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  • AUTEURES

    Jose Latendresse

    Nathalie St-Pierre

    COORDINATIONGhislaine PoirierCentre 1,2,3 GO!

    Ce feuillet a t dvelopp par le

    Toute reproduction partielle ou complte de ce document doit avoir reu lautorisation du Centre 1,2,3 GO!

    Pour avoir une liste jour de nos productions, consulter notre site WEB : www.centre123go.ca

    COMMUNIQUER ET ANIMER EFFICACEMENT UNE RUNION

    Nos partenaires financiers:

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    COMMUNIQUER ET ANIMER EFFICACEMENT UNE RUNION

    Le prsent guide vise permettre dacqurir des habiletsde base en communication au sein dune quipe de travailet en animation de runion.

    LES OBJECTIFS

    (1) Dvelopper des habilets de base en commun-cation au sein dune quipe :

    (2) Dcouvrir son style personnel de communication :

    (3) Acqurir des outils de base en animation derunion :

    (4) Dcouvrir son style danimation de runion.

    Le module 5 prsente deux sujets distincts qui peuventtre abords sparment.

    Les sections 1, 2 et 3 portent sur Les habilets de baseen communication et sadressent tout participantdune quipe de travail dsireux damliorer son stylepersonnel de communication.

    La section 4 porte sur Lanimation dune runion .Elle sadresse aux individus qui animent des runions surune base rgulire et qui souhaitent amliorer leurshabilets ce niveau.

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    LES HABILETS DE BASE EN COMMUNICATION

    PROCESSUS BILATRAL

    La vie est un ensemble de communications et la communication est au coeur de nos activitsquotidiennes. Comme le disait Wiio, la communication rend tout le reste possible sanscommunication, il ne peut y avoir ni organisation, ni gestion, ni coopration, ni motivation 1,bref, aucun rel travail de concertation puisque la communication en est la base. Elle est unaspect fondamental de lanimation et de la mobilisation des membres dun consortium afin demaximiser la qualit des changes.

    On sait que lorsque la communication nest pas perue comme prioritaire ou quelle est malmatrise, les conflits seront difficilement rsolus, la prise de dcision sera lourde et les relations,tendues.

    Toutefois, la communication efficace exige temps et efforts. Elle est un processus bilatral quisuppose2 :

    une comprhension des personnes et des groupes avec lesquels nous souhaitonscommuniquer;

    des rflexions et des formulations claires;

    la cration doccasions de rtroaction et une volont de les entendre et dy donner suite;

    la slection doutils de communication appropris aux interlocuteurs.

    Dautre part, un consortium de partenaires est compos de partenaires dorigine, de comptences,de points de vue et de milieux diversifis. Aussi, lefficacit du groupe reposera sur sa rechercheet son acceptation des diffrences entre les valeurs et les ides des personnes qui la composent.Aussi, les capacits couter et donner du feedback deviendront les deux habilets de base fortimportantes matriser afin dassurer une bonne dynamique de groupe.

    Dans ce type de regroupement, les communications sont particulirement importantes deuxniveaux :

    pour communiquer efficacement avec les membres de son consortium afin de bnficier derelations interpersonnelles agrables et harmonieuses.

    pour animer efficacement les rencontres du consortium.

    1 WIIO, O.A., dans Cormier, S., La communication et la gestion, PUQ, Ste-Foy, 1995, p.362 FRANK, F., & A., SMITH, Guide de dveloppement des collectivits : un outil de renforcement des capacitscommunautaires, Ressources humaines Canada, Ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux 2000,p. 55-57

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    Nous aborderons, dans les pages qui suivent, ces deux niveaux.

    LCOUTE

    De faon gnrale, personne ne dtient un point de vue complet et juste ; chacun ne possdequune perspective, la sienne. Aussi, pour sintresser aux propos de lautre, faut-il avoir lacuriosit de dcouvrir le point de vue et lopinion de lautre, ainsi que la capacit de lcouter.

    Contrairement lacuit auditive (entendre), couter est un processus mental, ce nest pas unrflexe automatique. Pour bien couter, il faut dabord prendre la dcision dcouter, puis utiliserses habilets dcouteur.

    QUELQUES TRUCS POUR MIEUX ECOUTER

    Vous concentrer attentivement sur ce que dit lautre et maintenir votre concentration.

    Contrler votre pense, faire un silence intrieur et mettre entre parenthses vos propresides.

    Rechercher lide principale des propos entendus, sans vous arrter aux petits dtails.

    Dans le cadre dun sujet qui vous touche, portez attention la manire dont vos propresmotions peuvent transformer et dformer le message.

    viter de rejeter certains lments de la conversation qui vous semblent trop familiers, troptranges ou encore insignifiants.

    tre attentif la communication non verbale (plus de 50% du message) et la dimensionaffective que lautre donne au contenu et aux ides.

    LE FEEDBACK

    Le feedback correspond une communication en boucle qui, partant de lmetteur, passe par lercepteur et revient lmetteur. Il est toujours prsent dans les communications, sous formeverbale ou non verbale. Car mme lorsque nous ne disons rien, nous disons quelque chose!

    Au sein du consortium, le feedback est essentiel car il prcise comment les attentes, consignes etmessages ont t compris, crus, intgrs ou accepts. Il est reli la fois la satisfaction, lamotivation et lefficacit des partenaires qui collaborent ensemble. Il est mme le facteur qui ale plus dimpact sur lefficacit parce que le feedback permet chacun de savoir quelle distanceil est de sa cible.

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    Sans feedback, le groupe peut mme devenir improductif. En fait, le feedback permet darriver une vision commune. Un bon feedback stimulera et motivera la personne qui le recevra. Pour cefaire, il importe quil soit descriptif, spcifique, donn au bon moment et avec courtoisie.

    Attention! Le feedback critique (ngatif) doit tre fait avec beaucoup de doigt. Mal donn, ilpeut miner la motivation, lestime de soi dun partenaire et dtruire sa collaboration.

    CONCLUSION

    La communication joue un rle de premier plan dans lobtention dun soutien soutenu pour ledveloppement sain dun consortium de partenaires. Elle montre clairement que le processus estouvert. Afin de garder une fluidit, il faut encourager les membres participer et poser desquestions. Il ne faut pas tenir pour acquis que quiconque est dj au courant ou que lacommunication est superflue. Le temps consacr la communication nest jamais perdu. Il faututiliser divers modes de communication de faon tre aussi clair et prcis que possible.

    LES OUTILS DANIMATION DE RUNION

    LE RLE DE LANIMATEUR dune RUNION

    LES PRINCIPALES TCHES

    Notons ici que mme si dans cette section nous nous concentrons sur le rle de l'animateur, iln'en demeure pas moins que les participants ont galement des fonctions assumer et que leurrle viendra valider et invalider les efforts et les tentatives de l'animateur. En fait, il ne peut yavoir d'animateur sans participants

    Le rle3 de l'animateur consiste aider le groupe atteindre ses buts et ses objectifs en favorisantla participation optimale des partenaires. Tout en conservant le souci de la qualit et del'efficacit du travail des membres, l'animateur doit porter une attention particulire auxphnomnes inhrents la participation ainsi qu'au caractre humain du groupe, c'est--dire auxrelations interpersonnelles et l'ambiance, fibres qui permettent de tisser la vie du groupe.

    Plusieurs lments contribuent structurer et bonifier les rencontres du groupe et faonner sapersonnalit : le style et latmosphre des runions, le fonctionnement du consortium et les rlesdes partenaires. Lanimateur aura une grande part de responsabilit au niveau logistique, mais ilen dpend de chacun des participants pour que les rencontres soient tenues dans une ambianceagrable et soient efficaces.

    3 Inspir de Boisvert, Cossette et Poisson, Animateur comptent, groupes efficaces, ditions Agence D'Arc, Laval,1992, p.31,

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    Voici un tableau4 aide-mmoire rsumant les principales caractristiques dune runion efficace :

    QUAND TCHES DE LANIMATEUR

    Avant larunion

    Lordre du jour est prpar et distribu chacun. Lendroit propose un amnagement physique agrable. Le temps de rencontre est bien circonscrit (et respect). La convocation est claire et elle est envoye tous les partenaires invits. Le mode de structuration de runion est tabli. Le support audiovisuel est prvu, au besoin.

    Pendant larunion

    Les participants sont bien accueillis. Chaque participant est prsent lorsquil y a de nouvelles personnes autour de

    la table. Le thme de la runion est prsent et lordre du jour accept. Les droits de parole sont demands et respects. Les discussions et les opinions de tous sont suscites et encourages. Des synthses sont effectues. Les points de vue sont clarifis. La participation de tous est stimule. Le temps dantenne est rparti le plus galement possible. Les bavards sont rfrns. Les dcisions reposent sur laccord de tous (ou selon vos modes dcisionnels). Les conflits ou les tensions, lorsquils surgissent, sont identifis et des actions

    sont prises pour les rgler.

    Aprs larunion

    Le compte rendu ou le procs verbal est rdig et envoy rapidement auxmembres invits (et non seulement aux partenaires prsents).

    Le contact e