BDESBase de données

économiques et sociales______________

Livre Blanc

Sommaire

1. L’information-consultation au cœur de l’entrepriseL’Accord National Interprofessionnel du 11 janvier 2013 en bref . . . . . 3

Que disent les textes ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Qui est concerné par cette nouvelle réglementation ? . . . . . . . . . . . . 4

2. Pourquoi une telle Évolution ? Des Instances Représentatives du Personnel mieux informées pour un dialogue social plus efficace. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Des informations centralisées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Les indicateurs-phares de la situation et de la stratégie d’entreprise partagés avec les IRP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Le nouveau calendrier de consultation des IRP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Un rôle accru pour la BDES dans un contexte législatif évolutif . . . . 7

3. La BDES, qu’est-ce que c’est ? Quel support pour la BDES ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Un contenu réglementaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Des mises à jour régulières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Attention : risque juridique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

4. Comment mettre en place votre BDES ? Une préparation concertée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Quelle BDES pour votre entreprise ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Les meilleures pratiques en matière de BDES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

5. Avec alcuin, une installation simplifiéeDes indicateurs renseignés et ajoutés facilement . . . . . . . . . . . . . . . . .13

Tous vos ajouts et modifications en un clic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

La BDES alcuin, une base de données en avance sur son temps . . . .13

Quel avenir pour la BDES alcuin, archive dynamique de données vivantes ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

6. La BDES, deux ans déjàRetours d’expérience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

Paroles d’experts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

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L’information- consultation au cœur de l’entreprise

L’ACCORD NATIONAL INTERPROFESSIONNEL DU 11 JANVIER 2013 EN BREF

L’accord national interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013 modifie les obligations de l’employeur vis-à-vis de ses Instances Représentatives du Personnel (articles L.2323-7-2 et L.2323-7-3 du Code du travail). Elle institue la base de données économiques et sociales comme fondement de la consultation des élus :

L’employeur est dans l’obligation, dans certaines conditions, de mettre à disposition des représentants du personnel de l’entreprise une base de données économiques et sociales (BDES), appelée communément base de données unique (BDU) qui rassemble les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise. Elle contribue à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise.

(Source : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F32193)

Signé par les organisations patronales (MEDEF, UPA, CGPME) et trois syndicats (CFE-CGC, CFDT, CFTC) mais refusé par FO et la CGT, ce nouvel accord est entré en vigueur le 14 juin 2013, dans le cadre de la loi de sécurisation de l’emploi, sous l’appellation « Base de données économiques et sociales » (BDES).

QUE DISENT LES TEXTES ?

L’article L. 2323-7-1 du Code du travail organise cette nouvelle procédure de consultation du Comité d’entreprise sur les orientations stratégiques de l’entreprise et sur leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages. La présentation par l’entreprise de ses orientations stratégiques donne lieu à un avis du Comité d’entreprise qui peut proposer des orientations alternatives.

La base de données est le support de préparation de cette consultation en ce qu’elle contient un ensemble de données économiques et sociales qui permettent de comprendre la situation de l’entreprise, ses choix et les conséquences des orientations stratégiques dans les domaines listés par la loi.

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F32193

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QUI EST CONCERNÉ PAR CETTE NOUVELLE RÉGLEMENTATION ?

La loi s’applique à toutes les entreprises de plus de 50 collaborateurs depuis le 15 juin 2015.

Les instances dirigeantes de l’entreprise, à l’origine des informations contenues dans la BDES :

• Conseil d’Administration• Direction Générale, • Direction Financière • Direction des Ressources Humaines

Les Instances Représentatives du Personnel, habilitées par leur mandat, à consulter la BDES :

• Membres du comité d’entreprise ou délégués du personnel• Membres du comité central d’entreprise• Membres du CHSCT• Délégués syndicaux,• Membres de la délégation unique du personnel, si elle existe,• Dans une entreprise à établissements multiples, membres du comité d’établissement.

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Pourquoi une telle évolution ?

DES INSTANCES REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL MIEUX INFORMÉES POUR UN DIALOGUE SOCIAL PLUS EFFICACE

La loi impose aux dirigeants des entreprises de mieux informer leurs représentants du personnel sur les orientations stratégiques de leur société. L’objectif de l’ANI est de faire du dialogue social un vecteur de compétitivité des entreprises en initiant un changement dans les relations entre les Instances Représentatives du Personnel (IRP) et le Conseil d’Administration (CA).

Comment ? • En partageant de façon ambitieuse et permanente les données économiques et

sociales de la société avec les IRP. • En mettant en perspective et en toute transparence l’ensemble des données

économiques et stratégiques de l’entreprise.

Son but ? Donner un temps d’avance au dialogue social en le rendant plus participatif et plus prospectif. Consulté sur les orientations stratégiques prises par le CA, le Comité d’Entreprise (CE) a la possibilité de transmettre un avis auquel le CA devra répondre par un avis motivé, plus particulièrement lorsque le CE propose des solutions alternatives à celles du CA.

DES INFORMATIONS CENTRALISÉES

Avec la mise en place d’une Base de données économiques et sociales (BDES), anciennement appelée Base de données unique (BDU), toutes les données sont centralisées en un seul endroit :

• La BDES doit être consultable en permanence et mise à jour régulièrement ;• Les informations sont structurées selon des rubriques définies par la loi.

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LES INDICATEURS-PHARES DE LA SITUATION ET DE LA STRATÉGIE D’ENTREPRISE PARTAGÉS AVEC LES IRP

Toutes les informations communiquées jusqu’alors de façon récurrente, sont en permanence accessibles aux personnes habilitées par leur fonction ou leur mandat au sein de l’entreprise :

• Présentation économique et financière de l’entreprise : chiffre d’affaires, valeur ajoutée,

résultat d’exploitation, résultat net, etc.• Bilan social : évolution des effectifs (CDD, CDI, stages, formations, arrêts de travail,

absentéisme, etc.)• Investissements matériel et immatériel : évolutions des actifs nets d’amortissements et

de dépréciation, dépenses de R&D• Égalité professionnelle entre les hommes et les femmes : situation professionnelle

par catégories professionnelles en matière d’embauche, de formation, de promotion, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et santé, de rémunération effective et d’écarts de salaires

• Fonds propres et endettement : capitaux propres, emprunts et dettes financières, charges, impôts et taxes

• Éléments de la rémunération des salariés et des dirigeants : évolution des salaires et charges afférentes, épargne salariale, primes, etc.

• Activités sociales et culturelles• Flux financiers à destination de l’entreprise : aides publiques, exonérations et réductions

de cotisations sociales, crédit d’impôts, mécénat• Sous-traitance• Transferts commerciaux et financiers entre entités d’un même groupe, fusion, cessions,

acquisitions

L’ensemble de ces éléments doit couvrir : • Les archives des 2 années précédentes (au format numérique)• Les données de l’année en cours (au format numérique)• Les perspectives sur les 3 années à venir (au format texte)

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LE NOUVEAU CALENDRIER DE CONSULTATION DES IRP

Alors que le calendrier consultatif comptait jusqu’à 17 échéances, la loi Rebsamen du mois d’août 2015 propose de regrouper ces consultations en trois phases thématiques réparties, de la façon la plus opportune pour l’entreprise, tout au long de l’année :

• Consultation 1 : Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise (incluant le bilan de l’impact de la stratégie de l’entreprise). La loi Rebsamen ajoute à cette consultation les questions relatives à la GPEC et les orientations de la formation professionnelle.

• Consultation 2 : Consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise et sur la politique de recherche et de développement technologique de l’entreprise, y compris sur l’utilisation du crédit d’impôt pour les dépenses de recherches et sur l’utilisation du CICE.

• Consultation 3 : Consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

À ces trois phases de consultations, s’ajoutent également trois phases de négociations sur les sujets suivants :

• Négociation annuelle 1 : La rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée (intéressement, PEE, PERCO, participation).

• Négociation annuelle 2 : L’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail.• Négociation 3 (triennale) : La gestion des emplois et des parcours professionnels et

mixité des métiers.

UN RÔLE ACCRU POUR LA BDES DANS UN CONTEXTE LÉGISLATIF ÉVOLUTIF

Depuis l’entrée en application de la loi Rebsamen le 1er janvier 2016 (L. 2323-8, ancien L. 2323-7-2), la BDES rassemble un ensemble d’informations que l’employeur met à la disposition des Délégués Syndicaux, du Comité d’Entreprise et, à défaut, des Délégués du Personnel « ainsi que du CHSCT ». En outre, les éléments d’information transmis de manière récurrente au CE « et au CHSCT », ajoute le texte, sont mis à disposition de leurs membres dans la base de données. En cas de consultation ponctuelle du CE ou du CHSCT, l’employeur devra toujours envoyer les documents.

De plus, le contenu s’enrichit d’une rubrique dédiée à l’égalité professionnelle

Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise : diagnostic et analyse de la situation respective des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l’entreprise en matière d’embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle, analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté, évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l’entreprise.

S’agissant des informations et rapports récurrents, l’article L. 2323-4 est mis à jour :

L’employeur transmet les informations ou les met à disposition dans la BDES.

(art. 271 Macron).

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La BDES, qu’est-ce que c’est ?

QUEL SUPPORT POUR LA BDES ?

Format papier ?

Une telle solution revient à opter pour une solution traditionnelle d’archivage difficilement gérable, consultable et actualisable, à l’heure où tout est digitalisé et sécurisé. Comment en effet contrôler et protéger des données stockées sur des feuilles volantes ?

Une base créée sur mesure par l’entreprise ?

Si le sur-mesure est séduisant, il recouvre également un ensemble de contraintes parfois difficilement mesurables de prime abord : robustesse du support informatique, pérennité de son administration souvent dépendante de la personne à l’origine de son développement, coûts de gestion ou faux-frais, etc.

Une GED (Gestion Électronique Documentaire) ?

Facile et rapide à mettre en place, la GED n’est rien moins qu’un archivage classique de documents de bureautiques (Word, Excel, Power Point, PDF), classés par catégorie et années. Un procédé fastidieux à mettre à jour obligeant à une exportation complète et un retraitement des données avant leur réinjection dans la base, lourd d’utilisation, difficile d’exploitation pour toute mise en perspective des données chiffrées passées et à venir, voire sensible dans la consultation des documents confidentiels.

Une base de données dynamiques couplée à une GED

Alliant un système de données vivantes, incrémentées en fonction des besoins et de l’actualité de l’entreprise, et une GED, ce logiciel 100 % en ligne permet une projection ainsi qu’un travail de synthèse et d’analyse encore inédits sur le marché. Une offre uniquement commercialisée par alcuin.

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UN CONTENU RÉGLEMENTAIRE

La loi définit huit rubriques obligatoires, certaines sous-rubriques étant facultatives pour les entreprises de moins de 300 salariés :

• Investissement• Fonds propres, endettement et impôts• Éléments de rémunération des salariés et des dirigeants• Égalité professionnelle hommes-femmes• Activités sociales et culturelles• Rémunération des financeurs• Flux financiers à destination de l’entreprise• Sous-traitance• Transferts commerciaux et financiers

Le code du travail détermine les informations qui sont transmises de façon récurrente au comité d’entreprise. Ce sont ces informations qui devront donc obligatoirement figurer dans la base de données. Les informations transmises de manière ponctuelle au comité d’entreprise (par exemple, le plan de sauvegarde de l’emploi) n’ont pas à être mises à disposition dans BDES.

Les informations transmises de manière récurrente au comité d’entreprise – et, dans les entreprises à établissements multiples, au comité central d’entreprise et aux comités d’établissement – sont :

• des informations récurrentes non liées à une consultation, qui peuvent ou non être contenues dans des rapports et bilans.

• des informations données à l’occasion de consultations récurrentes, qui peuvent ou non être contenues dans des rapports et bilans.

• des informations transmises au CHSCT qui sont également transmises au comité d’entreprise.

Toutes ces informations mises à la disposition des élus seront réparties entre les différentes rubriques de la base de données définies aux articles R. 2323- 1-3 et R. 2323-1-4 de la façon qui soit la plus pertinente possible pour faciliter leur exploitation et leur appropriation par les élus.

Circulaire DGT 2014-1 du 18 mars 2014

Fondspropres et

endettement

Égalité professionnelle

hommes-femmes

Enjeux :Cohérence

DG/DRH/DAF

Activités sociales et culturelles

Sous-traitance

Flux financiersà destination de l’entreprise

Rémunération des financeurs

Ensemble deséléments de la rémunérationdes salariés et

dirigeants

Transfertscommerciaux et financiers entreles entités du

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DES MISES À JOUR RÉGULIÈRES

Régulièrement actualisée, en fonction des échéances imposées par la loi, la BDES et les éléments qu’elle contient, contribuent à une information des instances représentatives du personnel conforme aux exigences du Code du travail.

ATTENTION : RISQUE JURIDIQUE

En l’absence de base de données unique ou en cas de BDES incomplète et non actualisée, l’employeur se rend coupable de délit d’entrave passible d’un an d’emprisonnement et d’une amende de 3 750 €.

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Comment mettre en place votre BDES ?

UNE PRÉPARATION CONCERTÉE

L’accord national interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013 modifie les obligations de l’employeur vis-à-vis de ses Instances Représentatives du Personnel (articles L.2323-7-2 et L.2323-7-3 du Code du travail). Elle institue la base de données économiques et sociales comme fondement de la consultation des élus :

La mise en place de la base, ses finalités, ses modalités d’accès, de consultation et d’utilisation doit faire l’objet d’une négociation dans l’entreprise et/ou, le cas échéant, au niveau du groupe. A minima, un dialogue sur ces thèmes paraît indispensable pour établir un climat de confiance.

Circulaire DGT 2014-1 du 18 mars 2014

Imposée par la loi à l’entreprise, la mise en œuvre de la BDES relève cependant de la décision de la direction à qui il revient de procéder à un important travail de réflexion et de préparation en amont de la consultation pour avis des Instances Représentatives du Personnel :

• Choix du dispositif de BDES (mode de présentation des données)• Sélection et regroupement des données• Sécurité et hébergement des données• Périodicité des mises à jour ; message d’alerte automatique ou manuel en cas de mise à jour• Gestion des accès ; degrés de confidentialité en fonction des personnes et de leur rôle/

mandat au sein de l’entreprise

QUELLE BDES POUR VOTRE ENTREPRISE ?

Indépendante de la taille de l’entreprise, qu’elle soit TPE-PME ou grande entreprise, le choix de votre BDES dépend de la structure de votre entreprise. Votre société compte un établissement unique ? Optez pour une mono-BDES clés en main, respectueuse de la loi avec saisie intuitive et/ou import facilité des données. Dirigeant de plusieurs établissements, choisissez une multi-BDES, permettant une saisie des données simultanée à l’ensemble des établissements du groupe ainsi qu’une gestion fine des accès en fonction des instances (CE, CCE, CHSCT, etc.), pour un dialogue social sécurisé et en toute transparence.

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LES MEILLEURES PRATIQUES EN MATIÈRE DE BDES

Conformément aux exigences de la CNIL, les données de votre entreprise doivent être hébergées en France, sous haute protection.

Pour une consultation raisonnée et sécurisée des informations stratégiques, des droits d’accès limités et contrôlés pour la seule durée du mandat des représentants du personnel habilités, sont à prévoir. Pour ce faire, quatre profils distincts et indépendants doivent être définis et arrêtés par l’entreprise, en concertation avec ses représentants du personnel. L’administrateur, tout d’abord, chargé de la gestion fine des droits d’accès en fonction des mandats et fonctions. Vient ensuite le gestionnaire, chargé d’entrer les informations dans la base de données. Des informations qui seront ensuite validées par un ou plusieurs valideurs, en fonction de la structure de l’entreprise. Pour finir, ce processus de gestion-validation et consultation devra être défini et approuvé par la direction et les représentants du personnel.

Enfin, pour éviter une gestion disparate des identifiants et mots de passe de connexion, un système d’authentification automatique (SSO) devra être mis en place, pour une identification sécurisée systématique ; un atout en cas de structures entrepreneuriales complexes.

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Avec alcuin, une installation simplifiée

UNE PRÉPARATION CONCERTÉE

Visionnaire, alcuin est le premier éditeur de logiciels en mode SaaS à proposer une BDES évolutive, adaptée à la réglementation et aux nouvelles pratiques. Expert reconnu des grandes entreprises, alcuin sécurise le dialogue social et crée la première BDES 100 % digitalisée pour une vision globale et instantanée de l’entreprise.

DES INDICATEURS RENSEIGNÉS ET AJOUTÉS FACILEMENT

Importation de données d’un outil tiers, duplication d’éléments d’une période à l’autre, téléchargement de pièces jointes, extraction de données consolidées, avec la BDES d’alcuin vous faites plus que respecter la loi. En mettant le dialogue social au service de votre stratégie d’entreprise, vous faites le choix d’une compétitivité plus grande.

TOUS VOS AJOUTS ET MODIFICATIONS EN UN CLIC

Avec la BDES alcuin, créez et modifiez vos informations directement ; importez et exportez vos données aisément. Accompagnés et formés par les équipes alcuin, déployez votre nouvelle BDES en une semaine et bénéficiez de mises à jour permanentes et en ligne, grâce au Comité Produit alcuin , en charge de la veille réglementaire.

LA BDES ALCUIN, UNE BASE DE DONNÉES EN AVANCE SUR SON TEMPS

Avec alcuin, tout s’accélère. Grâce à ses données dynamiques, la BDES alcuin permet l’importation d’informations vivantes et exploitables, ainsi que l’extraction de rapports consolidés. Personnalisable, la BDES alcuin vous permet de faire plus que respecter la loi, en intégrant des indicateurs propres à votre entreprise et votre secteur d’activité. Enfin, parce que l’entreprise est en mouvement, la BDES alcuin dispose d’une interface intuitive avec plusieurs logiciels de paie, pour une mise à jour automatique des données.

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QUEL AVENIR POUR LA BDES ALCUIN, ARCHIVE DYNAMIQUE DE DONNÉES VIVANTES ?

Leader innovant, alcuin révolutionne la BDES en proposant aux entreprises une approche inédite et cohérente de la synergie entre GPEC, formation et BDES. En permanence à la pointe de la veille juridique grâce à son partenariat avec le cabinet d’avocats Vaughan, alcuin présente une BDES évolutive 100 % digitalisée, adaptée en continu à la réglementation et aux nouvelles pratiques, sans contraintes techniques pour l’entreprise.

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La BDES, deux ans déjà

RETOURS D’EXPÉRIENCE

Nous voulons utiliser la BDES comme un outil de communication avec les instances représentatives du personnel (IRP). Grâce à cette solution informatisée et accessible via Internet, nous améliorons la lisibilité des données et permettons d’y accéder de n’importe où.

alcuin met les rubriques à jour au gré des évolutions de la réglementation. Nous sommes ainsi assurés de rester en permanence en conformité avec cette dernière.

La possibilité de personnaliser les indicateurs proposés nous permet de les adapter à notre contexte et à notre métier et, par là même, de leur donner plus de sens.

Mathilde Desbuissons – Responsable RH Lyreco France

PAROLE D’EXPERTS

Outil ambitieux, la BDES ne pourra donner sa pleine mesure que si, et seulement si, l’ensemble des partenaires sociaux s’assoient autour de la même table afin de déterminer les éléments constitutifs de cette base de données ainsi que les conditions d’accès. Pour cela, il est également nécessaire que les directions Financière et des Ressources Humaines instaurent un vrai processus continu de dialogue.

En effet, la confiance est la clé de la réussite de la BDES ; elle devrait pourvoir éviter, à terme, les situations d’urgence dans l’entreprise, grâce à un vrai travail d’anticipation et d’information. »

Nadia Ghedifa, Directrice des relations institutionnelles du Groupe Alpha

Les lois Macron et Rebsamen poursuivent avec cohérence le même objectif : instaurer un dialogue social apaisé au travers de la BDES et des grands rendez-vous d’information-consultation prévu par le Code du travail. Cependant, à ce jour, la BDES souffre d’un premier écueil : celui d’être réservée aux seuls délégués du personnel et non à l’ensemble des salariés. Or, plus l’entreprise sera ouverte, transparente, plus elle impliquera ses employés, plus ces derniers seront conscients des enjeux, des risques et des atouts de leurs entreprises et plus ils vivront de manière apaisée leur quotidien au sein de leur société.

Une fois la BDES définitivement déployée et utilisée, on peut résolument penser que les rapports internes à l’entreprise seront profitablement plus fluides. »

Bruno Courtine, Fondateur du Cabinet Vaughan

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