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Clôture de fin de mois Le processus de clôture de fin de mois a pour but de s'assurer que toutes les transactions

effectuées au cours du mois sont comptabilisées et que les débits correspondent aux crédits. Il est composé d'une série de tâches devant toutes être exécutées, dans l'ordre prescrit.

Si elle est effectuée tous les mois, la clôture prend relativement peu de temps; elle offre l'avantage de faciliter les procédures comptables (recherches, solde des comptes, vérifications, états financiers, etc.)

Sommaire des tâches de fin de mois :

1. Générer les frais d'intérêts 2. Envoyer les états de compte 3. Sauvegarder les rapports périmables 4. Balancer les comptes

Une fois le processus de clôture de fin de mois terminé, la période comptable peut être fermée C'est pourquoi il est important de compléter toutes les écritures au GL de même que les transactions reliées aux comptes clients et fournisseurs : toute modification est impossible lorsque la période est fermée.

Chaque étape est résumée ci-dessous; un lien mène à la procédure détaillée.

Le processus doit être enclenché le lendemain de la fin de mois (donc le 1er du mois suivant). Il ne peut être fait le jour même de la fin du mois.

Il ne pas oublier de sélectionner la cassette mensuelle (identifiée pair ou impair selon le mois) – ou tout autre support utilisé – pour effectuer la copie de sauvegarde du dernier jour du mois.

Étapes 1. Générer les frais d'intérêts La première étape de la clôture consiste à générer les frais administratifs pour les comptes clients. Normalement, ce sont les frais pour la période précédente (puisque la période doit être terminée avant de générer les frais et les états de compte). Cette étape doit donc être faite en début de mois, AVANT l'envoi des états de compte.

2. Envoyer les états de compte Les états de compte sont envoyés après le calcul des frais administratifs; ils contiennent tous les paiements et factures faits au cours du mois précédent. La fonction d'envoi massif des documents permet d'envoyer les états de compte rapidement en fonction des préférences des clients ou selon le choix du détaillant. Il ne faut oublier de sauvegarder les états de compte à l'étape de sauvegarde des rapports.

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3. Sauvegarder les rapports périmables Comme certaines données – et par extension, certains rapports – ne sont plus disponibles dans le système au-delà d'une période prédéterminée, il est important de sauvegarder une copie des rapports énumérés ci-dessous sur le disque dur; le délai alloué pour la sauvegarde de chaque rapport est également indiquée.

Âge des comptes clients (2 mois) États de compte (2 mois) Liste des comptes fournisseurs – à sauvegarder seulement lorsqu'une période de CF est

terminée (3 mois; la période CF doit donc obligatoirement être fermée AVANT ce délai) Liste de l'inventaire, sommaire et détaillée (3 mois)

Les rapports peuvent être sauvegardés après avoir été affichés à l'écran.

Cliquer le rapport approprié pour accéder aux procédures de sauvegarde correspondantes :

Âge des comptes clients États de compte Liste des comptes fournisseurs Liste de l'inventaire sommaire Liste de l'inventaire détaillée

4. Balancer les comptes Pour assurer l'intégrité des chiffres du grand livre, il est nécessaire de procéder à une vérification mensuelle qui consiste en une comparaison de la balance de vérification avec les auxiliaires. Cette étape peut être effectuée de deux façons dans JMS : en accédant directement à chacun des rapports, ou par la fenêtre Conciliation du GL. Alors que certaines tâches peuvent être exécutées dès le premier jour du mois, il est préférable d'attendre le milieu du mois pour d'autres. La liste ci-dessous présente les tâches à accomplir, l'ordre prescrit ainsi que le moment recommandé pour les effectuer :

a. balancer les comptes clients et les PSL (paiements sur livraison) – dès le 1er jour ouvrable b. balancer les comptes fournisseurs – entre le 10 et le 15 du mois c. effectuer la conciliation bancaire – entre le 10 et le 15 du mois d. comptabiliser les écritures de fin de mois (ajustements, régularisations et

amortissements) parfois fournies par le comptable – après la conciliation e. imprimer la balance de vérification

La balance de vérification devrait normalement démontrer que les comptes auxiliaires (comptes clients et comptes fournisseurs) correspondent – balancent – aux comptes de contrôle (du GL).

Si ce n'est pas le cas, il est possible qu'une écriture de journal affecte le compte de contrôle. Il faut alors vérifier l'origine de l'écart et déterminer pourquoi l'écriture a été faite directement dans le GL. La situation doit ensuite être corrigée en créant une entrée dans les comptes auxiliaires, soit par un paiement ou un ajustement dans les comptes clients ou la facturation, ou encore un paiement dans les comptes fournisseurs.

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La procédure est terminée.

Résultats/

Étapes suivantes

Le processus de clôture de fin de mois est terminé.

Il est maintenant possible de fermer la période fiscale.