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Version 0.13 – 13/05/2015

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CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES

« Acquisition au profit du Centre national du livre

d’une solution progicielle de gestion et suivi des subventions et prêts »

»

Marché AOO 2015-08

Pouvoir adjudicateur :Centre national du livre

Date de remise des offres :20 juillet 2015 à 12h00

TABLE DES MATIÈRES

1. Objet du marché........................................................................................................................... 5

2. Présentation du Centre national du livre (CNL)................................................................62.1. Présentation du CNL.............................................................................................................................. 62.2. Les missions du CNL............................................................................................................................... 62.3. L’organigramme du CNL....................................................................................................................... 8

3. Périmètre du projet.................................................................................................................... 93.1. Données générales................................................................................................................................. 9

3.1.1. Etendue et limites des ouvrages..................................................................................................................93.1.2. Exigences sur la solution.................................................................................................................................9

3.2. Situation actuelle du CNL...................................................................................................................103.2.1. Environnement technique du CNL...........................................................................................................103.2.2. Fonctionnement actuel et organisation du CNL.................................................................................113.2.3. Métiers du CNL................................................................................................................................................. 143.2.4. Système d’information actuel du CNL....................................................................................................163.2.5. Le CNL en quelques chiffres........................................................................................................................18

3.3. Expression de besoins du CNL......................................................................................................... 193.3.1. Solution évolutive et pérenne....................................................................................................................193.3.2. Caractéristiques principales attendues.................................................................................................203.3.3. Domaines fonctionnels attendus..............................................................................................................23

4. Description des prestations attendues..............................................................................314.1. Poste 1 : Cadrage du projet ............................................................................................................... 31

4.1.1. Prestations attendues....................................................................................................................................314.1.2. Livrables attendus...........................................................................................................................................324.1.3. Modalités de validation.................................................................................................................................32

4.2. Poste 2 : Acquisition de la solution et support ...........................................................................324.2.1. Prestations attendues....................................................................................................................................324.2.2. Livrables attendus...........................................................................................................................................324.2.3. Modalité de validation et exigences de la prestation.......................................................................33

4.3. Poste 3 : Conception générale ..........................................................................................................334.3.1. Prestations attendues....................................................................................................................................334.3.2. Livrables attendus...........................................................................................................................................344.3.3. Modalités de validation.................................................................................................................................34

4.4. Poste 4 : Conception détaillée et Réalisation ..............................................................................344.4.1. Prestations attendues....................................................................................................................................344.4.2. Livrables attendus...........................................................................................................................................354.4.3. Modalités de validation.................................................................................................................................36

4.5. Poste 5 : Conception et réalisation des interfaces ....................................................................364.5.1. Prestations attendues....................................................................................................................................374.5.2. Livrables attendus...........................................................................................................................................374.5.3. Modalités de validation.................................................................................................................................37

4.6. Poste 6 : Etude et réalisation du module de télé déclaration ................................................384.6.1. Prestations attendues....................................................................................................................................384.6.2. Livrables attendus...........................................................................................................................................384.6.3. Modalités de validation.................................................................................................................................39

4.7. Poste 7 : Infrastructure ...................................................................................................................... 394.7.1. Prestations attendues....................................................................................................................................394.7.2. Livrables attendus...........................................................................................................................................404.7.3. Modalités de validation.................................................................................................................................41

4.8. Poste 8 : Support fonctionnel, technique et maintenance ......................................................41

CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERESPage : 2/74

4.8.1. Poste 8.1 : Support utilisateur....................................................................................................................414.8.2. Poste 8.2 : Maintenance corrective et adaptative..............................................................................41

4.9. Poste 9 : Assistance au déploiement de la solution ..................................................................444.9.1. Poste 9.1 : Assistance à la définition de la stratégie et du plan de déploiement..................444.9.2. Poste 9.2 : Assistance à l’élaboration du support de formation..................................................444.9.3. Poste 9.3 : Animation des sessions de formation..............................................................................454.9.4. Poste 9.4 : Assistance au démarrage.......................................................................................................45

4.10. Poste 10 : Maintenance évolutive – développements spécifiques et paramétrages . 464.10.1. Prestations attendues................................................................................................................................464.10.2. Livrables attendus......................................................................................................................................474.10.3. Modalités de validation............................................................................................................................47

4.11. Poste 11 : Reprise des données ................................................................................................... 474.11.1. Prestations attendues................................................................................................................................484.11.2. Livrables attendus......................................................................................................................................484.11.3. Modalités de validation............................................................................................................................48

4.12. Poste 12 : Management du projet ...............................................................................................494.12.1. Modalités d’exécution...............................................................................................................................494.12.2. Prestations attendues................................................................................................................................494.12.3. Livrables attendus......................................................................................................................................504.12.4. Modalités de validation............................................................................................................................50

4.13. Poste 13 : Réversibilité / transférabilité ..................................................................................514.13.1. Prestations attendues................................................................................................................................514.13.2. Livrables attendus......................................................................................................................................514.13.3. Modalités de validation............................................................................................................................51

5. Mise en œuvre des prestations............................................................................................. 525.1. Localisation des prestations.............................................................................................................525.2. Eléments fournis par le CNL............................................................................................................. 525.3. Exigences de la prestation.................................................................................................................525.4. Livrables attendus............................................................................................................................... 53

5.4.1. Les comptes rendus d’interventions.......................................................................................................535.4.2. Les statistiques................................................................................................................................................. 535.4.3. Suivi....................................................................................................................................................................... 54

5.5. Gestion de la documentation............................................................................................................54

6. Principes de gouvernance des prestations et conditions générales d’exécution55

6.1. Correspondant du CNL....................................................................................................................... 556.2. Dispositif de pilotage et d’exécution du marché.......................................................................55

6.2.1. L’interlocuteur du titulaire..........................................................................................................................556.2.2. La réunion de lancement..............................................................................................................................556.2.3. Le comité de pilotage.....................................................................................................................................566.2.4. Le comité technique.......................................................................................................................................56

6.3. Exigences de qualité dans la réalisation du service.................................................................576.3.1. Exigences sur l’organisation de la prestation......................................................................................576.3.2. Exigences sur les différents types de tests...........................................................................................576.3.3. Exigences sur les livraisons.........................................................................................................................576.3.4. Engagement de niveau de service............................................................................................................586.3.5. Conformité du service....................................................................................................................................586.3.6. Plan de gestion et d’amélioration continue..........................................................................................586.3.7. Plan d’Assurance Sécurité............................................................................................................................59

7. Modalités d’intervention du personnel du titulaire......................................................607.1. Les impératifs de la gestion de la ressource humaine.............................................................607.2. La gestion des risques......................................................................................................................... 607.3. La gestion des incidents.................................................................................................................... 61

8. Annexes........................................................................................................................................ 63CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES

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8.1. Le processus actuel de gestion des aides au CNL.......................................................................638.2. Typologie des unités d’œuvres........................................................................................................64

8.2.1. Eude d’impacts..................................................................................................................................................648.2.2. Développement/paramétrage...................................................................................................................64

8.3. Types de demandes d’aide................................................................................................................ 668.4. Types de commission et collège......................................................................................................678.5. Formulaires CNL................................................................................................................................... 68

8.5.1. Aides aux auteurs............................................................................................................................................ 688.5.2. Aides aux traducteurs....................................................................................................................................688.5.3. Aides à l’édition................................................................................................................................................688.5.4. Aides à l’édition numérique........................................................................................................................688.5.5. Aides à la traduction.......................................................................................................................................688.5.6. Aides aux revues..............................................................................................................................................688.5.7. Aides aux bibliothécaires et à la diffusion............................................................................................688.5.8. Aides aux libraires...........................................................................................................................................688.5.9. LiR – un label de référence..........................................................................................................................688.5.10. Aides aux libraires francophones.........................................................................................................688.5.11. Aides aux organisateurs de manifestations.....................................................................................698.5.12. Numériques................................................................................................................................................... 69

8.6. Scénarii de reprise des données..................................................................................................... 708.7. Documentations : SIREPA et SAGE ....................................................................................................................70


1. OBJET DU MARCHÉ

Le Centre national du livre modernise son système d'informations afin de mieux répondre aux enjeux de ses missions et de l’adapter au contexte technique actuel. Les applications utilisées actuellement pour la gestion des demandes d’aides sont Papyrus Instructions, Papyrus Financier et Alexandrie (pour les bibliothèques).

De plus, le CNL souhaite mettre en œuvre des procédures dématérialisées de gestion de télé́ déclarations pour les demandes d’aide gérées par le CNL.

Le système s'appuie principalement sur une solution informatique qui est le cœur de métier du CNL – Papyrus Instructions et Papyrus Financier (mis en production en 1996) - centrés sur de l’instruction des aides gérées par le CNL.

La solution mise en œuvre devra couvrir les différents aspects de la gestion des demandes d’aide depuis la télé́ déclaration jusqu'au suivi de la réalisation des actions par les demandeurs d’aides, avec une interface avec l’outil financier SIREPA et l’application SAGE.

Le CNL souhaite que la nouvelle solution puisse être interfacée avec une solution de GED (Gestion Electronique des Documents) pour répondre au principe figuré dans le cadre des dispositions du décret GBCP. Aucun outil de GED n’est actuellement présent au sein du SI du CNL. La mise en œuvre d’une solution de GED est exclue du périmètre du présent marché.

Le présent marché est composé des postes suivants:

Poste 1 : Cadrage du projetPoste 2 : Acquisition du progiciel et supportPoste 3 : Conception GénéralePoste 4 : Conception Détaillée et RéalisationPoste 5 : Conception et Réalisation des interfacesPoste 6 : Etude et réalisation du module de télé déclarationPoste 7: InfrastructurePoste 8 : Support fonctionnel, technique et maintenance Poste 9 : Assistance au déploiement de la solutionPoste 10 : Maintenance évolutive - développements spécifiques et

paramétragesPoste 11 : Reprise des donnéesPoste 12 : Management du projetPoste 13 : Réversibilité en fin de marché

Le CNL attend du titulaire une bonne compréhension du contexte et une réactivité forte pour mener à bien tous les travaux dans les délais impartis en respectant les exigences de qualité. Le CNL souhaite mettre en œuvre un pilotage projet où le titulaire est un véritable partenaire pour mener à bien le projet.


2. PRÉSENTATION DU CENTRE NATIONAL DU LIVRE (CNL)

2.1. PRÉSENTATION DU CNL Le CNL est présentée en détail sur son site http://www.centrenationaldulivre.fr/

Établissement public du ministère de la Culture et de la Communication, le Centre national du livre a pour mission de soutenir, grâce à différents dispositifs et commissions, tous les acteurs de la chaîne du livre : auteurs, traducteurs, éditeurs, libraires, bibliothécaires, organisateurs de manifestations littéraires. Il participe ainsi activement au rayonnement et à la création francophone.Pour fonctionner, le CNL bénéficie de taxes fiscales qui lui sont affectées : une redevance sur la vente de matériel de reproduction et d’impression et une redevance sur le chiffre d’affaires des entreprises d’édition. Il reçoit 4 000 demandes par an, soutient près de 3 000 structures. Ses interventions représentent 30 millions d’euros annuels.Le CNL emploie 66 personnes.Présents au sein du conseil d’administration, les professionnels de la chaîne du livre participent à la définition des grandes options de la politique du CNL. Ils sont également plus de 200 à figurer au sein d’une vingtaine de commissions spécialisées qui se réunissent plusieurs fois par an afin d’étudier les demandes de soutien.Écrivains, universitaires, journalistes, chercheurs, artistes, traducteurs, critiques, éditeurs, libraires, conservateurs, animateurs de la vie littéraire se réunissent généralement trois fois par an pour étudier les demandes de subventions, de prêts ou de bourses et donner au président du CNL un avis sur l’attribution des aides. L’activité des commissions s’appuie également sur un vaste réseau de collaborateurs extérieurs (lecteurs et rapporteurs) qui compose le troisième cercle d’experts et contribue à la qualité des travaux du CNL.

2.2. LES MISSIONS DU CNL Soutenir et encourager l’activité littéraire des écrivains, des illustrateurs et des traducteurs,

par l’attribution de bourses de création et de résidence ;

Soutenir l’édition d’œuvres littéraires jugées primordiales par le biais de subventions à destination des éditeurs français ;

Encourager tous les modes d’expression littéraire et concourir à la diffusion, sous toutes ses formes, d’œuvres littéraires en langue française ;

Contribuer, par l’aide aux entreprises d’édition et de librairie, au développement économique du secteur du livre ainsi qu’au maintien et à la qualité des réseaux de diffusion du livre et de la lecture ;

Participer à la défense et à l’illustration de la langue et de la culture françaises ;

Favoriser la traduction d’œuvres étrangères en français et d’œuvres françaises en langues étrangères ;

Accompagner les manifestations construites autour d’un projet littéraire permettant la rencontre et la rémunération des auteurs en s’adressant au plus large public ;


http://www.centrenationaldulivre.fr/

Intensifier les échanges littéraires en France et à l’étranger, et concourir à toutes les actions de promotion du livre et de la lecture susceptibles de contribuer à la diffusion et au rayonnement du livre français ;

Soutenir les bibliothèques, les établissements culturels et les librairies, en France et à l’étranger, qui commandent des ouvrages de langue française présentant un intérêt culturel, scientifique, technique ou touchant à la francophonie.


2.3. L’ORGANIGRAMME DU CNL


3. PÉRIMÈTRE DU PROJET

3.1. DONNÉES GÉNÉRALES

3.1.1. ETENDUE ET LIMITES DES OUVRAGES

Pour la réalisation qui lui est confié, le titulaire prend en compte et intègre les éléments décrits dans le présent document, éléments techniques, fonctionnels et exigences constituant la base contractuelle de toute opération.

Le présent cahier des charges indique les spécifications minimales et les prestations attendues.

Le titulaire exécute sans exception ni réserve, tous les compléments de prestations qui sont indispensables pour l'achèvement complet des prestations de son marché.

Le titulaire ne peut jamais se prévaloir d'erreurs ou omissions au présent document pour se dispenser d'exécuter toutes les opérations prévues au marché ou justifier une demande d'augmentation de prix.

Toute prestation présentant des insuffisances est refusée et toutes les conséquences de ce refus (retards, etc.) sont à la charge du titulaire.

Le CNL peut refuser toute solution qui ne lui paraît pas correspondre aux besoins ou aux exigences figurant dans le présent document.

3.1.2. EXIGENCES SUR LA SOLUTION

Le titulaire propose, à minima : Une solution conforme aux caractéristiques techniques et fonctionnelles figurant dans les

documents du présent marché ; Une solution pouvant fonctionner 24 heures sur 24 ; Une solution fiable et robuste ; Une solution évolutive :

o la solution est interfacée aux SI du CNL ;o la solution est conçue de manière suffisamment ouverte techniquement pour

pouvoir être interfacée avec des applications futures (exemple GED) non connues à ce jour.

Une solution pérenne ; Une solution ergonomique permettant d’utiliser la solution dans les meilleures conditions.


3.2. SITUATION ACTUELLE DU CNL

3.2.1. ENVIRONNEMENT TECHNIQUE DU CNL

A titre d’information, le Centre national du livre fait actuellement appel à de la sous-traitance pour la maintenance applicative de ses progiciels métiers, coordonnée par son responsable informatique. Ce dernier pilote également les projets de développement informatiques, gère l’infogérance pour son système d’information (parc informatique, serveurs, bureautique).

3.2.1.1. Infrastructure technique

Le réseau informatique du CNL se trouve au 53 rue de Verneuil à Paris 7. Le local informatique hébergeant la totalité des systèmes se trouve sur ce site.

Un autre site situé au 51 est raccordé au 53 par le biais d'une connexion Ethernet 1 Gbit/s.Les raccordements à internet se font par le biais de liaisons de type ADSL et SDSL.Le Système d’Informations dispose d’un outil de remontée d'alertes permettant de prévenir en cas de défaillance (Console Nagios).

3.2.1.2. Architecture réseau


Le réseau interne (LAN) du CNL repose sur une infrastructure Ethernet TCP/IP reliant les postes de travail et téléphoniques fixes IP.

3.2.1.3. Infrastructure système

Le parc informatique du CNL est composé de : 66 postes de travail (PC et clients légers) ; 66 téléphones fixes IP ; 58 imprimantes ; 8 copieurs multifonctions ; 5 serveurs physiques et 15 serveurs virtuels dans le local informatique.

L’infrastructure est fortement virtualisée sous VMware. Le CNL utilise des bases de données MySQL et Oracle. Il est attendu que le titulaire montre dans sa réponse technique ses compétences dans l’ensemble de ces domaines.

3.2.1.4. Les postes clients

A ce jour, les postes clients sont installés principalement avec : Windows 7 pro et XP pro Pack Office 2010 Internet Explorer 9 Mozilla Firefox Runtime Java 7, 8 Flash Player 16

A titre d’information, le CNL prévoit le retrait des derniers postes en XP en 2015.

3.2.1.5. Système d’exploitation des serveurs

Les serveurs sont sous Windows Serveur 2003 STD, 2008 STD et 2008R2 STD.

3.2.1.6. Licences et droits d’usage

La liste ci-dessous permet au candidat de connaitre les licences (ou droits d’usage) de progiciels ou logiciels déjà acquises par le CNL :

Oracle versions 8, 10 Word Pack Office 2010, 2003 Excel Pack Office 2010, 2003 Outlook Pack Office 2010, 2003

3.2.1.7. Architecture logique

Le CNL dispose d’un contrôle d'accès aux systèmes, aux réseaux et aux données par le biais de l'annuaire électronique Active Directory (AD) afin d’identifier et administrer ses utilisateurs en un point centralisé.

3.2.2. FONCTIONNEMENT ACTUEL ET ORGANISATION DU CNL

Établissement public du ministère de la Culture et de la Communication, le CNL a pour mission d’encourager la création et la diffusion d’ouvrages de qualité, à travers divers dispositifs de


soutien aux professionnels de la chaîne du livre (auteurs, éditeurs, libraires, bibliothèques, organisateurs de manifestations littéraires).En 2015, le CNL a mené une réorganisation et s’appuie désormais sur une organisation en départements qui, sous une direction générale, couvrent l’ensemble de ses activités :

Le département des Affaires Générales ; Le département de la Diffusion ; Le département de la Création ; Le département des Relations extérieures ; Le pôle numérique ; L’agence comptable ; Le pôle de la coordination internationale ; L’action territoriale ; Le pôle études.

La gestion des différents dispositifs de soutien est répartie entre les différents départements instructeurs de la manière suivante :

Le département des Affaires Générales gère l’ensemble des services généraux du CNL. Il accueille, entre autres :

o Le service financier chargé de : L’analyse des dossiers financiers après commission (récapitulatifs de

décisions, décisions et pièces justificatives) pour engagement dans SIBC par interface ;

La réception et contrôle des demandes de mises en paiement pour mandatement dans SIBC par interface ;

L’ajustement des engagements après réalisations ou abandon des projets par dégagement total ou partiel ;

La gestion des échéanciers de prêts : émission des titres de recette annuels dans SIBC par interface ;

La gestion des déclarations trimestrielles Agessa suite aux précomptes des cotisations lors des paiements de bourse de droits d’auteurs, production d’un fichier compatible avec le site internet de l’Agessa (excel) ;

La gestion des déclarations fiscales de versement des bourses de droits d’auteurs, calcul et production des attestations fiscales ;

La gestion des reports des aides pluriannuelles non encore réalisées (provisions, réengagements) et tableaux justificatifs (provisions + charges à payer, dégagements, paiements, reprises sur provisions…).

o Le service des ressources humaines est en charge de la vérification, la saisie et la confection de la paie des lecteurs.Pour rémunérer ces lecteurs les instructeurs doivent avoir transmis au préalable une fiche de renseignement où sont notés :

leur adresse ; la date de naissance ; le numéro de sécurité sociale ; leur statut (fonctionnaires ou contractuels, un justificatif de statut est

demandé pour les fonctionnaires ; leur RIB.

Le département de la Diffusion gère plusieurs dispositifs :o Aides aux librairies francophones à l’étranger ;o Aides à la bibliothèque de référence des ouvrages ;


o Aides aux organismes professionnels : prêts économiques pour la création, le développement ou la reprise de

librairie, Subvention à la création, l'extension et la reprise de librairies, subventions pour la mise en valeur des fonds en librairie, …

attribution de labels de reconnaissance et valorisation du travail qualitatif des libraires indépendants ;

o Subvention aux projets de diffusion du livre pour les publics empêchés.

Le département de la Création gère plusieurs dispositifs :o Aides dédiées aux projets individuels d’auteurs et de traducteurs en format

imprimé ou numérique ; Bourse aux auteurs et illustrateurs ; Bourse de résidence aux auteurs, illustrateurs et traducteurs ; Bourses de séjour aux traducteurs du français vers les langues étrangères ; Bourse aux traducteurs des langues étrangères vers le français.

o Aides dédiées aux éditeurs pour des projets d’ouvrages imprimés et numériques : Aide à la publication ; Aide à la traduction d’ouvrages en langue étrangère vers le français

(intraduction) ; Aide à la traduction d’ouvrages en français vers les langues étrangères

(extraduction) ; Aide aux grands projets et lancement de collection.

o Aides dédiées aux revues : Aide annuelle aux revues sous format imprimé ou numérique ; Aide à la numérisation rétrospective des revues.

o Aides dédiées au collège des présidents (conventions de partenariat, demandes d’aides issues des conventions de partenariat signées)

Le département des Relations extérieures est en charge de :o La gestion des aides à la « vie littéraire », c’est à dire aux manifestations culturelles

liées au monde du livre (dont « Printemps des poètes », « Fête du livre pour la jeunesse »…)

o L’instruction des dossiers « Vie littéraire » et « événements » présentés en collège des présidents (conventions de partenariat, demandes d’aides issues des conventions de partenariat signées)

o La communication institutionnelle du CNL ;o La communication en faveur du livre et de la lecture ;o L’organisation des grands événements (Salon du livre de Paris, Foire du livre de

Francfort, Fête du livre pour la jeunesse rencontres et événements en propres…)o Les relations publiques et presseo Suivi des conventions de partenariat et de mécénat.

Le pôle numérique a dorénavant la charge des 4 dispositifs d’aides suivants : o Aide à la numérisation rétrospective et à la diffusion numérique de documents sous

droits ;o Aide à la publication numérique et à la diffusion numérique d’un catalogue de

nouveautés ;o Aide pour les éditeurs souhaitant s’engager dans le numérique ;o Aide aux services numériques (appel à projet).

Il pourra également et éventuellement accompagner le département de la création sur certains dossiers puisque leurs aides ont dorénavant toutes un volet numérique.


L’Agence comptable est chargée :o d’assurer, à titre exclusif, les opérations financières d’encaissements et de

décaissements sous l’unique responsabilité de l’agent comptable, justiciable de la Cour des Comptes pour l’ensemble de ces opérations. L’agence comptable assure notamment la comptabilité de l’établissement et l’ensemble des opérations de recouvrement, sur les prêts accordés ;

o d’exercer un contrôle de régularité sur les aides (ensemble des dispositifs) proposées, qui porte notamment sur : l’aide relève bien d’un dispositif prévu au décret de l’établissement, figure dans l’une des délibérations qui en définit les modalités, est conforme aux modalités fixées, a reçu les avis dont relève le dispositif, a bien fait l’objet d’une décision du Président ou d’une convention (montant unitaire > 23 K€), a reçu le visa du contrôleur budgétaire, lorsque ce visa est requis ;

o de procéder au paiement libératoire par virement, après : après obtention des informations bancaires, vérification que la structure ne fait pas l’objet d’une procédure collective et compensation éventuelle avec des créances exigibles non réglées ;

o de rejeter une demande de paiement en cas de non-conformité.

Le pôle de la coordination internationale est en charge de : o Coordonner les données relatives à l’action internationale du CNL (données du

département création, du département diffusion et du département des relations extérieures) ;

o Instruire des dossiers présentés en collège des présidents (conventions de partenariat, demandes d’aides issues des conventions de partenariat signées) ;

o Développer un réseau international: prise de contact avec les interlocuteurs internationaux du CNL (organismes

européens et mondiaux du livre) ; mises en contact d’interlocuteurs demandeurs et d’institutions partenaires ; gestion de partenariat / gestion de réseau ;

o Gérer un planning stratégique (orientation stratégique sur les questions de représentation des intérêts du CNL, du réseau des organismes européens du livre et des acteurs de la chaîne du livre au niveau des politiques publiques européennes).

Le Pôle action territoriale est chargé de :o Elaboration des conventions territoriales : contrat de filière livre, accord cadre,

convention d’application financière annuelle avec les Régions et les DRAC (la forme classique est tripartite et triennale avec des exceptions d’expérimentation sous d’autres formes)

o Coordination des informations relatives à l’action territoriale du CNL avec les différents départements en interne

o Transmission des informations avec les DRAC o Suivi des conventions territoriales (comités d’engagement)o Préparation des déplacements territoriaux du président et de la directrice généraleo Synthèse de l’action territoriale mise en place par les conventions pour le CNL en

interne, pour le rapport d’activité, le CA, le collège des présidents, le SLLo Préparation des notes pour les visas CF des applications financières annuelles

Le pôle études a en charge :o La conception et la production du bilan annuel des aides ;


o L'élaboration et la production de synthèses nécessaires à l'analyse de l'activité, à l'évaluation, à la communication ou aux études engagées par le CNL ;

o Le pilotage des enquêtes et études menées par l’établissement ; o La veille concernant les études et rapports intéressant le champ d’activité du CNL.

3.2.3. MÉTIERS DU CNL

L’essentiel de l’activité du CNL qui doit être traitée par le nouveau système consiste en la gestion des dispositifs de soutien du CNL. Le processus de gestion de ces dispositifs ainsi que les autres activités identifiées du CNL sont décrits dans les paragraphes qui suivent.

La gestion de l’attribution des différents dispositifs de soutien suit, à quelques exceptions près, un processus généralement partagé par tous les départements de l’établissement décrit ci-dessous.Les différents dispositifs identifiés et gérés, les types de commission ainsi que les liens entre dispositifs et commissions sont fournis en annexe du présent CCTP.

1. Réception du dossier de demande d’aideUn dossier de demande est réceptionné par le service du courrier, enregistré, puis dirigé vers le bureau ad hoc d’après le type d’aide demandé. Un tampon est appliqué afin de marquer la date de réception du dossier.

Le dossier est confié à un agent instructeur en fonction de critères liés à l’organisation du département. Il sera suivi par l’instructeur tout au long de son cycle d’instruction jusqu’à la décision d’attribution ou de non attribution.Pour certains acteurs, le CNL joue un rôle d’accompagnateur de projets qui donne lieu à de nombreux échanges (e-mail, téléphone…) avec les demandeurs en amont du dépôt de la demande finale, aussi bien pour valider la pertinence de la demande et son éligibilité aux critères du CNL que pour aider à la constitution du dossier et à sa complétude.

2. Instruction de la demandeL’agent instructeur à qui la demande a été attribuée commence par en vérifier l’éligibilité.Outre la complétude du formulaire et des pièces administratives à joindre, l’éligibilité de la demande dépend des critères fixés par les règlements des aides, notamment le type de demandeur et le type de projet.

Le dossier peut également être transmis à des « autorités partenaires » pour avis :o l’avis du service culturel de l’ambassade de France du pays concerné est sollicité

dans le cadre des aides aux librairies francophones à l’étranger ;o le projet est soumis pour avis au Conseiller Livre et Lecture (CLL) de la DRAC ;o …

Puis, l’agent en charge du dossier instruit la demande :o il saisit la demande et, en fonction du type de la demande, de la date de dépôt de la

demande et, pour certaines demandes, du domaine éditorial du projet, inscrit la demande à l’ordre du jour d’une session de la commission correspondante ;

o il réalise l’instruction « technique » de la demande qui a pour but de valider la cohérence du projet et de déterminer quelques indicateurs de synthèse (dépendant du type de l’aide) qui permettront aux membres de la commission chargés de l’examiner de statuer rapidement sur la qualité de la demande. Ces indicateurs diffèrent d’un type de demandeur à un autre et d’une aide à une autre ;


o il revient également à l’instructeur de vérifier la complétude et l’exactitude des informations fournies par le demandeur relativement aux aides qu’il pourrait percevoir pour le projet d’autres entités. Cette étape de contrôle croisé avec les informations publiées par d’autres organismes s’avère difficile à réaliser ;

o si nécessaire (pour certaines aides), il identifie un lecteur puis lui adresse le dossier pour qu’il expertise le dossier et établisse une note de lecture du dossier.

3. Passage en commissionLes commissions thématiques sont composées de membres experts du sujet dont un président nommés pour 3 ans par arrêté ministériel sur proposition du CNL. Une commission est généralement composée de 10 à 12 membres mais peut aller jusqu’à 20 membres. Ces membres ne sont jamais des agents du CNL. En fonction du type de la commission, de une à quatre sessions de commission d’une durée allant d’une ½ journée à 2 jours sont planifiées chaque année.

Avant la session de commission, les agents instructeurs préparent les documents qui serviront de support à la session de commission et les transmettent aux membres de la commission. Ces documents comprennent, à minima :

un ordre de jour personnalisé ; les notes de présentation des projets produites par les demandeurs ; une lettre de convocation valant ordre de mission, envoyée à chaque membre de

commission ; le lien AGORA (outil de numérisation).

Lors de la session de commission, les demandes inscrites à l’ordre du jour sont étudiées et alimenter par les notes de lecteurs qui donnent lieu à la production de l’avis de la commission. Un récapitulatif des avis est rempli précisant l’avis de la commission (acceptée, refusée, ajournée, …), le montant de l’aide proposée (en cas d’acceptation) et le cas échéant un commentaire motivant cet avis. Ce récapitulatif est signé par le président de la commission en fin de séance.

Le récapitulatif des avis est soumis à l’approbation du président du CNL qui entérine ou amende l’avis sauf les labels des librairies françaises. Chaque modification fait l’objet d’une signature de sa part sur le document et constitue la décision du CNL.

Un récapitulatif manuscrit des décisions est produit, signé par le président du CNL et, pour la majorité des aides et transmis au service financier pour vérification et envoie pour visa au contrôleur financier. Après visa de ce dernier, la décision est entérinée.

4. Prise en compte de la décisionUne fois les décisions entérinées, elles sont prises en compte et donnent lieu à la production par les agents instructeurs :

De courriers de notification à destination des demandeurs, accompagnés des contrats ou décisions fixant les différentes modalités à appliquer pour le bénéficiaire de l’aide.

De dossiers financiers pour application des décisions.

5. Suivi aval des décisionsLes demandes d’aide doivent généralement donner lieu à un suivi en aval de la décision pour vérifier que le demandeur a réalisé le projet aidé dans les conditions décrites dans le dossier de demande (et a produit les justificatifs attendus pour permettre au CNL de le vérifier) et a respecté ses engagements vis-à-vis du CNL.


Le non-respect par un bénéficiaire de ses engagements peut le rendre inéligible à de futures demandes d’aide et donner lieu à un remboursement partiel ou total.

6. Cas particuliersQuelques dispositifs ne respectent pas le processus décrit ci-dessus :

Certains dispositifs ne sont pas gérés via des sessions de commissions mais des « comités d’aides économiques», instance permanente impliquant des agents du CNL ainsi que le Conseiller Livre et Lecture de la Région concernée et le Service du Livre et de la Lecture (MCC/DGMIC) qui fournissent un avis écrit, structure de décision apte à statuer tout au long de l’année sur des demandes, en réunissant autant que de besoin les seuls agents du CNL, afin de répondre rapidement à l’urgence des demandes.

Des conventions sont établies chaque année entre le CNL et des entités partenaires (ex : Bibliothèque nationale de France).

L’attribution des labels aux librairies ou d’agrément aux librairies francophones à l’étranger respectent le processus mais ne donnent pas lieu à attribution d’une aide.

…

3.2.4. SYSTÈME D’INFORMATION ACTUEL DU CNL

Le système actuel s’organise autour des applications suivantes : « Papyrus Instruction » est l’application de gestion des aides hors « aides aux

bibliothèques ». Elle est utilisée par les différents départements d’instruction des aides :o la gestion des demandes d’aide ;o la gestion des commissions ;o la gestion des données descriptives de certains des « acteurs » de la chaîne du livre

(demandeurs d’aide, lecteurs, …).

« Alexandrie » est l’application de gestion des aides aux bibliothèques. Elle est utilisée par le département de la Diffusion pour :

o la gestion des bibliothèques ;o la gestion des demandes (incluant la saisie des avis des commissions).

« PMB » est l’application permettant d’enregistrer les ouvrages de la Bibliothèque de référence, recensant les ouvrages aidés par le CNL, à interfacer avec le site internet du CNL.

« Papyrus Financier » est l’application utilisée par le service financier et l’agence comptable pour transmettre au système d’information finances les éléments permettant le contrôle et ensuite le paiement ainsi que l’enregistrement en comptabilité des aides (subventions et prêts). A partir des dossiers financiers préparés dans les applications d’instruction des aides, elle permet la gestion des engagements budgétaires et des demandes de paiement (ou mandats) mais aussi des ordres de recette et des encaissements liés au remboursement des prêts consentis. Les autorisations d’engagements sont consommées à la validation des décisions d’attribution. Les subventions doivent faire l’objet d’une constatation et d’une certification de service fait permettant de générer les écritures en comptabilité générale par le biais d’une interface.Les prêts sont assortis d’un code qui fixe les modalités de remboursements. Les échéances annuelles interviennent au 30/06 ou au 31/12. Le lancement d’un traitement sur papyrus génère le calcul des échéances de remboursement. Une interface permet la liquidation et l’émission des ordres de recette dans SIREPA.


L’agence comptable prend en charge ces titres de recettes et enregistre les encaissements liés au remboursement des prêts consentis dans les deux systèmes d’information SIREPA et Papyrus.Ces opérations devront désormais faire l’objet d’une interface entre SIREPA et le nouveau système d’information. Les encaissements s’effectuent par prélèvement, par virement, par chèque, par compensation. Certaines créances peuvent être soldées par l’octroi d’une remise gracieuse ou par une admission en non-valeur.La gestion des relances sont actuellement effectuées dans Papyrus. Il existe plusieurs niveaux de relance (avis de prélèvement intervenant environ un mois avant l’échéance, relance amiable effectuée quelques jours après la date d’échéance, dernier avant poursuites environ 2 mois après l’échéance). Dans le nouveau système, il devra être possible d’envoyer ces courriers par voie électronique et de conserver l’historique des échanges (les accords de délais, les relances, les contentieux, les poursuites par voie d’huissier…) entre l’établissement et les clients. Pour la reprise des données, le nouveau système devra intégrer le détail des prêts attribués au titre des exercices précédents pour lesquels le reste à amortir et/ou le reste à recouvrer ne sont pas nuls : OR émis, recouvrement…L’information des structures ayant accepté le prélèvement automatique – pour information, c’est le seul moyen de recouvrement autorisé pour les prêts octroyés à compter de 2014 sauf les structures domiciliées à l’étranger et n’ayant pas de compte bancaire en France.

« SIREPA » est l’application utilisée par le service financier et l’agence comptable pour la gestion de la comptabilité du CNL. Elle gère, entre autres, l’exécution des paiements liés aux aides attribuées, la prise en charge des titres de recettes et le recouvrement des créances. Le descriptif des fonctionnalités de l’application SIREPA est dans l’Annexe du présent CCTP.

L’application « SAGE » est utilisée pour la gestion de la paye au CNL ainsi que celle des lecteurs. Le descriptif des fonctionnalités de l’application SAGE est dans l’Annexe du présent CCTP.

Les interfaces suivantes sont actuellement mises en œuvre entre les différentes applications : Papyrus Financier accède en lecture aux bases de données de Papyrus Instruction et

Alexandrie pour récupérer les dossiers financiers validés et permettre la gestion des engagements et paiements liés aux aides attribuées ;

Papyrus Instruction accède en lecture à la base de données Papyrus Financier pour récupérer et afficher les données liées aux paiements effectués dans le cadre d’une aide attribuée.Ces informations ont au préalable fait l’objet d’une re-saisie dans Papyrus Financier suite à exécution des paiements dans SIREPA. Cette saisie devra être remplacée par une interface entrante (de SIREPA vers la solution développée) pour informer les services des prises en charge des paiements, des rejets ou des mises en attente ;

Papyrus Financier produit des fichiers dans un format exploitable par l’application SIREPA pour lui transmettre les engagements, les ordres de paiement et les ordres de recette en vue de leur prise en compte et leur exécution par l’agence comptable.

3.2.5. LE CNL EN QUELQUES CHIFFRES

Le nombre de demandes des aides traité par le CNL est de l’ordre de 6000 dossiers / an.


A titre d’exemple : Les aides à la numérisation rétrospective et à la diffusion numérique de documents sous

droits : 8 000 titres / an avec un volume de 16Go / an ; Les livres indisponibles du XXe siècle : 6 000 titres / an avec un volume de 12Go / an ; Les aides à la publication numérique et à la diffusion numérique de catalogues de

nouveautés : 1 000 titres / an avec un volume de 5Go / an15 000 titres / an soit 33Go d’espace nécessaire par an (s’ajoutent chaque année).Cette estimation ne prend pas en compte les besoins du département de la création qui est susceptible d’aider des livres numériques enrichis de multimédias.


3.3. EXPRESSION DE BESOINS DU CNL

Dans le cadre de la mise en place d’une nouvelle solution, le CNL souhaite que la solution développée réponde à minima aux exigences suivantes:

3.3.1. SOLUTION ÉVOLUTIVE ET PÉRENNE

Des contraintes fortes :o La solution doit présenter une interface d’administration en Français ;o La solution doit être simple d’utilisation (intuitive) et permettre des évolutions

fonctionnelles ;o La solution doit mettre en œuvre les niveaux de sécurité élevés avec prise en

compte des préconisations de l’ANSSI (www.ssi.gouv.fr) et de la Sous-Direction des Systèmes d'Information (SDSI) du ministère de la Culture et de la Communication (www.culture.gouv.fr) ;

o La solution doit pouvoir être déployée et administrée de manière centralisée ; o La solution doit permettre des extractions de données paramétrables et

multicritères ;o La solution garantie et fournit les API nécessaires permettant l’interfaçage

avec les applications existantes liées au périmètre du marché et les applications futures (GED).

Un support Niveau 2 efficace :o Le support N2 doit présenter une disponibilité :

• Du lundi au vendredi de 09h00 à 18h00, 5j/7 ;• Ajustement possible de la plage horaire selon demande du CNL.

o Le support N2 doit s’effectuer en langue Française.

Une gestion de licences :Le mode de licensing doit être simple : la solution doit par exemple proposer un mode de licensing à la capacité, (idéalement à la cible), afin de faciliter la gestion des licences et offrir ainsi une forte évolutivité.

Une architecture Web :La solution développée, en mode full Web, est compatible avec les principaux navigateurs du marché et notamment dans leur dernière version. Le front office de l’application est composée de :

o Une partie intranet accessible aux seuls agents du CNL ;o Une partie extranet accessible aux agents du CNL et aux partenaires externes du

CNL;o Une partie internet pour la gestion des télédéclarations de demandes d’aide par les

acteurs concernés.

Une Base de données :La solution développée met en œuvre d’une base de données relationnelle pour l’exploitation et le stockage des données. Cette base est installée sur un serveur virtuel du CNL.

Les contraintes techniques :


http://www.culture.gouv.fr/

http://www.ssi.gouv.fr/

La solution développée s’inscrit dans le cadre technologique ci-dessous :o Une architecture n tiers est exigée pour l’application ;o Les serveurs doivent être basés sur une architecture x86 et virtualisable ;o Les systèmes d’exploitation à privilégier sont Windows Serveur 2008 ou 2012 ;o Actuellement la virtualisation des serveurs est pratiquée au CNL et chez son

hébergeur avec les solutions VMware pour les parties applicatives et serveurs Web ;

o La compatibilité avec les supports mobiles tels que les tablettes, smartphones et phablets, quels que soient leur système d’exploitation (Responsive design) ;

o La solution développée met en œuvre une architecture permettant les meilleurs temps de réponses pouvant être considérés comme acceptable par le CNL ;

o La solution développée est basée sur un annuaire LDAP dans l’objectif de la mise en place une authentification unique type SSO (Single Sign On). L’utilisation de l’AD (Active directory) du CNL pourra être interfacée avec LDAP afin de pouvoir gérer un annuaire unique de tous les utilisateurs internes et d’avoir un journal historique des accès ;

Ci-dessous le descriptif des plateformes et systèmes à prendre en compte dans le cadre du développement de la solution :

MicrosoftWindows 2008Windows 2008 R2Windows 2012 R2

LinuxDebianCent OS

VM Ware

vSphere 5.5

MicrosoftWindows XP ProWindows 7 Pro

Microsoft Exchange 2008/2012

Oracle Oracle 8, 11g

La liste ci-dessus n’est pas exhaustive et sera compléter par le CNL lors de la phase d’initialisation.

Niveau de service attendu : Le taux attendu de disponibilité de la solution développée est de 97,7 % sur une plage définit dans le présent CCTP ;

3.3.2. CARACTÉRISTIQUES PRINCIPALES ATTENDUES

Ce paragraphe présente les exigences attendues par le CNL en termes de caractéristiques et de concept de solution de gestion des aides :

Une historisation et rétroactivité : l’ensemble des données relatives à chaque dossier est daté et conservé en historique permettant de conserver la chronologie de l’ensemble des évènements de gestion.


Une fonctionnalité éditique : la solution développée produit un ensemble d’éditions de gestion relatives au processus de gestion des aides.

o La gestion de la fonctionnalité d’éditique est intégrée à la solution proposée, sans utilisation nécessaire d’un outil annexe. La solution développée permet l’importation ou l’exportation les données dans des formats compatibles a minima avec le tableur Microsoft Excel.

Une ergonomie fluide : la solution développée met en œuvre une ergonomie qui :o est homogène ;o met à disposition un manuel utilisateur accessible par l’aide en ligne ;o identifie clairement, dans les écrans, les champs dont la saisie est obligatoire ;o informe les utilisateurs par des messages explicites ;o indique à l’écran le profil utilisateur ;o met en œuvre un principe de navigation fluide et facilitant l’utilisation de la

solution développée ;o propose une saisie facilitée par l’affichage automatique de libellés associés à des

codes ;o Utilise des fenêtres de type liste ;o Effectue des recherches multicritères ;o Exporte des données dans des outils bureautiques ;o Indique le chemin de la navigation (fil d’Ariane) pour que l’utilisateur sache se

situer dans l’arborescence ;o Facilite l’appel aux fonctions répétitives.

Une évolutivité fonctionnelle et technique : La solution est évolutive et permet la mise en œuvre rapide de nouvelles fonctionnalités et l’interfaçage avec de nouvelles applications (exemple de la future GED) :

o les évolutions organisationnelles internes ;o les changements relatifs à la réglementation ;o les évolutions techniques ;o les évolutions de l’environnement graphique (couleurs, polices, logo, etc. suivant la

charte graphique de l’établissement) ;o L’ajout, le remplacement, la mise à niveau d’un module ne doit entraîner aucune

perturbation, tant en ce qui concerne leur fonctionnement que leur structure interne. L’architecture fonctionnelle globale doit être pensée modulaire ;

o La compatibilité ascendante des différentes versions doit être assurée. La mise en service d’une nouvelle version de la solution développée ne doit pas entraîner de régression sur le reste du système et sur les performances attendues.

Un outil de workflow : La solution développée intègre un outil de workflow permettant de systématiser certain processus de gestion. L’outil de workflow doit être paramétrable.

Un moteur de requêtes : La solution développée met à disposition un outil de requêtes pour, à partir des bases de données, obtenir des éditions personnalisées, des statistiques et pouvoir exporter et exploiter les données du CNL.

Une gestion des alertes : La solution développée met à disposition un système de gestion des alertes. Ce système de gestion des alertes doit être paramétrable.

Un interfaçage avec des applications internes au CNL : A la demande du CNL, la solution développée doit être interfacée, en temps réel avec :


o SIREPA et SAGE (et une solution de GED inexistante à ce jour) ;o Le titulaire soumet systématiquement à l’accord préalable du CNL, toute

modification d’interface ou impactant une interface ;o La solution développée doit proposer un mode de fonctionnement « dégradé » en

cas d’indisponibilité d’une interface entrante ou sortante.L’interfaçage avec des applications non connues au moment de la construction du présent marché doit être possible. La solution développée doit être pensée ouverte et proposer tous les connecteurs (vers l’intérieur du SI) pour favoriser son intégration au sein du SI du CNL.

Un interfaçage avec des systèmes externes au CNLLa solution développée doit communiquer avec des systèmes externes au CNL dans un objectif d’industrialisation des processus et de gain de productivité pour les agents du CNL.

La solution développée doit pouvoir intégrer des éléments externes au SI du CNL tels que :o Fichiers pour la mise à jour du référentiel géographique : « bottin des communes »,

données INSEE, … ;o Fichier Electre pour la récupération des ouvrages d’un auteur, de ceux publiés par

un éditeur, … ;o Annuaire des bibliothèques du Service du Livre et de la Lecture du ministère de la

Culture et de la Communication ;o Fichiers d’ouvrages en provenance de la Bibliothèque nationale de France ;o Fichiers du Syndicat National de l’Edition (S.N.E.) ;o Fichiers du Syndicat des Librairies Françaises (S.L.F.) ;o Bases de données économiques et financières ;o Fichiers DILICOM ;o Fichiers MINEFI (taux de changes) ;o Fichiers BODACC ;o …

A titre d’informations ces fichiers sont essentiellement en format Excel (XLS, CSV), format texte (TXT) et format possible XML

Une gestion des habilitations : La solution développée met en œuvre un outil de gestion des habilitations afin d’attribuer à chaque utilisateur, à travers des profils, des droits d’accès aux données et aux fonctions de l’outil (consultation, création, modification ou suppression d’un élément donné).

o L’outil de gestion des habilitations est paramétrable ;o Les profils et les habilitations sont précisés par le CNL, et peuvent être modifiés

durant l’exécution du présent marché ;o Les utilisateurs de l’outil sont les suivants (liste non exhaustive) :

Type d’utilisateurs Nombre

Administrateur technique 1 à 2

Administrateur fonctionnel 1 à 2


Managers 1 par service

Instructeurs 25

Gestionnaires 2 par service

Demandeurs (dépôt et suivi des dossiers) 4500

Autorités partenaires (DRAC) 26

Lecteurs 1200

3.3.3. DOMAINES FONCTIONNELS ATTENDUS

Le CNL souhaite organiser le périmètre fonctionnel de sa future solution de gestion des aides en domaines fonctionnels indépendants les uns des autres mais interagissant.

Les domaines fonctionnels suivants ont été identifiés et sont décrits dans les paragraphes ci-après : Gestion des acteurs ; Gestion des parutions ; Gestion des demandes d’aides ; Gestion des commissions ; Gestion du reporting ; Gestion des habilitations ; Gestion des tables de référentiels ; Gestion des télédéclarations ; Gestion des éditions ; Gestion des interfaces avec des systèmes externes ; …

3.3.3.1. Gestion des acteurs

Ce domaine fonctionnel a pour objet la gestion des données descriptives des différents professionnels de la chaîne du livre.Personnes physiques ou morales, ces acteurs peuvent interagir avec le CNL sous différents aspects et l’application doit préserver cette complexité en le représentant de manière structurée. De cette manière on s’assure que l’information sera retrouvée quel que soit l’aspect sous lequel elle est recherchée, ce qui est aussi une arme fonctionnelle efficace contre la prolifération des doublons.Remarque : le terme « acteur » a été utilisé à plusieurs reprises au cours de l’étude de cadrage et a été retenu dans ce document. Il nous parait néanmoins nécessaire de valider ce terme ou d’en consacrer un plus approprié ou plus « parlant » pour les utilisateurs du système (« tiers », …).L’objectif premier de ce pan de l’application est de gérer, à minima, les données des demandeurs d’aide suivants :

Editeurs de livres et de revues ; Bibliothèques ; Librairies ;


Auteurs et traducteurs ; Autres sociétés privés ; Organisateurs des manifestations ; Organisations professionnelles ; Acteurs de l’action territoriale ; …

Mais il se doit également de gérer les acteurs intervenant dans l’ensemble de la chaîne du livre, et plus particulièrement ceux impliqués dans l’instruction des aides du CNL (membres de commissions, lecteurs sollicités pour des expertises, …).

Ce domaine doit également permettre de gérer des acteurs non directement impliqués dans la gestion des aides tels que :

les personnes référencées dans la base des contacts (presse, « contacts du président », ministères, institutions, partenaires, référents des événements comme le Salon du livre de Paris, La Fête du livre pour la jeunesse…) du CNL utilisée en particulier dans le cadre de l’organisation d’événements ;

les personnes ou structures n’ayant pas encore déposé de demande d’aide au CNL mais dont des contacts avec le CNL montrent qu’ils ont un projet qui pourra dans un futur proche donner lieu à une demande d’aide au CNL ;

Les présidents et les membres des commissions.

Il conviendra d’adopter une structuration rigoureuse des données gérées permettant d’identifier toute personne physique ou personne morale de manière non équivoque afin d’éviter autant que faire se peut la génération de doublons et de permettre (liste non exhaustive) :

pour les personnes physiques, d’être en mesure de restituer rapidement l’ensemble de ses liens avec le CNL (auteur d’ouvrages aidés ou non par le CNL, membre de commission, invité de manifestations littéraires aidées par le CNL, …) ;

pour les personnes morales, de distinguer les entreprises et les établissements d’entreprise et de gérer cette relation ainsi que la relation qui peut exister entre deux entreprises (holdings …) ;

pour les personnes morales, de permettre la gestion des événements modifiant la structure ou la nature de la personne morale ou signifiant sa disparition (cessation d’activité, cession/reprise, fusions, scissions, …) ;

pour un auteur, de faciliter la gestion de sa bibliographie, actuellement traitée de manière pesante pour l’instructeur et de l’aider à déterminer si l’auteur a publié un ouvrage à compte d’éditeur (depuis la dernière aide accordée par le CNL s’il n’est pas primo-demandeur) et s’il est éligible à l’aide demandée ;

pour une personne physique intervenant en tant que « lecteur » au CNL, de gérer de manière structurée l’ensemble de compétences de la personne (compétences « élargies » aux domaines de prédilection de lecture pour, par exemple, les aides à la fiction) et de constituer ainsi une base d’expertises de nature à faciliter la mise en lecture d’un dossier ;

pour une structure (éditeur, association, librairie, bibliothèque …), de gérer la liste des responsables de la structure (détenteurs de la signature) mais également des contacts connus et leurs rôles au sein de la structure ou sur un dossier de demande d’aide ;

pour une structure, de gérer l’historique de son activité (chiffre d’affaires annuel pour une librairie, nombre d’inscrits, de prêts ou d’ouvrages pour une bibliothèque …) ;

pour tout demandeur d’aide, de gérer de manière structurée l’historique des aides attribuées externes au CNL ;

pour tout demandeur d’aide et toute personne susceptible de percevoir un montant du CNL, de gérer en un point unique ses références bancaires. Il semble adapté:


o que la saisie des références bancaires des personnes soit attribuée aux départements instructeurs des aides ;

o que si un besoin de validation par le service financier est avéré, une fonctionnalité de validation par le service financier des références bancaires non validées soit proposée.

…

Il conviendra également d’améliorer le confort d’utilisation du système et en particulier : de mettre en œuvre un ensemble de contrôles de saisie et de contrôles de cohérences de

nature à garantir des données de meilleure qualité tout en offrant une certaine souplesse de saisie qui permette d’enrichir l’information en fonction du contexte rencontré ;

de généraliser autant que faire se peut les aides à la saisie (listes déroulantes de valeurs proposées au sein d’une table de référence, mécanismes de complétion de saisies …) tout en proscrivant la possibilité pour les utilisateurs d’enrichir par eux-mêmes les référentiels, possibilité qui a conduit dans les systèmes actuels à polluer les tables de référence de nombreuses valeurs sans lien avec le référentiel géré ;

de faire en sorte d’éviter les saisies multiples des mêmes informations, et de permettre qu’une information saisie soit accessible dans des contextes variés ;

de mettre en œuvre des outils permettant la détection de « doublons probables » d’acteurs sur des critères combinés (exemples : nom + prénom + date de naissance ou numéro de téléphone ou référence bancaire …) et de permettre la fusion des doublons confirmés d’acteurs.

Exemples de situations rencontrées qu’il conviendra de pouvoir traiter : les informations fournies concernant un auteur sont assez riches lorsqu’il est créé dans le

cadre d’une aide aux auteurs. Elles incluent des données d’identification variées (dont le numéro INSEE de la personne) ainsi que des informations relatives à sa situation personnelles. Par contre, seuls sont fournis ses nom et prénom dans le cadre d’une aide à la traduction. Pourtant, il semble souhaitable de pouvoir créer la personne physique de la même manière dans les deux cas pour pouvoir réaliser des recoupements d’informations plus tard ;

dans le système actuel, et afin de permettre de disposer de toutes les informations le concernant dans l’ordre du jour de la commission, les données relatives aux différentes aides demandées par un auteur, ainsi que celles relatives à la demande en cours d’instruction sont re-saisies dans la « bibliographie » de l’auteur, même si elles sont présentes ailleurs dans le système. Il conviendra de revoir ce fonctionnement et la production et le paramétrage des ordres du jour pour éviter cet exercice de saisies multiples des mêmes informations.

3.3.3.2. Gestion des parutions

Ecrits, édités, traduits, promus, prêtés, classés, vendus, numérisés, mis en lecture, le livre et la revue occupent, de toute évidence, une place centrale dans le métier du CNL. Ils forment l’axe autour duquel rayonnent tous les métiers auquel le CNL s’adresse quotidiennement. Même s’il n’est géré « qu’à la marge » dans le système d’Information actuel, il parait essentiel que le livre soit géré comme une entité maîtresse de son système d’information. Comme les demandes, les tiers ou les commissions, il est l’un des points de départ logiques de l’accès à l’information.

Ce domaine fonctionnel intègre les fonctions : De recherche et de consultation des parutions référencées, reprenant les principales

caractéristiques d’une parution (titre, format, année et ville de parution, prix de vente,


numéro dans le cas d’une revue, ISSN, ISBN, tirage, prix littéraires …) et ses relations aux autres notions du système auxquels elle est attachée :

o auteurs ;o traducteurs ;o éditeurs ;o expert (si le livre a été mis en lecture) ;o demande d’aide ;o ...

De création et de modification des parutions.

Le recours à un référentiel doit permettre de classer les parutions par domaine littéraire avec une finesse suffisante pour couvrir les besoins du CNL.

Le CNL intervenant très en amont du processus de création du livre, de domaine fonctionnel doit gérer les projets de parutions, sur lesquels portent généralement les demandes d’aide à la parution, puis de pouvoir par la suite rattacher un projet de parution à une parution pour pouvoir faciliter et identifier les parutions ayant fait l’objet d’une aide du CNL.

Les parutions constituant une somme très importante d’information, il semble indispensable d’appuyer son alimentation via les fonctionnalités attendues d’importation et d’exportation de données (décrites dans le chapitre 3.3.2) venant de l’extérieur et issus de tiers dont la gestion des parutions existantes constitue le cœur du métier :

données bibliographiques de la Bibliothèque nationale de France (au format MARC, UNIMARC …) ;

données bibliographiques issus d’Electre ; …

Les parutions peuvent également apparaitre regroupées sous divers critères dans des écrans liés aux acteurs gérés par l’application :

bibliographie des auteurs et traducteurs ; collections des éditeurs ; fonds et catalogues dont l’acquisition ou la numérisation a fait l’objet d’une demande

d’aide.

Le domaine fonctionnel de gestion des parutions doit gérer de manière structurée les parutions « référencées » par le CNL et être en mesure de déterminer rapidement, par exemple, si un ouvrage proposé sur une liste d’acquisition d’une librairie ou d’une bibliothèque, est un ouvrage aidé par le CNL.

3.3.3.3. Gestion des demandes d’aide

Ce domaine fonctionnel a pour objet la gestion des différentes demandes d’aide gérées par le CNL.Il comprend :

la réception et la saisie des demandes d'aide reçues, ainsi que l’affectation à une session d’une commission :

o La solution développée doit permettre la saisie de toute demande reçue, même si celle-ci est manifestement incomplète ou inéligible et ceci afin de disposer d’un historique complet des relations du demandeur avec le CNL;

o La solution développée doit permettre la numérisation et l’enregistrement des pièces jointes et justificatifs.


L’instruction des demandes d’aide, incluant :o Une assistance à la détermination de l’éligibilité du demandeur à la demande

formulée et de l’éligibilité de la demande. Ces deux niveaux étant à distinguer puisqu’un demandeur peut être éligible sur les critères le concernant mais une demande non éligible (par exemple, de délai de carence d’un auteur non atteint ou quota de demandes d’un éditeur atteint). Des alertes doivent être produites par le système pour avertir l’instructeur de situations « suspectes ». La décision finale revenant à l’instructeur de rejeter une demande supposée non éligible ou de poursuivre le processus d’instruction ;

o La détermination des données techniques de la demande (exemple : point d’équilibre économique d’un projet de parution d’ouvrage), éléments caractéristiques de la demande permettant à la commission de produire son avis sur le dossier étudié ;

o Pour certaines des demandes nécessitant une expertise externe, le choix d’un lecteur sollicité pour l’étude du dossier et la production des documents relatifs (ordre de mission …), puis, après retour du lecteur, la saisie du résultat de l’expertise ; la gestion enrichie d’une base des experts devra faciliter le choix.

Après l’analyse en commission, la prise en compte des décisions de commission pour que la solution développée puisse :

o Produire les courriers de décision et contrats à destination du demandeur et des acteurs impliqués auxquels la décision est à communiquer ;

o Effectuer le montage des dossiers financiers à destination du système comptable.

La mise en place d’outils de suivi aval des dossiers de demande, permettant :o L’intégration des justificatifs nécessaires au paiement du solde de certaines

demandes ou permettant de valider que le projet ayant justifié la demande a été conduit à son terme, condition nécessaire à l’acceptation de demandes futures ;

o La mise en place d’outils facilitant la relance pour les demandeurs n’ayant pas produit les justificatifs attendus.

Il est préconisé de gérer un cycle de vie de la demande, dont l’objectif est de rapidement avoir la vision du statut d’une demande et également de faciliter le pilotage opérationnel des demandes et de disposer d’états d’avancement de l’instruction des demandes.

Il est aussi préconisé de gérer le cadre légal de chaque demande afin que tout document d’attribution d’une aide porte en référence le cadre en vertu de laquelle l’aide est accordée.

Il convient également d’assouplir les mécanismes mis en œuvre dans les applications existantes pour être en mesure, sans passer par l’artifice de la création de « pseudo-commissions » de :

gérer les aides attribuées hors commission : aides arbitrées via des comités ou aides exceptionnelles ;

gérer les conventions avec les partenaires : saisie du contenu des conventions et mise en place d’outils de suivi de la réalisation des opérations aidées dans le cadre des conventions.

Il convient également que les mécanismes mis en œuvre soient aptes à permettre une évolution rapide des dispositifs gérés tels que celle exigée par la gestion des aides au Numérique, en constante évolution actuellement.

3.3.3.4. Gestion des commissions et gestion du collège des présidents


Ce domaine fonctionnel a pour objet la gestion des commissions, du collège des présidents et leurs sessions organisées par le CNL.

Organisées par thèmes, les commissions sont composées de membres nommés pour trois ans par le Président du CNL. Elles se réunissent généralement trois fois par an (en sessions) pour étudier les demandes d’aide et donner au président du CNL un avis sur l’attribution des aides.

Ce domaine fonctionnel comprend : le paramétrage :

o saisie des membres (et de la durée de validité de la nomination) ;o définition du calendrier ;o …

la gestion de la production des documents en support :o convocations des membres ;o ordres du jour ;o documents descriptifs des projets présentés et éléments permettant à la commission

et du collège de statuer sur la demande d’aide ;o …

la mise en œuvre d’outils de simulation permettant de préparer, pour les demandes à l’ordre du jour d’une commission, des « scénarios » d’attribution d’aide et d’analyser l’impact de ces scénarios en termes d’utilisation des enveloppes budgétaires.

la gestion des séances de sessions de commission :o faciliter l’accès en séance au contenu des dossiers de demande ;o permettre la saisie pendant la commission des avis rendus et des motivations ;o permettre un suivi « en temps réel » du consommé des enveloppes budgétaire,o …

La gestion des suites d’une séance de commission et du collège des présidents :o production des documents matérialisant le travail de la commission : récapitulatif

des avis, compte rendu de la commission, statistiques, … ;o prise en compte des amendements du président du CNL et production du

récapitulatif des décisions ;o …

La mise en œuvre de la solution doit pouvoir interdire la possibilité de modifier une décision après validation et exécution de celle-ci.

3.3.3.5. Gestion du reporting

Les différentes réunions de cadrage avec les départements du CNL ont montré que la production d’études, de synthèses, d’analyses des données et des notes diverses nécessitait une charge de travail très importante de collecte, mise en cohérence et exploitation des données.

Il parait important que la solution développée facilite ces tâches de production de documents. Les documents nécessaires à l’agence comptable concernent la justification des restes à amortir, des restes à recouvrir, les encaissements, solde des engagements par commission, …

Il est indispensable, à partir des bases de données :


de requêter un certain nombre d’informations pour obtenir des éditions personnalisées et des statistiques ;

de pouvoir exporter et exploiter les données du CNL.

La plus grande partie de l’effort à fournir nous parait résider dans la structuration rigoureuse des données en amont de la production des documents. Cependant, il faudra que la mise place d’un moteur de requêtes concourant à la simplification de la production des documents suivants fasse partie des objectifs de la solution développée :

bilan des aides du CNL ; rapport d’activité du CNL ; synthèses annuelles et pluri annuelles des manifestations littéraires soutenues par le CNL ; études thématiques et sectorielles : étude « poésie », notes « Pays », note par structure,

personne physique, région … ;

Il semble également intéressant de pouvoir produire des tableaux de bord opérationnels de suivi des demandes d’aide, de suivi des consommés par enveloppe, mais également d’être en mesure de mener des analyses de la répartition de l’ensemble des aides du CNL sur le territoire.

3.3.3.6. Gestions des habilitations

Le seul contrôle d’accès identifié dans les systèmes existants consiste en la saisie d’un trigramme correspondant au « bureau » (département) se connectant à l’application Papyrus.En fonction du code saisi, l’application Papyrus filtre :

le type des demandes accessibles ; la liste déroulante des instructeurs pouvant être affectés à un dossier de demande ; les courriers-type accessibles.

Afin de sécuriser les accès à la future application (particulièrement en cas de dématérialisation de certaines étapes de validation), la solution développée met en œuvre un système de gestion des habilitations basé sur les concepts suivants (liste non exhaustive) :

la définition de comptes utilisateurs nominatifs, chaque instructeur ou personne habilité à accéder au système disposant d’un login et d’un mot de passe. Il serait possible également de mettre en place un dispositif de sécurité renforcée de type token logiciel ;

la définition de fonctions déterminant les éléments d’accès « atomiques » du système (consultation des demandes d’aide, gestion des demandes d’aide, …) ;

la gestion d’un référentiel des entités organisationnelles de gestion des aides du CNL et des fonctions accessibles aux agents de l’entité, chaque utilisateur étant rattaché à une entité organisationnelle. Chaque entité disposera d’un ou plusieurs administrateurs (responsables de l’entité par exemple) définissant les droits d’accès de chacun des utilisateurs.

La solution développée doit (liste non exhaustive) : Selon accord préalable du CNL, permettre de gérer les réorganisations du CNL (et les

réaffectations de personnes associées) ; Selon accord préalable du CNL, permettre, à un instructeur habilité d’un département de

ne modifier que les types d’aide gérés par son département, mais également d’accéder en consultation à toutes les demandes d’un demandeur.

Par ailleurs, la stratégie SI du CNL quant aux technologies internet met en avant l’informatisation des processus métiers du CNL et incite à une ouverture du SI du CNL à des « partenaires »


externes. Dans cette optique, la solution développée doit permettre la fourniture d’accès limités par paramétrage à certaines fonctionnalités tel que (liste non exhaustive) :

à des agents des DRAC (CLL) pour consultation des dossiers ou saisie d’avis lorsque celui-ci est sollicité (aides à la vie littéraire par exemple) ;

à des agents du ministère de la Culture et de la Communication pour consultation ; aux lecteurs pour l’accès au contenu de dossiers à expertiser et la saisie des notes de

lecture ; aux membres de commissions.

Le choix d’ouverture de son SI à des partenaires externes nécessite la mise en œuvre d’habilitations spécifiques et nominatives.

3.3.3.7. Gestions des référentiels

Ce domaine fonctionnel consiste en la gestion de tables de références sur lesquelles s’appuie le système (liste non exhaustive) :

o Référentiel organisationnel : entités, agents instructeurs, … ;o Référentiel géographique : pays, régions, départements, communes ;o Référentiel démographique ;o Référentiel métier : types d’aide, domaines de projet, types de commission, types

de librairies, … . Les méthodes d’initialisation et d’alimentation des référentiels sont définies par le titulaire

avec l’accord du CNL. En partie, une méthode d’alimentation des référentiels sera effectuée en important des fichiers extérieurs au CNL.

Méthode d’alimentation du fichier tiers existant, des ouvrages.

3.3.3.8. Gestions des télédéclarations

Le CNL souhaite offrir un service de téléchargement des dossiers d’aides sur son site internet et permettre le dépôt de dossiers et de pièces jointes en ligne de manière sécurisée :

par messagerie ; sur un espace dédié accessible sur le site internet via authentification.

Via un espace dédié, la solution développée doit permettre : La création d’un dossier dématérialisé et sa saisie ; De suivre en ligne l’instruction des dossiers dématérialisés par les bénéficiaires.

Typologie des télédéclarations (liste non exhaustive) : demande d’ouverture de compte d’accès à l’application ; demande et de suivi des dossiers d’aides avec les pièces jointes en ligne et/ou la possibilité

dépôt papier ; consultation des historiques ; traçabilité (date, heure du dernier accès) ; état de la demande (acceptation / refus du dossier par exemple) ; aide en ligne.

3.3.3.9. Gestions des éditions

Actuellement, de nombreux courriers sont produits par l’application « Papyrus », dont un bon nombre ne sont pas utilisés par les instructeurs ou sont revus et corrigés.

Ce domaine fonctionnel consiste en la production des courriers : Automatisation partielle ou totale de la production des courriers aux demandeurs ;


Capacité du système à produire des courriers de synthèse traitant de plusieurs demandes ; Capacité du système à produire les courriers en masse (tous les dossiers d’une session par

exemple) ; Besoin de produire des courriers modifiables puis de stocker les courriers modifiés dans le

système.


4. DESCRIPTION DES PRESTATIONS ATTENDUES

Ce chapitre donne la description de l’ensemble des prestations attendues par le titulaire du marché. Les prestations attendues par le titulaire garantissent au CNL un alignement entre les besoins exprimés et la solution développée par le titulaire.

La prestation de service attendue est à minima celle spécifiée dans le présent CCTP. Elle doit inclure toute opération que le titulaire juge nécessaire ou indispensable à la bonne réalisation du projet.

Le présent marché du CNL prend effet dès sa notification au titulaire et vise à mettre en production la solution développée au sein du SI du CNL pour octobre 2017. La conception devra être appréhendée dans sa globalité. Toutefois, en raison des spécificités de chaque département, un déploiement progressif par palier peut être envisagé et proposé par le titulaire. La mise en œuvre de celui-ci est conditionnée à un accord préalable du CNL.

A ce titre, le titulaire fourni une planification générale puis détaillée des différentes tâches et des phases du projet dans le respect des contraintes fixées par le CNL.Le titulaire prend en charge la supervision de l’installation et du démarrage de la solution développée dans le respect des délais prévus par le CNL.

Il est attendu du titulaire : Qu’il soit force de proposition dans son offre en décrivant la méthode de travail et le

calendrier (de conception, de réalisation, de déploiement, …) qu’il envisage et conseille (démarrage en big bang, préconisation de département pilote, autres…) ;

Qu’il porte également à l’attention du CNL les facteurs clés de succès et points de vigilance, voire les risques qu’il identifie à ce stade.

4.1. POSTE 1 : CADRAGE DU PROJET

4.1.1. PRESTATIONS ATTENDUES

Cette prestation a pour objectif de prendre connaissance du projet et de cadrer l’ensemble des travaux du projet et mettre en place l’organisation des travaux.

Le titulaire doit réaliser un document de cadrage des travaux du projet, comprenant une présentation de la méthode globale de travail, l’organisation du projet, l’analyse des risques globaux et une proposition de gestion des risques. Le titulaire effectue une présentation générale du cadrage en fin de cadrage. Par ailleurs, le titulaire établit, en collaboration avec l’équipe projet, un calendrier détaillé par phase du projet afin de permettre le cadencement des travaux. Le titulaire mettra au point un plan d’assurance qualité (PAQ) du projet qui devra servir de référence pendant toute l’exécution du marché. Le PAQ sera mis à jour pendant l’exécution des différents postes du marché.

Le titulaire procède à l’initialisation des outils de pilotage du projet qui sont partagés avec l’équipe projet. Le titulaire initialise également les tableaux de bord opérationnels du projet. Dans cette phase de cadrage, le titulaire prévoit une présentation des outils de pilotage à destination de l’équipe projet CNL.


L’indication par le titulaire des prérequis et des participants aux ateliers de conception générale doit être réalisée dans un délai nominal d’un mois avant la tenue des premiers ateliers de conception générale. Le planning des ateliers de conception générale sera élaboré.

4.1.2. LIVRABLES ATTENDUS

Dans le cadre de cette prestation, le titulaire fourni les livrables suivants : Support et compte rendu de la réunion de lancement du projet ; Document de cadrage du projet ; Démarche de réalisation globale du projet ; Planning global et détaillé du projet ; Plan d’Assurance Qualité (PAQ) du projet ; Description des profils nécessaires à l’exécution de la prestation ; Tableau de bord de suivi des actions et risques et indicateurs de pilotage ; Pré-requis et profils des participants aux ateliers de conception générale et détaillée ; Planning des ateliers de conception générale ; Plan de réversibilité (mis à jour annuellement).

4.1.3. MODALITÉS DE VALIDATION

Le CNL valide de manière formelle en comité projet la capacité du nouveau titulaire à assurer les prestations. Cela sera fait par contrôle des éléments suivants :

Mise à disposition des profils nécessaires à l’exécution du projet ; Plan d’Assurance Qualité ; Mise en œuvre d’un pilotage et suivi en adéquation avec l’équipe projet.

4.2. POSTE 2 : ACQUISITION DE LA SOLUTION ET SUPPORT


La solution attendue doit intégrer à minima les fonctions décrites dans le CCTP, recouvrant les différents aspects (techniques et administratifs) nécessaires au métier des différents acteurs du CNL.

Le candidat précise pour ce poste et pour cette solution attendue: sa politique de gestion des licences (par serveur, par utilisateur, par processeur, minimum

d’utilisateurs / de licence obligatoire, etc…). si la réinstallation du dit progiciel nécessite un code lié à la machine, ou autre.

Le titulaire dispose d’un délai d’exécution maximal de 15 jours calendaire à compter de la date de notification du bon de commande. Les livraisons sont réalisées dans les locaux du CNL.

Deux étapes distinctes sont déclinées : Livraison du logiciel ; Garantie et Support progiciel.



La fourniture pour une durée illimitée des licences d'utilisation du progiciel et des logiciels associés (s’ils existent) ;

La fourniture de la documentation standard du progiciel en français (administration, paramétrage et utilisation) sous forme dématérialisée ;

La fourniture de la documentation technique du progiciel et des paramètres particuliers (en français et dans son édition originale).

4.2.3. MODALITÉ DE VALIDATION ET EXIGENCES DE LA PRESTATION

Le titulaire doit réaliser ce poste en une seule livraison. Le fractionnement de la livraison ne sera pas admis.

La validation des supports physiques électronique. L'intégrité des informations contenues sera un point fort de la vérification.

La garantie couvre tout le matériel livré par le titulaire et prend effet à la date d’installation effective du dit matériel et ce pour une période de un an, pièces, main-d’œuvre et frais de déplacement compris.

La garantie de la solution informatique choisie couvre l’applicatif et comprend les services habituellement liés à la maintenance sur une durée de un an à compter de sa mise en service effective (VSR).

4.3. POSTE 3 : CONCEPTION GÉNÉRALE


Cette prestation consiste à établir les spécifications générales de la solution, sur les volets fonctionnel et technique. L’objectif est de garantir la cohérence d’ensemble à réaliser. Cette phase débutera par une présentation de l’outil au groupe MOA (outil standard et concepts). La conception générale porte sur l’ensemble du périmètre fonctionnel (prestations forfaitaires et prestations libellées en unités d’œuvre) et sur toutes les populations gérées par le système. Le titulaire détaillera la démarche de conception, les pré-requis attendus de la part du CNL (profils de participants, documentation technique, …). Le titulaire indiquera dans la conception générale comment sera garantie la cohérence des différents éléments de la solution lors du passage d’une version à une autre de la solution préconisée.

L’ouverture de la solution développée (interne et externe au SI) doit dès les phases amont être prise en compte dans un objectif d’interfaçage et d’évolutivité.

La conception générale fonctionnelle décrit, sur la base des besoins exprimés par la MOA : Les options structurantes du projet (une première projection des besoins, les habilitations,

les workflow à mettre en œuvre, la gestion du reporting, …) ; Le dossier du paramétrage des référentiels à mettre en œuvre ; Les référentiels (bases de données) et les modèles de données à mettre en œuvre ; Les interfaces à mettre en œuvre.

La planification des ateliers de conception détaillée sera fournie un mois avant le début du poste 4. La conception générale technique vise à répondre aux contraintes techniques précisées dans le présent CCTP. Sur la base des besoins exprimés par la MOA, elle décrit :

L’architecture technique du système pour tous les environnements du projet ; Le dossier sécurité projet ;


Le dossier des performances du système ; Le dossier de la gestion de configuration ; La stratégie globale de reprise de données à mettre en œuvre ; La stratégie d’interfaçage aux applications connexes ; …


Le titulaire livre les éléments suivants : Démarche de conception générale ; Supports des ateliers de conception ; comptes rendus des ateliers (5 à 10 ateliers maximum) ; Dossier de conception générale fonctionnelle ; Planning des ateliers de conception détaillée du poste 4 ; Dossier de conception générale technique ; …


Le CNL validera les livrables du titulaire lors d’un comité de projet.

4.4. POSTE 4 : CONCEPTION DÉTAILLÉE ET RÉALISATION Il s’agit de construire la première version de l’outil de gestion des subventions. Le titulaire proposera un calendrier de construction de ce poste avec un jalon unique de livraison ou plusieurs jalons selon les populations concernées.


Le titulaire livre les éléments suivants : Etape 1 : Conception :

o Ateliers de conception détaillée sur l’outil attendu ; o Ateliers de définition de la migration des données ; o Ateliers de définition des interfaces (à chiffrer dans le poste 5) ;o …

Etape 2 : Réalisation :o Paramétrage des fonctionnalités et spécificités demandées ; o Développements complémentaires éventuels ; o Interfaces (à chiffrer dans le poste 5) ; o Correction des anomalies pendant les phases de tests ; o Outil de chargement des données à reprendre ; o Assistance au déploiement ; o …

Les ateliers de conception sont menés par le titulaire. Celui-ci fournira une estimation des charges relatives à la participation de l’équipe projet CNL.


A l’issue des ateliers de conception détaillée, le titulaire doit produire le cahier de paramétrage de l’outil (correspondant au paramétrage des fonctions standards de l’outil tel que demandé en atelier). Une attention particulière sera faite sur les spécificités de la télé déclaration via internet et le paramétrage associé.

Ces ateliers visent une convergence forte des processus métiers des différentes équipes du CNL vers le processus standard du progiciel retenu. Ils permettront de valider l’adéquation du progiciel retenu avec les besoins du CNL et de définir le paramétrage de l’outil. Des ateliers sur la problématique sécurité/habilitation auront lieu. Une interface avec le LDAP du CNL est envisagée. Le titulaire propose une démarche de déploiement pour la gestion des comptes utilisateurs.

La conception détaillée de ce poste doit permettre également d’identifier et de spécifier tous les développements spécifiques de ce poste. Les développements correspondants à ces évolutions du progiciel seront réalisés dans le cadre du poste 10 de ce marché. Le recours à des développements spécifiques doit être fortement limité.

Le titulaire effectue les développements et le paramétrage nécessaires pour la fourniture de cette partie du système. Le paramétrage de l’ensemble des référentiels est également effectué par le titulaire à partir des informations collectées par le CNL. De même le paramétrage de l’ensemble des modèles de documents produits par l’outil sera effectué à partir des modèles fournis par le CNL.

Les environnements de formation et production sont installés conformément aux besoins du projet. Le titulaire formera l’équipe chargée de la recette avant la phase de tests (environ une vingtaine de personnes) et fournira les supports de formation associés. L’environnement de recette est fourni par le titulaire conformément à la prestation décrite dans le poste 7. L’installation de l’application et des patchs successifs pendant la phase de recette est à la charge du titulaire.

Le titulaire propose un outil de gestion des anomalies qui sera utilisé pendant les phases de recette par l’équipe de recette puis après la mise en production. La stratégie de déploiement n’est pas encore définie (déploiement par population, par groupe, …). Les unités d’œuvre correspondantes aux prestations d’assistance au déploiement (définition de la stratégie, formation, assistance au démarrage,…) sont précisées dans le poste 9.


Le titulaire livre les éléments suivants : Etape 1 :

o Conception détaillée ; o Comptes rendus des ateliers de conception ; o Spécifications des paramétrages voire des développements à réaliser ; o Définition de la reprise des données ; o Dossiers de paramétrage ;o …

Etape 2 : o Mise à disposition de l’outil avec le paramétrage initial ; o Patch applicatif correspondant aux développements spécifiques demandés ; o Cahier de paramétrage de l’outil pour les personnels du CNL ;


o Dossier de tests (stratégie de test, jeux d’essai, comptes rendus d’exécution des tests) ;

o Comptes rendus de l’exécution de la procédure de reprise de données ; o Patchs applicatif livrés pendant la période de VA et VSR ; o Dossier technique des patchs applicatifs ; o Outil(s) de gestion des anomalies ;o …


A partir de trois anomalies bloquantes « techniques », tous les tests sont interrompus et la livraison est refusée. Le CNL estime alors que les tests unitaires et d’intégration n’ont pas été réalisés correctement.

Dans le cas contraire, le CNL valide la fourniture des livrables documentaires et du progiciel par un procès-verbal de mise en ordre de marche qui permet de débuter la Vérification d’Aptitude. Les documents produits au titre de l’étape 1 sont validés en comité projet.

4.4.3.1. Vérification d’Aptitude (VA)La VA ne peut être prononcée en présence d’anomalie bloquante ou majeure. La période de VA peut être prolongée d’un mois au maximum en présence d’anomalie bloquante ou majeure à l’issue de la VA. Le procès-verbal de VA sera émis si aucune anomalie bloquante ou majeure ne persiste et si l’ensemble des éléments livrés est bien conforme aux documents applicables (CCTP, Plan d’Assurance Qualité, ...).

1.1.1.1. Vérification de Service Régulier (VSR)

La période de VSR est fixée à 3 mois au maximum.

Le procès-verbal de VSR sera émis si, à l’issue d’une période de fonctionnement en exploitation (de 3 mois au maximum), aucune anomalie ne persiste et si l’ensemble des éléments livrés est bien conforme aux documents applicables (CCTP, Plan d’Assurance Qualité, ...).

4.4.3.2. Qualification des anomalies Les anomalies détectées lors de la recette sont classifiés en 3 niveaux de gravité :

• Anomalie bloquante : caractérisée par le dysfonctionnement, sans solution de contournement, qui empêche la poursuite d’une transaction ou d’une procédure de gestion ;

• Anomalie majeure (non bloquante): caractérisée par le fonctionnement partiel d’une ou plusieurs procédures de gestion et qui peut être contournée par l’utilisateur, mais avec des performances dégradées ;

• Anomalie simple (non bloquante): produit un fonctionnement dégradé n’entachant pas de façon significative le bon fonctionnement d’une fonctionnalité.

La classification des anomalies est décidée par le CNL.

4.5. POSTE 5 : CONCEPTION ET RÉALISATION DES INTERFACES CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES

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Les prestations de ce poste sont forfaitaires, une commande par interface sera passée selon le besoin.Les interfaces à réaliser en priorité sont avec SIREPA et SAGE. Ensuite avec un outil de gestion électronique des documents (GED) qui permettra la dématérialisation de documents, leur classement, leur gestion, leur stockage et leur pérennité dans le temps.

Il s’agit pour le titulaire de présenter sa méthodologie permettant d’étudier, de développer et de tester les interfaces qu’il sera nécessaire de mettre en œuvre.


Pour chaque interface, le titulaire effectue les travaux suivants : Etape 1 : Etude et Conception :

o Etude détaillée de l’interface à mettre en œuvre ;o Ateliers de conception détaillée de l’interface ; o …

Etape 2 : Réalisation :o Développement de l’interface ;o Rédaction des documents nécessaires pour la constitution et réalisation des jeux

d’essais et scénarios de recette ;o Mise à jour du dossier d’exploitation ;o Correction des anomalies pendant les phases de tests ;o …

Les ateliers de conception sont menés par le titulaire. Les pré-requis à la réalisation des ateliers sont définis par le titulaire. Une estimation des charges des différents profils requis sera fournie. Les documents fournis lors des précédents postes sont mis à jour si nécessaire lors de la réalisation de ce poste.


Pour chaque interface, le titulaire livre, à minima, les éléments suivants : • Etape 1 :

o Dossier d’étude détaillée de l’interface ;o Conception détaillée de l’interface ; o Comptes rendus des ateliers de conception ;o …

• Etape 2 : o Mise à disposition de l’interface ; o Appui à l’implémentation en différents environnement, si nécessaire ;o Dossier de tests ; o Patchs applicatifs livrés pendant la période de VA et VSR ;o …




Dans le cas contraire, le CNL valide la fourniture des livrables par un procès-verbal de mise en ordre de marche qui permet de débuter la Vérification d’Aptitude.

Les documents produits au titre de l’étape 1 et de l’étape 2 sont validés en comité projet.

La VA se déroule selon les modalités décrites au chapitre 4.3.3.1.

La VSR a une durée maximale de 2 mois et se déroule selon les modalités décrites au chapitre 4.3.3.2.

Le procès-verbal de VSR sera émis si, à l’issue d’une période de fonctionnement en exploitation (de 3 mois au maximum), aucune anomalie ne persiste et si l’ensemble des éléments livrés est bien conforme aux documents applicables (CCTP, Plan d’Assurance Qualité, ...).

4.6. POSTE 6 : ETUDE ET RÉALISATION DU MODULE DE TÉLÉ DÉCLARATION

Les prestations de ce poste sont forfaitaires.


Le titulaire effectue les travaux suivants : • Etape 1 : Conception :

o Ateliers de conception détaillée ;o …

• Etape 2 : Réalisation : o Paramétrage des fonctionnalités et spécificités demandées ;o Développements complémentaires éventuels ; o Correction des anomalies pendant les phases de tests ; o Assistance au déploiement ;o …


Le titulaire livre les éléments suivants : Etape 1 : Conception fonctionnelle détaillée

o Les comptes rendus d’atelier (10 ateliers maximum) ; o Les spécifications fonctionnelles détaillées ;o Les spécifications d’interface ;o …

Etape 2 : Réalisation o Développement des fonctions demandées ; o Paramétrage du système ;o Correction des anomalies pendant les phases de tests ; o Assistance au déploiement ; o Documentation d’installation ;


o Documentation de paramétrage ;o …

Les ateliers de conception détaillée sont menés par le titulaire.

Le titulaire doit produire le cahier de paramétrage de l’outil (correspondant au paramétrage des fonctions standards de l’outil tel que demandé en atelier). Le titulaire effectue les développements et le paramétrage nécessaires pour la fourniture de cette partie du système. L’environnement de recette est fourni par le titulaire conformément à la prestation décrite dans le poste 7 (infrastructure). L’installation du module et des patchs successifs pendant la phase de recette est à la charge du titulaire.






La VSR se déroule selon les modalités décrites au chapitre 4.3.3.2.

4.7. POSTE 7 : INFRASTRUCTURE Les prestations de ce poste sont forfaitaires. Ce poste est déclenché lors du lancement de la prestation du poste 4.


Cette prestation consiste à mettre à disposition les environnements suivants : • Environnement de recette utilisé pendant les phases de VA de tous les postes ; • Environnement de formation ; • Environnement de production ;

Le titulaire aura la charge d’assister l’équipe informatique du CNL en charge de l’installation des plateformes. Il poursuivra ainsi le transfert de compétence en la matière.Il fournit la documentation technique de ces environnements à la fin de ce poste et ce conformément au planning qu’il aura prédéfini.

Les environnements propres au titulaire pour la réalisation de l’ensemble des prestations du marché ne sont pas compris dans ce poste.


Les environnements de ce poste concernent l’ensemble des composantes de la solution (dont le module de la télé déclaration).

Les matériels (serveurs, dispositif de sauvegarde, …) sont fournis par le CNL.

La solution technique proposée par le titulaire devra répondre aux exigences de performances demandées par le CNL et aux besoins fonctionnels notamment les besoins de traçabilité. Le CNL pourra mener des audits techniques pendant le projet. L’objectif de ces audits est de vérifier la conformité des services mis en œuvre par rapport aux besoins. Un rapport d’audit sera fourni au titulaire contenant les mesures correctives éventuelles à mettre en œuvre.

Les environnements doivent répondre aux contraintes suivantes :

Production Formation RecetteNombre Utilisateurs 70 10 10Plage horaire de fonctionnement

7j/7 9h – 18h00 9h – 19h00

Taux de disponibilité 99% 99% pendant les formations

99%

Les plages de fonctionnement des environnements de formation et de recette sont du lundi au vendredi. Les plages de fonctionnement de l’environnement de production sont 7j/7. Les chaînes batch et les opérations techniques (sauvegarde, …) s’effectuent entre 22h et 06h.

Le titulaire doit mettre en œuvre le même niveau d’architecture logicielle en formation que celui de la production. Toute action à effectuer en production doit être faite au préalable en formation. Une recopie régulière des données de la production sera faite sur la formation.

Le titulaire assurera le support (problème matériel, lancement du progiciel ou de l’applicatif) pour les environnements :

Support téléphoniqueNature Période jours ouvrés Ouverture le samedi et dimanchePlage couverture du service

8h-20h Non

Priorité des appels Délai de réponse Délai de remise en fonction (HO)Bloquant - Priorité 1 4h ½ jGênant – Priorité 2 4h 1 jNormal – Priorité 3 4h 5 j

L’environnement de production doit répondre aux besoins de performances précisées par le CNL.

Si le temps de réponse est supérieur à 1s pour un poste de travail standard du CNL en réseau LAN sur les transactions d’ajout, de modification ou de suppression, le titulaire prendra à sa charge les mesures correctrices nécessaires (optimisation du progiciel ou modification de l’architecture matérielle).



Le titulaire livre les éléments suivants : • Les environnements demandés ;• …


La mise à disposition des environnements est validée en comité technique après contrôle des éléments suivants :

• Disponibilité des environnements ; • Planning des installations réalisées pendant le mois passé et planning prévisionnel des

interventions sur les environnements.

Un procès-verbal de Service Fait sera effectué pour valider la prestation.

4.8. POSTE 8 : SUPPORT FONCTIONNEL, TECHNIQUE ET MAINTENANCE

Le support utilisateurs et les opérations de maintenance portent sur la solution retenue dans toutes ses composantes (y compris le module télé déclaration).

4.8.1. POSTE 8.1 : SUPPORT UTILISATEUR

Les prestations de ce poste sont forfaitaires. Ce poste est déclenché si besoin.

L'objectif est d’organiser et d’assurer le support de deuxième niveau des utilisateurs. Seuls les administrateurs technique et fonctionnel peuvent contacter le support utilisateur.

Le niveau de service demandé est le suivant : • Plage de disponibilité : du lundi au vendredi de 9h à 19h ; • Le délai de prise en charge d’un appel ne peut excéder ½ heure ; • Délai maximal de réponse : 4h

4.8.1.1. Livrables attendusLe titulaire livre les éléments suivants :

• Les indicateurs de suivi du support utilisateur : respect du délai de prise en charge d’un appel, nombre d’incidents traités, …

4.8.1.2. Modalités de validation Le support préconisé par le titulaire est validé en comité projet après contrôle des éléments suivants:

• Production des indicateurs du support fonctionnel et technique.

Un procès-verbal de Service Fait sera effectué pour valider la prestation.

4.8.2. POSTE 8.2 : MAINTENANCE CORRECTIVE ET ADAPTATIVE



4.8.2.1. Prestations attenduesLa maintenance corrective et adaptative débute à la prononciation de la VSR du poste 4, du poste 5 et du poste 6. La maintenance corrective et adaptative recouvre les prestations suivantes :

• Correction des anomalies du nouveau système d’information ; • Correction des anomalies des développements spécifiques réalisés dans le cadre de ce

marché ; • Prise en compte des patchs fournis par l’éditeur du progiciel ;• Prise en compte des évolutions réglementaires qui nécessite une évolution du progiciel ;

La maintenance s’applique sur toutes les composantes du système et sur les différentes versions livrées.

Le titulaire proposera un plan de maintenance des différentes versions livrées indiquant la fréquence de livraison des correctifs et précisant le processus applicatif mis en œuvre.

La montée de version du progiciel fait également partie de ce poste. Le titulaire réalise les travaux suivants dans le cadre d’une montée de version :

• Upgrade technique des environnements ;• Adaptation des développements spécifiques faits sur le progiciel à la nouvelle version ; • Adaptation des développements connexes (interfaces).

En production, les incidents sont classifiés en 3 niveaux de gravité : • Les incidents bloquants ; • Les incidents majeurs ; • Les incidents simples.

Il appartient au CNL de décider de la classification des incidents.

Incident bloquant Est considéré comme un incident bloquant :

• le dysfonctionnement sans solution de contournement qui empêche la poursuite d’une transaction ou d’une procédure ;

• exécution d’un traitement impossible ou interrompue anormalement ; • la mise à jour (création, modification ou destruction de données) ou la consultation

défectueuse ou impossible des bases de données ; • toute régression affectant une ou plusieurs procédures de gestion essentielles fonctionnant

correctement dans la version antérieure ; • l’apparition de messages systèmes erronés s’ils induisent une action altérant la base de

données ou le fonctionnement de l’application.

Incident majeur Est considéré comme un incident majeur:

• la non-conformité d’une partie de l’application par rapport aux spécifications, si cela n’empêche pas l’utilisateur de traiter une fonctionnalité prévue ;

• un défaut ou une absence de documentation, sauf s’ils induisent une action altérant la base de données ou le fonctionnement de l’application.


Incident simple L’incident simple produit un fonctionnement dégradé n’entachant pas de façon significative le bon fonctionnement d’une fonctionnalité.

Délais de correction des incidents en production Le tableau ci-dessous indique, en jours ouvrés, les délais de mise en place des corrections et des solutions de contournement en distinguant parmi la solution le module télé déclaration:

Classification de l’incident Outil de gestion des aides Module télé déclaration

Incident bloquant ½ j ½ j

Incident majeur 1 j 1 j

Incident simple Date de livraison de la nouvelle version définie en accord avec l’équipe projet

4.8.2.2. Livrables attendusDans le cadre de la maintenance corrective, le CNL souhaite avoir des livraisons unitaires dans les délais demandés pour les incidents bloquants et les incidents majeurs, pour les incidents simples, un lot de livraison comportant les correctifs d’un ensemble d’incidents sera fourni.

Lors de la livraison de corrections, l’ensemble des éléments est préparé pour faciliter la mise en production et la mise à disposition des utilisateurs de l’application corrigée et des documents associés :

Maintenance corrective : • Propositions de solutions de contournement pour les incidents bloquants et majeurs ; • Livraison de la mise de la documentation ;• Livraison des résultats des scénarios de tests et ceux de non régression qui seront présentés

pour favoriser le bon déroulement de la procédure de recette; • Livraison de la liste des incidents corrigés par le patch correctif ;

Maintenance adaptative : • Contenu du patch éditeur appliqué ; • Livraison de la mise de la documentation ;• Livraison du planning ;• Livraison des spécificités techniques à jour ;• Livraison de réalisation des adaptations ;

Montée de version progicielle : • Etude d’impact de la montée de version du progiciel ; • Les pré-requis nécessaires pour l’installation de la nouvelle version ; • Livraison du patch contenant les développements nécessaires à la montée de version.

4.8.2.3. Modalités de validation A partir de trois anomalies bloquantes « techniques », tous les tests sont interrompus et la livraison est refusée. Le CNL estime alors que les tests unitaires et d’intégration n’ont pas été réalisés correctement.



Les documents produits sont validés en comité projet.



4.9. POSTE 9 : ASSISTANCE AU DÉPLOIEMENT DE LA SOLUTION Les prestations de ce type peuvent être déclenchées pour les différentes versions de l’outil si nécessaire.

4.9.1. POSTE 9.1 : ASSISTANCE À LA DÉFINITION DE LA STRATÉGIE ET DU PLAN DE DÉPLOIEMENT

Les prestations de ce poste sont forfaitaires. Ce poste peut être déclenché après la conception générale.

L’objectif est de fournir une assistance au CNL pour la définition de stratégie de déploiement.

Le CNL attend du titulaire : Qu’il soit force de proposition dans son offre en décrivant la méthode de travail et le

calendrier de conception, réalisation et de déploiement qu’il envisage et conseille ; Qu’il porte également à l’attention du CNL les facteurs clés de succès et les points de

vigilance, voire les risques qu’il identifie à ce stade.


Dossiers de migration et de stratégie de déploiement ; Plan de déploiement ; Dossier d’exploitation (installation, mise en production, exploitation courante).

4.9.1.2. Modalités de validation Les livrables de ce poste sont validés en comite de projet.

4.9.2. POSTE 9.2 : ASSISTANCE À L’ÉLABORATION DU SUPPORT DE FORMATION


L'objectif est de définir et de réaliser les supports de formation personnalisés correspondants aux différentes versions de l’outil. Ces supports seront réalisés en collaboration avec le CNL. Le titulaire devra :

• Organiser des réunions pour l'élaboration du contenu de la formation ; • Elaborer le support de formation selon la forme retenue ;


• Identifier les données pour les scénarios exemples et les travaux pratiques.


Support de formation ; Jeux de données saisies dans l’environnement de formation.

Les supports de formation seront fournis au format dématérialisé.


4.9.3. POSTE 9.3 : ANIMATION DES SESSIONS DE FORMATION


L'objectif est d’animer des sessions de formation pour les différents profils identifiés (utilisateurs, paramétreurs et administrateurs/exploitants). Les sessions se déroulent en région parisienne.

Le titulaire devra : • Préparer la session de formation (vérifier les scénarios exemples à dérouler lors de la

formation dans l'environnement de formation, vérifier la présence de supports de formation en nombre, …) ;

• Animer la journée de formation ; • Faire évaluer la session de formation par les stagiaires ; • Réaliser un bilan de la formation.

L’assistance apportée dans ce cadre par le titulaire pourra également consister en la mise à disposition d’une salle de formation.

4.9.3.1. Livrables attendus• Plan de formation détaillé ; • Comptes rendus de préparation des sessions de formation ; • Documentation afférente aux thèmes abordés lors de formations ; • Exercices pratiqués lors des sessions de formation ; • Evaluation de la formation par les stagiaires ; • Bilan de la formation.


4.9.4. POSTE 9.4 : ASSISTANCE AU DÉMARRAGE


Le titulaire devra : • Assister sur leur lieu de travail pendant une semaine les utilisateurs ;


• Faire le bilan de la prestation : le titulaire effectuera un bilan de la prestation, précisant les problèmes rencontrés et ce qu’il faudrait prévoir dans les supports de documentation et de formation ;

• Organiser une réunion de bilan avec l'équipe projet.

4.9.4.1. Livrables attendus• Tableau de synthèse des interventions.


4.10. POSTE 10 : MAINTENANCE ÉVOLUTIVE – DÉVELOPPEMENTS SPÉCIFIQUES ET PARAMÉTRAGES

Les prestations de ce poste sont à unité d’œuvre.

Ce poste comprend la réalisation des développements spécifiques et des paramétrages applicatifs nécessaires. Les unités d’œuvre de paramétrage, de développement spécifique sont décrites en annexe du CCTP.


Pour mémoire, le CNL attend une importante couverture fonctionnelle standard. Le recours à tout développement spécifique devra être justifié.

Les développements spécifiques consistent à l’étude et la réalisation de modifications de l’outil dues à un changement, à un complément des spécifications fonctionnelles ou à une évolution du périmètre fonctionnel dans le cas où ils ne pourraient pas être satisfaits par le paramétrage du standard applicatif.

Le titulaire effectue les travaux suivants : • Etape 1 : Etude d’impact du développement (ou paramétrage) : A partir du cahier des

charges établi par l’équipe projet, le titulaire réalise une étude d’impact permettant de décrire les conditions d’intégration du développement (ou paramétrage) dans le système d’information existant. L’impact sur les interfaces est également évalué. Cette étude sera utilisée pour contrôler la proposition par rapport au cahier des charges et le contenu de la réalisation. L’impact de l’évolution sur le module de télé déclaration sera systématiquement étudié. L’étude d’impact devra être réalisée dans un délai de 2 semaines si le cahier des charges est programmé un mois avant ;

• Etape 2 : Réalisation du développement (ou paramétrage) : le CNL, après accord sur l’étude d’impact, établit un bon de commande d’unités d’œuvre pour réaliser le développement (ou paramétrage) décrit dans le cahier des charges. A la notification du bon de commande, le titulaire développe (étude, réalisation et test) l’évolution, l’intègre au système cible, et met à jour les documents fonctionnels et techniques, en satisfaisant les exigences du CNL. Il met à jour la documentation projet. Les délais de réalisation de l’évolution sont précisés dans l’étude d’impact.



Le titulaire livre les éléments suivants :

Etape 1 : Etude d’impact de l’évolutionPour chaque demande d’étude d’impact, le titulaire livrera l’étude d’impact détaillée des évolutions demandées, comprenant l’impact, la justification du recours au spécifique, les plannings et les coûts de réalisation (sous la forme des unités d’œuvre du marché) et de livraison.

Etape 2 : Réalisation de l’évolutionPour chaque commande de réalisation de développement ou paramétrage, le titulaire livrera les éléments suivants :

o L’ensemble des évolutions, composé des différents éléments techniques (programmes, codes, scripts, …ou paramétrages), répondant aux besoins exprimés par les cahiers de charges joints à la commande et aux exigences du CNL;

o Le dossier de livraison ; o Le planning détaillé de la réalisation ;o Les documents techniques et fonctionnels créés ou mis à jour pour ces

développements (ou paramétrages) ; o La liste des mises à jour à faire sur les données du référentiel et sur les

habilitations; o Les résultats des tests selon le cahier de recette fourni ainsi que les tests

complémentaires réalisés (non régression, performance) ; o Les éléments nécessaires à la formation des équipes de recette.


L’étude d’impact sera validée en comité projet après contrôle des éléments suivants : • Reprise des demandes exprimées dans le cahier des charges ; • Cohérence de la solution technique dans le contexte du CNL ; • Evaluation du type et du nombre d’unités d’œuvre et positionnement de leur niveau de

complexité.






1.11. POSTE 11 : REPRISE DES DONNÉES



Dans le cadre du projet et en fonction des trois scénarii de reprise des données attendus par le CNL (cf. annexe du présent CCTP), le titulaire devra :

Réaliser l’analyse technique et fonctionnelles des données existantes à reprendre ; Définir le périmètre des données à récupérer conjointement aux équipes du CNL ; Etudier la correspondance des données du système actuel et des données de son progiciel ; Mettre en œuvre le développement nécessaire à la récupération des données ; Effectuer la migration des données (extraction/transformation/vérification/chargement) ; Vérifier que toutes les données ont correctement été migrées dans le nouvel SI ; Accompagnement à la recette ; Assurer la conduite du projet avec tous les intervenants et assurer le suivi avec le CNL.

Compte tenu de l’hétérogénéité des outils en place, le CNL envisage à ce jour : Une reprise des données automatique :

o le plan de reprise préconisé par le titulaire devra tenir compte du calendrier de bascule à venir des données ;

o Une reprise des données des subventions vivantes ; Une reprise des données manuelle (si une reprise automatique de quelque donnée n’est pas

possible) :o Le titulaire fournira un format pivot et une grille de saisie permettant l’alimentation

de le l’outil de gestion des subventions.


Dans ce cadre, les livrables attendus sont (a minima) : Dossier de stratégie et plan de migration des données ; recensement des sources de la migration ; outil de migration de données ; rapport d’analyse de la qualité des données à migrer ; plan retour arrière ;

Des opérations de bascule à blanc seront aussi à prévoir.


Le titulaire réalisera les tests unitaires et d’intégration sur ces environnements. En plus des tests usine de chargement qu’il réalisera, le titulaire devra prévoir des tests de migration à blanc qui seront soumis à validation du CNL.Une assistance du titulaire sera nécessaire, dans l’étape de validation des données reprises.L’ensemble de la documentation relative aux travaux ci-dessus, sera à la charge du titulaire et fera partie des livrables de la reprise des données. Le titulaire devra veiller à limiter la charge imposée aux équipes du CNL en réduisant les risques de perte ou de discontinuité de service et en minimisant les perturbations sur les applications existantes.


1.12. POSTE 12 : MANAGEMENT DU PROJET Les objectifs de cette prestation sont la définition et la mise en œuvre de l’ensemble des actions de planification, d’organisation, de suivi de la progression et de maîtrise de tous les aspects du projet de réalisation.

4.10.7. MODALITÉS D’EXÉCUTION

Il s’agit d’une prestation transverse dont le coût est inclus dans les autres postes.


4.10.8.1. Maîtrise de la qualitéLe titulaire conduira des revues qualité à l’issue desquelles il établira un relevé de décisions et proposera un plan d’actions correctives. Après validation de celui-ci par l’équipe projet du CNL, le titulaire réalisera les actions qui sont de sa responsabilité et assurera le suivi de l’ensemble. Le PAQ ainsi que tous les livrables techniques (ex : dossier de paramétrage, dossiers de tests, supports de formation…) seront mis à jour pendant le déroulement du projet lors du déclenchement des différents postes du marché et au fur et à mesure de chaque nouvelle version. Le titulaire proposera la mise en place des processus de suivi et de mise à jour des livrables garantissant une bonne maîtrise de la gestion documentaire.

4.10.8.2. Planification et suivi des travaux

Le titulaire assurera l’établissement et la mise à jour du planning du projet. Il identifiera précisément les tâches qui sont de la responsabilité des équipes du CNL. Une première version du planning projet sera livrée à l’équipe projet dans les 10 jours ouvrés qui suivront la notification du marché.

4.10.8.3. Coordination des tâchesLe titulaire assurera la coordination générale de toutes les tâches techniques nécessaires au bon déroulement du projet, en tenant compte des contraintes et des calendriers des équipes du CNL dont la participation serait nécessaire.

4.10.8.4. Tableaux de bordLe titulaire établira et fera évoluer les tableaux de bord en accord avec l’équipe projet du CNL. La livraison se fera selon la même fréquence que celle des réunions du comité de projet. Une version particulière sera élaborée pour les comités de pilotage.

Les indicateurs donneront une visibilité sur les éléments suivants : • Planning, avancement des travaux et livraisons, ressources affectées ;• Maîtrise des délais et des charges (charge prévue, charge consommé et charge prévue

restante); • Qualité des livrables (livrables applicatifs et livrables documentaires) ; • Analyse des risques (sur les délais, coûts, performances, qualité).

Leur choix des indicateurs sera argumenté.

Des éléments de suivi financier du marché seront indispensables pour permettre de suivre le budget, les différentes commandes et la facturation.


4.10.8.5. Plan d’actions correctifEn cas de retard dans l’avancement des travaux ou de livraisons, le titulaire communiquera le résultat de son analyse et les actions correctives qu’il envisage.

Le rapport fera ressortir : • Les causes des retards ; • Les impacts sur le planning général ; • Les risques associés ; • Les mesures correctives et le planning actualisé ; • Les mesures préventives permettant d’éviter les retards.

4.10.8.6. Participation au comité de projet

Les participants du comité de projet pour le CNL sont le directeur de projet, le(s) chef(s) de projet utilisateur, le chef de projet informatique et l’équipe d’assistance à maîtrise d’ouvrage. La fréquence du comité de projet est mensuelle. Des points téléphoniques peuvent également être organisés chaque semaine suivant les besoins projets.

Le titulaire prépare les supports de travail suivants qui seront transmis 2 jours ouvrés, au plus tard, avant la réunion :

• Les tableaux de bord ; • Un point d’avancement des travaux ; • La description des problèmes rencontrés ; • Un plan d’actions correctif en cas retard.

Un relevé de conclusions de la réunion est réalisé par le titulaire sous un délai de 5 jours ouvrés à compter de la date de réunion. Le compte rendu de réunion est validé au plus tard lors de la réunion suivante. En cas de désaccord entre les responsables projet du titulaire et du CNL, une procédure d’escalade est activée. Cette procédure doit être décrite dans le PAQ.


Conduite de revues qualité et réalisation de plans d’actions correctives ; Planning du projet et rapport de suivi ; Coordination des tâches techniques ; Tableaux de bord ; Plan d’actions correctif pour résorber les écarts ; Point d’avancement des travaux ; Eléments préparatoires aux comités de projet ; Compte rendu des comités de projet.


La prestation sera validée en comité de projet.


1.13. POSTE 13 : RÉVERSIBILITÉ / TRANSFÉRABILITÉ Les prestations de ce poste sont forfaitaires.L’objectif de cette prestation est d’une part d’assurer le transfert progressif de la connaissance du projet au CNL ou à un nouveau titulaire. La durée des travaux de transfert de connaissance sera de trois mois calendaires.


Le titulaire assurera un transfert de connaissance complet vers l’équipe du CNL et/ou le titulaire du nouveau marché. En particulier, il doit prévoir une présentation complète du projet (architecture fonctionnelle, architecture technique, gestion de la configuration…), la mise à disposition de l’ensemble de documentation et outils associés.

Cette prestation se déroulera en parallèle aux travaux de maintenance nécessaires sans incidence sur ceux-ci.

C’est une période de recouvrement, pendant laquelle les nouveaux intervenants seront obligatoirement associés à la maintenance, le titulaire du précédent marché restant pleinement responsable au titre de son obligation de résultat qui court jusqu’à la fin de l’exécution du marché.

Le titulaire précisera, dans sa proposition, un scenario de transfert détaillant l’organisation qu’il préconise et la charge de travail correspondante.


Le titulaire livre les éléments suivants :

• Plan d’actions opérationnel de ce transfert ; • Réalisation de ces actions, notamment :

o mise à disposition de tous les éléments repérés dans la gestion de configuration et des différents outils de suivi ;

o présentation technique des applications : gestion de la configuration, documentations;

o présentation de l’organisation de la maintenance : les différentes procédures et le suivi de celles-ci ;

o accueil, durant une durée à déterminer en collaboration avec l’équipe projet, de personnels du futur titulaire ou du CNL pour leur permettre d’observer l’activité d’assistance et le déroulement des différentes procédures ;

• Comptes rendus du transfert.


Le CNL s’assurera que les actions prévues ont bien été menées, et vérifiera la complétude et la qualité des produits livrés. Les différents environnements seront testés techniquement et fonctionnellement. Cette recette est constatée par un procès-verbal de réception.


5. MISE EN ŒUVRE DES PRESTATIONS

1.14. LOCALISATION DES PRESTATIONS Le titulaire sera amené à travailler sur le site parisien.

1.15. ELÉMENTS FOURNIS PAR LE CNL Pour chaque prestation demandée, le CNL indique a minima :

le sujet à traiter, le contexte dans lequel se positionne le projet, les interlocuteurs du CNL et les prestataires externes avec lesquels le titulaire a à échanger

pour réaliser le projet.

Pour tout le projet, le CNL s’engage sur : la disponibilité du chef de projet ou de sa hiérarchie pour donner des informations

nécessaires au bon déroulement du projet et vérifier les livrables, et prendre les décisions qui s’imposent ;

la fourniture des documents et informations concernant les prestations commandées et en possession du CNL,

si des membres de l’équipe du titulaire interviennent dans les locaux du CNL : o la mise à disposition d’un environnement de travail similaire à celle d’un agent du CNL (si nécessité),o la fourniture de moyens bureautiques similaires à ceux des agents du CNL (si nécessité),o les conditions d’hygiène et de sécurité.

Une messagerie avec une adresse de messagerie spécifique à tout prestataire du CNL permettant à tout interlocuteur du CNL d’identifier qu’il est un prestataire du CNL.

1.16. EXIGENCES DE LA PRESTATION Les profils proposés par le titulaire doivent être certifiés sur la solution déployée.

Le savoir-faire du titulaire permet de rassembler tous les moyens dont il dispose pour fournir l’information la plus pertinente et la plus à jour en rapport avec le projet traité et en faire une synthèse et une analyse pertinente. Il est force de conseil.

Le personnel du titulaire intervenant en exécution du marché doit être expérimenté et avoir les compétences nécessaires à la bonne réalisation des prestations et en accord avec les bonnes pratiques.

Exploitation du système : o Pour chaque nouvelle livraison, le titulaire fournira une procédure de livraison à

l’attention du personnel chargé des livraisons des nouvelles versions du système d’information ;

o La documentation de livraison doit décrire toutes les procédures qui sont nécessaires pour maintenir la sécurité et la non-régression lors de la distribution de versions du produit ;


o Le titulaire fournira et maintiendra à jour un guide d’installation à l’attention du personnel chargé de l’installation du système d’information ;

o La documentation doit décrire les étapes nécessaires à une installation, une génération et un démarrage sûrs du produit.

Procédures d’administration :o Le titulaire fournira et maintiendra à jour un guide de l’administrateur à l’attention

du personnel chargé de l’administration du système.

Procédures d’exploitation :o Le titulaire fournira et maintiendra à jour un guide de l’exploitant ;o L'environnement d'exploitation doit être administrable et pilotable par les

responsables d'exploitation (automatisation des travaux, suivi des échanges d'information via l'infrastructure d'échange, remontée automatique d'information de supervision, …) ;

o Le titulaire estimera les moyens humains nécessaires à l'exploitation du système : charges, compétences.

Sécurité du SI :o Le titulaire devra s'assurer que la solution n'aura pas une trop forte adhérence vis-à-

vis de l'environnement système sur lequel elle repose. En effet, l'apparition de failles sur un environnement a de fait un impact sur la sécurité de l'application qui en dépend

o Le titulaire devra instaurer des critères de développement sécurisé. Une fois passées les phases de définition des besoins et de conception de l'architecture applicative, le niveau de sécurité d'une application dépend fortement des modalités pratiques suivies lors de sa phase de développement.

o Le titulaire devra intégrer la sécurité dans le cycle de vie logiciel. Il devra en effet suivre les évolutions, et plus particulièrement les mises à jour de sécurité des briques logicielles et du système d’exploitation composant le SI ;

o Le titulaire devra valider le fonctionnement du SI en fonction de ces mises à jour de sécurité ;

o Le titulaire devra maintenir à jour et fournir au CNL la dernière configuration stable du SI ;

o Le titulaire devra justifier au CNL l’absence de mise en œuvre d’une mise à jour, sur la base de régression de stabilité ou de fonctionnalité du SI.

1.17. LIVRABLES ATTENDUS Les livrables sont rédigés dans un style concis, direct et clair et en langue française. L’objectif de ces livrables est de fournir au CNL des informations compréhensibles facilement et exploitables rapidement dans l’objectif de prendre les bonnes décisions. Le titulaire veille au caractère opérationnel des livrables qu’ils soient sous forme numérique (idéalement PDF) et papier.

5.1.1. LES COMPTES RENDUS D’INTERVENTIONS

Lors de chaque intervention, à la fin de la prestation de remise en service ou suite à une action de maintenance, le titulaire établit un compte-rendu d’intervention qui doit être signé par la personne habilitée du CNL, qui a suivi l’intervention.


Ce compte-rendu contient le contenu et le résultat de toutes les actions qui auront été entreprises par le titulaire, ainsi que les dates précises d’intervention (début, fin, et temps passé).

5.1.2. LES STATISTIQUES

Pour chaque comité de pilotage, le titulaire doit fournir un compte-rendu sur les actions de maintenance.Ce compte-rendu comprend d’une part :

le nombre d’appels dans le trimestre écoulé ; le nombre d’appels pour lesquels l’engagement du titulaire n’a pas été respecté (sur le «

délai de prise en compte » ou sur le « délai de remise en service ») ; et d’autre part la liste des appels du trimestre écoulé, avec pour chacun d’eux :

le numéro d’incident ; la date de l’appel ; l’identité de l’appelant ; la référence au compte-rendu d’intervention et le temps passé (s’il y a lieu) ; la date de mise en service opérationnel, la référence au compte rendu d’intervention et le

temps passé (s’il y a lieu) ; la date de clôture de l’incident par le CNL; la description de la solution apportée ;

ce compte-rendu comprend également : le nombre d’actions de maintenance préventive dans le trimestre écoulé ;

avec pour chacune de ces actions : la date de l’action, la référence au compte-rendu d’intervention et le temps passé ; la description de l’action menée.

Le compte-rendu est transmis au CNL par messagerie électronique (l’adresse est fournie au titulaire au démarrage de la prestation), sous forme de tableau EXCEL en pièce jointe, au moins 2 jours ouvrés avant le comité de pilotage.

5.1.3. SUIVI

En complément des comités, un point téléphonique (ou une réunion) peut être organisé à la demande du CNL pour faire le point sur des incidents particuliers (en particulier pour évoquer les causes de non-respect des délais de remise en service, ou tout autre sujet méritant une instruction).

1.18. GESTION DE LA DOCUMENTATION Tous les documents produits dans le cadre de la prestation sont livrés en respectant la version en vigueur au CNL au moment de la remise des documents.

Les documents remis sont rédigés en français, proscrire les abréviations non expliquées, et éviter les anglicismes et les néologismes.

Les modalités d’échange des documents avec le CNL seront précisées à la notification du marché (nom et coordonnées des interlocuteurs, éventuelles restrictions liées à la plateforme gérant les courriers électroniques, …).

Tous les documents produits dans le cadre de la prestation seront livrés sous forme électronique PDF ou HTML imprimable ainsi que dans un format bureautique standard utilisable par les


logiciels Microsoft Office 2010. Les fichiers compressés devront s’ouvrir avec le logiciel « 7 ZIP » ou compatible.Ces normes sont susceptibles d’évoluer au cours du marché.


6. PRINCIPES DE GOUVERNANCE DES PRESTATIONS ET CONDITIONS GÉNÉRALES D’EXÉCUTION

1.19. CORRESPONDANT DU CNL A la notification du marché, le CNL indique au titulaire, les coordonnées du ou des interlocuteurs du CNL dans le cadre de l’exécution du marché.

1.20. DISPOSITIF DE PILOTAGE ET D’EXÉCUTION DU MARCHÉ

6.1.1. L’INTERLOCUTEUR DU TITULAIRE

Le CNL attend du titulaire la désignation d’un interlocuteur privilégié assurant une interface unique pour l’ensemble des prestations délivrées par le titulaire au cours du marché.

Une personne équivalente peut être désignée en remplacement, dans l'un des cas suivants : sur demande expresse du CNL et sans justification ; sur proposition du titulaire après accord du CNL ; pendant les périodes de congés du directeur de mission.

L’interlocuteur privilégié a connaissance du contexte spécifique au CNL, recueille les questions du CNL, organise la mission d’étude et le recours aux experts et autres intervenants du titulaire, organise des points d’avancement réguliers, présente et aide le CNL dans l’exploitation des préconisations du titulaire, optimisant et personnalisant ainsi le service rendu au CNL.

L’ensemble des échanges avec l’interlocuteur privilégié est réalisé en français.

L’interlocuteur privilégié justifie de la compétence, de l’ancienneté et de l’expérience requise pour un tel poste.

6.1.2. LA RÉUNION DE LANCEMENT

La prestation faisant l’objet du marché démarre par une réunion de lancement organisée et animée par le titulaire dans les locaux du CNL.

Cette réunion est, entre autre et sans que cela soit exhaustif, l’occasion de : Rappeler les conditions d’exécution du marché (Rédaction du calendrier d’exécution des

prestations, conditions administratives, conditions juridiques, modalités pratiques d’échange des documents) ;

Rappeler la démarche proposée par le titulaire dans son offre et amorcer sa mise en œuvre ;

Remettre au titulaire des documents nécessaires à la réalisation de la prestation.

Si des difficultés apparaissent pour l’une des deux parties, dans l’exécution de la partie forfaitaire, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de modifier le calendrier d’exécution.Si tel est le cas, le pouvoir adjudicateur notifiera le nouveau calendrier au titulaire.


Sont présents à la réunion de lancement : Le directeur de projet du CNL ; Le coordinateur du projet pour le CNL (toute personne ayant un intérêt dans le projet et

qui a été invitée par le coordinateur) ; L’interlocuteur privilégié du titulaire ; L’équipe du titulaire qui intervient sur la prestation concernée.

Le compte-rendu de la réunion de lancement est rédigé par le titulaire et transmis aux participants, par courrier électronique, sous cinq jours ouvrés au CNL. Le compte-rendu peut faire objet de modifications avant validation par le CNL.

6.1.3. LE COMITÉ DE PILOTAGE

Le comité de pilotage est une instance d’arbitrage. Il est composé de un (ou des) membres de la Direction Générale concernés par le projet, du directeur de projet, du chef de projet du CNL, du directeur Informatique et de toute personne du CNL ayant intérêt au projet, du chef de projet du titulaire et d’une personne représentant le titulaire et ayant le pouvoir décisionnel.Il se réunira à la demande du CNL, en cas de problème majeur nécessitant un arbitrage.

Les réunions se tiennent sur le site du CNL, l'organisation étant à la charge de l’hôte.

Le compte-rendu du comité de pilotage est rédigé par le titulaire et transmis aux participants, par courrier électronique, sous cinq jours ouvrés au CNL. Le compte-rendu peut faire objet de modifications avant validation par le CNL.

6.1.4. LE COMITÉ TECHNIQUE

Le comité technique est une instance de suivi du projet. Il se réunit pour : Vérifier le respect du calendrier et l’avancement des travaux ; Analyser et valider les plans de charge du titulaire pour ce projet ; …

Chaque réunion doit être préparée entre le CNL et le titulaire. Les réunions se tiennent sur le site du CNL, l'organisation étant à la charge de l’hôte.

La périodicité et la composition du comité technique seront définies lors de la réunion de lancement.

Le compte-rendu du comité technique est rédigé par le titulaire et transmis aux participants, par courrier électronique, sous cinq jours ouvrés au CNL. Le compte-rendu peut faire objet de modifications avant validation par le CNL.

Il est demandé au titulaire, lors de cette réunion, d’être force de proposition.

1.21. EXIGENCES DE QUALITÉ DANS LA RÉALISATION DU SERVICE CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES

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6.1.5. EXIGENCES SUR L’ORGANISATION DE LA PRESTATION

Le titulaire du marché s’engage à fournir un Plan Assurance Qualité (PAQ) à la notification du marché.Le PAQ doit être mis à disposition du CNL dans sa première version à la fin du 1 er mois du projet puis actualisé tout au long du marché.Le titulaire s’engagera, dans le PAQ, pour l’ensemble des prestations demandées dans ce cahier des charges. Il décrira l’organisation de ces prestations (procédure, rôles des acteurs, responsabilités, …), et sa réponse pour satisfaire aux exigences du CNL sur les livraisons, les tests, la documentation et les normes de développement, de paramétrage et de contrôle. Le titulaire devra prévoir des scénarios d’organisation permettant de mener en parallèle les deux types de maintenance (corrective et évolutive) et la réalisation de prestations « lourdes » de type migration d’un outil vers un autre, ...La description des procédures fera apparaître, au minimum :

Le rôle des différents acteurs ; Leurs actions ; Les conditions d’exécution et les résultats de celles-ci ; …

6.1.6. EXIGENCES SUR LES DIFFÉRENTS TYPES DE TESTS

Tests unitaires et d’intégration :Les tests unitaires qui sont à la charge du titulaire, consistent à contrôler l’exécution de codes d’une partie élémentaire du logiciel hors de son contexte. Ces tests sont en général effectués durant la phase de développement/paramétrage et sont à la charge du titulaire dont les éléments livrés sont réputés fonctionner. Les tests d’intégration permettent de vérifier la cohésion et le bon enchaînement des différents modules composant un logiciel ou plusieurs logiciels et sont à la charge du titulaire dont les éléments livrés sont réputés fonctionner.

Tests de non-régression :Ces tests qui sont à la charge du titulaire, permettent de vérifier que les modifications apportées n’ont pas entraîné d’effets de bord non prévus qui pourraient dégrader le comportement du produit, et que le fonctionnement de la partie du progiciel qui n’est pas concernée par la correction, ou l’évolution, est strictement identique à ce qu’il était avant la mise en place des codes portant l’évolution ou la correction. Le titulaire décrira dans sa proposition la méthode qu’il prévoit d’employer pour faire ces tests.

Tests de performance :Ces tests qui sont à la charge du titulaire, permettent de contrôler que les temps de réponse sont compatibles avec une utilisation normale de l’outil, délai d’attente de l’utilisateur lors de transactions, et avec les contraintes des plannings d’exploitation des « batch ». Ce type de tests font partie intégrante des tests d’intégration et des tests de non-régression.

6.1.7. EXIGENCES SUR LES LIVRAISONS

Le titulaire transmet, par voie électronique :


Le patch applicatif (correctif ou évolutif) correspondant à une nouvelle version de l’application. Cet ensemble doit être conforme à la procédure de gestion de la configuration;

Un compte rendu de livraison, contenant : o la liste des anomalies corrigées ou des évolutions intégrées ; o la liste des éléments internes, et pour chaque élément l’objet de l’évolution ou de la

correction ; Les références des documents livrés ; Les dossiers de tests ; Les documentations actualisées et les processus modifiés par l’évolution ou la correction

d’anomalie, dont les modèles de données ; Les modifications à faire au niveau du paramétrage pour mettre en œuvre la nouvelle

version; Si nécessaire l’étude d’impact actualisée de l’évolution.

6.1.8. ENGAGEMENT DE NIVEAU DE SERVICE

Le titulaire du marché s’engage à fournir l’ensemble des engagements de service attachés à la réalisation des prestations demandées ainsi que les éléments qui permettent de qualifier ses engagements et de vérifier le respect des solutions préconisées.

6.1.9. CONFORMITÉ DU SERVICE

La conformité du service permet de vérifier le respect des engagements, des délais et de la qualité de toutes les prestations réalisées par le titulaire.

Le titulaire du présent marché fournit à la livraison de chaque prestation un compte rendu de réalisation permettant de vérifier l’exécution des prestations et leur bonne fin dans les délais impartis. Il précise dans le compte-rendu les prestations qu’il n’a pas pu réaliser au cours de la période concernée.Le CNL établit le procès-verbal de service fait sur la base de ce compte rendu. En cas de non-conformité constatée par le CNL, celle-ci refuse la livraison. Le titulaire dispose d’un délai de 10 jours pour effectuer la mise au point des prestations attendues conformément aux engagements.L’ajournement de la livraison suspend le paiement des prestations jusqu’à ce que le CNL ait constaté la conformité du livrable aux attentes.

Les litiges éventuels survenant dans le processus de validation des livrables et des prestations sont réglés en comité de pilotage.

6.1.10. PLAN DE GESTION ET D’AMÉLIORATION CONTINUE

Le titulaire met en place et maintient, pendant toute la durée du marché, un Plan de Gestion et d’Amélioration Continu (PGAC) qui décrit l’organisation et les moyens associés qui garantissent au CNL la maîtrise, la coordination, la cohérence des tâches, livrables et délais.

Le titulaire établit un tableau des coordonnées des membres de ses équipes en annexe du plan de management de projet, et le tient à jour dans le rapport d’avancement lors de chaque évolution.


Le titulaire assure régulièrement les mises à jour qui s’avèrent nécessaires pendant la durée de la prestation (évolution de son organisation, évolution des moyens, décisions d’actions correctives, etc.).

Le titulaire applique son dispositif qualité (assurance et contrôle).

6.1.11. PLAN D’ASSURANCE SÉCURITÉ

Le titulaire propose, un Plan d’Assurance Sécurité (PAS) à la notification du marché. Ce document précise les dispositions prises par le titulaire pour répondre aux exigences de sécurité du CNL pendant toute la durée de chaque marché.

Le titulaire s’engage à exécuter ses obligations selon le Plan d’Assurance Sécurité (PAS), adopté en accord avec le CNL.

Le cas échéant, cette clause doit annuler et remplacer la clause de sécurité générique proposée par le titulaire dans son contrat type.

Le titulaire est responsable de la rédaction initiale du Plan d’Assurance Sécurité ainsi que de ses mises à jour nécessaires, tout au long du marché dès survenance d’un besoin de mise à jour par le CNL, pour satisfaire aux exigences de sécurité du CNL pendant toute la durée du marché.


7. MODALITÉS D’INTERVENTION DU PERSONNEL DU TITULAIRE

1.22. LES IMPÉRATIFS DE LA GESTION DE LA RESSOURCE HUMAINE

Le titulaire définit l’organisation de ses équipes, composée de membres désignés du titulaire. Ces équipes réunissent l’ensemble des compétences nécessaires à la bonne exécution du marché. La structure précise des équipes et les rôles exacts des intervenants seront définis par le titulaire.

Le personnel du titulaire pressenti sur le projet doit disposer d’une expérience sur :

la conduite opérationnelle et méthodologique de projets de cette envergure ;

le ou les environnement(s) technique(s) mis en œuvre ;

la gestion de portefeuille de projets.

Le titulaire assure dans la mesure du possible la continuité des personnes intervenant aux postes clés du marché afin que le CNL ne soit pas pénalisée par des changements survenus à ces postes.

Si au cours de l’exécution du marché, les personnes désignées n’étaient plus en mesure de remplir leur mission, le titulaire en avise immédiatement le CNL et prend toutes les dispositions nécessaires pour que ces personnes soient remplacées afin d’assurer la continuité de service et la bonne exécution des prestations. Une période de recouvrement des personnes partantes et remplaçantes est à prévoir. Ces dispositions seront présentées au CNL et soumises à son approbation.

Si au cours de l’exécution du marché, il s’avère que, au-delà des seuls critères de compétence définis dans le cadre du présent document, la qualité des prestations ou le comportement d’un intervenant se révèlent insatisfaisantes, le CNL se réserve le droit, par demande écrite, d’exiger du titulaire le remplacement dudit intervenant dans les cinq jours ouvrés suivant sa demande. Le non agrément d’un intervenant du titulaire par le CNL ne sait d’une façon quelconque exonérer le titulaire de ses obligations de résultats, en particulier celles liées au respect des planifications établies.

1.23. LA GESTION DES RISQUES

Le management des risques proposé par le titulaire doit regrouper l’ensemble des dispositions mises en œuvre de façon systématique pour maîtriser les risques dans le cadre de chaque prestation.

Le titulaire doit travailler avec le CNL en totale transparence et partager l’identification des risques pour trouver ensemble les solutions les plus adaptées aux contraintes du CNL (enjeux, priorité des besoins, planning, disponibilité, …).

Face à toutes les menaces envisagées, le titulaire établit un classement. Il utilise le critère de criticité, qui est le rapport entre la probabilité et la gravité du risque, comme illustré ci-dessous :


Le titulaire propose une méthodologie de gestion des risques qui recouvre notamment son organisation, les délais, les moyens et les conditions de gestion.

La criticité permet de classer les événements et de planifier les mesures à prendre, soit dans l’immédiat, soit dans l’hypothèse de leur réalisation. Une attention particulière doit être portée aux événements catastrophiques même s’ils sont peu probables.

L’interlocuteur dédié du titulaire est responsable de la maîtrise des risques du démarrage à la clôture du projet.

7.1. LA GESTION DES INCIDENTS

Tout événement qui perturbe le fonctionnement normal du projet est appelé "incident".Il peut s'agir, par exemple, des événements suivants :

livraison non réalisée ; environnement non conforme ; indisponibilité de ressources (absence non planifiée, surcharge) ; absence de réponse du titulaire au chef de projet du CNL ; …

Par nature, la liste précédente n'est pas exhaustive.

Chaque événement de ce type doit être enregistré sur une fiche d'incident. Une fiche d'incident est émise par le CNL et doit parvenir au titulaire. De même, le titulaire peut émettre une fiche d’incident, suite à un évènement qui risque de perturber le fonctionnement.

Chaque incident doit être décrit au moyen des informations suivantes : la description de l'incident ; le caractère interne ou externe au projet ; les conséquences en matière de planning ; les solutions mises en œuvre et les responsabilités associées ; les attentes ; …

A réception de cette fiche, le destinataire met en place les mesures correctives nécessaires qui lui incombent. Les réunions de suivi permettront de faire un point, voire de statuer sur l’état de ces fiches.


8. ANNEXES

1.24. LE PROCESSUS ACTUEL DE GESTION DES AIDES AU CNL

Demandeur Instructeur Lecteur externe Commission (et Comité) Président CNL Service financierControlleur financier (hors

CNL)Gestionnaire Agent comptable

Formulaire et pièces jointes

Eligibilité de la demande

Eligibilité du demandeur

Affectation à une commission

Instruction de la demande

Archivage récapitulatif des

décisions

Compléments d'informations

Avis (réunion)

Etude du dossier

Avis d'expert : note de lecture

Courrier, Mail,Téléphone


Mise en paiement

Visa pour engagement

Visa

Contrôles et vérifications des

demandes

Récapitulatif des décisions,Décisions

financières globales,

Attribution n° de contrat

DécisionsSignature du récapitulatif

des avis

Copie pour archive

refus

refus

Dossier Papyrus : ordre du jour + document de synthèse scanné

Récapitulatif des avis (signé par le président)

Récapitulatif des avis, budget (papier)

Récapitulatif des décisions, budget)

Dossier papier en plusieurs exemplaires

Saisie application comptable et budgétaire +

cotisations AGESSA pour les auteurs

Courrier denotification,

extrait de décisions ou

conventions ou contrats

Si aide avec conditions, apport

preuves de réalisation

VirementMise à jour

Papyrus Financier

(validation du bordereau de

paiement)

VirementMise à jour Papyrus

Financier (validation du bordereau de

paiement)

Mise en paiement du solde et/ou

dégagement dans Papyrus Financier et

comptabilité (Sirepa)

Suivi des réalisations : saisie dans

Papyrus des preuves de réalisation

Etats des déchéances


Extrait de décisions, conventions et pièces justificatives

Solde Papyrus à zéro

Décision et mandat

Situation avec piement en plusieurs échéances ou sous conditions

refus

refus ou ajournement

Courrier de refus ou ajournement

Papier


DécisionsSignature du récapitulatif décisions y

compris fiinancières

globales

Copie pour archive

Prolongation éventuelle

Calcul du soldeAnnexe rectificative des décisions



1.25. TYPOLOGIE DES UNITÉS D’ŒUVRES

8.1.1. EUDE D’IMPACTS Etude d’impact simple : Evolution n’impactant qu’un seul processus métier ;

Etude d’impact moyenne : Evolution impactant un ou plusieurs processus dont certaines procédures nécessitent de bien connaître soit les manipulations dans l’outil, soit les règles de gestion métier ;

Etude d’impact complexe : Evolution impactant, plusieurs processus dont les manipulations dans l’outil ou les règles de gestion métiers complexes.

8.1.2. DÉVELOPPEMENT/PARAMÉTRAGE Evolution simple :

o Création d’un écran ayant 30 champs au plus d’affichés ; o Création d’un menu (des sous-menus) ;o Création d’un écran avec 4 tables au plus, ayant 30 champs au plus d’affichés ; o Ecran créé avec contrôle complexe de 3 champs au plus ;o Modification de libellés de plus de 10 champs ; o Modification du positionnement de plus de 10 champs ; o Ajout ou modification d’un écran de recherche ; o Ajout de 20 champs au plus dans la base ; o Ajout d’une table (ou vue) ;o Création d’un batch avec 1 table (ou vue), 20 champs différents au plus, 1 ou 2

critères de sélection, mise en page de type liste ; o Création d’un batch de mise à jour avec 1 table (ou vue), 20 champs différents

au plus, 1 ou 2 critères de sélection, pas de jointure ; o Ajout d’une table (ou vue);o Et ajout de champs de tables existantes. o Création d’une édition avec 1 requête, 3 tables (ou vues) au plus, 1 ou 2

critères de sélection. o Ajout ou modification d’une requête portant sur au plus 3 tables et 10 champs ; o Modification des échanges de données entre les modules internet et externes

(interface) ;o …

Evolution moyenne : o Création d’un écran ayant 30 champs au plus d’affichés ; o Création d’un écran avec 4 tables au plus ayant 30 champs au plus d’affichés ; o Création d’un groupe de 4 écrans au plus, ayant 30 champs au plus d’affichés

par écran ; o Ecran créé avec contrôle complexe de plus de 3 champs ; o Ecran créé avec, 3 au plus, règles de gestion complexes ; o Ajout de 30 champs au plus dans la base ; o Ajout de 5 tables (ou vues) au plus dans la base.


o Création d’un batch avec 5 tables (ou vues) au plus, 30 champs différents au plus, 5 critères de sélection au plus et 5 jointures au plus, mise en page de type liste ;

o Création d’un batch de mise à jour avec 5 tables (ou vues) au plus, 30 champs différents au plus, 5 critères de sélection au plus, sortie d’un récapitulatif sans mise en page ;

o Ajout de 10 tables (ou vues) au plus ; o Ajout de critères de rupture ; o Ajout de jointures ; o Ajout de cumuls ; o Création d’une édition avec 1 ou 2 requêtes, 5 tables (ou vues) au plus, 3 ou 4

critères de sélection ; o Ajout de critères de rupture ; o Ajout de cumuls ; o Ajout de regroupement de données ;o Ajout ou modification d’une requête portant sur au plus 7 tables et 20 champs ; o …

Evolution complexe : o Création d’un groupe de 8 écrans au plus, ayant 30 champs au plus d’affichés

par écran ; o Ecran créé avec, plus de 3 règles de gestion complexes ; o Ajout de 50 champs au plus dans la base ; o Ajout de 10 tables au plus dans la base ; o Ajout de 5 écrans au plus ;o Création d’un batch avec 20 tables (ou vues) au plus, 45 champs différents au

plus, 10 critères de sélection au plus et 10 jointures au plus, mise en page de type liste ;

o Création d’un batch de mise à jour avec 15 tables (ou vues) au plus, 45 champs différents au plus, 10 critères de sélection au plus, et 10 jointures au plus, sortie d’un récapitulatif sans mise en page ;

o Ajout de plus de 20 tables (ou vues) au plus ;o Création avec 5 requêtes au plus, 10 tables (ou vues) au plus, 5 critères de

sélection au plus, 5 jointures au plus et ajout de cumuls ; o Ajout de 5 tables (ou vues) au plus ;o Ajout ou modification d’une requête portant sur au plus 10 tables et 30

champs ;o …


1.26. TYPES DE DEMANDES D’AIDE

Libellé Famille de demande aide Entité responsableBourses d’écriture aux auteurs Aides aux auteurs Département de la créationBourse "Jean Gattégno" Aides aux auteurs Département de la créationBourse Cioran Aides aux auteurs Département de la créationCrédit de préparation aux auteurs Aides aux auteurs Département de la créationCrédit de traduction Aides aux traducteurs Département de la créationCrédit de résidence aux auteurs Aides aux auteurs Département de la créationBourse de séjour aux traducteurs étrangers : traducteurs confirmés

Aides aux traducteurs Département de la création

Bourse de séjour aux traducteurs étrangers : jeunes traducteurs


Jeunes traducteurs : programme deprofessionnalisation au CITL


Allocations annuelles aux auteurs Aides aux auteurs Département de la créationAides exceptionnelles Aides aux auteurs Département de la créationSubvention aux éditeurs pour la publication Aide aux éditeurs Département de la créationSubvention aux grands chantiers patrimoniaux

Aide aux éditeurs Département de la création

Subventions aux éditeurs pour la préparation de projets collectifs lourds


Subventions aux éditeurs pour la prise en charge des coûts iconographiques


Subventions annuelles au fonctionnement des revues

Aides aux revues Département de la création

Subventions au développement des revues


Subventions à la création de revue en ligne


Subventions pour la traduction en français d’ouvragesen langues étrangères


Prêts à la publication d'ouvrages Aide aux éditeurs Département de la créationSubventions pour projets d'édition numérique Aide aux éditeurs Département de la créationSubventions à la numérisation de revues


Subventions pour la création d’une édition multimédia ou d’un projet numérique innovant


Prêts économiques pour la création, ledéveloppement ou la reprise de librairie

Aides aux librairies Département de la diffusion

Prêts économiques aux entreprises d'édition Aide aux éditeurs Département de la diffusionSubventions à la création et au développement de sites collectifs d'éditeurs et de libraires


Subvention à la création, l'extension et la reprise de librairies


Subventions à la production de catalogues thématiques par des groupements de libraires


Subvention exceptionnelle à la réimpression Aide aux éditeurs Département de la diffusionSubventions pour la création de librairie ou l'implantation de fonds

Aides aux librairiesfrancophones à l'étranger

Cellule "Coordination internationale"


en françaisLibrairies francophones de référence : demande d'agrément



Librairies francophones de référence : subventions pour la diversification des fonds en français



Librairies francophones de référence : subvention pour la valorisation des fonds en français

Aides aux librairies francophones à l'étranger Cellule "Coordination

internationale"Subventions pour la traduction d’ouvrages français en langues étrangères


Subvention à la constitution d’un premier fonds Aides aux bibliothèques Département de la diffusionSubvention à un projet thématique Aides aux bibliothèques Département de la diffusionSubventions pour la mise en valeur des fonds en librairie Aides aux librairies Département de la diffusionBourses permettant aux libraires étrangers de séjourner en France pour participer à des programmes de formation

Aides aux librairiesfrancophones à l'étranger Cellule "Coordination

internationale"

Subventions pour la réalisation de manifestationslittéraires

Aides à la vie littéraire Départements des relationsextérieures

Subventions aux sociétés d’amis d’auteur Aides à la vie littéraire Département de la créationSubvention pour les plateformes innovantes de diffusion et de valorisation de catalogues de livresnumériques

Aide aux éditeurs Département de la diffusion

Subvention pour la numérisation rétrospective et la diffusion numérique de documents sous droits

Aide aux éditeurs Département de la diffusion

Label Librairie Indépendante de référence (LIR) Aides aux librairies Département de la diffusionLabel Librairie de Référence (LR) Aides aux librairies Département de la diffusionSubventions aux collections et aux projets d’éditionpluriannuels


Subventions pour l’acquisition de fonds thématiquespour les librairies en France


1.4. TYPES DE COMMISSION ET COLLÈGE

LibelléArts et bibliophilieBande dessinéeDiffusion du livreEconomie numériqueHistoire et Sciences de l'homme et de la sociétéLittératures de jeunesseLittérature classique et critique littéraireLittérature scientifique et techniqueLittératures étrangèresPhilosophie, psychanalyse et sciences des religionsPoésieRomanThéâtreVie littéraireEntreprises d'édition et de librairie (comité)Librairies de référenceExtraduction : Littérature (littérature générale, bd, jeunesse)Extraduction : Sciences et techniques, Sciences humaines et socialesLibrairies francophones à l’étranger


Jeunes traducteurs (comité)LabelsGrands projets patrimoniaux (comité)Assistance culturelle (comité)Aides d'urgence (comité)

1.5. FORMULAIRES CNL

1.5.1. AIDES AUX AUTEURS http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_aux_auteurs/

1.5.2. AIDES AUX TRADUCTEURS http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_aux_traducteurs/

1.5.3. AIDES À L’ÉDITION http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_a_l_edition/

1.5.4. AIDES À L’ÉDITION NUMÉRIQUE http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_a_l_edition_numerique/

1.5.5. AIDES À LA TRADUCTION http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_a_la_traduction/

1.5.6. AIDES AUX REVUES http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_aux_revues/

1.5.7. AIDES AUX BIBLIOTHÉCAIRES ET À LA DIFFUSION http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_aux_bibliothecaires_et_a_la_diffusion/

1.5.8. AIDES AUX LIBRAIRES http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_aux_libraires/

1.5.9. LIR – UN LABEL DE RÉFÉRENCE http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/lr_un_label_de_reference/

1.5.10. AIDES AUX LIBRAIRES FRANCOPHONES CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES

Page : 71/74

http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/lr_un_label_de_reference/

http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_aux_libraires/

http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_aux_bibliothecaires_et_a_la_diffusion/

http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_aux_bibliothecaires_et_a_la_diffusion/

http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_aux_revues/

http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_a_la_traduction/

http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_a_l_edition_numerique/

http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_a_l_edition_numerique/

http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_a_l_edition/

http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_aux_traducteurs/

http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_aux_auteurs/

http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_aux_libraires_francophones/

1.5.11. AIDES AUX ORGANISATEURS DE MANIFESTATIONS

http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/aides_aux_organisateurs_de_manifestations_litteraires/

1.5.12. NUMÉRIQUES http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/numerique/


http://www.centrenationaldulivre.fr/en/ressources/tous_les_formulaires/numerique/





1.6. SCÉNARII DE REPRISE DES DONNÉES

Application Hypothèse 1 (incontournable) Hypothèse 2 (souhaitée) Hypothèse 3 (idéale)

Alexandrie3 dernières années (600 demandes + structures

associées)

1 400 demandes + structures associées

depuis 2008

11 000 demandes + structures associées soit la totalité de la base depuis 2000

Papyrus instruction

3 dernières années (2 597 structures

mouvementées + 1 200 lecteurs + documents)

43 185 demandes + structures associées

depuis 2008

72 470 demandes + structures associées soit la totalité de la base depuis 1993

Papyrus financier

1 000 dossiers non soldés + 350 structures

associées et 500 bourses + 500 personnes

physiques

1 000 dossiers non soldés + 350 structures

associées et 500 bourses + 500 personnes

physiques

totalité de la base (1993)

1.7. DOCUMENTATIONS : SIREPA ET SAGE
