christine sireyjol: veille agribea, journée adbs

Christine Sireyjol, DV/IST Journée ADBS "Outils et pratiques collaboratives": 17 juin 2013

La veille AgriBEA : un projet collaboratif

mis en œuvre avec Digimind

.02 Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013

L’INRA

Le réseau AgriBEA

Le projet de veille AgriBEA

Le dispositif collaboratif de veille AgriBEA

Associer les chercheurs : pistes de réflexion


Organisme public de recherche finalisé

1er organisme de recherche agronomique en Europe

Alimentation Agriculture Environnement

Près de 8 500 agents titulaires

247 projets européens en cours en 2011

70 nouveaux projets en 2012 dont 19 portés par l’INRA

http://institut.inra.fr/Reperes

L’INRA Institut National de Recherche Agronomique

http://institut.inra.fr/Reperes


L’INRA Institut National de Recherche Agronomique

6 participent au projet de veille AgriBEA


Un investissement de la DV/IST : Odile Hologne

La plateforme de veille Digimind

Accessible depuis tous les sites INRA

Intégrant toutes les fonctions ( veille, capitalisation, livrables)

Mais aussi une équipe d’appui DV/IST ( 2 personnes)

Le choix d’un accompagnement sur mesure

Une équipe d’appui en interne, interface avec Digimind

Formation / helpdesk / Accompagnement

Paramétrages / Administration / Demandes de développements

Appui au montage de projet par le Pôle veille INRA

Une plateforme de veille mutualisée : comment


Toute entité INRA porteuse d’un projet scientifique

Réseau de recherche, projet, métaprogramme …

Tout participant au projet scientifique peut être veilleur

Autres entités INRA

Direction de la Communication ( veille E Reputation )

DPE ( veille partenariale)

Une vingtaine de projets en cours, dont AgriBEA

Une plateforme de veille mutualisée : pour qui?

ADBS 13 juin 2013 Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind

AgriBEA :

le projet de veille d’un réseau scientifique


Réseau centré sur le bien être des animaux de rente

140 chercheurs ( INRA, CNRS, Instituts, Universités, Enseignement … )

Animation : Bureau de 4 chercheurs INRA rattachés à 3 Départements

Animation scientifique : deux cibles, deux objectifs

Vers le public :

Organisation de colloques, communication

Veille : Visibilité du réseau + veille sociétale

En interne : Animation du réseau des chercheurs

Appui à l’orientation scientifique, expertise, montage de projets ..

Veille globale, analyse collective, remontée d’informations réseau

Le réseau scientifique AgriBEA


Pour le public : un site web vivant, des infos à jour

Issues de Digimind via un flux RSS

Colloques / règlementations / rapports

https://www4.inra.fr/agri_bien_etre_animal/Le-reseau-AgriBEA

Pour les membres du réseau scientifique :

Un bulletin « réservé » diffusé par mail

Veille scientifique, sociétale, E rep

Un volet privé du site public

Un Extranet Digimind

Le projet AgriBEA : des livrables adaptés aux cibles















Mise en place : le Bureau AgriBEA + appui DV/IST

Les chercheurs ont élaboré avec l’appui des documentalistes

Terminologie, sourcing, plan de classement, requêtes

Une documentaliste a construit le dispositif Digimind fin 2011

Paramétrage des sources, livrables et portails de travail

Gestion des droits et organisation

Au quotidien : une équipe de 7 veilleurs ( 6 sites INRA )

Veille : 5 chercheurs dont le Bureau AgriBEA + 2 documentalistes

1 documentaliste DV/IST en charge du dispositif de veille

1 technicien en charge du site internet du réseau

+ remontées d’informations des membres du réseau, par mail

Le projet de veille AgriBEA - les acteurs


AgriBEA :

Un projet de veille collaborative


Veiller = Passer d’une alerte à une information validée

1 Digimind met en surveillance des sources et fournit des alertes

2 Les veilleurs valident certaines alertes dans les dossiers du projet

3 Les informations validées servent à la production des livrables

Le dispositif collaboratif : la veille au quotidien

Consulter les alertes Valider une alerte = choisir un dossier


Partager le travail courant de sélection/analyse des contenus

Partager le suivi des alertes entre plusieurs veilleurs

+ Commenter les informations validées par les autres

+ Modifier les informations validées par les autres

Veille collaborative au quotidien : 3 Niveaux


Partager les alertes = se répartir le suivi des nouveautés

Les alertes sont générées par les agents de surveillance

Un agent = un pack de sources + un filtre thématique

Deux options pour se partager les alertes

Par sources

Par thématiques

AgriBEA : chacun a choisi son domaine de surveillance

La veille scientifique : un chercheur

La veille règlementaire : une documentaliste

La veille sociétale / presse : une documentaliste

Veille collaborative : partager le suivi des alertes


Depuis Digimind : 3 options pour consulter/valider

Le portail personnel du veilleur

Le portail partagé

Les archives des agents

Depuis sa messagerie : 1 option pour consulter/valider

Un « push mail » sur mesure …

collaborer facilement : choisir son accès aux alertes


Commenter les informations validées par les autres

Depuis la plateforme Digimind

Depuis et via sa messagerie :

push mail des informations validées, annotation et

renvoi du mail modifié aux autres veilleurs

Modifier les informations validées par les autres

Niveau maximum de collaboration . Gestion des droits adaptée

Veille collaborative : commenter les informations


Suivi des alertes : 3 veilleurs ( 2 documentalistes et un chercheur )

Suivi des informations validées : les 7 veilleurs

Par mail depuis une newsletter éditée automatiquement

Annotation, renvoi par mail, puis corrections dans Digimind

Edition du bulletin : 2 veilleurs

Edition mise en forme par les documentalistes

Relecture + rédaction de l’éditorial par un chercheur

Ajustements du dispositif : décidés par toute l’équipe

Veille collaborative : la veille BEA au quotidien


L’éditorial du Bulletin de Veille


Impliquer les chercheurs Pas de veille sans chercheur ..

Le projet de veille = un volet d’un projet scientifique

Le chef de projet veille est autant que possible un scientifique

Respecter les choix des chercheurs

Une organisation qui favorise l’esprit d’équipe

Une réunion au minimum chaque année : évaluation / ajustements

Transparence

Faciliter la Veille collaborative : quelques pistes


L’ergonomie : un point essentiel

S’adapter aux habitudes de chacun ( mail / travail sur la plateforme)

Tenir compte des suggestions, former, assurer un help desk

La sécurité et la gestion des droits :

Participation « à la carte » mais sécurisée

Limiter le temps passé par les chercheurs

Les documentalistes assurent le « back office »

Gestion du dispositif ( paramétrages, suivi des liens morts )

Travail préparatoire ( bulletin) corrections ( informations)

Faciliter la Veille collaborative : quelques pistes


La veille s’inscrit dans un projet scientifique

Afficher la veille comme partie prenante du projet scientifique

Mettre l’expertise des chercheurs au centre du dispositif ( valeur ajoutée )

S’inscrire dans la durée, garantir la pérennité de l’appui et des données

Capitaliser? ( les informations, le sourcing …) Mutualiser ?

A faire avec Digimind: un export vers Endnote ou reference manager

Le responsable du projet de veille = un animateur

Travail d’équipe, valoriser les participants ( signature des livrables)

S’adapter à chacun , son statut, ses priorités ( doctorants, membres d’UMR..)

Tenir les délais de réalisation des livrables

Intégrer les données informelles du réseau ( mails , liste Sympa)

La disponibilité des chercheurs : un facteur clé


En amont : Aide à la rédaction du plan de veille, proposition de solutions

techniques, de livrables, formations …

Au démarrage : Mise en place du dispositif, formations expertes,

paramétrage des surveillances et des livrables, tests …

Eu quotidien : Priorité = Assurer l’appui documentaire « back office » et,

autant que possible être veilleur ( veille presse/règlementaire/entreprises...)

La Veille AgriBEA c’est une équipe de 2 documentalistes et 5 chercheurs

C’est notre fonctionnement collaboratif que nous permet nos résultats

400 sources surveillées

Plus de 1000 informations validées / 22 Bulletins diffusés

L’appui documentaire : un facteur clé de succès


Merci de votre attention

Christine Sireyjol

INRA : DV/IST [email protected]

Pour en savoir plus :

http://prodinra.inra.fr/?locale=fr#!ConsultNotice:178261

mailto:[email protected]

http://prodinra.inra.fr/?locale=fr


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Christine Sireyjol INRA DV/IST

[email protected]

Pour en savoir plus :

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