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COMPTE RENDU

DU COMITE DE DIRECTION DU 17 JANVIER 2017 18h00 Salle de réunion de l’Office de Tourisme – 52200 LANGRES

Date de convocation: 12 JANVIER 2017

Nombre membres en exercice

20

Présents 14 Votants 15 POUR 14 CONTRE ABSTENTION 1 Secrétaire de séance : Philippe GILLOT

TITULAIRE P V Exc

Pouvoir

Exc /

Suppléé

ELUS

CARDINAL A.

DELONG S. 1 1

GARIOT P. 1 1

JANNAUD D. 1

MARECHAL J.P. 1 1

PARISEL P. 1 1

PECHIODAT R. 1 1

QUARREY Y. 1 1

RUEL M.J. 1 1

SIRLONGE J. 1 2

TRESSE E. 1 1

VINOT J.P. 1 1

REPRESENTANTS D’ACTIVITES CARIELLO A. 1 1

DECHANET F. 1 1

FOLLEAU P. 1 1

HENRY P.

TOURNIER G. 1 1

PERSONNALITES HASSELER J.P. 1

CARDINAL J.P. 1 1

NOIROT D.

Trésorerie D. RIBAULT

Agent OT Philippe GILLOT

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OFFICE DE TOURISME DU PAYS DE LANGRES

L'an DEUX MILLE DIX SEPT, le 17 janvier à 18 heures, le Comité de Direction, convoqué comme prévu par les statuts par la Présidente de la Communauté de Communes du Grand Langres, s’est réuni en session ordinaire, salle de réunion de l’Office de Tourisme. Le quorum étant atteint, le Comité Syndical procède à l’examen de l’ordre du jour : 1. Installation du Comité de Direction…………………………………………………2

2. Administration Générale

2.1. Présentation des statuts………………………………………………………………………………2 2.2. Élection du Président…………………………………………………………………...……………6 2.3. Election du Vice-président …………………………………………………………………………6 2.4. Avis sur la nomination du Directeur………………………………………………………………..7 2.5. Délégations de signatures au Directeur……………………………………………………………..7 2.6. Partenariat : reprise des accords contrats et conventions existants………………………………..9 2.7. Convention de dématérialisation pour la transmission des actes xdmat………………………….10

3. Ressources humaines

3.1. Tableau des effectifs………………………………………………………………………………..11 3.2. Fixation des indemnités de déplacement…………………………………………………………..12 3.3. URSSAF – contrat d’adhésion à l’Assurance Chômage…………………………………………..13 3.4. Adhésion au CNASS……………………………………………………………………………….14 3.5. Indexation de la rémunération aux obligations de la Convention Collective Nationale des organismes

de tourisme (N°3175) ……………………………………………………………………………..15

4. Finances et gestion de l’EPIC

4.1. Désignation du comptable public…………………………………………………………………..15 4.2. Régie d’avances et/ou de recettes : délégation au Directeur………………………………………16

5. Prestations de l’Office de Tourisme et fonctionnement général

5.1. Fixation des tarifs de prestations proposées par l’Office de Tourisme……………………….……16 5.2. Proposition de prestation de promotion pour les prestataires touristiques………………………..18 5.3. Demande d’autorisation de commercialisation…………………………………………………….19 5.4. Dossier de demande de classement de l’Office de Tourisme………………………………………19 5.5. adhésion aux organismes représentatifs et délégation de représentants…………………………...20

6. Questions diverses

6.1. Prochain Comité de Direction 6.2. Calendrier des réunions ?

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1 Installation du Comité de Direction

La séance a été ouverte et ont été déclaré installés les membres du Comité de Direction désignés par délibération du Conseil communautaire du Grand Langres en date du 9 janvier 2017.

Il a été constaté que le Comité pouvait valablement délibérer. La composition du Comité de Direction est la suivante :

CARDINAL Anne 52200 LANGRES ROYER Marc 52200 BALESMES SUR MARNE

DELONG Sophie 52200 LANGRES GHIRINGHELLI Bruno 52200 LANGRES

GARIOT Pierre 52200 LANGRES LANGARD Philippe 52200 LANGRES

JANNAUD Didier 52200 LANGRES FUERTES Nicolas 52200 LANGRES

MARECHAL Jean‐Pierre 52360 CHANGEY SEGUIN Daniel 52200 SAINT CIERGUES

PARISEL Patrick 52240 CHOISEUL GARRIGOU Olivier 52200 PERRANCEY LES VIEUX

PECHIODAT Raphaël 52260 FAVEROLLES ROUSSELLE Thierry 52260 MARAC

QUARREY Yvan 52200 LANGRES GROSJEAN Francis 52140 IS EN BASSIGNY

RUEL Marie‐José 52260 ROLAMPONT DIDIER Romary 52140 VAL DE MEUSE

SIRLONGE Jeannick 52200 LANGRES HUOT Didier 52200 LANGRES

TRESSE Emmanuel 52200 LANGRES BOILLETOT Christian 52240 NOYERS

VINOT Jean‐Pierre 52140 MEUSE DEGAND Jacky 52360 MARCILLY EN BASSIGNY

CARIELLO (sous réserve

de valisation)Alexandra

Compagnie des

Hallebardiers

DUMAS (sous réserve

de validation)Pascal TINTA'MARS

DECHANET Florence CAMPING DE LA LIEZ MAILLOT Xavier CAMPING LANGRES

FOLLEAU Pascal HÔTEL ARCOMBELLE COLLINOT Frédéric AUBERGE DES TROIS JUMEAUX

HENRY Paul

Union des Commerçants

Industriels et Artisans de

Langres Saints‐Geosmes

LEGENDRE (sous

réserve de validation)Vincent COUTELLERIE LEGENDRE

TOURNIER GillesLANGRES TOURISME

MARCOT, petit trainDROUOT Emmanuel Base Nautique Charmes

HASSELER Jean‐PaulChambre de Commerce

et de l'Industrie de Haute‐

CARDINAL Jean‐PierreAncien Président de

l'Office de Tourisme

NOIROT André

Maison Départementale

du Tourisme de la Haute‐

Marne

PERSONNALITES QUALIFIEES

SUPPLEANTS ELUS

SUPPLEANTS REPRESENTANTS D'ACTIVITES

TITULAIRES ELUS

TITULAIRES REPRESENTANTS D'ACTIVITES

2 Administration Générale

2.1 Présentation des statuts Les statuts de l’établissement public industriel et commercial Office de Tourisme du Pays de Langres ont été présentés et validés au conseil de la communauté de communes du Grand Langres le 22 septembre 2016. Il est proposé aux membres du comité de direction de prendre connaissance des statuts de l'EPIC ci-dessous

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L’examen des statuts n’amène pas de commentaire particulier.

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2.2 Élection du Président par le doyen d’âge de l’assemblée Au préalable de l’élection du Président et du Vice-président, Différents articles du code des collectivités territoriales et du code du Tourisme s’appliquant à l’EPIC sont rappelés.

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« Art. R. 2221-8. - Les membres du conseil d'administration ou du conseil d'exploitation ne peuvent :

« Prendre ou conserver un intérêt dans des entreprises en rapport avec la régie ; « Occuper une fonction dans ces entreprises ; « Assurer une prestation pour ces entreprises ; « Prêter leur concours à titre onéreux à la régie. « En cas d'infraction à ces interdictions, l'intéressé est déchu de son mandat soit par le conseil d'administration ou le conseil d'exploitation à la diligence de son président, soit par le préfet agissant de sa propre initiative ou sur proposition du maire.

« Art. R. 2221-10. - Les fonctions de membre du conseil d'administration ou du conseil d'exploitation sont gratuites. « Toutefois, les frais de déplacement engagés par les administrateurs pour se rendre aux réunions du conseil d'administration ou du conseil d'exploitation peuvent être remboursés, sur justificatifs, dans les conditions définies par les articles 9, 10 et 31 du décret no 90-437 du 28 mai 1990 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils sur le territoire métropolitain de la France lorsqu'ils sont à la charge des budgets de l'Etat, des établissements publics nationaux à caractère administratif et de certains organismes subventionnés. Art. R. 133-5 Le comité élit un président et un vice-président parmi ses membres. Hormis la présidence de la séance du comité en cas d'empêchement du président, le vice-président ne peut exercer d'autres pouvoirs que ceux qui lui ont été délégués par le président. — [CGCT, art. R. 2231-36.] Le Président est chargé d'administrer l'Office de Tourisme et de veiller à l'exécution des décisions prises par le Comité de Direction. Il est secondé, d'une part, par le vice-président qui préside la séance du Comité de Direction en cas d'empêchement du président et, d'autre part, par le directeur qui a pour mission d'assurer le fonctionnement des services sous l'autorité du président. Le Comité de Direction, dûment informé de la teneur de l'article R 133-5 du Code du Tourisme, a été invité à procéder à l'élection du Président et du Comité de Direction. Monsieur Jean-Pierre MARECHAL, doyen d’âge se voit confier la présidence de ce début de séance. Le Comité de Direction a décidé, à l’unanimité, de voter à main levée. Suite à l’appel à candidature, 1 seul candidat est déclaré : Monsieur Pierre Gariot. Monsieur Pierre GARIOT, ayant obtenu la majorité absolue des suffrages, a été proclamé Président du Comité de Direction et immédiatement installé.

2.3 Election du Vice-président Le Comité de Direction, dûment informé de la teneur de l'article R 133-5 du Code du Tourisme, a été invité à procéder à l'élection du Vice-président du Comité de Direction.

Le Comité de Direction a décidé, à l’unanimité, de voter à main levée.

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Suite à l’appel à candidature, 1 seul candidat est déclaré : Monsieur Jean-Pierre CARDINAL. Monsieur Jean-Pierre CARDINAL, ayant obtenu la majorité absolue des suffrages, a été proclamé Vice-président du Comité de Direction et immédiatement installé.

2.4 Avis sur la nomination du Directeur Monsieur Pierre Gariot rappelle les statuts et que le Directeur doit être recruté en contrat de droit public. Il est proposé au Comité de Direction d’approuver la nomination de Philippe GILLOT au poste de Directeur de l’EPIC Office de Tourisme du Pays de Langres

2.5 Délégations de signatures au Directeur Le représentant légal d'une régie est le Directeur lorsqu'il s'agit d'une régie chargée de l'exploitation d'un service public à caractère industriel et commercial. Il assure, sous le contrôle du Président, le fonctionnement de la régie. Le Directeur est également ordonnateur de la régie et prescrit à ce titre, l'exécution des recettes et des dépenses. Il passe, en exécution des décisions du Comité de Direction, tous actes, contrats et marchés. L'Office de Tourisme a une activité importante, notamment en matière de promotion de commercialisation et de communication, ce qui nécessite une grande réactivité. Pour tenir compte du nombre de décisions à prendre par l'Office et afin de garantir une bonne continuité de son activité sur des domaines tels que la promotion touristique, la commercialisation, la gestion des contrats de fournitures, de prestations de services et d'études, tributaires de délais parfois très courts, il est proposé de confier au Directeur les délégations suivantes : 1) Préparation, passation, exécution et règlement des marchés, conventions et contrats passés de

gré à gré en raison de leur montant suivant les crédits prévus, dans la limite d'un montant maximal fixé à 25 000 € H.T par contrat ou par convention et au regard des dispositions du Code du Tourisme :

- Contrat lié à l'activité administrative ou technique concernant les achats de fournitures

courantes, de matériels, de logiciels et de droits divers, - Contrats ou conventions relatifs à la promotion portant dans le domaine de la publicité,

l'organisation de salons touristiques, les accueils presse, les éditions, le marketing touristique, les événements touristiques,

- Contrats d'entretien de matériel et d'équipement, - Contrats de locations mobilière et immobilière, - Contrats de prestations de services relatifs à des partenariats avec les professionnels locaux

portant sur la commercialisation de produits touristiques, la promotion touristique, la valorisation du terroir et du patrimoine culturel,

- Contrats d'assurances ainsi que d'avenants destinés à introduire des nouvelles caractéristiques,

- Contrats d'assistance et de conseil en communication, en informatique, en finances et dans le domaine juridique,

- Ordres de mission du personnel dans le cadre des actions et des crédits prévus au budget 2) Décisions diverses

- Préparation, passation, exécution et règlement de conventions avec les organismes du

tourisme du secteur institutionnel portant sur la promotion touristique et les prestations

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fournies à l'occasion de l'organisation d'actions et de salons touristiques suivant une tarification définie pour chaque opération et dans la limite des crédits prévus au budget,

- Préparation, passation, exécution et règlement de conventions de vente pour le compte de tiers avec des organisateurs de spectacles pour effectuer la billetterie, selon les conditions fixées par une convention type adoptée au préalable par le Comité de Direction,

- Préparation, passation, exécution et règlement de conventions de vente pour le compte de tiers avec des prestataires touristiques pour effectuer la commercialisation de produits touristiques, selon les conditions fixées par une convention type adoptée au préalable par le Comité de Direction,

- Contrats de postes de travail pour le personnel permanent, saisonnier ou intérimaire, dans la limite des crédits prévus au budget,

- Nomination des régisseurs ou des mandataires, suivant les besoins du service : régies de recettes et d'avances.

- Fixation des tarifs de produits divers proposés à la vente, - Ordres de missions des collaborateurs - Préparation, passation, exécution et règlement de conventions avec des structures de

formation pour l'accueil de stagiaires, de travaux appliqués, d'études ou d'enquêtes - Engagement d'actions en justice, en vue d'intenter, au nom de l'Office de Tourisme, les

actions en justice ou de défendre l'Office de Tourisme dans les actions intentées contre lui, Le Comité de Direction donnera cette délégation de compétences au Directeur de l'Office de Tourisme pour une durée limitée à la durée de son contrat de travail de droit public. La délégation de compétence dessaisit l'autorité qui délègue d'une partie de ses pouvoirs au profit d'une autorité subordonnée et modifie ainsi la répartition des compétences en réalisant un transfert juridique de compétence. Lorsque les textes le prévoient, le Directeur devra cependant solliciter l'agrément auprès du Président et du Comité de Direction. La délégation de compétence est attribuée es qualité et elle demeure pour la durée prévue tant qu'elle n'est ni modifiée, ni abrogée. Elle ne prend fin qu'à échéance ou en cas de retrait explicite. Le Directeur présentera chaque année un projet d'activités au Comité de Direction. Les décisions qu'il prendra dans le cadre de sa délégation de pouvoir s'inscriront dans la lignée de ces objectifs approuvés par le Comité de Direction, excepté dans certains cas d'urgence liés à des obligations juridiques ou budgétaires. Le Directeur prendra une décision administrative qu'il signera pour les documents transmissibles au contrôle de légalité et établira auprès du Comité de Direction, un rapport des délégations données en fin de chaque séance. Le Comité de Direction approuve la délégation de signature au Directeur, dans le cadre des conditions ci-dessus. Cette délégation de compétence est donnée pour une durée limitée à la durée de son contrat de travail de droit public.

2.6 Partenariat : reprise des accords contrats et conventions existants Le changement de nature juridique de l'EPIC Office de tourisme du Pays de Langres ne doit pas avoir d’incidence sur la nature et l'étendue des relations contractuelles le liant à ses différents partenaires.

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Il est proposé au Comité de Direction de reprendre l'intégralité des contrats, accords ou conventions en cours :

- L’ensemble des conventions établies avec les prestataires pour l’élaboration et la commercialisation des produits touristiques : petit train, restaurants, hôtels, camping, résidence de tourisme, sites de visite, Cie des Hallebardiers…

- Dans le cadre d’opération de promotion ou de mise en réseau, l’ensemble des conventions offrant des réductions de tarifs pour l’entrée ou la gratuité, dans les monuments ouverts au public ou des prestations assurées par l’Office de Tourisme : pass’tourisme 52, pass’time, pass’ambassadeur champagne ardenne, Chèques-Vacances, SNCF…

- Conventions liées à des moyens de paiement : Chèques-Vacances, Terminal de Paiement Electronique, Paypal

- Conventions liées à du matériel ou des prestations : Ar technologie pour le copieur, leasing pour le copieur, Comminter (ici-wifi), Affranchigo (Laposte), Boîte Postal, téléphone (Ville de Langres), matériel Informatique (Ville de Langres)

- Convention de partenariat : made in Pays de Langres,

- Convention avec Generalies pour la mutuelle santé Après présentation de ces différents éléments et au regard de la délibération de la Communauté de Communes du Grand Langres, du 09 janvier 2017, n° 2017-45, portant sur « Office de Tourisme du Pays de Langres – Modalités de transfert de l’activité associative à l’Etablissement Public Industriel et Commercial, et, notamment, l’article 3.2. « Reprise des apports, reprise des actifs et substitution de l’EPIC dans les autres droits et obligations de l’Association », le Comité de Direction décide de reprendre l’intégralité des contrats, accords ou conventions passés précédemment par l’Office de Tourisme du Pays de Langres associatif

2.7 Convention de dématérialisation pour la transmission des actes xdmat

Afin d’optimiser la transmission des différents actes administratifs : délibérations, demandes de mandatement… avec la Préfecture, la Trésorerie de Langres…, il est proposé de recourir à des outils de dématérialisation. Il est proposé de mettre en œuvre le même système que celui de la Communauté de Communes du Grand Langres : xdmat. Considérant qu’en l’état actuel de la réglementation, une solution serait d’utiliser l’accès de la Communauté de Communes du Grand Langres pour pouvoir bénéficier des outils de la société Xdmat en qualité de « service » dudit groupement de collectivité, Le Comité de Direction décide

d’autoriser le Directeur à établir et à signer une convention et toutes les pièces utiles dans ce cadre avec la Communauté de Communes du Grand Langres

D’accepter de verser chaque année à la Communauté de Communes du Grand Langres, si nécessaire, une participation financière pour contribuer aux frais liés à ce service de dématérialisation.

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3. Ressources humaines

3.1. Tableau des effectifs La mise en place de l’EPIC au 1er janvier 2017 implique la reprise des effectifs de l’Office de Tourisme qui était auparavant sous forme associative. Le tableau des effectifs, sur l’année, est le suivant : tableau des effectifs de l'office de Tourisme

Emplois catégorie effectif type contrat durée hebdomadaire de travail

Directeur 3 1 cdi 35 heures

Webmaster animateur numérique de territoire 2 1 cdi 35 heures

Conseillers en séjour 1 3 cdi35 heures annualisées dont une

à 80 % jusqu'au 9 mars 2017Guide conférencier 2 14 vacation travail à la vacation

emplois saisonniers accueil1 8 cdd

temps partiel à durée

déterminée de 1 mois à 7 mois

Vu la délibération de la Communauté de Communes du Grand Langres, du 09 janvier 2017, n° 2017-45, portant sur « Office de Tourisme du Pays de Langres – Modalités de transfert de l’activité associative à l’Etablissement Public Industriel et Commercial, et, notamment, l’article 3.1. « Reprise contrats de travail », Le Comité de Direction adopte ce tableau d’effectifs qui prend effet au 1er janvier 2017.

3.2. Fixation des indemnités de déplacement

Les employés de l’EPIC, les agents territoriaux, fonctionnaires, agents contractuels, les élus ainsi que les collaborateurs occasionnels peuvent prétendre à une prise en charge des frais engagés à l'occasion d'un déplacement temporaire. Les dispositions étant communes à toutes les personnes susvisées, le terme générique d’agent sera utilisé aux fins de simplification de la lecture du document. Cette prise en charge est relative aux frais de transport, aux frais de repas et d'hébergement, indemnisés sous la forme d'indemnités de mission conformément aux dispositions réglementaires visées plus haut. L'indemnisation est subordonnée à la production d'états de frais. Si l'agent en fait la demande, une avance peut lui être consentie. Le principe est celui de l’utilisation du train et des autres modes de transport en commun pour les déplacements hors du département. Les amendes seront supportées par le conducteur ou l’usager du train. Les déplacements entre le domicile et le lieu de travail ne donnent lieu à aucun remboursement de frais. Les déplacements faisant l’objet d’un remboursement :

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Les frais engagés sont pris en charge à l'occasion de déplacements temporaires effectués dans les cas suivants : - mission, stage, formation… L'agent envoyé en mission, stage, formation… doit être muni d'un ordre de mission, signé par l'autorité territoriale ou par son délégataire. Sa validité ne peut excéder 12 mois. Modalités d’indemnisation : 1- L'indemnisation de l'utilisation du véhicule personnel terrestre à moteur * Conditions générales L'EPIC peut autoriser les agents, dès lors que l'intérêt du service le justifie, à utiliser leur véhicule terrestre à moteur. L'agent doit souscrire une police d'assurance garantissant d'une manière illimitée sa responsabilité au titre de tous les dommages pouvant découler de l'utilisation de son véhicule à des fins professionnelles. L'agent est alors indemnisé : de ses frais de transport, soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins cher, soit sur la base d'indemnités kilométriques. En l’absence de transports publics adéquats, le remboursement ne peut avoir lieu que sur la base des indemnités kilométriques. Aucune indemnisation n'est possible pour les dommages subis par le véhicule, ni au titre du remboursement des impôts, taxes et assurances acquittés pour son véhicule. * Les indemnités kilométriques Les indemnités kilométriques correspondent à un montant alloué, par kilomètre, à l'agent utilisant son véhicule personnel pour les besoins du service ; ce montant dépend de la puissance fiscale et de la distance. Le taux de remboursement retenu est celui fixé par la Convention collectives des Offices de Tourisme N° 3175, sur la base du barème fiscal en vigueur sans pouvoir être supérieurs au barème prévu pour un véhicule de 7 CV fiscaux. Pour l'usage d'une motocyclette, d'un vélomoteur ou d'un autre véhicule à moteur : motocyclette (cylindrée supérieure à 125 cm3) : 0,12 euro/km ; vélomoteur et autres véhicules à moteur : 0,09 euro/km. 2- les taux d’indemnités de mission - Le taux maximal du remboursement des frais par repas est fixé à 15,25 euros. - Le taux maximal du remboursement des frais d'hébergement : 60 euros 3 - Règles dérogatoires ponctuelles Pour une durée limitée, lorsque l'intérêt du service l'exige (impossibilité de trouver un hôtel à proximité du lieu de la mission ou de la formation par exemple) et pour tenir compte de situations particulières (montant des nuitées + petit déjeuners des hôtels à proximité du lieu de formation supérieur à 1.5 fois le montant forfaitaire), les membres du Comité de Direction autorisent le Directeur à déroger au plafond des 60 euros de remboursement des frais d’hébergement sans que jamais le remboursement réalisé ne dépasse les frais réellement engagés par l’agent et le plafond de 130 € par nuit (petit déjeuner inclus).

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Après discussion, Le Comité de Direction approuve ces dispositions relatives aux indemnités de déplacement telles que définies ci-dessus à compter du 1er janvier 2017.

3.3. URSSAF – contrat d’adhésion à l’Assurance Chômage

Les employés de droit privé de l’EPIC sont soumis à l’obligation de s’affilier au régime d’assurance chômage.

Le Directeur, de droit public, n’est pas soumis à cette obligation. Pour autant, si l’EPIC

n’opte pas pour une affiliation à ce régime, il se trouve en auto-assurance et assure lui-même la gestion et le financement de l’indemnisation du chômage du Directeur.

En cas de perte involontaire d’emploi (non renouvellement du contrat, licenciement…), en

l’absence d’affiliation, il supportera le coût de l’indemnisation du Directeur. L’article L.5424-2 du Code du Travail permet aux employeurs publics qui ne souhaitent pas

gérer eux-mêmes le risque chômage, différentes options d’adhésion :

La convention de gestion : L’employeur assure lui-même la charge financière du risque mais confie la gestion administrative de l’indemnisation de la privation d’emploi à Pôle emploi, pour le compte de l’Unédic. L’adhésion révocable (pour 6 ans reconductibles) ou irrévocable : L’employeur adhère au régime d’assurance chômage pour ses agents non titulaires ou non statutaires et y contribue au même titre qu’un employeur de droit privé. L’adhésion irrévocable doit faire l’objet d’une demande de l’employeur. Dans le cadre de l’adhésion révocable (conclue pour 6 ans reconductibles), un contrat d’adhésion est établi. Ce contrat doit être signé entre l’employeur et l’Urssaf, pour le compte de l’Unédic. Le Comité de Direction décide d’autoriser la signature par le directeur d’un contrat d’adhésion avec l’URSSAF et de toute pièce utile dans ce cadre, afin d’adhérer au régime d’assurance chômage pour les employés de l’EPIC ne bénéficiant pas de ce régime.

Ce contrat prend effet au 1er janvier 2017.

3.4. Adhésion au CNAS Depuis la loi 2007-209 du 19 février 2007 relative à la fonction publique territoriale, les collectivités sont tenues de mettre en place une action sociale à destination de leurs agents dont les modalités (type des actions et le montant des dépenses) doivent être déterminées par l’assemblée délibérante. Il est proposé que le personnel permanent de l’EPIC bénéficient des prestations et réductions servies par le Comité National d’Action Sociale. Association loi 1901, créée en 1967, détentrice du label ISO 9001 d’AFNOR, le CNAS constitue un outil performant à destination des collectivités locales et établissements publics. Il propose en effet une offre unique et complète de prestations pour améliorer les conditions matérielles et morales de leurs personnels, agents de la fonction publique territoriale et salariés d'établissements publics, et ainsi permet de répondre à l’obligation législative de mettre en place une action sociale dans chaque

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collectivité depuis les lois du 2 et 19 février 2007. C’est plus de 19 900 collectivités adhérentes recensées et près de 690 000 agents qui bénéficient des différentes prestations. Prestations Gain agent Chèque lire / disque /culture 25 % de réduction par chèque Coupon sport 20 % de réduction par chèque Chèque CESU 286 € par an Mariage et PACS 230 € pour l’événement Aide familiale 200 € par an Déménagement 200 € par évènement Permis de conduire 150 € pour le permis Naissance et adoption 220 € par enfant

325 € si naissance multiple Garde jeune enfant 100 à 150 € par enfant selon RFR Noël des enfants 30 € par an et par enfant Prêts divers

TAEG avec une bonification du CNAS réduisant le coût des intérêts

Enseignement 38 à 220 € pour la rentrée scolaire par enfant jusqu’à 26 ans selon RFR

Soutien à l’éveil culturel 30 € par an par enfant jusqu’à 16 ans Stage moniteur ou animateur 105 € par an Vacances avec enfant Classe d’environnement Séjour linguistique

46 à 80 € par an par enfant selon RFR

Accueil de loisirs 35 à 55 € par an par enfant selon RFR Médaille du travail De 170 à 245 € selon la médaille Départ à la retraite 170 € + 10 € par année au delà de 5 ans d’ancienneté Aide sociale logement Secours exceptionnel

Jusqu’au à 610 €

Décès du bénéficiaire ou d’un ayant-droit

820 € à 1000 €

Handicapé tierce personne 215 € par an Enfant handicapé 230 à 600 € par an et par enfant Avance sur achat de matériel pour personne handicapée

4000 €

Catastrophe naturelle 600 € La cotisation annuelle est un montant forfaitaire versé pour chaque agent à hauteur de 201,45 € (montant 2017), revalorisé progressivement pour atteindre 205 € en 2018. Après en avoir délibéré, le Comité de Direction décide de confier pour partie la mise en œuvre de l’action sociale en faveur du personnel permanent de l’EPIC Office de Tourisme du Pays de Langres en adhérant au CNAS à compter du 1er janvier 2017. Il autorise le Directeur à signer la convention d’adhésion et toutes les pièces utiles dans ce cadre.

3.5. Indexation de la rémunération aux obligations de la Convention Collective Nationale

des organismes de tourisme (N°3175) Le Comité de Direction est informé que les personnels privés de l’EPIC sont régis par la Convention Collective des organismes de tourisme (N° 3175). Il est proposé d’indexer automatiquement la rémunération de ces personnels aux obligations de la dite convention collective : ancienneté, valeur du point, progression de grille indiciaire… Le Comité de Direction décide d’adopter cette indexation automatique.

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4. Finances et gestion de l’EPIC

4.1. Désignation du comptable public

Vu l’article R 2221.30 du code général des collectivités territoriales, qui stipule concernant les régies dotées de la personnalité morale et de l'autonomie financière, chargées de l'exploitation d'un service public à caractère industriel et commercial : « Les fonctions de comptable sont confiées soit à un comptable de la direction générale des finances publiques, soit à un agent comptable. Le comptable est nommé par le préfet sur proposition du conseil d'administration, après avis du directeur départemental ou, le cas échéant, régional des finances publiques. II ne peut être remplacé ou révoqué que dans les mêmes formes.» Considérant que Monsieur Daniel RIBAULT, trésorier du centre des finances publiques de Langres, assure les fonctions de comptable public notamment pour le Pôle d’ Equilibre Territorial Rural du Pays de Langres, la communauté de communes du Grand Langres et de la ville de Langres. Il connaît ainsi parfaitement les collectivités du territoire et pourra apporter son expertise financière au nouvel établissement public. Le Comité de Direction décide de demander aux services de l'Etat la désignation de Monsieur Daniel RIBAULT comme comptable de l’établissement public industriel et commercial « Office de Tourisme du Pays de Langres ».

4.2. Régie d’avances et/ou de recettes : délégation au Directeur

Considérant la nécessité pour l’Office de Tourisme du Pays de Langres de prendre des décisions pour assurer le bon fonctionnement des régies de recettes et/ou des régies d’avances, il est proposé au Comité de Direction, de déléguer au Directeur de l’Office de Tourisme du Pays de Langres les pouvoirs de création, de modification et de suppression des régies de recettes et/ou des régies d’avances, de l’Office de Tourisme du Pays de Langres

Le Comité de Direction décide de déléguer au Directeur de l’Office de Tourisme du Pays de Langres les pouvoirs de création, de modification et de suppression des régies de recettes et/ou des régies d’avances, de l’Office de Tourisme du Pays de Langres

5. Prestations de l’Office de Tourisme et fonctionnement général

5.1. Fixation des tarifs de prestations proposées par l’Office de Tourisme Les tarifs suivants sont proposés au Comité de Direction :

Au regard des propositions, il est décidé d’instaurer des frais de dossier pour les groupes à hauteur de 15 €. En seront dispenser les groupes enfants et scolaires.

Le Comité de Direction décide de fixer les tarifs des produits et prestations vendus pour les groupes et les individuels selon les tableaux ci-dessous à compter du 1er janvier et pour l’année 2017.

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2016 2017 %

€ / pers € / pers augm.GROUPES ADULTES

VISITES COMMENTEESadulte 1 H 5,00 € 5,00 € 20 0,00%adulte circuit 2 H 6,00 € 6,00 € 20 0,00%adulte 3 H 7,50 € 7,50 € 20 0,00%adulte 1/2 journée, 4 H 9,50 € 9,50 € 20 0,00%adulte journée 18,00 € 18,00 € 20 0,00%

Musée Faverolles 1H adulte 3,00 € 3,00 € 20 0,00%Musée + site Fav adulte 6,00 € 6,00 € 20 0,00%

GROUPES SCOLAIRES

VISITES COMMENTEESscolaire 1H 2,50 € 2,50 € 30 0,00%scolaire circuit B 2 H 3,00 € 3,00 € 30 0,00%scolaire patrimoine 3 H 3,70 € 3,70 € 30 0,00%

Musée Faverolles 1H scolaire 2,50 € 2,50 € 30 0,00%Musée + site Fav scolaire 5,00 € 5,00 € 30 0,00%Atelier manuel scolaire 2,00 € 2,00 € 30 0,00%

Frais de dossier groupes sauf pour scolaires e 0,00 € 15,00 € 1Frais d'annulation groupes 35,00 € 35,00 € 1 0,00%

forfait mini nb

2016 2017 %€ / pers € / pers augm.

IndividuelsVISITES COMMENTEESadulte 2h tarif normal 6,00 € 6,00 € 0,00%adulte 2h tarif réduit 5,00 € 5,00 € 0,00%- de 16 ans gratuit 0,00 € 0,00 €TOUR DE NAVARREtarif normal 4,00 € 4,00 € 0,00%tarif réduit 3,50 € 3,50 € 0,00%tarif pass 52 3,50 € 3,50 € 0,00%- de 16 ans gratuit 0,00 € 0,00 €TOUR DE CATHEDRALEtarif normal 3,00 € 3,00 € 0,00%- de 16 ans gratuit 0,00 € 0,00 €AUDIOGUIDE villemise à disposition 4,00 € 4,00 € 0,00%grimoire magique / enfant 6,00 € 6,00 € 0,00%(avec 1 accom. gratuit + entrées)Location de vélonormal 1/2 journée 5,00 € 5,00 € 0,00%normal journée 10,00 € 10,00 € 0,00%électrique 1/2 journée 15,00 € 15,00 € 0,00%électrique journée 25,00 € 25,00 € 0,00%Location de trottinettesnormal 2 heures 5,00 € 5,00 € 0,00%normal 1/2 journée 8,00 € 8,00 € 0,00%électrique 2 heures 9,00 € 9,00 € 0,00%électrique 1/2 journée 12,00 € 12,00 € 0,00%PETIT DETECTIVE (A3 couleur) 0,50 € 0,50 € 0,00%MUSEE DE FAVEROLLEStarif normal 3,50 € 3,50 € 0,00%tarif réduit / pass 52 3,00 € 3,00 € 0,00%- de 16 ans gratuit 0,00 € 0,00 € 0,00%

Conformément à l’article R.133-10 du Code du tourisme, il appartient au Comité de Direction de fixer les tarifs des produits touristiques que l’Office de tourisme commercialise.

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Cependant, de nombreuses prestations touristiques proposées par l’Office de tourisme ne correspondront pas nécessairement aux attentes des clientèles, en particulier les groupes constitués. Ainsi, malgré un effort important pour anticiper les attentes de nos clientèles, l’Office de tourisme sera amené, inévitablement, à proposer des prestations dites « à la carte ». D’autre part, dans des cas bien précis, il appartiendra à l’Office de tourisme d’aménager la tarification de ces produits, à la demande de clients souhaitant bénéficier d’avantages au vu du nombre de personnes achetant nos produits. De fait, chaque prestation touristique se révèle unique et chaque client à ses propres attentes. Dans le cadre de son activité commerciale, qui doit permettre de favoriser le développement touristique du territoire, il importe que l’Office de tourisme du Pays de Langres soit à même d’être réactif. Aussi, le Comité de Direction décide de déléguer au Directeur de l’EPIC la fixation de la tarification des produits touristiques non prévus et de lui donner une marge de manœuvre pour commercialiser l’offre de l’Office de Tourisme du Pays de Langres.

5.2. Proposition de prestation de promotion

L’Epic Office de Tourisme du Pays de Langres a une mission de service public de présentation des activités touristiques du Pays de Langres. Figureront dans nos différents médias de promotion (papier et numérique) l'ensemble des hébergeurs assujettis à la taxe de séjour, les restaurants, les activités concourant à l'attractivité touristique du Pays de Langres sous réserve d'avoir complété une fiche de renseignement pour l'année en cours. L’EPIC peut également proposer des offres payantes de promotion touristique pour ces mêmes prestataires. Ces participations permettent de mettre en avant les prestataires, d’apporter une information aux visiteurs-touristes. Elles permettent également d’abonder le budget de l’Office de Tourisme et donc d’accroître notre capacité pour concourir au développement du Pays de Langres. D’autres offres sont à destinations des commerçants. Enfin, afin de permettre aux habitants d’être des ambassadeurs du territoire, il est proposé une offre promotionnelle offrant l’accès aux prestations de l’Office : locations, entrées dans les monuments, audioguides… Après débat, le Comité de Direction décide de fixer les tarifs des prestations de promotion pour les prestataires, les commerçants, les individuels, selon le tableau ci-dessous, à compter du 1er janvier et pour l’année 2017.

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Montant des cotisations 2016 et proposition participation 2017

2016 2017

montant nombre total coti.Catégorie 1

individuels 18,00 € 14 252 € Pass ambassadeur nominatif 20,00 €couple 25,00 € 16 400 €

Catégorie 2

Petit encart dans édition renseignements pratiques et sur tourisme-langres.com avec

lien internet actif 105,00 €commerçants artisansassociations non touristiquesentreprises

cafés 95,00 € 112 10 640 € 210,00 €professions libérales

Catégorie 3 activité touristique site

campings à la ferme 110,00 € 63 6 930 €meublés + gïtes 125,00 €

Catégorie 4 hôtels restaurants Pays de Langres

chambres d'hôtes 160,00 € 29 4 640 €

camping 210,00 €résidence de tourismerestaurants Langres

banques 300,00 €entreprises de plus de 100 salariés

Catégorie 5

hôtels de Langres 160,00 € +restau Nc 19,00 € 290,00 € +restau * 32,00 € +restau ** et plus 46,00 € 7 2 160 €

+par chbre Nc 3,50 € 390,00 €

+par chbre 1 * 3,80 € +par chbre 2 * et plus 4,20 €

TOTAL COTISATIONS 241 25 022 €encart publicitaire commerce pt format 185 € 4 740 €encart publicitaire commerce grd format 220 € 7 1 540 €encart publicitaire hôtel restaurant pt format 220 € 14 3 080 €encart publicitaire hôtel restaurant grd format 310 € 10 3 100 €Brochure groupesTOTAL ENCARTS 8 460 €

valorisation plusieurs visuels dans édition renseignements pratiques et sur tourisme-

langres.com avec lien internet actif

simple photo dans édition renseignements pratiques et sur tourisme-langres.com avec

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valorisation plusieurs visuels dans édition renseignements pratiques et sur tourisme-

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montant

5.3. Demande d’autorisation de commercialisation

L'agent de voyage ou l'opérateur de la vente de voyages et de séjours est une personne physique ou morale qui se livre ou apporte son concours aux opérations suivantes : organisation de voyages, séjours, prestations de services fournies lors de ces voyages (délivrance des titres de transport, réservation de chambres), prestations liées à l'accueil touristique, organisation de visites (article L.211-1 et suivants du Code de tourisme). Les opérateurs de voyage sont soumis à une obligation d'immatriculation, qui a remplacé en 2010 les différents régimes d'autorisation qui existaient (licence d'agent de voyages, agrément de tourisme, autorisation ou habilitation). Ils doivent justifier de leurs aptitudes professionnelles. Les opérateurs de voyage (à l'exception notamment des associations à but non lucratif dont l activité principale n'est pas d'organiser des voyages) sont tenus d'être immatriculés sur un registre public. L'immatriculation doit être renouvelée tous les 3 ans. La demande d'immatriculation doit être faite auprès de la commission d'immatriculation d'Atout France. Le coût de la démarche s'élève à 100 TTC. L'immatriculation est effectuée dans le mois suivant la délivrance du récépissé, remis lors de la réception de la demande, et fait l'objet d'une publicité sur le site de la commission. Celle-ci transmet un certificat d'immatriculation au professionnel. A défaut de décision, l'immatriculation est réputée faite.

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Le professionnel doit obligatoirement mentionner son immatriculation, dans les documents commerciaux ou publicitaires… Dans le cas où un opérateur ne remplit plus les conditions demandées pour l'immatriculation, il est radié du registre.

Etant donné l'activité touristique et commerciale effectuées et à venir pour l'EPIC Office de Tourisme du Pays de Langres,(billetteries, ventes de produits touristiques... ), le Comité de Direction décide d'autoriser le directeur de l'EPIC à effectuer les démarches pour demander une immatriculation au registre des opérateurs de voyages et de séjours auprès d’Atout France et de signer tout document relatif à ce dossier. Le titulaire de cette autorisation sera le Directeur.

5.4. Dossier de demande de classement de l’Office de Tourisme

Vu le Code du Tourisme, notamment ses articles L. 133-1 et suivants, vu la délibération de la communauté de communes du Grand Langres de constituer office de tourisme constitué sous forme d'établissement public industriel et commercial (EPIC), doté de la personnalité morale et de l'autonomie financière, est rappelé qu'un office de tourisme peut actuellement être classé en trois catégories (catégorie l à III) selon les termes prévus par l'arrêté du 12 janvier 1999. Depuis le 24 juin 2011 il peut demander un classement, selon les nouveaux critères dans l'une des trois nouvelles catégories (III, II et l) prévues par l'arrèté du 12 novembre 2010. Description indicative succincte des catégories de classement L'Office de Tourisme classé dans la catégorie III Représente une structure de petite taille dotée d une équipe permanente essentiellement chargée de l'animation du réseau des professionnels, de l'information des visiteurs, de la collecte de cette information en vue de sa bonne diffusion à une échelle principalement locale. Ses missions fondamentales s exercent sur l'accueil et l'information. L'Office de Tourisme classé en catégorie II Correspond à une structure de taille moyenne intervenant dans une zone géographique représentative d'un bassin de consommation touristique homogène et cohérent. Son équipe est nécessairement pilotée par un responsable ou par un directeur. La structure propose des services variés plus importants que ceux des Offices relevant de la catégorie III de nature à générer des ressources propres. L'Office de Tourisme de catégorie II développe une politique de promotion ciblée et met en ouvre des outils d'écoute de clientèle de nature à améliorer la qualité des services rendus et de ceux de ses partenaires ouvrant dans sa zone géographique d'intervention. L'Office de Tourisme classé dans la catégorie l Est une structure de type entrepreneurial ayant pour vocation à fédérer les professionnels et à développer l'économie touristique dans sa zone géographique d'intervention, laquelle supporte un flux touristique naturel important de provenance nationale et internationale. Son équipe polyglotte est nécessairement pilotée par directeur ; elle se compose de collaborateurs spécialisés selon les axes de développement de la structure et du territoire. Elle déploie des actions de promotion à vocation nationale ou internationale. La structure propose des services variés de nature à générer des ressources propres et à justifier une politique commerciale déterminée. Le recours aux nouvelles technologies de l information est maîtrisé au sein de la structure. L'Office de Tourisme de catégorie l développe une politique de promotion ciblée et met en ouvre des outils d'écoute de la clientèle d£ nature à améliorer la qualité

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des services rendus et e ceux de ses partenaires ouvrant dans sa zone géographique d'intervention. Il inscrit ses actions dans une démarche promouvant la qualité dans le but d'améliorer ses prestations de service et sa performance Globale.

Après débat et compte tenu des objectifs de développement de l’EPIC et de ses moyens, le Comité de Direction décide de mettre en œuvre les démarches pour que l’Office de Tourisme du Pays de Langres soit classé en catégorie 2 et d’autoriser toute signature et toute démarche du Directeur dans le cadre de ce dossier.

5.5. adhésion aux organismes représentatifs et délégation de représentants

L’Office de Tourisme du Pays de Langres, actuellement, adhère à différentes structures :

Office de Tourisme de France Fédération Régionale des Offices de Tourisme de Champagne Ardenne Union Départementale des OTSI de la Haute-Marne GIP du future parc national des forêts de Champagne et Bourgogne

Après délibération, le Comité de Direction décide de poursuivre l’adhésion à ces organismes.

6. Questions diverses

6.1. Prochain Comité de Direction

Le prochain Comité de Direction est fixé au lundi 30 janvier 2017 à 18h à l’Office de Tourisme.

6.2. Autres points En fin de réunion, a été abordé le problème de la trésorerie de l’EPIC, afin d’engager le fonctionnement de l’année 2017. Celui-ci devrait être résolu avec la prochaine assemblée générale de dissolution de l’Office de Tourisme associatif ainsi qu’avec une convention de prêt entre l’EPIC et la Communauté de Communes du Grand Langres. L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée. Fait à Langres le 20 janvier 2017 Pierre GARIOT Président

compte rendu epic17012017 - office de tourisme du pays de ... · les statuts de l’établissement...

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