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<Doc Référence> – <x.y> Guide utilisateur– Sanofi share 1/20

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GIS

CISL Access Services

GUIDE UTILISATEUR

Nom / Département Signature Date

(dd/mmm/aaaa)

Auteur Julie Grandperrin 27/12/2012

Approbateurs *

* Les signatures ci-dessus indiquent l’accord des approbateurs avec le contenu du document et garantissent qu’il sera applicable dans leur domaine d’expertise.




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Liste de diffusion

Noms & Département Motif

Utilisateurs Public

Historique des versions

Version Date

(dd/mmm/aaaa) Modification

1.0 27/12/2012 Création




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Table des matières

1. Introduction ............................................................................................................................................... 4

1.1. Documents associés .......................................................................................................................... 4

1.2. Glossaire ............................................................................................................................................ 4

2. Comment créer une compte sur les plateformes saSHA ? ....................................................................... 5

2.1. Prérequis ............................................................................................................................................ 5

2.2. Demande de compte .......................................................................................................................... 5

3. Comment utiliser saSHA en tant qu’utilisateur ayant un compte ? ........................................................... 7

3.1. Prérequis ............................................................................................................................................ 7

3.2. Connexion à la plateforme saSHA sur laquelle un compte a été demandé....................................... 7

3.3. Envoyer un ou plusieurs fichiers à des partenaires ........................................................................... 8

3.4. Recevoir un ou plusieurs fichiers envoyés par un partenaire ............................................................ 9

3.5. Télécharger un ou plusieurs fichiers reçus ...................................................................................... 11

3.6. Gérer les fichiers envoyés ................................................................................................................ 12

3.7. Rechercher un message .................................................................................................................. 13

3.8. Paramétrer les préférences .............................................................................................................. 14

4. Comment utiliser saSHA en tant qu’invite ? ............................................................................................ 15

4.1. Télécharger un ou plusieurs fichiers reçus ...................................................................................... 15

4.2. Envoyer un ou plusieurs fichiers avec un jeton ................................................................................ 16

5. Compatibilité ........................................................................................................................................... 18

6. Contact et support ................................................................................................................................... 19




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1. INTRODUCTION

L’objectif de ce document est de décrire les fonctionnalités du système aux utilisateurs finaux. Il décrit comment utiliser le système saSHA. Il détaille également comment créer un compte via le portail saSHA et partager des fichiers avec des partenaires en utilisant les plateformes saSHA.

saSHA est un service sécurisé fourni aux collaborateurs sanofi afin d’échanger des fichiers avec des partenaires en assurant la traçabilité et la confidentialité de toutes les données partagées.

Ce service est composé du portail saSHA et de 2 plateformes saSHA. Les plateformes sont accessibles par tous les utilisateurs, la première est hébergée en Europe (France) et appelée « Sanofi share EMEA » et la seconde est hébergée en Amérique (USA) et appelée « Sanofi share AMERICAS ». Les plateformes sont basées sur le logiciel Managed File Transfert (MFT) édité par Opentrust.

Partenaires

1. Demande de

compte saSHA

Plateforme AMER

Portail saSHA

2. Partage de

fichiers

Plateforme EMEA

Ce guide est destiné à tous les utilisateurs du système saSHA.

1.1. Documents associés

Réf. Document Titre

Document Fournisseur Managed File Transfer 2.5.0 End User Guide

1.2. Glossaire

Terme ou Acronyme Définition

saSHA Sanofi share

MFT Managed File Transfer – Produit sur lequel sont basées les plateformes saSHA




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2. COMMENT CREER UNE COMPTE SUR LES PLATEFORMES SASHA ?

Cette section est à usage interne sanofi seulement.

Avant d’utiliser les plateformes saSHA, la création d’un compte est nécessaire. Chaque compte a une date d’expiration pour optimiser la gestion des licences et l’usage de l’espace disque partagé. Vous pouvez renouveler votre compte à tout moment.

Les comptes ne sont destinés qu’aux collaborateurs internes ou externes sanofi, les partenaires externes ne peuvent pas posséder de compte saSHA. Pour envoyer et/ou recevoir des fichiers d’un partenaire externes, vous avez besoin d’un compte.

2.1. Prérequis

Vous devez avoir :

- Un compte informatique valide dans le système d’information sanofi (Pasteur, Pharma, Research, US, AMR-HMR, Genzyme, Merial, etc.)

- Un ordinateur avec Internet Explorer connecté au réseau sanofi.

2.2. Demande de compte

1) Se connecter au portail http://sasha.sanofi.com puis cliquer sur “Création de compte” dans le menu de gauche.

2) Remplir le formulaire:

http://sasha.sanofi.com/




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Pour choisir votre plateforme, vous pouvez garder celle sélectionnée par défaut, définie selon votre localisation, ou choisir la seconde. Selon le nombre de partenaires impliqués et leur localisation, vous pouvez optimiser le temps de transfert des fichiers en utilisant l’autre plateforme. L’aide en ligne est disponible sur http://sasha.sanofi.com/content/platforms/HelpForm.aspx. Les fichiers ne sont pas répliqués entre les plateformes.

Tous les champs sont obligatoires.

3) Cliquer sur le bouton Envoyer.

Apres avoir soumis votre demande, vous serez notifié(e) par email. Votre compte sera automatiquement créer sur la plateforme sélectionnée : saSHA EMEA ou saSHA AMER. Si vous n’êtes pas notifié(e) dans l’heure qui suit, veuillez contacter votre support informatique local.

http://sasha.sanofi.com/content/platforms/HelpForm.aspx




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3. COMMENT UTILISER SASHA EN TANT QU’UTILISATEUR AYANT UN

COMPTE ?

3.1. Prérequis

Vous devez avoir :

- Un compte informatique valide dans le système d’information sanofi (Pasteur, Pharma, Research, US, AMR-HMR, Genzyme, Merial, etc.)

- Un ordinateur avec Internet Explorer connecté au réseau sanofi. - Un compte sur une plateforme saSHA : EMEA ou AMER (sauf pour l’utilisation de jeton).

3.2. Connexion à la plateforme saSHA sur laquelle un compte a été demandé

Connectez-vous à la plateforme saSHA avec votre compte sanofi (commençant par I, E, FR, NM, DE, US, etc.) sans le domaine en utilisant votre mot de passe réseau habituel :

https://sasha-emea.sanofi.com

https://sasha-amer.sanofi.com

https://sasha-emea.sanofi.com/

https://sasha-amer.sanofi.com/




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3.3. Envoyer un ou plusieurs fichiers à des partenaires

Vous pouvez envoyer des fichiers à un ou plusieurs partenaires.

1) Cliquer sur l’onglet Envoi en haut de l’écran.

2) Remplir le formulaire d’envoi du message avec les options suivantes :

a. Destinataires : Entrer les adresses email de vos destinataires dans le champ Destinataires puis appuyer sur Entrer. Vous pouvez séparer les adresses par des virgules.

Lorsque vous entrer les premières lettres d’une adresse email, une liste déroulante de suggestions apparait avec les adresses emails existantes de vos contacts saSHA.

b. Sujet et Commentaires : Entrer le sujet et éventuellement des commentaires. Le sujet sera visible par vos partenaires avant que le message ne soit ouvert.

c. Fichiers : Cliquer sur Choisir et sélectionner le fichier à joindre au message. Pour joindre plus de fichiers, cliquer sur Ajouter un fichier. Pour l’envoi de petits fichiers, la méthode de téléchargement HTTP est sélectionnée par défaut.

Pour des fichiers plus gros que 200 Mo, il est fortement recommande d’utiliser l’applet Java. Vous pouvez également générer une archive zip en utilisant cette méthode.




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Certains navigateurs ne permettent pas d’envoyer des fichiers de plus de 2Go en HTTP. Les tentatives de téléchargements de fichiers de plus de 2 Go ne sont pas détectables du coté client. Lors de ces tentatives, le navigateur peut se comporter de façon inattendue et le téléchargement échoue. Dans certaines configurations, le navigateur peut également ne plus fonctionner normalement. Veuillez utiliser l’applet java pour éviter cette erreur.

La taille d’envoi est limitée à 20 Go. Si vous avez besoin d’envoyer des fichiers plus gros, veuillez contacter votre support informatique local pour demander une augmentation de cette limite.

d. Durée de vie : Utiliser la flèche ou le calendrier pour paramétrer la date d’expiration du message.

Une fois le message expiré, les fichiers seront automatiquement supprimés des serveurs mais le message contenant les fichiers ne sera jamais supprimé.

e. Chiffrement : Sélectionner cette option pour chiffrer le message.

Apres sélection, entrer et confirmer le mot de passe dans les champs texte qui permettra aux destinataires d’ouvrir le message. Communiquer ce mot de passe aux destinataires. Sans le mot de passe, les destinataires ne pourront pas ouvrir les fichiers joints.

3) Cliquer sur le bouton Envoyer.

3.4. Recevoir un ou plusieurs fichiers envoyés par un partenaire

Les partenaires externes qui n’ont pas de compte saSHA peuvent tout de même utiliser saSHA pour partager des fichiers si vous (utilisateur sanofi ayant un compte) leur avez préalablement envoyé un jeton d’envoi. Chaque jeton est unique et permet au destinataire d’envoyer un ou plusieurs fichiers dans votre boite de réception saSHA.

1) Cliquer sur le menu Jetons en haut de la page.

2) Cliquer sur Créer un nouveau jeton :

3) Remplir le formulaire avec les informations suivantes :




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a. Email: entrer l’adresse email du partenaire, destinataire du jeton d’envoi.

b. Durée de vie : utiliser les flèches pour paramétrer la durée de vie du jeton d’envoi en jours.

Apres l’expiration du jeton, il est devient invalide.

c. Nombre de messages

d. Commentaires

4) Cliquer sur OK. Le partenaire recevra un email contenant un lien cliquable pour télécharger des fichiers sur saSHA.

Si nécessaire, vous pouvez empêcher un partenaire de partager des fichiers avant la date d’expiration du jeton ou avant que le nombre maximum de messages envoyés soit atteint en supprimant le jeton.

5) Lorsqu’un partenaire envoie un fichier, vous pouvez le télécharger comme indiqué dans le paragraphe suivant.




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3.5. Télécharger un ou plusieurs fichiers reçus

1) Cliquer sur l’onglet Messages en haut de la page.

2) Cliquer sur le nombre de fichiers dans le message « X fichiers » pour les télécharger :

Vous pouvez également consulter le détail du message en cliquant sur le sujet du message et télécharger les fichiers en cliquant sur le bouton Télécharger.




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3.6. Gérer les fichiers envoyés

1) Cliquer sur l’onglet Messages en haut de la page.

2) Cliquer sur un message envoyé pour prolonger sa durée de vie, ajouter des destinataires, supprimer, télécharger ou voir si les destinataires ont consulté le message ou téléchargé les fichiers :

a. Prolonger la durée de vie du message : Lorsque la fenêtre apparait, utiliser les flèches pour paramétrer la nouvelle durée de vie du message. A son expiration, les fichiers seront automatiquement supprimés.

b. Ajouter des destinataires : Lorsque la fenêtre apparait, ajouter les adresses email de chaque nouveau destinataire du message. Le message sera transféré aux nouveaux destinataires.

c. Supprimer le message : Lorsque la fenêtre apparait, confirmer le choix de supprimer le message.

d. Cliquer sur « Message vu par x utilisateurs (sur y) » pour voir si les partenaires ont consulté le message ou télécharger les fichiers.




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3.7. Rechercher un message

Vous pouvez retrouver tout l’historique de vos échanges dans le menu recherche depuis la création de votre compte.

1) Cliquer sur l’onglet Recherche en haut de la page.

2) Paramétrer les filtres et cliquer sur le bouton Chercher :

a. Chercher : Vous pouvez choisir de chercher parmi tous les messages, seulement les messages envoyés ou reçus.

b. Dans : Vous pouvez choisir de chercher parmi tous les messages, seulement les messages simples ou les messages de projet

c. Dates : Cliquer sur l’icône. Dans les champs texte, vous pouvez entrer l’intervalle de la recherche ou sélectionner les dates de début et de fin dans les calendriers en cliquant sur les flèches pour sélectionner le mois désiré et puis en sélectionnant le jour.

d. Dans le champ texte, entrer tout autre information comme le nom du destinataire ou le sujet du message.




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3.8. Paramétrer les préférences

Cliquer sur le menu Préférences en haut de l’écran pour paramétrer vos préférences personnalisées pour votre compte comme la langue de l’interface, les contacts et les notifications :




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4. COMMENT UTILISER SASHA EN TANT QU’INVITE ?

4.1. Télécharger un ou plusieurs fichiers reçus

1) Ouvrir l’email contenant le lien pour accéder au fichier envoyé par un collaborateur sanofi :

2) Cliquer sur le lien dans le corps du message ou le copier dans un navigateur web :

https://sasha-xxxx.sanofi.com/zephyr/ DownloadToken.jsp?token=xxxxxxxxxxxxx

3) Cliquer sur le bouton Télécharger ou sur le nom du fichier à télécharger :




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4.2. Envoyer un ou plusieurs fichiers avec un jeton

1) Ouvrir l’email contenant le jeton d’envoi envoyé par un collaborateur sanofi :

2) Cliquer sur le lien dans le corps du message ou le copier dans un navigateur web :

https://sasha-xxxx.sanofi.com/zephyr/UploadToken.jsp?token=xxxxxxxxxxxxx

Se référer au paragraphe 3.3 Envoyer un ou plusieurs fichiers à des partenaires, étape 2)




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Vous pouvez gérer les fichiers envoyés via un jeton d’envoi:

Se référer au paragraphe 3.6




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Gérer les fichiers envoyés




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5. COMPATIBILITE

Navigateurs Web supportés

• Microsoft Internet Explorer 6, 7, 8, and 9

• Mozilla Firefox 3.6, 4.0, and 5.0

• Apple Safari 4 and 5

• Apple Mobile Safari 4

• Google Chrome 12

• Opera 10 and 11

Veuillez noter que vous pouvez rencontrer des problèmes si vous utilisez saSHA avec d’autres navigateurs.

Certains navigateurs ne permettent pas d’envoyer des fichiers de plus de 2Go en HTTP. Les tentatives de téléchargements de fichiers de plus de 2 Go ne sont pas détectables du coté client. Lors de ces tentatives, le navigateur peut se comporter de façon inattendue et le téléchargement échoue. Dans certaines configurations, le navigateur peut également ne plus fonctionner normalement. Veuillez utiliser l’applet java pour éviter cette erreur.

La taille d’envoi est limitée à 20 Go. Si vous avez besoin d’envoyer des fichiers plus gros, veuillez contacter votre support informatique local pour demander une augmentation de cette limite.

JREs supportés pour l’applet JAVA de téléchargement

Java Runtime Environment (JRE) est nécessaire pour utiliser l’applet de téléchargement Java. Les JREs compatibles sont :

• Oracle JRE version 5 and 6

Systèmes d’exploitation supportés pour déchiffrer les fichiers

Les fichiers chiffrés sont téléchargeables comme des exécutables “auto-chiffrés”. Pour déchiffrer ces fichiers, les systèmes d’exploitation compatibles sont :

• Windows: XP et version supérieures. Attention: dû à des limitations Microsoft Windows, les fichiers plus gros que 4 Go ne peuvent être déchiffrés sous Windows.

Solution : déchiffrer les fichiers de plus de 4 Go sous Linux.

• MacOS X: 10.5 et 10.6 (Intel seulement)

• Linux: kernel 2.4.x et 2.6.x




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6. CONTACT ET SUPPORT

Pour plus d’information ou tout commentaire, veuillez contacter votre support informatique local.