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APPEL À PROPOSITIONS – EACEA 40/2016
Programme Erasmus+
AC3 – Soutien à la réforme des politiques
Partenariats entre les établissements d’EFP et les entreprises sur la formation par le travail et l’apprentissage
GUIDE À L’INTENTION DES CANDIDATS
1. INTRODUCTION – CONTEXTE
Le présent appel à propositions est basé sur le règlement (UE) n° 1288/2013 établissant Erasmus+, le programme de l’Union pour l’éducation, la formation, la jeunesse et le sport pour la période comprise entre 2014 et 2020.
Sur la base du règlement, et en particulier de l’action clé n° 3, «Soutien à la réforme des politiques» [visée à l’article 6, paragraphe 2, point c), et énoncée également à l’article 9, paragraphe 1, point a)], la Commission européenne (la «Commission»), en coopération avec l’Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (l’«Agence»), lance un appel à propositions portant sur l’établissement ou le développement de partenariats entre les établissements d’EFP et les entreprises sur l’apprentissage1 et d’autres formes de formation par le travail2 dans l’enseignement et la formation professionnels (EFP). La Commission a confié à l’Agence la gestion du présent appel à propositions3.
L’enseignement et la formation professionnels sont susceptibles de réduire le niveau élevé de chômage des jeunes en Europe, de contribuer à la croissance en fournissant les compétences requises pour le marché du travail, de promouvoir une culture de l’éducation et de la formation tout au long de la vie, de lutter contre l’exclusion sociale et de promouvoir la citoyenneté active.
La contribution de l’apprentissage en situation de travail, partie intégrante de l’enseignement et la formation professionnels, au soutien de l’emploi des jeunes et de la compétitivité économique est largement reconnue. Les pays dotés de systèmes d’EFP solides et attrayants, et notamment ceux disposant de systèmes d’apprentissage bien établis, affichent généralement de meilleures performances en matière d’emploi des jeunes. De nombreux pays instaurent actuellement pour la première fois un système d’apprentissage ou réforment leur système existant. L’Union européenne (UE) soutient les États membres dans leurs efforts de réforme visant à obtenir des résultats concrets sur le terrain.
Les «Conclusions de Riga»4 adoptées lors de la réunion des ministres chargés de l’enseignement et de la formation professionnels, des partenaires sociaux européens et des représentants de la Commission européenne, le 22 juin 2015, comprennent cinq objectifs à moyen terme qui devront faire l’objet d’une attention particulière pendant la période 2015-2020. Le premier de ces objectifs consiste à «promouvoir la formation en milieu professionnel sous toutes ses formes, en accordant une attention particulière aux formations en apprentissage, en associant les partenaires sociaux, les entreprises, les chambres professionnelles et les organismes d’EFP, ainsi qu’en encourageant l’innovation et l’esprit d’entreprise».
La nouvelle stratégie pour les compétences pour l’Europe5 adoptée le10 juin 2016 est centrée sur l’amélioration des compétences. Dans le cadre de cette approche, les partenariats entre les établissements d’EFP et les entreprises sur l’apprentissage apporteront des avantages aux individus comme aux entreprises. Parmi ces avantages figurent une meilleure adéquation des compétences grâce à une plus grande maîtrise des programmes d’études, une productivité accrue, l’acquisition de nouvelles connaissances et expériences par les apprentis et un
1 Voir le Glossaire pour la définition2 Voir le Glossaire pour la définition3 Programme de travail annuel 2017 pour la mise en œuvre d’«Erasmus+»: le programme de l’Union pour l’éducation, la formation, la jeunesse et le sport4 http://ec.europa.eu/education/policy/vocational-policy/doc/2015-riga-conclusions_en.pdf5 http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=1223&langId=fr
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réservoir potentiel de nouvelle main-d’œuvre. Actuellement seul un quart des étudiants de l’enseignement secondaire supérieur professionnel participent à des programmes de formation par le travail, tandis que les programmes d’enseignement général et supérieur ne prévoient que rarement une expérience en milieu professionnel. Les partenariats EFP-entreprises peuvent exploiter ce potentiel.
Cet appel à propositions est proposé comme l’une des activités clés au titre du plan d’action de l’Alliance européenne pour l’apprentissage6 pour 2016.
En outre, le pacte européen pour la jeunesse7 mis en place à l’initiative du réseau européen pour la responsabilité sociale des entreprises (CSR Europe) avec le soutien de la Commission européenne, vise à créer 10 000 partenariats de qualité entre les entreprises et le monde éducatif d’ici la fin 2017.
Le groupe de travail Éducation et formation 2020 sur l’enseignement et la formation professionnels (2016-2018) dont l’objectif est de favoriser le développement professionnel des enseignants et formateurs de l’EFP, accorde un grande importance, parmi les priorités de sa mission8, aux partenariats entre les prestataires d’EFP et les entreprises.
L’appel à propositions devrait être considéré dans le contexte plus large du soutien ciblé à l’apprentissage au titre du programme Erasmus+. En 2014, l’accent à été mis sur l’engagement des autorités nationales en faveur de l’apprentissage, et en 2015, l’objectif a été de soutenir l’engagement des petites et moyennes entreprises dans l’apprentissage.
2. OBJECTIF – TYPE DE PARTENARIATS - ACTIVITÉS - RÉSULTATS ESCOMPTÉS
2.1. Objectifs
Au vu du taux élevé de chômage des jeunes et de l’inadéquation entre l’offre et la demande de compétences, le présent appel à propositions vise à établir un lien entre le monde de l’enseignement et celui de l’entreprise afin d’améliorer la pertinence de l’éducation et de la formation par rapport aux besoins du marché du travail, et de renforcer l’excellence.
Dans ce contexte, les candidats sont invités à soumettre leurs propositions sur des partenariats EFP-entreprises en vue de développer la formation par le travail et de contribuer ainsi à la mise en œuvre de l’objectif de Riga, à savoir, promouvoir la formation par le travail sous toutes ses formes, particulièrement par l’apprentissage.
Ces partenariats devraient favoriser l’implication des entreprises et des partenaires sociaux dans la conception et l’offre de l’EFP et permettre de disposer d’un solide volet de formation en milieu de travail dans l’EFP.
Cet appel vise également à améliorer la qualité de la formation par le travail et des postes d’apprentissage à travers la promotion de partenariats impliquant les entreprises, les prestataires d’EFP, ainsi que d’autres parties prenantes et organisations intermédiaires concernées, en vue de développer des approches plus durables, systématiques et pertinentes axées sur le transfert de connaissances et l’apprentissage à partir de modèles et pratiques bien établis.
L’accent est mis sur la dimension régionale et locale afin d’obtenir des résultats concrets et durables sur le terrain.
6 http://ec.europa.eu/apprenticeships-alliance 7 http://www.csreurope.org/pactforyouth8 http://ec.europa.eu/education/policy/strategic-framework/expert-groups/documents/et2020-mandates_en.pdf
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2.2. Type de partenariat
L’appel à propositions établit une distinction entre deux différents types de partenariat. Les propositions doivent donc être présentées pour l’un des deux lots suivants:
1. Partenariats locaux et régionaux (lot n° 1)
L’appel préconise des partenariats entre i) un prestataire d’EFP; ii) une petite, moyenne ou grande entreprise (publique ou privée) ou une chambre de commerce, d’industrie et d’artisanat, ou une autre organisation sectorielle/professionnelle; et iii) une autorité locale ou régionale.
Ces projets visent à renforcer les partenariats entre les établissements d’EFP et les entreprises sur la formation par le travail et l’apprentissage dans un contexte local ou régional.
Le partenariat doit comprendre une organisation d’employeurs et une organisation de travailleurs (partenaires sociaux) en qualité de partenaires associés.
2. Partenariats entre une organisation européenne de tutelle9 et ses membres ou affiliés nationaux (lot n° 2)
L’appel préconise aussi un nombre limité de projets réalisés par des organisations européennes de tutelle. Ces projets visent à soutenir des activités stratégiques et ciblées entre ces organisations de tutelle au niveau européen et leurs membres ou affiliés nationaux, en vue de renforcer les partenariats EFP-entreprises sur la formation par le travail et l’apprentissage dans un contexte local ou régional.
2.3. Activités
Dans les deux lots, les bénéficiaires doivent mettre en place de nouvelles structures de coopération sur des partenariats EFP-entreprises durables, en s’appuyant sur une évaluation des besoins en compétences et en tenant éventuellement compte d’une dimension sectorielle.
Les activités sont liées à des stratégies de coopération transfrontalière ou interrégionale, des stratégies de développement économique locales ou régionales, ou des stratégies macrorégionales.
Elles devraient entraîner le renforcement des capacités10, le transfert de connaissances et l’échange d’expériences, ou permettre un engagement plus systématique, ciblé et pérenne en faveur de l’amélioration quantitative et qualitative de l’offre d’apprentissage et de formation par le travail.
En outre, les bénéficiaires doivent s’engager dans deux des trois activités suivantes pour les deux lots:
concevoir et mettre en place des programmes d’études, des cours et des modules, et du matériel didactique sur la formation par le travail et l’apprentissage en fonction des besoins en compétences et conformément aux instruments de transparence européens (par exemple, CEC, CERAQ, ECVET), ainsi qu’en utilisant des technologies numériques et innovantes si nécessaire;
9 Voir le Glossaire pour la définition
10 Voir le Glossaire pour la définition.
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élaborer des structures de coopération efficaces entre les enseignants des établissements d’EFP et les formateurs en entreprise dans la perspective de l’offre de formation par le travail et de postes d’apprentissage;
instaurer et renforcer la formation par le travail et l’apprentissage dans l’enseignement et la formation professionnels de niveau supérieur11 en facilitant la coopération entre les prestataires d’EFP aux niveaux secondaire et supérieur et les entreprises, ainsi que la promotion de liens dans le domaine de la recherche avec les universités et les universités de sciences appliquées, afin de remédier aux pénuries de compétences et de favoriser l’excellence12.
11 L’offre d’EFP va au-delà de l’enseignement secondaire supérieur et couvre aussi le niveau post-secondaire non supérieur, mais également l’enseignement supérieur à condition que le programme d’études comprenne un important volet de formation par le travail.12 S’agissant de l’excellence dans l’EFP, consulter la communication de la Commission européenne «Repenser l’éducation» (2012) http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52012SC0375&from=EN
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3. CALENDRIER
Étapes Date et heure oupériode indicative
a) Publication de l’appel 18/10/2016
b) Date limite de dépôt des candidatures 17/01/2017 – 12:00 heures (CET)
c) Période d’évaluation 18/01/2016 – 30/04/2016
d) Information des candidats mai 2017
e) Signature de la convention de subvention juillet - septembre 2017
f) Date de début de l’action 01/09 -01/11 2017
4. BUDGET DISPONIBLE
Le budget total alloué au cofinancement de projets est estimé à un maximum de 6 millions d’euros (environ 4,5 millions d’euros pour le lot n° 1 et 1,5 million d’euros pour le lot n° 2).
Le montant de chaque subvention se situera entre 250 000 et 350 000 euros. L’Agence prévoit de financer une vingtaine de propositions (15 projets au maximum pour le lot n° 1, et cinq projets au maximum pour le lot n° 2).
L’Agence se réserve le droit de ne pas attribuer la totalité des fonds disponibles.
5. CONDITIONS D’ÉLIGIBILITÉ
Les candidatures doivent remplir les conditions suivantes:
- elles doivent être déposées en ligne au plus tard à la date limite de dépôt des candidatures indiquée à la section 3 du présent appel à propositions;
- elles doivent être soumises par écrit exclusivement au moyen du formulaire officiel adéquat de candidature en ligne;
- elles doivent être rédigées dans l’une des langues officielles de l’Union européenne.
Veuillez noter que seules les candidatures déposées en ligne à l’aide du formulaire électronique seront prises en considération.
Le formulaire de candidature doit être accompagné d’un budget équilibré et de tous les autres documents mentionnés dans ledit formulaire.
Le non-respect de ces exigences entraînera le rejet de la candidature.
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Pour soumettre une candidature, les candidats et les partenaires doivent indiquer leur code identifiant du participant (Participant Identification Code, PIC) dans le formulaire de candidature. Pour obtenir un PIC, l’organisation peut s’inscrire dans le système d’enregistrement unique (Unique Registration Facility, URF), accessible via le «portail des participants de l’éducation, de l’audiovisuel, de la culture, de la citoyenneté et du bénévolat». Le système d’enregistrement unique est un outil partagé avec les autres services de la Commission européenne. Si un candidat ou un partenaire possède déjà un PIC qui a été utilisé pour d’autres programmes (par exemple, les programmes de recherche), ce PIC est valable pour le présent appel à propositions.
Le portail des participants permet aux candidats et partenaires de saisir ou de mettre à jour les informations sur leur statut juridique et d’y enregistrer les documents juridiques et financiers demandés (voir section 14.2)
6. CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ
Les candidatures qui satisfont aux critères suivants feront l’objet d’une évaluation approfondie.
6.1. Candidats éligibles
L’appel d’offres est ouvert aux:
Lot n° 1:
Le candidat (coordonnateur de projet) doit être l’une des organisations suivantes:
- un prestataire d’EFP (au niveau de l’enseignement secondaire supérieur ou post-secondaire)
- une petite, moyenne ou grande entreprise (publique ou privée);
- une chambre d’industrie, de commerce et d’artisanat ou une organisation sectorielle/professionnelle pertinente similaire;
- une autorité locale ou régionale.
Le partenariat doit être composé d’au moins trois partenaires à part entière13 provenant d’au moins deux pays différents participant au programme Erasmus+.
Ces trois entités comprennent:
- un prestataire d’EFP,
- une autorité locale ou régionale,
- une petite, moyenne ou grande entreprise (publique ou privée) ou une chambre de commerce, d’industrie et d’artisanat, ou une organisation sectorielle/professionnelle.
En outre, le partenariat devrait comprendre au moins une organisation d’employeurs et une organisation de travailleurs (partenaires sociaux) en qualité de partenaires associés14. 13 Voir le Glossaire pour la définition.14 Voir le Glossaire pour la définition
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Lot n° 2:
Le candidat (coordinateur de projet) doit être une organisation européenne de tutelle ayant des membres ou des affiliés dans au moins 12 pays participant au programme Erasmus+, dont au moins six participent au projet en tant que partenaires.
Organisations participantes éligibles (partenaires)
Pour les lots n°1 et n°2:
- des autorités publiques locales et régionales;
- des partenaires sociaux (organisations d’employeurs et de travailleurs);
- des petites, moyennes ou grandes entreprises (publiques ou privées);
- des chambres d’industrie, de commerce et d’artisanat ou des organisations sectorielles/professionnelles pertinentes similaires;
- des services publics de l’emploi;
- des établissements d’EFP et des prestataires, agences et centres d’EFP (y compris au niveau post-secondaire);
- des organisations de jeunesse;
- des associations de parents;
- d’autres organes concernés.
Pour le lot n° 1 ou n° 2, seules les demandes émanant d’entités juridiques établies dans les pays suivants sont éligibles:
Les pays participant au programme Erasmus+:
– les 28 États membres de l’Union européenne,
– les pays de l’AELE/EEE: Islande, Liechtenstein et Norvège,
– les pays candidats à l’adhésion à l’UE: Albanie, ancienne République yougoslave de Macédoine, Monténégro, Serbie et Turquie.
Les propositions émanant de candidats établis dans les pays de l’AELE/EEE ou dans des pays candidats peuvent être retenues pour autant que, à la date d’attribution, des accords régissant les modalités de la participation de ces pays au programme aient été signés.
Les personnes physiques et les entreprises unipersonnelles ne sont pas éligibles.
Afin d’éviter le risque de double financement, le candidat doit indiquer dans la section correspondante du formulaire de candidature les sources et montants des financements dont il bénéficie ou a demandé à bénéficier au cours du même exercice pour le même projet ou pour tout autre projet, y compris les subventions de fonctionnement.
6.2. Activités éligibles
Veuillez vous reporter aux activités éligibles décrites à la section 2.3.
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Les activités doivent débuter entre le 1er septembre 2017 et le 1er novembre 2017.
La durée des projets sera de 24 mois. Les candidatures relatives à des projets prévus pour une durée inférieure ou supérieure à celle spécifiée dans le présent appel à propositions ne seront pas acceptées.
Aucune extension de la période d’admissibilité au-delà de cette durée maximale ne sera accordée. Toutefois, si après la signature de la convention et le début du projet, le bénéficiaire se trouve dans l’impossibilité d’achever le projet dans le délai imparti, pour des raisons pleinement justifiées et indépendantes de sa volonté, une prolongation de la période d’éligibilité pourra être accordée. Une prolongation maximale de 6 (six) mois sera accordée à condition qu’elle soit sollicitée avant la date limite précisée dans la convention. La durée maximale sera alors portée à 30 mois. Le montant total de la subvention accordée ne sera pas modifié.
Seules les demandes répondant aux critères d’éligibilité seront prises en considération pour l’attribution d’une subvention. Si une candidature est jugée inéligible, une lettre en indiquant les raisons sera adressée au candidat.
7. CRITÈRES D’EXCLUSION
7.1. Exclusion de la participation
Un candidat sera exclu de la participation aux appels à propositions s’il se trouve dans l’une des situations suivantes:
a) il est en état de faillite, fait l’objet d’une procédure d’insolvabilité ou de liquidation, ses biens sont administrés par un liquidateur ou sont placés sous administration judiciaire, il a conclu un concordat préventif, il se trouve en état de cessation d’activités, ou dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature prévue par les législations ou réglementations nationales;
b) il a été établi par un jugement définitif ou une décision administrative définitive que le candidat n’a pas respecté ses obligations relatives au paiement des impôts ou des cotisations de sécurité sociale selon le droit du pays où il est établi, celui du pays de l’ordonnateur ou celui du pays où la subvention doit être mise en œuvre;
c) il a été établi par un jugement définitif ou une décision administrative définitive que le candidat a commis une faute professionnelle grave en ayant violé des dispositions législatives ou réglementaires applicables ou des normes de déontologie de la profession à laquelle il appartient, ou en ayant adopté une conduite fautive qui a une incidence sur sa crédibilité professionnelle, dès lors que cette conduite dénote une intention fautive ou une négligence grave, notamment l’une des conduites suivantes:
(i) présentation frauduleuse ou par négligence de fausse déclaration en fournissant les renseignements exigés pour la vérification de l’absence de motifs d’exclusion ou le respect des critères de sélection, ou dans l’exécution d’un marché, d’une convention de subvention ou d’une décision de subvention;
(ii) conclusion d’un accord avec d’autres personnes en vue de fausser la concurrence;
(iii) violation de droits de propriété intellectuelle;
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(iv) tentative d’influer sur le processus décisionnel de l’Agence lors de la procédure d’adjudication;
(v)tentative d’obtenir des informations confidentielles susceptibles de lui donner un avantage indu lors de la procédure d’adjudication;
d) il a été établi par un jugement définitif que le candidat est coupable de l’un des faits suivants:
(i) fraude, au sens de l’article 1{239}er{240} de la convention relative à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes, établie par l’acte du Conseil du 26 juillet 1995;
(ii) corruption, telle qu’elle est définie à l’article 3 de la convention relative à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires des Communautés européennes ou des fonctionnaires des États membres de l’UE, établie par l’acte du Conseil du 26 mai 1997, et à l’article 2, paragraphe 1, de la décision-cadre 2003/568/JAI du Conseil, ou telle qu’elle est définie dans les dispositions légales du pays de l’ordonnateur, du pays où le candidat est établi ou de celui où la subvention doit être mise en œuvre;
(iii) participation à une organisation criminelle, telle qu’elle est définie à l’article 2 de la décision-cadre 2008/841/JAI du Conseil;
(iv) blanchiment de capitaux ou financement du terrorisme, tels qu’ils sont définis à l’article 1{241}er{242} de la directive 2005/60/CE du Parlement européen et du Conseil;
(v) infraction terroriste ou infraction liée à des activités terroristes, telles qu’elles sont définies respectivement à l’article 1{243}er{244} et à l’article 3 de la décision-cadre 2002/475/JAI du Conseil, ou incitation à commettre une infraction, complicité ou tentative d’infraction, telles qu’elles sont visées à l’article 4 de ladite décision;
(vi) travail des enfants ou autres formes de traite des êtres humains, tels qu’ils sont définis à l’article 2 de la directive 2011/36/UE du Parlement européen et du Conseil;
e) il a gravement manqué à des obligations essentielles dans l’exécution d’un marché, d’une convention de subvention ou d’une décision de subvention financés par le budget de l’Union, ce qui a conduit à leur résiliation anticipée ou à l’application de dommages-intérêts forfaitaires ou d’autres pénalités contractuelles, ou ces faits ont été découverts à la suite de contrôles, d’audits ou d’enquêtes effectués par un ordonnateur, l’OLAF ou la Cour des comptes;
f) il a été établi par un jugement définitif ou une décision administrative définitive que le candidat a commis une irrégularité au sens de l’article 1{245}er{246}, paragraphe 2, du règlement (CE, Euratom) n° 2988/95 du Conseil;
g) en l’absence de jugement définitif ou, le cas échéant, de décision administrative définitive, le candidat se trouve dans l’un des cas visés aux points c) à f) ci-dessus, notamment sur la base des éléments suivants:
i. les faits établis dans le cadre d’audits ou d’enquêtes menés par la Cour des comptes, l’OLAF ou le service d’audit interne, ou de tout autre contrôle, audit ou vérification effectués sous la responsabilité d’un ordonnateur d’une institution de l’UE, d’un office européen, d’une agence ou d’un organe de l’UE;
ii. les décisions administratives non définitives, y compris le cas échéant les mesures disciplinaires prises par l’organe de surveillance compétent chargé de vérifier l’application des normes de déontologie professionnelle;
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iii. les décisions de la BCE, de la BEI, du Fonds européen d’investissement ou d’organisations internationales;
iv. les décisions de la Commission relatives à la violation des règles de l’Union dans le domaine de la concurrence ou les décisions d’une autorité nationale compétente concernant la violation du droit de l’Union ou du droit national en matière de concurrence;
v. les décisions d’exclusion de l’ordonnateur d’une institution de l’UE, d’un office européen, d’une agence ou d’un organe de l’UE;
h) lorsqu’une personne qui est membre de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance dudit candidat ou qui détient des pouvoirs de représentation, de décision ou de contrôle à l’égard de ce candidat (directeur de l’entreprise, membre des organes de direction ou de surveillance, ou détenteur de la majorité des actions) se trouve dans une ou plusieurs des situations visées aux points c) à f) ci-dessus;
i) lorsqu’une personne physique ou morale qui répond indéfiniment des dettes dudit candidat se trouve dans une ou plusieurs des situations visées aux points a) ou b) ci-dessus.
Si un candidat se trouve dans l’une des situations d’exclusion précédemment énumérées, il doit indiquer les mesures qu’il a prises pour remédier à cette situation, démontrant ainsi sa fiabilité. Ces mesures peuvent être prises au niveau technique ou dans les domaines de l’organisation et du personnel afin d’éviter la répétition d’une telle situation; elles peuvent aussi inclure la réparation des dommages ou le paiement d’amendes. Ceci ne s’applique pas aux situations visées au point d) de cette section.
Dans les cas visés aux points c) à f) ci-dessus, en l’absence de jugement définitif ou, le cas échéant, de décision administrative définitive, l’Agence peut exclure un candidat, à titre temporaire, de la participation à un appel à propositions si cette participation constitue une menace grave et imminente pour les intérêts financiers de l’Union.
7.2. Rejet de la procédure d’adjudication
Le candidat ne se verra pas attribuer de subvention pour cette procédure:
(a) s’il se trouve dans une situation d’exclusion visée à la section 7.1 ci-dessus;
(b) s’il a présenté de fausses déclarations en ce qui concerne les informations exigées pour participer à la procédure ou n’a pas communiqué ces informations;
(c) s’il a déjà participé à la préparation d’un appel à propositions, lorsque cela entraîne une distorsion de concurrence qui ne peut être corrigée autrement.
Les mêmes critères d’exclusion s’appliquent aux entités affiliées.
L’exclusion de cette procédure et des sanctions administratives (exclusion ou sanction financière) peuvent être infligées aux candidats ou entités affiliées le cas échéant, si l’une des déclarations ou informations transmises et requises dans le cadre de la participation à cette procédure se révélait fausse.
Les candidats doivent être informés que l’Agence peut publier sur son site web les informations suivantes, qui ont trait à l’exclusion et, le cas échéant, à la sanction financière pour les cas visés aux points c), d), e) et f) de la section 7.115:
15 Ces informations ne seront pas publiées dans l’une des circonstances suivantes:(a) lorsqu’il est nécessaire de préserver la confidentialité d’une enquête ou d’une procédure judiciaire nationale;
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(a) le nom du candidat concerné;
(b) la situation d’exclusion;
(c) la durée de l’exclusion et/ou le montant de la sanction financière.
En cas de qualification juridique préliminaire (c’est-à-dire en l’absence de jugement définitif ou de décision administrative définitive), la publication précisera qu’il n’y a pas de jugement définitif ni de décision administrative définitive. En pareil cas, il y a lieu de publier sans tarder les informations relatives à d’éventuels recours du candidat, à leur état d’avancement et à leur issue, ainsi qu’à une éventuelle révision de la décision par l’ordonnateur. Lorsqu’une sanction financière a été infligée, les informations publiées précisent aussi si le montant prévu par cette sanction a été versé.
La décision de publier les informations est prise par l’Agence, à la suite du jugement définitif, de la décision administrative définitive ou de la qualification juridique préliminaire en cause, selon le cas. Cette décision prend effet trois mois après sa notification à l’opérateur économique.
Les informations publiées sont retirées dès que l’exclusion a pris fin. En cas de sanction financière, les informations publiées sont retirées six mois après le paiement de cette sanction.
Conformément au règlement (CE) n° 45/2001, lorsqu’il s’agit de données à caractère personnel, l’Agence informe le candidat des droits dont il dispose en vertu des règles applicables régissant la protection des données et des procédures disponibles pour l’exercice de ces droits.
7.3. Pièces justificatives
Les candidats doivent signer une déclaration sur l’honneur attestant qu’ils ne se trouvent pas dans l’une des situations visées aux sections 7.1 et 7.2 ci-dessus; ils doivent remplir le formulaire prévu à cet effet, qui est joint au formulaire de candidature accompagnant l’appel à propositions. Le cas échéant, les pièces justificatives concernées, qui illustrent de manière adéquate toute mesure corrective prise, doivent être jointes en annexe à cette déclaration.
La déclaration est accessible sur la page: https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/ka3-%E2%80%93-vet-business-partnerships-work-based-learning-and-apprenticeships_en
Les pièces justificatives suivantes seront demandées une fois que le projet aura été proposé pour un financement. Ces documents ne peuvent pas être joints au formulaire de candidature en ligne et ne sont pas demandés au stade de la candidature:
- pour une entité privée: extrait du journal officiel, copie des statuts, extrait du registre de commerce ou des associations, certificat d’assujettissement à la TVA (si, comme c’est le cas dans certains pays, le numéro du registre de commerce et le numéro de TVA sont identiques, un seul des deux documents suffit);
(b) lorsque la publication des informations causerait un dommage disproportionné au candidat concerné ou serait à d’autres égards disproportionnée, compte tenu des critères de proportionnalité et du montant de la sanction financière;(c) lorsqu’une personne physique est concernée, sauf si la publication de données à caractère personnel est justifiée à titre exceptionnel, notamment par la gravité de la conduite ou son incidence sur les intérêts financiers de l’Union. En pareil cas, la décision de publier les informations prend dûment en considération le droit au respect de la vie privée et d’autres droits prévus par le règlement (CE) n° 45/2001.
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- pour une entité publique: copie de la résolution ou de la décision établissant l’entreprise publique ou autre document officiel établissant l’entité de droit public;
- pour un consortium: en plus des pièces justificatives concernant leur statut juridique, les membres du consortium doivent soumettre une lettre confirmant leur participation au projet;
- pour une entité sans personnalité juridique: documents prouvant que son représentant (ou ses représentants) a (ont) la capacité de prendre des engagements juridiques pour son compte.
8. CRITÈRES DE SÉLECTION
Les candidats doivent présenter une déclaration sur l’honneur, complétée et signée, attestant leur capacité financière et opérationnelle à mener à bien les activités proposées.
8.1. Capacité financière
Les candidats doivent disposer de sources de financement stables et suffisantes pour maintenir leur activité durant toute la période d’exécution de l’action ou durant l’année pour laquelle la subvention est accordée et pour participer à son financement. La capacité financière des candidats sera évaluée sur la base des pièces justificatives suivantes, qui seront jointes à la candidature:
a) Subventions de faible valeur (≤ 60 000 euros):
- une déclaration sur l’honneur.
b) Subventions d’une valeur supérieure à 60 000 euros:
- une déclaration sur l’honneur
- les états financiers (y compris le bilan, le compte de profits et pertes et les annexes) des deux derniers exercices financiers16 pour lesquels les comptes ont été clôturés;
- le formulaire de capacité financière joint au formulaire de candidature, complété avec les données comptables légales pertinentes, afin de calculer les ratios indiqués dans le formulaire.
c) Subventions pour une action > 750 000 euros ou subventions de fonctionnement > 100 000 euros ou contrats cadres de partenariat (CCP), en plus de ce qui précède:
- un rapport d’audit établi par un contrôleur des comptes externe agréé certifiant les comptes pour le dernier exercice financier disponible.
En cas de candidature groupée (consortium), les seuils visés aux points a) et b) sont applicables au coordinateur tandis que les seuils visés au point c) sont applicables à chaque candidat.
Si, sur la base des documents produits, l’ordonnateur estime que la capacité financière n’est pas satisfaisante, il peut:16 Sur la base d’une analyse des risques de l’action, l’ordonnateur responsable déterminera si ces informations sont requises uniquement pour le ou les deux derniers exercices financiers pour lesquels les comptes ont été clôturés.
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- demander un complément d’information;
- proposer une convention de subvention sans verser de préfinancement;
- proposer une convention de subvention avec un préfinancement échelonné;
- proposer une convention de subvention assortie d’un préfinancement couvert par une garantie bancaire (voir la section 11.4 ci-dessous);
- le cas échéant, exiger la responsabilité financière solidaire de l’ensemble des cobénéficiaires;
- rejeter la candidature.
8.2. Capacité opérationnelle
Les candidats doivent posséder les compétences professionnelles et les qualifications adéquates nécessaires à la réalisation de l’action proposée. À cet égard, les candidats doivent fournir une déclaration sur l’honneur et, si la demande de subvention dépasse 60 000 euros, les pièces justificatives suivantes:
- la description du profil des personnes responsables au premier chef de la gestion et de la mise en œuvre de l’opération (accompagnée le cas échéant, comme dans le domaine de la recherche et de l’éducation, d’une liste de publications pertinentes) au sein de chaque institution partenaire;
- une liste exhaustive des projets et activités toujours en cours ou effectués antérieurement et liés aux objectifs de l’appel à propositions;
9. CRITÈRES D’ATTRIBUTION
Les candidatures éligibles feront l’objet d’une évaluation pour les deux lots au regard des critères suivants:
Critères Note
1 Pertinence du projet (seuil minimal 16 points) …/30 points
la proposition contribue à la réalisation des objectifs européens sur la promotion de la formation par le travail sous toutes ses formes, et particulièrement par l’apprentissage, en renforçant les partenariats EFP-entreprises;
les objectifs de la proposition s’appuient sur une solide analyse des problèmes et des besoins, sont clairement définis et réalistes, et abordent des questions pertinentes pour les partenariats sur la formation par le travail et l’apprentissage;
les résultats escomptés sont indiqués et correspondent aux objectifs de l’appel à propositions;
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la proposition répond aux problèmes et besoins de compétences aux niveaux régional et local, en tenant compte des stratégies de développement économique locales ou régionales, ou des stratégies macrorégionales, et décrit clairement les mesures visant à traiter ces questions.
2 Qualité de la conception et de la mise en œuvre du projet (seuil minimal 13 points)
…./25 points
la clarté, l’exhaustivité et la qualité du programme de travail, qui comprendra les phases nécessaires à la préparation, à la mise en œuvre, au suivi, à l’évaluation et à la diffusion;
la cohérence entre les activités prévues, les résultats escomptés et les objectifs du projet;
l’existence et la pertinence des mesures de contrôle de la qualité, afin de garantir une mise en œuvre du projet de haute qualité, terminée à temps et dans le respect du budget;
le budget indique un bon rapport coût-efficacité et un bon rapport qualité-prix.
3 Qualité du consortium du projet et des modalités de coopération (seuil minimal 13 points)
…/25 points
le projet implique une combinaison appropriée d’organisations participantes présentant le profil, l’expérience et l’expertise nécessaires pour mener à bien tous les aspects du projet. la répartition des responsabilités et des tâches illustre l’engagement et la contribution active de toutes les organisations participantes;
l’existence de mécanismes efficaces de coordination et de communication entre les organisations participantes, ainsi qu’avec tous les autres acteurs concernés en dehors du partenariat.
4 Impact et diffusion (seuil minimal 11 points) …/20 points
l’impact potentiel sur les groupes cibles concernés et, parmi les partenaires participants, sur la mise en place de partenariats EFP-entreprises plus systématiques, ciblés et durables en vue d’instaurer ou d’améliorer la formation par le travail et l’apprentissage aux niveaux local et régional;
la qualité des mesures d’évaluation des résultats du projet susceptibles de contribuer au final à l’employabilité et l’inclusion sociale des jeunes;
la qualité de la stratégie de mise en œuvre visant à assurer la pérennité du projet: la capacité de celui-ci à prolonger son impact et à produire des résultats lorsque la subvention de l’UE
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aura été utilisée.
Total …/100 points
Total % …%
Les propositions doivent atteindre le seuil minimal de 60 points (sur 100 points au total), y compris le seuil minimal nécessaire pour chacun des quatre critères d’attribution.
10. DISPOSITIONS JURIDIQUES
En cas de subvention accordée par l’Agence, une convention de subvention établie en euros et précisant les conditions et le niveau de financement sera envoyée au bénéficiaire, ainsi que la procédure afin de formaliser les obligations des parties.
Convention:
les deux exemplaires de la convention originale doivent être d’abord signés par le bénéficiaire pour le compte du consortium et renvoyés immédiatement à l’Agence. L’Agence est la dernière partie signataire.
Veuillez noter que l’octroi d’une subvention ne confère aucun droit pour les années suivantes.
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11. DISPOSITIONS FINANCIÈRES
11.1. Principes généraux
a) Non-cumul
Une même action ne peut recevoir qu’une seule subvention du budget de l’UE.
En aucun cas, les mêmes coûts ne peuvent être financés deux fois par le budget de l’Union. Afin de garantir le respect de cette disposition, les candidats indiquent sur le formulaire de candidature les sources et montants des financements de l’Union dont ils bénéficient ou demandent à bénéficier pour la même action, une partie de ladite action ou son fonctionnement au cours du même exercice, ainsi que tout autre financement dont ils bénéficient ou demandent à bénéficier pour la même action.
b) Non-rétroactivité
La subvention rétroactive d’actions déjà achevées est exclue.
La subvention d’actions déjà entamées ne peut être octroyée que dans les cas où le candidat peut démontrer la nécessité de commencer l’action avant la signature de la convention.
Dans ces cas, les dépenses éligibles à un financement ne pourront être engagées avant la date de dépôt de la demande de subvention.
c) Cofinancement
Le cofinancement signifie que les ressources nécessaires pour exécuter l’action ne peuvent pas provenir entièrement de la subvention de l’Union.
Le cofinancement de l’action peut prendre les formes suivantes:
ressources propres du bénéficiaire,
recettes provenant de l’action,
contributions financières provenant de tiers.
d) Budget équilibré
Le budget prévisionnel de l’action doit être joint au formulaire de candidature. Ses recettes et ses dépenses doivent être équilibrées.
Le budget doit être libellé en euros.
e) Contrats de mise en œuvre/sous-traitance
Lorsque la réalisation de l’action exige l’attribution de marchés publics (contrats de mise en œuvre), la sous-traitance (c’est-à-dire l’externalisation de tâches ou d’activités spécifiques faisant partie de l’action définie dans la proposition et qui ne peuvent pas être effectuées par le bénéficiaire) doit répondre aux conditions applicables à tout contrat de mise en œuvre:
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- les entités, en leur qualité de pouvoirs adjudicateurs au sens de la directive 2004/18/CE17 ou d’entités adjudicatrices au sens de la directive 2004/17/CE18, observent les règles nationales en vigueur en matière de passation de marchés publics.
- elle doit être justifiée au regard de la nature de l’action et des mesures nécessaires à sa réalisation;
- les conditions applicables aux bénéficiaires aux termes de l’article II, paragraphe 7, sont également applicables au sous-traitant;
- tout recours à la sous-traitance, s’il n’est pas clairement prévu à l’annexe I et dans le budget estimatif figurant à l’annexe III, est communiqué par le bénéficiaire et approuvé par l’Agence sans préjudice des dispositions de l’article II, paragraphe 12.2, et devrait faire l’objet d’une demande dans le cas où il a un impact sur les objectifs/activités/résultats du projet;
- la tierce partie à laquelle est confiée la sous-traitance ne peut pas être employée par le cobénéficiaire;
- les coûts devraient être calculés sur la base d’une estimation vérifiable ou, si le sous-traitant est identifié, sur la base d’une offre. L’estimation/l’offre inclura tous les coûts (par exemple, frais de personnel, frais de voyage, etc.);
- tous les coûts directement liés à la sous-traitance doivent être déclarés sous la ligne budgétaire concernant la sous-traitance durant la phase finale, quelle que soit la nature des coûts concernés (par exemple, honoraires, frais de voyage et de séjour des sous-traitants, etc.) et tous les coûts devraient être inclus et précisés dans un contrat qui doit être signé avec le sous-traitant;
- attribuer le marché au soumissionnaire qui propose le meilleur rapport qualité-prix;
- respecter les principes de transparence et d’égalité de traitement des contractants potentiels;
- éviter tout conflit d’intérêts;
- clairement documenter la mise en concurrence et conserver tous les documents en cas d’audit;
- la sous-traitance peut seulement porter sur la mise en œuvre d’une partie limitée de l’action et les activités essentielles du projet ne peuvent pas être sous-traitées.
Si le marché dépasse 60 000 EUR, le bénéficiaire doit se conformer aux règles spéciales visées dans le modèle de convention de subvention (conditions spéciales, article I, paragraphe 10.1):
- le bénéficiaire doit fournir au moins trois offres concurrentielles.
Les activités essentielles qui ne peuvent pas être sous-traitées comprennent:
▪ la gestion et l’administration générale du projet;
▪ la coordination et le pilotage des activités du projet;
▪ l’élaboration des rapports destinés à la Commission; 17 Directive 2004/18/CE relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services.18 Directive 2004/17/CE portant coordination des procédures de passation des marchés dans les secteurs de l’eau, de l’énergie, des transports et des services postaux.
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▪ l’élaboration des rapports à l’intention de l’Agence exécutive sur les questions administratives;
▪ les contacts avec les organes nationaux compétents.
Un contrat de sous-traitance doit au moins indiquer:
▪ la référence à l’appel d’offres et à l’offre
▪ la référence à l’action de l’UE
▪ la date de début/de fin
▪ les tâches à mettre en œuvre selon un calendrier particulier
▪ la valeur du contrat (salaires et coûts accessoires)
▪ les modalités de paiement (montant ou pourcentage, et les livrables à produire; droit applicable en cas de conflit, etc.)
▪ la date de signature du marché.
N.B.: Lorsque les règles de votre institution vous contraignent à travailler avec un fournisseur unique pour chaque mission dans le but d’obtenir les conditions économiques les plus raisonnables, cette situation est acceptable à condition de pouvoir prouver qu’une procédure de passation de marchés a été lancée pour choisir ce sous-traitant «in tempore non suspecto» (c’est-à-dire contrat cadre existant).
Exemples de pièces justificatives qui peuvent être demandées à l’appui de ces coûts:
▪ cahier des charges/spécifications de l’appel d’offres, le cas échéant
▪ demande de prix avec référence au projet, à l’activité et au délai pour répondre
▪ offre de prix reçue datée et signée
▪ rapport du comité d’évaluation
▪ décision d’attribution
▪ contrats et factures. Les factures en rapport avec les services doivent mentionner la date ou les dates auxquelles les services ont été dispensés. Frais de voyage et d’hébergement, le cas échéant, documents attestant que les paiements ont été effectués et qu’ils sont enregistrés dans la comptabilité.
Remarque: le bénéficiaire reste pleinement responsable vis-à-vis de l’Agence d’assurer la conformité aux obligations découlant de la convention de subvention.
f) Soutien financier à des tiers
Les candidatures ne peuvent pas prévoir l’apport d’un soutien financier à des tiers.
11.2. Formes de financement
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Les subventions financées par le remboursement des coûts éligibles en combinaison avec un taux forfaitaire couvrant les frais généraux sont calculées sur la base d’un budget prévisionnel détaillé, indiquant clairement les coûts qui sont éligibles à un financement de l’UE.
Montant maximal demandé
La contribution financière de l’UE ne peut excéder un taux maximal de cofinancement de 80% des coûts éligibles.
Par conséquent, une partie des dépenses totales éligibles prises en compte dans le budget prévisionnel doit être financée à partir de sources autres que la subvention de l’Union.
Le montant de la subvention ne peut excéder les coûts éligibles ni le montant demandé. Les montants sont indiqués en euros.
Le fait que l’Agence exécutive accepte une demande ne signifie pas qu’elle s’engage à octroyer une subvention égale au montant demandé par le bénéficiaire.
Dispositions générales relatives à l’éligibilité des coûts
Pour être considérés comme éligibles, les coûts du projet doivent répondre aux critères généraux suivants:
ils sont encourus par les bénéficiaires explicitement mentionnés à l’annexe IV (liste des bénéficiaires);
ils sont encourus durant la période de mise en œuvre du projet telle que précisée dans la convention de subvention (article I, paragraphe 2.2). Les activités menées avant ou après la période spécifiée dans une convention de subvention ne sont pas éligibles pour un financement, à l’exception des coûts relatifs aux rapports finaux et aux certificats d’audit (type I ou II, comme exigé dans la convention de subvention). Les coûts relatifs aux rapports finaux peuvent être interprétés au sens large, c’est-à-dire ne couvrant pas uniquement les coûts directement liés à la production de ces rapports. Ces coûts sont indiqués dans le budget prévisionnel global de l’action et encourus après la réalisation de l’action mais avant la soumission du rapport final. Ils ne pourront pas être remboursés s’ils ne sont pas déclarés dans l’état financier final sur la base duquel le montant final de la subvention est déterminé;
ils sont nécessaires à la réalisation de l’action qui fait l’objet de la subvention; Tous les coûts doivent être encourus dans le cadre de l’action comme décrit à l’annexe I;
ils sont mentionnés dans le budget prévisionnel global de l’action figurant à l’annexe III. Par conséquent, lorsque le montant final de la subvention est déterminé, la base des coûts éligibles ne peut pas inclure des coûts qui ne figuraient pas dans le budget prévisionnel, sauf si une modification au budget prévisionnel initial a été adoptée. Toutefois, si le bénéficiaire ne communique pas les informations pertinentes au moment
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de la candidature, il peut toujours demander l’approbation de l’Agence alors que l’action est en cours. Cette condition s’applique également aux marchés que le bénéficiaire doit conclure avec des tiers aux fins de la mise en œuvre de tâches faisant partie de l’action (voir également l’article II, paragraphe 10, de la convention de subvention);
ils sont nécessaires à la réalisation du projet; Ces coûts doivent être essentiels à l’exécution de l’opération en question et ne seraient pas encourus si l’action n’était pas menée à bien;
ils sont identifiables et vérifiables, étant notamment inscrits dans la comptabilité du bénéficiaire et déterminés conformément aux normes comptables applicables du pays dans lequel le bénéficiaire est établi, ainsi qu’aux pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de comptabilité analytique [les documents non officiels (par exemple, les déclarations sur l’honneur) ne sont pas acceptables comme pièces justificatives];
ils satisfont aux dispositions de la législation fiscale et sociale applicable. Cette disposition vise à garantir que le financement de l’UE n’est pas destiné à des coûts qui iraient à l’encontre du droit national;
ils sont raisonnables, justifiés, et respectent les exigences de bonne gestion financière19, notamment en ce qui concerne l’économie et l’efficience. Une mise en correspondance pertinente des coûts estimés et des réalisations escomptées est essentielle en termes de bonne gestion financière: le bénéficiaire doit être en mesure de justifier les ressources mobilisées pour atteindre les buts fixés conformément aux objectifs de la convention de subvention. Cela devrait être analysé en mettant en perspective l’annexe technique et la demande de paiement.
Les mêmes critères s’appliquent aux entités affiliées.
11.3. Catégories de coûts directs éligibles
Les coûts directs éligibles du projet sont les coûts qui peuvent être identifiés comme étant des coûts spécifiques directement liés à sa réalisation et pouvant donc faire l’objet d’une imputation directe (compte tenu des conditions d’éligibilité définies ci-dessus).
Frais de personnel
Sont pris en considération les frais liés aux catégories de personnel suivantes:
le personnel travaillant au titre d’un contrat de travail conclu avec le bénéficiaire (ou un acte de nomination équivalent) et affecté à l’action, s’il y a lieu, à condition que ces
19 Les coûts seront définis conformément au principe de bonne gestion financière, à savoir conformément aux principes d’économie, d’efficience et d’efficacité. Le principe d’économie veut que les coûts soient définis en temps utile, dans les quantités et qualités appropriées, et au meilleur prix. Le principe d’efficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus. Le principe d’efficacité vise la réalisation des objectifs spécifiques fixés et l’obtention des résultats escomptés.
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coûts soient conformes à la politique de rémunération habituelle du bénéficiaire;
le personnel temporaire, recruté via une agence externe spécialisée;
les personnes physiques travaillant dans le cadre d’un contrat conclu avec le bénéficiaire - autre qu’un contrat de travail - ou qui sont détachées auprès du bénéficiaire par une tierce partie contre paiement, pour autant que les conditions suivantes soient remplies:
(i) la personne physique travaille sous les instructions du bénéficiaire et, sauf dispositions contraires convenues avec ce dernier, dans les locaux du bénéficiaire;
(ii) le résultat du travail appartient au bénéficiaire, et;
(iii) les frais ne sont pas significativement différents de ceux du personnel effectuant les mêmes tâches au titre d’un contrat de travail établi avec le bénéficiaire.
Les frais de personnel ne peuvent être imputés au projet que dans la mesure où ils correspondent au temps effectif consacré au projet. Les membres du personnel du bénéficiaire ne sont pas autorisés à agir en qualité de sous-traitants dans le cadre du projet car cela constituerait clairement un conflit d’intérêts (voir l’article II, paragraphe 4 et paragraphe 10 de la convention du subvention).
Les frais de personnel doivent être ventilés selon quatre catégories:
catégorie 1: gestionnaire
catégorie 2: chercheur, enseignant, formateur
catégorie 3: personnel technique
catégorie 4: personnel administratif
Les candidats doivent évaluer les frais de personnel sur la base des salaires journaliers réels - correspondant à la politique de rémunération habituelle du candidat - augmentés des charges sociales et des autres coûts statutaires inclus dans la rémunération, en respectant le principe de non lucrativité qui s’applique aux subventions de l’UE.
Les coûts non statutaires comme les primes, les voitures de location, les dépenses générales, les incitations ou la participation aux bénéfices seront exclus. La politique salariale du candidat est la même pour tous les membres du personnel: l’utilisation d’une grille salariale avec des taux distinctifs entre les personnels travaillant sur un projet de l’UE, et ceux affectés aux autres activités du candidat, n’est pas acceptable. Cela signifie que les frais de personnel imputés à un projet qui reçoit une subvention de l’UE ne doivent pas être exagérés, et qu’ils restent alignés sur la politique de rémunération habituelle du candidat. Si elle a des raisons de croire que les frais de personnel ne sont pas conformes à la politique habituelle du candidat
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(c’est-à-dire utilisation des plafonds tarifaires de la Commission plutôt que des coûts réels par jour), l’Agence peut demander des éléments de preuve sur ce point. En cas d’application de taux journaliers ad hoc aux projets de l’UE, les coûts seront considérés comme inéligibles. La véracité de ces coûts pourra également faire l’objet d’un audit.
Les résultats de récents audits/contrôles ex-post et de vérifications ex ante montrent que les irrégularités des rapports financiers sont principalement dues à des erreurs de calcul des frais de personnel, ainsi qu’à l’absence de systèmes d’enregistrement du temps ou l’inaptitude de ces systèmes à fournir des données précises et fiables sur le temps effectivement consacré au projet.
Afin de réduire ce type d’erreurs, les explications suivantes visent à fournir des conseils aux bénéficiaires sur des systèmes d’enregistrement du temps acceptables (et les pièces justificatives correspondantes) et sur l’approche recommandée pour calculer les frais de personnel éligibles.
Compte tenu des week-ends, jours fériés et autres jours de congés, le nombre total de jours productifs pour tout membre du personnel ne devrait normalement pas dépasser 220 à 240 jours par an au maximum, ou 22 jours par mois. Bien évidemment, il existe des exceptions et la véracité des données sur le nombre de jours réellement travaillés sur une année devrait être vérifiée au moyen d’éléments probants (contrats de travail, bulletins de salaire annuels, méthode de calcul fournie par le bénéficiaire, etc.) en vue d’établir les frais réels par jour du personnel affecté à l’action.
Les documents suivants peuvent être également pris en compte: les contrats, les fiches de pointage, les déclarations fiscales des personnes et de l’organisation, les statuts de la société, les organigrammes, les obligations de compte rendu, les règlement intérieur, la correspondance entre l’organisation et les personnes, le bordereau de paie et les comptes de l’organisation.
Les frais de personnel doivent être calculés sur la base de la rémunération ou du salaire brut réel plus les charges sociales obligatoires et tous les autres coûts statutaires inclus dans la rémunération.
Si un membre du personnel travaille à temps plein pour le candidat, mais qu’il est affecté au projet seulement à temps partiel, seule la partie correspondante de son salaire constitue un coût éligible pour le projet. Ce montant ne peut pas dépasser le coût brut journalier/horaire pour l’employeur20 multiplié par le nombre de jours/d’heures travaillés pour le projet. Dans ce cas, le temps que chaque employé consacre à travailler sur le projet, est enregistré à l’aide d’une fiche de pointage ou d’un système d’enregistrement du temps équivalent, mis en place et certifié par l’employeur.
Les salaires (honoraires) du personnel non permanent (personnel recruté spécifiquement pour le projet) peuvent être imputés au projet si la personne ou les personnes concernées 20 Ces taux doivent correspondre à la politique habituelle de rémunération de l’organisation. L’exagération des taux ou l’établissement de contrats distincts spécifiques sont considérés comme inacceptables et risquent d’entrainer la non prise en compte de la totalité des coûts lors de la détermination du montant final éligible de la subvention.
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travaillent pour le candidat dans le cadre d’un contrat établissant un lien explicite entre la personne et le projet, à condition que cette pratique soit conforme à la législation nationale applicable. Le contrat doit faire spécifiquement référence au projet et indiquer les tâches qui doivent être effectuées par le personnel, la durée de l’emploi, le temps alloué au projet et le taux de rémunération correspondant (mensuel/journalier/horaire). Le temps consacré au projet est consigné régulièrement au moyen de fiches de pointage ou d’un système équivalent d’enregistrement du temps, établi et certifié régulièrement par l’employeur.
Les frais de personnel doivent être évalués sur la base du salaire/des honoraires journaliers réels du personnel employé/intérimaire multipliés par le nombre de jours qu’il est prévu de consacrer au projet.
La méthode de calcul du candidat et la base du prorata utilisée (par exemple, 100 %, 50 %) doivent être clairement indiquées pour chaque membre du personnel dans le rapport final et dans les fiches de pointage justifiant le nombre de jours consacrés au projet.
Veuillez noter que les heures de travail en dehors des horaires normaux (par exemple, le week-end), une augmentation substantielle du nombre de jours de travail et/ou un changement significatif au niveau des catégories entre le rapport final et le budget initial de la candidature, sont autant d’éléments qui doivent être dûment justifiés; l’Agence pourra exiger des informations supplémentaires à leur égard.
Méthodologie
Il est demandé au bénéficiaire d’utiliser la méthode suivante pour le calcul des frais de personnel à déclarer à l’Agence:
Le calcul des frais de personnel doit être basé sur le salaire brut annuel (tenant compte des charges sociales et autres coûts statutaires), divisé par le nombre total réel d’unités de temps de travail productif par an: le résultat obtenu est ensuite multiplié par le temps de travail réel consacré au projet faisant l’objet de la subvention.
(Salaire brut annuel + charges sociales + coûts statutaires)
Xjours/heures effectivement consacrés
à l’action(nombre total réel de jours/d’heures de travail productif par an)
Où :
Salaire brut annuel + charges sociales = coûts réellement payés par le bénéficiaire dans le délai d’un an, incluant: le salaire, les taxes, les cotisations de l’employeur à la sécurité sociale nationale, etc.
Temps productif annuel réel total = nombre total d’heures ou de jours travaillés dans le délai d’un an.
Le calcul du total annuel d’heures ou de jours productifs doit se faire comme suit:
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1 Nombre total de jours d’une année 365/366
2 Moins les week-ends A compléter
3 Moins les jours fériés
4 Moins les jours de congés annuels réellement pris
5 Moins les autres éléments statutaires
6 Plus les autres éléments statutaires
= Nombre total de jours productifs dans l’année
Veuillez noter que tout le temps consacré à la mise en œuvre des activités est considéré comme du temps de travail productif et ne doit pas être déduit.
Notez également que les congés de maternité et de longue maladie ne peuvent pas être imputés à la subvention. De surcroît, tous les montants correspondant à ces absences de longue durée doivent être déduits du montant nominal «salaire brut annuel + charges sociales», autrement dit, le montant «salaire brut annuel + charges sociales» ne doit indiquer que le salaire pour la période pendant laquelle le membre du personnel concerné n’était pas en congé maternité/maladie de longue durée.
Heures/jours effectifs consacrés au projet faisant l’objet de la subvention = temps travaillé en heures ou en jours aux fins de la subvention.
Cela doit être clairement étayé par les fiches de pointage (voir les dispositions sur le système d’enregistrement du temps ci-dessous).
Les régimes de retraite individuels et complémentaires (non statutaires) et/ou assurances maladie ne font pas partie des coûts éligibles, ni les voitures de société, les primes et autres avantages accessoires similaires. Il en va de même en ce qui concerne les dividendes ou la participation au bénéfice.
Le calcul ci-dessus doit être basé sur les documents réglementaires tels que les contrats de travail, les relevés et le bordereau des salaires annuels, de façon à assurer la traçabilité des montants pris en compte pour le calcul des frais de personnel annuels et faciliter leur vérification.
Pour les projets qui s’étendent sur plusieurs années, le calcul des coûts salariaux liés au projet doit être fait séparément pour chaque année, en utilisant la même approche expliquée ci-dessus.
Systèmes d’enregistrement du temps
Pour les motifs évoqués ci-dessus et afin de disposer d’éléments de preuve clairs du travail accompli, le bénéficiaire doit mettre en place un système d’enregistrement du temps qui respecte au moins les règles suivantes:
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La fiche de pointage par employé (papier et/ou électronique) doit comprendre au moins les informations suivantes:
le numéro de référence du projet (numéro de la convention de subvention); le nom de l’employé; la fiche de pointage, quelle que soit la base temporelle (quotidienne, hebdomadaire,
mensuelle), doit permettre à l’Agence d’identifier précisément les heures travaillées par jour (ainsi que les jours consacrés au projet) et de vérifier le taux réel par unité de temps appliqué. Une fiche générale indiquant par exemple un nombre «x» d’heures consacrées au projet par mois n’est pas acceptée comme pièce justificative;
le nombre d’unités de temps (jours ou heures, ou éventuellement l’unité de temps utilisée dans le budget annexé à la convention de subvention) consacrées au travail sur le projet durant la période de la fiche de pointage;
le nombre d’unités de temps (jours ou heures) consacrées au travail sur d’autres projets faisant l’objet d’une subvention/activités;
le nombre total d’unités (jours ou heures) travaillées; la description détaillée des tâches effectuées pour le projet; la date et la signature de l’employé; la date et la signature du chef de projet.
Le temps consacré au projet doit être enregistré rapidement et régulièrement, en général chaque jour (les fiches de pointage établies rétroactivement ne sont pas acceptées comme pièces justificatives). La fiche de pointage remplie pour un mois donné doit être signée par l’employé et rapidement approuvée par le responsable hiérarchique – idéalement au cours de la première semaine du mois suivant. Si le nombre d’heures consacrées aux activités du projet est enregistré uniquement sous forme électronique, veuillez prévoir d’imprimer un rapport une fois par mois sur lequel l’employé et son supérieur hiérarchique apposeront leur signature officielle.
Il est vivement recommandé de consigner par écrit la description de la procédure d’enregistrement du temps dans la perspective des références ultérieures.
Exemples de pièces justificatives qui doivent être fournies sur demande (liste non exhaustive):
les documents expliquant la politique interne sur les salaires et le calcul du barème journalier (base du prorata dans le cas des travailleurs à temps partiel). Par politique interne, on entend la politique qui était en place avant la mise en œuvre du projet et utilisée pour tous les membres du personnel, qu’ils travaillent ou non pour le projet de l’UE;
les fiches de pointage signées à la fois par le travailleur et le responsable de l’organisation, mentionnant le nom, la fonction et les tâches remplies, la référence aux activités du plan de travail, le nombre d’heures par jour ou de jours par mois alloués au projet et exécutés et les jours de l’exécution ;
les contrats de travail, indiquant le type de contrat, la date de début (et la date de fin, le cas échéant), la fonction et les tâches, le salaire mensuel, le temps de travail respectif des membres du personnel, le pourcentage de leur temps alloué à l’action avec le taux horaire/journalier;
les actes de nomination équivalents (le cas échéant); le bordereau officiel des salaires qui permet de vérifier le nombre de jours travaillés
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sur un an et les montants payés, ainsi que les charges sociales dûment payées; la preuve que les salaires et les cotisations de sécurité sociale inscrits dans la
comptabilité ont été payés par le bénéficiaire aux autorités, les bulletins de salaire mensuels et la déclaration annuelle des salaires couvrant la période d’éligibilité;
l’enregistrement dans le système comptable et la comptabilité des salaires du bénéficiaire;
la méthode de calcul des taux horaire et/ou journalier, y compris tous les éléments statutaires pour établir le salaire réel.
En outre, pour toute personne physique travaillant dans le cadre d’un contrat conclu avec le bénéficiaire, autre qu’un contrat de travail: personne recrutée directement par le bénéficiaire, ou indirectement via une agence extérieure, exclusivement pour la mise en œuvre de l’action, et qui n’est pas enregistrée dans la comptabilité des salaires de l’organisation:
le contrat spécifique relatif à l’action, avec la description des tâches, la référence de l’action, la durée du contrat, le temps qui sera consacré à l’action, le taux horaire/journalier. Le contrat doit clairement indiquer si la personne travaille ou non dans les locaux du bénéficiaire, et mentionner que cette personne travaille sous les instructions du bénéficiaire et que le résultat du travail appartient au bénéficiaire;
les factures où figurent le nom de la personne, les tâches accomplies, les dates des jours travaillés, le nombre d’heures travaillées et le prix par heure/jour;
Note: les coûts ne peuvent pas être nettement différents de ceux du personnel réalisant les mêmes tâches dans le cadre d’un contrat de travail avec le bénéficiaire. Ce point particulier peut être vérifié par l’Agence, et la différence de coût peut être considérée comme une dépense démesurée ou inconsidérée.
Veuillez noter que ces documents doivent être conservés pour une durée de cinq ans après le versement du paiement final.
À noter également:Les frais liés à la rémunération peuvent être considérés comme éligibles uniquement pour les personnes qui effectuent réellement la tâche/l’activité; en cas de remplacement pour maladie, congé de longue durée ou toute indisponibilité imprévue, les frais ne peuvent pas être couverts à la fois pour le remplaçant et pour le titulaire de l’activité. Les frais de personnel ne peuvent pas être couverts deux fois (pour une tâche effectuée par une personne remplaçant une autre personne en congé de longue durée, par exemple). Seuls les frais de la personne qui travaille réellement peuvent être couverts.
Frais de voyage et de séjour (du personnel participant au projet uniquement)
Frais de voyage
Les frais de voyage du personnel participant au projet sont considérés comme éligibles à condition qu’ils soient raisonnables, justifiés et qu’ils respectent le principe de bonne gestion financière, notamment en termes d’économie et d’efficience, et pour autant qu’ils soient conformes aux pratiques habituelles du bénéficiaire en la matière. Pour prévenir toute exagération des coûts de voyage, la convention de subvention précise que les frais de voyage sont considérés comme éligibles à condition qu’ils soient conformes au pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de frais de voyage. Le remboursement est calculé dans ce cas sur la
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base des coûts réels payés par le bénéficiaire. Par exemple, si le bénéficiaire paie une indemnité forfaitaire à son personnel, celle-ci peut être remboursée à condition que les montants payés par le bénéficiaire soient inscrits dans les comptes du projet.
Seuls les frais de voyage directement liés au projet et concernant des activités spécifiques et clairement identifiables peuvent être couverts. Le bénéficiaire doit choisir le moyen de transport le moins cher (par exemple, il devra utiliser des billets APEX pour les trajets en avion et profiter des tarifs réduits. Dans le cas contraire, il devra fournir une justification détaillée).
Les frais de voyage doivent inclure tous les coûts et tous les moyens nécessaires pour se rendre du lieu de départ au lieu de destination21 et inversement. Ils peuvent comprendre les droits de visa, l’assurance de voyage et les frais d’annulation.
Les frais de voyage pour les personnes ne faisant pas partie du personnel doivent être déclarés dans les sections relatives aux frais de sous-traitance (pour les personnes intervenant en tant que sous-traitants) et aux autres coûts (pour les experts ou les personnes impliquées dans les activités d’un projet mais ne faisant pas partie des organisations mentionnées dans le contrat).
Il est obligatoire de prévoir dans le budget la participation aux réunions organisées par l’Agence; deux représentants du coordinateur (ou d’autres bénéficiaires si nécessaire) doivent participer à deux réunions par an au maximum.
Les frais de transport en véhicule privé (voitures personnelles ou de société), s’ils sont justifiés et que leur montant n’est pas excessif, doivent être déclarés conformément aux règles internes de l’organisation;
Exemples de pièces justificatives à fournir sur demande:
les billets (d’avion, de train, de bus, etc.) et factures (d’hôtels, de restaurants, d’agence de voyage);
la carte d’embarquement; pour les voyages en voiture: une déclaration indiquant la ville de départ, la ville de
destination, la méthode de calcul avec le tarif unitaire, le nombre d’unités, les dates et les noms et les activités concernées;
la liste des participants dûment signée avec l’activité/l’objet du voyage, les dates, les noms et les fonctions des participants au projet clairement identifiés;
les justificatifs attestant que les paiements ont été effectués par le bénéficiaire et qu’ils sont enregistrés dans la comptabilité.
Frais de séjour
Les frais de séjour du personnel participant au projet sont éligibles sous cette ligne budgétaire. Le remboursement repose sur les règles internes existant dans l’organisation du bénéficiaire et/ou sur la base des frais réels (remboursement des factures). Seuls les frais de voyage directement liés au projet et concernant des activités spécifiques et clairement identifiables peuvent être couverts. Pour de plus amples informations sur l’imputation des frais de séjour pour les personnes ne faisant pas partie du personnel, veuillez vous reporter aux sections «Autres coûts directs» et/ou «Frais de sous-traitance».21 Dans les cas exceptionnels où il n’y a pas de services de transport public, il peut s’avérer nécessaire de prendre un taxi. Si plusieurs personnes prennent le même taxi, une seul course sera facturée.
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Les frais de séjour (couvrant le logement, les repas, le transport local sur le lieu de la mission et frais divers) sont éligibles à hauteur des montants réellement dépensés. Il est donc très important de conserver toutes les pièces justificatives. Elles peuvent être demandées par l’Agence avant le paiement final, mais doivent dans tous les cas être tenues à disposition dans l’éventualité d’un audit/contrôle ex-post. Pour être considérés comme éligibles, ces frais doivent être raisonnables, conformes aux prix locaux et exclusivement liés au projet.
Si le bénéficiaire paie une indemnité forfaitaire à son personnel pour couvrir ses frais de séjour, celle-ci peut être remboursée à condition que les montants payés par le bénéficiaire soient inscrits dans les comptes du projet et qu’ils soient conformes aux pratiques habituelles du bénéficiaire en la matière.
Le paiement en espèces d’indemnités journalières est à éviter à moins de pouvoir démontrer en le justifiant par des documents comptables que ce paiement est clairement identifié et enregistré dans les comptes officiels du bénéficiaire.
Le nombre de jours qui peuvent être couverts correspond au nombre de jours d’évènement/de conférence/de réunion. Un jour complet inclut normalement la nuitée. Dans des cas dûment justifiés, une indemnité journalière complète peut être accordée sans nuitée, une réduction proportionnelle étant appliquée pour le logement.
Les taux des frais de séjour couvrent le logement, les repas et tous les frais de transport local (mais pas les frais de transport local occasionnés pour se rendre du lieu de départ au lieu de destination).
Si le logement, les repas et les frais de transport local sont pris en charge par un tiers, une réduction proportionnelle doit être appliquée.
Dans les deux cas, des documents attestant de la présence et du logement temporaire peuvent être demandés afin de justifier les coûts déclarés.
Dans ces limites, le remboursement des frais de séjour peut se faire sur la base des coûts réels ou des indemnités journalières conformément aux pratiques habituelles du bénéficiaire en la matière.
Si un repas ou un diner commun est donné lors d’une manifestation sur le projet à l’intention de ses participants et que ces frais sont imputés séparément au projet, les règles suivantes seront applicables:
Les éléments de coût correspondants doivent être déclarés sous «Autres frais directs» et les données détaillées sur les destinataires doivent toujours être indiquées.
La politique sur les frais de séjour doit être la même pour tous les membres du personnel: l’utilisation d’une grille avec des taux distinctifs entre les personnels travaillant sur un projet de l’UE, et ceux affectés aux autres activités du candidat, n’est pas acceptable. Si elle a des raisons de croire que les coûts ne sont pas conformes à la politique habituelle du candidat, l’Agence peut demander des éléments de preuve sur ce point. En cas d’application de taux de séjour ad hoc aux projets de l’UE, les coûts seront considérés comme inéligibles. La véracité de ces coûts pourra faire l’objet d’un audit.
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Exemples de pièces justificatives à fournir sur demande
la liste des participants dûment signée avec l’activité/l’objet du voyage, les dates, les noms et les fonctions de chacun des participants à l’action (par exemple, bénéficiaire, expert, bénévole, etc.) clairement identifiés;
les factures d’hôtel; les règles internes définissant les modalités de remboursement des frais de séjour
conformément aux pratiques habituelles du bénéficiaire.
Veuillez noter que les frais d’hébergement du personnel local - c’est-à-dire des personnes de l’organisation participante, ne seront pas couverts si cette organisation est située dans la ville où la réunion/l’évènement a lieu.
Autres coûts
Cette ligne budgétaire représente les coûts directement liés à la mise en œuvre du projet. Pour chaque coût relevant de cette catégorie, une description claire doit être consignée. Les termes «pouvant être identifié(s)/identifiable(s)» et «alloué(s) à l’action» sont extrêmement importants afin d’éviter un double financement par le biais des coûts indirects. D’autres coûts directs, qui ne sont pas couverts par les catégories de coûts indiquées ci-dessus, peuvent être couverts, à condition qu’ils soient:
nécessaires pour la mise en œuvre de l’action; raisonnables; entièrement documentés et clairement détaillés dans la demande; non mentionnés sous une autre ligne ou un autre poste.
Exemples de coûts relevant de cette catégorie:
publications, diffusion et évaluation: (par exemple, diffusion d’informations, évaluation spécifique de projet, audits, traductions, reproduction, site web, etc.) (coûts ponctuels);
conférences et séminaires: la réalisation d’actions spécifiques ou de produits/résultats du projet, par exemple, l’organisation de séminaires par l’équipe de projet (lorsque le séminaire est prévu en tant que produit/résultat et que les coûts liés à cette tâche sont facilement identifiables), la rédaction «en interne» de procès-verbaux d’un séminaire, la réalisation d’une vidéo, l’achat de consommables liés aux produits. Il ne faut pas inclure les frais de voyage et de séjour du personnel (qui relèvent de «Frais de voyage et de séjour»);
communiqués de presse et publicité d’évènements spécifiques au projet (coûts ponctuels);
achat de droits d’auteur et d’autres droits de propriété intellectuelle (DPI); location de salles pour les activités liées au projet (mais non l’utilisation des propres
locaux du coordinateur de projet/bénéficiaire); achat de supports d’information spécifiques et importants pour la mise en œuvre du
projet (livres, études, données électroniques); frais de conférence; frais d’inscription aux réunions; location de locaux d’exposition; droits de propriété intellectuelle liés à la publication de matériels sur le projet, par
exemple, CD-ROM;
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frais de restauration pour une réunion ou tout autre évènement (lorsque les bénéficiaires ne sont pas membres de l’organisation du contractant ou de ses partenaires);
frais de services financiers (frais de garantie bancaire, etc.); coûts d’audit (conformément à la convention de subvention); coûts liés au rapport d’observations factuelles concernant le rapport financier, exigé
par la convention de subvention.
Lorsque les frais de voyage et/ou de séjour sont remboursés à des tiers (experts, orateurs, intervenants, etc.), les frais réels sont applicables.
Si les activités liées à la publication, la diffusion, aux conférences et séminaires sont sous-traitées, les coûts doivent être déclarés sous la ligne budgétaire relative à la sous-traitance (les règles en matière de marchés publics sont applicables).
Exemples de pièces justificatives nécessaires:
les contrats et factures; les justificatifs attestant que les paiements ont été effectués par le bénéficiaire et qu’ils
sont enregistrés dans sa comptabilité.
À noter également:Tous les coûts liés à l’administration de l’action (c’est-à-dire consommables, fournitures, photocopies, téléphone, accès à internet, papier, etc.) ne sont pas éligibles sous cette catégorie. Ils sont couverts par les coûts indirects.
Coûts indirects éligibles
Dans le cadre des subventions à une action, les coûts indirects éligibles sont des coûts qui ne peuvent pas être identifiés comme étant des coûts spécifiques de l’action directement liés à sa réalisation et pouvant faire l’objet d’une imputation directe, mais qui sont encourus par le bénéficiaire en rapport avec les coûts directs éligibles de l’action. Ils ne peuvent inclure des coûts qui peuvent être identifiés ou déclarés comme étant des coûts directs éligibles.
Les coûts indirects éligibles représentent des coûts qui:
ne peuvent être identifiés comme des coûts spécifiques de l’action directement liés à sa réalisation;
ne peuvent pas faire l’objet d’une imputation directe, mais sont encourus par le bénéficiaire en rapport avec les coûts directs éligible de l’action.
L’Agence impose un financement forfaitaire, plafonné à 7 % du montant total des coûts directs éligibles de l’action, représentant les frais administratifs généraux du bénéficiaire pouvant être considérés comme affectés à l’action. De fait, dans le cas de bénéficiaires participant à une action faisant l’objet d’une subvention et bénéficiant déjà d’une subvention de fonctionnement, les coûts indirects ne peuvent pas être financés deux fois. Cela simplifie la gestion des subventions tant pour le bénéficiaire que pour l’Agence, puisque les pièces justificatives ne sont pas demandées. Le pourcentage de financement appliqué aux coûts indirects doit être spécifié dans la convention de subvention.
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Les coûts indirects ne sont pas éligibles dans le cadre d’une subvention à une action octroyée à un bénéficiaire qui reçoit déjà une subvention de la Commission durant la période d’éligibilité en référence.
Exemples de coûts indirects:
le coût des équipements liés à l’administration du projet (PC, ordinateurs portables, etc.);
les frais de communication (envois postaux, télécopie, téléphone, accès à internet, messagerie, etc.);
les frais d’infrastructure (location, électricité, etc.) relatifs aux locaux où le projet est réalisé;
les fournitures de bureau; les photocopies.
Ce pourcentage ne peut pas être modifié une fois que le budget est approuvé et aucun transfert entre lignes budgétaires n’est autorisé.
11.4. Enregistrement opportun des coûts
Les dépenses doivent être enregistrées dans le système comptable sur la base des pièces justificatives appropriées au moment où les coûts sont encourus. Les documents créés après la période durant laquelle les coûts ont été encourus, seront déclarés inéligibles (par exemple, une déclaration de coûts encourus en 2016, créée/datée en 2017).
11.5. Coûts non éligibles
Les types de coûts suivants ne peuvent en aucun cas être considérés comme éligibles:
la rémunération du capital et les dividendes versés par un bénéficiaire; la dettes et frais afférents au service de la dette; les provisions pour pertes ou créances, les intérêts dus; les créances douteuses; les pertes de change; les frais imputés par la banque d’un bénéficiaire sur les virements réalisés par
l’Agence, les coûts déclarés par le bénéficiaire et couverts par une autre action ou un autre
programme de travail bénéficiant d’une subvention financée par le budget de l’Union; les dépenses démesurées ou inconsidérées; les contributions en nature faites par des tiers; la TVA déductible.
Pour de plus amples informations sur les coûts liés aux virements bancaires, veuillez voir l’article II, paragraphe 24.11, de la convention de subvention.
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Les coûts qui pourraient être considérés comme éligibles selon les critères définis en détail à la section 11.2, deviennent inéligibles s’ils ne sont pas étayés par les justificatifs comptables appropriés. De surcroît, les documents internes ne sont pas acceptés comme des pièces justificatives valables.
11.6. Calcul du montant final de la subvention et documents justificatifs
Le montant final de la subvention qui sera attribuée au bénéficiaire est établi une fois l’action terminée, après:
approbation d’une demande de paiement accompagnée d’un rapport final fournissant des détails sur la mise en œuvre et les résultats de l’action;
décompte financier final des coûts éligibles, y compris les recettes, depuis le début de l’action (recettes provenant de l’action et toutes les contributions financières provenant de tiers);
vérification de la réalisation des activités et/ou de la production des éléments livrables prévus dans la candidature;
soumission des éléments probants exigés par la convention de subvention (certificats d’audit, prélèvement de preuves comptables, etc.).
Sur la base d’une analyse financière prenant seulement en considération les coûts éligibles tels que définis ci-dessus, le montant final de la subvention de l’Union est calculé conformément au tableau ci-dessous:
A Contribution maximale de l’UE (prévue par la convention de subvention)
B Subvention de l’UE demandée (dans le rapport final)
C Pourcentage de financement (dans la convention de subvention)
D Total des dépenses déclarées
E Total des coûts inéligibles (avec des explications détaillées, le cas échéant)
F Total des dépenses éligibles (D-E)
G Dépenses éligibles * %age de financement de la convention de subvention ( F*C)
H Subvention finale de l’UE (le niveau le plus faible de A, B, G)
I Total du (ou des) préfinancement(s) déjà versé(s)
J Intérêt ou autre revenu perçu
K Paiement du solde final (ou ordre de recouvrement) conduisant au paiement ( H-I-J)
En fonction de la valeur de la subvention, les pièces suivantes doivent être soumises en plus de celles susmentionnées:
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a) Dans le cas de subventions pour une action d’une valeur de plus de 60 000 euros, mais inférieure à 750 000 euros, le bénéficiaire devra remettre, à l’appui de l’état financier final, un «rapport d’observations factuelles concernant le rapport financier final – Type I» conformément aux instructions figurant dans la section «Procédure d’audit de type I» à l’adresse: http://eacea.ec.europa.eu/a-propos-de-l-eacea/registre-des-documents_fr
b) Dans le cas de subventions pour une action d’une valeur supérieure à 750 000 euros, le bénéficiaire devra remettre, à l’appui de l’état financier final, un «rapport d’observations factuelles concernant le rapport financier final - Type II» conformément aux instructions figurant dans la «Procédure d’audit de type II» à l’adresse: http://eacea.ec.europa.eu/a-propos-de-l-eacea/registre-des-documents_fr
L’utilisation du modèle de rapport établi par les «notes d’orientation» est obligatoire.La soumission d’un rapport approprié (rapport d’observations factuelles concernant le rapport financier final) n’empêche pas l’Agence de demander des pièces justificatives supplémentaires concernant l’élément déclencheur à l’origine des coûts et prouvant le lien direct avec les jours de travail du personnel éligibles.
11.7. Règle du non-profit
Les subventions de l’Union ne peuvent avoir pour finalité ou effet de générer un quelconque bénéfice dans le cadre de l’action du bénéficiaire. Le profit se définit comme un excédent des recettes par rapport aux coûts éligibles supportés par le bénéficiaire, lorsque la demande de paiement du solde est soumise. À cet égard, lorsqu’un profit est réalisé, l’Agence a le droit de recouvrer un pourcentage du profit correspondant à la contribution de l’Union aux coûts éligibles réellement engagés par le bénéficiaire pour réaliser l’action.
Cette règle ne s’applique pas aux subventions de faible valeur, c’est-à-dire inférieures ou égales à 60 000 EUR.
11.8. Audits
Les audits auxquels il est fait référence ici sont les audits lancés a posteriori par la Commission, l’Agence ou la Cour des comptes. Il n’est pas question du certificat d’audit («rapport d’observations factuelles concernant le rapport financier final» – Type I ou II demandé avec le rapport final).
Veuillez consulter le modèle de la convention de subvention fourni en annexe (article II, paragraphes 20 et 27 des Conditions générales) pour de plus amples informations sur les contrôles et vérifications possibles.
Nous attirons votre attention sur le fait que des missions de suivi, des contrôles ex-post et des audits externes peuvent être réalisés à tout moment durant la mise en œuvre du projet ou pendant une période pouvant aller jusqu’à cinq ans à compter du paiement final (cette période est limitée à trois ans si le montant maximal spécifié à l’article I, paragraphe 3, n’est pas supérieur à 60 000 euros). Cette période est plus longue s’il y un audit en cours, un recours, un litige ou une action engagée en ce qui concerne la subvention, notamment dans les cas visés à l’article II, paragraphe 27.7, des Conditions générales de la convention de subvention.
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Dans ces cas, le bénéficiaire doit conserver les documents jusqu’à la clôture de l’audit, du recours, du litige ou de l’action en justice.
Le système de classement de tous les documents relatifs au projet doit être organisé dès le début de l’action et tous les documents comptables doivent être dûment classés. Dès lors qu’un projet doit faire l’objet d’un audit, les mesures suivantes doivent être prises:
vérifier que toutes les pièces justificatives appropriées (matériel comptable et opérationnel) existent et sont dûment classées;
demander les documents manquants au bénéficiaire concerné de toute urgence; vérifier que toutes les pièces justificatives sont appropriées et les dépenses engagées
durant la période d’éligibilité; vérifier que l’imputation des coûts est cohérente au niveau du budget: par exemple, ne
pas réaffecter des «Frais de personnel» à la catégorie «Autres coûts» au motif que «Frais de personnel» a atteint sa limite.
Veuillez noter que les coûts qui ne sont pas dûment étayés par les pièces justificatives adéquates seront rejetés par l’Agence/les contrôleurs des comptes. En outre, l’Agence se réserve le droit de ne pas accepter les document reçus en retard (au-delà du délai contractuel ou, dans le cas d’un audit, après la transmission du rapport d’audit final à l’Agence par les contrôleurs des comptes).
Sachez que les motifs de rejet des coûts par l’Agence/les contrôleurs des comptes les plus fréquents sont les suivants:
– manque de pièces justificatives relatives aux dépenses: factures manquantes, incohérences au niveau de l’affectation des coûts, dépenses insuffisamment justifiées par le bénéficiaire;
– inéligibilité des coûts: coûts imprévus pour lesquels l’autorisation préalable de l’Agence n’a pas été demandée, frais généraux dépassant le plafond maximal, demande de contributions en nature, coûts engagés en dehors de la période d’éligibilité; coûts ne satisfaisant pas aux critères énoncés dans la base juridique/les lignes directrices ou contraires à une bonne gestion financière;
– application incorrecte des taux de change, erreurs d’amortissement, frais généraux recalculés en raison de coûts inéligibles, reclassement des coûts entre lignes/catégories budgétaires, coûts réclamés en double et déclaration de dépenses dépassant les coûts réels;
– piste d’audit inappropriée: documents manquants ou piste d’audit électronique donnant l’historique documenté, étape par étape, d’une transaction.
Par conséquent, il convient d’insister sur les points suivants:
toutes les pièces justificatives relatives aux coûts de mise en œuvre du projet doivent être rassemblées;
toutes les factures doivent mentionner la référence du projet, et si possible, la référence à l’activité du programme de travail concerné;
il est important d’avoir un compte bancaire distinct (ou un sous-compte qui permet d’identifier les paiements effectués) pour les fonds du projet;
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il convient de justifier non seulement le volet «fonds de l’UE» mais également le volet «recettes», étant donné que le calcul final des montants éligibles à couvrir est basé sur les dépenses totales;
il est nécessaire de disposer d’un bon système de contrôle interne autorisant la transparence. Cela doit se traduire par une piste d’audit simple et fiable, où la traçabilité est assurée depuis le grand livre comptable jusqu’aux documents source, et garantissant l’objectivité.
11.9. Modalités de paiement
Un premier préfinancement correspondant à 40 % du montant de la subvention, sera versé au bénéficiaire dans les 30 jours à compter de la date à laquelle la convention aura été signée par la dernière des deux parties, pour autant que toutes les garanties requises aient été reçues.
Un second préfinancement de 40 % du montant maximal octroyé sera versé au bénéficiaire dans les 60 jours, subordonné à la consommation d’au moins 70 % du premier préfinancement ainsi qu’à la réception et l’approbation d’un rapport d’avancement technique et d’un état financier sur la mise en œuvre de l’action, transmis par le bénéficiaire.
L’Agence arrêtera le montant du paiement final à verser au bénéficiaire sur la base du calcul du montant final de la subvention (voir la section 11.5). Si le montant total des versements anticipés est supérieur au montant final de la subvention, le bénéficiaire sera tenu de rembourser le montant excédentaire déjà versé par la Commission au moyen d’un ordre de recouvrement.
11.10. Rapports
Le bénéficiaire de la subvention est tenu de remettre: un rapport d’avancement fournissant à l’Agence une mise à jour à mi-parcours sur
l’évolution du projet par rapport au plan de travail et au budget estimés. Ce rapport couvrira la première moitié de la période du projet;
un rapport final permettant l’évaluation globale du projet. Ce rapport couvrira toute la durée du projet.
Les modèles de rapport seront publiés sur le site web de l’Agence (http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/espace-beneficiaires_fr).
De plus amples informations concernant la procédure d’élaboration des rapports ainsi que les instructions relatives à leur soumission seront communiquées aux bénéficiaires de la subvention à un stade ultérieur. Pour les modèles de rapport d’avancement et de rapport final, veuillez vous reporter à l’annexe VII.
11.11. Garantie de préfinancement
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Dans le cas où la capacité financière du candidat n’est pas satisfaisante, il est possible de demander une garantie de préfinancement d’un montant pouvant atteindre celui du préfinancement, afin de limiter les risques financiers liés au versement du préfinancement.
La garantie financière, libellée en euros, est fournie par un établissement bancaire ou financier agréé établi dans l’un des États membres de l’Union européenne. Lorsque le candidat est établi dans un pays tiers, l’ordonnateur compétent peut accepter qu’un organisme bancaire ou financier établi dans ce pays tiers fournisse une telle garantie s’il estime que cette dernière présente des assurances et des caractéristiques équivalentes à celles délivrées par un organisme bancaire ou financier établi dans un État membre. Les sommes bloquées sur des comptes bancaires ne sont pas acceptées comme garanties financières.
Cette garantie peut être remplacée par une caution solidaire d’un tiers, ou par la caution solidaire des bénéficiaires d’une action parties à la même convention de subvention.
La garantie est libérée au fur et à mesure de l’apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou de solde au candidat, selon les conditions prévues dans la convention de subvention.
12. PUBLICITÉ
12.1. Par les bénéficiaires
Les bénéficiaires doivent mentionner clairement la contribution de l’Union européenne dans toutes leurs publications ou à l’occasion d’activités pour lesquelles la subvention est utilisée.
À cet égard, les bénéficiaires sont tenus de faire apparaître de manière bien visible le nom et l’emblème de la Commission européenne sur l’ensemble de leurs publications, affiches, programmes et autres produits réalisés dans le cadre du projet cofinancé.
Pour ce faire, ils doivent utiliser le texte, le logo et la clause de non-responsabilité disponibles à l’adresse https://eacea.ec.europa.eu/a-propos-de-l-eacea/identite-visuelle_fr, qui seront fournis par l’Agence.
Si cette disposition n’est pas pleinement respectée, les bénéficiaires peuvent voir leur subvention réduite, conformément aux dispositions de la convention de subvention.
12.2. Par l’Agence et/ou la Commission
À l’exception des bourses versées aux personnes physiques et des autres aides directes versées aux personnes physiques les plus démunies, toutes les informations relatives aux subventions allouées au cours d’un exercice financier sont publiées sur le site internetdes institutions de l’Union européenne, au plus tard le 30 juin de l’année suivant la clôture de l’exercice budgétaire durant lequel elles ont été attribuées.
Les informations suivantes seront publiées par l’Agence et/ou la Commission:
le nom du bénéficiaire,
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la localité du bénéficiaire: l’adresse du bénéficiaire lorsqu’il est une personne morale, la région lorsque le bénéficiaire est une personne physique, définie au niveau NUTS 222 s’il est domicilié au sein de l’UE ou à un niveau équivalent s’il est domicilié en dehors de l’UE,
le montant octroyé,
la nature et l’objet de la subvention.
À la demande motivée et dûment justifiée du bénéficiaire, il est renoncé à la publication si la divulgation des informations susmentionnées est de nature à mettre en péril les droits et libertés des personnes concernées (qui sont protégés par la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne) ou à porter préjudice aux intérêts commerciaux des bénéficiaires.
13. PROTECTION DES DONNÉES
Toutes les données à caractère personnel (noms, adresses, C.V., etc.) seront traitées conformément au règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données.
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À moins qu’elles ne soient expressément facultatives, les réponses fournies par le candidat aux questions figurant dans le formulaire de candidature sont nécessaires à l’évaluation et à la poursuite du traitement de la demande de subvention conformément aux spécifications de l’appel à propositions. Les données à caractère personnel seront traitées à cette seule fin par le département ou l’unité responsable du programme de subvention de l’Union européenne concerné (entité agissant en tant que responsable du traitement des données). Les données à caractère personnel peuvent être communiquées à des tiers impliqués dans l’évaluation des candidatures ou dans la procédure de gestion des subventions sur la base du principe du «besoin d’en connaître», sans préjudice du transfert de données à des organismes chargés de tâches de contrôle et d’inspection conformément au droit de l’Union européenne. En particulier, afin de sauvegarder les intérêts financiers de l’Union, des données à caractère personnel peuvent être transmises à des services d’audit interne, à la Cour des comptes européenne, à l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières ou à l’Office européen de lutte antifraude, et entre les ordonnateurs de la Commission et les agences exécutives. Le candidat dispose d’un droit d’accès aux données le concernant et d’un droit de rectification de ces données. Pour toute question relative à ces données, veuillez prendre contact avec le responsable du traitement. Le candidat a le droit de saisir à tout moment le Contrôleur européen de la protection des données. Une déclaration de confidentialité détaillée, comprenant les coordonnées des personnes à contacter, est disponible sur le site internet de l’EACEA à l’adresse suivante:
http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/calls_gen_conditions/eacea_grants_privacy_statement.pdf
Les candidats et, s’il s’agit de personnes morales, les membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance dudit candidat ou les personnes détenant des pouvoirs de représentation, de décision ou de contrôle à l’égard de ce candidat, ou les personnes physiques ou morales qui répondent indéfiniment des dettes dudit candidat, doivent savoir que leurs données à caractère personnel (nom, prénom s’il s’agit d’une personne physique, adresse,
22 Journal officiel de l’Union européenne L 39 du 10.2.2007.23 Journal officiel L 8 du 12.1.2001.
-38-
statut légal et nom et prénom des personnes détenant des pouvoirs de représentation, de décision ou de contrôle, s’il s’agit d’une personne morale) peuvent être enregistrées dans le Système de détection rapide et d’exclusion (EDES) par l’ordonnateur de l’Agence, s’ils se trouvent dans l’une des situations mentionnées dans le règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil (JO L 298 du 26.10.2012, p. 1), tel que modifié par le règlement (UE, Euratom) n° 2015/1929 du Parlement européen et du Conseil du 28 octobre 2015 (JO L 286 du 30.10.2015, p. 1).
14. PROCÉDURE DE SOUMISSION DES PROPOSITIONS
14.1. Publication
Le présent appel à propositions est publié au Journal officiel de l’Union européenne et sur le site internet de l’Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» à l’adresse suivante:
https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/actions/vet-business-partnerships-apprenticeshipswork-based-learning_en
14.2. Inscription sur le portail des participants
Avant de soumettre une candidature électronique, les candidats et les partenaires doivent inscrire leur organisation sur le Portail des participants de l’éducation, de l’audiovisuel, de la culture, de la citoyenneté et du bénévolat afin de recevoir un code identifiant du participant (PIC, Participant Identification Code). Le PIC sera demandé dans le formulaire de candidature.
Le portail des participants est l’outil utilisé pour la gestion de toutes les informations juridiques et financières liées aux organisations. Les informations relatives aux procédures d’enregistrement sont disponibles sur le portail à l’adresse suivante:
http://ec.europa.eu/education/participants/portalCet outil permet également aux candidats de mettre en ligne différents documents relatifs à leur organisation. Ces documents doivent être téléchargés une seule fois et ne seront plus demandés lors de candidatures ultérieures de la même organisation.Les informations relatives aux pièces justificatives qui doivent être téléchargées sur le portail sont disponibles à l’adresse suivante: https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/actions/vet-business-partnerships-apprenticeshipswork-based-learning_en
14.3. Soumission de la demande de subvention
Les propositions doivent être soumises conformément aux critères d’admissibilité énoncés à la section 5 et avant la date limite indiquée à la section 3.
Aucune modification de la candidature n’est autorisée après l’expiration de la date limite de
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dépôt. Toutefois, lorsque certains aspects doivent être clarifiés ou dans le cas d’erreurs matérielles, l’Agence peut contacter le candidat à cet effet durant le processus d’évaluation.
Tous les candidats seront informés par écrit des résultats de la procédure de sélection24.
Soumission électronique
Les candidats sont priés de se connecter sur https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/actions/vet-business-partnerships-apprenticeshipswork-based-learning_en et de suivre la procédure pour le dépôt des candidatures.
14.4. Réglementation applicable
Règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union (JO L 298 du 26.10.2012, p. 1) tel que modifié par le règlement (UE, Euratom) n° 1929/2015 du Parlement européen et du Conseil du 28 octobre 2015 (JO L 286 du 30.10.2015, p. 1).
Règlement délégué (UE) n° 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union (JO L 362 du 31.12.2012, p. 1) tel que modifié par le règlement délégué (UE) n° 2015/2462 de la Commission du 30 octobre 2015 modifiant le règlement délégué (UE) n° 1268/2012 relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union (JO L 342 du 29.12.2015, p. 7).
Base juridique sur laquelle repose le programme: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/erasmus-plus-legal-base_en.pdf
14.5. Contacts
Pour toute question, veuillez contacter:
Bernadette Forsthuber
Annexes:
- formulaire de candidature
- Modèle de la convention de subvention plus annexes
- Modèle de rapport technique
24 Article 133 du règlement financier (RF), article 205 de ses règles d’application (RAP): l’ordonnateur compétent informe les candidats par écrit des suites réservées à leur demande. Si la subvention demandée n’est pas accordée, l’institution concernée motive le rejet de la demande en se référant spécifiquement aux critères de sélection et d’octroi. Les candidats exclus sont informés dans les meilleurs délais des résultats de l’évaluation de leur demande et, en tout état de cause, dans un délai de quinze jours de après que les candidats retenus ont eux-mêmes été informés.
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Glossaire
Apprentissage Ce terme est défini et compris différemment dans de nombreux pays et pour les besoins de la recherche. Mais en résumé, on peut dire que l’apprentissage:1. consiste en des programmes formels d’enseignement et de formation professionnels,2. conjugue la formation en entreprise et l’éducation en milieu scolaire,3. débouche sur une qualification reconnue sur le plan national.
Source: Alliance européenne pour l’apprentissage: Good for Youth, Good for business (2015) http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=1147&langId=en&furtherPubs=yes
Partenaires associés
Organisations qui peuvent fournir au consortium des infrastructures ou une aide qui améliorent la qualité du travail, mais qui ne doivent pas être responsables des activités principales du projet. Les partenaires associés ne peuvent pas recevoir de financement direct de la subvention accordée par l’UE pour le projet. Ils n’apparaissent pas dans le budget des coûts éligibles du fait qu’ils ne contribuent pas à ces coûts pas plus qu’ils ne gèrent les fonds provenant de la subvention. Ils participent sur la base de leurs fonds propres.
Renforcement des capacités
On peut définir le renforcement des capacités comme le processus visant à faciliter, conjointement avec les acteurs, la consolidation de leurs capacités au niveau individuel, organisationnel et sectoriel, pour leur permettre d’évoluer et de s’adapter aux nouvelles exigences du contexte afin de jouer le rôle qui leur appartient dans un système de gouvernance
Source: https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/mwikis/aidco/index.php/9FED:_Renforcement_des_capacit%C3%A9s#D.C3.A9finition_de_renforcement_de_capacit.C3.A9s
Organisation européenne de tutelle
Une organisation européenne de tutelle est une association constituée de plusieurs organisations membres ou affiliées nationales (souvent liées à un secteur spécifique), qui coordonne leurs activités, promeut un objectif commun et œuvre à la défense de leurs intérêts partagés au niveau européen.
Partenaire à part entière
Organisation participante qui contribue activement à l’accomplissement du projet. Chaque partenaire à part entière doit signer un document dans lequel le signataire accepte que le coordinateur prenne en charge les tâches prévues au nom du partenariat pendant toute la durée de mise en œuvre du projet.
Coopération interrégionale
La coopération interrégionale est définie en général comme une coopération paneuropéenne et interétatique impliquant des acteurs régionaux et locaux.
Stratégies de développement économique
Une stratégie de développement économique au niveau local ou régional doit généralement prendre en considération les atouts, le monde des entreprises, les points forts des différents secteurs d’activité, ainsi que les
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locales ou régionales
défis et opportunités de la région. Par ailleurs, la stratégie doit s’aligner sur les priorités des autorités publiques respectives afin de maximiser l’effet de levier des programmes, des politiques et des services.
Stratégie macrorégionale
Une stratégie macrorégionale est un cadre intégré approuvé par le Conseil européen, qui peut être soutenu par les fonds structurels et les fonds d’investissement européens, entre autres, pour relever les défis communs qui se posent dans une zone géographique définie concernant les États membres et les pays tiers situés dans la même zone géographique, et qui bénéficie ainsi d’une coopération accrue en matière de cohésion économique, sociale et territoriale.
Source: http://ec.europa.eu/regional_policy/en/policy/cooperation/macro-regional-strategies/
Région La région désigne généralement une zone à l’intérieur des frontières d’un État nation (telle qu’une province, un comté ou un État fédéral) qui reflète parfois l’expression d’une volonté politique et qui est responsable d’exercer certains pouvoirs pour des raisons économiques, historiques, culturelles et autres.
Source: Manuel «Regions in the European Union», Eurostat (2011), voir http://ec.europa.eu/eurostat/documents/3859598/5916917/KS-RA-11-011-EN.PDF (p. 5)
Formation par le travail
Il existe trois principaux modèles de formation par le travail en Europe:1. le système d’apprentissage en alternance généralement connu en Autriche et en Allemagne sous le nom de «système duel»;2. l’EFP en milieu scolaire englobant des périodes de formation en entreprise;3. la formation par le travail intégrée dans un programme en milieu scolaire à travers des laboratoires, ateliers, restaurants sur site, entreprises d’entrainement ou junior-entreprises, simulations ou attribution de projets réels dans les domaines commerciaux/industriels.
Source: Work-based learning in Europe: Policy practices and pointers (2013)http://ec.europa.eu/education/policy/vocational-policy/doc/alliance/work-based-learning-in-europe_en.pdf, chapitre 1.
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