belharra présentation e scm 2009[v1]

BELHARRA - Présentation e-SCM - 2009 1

Extranet pour le suivi et la coordination du cycle d’approvisionnement des productions délocalisées

Une solution de Supply Chain Management pour le suivi des ordres d’achat tout au long du cycle de production, jusqu’à la réception des

marchandises.

www.e-SCM.eu

http://www.e-scm.eu/


Qui sommes nous ? www.belharra.fr

BELHARRA sas, c’est avant tout une équipe de 25 personnes développant des logiciels et du service professionnel. Les solutions Web que nous développons aident nos clients dans leurs relations avec leurs fournisseurs, partenaires, clients et collaborateurs mobiles.

BELHARRA est une des plus grandes vagues d’Europe récemment découverte et surfée par les meilleurs mondiaux de la discipline. Leur succès est avant tout le succès d’une équipe porté par la passion et l’engagement de chacun.

Nous avons choisi cette image pour illustrer notre capacité à conduire ensemble des projets. Elle traduit l'énergie, la dynamique et l'engagement fort de nos équipes mobilisées sur un objectif commun.

Nous avons une solide expérience des projets de cette nature. Les NTIC permettent de travailler différemment, plus rapidement, plus efficacement et en relation étroite avec les fournisseurs et clients.

Parmi nos clients :

http://www.belharra.fr/

BELHARRA - Présentation e-SCM - 2009 3octobre 2008 3

Les enjeux du Projet

Centralisation et partage des informationsSaisie à la source des données de traçabilité « Matière »Simplification du suivi et des échanges d’informations Base de données uniques et référentiel documentaires commun

Harmonisation des processus d’Assurance QualitéContrôle des filières d’approvisionnementRègles de fonctionnement communes et administrées en centralGénération des documents étiquettes et Packing List sur un format unique

Pilotage consolidé des plannings de réception en entrepôtGestion des alertes et des exceptionsAnticipation des plannings de préparation et d’expédition


Exemple d’écrans e-SCM

Une application Web – Une ergonomie intuitive


Les 3 axes forts e-SCM

e-SCM facilite la coordination des acteurs (internes et externes) et des évènements tout au long du cycle d’approvisionnement

Supervision de plusieurs processus interdépendants. Gestion des Achats, suivi de production chez les fournisseurs,Suivi du transport et des réceptions en entrepôt

Amélioration de la qualité des informations : Dates de livraison, délais de production, partage des dossiers techniques de fabrication,

préparation des expéditions, etc ...

e-SCM fonctionne en mode “gestion des exceptions”Identifier les anomalies au plus tôt pour réagir très vite

Informer ou solliciter le ou les acteurs opérationnels directement concernésContrôler les évènements et le suivi de l’activité

Réagir aussi vite que possible et limiter l’impact des changements

Traçabilité systématique des évènements et historisation des informationsTout changement sur une commande ou un dossier technique est signifié aux acteurs concernés

e-SCM est une solution « non-intrusive »Pas de double gestion des données entre l’e-SCM et le système ERP

Processus d’échanges de données normalisés et automatisé


Une solution performante

Un processus transversal

Une solution technique non intrusive

D:\BELHARRA\e-SCM-eu\BELHARRA - animation e-SCM.exe

D:\BELHARRA\e-SCM-eu\BELHARRA - animation SOA.exe


Une solution innovante : www.e-scm.eu

Un processus transversal pour le suivi des approvisionnements

Flash e-SCM.swf



Synoptique du processus e-SCM

Saisie et/ou Import des commandes :(qtés, dates de livraison, consignes particulières)

Suivi des statuts de commandesSuivi des demandes de changement

Partage des informations, documents ou des fichiers

Suivi et pilotage consolidé des opérations et des échanges



Constitution des dossiers techniquesPrévisions de fabrication des fournisseursGestion des changements (délais, quantité, qualité)

Suivi des plannings de fabrication



Réception des dossiers techniquesMise à jour des statuts de fabrication et

des plannings de fabrication Validation des Packing List et génération

des étiquettes « colis »Préparation du booking d’expédition



Planning d’expéditionConsolidation des envoisPrévisions de livraisonPréparation documents douaniersSuivi des transports



Planification des réceptionsGestion de la capacité de stockage Suivi des livraisons/expéditionsContrôle de qualité


Import / Export des données

Consolidation

Ordre d’achat

Confirmation

Production

Transport

Logistique

SI Transitaire

Renseignements étapes : - Web Services - Fichiers plats - Saisie manuelle

Note : - OA : Ordre d’achat - OF : Ordre de fabrication - LC : Liste de colisage - * : Liste de colisage complète + max 24 heures

ERP(s) du Client

OA confirmé

OA-OF modifié

Transfert réel

MAJ Informations transport

OA-OF réceptionné

OA soumis OA consolidé

Import O

A

Import O

A

Export O

A

Export O

A-O

F

Export L

iste colisa

ge

Export R

éservation

Export d

onnées

Transport

Import O

A-O

F

(OA-OF terminé) LC finalisée *

Date livraison entrepôt déclarée

OA confirmé

Réservation Transfert OA

soumise

Légende : Action permettant le passage à l’étape suivante ou déclenchant une interface Echange de données avec un système externe au client Import / Export entre e-SCM et l’ERP(s) du client

Suivi du process à travers des jalons


Un projet e-SCM

générateur de vraie Valeur ajoutée


Mieux acheter pour Mieux vendre

Ajuster les commandes fournisseurs au plus proche du carnet de commandesInteragir sur les quantités prévues en fabrication en fonction des variations des prévisions de

ventesLimiter les quantités de produits invendus en gestion de stockEviter la perte de ventes par manque de marchandise produite

Améliorer la satisfaction client en optimisant la gestion des approvisionnementsInformer en permanence le service commercial sur l’avancement des fabrications et des

plannings de livraisonIdentifier l’impact de modifications et en avertir les clients au plus tôt Limiter les retours de marchandises liés à des non-conformités ou des délais non-tenus

Fiabiliser les délais de livraison aux clientsAjuster les dates de livraison des fournisseurs en fonction des planning attendus par les clientsFaciliter les livraisons directes chez les clients Développer le principe du Cross Docking ou de la préparation au colis

Optimiser le suivi et le contrôle des fabrications avant la réception en entrepôtEtre informé des origines et des conditions de fabrication (fournisseurs et sous-traitants)

Localiser les usines de fabrication dès la prise en compte par le fournisseurRattacher les certificats de contrôle qualité à la commande d’achat


Limiter les coûts de gestion d’entrepôt

Améliorer la productivité de l’équipe « entrepôt »Accélérer la réception des colis grâce aux étiquettes normalisées

Valider au plus tôt les informations de la Packing List et les étiquettes « colis » associéesL’indication du poids sur les étiquettes permet l’identification aisée des colis non conformes.

Dès validation de la Packing List par le fournisseur, les données sont intégrées au système de gestion

Proposer un pré-packaging ou préparation au colis pour accélérer la préparation des commandes à expédier

Les données de poids des SKU permettent également un contrôle de poids avant l'expédition aux clients

Optimiser la capacité de stockage de l’entrepôt Moduler les réceptions « fournisseur » avec le planning des expéditions « Client »

Améliorer les rotations des entrées en réception et des expéditions en Entrepôt

Limiter les coûts supplémentaires liés aux stockages externes par anticipation des pics de réception de marchandises

Animer des rétentions de marchandises durant l’acheminement

Réduire les coûts de personnel additionnelLisser le plan de charge en planifiant et en maîtrisant le planning des réceptions

Moduler les réceptions selon la capacité optimale d’absorption par le personnel de l’entrepôt.


Limiter les coûts de transport

Réduire les coûts de transportPar une meilleure connaissance des délais de production chez les fournisseurs et des

quantités disponibles pour expéditionChoisir l’affrètement au meilleur rapport qualité/prix chez le transporteur/transitaire Optimiser le remplissage des containers, des camions (Notion de booking)

Faciliter la constitution et la circulation des documents contractuelsPublication via e-SCM des informations nécessaires à la circulation des marchandises

Bill of lading, packing list, LTA (lettre transport aérien), factures fournisseurs, etc

Limiter la perte de temps et les coûts induits par la non-présentation des documents douaniers

Optimiser la chaîne d’approvisionnement en fonction des besoins et des capacités de l’entrepôt

Informés des planning de production, les transporteurs peuvent optimiser les tournées d’enlèvements

Mise à disposition des informations de « Booking » renseignées par les fournisseurs ou les acheteurs en fonction des priorités

Possibilité de demander des livraisons partielles aux fournisseurs si nécessairePour répondre à des besoins « Client » plus urgents


Justification du ROI pour nos clients

L’optimisation des approvisionnements génère des réductions de coût logistique et induit une meilleure qualité industrielle

Pour une société réalisant de 40 à 50 M€ de CA, un projet e-SCM peut générer 100 à 140 K€/an d’économies directes

L’alignement des approvisionnements et du carnet de commandes réel favorise une croissance des ventes

15% de réduction de 10.000 m2 de surface entrepôt représentent un budget de 50k à 60k €/ an

Un M2 de surface de stockage entrepôt coûte 40€/ an

Pour une équipe Entrepôt de 20 personnes, un gain

de 5% de productivité représente 18 à 20K€/ an

Le coût moyen d’un salaire chargé en entrepôt est d’environ 18.000 €/ an

L’anticipation des approvisionnements et de la charge de travail permet d’optimiser les équipes « entrepôt ». 5% de réduction des effectifs génèrent de 15 à 20K€ d’économie/ an.

40% de la masse salariale globale peuvent être affectés à l’intérim (économie sur la base de 750K€)

L’optimisation de la capacité de l’entrepôt limite le recours à des surfaces additionnelles chez des tiers. L’économie de stockage de 350 palettes sur 2 saisons pendant 3 mois /an représente 20 à 25 K€/an.

Coût de stockage d’une palette : 5 € /mois + 1,5 € pour I/O + 3 € de transport

L’optimisation du remplissage des containers peut faire économiser de 7 à 10 containers par an, soit 15 à 20 K€/an

Un container coûte environ 2.200€/an


e-SCM : a Software as a Service (SaaS)


Une solution facturable à l’utilisation

Faibles coûts d’implémentation et faible investissemente-SCM est tarifé en fonction du volume de votre activité Supply Chain

Fonctionnement en mode SoftWare as a Service

« e-SCM » est une solution non intrusiveSynchronisation des données avec votre PGI (ERP), pas de redondance de gestion.

Une méthodologie adaptée pour accélérer la mise en oeuvreUne étude d’implémentation définit le cadre du projet e-SCM

Définition des spécifications fonctionnellesAdministration des profils d'utilisateurs et des autorisations d'accès, intégration des éléments de la charte graphiqueIdentification des différents statuts de Purchase Orders et des règles du management par exception.

Evaluation des impacts techniques Identifier les fichiers de données concernés et les bibliothèques de documents techniques à téléchargerValidation des flux d’alimentation des données.Définition de l’architecture réseau pour l’hébergement

Déterminer le périmètre global du projet et la feuille de route du projet e-SCMEvaluer les besoins techniques et les moyens nécessaires à la mise en œuvre et au déploiementLes priorités dans les lignes de produits à déployer. Les utilisateurs Clés, le fournisseur et le transporteur/transitaire pilote du projet.


Le coût “Software as a Service” (SaaS) inclut :Le consulting et les services d’assistance pour :

Configuration et paramétrageL’implémentation d’un projet piloteLe déploiement fonctionnel de e-SCM

La formation et le support des utilisateurs clés et de l’administrateur e-SCM

Une assistance pendant la période de tests et le déploiementL’accès à l’intranet BELHARRA pour la traçabilité sur la gestion des incidents

Support technique 2ème niveau ( 5/7 jours, 9 à 18 heures en heure française)

Les mises à jour correctives. Au titre de la maintenance applicativeLes demandes additionnelles et spécifiques ne sont pas couvertes

Le coût d’hébergement n’est pas inclusLa solution technique d’hébergement est fonction des volumes et de l’activité traitée

L’hébergement peut être externalisé ou non chez un opérateur

Une solution facturable à l’utilisation


Présentation des fonctions principales(images écran e-SCM)


Une solution innovante : www.e-scm.eu

Un processus transversal pour le suivi des approvisionnements

Flash e-SCM.swf



Authentification

Gestion des droits et habilitations :chaque utilisateur contrôle ses propres données


Exception Management

Chaque acteur peut visualiser, en fonction de son profil, toutes les anomalies, changements, retards sur lesquels il doit se concentrer

Il accède en un clic aux dossiers sur lesquels il doit se concentrer et mettre en place un plan d’action ciblé.


Suivi de fabrication

A tout moment les ordres d’achat peuvent être consultés selon leur statut.

L’acheteur peut visualiser tous les évènements ou informations de l’Ordre d’Achat sélectionné.

Le fournisseur sélectionne les Ordres d’Achat par statut pour organiser et contrôler sa charge de travail.

Le transporteur planifie et optimise ses expéditions en ayant connaissance des sorties des différentes usines de production


Consignes et Documents techniques

Le fournisseur accède en temps réel aux dossiers techniques et aux consignes particulières relatives à sa commande.

Il est informé via le tableau de bord de « Gestion des Exceptions » de tous changements afin d’adapter sa fabrication.


Validation des PO par le Fournisseur

Durant le cycle de fabrication, le Fournisseur confirme ou actualise les quantités d’articles (SKU), les dates ou les statuts de l’encours de production.

Les acheteurs sont informés de tous les changements afin d’évaluer et d’anticiper les impacts avec les équipes de ventes.


Données Produits & Logistiques

À la fin de la production, le fournisseur valide les données de poids et de conditionnement à la SKU.

Ces informations permettent de générer la Packing List et les étiquettes colis pour un contrôle de conformité plus rapide en entrepôt.

Le fournisseur dispose directement des données au format Excel pour générer les étiquettes à coudre sur les articles avec les éléments définis par le donneur d’ordre et les codes-barres associés.


Validation des Packing List

La Packing List générée automatiquement selon des règles définies au modèle, peut être ajustée par le fournisseur.

Si le conditionnement n’est pas valide (écart sur les quantités), la Packing en erreur est soumise à l’acheteur pour acceptation.

e-SCM génère les étiquettes « Colis » et la Packing List avec les informations appropriées au format défini.


Format de Packing List

Les Packing Lists et les étiquettes sont générées sous un format unique pour tous les Fournisseurs et les informations sont directement intégrées au système de gestion d’entrepôt.

Le fournisseur peut regrouper plusieurs packing lists pour optimiser un lot d’expédition. Les transitaires sont avertis pour enlèvement de la marchandise.

Le fournisseur peut exporter les données de la Packing List pour établir sa facturation.


Les étiquettes « Colis » sont normalisées pour tous les fournisseurs afin d’en faciliter la lecture en réception (contrôle de qualité, contrôle de la livraison, inventaire courant,…).

Des formats particuliers, définis selon les exigences de certains clients, peuvent être associés aux Ordres d’Achat.

Format de l’ étiquette colis

Toutes les informations nécessaires pour constituer le dossier des formalités douanières sont disponibles.


Adresse de livraison

Format de l’étiquette colis

Date d'édition de l'étiquette Numéro unique

de Colis

109114108224020009

109114108224020009NON STANDARD QUANTITY

20/09/2007

STANDARD BOX:600x400x400

POIDS:

11,320 KgBASWP-110 T36 SURFWEAR MEN HOOD RIB ZIP GREY

2105816107009

4108224P/O:

BELHARRA 4108224Nbre de colis total :

33BA

N° Supplier : 10191FROM : ALEC Technopole IZARBEL 64210 Bidart France

BELHARRA sasEspace entreprises du Makila1 chemin de l'aviation64200 BASSUSSARRYFRANCE

TO:

Code BarreEAN Produit

Poids Colis

Code à barre du N° colis

N° de P/O

CodeArticle

LibelléArticle

N° de Fournisseur

AdresseFournisseur

Code Barre N°P/O

Première et dernière lettredu Destinataire afin de faciliter le regroupage et Dégroupagedes containers

Nom du Destinataire

Nbre deColis du PO

BAGWP-112 T38 SURFWEAR MEN HOOD RIB ZIP GREY2105816107008


Principes d’échanges de données


Import / Export des donnéestout au long du processus

Consolidation

Ordre d’achat

Confirmation

Production

Transport

Logistique

SI Transitaire



ERP(s) du Client

OA confirmé

OA-OF modifié

Transfert réel


OA-OF réceptionné


Import O

A

Import O

A

Export O

A

Export O

A-O

F

Export L

iste colisa

ge

Export R

éservation

Export d

onnées

Transport

Import O

A-O

F



OA confirmé


soumise


Suivi du process à travers des jalons


Import / Export des donnéestout au long du processus

Consolidation

Ordre d’achat

Confirmation

Production

Transport

Logistique

SI Transitaire



ERP(s) du Client

OA confirmé

OA-OF modifié

Transfert réel


OA-OF réceptionné


Import O

A

Import O

A

Export O

A

Export O

A-O

F

Export L

iste colisa

ge

Export R

éservation

Export d

onnées

Transport

Import O

A-O

F



OA confirmé


soumise



Export des P/OMise en place d’un automate pour alimenter l’ERP avec les données

mises à jour périodiquement

Echanges de données


Echanges de données

Echange de données avec les TransitairesSuivi et tracking des marchandises sous le contrôle du transitaire

Interface de saisie de données par le TransitaireEchange de données automatisé par FTP ou WebServices

Internet

Applicat

ion

Parte

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ervice

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Mon entrepriseMon partenaire


Présentation des modules fonctionnels


Le module « Saisie de Commande » permet d’enregistrer les commandes d’achat selon des règles définies par « fenêtres d’achat ».

En complément de l’interface de saisie Web, une interface e-SCM permet d’importer automatiquement les données validées dans l’ERP.

L’ensemble des lignes est consolidé selon les règles d’achat fixées avec les fournisseurs avant d’être transmises sous forme de P/O.

Le module « Suivi de commandes » permet de contrôler et de suivre les commandes. L’utilisateur visualise l’en-cours de production de ses commandes et le statut des livraisons. Ces informations sont mises à jour par les fournisseurs, transporteurs et transitaires.

Bénéfices: Point d’accès unique pour tous les acteurs du process, où qu’ils soient dans le monde. Il évite les transferts d’Excel par mail, les informations perdues ou transmises trop tard.

Module de PRISE DE COMMANDES

Prise de commandes

Saisie des commandes

Suivi des commandes

Commerciaux

Prise de commandes

Saisie des commandes

Suivi des commandes

Commerciaux


Ce Module permet aux Acheteur de consolider des commandes pour établir un Ordre d’Achat global conforme aux conditions négociées avec le fournisseur. (par exemple les minima de quantité par modèle et par modèle / couleur, les prix, les dates.)

La consolidation de toutes les commandes d'achat enregistrées, pour une fenêtre d'achat donnée, et consacrées à un produit donné permet d’anticiper les contraintes de production des fournisseurs.

Si les conditions ne sont pas atteintes pour un modèle donné, l’acheteur soumet des demandes de changement aux clients intéressés afin de leur demander d'augmenter leur quantité commandée ou peut renégocier les conditions tarifaires.

Bénéfices: Permet de revoir avec les clients ou services commerciaux les commandes pour les adaptées en fonction des conditions Fournisseurs. Les échanges avec sont plus fluides, améliorées par l’utilisation du workflow pour la gestion des changements. La traçabilité est assurée par l’historisation de tous les évènements.

Module de CONSOLIDATION

Procédure de consolidation

Acheteurs

CONSOLIDATION

Procédure de consolidation

Acheteurs

CONSOLIDATION


Les PO consolidés sous soumis à l’approbation des fournisseurs. Ils valident leurs caractéristiques telles que le prix FOB, la date de livraison demandée, la quantité commandée et le dossier technique.

Si certaines caractéristiques ne sont pas conformes, par exemple le prix INCOTERM (FOB) ou les quantités, le fournisseur demande à l’acheteur de les modifier.

L’acheteur suit les demandes de modification du fournisseur ou peut proposer d’actualiser ces P/O en fonction de l’évolution de son carnet de commandes

Bénéfices: Le suivi des ordres d'achat en attente est plus précis puisque les utilisateurs sont informés des écarts entre les commandes et les prévisions (quantités fabriquées, planning de livraison).

Des relations plus étroites entre l'acheteur et le fournisseur permettent d’éviter des réclamations ultérieures sur des décalages, changements de quantité, non-conformités de la production.

Module APPROBATION FOURNISSEURS

Confirmation par Fournisseurs

Validation par Acheteurs

Acheteurs &Fournisseurs

Approbation FOURNISSEURS

Confirmation par Fournisseurs

Validation par Acheteurs

Acheteurs &Fournisseurs

Approbation FOURNISSEURS


Le but de ce module est d'améliorer le suivi des PO entre les différents acteurs : acheteurs, fournisseurs, expéditeurs de fret et logisticiens.

L’ acheteur identifie au plus tôt les différences entre les prévisions d’achat et les quantités réelles de production, entre le planning de livraison et les livraisons programmées par le fournisseur.

Quand la fabrication est terminée, e-SCM génère les packing lists et les étiquettes « colis ». Ces informations sont alors disponibles pour être injectées dans l’ ERP et le WMS ou exportées par le Fournisseur

Grâce aux poids des SKU, le poids total du colis est indiqué sur l’étiquette. Cette information facilite le contrôle de quantité pour chaque colis.Toutes les informations portées sur les étiquettes « colis » facilitent leur manipulation par les équipes Logistiques.

Bénéfices: En améliorant la qualité dans le suivi de production, il est plus facile de s’accorder avec le fournisseur et de satisfaire aux exigences des clients.

Module PRODUCTION

PRODUCTION

Suivi de fabrication des commandes

Acheteurs & Fournisseurs


Les équipes du transitaire ou de la plate-forme logistique suivent la progression des P/O afin de coordonner et planifier leurs actions

Bénéfices: Les prévisions de livraison sont modulées pour être alignées avec la capacité de travail de l’équipe et la capacité de stockage de l’entrepôt. Les besoins en ressources complémentaires sont anticipés et maîtrisés.La gestion des planning de livraison évite des surcoûts de stockage externe et la charge de travail mieux programmée améliore la productivité de l'équipe d'entrepôt.

Le fournisseurs regroupe les productions prêtes à l’enlèvement sur une date «notion de Booking» pour optimiser le volume de marchandises à prendre en compte par le transitaire.

Les acteurs peuvent planifier les expéditions, prévoir les besoins, réduire les frais de transport en groupant les containers.

Ils actualisent les fenêtres de livraison et informent la logistique entrepôt.

Modules TRANSPORTS et ENTREPÔTS

TRANSPORTS

Expédition des commandes

Logisticiens & Transporteurs

ENTREPÔTS

Livraison des commandes

Logisticiens


Vos contacts :Patrick BOURG

[email protected]

05 59 70 40 82

Serge [email protected] 59 70 40 81

BELHARRA sasEspace Entreprises du Makila

1, chemin de l’aviation - 64200 BASSUSSARY

www.belharra.fr

www.e-SCM.eu

mailto:[email protected]

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http://www.belharra.fr/
