Code d’éthique

Code d’éthique |

3

Message du présidentCompte tenu de la croissance soutenue de nos activités et du nombre accru d’interactions qui en découlent, le groupe Soucy vient d’adopter un Code d’éthique à l’intention de ses employés, gestionnaires, dirigeants et administrateurs qui s’applique autant dans leurs relations à l’interne qu’avec les clients, les fournisseurs, les partenaires commerciaux et toute autre personne liée de près ou de loin au groupe Soucy.

Ce Code d’éthique a été élaboré dans le contexte d’une saine régie d’entreprise. Il vise non seulement la responsabilisation de tous, mais également le maintien de la réputation d’intégrité et d’honnêteté que le groupe Soucy a su acquérir au fil des ans dans le monde des affaires.

Pour conserver notre bonne réputation ainsi que favoriser le développement et le maintien d’une culture de respect des valeurs organisationnelles, il est essentiel de toujours agir correctement et avec intégrité, même lorsque c’est difficile ou que cela semble aller à l’encontre d’autres priorités. Atteindre des objectifs de vente ou de rentabilité est certes essentiel, mais rester fidèles à nos valeurs est encore plus important.

Comme il nous arrive à tous d’être confrontés à des décisions difficiles et d’avoir des doutes sur les choses à dire ou sur la conduite à adopter, nous avons inclus dans ce document, à titre d’exemple, des problèmes courants et des indications sur la façon préconisée de les résoudre.

Puisqu’il nous était impossible de répertorier toutes les situations auxquelles vous pourriez avoir à faire face, nous vous invitons à user de discernement pour appliquer quotidiennement dans votre vie professionnelle les principes énoncés dans notre Code d’éthique et à ne pas hésiter à consulter votre supérieur ou une personne ressource appropriée en cas de doute.

Je compte sur chacun d’entre vous pour lire attentivement et mettre en application ce Code d’éthique, guide essentiel de la Vision, de la Mission et des Valeurs du groupe Soucy.

Bonne lecture.

Eric CôtéPrésident et chef de l’exploitation du groupe Soucy

Code d’éthique | Message du président Code d’éthique | Table des matières

Tabledes matières

Mission et valeurs ....................................................................................................................4Introduction ..............................................................................................................................5 À qui s’adresse ce Code? ...............................................................................................................5 Quelles sont les lois qui s’appliquent? ...........................................................................................5 Engagement envers le Code ...........................................................................................................6 Politiques et procédures des entreprises Soucy .............................................................................6Pratiques comptables et de divulgation ..................................................................................7Protection des renseignements confidentiels et propriété intellectuelle ..............................9Employés .................................................................................................................................11 Droits de la personne ...................................................................................................................12 Harcèlement et violence en milieu de travail ................................................................................12 Santé, sécurité et environnement .................................................................................................13 Acceptation de cadeaux, invitations et autres avantages ...............................................................14 Courrier électronique et utilisation d’Internet ...............................................................................15Pratique commerciale ............................................................................................................17 Conflits d’intérêts .........................................................................................................................17 Paiements illicites ou inconvenants .............................................................................................18 Lois anticorruption .......................................................................................................................18Relation avec les tiers ............................................................................................................19 Clientèle .......................................................................................................................................19 Fournisseurs, partenaires et autres tiers .......................................................................................19 Concurrence ................................................................................................................................19 Gouvernements ............................................................................................................................19 Médias .........................................................................................................................................19Collectivité ..............................................................................................................................21 Demandes de commandites .........................................................................................................21 Bénévolat .....................................................................................................................................21 Activités politiques .......................................................................................................................21Gestion du Code ......................................................................................................................23 Signaler une infraction .................................................................................................................23 Reconnaître une action qui n’est pas éthique................................................................................23 Qui contacter? ..............................................................................................................................23 Confidentialité et anonymat ..........................................................................................................23 Mesures disciplinaires .................................................................................................................25Notes .......................................................................................................................................26

Veuillez noter que dans le présent document, l’utilisation du masculin a pour seul objectif d’alléger le texte.

54

MISSIONPour les secteurs agricole, récréatif, industriel et de la défense : • Être le leader mondial des chenilles et systèmes de chenilles de caoutchouc. • Être le partenaire manufacturier de choix des donneurs d’ordres pour le design, la conception et

la fabrication de pièces de plastique, de polyuréthane, de caoutchouc et de métal.

Pour le marché de l’après-vente : • Être un concepteur, fabricant et distributeur à valeur ajoutée de pièces et accessoires dans le

secteur récréatif.

5 VALEURSTravail d’équipePour atteindre l’excellence, nous misons sur les forces de chaque membre de l’équipe et travaillons en étroite collaboration afin d’atteindre les objectifs fixés et favoriser de nouveaux points de vue qui encouragent l’innovation. Nous tirons ainsi profit de l’expérience, des idées et des connaissances de nos membres et adoptons les meilleures pratiques de l’industrie.

RespectNous avons acquis notre réputation de grand respect envers nos clients et nos partenaires ainsi qu’entre les membres en étant des gens de cœur et de rigueur. Nous sommes également des gens de parole, honorant chaque personne, chaque façon de faire et chaque engagement formulé, ce qui favorise un climat de travail sain et motivant. Nous avons aussi à cœur notre environnement, tant intérieur qu’extérieur.

Orientation clientNous considérons comme des clients tous ceux qui bénéficient du résultat de notre travail, qu’ils soient des clients externes ou internes. Nous savons être à l’écoute et innover pour répondre aux besoins et spécifications de chacun d’entre eux.

InnovationVéritable pilier de notre stratégie d’entreprise, notre capacité d’innover quotidiennement nous distingue de nos concurrents. L’innovation est une ligne directrice qui guide les gestes de chacun de nos employés.

Engagement vers l’excellenceNous sommes animés d’une volonté primordiale, ce qui implique le dépassement des objectifs et des attentes, l’amélioration continue et l’adoption des meilleures pratiques de l’industrie. Nous visons ainsi à devenir et à demeurer un partenaire de choix pour nos clients.

Mission etvaleurs

Code d’éthique | Mission et valeurs Code d’éthique | Introduction

IntroductionLe code d’éthique (ci-après le « Code ») présente les normes que tout le personnel des entreprises formant le groupe Soucy, soit Soucy International inc., Soucy Plastiques inc., Soucy Belgen inc., Soucy Rivalair inc., Soucy Baron inc., Soucy Techno inc., Soucy Aviation inc., Soucy Koutou inc., Kimpex inc., Shanghai Soucy Rubber Co, Soucy USA, Soucy Chine, Portefeuille Soucy inc., Soucy Holding inc. (ci-après les « entreprises Soucy »), est tenu de respecter dans ses activités quotidiennes et ses relations avec autrui. Le Code ne peut prévoir toutes les situations auxquelles nous pouvons être confrontés. Son rôle consiste plutôt à proposer des lignes directrices qui vous aideront à prendre des décisions en accord avec la mission et les valeurs du groupe Soucy afin de maintenir sa réputation. Vous devez prendre connaissance des diverses politiques des entreprises Soucy, dans lesquelles vous trouverez des balises bien définies pour des enjeux spécifiques pouvant avoir une incidence sur votre travail; ces politiques couvrent, entre autres, la politique en matière d’Internet, les questions de santé, sécurité et environnement ainsi que les ressources humaines.

Lorsqu’une entreprise adopte un comportement éthique qui favorise de saines pratiques, tout le monde en bénéficie. Ainsi, faire preuve d’honnêteté, de sincérité et de cohérence dans nos rapports avec autrui contribue à un milieu de travail positif. En outre, l’entreprise qui agit avec intégrité inspire confiance à ses employés, clients et fournisseurs, ainsi qu’à l’ensemble de sa communauté. Par ailleurs, l’évolution du contexte d’affaires et de la réglementation appelle la révision périodique des lignes directrices de l’entreprise. Aussi, la version imprimée de ce Code pourrait être modifiée sans préavis. La version électronique figurant sur le site Internet du groupe Soucy incorporera toute modification ou mise à jour et sera considérée comme la version officielle en vigueur.

À qui s’adresse ce Code?Le présent Code s’adresse, en toute circonstance et sans exception, à tous les employés des entreprises Soucy. Les fournisseurs et partenaires du groupe Soucy, de même que les tiers (par exemple des agents) sont également tenus de respecter les dispositions du présent Code lorsqu’ils traitent avec une ou plusieurs des entreprises Soucy ou en son nom.

Quelles sont les lois qui s’appliquent?Entreprise d’envergure internationale, le groupe Soucy mène ses activités dans plusieurs pays du monde et doit donc obéir aux lois de divers territoires, pays, provinces ou États, municipalités ou organisations internationales telles que l’Union européenne. Les entreprises Soucy et leurs employés doivent respecter la réglementation de chaque territoire où celles-ci exercent leurs activités. Tout employé confronté à un conflit entre les lois en vigueur dans divers pays où les entreprises Soucy sont présentes, ou entre les dispositions du Code du groupe Soucy et toute loi ou tout règlement, devra soumettre la question à un membre de l’équipe des affaires juridiques du groupe Soucy.

7

??

Code d’éthique | Introduction

Engagement envers le CodeTous les employés et gestionnaires doivent signer un certificat stipulant qu’ils ont lu le Code et bien compris sa mise en application dans le cours de leur travail.

Politiques et procédures des entreprises SoucyEn accord avec les politiques émises par le conseil d’administration du groupe Soucy, chacune des entreprises Soucy adopte ses propres politiques et procédures. Les employés sont tenus de respecter ces politiques et procédures en plus de celles qui sont énoncées dans le présent Code.

Code d’éthique | Pratiques comptables et de divulgation

Les entreprises Soucy sont tenues de suivre les normes comptables pour les entreprises à capital fermé par l’institut Canadien des Comptables Agréés, entre autres :

1. consigner des informations précises, complètes, objectives et à jour en respectant les échéanciers fixes;

2. obtempérer aux lois et règlement applicables en matière fiscale et collaborer avec les autorités compétentes et les vérificateurs internes et externes;

3. tenir à jour des livres et registres qui reflètent avec fidélité et précision les opérations commerciales de chacune des entreprises Soucy;

4. faire preuve de vigilance dans la prévention de la fraude et de la malhonnêteté et avertir immédiatement son superviseur ou la direction de toute malversation; et

5. rendre disponibles les pièces comptables et registres de chacune des entreprises Soucy en tout temps aux fins de vérification par la direction et les vérificateurs externes.

Pratiquescomptables et de divulgation

Question : J’ai invité des clients à dîner, mais j’ai perdu le reçu. Habituellement, je conserve une pièce justificative. Serai-je quand même remboursé?

Réponse : Nous devons nous assurer que toutes les transactions financières sont enregistrées correctement dans les livres et registres comptables des entreprises Soucy; cependant, dans un cas exceptionnel comme celui-ci où vous ne pouvez pas obtenir une copie de votre reçu, vous pouvez en parler avec votre superviseur et déterminer de quelle façon le dîner pourra être documenté dans votre compte de dépenses.

Question : J’étais autorisé à acheter un billet d’avion en classe affaires pour un voyage d’affaires, mais je me suis aperçu que le billet en classe économique coûtait 1 500 $ de moins. J’ai échangé mon billet en classe affaires pour un billet en classe économique; j’ai inscrit le montant du billet en classe affaires dans mon compte de dépenses et j’ai conservé la différence. Un ami m’a dit que c’était frauduleux, mais il me semble que l’entreprise n’est pas perdante puisqu’elle aurait de toute façon payé ce montant. Mon ami a-t-il raison?

Réponse : OUI. Si vous avez droit à des billets en classe affaires, c’est pour vous permettre de vous acquitter de vos responsabilités dans les meilleures conditions possibles lorsque vous représentez le groupe Soucy. Par ailleurs, en procédant de cette façon, vous portez des écritures inexactes dans les livres et registres comptables des entreprises Soucy et vous êtes responsable d’un manquement au Code et, par conséquent, passible de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

6

98

?

?

Code d’éthique | Pratiques comptables et de divulgation Code d’éthique | Protection des renseignements confidentiels et propriété intellectuelle

Protection desrenseignementsconfidentielset propriétéintellectuelle

Question : Une de mes responsabilités en tant que superviseur d’usine consiste à préparer quotidiennement un rapport de production. Je me demandais s’il était important que celui-ci reflète des données précises et exactes?

Réponse : OUI. Afin que l’entreprise puisse prendre des décisions judicieuses et s’acquitter correctement de ses obligations financières et légales, il faut préparer soigneusement et honnêtement tous les rapports.

Question : Au travail, mon ordinateur est équipé d’un programme que j’aimerais copier afin d’en équiper mon ordinateur personnel. Ma femme et mes enfants pourraient alors s’en servir. Ai-je le droit de le faire?

Réponse : NON. Vous n’avez pas le droit de copier des logiciels protégés par la Loi sur le droit d’auteur à moins que le titulaire du droit d’auteur ou de la licence d’utilisation ne vous accorde la permission expresse de le faire. Vérifiez auprès d’un membre de la direction du service de technologie de l’information avant de copier un logiciel dont le groupe Soucy est équipé.

Peu importe le mode de réception, il est impératif que nous protégions le caractère privé de l’information confidentielle que nous détenons. Les entreprises Soucy évoluent sur des marchés où la concurrence est vive et l’information confidentielle doit être protégée au même titre que les autres biens de valeur des entreprises Soucy. L’information confidentielle comprend, sans s’y limiter, de l’information exclusive, technique, commerciale ou financière, telle que la rémunération, les procédés de fabrication, la capacité de production, les coûts de fabrication, les prix de vente, la recherche et le développement de nouveaux produits, l’information sur des projets d’acquisition ou de désinvestissement des entreprises Soucy. L’information confidentielle doit être traitée avec la plus grande confidentialité, et des moyens préventifs raisonnables (filigranes ou étampes Confidentiel – écrans de protection de l’information à l’écran – bannières d’authentification système) doivent être mis en œuvre pour empêcher les fuites. Il ne doit être fait usage de cette information par les employés dans l’exercice de leurs fonctions qu’aux fins pour lesquelles elle a été réunie. Tous les dossiers, notes et rapports acquis ou créés alors qu’un employé est au service d’une des entreprises Soucy demeurent la propriété de cette dernière.

La propriété intellectuelle de l’entreprise comprend les marques de commerce, les secrets commerciaux, les brevets, le savoir-faire et les droits d’auteur. Les droits de propriété intellectuelle constituent un actif précieux dont pourrait profiter un concurrent s’il en disposait, et nous devons en assurer la protection tout en respectant les droits d’autrui dans ce domaine.

Toute invention, découverte, amélioration et innovation (incluant les innovations en programmation informatique) qu’un employé peut concevoir, faire ou réaliser pendant ou après les heures de travail, seul ou conjointement avec d’autres au cours de son emploi, et qui, de quelque façon que ce soit, a un rapport ou un lien quelconque avec les activités commerciales d’une des entreprises Soucy ou avec tout produit, méthode, modèle, plan, procédé ou appareil utilisé par les entreprises Soucy, ou toute invention, découverte, amélioration ou innovation qui pourrait découler de travaux de recherche ou d’expérimentation ou s’y rattachant, effectuée par un employé, seul ou conjointement avec d’autres, doit en tout temps et à toutes fins être considérée comme appartenant en propre à l’entreprise Soucy concernée, et les employés renoncent à tous les droits, y compris les droits moraux qui en découlent.

1110

??? ?

?

Code d’éthique | Protection des renseignements confidentiels et propriété intellectuelle Code d’éthique | Employés

Il est attendu des employés qu’ils : • exécutent leurs tâches avec équité et intégrité; • contribuent à l’atteinte des objectifs du groupe Soucy au meilleur de leurs capacités et prennent,

sans faire de compromis, des décisions qui sont conformes à la lettre et à l’esprit du Code; • connaissent les principes de base du Code et les révisent de temps à autre. Chacun doit en outre

connaître en détail les dispositions applicables à son travail; et • consultent, pour toute question relative au Code, leur supérieur immédiat ou l’une des personnes-

ressources mentionnées à la page 23.

Tout employé ayant connaissance d’une infraction potentielle au Code doit : • en toute bonne foi, la signaler promptement à son supérieur immédiat ou à l’une des personnes-

ressources mentionnées à la page 23; • dans le cas où l’infraction potentielle n’a pas été traitée après qu’elle ait été signalée à son

supérieur, porter la question directement à l’attention de l’une des autres personnes-ressources mentionnées à la page 23; et

• être prêt à collaborer avec le groupe Soucy dans le cadre de toute enquête menée par l’une des entreprises Soucy relativement à une infraction au Code.

EmployésQuestion : Mon employeur précédent était un concurrent du groupe Soucy. Puis-je utiliser des informations relatives au marketing que j’ai moi-même développées chez mon ancien employeur?

Réponse : NON. Vous avez l’obligation de protéger l’information confidentielle de votre ancien employeur tout comme les employés des entreprises Soucy sont dans l’obligation de protéger l’information confidentielle des entreprises Soucy s’ils quittent leur emploi.

Question : De passage dans le bureau du directeur des ressources humaines, j’ai noté qu’il y avait un projet de communiqué sur son bureau annonçant la nomination prochaine d’un employé à un poste clé. Je me suis permis d’en parler à mes collègues de travail. Ai-je commis une faute?

Réponse : OUI. Vous devez vous abstenir de communiquer à quiconque de l’information jugée confidentielle par la direction.

Question : Dans le cadre de nos réunions mensuelles, nous avons accès aux résultats financiers. Devons-nous en préserver la confidentialité?

Réponse : OUI. Les renseignements qui vous sont communiqués à l’interne, particulièrement ceux d’ordre financier, doivent demeurer confidentiels. Chaque employé doit faire preuve du plus haut degré de loyauté et traiter avec soin toute information confidentielle.

Question : J’ai accidentellement renversé un baril de solvant en faisant marche arrière avec mon chariot élévateur. Mes collègues et moi avons nettoyé le liquide renversé. Il ne reste plus de trace. Suis-je dans l’obligation de signaler l’incident?

Réponse : OUI. Tout déversement accidentel, même mineur, ou tout incident pouvant avoir des répercussions sur l’environnement doit être signalé immédiatement à la direction de l’usine.

Question : Je me suis heurté la tête sur un rouleau en nettoyant mon équipement de travail. J’ai ressenti une douleur, mais je n’ai pas cru bon de le signaler. Est-ce que j’aurais dû le faire?

Réponse : OUI. Afin d’y apporter tous les correctifs jugés appropriés, tout incident doit être signalé à votre superviseur dans les plus brefs délais, peu importe la nature ou la gravité de la blessure, et ce, pour votre protection et celle de vos collègues de travail.

1312

??

?

?

Code d’éthique | Employés Code d’éthique | Employés

Santé, sécurité et environnementAu sein du groupe Soucy, l’engagement envers la santé, la sécurité au travail et l’environnement est une responsabilité sociale fondamentale et une priorité pour le groupe Soucy. Celui-ci doit également relever le défi de la performance environnementale de ses activités et produits, et intégrer graduellement la notion de cycle de vie total dans la conception des produits tout en maintenant sa capacité concurrentielle.

Les entreprises Soucy et leurs employés se conforment à toutes les lois et réglementations en vigueur. Le groupe Soucy met en place des normes, procédures, plans de mesure d’urgence et système de gestion nécessaires à l’exercice sécuritaire de ses activités.

Afin d’assurer leur propre sécurité de même que celles de leurs collègues et de leurs communautés, les employés doivent s’engager à ne pas exercer leurs fonctions avec les facultés affaiblies par une substance susceptible d’altérer leur bon jugement ou de nuire à l’exécution sécuritaire, efficace et responsable de leurs tâches.

Voir la politique N° 003 - Santé et sécurité au travail.

Droits de la personneLe groupe Soucy s’engage à respecter les droits de la personne et à souscrire à l’égalité des chances en matière d’emploi. Le groupe Soucy ne tolère pas la discrimination, qu’elle soit fondée sur la race, le sexe, l’origine ethnique, les croyances religieuses, l’orientation sexuelle ou toute autre caractéristique faisant l’objet d’une protection légale. L’utilisation d’un langage inconvenant au travail, y compris des jurons, grossièretés ou injures n’est pas acceptable. De même, l’affichage de photographies ou tout autre matériel imprimé à caractère discriminatoire sur les lieux de travail est inacceptable.

Harcèlement et violence en milieu de travailLe groupe Soucy ne tolère pas le harcèlement sexuel ou psychologique ou toute autre forme de harcèlement sur les lieux de travail. Le harcèlement sexuel peut comprendre des avances sexuelles, des allusions ou des propositions déplacées, ou toute autre forme de plaisanterie ou comportement à connotation sexuelle, de nature à porter atteinte à la dignité ou à l’intégrité physique ou psychologique de la personne. Le groupe Soucy proscrit, à titre d’exemple, les menaces, l’intimidation, l’humiliation et l’exclusion gratuite ainsi que la violence sous toutes ses formes. Vous devez signaler de tels comportements à votre responsable des ressources humaines. Pour de plus amples renseignements, vous pouvez consulter la « Politique sur le harcèlement au travail » que le groupe Soucy a émise en la matière.

Voir la politique N° 001 - Prévention du harcèlement au travail.

Question : Mon collègue est homosexuel et il est certain qu’il s’est vu refuser une promotion à cause de son orientation. Que peut-il faire?

Réponse : Au sein du groupe Soucy, nous ne pouvons tolérer la discrimination basée sur l’orientation sexuelle. Il doit en parler à son superviseur ou à son responsable des ressources humaines.

Question : Ma collègue m’a confié que son superviseur lui fait souvent des remarques sur sa démarche « sexy ». Elle est consciente qu’il n’y voit aucun mal, mais ses remarques et la façon dont il la regarde rendent son environnement de travail très déplaisant. Est-ce du harcèlement sexuel?

Réponse : Ce type de comportement peut être considéré comme une forme de harcèlement sexuel. Le harcèlement sexuel inclut les insinuations qui peuvent s’avérer blessantes, et ce type de remarque est malvenu. Il faut éviter toute remarque et tout comportement ambigu. Parlez-en à votre responsable des ressources humaines.

Question : Un collègue fait partie d’une minorité visible et est originaire d’un autre pays. Certains collègues lui font des commentaires désobligeants, derrière son dos, mais aussi devant lui. Je suis mal à l’aise avec cette situation. Que puis-je faire?

Réponse : Au sein du groupe Soucy, chaque employé doit être traité avec respect. Signalez ces propos inacceptables à votre superviseur ou à votre responsable des ressources humaines.

Question : Sur mon lieu de travail, j’ai parfois les yeux sensibles et larmoyants. J’en ai parlé à un collègue expérimenté qui m’a dit d’arrêter de me plaindre. Que dois-je faire?

Réponse : Il serait bon d’en parler à votre superviseur ainsi qu’aux représentants de votre comité sur la santé et la sécurité. Tout danger sur le lieu de travail doit être signalé.

1514

?

?

??

@Question : Ma collègue de travail utilise le courriel de l’entreprise pour organiser sa vie sociale. Je crois que ceci constitue un usage inapproprié des actifs de l’entreprise. Elle est en désaccord. Qui a raison?

Réponse : En dehors des heures de travail, votre amie peut utiliser son adresse courriel personnelle sur les lieux du travail pour planifier ses événements sociaux et il ne s’agit pas d’un cas d’abus de ressources de l’entreprise. Par ailleurs, si elle utilise son courriel d’entreprise pour ce faire ou si l’utilisation de son courriel à cette fin affecte sa productivité, il s’agit d’un usage inapproprié, et elle doit cesser.

Voir la politique de votre entreprise des systèmes informatiques, d’Internet et du courrier électronique.

Code d’éthique | Employés Code d’éthique | Employés

Courrier électronique et utilisation d’InternetLes systèmes de courrier électronique et Internet sont mis à la disposition des employés par les entreprises Soucy à des fins strictement professionnelles. Il est important de se rappeler que tout courrier électronique peut être intercepté, crée un dossier permanent, peut être imprimé ou transféré à d’autres personnes par le destinataire, qui peut d’ailleurs le conserver pendant une longue période. Il faut donc accorder le même soin aux courriers électroniques qu’à tout autre type de communication écrite à vocation professionnelle. L’accès Internet et les ordinateurs des entreprises Soucy ne doivent jamais être utilisés pour consulter, transmettre ou télécharger des contenus inappropriés et qui ne répondent pas à des critères professionnels.

Question : Je fais actuellement des travaux de réfection à ma maison de campagne et un fournisseur du groupe Soucy m’a proposé de passer chez moi et de déposer gratuitement un chargement de bois de construction. Il m’a dit qu’il s’agissait de surplus et que ça lui rendrait service si je l’en débarrassais. Puis-je accepter le bois?

Réponse : NON. La proposition du fournisseur est présentée de telle manière que le favoritisme à votre égard ne fait aucun doute. En vous accordant une faveur, il risque d’en attendre une de votre part en échange. Il s’agit bien d’une situation de conflit d’intérêts.

Question : Mon fournisseur possède une loge au centre sportif de ma ville. Notre équipe est en séries éliminatoires, et il m’a offert deux billets pour la prochaine partie. Ai-je le droit de les accepter?

Réponse : OUI, à condition d’être accompagné de la personne qui vous offre les billets, sans quoi il faut les remettre au service des RH pour tirage à l’ensemble des employés.

Acceptation de cadeaux, invitations et autres avantagesIl n’est pas permis aux employés des entreprises Soucy d’accepter directement ou indirectement des cadeaux, invitations ou autres avantages découlant d’activités associées à leurs tâches et responsabilités. Ils doivent les remettre à leur service des RH, qui se chargera par la suite de les faire tirer à l’ensemble des employés.

Il est de plus interdit aux employés de solliciter cadeaux, invitations ou autres avantages, dont espèces, biens ou services, rabais, travaux effectués gratuitement, prêts d’argent, de matériel ou d’équipement sur une base préférentielle. De plus, l’utilisation des biens de l’entreprise à des fins personnelles doit en tout temps faire l’objet d’une autorisation préalable du supérieur immédiat.

Il est permis aux employés d’accepter des invitations à des réceptions, à des déjeuners, à des dîner d’affaires, à des évènements sportifs, à des activités-bénéfice, s’il s’agit d’élargir les relations d’affaires ou de faciliter la discussion de questions importantes pour les entreprises Soucy et si ces invitations demeurent clairement dans les limites de la convenance et ne risquent pas de faire douter de l’objectivité des employés.

Question : Un fournisseur du groupe Soucy m’a offert une montre. Ai-je le droit de la garder?

Réponse : NON. Il faut la remettre au service des RH.

1716

??

?

Code d’éthique | Employés Code d’éthique | Pratique commerciale

Pratiquecommerciale

Conflits d’intérêtsLes employés doivent éviter les conflits d’intérêts, réels ou apparents, dans l’exercice de leurs fonctions. Il est entendu par conflit d’intérêts toute situation ou tout arrangement en vertu de laquelle ou duquel les activités ou les intérêts personnels d’un employé entrent en conflit avec ses responsabilités envers le groupe Soucy.

Les employés doivent éviter de se placer dans des situations susceptibles de créer des obligations à l’égard de tiers qui pourraient en profiter aux dépens du groupe Soucy. Les employés doivent s’engager à ne tirer aucun gain personnel au détriment des intérêts commerciaux déclarés du groupe Soucy.

Une situation de conflit d’intérêts peut survenir lorsqu’un employé accepte des fonctions externes qui pourraient compromettre l’exécution diligente de ses tâches au sein du groupe Soucy. Le cas échéant, les employés concernés sont invités à discuter de la situation avec leur supérieur immédiat ou avec le responsable des ressources humaines, afin d’évaluer l’incidence de ces fonctions externes sur leurs responsabilités envers le groupe Soucy.

Question : J’organise souvent des conférences pour la direction des entreprises Soucy; je rencontre donc les responsables des hôtels, des restaurants, etc. Un hôtel, où nous nous réunissons souvent, m’a offert une fin de semaine gratuite pour toute ma famille. C’est une occasion rêvée pour nous de nous évader. Est-ce une erreur d’accepter?

Réponse : OUI. Si vous acceptez, on pourra penser que l’hôtel essaie d’influencer vos décisions d’affaires à venir. Refusez cette offre.

Question : Mon épouse vient d’accepter un poste chez l’un de nos fournisseurs. S’agit-il d’une situation de conflit d’intérêts?

Réponse : Ceci pourrait constituer un problème si vous jouez un rôle dans le processus de sélection de ce fournisseur. Veuillez aviser votre superviseur de cette relation et évitez de participer aux décisions ou négociations avec le fournisseur.

Question : J’ai reçu un courriel « boule de neige ». Puis-je le faire suivre à mes amis au sein de l’entreprise ou ailleurs à partir du réseau de courrier électronique du groupe Soucy?

Réponse : NON. Le réseau d’ordinateurs et de courrier électronique dont sont équipées les entreprises Soucy ne doit pas être utilisé pour envoyer ou faire suivre des courriels, comme un courriel « boule de neige », qui ne sont pas en rapport avec votre travail. Le réseau de courrier électronique des entreprises Soucy est fourni aux employés pour traiter exclusivement des affaires du groupe Soucy.

19

?

Code d’éthique | Pratique commerciale

Paiements illicites ou inconvenantsIl est rigoureusement interdit aux employés du groupe Soucy, ainsi qu’à ses fournisseurs, partenaires et autres tiers, d’offrir ou accepter des paiements illicites ou inconvenants. L’utilisation de ressources financières ou de biens du groupe Soucy à des fins contrevenant à la loi est rigoureusement interdite. Aussi, les employés éviteront d’approuver, autoriser ou effectuer un paiement, ou d’offrir un présent ou de consentir une faveur à une personne occupant un poste d’autorité, par exemple le représentant officiel d’un gouvernement ou d’une entreprise, afin d’obtenir un traitement favorable dans le cadre de négociations ou d’un processus d’attribution de contrats ou autre.

Lois anticorruptionLe groupe Soucy se conforme à la législation contrant la corruption dans tous les territoires où il exerce ses activités, notamment la Loi canadienne sur la corruption d’agents publics étrangers (et ses amendements) qui s’applique aux activités des entreprises Soucy à l’échelle mondiale. Conformément à ce qui précède, il est interdit aux employés du groupe Soucy, ainsi qu’à ses fournisseurs, partenaires et autres tiers, par exemple des agents, de verser un paiement illicite ou d’approuver le versement d’un paiement illicite à qui que ce soit, et en quelque circonstance que ce soit.

Question : Un de mes clients avec qui j’ai des relations d’affaires m’a offert de travailler pour lui à temps partiel les fins de semaine. Puis-je accepter son offre?

Réponse : NON. Les autres employés, les fournisseurs et les clients pourraient penser que vous favorisez ce client au détriment des autres clients. Il faut éviter toute apparence de conflit d’intérêts.

Code d’éthique | Relation avec les tiers

Relation avecles tiers

ClientèleLe groupe Soucy a pris l’engagement de satisfaire aux besoins de sa clientèle et s’attache à lui procurer des services et produits de première qualité. Les employés doivent se comporter d’une manière conforme à l’éthique dans leurs relations avec la clientèle. L’information confidentielle, privée ou délicate concernant la clientèle est protégée conformément aux normes du groupe Soucy en la matière, l’accès à ces données étant limité aux personnes ayant besoin de les connaître. Il est donc interdit de transmettre ou de divulguer ce type d’information ou sans l’autorisation préalable du client.

Fournisseurs, partenaires et autres tiersLe groupe Soucy attend de ses fournisseurs, partenaires et autres tiers qu’ils prennent connaissance de son Code et qu’ils s’y conforment. Tous les contrats et ententes conclus avec des fournisseurs, partenaires et autres tiers doivent être consignés par écrit et préciser les biens et services prévus ainsi que les frais y afférents, et doivent être conformes à des pratiques commerciales et concurrentielles raisonnables, aux principes du présent Code et aux politiques pertinentes du groupe Soucy.

ConcurrenceLes employés du groupe Soucy, ses fournisseurs, ses partenaires et autres tiers ne doivent en aucun cas utiliser des moyens illicites ou contraires à l’éthique pour recueillir de l’information sur la concurrence. Le groupe Soucy se conforme dans tous les territoires où elle exerce ses activités aux lois antitrust en vigueur. Il faut éviter de manière générale les pratiques suivantes :

– arrangements illicites sur les prix et le partage de marchés; – comportements monopolistiques visant à restreindre la concurrence.

GouvernementsÉtant donné la nature diversifiée et l’envergure des activités des entreprises Soucy, le groupe Soucy doit se conformer à toute une gamme de lois et règlements nationaux et locaux. Les entreprises Soucy et ses employés et partenaires doivent se conformer à toutes les obligations réglementaires et contractuelles dans le cadre de leurs rapports avec les divers gouvernements et organismes de réglementation. Les employés et les partenaires du groupe Soucy traitant avec des fonctionnaires ou autres représentants de gouvernements et négociant des contrats doivent connaître les lois et règlements applicables, y compris ceux portant sur les activités de lobbying, et s’y conformer. Les employés seront informés par leur supérieur immédiat des différentes règles à suivre en la matière.

MédiasLe groupe Soucy a nommé des porte-paroles chargés des communications avec les médias et les

18

2120

??

?

?

Code d’éthique | Relation avec les tiers

Question : Il y a quelques mois, je participais à un dîner-bénéfice auquel assistait également un de nos concurrents que je connais depuis des années. J’ai eu l’occasion de discuter avec lui. Nous n’avons d’abord parlé que de généralités, puis il m’a fait part de l’intention de sa compagnie d’augmenter ses prix le mois suivant. Son affirmation m’a mis mal à l’aise; je lui ai donc dit qu’il me semblait inapproprié de discuter de ce genre d’informations. J’ai depuis appelé un membre de notre service juridique. Ce n’était qu’une conversation spontanée; ai-je agi imprudemment?

Réponse : NON. Vous avez bien fait. Même les discussions informelles entre concurrents sur des sujets tels que les prix constituent des infractions potentielles à la Loi sur la concurrence. Vous devez expliquer exactement ce qui s’est passé au vice-président, Affaires juridiques du groupe Soucy.

Question : Un client m’a demandé de lui fournir des renseignements dans le cadre d’une étude comparative des performances. Que dois-je faire?

Réponse : Vous devez consulter un membre de l’équipe de la direction financière du groupe Soucy avant de donner suite à une demande de ce genre. Tout échange de renseignements sensibles concernant, par exemple, les prix ou les coûts, présente des risques; on pourrait les considérer comme le début d’un accord illicite pour limiter la concurrence.

organismes de réglementation. Toute demande adressée à un employé devra être transmise à un porte-parole désigné du groupe Soucy.

Voir la politique N° 004 - Communication avec les médias.

CollectivitéDemandes de commanditesSi vous jouez un rôle actif dans votre collectivité, vous pourriez être appelé à présenter à l’entreprise une demande de commandites pour soutenir un organisme de bienfaisance ou une activité communautaire. Toutes les demandes doivent être approuvées par l’entreprise.

BénévolatNous encourageons tous nos employés à contribuer activement au mieux-être des collectivités en faisant du bénévolat.

Activités politiquesLes employés du groupe Soucy sont autorisés, sous réserve de la réglementation en vigueur, à mener des activités politiques légitimes, pour autant que ces activités soient menées en dehors des heures de travail et qu’aucun bien du groupe Soucy ne soit engagé dans le cadre de telles activités. Un employé peut se présenter comme candidat aux élections ou à tout autre poste de nature politique, mais il doit en informer son supérieur immédiat et le directeur général afin de discuter de l’incidence qu’un tel engagement pourrait avoir sur ses responsabilités envers le groupe Soucy. Enfin, tout employé peut exprimer librement son point de vue sur des questions sociales ou d’intérêt public, mais il doit être clair en tout temps que les opinions exprimées ne sont pas celles du groupe Soucy.

Le groupe Soucy et ses employés se conforment à toutes les lois applicables régissant les contributions à des partis politiques partout où les entreprises Soucy exercent leurs activités.

Code d’éthique | Collectivité

Question : Je fais du bénévolat pour un organisme de bienfaisance bien connu, et nous prévoyons lancer une campagne de financement. Puis-je utiliser les téléphones ou autres équipements de l’entreprise pour solliciter des contributions?

Réponse : NON.

Question : J’aimerais me présenter comme maire de ma ville. Je crois qu’en impliquant le groupe Soucy dans ma campagne électorale, cela me donnera plus de chances d’être élu. En ai-je le droit?

Réponse : NON. Les employés sont libres de participer au processus politique, mais doivent s’assurer que leur engagement est tenu à l’écart de leurs responsabilités comme employé du groupe Soucy.

2322

?

Code d’éthique | Collectivité Code d’éthique | Gestion du Code

Gestiondu Code

Question : Je fais du bénévolat pour les prochaines élections provinciales. Puis-je utiliser les photocopieurs et les téléphones de l’entreprise dans le cadre de la campagne électorale?

Réponse : NON. Il est interdit d’utiliser les ressources des entreprises Soucy pour soutenir des activités politiques.

Signaler une infractionTout employé du groupe Soucy, ainsi que tout client, fournisseur, partenaire ou autre tiers ayant connaissance d’une possible infraction au Code ou d’une infraction à la loi, par l’une des entreprises Soucy ou l’un de ses employés, a le devoir de signaler cette infraction. Bien qu’il soit normal d’hésiter devant une telle action, les employés sont néanmoins fortement encouragés à le faire, car les conséquences de passer sous silence une telle infraction pourraient s’avérer très sérieuses pour le groupe Soucy.

Reconnaître une action qui n’est pas éthiqueS’il y a un doute au sujet d’une décision qui a des implications sur le plan de l’éthique en milieu de travail, il faut se poser les questions suivantes :

• Cette action est-elle conforme au Code du groupe Soucy? • Cette action est-elle légale? • Cette action est-elle juste et honnête? • Comment réagiraient ma famille, mes amis et mes voisins s’ils étaient au courant? • Les clients et les actionnaires approuveraient-ils cette action?

Si la réponse génère un malaise, c’est peut-être que l’action proposée n’est pas appropriée.

Qui contacter?Toute personne désirant poser une question ou obtenir conseil, ou ayant des raisons de croire qu’une infraction à une disposition du Code a été commise, ou ayant elle-même commis une telle infraction, doit en discuter sans tarder avec l’une des personnes suivantes :

– son supérieur immédiat; – son représentant des ressources humaines; – son représentant des services juridiques; – un membre de l’équipe de la direction financière; – le supérieur de son supérieur immédiat.

Dans la plupart des cas, le supérieur immédiat pourra résoudre la question promptement. L’employé ayant signalé l’infraction qui constate qu’elle ne fait pas l’objet d’une enquête doit s’adresser à l’une des autres personnes-ressources mentionnées ci-dessus.

Les employés du groupe Soucy, ses clients, ses fournisseurs, ses partenaires et autres tiers peuvent également s’adresser à Chantal Soucy, administratrice et membre du conseil du groupe Soucy.

Confidentialité et anonymatToute demande sera traitée promptement et avec discrétion. Toute personne signalant un manquement potentiel au Code a droit à l’anonymat; la confidentialité et (ou) l’anonymat seront respectés. Il est

2524

??

?

cependant plus facile, en général, de mener une enquête juste et approfondie si la personne rapportant les faits s’identifie et qu’elle identifie les personnes impliquées dans le manquement. Le groupe Soucy fera alors tout en son pouvoir pour tenir cette personne informée des mesures prises pour régler la situation.

À moins de contrevenir à la loi, l’employé qui déclare un évènement ne sera pas pénalisé, congédié, rétrogradé ou suspendu ni ne fera l’objet de discrimination pour s’être renseigné sur le sujet ou pour avoir demandé conseil sur la façon de traiter un manquement présumé.

Code d’éthique | Gestion du Code

Mesures disciplinairesTout manquement à l’esprit ou à la lettre du Code ou de la loi pourrait entraîner les mesures disciplinaires qui s’imposent eu égard à l’infraction commise, lesquelles peuvent aller jusqu’au congédiement. Tout employé violant la loi s’expose lui-même, ainsi que l’entreprise Soucy qui l’emploie, à des sanctions criminelles (notamment des amendes et peines d’emprisonnement) ou à des poursuites au civil (dommages et intérêts ou amendes).

Question : Que dois-je faire si je m’aperçois qu’un manquement au Code est profitable pour le groupe Soucy du point de vue monétaire? Qu’est-ce que le groupe Soucy attend de moi?

Réponse : Vous devez toujours agir de manière légale et morale dans votre conduite en toutes circonstances, même si cela signifie des pertes monétaires pour le groupe Soucy. Rappelez-vous que la rentabilité du groupe Soucy à long terme se fonde également sur sa réputation qui devrait ne jamais être compromise pour atteindre des bénéfices à court terme.

Question : Que dois-je faire si mon superviseur me demande de poser un geste que je crois être contraire au Code?

Réponse : Ne le faites pas. Peu importe qui vous demande de le faire, si vous savez que c’est contraire au Code, refusez de le faire. Si vous êtes inconfortable d’en parler directement à votre superviseur, vous devriez entrer en communication avec la personne ressource appropriée (voir la section Qui contacter?).

Question : Je sais que deux collègues enfreignent le code en ce qui concerne l’utilisation des biens du groupe Soucy.

Réponse : Il est de votre devoir de signaler toute infraction au Code.

Code d’éthique | Gestion du Code

26

Code d’éthique | Notes

Notes

Code d’éthique | Révision 02 | Janvier 2016