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CALENDRIER DES ETAPES D'UN
AVANT-PROJET DE CONSTRUCTION:
MEMOIRE DE LA CONCEPTION
ADMINISTRATION
CANQ TR AP SG 112 •
Québec, le 15 mars 1983 Direction des systèmes de gestion
CALENDRIER DES ETAPES D'UN
AVANT—PROJET DE CONSTRUCTION:
MEMOIRE DE LA CONCEPTION
ADMINISTRATION
MINISTÈRE DES TRANSPORTS cE.:NrRs DE
DOCUMENTATION 700, SOUL. RE:NÉLÉVESQUE
est 21e ÉTAGE QUÉBE,C GUI (QUE) - CANADA SHI'
Québec, le 15 mars 1983 Direction des systèmes de gestion
TABLE DES MATIERES
Introduction
Utilisateurs
Objectifs recherchés
Description et caractéristiques du système proposé
4.1 Description générale
4.2 Fichiers
4.3 Intrants
4.4 Fonctions du système
4.5 Extrants
4.6 Cheminement de l'information
4.7 Particularités de fonctionnement et contraites
Impact de la mise en place du système de gestion sur l'organisation administrative et les effectifs des utilisateurs
Situation du nouveau système par rapport aux autres systèmes existants ou prévus
Développement et implantation du système
Exploitation du système
Etude de rentabilité
Détermination des critères de rendement
ANNEXES
A.1 Guide de cheminement d'un projet
A.2 Fichiers principaux de PROJACS
Calendrier des étapes d'avant-projet
de construction: mémoire de la
conception administrative
1. Introduction
L'objet de la présente conception administrative est un système
de gestion des avant-projets de construction et: des multiples
activités qui les composent.
La mise en place de ce système fait suite à la recommandation,
d'un comité d'étude en recherche de configurations pour un pro-
jet-pilote en télécommunication, de développer un système de ca-
lendrier des étapes d'un projet de construction .
Le système doit conduire à l'atteinte des objectifs recherchés
par les districts et qui sont énoncés à la section trois de ce
document.
1. Gouvernement du Québec, Ministère des Transports, Direc- tiondes Systèmes de gestion, Direction de la Construction, Direction de l'Entretien, Direction régionale de Sher-brooke. Projet pilote en télécommunication. Recherche de configuration. Dossier-système de gestion 900.03.0, 26 . mars 1980, p. 12.
Calendrier des étapes d'un avant-projet
de construction: mémoire de la
conception administrative
2 Utilisateurs
L'unité administrative principalement concernée sera le district
et son chef du service de la construction qui a la responsabili-
té de la gestion de l'ensemble des activités d'un ou de plu-
sieurs projets.
Les utilisateurs secondaires seront le Bureau du sous-ministre,
la Direction générale des Opérations, la Direction de la
Construction, les Directions régionales et la Direction de la
• Programmation qui pourront interroger au besoin, et selon les
possibilités offertes par le système, la banque de données
concernant les projets de l'ensemble des districts.
L1 Calendrier des étapes d'un avant projet
I de construction: mémoire de la
conception administrative
3. Objectifs recherchés
11 La motivation de base relevée par le comité (ibidem, p. 1) est
I/ la recherche d'un moyen qui rendrait l'utilisation des systèmes
informatisés à la disposition des districts et des régions.
11
Le comité a relevé les objectifs et besoins généraux des dis-
tricts et en a déduit les grandes lignes de leurs besoins
essentiels en système (ibidem, p. 4). En ce qui nous concerne,
11
il s'agit de "l'état de l'évolution des contrats, des crédits,
des opérations, de la programmation et des différentes étapes
1/
d'un projets de construction ou d'entretien".
Il est aussi noté (ibidem, p. 4) que les directions régionales,
qui agissent en tant que coordonnateurs des travaux qui s'effec-
tuent dans les districts sous leur juridiction, "réalisent selon
les règles de l'art et de l'économie, les programmes régionaux
- Calendrier des étapes d'un avant-projet
de construction: mémoire de la
conception administrative
de construction et d'entretien des infrastructures de trans-
port". Pour ce faire, le comité écrit (ibidem, p. 6) qu'ils ont
besoin de "planifier et de suivre l'évolution des différentes
étapes d'un projet de construction".
Au niveau des organismes centraux, les directions de la cons-
truction et de l'entretien doivent pouvoir, afin de fournir aux
autorités du Ministère l'information leur permettant un choix
judicieux des priorités et des programmes, "suivre l'évolution
des contrats, des crédits, des opérations et de la programmation
au niveau provicial" (ibidem, p. 8).
3.1 Système actuel
Actuellement, il n'y a pas de système de gestion de projets
formel et uniforme pour les districts et il est donc impos-
sible d'atteindre, de façon satisfaisante, les objectifs
recherchés. Chacun des gestionnaires supervise les activi-
Calendrier des étapes d'un avant-projet
de construction: mémoire de la
conception administrative
tés des projets dont il est responsable avec un système
qui leur est propre.
Le nouveau système a pour objectif de permettre le suivi de
l'évolution d'un projet à partir de la décision d'effec-
tuer des travaux jusqu'à leur réalisation, en passant par
toutes les étapes intermédiaires de demandes d'acceptation
et de réalisation par les autres services impliqués. Il
souligne entre autres, tout retard sur les échéanciers et
avise quelle étape prendra bientôt fin afin de permettre
aux utilisateurs de vérifier si cette étape finira au mo-
ment prévu.
Calendrier des étapes d'un avant-projet
de construction: mémoire de la
conception administrative
4. Description et caractéristique du système proposé
4.1 Description générale
La Direction de la Construction a élaboré un "Guide de che-
minement d'un projet routier préparé par le district". Il
constitue un projet-modèle et représente la séquence de
toutes les activités qui le constituent. Le guide a été
conçu en consultation avec les districts et •est représenta-
tif du cheminement suivi par les gestionnaires. La majori-
té des projets ne comporte pas toutes ces activités mais
ils en sont au moins •un sous-ensemble. On retrouve le gui-
de à l'annexe 1.
La Direction des Système de gestion possède un progiciel
(PROJACS) , un ensemble de programmes informatiques, conçu
2 PROJACS (project analysis and control System). Programme-produit IBM No. 5740-XP1.
Calendrier des étapes d'un avant-projet
de construction: mémoire de la
conception administrative
pour la gestion des projets soit la planification et le
contrôle des temps, des coûts et des ressources. Il cons-
titue le noyau du système proposé étant donné son adéqua-
tion avec la nature de l'application. Toutefois, comme il
s'adresse à des projets complexes comportants de nombreuses
variables (temps, coûts et ressources), le système consiste
en une .utilisation partielle des possibilités de PROJACS.
Le système permet donc de répondre, dans un premier temps,
aux besoins des districts tel qu'énoncés par le comité à la
section trois. Les besoins des utilisateurs secondaires
pourront être comblés par les facilités d'interrogation du
progiciel et par des options de PROJACS dont l'utilisation
n'est pas encore envisagée pour les seuls besoins des dis-
tricts.
Le fonctionnement global de ce système répond à la motiva-
tion de base du comité de rendre les systèmes informatisés
Calendrier des étapes d'un avant-projet
de construction: mémoire de la
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à la disposition des districts et des régions puisqu'il
s'inscrit dans le cadre du projet-pilote de traitement dis-
tribué et que son utilisation via l'ordinateur IBM 8100 est
rendu très aisée pour l'utilisateur.
4.2 Fichiers
Le fonctionnement global de PROJACS repose sur deux fi-
chiers principaux: le fichier-maître et le fichier-inter-
médiaire. Le fichier-maître contient les données communes
au niveau provincial (calendriers, semaines de travail,
congés, etc...) de même que l'ensemble de l'information
sur tous les projets. Le fichier-intermédiaire est utilisé
pour le traitement des réseaux (projets) (génération, mise
à jour, etc...). Les transactions entre l'utilisateur, le
fichier-maître et le fichier-intermédiaire sont décrites à
l'annexe 2. Ces fichiers occupent respectivement 400 et
200 pistes (unité de disque IBM 3350).
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de construction: mémoire de la
conception administrative
4.3 Intrants
Chaque donnée concernant un projet est codifiée par son
responsable qui est un chef de service de la construction
du district concerné. La codification se fait selon un
format défini par PROJACS. Les données sont saisies dans
le district, par le chef de service ou un(e) technicien(e)
attitré(e), et' validées par le progiciel lors de son exécu-
tion. Chacun des districts est en charge d'environ dix
nouveaux projets par année. Cela représente un maximum de
300 images de cartes de 80 caractères par projet. Il
existe une série modèle de ces images de cartes et le
responsable n'a qu'à faire certaines modifications selon
les besoins. (voir l'annexe 3.1)
4.4 Fonctions du système
Le chargé de projets fait exécuter le système à chaque fois
qu'il désire définir, modifier, mettre à jour, détruire un
projet ou bien encore demander un rapport.
Calendrier des étapes d'un avant-projet
de construction: mémoire de la
conception administrative
4.5 Extrants
PROJACS produit onze rapports standards qui couvrent la ma-
jorité des besoins identifiés. A partir de ceux-ci, il est
possible de créer des rapports personnalisés en fonction
d'une variété de critères de sélection et de tri. (voir
l'annexe 3.2)
4.6 Cheminement de l'information
Le chargé de projets compile toute information nécessaire
au fonctionnement du système et qui concerne majoritaire-
ment l'avancement des activités des projets.
PROJACS interprète l'information et produit des rapports
sur l'évolution des travaux.
Calendrier des étapes d'un avant-projet
de construction: mémoire de la
conception administrative
4.7 Particularités de fonctionnement et contraintes
PROJACS est un progiciel très évolué et s'adresse à des
utilisateurs principaux qui connaissent les techniques de
management des projets et les rapports qu'elles génèrent
généralement (charte de Gantt ("bar chart"), PERT,
ect...).
La viabilité du système dépend du degré d'implication des
gestionnaires et de leur intérêt à apprendre le progiciel
de même qu'à alimenter et à mettre à jour la banque de
données.
Pour ce qui est de la sécurité, la banque de données ne
peut être accédée que par des numéros autorisés.
Les programmes s'exécutent en lot à l'ordinateur central
mais les délais de traitement normaux sont inférieurs à
trente minutes et souvent instantanés.
Calendrier des étapes d'un avant-projet
de construction: mémoire de la
conception administrative
5 Impact de la mise en place du système de gestion sur l'organisa-
tion administrative et les effectifs des utilisateurs
Le pian d'organistion ne sera pas modifié et les terminaux pour-
ront être opérés pat le personnel déjà en place sans entrainer
de surcharge de travail.
L'impact positif du nouveau système réside dans l'augmentation
de la productivité des chargés de projets. Ces derniers pour-
ront suivre et contrôler chacune des activités avec des délais
et des risques d'erreurs moindres.
Des entités extérieures aux districts pourront accéder à ses
informations directement, sans intermédiaire, via un terminal.
Calendrier des étapes d'un avant-projet
de construction: mémoire de la
conception administrative
6. Situation du nouveau système par rapport aux autres systèmes
existants ou prévus
Afin d'ajouter des fonctions complémentaires de conversation et
d'interactivité au système proposé, l'utilisation d'une version
supérieure du logiciel (CIPREC ) pourrait faire l'objet d'un
développement futur.
Utilisé de concert avec GDDM et des équipements appropriés, il
serait alors possible de produire des rapports graphiques en cou
leur.
CIPREC (Conversational and interactive project evaluation and control). Programme-produit IBM No. 5740-XC3.
4
GDDM (graphic data display manager). Programme-produit IBM No. 5748-XXH.
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conception administrative
7. Développement et implantation du système
La réalisation technique sera faite par la Direction des Systè-
mes de gestion. Il s'agit en fait d'adapter l'utilisation du
logiciel afin de la rendre disponible dans les districts et dans
les autres entités intéressées.
Le choix de cette alternative est justifié par le fait qu'il
implique peu de ressources supplémentaires; les terminaux sont
déjà en place et le logiciel est disponible au Ministère pour
d'autres utilisateurs.
Il faudra investir quelques trente jours d'analyse et réserver
quatre million de caractères sur disque à l'ordinateur central
et cinquante mille par district pour ce qui est du IBM 8100.
Le temps CPU consommé va dépendre du degré d'utilisation et
nous pouvons prévoir qu'il sera faible (classe A).
Calendrier des étapes d'un avant-projet
de construction: mémoire de la
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8. Exploitation du système
Le système sera exploité par les districts et régions via les
terminaux du IBM 8100. Les autres entités pourront accéder aux
informations en utilisant tout autre terminal relié au réseau
informatique du Ministère. Les programmes du logiciel et la
banque de données PROJACS résident à l'ordinateur central de la
Régie de l'Assurance automibile du Québec.
Calendrier des étapes d'un avant-projets
de construction: mémoire de la
conception administrative
9. Etude de rentabilité
Nous pouvons affirmer que le système est rentable puisqu'il aug-
mente la productivité des gestionnaires de projets sans pour
autant générer des dépenses supplémentaires.
Calendrier des étapes d'un avant-projet
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- 10. Détermination des critères de rendement
Nous pourrons évaluer le rendemént du système par le pourcentage
de projets à jour dans la banque en rapport au total des pro-
jets actifs pouvant être gérés par le système. L'objectif ést
un ratio de 100% pour les districts informatisés.
Calendrier des étapes d'un avant-projet
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ANNEXE 1
Guide de cheminement d'un projet
Page
Date
Remplace document du
Gouvernement du Québec Ministère des Transports
Calendrier des étapes d'un avant-projet
de construction: mémoire de la
conception administrative
ANNEXE 2
Données générales
Données des réseaux
Communes ,q_ +Traite- ment des
Entrepo réseaux sage des réseaux
Rapports
Fichiers principaux de PROJACS
V-1799 (81-09)
Calendrier des étapes d'un avant-projet
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ANNEXE 3
A.3.1 Quelques intrants
Numéro du réseau (projet)
Description du projet
- Date de début du projet
- Code des activités du réseau
Description des activités
- Durée estimée de l'activité
- Coût estimé (non utilisé mais disponible)
Liens entre les activités (précédentes)
Avancement des activités (date de fin, durée résiduelle.
Calendrier des jours fériés
Calendrier des étapes d'un avant-projet
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ANNEXE 3 (suite) .
A.3.2 Quelques extrants
Diagramme du réseau (PERT - CPM)
Bar greph Ou Charte de Gantt (débuts et fins; au plus tôt
et au plus tard --- marges libres et totales)
Statuts des activités (comme le Bar gtaph mais sous forme
de tableau)
Ces extrants peuvent être produits en fonction de différents
critères de sélection et de tri (activités, activités de con-
trôle, unité concernée)