1

Comment conduire une réunion

efficace ?

A l’issue de la lecture ce support, vous serez capable de :

Identifier les quatre grands types de réunions.

Utiliser les 6 règles de conduite de réunion pour optimiser son résultat.

Repérer les comportements possibles des participants en réunion et les

comportements à adopter par l’animateur.

Appliquer des techniques simples pour maitriser les participants difficiles.

Gérer les perturbations d’ordre comportemental ou matériel.

Résumé

Ce support permet de répondre à 5 objectifs de la conduite de réunion. La première

partie explique les différents types de réunions : Réunion d’information, de prise de

décisions, de résolution de problèmes, de travail et leurs utilités en entreprise.

Des conseils simples sont donnés pour respecter les fondamentaux de la conduite

de réunion et mettre en avant son professionnalisme : La technique des 4 x 20,

l’explication du déroulement de la réunion, le contrôle de la réunion….

La 2ème partie de la fiche traite des problématiques pouvant intervenir en réunion et

des comportements à adapter en tant qu’animateur : Canalisez, mettre à

contribution, poser des questions ouvertes….

2

I. Principe et modalités :

La réunion d’équipe gagne à respecter quelques principes:

La réunion demeure un outil, un cadre de travail pour atteindre des objectifs. Elle

n'existe que pour atteindre un but ou poursuivre un ou des objectifs. Il est important,

d'une part, que les participants sachent pourquoi ils sont là et pourquoi le groupe

existe et, d'autre part, qu'ils sentent qu'ils peuvent contribuer à la mission ou à

l'action du groupe. Il convient à un animateur de diriger la session et de l'organiser.

Il existe 4 grands types de réunions :

La réunion d’information :

La réunion d’information doit être courte et donner des informations qui soient

opérationnelles et surtout intéressant pour le public.

Exemple de réunions d’informations :

Informations sur les nouvelles procédures à mettre en place, sur le chiffre d’affaires

réalisé sur une période, sur l’organisation du travail de l’équipe.

La réunion de prises de décisions :

La réunion de prise de décision qui vise à sélectionner un type d'action parmi

différentes alternatives. Elle prend appui sur une méthode de raisonnement pouvant

s'appuyer sur des arguments rationnels et/ou irrationnels.

3

La réunion de travail :

Une réunion de travail permet de traiter en groupe un ou plusieurs problèmes qui,

s'ils étaient traités par des individus isolés, auraient peu de chance d'être résolus

dans les délais impartis et de répondre au niveau d'exigence requis. Par ailleurs, la

prise de décision, dans la mesure où les différents acteurs sont présents, est

extrêmement rapide.

La réunion de résolution de problèmes :

La réunion de résolution de problèmes favorise une démarche standardisée visant la

sélection de la meilleure solution possible pour un problème donné. On dénombre

généralement 6 étapes (selon Thomas J. D'Zurilla) :

1. Il s'agit d'observer quelles ont été les tentatives de résolution de problème

employées jusqu'à maintenant.

2. Définir ce qu'il faut modifier précisément (objectif réaliste).

3. Trouver toutes les solutions imaginables au problème posé sans se soucier du

réalisme de ces solutions (brainstorming).

4. Evaluer la meilleure solution.

5. Appliquer la solution choisie.

6. Se demander si la solution choisie précédemment a permis de résoudre le

problème (si ce n'est pas le cas, il faut revenir à la troisième ou la quatrième

étape).

4

II. Stratégies de conduite de réunion pour optimiser son résultat :

La conduite ou l’animation de réunion nécessaire quelques règles à respecter qu’il

est nécessaire de prendre en compte ou réussir à atteindre son objectif et motiver

son auditoire.

2.1. Bien commencer sa réunion :

Sans dénigrer la portée du déroulement proprement dit et de la conclusion, le

démarrage revêt une très grande importance. En effet, c’est dans les premières

minutes de la réunion que va se créer l’ambiance de travail, les premiers liens entre

les participants et pour certains, aussi surprenant que cela puisse paraître, la

découverte réelle de l’objectif de la réunion !!!

Les premières paroles « officielles » de l’animateur de la réunion sont déterminantes.

Afin de soignée son entrée, il peut utiliser la technique que l’on appelle « 4 x 20 » :

Les 20 premières secondes : L’animateur doit donner une excellente

impression au niveau de sa communication verbale et non verbale. C’est ce

qui permet de faire bonne impression envers son auditoire.

Les 20 premiers mots : Ils doivent mettre en confiance les participants à la

réunion. L’animateur travaille particulièrement son débit, son articulation, il

s’adapte au registre du langage en utilisant jamais le registre familier, pose sa

voix grâce au ton et volume utilisé.

Les 20 cm du visage : L’animateur est souriant avec un visage ouvert pour

mettre à l’aise les participants.

5

Les 20 premiers gestes : Il adapte son discours et sa gestuelle pour amplifier

le message et favoriser la mémorisation.

L’animateur peut commencer par un mot drôle, une considération insolite, une

histoire brève en rapport avec le thème de la réunion : l’objectif est de capter et de

susciter l’attention des participants dès le départ.

A vouloir immédiatement attaquer le sujet de la réunion trop hâtivement et sans

entrée en matière, l’animateur obtient un climat pesant, peu agréable et ensuite une

richesse de propositions moindre.

L’animateur peut commencer son intervention par une phrase choc, un chiffre

surprenant, tous deux propres à faire basculer les esprits dans le climat réel de la

réunion, la priorité restant le contenu de la réunion, la décision à prendre à son issue,

les questions à régler.

L’animateur utilise la technique d’accroche dans lequel il se sent plus à l’aise. Il est

inutile de se forcer si elle n’est pas appropriée.

2.2. Rappeler le déroulement de la réunion :

Le déroulement de la réunion doit être rappelé afin que le groupe puisse se projeter

dans sa réunion. Il peut être noté sur une fiche paper board ou intégré dans le power

point le cas échéant.

L’animateur commence par les points concrets :

l’heure prévue de la fin de la réunion

les temps de pause

6

Si la réunion dure la journée, l’indication des heures et du lieu de repas est

toujours écoutée avec la plus grande attention.

Ensuite, l’animateur précise les différentes étapes de la séance et nomme un

secrétaire de séance Puis il définira le mode de travail et les règles du débat. Les

principales règles en seront : la priorité aux faits, l’esprit constructif et collectif, le

respect des avis et idées d’autrui, l’imagination avec sa prise de risques.

La phase de démarrage est l’occasion pour l’animateur de concrétiser sa conduite de

réunion, c’est-à-dire de réunir les participants, de les faire sortir de leur routine, de

les faire se rapprocher et de les réunir autour de l’objectif.

2.3. Soignez la prise en charge des participants :

Sachez accueillir les participants: l'accueil doit être chaleureux pour

conditionner l'ambiance de la réunion. L'accueil des personnes permet

d'établir un premier contact.

Favorisez le sentiment d'appartenance au groupe: un mauvais accueil ou

un début de rencontre retardé produisent un malaise que vous devrez

récupérer lors du déroulement de la réunion.

2.4. Préparez l'animation et anticipez les réactions :

Animez la réunion: l'animation demande une préparation personnelle des

plus soignée. Une préparation bâclée peut provoquer l'échec du travail de

groupe.

7

Préparez-vous mentalement: chaque réunion est différente ; l'animateur doit

s'attendre à gérer chaque fois un groupe différent et partez du principe que ce

qui marche pour un groupe, ne marche pas forcément pour l’autre.

2.5. Organisez la réunion :

Dirigez la réunion : L'animateur dirige les échanges, rédige le compte rendu,

trouve des solutions aux éventuelles difficultés.

Faites respecter l'équilibre : L'animateur s’efforce de donner la parole à

tous, fait s'exprimer tous les participants. Il balaye tout le monde du regard

pour ne pas créer de problèmes par son manque d’attention.

Gérez la réunion : L'animateur respecte les délais, note les idées, mène les

échanges, répartit les tâches en fonction de ce qui se passe dans la réunion.

2.6. Contrôlez la réunion :

La personnalité de l'animateur conditionne l'ambiance de réunion. Afin de ne pas se

laisser déborder, vous devez contrôler votre réunion :

Soyez un leader mais pas un « petit chef».

Soyez un bon communicant en soignant le langage oral, le langage para-

verbal.

Menez la réunion avec dynamisme et maîtrisez le groupe.

8

Les participants ne possèdent pas tous les mêmes qualités de communicant. La plu-

part s'expriment clairement et précisément alors que certains sont plus intuitifs

qu'orateurs.

III. Les principaux types de comportements dans une réunion

Les participants d’une réunion présentent des profils hétérogènes qu’il vous faut

concilier le temps de la rencontre pour répondre à votre objectif. Les enthousiastes y

côtoient les effacés, les critiques cohabitent avec les bavards…Vous pourrez tirer le

meilleur parti de cette diversité de tempéraments, à condition de savoir observer les

participants pour étalonner votre management au plus près de leurs particularités.

Un animateur peut avoir faire face à une dizaine de comportements différents au sein

d’une même réunion.

3.1. Les comportements à adopter par l’animateur de la réunion

Types de comportements Comportement à adopter par

l’animateur

Le leader est de loin le plus complexe à

gérer. Sa capacité à tirer les autres dans

son sillage peut le conduire à vous

subtiliser la maîtrise de la réunion.

Canalisez ses ardeurs dès le début

afin de garder la main sur la rencontre

lorsqu’il prend la parole.

9

Le producteur prend part au contenu et

propose des idées nouvelles. Il livre

volontiers son avis et sait faire des choix

entre plusieurs alternatives.

Mettez-le à contribution dès que la

réunion s’essouffle.

Le facilitateur aime que les discussions

progressent. Conciliant, il pousse les

intervenants à s’accorder et est toujours

en recherche de compromis. Il souhaite

gommer les conflits, les divergences.

N’hésitez pas à le faire intervenir

lorsque les débats sont tendus et qu’il

faut trouver une voie intermédiaire

entre des arguments contradictoires.

Le suiveur n’apporte pas d’élément

nouveau. Il fait de son mieux pour

coopérer et participer au groupe. Son

apport n’est jamais décisif pour faire

avancer la discussion.

Posez lui des questions ouvertes pour

l’inciter à s’investir, à se livrer.

Laissez-lui un peu plus de temps pour

répondre aux questions.

Le passif ne manifeste aucune réaction,

s’ennuie et attend juste que la réunion

s’achève. S’il ne gêne pas le

déroulement de la rencontre, il ne la fait

pas progresser pour autant, sauf s’il est

explicitement interrogé.

Sollicitez-le régulièrement au cours de

la réunion. Votre objectif : Lui montrer

qu’il est concerné, car son inertie pourrait

faire tâche d’huile.

10

L’enquêteur est toujours en recherche

d’explications. Il est demandeur de

détails, d’informations, jusqu’à se noyer

parfois dans l’investigation.

Répondez à ses questions dans la

mesure du possible (elles peuvent aider

à la compréhension générale du groupe),

mais renvoyez à plus tard des

réponses qui demanderaient de trop

s’écarter de l’essentiel. Expliquez-en-lui

les raisons.

L’opposant part du principe que la

réunion ne permettra pas de résoudre le

problème ou n’a, à priori, pas lieu d’être.

Résultat : un contrepied systématique de

tout ce qui s’y dit. Il se cantonne à la

critique et ne propose aucune solution

positive.

Retournez lui ses arguments sous

forme de questions, pour le forcer à

sortir de sa spirale de contre –

propositions.

11

3.2. Maitrisez les participants difficiles :

Ce ne sont pas des différences d’opinion qui gênent le fonctionnement d’un groupe

mais la rigidité de ses membres. Voici quelques conseils pour faire face aux

situations les plus délicates.

Le bavard Fixez les règles du jeu, rappelez le temps de parole.

Evitez les questions ouvertes qui donneront lieu à des réponses

interminables.

S’il n’en finit pas de digresser sur un sujet, faites vous-même silence.

Déplacez-vous vers lui.

L’expert Prenez l’une de ses déclarations et renvoyez-la au groupe pour

discussion générale.

Montrez lui que ses connaissances et les avis des autres comptent au

moins autant que les siens.

Le sceptique Prenez-le à son propre jeu et renvoyez-le à ses interrogations.

Obligez-le à approfondir systématiquement ses propos.

Faites intervenir le groupe.

Le

perfectionniste

Faites le intervenir sur des questions de fond et évitez-lui de se

disperser sur les problèmes annexes.

Profitez de son souci du détail pour le charger des prises de notes. Il

s’en acquittera avec conscience.

L’agressif Rappelez-lui les règles avec une fermeté polie

Désamorcez le en mettant en valeur ce qui dans son intervention peut

être utilisé positivement.

Le saboteur Isolez-le avec la collaboration des autres participants

Rappelez lui les objectifs de la réunion et l »intérêt qu’à l’ensemble du

groupe d’y parvenir

Si rien n’y fait, demandez-lui de s’y conformer ou de quitter la séance.

12

Les participants ne sont pas toujours disponibles mais peuvent avoir des

comportements qui ne sont pas toujours en adéquation avec les objectifs de la

réunion. En votre qualité d’animateur, vous devez recadrer sans vexer.

Face aux… Technique à utiliser

Apartés

Faites silence, déplacez-vous et rapprochez-vous

des chuchoteurs.

Interpellez-les : « Excusez-moi, pouvons-nous

reprendre ensemble ? »

Propos hors sujet

Reformulez et enchaînez.

Sous-entendus

Reformulez, interprétez et obtenez l’accord de vos

interlocuteurs sur votre reformulation ou le désaveu

sur les propos initialement tenus.

13

3.3. Les problématiques pouvant intervenir lors d’une réunion :

Qu’elles soient d’ordre comportemental ou matériel, les perturbations pouvant

intervenir durant une réunion doivent être anticipées pour être mieux gérées.

Vous trouverez ci-dessous quelques situations classiques et conseils pratiques.

Perturbation horaire : un participant arrive en retard

Perturbation horaire et en même temps hantise de l’animateur : le participant, les

participants arrivant en retard.

Quelle réaction avoir, quelle décision prendre ? Comment ne pas tenir compte des

habitudes – pas très bonnes en l’occurrence – de l’entreprise ou du service ?

Comment éviter de casser la bonne ambiance de départ ? Comment rompre cette

mauvaise habitude ? (…) Voici quelques questions que nous pouvons nous poser.

La bonne attitude est précisément de bien remarquer la présence du retardataire en

soulignant son retard sans humour ni agressivité. Après quoi, le résumé rapide de

l’avancement des travaux lui est communiqué. Conscient que son retard n’est pas

accepté et qu’il perturbe le travail du groupe, il devrait éviter de reproduire une telle

situation.

L’ennui, c’est que chacun arrive selon son rythme et provoque à chaque fois la

même perturbation. La conséquence de ces arrivées étalées : ceux qui avaient

l’habitude d’arriver à l’heure ne veulent plus perdre de temps à attendre les autres.

Eux-mêmes commencent d’arriver en retard. Voilà pourquoi la tolérance zéro est la

seule efficace !

14

Perturbation comportementale

Dès le début de la réunion, l’animateur peut être amené à constater l’attitude

particulière d’un participant ou de plusieurs participants. Ces femmes, ces hommes

« TROP » méritent… de la considération, de l’observation pour mieux comprendre

leur façon d’agir et ainsi intervenir à bon escient, efficacement, c’est-à-dire non pas

en les excluant mais en favorisant, même fermement leur recentrage dans l’objectif

de la réunion.

Les attitudes les plus gênantes sont celles marquées par un manque de confiance,

d’estime de soi et d’affirmation : elles conduisent soit au silence, soit au suivisme,

soit encore à la passivité. Ce faisant, elles privent le groupe de réflexions

intéressantes, de propositions dignes d’intérêt. Cette stratégie consciente,

inconsciente sur le mode « Perdant-Perdant » doit être inversée au profit de la seule

stratégie valable : « Gagnant-Gagnant ! » Là encore, l’inversion résultera du soutien

d’autres collaborateurs dans l’expression des idées d’autre part, et enfin de

l’accompagnement et des encouragements de l’animateur.

Perturbation matérielle

Nous évoquons ici la possible perturbation matérielle, pour rappeler que la liste des

équipements à prévoir constitue une solide garantie : celle du meilleur

fonctionnement de la réunion !

Cette insistance sur les questions matérielles tient à la dimension négative que

prennent les dysfonctionnements surtout lorsqu’ils apparaissent dès le début de la

réunion. Par ailleurs, ils servent souvent de points de fixation du mécontentement,

occultant ainsi les vraies raisons de l’insatisfaction des participants. Si, alors que la

situation est maîtrisée, un sentiment de malaise se développe, personne ne pourra

15

se retrancher derrière une explication rationnelle : la recherche de la cause et au-

delà des solutions sera facilitée.

IV. Faire face aux blocages et aux autres situations de fermeture :

Les situations de blocage durant une réunion ne sont certes pas fréquentes, mais

elles peuvent se produire. Comment y faire face et peut-on anticiper ses situations ?

Un exemple classique de situation de blocage : aucun des participants ne prend plus

la parole, ne se hasarde plus à quelques propositions que ce soit...

La première question que doit se poser l’animateur consiste à déterminer les raisons

possibles de ce blocage. Il peut se poser la question suivante :

« Y a-t-il des signes annonciateurs mal perçus de ma part ? »

Si rien de tel n’est constatable chez les participants, il convient à l’animateur de se

poser la question indispensable :

« Ai-je par mon propos, mon attitude, mon absence de propos ou mon absence de

réaction, provoqué une telle situation ? »

Les participants peuvent rester dans le domaine du non-dit car ils éprouvent des

difficultés à oser dire. En répondant par un signe de tête, de sourcils, par le

plissement ou froncement du regard, du front, ils peuvent envoyer un signal qui les

soulage ! A l’animateur d’en saisir le sens et de poursuivre sur le chemin de

l’expression, non sans avoir exprimé sa compréhension de la réaction.

16

Accepter l’erreur

S’il est en cause, la meilleure solution réside dans l’acceptation de l’erreur bien

involontaire et dans l’intérêt d’une telle situation qui lui apprend sur sa technique

d’animation. Si le problème vient du groupe, le faire s’exprimer progressivement.

Le silence, le blocage équivalent à des situations d’isolement, d’enfermement. Par

leur nature, ils sont à la fois loin de l’esprit de la réunion et de son objectif. On ne

peut construire un échange solide et vrai, ni sur du non-dit, ni surtout sur l’incapacité

à dire ce qui va et ce qui ne va pas. Mieux vaut savoir que l’on n’est pas d’accord sur

tout et continuer d’avancer ensemble plutôt que de se laisser aller à des

représentations de l’autre trompeuses et inutiles ! Il se peut aussi que le groupe ne

progresse pas et que s’installe un climat négatif, sans entrain, pessimiste.

Intervenir

La première intervention de l’animateur consiste à exprimer au groupe ce qu’il

ressent. Si en retour il reçoit une réponse réellement rassurante et digne de

confiance, il pourra se conseiller d’être moins fébrile et plus confiant en lui-même.

Dans le cas contraire, on revient à une des hypothèses de la situation décrite

précédemment.

Comprendre

Une telle situation peut être provoquée par une animation inadaptée au public et/ou

aux situations à régler : il est alors impératif de changer de méthode, s’il en est

encore temps et si les ennuis causés n’interdisent pas de poursuivre la réunion.

Cette situation peut aussi provenir des participants eux-mêmes et des tensions non

réglées, qui éclatent au grand jour. Le travail de l’animateur réside dans

l’identification de ces tensions, dans la mesure de leur réalité et de leur importance.