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- Charte de la Fondation Mons 2015 ndash

Version consolideacutee suite aux CA du 21 mars 2012 du 18 deacutecembre 2012 du 6 juin 2013 du 10 janvier 2014 et du 24 novembre 2015

Introduction

La Fondation Mons 2015 est une fondation drsquoutiliteacute publique constitueacutee dans un but culturel Apregraves avoir preacutepareacute et soutenu avec succegraves la candidature de la Ville de Mons comme Capitale europeacuteenne de la culture 2015 la Fondation a pour but de participer agrave la reacutealisation des manifestations organiseacutees dans le cadre de lrsquoeacuteveacutenement Mons Capitale europeacuteenne de la culture 2015 Doteacutee de fonds publics et priveacutes geacutereacutes par lrsquointermeacutediaire de la Fondation Roi Baudouin la Fondation Mons 2015 est attacheacutee au respect des regravegles de bonne gouvernance et notamment aux principes de transparence de responsabiliteacute et drsquoefficaciteacute Dans cette optique et compleacutementairement aux dispositions statutaires qui la gouvernent le Conseil drsquoadministration de la Fondation Mons 2015 a deacutecideacute drsquoadopter une charte destineacutee notamment agrave deacutecrire les obligations et le fonctionnement des diffeacuterents organes de la Fondation Mons 2015 agrave ce stade de la preacuteparation de la manifestation Ce texte sera donc reacuteviseacute et adapteacute par le Conseil drsquoadministration de la Fondation chaque fois que neacutecessaire Ce document est structureacute en cinq parties

1 Les Organes de la Fondation et les eacutequipes CA ndash CD ndashPreacutesident ndash Treacutesorier ndash Commissaire ndash Secreacutetaire geacuteneacuterale ndash eacutequipes - Conseil juridique

2 Le Fonctionnement pratique de la Fondation Reacutepartition des tacircches comiteacute de suivi comiteacute informel juryshellip

3 Gestion financiegravere 4 Les Obligations de la Fondation vis-agrave-vis des tiers

UE ndashCF ndash RW ndash Province ndash Ville hellip 5 Les Obligations que se donne la Fondation

Gouvernance processus deacutepenses marcheacutes communicationhellip

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1 Les organes de la Fondation et les eacutequipes

11 Le Conseil drsquoadministration

Dans les limites statutaires il

bull Dispose des pouvoirs les plus eacutetendus et exerce ceux qursquoil nrsquoa pas deacuteleacutegueacutes bull Repreacutesente la Fondation bull Accomplit tous les actes drsquoadministration ou de disposition bull Modifie les statuts bull Approuve les comptes annuels le budget et le plan strateacutegique bull Deacutesigne reacutevoque coopte ou deacutemissionne les administrateurs bull Deacutesigne les membres du Conseil de direction

12 Le Conseil de direction


bull Dispose de compeacutetences particuliegraveres deacuteleacutegueacutees par le CA agrave lrsquoexception de la gestion journaliegravere

bull Tient les comptes de la Fondation preacutepare les budgets et les comptes annuels bull Exeacutecute les deacutecisions prises par le Conseil drsquoadministration agrave lrsquoexception de celles qui ont

eacuteteacute deacutevolues agrave un autre organe ou agrave une autre personne

13 Le Preacutesident Dans les limites statutaires il

bull Preacuteside les Conseil drsquoadministration et de direction bull Convoque les dites instances bull Avec le Commissaire lrsquoadministrateur superviseur et le cas eacutecheacuteant drsquoautres

administrateurs repreacutesente la Fondation dans ses rapports avec lrsquoadministration ou toute personne de droit priveacute

bull Avec le Commissaire lrsquoadministrateur superviseur et le cas eacutecheacuteant drsquoautres administrateurs preacutepare les deacutecisions du conseil drsquoadministration

14 Le Treacutesorier Dans les limites statutaires il

bull Controcircle que le comptable a veacuterifieacute les contresignatures neacutecessaires avant toute liquidation

drsquoune deacutepense bull Controcircle tous les trois mois la comptabiliteacute et lrsquoeacutetat des engagements et des deacutepenses bull Fait rapport au Conseil lors de la preacutesentation du Bilan et des comptes bull Avec le Commissaire veacuterifie reacuteguliegraverement de la disponibiliteacute de liquiditeacutes suffisantes bull Veacuterifie les proceacutedures administratives en matiegravere de gestion du personnel (veacuterification de

lrsquoeacutetablissement de tous les documents requis par la leacutegislation sociale regraveglement de travail existence de conventions etc)

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bull Etablit les proceacutedures de controcircle et de double signature sur les comptes de la Fondation et pour toute opeacuteration financiegravere conformeacutement agrave la Charte de la CF

bull Veacuterifie les proceacutedures de controcircle et de marcheacute pour les achats (ou ventes) de bien meubles de mateacuteriels de services et de marchandises (marcheacutes publics hors contrats artistiques)

bull Veacuterifie les conclusions des contrats drsquoassurance obligatoires ou non bull Avec le commissaire exeacutecute toute deacutecision du conseil drsquoadministration qui le mandate

speacutecialement

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15 Le Commissaire (missions)

Le Commissaire rend compte au Conseil il

bull Elabore des lignes de force artistique et culturelle de Mons 2015 bull Met en œuvre la politique deacutefinie par les organes de la Fondation en eacutetroite concertation

avec le Comiteacute de suivi bull Preacutepare les actes jugeacutes neacutecessaires par la Fondation agrave la mise en place des eacutevegravenements

preacutevus dans le cadre du programme culturel de la Ville de Mons et de ses partenaires bull Formule des avis etou propose la mise en place de proceacutedures concernant les projets

artistiques et culturels soumis par des tiers bull Propose preacutepare et exeacutecute lrsquoensemble des tacircches relations conventions et marcheacutes

neacutecessaires agrave la mise en œuvre du programme culturel de Mons 2015 bull Repreacutesente la Fondation avec le Preacutesident et la Secreacutetaire geacuteneacuterale bull Elabore la strateacutegie de communication

Dans le cadre de ces missions le Commissaire est secondeacute par deux commissaires adjoints un commissaire adjoint geacuteneacuteral et un Commissaire adjoint artistique qui le remplacent quand neacutecessaire en fonction de leurs attributions

16 Lrsquoeacutequipe artistique

Lrsquoeacutequipe artistique est placeacutee sous la responsabiliteacute du Commissaire elle

bull Participe agrave lrsquoeacutelaboration des programmes artistiques et culturels dans les domaines concerneacutes

bull Coordonne les tacircches relations conventions et marcheacutes neacutecessaires agrave la mise en œuvre du programme culturel de Mons 2015 dans les domaines concerneacutes

17 La Secreacutetaire geacuteneacuterale

La Secreacutetaire Geacuteneacuterale agit sous lrsquoautoriteacute du Conseil drsquoadministration et du Conseil de direction Elle a pour missions essentielles de coordonner les aspects de la preacuteparation non lieacutes au secteur artistique et de controcircler les proceacutedures administratives et financiegraveres Elle assure

bull Le secreacutetariat de la Fondation bull Lrsquoappui du Treacutesorier dans ses tacircches de controcircle et drsquoexamen de la leacutegaliteacute des marcheacutes

publics des actes administratifs et financiers et leur suivi bull Le suivi des partenariats sponsoring marketing et relations commerciales bull Le monitoring de la Fondation bull Les relations avec les instances europeacuteennes et le Feacutedeacuteral bull Les relations avec les membres institutionnels fondateurs (Ville Province RW et Feacutedeacuteration

Wallonie ndash Bruxelles) bull Les relations avec les laquo opeacuterateurs raquo institutionnels non culturels (de mobiliteacute politique de

formation et drsquoemploi syndicatshellip) bull La coordination et la preacuteparation du plan seacutecuriteacute associant les 4 disciplines suivantes

meacutedicale incendie police et logistique en eacutetroite collaboration avec lrsquoautoriteacute communale bull La coordination du comiteacute de suivi et lrsquoexeacutecution des deacutecisions

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bull La coordination des 7 ateliers de travail Ville-Fondation en eacutetroite collaboration avec le Chef de Cabinet du Bourgmestre

Et en collaboration avec le Commissaire bull La strateacutegie de communication de PR et relations internationales (non artistiques) bull La strateacutegie touristique bull Le caractegravere laquo eacuteco-concu raquo de la programmation

En outre

bull Le cas eacutecheacuteant met en place des groupes de travail et des proceacutedures visant agrave srsquoassurer de la transparence des relations entre la Fondation et la socieacuteteacute civile

bull Veacuterifie le sproceacutedures de controcircle et de marcheacute pour les conventions artistiques bull Confegravere tous pouvoirs agrave des mandataires de son choix associeacutes ou non pour retirer de la

poste de la douane de la socieacuteteacute des chemins de fer des lettres teacuteleacutegrammes colis recommandeacutes assureacutes ou non encaisser tout mandat poste ainsi que tous les assignations ou quittances postales

bull Accepte tous les legs subsides donations et transferts pour autant que ceux-ci ne neacutecessitent pas une deacutecision formelle du Conseil crsquoest-agrave-dire qursquoils nrsquoexcegravedent pas un montant de 1500 euro

bull Avec le Preacutesident le Commissaire ou drsquoautres administrateurs repreacutesente la Fondation dans ses rapports avec lrsquoadministration ou toute personne de droit priveacute

bull Avec le Commissaire exeacutecute toute deacutecision du conseil drsquoadministration qui le mandate speacutecialement

bull Avec le Preacutesident et le Commissaire preacutepare les deacutecisions du conseil drsquoadministration

18 Lrsquoeacutequipe de la Fondation

Lrsquoeacutequipe de la Fondation agit sous lrsquoautoriteacute du Conseil et la responsabiliteacute de la Secreacutetaire geacuteneacuterale dans les matiegraveres qui sortent de la Compeacutetence culturelle ou artistique elle

bull Sera constitueacutee progressivement de maniegravere agrave pouvoir inteacutegrer la monteacutee en puissance dans

les anneacutees qui viennent bull Appuie les missions de la Secreacutetaire geacuteneacuterale et du Commissaire

19 Le Conseil juridique

Conformeacutement agrave la deacutecision de la Fondation du 20 deacutecembre 2010 attribuant agrave la sprl Carine Doutrelepont (le Conseil juridique) le marcheacute de services et aux dispositions du cahier speacutecial des charges conclu entre le conseil juridique et la Fondation dans le cadre de ce marcheacute Les prestations du Conseil juridique consiste notamment agrave

bull accompagner la Fondation dans lrsquoaccomplissement de ses diffeacuterentes obligations bull effectuer des conseils juridiques eacutecrits bull effectuer des conseils juridiques oraux confirmeacutes par eacutecrit bull reacutediger des projets de contrats de lettres de clauses contractuelles ou de notes juridiques

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bull participer agrave des reacuteunions internes agrave la Fondation bull assister et participer aux neacutegociations comme conseiller de la Fondation bull reacutealiser des eacutetudes juridiques bull repreacutesenter la Fondation en justice et devant tout organe de reacutesolution des diffeacuterends

2 Fonctionnement pratique

21 Geacuteneacuteraliteacutes

Lrsquoinitiative Mons 2015 est drsquoabord culturelle et artistique Conformeacutement aux usages et agrave la volonteacute de lrsquoUnion europeacuteenne pour la mise en œuvre de Mons 2015 Capitale europeacuteenne de la culture lrsquoindeacutependance de lrsquoeacutequipe culturelle et artistique doit ecirctre garantie Dans ce contexte la Ville de Mons a agrave la fois confieacute la preacuteparation et le pilotage de ce projet agrave un Commissaire et participeacute avec les autres autoriteacutes agrave la creacuteation drsquoune Fondation destineacutee agrave ecirctre agrave la fois le veacutehicule financier et lrsquoorgane de deacutecision du projet

Le Commissaire rend comptes devant le Conseil drsquoadministration de la Fondation Mons 2015 Il srsquoappuie sur lrsquoopeacuterateur culturel majeur de la reacutegion de Mons (lrsquoasbl Le Manegravege) pour des raisons eacutevidentes de ressources propres drsquoeacuteconomies drsquoeacutechelle et de connaissance du terrain

Diffeacuterents organes et fonctions sont creacuteeacutes pour preacuteserver lrsquoindeacutependance et lrsquoautonomie culturelle tout en garantissant tant la maicirctrise de la manifestation pour les aspects budgeacutetaires et administratifs que le respect des objectifs socio-eacuteconomiques et culturels du projet En effet la Charte de fonctionnement repose sur trois grands principes

- Lrsquoindeacutependance politique et lrsquoautonomie artistique du Commissaire et de son eacutequipe - La transparence - Le fait qursquoun controcircleacute ne peut ecirctre son propre controcircleur

Cela se traduit par une organisation en deux piliers indeacutependants mecircme srsquoils travaillent en commun Un pilier laquo contenus raquo et un pilier coordination appui et controcircle En synthegravese lrsquoorganigramme suivant1 illustre les relations des diffeacuterents organes deacutecrites ci-apregraves

1 Deacutecision du CA du 18 deacutecembre 2012

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Lien de coordination ou de

ASSISTANT ADMINISTRATIF

PROJET Simon Scouflaire

CHEFS DE PROJET

Technologies (PK) Installations urbaines (PD PK) Territoire (EV LH LC) Jeunesse (LF) ModeDesign Litterature (CJ KM) Expositions (ID)

Equipe

Comptabiliteacute

Marcheacutes

Suivi analytique

Facturation

Technique

DIRECTRICE ADJOINTE

Marie Noble

Supervision coordination

Ressources humaines Rel Internationales

Secreacutetaire Geacuteneacuterale

Anne-Sophie Charle Coordination

Controcircle RPRIComSponsors

DIRECTION ARTISTIQUE

Theacuteacirctre (DC)

Musique (JPD)

Arts plastiques (LB)

Pocircle museacuteal (XR)

Transfrontalier (DF)

Cinema (PR)

Weekend en Folie(AA)

Eveacutenements (FD)

Payroll Manegravege partiellement factureacute agrave la fondation

Payroll Manegravege factureacute agrave la fondation Diffeacuterents Payrolls non factureacutes agrave la Fondation

Admin amp Budget Artistique

COMMUNICATION Caroline Kadziola Charlotte Jacquet

Visibiliteacute Relations publiques Presse Tourisme (HVD) Webmastering (JH)

SECRETARIAT Dany Van Craen

Ville de Mons

ConseilCollegravege

Fondation Mons 2015

Conseil drsquoadministration

Mandats au Conseil de direction

Lien de hieacuterarchie

Commissaire

Yves Vasseur

Direction financiegravere Direction du Personnel Coordination Artistique

Commissaire adjoint geacuteneacuteral Philippe Degeneffe

Commissaire adjointe artistique

Marie Noble

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22 Reacutepartition des tacircches entre la Fondation et le Commissaire

Le Commissaire megravene avec lrsquoasbl Le Manegravege des missions artistiques et culturelles Sous reacuteserve de la veacuterification juridique de la deacutefinition ces missions que le Conseil drsquoadministration doit encore adopter le cadre du mandat speacutecial et du contrat-cadre agrave preacutevoir cette reacutepartition peut ecirctre syntheacutetiseacutee dans le tableau suivant

Le contrat cadre fait lrsquoobjet drsquoune comptabiliteacute speacutecifique au sein de lrsquoasbl Le Manegravege de maniegravere agrave couvrir par la Fondation exactement les frais engageacute dans ce cadre et au profit de Mons 2015

En eacutetroite concertation avec le Comiteacute de suivi le Commissaire rend compte de son action aupregraves des organes de la Fondation

La Fondation Le Commissaire et le Manegravege Gestion artistique et culturelle

bull Adopte la strateacutegie les objectifs agrave atteindre et la ligne de conduite artistique et culturelle de la Manifestation

bull Veille au suivi du programme

bull Organise le monitoring

bull Procegravede aux eacutevaluations bull Assure le respect des proceacutedures y compris de

labellisation

Gestion artistique et culturelle

bull Formule des propositions relatives agrave la strateacutegie et la ligne de conduite artistique de la manifestation

bull Assure les tacircches de programmation artistique et culturelle en exeacutecution des lignes de forces eacutetablies dans le dossier de candidature et par la Fondation et adopte les actes y affeacuterents

bull Assure le suivi des projets artistiques et culturels

bull Constitue les instances artistiques et culturelles bull Assure le cas eacutecheacuteant le suivi des relations

aupregraves du Carreacute des associations bull Formule des propositions quant agrave lrsquolaquo eco-

conception raquo de la candidature

bull Formule des propositions relatives agrave la Labellisation

bull Preacutepare les rapports drsquoactiviteacute bull Formule srsquoil eacutechet des avis dans le cadre des

eacutevaluations bull Organise les relations internationales

Gestion administrative

bull Secreacutetariat bull Veacuterification respect des exigences leacutegales et

conventionnelles bull Suivi des organes de gestion bull Gestion des marcheacutes publics non artistiques ou

culturels bull Reacutedaction des PV bull Rapports drsquoactiviteacute bull Gestion des assurances bull Gestion de lrsquoarchivage

Gestion administrative affeacuterentes aux missions artistiques et culturelles

bull Appuie les tacircches administratives lieacutees de la Fondation

bull Preacuteparation et organisation des reacuteunions en eacutetroite concertation avec le Comiteacute de suivi

bull Assure la gestion du planning de ses salles

bull Suivi des fiches drsquoactiviteacutes bull Gestion des marcheacutes publics artistiques et

culturels

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bull Suivi des contrats artistiques et culturels en cours

GRH Pour le personnel Fondation

GRH Pour le personnel du Manegravege affecteacute aux missions artistiques et culturelles de Mons 2015

Gestion budgeacutetaire et financiegravere

bull Approuve le Budget geacuteneacuteral les comptes annuels et le plan strateacutegique

bull Dresse chaque anneacutee le budget geacuteneacuteral les comptes et bilans ainsi que le plan strateacutegique

bull Fait rapport chaque anneacutee aux Gouvernement de la Communauteacute franccedilaise de la Reacutegion wallonne agrave la Province du Hainaut agrave la Ville de Mons ainsi qursquoau Ministre de la Justice sur lrsquoactiviteacute de la Fondation et sur sa situation financiegravere ainsi qursquoen annexe un eacutetat des biens de toute nature affecteacutee agrave la reacutealisation de ses buts

bull Assure le controcircle de deacuteleacutegation

bull

Appui et preacuteparation de la Gestion budgeacutetaire et financiegravere bull Preacutepare le Budget analytique par projets assure

le suivi comptable de celui-ci et fait un rapport trimestriel agrave la Fondation

bull Preacuteparation des tableaux de bord

bull Billetterie geacuteneacuterale

bull Fournitures eacutequipe

bull Inventaire hellip

bull Appuie la gestion comptable

Communication bull Adopte la strateacutegie de communication artistique

et culturelle et adopte tous les actes utiles conformeacutement agrave cette strateacutegie

bull Organise les RP en concertation avec je Commissaire la Ville de Mons et lrsquoOT

bull Organise le protocole en concertation avec la Ville de Mons

Communication bull Formule des propositions quant agrave la strateacutegie de

communication artistique (plan meacutedia charte graphique relations presse webhellip) assure le cas eacutecheacuteant le suivi des deacutecisions prises en la matiegravere par la Fondation

bull Exeacutecute et formule des propositions en matiegravere de relations publiques (RP)

bull Exeacutecute et formule des propositions en matiegravere de promotions

Gestion commerciale bull Gegravere le merchandising

bull Conclut les contrats drsquoeacuteditions

bull Regravegle lrsquoensemble des questions relatives agrave la labellisation non artistique et culturelle (en concertation avec Comiteacute de suivi ndash compeacutetence partageacutee avec Ville de Mons)

Gestion commerciale bull Rend avis sur les propositions de merchandising

bull Rend avis sur les questions de labellisation non artistique et culturelle

bull Formule des propositions de projet de contrat drsquoeacuteditions

Sponsoring bull Neacutegocie subsides sponsors et arrecircte les

conventions y affeacuterentes

bull Business ambassadors (en concertation avec Comiteacute de suivi ndash compeacutetence partageacutee avec Ville de Mons)

bull Controcircle des neacutegociations subsides sponsors et conventions

Sponsoring bull Formule des propositions en vue de neacutegociations

subsides sponsors et conventions

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Relations institutionnelles bull Relations villes partenaires (partageacute) bull Relations autoriteacutes

Relations institutionnelles bull Relations villes partenaires ndash aspects

programmes ndashlabels ndashartistiques

bull Preacutepare et organise les Relations villes partenaires ndash aspects programmes ndashlabels ndashartistiques

bull Relations internationales (reacuteseaux etc)

23 Comiteacute de suivi ManegravegeVille Fondation

Ce comiteacute se reacuteunit (il existe deacutejagrave un groupe de travail) au moins une fois par mois de maniegravere agrave assurer la coordination des tacircches entre le Commissaire la Fondation et la Ville de Mons (outre les groupes de travail speacutecifiques mis en place par ailleurs)

Il assure par ailleurs le suivi pour les domaines artistiques et culturels piloteacutes par les services de la Ville de Mons notamment les arts plastiques et les initiatives associatives

En font partie le Commissaire le Secreacutetaire communal le Chef de Cabinet du Bourgmestre la Secreacutetaire geacutenrale (ou leurs repreacutesentants) le Conseil juridique de la Fondation un responsable tourisme et des inviteacutes des eacutequipes artistiques et culturelles ou de lrsquoadministration en fonction des thegravemes eacutevoqueacutes

Afin de lrsquoanimer avec efficaciteacute et suivi il convient de deacutesigner en son sein une personne de reacutefeacuterence pour la coordination Elle doit avoir lrsquoautoriteacute deacuteleacutegueacutee suffisante envers les diffeacuterents partenaires Crsquoest une partie de la mission de la Secreacutetaire geacuteneacuterale

24 Comiteacute informel politique et socieacuteteacute civile

Lrsquoideacutee de ce groupe est venue de la confrontation de projets et des perceptions de plusieurs administrateurs Ce groupe nrsquoa pas drsquoautoriteacute de pouvoirs propres ou de mandat speacutecifique y compris des institutions et associations dont ils peuvent faire partie Il vise agrave eacutechanger et agrave partager des perceptions sur lrsquoeacutevolution du projet Mons 2015 (forme brainstorming) Surtout il vise agrave aider le Commissaire agrave laquo sentir raquo les impressions que relegravevent les participants au sein de leurs reacuteseaux et au sein de la population Il a donc une fonction drsquoalerte comme de suggestion en appui aux instances officielles Une liberteacute de parole totale est assureacutee de maniegravere agrave ce que les deacutebats soient les plus francs possibles et les plus constructifs

Pour des raisons drsquoefficaciteacute le groupe a une taille restreinte mais malgreacute cela il est composeacute de maniegravere agrave repreacutesenter les diffeacuterentes composantes politiques deacutemocratiques philosophiques et sociales de la reacutegion Actuellement outre le Commissaire en font partie Henri Cammarata Emmanuel Disabato Gilles Mahieu et Emmanuel Tondreau - tous preacutesents agrave titre personnel A la demande du Conseil de la Fondation drsquoautres personnaliteacutes pourront rejoindre ce groupe informel en veillant agrave lui conserver une taille efficace et agrave y assurer une repreacutesentativiteacute politique et philosophique

Deacutecision du CA du 21 mars 2012

a Agenda des reacuteunions

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Le GT informel se reacuteunirait systeacutematiquement tous les premiers vendredi du mois de 8h30 agrave 10h au siegravege de la Fondation sous le format actuel

Le GT informel se reacuteunirait aussi systeacutematiquement tous les troisiegravemes vendredi du mois de 8h30 agrave 10h au siegravege de la Fondation mais sous une nouvelle formule ouverte et eacutelargie

b Participants agrave la formule eacutelargie

Outre les quatre membres permanents et le Commissaire lrsquoideacutee est que tout membre du Conseil drsquoadministration tout membre du Conseil communal ou du Conseil du CPAS de Mons tout membre drsquoun Collegravege drsquoune des communes de lrsquoArrondissement ou toute autre personne sur demande preacutealable puisse rencontrer informellement le Commissaire et le GT informel Lrsquoobjectif de cette modification est drsquoameacuteliorer encore la transparence et la communication entre des personnes motiveacutees par le projet Mons 2015 et lrsquoorganisation

c Principes des discussions

Il est proposeacute de maintenir le fonctionnement actuel avec une parole libre et sans tabous quelle que soit le type de reacuteunion ndash GT informel classique ou eacutelargi

Les points essentiels seront noteacutes dans un reacutepertoire accessible agrave tous Le GT informel deviendrait en quelque sorte un GT permanent

25 Organes artistiques et culturels

bull Lrsquoinstance drsquoavis indeacutependante artistique et culturelle

Cette instance a pour mission de donner suite aux appels agrave projets Voyez le processus deacutecrit plus loin Elle sera composeacutee ulteacuterieurement en accord avec la Communauteacute franccedilaise ndash Feacutedeacuteration Wallonie-Bruxelles - de personnaliteacutes reconnues dans les domaines culturels Bien entendu un regraveglement drsquoordre inteacuterieur regraveglera les questions de conflits drsquointeacuterecircts Le Manegravege en assurera le secreacutetariat sans que le Commissaire ne puisse ecirctre preacutesent lors des reacuteunions de lrsquoinstance

bull Le Collegravege de lrsquoeacutequipe artistique et culturelle

Lrsquoeacutequipe artistique reacuteunie en Collegravege sous la houlette du Commissaire

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3 Gestion financiegravere

A ce stade vu la deacutecision de confier la gestion du patrimoine de la Fondation agrave la Fondation Roi Baudouin aucun comiteacute financier et aucun autre processus extraordinaire nrsquoa lieu drsquoecirctre mis en place

Dans le cadre drsquoune convention ndeg E 2008 05 ndash R2055 conclue entre la Fondation Mons 2015 drsquoune part et la Fondation Roi Baudouin drsquoautre part la gestion financiegravere de la Fondation Mons 2015 a eacuteteacute externaliseacutee et confieacutee agrave la Fondation Roi Baudouin afin que celle-ci puisse disposer de toutes les garanties neacutecessaires pour beacuteneacuteficier des meilleures pratiques en la matiegravere et de toute la transparence requise quant agrave lrsquousage de deniers tant publics que priveacutes

Les dons en argent verseacutes au compte ndeg 000-0000004-04 avec la mention laquo Fonds Mons 2015 raquo font lrsquoobjet drsquoune deacuteductibiliteacute fiscale agrave lrsquoexclusion des dons en nature des dons de titres ou de libeacuteraliteacutes portant sur des biens immeubles

La convention est annexeacutee agrave la charte

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4 Les Obligations de la Fondation vis-agrave-vis des tiers 41 Sources

bull Deacutecision du Conseil des Ministres Europeacuteens du 18 novembre 2010 deacutesignant Mons

Capitale europeacuteenne de la Culture en 2015 bull Rapport Palmer RAE Associates European cities and Capitals of Culture ndash Study prepared for

the European Commission 2004 bull Deacutecision du Conseil communal du 14 avril 2003 Mons Capitale europeacuteenne de la culture

2015 accord de principe quant au deacutepocirct de candidature bull Deacutecision du Conseil communal du 5 mars 2007 Deacutesignation des repreacutesentants de la Ville au

sein de la Fondation Mons 2015 bull Deacutecision du Gouvernement de la Communauteacute franccedilaise du 17 mars 2004 drsquoinitier la

proceacutedure daccession au titre de Capitale Europeacuteenne de la Culture en 2015 et de soutenir la candidature de la Ville de Mons

bull Deacutecision du Gouvernement de la Communauteacute franccedilaise du 18 mars 2005 de creacuteer une fondation drsquoutiliteacute publique deacutesigneacutee laquo Mons 2015 raquo pour soutenir la candidature de la Ville de Mons comme Capitale Europeacuteenne de la Culture en 2015

bull Deacutecisions du Gouvernement de la Communauteacute franccedilaise du 22 deacutecembre 2006 quant au mode de deacutesignation de la ville belge en tant que Capitale Europeacuteenne de la Culture en 2015 agrave la preacuteparation de Mons comme Capitale Europeacuteenne de la Culture en 2015 agrave la deacutesignation des administrateurs de la Fondation Mons 2015 et au financement agrave long terme de ladite fondation

bull Approbation par le Comiteacute de concertation du 21 mai 2008 de la proceacutedure de deacutesignation de la ville belge en tant que Capitale Europeacuteenne de la Culture en 2015

bull Deacutecisions du Gouvernement wallon des 29 novembre 2007 23 octobre 2008 3 avril 2009 et Arrecircteacute ministeacuteriel octroyant une subvention agrave la Fondation Mons 2015 du 14 octobre 2010

bull Deacutecision du Conseil Provincial du 7 juin 2007 de constituer une reacuteserve de soutien au projet Mons 2015

42 Les obligations de la Fondation agrave lrsquoeacutegard de lrsquoUnion europeacuteenne

Une fois que la ville a eacuteteacute officiellement deacutesigneacutee laquoCapitale europeacuteenne de la cultureraquo les autoriteacutes municipales ainsi que les organes responsables de la reacutealisation des programmes culturels durant lrsquoanneacutee doivent rencontrer le jury de suivi et de conseil deux fois avant le deacutebut de la manifestation

Premiegravere reacuteunion (agrave mi-parcours) deux ans avant la manifestation Seconde reacuteunion ndash huit mois avant la manifestation

Au moins trois mois avant chaque reacuteunion les organismes de gestion doivent adresser au jury (par lrsquointermeacutediaire de la Commission) un rapport drsquoactiviteacute sur les programmes preacutesenteacutes et les engagements pris durant la phase de seacutelection

Le rapport drsquoactiviteacute doit ecirctre baseacute sur un questionnaire que la Commission enverra Il se fonde sur son dossier de candidature les recommandations du jury durant la phase de seacutelection et toute autre question speacutecifique concernant votre ville

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Le jury eacutevaluera les progregraves des preacuteparatifs donnera des conseils et veacuterifiera le respect de ses propres recommandations et le respect des engagements pris par votre ville (concernant notamment les volets laquola dimension europeacuteenneraquo et laquola ville et les citoyensraquo)

Le jury peut aussi deacutecider de se rendre agrave Mons pour mieux eacutevaluer ses preacuteparatifs et deacuteleacuteguer une ou plusieurs personnes agrave cette fin

43 Les obligations de la Fondation agrave lrsquoeacutegard de la Communauteacute franccedilaise

bull Rapport drsquoactiviteacute

Conformeacutement agrave lrsquoarticle 16 de ses statuts la Fondation adressera annuellement au Ministre-Preacutesident et agrave la Ministre de la Culture et de lrsquoAudiovisuel un rapport preacutesentant les activiteacutes reacutealiseacutees ainsi que sa situation financiegravere

bull Code de respect des usagers

La Fondation srsquoengage agrave adheacuterer au laquo Code de respect de lrsquousager culturel raquo repris en annexe 1 et faisant partie inteacutegrante de la preacutesente convention Elle accepte de se soumettre agrave toute proceacutedure de conciliation telle que deacutetailleacutee dans le Regraveglement du Bureau de conciliation adopteacute par la Communauteacute franccedilaise

bull Charte de bonne gouvernance

La Fondation srsquoengage agrave respecter la laquo Charte de bonne gouvernance pour les indemniteacutes deacutepenses de repreacutesentation remboursements de frais et avantages raquo repris en annexe 2

bull Mention du soutien de la CFWB

La Fondation srsquoengage agrave faire apparaicirctre dans toutes ses communications le soutien de la Communauteacute franccedilaise (selon les critegraveres actualiseacutes de celle-ci ndash ea la nouvelle deacutenomination Feacutedeacuteration Wallonie Bruxelles)

44 Les obligations de la Fondation agrave lrsquoeacutegard de la Reacutegion Wallonne

bull Communication Mention du soutien laquo avec le soutien de la Wallonie raquo


Conformeacutement agrave lrsquoarticle 16 de ses statuts la Fondation adressera annuellement au Ministre-Preacutesident un rapport preacutesentant les activiteacutes reacutealiseacutees ainsi que sa situation financiegravere Au plus tard le 30 juin 2011 pour le 1er

45 Les obligations de la Fondation agrave lrsquoeacutegard de la Province de Hainaut

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bull Attribution des moyens

De maniegravere particuliegravere les sommes verseacutees par la Province serviront en prioriteacute

- Au soutien des projets reacutealiseacutes en coproduction et apregraves labellisation avec des institutions provinciales et notamment le Grand Hornu la Direction geacuteneacuterale des Affaires culturelles (Fabrique de Theacuteacirctre BPS 22 Secteur Cineacutema opeacuteration laquo Envol des Citeacutes raquo) la Feacutedeacuteration du Tourisme

- Au soutien de manifestations culturelles provinciales labelliseacutees telles les Floralies - Au soutien de projets provinciaux labelliseacutes pour leur correspondance avec une des

theacutematiques de Mons 2015 par exemple les projets Maison Losseau et Museacutee Verhaeren dans le cadre de la theacutematique laquo Cafeacutes litteacuteraires raquo

Lrsquoexceacutedent eacuteventuel sera en prioriteacute attribueacute agrave des projets labelliseacutes provenant drsquoartistes ou drsquoassociations hainuyers tels que le Festival 55 ou le projet des laquo Iegraveres Scegravenes raquo porteacute par le Festival de Wallonie-Hainaut

bull Communication

La communication geacuteneacuterale de Mons 2015 mettra en eacutevidence le soutien de la Province et plus geacuteneacuteralement soulignera les points forts culturels patrimoniaux et touristiques de la Province

A cette fin des opeacuterations communes de promotion seront programmeacutees au fil des anneacutees de preacuteparation et en 2015

La Fondation srsquoengage en outre agrave faire apparaicirctre dans toutes ses communications le soutien de la Province

bull Labellisation provinciale

Les projets provinciaux agrave proposer agrave la Fondation 2015 seront labelliseacutes par un Comiteacute drsquoaccompagnement composeacute par le (la) Deacuteputeacute(e) en charge de la culture et du tourisme le (la) Deacuteputeacute(e) en charge des relations internationales et le Greffier provincial etou leurs repreacutesentants

Une cellule de gestion et de coordination des projets sera mise en place afin de susciter la participation drsquoun maximum drsquoacteurs provinciaux


Conformeacutement agrave lrsquoarticle 16 de ses statuts la Fondation adressera annuellement au Collegravege provincial un rapport preacutesentant les activiteacutes reacutealiseacutees ainsi que sa situation financiegravere

46 Les obligations de la Fondation agrave lrsquoeacutegard de la Ville de Mons

Crsquoest la Ville de Mons qui a reccedilu le titre de Capitale europeacuteenne de la Culture en 2015 La Ville deacutetient le titre et la Fondation deacutetient les moyens neacutecessaires agrave la concreacutetisation de cette mission

Les diffeacuterentes recommandations de lrsquoUE deacutemontrent que les villes confient la tacircche drsquoorganisation et de preacuteparation agrave des entiteacutes indeacutependantes telles que la Fondation Mons 2015 Toutefois la Ville doit pouvoir garder la maicirctrise de la manifestation fusse pour des raisons pratiques Crsquoest pourquoi il convient drsquoorganiser la participation de repreacutesentants de la Ville agrave diffeacuterents niveaux (outre les repreacutesentants au CA de la Fondation) par exemple au sein du comiteacute de suivi agrave mettre en place

16

Sont par ailleurs deacutetailleacutes ci-apregraves sans que cette liste soit exhaustive les principales collaborations VilleFondation

bull Villes partenaires et pouvoirs associeacutes agrave la Fondation

Le Collegravege est repreacutesenteacute au sein du laquo Comiteacute des Villes partenaires raquo La Ville de Mons Capitale europeacuteenne de la Culture en 2015 souhaite entretenir des relations privileacutegieacutees avec les villes qui seront partenaires en 2015 et les institutions membres de la Fondation (la CF la RW et la province de Hainaut) la Fondation srsquoengage agrave associer la Ville agrave toutes les eacutetapes de lrsquoeacutelaboration des partenariats avec les Villes (en dehors des opportuniteacutes sur les choix artistiques des projets retenus)

En outre le Collegravege est associeacute aux deacutemarches officielles qui pourraient ecirctre poseacutees par la Fondation 2015 aupregraves des institutions membres de la Fondation

Enfin les partenariats avec les villes et communes de lrsquoarrondissement font lrsquoobjet drsquoune information preacutealable au Collegravege communal montois

bull Tourisme

La Ville de Mons confie agrave lrsquoasbl Office du Tourisme de Mons le soin de soumettre au Collegravege des Bourgmestre et Echevins une strateacutegie touristique du territoire Le Collegravege pourra charger lrsquoOT de faire de Mons 2015 le fer de lance de la strateacutegie touristique de la Ville La Fondation et la Ville eacutetablissent conjointement les contours du projet touristique drsquoici agrave 2015

En particulier la Fondation et lrsquoasbl Office du tourisme se concertent sur

- la conception fonctionnelle du nouvel office du Tourisme (billetterie visibiliteacute image de marque web-ticketinghellip)

- lrsquoeacutetablissement des plans meacutedias avec les partenaires touristiques majeurs (BSCA SNCBhellip) - lrsquoeacutetablissement de packages touristico-culturels avec les institutions touristiques

(PairiDaisahellip) - les phases de mise en œuvre du Palais des congregraves pour lequel la ville est Maicirctre drsquoouvrage

et dans le cadre des futures neacutegociations avec le concessionnaire pour la planification des eacuteveacutenements en 2015

En outre quand il srsquoagit de repreacutesenter Mons 2015 sur des reacuteseaux de villes internationales la Fondation en informe le Collegravege qui juge de lrsquoopportuniteacute drsquointeacutegrer agrave la deacuteleacutegation un repreacutesentant du Collegravege etou du Conseil de la Ville

Les initiatives qui sont prises par la Fondation agrave connotation touristique ou visant agrave promouvoir Mons 2015 agrave lrsquoexteacuterieur de lrsquoarrondissement de Mons sont concerteacutees avec les instances du tourisme montois preacutealablement De la mecircme maniegravere les initiatives prises par lrsquoOffice du tourisme pouvant concerner Mons 2015 font lrsquoobjet drsquoune concertation avec la Fondation

bull Economie

Consideacuterant que Collegravege communal a deacuteposeacute sa candidature au titre de Capitale europeacuteenne de la Culture en 2015 avec lrsquoobjectif de deacutemultiplier les actions et drsquoamplifier la dynamique socio-eacuteconomique du territoire il souhaite donc accorder une attention particuliegravere agrave lrsquoensemble des projets qui favoriseront cette dynamique

Le Collegravege communal est eacutetroitement associeacute dans le cadre

- de lrsquoeacutelaboration de projets ponctuels avec les commerccedilants de la reacutegion

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- de lrsquoeacutelaboration de projets avec le secteur eacuteconomique (PME TPEhellip) et avec les reacuteseaux drsquoentreprise

- des contacts avec la Gestion centre-ville de Mons - des contacts avec la communauteacute shapienne (pour les projets agrave caractegravere eacuteconomique)

En outre le Collegravege et la Fondation 2015 co-animent les travaux du groupe de travail eacuteconomique et participent agrave la mise en œuvre des actions qui en deacutecoulent dont notamment celles de planification et de coordination

bull Planification et coordination

Le Collegravege communal creacutee au moins 7 groupes de travail speacutecifiques coordonneacutes par le Secreacutetaire communal ou son repreacutesentant lrsquoEchevin concerneacute par la compeacutetence et un repreacutesentant de la Fondation

Les travaux de ces groupes (liste non deacutefinitive) ont pour objectif drsquoeacutechanger les informations de planifier les actions et de mesurer les aides adeacutequates

Groupe 1 Communication et Eveacutenements

- planification des eacuteveacutenements en 2015 porteacutes par la Ville de Mons - occupation de la Grand-Place - Doudou 2015 - labellisation des eacuteveacutenements communaux dans le cadre de 2015 - plan de communication

Groupe 2 Arts plastiques et Museacutees

- programmation 2012 2013 et 2014 - concertation dans le cadre des futurs lieux culturels - relations avec les partenaires culturels du territoire - centres drsquointerpreacutetation focus en 2015

Groupe 3 Education formation et lecture publique

- implication de lrsquoenseignement montois - partenariats avec les eacutecoles communales - suivi du projet laquo 20 ans en 2015 raquo -

Groupe 4 Cadre de vie - Urbanisme

- planification des chantiers - signaleacutetique touristique - quantification des aides logistiques agrave fournir drsquoici agrave 2015 - deacutefinition des missions des ST de la Ville en 2015 (plantation propreteacute publique precirct de mateacuterielhellip)

Groupe 5 Seacutecuriteacute - mobiliteacute

- encadrement ndash seacutecuriteacute eacuteveacutenement - quantification des effectifs - mobiliteacute - deacutefinition des thegravemes et campagnes de preacutevention

Groupe 6 Tourisme

- Cf les eacuteleacutements sus mentionneacutes

Groupe 7 Deacuteveloppement Economique


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bull Marcheacutes publics

La Fondation srsquoengage agrave charger son conseiller juridique agrave se concerter chaque fois que cela est neacutecessaire avec la cellule Marcheacutes Publics de la Ville de Mons

bull Droits drsquoauteurs et droits voisins (clause provisoire agrave reformuler)

La Fondation concegravede pendant toute la dureacutee de lrsquoeacutevegravenement pour le prix de 1 euro agrave la Ville de Mons qui lrsquoaccepte ses droits drsquoauteur et voisins sur lrsquoensemble des œuvres passeacutees et preacutesentes dont elle est titulaire ou dont elle a acquis ou acquiert la qualiteacute de cessionnaire dans le cadre de la manifestation laquo Mons Capitale europeacuteenne de la culture 2015 raquo Cette concession est valable sur le territoire belge et sur celui des vingt-sept Etats membres de lrsquoUnion europeacuteenne pour les modes drsquoexploitation suivants

- le droit de reproduction ou drsquoautoriser la reproduction des œuvres ceacutedeacutees de quelque maniegravere que ce soit et sous quelque forme que ce soit qursquoelle soit directe ou indirecte provisoire ou permanente en tout ou en partie

- le droit de communication au public par un proceacutedeacute quelconque y compris par la mise agrave disposition du public de maniegravere que chacun puisse avoir accegraves de lrsquoendroit et au moment qursquoil choisit individuellement

- le droit drsquoadaptation - le droit de traduction et le droit de doublage - le droit de distribution au public par la vente ou autrement de lrsquooriginal ou drsquoune copie de

lrsquoœuvre fait lrsquoobjet de la preacutesente cession - le droit de retransmission au public par un proceacutedeacute quelconque - ainsi que tous les autres modes drsquoexploitation non speacutecifiquement mentionneacutes dans le

preacutesent article en ce compris les nouveaux droits qui reacutesultent de la modification de la loi ou de la doctrine ou des deacuteveloppements techniques

Les concessions preacuteciteacutees deviennent exclusives agrave dater du 1er janvier 2016

La Fondation srsquoengage eacutegalement agrave transfeacuterer agrave la Ville de Mons tous les droits patrimoniaux et les droits voisins dont elle est cessionnaire pour des œuvres futures creacuteeacutees durant une dureacutee de six ans agrave compter du 18 novembre 2010 date de la deacutesignation officielle de la Ville de Mons comme Capitale europeacuteenne de la culture Cette cession est valable pour tous les genres drsquoœuvres proteacutegeacutees par la proprieacuteteacute litteacuteraire et artistique

A cette fin elle srsquoengage agrave inscrire dans chacun de ses rapports contractuels avec ses partenaires sous-traitants adjudicataires des clauses de cession de droits lui confeacuterant la pleine maicirctrise des droits de proprieacuteteacute intellectuelle

47 Les obligations de la Fondation agrave lrsquoeacutegard de tiers

bull Pour meacutemoire Obligations conventionnelles lieacutees aux partenariats aux sponsorings aux

marcheacutes etc

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5 Obligation que la Fondation se donne Gouvernance ndash Processus

51 Regravegles geacuteneacuterales

bull Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation srsquoengage agrave respecter lrsquoensemble des leacutegislations regraveglements et principes deacuteontologiques applicables agrave son mandat

bull Afin de preacutevenir un eacuteventuel conflit drsquointeacuterecircts apparent ou possible tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation signalera les secteurs et les dossiers dans lesquels il pourrait avoir un inteacuterecirct direct ou indirect

bull Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation renonce agrave exercer son mandat lorsque celui-ci est la source drsquoun tel conflit drsquointeacuterecircts apparent ou possible agrave caractegravere permanent

bull Sans preacutejudice de son devoir de loyauteacute agrave lrsquoeacutegard de ses mandants tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation ne peut hors justification valable communiquer ou tenter de communiquer des renseignements qursquoil obtient dans le cadre de sa charge et qui ne sont geacuteneacuteralement pas agrave la disposition du public En particulier il ne peut utiliser des renseignements si cette publiciteacute peut servir agrave favoriser ses inteacuterecircts ou drsquoune maniegravere indue ceux de toute autre personne

bull Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation ne peut se preacutevaloir de sa charge ou de ses titres pour influencer ou tenter drsquoinfluencer la deacutecision drsquoune autre personne de faccedilon agrave favoriser ses inteacuterecircts ou drsquoune maniegravere indue ceux de toute autre personne

bull Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation srsquoengage agrave garantir agrave tous les niveaux de pouvoir lrsquoobjectiviteacute et la transparence dans lrsquoattribution de tous les marcheacutes publics Il srsquoabstient de prendre directement ou indirectement une part quelconque dans tout marcheacute de travaux de fournitures ou de services ougrave il serait en situation de conflit drsquointeacuterecircts

bull Dans lrsquoexercice de sa charge tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation ne peut beacuteneacuteficier de remboursements de frais drsquoindemniteacutes de deacutepenses de repreacutesentation ou drsquoavantages en nature qui viseraient agrave se substituer agrave une reacutemuneacuteration normale Les deacutepenses de ce type doivent faire lrsquoobjet drsquoun accord preacutealable et ecirctre ducircment justifieacutees

bull Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation srsquointerdit lrsquoacceptation de cadeaux qui risquent drsquoavoir une influence reacuteelle ou apparente sur son objectiviteacute et son impartialiteacute dans lrsquoexercice de son mandat Dans la mesure du possible il eacutevite de la mecircme maniegravere que ses parents et allieacutes puissent beacuteneacuteficier de tels cadeaux A titre exceptionnel lrsquoacceptation ou lrsquooffre drsquoun cadeau ou drsquoun autre avantage par un administrateur ou membre du personnel de la Fondation nrsquoest possible que si - sa valeur nrsquoexcegravede pas 150 euro ou - lrsquooffre se produit en toute transparence lors drsquoactiviteacutes officielles et nrsquoapparaicirct pas comme inapproprieacutee

bull Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation ne peut accepter une marque drsquohospitaliteacute ou un autre avantage que si celui-ci est conforme aux regravegles de la bienseacuteance de la courtoisie du protocole ou de lrsquohospitaliteacute que srsquoil demeure drsquoune valeur

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raisonnable dans les circonstances et qursquoil ne compromet ni ne donne lrsquoimpression de compromettre son inteacutegriteacute

bull Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation srsquoengage agrave respecter scrupuleusement la loi du 8 deacutecembre 1992 relative agrave la protection de la vie priveacutee agrave leacutegard des traitements de donneacutees agrave caractegravere personnel ainsi que les principes qui en deacutecoulent

bull Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation srsquoengage agrave appliquer les principes suivants lors de ses missions agrave lrsquoeacutetranger - Informer preacutealablement le Comiteacute directeur du projet de programme des objectifs

poursuivis et de lrsquoestimation des coucircts - Faire fixer pour la dureacutee de la mission lrsquoenveloppe budgeacutetaire affecteacutee agrave celle-ci - Privileacutegier le mode de transport le plus eacutecologique et limiter la dureacutee du voyage dans le

temps - Prendre entiegraverement en charge les coucircts et frais de toute personne

accompagnante dont la preacutesence nrsquoest pas justifieacutee par la mission - Produire un justificatif pour tout remboursement de frais - Faire rapport aupregraves du Comiteacute directeur sur sa mission

52 Processus pour les marcheacutes publics

Afin de clarifier le processus de deacutecision et de garantir la transparence le tableau suivant indique qui est responsable de chaque phase du marcheacute Ce processus est identique qursquoil srsquoagisse de marcheacutes passeacutes par la Fondation directement ou de marcheacutes passeacutes pour le compte de la Fondation par le Manegravege (lieacutes aux aspects culturels)

Phase Description Qui deacutecide Deacutefinition du marcheacute bull Choisir le mode de passation le plus pertinent

bull Sil y a lieu cahier speacutecial des charges bull Choix des critegraveres bull Le cas eacutecheacuteant avis de la cellule MP de la Ville

de Mons bull Le cas eacutecheacuteant avis du Conseil juridique de la

Fondation

bull Proposition par le Commissaire ou la Secreacutetaire geacuteneacuterale

bull Veacuterification de la disponibiliteacute des creacutedits et du type de MP par le Treacutesorier

bull Autorisation de lancer le marcheacute par le CA pour les marcheacutes estimeacutes agrave plus de 88000euro Par le Treacutesorier pour les marcheacutes estimeacutes agrave moins de 88000 euro

Publication bull Si autres proceacutedures que neacutegocieacutees bull Commissaire Secreacutetaire geacuteneacuterale

Seacutelection qualitative bull Offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur selon les modaliteacutes preacutevues par ce dernier en conformiteacute avec la reacuteglementation et ce pour la date fixeacutee

bull Veacuterifier pour chaque candidat ou soumissionnaire son droit daccegraves sa situation personnelle son habilitation agrave exercer lactiviteacute professionnelle et sa capaciteacute financiegravere eacuteconomique technique etou professionnelle

bull Commissaire Secreacutetaire geacuteneacuterale

Neacutegociation bull Si proceacutedure neacutegocieacutee bull Commissaire Secreacutetaire geacuteneacuterale

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Examen des offres bull Examen des offres selon les critegraveres bull CommissaireSecreacutetaire geacuteneacuterale

bull Veacuterification par le Treacutesorier

Attribution bull Au soumissionnaire ayant remis loffre reacuteguliegravere la plus basse ou la plus inteacuteressante selon le cas

bull Conseil drsquoadministration pour les marcheacutes supeacuterieurs agrave 88000euro par le Treacutesorier dans les autres cas

Suivi et reacuteception bull Suivi du marcheacute bull Eventuelles proceacutedures -litiges

bull CommissaireSecreacutetaire geacuteneacuterale

bull Commissaire et Treacutesorier si litiges

bull Le cas eacutecheacuteant le CA si aspects justice

53 Processus de controcircle des deacutepenses

bull Regravegles geacuteneacuterales

Toute deacutepense doit ecirctre preacutealablement autoriseacutee Le cas eacutecheacuteant des frais impreacutevus peuvent ecirctre avanceacutes par la personne non couverte par une autorisation preacutealable peuvent ecirctre autoriseacutes agrave posteriori srsquoils sont ducircment justifieacutes

Sont exclus des deacutepenses autoriseacutees

- les deacutepenses personnelles mecircmes sous forme de precircts - toutes formes de precirct ou drsquoavance au profit drsquoune autre personne physique ou

morale qui ne serait reacutealiseacute dans le cadre drsquoun contrat ou drsquoune convention eacutecrite avec cette personne

- les deacutepenses sans rapport avec lrsquoactiviteacute ou lrsquoobjet social de lrsquoopeacuterateur

Un eacutetat annuel des deacutepenses drsquoindemniteacutes de repreacutesentation et des avantages en nature par personne beacuteneacuteficiaire sera eacutetablit et inteacutegreacute agrave la preacutesentation des comptes

Toute deacutepense autoriseacutee et effectueacutee doit faire lrsquoobjet drsquoune deacuteclaration de creacuteance nominative indiquant au minimum lrsquoobjet la date le lieu et le montant accompagneacute des piegraveces justificatives originales (facture note de TVAhellip)

Le processus est identique qursquoil srsquoagisse de deacutepenses au sein de la Fondation directement ou de deacutepenses pour le compte de la Fondation par le Manegravege (lieacutes aux aspects culturels)

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bull Regravegles particuliegraveres

Description de la deacutepense

Qui propose ndash ordonne

Qui autorise Qui liquide Qui controcircle

En geacuteneacuteral bull Commissaire bull Responsable

eacutequipe Fondation

bull Treacutesorier si infeacuterieur agrave 10000 euro

bull Conseil drsquoadministration au-delagrave

Excepteacute pour les conventions artistiques ou de notorieacuteteacute qui sont placeacutees sous la responsabiliteacute du Commissaire et le controcircle de lrsquoAdministrateur Superviseur

bull Comptable

bull Treacutesorier bull Commissair

e reacuteviseur

Deacutepense de repreacutesentation

bull idem bull Treacutesorier bull Sur base justificatif original bull Doivent ecirctre motiveacutees bull Peut autoriser avance

Bon de commande

bull Suite agrave MP bull Commissaire

Secreacutetaire geacuteneacuterale

bull Treacutesorier bull Si deacutecision CA pour ce MP

Deacutepense drsquoindemniteacute

bull Commissaire bull Adm

superviseur

bull Deacutelibeacuteration speacutecifique du CA

Deacutepense de frais bull Commissaire bull Secreacutetaire

geacuteneacuterale bull Membre

eacutequipe

bull Treacutesorier bull Les frais avanceacutes par la

personne non couverte par une autorisation preacutealable doivent ecirctre autoriseacutes agrave posteriori et ducircment justifieacutes pour ecirctre admissibles

Avantage en nature

bull Commissaire bull doit ecirctre speacutecifieacute quantifieacute et faire lrsquoobjet drsquoune autorisation preacutealable du CA

Faciliteacute de payement

bull Commissaire bull Carte de creacutedit au nom de lrsquoopeacuterateur ou toute ouverture de creacutedit doit faire lrsquoobjet drsquoune autorisation preacutealable de lrsquoadmsuperviseur si infeacuterieur agrave 10000 euro et par le CA au-delagrave

bull Srsquoaccompagnera des piegraveces justificatives

bull Controcircle reacutegulier par le comptable

bull Reacuteviseur bull Le treacutesorier

rapport speacutecifique sur lrsquousage de ces faciliteacutes lors des comptes et bilan

Caisse drsquoargent liquide [si possible agrave eacuteviter]

bull Commissaire bull Toute sortie de caisse doit faire lrsquoobjet drsquoun reccedilu signeacute par le beacuteneacuteficiaire et contresigneacute par le responsable de la caisse


bull Treacutesorier bull Reacuteviseur

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54 Processus pour lrsquoenregistrement et le traitement des projets (suite aux appels agrave projets)

A deacutecrire plus finement ulteacuterieurement

Phases Description Qui procegravede Enregistrement du projet bull Enregistrement sous une forme

commune et pratique des projets bull Commissaire et

eacutequipe Preacuteparation de lrsquoexamen bull Mise en forme du projet

bull Reacutevision avec lrsquoauteur si le projet est incomplet

bull Deacutefinition du domaine culturel viseacute bull Deacutefinition des cibles

bull Commissaire et eacutequipe

Budgeacutetisation bull Redeacutefinition eacuteventuelle du budget et examen de la compatibiliteacute avec les creacutedits disponibles

bull Remise drsquoun avis agrave lrsquoinstance


Avis de lrsquoinstance artistique et culturelle indeacutependante

bull Examen du dossier et de lrsquoavis de lrsquoeacutequipe pour les aspects budgeacutetaires

bull Avis et recommandations (pour la communication par exemple)

bull Fixation des critegraveres drsquoeacutevaluation

bull Instance artistique et culturelle indeacutependante

Avis du Commissaire bull Veacuterification de lrsquoadeacutequation avec le programme

bull Proposition drsquointeacutegration (dates ndashlieux etc) dans le programme

bull Le cas eacutecheacuteant consultation du Comiteacute de suivi

bull Commissaire

Deacutecision en Collegravege de lrsquoeacutequipe artistique et culturelle

bull Deacutecision finale bull Si deacuterogation aux avis de lrsquoinstance il

faut une motivation speacuteciale bull Communication de la deacutecision aux

parties inteacuteresseacutees

bull Collegravege de lrsquoeacutequipe artistique et culturelle

bull Commissaire

55 Processus pour les modifications budgeacutetaires

Description Qui propose Qui valide Nouvelle ventilation entre articles budgeacutetaires agrave montant du budget inchangeacute

bull Commissaire ou Secreacutetaire geacuteneacuterale

bull Comiteacute de direction si la ventilation proposeacutee est lt agrave 5000 euro

bull CA si gt 5000 euro Modification du budget en recettes etou deacutepenses


bull CA

56 Processus pour la communication

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A deacutecrire ulteacuterieurement

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57 Processus pour le recrutement de personnel au sein de la Fondation ou de lrsquoasbl Le Manegravege au profit de Mons 2015

Description Qui propose Proceacutedure Qui deacutecide Recrutement de personnel par le Manegravege au profit exclusif de Mons 2015

bull Commissaire bull Au grand choix vu le type de profil rechercheacute

bull Commissaire + information agrave la Secreacutetaire geacuteneacuterale

Recrutement de personnel par la Fondation

bull Secreacutetaire geacuteneacuterale et

bull Commissaire

bull Publication bull Constitution jury bull Examen eacutecrit et oral bull Avis du

Commissaire ou de la Secreacutetaire geacuten ou

bull Cas par cas selon profil rechercheacute

bull CA

58 Processus relatif aux diffeacuterentes formes de partenariat2

Lrsquoobjectif de ce dispositif est de permettre au plus grand nombre de personnes de socieacuteteacutes voire drsquoinstitutions de participer agrave la preacuteparation et agrave la reacutealisation des eacutevegravenements preacutevus dans le cadre de la manifestation laquo Mons Capitale europeacuteenne de la culture 2015 raquo En effet les expeacuteriences des capitales europeacuteennes de la culture passeacutees montrent que la reacuteussite de la manifestation deacutepend en grande partie du degreacute drsquoimplication du public et des entreprises dans la reacutealisation des eacutevegravenements preacutevus dans le cadre de cette manifestation

Quelle que soit la forme de partenariat retenue la Fondation est guideacutee par les principes de concurrence de transparence et drsquoeacutegaliteacute de traitement La Fondation se reacuteserve le droit de refuser une entreprise dont le profil ne serait pas en phase avec les theacutematiques lrsquoeacutethique ou les valeurs promues par la manifestation

581 Le partenaire officiel

Le partenaire officiel soutient lrsquoensemble des eacuteveacutenements de Mons 2015 et beacuteneacuteficie drsquoune communication sur lrsquoensemble de ceux-ci jusqursquoau terme de lrsquoanneacutee 2015 Sa contribution est de 2 million drsquoeuros Il concerne un cercle restreint drsquoentreprises non concurrentes Dans la mesure ougrave un partenaire officiel beacuteneacuteficie drsquoune communication exclusive dans son secteur drsquoactiviteacute le processus suivant sera respecteacute

Phases Description Qui procegravede

Deacutetermination du secteur envisageacute (par exemple -eacutenergie distribution

bull Recensement des principales firmes concerneacutees par secteur eacuteconomique sur base du classement de la presse

bull Commissaire et Secreacutetaire geacuteneacuterale


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teacuteleacutecom IThellip) speacutecialiseacutee

Envoi drsquoun courrier aux firmes retenues (minimum les 3 principales)

bull Courrier preacutecise les modaliteacutes geacuteneacuterales de Mons 2015

bull Ce qui peut ecirctre offert agrave un sponsor bull Une date drsquoaccegraves data room de la

fondation bull Une date limite pour les reacuteponses agrave

manifestation drsquointeacuterecirct


Data Room bull Preacutesentation de lrsquoensemble des donneacutees financiegraveres projet et autres disponibles concernant la Fondation

bull Contre signature reconnaissance de confidentialiteacute

bull Commissaire et Secreacutetaire geacuteneacuterale ou leur repreacutesentant

Manifestation drsquointeacuterecirct bull Recueil de la ou des manifestations drsquointeacuterecirct reccedilues agrave une date deacutetermineacutee

bull Fixation du processus de neacutegociation

bull Secreacutetaire geacuteneacuterale

Neacutegociation bull Rencontre de chacune des firmes ayant manifesteacute inteacuterecirct

bull Etablissement drsquoun programme bull Mise en concurrence eacuteventuelle (si

plus drsquoune firme du mecircme secteur) bull Projet(s) de convention


Controcircle bull Examen de la proceacutedure bull Examen des projets de convention

bull Secreacutetaire geacuteneacuterale bull Conseil juridique

Deacutecision bull Comparaison eacuteventuelle des projets bull Adoption de la convention de

sponsoring bull Communication

bull CA sur proposition du Commissaire

Note inclure dans tout projet de convention laquo La passation et lrsquoexeacutecution des marcheacutes publics par la Ville de Mons lrsquoasbl Le Manegravege ou la Fondation Mons 2015 sont reacutegleacutes par le droit des marcheacutes publics La preacutesente convention ne peut en aucune maniegravere porter atteinte agrave cette leacutegislation drsquoordre public Toute clause qui pourrait ecirctre interpreacuteteacutee comme portant atteinte agrave cette leacutegislation est reacuteputeacutee non eacutecrite raquo

582 Le partenaire projet

Le partenaire projet srsquoassocie agrave un maximum de deux projets Sa contribution est comprise entre 100000 et 500000 euros Lrsquoentreprise laquo partenaire projet raquo beacuteneacuteficie drsquoune communication autour de lrsquoeacuteveacutenement soutenu (invitations soireacutees VIP + package com)

Chaque projet de la manifestation peut ecirctre porteacute par une ou plusieurs entreprises laquo partenaire projet raquo pour autant qursquoelles ne soient pas concurrentes Aucune exclusiviteacute par secteur drsquoactiviteacute nrsquoest preacutevue pour cette forme de partenariat Les entreprises inteacuteresseacutees seront inviteacutees agrave se manifester au fur et agrave mesure de lrsquoannonce officielle des projets sur le site internet de la Fondation

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En outre le partenariat projet ne pourra deacutepasser 15 agrave 20 du financement total du projet concerneacute


Invitation des entreprises agrave devenir partenaire projet

bull Annonce officielle drsquoun projet culturel ou artistique sur le site de la Fondation accompagneacutee drsquoune invitation aux entreprises agrave devenir partenaire projet

bull Un lien permettra aux entreprises inteacuteresseacutees de prendre contact avec la personne responsable des partenariats au sein de la Fondation


Neacutegociation bull Projet(s) de convention bull Commissaire et Secreacutetaire geacuteneacuterale







583 Le fournisseur officiel et le fournisseur (nouveau)

Le fournisseur officiel est associeacute agrave Mons 2015 jusqursquoau terme de lrsquoanneacutee 2015 Il apporte son savoir-faire ses compeacutetences et un certain nombre de biens et services dont le montant est valoriseacute par une communication sur lrsquoensemble des eacuteveacutenements preacutevus dans le cadre de la manifestation

Le fournisseur apporte dans une mesure moindre que le fournisseur officiel son savoir-faire ses compeacutetences et un certain nombre de biens et de services dont le montant est valoriseacute par une communication cibleacutee

Conformeacutement aux enseignements de lrsquoarrecirct ndeg 212659 du Conseil drsquoEtat du 14 avril 2011 la Fondation eacutetablira une grille de contreparties qursquoelle eacutevaluera en fonction de la valeur des biens etou services proposeacutes par le fournisseur (officiel) sans qursquoil ne puisse y avoir un rapport drsquoeacutequivalence eacuteconomique entre les prestations offertes et les contreprestations proposeacutees par la Fondation

Sans ecirctre exhaustif les contreparties qui peuvent ecirctre inteacutegreacutees agrave cette grille sont

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- la communication visuelle (panneaux publicitaires insertion du logo de lrsquoentreprise sponsor dossier de presse liens Internet vers le site du sponsor)

- les invitations agrave lrsquoeacuteveacutenement sponsoriseacute - les invitations priveacutees organiseacutees pour le sponsor - la mise agrave disposition drsquoespaces pour des soireacutees priveacutees organiseacutees par le sponsor - les coupe-files coupleacutes aux tickets drsquoaccegraves - les rencontres particuliegraveres organiseacutees au profit du sponsor avec des personnes ressources

de la personne sponsoriseacutee (rencontres avec les conservateurs le Commissaire les artistes hellip)

Dans la mesure ougrave les fournisseurs officiels beacuteneacuteficient drsquoune exclusiviteacute dans leur secteur drsquoactiviteacute la Fondation respectera en ce qui les concerne le processus suivant


Deacutetermination du secteur envisageacute (par exemple ndashveacutehicules assurances interimhellip)

bull Deacutetermination des besoins bull Publication sur le site des services

souhaiteacutes bull Recensement des principales firmes

concerneacutees par secteur sur base du classement de la presse speacutecialiseacutee


Envoi drsquoun courrier aux firmes retenues


bull Ce qui est demandeacute et ce qui peut ecirctre offert agrave un sponsor (grille des contreparties)

bull Une date limite pour les reacuteponses agrave manifestation drsquointeacuterecirct





Neacutegociation bull Relance de chacune des firmes ayant manifesteacute inteacuterecirct avec un cahier des charges simplifieacute

bull Mise en concurrence eacuteventuelle (si plus drsquoune firme du mecircme secteur)

bull Projet(s) de convention







Note inclure dans tout projet de convention laquo La passation et lrsquoexeacutecution des marcheacutes publics par la Ville de Mons lrsquoasbl Le Manegravege ou la Fondation Mons 2015 sont reacutegleacutes par le droit des marcheacutes publics La preacutesente convention ne peut en aucune maniegravere porter atteinte agrave cette leacutegislation drsquoordre

29

public Toute clause qui pourrait ecirctre interpreacuteteacutee comme portant atteinte agrave cette leacutegislation est reacuteputeacutee non eacutecrite raquo

584 Les offres spontaneacutees de partenariat

Il srsquoagit de firmes qui proposent un service ou une quantiteacute drsquoun produit en eacutechange de privilegraveges tels que de la visibiliteacute sur des lieux de manifestation voire sans contre-eacutechange autre que le droit drsquoutiliser un logo lieacute agrave Mons 2015


Enregistrement de lrsquooffre bull Accuseacute de reacuteception bull Commissaire et Secreacutetaire geacuteneacuterale

Examen de lrsquooffre bull Lrsquooffre preacutesente-elle un inteacuterecirct pour la manifestation

bull Lrsquooffre concerne-t-elle un secteur ougrave un marcheacute public ou un sponsoring peuvent ecirctre raisonnablement envisageacutes voire en cours de traitement si oui rejet

bull Les compensations demandeacutees agrave lrsquooffre nrsquoentraicircnent aucune contraintes pour des tiers violations de MP risques pour lrsquoimage de la manifestation ou de la fondation

bull Lrsquooffre doit ecirctre chiffreacutee (estimation raisonnable du montant offert sur lrsquoensemble de la manifestation)


bull Comiteacute de suivi

Offres drsquoun montant infeacuterieur agrave 10000 euro

bull Si tout Ok reacutedaction drsquoun projet de convention


bull Deacutecision bull Secreacutetaire geacuteneacuterale sur avis conforme du comiteacute de suivi

bull Information au CA

Offres drsquoun montant supeacuterieur agrave 10000 euro


bull Demande avis comiteacute suivi


bull Controcircle du processus et des propositions

bull Administrateur superviseur

bull Deacutecision bull CA

30


585 Les demandes de labellisation agrave caractegravere non culturel ou artistique

Srsquoil srsquoagit de firmes ou drsquoopeacuterateurs qui demandent le droit drsquoutiliser un logo lieacute agrave Mons 2015 pour un eacuteveacutenement sans caractegravere culturel sur le territoire montois crsquoest le Collegravege qui semble compeacutetent apregraves avis du Comiteacute de suivi Un fee (redevance) devrait pouvoir ecirctre perccedilu selon des modaliteacutes agrave deacuteterminer

Srsquoil srsquoagit de firmes ou drsquoopeacuterateurs qui demandent le mecircme droit pour des eacuteveacutenements en-dehors du territoire de Mons il est proposeacute le refus

Srsquoil srsquoagit de firmes ou drsquoopeacuterateurs qui demandent le droit drsquoutiliser un logo lieacute agrave Mons 2015 pour un produit sans caractegravere culturel crsquoest la Fondation qui semble compeacutetente apregraves avis du Comiteacute de suivi Un fee (redevance) devra pouvoir ecirctre perccedilu selon des modaliteacutes agrave deacuteterminer ulteacuterieurement

31

6 Annexes

32

Annexe 1

Code de respect des usagers culturels

A Dans un souci de respect et de confort des usagers lrsquoacteur culturel srsquoengage agrave

1 Afficher le preacutesent Code en eacutevidence agrave lrsquoentreacutee et agrave la sortie de tous les lieux ougrave il accueille les usagers et sur son site Internet

2 Fournir aux usagers ndash avant le deacuteroulement de lrsquoactiviteacute culturelle envisageacutee et si lrsquoaccegraves est payant avant le paiement du billet drsquoaccegraves ndash une information la plus complegravete qui ne comporte pas drsquoindications ou de repreacutesentations susceptibles de les induire en erreur notamment sur la nature lrsquoeacuteventuel prix drsquoaccegraves la dureacutee et la date de lrsquoactiviteacute

3 Informer les usagers dans les plus brefs deacutelais en cas de modification substantielle ou drsquoannulation de lrsquoactiviteacute culturelle concerneacutee (qursquoelle soit occasionnelle ou permanente) Preacutevoir au moins des modaliteacutes de remboursement des usagers dans ces deux hypothegraveses si lrsquoaccegraves agrave lrsquoactiviteacute culturelle concerneacutee est payant

4 Indiquer agrave lrsquoentreacutee de tous les lieux ougrave il accueille les usagers sur son site Internet et sur les supports publicitaires eacutecrits le nombre initial de places disponibles pour lrsquoactiviteacute culturelle concerneacutee

5 Indiquer tous ses tarifs (billets drsquoaccegraves vestiaire etc) agrave lrsquoentreacutee de tous les lieux ougrave il accueille les usagers sur son site Internet et tant que faire se peut sur les supports publicitaires eacutecrits De la mecircme maniegravere indiquer les reacuteductions occasionnelles ndash en preacutecisant si elles sont

33

cumulables entre elles ou avec des tarifs reacuteduits permanents ndash les gratuiteacutes eacuteventuelles et les conditions pour en beacuteneacuteficier

6 Afficher les conditions geacuteneacuterales relatives agrave lrsquoaccegraves de lrsquoactiviteacute culturelle envisageacutee au moins agrave lrsquoentreacutee de tous les lieux ougrave il accueille les usagers

7 Proposer spontaneacutement aux usagers le meilleur tarif qui leur est applicable

8 Proposer des prix et des reacuteductions identiques quels que soient les supports drsquoinformation et les moyens de reacuteservation utiliseacutes

9 Ne pas pratiquer la surreacuteservation

10 Ne pas recourir agrave un systegraveme payant (tel que les numeacuteros surtaxeacutes) pour informer les usagers

11 Diffuser une information cibleacutee qui favorise lrsquoaccegraves et la participation la plus large de tous les usagers en ce compris les usagers laquo faibles raquo (personnes agrave mobiliteacute reacuteduite laquo minimexeacutes raquo chocircmeurs personnes malvoyantes malentendantes etc)

12 Assurer tant que faire se peut un accueil minimum adapteacute aux personnes agrave mobiliteacute reacuteduite aux femmes enceintes aux personnes malvoyantes aveugles malentendantes ou sourdes (traduction en langue des signes sous-titrages boucle drsquoinduction ndash augmentation du volume des appareils pour malentendants ndash etc) Leur reacuteserver des places faciles drsquoaccegraves les informer des services adapteacutes qui peuvent leur ecirctre proposeacutes et des consignes de seacutecuriteacute qui leur sont speacutecifiques

13 Donner copie du preacutesent Code agrave lrsquousager qui en fait la demande

34

14 Indiquer de maniegravere visible ses coordonneacutees complegravetes en ce compris son adresse de courriel agrave lrsquoentreacutee et agrave la sortie de tous les lieux ougrave il accueille les usagers et sur tous les supports drsquoinformation utiliseacutes pour permettre agrave lrsquousager de lui adresser une eacuteventuelle plainte eacutecrite circonstancieacutee

15 Reacutepondre de maniegravere circonstancieacutee aux plaintes eacutecrites des usagers qui lui sont adresseacutees dans les 30 jours de leur envoi

B Si lrsquoacteur culturel et lrsquousager ne parviennent pas agrave une solution amiable agrave la suite de la plainte eacutecrite circonstancieacutee viseacutee plus haut

16 Lrsquousager culturel peut adresser COPIE de cette plainte au Bureau de Conciliation pregraves la Direction geacuteneacuterale de la Culture du Ministegravere de la Communauteacute franccedilaise dont les bureaux sont eacutetablis agrave lrsquoEspace 27 septembre boulevard Leacuteopold II 44 agrave 1080 Bruxelles Le Bureau de Conciliation est saisi agrave dater de la reacuteception de la copie de la plainte Degraves cette saisine la Direction geacuteneacuterale de la Culture transmet une copie de la plainte au Service du Meacutediateur de la Communauteacute franccedilaise agrave titre informatif

17 Le Bureau de Conciliation informe par eacutecrit le plaignant et lrsquoacteur culturel concerneacute de sa saisine dans les 15 jours qui suivent celle-ci Il joint agrave cette information copie de son Regraveglement et renseigne les inteacuteresseacutes du suivi de la proceacutedure

18 La Direction geacuteneacuterale de la Culture tient le Service du Meacutediateur de la Communauteacute franccedilaise informeacute du suivi des plaintes examineacutees par le Bureau de Conciliation

C Le Service du Meacutediateur de la Communauteacute franccedilaise veillera en collaboration avec le Ministegravere de la Communauteacute franccedilaise agrave lrsquoeacutevaluation du bon respect du preacutesent Code agrave lrsquoidentification des probleacutematiques reacutecurrentes et agrave la reacutedaction drsquoun rapport annuel au Gouvernement

D Srsquoils nrsquoen respectent pas les principes les acteurs culturels subsidieacutes par la Communauteacute franccedilaise qui srsquoengagent agrave respecter le preacutesent Code pourront ecirctre sanctionneacutes par la Communauteacute franccedilaise

Les sanctions appliqueacutees par la Communauteacute franccedilaise seront proportionnelles agrave la graviteacute et la reacutecurrence des manquements au Code (exemple de sanction suspension temporaire drsquoune partie de la subvention accordeacutee suspension temporaire de la totaliteacute de la subvention accordeacutee diminution de la subvention accordeacutee reacutesiliation de la convention ou du contrat programme etcetera)

35

La Communauteacute franccedilaise ne sanctionnera les acteurs culturels deacutefaillants qursquoapregraves un avertissement et un rappel agrave lrsquoordre

Annexe 2

Charte de Bonne Gouvernance pour les indemniteacutes les deacutepenses de repreacutesentation les remboursements de frais et les avantages

Lrsquoopeacuterateur adhegravere agrave la preacutesente charte reacutedigeacutee conformeacutement agrave la deacutecision du Gouvernement de la Communauteacute franccedilaise du 30 juin 2006

1 Les deacutefinitions

bull Par opeacuterateur on entend toute personne physique ou morale subventionneacutee par la Communauteacute franccedilaise dont lrsquoactiviteacute ou lrsquoobjet social a trait agrave la culture lrsquoaudiovisuel lrsquoeacuteducation permanente ou la jeunesse

bull Par instance on entend tout organe deacutecisionnel de lrsquoopeacuterateur tel que assembleacutee geacuteneacuterale conseil drsquoadministration comiteacute exeacutecutif comiteacute directeur bureauhellip

bull Par ordonnateur on entend toute personne mandateacutee par une instance de lrsquoopeacuterateur pour autoriser une deacutepense

bull Par indemniteacute on entend toute somme visant agrave couvrir des frais pour mission speacutecifique eacuteloignement du domicile primes de risque primes diverses compensation de perte de revenus per diemhellip

bull Par deacutepenses de repreacutesentation on entend toute deacutepense utile agrave lrsquoopeacuterateur visant agrave la deacutefense ou agrave la promotion de son objet social

bull Par frais on entend toute somme deacutepenseacutee par une personne ducircment mandateacutee dans le cadre de ses activiteacutes pour le compte de lrsquoopeacuterateur

bull Par avantage en nature on entend tout service ou moyen mis gracieusement en tout ou partie agrave la disposition de la personne sur base drsquoune deacutelibeacuteration expresse de lrsquoorgane compeacutetent tel que mise agrave disposition de personnel pour des travaux autres qursquoau profit direct de lrsquoopeacuterateur veacutehicule logement locaux agrave usage priveacute moyens informatiques prise en charge de la teacuteleacutephonie abonnements consommableshellip


sect 1er La preacutesente charte a pour objet de compleacuteter par des mesures de bonne gestion les regravegles leacutegales notamment en matiegravere de comptabiliteacute et de controcircle budgeacutetaire de fiscaliteacute et en matiegravere de droit social pour les opeacuterateurs culturels subventionneacutes par la Communauteacute franccedilaise et ce quelque soit le statut de ces opeacuterateurs

Il est recommandeacute aux opeacuterateurs drsquoinseacuterer la preacutesente charte dans leur regraveglement drsquoordre inteacuterieur

sect 2 A lrsquoexception des cas repris ci-dessous toute deacutepense drsquoindemniteacute de repreacutesentation ou de frais est subordonneacutee agrave lrsquoautorisation preacutealable de lrsquoopeacuterateur

36

sect 3 Dans un souci de transparence les opeacuterateurs eacutetabliront un eacutetat annuel des deacutepenses drsquoindemniteacutes de repreacutesentation et des avantages en nature par personne beacuteneacuteficiaire

3 La preacutevention des conflits drsquointeacuterecircts

Les personnes ayant qualiteacute drsquoadministrateur ou occupant une fonction dirigeante au sein de lrsquoopeacuterateur culturel subventionneacute srsquoengagent lorsqursquoelles sont nommeacutees et lors de tout changement de situation agrave deacuteclarer dans toutes les instances deacutecisionnelles de lrsquoopeacuterateur les mandats et fonctions qursquoelles exercent aupregraves drsquoautres opeacuterateurs culturels (priveacutes ou publics) ou de socieacuteteacutes commerciales ainsi que les eacuteventuels avantages et reacutemuneacuterations qui y sont associeacutes3

4 les mesures de controcircle budgeacutetaire et de reacutegulariteacute des deacutepenses

sect1 Sont exclus des deacutepenses autoriseacutees

- les deacutepenses personnelles mecircmes sous forme de precircts - toutes formes de precirct ou drsquoavance au profit drsquoune autre personne physique ou morale qui

ne serait reacutealiseacute dans le cadre drsquoun contrat ou drsquoune convention eacutecrite avec cette personne4


sect2 Toute deacutepense doit ecirctre autoriseacutee par un ordonnateur et exeacutecuteacutee par le treacutesorier ou le comptable de lrsquoopeacuterateur apregraves visa pour acceptation par une tierce personne Lrsquoordonnateur ne peut ecirctre la mecircme personne que le comptable ou le treacutesorier

sect3 En regravegle geacuteneacuterale lrsquoopeacuterateur fixera agrave lrsquoordonnateur un plafond de deacutepense qursquoil peut autoriser seul sous sa responsabiliteacute Au-delagrave de ce plafond la deacutepense doit ecirctre expresseacutement autoriseacutee par lrsquoinstance compeacutetente de lrsquoopeacuterateur culturel subventionneacute5 ou par une deacuteleacutegation ducircment acteacutee donnant mandat agrave plus drsquoun administrateur de lrsquoopeacuterateur

3 Commentaire Cette mesure vise agrave permettre agrave chaque Conseil drsquoadministration ou instance deacutecisionnelle la preacutevention drsquoeacuteventuels conflits drsquointeacuterecircts et drsquoestimer au mieux la nature le montant et la compatibiliteacute drsquoeacuteventuelles indemniteacutes ou reacutemuneacuterations

Pour rappel la personne confronteacutee agrave une situation de conflit drsquointeacuterecirct qui ne serait pas connue des autres membres de lrsquoinstance agrave lrsquoobligation de signaler cette situation et bien entendu de srsquoabstenir de toute participation agrave la deacutecision

4 Commentaire ce second point vise agrave eacuteviter que des flux financiers entre opeacuterateurs puissent ecirctre motiveacutes agrave posteriori et que des transferts puissent permettre de contourner les preacutesentes regravegles

5 En geacuteneacuteral le conseil drsquoadministration

37

sect4 Toute deacutepense autoriseacutee et effectueacutee doit faire lrsquoobjet drsquoune deacuteclaration de creacuteance nominative indiquant au minimum lrsquoobjet la date le lieu et le montant accompagneacute des piegraveces justificatives originales (facture note de TVAhellip) viseacutees par le comptable ou le treacutesorier de lrsquoopeacuterateur

sect5 Lorsque celui-ci existe lrsquoopeacuterateur srsquoengage agrave utiliser le plan comptable eacutelaboreacute par la Communauteacute franccedilaise

sect6 Afin drsquoen faciliter la lecture lrsquoopeacuterateur identifiera clairement dans les budgets et les comptes les lignes de creacutedit autoriseacutes pour les deacutefraiements deacutepenses de repreacutesentation et indemniteacutes

sect7 Toute deacutepense autoriseacutee ne peut ecirctre exeacutecuteacutee que par une personne physique agissant pour lrsquoopeacuterateur dans le cadre drsquoun contrat de travail ou drsquoun mandat ad-hoc

sect8 Toute deacutepense faite pour le compte drsquoun administrateur ou drsquoun tiers pour une prestation relevant indirectement de lrsquoobjet de lrsquoinstitution doit ecirctre autoriseacutee par une deacutelibeacuteration preacutealable de lrsquoinstance compeacutetente de lrsquoopeacuterateur et ecirctre ducircment justifieacutee

5 Les regravegles relatives aux deacutepenses drsquoindemniteacutes autoriseacutees

Les indemniteacutes sont autoriseacutees pour autant qursquoelles aient eacuteteacute preacutevues dans le budget annuel et qursquoelles aient fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration speacutecifique de lrsquoinstance compeacutetente de lrsquoopeacuterateur

Pour une personne physique le montant de ces indemniteacutes ne peut ecirctre supeacuterieur aux dispositions en matiegravere de fiscaliteacute et de seacutecuriteacute sociale6

6 Les regravegles relatives aux deacutepenses de repreacutesentation autoriseacutees

Les deacutepenses de repreacutesentations autoriseacutees doivent faire lrsquoobjet drsquoun justificatif original et doivent ecirctre motiveacutees7

7 les regravegles relatives aux deacutepenses de remboursement de frais autoriseacutes

Le principe geacuteneacuteral est lrsquoautorisation preacutealable de lrsquoinstance compeacutetente qui peut alors avancer les fonds neacutecessaires pour couvrir les frais autoriseacutes

Les frais avanceacutes par la personne non couverte par une autorisation preacutealable de lrsquoinstance compeacutetente doivent ecirctre autoriseacutes agrave posteriori et ducircment justifieacutes pour ecirctre admissibles

6 Commentaire il srsquoagit drsquoeacuteviter la reacutemuneacuteration cacheacutee de ce qui pourrait ecirctre un emploi si par exemple un lien de subordination existe aussi

7 Commentaire il srsquoagit au regard du justificatif (facture note) drsquoexpliquer lrsquoobjet de la deacutepense

38

8 Les regravegles relatives aux avantages en nature

Tout avantage en nature doit ecirctre speacutecifieacute quantifieacute et faire lrsquoobjet drsquoune autorisation preacutealable de lrsquoinstance compeacutetente

9 Les regravegles relatives aux faciliteacutes de payement

Toute faciliteacute de payement telle que carte de creacutedit au nom de lrsquoopeacuterateur ou ouverture de creacutedit doit faire lrsquoobjet drsquoune autorisation preacutealable et ecirctre soumise agrave un controcircle reacutegulier par le comptable ou le treacutesorier

Tout usage drsquoune faciliteacute de payement se fera exclusivement dans le cadre des deacutepenses autoriseacutees et srsquoaccompagnera des piegraveces justificatives

Le comptable ou le treacutesorier fera un rapport speacutecifique sur lrsquousage de ces faciliteacutes lors de la preacutesentation annuelle des comptes et bilan

10 Les regravegles relatives agrave lrsquousage de caisses drsquoargent liquide

Il ne peut y avoir qursquoune caisse par opeacuterateur et drsquoen limiter lrsquousage aux deacutepenses urgentes ne pouvant ecirctre payeacutees par virement bancaire8

Toute sortie de caisse doit faire lrsquoobjet drsquoun reccedilu signeacute par le beacuteneacuteficiaire et contresigneacute par le responsable de la caisse

11 Recommandation

Il convient drsquoeacuteviter le recours agrave des socieacuteteacutes commerciales directement ou indirectement lieacutees agrave une personne beacuteneacuteficiant de deacuteleacutegations de responsabiliteacute par lrsquoinstance compeacutetente de lrsquoopeacuterateur

12 Communication

Lrsquoopeacuterateur envoie copie signeacutee de la preacutesente charte agrave Monsieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral 44 bd

Leacuteopold II 1080 Bruxelles

8 Commentaire Ceci exclut les paiements par caisse de frais de deacuteplacement ou de repreacutesentation

2

1 Les organes de la Fondation et les eacutequipes

11 Le Conseil drsquoadministration


bull Dispose des pouvoirs les plus eacutetendus et exerce ceux qursquoil nrsquoa pas deacuteleacutegueacutes bull Repreacutesente la Fondation bull Accomplit tous les actes drsquoadministration ou de disposition bull Modifie les statuts bull Approuve les comptes annuels le budget et le plan strateacutegique bull Deacutesigne reacutevoque coopte ou deacutemissionne les administrateurs bull Deacutesigne les membres du Conseil de direction

12 Le Conseil de direction


bull Dispose de compeacutetences particuliegraveres deacuteleacutegueacutees par le CA agrave lrsquoexception de la gestion journaliegravere

bull Tient les comptes de la Fondation preacutepare les budgets et les comptes annuels bull Exeacutecute les deacutecisions prises par le Conseil drsquoadministration agrave lrsquoexception de celles qui ont

eacuteteacute deacutevolues agrave un autre organe ou agrave une autre personne

13 Le Preacutesident Dans les limites statutaires il

bull Preacuteside les Conseil drsquoadministration et de direction bull Convoque les dites instances bull Avec le Commissaire lrsquoadministrateur superviseur et le cas eacutecheacuteant drsquoautres

administrateurs repreacutesente la Fondation dans ses rapports avec lrsquoadministration ou toute personne de droit priveacute

bull Avec le Commissaire lrsquoadministrateur superviseur et le cas eacutecheacuteant drsquoautres administrateurs preacutepare les deacutecisions du conseil drsquoadministration

14 Le Treacutesorier Dans les limites statutaires il

bull Controcircle que le comptable a veacuterifieacute les contresignatures neacutecessaires avant toute liquidation

drsquoune deacutepense bull Controcircle tous les trois mois la comptabiliteacute et lrsquoeacutetat des engagements et des deacutepenses bull Fait rapport au Conseil lors de la preacutesentation du Bilan et des comptes bull Avec le Commissaire veacuterifie reacuteguliegraverement de la disponibiliteacute de liquiditeacutes suffisantes bull Veacuterifie les proceacutedures administratives en matiegravere de gestion du personnel (veacuterification de

lrsquoeacutetablissement de tous les documents requis par la leacutegislation sociale regraveglement de travail existence de conventions etc)

3




speacutecialement

4




















5



En outre















6










7




CHEFS DE PROJET


Equipe

Comptabiliteacute

Marcheacutes

Suivi analytique

Facturation

Technique

DIRECTRICE ADJOINTE

Marie Noble








Musique (JPD)




Cinema (PR)









Ville de Mons

ConseilCollegravege

Fondation Mons 2015




Commissaire

Yves Vasseur




Marie Noble

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bull Tourisme









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Groupe 6 Tourisme




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bull Comptable


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Bon de commande






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bull Commissaire






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6 Annexes

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Annexe 1








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Annexe 2















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11 Recommandation


12 Communication




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speacutecialement

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En outre















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CHEFS DE PROJET


Equipe

Comptabiliteacute

Marcheacutes

Suivi analytique

Facturation

Technique

DIRECTRICE ADJOINTE

Marie Noble








Musique (JPD)




Cinema (PR)









Ville de Mons

ConseilCollegravege

Fondation Mons 2015




Commissaire

Yves Vasseur




Marie Noble

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Annexe 1








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Annexe 2















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11 Recommandation


12 Communication




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CHEFS DE PROJET


Equipe

Comptabiliteacute

Marcheacutes

Suivi analytique

Facturation

Technique

DIRECTRICE ADJOINTE

Marie Noble








Musique (JPD)




Cinema (PR)









Ville de Mons

ConseilCollegravege

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Commissaire

Yves Vasseur




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Annexe 1








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11 Recommandation


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En outre















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CHEFS DE PROJET


Equipe

Comptabiliteacute

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Suivi analytique

Facturation

Technique

DIRECTRICE ADJOINTE

Marie Noble








Musique (JPD)




Cinema (PR)









Ville de Mons

ConseilCollegravege

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Yves Vasseur




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CHEFS DE PROJET


Equipe

Comptabiliteacute

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Suivi analytique

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Technique

DIRECTRICE ADJOINTE

Marie Noble








Musique (JPD)




Cinema (PR)









Ville de Mons

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Commissaire

Yves Vasseur




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12 Communication




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CHEFS DE PROJET


Equipe

Comptabiliteacute

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Suivi analytique

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Technique

DIRECTRICE ADJOINTE

Marie Noble








Musique (JPD)




Cinema (PR)









Ville de Mons

ConseilCollegravege

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Commissaire

Yves Vasseur




Marie Noble

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6 Annexes

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Annexe 1








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Avantage en nature












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- charte de la fondation mons 2015 – version consolidée suite au …€¦ · • fait rapport au...

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