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Brussels Expo – 3 & 4 octobre 2018
MANUEL
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Table des matières
1. Logistics & Distribution 2018: en pratique ....................................................................................... 3
1.1 Lieu, dates du salon & heures d’ouverture ......................................................................................... 3 1.2 Personnes de contact Easyfairs ........................................................................................................... 3 1.3 Services ................................................................................................................................................ 4 1.4 Informations générales ....................................................................................................................... 4
2. Dates finales ................................................................................................................................... 6 3. Informations relatives au stand ....................................................................................................... 7
3.1 Informations générales sur le stand .................................................................................................... 7 3.2 Formules de stand: All-in, All-in Plus et Space Only ............................................................................ 7 3.3 Electricité ............................................................................................................................................. 9 3.4 Travaux d'impression facultatifs ....................................................................................................... 10 3.5 Règlement de l’événement ............................................................................................................... 11
4. Montage, démontage & parking .................................................................................................... 13 4.1 Montage et démontage..................................................................................................................... 13 4.2 Parking ............................................................................................................................................... 14
5. My Easyfairs, Visit Connect & Smart badges .................................................................................. 15 5.1 My Easyfairs: généralités ................................................................................................................... 15 5.2 My Easyfairs: commander des articles dans le web shop ................................................................. 16 5.3 My Easyfairs: enregistrer le personnel de stand ............................................................................... 16 5.4 Visit Connect App .............................................................................................................................. 17 5.5 Smart badges ..................................................................................................................................... 17
6. Outils de promotion ..................................................................................................................... 18 6.1 Pack exposant avec cartes d’invitation ............................................................................................. 18 6.2 Base de données pour le mailing postal ............................................................................................ 18 6.3 Inviter les visiteurs en ligne via votre lien d'enregistrement personnel ........................................... 18 6.4 EasyGo ............................................................................................................................................... 19 6.5 Onsite promo packs ........................................................................................................................... 20 6.6 Catalogue ........................................................................................................................................... 20 6.7 Route Demo, Automatisation, E-commerce et Innovation ............................................................... 21
7. Annexes ....................................................................................................................................... 22 7.1 Plan du stand ..................................................................................................................................... 22 7.2 Valverde ............................................................................................................................................. 22 7.3 Assurance .......................................................................................................................................... 22 7.4 Catalogue du salon ............................................................................................................................ 22
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1. Logistics & Distribution 2018: en pratique
Cher exposant,
Nous nous ferons un plaisir de rendre votre participation au salon la plus agréable et la plus réussie
possible. Ce manuel vous donne un aperçu de toutes les possibilités. N'hésitez pas à nous contacter si e
des questions. D’ores et déjà, nous vous souhaitons beaucoup de succès avec les préparatifs !
L’équipe Logistics & Distribution
Easyfairs nv | Jan Van Rijswijcklaan 191 | BE-2020 Antwerpen | +32 3 280 53 00
www.logistics-distribution.be
1.1 Lieu, dates du salon & heures d’ouverture
Brussels Expo – Palais 7
Belgiëplein 1
BE – 1020 Bruxelles
Mercredi 3 octobre 2018: 11:00 - 19:00 (moment de réseautage à partir
de 19h)
Jeudi 4 octobre 2018: 11:00 - 18:00
! Les exposants ont accès au bâtiment 2 heures avant le début du salon
N’oubliez pas de nous suivre sur les réseaux sociaux!
Logistics & distribution TLDBenelux
@TL_Belux
1.2 Personnes de contact Easyfairs
OPÉRATIONS: web shop, mobilier, électricité, logistique,
cartes de stationnement, raccordement à l'eau, manutention,
montage et démontage
Katrien Broux
+32 3 280 53 52
VENTES: format du stand, modifications de stand, sponsoring,
EasyGo & Onsite Packs Promo
Véronique Lietaer
+32 3 280 53 61
Els Verhoeven
+32 3 280 53 46
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MARKETING: outils de promotion exposants, cartes
d'invitations, My Easyfairs, smart badges et Visit Connect App
Ilirjana Daku
+32 3 280 53 81
1.3 Services
Service de traiteur: restauration avec ou sans livraison sur
votre stand
Brussels Expo Catering Services
+32 2 474 88 88
shop.expo.brussels/expo
LOGISTIQUE ET MANUTENTION : chariots élévateurs
pour le montage, le démontage et le stockage lors du
salon (voir annexe n°2) ! Seuls les chariots élévateurs de Valverde sont autorisés dans le
complexe.
Valverde
+31 20 653 85 55
MONTAGE DE STAND: réalisation d'un stand de salon (si
vous cherchez un partenaire pour assurer votre formule de stand Space
Only)
Alline Standbouw
+32 3 313 52 09
HÔTESSES ET STEWARDS : hôtesses et/ou stewards (par ex.
pour l'accueil de votre stand)
G4S
INTERNET: internet et ligne téléphonique temporaire sur
votre stand pour une connexion continue sans limites
garantie
Brussels Expo
shop.expo.brussels/expo
1.4 Informations générales
Café et thé : les exposants reçoivent du café et du thé gratuitement dans tous les points café sur
presentation de leur badge.
Toilettes : les exposants et les visiteurs peuvent utiliser gratuitement les toilettes.
Wi-Fi : tout le monde peut surfer gratuitement sur le réseau Wi-Fi de Brussels Expo.
Vestiaire : un vestiaire payant est prévu pour les exposants et les visiteurs (palais 7, entrée Atomium).
Questions? Vos personnes de contact seront difficilement accessibles par téléphone, c'est pourquoi
ils vous assisteront personnellement au secrétariat du salon das le palais 7 (pendant le montage et le
démontage) et au stand d’Easyfairs (pendant le salon). Des collaborateurs d'Easyfairs seront
régulièrement présents dans le hall. N'hésitez pas à les aborder si vous avez une question ou un
problème. Vous pouvez également retirer vos cartes de stationnement et vos badges d'exposant au
secrétariat du salon lors du montage. Il est également possible de commander du matériel de stand
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supplémentaire, parmi un assortiment limité bien entendu. Tout doit être payé sur place en cash, par
carte bancaire (Maestro) ou carte de crédit (VISA/Mastercard).
! En cas d'éventuelle plainte lors du montage/salon, veuillez prendre contact avec un collaborateur d'Easyfairs au secrétariat du salon ou au stand d’Easyfairs. Les plaintes qui nous parviennent après le salon ne pourront plus être traitées, faute de démontrabilité.
Maintenance Hal 4
Cleantech Hal 2
M+R Hal 3
Maintenance Hal
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2. Dates finales
Afin que votre participation au salon se déroule dans les meilleures conditions, nous avons énuméré
quelques dates finales importantes. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans ce manuel.
N'hésitez pas à contacter votre personne de contact si vous avez des questions.
DATE ACTION PLUS D’INFOS
20/06/2018 Commandez des cartes d'invitation personnalisées gratuites p. 18 – Ilirjana
20/07/2018 Livraison de votre base de données pour le mailing par poste gratuit p.18 - Ilirjana
18/08/2018 Vérification du nom du stand et des données pour le catalogue et la
signalisation (via My Easyfairs)
p.15 & p.20 -
Ilirjana
29/08/2018 Commande du matériel de stand à un tarif de réservation anticipée (via My Easyfairs)
p.16 - Katrien
29/08/2018 Communication des points de suspension (pour Space Only) p.9 - Katrien
31/08/2018 Participez aux routes p. 21 – Ilirjana
03/09/2018 Téléchargement de votre logo (via My Easyfairs & uniquement pour GoPlus) p.20 - Ilirjana
07/09/2018 Vérification du nom du stand pour la moulure de frise (via My Easyfairs) p.7 - Katrien
07/09/2018 Livraison du plan de stand (pour All-in et All-in Plus) ou concept du stand (pour Space Only)
p.7, 8 & 9
Katrien
07/09/2018 Livraison des travaux d'impression facultatifs p.10 - Katrien
07/09/2018 Livraison de la mise en page des bannières (uniquement pour All-in Plus) p.8 - Katrien
26/09/2018 Réservation du chariot élévateur p. 13 - Katrien
26/09/2018 ! Clôture du web shop ! p.16 - Katrien
02/10/2018 Enregistrement du personnel de stand (via My Easyfairs) p.16 – Ilirjana
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3. Informations relatives au stand
3.1 Informations générales sur le stand
Les couloirs et les stands seront aspirés avant l'heure d'ouverture pendant les journées du salon.
Lors de la réservation de votre stand, vous avez pu choisir parmi trois formules : All-in, All-in Plus et Space
Only. Vous trouverez ci-dessous plus d'informations à propos de chacune de ces formules.
! Il n'est pas possible d'échanger ou de créditer des éléments d'un pack de stand standard. Si vous n'utilisez
pas tous les éléments, veuillez nous en informer au préalable.
! Date finale 07/09/2018: contrôlez votre nom de stand dans My Easyfairs. Est-ce bien ce nom qui doit
apparaître sur la moulure de frise ? Si ce n'est pas le cas, envoyez un e-mail à
3.2 Formules de stand: All-in, All-in Plus et Space Only
All-in
Compris de base dans la formule de stand « All-in » :
o stand modulaire blanc, 250 cm de haut (y compris la moulure de frise en aluminium d'une hauteur de 10 cm)
o taille de la vue par panneau : 95,4 cm de large x 240 cm de haut
o tapis
o tableau de nom avec nom de stand et numéro de stand
Ces éléments dépendent de la taille de votre stand:
12-
16m²
17-
23m² 24-35m² >36m²
Chaise Kelly 2 2 4 6
Table Calais 1 1 2 3
Étagère à brochures
Aida 1 1 2 3
Carte de stationnement 1 1 2 2
Spots, 15W (led) 2 3 4 6
Alimentation 1kW 1kW 3kW 3kW
! Date finale 07/09/2018: envoyez par e-mail le plan de stand de votre All-in à l’adresse e-mail
[email protected] (voir annexe n° 1).
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All-in Plus
Compris de base dans la formule de stand « All-in Plus » :
o construction en treillis (400 cm de haut) avec paroi arrière
modulaire blanche (250 cm de haut)
o armoire de 2 m x 1 m avec porte verrouillable en stand
modulaire
o 1 spot de 300 W par 10 m² (fixé à la construction en treillis)
o bannière avec logo sur chaque côté ouvert*
o alimentation électrique 6 kW, avec tableau de distribution
o tapis
o 2 cartes de stationnement
o 6 chaises Kelly, 2 tables Calais et 3 étagères à brochures Aida
o 1 comptoir Patricia et 2 chaises hautes Sam, 1 poubelle transparente, 2 plantes et 1 réfrigérateur
*Une bannière séparée est produite par côté ouvert. Les bannières font 100 cm de haut et sont 10 cm plus
courtes que la longueur totale du côté ouvert. (Exemple : votre stand fait 5 x 6 m. Vos bannières mesurent donc 4,90 m
de large x 1 m de haut et 5,90 m de large x 1 m de haut.). Veuillez tenir compte des éléments suivants :
o mise en page à 25 % de la taille réelle
o avec une marge perdue de 1,25 mm tout autour
o sans repères de coupe ou autres marquages d'impression
o tous les textes sont en lettres vectorisées
o lors de la mise en page, ne pas placer de texte ou de logo à moins de 6 cm de chaque bord
! Pour les fichiers qui doivent être mise en page/adaptés par nos soins, nous facturerons un coût
supplémentaire. Nous vous en informerons préalablement.
! Date finale 07/09/2018: envoyez par e-mail le plan de stand de votre All-in Plus à l’adresse e-mail
[email protected] (voir annexe n° 1).
! Date finale 07/09/2018: envoyez par e-mail la mise en page de votre (vos) bannière(s) All-in Plus à
l'adresse e-mail [email protected].
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Space Only
La formule de stand « Space Only » ne contient pas de paroi, de tapis, de raccordement électrique ni de
mobilier. Cette formule ne comporte que 2 cartes de stationnement. Il n'est pas possible de commander
une armoire, des parois…. L'alimentation électrique peut être réservée via, notamment, le web shop.
La hauteur de construction maximale dépend du hall du salon et de l'emplacement de votre stand.
Easyfairs doit approuver toutes les conceptions au préalable. Pour ce faire, veuillez-nous envoyer par e-
mail la conception de votre stand pour approbation. Veuillez y ajouter une impression et un dessin
technique comprenant les dimensions d'exécution claires.
! Date finale 29/08/2018: envoyez par e-mail les points de suspension de votre Space Only à l’adresse e-
mail [email protected].
! Il n’est pas possible de placer des points de suspension à n’importe quel endroit. Demandez donc vos
points de suspension à temps, afin que nous puissions vérifier les possibilités.
! Date finale 07/09/2018: envoyez par e-mail la conception de votre stand Space Only à l’adresse e-mail
3.3 Electricité
Une prise de courant de 230 V est comprise par stand All-in et All-in Plus. Vous pouvez sans problèmes y
brancher un ordinateur portable, un écran télé ou un réfrigérateur. Si vous commandez des spots par notre
intermédiaire, nous les raccorderons pour vous et leur consommation ne sera pas déduite de votre
raccordement.
Les stands Space Only peuvent commander de l'électricité (prélèvement minimum : 3 kW/230 V) auprès
du web shop. Il n'est pas possible de commander des spots supplémentaires, car ceux-ci sont uniquement
adaptés pour les stands All-in (Plus).
Vous pouvez commander trois raccordements principaux différents via le web shop :
o raccordement avec tableau de distribution
o raccordement sans tableau de distribution avec CEE
o raccordement machine avec un différentiel de 300 mA
Éléments fréquemment utilisés et leur consommation :
o appareil à expresso/Nespresso/Senseo : max. 2 000 W
o réfrigérateur : max. 250 W
o ordinateur portable : max. 100 W
o écran plasma / led : max. 250 W
o chargeur de téléphone : max. 20 W
o bouilloire : max. 2 000 W
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3.4 Travaux d'impression facultatifs
Tous les exposants ayant choisi une formule de stand All-in ou All-in Plus peuvent commander des travaux
d'impression supplémentaires en option. Il existe trois possibilités : panneaux de stand imprimés,
prolongement ou impression transparente.
! Date finale 07/09/2018: envoyez par e-mail les fichiers de mise en page pour les travaux d'impression
supplémentaires à l'adresse e-mail [email protected].
! Pour les fichiers qui doivent être mis en page/adaptés par nos soins, nous facturerons un coût
supplémentaire. Nous vous en informerons préalablement.
Panneaux de stand imprimés
Les panneaux de stand peuvent être imprimés en couleur (100 € par panneau). !
! Une porte d’armoire ne peut pas être imprimée.
! Ces panneaux ne peuvent pas être emportés.
Spécifications pour la livraison des panneaux de stand imprimés :
o mise en page panneau 954 mm x 2 400 mm + 5 mm de marge perdue
de chaque côté (dimension totale de 964 mm x 2 410 mm, marge perdue incluse)
o livrer en PDF à 100 % ou 50 %. Si vous livrez en 50 %, réduisez la marge
perdue à 2,5 mm et mentionnez « 50 pc » dans le nom du fichier.
o pas de repères de coupe ni d’autres marquages d'impression
o textes avec lettres vectorisées
o le montant droit entre les panneaux est de 45,5 mm de large et ne peut pas être imprimé
Prolongement
Vous avez la possibilité de prolonger visuellement votre stand. Pour ce faire, il suffit d'ajouter des
panneaux de 1 ou 1,5 m de haut. La largeur et la hauteur dépendent de la taille de votre stand et de vos
souhaits.
Spécifications pour la livraison d'un prolongement :
o livraison en PDF
o min. 100 DPI à 100 %
o prêt à imprimer
o taille réelle
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Prix:
Largeur Hauteur Prix
3 m 1 m €281
4 m 1 m €330
5 m 1 m €401
4 m 1,5 m €396
5 m 1,5 m €461
Impression transparente
Cette impression transparente est un tissu tendu dans un cadre en aluminium qui est fixé à la paroi modulaire. Les montants sont invisibles. La toile tombe devant la paroi. ! Après le salon, vous pouvez emporter la toile, mais le cadre reste la propriété du constructeur de stand.
Spécifications pour la livraison d'une impression transparente :
o livraison en PDF à 100 % ou 50 % (si vous livrez à 50 %, veuillez mentionner « 50 pc » dans le nom
du fichier)
o pas de repères de coupe ni d’autres marquages d'impression
o textes avec lettres vectorisées
o min. 100 DPI à 100 %
Prix:
Largeur Hauteur Prix
2 m 2,5 m €318
3 m 2,5 m €450
4 m 2,5 m €600
5 m 2,5 m €750
! Les prix sont basés sur les fichiers prêts pour impression que vous nous envoyez. Si vous désirez un autre
format ou plus d'informations à ce sujet, veuillez envoyer un e-mail à [email protected].
3.5 Règlement de l’événement
Veuillez laisser le matériel loué pour votre stand dans son état d'origine, afin que nous puissions le
réutiliser.
Hauteur de construction maximale pour tous les stands All-in (Plus) : 400 cm. Aucune exception n'est
possible. Pour le stand Space Only, la hauteur de construction maximale dépend du hall.
Si vous avez un stand îlot, vous pouvez fermer max. 50 % par côté ouvert.
Il est techniquement impossible pour les organisateurs de fournir un stand All-in (Plus) sans
revêtement de sol.
Le son amplifié doit être limité au minimum et ne peut pas déranger les stands voisins. Si des plaintes
à ce sujet nous parviennent, l'organisation peut à tout moment décider de débrancher le son.
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(n'oubliez pas la SABAM et la rémunération équitable si vous émettez de la musique sur votre stand !)
L'organisation n'est pas responsable d'éventuels pertes ou vols.
Les comptoirs et/ou armoires font partie du matériel à louer et nous ne pouvons pas garantir qu'il
s'agisse d'un endroit sécurisé pour y déposer des biens précieux. Ne laissez pas de biens précieux sans
surveillance !
En cas d'annulation de matériel loué, nous nous verrons dans l'obligation de facturer des frais
d'annulation. (Jusqu'à 2 semaines avant le salon : 50 % de frais d'annulation. À partir de 2 semaines
avant le salon : 100 % de frais d'annulation.)
Toute plainte concernant le matériel loué ne peut être traitée que si elle a été communiquée lors du
montage ou au cours du salon même. Toute plainte ultérieure ne sera pas valable par manque de
démontrabilité.
Tout déchet résiduel trouvé après le salon sera facturé au client. (€ 100/m³)
Les stands qui ne sont pas entièrement démontés aux dates et heures indiquées seront enlevés aux
frais de l'exposant.
Obligatoire:
o Pour les stands supérieurs à 72 m², un extincteur doit obligatoirement se trouver sur le stand. Si
vous ne disposez pas d'un extincteur, vous pouvez en commander un dans notre web shop. La
présence des extincteurs sera contrôlée lors de la tournée de sécurité générale.
o Toute construction de stand propre (Space Only) doit être approuvée préalablement par
l'organisateur du salon.
o Tous les côtés de stand supérieurs à 250 cm et adjacents aux stands voisins doivent être finis en
blanc sans aucune forme de logo.
Autorisé, moyennant l'accord de l'organisateur du salon :
o Toute forme de construction de toit est uniquement autorisée après approbation de
l'organisateur.
o Les actions commerciales en-dehors du stand sont uniquement autorisées sur autorisation de
l'organisateur.
o Les bonbonnes de gaz sont uniquement autorisées après demande et approbation écrite de
l'organisateur.
Interdit :
o Il est interdit d'emporter les panneaux de stand.
o Le matériel de démonstration ne peut pas être placé dans les couloirs (uniquement dans le stand propre).
o Les vidéoprojecteurs et effets lumineux sont interdits en-dehors de votre propre stand.
o Les chariots élévateurs et/ou transpalettes personnels ne sont pas autorisés dans le hall. Pour ce
type de matériel, veuillez prendre contact avec notre partenaire fixe Valverde.
o Il est interdit d’utiliser du Velcro et de forer, visser ou clouer dans les parois ou dans le mobilier.
Les parois endommagées seront facturées 50 € par panneau. Vous pouvez collecter gratuitement
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des crochets ou du papier-collant double face auprès du secrétariat du salon lors du montage pour
suspendre, entre autres, les posters.
o Les parois ne peuvent pas être enlevées.
o L'échange ou le remboursement du matériel standard ou loué n'est pas autorisé.
o Les enfants de moins de 16 ans ne sont pas autorisés dans les halls lors du montage et du
démontage.
4. Montage, démontage & parking
4.1 Montage et démontage
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des horaires de montage et de démontage. Il est interdit de
démonter avant la fermeture officielle de l'événement.
Montage
Space Only: lundi 01/10/2018: de 10h00 à 20h00
mardi 02/10/2018: de 8h00 à 20h00
All-in (Plus): mardi 02/10/2018: de 8h00 à 20h00
Démontage
All-in (Plus): jeudi 04/10/2018: de 18h00 à 00h00
Space Only: jeudi 04/10/2018: de 18h00 à 00h00
vend. 05/10/2018: de 8h00 à 12h00
Nos fournisseurs commencent le démontage des stands immédiatement après la fin du salon. Veillez à ce
que tous les objets de valeurs soient retirés de votre stand. Le matériel loué, tel que les comptoirs, sont
enlevés immédiatement après la fermeture. Veillez à ce qu'ils soient vidés à temps.
Tout matériel doit être enlevé au plus tard le 05/10/2018 à 12h. Tout matériel restant par après sera
enlevé à vos frais (€100/m³).
! Date finale 26/09/2018: réservez un chariot élévateur auprès de Valverde si vous en avez besoin, car
seuls leurs chariots élévateurs et transpalettes sont autorisés à circuler sur le lieu de l'événement (voir
annexe n° 2)
Des questions lors du montage et du démontage ? Pour toute question, adressez-vous au secrétariat du
salon dans le palais 7. Vous pouvez également y retirer vos badges d'exposant lors du montage, ainsi que
commander du matériel de stand supplémentaire, parmi un assortiment limité bien entendu. Tout doit
être payé sur place en cash, par carte bancaire (Maestro) ou carte de crédit (VISA/Mastercard).
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! Quelques semaines avant le salon vous recevrez un e-mail de notre part avec plus d’informations
détaillées concernant les procedures pendant le montage et le démontage. En cas de questions, vous
pouvez toujours contacter [email protected] ou +32 3 280 53 52.
4.2 Parking
Pendant le montage et le démontage
Tant lors du montage que du démontage, nous travaillons avec des cartes de
chargement/déchargement. Cette carte vous donne max. 1,5 heures pour charger/décharger sur le
terrain à côté du hall. On travaille avec des zones de couleur qui indiquent la proximité de votre
emplacement, vous permettant de décharger vos affaires le plus proche de votre stand. Une fois le
véhicule est déchargé, vous le stationnez gratuitement au parking C. Les camions peuvent rester sur
Parking C, attention: vous devez acheter un billet special pour ceci (les billets normals ne sont pas
applicables pour les camions).
Nous vous remercions de réagir le plus rapidement possible si vous recevez un appel vous demandant de
déplacer un véhicule, afin que les autres exposants soient, comme vous, assurés de réaliser le montage de
leur stand bien à temps. Veuillez toujours suivre les instructions des gardiens de parking.
Pendant le démontage à 04/10/2018, le terrain de chargement/déchargement n’est accessible qu’aux
voitures, voitures et remorque ou camionnettes de moins de 6 mètres jusqu’à 20h00. Après 20h00, les
véhicules de plus de 6 mètres sont autorisés sur le terrain de chargement/déchargement seulement s’il y
a encore de place.
! Le personnel de montage et de démontage ne doit pas être enregistré pour avoir accès au bâtiment du
salon.
Durant le salon
L’accès au parking C ne se fait que sur présentation d’une carte de parking. Votre module de stand com-
prend une ou plusieurs cartes de parking. Vous pouvez commander des tickets de parking supplémentaires
via le webshop (My Easyfairs).
Les cartes de parking de votre stand ne sont pas envoyées par la poste, elles seront disponibles au
secrétariat du salon dans le Palais 7 pendant le montage lundi 01/10/2018 et mardi 02/10/2018. Les cartes
de parking qui ne sont pas ramassées le mardi 02/10/2018, seront disponibles chez le gardien de parking
au parking des exposants.
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5. My Easyfairs, Visit Connect & Smart badges
5.1 My Easyfairs: généralités
My Easyfairs est un outil en ligne qui permet de promouvoir votre participation via votre propre page
d'entreprise sur le site web du salon et de régler quelques éléments pratiques en ligne (par ex. commander
du matériel de stand et enregistrer le personnel de stand). Vous trouverez dans My Easyfairs, entre autres,
différentes bannières du salon pour la promotion.
Se connecter
Allez sur www.easyfairs.com et connectez-vous à My Easyfairs dans le coin supérieur
droit. Utilisez le mot de passe que vous avez choisi (lors de votre inscription, vous avez reçu un e-mail avec
un lien vous permettant de configurer votre mot de passe). Après vous être connecté, cliquez sur le nom
du salon.
! Vous n'avez pas encore de compte ? Envoyez un e-mail à l’adresse [email protected].
Votre propre page d'entreprise
Lorsque vous êtes connecté et que vous cliquez sur le nom du salon, vous arriverez sur votre propre page
d'entreprise. Toutes les infos que vous y placez seront aussi présentes sur la page du site web du salon.
Vous pouvez afficher votre propre page en cliquant sur « Voir la page de mon entreprise » en haut.
À gauche de la page, vous pouvez remplir vos données d'entreprise : logo d'entreprise, nom de stand
souhaité, catégories dans lesquelles votre entreprise est active, description de l'entreprise, données du
formulaire de contact, produits, actualités et offres d'emploi.
! Date finale 18/08/2018: contrôlez votre nom dans My Easyfairs. Est-ce bien ce nom qui doit apparaître
sur les panneaux de signalisation? Si ce n’est pas le cas, veuillez les modifier avant la date finale.
Dans le coin supérieur droit, vous trouverez la liste des choses à faire. Elle vous donne un aperçu des
tâches que vous avez déjà finalisées et celles que vous devez encore faire.
Dans la liste des choses à faire, vous trouverez sous Documents divers fichiers que nous avons téléchargés
pour vous, tels que des bannières, invitations e-mail et ce manuel de participation.
Dans le menu Administration dans le coin inférieur droit, vous pouvez :
o consulter le matériel de stand présent de base dans votre formule de stand et celui que vous avez
commandé séparément au préalable → « Articles commandés »
o commander du matériel de stand supplémentaire dans le web shop (par ex. mobilier, électricité, etc.) →
« Commander des articles supplémentaires »
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o enregistrer du personnel de stand → « Demander les badges pour mes collaborateurs »
o copier votre lien d'enregistrement unique → « Contacter mes visiteurs pré-enregistrés »
5.2 My Easyfairs: commander des articles dans le web shop
Cliquez d'abord sur le nom du salon dans votre compte My Easyfairs. Allez ensuite dans le menu Admin
dans le coin inférieur droit. Cliquez sur « Commander des éléments supplémentaires ». Dans le web shop,
vous pouvez ajouter différents éléments en cliquant sur le panier vert. Cliquez pour finir sur « Confirmer »
pour finaliser votre achat. Vous recevrez par la suite un e-mail de confirmation.
! Date finale 29/08/2018: commandez du matériel à un tarif de réservation anticipée via My Easyfairs.
! Date finale 26/09/2018: commandez du matériel de stand supplémentaire. Le web shop fermera le
mercredi 26/09/2018 à 17h. À partir de ce moment-là, vous ne pourrez plus commander d’éléments qu’à
partir d'un assortiment limité, pendant le montage, auprès du secrétariat du salon.
5.3 My Easyfairs: enregistrer le personnel de stand
Pendant les journées de salon, chaque exposant a besoin d'un badge d'exposant. Le plus facile, c’est
d'enregistrer votre personnel de stand en ligne au préalable. Ceci vous fera gagner du temps lors des
journées de montage et de salon. Sur simple présentation du badge d'exposant, vous recevrez,
notamment, du café et du thé gratuits et vous pouvez utiliser gratuitement les toilettes dans les halls.
! Le personnel de montage et de démontage ne doit pas être enregistré.
Cliquez d'abord sur le nom du salon dans votre compte My Easyfairs. Allez ensuite dans le menu
Administration dans le coin inférieur droit. Cliquez sur « Demander les badges pour mes collaborateurs »
et accédez au système d'enregistrement (« N200 Visit »). Dans le menu de gauche, cliquez sur « Personnel
». Vous pouvez enregistrer le personnel de stand de deux manières différentes via le bouton vert
«+Nouveau » :
Enregistrer le personnel de stand : introduisez les membres du personnel manuellement. Pratique
lorsque vous devez introduire un nombre limité de membres.
“Importer Excel”: introduisez les membres du personnel via un fichier Excel. Pratique lorsque vous
devez introduire un grand nombre de personnes ou lorsque vous devez introduire une liste
sauvegardée d’un salon précédent. → Comment cela fonctionne ? Cliquez sur « Télécharger modèle »
et conservez le fichier Excel vide téléchargé sur votre ordinateur. Remplissez tous les champs
obligatoires (voir onglet 2 du fichier Excel) et sauvegardez le fichier. Cliquez sur « Suivant », choisissez
« Charger du personnel », puis sélectionnez votre fichier rempli.
Toute personne ajoutée doit maintenant se trouver dans la vue d'ensemble. Si vous le souhaitez, vous
pouvez déjà imprimer tous les coupons. Toute personne enregistrée en tant que personnel de stand doit
recevoir un e-mail avec ce même coupon. À votre arrivée au salon, échangez votre coupon contre votre
17
badge. Vous pouvez déjà collecter votre badge lors du montage au secrétariat du salon
dans le Palais 7.
! Date finale 02/10/2018: enregistrez votre personnel de stand via My Easyfairs.
5.4 Visit Connect App
Vous souhaitez en savoir plus sur les visiteurs que vous avez rencontrés lors du salon ?
Téléchargez la Visit Connect App pour votre smartphone ou tablette (uniquement pour systèmes
d'exploitation Android et Apple iOS). Activez ensuite votre licence et vous voilà prêt pour scanner les
badges des visiteurs du salon. Vous aurez ensuite toutes les données des visiteurs scannés en votre
possession.
Si, lors de la réservation de votre stand, vous avez opté pour un pack GoLeads ou GoPlus, vous recevrez
une licence standard. Cela signifie que vous pouvez utiliser l'application sur un appareil. Les exposants qui
ont opté pour un pack GoVisibilité ou qui souhaitent commander des licences supplémentaires peuvent le
faire via le web shop (une licence supplémentaire coûte 150 € excl. TVA). Vous trouverez plus
d'informations sur ces packs EasyGo à la page 19.
Comment cela fonctionne?
1) Quelques semaines avant le salon, vous recevrez un e-mail avec le manuel et votre ou vos licences.
2) Téléchargez la Visit Connect App sur votre smartphone ou tablette. 3) Ouvrez l'application et activez la licence que vous avez reçue par e-mail en scannant le code QR.
4) Dès que votre licence est activée, touchez le code QR dans le coin supérieur droit et orientez la caméra
sur celui du badge visiteur pour le scanner. Toutes les données sont enregistrées sur votre appareil et
vous pouvez les exporter par la suite dans un document Excel.
! Activez la licence uniquement sur l'appareil avec lequel vous allez scanner vos visiteurs.
La licence ne peut plus être utilisée sur un autre appareil une fois activée.
Si vous avez des questions à propos de la Visit Connect App, vous pouvez vous adresser à
votre personne de contact marketing via [email protected] ou +32 3 280 53 81.
5.5 Smart badges
Vous recevrez un lecteur de badge lors du montage. Les visiteurs qui scannent leur badge avec ce lecteur
recevront vos informations par e-mail (le lecteur envoie automatiquement toutes les informations de
produit et d'entreprise que vous avez téléchargées sur votre compte My Easyfairs). Si, lors de la réservation
de votre stand, vous avez opté pour un pack GoLeads ou GoPlus, vous recevrez également la liste des
visiteurs qui ont demandé vos informations via le lecteur de badge.
! Contrairement à la Visit Connect App, grâce à laquelle c'est vous qui initiez le moment de contact (vous
scannez le badge du visiteur), c'est le visiteur qui initie le contact avec le smart badge (il scanne son badge
18
avec le lecteur). Les deux technologies ne sont pas liées, mais peuvent être complémentaires.
Si vous avez des questions à propos de ces smart badges, vous pouvez vous adresser à votre personne de
contact marketing via [email protected] ou +32 3 280 53 81.
6. Outils de promotion
6.1 Pack exposant avec cartes d’invitation Au début d’août vous recevrez 200 cartes d’invitation en néerlandais/français et 50 en anglais,
personnalisées selon votre propre nom d'entreprise et votre code d'enregistrement unique. Distribuez-les
et envoyez-les aux clients, prospects, partenaires, etc. pour promouvoir votre stand. Vous recevrez
également des autocollants du salon que vous pouvez coller, par exemple, sur les enveloppes et factures.
! Date finale 20/06/2018: commandez vos cartes d'invitation gratuites via [email protected].
Vous les recevrez à la fin de janvier. Vous pouvez encore commander des cartes après cette date, mais
votre nom d'entreprise n'y figurera plus (mais bien un code d'enregistrement unique).
6.2 Base de données pour le mailing postal
Nous assurons gratuitement un mailing postal sur base de votre base de données. Ces personnes recevront
une invitation en votre nom, mise en page par nos soins et entièrement à nos frais. Les données de votre
base de données seront uniquement utilisées pour l'envoi de vos invitations. Lorsque l'un de vos contacts
visite le salon, il aboutira automatiquement dans notre base de données visiteurs.
Comment cela fonctionne ? Téléchargez ce modèle, remplissez vos données et téléchargez le fichier avant
le 20/07/2018 sur cette plate-forme en ligne.
! Attention: - toutes les colonnes sont obligatoires : utilisez pour cela le modèle ci-dessus
- maximum 500 adresses
- colonne « langue » : uniquement néerlandais (NL) ou français (FR)
- colonne « pays » : uniquement Belgique (BE), Pays-Bas (NL) ou Luxembourg (LUX)
! Date finale 20/07/2018: chargez votre base de données en tant que fichier Excel sur cette plate-forme.
6.3 Inviter les visiteurs en ligne via votre lien d'enregistrement personnel
Permettez aux clients et aux prospects de s'enregistrer pour une visite via votre lien d'enregistrement
unique. Ce lien est directement lié à votre compte, afin que vous puissiez voir qui s'est enregistré via votre
lien.
19
Où puis-je trouver ce lien d'enregistrement personnel ?
1) Connectez-vous à votre compte My Easyfairs et cliquez sur le nom du salon souhaité.
2) Allez à : « Contacter mes visiteurs pré-enregistrés » sous le bloc « Administration ».
3) Dans le menu à gauche, cliquez sur « Invitation ».
4) À droite de l'écran vous verrez votre lien d'enregistrement unique (« Default link »). Vous pouvez le
copier en cliquant sur l'icône à côté.
Comment puis-je utiliser ce lien d'enregistrement personnel ?
Promouvez votre participation au salon dans votre signature e-mail et dans celle de vos collègues,
effectuez un e-mailing vers votre fichier client et/ou mettez votre participation en avant sur votre site
Web d'entreprise. Téléchargez l’une de nos bannières (elles se trouvent sur les sites Web du salon) et
ajoutez votre lien d'enregistrement personnel en tant que lien hypertexte.
Comment puis-je voir qui s'est enregistré via mon lien d'enregistrement personnel ?
1) Connectez-vous à votre compte My Easyfairs et cliquez sur le nom du salon souhaité.
2) Allez à : « Contacter mes visiteurs pré-enregistrés » sous le bloc « Administration ».
3) Dans le menu à gauche, cliquez sur « Inscrits ».
4) À droite de l'écran, vous verrez qui s'est enregistré via votre lien d'enregistrement personnel.
6.4 EasyGo
EasyGo remplace l'ancien Online 365 et offre de nombreuses nouvelles fonctionnalités. Chaque exposant
a sélectionné l’un des trois packs EasyGo lors de la réservation de son stand.
De base, les trois packs contiennent les avantages suivants :
o Accès à My Easyfairs.
o Publication en ligne de votre profil
d’entreprise.
o Mise en avant en ligne de vos produits et
services.
o Distribution de vos informations numériques au cours
de l'événement.
o Invitation de vos clients et prospects.
o Bénéficier des possibilités de réseautage avancées.
Ci-dessous, vous trouverez un bref aperçu de tous les suppléments en plus des avantages de base pour
chaque pack.
GoVisibility:
o Publication de votre logo dans la liste des exposants en ligne.
o Mise en avant en ligne de votre produit.
o Votre produit dans la campagne mail d'Easyfairs.
o Augmentation de votre visibilité dans les médias et votre communauté.
o Publication d'offres d'emploi.
20
GoLeads:
o Recevez une liste des visiteurs ayant demandé des informations à votre sujet. o Collecte des données de contact de vos visiteurs lors de l'événement. o Recevez en temps réel des notifications lorsque vos visiteurs arrivent. o Participation au forum en ligne « Ask the Expert ».
GoPlus: toutes les fonctionnalités et avantages de GoVisibility et GoLeads + votre logo visible au cours de
l'événement.
Si vous avez des questions sur les packs EasyGo, vous pouvez toujours contacter le responsable des ventes
via [email protected] ou +32 3 280 53 61.
! Date finale 03/09/2018: si vous avez un pack GoPlus, chargez votre logo en haute résolution dans votre
compte My Easyfairs au titre “Visibilité surplace – Logo/publicité.”
6.5 Onsite promo packs
Il existe différentes possibilités pour mettre votre participation en avant pendant le salon :
Packs standard : dragonnes, distribution de tracts et coupons
Proposition sur mesure : écrans plasma, publicité dans les toilettes, parrainage d'escalier, vitrophanie,
etc.
Parrainages : zone de bienvenue, coin café, etc.
Si vous avez des questions à propos de ces packs promo, vous pouvez vous adresser à votre personne de
contact de vente via [email protected] ou +32 3 280 53 61.
6.6 Catalogue
Chaque visiteur reçoit à l'entrée un catalogue, dans lequel vous serez mentionné gratuitement en tant
qu'exposant avec le nom de votre stand, son numéro et vos coordonnées (adresse e-mail et site web).
Les données que vous avez remplies via votre compte My Easyfairs seront reprises dans le catalogue. Une
fois le catalogue imprimé, il ne sera plus possible de les modifier. Veillez à bien vérifier votre compte My
Easyfairs avant le 18/08/2018. À la page 15, vous trouverez plus d'informations à propos du
téléchargement ou de la modification de ces données dans votre compte My Easyfairs.
21
! Date finale 18/08/2018: contrôlez votre nom de stand et les autres données dans My Easyfairs. Est-ce bien le nom qui doit apparaître dans le catalogue ? Si ce n’est pas le cas, veuillez les modifier avant la date finale.
Vous voulez plus de visibilité? Il faut réserver votre espace publicitaire (logo, annonce, texte,...) et prendre contact avec notre partenaire du catalogue Transportmedia, Kristiaan Goossens (016/22.11.31). Consultez toutes les possibilités en annexe (n°4).
6.7 Route Demo, Automatisation, E-commerce et Innovation
Nous avons introduit 3 routes interactives pour enricher l’expérience du salon chez les visiteurs pour qu’ils puissent trouver facilement les solutions chez les exposants. Souhaitez-vous profiter de visibilité gratuite? Participez à une ou plusieurs routes en remplissant le(s) formulaire(s) ci-dessous. Les routes seront annoncées sur le site web, le plan du salon et à l’aide de la signalisation sur votre stand. Route Demo: Via la route Demo les visiteurs peuvent découvrir plusieurs démonstrations au salon. En tant qu’exposant participant vous faites marcher votre technologie live ou vous montrez une simulation/démo sur votre stand. Participez ici à la route Demo. Route Automatisation: Via la route Automatisation les visiteurs découvrent les solutions d’automatisation sur le salon. Participez ici à la route Automatisation. Route E-commerce: Via la route E-commerce visiteurs découvrent facilement des solutions pour l’optimalisation de leur e-commerce logistique. Participez ici à la route E-commerce.
! Date finale 31/08/2018: remplissez une ou plusieur de ces formulaires ci-dessus et participez ainsi aux routes.
22
7. Annexes
7.1 Plan du stand
7.2 Valverde
7.3 Assurance
7.4 Catalogue du salon
1) Complétez vos coordonnées à la page suivante: nom de l’entreprise, personne de contact, numéro du stand et la date.
2) Dessinez votre stand, utilisez des lignes pointillées pour marquer les côtés ouverts. Chaque petit carré de la grille représente une superficie de 1m x 1m.
3) Mentionnez un maximum d’informations (allées, stands voisins, …)
4) Dessinez (si vous effectuez la location via My Easyfairs) les prises de courant, interrupteurs, raccor-dements (électriques, air comprimé, eau), la remise, les étagères. Si le dessin ne mentionne pas de remise, celle-ci sera placée par l’organisateur à l’endroit le plus indiqué sur le stand.
5) Envoyez le plan de votre stand par courriel avant le 07/09/2018. Nous ne pouvons pas prendre en considération les plans de stands qui nous parviendront après cette date.
! Vous trouverez ci-dessous un exemple.
Etagère
Nom de l’entreprise: Easyfairs nv Numéro du stand: B1001
Personne de contact: Katrien Broux Date: 01/09/2018
Exemple
E
W
Plan du stand
! Deadline 07/09/2018: envoyez votre plan du stand à [email protected].
ALL
EE
ALLEE
Légende
Raccord électrique
Remise (uniquement possible
pour stands All-in et All-in Plus)
Prise de courant
Etagère (uniquement possible
pour stands All-in et All-in Plus)
Raccordement à l’eau
Paroi supplémentaire
(uniquement possible pour stands
All-in et All-in Plus)
Raccordement air comprimé
Nom de l’entreprise: ___________________________________ Numéro du stand: ______________________
Personne de contact: ___________________________________ Date: _________________________________
e
H2O
A
Shelf
Ceci n’est pas un formulaire de commande
Les articles (eau, air comprimé, raccordements électriques, remise, chaises, tables, présentoirs) que vous souhaitez louer doivent être commandés en ligne (My Easyfairs).
E
Plan du stand Logistics & Distribution
! Deadline 07/09/2018: envoyez votre plan du stand à [email protected].
On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent’s organization FENEX deposited at the Registry of
the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request.
K.v.k. 34249564. ABN Amro 24.34.35.533
Grandes pièces et dimensions inhabituelles(Dépassant 1,5 mètres et/ou 1000 kilogrammes)
Le chargement et déchargement des grandes pièces pendant le montage et le démontage du salon prend beaucoup de temps. C’est pourquoi nous avons convenu avec Easyfairs de décharger et charger ces pièces particulières respectivement un jour avant le montage et un jour après le démontage.
Ceci concerne exclusivement les pièces susnommées. Il n’est pas permis d’effectuer travaux sur votre stand lors de ces journées.
Si vous désirez profitez de ce service, contactez-
Valverde a été engagé par Easyfairs pour tous les services logistiques, dont vous allez avoir besoin pendant le montage et le démontage du salon. Ci-dessous vous pouvez retrouver tous nos tarifs.
Si vous désirez recevoir une offre avant de passer votre commande, veuillez l’indiquer sur le bon de commande.
Valverde donne la priorité aux commandes déjà passées à l’avance. Cela nous prendrons le premiè ordre traitement, et se rapportent à jours de la construction et démontage.
+31 (0) 20 65 38 555www.valverde.nl
Instructions et les TarifsInstructions et les Tarifs
@ [email protected] +31 (0) 20 65 38 555
Valverde donne la priorité aux commandes déjà passées à l’avance. Cela nous prendrons le premiè ordre traitement, et se rapportent à jours de la construction et démontage;
Il est impossible de livrer ou retirer du matériel en dehors des dates et heures de montage et démontage définies par l’organisation pour;
Nos heures de travail sont de 08h00 à 18h00. En dehors de ces heures, nous comptons un supplément de 50%;
Votre commande doit être faite au plus le 17 mars;
Sur la prochaine feuille vous retrouvez un bon de commande. Si vous voulez profitez de nos services, veuillez remplir ce bon de façon détaillée;
Sous réception de votre commande, nous vous enverrons une confirmation qui finalisera votre commande. Si nécessaire, nous vous communiquerons également vos heures de déchargement;
Les tarifs ci-dessus sont TVA exclues. Sauf autre arrangement, toutes les commandes doivent être payée avant livraison;
La responsabilité d’un fournisseur de services logistiques est limitée, nous partons donc du principe que toutes vos marchandises sont assurées pour le transport et pendant la durée du salon;
Tous nos services sont assujettis aux conditions FENEX. Un exemplaire de ces conditions peut être obtenu sous demande.
On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent’s organization FENEX deposited at the Registry of
the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request.
K.v.k. 34249564. ABN Amro 24.34.35.533
Des forklifts plus lourds sont disponibles sous demande
Déchargement et livraison de matériaux sur votre stand Location forklift (2 tonnes) par 15 minutes € 45,- 30 minutes minimum
Chargement de votre matériel jusqu’au véhicule Location forklift (2 tonnes) par 15 minutes € 45,- 30 minutes minimum
Matériel d’emballage Stockage y compris transport de et vers votre stand € 49,- / m3 Assistance au stand Aide sur votre stand (déballage et emballage) par 30 € 45,- minutes. 60 minutes minimum
Information générale
www.valverde.nl+31 (0) 20 65 38 555
Bon de commande - logistiqueEnvoyez ce formulaire si vous désirez utiliser les services logistiques de Valverde, par fax ou par e-mail: [email protected] ou +31 (0) 20 65 37 658. Valverde donne la priorité aux commandes déjà passées à l’avance. Cela nous prendrons le premiè ordre traitement, et se rapportent à jours de la construction et démontage.
Si vous désirez recevoir une offre avant de passer commande, veuillez cocher cette case.
Événement/ Nom du salon
:
Nom d’entreprise :
Adresse complète :
Hal et numéro de stand :
Personne de contact :
Numéro de téléphone :
E-mail :
Numéro de TVA :
Chambre de Commerce:
+31 (0) 20 65 38 555
On all our transactions the latest version of the Dutch FENEX conditions are applicable. All work is carried out subject to the general conditions of the federation of the Dutch forwarding agent’s organization FENEX deposited at the Registry of
the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request.
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Nous ne pouvons malheureusement pas traiter les formulaires incomplets.
Votre commande Location de forklift pour le déchargement de votre marchandise :
Location de forklift pour le chargement de votre marchandise :
Stockage de matériel d’emballage :
Date ___________, préférence d’heure______________,temps__________
Date ___________, préférence d’heure _____________, temps__________
Nombre de pièces ________________, volume _____________________m3
Annotations
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the Court at Amsterdam, Arnhem, Breda and Rotterdam, latest version. These conditions will be sent to you on request.
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CONTENUDavantage qu’un simple catalogue !
Outre une partie catalogue spécifique (coordonnées complètes de l’entreprise, logo, description des activités, plan, agenda et infos), cette édition comportera aussi diverses rubriques sur les principales tendances logis-tiques, des interviews avec des acteurs importants du secteur logistique et un cahier sur Empack.Diffusion :• Distribution avant l’événement à 22.500 décisionnaires dans le transport et la logistique.• Distribution pendant l’événement à 4.500 visiteurs (exemplaires remis par des hôtesses à l’entrée).
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Chaque publication apparaît exclusivement dans la partie catalogue avec ‘up-light’ de la carte de visite.
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