Conduire & Animer une réunion

Prendre la parole en public

Animer

Écouter

Outils

TestsRéunions

Public

P.N.L.

VidéoA.T.

Organisation personnelle Organisation personnelle du travaildu travail

FormationFormationConduire & Animer une

Réunion

Conduire & Animer une RéunionConduire & Animer une Réunion

Introduction

– La réunion : un événement maîtrisé

– Mettre en œuvre une méthodologie adaptée à

l’objectif de la réunion

– La réunion : processus humain

– Schéma et Outils

Ordre du jourOrdre du jour

GroupeGroupe– Valoriser la pertinence

RéunionRéunion– Maîtriser le déroulement

Groupe & ExpérienceGroupe & Expérience

Introuvable !– Mise en place du groupe spontanée …

(Trop) Fréquent !– Incapacité du groupe à produire

Problèmes internesProblèmes relationnelsForte personnalitéFaible écoute

Groupe & ConditionsGroupe & Conditions

Générer l’environnement propice à la production de groupe

Clarifier les règles du jeu

L’équipe « centre d’intérêt » n’en est pas moins transversale

Groupe & SynergieGroupe & SynergieÉquilibre interne - externe

INTERNE1. Constitution2. Rôles3. Communication4. Gestion

Fixer l’OBJECTIF

Gérer la PERCEPTION

Gérer l’INTERFACE

Mesurer la PERFORMANCE

Équilibre interne du groupeÉquilibre interne du groupe

Naissance– Formation initiale

Enfance– Perturbation

Adolescence– Restructuration

Adulte– Maturité

Formation initiale du groupeFormation initiale du groupe

Position prudenteEnvie de se valoriserSoit :

– Tester– Ne pas réaliser– Pas d’initiative– Pas de suivi– Ne pas décider

PerturbationPerturbation

Imposer ses opinions avec vigueur

Rupture du consensus initial

Conflit de personnes

Frustration de certains participants devant

le manque de production

Restructuration : NormalisationRestructuration : Normalisation

Résolution des conflits par la connaissance

des différents types de caractères

Une nouvelle hiérarchie se met en place

Les codes de comportement se constituent

Des conflits (d’intérêt) apparaissent

Maturité et performancesMaturité et performances

Les rôles dans les équipes (ni les meilleurs ni les plus brillants)

L’équipe doit se constituer de diversité Un leader (orientations – motivations – relations ) Un responsable de mission (objectifs) Un responsable de ressources (moyens –

connaissances – compétences – créativité)

Maturité et communicationMaturité et communicationOmniprésence du responsable de groupe

Déséquilibre de communication

Tous canaux ouverts

Équipe auto-gérée

Responsable

Membre équipe

Équilibre de gestion:Équilibre de gestion:mission - entretienmission - entretien

+ entretien : introspectif, peu enclin au progrès

% temps imparti : travail de groupe productif

+ mission : néglige la dynamique de groupe

Équilibre externeÉquilibre externe

Fixer précisément l’objectif

Gérer l’interface

Mesurer les performances

Gérer la perception

Fixer l’objectifFixer l’objectif

Définir l’objectif de mission Définir les objectifs de l’entretien Vérifier la cohérence entre objectifs du groupe et

contexte global Questionnement préalable recommandé:

Attentes ? Changement ? Comment doit œuvrer l’équipe ? Pièges et scénarios ? Lancement ? Pourquoi ?

Gérer l’interfaceGérer l’interface

Commanditaire

Équipe

Parties prenantes Parties prenantes

Ressources de compétences (experts)

Mesurer les performancesMesurer les performances

Mesure des écarts Objectifs – Réalisation

Analyse des écarts

Ajustements nécessaires

Communication de la régulation

Gérer la perceptionGérer la perception

P O L IT IQ U EL 'équ ipe représen te-t-elle nos in térêts ?

A -t-elle les appu is nécessaires ?C om m en t réagiron t "les au tres" ?

A FFE C T IFQ ue pensons-nous de l'équ ipe ?

A -t-elle tenu com pte de nos opin ions ?N ous a-t-elle tenu in form és ?

R A T IO N N E LLes idées de l'équ ipe son t-elles sensées ?

Q uels avan tages concrets en tirerons-nous ?S on t-elles applicables ? ...

RésuméRésumé

Travailler en équipe est gratifiantLe bon fonctionnement est issu de la

convergence de personnalités différentes et compatibles

La connaissance de la dynamique de groupe est nécessaire

Temps et efficacité résultent d’une maîtrise des équilibres internes et externes

Une réunionUne réunion C’est…C’est…

Gérer de façon efficace des compétences dans des contextes fonctionnels et émotionnels

Parvenir à des solutions supérieures à un travail isolé.

CONSTATPas forcément nécessaire, la réunion est souvent mal préparée, conduite, clôturée.

AVANT AVANT la réunionla réunion

Assurer vous que la réunion est nécessaire

Fixer des objectifs réalistes et accessibles

Préparer et diffusez un ordre du jour

Invitez les personnes clés (pas un cercle

d’amis)

PENDANT PENDANT la réunionla réunion

Commencez à l’heure prévueMaintenez le groupe dans le déroulement

initial et les objectifsPrenez des décisions, ne vous contentez

pas de donner des points de vueRésumez et faites un compte rendu des

décisionsMaintenez l’implication des participants

en maîtrisant les fortes personnalités

APRES APRES la réunionla réunion

Adressez un compte rendu à chacun des

participants

Assurez le suivi des mesures retenues

Parlez-en avec les personnes clés

Taire ce qui s’est dit ou fait « sans intérêt »

PRODUIT & PROCESSUSPRODUIT & PROCESSUS

PROCESSUSPROCESSUSPRODUITPRODUIT

Gérer les interactions personnelles

Satisfaire « l’ego » des participants

S’assurer d’un accord actif

Maîtriser les disgressionsQuelles sont les infos nécessaires ?

Par qui ?

A quel coût ?

Quand ?

Que doit-on faire ?

Réunion = Processus DécisionnelRéunion = Processus Décisionnel

Réunion considérée comme évènement: :

Réunion considérée comme processus de décision:

PREPARATION 10%10%

SUIVI 30%30%

REUNION

30%30%

PREPARATION 40%40%

REUNION

80%80%

SUIVI 10%10%

FormationFormationPrendre la parole

en public

SommaireSommaire

Facteurs – clés de réussite

– Soigner le visuel– Réalisation : étape par étape– Participation : les modes– Erreurs … à éviter

ConceptsConcepts

A.T.

P.N.L.

Communication verbale

Communication non verbale

Communication visuelle

Soigner le visuelSoigner le visuel

Impact

Apprentissage

Débit vocal

Réalisation : étape par étapeRéalisation : étape par étape

Préparation– Matérielle– Personnelle– Substantielle

Déroulement– Communication (verbale – non verbale –

visuelle)

Réalisation : Réalisation : Préparation MatériellePréparation Matérielle

Environnement

Équipement

Modes dégradés

Documents

Réalisation : Réalisation : Préparation PersonnellePréparation Personnelle

Physique

Mentale

Réalisation : Réalisation : Préparation SubstantiellePréparation Substantielle

Définition du contenuTemps de préparationQuestions fondamentalesStructure de la présentationDétails du scénarioExposé « improvisé »

DéroulementDéroulement

Introduction (quatre 20)

Communication verbale

Communication non-verbale

Communication visuelle

Déroulement : IntroductionDéroulement : Introduction

SalutationsPrésentationSujetContexteAvantage pour l’assistanceSommaire

20 secondes20 secondes

20 cm 20 cm visagevisage

20 mots20 mots

20 gestes20 gestes

Déroulement : Déroulement : Communication verbaleCommunication verbale

Voix– Intonation, débit, puissance

Mots– Choix, corrélation émission-réception

Coordination– Visuelle & verbale

Déroulement : Déroulement : Communication non-verbaleCommunication non-verbale

Transmission – contact

Regard

Observation de l’auditoire

Attitude et gestes

Utilisation de l’espace

Déroulement : Déroulement : Communication visuelleCommunication visuelle

Choix des documents

Formalisation – mise en page

Impact des supports

Utilisation des graphiques

ParticipationParticipation

Adéquation de la présentation

Débat

Questions

Erreurs

Présentation en équipe

Erreurs … évitons lesErreurs … évitons les

Manque de préparationSurcharge d’effetsLectureQualité des documents (photocopie, écriture)OrthographeLangage d’initiéAnglicismeHumour