communiquer sur son projet

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Agence Provençale pour une Économie Alternative et Solidaire 28, boulevard National 13001 Marseille - Tel : 04 91 99 02 40 [email protected] - www.apeas.fr B B l l o o g g S S t t r r a a t t é é g g i i e e Relations Presse S S i i g g n n a a t t u u r r e e C C O O M M M M U U N N I I Q Q U U E E R R S S U U R R S S O O N N P P R R O O J J E E T T R R é é s s e e a a u u x x S S o o c c i i a a u u x x L L e e t t t t r r e e d d ' ' i i n n f f o o r r m m a a t t i i o o n n I I d d e e n n t t i i t t é é A A f f f f i i c c h h e e L L o o g g o o

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parce qu’avant tout chose, il faut savoir parler simplement et intelligemment de son projet pour être compris par tous, ce livret traite des outils opérationnels de communication. Atelier animé par l'APEAS dans le cadre du dispositif AGIR pour l'énergie en région PACA.

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Page 1: Communiquer sur son projet

Agence Provençale pour une Économie Alternative et Solidaire28, boulevard National 13001 Marseille - Tel : 04 91 99 02 [email protected] - www.apeas.fr

BBllooggSSttrraattééggiiee

RReellaattiioonnssPPrreessssee

SSiiggnnaattuurree

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Ce livret vous est distribué par l'APEAS comme support de l'atelier"Communiquer sur son projet" réalisé en 2013 dans le cadre du dispositifd'accompagnement à la diffusion et partage des bonnes pratiques énergétiquesmis en place par la Région Provence-Alpes-Côte d'Azur et l'ADEME.

Les apories de la communication9 problèmes de communication entre :

C e q u e j e p e n s eC e q u e j e v e u x d i reC e q u e j e c ro i s d i re

C e q u e j e d i sC e q u e vo u s vo u l e z e n te n d re

C e q u e vo u s e n te n d e zC e q u e vo u s c ro y e z c o m p re n d reC e q u e vo u s vo u l e z c o m p re n d re

C e q u e vo u s c o m p re n e z

Il y a au moins 9 possibilités de ne pas se comprendre !

LLooggoo

Page 2: Communiquer sur son projet

SSOOMMMMAAIIRREE3 Les éléments d'identité

Le nomLa signatureLe logoLa plaquetteLe rapport d'activitésLes guidesL'événementL'affiche / flyer / kakemono

Les relations presseLe fichier presseLe communiqué de presseLe dossier de presse

La stratégie internetLe site webLa lettre d'information numériqueLe blogLes réseaux sociauxL'e-mailing / phoningLe buzz ou ramdam

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27

Notes

Page 3: Communiquer sur son projet

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NotesLes

éléments

d'identitéL'enjeu de l'imageCommuniquer est avant tout une question d'image. On cherche àattirer la confiance et pour cela à générer une image positive denos activités. Si cette image résulte de nombreux facteurs qui nesont pas tous maitrisables, la première impression (comme dansles relations humaines) est fondamentale.Celle-ci dépend en partie de la charte graphique et toutes sescomposantes. Il convient donc de ne pas la négliger et se poserquelques questions cruciales.

Une question de cohérenceL'articulation entre les différents éléments qui composentl'identité d'une structure ne doit pas se faire au hasard. Logo,signature et charte graphique forment un tout qui se doit d'êtrecohérent et harmonieux pour positionner un projet et le rendrelisible.Une question de sens

Les images, les mots et les couleurs ont du sens et véhiculent unmessage qu'il soit conscient ou ancré dans nos imaginaires.Le "beau" est une notion relative : ce qui plaît aux uns ne plaîtpas forcément aux autres. Elle change aussi avec le temps. Leseffets de mode sont très présents dans le graphisme.Une identité est d'autant plus forte qu'elle véhicule du sens. Ilfaut chercher l'équilibre entre ce que l'on comprend au premiercoup d'oeil et la capacité à se démarquer des autres (sauf àvouloir semer le trouble dans les esprits, ce qui peut être unestratégie) tout en restant le plus simple possible.Une question d'articulation

Logo, nom et signature sont le triptyque de l'identité. Ils sontpensés comme un tout et doivent s'articuler naturellement. Leurcréation peut être l'occasion de décliner cette identité sur deséléments tels que cartes de visite, papier entête, objetspromotionnels...

Les éléments d'identité

Page 4: Communiquer sur son projet

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NotesLE NOM

Objectifs 

Identifier le projet. Refléter une culture, un "tempérament" et uneambition.Composition 

Un nom doit être court et chercher à faire une impression positive.Il est un subtil équilibre entre sens et son. Il doit être facilement lisibleet prononçable.Il doit être original. Vérifier auprès de l'INPI que le nom choisi estdisponible (surtout si votre activité est commerciale) ou qu'il ne puisseêtre confondu avec un autre.Pour trouver un nom, il faut au préalable définir son univers, se réunirpour un brainstorming et tester les noms possibles auprès d'unéchantillon qui ne connait pas le projet.Commencer en partant du réel ou s'orienter vers le symbolique.Chercher à définir le projet à partir de concepts qui le caractérisent(proximité, éducation, écologie...) et lister par analogie les mots qui s'yraccrochent.On peut également choisir la technique du portrait chinois : si le projetétait une couleur, une saison, un animal, une fleur...

Conseils 

Penser à sa signification dans les langues étrangères. Même un projetde proximité peut associer des personnes étrangères, il faut veiller à latraduction du nom dans les langues les plus usitées autour du projet.Penser également au futur site internet et à la disponibilité des nomsde domaine ainsi qu'aux caractères de saisies pour les recherches surle web.Eviter les sigles imprononçables et privilégier les acronymes quicomposent un mot existant (ou imaginaire) à partir d'initiales.

Page 5: Communiquer sur son projet

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NotesLA SIGNATURE

Objectifs 

Préciser le caractère du projet, sa nature ou sa qualité. Elle traduitsouvent un engagement, une "mission" et participe à l'affirmation del'identité du projet. Elle favorise la mémorisation. Elle cherche lacomplicité avec le public.On l'appelle aussi parfois slogan, base-line, tagline...Composition 

En communication, la signature est souvent l'oeuvre d'un concepteur-rédacteur qui joue avec les mots pour leur donner du sens, dudynamisme ou de la force.Commencer par lister les avantages du projet et les valeurs quil'entourent. Ne conserver que ceux qui vous paraissent pertinents.Recencer et observer les signatures des autres pour éviter lesconfusions.A partir de ces éléments, passer au brainstorming et noter plusieurspropositions si aucune ne se dégage comme l'évidence. C'est uneétape créative qui est d'autant plus efficace que les partie-prenantesse laissent aller à dire ce qui leur passe par la tête.

Conseils 

Une signature doit être facilement mémorisable, elle est composée demots simples et facilement prononçables.On peut chercher à détourner ou s'approprier un proverbe, un dicton,une expression connue de tous.Eviter les formules incantatoires ou prétentieuses. Se positionnercomme le meilleur dans son domaine peut vite discréditer un projet.Trop d'humilité au contraire peut refléter un certain amateurisme quine favorise pas la confiance. La "bonne signature" est un subtiléquilibre entre les deux.

Page 6: Communiquer sur son projet

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NotesLE LOGO

Objectifs Logotype est un mot qui associe le sens (logos en grec) et la forme(type pour typeface, la police de caractère).C'est le visuel qui représente une marque, l'élément graphiquefondateur d'une identité. Il doit rendre la marque familière et mettreen confiance.Composition 

Certains logos se limitent à des caractères typographiques, d'autres àune image. La plupart allient les deux.Les logos sont des formes inspirées des trois figures fondamentalesqui sont chacune porteuse d'une signification différente :

= stabilité, force = harmonie, communication

= dynamisme, actionPas de règles académiques dans la composition d'un logo. Il estpréférable de faire appel à un professionnel qui saura réaliser un logo àpartir d'un cahier des charges le plus précis possible. Celui-cicontiendra un maximum d'indications sur le projet (histoire, valeurs,culture, atouts, environnement...) ainsi que les contraintes (types desupports envisagés, déclinaisons souhaitées...)Insister sur le sens à donner à votre logo, les valeurs qu'il doitvéhiculer.Conseils 

Un logo doit être déclinable sur différents supports (de petit à trèsgrand format), en couleur ou noir et blanc, avec ou sans signature, enhauteur ou en largeur, en haute définition (impression) ou bassedéfinition (web) etc.Si vous ne pouvez pas faire appel à un professionnel (le plus onéreuxétant la partie création), chercher dans votre entourage quelqu'un quisache dessiner et puisse faire une ébauche au crayon qu'un graphisten'aura qu'à traduire et décliner dans un logiciel.

Page 7: Communiquer sur son projet

LE BUZZ OU RAMDAM

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Objectifs Créer de l'émotion, de l'inattendu, du spectacle...surprendre. Le buzz apour objectif de sortir de l'ordinaire et de faire du bruit. C'est unmoyen original de faire parler de l'élément qu'on souhaite mettre enavant d'une manière différente.Composition Le buzz est le fruit de plusieurs outils et techniques marketing àmélanger selon ses objectifs, ses cibles et ses moyens (on notera queles budgets alloués au buzz sont de plus en plus élevés).Il peut faire appel au bouche à oreille, aux réseaux sociaux, auxchaînes vidéos, au site internet en passant par une campagne mail,l'utilisation "d'une tête d'affiche", l'organisation d'un événement detype "happening"....Comment l'utiliser Déterminer les objectifs, la cible, les ressources.Trouver l'élement phare autour duquel le buzz va tourner  : projet,événement, service, produit...Déterminer la forme : lipdub, flashmob, teaser, mozaïque humaine...Provoquer le buzz : l'action se réalise et va être amplifiée par l'effet dubouche à oreille, une diffusion via les nouvelles technologies estsouvent utilisée et particulièrement via les réseaux sociaux.Gérer les retombées  : le buzz est comme une promesse faîte audestinataire. En allant plus loin, il doit trouver ce qu'il est venuchercher.ConseilsAttention à ce que le buzz ne déserve pas votre projet : il doit biencorrespondre aux valeurs défendues. La provocation est un élémentfavorisant le buzz mais il est à double tranchant.Soyez le plus créatif et novateur possible.Attention à votre budget, les coûts peuvent augmenter rapidement.Le buzz n'est jamais garanti, il est la conjonction de nombreux facteurs,il n'existe pas de recette miracle.

LA PLAQUETTEObjectifs Valoriser l'activité et les acteurs du projet. Laisser une trace crédiblequi favorise la confiance. Préciser la vocation du projet. Durer dans le temps.Composition 

Le fond :

La forme :Concentrer l'information autour des messages clés. On ne peut pastout dire en quelques lignes, savoir sacrifier les détails pour être clair.Les textes doivent être courts. La présentation du projet doit susciterl'envie d'aller plus loin, ne pas chercher l'exhaustivité.Une plaquette se regarde autant qu'elle se lit, il s'agit de soigner lacohérence graphique du document. En tant que reflet de votre projet,éviter les images standards et privilégier les photos "vraies" et pertinentes.Il existe des plaquettes de toutes les formes, très créatives. Si la pluséconomique et simple à concevoir reste le 3 volets (un A4 recto/versoplié en 3), rien ne vous limite à cette forme.La forme doit être au service du fond. Travailler d'abord le contenu etson sens avant d'imaginer la taille, le pliage, la couleur. L'un doit servirl'autre et inversement.Conseils 

Commencer par récolter les plaquettes qui vous séduisent et celles deprojets qui vous ressemblent.La plaquette est une carte de visite détaillée de votre projet. Lescoordonnées doivent être très visibles.Veiller à ce que la plaquette soit un reflet fidèle de votre projet : votreidentité doit "sauter aux yeux", rester cohérent avec vos valeurs(papier recyclé, encres végétales, pas de pelliculage...).

Activités /Réalisations

Valeurs /Philosophie

Qui sommes-nous ?Contact

Histoire / ChiffresclésInformations

détaillées sur leprojet :présentations desservices associés

Page 8: Communiquer sur son projet

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L'E-MAILING / PHONING

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Objectifs Informer, inviter, enquêter auprès d'un public ciblé... l'emailing est deplus en plus privilégié par rapport à un envoi courrier ou un appeltéléphonique.Pour se démarquer, que ce soit via le mail ou le téléphone, il fautsusciter l'envie de vous lire ou vous écouter.Composition 1 Une accroche / la prise de contact  : que ce soit par e-mail outéléphone, trouver une accroche soit pour lire votre e-mail jusqu'aubout soit pour vous écouter jusqu'à la fin et passer à l'action.2 L'annonce de l'objet de votre appel/mail : exposé du motif de votreenvoi/appel, c'est le moment où vous développez une argumentationciblée.3 La  prise d’un engagement  : la cible est intéressée, un échanges'opère entre les 2 parties qui peut parfois prendre la tournure d'unenégociation, avant de trouver un point d'accord.4 La conclusion : l'arrivée à un accord qui convient aux 2 partiesComment l'utiliser Constituer une base de données : le fichier des contacts doit être mis àjour régulièrement.Réaliser le message ou le discours sur des fiches argumentaires(accroche, contenu du message, mise en forme).Envoi du courriel : il est conseillé d'utiliser une liste de diffusion.Le phoning peut renforcer une campagne e-mailing ou se suffire à lui-même. Cela prend beaucoup de temps mais peut avoir une réelleefficacité si le fichier de contacts utilisé est de bonne qualité.Gérer les retours et assurer les suivi..ConseilsConstituer un bon bon fichier de contact qui corresponde au plus justeau public cible.Faire un suivi des demandes de résiliation pour éviter d'importuner lespersonnes. Les bannir de votre fichier pour éviter qu'on réitère desdemandes de suppressions.Pour le phoning, n'hésitez pas à réaliser un guide d'entretien.

LE RAPPORT D'ACTIVITÉSObjectifsFaire l'état des lieux d'une activité passé, rendre des comptes. Informer surles actions menées par la structure au regard des objectifs de départs.Informer sur l'utilisation des moyens financiers. Souvent utilisé pour rendrecompte de son activité à ses financeurs, il peut avoir pour objectif de rendreplus lisible son activité auprès de son public, ses partenaires, permettantainsi de fidéliser un public "déjà accroché". En ce sens, il a pour fonction depromouvoir l'image et l'identité de la structure, de transmettre sa "culture".Composition En général, il se fait en 3 parties :1 Synthèse, positionnement de l'activité dans une stratégie plusglobale de court, moyen et long terme  : les réalisations, les chiffresclés, l'atteinte des objectifs, les perspectives nouvelles.2 Présentation de la structure et de son activité en détail  :composition de l'équipe dirigeante et opérationelle, mode defonctionnement, présentation des activités par service, champd'activité...3 Rapport comptable et financier  : présentation des comptes, bilan,compte de résultats, tableau de financement, flux de trésorerie. Peutégalement contenir des informations d'ordre juridique.Comment l'utiliserMettre en place un retroplanning qui tienne compte des délais(remontées d'info, rédaction, circuit de validation, mise en formegraphique, impression).Définir le cadre du rapport d'activités : chemin de fer, graphisme, ligneéditoriale.Réaliser le rapport avec l'équipe opérationelle : n'hésitez pas à scinderle document et répartir les tâches dans l'équipe (vous pouvez utiliserun outil colaboratif comme l'etherpad pour fluidifier les aller-retour).Soyez vigilent, travailler sur une version unique pour éviter les erreurset perte de temps..ConseilsPour en faire un véritable objet de communication, chercher desformes plus légères et créatives qui parlent à tous, spécialistes ousimples curieux.Prévoir une version allégée, grand public et une version plus complète.Prévoir un modèle déclinable sur plusieurs années.

Page 9: Communiquer sur son projet

LES RÉSEAUX SOCIAUX

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Objectifs Développer une communication de proximité. Favoriser l'interactivitépar la relation directe avec les internautes. Favoriser la mise enréseaux. Cibler sa communication. Contrôler son "e-réputation".Accrocher facilement de nouveaux prescripteurs. Générer du trafic surson site web. Mobiliser rapidement un grand nombre de participants.Comment l'utiliser La première étape est de créer un compte sur les réseaux sociaux lesplus pertinents et adaptés aux cibles du projet. Facebook et Twittersont les plus populaires, utilisés par toutes les générations. Viadeo etLinkedin ciblent les professionnels.Ensuite, il convient d'être réactif et suivre ce qui se dit sur le projet.Eventuellement, il faudra rattraper un commentaire négatif enapportant une réponse. Eviter les confrontations stériles. Les hashtagsur Twitter permettent de suivre des discussions et commentaires surdes sujets plus ou moins génériques.Enfin, les réseaux sociaux permettent de constituer de véritablescommunautés autour de centres d'intérêt communs, de valeurs... Ceuxqui vous suivent de près deviendront de véritables ambassadeurs.Utiliser les réseaux sociaux comme des lieux où le bouche à oreille n'apas de limite. Avec un peu de créativité et de pertinence dans lediscours, vous pouvez parvenir à mobiliser un grand nombre depersonnes autour de votre projet.Conseils Cibler les réseaux sociaux où vous pouvez être présent. Créer descomptes partout et ne pas les entretenir est une perte de temps. Ilfaudra choisir en fonction de la stratégie définie en amont.Les réseaux sociaux sont très sensibles à l'actualité. N'hésitez pas àêtre plus actif quand elle vous est favorable, d'autant que lesjournalistes y puisent plus de 50% de leurs infos aujourd'hui.Apprenez les réseaux sociaux en les pratiquant et en observant lesautres avant de vous lancer. Il existe une culture, des techniques aveclesquelles il faudra se familiariser pour éviter d'être contre-productif.

LES GUIDESObjectifs Transmettre un savoir, harmoniser des pratiques, faciliter l'appropriation...Composition Les guides peuvent prendre des formes différentes : guides pratiques,de procédures, tutoriels, fiches...Néanmoins, on retrouve souvent la même structure :Titre / Date de création et de mise à jour / Introduction  : pourquoi leguide, fiches...les rédacteurs / Étapes à suivre / Trucs et astuces /Pièges à éviterComment l'utiliser Recensez les informations utiles aux cibles concernées. N'hésitez pasà interroger une ou plusieurs personnes "candides" qui servent depublic test.Prévoir une structure simple et des chapitres cohérents. Un sommairefacilite la recherche du lecteur.Rédigez de manière simple, pratique et courte en privilégiant lesvisuels (plans, illustrations,...) et les énumérations. Un guide seconsulte comme un mode d'emploi, pas comme un roman.Pensez à ce qu'il soit facilement accessible : mise en ligne sur internet,un serveur, contact d'une personne référente,...Conseils Avant de démarrer, regardez autour de vous : structures, internet...siun guide du même type n'existe pas déjà. Cela pourra vous donner desidées, établir des points de comparaison et éviter de perdre trop detemps sur des choses déjà pensées par d'autres.Pensez à l'actualiser régulièrement afin qu'il ne devienne pas obsolète.Prévoir une forme adaptable  : éviter les impressions en trop grandnombre et préférer des mises en ligne sur internet (cette solution nefavorise pas une appropriation « physique » du document ce qui peutparfois être problématique), réalisation de classeur (pour n'imprimerque les modifications)...

Objectifs Valoriser l'activité et les acteurs du projet. Laisser une trace crédiblequi favorise la confiance. Préciser la vocation du projet. Durer dans le temps.Composition 

Le fond :

La forme :Concentrer l'information autour des messages clés. On ne peut pastout dire en quelques lignes, savoir sacrifier les détails pour être clair.Les textes doivent être courts. La présentation du projet doit susciterl'envie d'aller plus loin, ne pas chercher l'exhaustivité.Une plaquette se regarde autant qu'elle se lit, il s'agit de soigner lacohérence graphique du document. En tant que reflet de votre projet,éviter les images standards et privilégier les photos "vraies" et pertinentes.Il existe des plaquettes de toutes les formes, très créatives. Si la pluséconomique et simple à concevoir reste le 3 volets (un A4 recto/versoplié en 3), rien ne vous limite à cette forme.La forme doit être au service du fond. Travailler d'abord le contenu etson sens avant d'imaginer la taille, le pliage, la couleur. L'un doit servirl'autre et inversement.Conseils 

Commencer par récolter les plaquettes qui vous séduisent et celles deprojets qui vous ressemblent.La plaquette est une carte de visite détaillée de votre projet. Lescoordonnées doivent être très visibles.Veiller à ce que la plaquette soit un reflet fidèle de votre projet : votreidentité doit "sauter aux yeux", rester cohérent avec vos valeurs(papier recyclé, encres végétales, pas de pelliculage...).

Page 10: Communiquer sur son projet

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LE BLOG

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Objectifs Entretenir et développer des relations de proximité. Être dans ledialogue plus que dans le discours. Développer l'interactivité. Devenirsoi-même prescripteur (on parle de communautés de blogueurs).Composition Un blog est un site web simplifié où sont publiés des billets présentéspar ordre chronologique inversé (du plus récent au plus ancien).Un blog peut remplacer un site web avec l'avantage de modifier la Uneautomatiquement quand un billet est publié. Il n'empêche pas dedisposer de contenus "froids" (qui ne change pas avec le temps : quisommes-nous, contact, présentation du projet...) accessibles via desrubriques fixes.L'environnement graphique d'un blog peut être personnalisé,notamment dans l'univers Wordpress. Sa mise en ligne ne demandeaucune compétence particulière mais on peut se faire accompagnerd'un développeur pour adapter son blog à ses besoins. Ce sera toujoursmoins coûteux que le développement d'un site web complet.Comment l'utiliser Parce qu'un blog doit être alimenté régulièrement (au moins une foispar semaine), il est important de définir une ligne éditoriale et lespersonnes chargées de l'alimenter.Le premier avantage d'un blog est la création d'un espace interactifavec les internautes curieux de votre projet. Cela passe notamment parla possibilité de laisser des commentaires. Il faut veiller à y répondrepour créer du lien.Le ton d'un blog est celui du parler vrai et de la transparence. La"langue de bois" est à proscrire, elle vous discréditerait dans l'universdes blogueurs.Conseils Les commentaires doivent ABSOLUMENT être modérés, c'est-à-direque vous supprimerez les plus dérangeants ou insultants etconserverez ceux qui vous paraissent pertinents (essayez de conserverdes critiques, cela montre que vous êtes ouverts du moment où ellessont constructives). Vous êtes responsable du contenu même s'ilprovient de gens que vous ne connaissez pas.Pour gérer votre blog, découvrir de nouvelles fonctionnalités etc.,aidez-vous de tutoriels. Il en existe des milliers sur le web, ils vousferont gagner beaucoup de temps.

L'ÉVÉNEMENTObjectifs Mettre en valeur un message ciblé dans un cadre plus ou moins festif.Rassembler une foule de personnes - une dizaine ou des milliers - autourd'une action ponctuelle, de plusieurs minutes ou semaines.Communiquer par la convivialité.Composition Il existe des formes très diverses d'événements : du séminaire aufestival en passant par la simple projection, le débat de quartier ou leconcert de soutien...Le choix du type d'événement dépend de plusieurs facteurs :financiers, humains, saison...Quelle que soit sa forme, un événément se compose en général de 3temps bien marqués :

Comment l'organiserDéfinir l'objectif : diffuser des informations, sensibiliser sur un sujet,favoriser la convivialite, developper un reseau...Cibler son public : Qui est-il? Qu’est-ce qui l'interesse? Quelles sont sesattentes? Quelles sont vos attentes a leur egard ? Quelles pourraientetre leurs resistances ? Quelle est leur plus grande preoccupation?Identifier la forme : type, durée, date et lieu.Mettre en adéquation moyens humains, techniques et financiers  :équipe d'organistation, son fonctionnement, rétro-planning, budget,élaboration du programme...Valoriser l'évènement  : supports de communcation, réseaux sociaux,relation presse...Evaluer l'impact  : participation, image, mémorisation, couverturepresse, type de publics...Conseils Préparer l'événement très en avance. Varier les formes d'une annéesur l'autre et chercher à surprendre. L'evenement ideal comporte unapogee (gardez-le pour la fin). Varier les programmes, integrer desactivites connexes...

Temps d'accueil /inscription Temps de présentationet d'animations Temps convivial(restauration, buvette...)

Page 11: Communiquer sur son projet

LA LETTRE D'INFORMATION NUMÉRIQUE

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Objectifs Garder le lien et fédérer les destinataires autour de sa structure, son projet.Informer régulièrement sur l'actualité du projet un public qui nous connaît.Au-delà de son propre projet, elle permet d'informer plus largement par desarticles de fond, des conseils, bonnes pratiques,...Elle est également un moyen d'augmenter la fréquentation de son siteinternet.Composition Titre accrocheur / Textes / Illustrations / Liens renvoyant vers son siteinternet / Un lien permettant le désabonnement.Comment l'utiliserPour chaque lettre d'info, il sera nécessaire de :> Rédiger les articles complets sur votre site> Reprendre les titres et descriptifs et les classer en fonction de votrerubriquage et ordre d'importance : il s'agit de faire un "sommaire" plusétoffé de son actualité qui donne envie d'aller plus loin> Mettre en page la newsletter de préférence en html à l'aide d'unlogiciel approprié> Envoyer la newsletter de préférence en recourant à un outil dediffusion e-mailingFixer un cadre global :> Modèle type de lettre : charte graphique, rubriquage, rédacteurs...> Déterminer la fréquence des envois : hebdomadaire, mensuel,...> Les modalités d'inscription à la lettre : via une fonctionnalité sur lesite internet, sur demande via le mail/téléphone, rencontre physique...Conseils 

Privilégier des textes courts. Rediriger vers le site pour la lecturecomplète des articles.Préférer les lettres d'info de type html, éviter les pdf en pièce jointe. Pour éviter qu'une lettre d'info soit traitée comme un spam, opter pourl'envoi via une liste de diffusion. Soigner l'objet du message : il doitêtre clair pour éviter de finir à la corbeille et accrocheur pour motiver lalecture.Pour l'iconographie : attention aux droits associés aux images ainsiqu'au poids des images qui peuvent désordonner la lettre (plus lente àcharger, images trop grandes...)

L'AFFICHE / FLYER / KAKEMONOObjectifs Susciter l'intérêt au premier coup d'oeil et donner envie d'en savoir plus : cesont des outils de promotion de sa structure, son projet, d'un événement quisont là pour accrocher le public cible.Composition 

Comment l'utiliserIdentifier le message à faire passer. Faire un brainstorming pourtrouver le slogan. Chercher le visuel pour mettre en valeur le slogan.Écrire un texte court qui résume les informations pratiques. Identifierdes lieux stratégiques pour placarder les affiches ou déposer desflyers : dans des boîtes aux lettres, chez des prescripteurs,...Penser à enlever les affiches/flyer lorsqu'ils sont obsolètes.Conseils Une affiche/flyer/kaémono n'est pas destinée à être lue mais à êtrevue : la lecture doit être simple et rapide.Les affiches/flyer/kakémono les plus efficaces se focalisent sur uneseule idée et un message unique.Vérifier que le texte et le visuel restent visibles et compréhensibles àdistances variables (affiches et kakémonos doivent pouvoir être lus àune distance de 5 mètres).N'hésitez pas à varier les formes des flyers  : carré, rond, marque-page... Soyez créatifs.Pour des affiches/flyer on peut être amené à faire une campagne endeux temps : le "teasing" (première campagne intrigante pour poser lemessage) puis la "révélation" (deuxième campagne pourancrer le message).

Un visuel qui doitoccuper au moins 50 %de la surface pourl'affiche

Un slogan sur 1 ou 2lignes (7 mots max)

Un textesynthétique quidonne les infoessentiellesUn contact

SSLLOOGGAANN

Et quoniam inedia graviadflictabantur, locum petiverePaleas nomine, vergentem inmare, valido muro firmatum, ubi

06 00 00 00 [email protected]

Page 12: Communiquer sur son projet

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LE SITE WEB

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Objectifs Donner de la visibilité au projet. Informer en temps réel des avancéesdu projet. Dégager une image positive. Disposer d'une vitrine ouverte24h/24 sur le monde entier. Favoriser la mise en réseau et le partaged'informations.Composition La création d'un site web commence par la rédaction d'un cahier descharges. Celui-ci vous permettra d'indiquer au développeur ce quevous souhaitez voir apparaitre sur le site, les fonctionnalités associées,les technologies employées, l'ergonomie et la gestion quotidienne.Opter pour des technologies libres évite de nombreux coûts (achat delogiciels, maintenance, développement...).Il convient également de travailler le design du site avec un graphistequi est, en général, différent du développeur.Plus le cahier des charges est complet et bien renseigné, moins vousaurez à revenir sur le site et plus vous ferez d'économie. Penser leschoses en amont évite les bugs, les rubriques à ajouter auxquelles onavait pas pensé, les incohérences etc...Comment l'utiliser Il existe toute sorte de site web. Pour qu'il puisse jouer au mieux sonrôle de vitrine du projet, il doit s'articuler autour des réponses auxquestions que vous vous posez :> à quels objectifs doit répondre mon site (vitrine d'actualités, ventede services, simple carte de visite, portail interactif...) ?> quelles sont les cibles (les curieux, les participants au projet, lesfinanceurs, en proximité, à l'étranger...) ?> qu'attendent les visiteurs (du contenu informatif, de l'interactivité,des jeux, du contenu multimedia...) ?Conseils Procurez-vous un cahier des charges qui vous servira de modèle.Demandez directement au développeur que vous retiendrez.Pensez à créer un espace privé, accessible aux bénévoles, salariés etc.sur lequel beaucoup d'informations peuvent être échangées.En tant qu'administrateur d'un site, vous êtes juridiquementresponsable de son contenu. Renseignez-vous sur les droits associésaux contenus que vous publiez (images, textes, vidéos).Entre deux "liftings", pensez à créer une page d'attente avec unminimum de contenu. Un site en pause trop longtemps perd viteson audience.

Les

relat

ions

pres

sePourquoi les relations presse ?

Parce qu'elles sont un moyen de communication très efficace etpeu coûteux.Elles apportent de la crédibilité à un projet.L'effet "boule de neige" est également recherché dans lesrelations presse : les journalistes s'inspirent de ce que leurscollègues font et reprennent souvent les mêmes informations.Elle permet également de nouer des relations durables etd'ancrer un projet dans le temps, au fil de ses étapes.L'information est la "matière" du journaliste. Une "matière" qui nese stocke pas et qu'il faut renouveler tous les jours. Lesjournalistes sont en recherche permanente de nouveaux sujets.Un métier à part entière

De nombreuses agences sont spécialisées dans les relationspresse : constituer un ficher ciblé et le mettre régulièrement àjour, nouer des relations de confiance avec les journalistes,relancer, rédiger un communiqué de presse selon les codes dumétier, constituer un dossier presse... peut prendre beaucoup detemps. Rien n'empêche cependant de le faire soi-même, d'autantque les journalistes sont en recherche d'authenticité et du"contact vrai".Des pratiques qui évoluent

Le web a révolutionné les relations presse. Aujourd'hui, lesjournalistes se vendent comme des marques individuelles etutilisent les réseaux sociaux pour leur promotion. Une bonnepartie des relations presse se joue donc sur Twitter et Facebook.Ne pas hésiter à utiliser les réseaux sociaux pour attirer lacuriosité des journalistes qui y passent un temps très important.La conférence de presse a également du plomb dans l'aile. Parceque l'espace de travail des journalistes est de plus en plusvirtuel, leur présence sur le terrain est parfois difficile à obtenir.Les mobiliser pour une conférence de presse peut être un travailfastidieux pour un résultat décevant. Privilégier un bel espacepresse sur son site est une stratégie efficace et peu onéreuse.

Les relations presse

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La stratégie internetIncontournableInternet fait partie de notre quotidien à tous. De plus en plus,inévitablement. Google permet de trouver à peu près toutes lesinformations qu'on souhaite. Tout projet, même le plus local, nepeut se passer de cette vitrine ouverte 24h/24.La présence de votre projet sur le web doit être penséeglobalement, on parle alors de stratégie internet. Elle tientcompte des objectifs du projet, de ses cibles, de ses budgets etdu temps à y consacrer. Animer un site, un blog, des comptes surles réseaux sociaux, publier des lettres d'information, entretenirdes listes de diffusion pour des envois mails en nombre peut êtrechronophage et fastidieux. On risque de perdre toute crédibilité sion mesure mal la charge de travail. Une stratégie écrite doitpermettre de dégager des priorités qui détermineront la place devotre projet sur internet.

Rapide et peu coûteuxSans conteste, Internet offre une incroyable visibilité à moindrecoût. S'il y a des investissements à prévoir régulièrement, ilssont bien moindres que tous les outils imprimés et vous offrentune ouverture sur le monde dans sa totalité.Diffuser une information et nouer des contacts n'a jamais étéaussi rapide. Aussi, convient-il d'être réactif quand on est présentsur le web.Micro autant que macro

C'est localement que la plupart des connexions se font. Ouvertsur le monde certes mais avant tout sur sa propre rue. Qui n'apas cherché sur le web les horaires du cinéma de quartier, ceuxdu bus au pied de l'immeuble ? Internet est un formidable outilde proximité qui laisse la porte ouverte au monde entier.Mais pour exister et durer sur la toile, il s'agit d'être bienréférencé. Pour y parvenir, penser à formater correctement sespages, renouveler régulièrement le contenu, multiplier les lienssortants et transversaux du site, flux RSS...

LE FICHIER PRESSEObjectif C'est la première étape dans les relations presse. Cibler l'envoi de sesinformations. S'adresser au bon destinataire.Composition Dans un tableur, essayer de réunir ces informations pour chaquejournaliste identifié :

Un fichier "fait maison". 3 étapes : identifier les titres de presse les pluspertinents, chercher les signatures pour identifier le nom desjournalistes dédiés aux rubriques que vous ciblez, récolter leur contactdans l'OURS ou appeler le standard du journal dans ce but.Un fichier "clé en mains". Plusieurs méthodes pour obtenir des fichiersdéjà réalisés : des entreprises sont spécialisées dans ce service (HorsAntenne, Datapresse, ou encore l'Argus des fichiers Presse), desannuaires sont édités chaque année par secteur d'activité ou zonegéographique (associations de journalistes par spécialité, serviced'information du 1er ministre, clubs de la presse, fichier descollectivités territoriales...).Comment l'utiliser Le fichier presse doit régulièrement être mis à jour (au moins deux foispar an): le turn over est important dans les rédactions.Certains journalistes sont pigistes et travaillent pour plusieursrédactions. Bien souvent, ils n'ont pas d'adresse mail dans unerédaction en particulier, il est donc plus efficace de reccueillir leuradresse personnelle.Le tableur permet de filtrer par entrée et offre la possibilité de ciblertrès précisément selon le type d'envoi. En revanche, à partir d'uncertain nombre de contacts (une centaine), il est recommandé de seprocurer un logiciel de gestion de contact (module base dans Openoffice par exemple).Conseils Ne pas négliger (voire privilégier selon les sujets) la presse internet,les blogs ont parfois plus d'audience que les grands journaux.

Prénom et nom dujournaliste Média (TV, radio,PQN, PQR..) Support (Libération,la Provence...)Service

Adresse électroniqueSpécialité

Téléphone bureauPortable professionnel Contact personnel

Adresse bureauRéseaux sociaux(facebook, twitter..)

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LE COMMUNIQUÉ DE PRESSEObjectifsCommuniquer le plus rapidement possible sur une information nouvelleet originale. Donner envie aux journalistes d'en savoir plus ou dereprendre l'info telle quelle dans leur journalComposition1 Logo2 Date3 Nature du Communiqué de presse4 Titre informatif et accrocheur5 Texte de 1500 signes maximum (25 lignes de 60 caractères)construit en répondant à six questions : Quoi (de neuf) ? Quicommunique et qui est concerné ? Quand ? Où ? Comment ? Pourquoi ?6 Contact presse (un seul suffit) : Prénom + Nom / Adresse / Téléphone / MailComment l'utiliser Envoyer le communiqué de presse par courrier électronique ou par faxà des journalistes ciblés.Un communiqué de presse doit toujours être adressé à une personneen particulier. Il est souhaitable de l'envoyer également au rédacteuren chef qui pourra reprendre l'information si le journaliste est absent.Relancer les journalistes par téléphone. Ne pas appeler plus de deuxfois. Si le sujet les intéresse, ils vous rappelleront.Ne pas oublier de mettre le communiqué de presse en téléchargementsur le site de l'organisateur ou/et de l'événement.Conseils Relire et faire relire votre communiqué de presse à des personnesextérieures. Si elles ne le comprennent pas il est fort probable qu'unjournaliste aura la même réaction.Le communiqué de presse constitue un premier contact avec lejournaliste. S'assurer avant de l'envoyer que l'information est biensusceptible de l'intéresser.Tenir compte des contraintes de bouclage.Téléphoner en choisissant les bons créneaux :> pour les quotidiens du matin téléphoner en fin de matinée → nejamais appeler pendant le bouclage du soir> pour les radios et TV éviter les horaires des infos et les conférencesde rédactions (à 9h et 15h)Un communiqué de presse se suffit à lui-même. Ne jamais envoyer depièces jointes avec.

LE DOSSIER DE PRESSEObjectifs Fournir aux journalistes une information détaillée. Proposer plusieursangles de traitement de l'information.Composition 1 La page de garde : titre "dossier de presse" + titre de l'événement(thème, date et lieu), logo, nom et site web de l'organisateur, contactpresse2 Le sommaire3 La présentation de l'organisateur (attention pas de présentation"institutionnelle", raconter une histoire)4 Les parrains et marraines de votre événement (personnalité localeou nationale, reccueillir quelques mots de sa part à insérer dans ledossier)5 La présentation de votre projet : faire ressortir ses points forts et sonoriginalité. Raconter son origine, ses objectifs, ses valeurs.6 Le programme (déroulement, intervenants)7 Vos partenaires (logo et nom, expliquer en une phrase maximum enquoi consiste le soutien des partenaires)8 Le contact presse de votre événementComment l'utiliser Diffuser le dossier de presse lors de la conférence de presse.Sinon, l'envoyer par mail aux journalistes avant l'événement (unesemaine à dix jours avant pour les quotidiens, TV et radios et troissemaines à un mois avant pour les périodiques).Relancer pour vous assurer que les journalistes ont bien reçu le dossieret pour éventuellement apporter un complément d'information.Mettre le dossier de presse en téléchargement libre sur le siteinternet de l'organisateur et/ou de l'événement.S'il s'agit d'un événement, diffuser le dossier de presse également lejour J et réserver un point presse aux journalistes.Conseils Ni plaquette publicitaire, ni argumentaire marketing, le dossier depresse est un outil de travail destine au journaliste. Bien concu, il doitdonner a celui-ci tous les elements necessaires a la redaction de sonarticle ou a la preparation de son interview.Ne pas hésiter à faire preuve d'originalité  : jouer sur le graphisme, leformat, le support, les images du dossier.Ne pas oublier de numéroter les pages en indiquant en pied de page letitre du dossier, le nom et le téléphone du contact presse au cas où lejournaliste ne garde que les pages qui l'intéresse.

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LE COMMUNIQUÉ DE PRESSEObjectifsCommuniquer le plus rapidement possible sur une information nouvelleet originale. Donner envie aux journalistes d'en savoir plus ou dereprendre l'info telle quelle dans leur journalComposition1 Logo2 Date3 Nature du Communiqué de presse4 Titre informatif et accrocheur5 Texte de 1500 signes maximum (25 lignes de 60 caractères)construit en répondant à six questions : Quoi (de neuf) ? Quicommunique et qui est concerné ? Quand ? Où ? Comment ? Pourquoi ?6 Contact presse (un seul suffit) : Prénom + Nom / Adresse / Téléphone / MailComment l'utiliser Envoyer le communiqué de presse par courrier électronique ou par faxà des journalistes ciblés.Un communiqué de presse doit toujours être adressé à une personneen particulier. Il est souhaitable de l'envoyer également au rédacteuren chef qui pourra reprendre l'information si le journaliste est absent.Relancer les journalistes par téléphone. Ne pas appeler plus de deuxfois. Si le sujet les intéresse, ils vous rappelleront.Ne pas oublier de mettre le communiqué de presse en téléchargementsur le site de l'organisateur ou/et de l'événement.Conseils Relire et faire relire votre communiqué de presse à des personnesextérieures. Si elles ne le comprennent pas il est fort probable qu'unjournaliste aura la même réaction.Le communiqué de presse constitue un premier contact avec lejournaliste. S'assurer avant de l'envoyer que l'information est biensusceptible de l'intéresser.Tenir compte des contraintes de bouclage.Téléphoner en choisissant les bons créneaux :> pour les quotidiens du matin téléphoner en fin de matinée → nejamais appeler pendant le bouclage du soir> pour les radios et TV éviter les horaires des infos et les conférencesde rédactions (à 9h et 15h)Un communiqué de presse se suffit à lui-même. Ne jamais envoyer depièces jointes avec.

LE DOSSIER DE PRESSEObjectifs Fournir aux journalistes une information détaillée. Proposer plusieursangles de traitement de l'information.Composition 1 La page de garde : titre "dossier de presse" + titre de l'événement(thème, date et lieu), logo, nom et site web de l'organisateur, contactpresse2 Le sommaire3 La présentation de l'organisateur (attention pas de présentation"institutionnelle", raconter une histoire)4 Les parrains et marraines de votre événement (personnalité localeou nationale, reccueillir quelques mots de sa part à insérer dans ledossier)5 La présentation de votre projet : faire ressortir ses points forts et sonoriginalité. Raconter son origine, ses objectifs, ses valeurs.6 Le programme (déroulement, intervenants)7 Vos partenaires (logo et nom, expliquer en une phrase maximum enquoi consiste le soutien des partenaires)8 Le contact presse de votre événementComment l'utiliser Diffuser le dossier de presse lors de la conférence de presse.Sinon, l'envoyer par mail aux journalistes avant l'événement (unesemaine à dix jours avant pour les quotidiens, TV et radios et troissemaines à un mois avant pour les périodiques).Relancer pour vous assurer que les journalistes ont bien reçu le dossieret pour éventuellement apporter un complément d'information.Mettre le dossier de presse en téléchargement libre sur le siteinternet de l'organisateur et/ou de l'événement.S'il s'agit d'un événement, diffuser le dossier de presse également lejour J et réserver un point presse aux journalistes.Conseils Ni plaquette publicitaire, ni argumentaire marketing, le dossier depresse est un outil de travail destine au journaliste. Bien concu, il doitdonner a celui-ci tous les elements necessaires a la redaction de sonarticle ou a la preparation de son interview.Ne pas hésiter à faire preuve d'originalité  : jouer sur le graphisme, leformat, le support, les images du dossier.Ne pas oublier de numéroter les pages en indiquant en pied de page letitre du dossier, le nom et le téléphone du contact presse au cas où lejournaliste ne garde que les pages qui l'intéresse.

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La stratégie internetIncontournableInternet fait partie de notre quotidien à tous. De plus en plus,inévitablement. Google permet de trouver à peu près toutes lesinformations qu'on souhaite. Tout projet, même le plus local, nepeut se passer de cette vitrine ouverte 24h/24.La présence de votre projet sur le web doit être penséeglobalement, on parle alors de stratégie internet. Elle tientcompte des objectifs du projet, de ses cibles, de ses budgets etdu temps à y consacrer. Animer un site, un blog, des comptes surles réseaux sociaux, publier des lettres d'information, entretenirdes listes de diffusion pour des envois mails en nombre peut êtrechronophage et fastidieux. On risque de perdre toute crédibilité sion mesure mal la charge de travail. Une stratégie écrite doitpermettre de dégager des priorités qui détermineront la place devotre projet sur internet.

Rapide et peu coûteuxSans conteste, Internet offre une incroyable visibilité à moindrecoût. S'il y a des investissements à prévoir régulièrement, ilssont bien moindres que tous les outils imprimés et vous offrentune ouverture sur le monde dans sa totalité.Diffuser une information et nouer des contacts n'a jamais étéaussi rapide. Aussi, convient-il d'être réactif quand on est présentsur le web.Micro autant que macro

C'est localement que la plupart des connexions se font. Ouvertsur le monde certes mais avant tout sur sa propre rue. Qui n'apas cherché sur le web les horaires du cinéma de quartier, ceuxdu bus au pied de l'immeuble ? Internet est un formidable outilde proximité qui laisse la porte ouverte au monde entier.Mais pour exister et durer sur la toile, il s'agit d'être bienréférencé. Pour y parvenir, penser à formater correctement sespages, renouveler régulièrement le contenu, multiplier les lienssortants et transversaux du site, flux RSS...

LE FICHIER PRESSEObjectif C'est la première étape dans les relations presse. Cibler l'envoi de sesinformations. S'adresser au bon destinataire.Composition Dans un tableur, essayer de réunir ces informations pour chaquejournaliste identifié :

Un fichier "fait maison". 3 étapes : identifier les titres de presse les pluspertinents, chercher les signatures pour identifier le nom desjournalistes dédiés aux rubriques que vous ciblez, récolter leur contactdans l'OURS ou appeler le standard du journal dans ce but.Un fichier "clé en mains". Plusieurs méthodes pour obtenir des fichiersdéjà réalisés : des entreprises sont spécialisées dans ce service (HorsAntenne, Datapresse, ou encore l'Argus des fichiers Presse), desannuaires sont édités chaque année par secteur d'activité ou zonegéographique (associations de journalistes par spécialité, serviced'information du 1er ministre, clubs de la presse, fichier descollectivités territoriales...).Comment l'utiliser Le fichier presse doit régulièrement être mis à jour (au moins deux foispar an): le turn over est important dans les rédactions.Certains journalistes sont pigistes et travaillent pour plusieursrédactions. Bien souvent, ils n'ont pas d'adresse mail dans unerédaction en particulier, il est donc plus efficace de reccueillir leuradresse personnelle.Le tableur permet de filtrer par entrée et offre la possibilité de ciblertrès précisément selon le type d'envoi. En revanche, à partir d'uncertain nombre de contacts (une centaine), il est recommandé de seprocurer un logiciel de gestion de contact (module base dans Openoffice par exemple).Conseils Ne pas négliger (voire privilégier selon les sujets) la presse internet,les blogs ont parfois plus d'audience que les grands journaux.

Prénom et nom dujournaliste Média (TV, radio,PQN, PQR..) Support (Libération,la Provence...)Service

Adresse électroniqueSpécialité

Téléphone bureauPortable professionnel Contact personnel

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LE SITE WEB

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Objectifs Donner de la visibilité au projet. Informer en temps réel des avancéesdu projet. Dégager une image positive. Disposer d'une vitrine ouverte24h/24 sur le monde entier. Favoriser la mise en réseau et le partaged'informations.Composition La création d'un site web commence par la rédaction d'un cahier descharges. Celui-ci vous permettra d'indiquer au développeur ce quevous souhaitez voir apparaitre sur le site, les fonctionnalités associées,les technologies employées, l'ergonomie et la gestion quotidienne.Opter pour des technologies libres évite de nombreux coûts (achat delogiciels, maintenance, développement...).Il convient également de travailler le design du site avec un graphistequi est, en général, différent du développeur.Plus le cahier des charges est complet et bien renseigné, moins vousaurez à revenir sur le site et plus vous ferez d'économie. Penser leschoses en amont évite les bugs, les rubriques à ajouter auxquelles onavait pas pensé, les incohérences etc...Comment l'utiliser Il existe toute sorte de site web. Pour qu'il puisse jouer au mieux sonrôle de vitrine du projet, il doit s'articuler autour des réponses auxquestions que vous vous posez :> à quels objectifs doit répondre mon site (vitrine d'actualités, ventede services, simple carte de visite, portail interactif...) ?> quelles sont les cibles (les curieux, les participants au projet, lesfinanceurs, en proximité, à l'étranger...) ?> qu'attendent les visiteurs (du contenu informatif, de l'interactivité,des jeux, du contenu multimedia...) ?Conseils Procurez-vous un cahier des charges qui vous servira de modèle.Demandez directement au développeur que vous retiendrez.Pensez à créer un espace privé, accessible aux bénévoles, salariés etc.sur lequel beaucoup d'informations peuvent être échangées.En tant qu'administrateur d'un site, vous êtes juridiquementresponsable de son contenu. Renseignez-vous sur les droits associésaux contenus que vous publiez (images, textes, vidéos).Entre deux "liftings", pensez à créer une page d'attente avec unminimum de contenu. Un site en pause trop longtemps perd viteson audience.

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Pourquoi les relations presse ?

Parce qu'elles sont un moyen de communication très efficace etpeu coûteux.Elles apportent de la crédibilité à un projet.L'effet "boule de neige" est également recherché dans lesrelations presse : les journalistes s'inspirent de ce que leurscollègues font et reprennent souvent les mêmes informations.Elle permet également de nouer des relations durables etd'ancrer un projet dans le temps, au fil de ses étapes.L'information est la "matière" du journaliste. Une "matière" qui nese stocke pas et qu'il faut renouveler tous les jours. Lesjournalistes sont en recherche permanente de nouveaux sujets.Un métier à part entière

De nombreuses agences sont spécialisées dans les relationspresse : constituer un ficher ciblé et le mettre régulièrement àjour, nouer des relations de confiance avec les journalistes,relancer, rédiger un communiqué de presse selon les codes dumétier, constituer un dossier presse... peut prendre beaucoup detemps. Rien n'empêche cependant de le faire soi-même, d'autantque les journalistes sont en recherche d'authenticité et du"contact vrai".Des pratiques qui évoluent

Le web a révolutionné les relations presse. Aujourd'hui, lesjournalistes se vendent comme des marques individuelles etutilisent les réseaux sociaux pour leur promotion. Une bonnepartie des relations presse se joue donc sur Twitter et Facebook.Ne pas hésiter à utiliser les réseaux sociaux pour attirer lacuriosité des journalistes qui y passent un temps très important.La conférence de presse a également du plomb dans l'aile. Parceque l'espace de travail des journalistes est de plus en plusvirtuel, leur présence sur le terrain est parfois difficile à obtenir.Les mobiliser pour une conférence de presse peut être un travailfastidieux pour un résultat décevant. Privilégier un bel espacepresse sur son site est une stratégie efficace et peu onéreuse.

Les relations presse

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LA LETTRE D'INFORMATION NUMÉRIQUE

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Objectifs Garder le lien et fédérer les destinataires autour de sa structure, son projet.Informer régulièrement sur l'actualité du projet un public qui nous connaît.Au-delà de son propre projet, elle permet d'informer plus largement par desarticles de fond, des conseils, bonnes pratiques,...Elle est également un moyen d'augmenter la fréquentation de son siteinternet.Composition Titre accrocheur / Textes / Illustrations / Liens renvoyant vers son siteinternet / Un lien permettant le désabonnement.Comment l'utiliserPour chaque lettre d'info, il sera nécessaire de :> Rédiger les articles complets sur votre site> Reprendre les titres et descriptifs et les classer en fonction de votrerubriquage et ordre d'importance : il s'agit de faire un "sommaire" plusétoffé de son actualité qui donne envie d'aller plus loin> Mettre en page la newsletter de préférence en html à l'aide d'unlogiciel approprié> Envoyer la newsletter de préférence en recourant à un outil dediffusion e-mailingFixer un cadre global :> Modèle type de lettre : charte graphique, rubriquage, rédacteurs...> Déterminer la fréquence des envois : hebdomadaire, mensuel,...> Les modalités d'inscription à la lettre : via une fonctionnalité sur lesite internet, sur demande via le mail/téléphone, rencontre physique...Conseils 

Privilégier des textes courts. Rediriger vers le site pour la lecturecomplète des articles.Préférer les lettres d'info de type html, éviter les pdf en pièce jointe. Pour éviter qu'une lettre d'info soit traitée comme un spam, opter pourl'envoi via une liste de diffusion. Soigner l'objet du message : il doitêtre clair pour éviter de finir à la corbeille et accrocheur pour motiver lalecture.Pour l'iconographie : attention aux droits associés aux images ainsiqu'au poids des images qui peuvent désordonner la lettre (plus lente àcharger, images trop grandes...)

L'AFFICHE / FLYER / KAKEMONOObjectifs Susciter l'intérêt au premier coup d'oeil et donner envie d'en savoir plus : cesont des outils de promotion de sa structure, son projet, d'un événement quisont là pour accrocher le public cible.Composition 

Comment l'utiliserIdentifier le message à faire passer. Faire un brainstorming pourtrouver le slogan. Chercher le visuel pour mettre en valeur le slogan.Écrire un texte court qui résume les informations pratiques. Identifierdes lieux stratégiques pour placarder les affiches ou déposer desflyers : dans des boîtes aux lettres, chez des prescripteurs,...Penser à enlever les affiches/flyer lorsqu'ils sont obsolètes.Conseils Une affiche/flyer/kaémono n'est pas destinée à être lue mais à êtrevue : la lecture doit être simple et rapide.Les affiches/flyer/kakémono les plus efficaces se focalisent sur uneseule idée et un message unique.Vérifier que le texte et le visuel restent visibles et compréhensibles àdistances variables (affiches et kakémonos doivent pouvoir être lus àune distance de 5 mètres).N'hésitez pas à varier les formes des flyers  : carré, rond, marque-page... Soyez créatifs.Pour des affiches/flyer on peut être amené à faire une campagne endeux temps : le "teasing" (première campagne intrigante pour poser lemessage) puis la "révélation" (deuxième campagne pourancrer le message).

Un visuel qui doitoccuper au moins 50 %de la surface pourl'affiche

Un slogan sur 1 ou 2lignes (7 mots max)

Un textesynthétique quidonne les infoessentiellesUn contact

SSLLOOGGAANN

Et quoniam inedia graviadflictabantur, locum petiverePaleas nomine, vergentem inmare, valido muro firmatum, ubi

06 00 00 00 [email protected]

Page 19: Communiquer sur son projet

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LE BLOG

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Objectifs Entretenir et développer des relations de proximité. Être dans ledialogue plus que dans le discours. Développer l'interactivité. Devenirsoi-même prescripteur (on parle de communautés de blogueurs).Composition Un blog est un site web simplifié où sont publiés des billets présentéspar ordre chronologique inversé (du plus récent au plus ancien).Un blog peut remplacer un site web avec l'avantage de modifier la Uneautomatiquement quand un billet est publié. Il n'empêche pas dedisposer de contenus "froids" (qui ne change pas avec le temps : quisommes-nous, contact, présentation du projet...) accessibles via desrubriques fixes.L'environnement graphique d'un blog peut être personnalisé,notamment dans l'univers Wordpress. Sa mise en ligne ne demandeaucune compétence particulière mais on peut se faire accompagnerd'un développeur pour adapter son blog à ses besoins. Ce sera toujoursmoins coûteux que le développement d'un site web complet.Comment l'utiliser Parce qu'un blog doit être alimenté régulièrement (au moins une foispar semaine), il est important de définir une ligne éditoriale et lespersonnes chargées de l'alimenter.Le premier avantage d'un blog est la création d'un espace interactifavec les internautes curieux de votre projet. Cela passe notamment parla possibilité de laisser des commentaires. Il faut veiller à y répondrepour créer du lien.Le ton d'un blog est celui du parler vrai et de la transparence. La"langue de bois" est à proscrire, elle vous discréditerait dans l'universdes blogueurs.Conseils Les commentaires doivent ABSOLUMENT être modérés, c'est-à-direque vous supprimerez les plus dérangeants ou insultants etconserverez ceux qui vous paraissent pertinents (essayez de conserverdes critiques, cela montre que vous êtes ouverts du moment où ellessont constructives). Vous êtes responsable du contenu même s'ilprovient de gens que vous ne connaissez pas.Pour gérer votre blog, découvrir de nouvelles fonctionnalités etc.,aidez-vous de tutoriels. Il en existe des milliers sur le web, ils vousferont gagner beaucoup de temps.

L'ÉVÉNEMENTObjectifs Mettre en valeur un message ciblé dans un cadre plus ou moins festif.Rassembler une foule de personnes - une dizaine ou des milliers - autourd'une action ponctuelle, de plusieurs minutes ou semaines.Communiquer par la convivialité.Composition Il existe des formes très diverses d'événements : du séminaire aufestival en passant par la simple projection, le débat de quartier ou leconcert de soutien...Le choix du type d'événement dépend de plusieurs facteurs :financiers, humains, saison...Quelle que soit sa forme, un événément se compose en général de 3temps bien marqués :

Comment l'organiserDéfinir l'objectif : diffuser des informations, sensibiliser sur un sujet,favoriser la convivialite, developper un reseau...Cibler son public : Qui est-il? Qu’est-ce qui l'interesse? Quelles sont sesattentes? Quelles sont vos attentes a leur egard ? Quelles pourraientetre leurs resistances ? Quelle est leur plus grande preoccupation?Identifier la forme : type, durée, date et lieu.Mettre en adéquation moyens humains, techniques et financiers  :équipe d'organistation, son fonctionnement, rétro-planning, budget,élaboration du programme...Valoriser l'évènement  : supports de communcation, réseaux sociaux,relation presse...Evaluer l'impact  : participation, image, mémorisation, couverturepresse, type de publics...Conseils Préparer l'événement très en avance. Varier les formes d'une annéesur l'autre et chercher à surprendre. L'evenement ideal comporte unapogee (gardez-le pour la fin). Varier les programmes, integrer desactivites connexes...

Temps d'accueil /inscription Temps de présentationet d'animations Temps convivial(restauration, buvette...)

Page 20: Communiquer sur son projet

LES RÉSEAUX SOCIAUX

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Objectifs Développer une communication de proximité. Favoriser l'interactivitépar la relation directe avec les internautes. Favoriser la mise enréseaux. Cibler sa communication. Contrôler son "e-réputation".Accrocher facilement de nouveaux prescripteurs. Générer du trafic surson site web. Mobiliser rapidement un grand nombre de participants.Comment l'utiliser La première étape est de créer un compte sur les réseaux sociaux lesplus pertinents et adaptés aux cibles du projet. Facebook et Twittersont les plus populaires, utilisés par toutes les générations. Viadeo etLinkedin ciblent les professionnels.Ensuite, il convient d'être réactif et suivre ce qui se dit sur le projet.Eventuellement, il faudra rattraper un commentaire négatif enapportant une réponse. Eviter les confrontations stériles. Les hashtagsur Twitter permettent de suivre des discussions et commentaires surdes sujets plus ou moins génériques.Enfin, les réseaux sociaux permettent de constituer de véritablescommunautés autour de centres d'intérêt communs, de valeurs... Ceuxqui vous suivent de près deviendront de véritables ambassadeurs.Utiliser les réseaux sociaux comme des lieux où le bouche à oreille n'apas de limite. Avec un peu de créativité et de pertinence dans lediscours, vous pouvez parvenir à mobiliser un grand nombre depersonnes autour de votre projet.Conseils Cibler les réseaux sociaux où vous pouvez être présent. Créer descomptes partout et ne pas les entretenir est une perte de temps. Ilfaudra choisir en fonction de la stratégie définie en amont.Les réseaux sociaux sont très sensibles à l'actualité. N'hésitez pas àêtre plus actif quand elle vous est favorable, d'autant que lesjournalistes y puisent plus de 50% de leurs infos aujourd'hui.Apprenez les réseaux sociaux en les pratiquant et en observant lesautres avant de vous lancer. Il existe une culture, des techniques aveclesquelles il faudra se familiariser pour éviter d'être contre-productif.

LES GUIDESObjectifs Transmettre un savoir, harmoniser des pratiques, faciliter l'appropriation...Composition Les guides peuvent prendre des formes différentes : guides pratiques,de procédures, tutoriels, fiches...Néanmoins, on retrouve souvent la même structure :Titre / Date de création et de mise à jour / Introduction  : pourquoi leguide, fiches...les rédacteurs / Étapes à suivre / Trucs et astuces /Pièges à éviterComment l'utiliser Recensez les informations utiles aux cibles concernées. N'hésitez pasà interroger une ou plusieurs personnes "candides" qui servent depublic test.Prévoir une structure simple et des chapitres cohérents. Un sommairefacilite la recherche du lecteur.Rédigez de manière simple, pratique et courte en privilégiant lesvisuels (plans, illustrations,...) et les énumérations. Un guide seconsulte comme un mode d'emploi, pas comme un roman.Pensez à ce qu'il soit facilement accessible : mise en ligne sur internet,un serveur, contact d'une personne référente,...Conseils Avant de démarrer, regardez autour de vous : structures, internet...siun guide du même type n'existe pas déjà. Cela pourra vous donner desidées, établir des points de comparaison et éviter de perdre trop detemps sur des choses déjà pensées par d'autres.Pensez à l'actualiser régulièrement afin qu'il ne devienne pas obsolète.Prévoir une forme adaptable  : éviter les impressions en trop grandnombre et préférer des mises en ligne sur internet (cette solution nefavorise pas une appropriation « physique » du document ce qui peutparfois être problématique), réalisation de classeur (pour n'imprimerque les modifications)...

Objectifs Valoriser l'activité et les acteurs du projet. Laisser une trace crédiblequi favorise la confiance. Préciser la vocation du projet. Durer dans le temps.Composition 

Le fond :

La forme :Concentrer l'information autour des messages clés. On ne peut pastout dire en quelques lignes, savoir sacrifier les détails pour être clair.Les textes doivent être courts. La présentation du projet doit susciterl'envie d'aller plus loin, ne pas chercher l'exhaustivité.Une plaquette se regarde autant qu'elle se lit, il s'agit de soigner lacohérence graphique du document. En tant que reflet de votre projet,éviter les images standards et privilégier les photos "vraies" et pertinentes.Il existe des plaquettes de toutes les formes, très créatives. Si la pluséconomique et simple à concevoir reste le 3 volets (un A4 recto/versoplié en 3), rien ne vous limite à cette forme.La forme doit être au service du fond. Travailler d'abord le contenu etson sens avant d'imaginer la taille, le pliage, la couleur. L'un doit servirl'autre et inversement.Conseils 

Commencer par récolter les plaquettes qui vous séduisent et celles deprojets qui vous ressemblent.La plaquette est une carte de visite détaillée de votre projet. Lescoordonnées doivent être très visibles.Veiller à ce que la plaquette soit un reflet fidèle de votre projet : votreidentité doit "sauter aux yeux", rester cohérent avec vos valeurs(papier recyclé, encres végétales, pas de pelliculage...).

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L'E-MAILING / PHONING

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Objectifs Informer, inviter, enquêter auprès d'un public ciblé... l'emailing est deplus en plus privilégié par rapport à un envoi courrier ou un appeltéléphonique.Pour se démarquer, que ce soit via le mail ou le téléphone, il fautsusciter l'envie de vous lire ou vous écouter.Composition 1 Une accroche / la prise de contact  : que ce soit par e-mail outéléphone, trouver une accroche soit pour lire votre e-mail jusqu'aubout soit pour vous écouter jusqu'à la fin et passer à l'action.2 L'annonce de l'objet de votre appel/mail : exposé du motif de votreenvoi/appel, c'est le moment où vous développez une argumentationciblée.3 La  prise d’un engagement  : la cible est intéressée, un échanges'opère entre les 2 parties qui peut parfois prendre la tournure d'unenégociation, avant de trouver un point d'accord.4 La conclusion : l'arrivée à un accord qui convient aux 2 partiesComment l'utiliser Constituer une base de données : le fichier des contacts doit être mis àjour régulièrement.Réaliser le message ou le discours sur des fiches argumentaires(accroche, contenu du message, mise en forme).Envoi du courriel : il est conseillé d'utiliser une liste de diffusion.Le phoning peut renforcer une campagne e-mailing ou se suffire à lui-même. Cela prend beaucoup de temps mais peut avoir une réelleefficacité si le fichier de contacts utilisé est de bonne qualité.Gérer les retours et assurer les suivi..ConseilsConstituer un bon bon fichier de contact qui corresponde au plus justeau public cible.Faire un suivi des demandes de résiliation pour éviter d'importuner lespersonnes. Les bannir de votre fichier pour éviter qu'on réitère desdemandes de suppressions.Pour le phoning, n'hésitez pas à réaliser un guide d'entretien.

LE RAPPORT D'ACTIVITÉSObjectifsFaire l'état des lieux d'une activité passé, rendre des comptes. Informer surles actions menées par la structure au regard des objectifs de départs.Informer sur l'utilisation des moyens financiers. Souvent utilisé pour rendrecompte de son activité à ses financeurs, il peut avoir pour objectif de rendreplus lisible son activité auprès de son public, ses partenaires, permettantainsi de fidéliser un public "déjà accroché". En ce sens, il a pour fonction depromouvoir l'image et l'identité de la structure, de transmettre sa "culture".Composition En général, il se fait en 3 parties :1 Synthèse, positionnement de l'activité dans une stratégie plusglobale de court, moyen et long terme  : les réalisations, les chiffresclés, l'atteinte des objectifs, les perspectives nouvelles.2 Présentation de la structure et de son activité en détail  :composition de l'équipe dirigeante et opérationelle, mode defonctionnement, présentation des activités par service, champd'activité...3 Rapport comptable et financier  : présentation des comptes, bilan,compte de résultats, tableau de financement, flux de trésorerie. Peutégalement contenir des informations d'ordre juridique.Comment l'utiliserMettre en place un retroplanning qui tienne compte des délais(remontées d'info, rédaction, circuit de validation, mise en formegraphique, impression).Définir le cadre du rapport d'activités : chemin de fer, graphisme, ligneéditoriale.Réaliser le rapport avec l'équipe opérationelle : n'hésitez pas à scinderle document et répartir les tâches dans l'équipe (vous pouvez utiliserun outil colaboratif comme l'etherpad pour fluidifier les aller-retour).Soyez vigilent, travailler sur une version unique pour éviter les erreurset perte de temps..ConseilsPour en faire un véritable objet de communication, chercher desformes plus légères et créatives qui parlent à tous, spécialistes ousimples curieux.Prévoir une version allégée, grand public et une version plus complète.Prévoir un modèle déclinable sur plusieurs années.

Page 22: Communiquer sur son projet

LE BUZZ OU RAMDAM

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Objectifs Créer de l'émotion, de l'inattendu, du spectacle...surprendre. Le buzz apour objectif de sortir de l'ordinaire et de faire du bruit. C'est unmoyen original de faire parler de l'élément qu'on souhaite mettre enavant d'une manière différente.Composition Le buzz est le fruit de plusieurs outils et techniques marketing àmélanger selon ses objectifs, ses cibles et ses moyens (on notera queles budgets alloués au buzz sont de plus en plus élevés).Il peut faire appel au bouche à oreille, aux réseaux sociaux, auxchaînes vidéos, au site internet en passant par une campagne mail,l'utilisation "d'une tête d'affiche", l'organisation d'un événement detype "happening"....Comment l'utiliser Déterminer les objectifs, la cible, les ressources.Trouver l'élement phare autour duquel le buzz va tourner  : projet,événement, service, produit...Déterminer la forme : lipdub, flashmob, teaser, mozaïque humaine...Provoquer le buzz : l'action se réalise et va être amplifiée par l'effet dubouche à oreille, une diffusion via les nouvelles technologies estsouvent utilisée et particulièrement via les réseaux sociaux.Gérer les retombées  : le buzz est comme une promesse faîte audestinataire. En allant plus loin, il doit trouver ce qu'il est venuchercher.ConseilsAttention à ce que le buzz ne déserve pas votre projet : il doit biencorrespondre aux valeurs défendues. La provocation est un élémentfavorisant le buzz mais il est à double tranchant.Soyez le plus créatif et novateur possible.Attention à votre budget, les coûts peuvent augmenter rapidement.Le buzz n'est jamais garanti, il est la conjonction de nombreux facteurs,il n'existe pas de recette miracle.

LA PLAQUETTEObjectifs Valoriser l'activité et les acteurs du projet. Laisser une trace crédiblequi favorise la confiance. Préciser la vocation du projet. Durer dans le temps.Composition 

Le fond :

La forme :Concentrer l'information autour des messages clés. On ne peut pastout dire en quelques lignes, savoir sacrifier les détails pour être clair.Les textes doivent être courts. La présentation du projet doit susciterl'envie d'aller plus loin, ne pas chercher l'exhaustivité.Une plaquette se regarde autant qu'elle se lit, il s'agit de soigner lacohérence graphique du document. En tant que reflet de votre projet,éviter les images standards et privilégier les photos "vraies" et pertinentes.Il existe des plaquettes de toutes les formes, très créatives. Si la pluséconomique et simple à concevoir reste le 3 volets (un A4 recto/versoplié en 3), rien ne vous limite à cette forme.La forme doit être au service du fond. Travailler d'abord le contenu etson sens avant d'imaginer la taille, le pliage, la couleur. L'un doit servirl'autre et inversement.Conseils 

Commencer par récolter les plaquettes qui vous séduisent et celles deprojets qui vous ressemblent.La plaquette est une carte de visite détaillée de votre projet. Lescoordonnées doivent être très visibles.Veiller à ce que la plaquette soit un reflet fidèle de votre projet : votreidentité doit "sauter aux yeux", rester cohérent avec vos valeurs(papier recyclé, encres végétales, pas de pelliculage...).

Activités /Réalisations

Valeurs /Philosophie

Qui sommes-nous ?Contact

Histoire / ChiffresclésInformations

détaillées sur leprojet :présentations desservices associés

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Agence Provençale pour une Économie Alternative et Solidaire28, boulevard National 13001 Marseille - Tel : 04 91 99 02 [email protected] - www.apeas.fr

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Ce livret vous est distribué par l'APEAS comme support de l'atelier"Communiquer sur son projet" réalisé en 2013 dans le cadre du dispositifd'accompagnement à la diffusion et partage des bonnes pratiques énergétiquesmis en place par la Région Provence-Alpes-Côte d'Azur et l'ADEME.

Les apories de la communication9 problèmes de communication entre :

C e q u e j e p e n s eC e q u e j e v e u x d i reC e q u e j e c ro i s d i re

C e q u e j e d i sC e q u e vo u s vo u l e z e n te n d re

C e q u e vo u s e n te n d e zC e q u e vo u s c ro y e z c o m p re n d reC e q u e vo u s vo u l e z c o m p re n d re

C e q u e vo u s c o m p re n e z

Il y a au moins 9 possibilités de ne pas se comprendre !

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