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Centre d’échange pour la prévention des risques
biotechnologiques
Tutoriel sur l'enregistrement des informations
Centre d’échange pour la prévention des risques
biotechnologiques
Bienvenue à ce tutoriel sur la section Enregistrement d’information du Centre d’échange sur la prévention des
risques biotechnologiques.Dans cette section, vous apprendrez tout sur la création et la
gestion de l'information au BCH à travers son centre de gestion.
Tous les utilisateurs enregistrés du BCH peuvent soumettre des informations au Centre d'échange en fonction de leurs rôles spécifiques. L'information est présentée
au Centre d'échange par l'intermédiaire du Centre de gestion du BCH.
Afin d'accéder au Centre de gestion, cliquez sur le lien Enregistrement d’information de la barre verte de navigation horizontale.
Notez que seuls les utilisateurs enregistrés peuvent accéder au Centre de gestion et soumettre des informations
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Remplissez le champ adresse e-mail d'inscription avec l'adresse e-mail que vous avez utilisée pour votre inscription au BCH. Remplissez le champ Mot de passe
avec le mot de passe contenu dans le message automatique que vous avez reçu lors de votre inscription et cliquez ensuite sur le bouton Connexion.
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Si vous cochez la petite case marquée Connexion automatique à côté du champ adresse e-mail d'inscription, votre ordinateur garde en mémoire votre adresse e-
mail la prochaine fois que vous vous connectez au Centre de gestion.
Si vous ne possédez pas de compte d’utilisateur enregistré au BCH, vous pouvez en créer un en cliquant sur le liens Inscrivez-vous qui apparaissent en haut à droite
de toutes les pages du BCH et également sur la page de connexion.
Le lien Inscrivez-vous ouvre la Page principale des comptes d’utilisateurs où vous pouvez entrer vos coordonnées et cliquer ensuite sur le bouton Envoyez la
demande au bas de la page. Un message de bienvenue automatique contenant votre mot de passe du BCH sera envoyé à votre adresse email enregistrée.
Si vous avez déjà un compte BCH, mais vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur le lien Mot de passe oublié? Entrez l’adresse e-mail que vous avez
enregistrée. Un mot de passe temporaire vous sera envoyé à cette adresse.
Après que vous vous êtes inscrit au Centre de gestion, vous trouverez, sous la rubrique des Dossiers en attente de validation avant publication, tous les documents que vous devez examiner pour la complétude et l'exactitude avant leur validation et leur publication au BCH. Le processus de validation sera expliqué plus loin dans ce
tutorial.
En cliquant sur le lien Enregistrez un nouveau dossier dans le menu de gauche, les utilisateurs enregistrés peuvent soumettre des informations par l'intermédiaire du
Centre d'échange.
Le BCH comprend deux catégories d'informations: dossiers nationaux et dossiers de référence.
Tous les utilisateurs enregistrés peuvent soumettre des Dossiers de référence. Ces dossiers seront soumis à l’examen et la validation par le Secrétariat avant leur publication, y compris ceux soumis par les Points focaux nationaux du Centre
d'échange (BCH-PFN).
Des formulaires standard, également connu sous le nom de formats communs, pour l'enregistrement de l'information au BCH sont disponibles à la fois en ligne pour l'enregistrement direct et hors ligne pour téléchargement (en format MS Word).
Les utilisateurs du BCH sont encouragés à télécharger et utiliser les formats communs hors ligne pour rassembler et organiser leurs informations avant de
remplir les formulaires en ligne.
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L'information devrait être soumise en ligne par l'intermédiaire du Centre de gestion.Une fois que vous avez recueilli toutes les données requises, cliquez sur l'icône correspondant au format commun en ligne pour lequel vous souhaitez présenter
l'information.
Alternativement, les utilisateurs du BCH ayant un accès Internet limité peuvent compléter les formats communs hors ligne et les soumettre, dûment signés, au
Secrétariat, de préférence par e-mail, sinon par fax ou par courrier postal.
Les coordonnées du Secrétariat sont disponibles à partir du lienContactez-nous au coin en bas à gauche de toutes les pages du BCH.
La soumission des dossiers nationaux est limitée aux points focaux nationaux du (PFN-BCH) et utilisateurs nationaux autorisés (NAU).
La liste des formats communs des dossiers nationaux sur cette page sera vue uniquement par les PFN-BCH et les NAU.
Lorsqu‘ils sont soumis par des PFN-BCH, les dossiers nationaux sont immédiatement publiés. D'autre part, tous les registres nationaux soumis par des utilisateurs nationaux autorisés (NAU) seront transmis au PFN-BCH pour examen
afin d’en vérifier l'exhaustivité, l'exactitude et la validation avant publication.
À la différence des autres formats communs, les nominations des Points focaux nationaux peuvent être enregistrées uniquement par le Secrétariat après réception
des communications écrites officielles envoyées au Secrétaire exécutif et approuvées par les autorités compétentes.
Par conséquent, ce formulaire particulier est uniquement disponible comme un format commun hors ligne et ne peut être soumis en ligne.
Un lien, au lieu de l'icône d'inscription en ligne, fournit une note explicative décrivant quelles sont les autorités responsables de la nomination des différentes catégories
de Points Focaux Nationaux.
Lors de la création de nouveaux dossiers, les utilisateurs du BCH doivent s'assurer que leurs informations sont aussi précises et complètes que possible avant leur publication. Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque rouge. Les
dossiers qui n’ont pas toutes les informations obligatoires ne peuvent être publiés et les informations obligatoires manquantes seront soulignées une fois que le projet de
dossier aura été enregistré.
Tous les formats communs du BCH doivent être complétés dans au moins une des 6 langues officielles des Nations Unies (arabe, chinois, anglais, français, russe et
espagnol).
Veuillez noter que le bouton Préciser la langue qui apparaît en haut du formulaire d'inscription en ligne, permet également aux utilisateurs du BCH de choisir toute
autre langue pour soumettre leurs informations.
Les utilisateurs du BCH peuvent joindre des documents à leur dossier dans n'importe quelle langue. Toutefois, ils sont fortement encouragés à fournir des traductions de courtoisie des documents dans une ou plusieurs des 6 langues
officielles des Nations Unies, de préférence une qui est couramment utilisée au niveau international.
Le bouton Test, à la fois en haut et en bas du formait commun en ligne, permet aux utilisateurs BCH de revoir leur information telle qu'elle apparaît dans le dossier lors
de la publication.
La page Test indique également les champs obligatoires qui n'ont pas été complétés. Il est très important de revoir le dossier pour sa complétude et son
exactitude avant de le soumettre pour publication.
Le bouton Enregistrer les modifications, à la fois en haut et en bas du format commun en ligne, vous permet de soumettre le dossier à la publication ou de
l'enregistrer comme brouillon. Un brouillon enregistré sera alors disponible dans la section Modifier un dossier provisoire pour y acceder à une date ultérieure.
Le bouton Annuler, à la fois en haut et en bas du format commun en ligne, vous permet d'annuler les modifications que vous avez faites.
Dans de nombreux formats communs certains champs se réfèrent aux informations qui sont enregistrées dans d'autres catégories du BCH. Prenons comme exemple
les références à l‘organisme récepteur ou organismes parentaux qui sont requis lors de l'enregistrement d'un organisme vivant modifié.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Sélectionner une référence, vous pouvez sélectionner une référence existante dans la liste qui s'affiche.
Si la référence dont vous avez besoin n'est pas disponible dans la liste,vous pouvez Créer un nouveau dossier dans cette catégorie.
Dans ce cas, le nouveau Format commun en ligne apparaîtra sur l'écran au-dessus de celui qui était en cours d'édition et devra être achevé et publié avant qu'il ne soit
rendu disponible dans la liste déroulante de référence.
Pour cette raison, il est toujours recommandé de remplir tous les formats communs requis hors ligne en vue de recueillir les informations nécessaires avant de les
remplir dans les formats communs en ligne.
Quand vous complétez des formats communs hors ligne, des références à d'autres dossiers du BCH peuvent être fournies soit en tapant le numéro du dossier du BCH
ou, lorsque de nouveaux dossiers sont nécessaires, en attachant des formats communs supplémentaires pertinents.
Dans certains cas, en fonction de la réponse donnée, des questions différentes seront posées. Dans le format commun en ligne ces questions apparaîtront à l'écran.
Par exemple, dans le format commun en ligne pour la soumission de l'information sur le gène ou la séquence d'ADN, la section intitulée Caractéristiques de la séquence codante
de la protéine s'affiche seulement si l'option Séquence de codage de protéines est sélectionnée dans la question Catégorie de la séquence d'ADN.
.
De même, différentes sous-catégories de traits connexes ou d'utilisations en biotechnologie deviennent disponibles en fonction de la sélection faite en vertu de
traits connexes ou d'utilisations en biotechnologie.
Pour les formats communs hors ligne il y a un type de redirection similaire. Ceci est fait en indiquant la section à remplir suite à la réponse fournie.
Lorsque les documents électroniques doivent être rendus disponibles par des formats communs en ligne, vous pouvez joindre le document et/ou fournir une
adresse Internet (URL). Toutefois, vous êtes vivement encouragés à joindre le(s) document(s) pertinent (s), car les URL pourront changer à l'avenir.
Tous les formats communs fournissent un champ d’Informations complémentaires à la fin du dossier où vous pouvez ajouter du texte libre, indiquez une adresse Internet
(URL) et / ou joignez des fichiers supplémentaires (s).
Certaines catégories d'information, telles que les Autorités nationales compétentes, nécessitent une confirmation ou mise à jour un an après la date de soumission.
Après la date limite, on demandera à l'auteur du dossier de le confirmer ou le mettre à jour dans les 3 mois. Si cela n'a pas été fait à l'expiration de ce délai, le dossier
sera marqué comme «non confirmé ».
Dans certains cas, une période d'expiration est facultative et on demande à l'auteur, au moment de la soumission du dossier, d'indiquer si une confirmation ou une mise
à jour est nécessaire après deux ans.
Retour à la page principale du Centre de gestion, en cliquant sur le lien Modifier un dossier publié dans le menu à gauche, vous pouvez modifier ou supprimer tout enregistrement existant que vous avez déjà publié dans le BCH. Vous pouvez filtrer par types de dossiers afin d'identifier rapidement la catégorie de dossiers que vous souhaitez modifier / supprimer. Vous pouvez ensuite sélectionner le dossier spécifique et le modifier.
En cliquant sur le lien Modifier un dossier provisoire dans le menu de gauche, vous pouvez modifier ou supprimer tous les textes provisoires que vous avez
préalablement enregistrés. Tous les dossiers provisoires enregistrés sont disponibles sur cette page.
Tout comme la fonction Modifier un dossier publié, vous pouvez filtrer par types de dossiers afin d'identifier rapidement la catégorie du dossier provisoire que vous recherchez. Veuillez noter que les Dossiers nationaux provisoires enregistrés ici
peuvent être accédés par le PFN du BCH et toute NAU pour la modification et / ou la publication.
Vous pouvez accéder à votre profil dans la section Compte personnel qui contient vos coordonnées. Soyez sûr de mettre cette page à jour rapidement lorsqu’il y a des
changements dans vos coordonnées.
À partir des liens de la section Compte personnel vous pouvez égalementvérifier vos abonnements, modifier votre mot de passe ou
sortir du champ d'accès restreint du BCH.
Les points focaux nationaux du BCH ont également accès à une section administrative au Centre de gestion où ils peuvent désigner des utilisateurs
nationaux autorisés (NAU).
Dans la section Administration des PFN du BCH, le lien des Utilisateurs nationaux autorisés permet d'accéder à la page Gestion des NAU où une liste
des NAU enregistrés est accessible. Les nouveaux NAU peuvent être créés en cliquant sur le bouton Créer un compte.
L'ID du compte d’un nouveau utilisateur national autorisé doit être une adresse e-mail par laquelle le NAU peut être contacté. Actuellement, le système ne permet
pas aux PFN du BCH d’ajouter le rôle d'un utilisateur national autorisé à un compte utilisateur existant. Si cela est nécessaire, veuillez contacter le Secrétariat.
Les Utilisateurs nationaux autorisés peuvent être autorisés à soumettre soit tous les types de dossiers soit des catégories spécifiques, tels que des coordonnées, des
décisions et d’autres communications ou des lois et règlements.Dans la section Contrôle d'accès, sélectionnez un rôle pour le NAU du champs Rôles disponibles, cliquez sur l'icône flèche Ajouter pour déplacer le rôle dans le champs Rôles choisis et cliquez sur le bouton Enregistrer le profil en haut de la
page Profil d’utilisateur.
Le lien Administration de Nœuds nationaux fournit l'accès à un formulaire qui peut être utilisé pour demander l'interopérabilité entre les nœuds nationaux du BCH et le
Portail central du BCH. Veuillez contacter le Secrétariat pour de plus amples informations.
Afin de vous familiariser avec le BCH, et en particulier avec son Centre de gestion, vous êtes invités à visiter le Site de formation du Centre d'échange, lequel est une
copie miroir du BCH officiel et il est accessible via la rubrique Ressources.
Vous pouvez ouvrir une session sur le site de formation avec votre adresse email et votre mot de passe réguliers du Centre d'échange.
Les informations soumises au Site de formation n’apparaîtront pas ou ne changeront pas les informations du site officiel du BCH et elles ne seront pas
accessibles au public.
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