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Code de Déontologie et d’éthique Polaris Questions les plus fréquentes

Questions générales sur la notification Quand dois-je notifier une violation avérée ou soupçonnée du Code de Déontologie et d’éthique (également appelé le Code) ? Vous devez notifier une violation du Code dès que vous en avez connaissance. Si la violation expose Polaris à des risques dans le domaine de la comptabilité, des audits financiers, des procédures anti-corruption ou des opérations bancaires, établissez une notification en interne ou par l’intermédiaire d’EthicsPoint en appliquant les procédures mentionnées dans l’Annexe Polaris France du Code. Vous devez signaler toute autre violation aux Ressources humaines, à votre responsable ou par l’intermédiaire procédures de notification interne décrites dans le Code. Mes notifications resteront-elles confidentielles ? Oui. On vous demandera votre identité, mais elle ne sera pas divulguée à la personne qui fait l’objet de la notification ou à votre responsable, sauf si l’enquête l’exige. Cette confidentialité a pour but de vous protéger contre toutes représailles. Que dois-je faire si je ne suis pas certain qu’un incident constitue une violation du Code ? Vous devez poser la question à votre responsable, à votre supérieur, au service des Ressources humaines ou aux autres personnes mentionnées dans la section sur la notification interne du Code. Vous pouvez également poser la question à EthicsPoint. Que va-t-il m’arriver si j’établis une notification ? Polaris vous encourage à notifier des violations soupçonnées du Code ou de la loi. Elle interdit les représailles contre toute personne qui, en toute bonne foi, notifie une violation du Code ou participe à une enquête. Ceci est valable même si le rapport concerné s’avère correct ou donne lieu à des mesures correctives. Si vous estimez avoir été l’objet de représailles, vous pouvez le notifier par l’intermédiaire d’EthicsPoint ou aux personnes


mentionnées dans la section sur la notification interne du Code. Ce système ne doit pas être utilisé pour notifier les problèmes courants concernant le personnel. Pour ce genre de problèmes, vous devez continuer à passer par le Service des Ressources humaines. Méthodes de notification ? Vous avez à votre disposition plusieurs options. Vous pouvez vous adresser directement à votre responsable, à votre supérieur ou au service des Ressources humaines de votre site. Si leur remettre une notification vous met mal à l’aise, vous pouvez contacter le Directeur d’application du Code mentionné dans le Code. Vous pouvez également établir des notifications par téléphone ou en ligne par l’intermédiaire de la hotline du fournisseur indépendant EthicsPoint dédiée à l’éthique Polaris. Depuis les États-unis ou le Canada, composez le 1-888-219-3550. Depuis un autre pays, composez ce numéro précédé de l’indicatif pays mentionné sur la page de rapport d’EthicsPoint, sous le lien Communication internationale. Cette page est accessible par le lien Notification des violations du site intranet du personnel Polaris, à la rubrique Ethique. Vous pouvez envoyer une notification en ligne en cliquant sur le lien Notification des violations du site intranet du personnel Polaris, à la rubrique Ethique, ou en contactant directement EthicsPoint à www.ethicspoint.com. Quel est le rôle d’EthicsPoint ? EthicsPoint est chargé de recevoir les notifications téléphoniques ou en ligne, puis de les remettre au personnel Polaris qui ouvre alors une enquête. Grâce à EthicsPoint, les notifications peuvent être faites 24 heures sur 24 dans le monde entier. Si nécessaire, le système EthicsPoint facilite également les notifications anonymes. En quoi consiste la procédure d’enquête Polaris ? Polaris ouvre une enquête appropriée en utilisant des ressources internes et / ou externes. Les enquêteurs utilisent les informations contenues dans chaque notification pour mener l’enquête comme il se doit. Tous les enquêteurs de l’équipe s’assurent que les informations restent confidentielles. Toutefois, pour mener une enquête exhaustive et


approfondie, il peut s’avérer nécessaire de divulguer certaines informations contenues dans la notification. Comment puis-je suivre l’avancement de ma notification ?

Si vous avez adressé votre notification en interne, il vous suffit de poser la question à la personne qui a reçu votre notification et qui vous fournira alors toute information jugée utile. Lorsque vous sollicitez EthicsPoint, un code unique appelé « clé de notification » est attribué à chaque notification. Vous devez ensuite y associer un mot de passe. Polaris n’a pas accès à ces données. Nous vous recommandons de conserver ces identifiants en lieu sûr Ces identifiants vous permettent de suivre et d’actualiser régulièrement votre notification. Vous pouvez le faire soit en ligne soit par téléphone en contactant EthicsPoint.

Questions sur les règles du Code

Généralités

Mon responsable ou mon supérieur m’a demandé de faire quelque chose qui est selon moi illégal ou qui ne respecte pas le Code. Que dois-je faire ?

Vous devez le signaler par l’intermédiaire d’EthicsPoint ou au Directeur d’application du Code.

Mon responsable ou mon supérieur m’a demandé de faire quelque chose qui est selon moi illégal et ne respecte pas le Code dans le domaine de la comptabilité, des audits financiers, des principes anti-corruption ou des opérations bancaires. Que dois-je faire ?

Vous devez le signaler par l’intermédiaire d’EthicsPoint ou au Directeur d’application du Code.


Au bureau, j’ai été le témoin de certains comportements qui sont selon moi illégaux mais qui ne sont pas abordés dans le Code. Que dois-je faire ?

Si vous suspectez un comportement illégal, signalez-le à votre supérieur ou à votre responsable. Un Code ne peut pas aborder toutes les situations. Il est de votre responsabilité de comprendre la législation applicable à vos fonctions et d’obéir à la politique en vigueur sur votre lieu de travail. Vous devez avant tout faire preuve de bon sens et respecter en toutes circonstances les règles de déontologie, que le sujet soit expressément abordé ou non dans le Code.

Environnement de travail sans harcèlement

Mon collègue a fait des remarques désagréables à caractère sexuel qui m’ont mis mal à l’aise. Que dois-je faire ?

Polaris interdit tout type de harcèlement entre collaborateurs. C’est pourquoi nous vous incitons à signaler ce genre de comportement. Toutefois, les procédures de notification figurant dans l’annexe Polaris France du Code, y compris les procédures EthicsPoint, sont conçues pour signaler uniquement des violations le domaine de la comptabilité, des audits financiers, des principes anti-corruption ou des opérations bancaires. Vous devez signaler toute autre violation aux Ressources humaines, à votre responsable ou par l’intermédiaire procédures de notification interne décrites dans le Code. Sûreté, santé et environnement En déchargeant une remorque, j’ai renversé un conteneur de solvant de nettoyage. Si je nettoie, est-ce que cela suffit ? Non. Vous devez immédiatement signaler toute fuite de matière dangereuse ou potentiellement dangereuse au responsable environnement de votre site.


Conflits d’intérêts

On m’a demandé d’être le consultant de l’un de nos concessionnaires en dehors de mes heures de travail. Puis-je accepter ?

Travailler en tant que consultant pour une société qui a des relations commerciales avec Polaris peut donner lieu à un conflit d’intérêts. Par conséquent, vous devez avoir l’autorisation de Polaris avant d’accepter les fonctions de consultant. Discutez–en avec votre supérieur. Il transmettra ensuite votre requête aux personnes compétentes qui l’étudieront.

Informations confidentielles de Polaris

Un ami m’a demandé de confirmer sur un blog que Polaris va ajouter certaines options aux quads qui sortiront l’année prochaine. Dois-je lui dire ce que je sais ?

Non. Les informations concernant les plans et lancements de produits sont confidentielles et exclusives à Polaris. Il est interdit de les communiquer à des tiers n’appartenant pas à Polaris, à moins que Polaris n’ait déjà rendu publiques ces informations. Pour savoir si un sujet a été rendu public, veuillez contacter votre responsable ou le responsable marketing concerné.

J’ai reçu un appel d’une personne externe à Polaris qui m’a demandé de confirmer l’état financier de l’une de nos unités commerciales. Que dois-je faire ?

Dites à cette personne de s’adresser au service des Relations avec les investisseurs Il peut s’agir d’une demande d’informations financières confidentielles qui ne sont pas encore divulgables.

Informations confidentielles appartenant à des tiers

Puis-je collecter des informations sur les concurrents ?

Collecter des informations publiques sur les concurrents constitue une pratique nécessaire et appropriée, mais vous n’avez pas le droit de collecter des informations de manière illégale ou immorale. A titre d’exemple, il est


permis d’obtenir des informations provenant de sources publiques (journaux, communiqués de presse, documents remis à l’administration, publications techniques). Néanmoins, vous ne devez jamais obtenir des informations sur la concurrence par des méthodes malhonnêtes, par exemple en vous présentant sous une fausse identité ou au nom d’une fausse société, ou en échange de pots-de-vin. Par ailleurs, vous n’avez pas le droit de demander à un ancien concurrent de divulguer des informations confidentielles ou exclusives appartenant à son ancien employeur. Toute information portant la mention “Confidentiel“, “Secret commercial” ou Exclusif”, ou tout document interne susceptible d’appartenir à un concurrent doit être traité avec prudence. Si vous pensez avoir reçu à tort ce genre de documents ou d’informations, évitez de les divulguer ou de les utiliser et contactez immédiatement le service juridique Polaris.

Utilisation de la propriété de Polaris

Beaucoup de bois et de matériels divers sont entassés à l’extérieur de mon local. Puis-je les emporter chez moi pour éviter tout gaspillage ?

Non, à moins que vous n’ayez reçu l’autorisation de votre supérieur. Tout matériel se trouvant sur un site Polaris (autre que la propriété personnelle des collaborateurs) appartient à Polaris et ne doit pas être emporté sans l’autorisation préalable d’un supérieur hiérarchique.

Délit d’initié

J’ai reçu des informations non publiques sur les résultats financiers de Polaris. Puis-je en conseiller à mon ami d’acheter ou de vendre des actions Polaris ?

Absolument pas. Ce sont des informations “d’initié” et “non publiques” qui ne peuvent pas être divulguées. L’utilisation de ces informations pour échanger des actions ou faire des recommandations à des tiers constitue une violation grave de la législation américaine et probablement des législations étrangères.


Intégrité financière et divulgation

Je pense que certaines dépenses de Polaris ne sont pas comptabilisées de manière exacte dans les livres de Polaris. Que dois-je faire ?

Vous devez le signaler. Polaris respecte les législations et les réglementations, les normes et contrôles comptables, et les réalisations d’audit applicables. Des entrées fausses ou fallacieuses, des fonds ou des actifs non enregistrés, ou des paiements sans justificatif ou approbation correcte sont strictement interdits.

Commerce international

L’un de nos distributeurs à l’étranger nous a informé qu’il a soudoyé un fonctionnaire dans le but d’obtenir une réunion destinée à dynamiser la vente de nos véhicules. Est-ce acceptable ?

Non. Au titre de la législation sur les pratiques anti-corruption à l’étranger (Foreign Corrupt Practices Acts “FCPA”), la corruption par toute société américaine ou par tout employé ou filiale d’une société américaine d’un fonctionnaire étranger concernant la vente de produits américains constitue un acte criminel. La loi s’applique à la vente de produits Polaris sur le territoire national et à l’étranger. Vous devez notifier cette violation par la procédure interne ou par l’intermédiaire d’EthicsPoint.

Cadeaux, faveurs, services gracieux et relations avec les

concessionnaires

L’un de nos concessionnaires m’a offert un voyage. Puis-je l’accepter ?

Non. Vous ne pouvez pas accepter de cadeaux, de prêts ou d’autres faveurs de la part de relations commerciales de Polaris ou de tiers qui souhaitent avoir des relations commerciales avec Polaris, à moins que cela ne se produise rarement, que la valeur soit insignifiante ou que ce geste soit normal et coutumier dans les circonstances commerciales concernées. Vous devez informer votre responsable de tous les cadeaux que vous recevez car certaines situations interdisent l’acceptation de quelque cadeau que ce soit.


Concurrence antitrust et loyale

On m’a demandé de dire à un concessionnaire d’arrêter les réductions sur ses produits, à défaut de quoi Polaris devra prendre des mesures. Est-ce acceptable ?

Non. Au titre des lois antitrust, les concessionnaires fixent eux-mêmes leurs prix de revente des produits. Si Polaris conclut un accord avec le concessionnaire ou fait pression sur ce dernier pour imposer ses tarifs, cela constitue une fixation illégale des prix , donc une violation du Code. Contactez le service juridique Polaris si vous avez des questions à ce sujet.

Un concessionnaire s’est plaint des prix bas pratiqués par un autre concessionnaire et m’a demandé ce que Polaris comptait faire. Que dois-je répondre ?

Répondez que Polaris ne fera rien. Au titre des lois antitrust américaines et étrangères, les concessionnaires fixent eux-mêmes leurs prix. Polaris ne peut rien faire ou dire qui pourrait être considéré comme un accord sur la fixation des prix entre Polaris et un concessionnaire. Polaris ne peut pas non plus intenter une action en justice contre un concessionnaire qui proposerait des réductions. La meilleure solution consiste à éviter de parler avec un concessionnaire des prix pratiqués par d’autres concessionnaires. Si cette question est soulevée, interrompez immédiatement la discussion, dites au concessionnaire que ce genre d’échanges est illégal, puis changez de sujet. Si le concessionnaire ne veut pas changer de sujet, interrompez la discussion et partez. S’il s’agit d’une communication écrite, ne la distribuez pas et n’y répondez pas mais envoyez-la au service juridique de Polaris qui déterminera la réponse à y apporter.

Respect de la législation, des activités de l’état et du service

des documents juridiques Je sais qu’une administration enquête sur certaines questions concernant les produits chez Polaris. Je possède des documents qui ont trait à ces questions mais on ne m’a jamais demandé de les communiquer. Puis-je les détruire ?


Non. Les documents liés à une enquête administrative ou à un procès en cours ne doivent pas être détruits. Lorsque vous pensez détenir des documents relatifs à ces situations, contactez le service juridique de Polaris qui déterminera la procédure à suivre pour traiter ces documents.

Directives concernant les fournisseurs Un fournisseur m’a avoué avoir soudoyé un fonctionnaire pour éviter de payer les droits de douanes sur les pièces qu’ils nous vendent. Je sais que ceci fait faire des économies à Polaris, mais est-ce acceptable ? Non. Polaris n’entretient des relations commerciales qu’avec les personnes qui respectent la déontologie et la législation. Tous les fournisseurs et les concessionnaires doivent respecter les règles du Code, ainsi que la législation. Soudoyer des fonctionnaires constitue un acte de corruption et viole la loi. Signalez immédiatement ce genre de comportements. Un concessionnaire m’a avoué l’une de ses méthodes d’accroissement des ventes : il aide les consommateurs à fournir des informations erronées dans le but d’obtenir un prêt à la consommation. Qui du concessionnaire et de Polaris est concerné ? Ce problème concerne à la fois le concessionnaire et Polaris. Un concessionnaire qui exerce des pratiques frauduleuses ou qui ne respecte pas la loi viole à la fois les règles du Code et son contrat de concession avec Polaris. Tout Polaris n’entretient des relations commerciales qu’avec les personnes qui respectent la déontologie et la loi. Vous devez signaler à votre responsable, au service du développement du réseau de concessionaires ou au service juridique Polaris toute conduite illégale de la part d’un concessionnaire.

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