quelles sont vos tâches bien spécifiques ?

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_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Quelles sont vos tâches secondaires ?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

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Quel est votre rôle dans la vie en société ?

Quelles sont vos tâches bien spécifiques ?

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_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Quelles sont vos tâches secondaires ?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

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_________________________________________________________________________________

7

Toolbox Focus

Ci-dessous, vous trouverez votre logbook personnel. Dans les 2 premières colonnes, vous trouverez

une case pour indiquer le temps. Notez toutes les demi-heures ce que vous faites, avec des mots

clefs. Attention, il s’agît bien de ce que vous faites et non de ce que vous aviez l’intention de faire.

Ajouter un « P » pour les activités planifiées et un « N » pour les non planifiés.

Par demi-heure, vous avez la possibilité de donner un peu plus d’explications au sujet du temps que

vous avez perdu ou des remarques sur le time management. Faites ceci dans la dernière colonne.

Activités/P= Planifiées/ N= non planifiées/ Explication du temps perdu + remarques

Activités

Planifiées

Activités

Non Planifiées

P

N Explication du temps perdu + remarques

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8

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� ….. � …..

9

Analysez votre logbook.

Quand êtes-vous le plus productif ? Quand est-ce que cela va moins bien ? Quelle est la raison

d’après vous ? ex. avant-midi, après-midi, le soir au bureau ……

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_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

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Se pourrait-il que vous octroyez parfois du temps à des affaires moins importantes ? Comment cela se

fait-il ? ex. des meeting qui ne sont pas importants, continuer à téléphoner, surfer sans but bien

précis ….

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_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Avez-vous consacré du temps à des efforts qui, par après, s’avèrent n'avoir servi à rien ? ex. rédiger

un rapport que personne n’a lu, faire du travail en double.

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_________________________________________________________________________________

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Avez-vous remarqué des points qui pourraient être améliorés ? ex. Une autre façon d’archiver, rédiger

une liste « to-do ».

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_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

10

Quels sont les dérangements les plus fréquents ? ex. les communications téléphoniques, mails, le

patron, les collègues….

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_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Quelles actions n’ont abouti à rien ? Comment gérez-vous ces situations ?

ex. mieux planifier, mieux communiquer.

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_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Quelles tâches souhaiteriez-vous déléguer ?

ex. mieux planifier, mieux communiquer.

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

11

Toolbox Efficacité

80/20

Pour être efficace, il faut savoir quelles activités ont le plus de rendement :

• 20% de vos activités sont responsables de 80% de vos résultats

• 80% de vos activités sont responsables de 20% de vos résultats

Quelles sont les activités qui vous apportent les meilleurs résultats ?

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_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

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Il va de soi que vous mettez à profit les 20% effectifs de votre temps. Comment entamer ceci ? Il est

intéressant de savoir comment vous gérez votre temps. Quels sont les moments personnels qui

dévorent votre temps ?

Voleurs de temps

Quels sont les vôtres ? Encerclez les principaux.

• Manque d’organisation

• Classement incorrect

• Interruptions

• Attendre des informations complémentaires

• Vouloir en faire de trop

• Correspondance, e-mails qui ne sont pas nécessaires

• Réunions qui ne sont pas utiles

• Ne pas savoir dire non

• Ne pas savoir écouter

• Objectifs mal formulés

• Fréquentation inefficace avec les gens

12

• Déléguer d’une manière peu pratique

• Fixer des priorités non concevables

• Deadlines irréalisables

• attitude négative

• Mauvaise communication

• Dérangement d’ordre technique et automatisation

• Faute d’autres personnes

• Trop peu de personnel

• Appréciation défaillante

• Manque de feedback

• Perfectionnisme

• Mauvais traitement de la paperasserie.

Quelques questions :

Pouvez-vous nommer ce qui vous prend beaucoup de temps dans vos occupations journalières ?

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_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

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Quelles en sont les raisons ?

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_________________________________________________________________________________

13

Pouvez-vous changer quelque chose à ceci ?

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_________________________________________________________________________________

De qui ou de quoi avez-vous besoin pour cela ?

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GTD

Déterminez vous-même 4 contextes:

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_________________________________________________________________________________

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Déterminez vous-même 4 projets:

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_________________________________________________________________________________

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Toolbox Créativité

Faites votre propre « mindmap » :

1. Inscrivez l’objet primordial, celui-ci se trouve au milieu de votre mindmap : « mon emploi actuel »

2. Les thèmes importants de l’objet partent du point central.

3. Les thèmes d’une importance moindre forment les feuilles. De celles-ci résulteront de nouveaux

embranchements, etc.

Inscrivez quelques mots que vous associez à votre emploi actuel. Mettez le mot « mon emploi

actuel » au centre de la feuille et, en partant de là, dessinez des lignes (comme les branches d’un

arbre). Sur ces lignes, inscrivez un mot que vous associez à votre emploi actuel et répétez ceci.

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Annexe : Schéma GTD

Source: http://gagnermavie.com A base du livre Getting Things Done, David Allen