SYNTHESE

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LOGISTIQUE

CHAPITRE 1 : Vue d'ensemble

Division du marché pour SAP : Petites entreprises qui n’établissent pas de bilan PME évoluées PME avancées

Cibles de SAP B1 : SAP Business Suite-> Grandes entreprises SAP All in One -> Société taille moyenne/filiales (PME évoluées) SAP Business one ->Petites sociétés (PME avancées)

SDK est le kit de développement logiciel pour SAP B1. Il comprend : Un serveur d'interface de données (Serveur ID) API interface données API interface utilisateur (idem Serveur ID sur le mandant)

Add-ons SAP : Développés par SAP et basés sur SDK (Software Development Kit) Data transfer, Workbench, Payment engine…

Portail SAP : http://www.service.sap.com/smb

CHAPITRE 2 : Notions de base

Outils de saisie : Liste de sélection Liste déroulante

Affichage : Administration/initialisation du système/options générales Modification : langue/couleur/UM/UP/format date/heure/nombre et position

devise,

Navigation : Modification description de zone avec CTRL et 2xclic Affichage de 4 zones possibles en bas et à droite de l'écran Zones utilisateurs : Libres, tables, numériques,... Glisser-relier

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CHAPITRE 3 : Données de base

Partenaires : Fournisseurs : toutes transactions d’achat Clients : transactions de ventes et opportunités Prospect : offres/commandes et opportunités

Il faut créer 2 fiches pour un client qui est aussi fournisseurAucune facture ne peut être enregistrée pour un prospect

Articles : Vente, achat, stocké, immobilisé, fantôme Types : Article, travail, déplacement Groupe : Libre

Magasins : Magasins : Standard, livraison directe, planification

Stocks : Valorisation : PMP/FIFO/Prix standard En stock, Confirmé, Commandé (Disponible = En stock – Confirmé +

Commandé)

CHAPITRE 4 : Gestion des documents

Documents de vente et d'achat (saisie de commande) : Type article (fiche article) ou service (presta. ou autre sans données

existantes) Regroupement (même article sur plusieurs magasin = Une seule ligne)

Options des types de ligne : Vide : ligne standard T : ligne de texte S : sous-total A : article alternatif (non pris en compte dans les totaux)

Support multilingue : Données de base partenaires : nom, contacts… Données de base article : description, UM, détails… Autres relatifs aux données de base : type expédition, conditions de

paiement... Document de saisie : langue de localisation Impression des documents : langue du partenaire Impression des documents : sortie imprimante, export texte, XML ou image

On ne peut pas acheter ou vendre des articles et des services dans le même document

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Fichier/Préenregistré permet de sauvegarder des documents en version préliminaireGlobe à droites des zones indique qu’il est possible de traduire valeurs de la zone

CHAPITRE 5 : Achats – Comptabilité fournisseurs

L'entrée en stock ou l'enregistrement de la facture fournisseur avant l'entrée en stock met à jour l'inventaire permanent.

Entrée en stock : Création document comptable et mise à jour de l'état des stocks

Débit : compte de stock (311)Crédit : Frs facture non parvenue (408)Débit : achat (601)Crédit : compte variation de stock Ent. March./Entrée Facture (603)

Facture fournisseur : Après la commande d'achat augmente la quantité et la valeur du stock Après la réception d'achat mise à jour des valeurs Directement augmente la quantité et la valeur du stock et met à jour les

valeursCrédit : compte fournisseur (401)Débit : Frs facture non parvenue (408)Débit : TVA (445)

Avoir sur achat : Opération inverse de la facture sur le plan de l'alimentation des comptes

Crédit : compte de stock (311)Débit : compte fournisseur (401)Crédit : achat (601)Débit : compte variation de stock Ent. March./Entrée Facture (603)Crédit : TVA (445)

Fractionnement d'une commande d'achat : Eclatement de la ligne par magasin dans le document de saisie de commande Entrée de marchandise peut être fractionnée par ligne Entrée de marchandise peut être ajoutée par rapport à la commande

(nouvelle ligne) Entrée de marchandise peut être excédentaire (reçu > commandé)

Les factures de réserve fournisseur sont équivalentes aux factures pro forma Elles permettent de générer une facture avant de déclencher l'entrée en stock Elles ne modifient pas la quantité en stock, mais augmentent le disponible Elles s'appuient sur la commande L'enregistrement de la livraison s'appuiera sur la facture ce qui augmentera le

stock

Retour de marchandise avant facturation :Crédit : compte de stock (311)Débit : Frs facture non parvenue (408)

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Crédit : achat (601)Débit : compte variation de stock Ent March/Entrée Facture (603)

Variations de stock dans Achats – CF :

Acha

ts -

CF

Transaction En stock - Engagé + Commandé = DisponibleCommande d’achat + +E.M (commande d’achat) + -Facture fournisseurs pour entrée marchandiseEntrée marchandise sans réf à commande d’achat

+ +

Facture fournisseurs avec réf à commande d’achat

+ +

Facture réserve fournisseurs sans réf à commande d’achat

+ +

E.M (cde d’achat) avec réf à facture réserve fournisseurs

+ -

Retours - -Avoir sur achats - -

CHAPITRE 6 : CRM

Gestion des activités : Relier des activités à des documents Word, Excel,... Relier des activités à des fiches partenaire, article,... Planifier une réunion Réception automatique de rappel Liaison directe avec un calendrier

Gestion des opportunités : Suivi des étapes d'un projet Valorisation et évolution du potentiel selon l'avancement du projet

Gestion des territoires : Hiérarchie sous forme d'arborescence Affectation d'un territoire au partenaire Création de réseau pour analyse du portefeuille

Suivi des opportunités : Prévisions Déroulement des prévisions Statistiques Analyse dynamique des opportunités par étape Distribution des sources Opportunités gagnées/perdues Mes opportunités en cours/closes

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Mes opportunités en attente

Microsoft Outlook Integration : Synchronisation des données : Rendez-vous, Contacts, Tâches Offres SAP > MO > Affichage, modif., et envoi via email Création offres dans MO > SAP Email MO > activité SAP Pièces jointes MO > Pièces jointes liées à l'activité SAP Microsoft Word/Excel > Activité SAP Instantanés MO : Informations Client, Fournisseur, Vente, Service, Achats

depuis MO

CHAPITRE 7 : Ventes – Comptabilité clients

Offre et commande : Modifications possibles après création (si paramétrage activé)

Livraisons et factures : Non modifiables, La facture est le seul document obligatoire dans le cycle de

vente

Livraison des articles gérés en stock (impact comptable) :Crédit : compte de stock (311)Débit : compte Variation de stock Ent March/Entrée Facture (603)

Facture des articles gérés en stock (impact comptable) :Débit : Compte tiers (411)Crédit : TVA collectée (445)Crédit : Ventes (701)

Livraison et facturation des articles non gérés en stock : Aucun mvt comptable à la commande et à la livraison

Lors de la facturation :Débit : Compte tiers (411)Crédit : TVA collectée (445)Crédit : Ventes (70 service,...)

Option de vente avec prélèvement : Permet à l'issu de la commande de passer par une étape de prélèvement

avant de livrer partiellement ou en totalité la commande

Option d'emballage : Permet de regrouper des articles et des affecter à un emballage

Regroupement de documents :

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Regroupement de livraison dans une seule facture d'après critère. Impossible d'annuler le

processus une fois lancé. Ne prend pas en charge les clients multidevises Permet aussi de générer des documents cibles de type commande, livraison et

retour

Ventes aux clients occasionnels (paiement comptant) : Paiement immédiat sans commande ou BL Implique la création préalable d'un client par défaut (admin/défini/Compta

fin/Liens compta) Enregistrement du paiement sous chèque, virement, CB, cash ou effet

Contrôle de crédit avec ou sans blocage

Articles alternatifs (gestion des stocks/gestion des articles/articles alternatifs) : Fonctionne dans les deux sens En saisie de document permet de sélectionner un article alternatif

(saut/Article alternat.)

Option de contrôle automatique du disponible en saisie de document :Si qte commandée > à qte disponible SAP B1 demande :

accepter ou non la qte commandée réduire la qte commandée (< ou = qte dispo) sélectionner des qtes dispo dans d'autres magasins sélectionner des qtes au niveau des articles alternatifs supprimer la ligne de commande client

Retour marchandise suite à une livraison (écriture inverse par rapport à livraison) :Débit : compte de stock (311)Crédit : compte Variation de stock Ent March/Entrée Facture (603)

Avoir après facturation :Crédit : Compte tiers (411)Débit : TVA collectée (445)Débit : Ventes (701)Débit : compte de stock (311)Crédit : compte Variation de stock Ent March/Entrée Facture (603)

Facture de réserve : Equivalent à une facture pro forma, qui est générée avant la livraison effective

(avec ou sans commande préalable) Elle impacte les comptes de tiers, TVA et ventes Les comptes de stock seront impactés lors de la livraison postérieure à la

facture pro forma

Commande fournisseur adossée à une commande client : Onglet Logistique

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Création automatique de commande(s) fournisseur pour les lignes de la commande de vente

Livraison directe d'une commande client : Il doit exister un magasin affecté aux livraisons directes Au niveau de chaque ligne, en sélectionnant ce magasin, la livraison sera

réputée comme livrée directement par les fournisseurs au client

Commissions : Calculer des commissions au niveau article, client en créant des groupes de

commission

Analyse des ventes : Clients, articles, commerciaux ou combinaison Postes non soldés

CHAPITRE 8 : Inter-fonctionnalités

Tarif : Utilisation de listes de prix pour définir les différents prix dans chaque liste,

affectation d'une liste de prix au niveau du partenaire

Possibilité de définir les prix de vente sur la base du prix d'achat factorisé d'une manière différente selon le client (petit client, moyen client,...)

Dans chaque liste de prix, un nom, la liste de prix de base (elle-même ou une autre liste de prix), un facteur, une règle d'arrondi, un groupe (sécurité d'accès pour la gestion d'accès à chaque liste)

Pour chaque article défini dans une liste de prix, possible d'indiquer Manuel pour éviter que le prix de l'article de la liste soit mis à jour automatiquement

La liste Dernier prix d'achat ne peut pas être modifiée manuellement

L'option Hiérarchies et extensions permet d'appliquer un prix spécial pour un article dans une liste de prix pendant une période déterminée (de à) – Prix forcé ou % de remise

L'option Prix spéciaux pour permet d'appliquer un prix spécial pour un article ou un groupe d'article dans une liste de prix pendant une période déterminée (de à) – Prix forcé ou % de remise avec la possibilité de définir des barèmes par quantité

Les prix spéciaux peuvent être copiés d'un partenaire vers un autre en respectant plusieurs règles différentes :

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o A Tous les prix source écrasent la cibleo Remplacement des seuls articles existants chez le partenaire cibleo Ajout des nouveaux prix seulement pour ceux inexistants dans la cible

L'option Groupes de remises permet de définir une règle pour décider de la remise à utiliser :

o Maximale, minimale, moyenne, totale. Affectation des groupes de remise en fonction des groupes d'articles, des propriétés articles, des produits des fabricants

Priorité de détermination du prix dans SAP B11. Prix spécial propre au partenaire et à l'article2. Remise de groupe propre au partenaire3. Hiérarchies et extensions pour la liste de prix4. Liste de prix

Il est important de distinguer les prix suivants : Listes de prix Prix spéciaux

Numéros de série et de lot (admin/Init. Syst./Options génér. Onglet Stock) : Gestion possible à chaque mvt ou seulement en sortie, N° de série fabricant ou série ou lot Le choix de création de la fiche équipement se rapporte au module Service Le n° peut être saisie manuellement ou créé automatiquement

Seuls les articles gérés par lot ou n° de série peuvent bénéficier des fonctions de réservation à la saisie des commandes de vente

SAP B1 propose plusieurs unités de gestion : Stock, achat, vente, emballage

Numéros de catalogue des partenaires : Cette fonction permet d'utiliser le code du partenaire en saisie de commande

Numéro de fabricant pour les achats : Code article chez le fabricant pour passe commande au fournisseur

Charges et produits supplémentaires : Possible de mettre 3 frais supplémentaires par ligne et N en pied Possible de répartir des frais globaux au niveau de chaque ligne selon règles

(quantité, volume, poids, égaux, montant ligne Possible de décider par exemple que les frais de transport seront facturés à la

1ère livraison

Avoir fournisseur avec écart de charges : Pour gérer le cas ou le fournisseur accepte un retour suite à facturation, mais

en facturant des frais supplémentaires

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CHAPITRE 9 : Transactions de stock

Entrées / sorties de marchandises sans réf. à une commande spécifique : Entrées

o D compte de stock (311)o C compte Variation de stock Entrée Marchandise/Entrée Facture (603)

Sortieso C compte de stock (311)o D compte Variation de stock Entrée Marchandise/Entrée Facture (603)

SAP B1 autorise la gestion de coûts article différents par magasin

Transfert de stock d'un magasin vers un autre magasin : D compte de stock (311) pour magasin cible C compte de stock (311) pour magasin source

Gestion des stocks en consignation livrés chez les clients : Préconisation de créer un stock par client

Gestion de l'inventaire :1. Impression des documents2. Comptage3. Enregistrement du comptage4. Enregistrement des écarts d'inventaire

Etats : Liste articles (synthèse avec prix en fonction des listes de prix) Etat des stocks (synthèse de tous les enreg. En qte et valeur) Statut d'inventaire (idem état des stocks avec en + les entrées/sorties

planifiées) Stocks magasin Standard (=Statut d'inventaire, Détaillé avec en + derniers mvt

& prix) Etat de contrôle des stocks (trace de l'origine des transactions de stock aspect

comptable) Etat de valorisation des stocks (méthodes : PMP, FIFO, LIFO, par liste de prix,

dernier prix)

Revalorisation de stock : Origine 100 à 100 €, nouveau prix 125 € > écart 2500 €

o D compte de stock (311)o C compte Variation de stock Entrée Marchandise/Entrée Facture (603)

Chargement/déchargement :

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Origine 100 à 100 €, nouveau 120 à 150 € (soit 5000 pour articles stockés et 1000 non stockés

D compte de stock (311) 5000 D compte d'écart de prix 1000 C compte Variation stock Entrée Marchandise/Entrée Facture 6000

CHAPITRE 10 : Production

Nomenclatures : De vente (montage quand vente, article vente)

> Le composé (non géré en stock) et les composants apparaissent en commande> Le prix peut être soit la somme des composants, soit calculé sur base du composé

De montage (montage quand vente, article vente)> Le composé (non géré en stock) apparaît en commande

Modèle (article stock et/ou vente et/ou achat) : Permet de récupérer en pdc un ensemble de lignes. Il est ensuite possible de

modifier qte, valeur, ajouter et supprimer lignes. Permet de gérer les options

proposées à la vente De fabrication (article obligatoirement géré en stock et vente et/ou achat)

Nomenclature utilisée en fabricationLe prix du produit fini est la somme du prix des composants en appliquant une liste

de prix. Il est possible de forcer un prix différentL'option Mise à jour des prix pour articles supérieurs

Article fantôme : Permet de regrouper des composants. Cet article n'existe pas. Il n'apparait pas sur

l'OF, mais apparaît dans le résultat de la planification des besoins

Coût de production : C'est un article non stocké avec la méthode de valorisation Standard. Il est créé dans

la nomenclature

Ordres de production (seulement pour les nom. De production) : Standard

o Pour la fabrication des articles normaux Spéciaux

o Pour la fabrication ponctuelle (réparation client, retouche,...). Les composants sont choisis manuellement

DémontageDésassemblage

Statuts des OF : Planifié

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> Issu d'une saisie manuelle ou du CBN Validé

> Prélèvement des composants en mode manuel. Il est aussi possible de post-consommer (Prélèvement rétroactif dans SAP B1)Ensuite, confirmation des fabrications (totalement ou partiellement)

Clôturé> A l'issu de la fabrication, l'OF doit être clôturé.

Mouvements comptables : Prélèvement

o C Compte de stock composant (311)o D Compte d'encours de production

Réception de fabricationo D Compte de stock PF (311)

C Compte d'encours de production Clôture en cas d'écart

D (en moins) du compte de composantC Compte d'écart

CHAPITRE 11 : Planification des besoins

Délai : Le délai de la fiche article correspond au nombre de jours nécessaire pour fabriquer

l'article Le calendrier prend en compte les jours non travaillés Si un article doit être livré le 30/11, qu'il y a 10 jours de fabrication et encore 10 jours

pour obtenir le composant commandé : Le CBN proposera des achats pour permettre le début de fabrication le 16/11

Prévisions : Prévisions de vente par article et par période Possibilité d'indiquer si une commande consomme ou non les prévisions

La planification des besoins :Elle utilise comme entrée :

Les commandes (Frs et clt) et les factures de réserve Prévisions Stock par article et stock minimum Les OF encours

o Besoins dépendants de niveau supéieurDonnées de planification de la fiche article (Méthode de planif., d'appro. (Ach.

ou fab.), interval des OF, taille de lot de planif et mini, délai d'appro.)

Assistant de planificationo Créer ou sélectionner un scénarioo Définir l'horizon de planification et les articles

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o Préciser les sources (entrées ci-dessus)o Les recommandations (achats et OF) peuvent être confirmées avec ou sans o modification ou supprimées

CHAPITRE 12 : RH

La fiche personnel contient les données : D'entête D'affiliation D'adresse D'administration (Absence, formation, évaluations, postes précédents,...) Personnelles Financières De type remarques De type pièce jointe

Les analyses permettent d'obtenir : Les stats et listes salariés Les rapports d'absence Les annuaires téléph. Des restitutions personnalisées

CHAPITRE 13 : Service

Fiches équipement client : La livraison ou la facturation à un client d'un article géré par n° de série provoque

la création automatique de la fiche équipement

Contrat de service : Lié aux articles avec un n° de série Automatique de type Garantie en cas ou la fiche équipement a été crée auto. Manuel de type Standard dans les autres cas Non lié à des articles Lié à un groupe d'articles Il peut couvrir les pièces, la MO et/ou les déplacements

Appels de service : Contrôle de l'existance d'un contrat et/ou d'une fiche équipement Caractérisation du problème Remarques Les étapes relatives à l'analyse et à la solution sont enregistrées sous forme d'activité La base de données Solutions peut être utilisée en consultation Les documents liés à cet appel de service sont affichés dans l'ongles Charges L'onglet Résolution permet de décrire les éléments qui ont permis de résoudre le

problème

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File d'attente : Plusieurs files d'attente peuvent être utilisées

Elles permettent de router les pbles vers la ou les personnes qui doivent pendre en charge le pb

Le chargé de résolution doit enir compte du délai de résolution Consultation possible de tous les appels, des siens, de ceux encours et de ceux en

retard

Base de données des solutions : Permet de retrouver des résolutions sur la base de problèmes connus

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COMPTABILITE

CHAPITRE 1 : Plan comptable :

Grand livre : Comptes de bilan :

Comptes immobilisation (Actif)Comptes de dettes (Passif)Comptes de capitaux propres (Passif)

Comptes de charge : Comptes de produits (Débit)Comptes de charges (Crédit)

Compte général : Types de comptes généraux :

PatrimoineDettesCapital et réservesProduits ChargesAutres

La structure du plan comptable de SAP BO est hiérarchique et le nombre de groupes de compte dépend de la localisation de la société (France environ 250 comptes généraux).

Les comptes « Primaires » en vertLes comptes « Titres » en bleu Les comptes « Actifs » en noir.

Compte collectif :Il permet de lier les comptes partenaires à la comptabilité générale.Un compte général peut aussi être collectif

Devises :La devise interne correspond à celle dans laquelle la société doit tenir ses livresLa devise système est la devise du groupe auquel appartient la société (Devise reporting)La devise du compte est celle dans laquelle on peut effectuer des transactions pour un partenaire et sur un compte. C'est uniquement une facilité de saisie.

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Actions Chemin d’accès

Créer et gérer un compte Comptabilité financière/Plan comptable

Modifier un compte général Outils (Autres fonctions)/Protocole des modifications.

Modifier la structure du plan comptable

Comptabilité financière/Traiter plan comptable.

Choisir le modèle de plan comptable Administration/Initialisation système/Détails entreprise

Importer les données Data Transfer Workbench

Saisir des comptes collectifs Administration/Définition/Comptabilité fin/liens comptables

Afficher séparément les comptes collectifs.

Administration/Initialisation système/Options générales

Définir les devises Administration/Initialisation système/ Détails entreprise

La segmentation des comptes permet de gérer des suffixes aux comptes (vielle analytique)

CHAPITRE 2 : Ecritures au journal :

Ecritures :Dans SAP B1, l'écriture au journal correspond à la saisie manuelle de piècesChaque écritures au journal fait référence au type et numéro de document d’origine et présentent le type EJ ; et peuvent soient être de type FT (facture Client) ou UA (Facture fournisseurs).

Transaction de contre-passation : La transaction de contre-passation standard : permet de comptabiliser un

débit ou crédit erroné en crédit ou débit. Attention, cela augmente les totaux au débit et au crédit, trompeur.

La transaction de contre-passation avec des montants négatifs : permet de minorer le solde du compte.

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Ecritures préenregistrées :Permet de stocker plusieurs versions d’écritures au journal en attente d’être validée.

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Modèles d'écriture : Sur la base de pourcentage : exemple de génération automatique d'une prime

de 20% sur la base d'un salaire.

Ecriture périodique Modèle d'écriture avec fréquence : même si l’écriture est programmée elle

doit être validée pour être appliquée.Exemple du loyerD compte loyer (6*)C compte de CCP

Scénarios budgétaires :Blocage ou information en cas de dépassement ou de restrictionPréciser à quel stade un contrôle budgétaire doit être fait (Saisie des achats, réception, facturation,..)Définition possible de plusieurs scénarios de budget (optimiste, principal, pessimiste,...)Possibilité de répartir un budget par période selon saisonnalité ou poids de périodes

Immobilisations Catégorie d'immobilisations = Classification des immobilisations (Biens,

machines, installations,...)Général ou bien de moindre valeur (limite sup. À définir)Une tranche de numérotation par catégorie

3 types d'amortissements : LinéaireDégressifPar niveau (palier)

Deux types d'entrées pour les immobilisations : Avec fournisseur : D du compte d'immobilisations, C du compte fournisseurSans fournisseur : D du compte d'immobilisations, C du compte d'attente

Deux type de sorties d'immobilisations : Mise au rebut : C du compte d'immobilisations, D du compte de charges.

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Vente client : C du compte d'immobilisations, D du compte de charges, C du compte de produits, D du compte client.Procédure nette avec moins-value : C du compte d'immobilisations, D du compte de produit immobilisations, C du compte de produit immobilisations pour moins-value, D du compte de charge immobilisations pour moins-value.Procédure nette avec plus-value : C du compte d'immobilisations, D du compte de produit immobilisations (avec plus value), C du compte de produit immobilisations pour plus-value.

Deux types d'amortissements : Amortissements direct : C du compte d'immobilisations, D du compte d'amortissements. Pour dépréciation (standard, manuel, exceptionnel).Amortissements indirect : C du compte d'immobilisations, D du compte de transit d'amortissements. Puis C du compte et D du compte d'amortissements pour dépréciation.

Compta analytique Autant de centres de profit/coût que nécessaire. « Center_z » accueille ce qui n'est pas possible de ventilé dans d’autres centres de profit ou des coûts qui ne doivent pas être imputés à la comptabilité analytique interne.Il est possible de gérer en mode projet, pas de limite en nombre.Les règles de répartition analytique s'appliquent directement au niveau des comptes du PCG

Actions Chemin d’accès

Exécuter le journal comptable

Comptabilité financière/Etats comptables/Comptabilité/Journal Comptable

Exécuter le journal des pièces

Comptabilité financière/Etats comptables/Comptabilité/Journal des pièces

Afficher l’état des comptes généraux

Comptabilité financière/Etats comptables/Comptabilité/Comptes généraux

Choix des transactions de contre-passation

Administration/Initialisation système/Détails Entreprise/Onglet Initialisation de base.

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Créer, modifier une écriture préenregistrée

Comptabilité financière/Ecriture préenregistrée

Accéder aux modèles d’écritures

Comptabilité financière/modèles d’écritures

Gérer les écritures périodiques

Comptabilité financière/Ecriture périodiques

Listes des écritures périodiques

Administration/Initialisation système/Options générales/Onglet services

Ecarts budgétaires Administration/Initialisation système/Options générales/Onglet Budget

Gérer Scénarios Budgétaires Comptabilité financière/Budget/Scénarios de budget

Entrée/Sortie Immobilisations

Comptabilité financière/Actif immobilisé/Acquisitions ou Sorties

Transfert d’immobilisation Comptabilité financière/Actif immobilisé/Transfert

Amortissement manuel Comptabilité financière/Actif immobilisé/Amortissement manuel

Gérer les règles de répartition

Comptabilité financière/Comptabilité analytique/Règles de répartition

Comptabilité financière/Comptabilité analytique/Répartition par centres de profit

Analyse des centres de profit Comptabilité financière/Comptabilité analytique/Analyse par centres de profit

Définir les projets Administration/Définition/Comptabilité financière/Projets

Liste des écritures / projets Comptabilité financière/Etats comptables/Comptabilité/Journal des transactions par projet.

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CHAPITRE 3 : Opérations bancaires

Définition des conditions de paiement :Permet de spécifier le mode de calcul de la date d’échéance.Il faut les définir pour chaque partenaire.Escompte et de versement (paiements échelonnés, répartitions en pourcentage en fonction des dates d’échéances).

Balances âgées clients et fournisseursPermet de suivre les encours par tiers par période, afin de mesurer l’âge des dettes, les intérêts et prendre une décision de relance.

Assistant de relancePermet de relancer automatiquement les clients lorsqu’ils ne règlent pas leurs factures dans les délais.Critères de sélection :

Avec jours de toléranceNiveau de relance (maximum 10), plus ou moins agressif.Frais de relance et intérêts de retard

Encaissements et décaissementsEn cas de perte de change sur un paiement fournisseurs, la perte est enregistrée au D du compte de perte d'écart de change. En cas de gain de change, le gain ira au C du compte de gain d’écart de changeNumérotation manuelle ou automatique de documents permet de lier les documents aux mouvements d’encaissement/décaissements, Acomptes, Avoirs.Possibilité d’encaissement manuel.

Moyens de paiement : Chèque VirementCarte de créditLiquidités

Paramétrage d’un montant maxi ou mini pour trop ou moins perçus (différence entre le paiement et le solde perçu).

Ecriture encaissement : Facture pour le client en cours = D Compte clientEncaissement = C du compte client, D compte qui encaisse (Compte caisse, CB, Virement, Chèque), C du compte qui encaisse et D de la banque que l’on compare avec l’extrait de compte.

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Ecriture décaissement : Facture du fournisseur en cours = C du compte fournisseurDécaissement = D du compte fournisseur et C du compte qui décaisse (Compte caisse, CB, Virement, Chèque).

Possibilités d’imprimer des chèques

Assistant de paiement : permet de créer automatiquement les documents de paiements d’après les factures et avoirs clients ou fournisseurs en cours dans le système.

Demandes de versement d'acompteC Compte client Compte de banque

Facture d'acompteD Compte clientC Transit acompteC compte de TVAD Compte de banqueC Compte client

Rapprochements (lettrage) :Permet d’affecter à des postes créditeurs en cours aux postes débiteurs en cours d’un compte. Nécessaire pour clôturer les comptes. Manuels : Par compte, rapprochement manuel des débits et des créditsAutomatiques : SAP BO rapproche les montants d'après critères (totaux, dates, références). Permet de rapprocher des paiements effectués à des factures. L'utilisateur peut rapprocher manuellement les pièces non rapprochéesAssistant :

SAP B1 propose des rapprochements. Ils peuvent être confirmés ou ignorésGestion des rapprochements précédentsSAP B1 attribue un n° < 0 pour les rapprochements auto.SAP B1 attribue un n° > 0 pour les rapprochements utilisateursIl est possible d'annuler les rapprochements sans limite

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Dépôts et rapprochement d'extraits de compteDépôts : Transit d'encaissement via des comptes intermédiaires (Caisse ou Chèques remis).Rapprochements externes : entre les postes d’un compte non-soldé et ceux d’un extrait de compte externe provenant d’une banque ou d’un partenaire.Relevé de compte avec écritures du compte bancaireComme lettrages : Manuel, automatique ou semi-automatique (assistant)Le débit d'un relevé de compte correspond à un C d'un compte de trésorerie

Actions Chemin d’accès

Définir les conditions de paiement

Administration/Définition/Partenaires/Conditions de paiement

Etats balances âgées F/C Comptabilité financière/Etats comptables/Comptabilité/Créances&Dettes/Balances âgées C ou F/Etats des ventes ou achats.

Assistant de relance Ventes/Assistant de relance

Historique des relances Partenaires/Etats des partenaires/Etat de l’historique des relances

Conditions de relance Administration/Définition/Partenaires/Conditions de relance

Niveaux de relance Administration/Définition/Partenaires/Niveaux de relance

Enregistrer un encaissement/décaissements

Opérations bancaires/Encaissements ou Décaissements/ Encaissements ou Décaissements

Extrait des mouvements bancaires

Administration/Définition/Comptabilité financière/Liens comptables/Différents onglets.

Administration/Définition/Opérations bancaires/…

Assistant de paiement Opérations bancaires/Système de paiement/Assistant de paiement

Paramétrer l’Assistant de paiement

Opérations bancaires/Système de paiement/Paramètres pour cycles de paiement

Rapprochements internes Opérations bancaires/Rapprochement

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bancaire/Rapprochement

Rapprochement système Opérations bancaires/Rapprochement bancaire/Relier factures aux paiements

Assistant rapprochement Opérations bancaires/Rapprochement bancaire/Rapprochement/Onglet Assistant

Dépôt de liquidités ou chèques Opérations bancaires/Dépôts/Dépôt

CHAPITRE 4 : Clôture de période et reporting

Périodes comptables :Permet de créer des périodes comptables pour la gestion de l’entreprise.Types de période comptable :

AnnéeTrimestreMois Jours

Toutes les transactions commerciales sont affectées à une période comptable qui doit être clôturée pour empêcher tout enregistrement supplémentaire sur cette période.Deux étapes de la clôture de la période comptable :

Non -Active : empêche la création de document mais permet de faire les écritures au journal.Bloquée : empêche tout enregistrement

Possibilité de gérer différentes succursales en différenciant les numéros des documents

Ecriture de correction avec contre-passation automatiqueProvision avec extourneContre-passation automatique des charges et produits constatés par avance

Imputer 60 sur exercice suivant : permet d’étaler ses charges sur plusieurs périodes comptables :

- C de 100 sur le Fournisseur et D de 100 dans les Charges- C de 60 sur les Charges et D de 60 sur le compte de charge

constatée par avance- D de 60 sur les Charges nouvelle période comptable et C

sur le compte de charge constatée par avance

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Créances douteuses : lorsqu’un client ne paye pas ces dettes une partie de celles-ci vont dans les créances douteuses, plus le temps passe et plus elles augmentent.

- Paramétrer avec un % par période de retard de paiement- C Compte client- D Compte de créance douteuse (charge)

Différence de change et écarts de conversion- C de différence de change pour gain- D de différence de change pour perte

Clôture de périodeLe profit au débit est reporté au passif du bilan en tant que résultat et réciproquement.

Reporting financierGestion de la TVA (collectée, déductible, à payer), française, européenne…Fiche de synthèse, Compte de résultat, Bilan.Etat de flux de trésorerieIntègre tous les éléments finis mais pas les portefeuilles de commandes

Actions Chemin d’accès

Gérer les périodes comptables

Administration/Initialisation système/Options générales/Périodes comptables

Définir les créances douteuses

Administration/Définition/Comptabilité financière/ Créances douteuses

Clôturer une période Administration/Utilitaires/Clôture de période

Gérer les modèles de rapports financiers

Comptabilité financière/Modèles de rapports financiers

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Transaction Type Abréviations :

Transaction type Alpha code

Opening Balance OB

Closing Balance BC

Journal Entry JE

Delivery DN

Return RE

Goods Receipt PO PD

Goods Return PR

Incoming Payments RC

Internal Invoice PU

Deposit DP

Postdated Credit Voucher Deposit DD

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OUTILSTâche Accessibilité / Solution

Liste de prix Gestion des stocks Listes de prix Listes de prix

Créer prix préférentiel pour un client

Ajouter une ligne « prix spécial » dans listes de prix

Arrondi des prix 4 possibilités d’arrondir :

- Arrondir aux décimales- Arrondir aux nombres entiers- Arrondir aux dizaines- Pas d’arrondi

Affecter un prix spécial pour une durée limitée (ex : Soldes/Promotion)

Gestion des stocks Listes de prix Hiérarchies et extensions

Prix spécial pour une durée limitée, à un partenaire spécifique

Gestion des stocks Listes de prix Prix spéciaux Prix spéciaux pour les partenaires

Copier ces prix spéciaux

Gestion des stocks Listes de prix Prix spéciaux Copier prix spéciaux paramétrés

Affecter des remises à des groupes

Gestion des stocks Listes de prix Prix spéciaux Groupes de remises

Méthode de gestion des numéros de série

Administration Initialisation système Options générales Onglet Stock Onglet Articles

Deux méthodes possibles :

- A chaque transaction- A la validation uniquement

Documents de sortie de marchandises

- Livraison client- Facture client- Facture client et paiement- Retour sur achats- Avoir fournisseur- Sortie de marchandises- Transfert de stock- Comptage avec écart négatif

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- Stock initial négatif- Sortie pour production

Traçabilité des numéros de lots

Gestion des stocks Etats des stocks Traçabilité et numéros de lots

Sens mouvement de stock

Entrée de marchandises en VERT

Sortie de marchandises en ROUGE

Attributions de numéros de lots aux commandes clients en JAUNE

Saisie du numéro de catalogue d’un partenaire pour saisie d’un article

Stock magasin Gestion des articles Numéros de catalogue du partenaire

3 types de base de données

Miscrosoft SQL 2000 SP3

IBM DB2 Universal Database

Sybase Adaptive

Créer société Administration Sélectionner société Nouveau

Autorisations générales

- Autorisation globale - L'utilisateur peut afficher et modifier les données de cet objet d'autorisation.

- Accès en mode lecture uniquement - L'utilisateur peut seulement afficher les données de cet objet d'autorisation.

- Pas d'autorisation - L'utilisateur n'a pas accès à cet objet d'autorisation

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