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CARLABELLA ABSENCES & NOTES DE FRAIS - SALARIÉS Dernière mise à jour : le 23/10/2019 Cette notice explique le fonctionnement de Carlabella, pour la saisie des absences et notes de frais des salariés

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CARLABELLA

ABSENCES & NOTES DE FRAIS -

SALARIÉS

Dernière mise à jour : le 23/10/2019

Cette notice explique le fonctionnement de Carlabella, pour la saisie des absences et notes de

frais des salariés

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SOMMAIRE

Introduction ............................................................................................................................................... Page 1

Première utilisation .................................................................................................................................... Page 1

____ La connexion ................................................................................................................................... Page 1

____ Changement du mot de passe ........................................................................................................ Page 2

Comment utiliser Carlabella ...................................................................................................................... Page 2

____ Les boutons .................................................................................................................................... Page 2

____ Le menu .......................................................................................................................................... Page 3

_________ Mes données ........................................................................................................................ Page 3

______________ Ma fiche ...................................................................................................................... Page 3

______________ Mon mot de passe ...................................................................................................... Page 3

______________ Mes véhicules ............................................................................................................. Page 3

_________ Absences .............................................................................................................................. Page 4

______________ Saisie .......................................................................................................................... Page 4

______________ Compteurs Absences ................................................................................................. Page 4

______________ Créer une demande ................................................................................................... Page 5

______________ Annuler une demande ................................................................................................ Page 6

______________ Suivi ............................................................................................................................ Page 7

_________ Notes de frais........................................................................................................................ Page 8

______________ Saisie .......................................................................................................................... Page 8

______________ Créer une ligne de frais .............................................................................................. Page 8

______________ Suivi .......................................................................................................................... Page 11

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Introduction Afin de faciliter la gestion des absences et notes de frais, un portail est mis à votre disposition. Il est accessible depuis n’importe quel navigateur internet à l’adresse suivante :

https://fimca.carlabella.com

Sur cet espace, vous pourrez faire diverses demandes, telles que :

❖ Demande d’absence de congé payé ;

❖ Demande d’absence de RTT ;

❖ Demande d’absence sans solde ;

❖ Demande de remboursement de note de frais ;

Première utilisation Pour vous connecter à la plateforme, il est nécessaire de saisir les informations demandées, à savoir le domaine, le nom d’utilisateur et le mot de passe.

➢ La connexion :

Saisir le domaine, qui sera toujours FIMCA (en

majuscules ou minuscules)

Saisir votre nom d’utilisateur (en majuscules

ou minuscules)

Saisir votre mot de passe

Vous pouvez changer la langue ici

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Par défaut, ces informations sont les suivantes :

Domaine : FIMCA Utilisateur : Première lettre du prénom + le nom (en cas de nom composé, nous mettons soit les deux parties accolées, soit uniquement le premier, en fonction de la longueur) Mot de Passe : Numéro de Sécurité Sociale sans la clé (ce mot de passe est provisoire et devra être changé à la première connexion)

➢ Changement du mot de passe : Lors de votre première visite, il vous sera demandé de modifier votre mot de passe. Cette opération est obligatoire pour pouvoir naviguer sur Carlabella. Il suffit de suivre les indications affichées à l’écran.

Une fois le mot de passe modifié, une confirmation apparaît sur l’écran, et vous pouvez utiliser Carlabella pour effectuer vos demandes.

Comment utiliser Carlabella

➢ Les boutons : En haut de la page, vous trouverez plusieurs boutons avec diverses fonctionnalités.

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Permet de télécharger cette notice d’utilisation. Permet de sauvegarder des pages et d’y accéder rapidement. Lorsque vous êtes sur une page que vous utilisez souvent (par exemple la saisie de congés), cliquez sur cette icône puis sur l’icône + afin de l’enregistrer. Ensuite, depuis n’importe quelle page, cliquez à nouveau sur l’icône puis sur le lien enregistré pour y accéder directement. Permet d’accéder à mes-acces.fr regroupant les adresses web des différents logiciels ainsi que les notices d’utilisations. Permet d’accéder à votre planning, et potentiellement à celui de votre service, en fonction du paramétrage.

➢ Le menu :

Sur la gauche de votre écran, vous trouverez le menu de navigation. Si vous ne voyez pas le menu, il est possible qu’il

soit masqué (cette action est possible en cliquant sur . Pour l’afficher à nouveau, cliquez sur l’icône dans le bandeau en haut à gauche (elle apparait uniquement lorsque le menu n’est pas affiché).

Vous pouvez à tout moment revenir sur le premier niveau du menu de navigation en cliquant sur .

o Mes données :

▪ Ma fiche : ici, vous pourrez accéder aux informations vous concernant qui ont été renseignées dans Carlabella.

Seules les informations indispensables au bon fonctionnement de la plateforme ont été renseignées.

▪ Mon mot de passe : Vous pourrez ici modifier votre mot de passe.

▪ Mes véhicules : S’il vous arrive d’avoir des notes de frais d’indemnités kilométriques, il est indispensable de

renseigner ici votre véhicule au préalable avant de pouvoir faire votre note. Sur le formulaire à remplir, les lettres entre parenthèses comme par exemple « Code (A.) » correspondent à l’emplacement de l’information sur la carte grise.

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o Absences :

▪ Saisie : Permet d’effectuer la saisie ou l’annulation de vos congés, mais également de voir vos compteurs.

L’écran se décompose ainsi :

• Compteurs Absences :

Vous pouvez accéder à vos compteurs en cliquant sur le bouton « Compteurs Absences ».

En cliquant sur ce bouton vous arrivez à un écran regroupant vos compteurs de CP et, si vous en avez, vos compteurs de RTT.

Vous trouverez ci-dessous à quoi correspondent chaque colonne :

o Acquis à prendre : congés N-1 acquis au 01/06 de la période en cours + les congés N-2 restants au 31/05 de la période précédente ;

o En cours d’acquisition : congés N en cours d’acquisition (soit 2,08 jours par mois pour le cas général) ; o Pris : congés qui ont été pris du 01/06 au 31/05, et décomptés du compteur N-1. Sont pris en compte

uniquement les congés déjà intégrés dans le logiciel de traitement des paies ; o Pris par anticipation : congés qui ont été pris du 01/06 au 31/05, et décompté du compteur N (dans le cas

où vous n’avez pas ou plus de congés à prendre N-1). Sont pris en compte uniquement les congés déjà intégrés dans le logiciel de traitement des paies ;

o Solde N-1 : congés N-1 restant à prendre. Pour trouver ce nombre de jours, il suffit de faire l’opération suivante : Acquis à prendre – Pris (pour retrouver facilement la formule, vous pouvez vous reporter aux lettres entre parenthèses)

Créer une nouvelle

demande d’absence

Afficher ses

compteurs

« En saisie » pour effectuer une demande,

« Annulable » pour annuler des congés

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o Solde N : congés N restant à prendre. Pour trouver ce nombre de jours, il suffit de faire l’opération suivante : En cours d’acquisition – Pris par anticipation (pour retrouver facilement la formule, vous pouvez vous reporter aux lettres entre parenthèses)

o Solde prévisionnel : congés restant à prendre (N et N-1 cumulés). Pour trouver ce nombre de jours, il suffit de faire l’opération suivante : Solde N-1 + Solde N – Congés pris non intégrés dans le logiciel de traitement des paies (pour retrouver facilement la formule, vous pouvez vous reporter aux lettres entre parenthèses)

• Créer une demande : Pour effectuer une demande d’absence, veuillez suivre le cheminement ci-dessous :

Attention : si vous êtes salariés de plusieurs sociétés, il faut saisir vos congés pour chaque société. Pour cela, vous pouvez changer de société en effaçant celle inscrite par défaut et en sélectionnant la bonne société. N’oubliez pas également de sélectionner votre matricule sous collaborateur.

① Cliquez sur « Créer » ;

② Cliquez sur le type d’absence (par exemple Congé sans solde) ;

③ Ensuite, sur le calendrier, cliquez sur le premier jour de l’absence puis sur le dernier jour. Si l’absence est d’une journée, il est nécessaire de cliquer deux fois sur le même jour ;

④ En dessous du calendrier, si le premier jour d’absence commence l’après-midi ou si elle se finit le matin, vous pouvez le préciser.

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⑤ Enfin, vous pouvez soit faire « Ok + suivant » si vous avez d’autres absences à saisir soit « Ok » si vous avez fini ;

⑥ Une fois votre (ou vos) absence(s) saisie(s), vous pouvez les vérifier. Mais actuellement, elles ne sont pas encore

envoyées. Pour cela il faut cocher les absences à envoyer puis cliquez sur « Remettre au contrôle » et confirmer. Il ne restera plus qu’à attendre la validation de votre responsable.

Attention : Veillez à bien envoyer vos absences aux contrôles afin qu’elles soient bien prises en compte.

• Annuler une demande : Pour annuler une absence (qu’elle soit déjà validée ou non), veuillez suivre le

cheminement ci-dessous :

① Sélectionnez « Annulable » en Statut ;

② Cochez la ou les absence(s) à annuler, cliquer sur « Annuler » et confirmer.

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▪ Suivi : Permet de suivre vos absences et leurs états (si elles ont bien été envoyées au contrôle, et si elles ont été

validées)

Par exemple, si en statut est indiqué « En saisie » et qu’après avoir appliqué, des absences apparaissent, il est indispensable de vérifier si c’est volontaire ou si c’est un oubli. En cas d’oubli, il est important de remettre au contrôle le plus tôt possible.

Il est également possible de voir les absences restées en saisie sur l’écran « Saisie ». Si vous rencontrez le moindre problème avec la plateforme Carlabella, vous pouvez prendre contact avec votre interlocuteur RH habituel.

Permet de filtrer la

liste des demandes

Permet de filtrer la

période Valider les paramètres pour

afficher vos demandes

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o Notes de frais :

Attention : Bien que la plateforme permette d’envoyer les pièces justificatives en dématérialisé, il est toujours obligatoire de remettre vos originaux au service comptable.

▪ Saisie : Permet d’effectuer la saisie de vos notes de frais.

L’écran se décompose ainsi :

• Créer une ligne de frais : Pour insérer une nouvelle ligne de frais dans votre note, veuillez suivre le

cheminement ci-dessous :

Attention : si vous êtes salariés de plusieurs sociétés, il faut sélectionner la bonne société. Pour cela, vous pouvez changer en effaçant celle inscrite par défaut et en sélectionnant la bonne société. N’oubliez pas également de sélectionner votre matricule sous collaborateur.

① Cliquez sur « Créer » ;

② Saisissez la date du frais (ou sélectionnez la date grâce aux boutons de calendrier) ;

Créer une nouvelle

ligne de frais

Afficher / Ajouter

les pièces jointes

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③ Saisissez le montant TTC du frais ;

④ Sélectionnez la nature du frais (soit via la liste déroulante, soit via les icônes) ;

⑤ Si le montant de TVA est demandé, saisissez celui-ci ;

⑥ Si le centre de coût est demandé, il faut le sélectionner dans la liste déroulante ;

⑦ Dans le cadre des frais d’indemnités kilométriques, il est indispensable de saisir d’autres informations

supplémentaires :

o Le lieu de départ ainsi que le lieu d’arrivée

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o L’immatriculation de votre véhicule (qui est une liste déroulante. Il sera présent uniquement si vous l’avez créé au préalable dans « Mes Données » - « Mon Véhicule »;

o Le nombre de kilomètres Aller ;

o Si le trajet est un aller-retour, cochez la case correspondante ;

⑧ Saisissez le motif de la dépense (veillez à être le plus précis possible)

⑨ Cliquez sur « Ok + Suivant » si vous avez encore des frais à saisir, sinon sur « Ok » pour valider.

⑩ Une fois tous vos frais créés, vous pouvez les envoyer en cliquant sur « Remettre au contrôle ».

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Attention : Veillez à bien envoyer une seule note de frais par mois, et de ne pas faire une note par frais.

▪ Suivi : Permet de suivre vos notes de frais et leurs états (afin de voir si elles ont bien été envoyées au contrôle et

où elles en sont dans le règlement)

Par exemple, si en statut est indiqué « En saisie » et qu’après avoir appliqué, des notes de frais apparaissent, il est indispensable de vérifier si c’est volontaire ou si c’est un oubli. En cas d’oubli, il est important de remettre au contrôle le plus tôt possible.

Il est également possible de voir votre note de frais en saisie sur l’écran « Saisie ». Si vous rencontrez le moindre problème avec la plateforme Carlabella, vous pouvez prendre contact avec votre interlocuteur RH habituel.

Permet de filtrer la

liste des demandes

Permet de filtrer la

période

Valider les paramètres pour

afficher vos demandes