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Audit des procédures de passation des marches : cas ASECNA Représentation auprès de la République du Mali

SIDIBE Bourama, 25ème Promotion MBA en Audit et Contrôle de Gestion, 2013-2014, CESAG Page I

Présenté par : Dirigé par :

Octobre 2014

AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES : CAS DE

L’ASECNA REPRESENTATION AUPRES DE LA REPUBLIQUE DU MALI

M. SIDIBE Bourama Monsieur BA AMADOU,

Expert-comptable Diplômé,

Enseignant Associé au CESAG

Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion

CESAG EXECUTIVE EDUCATION

(CEE) MBA-Audit et Contrôle de Gestion

(MBA-ACG)

Mémoire de fin d’étude

THEME

Promotion 25 (2013-2014) CESAG - BIBLIOTHEQUE


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DEDICACE

Nous dédions ce modeste travail à :

DIEU tout puissant, sans qui rien de tout ceci ne serait possible ;

SIDIBE AMINATA SANGARE, que j’ai abandonnée pendant ses moments de

souffrances et qui pourtant m’a toujours accompagné et soutenu durant cette épreuve ;

Fatoumata, Chata, pour toutes les nuisances que mon absence a pu leur créer ;

mes parents pour leur accompagnement total, ainsi que les sacrifices consentis pour

moi ;

au défunt beau-frère feu Ibrahim Kalil SANGARE ; devancier que Dieu t’accueille

dans son éternel paradis ;

à tous mes amis pour leurs soutiens effectifs.

Puisse, l’Eternel DIEU Tout Puissant bénir ce modeste travail afin qu’il rapporte à chacun a

tous bonheur et prospérité.

Qu’il en soit ainsi.

CESAG - BIBLIOTHEQUE


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REMERCIEMENTS

Aucun travail ne saurait se réaliser sans difficultés en l’occurrence le présent. Toutefois,

l’heureux dénouement auquel nous sommes parvenus aura été possible grâce à de nombreuses

aides.

Ainsi nous tenons à remercier très sincèrement :

M. SAMAKE Aliou, Directeur Adjoint des engagements et de risques de la BNDA

Mali qui a cru à cette formation et qui n’a ménagé aucun effort pour nous

accompagner financièrement et moralement ;

M. DIAGANA Papa Directeur General de Linco-Auto et de SOBAF pour son soutien

total, combien inestimable et dont nous ne remercierons jamais assez l’effort qu’il a

consenti pour la réalisation de cette formation. Puisse Dieu Tout Puissant faire en sorte

que leurs attentes soient réellement satisfaites.

Par la même occasion, nous tenons à remercier :

M. BA Amadou, Expert-comptable Diplômé et Enseignant Associé au CESAG

chargé des cours de comptabilité Générale et Approfondie, qui nous a encadré tout au

long de la rédaction de ce mémoire et, qui nous a permis de nous améliorer.

M. YAZI Moussa, Directeur de la Formation et Chef de Département BFCCA du

CESAG et enseignant d’Audit Interne et Contrôle de Gestion, pour la qualité de sa

formation ;

Dr CHABI Bertin, Chef de Département CESAG Executive Education ;

Mme SEYE Mously, Assistante de Programmes du Département CESAG Executive

Education. ;

l’ensemble du corps professoral du Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion

(CESAG). ;

ma famille pour les sacrifices et l’accompagnement ;

Nous voudrions remercier l’ensemble du personnel de l’ASECNA Représentation auprès

de la République du Mali, particulièrement :

M. SANOGHO Khalilou Bougounno, Représentant ;



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M. SIDIBE Daouda, Chef de service Infrastructure et Génie Civil (IGC) ;

Mme KEITA Maissata DJENEPO ;

M. CAMARA Christian David, Chef Unité Pistes et Voiries pour leur encadrement et

leur disponibilité face à des nombreuses sollicitations, sans oublier l’ensemble du

personnel de IGC.

A mes amis pour leurs indulgences face aux nombreux conseils.

Nous n’oublierions jamais de remercier tous les amis stagiaires de la 25ème promotion du

DESS ACG qui est la 1ère promotion du MBA ACG avec lesquels j’ai passé des moments

inoubliables. Qu’ils trouvent ici l’expression de notre profonde gratitude, cette famille qui

vient de naitre avec les tendances et provenances différentes.

A tout ce monde nous disons une fois encore merci !



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SIGLES ET ABREVIATIONS AAN : Activités Aéronautiques Nationales ASECNA: Agence pour la Sécurité de la Navigation Aérienne En Afrique et à Madagascar

AFNOR: Association Française de Normalisation

AI : Audit interne

AOT : Autorisation d’Occupation Temporaire

BFR : Besoin en Fond de Roulement

BEA : Bail Emphytéotique Administratif,

CI : Contrôle Interne

CP : Contrat de Partenariat

CESAG : Centre Africain d’étude Supérieures en Gestion

CPAI : Certification professionnelle de l’auditeur interne

CRMA: Certification in Risk Management Assurance COSO : Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

CNCC : Compagnie nationale des commissaires aux comptes

CDJO : Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres

DDE : Direction Départementale de l’Équipement,

DDA : Direction Départementale de l’Agriculture

DAO : Dossiers d’Appel D’offres

EAMAC: Ecole Africaine de la Météorologie et de l'Aviation Civile

ESH : Entreprises Sociales pour l’Habitat

ERNAM: Ecole Régionale de la Navigation Aérienne et du Management

ERSI : Ecole Régionale de Sécurité Incendie à Douala au Cameroun,



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FIR : Flight Information Région en français : Région d’information en Vol

IIA : Institute of Internal Auditors

IFACI : Institut français de l’audit et du contrôle internes

IGC : Infrastructure et Génie Civil

FAR : Feuille D’analyse des Risques

LSF : La loi sur la Sécurité Financière

RMTN: Règlementation des Marches de toute Nature

QCI : Questionnaire de Contrôle interne

SCI : Société Civile Immobilière

SCCV : Société Civile de Construction-Vente

RSE : Responsabilité Sociale et Environnementale ;

OACI : Organisation de l'Aviation Civile Internationale

UEMOA : Union Economique et Monétaire Ouest Africaine



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LISTE DES TABLEAUX

Tableau 1 : Différents types de marché .................................................................................... 10

Tableau 2 : Autres classifications des marchés ........................................................................ 12

Tableau 3 : Liste des pays membres de l’ASECNA ................................................................ 32

Tableau 4 : Programme d’audit ................................................................................................ 58

Tableau 5 : Tableau des risques ............................................................................................... 64

Tableau 6 : Tests de permanence ............................................................................................. 73

Tableau 7: 1/3 Feuilles d’analyse des risques (FAR) ............................................................... 75





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LISTE DES FIGURES

Figure 1 : Schéma du modèle d’analyse ................................................................................... 24

Figure 2: Organisation et fonctionnement : le Mali. ................................................................ 39



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LISTE DES ANNEXES

Annexe 1 : LISTE DES PIECES FOURNIR DANS L’OFFRE TECHNIQUE ...................... 88

Annexe2 : MODELE D’AVIS D’APPEL D’OFFRES OUVERT N°……2014 ..................... 90

Annexe 3 : MODELE DE DECISION INSTITUANT LA COMMISSION ........................... 92

Annexe 4 : GUIDE D’ENTRETIEN ........................................................................................ 94

Annexe 5 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 1/8 ............................... 95

Annexe 6 :QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 2/8 ................................ 96



Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 ...................... 99

Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 .................... 100
















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Annexe 9 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 5/8 ............................. 122

Annexe 10 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 6/8 ........................... 123





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TABLE DES MATIERES

DEDICACE .............................................................................................................................. II

REMERCIEMENTS ............................................................................................................. III

SIGLES ET ABREVIATIONS .............................................................................................. V

LISTE DES TABLEAUX .................................................................................................... VII

LISTE DES FIGURES ........................................................................................................ VIII

LISTE DES ANNEXES ......................................................................................................... IX

INTRODUCTION GENERALE ............................................................................................ 1

PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE .......................................... 7

INTRODUCTION DE LA PREMIERE PARTIE ................................................................ 8

CHAPITRE I : LA PASSATION DES MARCHES .............................................................. 9 1.1. Définitions de marchés................................................................................................. 9

1.1.1. Les différents types de marchés ........................................................................... 9 1.1.2. Les situations de concurrences en matière de marchés ..................................... 10 1.1.3. Concurrence pure ou parfaite .............................................................................. 10 1.1.4. Concurrence imparfaite ...................................................................................... 11 1.1.5. Monopole ............................................................................................................ 11 1.1.6. Oligopole ............................................................................................................ 11 1.1.7. Concurrence monopolistique ............................................................................... 11

1.2. Notions des achats ...................................................................................................... 12 1.2.1. Définition du concept achats ............................................................................... 13 1.2.2. Différents types d’achats ..................................................................................... 13 1.2.3. Sous-traitance en matière d’achat........................................................................ 13 1.2.4. Définition du concept appel d’offres ................................................................... 13

1.3. Types d’appel d’offres ............................................................................................... 14 1.3.1. Avis d’appel d’offres ouvert ............................................................................... 14 1.3.2. Appel d'offres restreint sans pré qualification ou présélection .......................... 14 1.3.3. Appel d’offres ouvert au meilleur prix ................................................................ 15 1.3.4. Appel d’offres ouvert au mieux disant ................................................................ 15 1.3.5. Appel d’offres restreint au meilleur prix ............................................................. 15 1.3.6. Procédure de dialogue compétitif ........................................................................ 16 1.3.7. Procédures négociées ......................................................................................... 16 1.3.8. Procédures simplifiées ......................................................................................... 17 1.3.9. Appel d’offres restreint au mieux disant ............................................................. 17 1.3.10. Appel d’offres négocié avec mise en concurrence ............................................ 17

CHAPITRE II : AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES........... 19 2.1. Elaboration de cahiers de charge en bonne et due forme ........................................... 20



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2.1.1. Elaboration de lettres d’invitation aux candidats pour les DRP à la publication des avis pour les appels d’offres ................................................................................... 20 2.1.2. Elaboration des P.V. d’ouvertures des plis.......................................................... 21 2.1.3. Elaboration des P.V. d’attribution provisoire ...................................................... 21 2.1.4. Elaboration de lettres de notification d’attribution définitive ............................. 22 2.1.5. Publication des attributions provisoire et définitive ............................................ 22 2.1.6. Information des candidats non attributaires ........................................................ 22

CHAPITRE III: METHODOLOGIE DE L’ETUDE ............................................................ 23 3.1. Modèle d’analyse ....................................................................................................... 23

3.1.1. Schéma du modèle d’analyse .............................................................................. 23 3.1.2. Description du modèle d’analyse ........................................................................ 25

3.2. Méthode de collecte de données ............................................................................... 25 3.2.1. Revue documentaire ............................................................................................ 26 3.2.2. Entretien .............................................................................................................. 26 3.2.3. Observations ....................................................................................................... 27

3.3. Analyse des données .................................................................................................. 27 3.3.1. Présentation des résultats de l’analyse ................................................................ 27 3.3.2. Conclusion de l’analyse....................................................................................... 27

DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE ........................................... 29

CHAPITRE IV : PRESENTATION DE L’ASECNA .......................................................... 31 4.1. Historique .................................................................................................................. 31

4.1.1. Missions ............................................................................................................. 32 4.1.2. Objectifs de performance .................................................................................... 33 4.1.3. Domaines d’activités ........................................................................................... 35 4.1.4. Rôle ..................................................................................................................... 37 4.1.5. Moyens techniques .............................................................................................. 38 4.1.6. Organisation et fonctionnement .......................................................................... 38

CHAPITRE V : DESCRIPTION DE LA PROCEDURE DE PASSATION DES

MARCHES ET LA PRATIQUE D’AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DE

MARCHES ........................................................................................................................... 41 5.1. Types d’appel d’offres autorisés à l’ASECNA .......................................................... 41

5.1.1. Types d’appel d’offres ........................................................................................ 42 5.1.2. Avis d’appel d’offres ouvert ............................................................................... 42 5.1.3. Appel d'offres restreint sans pré qualification ou présélection .......................... 42 5.1.4. Appel d’Offres restreint avec Concours ............................................................. 42 5.1.5. Procédure de dialogue compétitif ....................................................................... 43 5.1.6. Procédure négociée............................................................................................. 43 5.1.7. Procédures simplifiées ........................................................................................ 43 5.1.8. Procédures d’achat direct ................................................................................... 44 5.1.9. Procédures d’urgence ......................................................................................... 44

5.2. Description des procédures de passation de marchés à la Représentation du Mali .. 44 5.2.1 Planification des marchés .................................................................................... 44 5.2.2. Délégations de signatures des marchés ............................................................... 45



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5.2.3 La Procédure d’expression des besoins ................................................................ 45 5.2.4. Autorisation des besoins ...................................................................................... 45 5.2.5. Le seuil de passation de marchés ........................................................................ 45 5.2.6. Préparation et validation des offres ..................................................................... 46

5.3. Organisation de la publication des offres .................................................................. 46 5.3.1. Vente des dossiers ............................................................................................... 46 5.3.2. Réception des plis ................................................................................................ 47 5.3.3. Commission des Dépouillement et de Jugement des Offres (CDJO) ................. 47 5.3.4. Ouverture des plis ................................................................................................ 48 5.3.5. Appel d’offres infructueux .................................................................................. 49 5.3.6. Conditions d’admissibilité aux Marchés ............................................................. 49

5.4. Evaluation et Comparaison des offres ....................................................................... 49 5.4.1. Attribution des marchés ...................................................................................... 50 5.4.2. Exécution supervision des marchés .................................................................... 50 5.4.3. Garantie de soumission ....................................................................................... 51 5.4.4. Garantie de Bonne Exécution .............................................................................. 51

5.5. Pratique d’audit des procédures de passation de marchés à l’ASECNA Représentation du Mali. .................................................................................................... 52

5.5.1. Audit des différentes étapes de la passation de marches ..................................... 52 5.5.2. Audit de la préparation des marchés ................................................................... 53 5.5.3. Audit de la passation des marches, de leur attribution et de la gestion des contrats ....................................................................................................................................... 54 5.5.4. Audit des phases exécution physique et exécution financière des marches ........ 54 5.5.5. Déroulement des étapes d’audit : Prise de connaissance générale ...................... 56

5.5.5.1. Prise de connaissance générale ..................................................................... 56 5.5.5.4. Identification des risques .............................................................................. 63 5.5.5.2 Test d’existence ............................................................................................. 72 5.5.5.3. Tests de permanence ..................................................................................... 72 5.5.5.5. Analyse du contrôle interne existant ............................................................ 74

5.6. Appréciation du contrôle interne................................................................................ 78 CHAPITRE VI : ANALYSES ET RECOMMANDATIONS ............................................. 80

6.1. Présentation des résultats ........................................................................................... 80 6.2 Analyse de résultats ................................................................................................... 81

6.2.1. Forces .................................................................................................................. 81 6.2.1.1. Au niveau de l’organisation .......................................................................... 81 6.2.1.2. Au niveau de la prise de connaissance ......................................................... 81 6.2.1.3. Au niveau de la revue documentaire ........................................................... 82 6.2.1.4. Au niveau de l’observation physique ........................................................... 82

6.2.2. Faiblesses ............................................................................................................ 82 6.2.2.1. Au niveau de lancement ............................................................................... 82

6.3. Recommandations ...................................................................................................... 83

CONCLUSION GENERALE ............................................................................................... 84

LISTE DES ANNEXES ......................................................................................................... 87



SIDIBE Bourama, 25ème Promotion MBA en Audit et Contrôle de Gestion, 2013-2014, CESAG Page XIV

BLIOGRAPHIE ................................................................................................................... 128



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INTRODUCTION GENERALE




Les échanges commerciaux internationaux ont induit des concepts, des méthodes, des outils

d'achat et surtout des comportements nouveaux. Les acheteurs ont appris à acheter de plus en

plus loin et de moins en moins cher en tenant compte à la fois des nouvelles exigences liées

aux marchés, aux difficultés d’accès à certaines matières premières, mais aussi à la

complexité de l’environnement et des aspects sociaux variables d’un pays à l’autre. La mise

en concurrence est plus accrue. Face à ce constat, les acheteurs élaborent leurs propres

démarches, fondées sur l'expérience, et vivent leur profession de manière interculturelle. Le

processus achats se trouve au cœur de la passation des marchés. La fonction achats, de par son

positionnement et la nature de ses missions, est directement engagée dans un processus

transactionnel continu avec des tiers externes à l’entreprise (principalement, les fournisseurs).

De plus, représentant selon les secteurs de 20% à 80% du total des couts variables d’une

entreprise, les achats exposent cette dernière à des aléas de toutes natures qui impactent

directement les marges opérationnelles. La conjonction de phénomènes de fond sur le plan

économique, apparue durant les 20 dernières années, a profondément modifié, et continue de

modifier les relations interentreprises, aussi bien sur les plans commerciaux, technologiques,

financiers ou tout simplement relationnels. Les profonds changements de pratiques métiers

qui en sont alors l’expression, sont accompagnés de leur lot d’incertitudes, notamment de

l’impossibilité d’appréhender l’avenir stratégique de l’entreprise suffisamment clairement en

tentant de maitriser les paramètres du milieu dans lequel celle-ci évolue. En particulier, du

point de vue de la fonction achats, on peut citer trois phénomènes majeurs et liés entre eux

source d’incertitudes et générateurs de risques nouveaux auxquels il conviendra de faire face :

la mondialisation, l’internationalisation stratégique et l’influence des marchés Bernard &

al, (2010 :11). Ainsi en rappelant au plan international de la loi : le sarbanes-Oxley une loi est

votée en juillet 2002 par le Congrès américain, appelée le Sarbanes-Oxley afin de sécuriser

les flux financiers et protéger de facto les investisseurs et les actionnaires des entreprises aux

États-Unis les parties prenantes Bernard & al, (2010 : 222). La loi sur la sécurité financière (LSF). En France, dans le droit fil de la loi Sarbanes-Oxley,

une Loi sur la sécurité financière est proposée au Sénat en février 2003. Elle est adoptée

définitivement le 1 er août de la même année proposant ainsi : les flux financiers des achats

doivent être étudiés et mis sous contrôle Bernard & al, (2010 :224).

Cette continuité d’approvisionnement est d’autant plus délicate que le modèle d’organisation

de la production se rapproche du flux tendu. Il ne s’agit pas non plus d’assurer




l’approvisionnement à tout prix, mais bien selon les critères définis par le besoin et selon un

optimum économique, guidé généralement par un système de contraintes internes (délais,

prix, niveau de risque acceptable). D’un point de vue purement économique, et selon les

secteurs, le poste « achats externes » peut représenter 20 % (secteurs des services) et

jusqu’à 75 % (industrie manufacturière) du chiffre d’affaires de l’entreprise. L’enjeu sur le

compte de résultat est primordial : par exemple, si les achats représentent 75 % du CA et les

autres charges 10 %, une réduction de 5 % du montant des achats, toutes choses égales par

ailleurs, aura un impact immédiat de +25 % sur le résultat économique. L’enjeu ici est un

enjeu de contrôle des coûts et donc de maintien et de développement de la

marge opérationnelle. Les achats constituent par conséquent un premier levier d’action sur les

coûts, car la rapidité d’obtention et l’ampleur des effets sont bien plus importants par rapport,

par exemple, à un plan de productivité sur un processus de production (ce qui ne signifie

pas qu’il ne faille pas engager de plan de productivité). Dans le même ordre d’idée, la

fonction achat porte un enjeu financier sur le bilan à travers deux composantes du Besoin en

Fonds de Roulement d’exploitation (BFR) que sont l’encours fournisseurs et une partie

des stocks. En effet, le BFR se définit comme la différence entre les ressources d’exploitation

(le montant de l’encours fournisseurs, au passif du bilan), moins les emplois d’exploitation

(l’encours clients et les stocks, qu’il faut financer, à l’actif du bilan). Le montant ainsi obtenu

constitue le montant nécessaire que l’entreprise doit financer à court terme pour garantir la

continuité de son exploitation créant ainsi la valeur Bernard & al, (2010 :19).

Partant de ce qui précède, et s’agissant de l’ASECNA une double imposition fut constatée

d’une part les partenaires techniques et financiers et d’autre part par l’UEMOA à travers sa

directive n°04/2005/cm/uemoa portant procédures de passation, d’exécution et de règlement

des marches publics et des délégations de service public dans l’union économique et

monétaire ouest africaine.

(http://www.uemoa.int/documents/actes/directive_04_2005_cm_uemoa.pdf).

Face à la concurrence et la compétitivité dont les entreprises sont victime, les dirigeants se

soucient de la bonne application des procédures de passation de marchés. D’ailleurs, cette

bonne application leur permet de rationaliser les ressources financières allouées.


http://www.uemoa.int/Documents/Actes/directive_04_2005_CM_UEMOA.pdf



C’est dans ce contexte que sont gérées certaines entreprises nationales et même

transnationales comme l’ASECNA (Agence Pour la Sécurité de la Navigation Aérienne En

Afrique et à Madagascar) qui est une institution régionale africaine d’aviation de référence.

En dépit de son statut international elle n’est pas à l’abri de mauvaise gestion, s’agissant

notamment de la gestion des marchés. C’est pour cette raison, que l’agence a élaboré ses

programmes de tests pour réglementer les marchés communément appelé « Réglementation

des Marchés de Toute Nature (RMTN) ».

En plus des faiblesses et risques inhérents à tous les processus de l’entreprise, celui des achats

ou contrats de services (passation de marchés) comporte le risque de manigances, collusions

ou diverses transactions secrètes avec les fournisseurs. Entre autres causes, on peut citer :

le non-respect des cahiers de charges,

la sélection arbitraire des fournisseurs,

la méconnaissance des procédures de passation de marchés.

Cela a pour conséquence,

le cout élevé des prestations,

le manque de transparence dans la passation des marches,

la lenteur dans l’exécution des marchés.

la fourniture des mauvaises qualités des commandes et des travaux.

Face à cela, il est nécessaire pour tout entreprise notamment l’ASECNA de se conformer aux

bonnes pratiques en matière de procédures de passation des marchés. Car aujourd’hui le

respect des normes ou procédures de passation des marchés reste une exigence majeure pour

la bonne gouvernance si chère au Etats membres et aux bailleurs (partenaires techniques et

financiers). La mise en œuvre de cette exigence peut se traduire par un traitement égalitaire de

tous les soumissionnaires aux marchés, par une publication officielle des procédures de

passations et d’attribution des marchés,…bref par des actions qui donneraient une

transparence au processus de passation des marches. Même si des efforts sont faits dans ce

sens il n’en demeure moins pas qu’il existe encore des failles ou des écarts qui ont besoin

d’être corrigés.

Pour ce faire, nous nous interrogerons principalement sur la question de savoir si les

procédures et pratiques de passation des marchés en vigueur sont effectivement appliquées à

L’ASECNA Représentation auprès de la République du Mali ?

Plus précisément nous nous posons les questions suivantes




quelles sont les règles de passation de marchés en vigueur à la Représentation auprès

de la République du Mali notamment au niveau des achats ?

quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour contribuer efficacement à la

rentabilité de l'ASECNA ?

les procédures de passation de marchés en vigueur sont-elles respectées à

l’ASECNA ?

comment gérer les achats internationaux et nationaux?

quels sont les problèmes liés à la pratique de passation des marchés ?

quelles solutions envisager pour une meilleure pratique de passation des marchés ?

comment faire le diagnostic de la fonction achats et dégager des plans de progrès

pertinents ?

comment contribuer à l’amélioration de la fonction achats ?

Toutes ces interrogations nous poussent à apprécier les pratiques de passation de marchés

appliquées à l’ASECNA au niveau des achats sous l’angle d’un audit. C’est pourquoi nous

avons choisi comme thème « AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DES

MARCHES A L’ASECNA Représentation au près du Mali ».

Par ailleurs elle présente un double intérêt :

Pour la Représentation

La présente étude permettra d’une part à l’administration de mieux gérer les

ressources mise à sa disposition en vue d’être compétitive , de bénéficier des biens

et services de qualités répondant aux standards internationaux, dans un délai

rationnel et d’autre part, donner une assurance aux bailleurs quant à l'utilisation

rationnelle des ressources.

Le Représentant y trouvera toutes les méthodes actuelles pour auditer sa fonction

achats, manager son équipe, définir sa politique et mettre en place les stratégies

d'achat en coordination directe avec la stratégie de l'ASECNA.

Il y trouvera également tous les outils pour traiter ses achats dans des conditions

optimales.




La direction de l’agence, enfin, pourra identifier clairement les leviers d'achats

contributifs à la marge de son entreprise.

Pour nous

Elle permet au Centre Africain d’étude Supérieures en Gestion (CESAG),

d’enrichir des travaux de recherche déjà effectués sur ce thème faisant partie de

ces objectifs et de confronter nos connaissances théoriques à la pratique

professionnelle d’une part, de permettre de mieux comprendre ce processus qui

ne cesse désormais de faire couler beaucoup d’encre dans le monde moderne

actuel, d’autre part.

Eu égard à ce qui précède, on peut dire que le sujet, tel que présenté, convoque non

seulement des éléments théoriques mais aussi pratiques. Ce qui nous amène à envisager dans

une première partie le cadre théorique et dans une seconde partie le cadre pratique.

Ainsi au niveau de la première partie, nous aurons à définir les marchés et les achats, dont

nous étudierons les différentes composantes.

En outre, nous parlerons de l’audit et ses composantes, ensuite la méthodologie de l’étude.

Au niveau de la deuxième partie, nous allons présenter l’ASECNA Représentation auprès de

la République du Mali dans son ensemble à travers son historique, ses missions, ses objectifs,

ses activités, son organisation. Ensuite nous procéderons à la mise en œuvre de la pratique de

passation de marché au sein de l’ASECNA, à l’analyse des résultats et la formulation de

recommandations.




PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE

DE L’ETUDE




Introduction de la première partie L’audit est une discipline qui obéit au respect des normes internationales écrites, cela équivaut

à dire que l’auditeur ne conduira pas ses travaux comme il l’entend. C’est pourquoi ces

normes internationales constituent le cœur même du métier.

Aussi, le souci de la communauté internationale actuelle est la bonne gouvernance ; elle passe

par la bonne gestion des ressources allouées. C’est pourquoi nous nous sommes permis de

choisir ce thème « audit des procédures de passation de marchés » dont l’auditeur est au cœur

du processus. Il veille à ce que les bonnes pratiques en vigueur soient respectées. Cela permet

de rassurer les dirigeants, les bailleurs de fonds et les autres partenaires au tour de l’agence

dans l’atteinte des objectifs et la maitrise des risques liés à ce processus.

La première partie : le cadre théorique, sera composé de trois chapitres suivants :

le premier chapitre I, nous permettra de présenter les concepts fondamentaux de la

passation des marches ;

le chapitre II, sera consacré à l’audit des procédures de passation des marches;

et le chapitre III, constituera la méthode de recherche pertinente pour aborder

l’esquisse d’un modèle d’analyse.




CHAPITRE I : LA PASSATION DES MARCHES

Dans ce chapitre nous parlerons des passations de marchés dans son ensemble, suivi d’une

conclusion. Avant de commencer, nous aimerions poser celle-ci : que faut-il entendre par

l’audit des procédures de passations des marchés ?

La passation de marché est une suite successive des tâches et de procédures règlementées.

Selon Becou (1996 : 12), c’est donc un processus, un enchainement d’actions organisé dans le

temps en vue d’aboutir à un résultat escompté. Nous allons focaliser notre étude sur les achats

par appel d’offres.

1.1. Définitions de marchés

Selon Larousse Multi dico, le marché se définit comme étant le lieu théorique où se

rencontrent l'offre (vendeurs) et la demande (acheteurs). C’est aussi l’ensemble des règles,

juridiques ou informelles, par lesquelles ce type d’opérations économiques peut se réaliser

Longattes & al, (2002 : 78 ), il ajoute enfin que le marché se caractérise par la manière dont

s’opère la rencontre entre les deux éléments pour aboutir à une quantité échangée et à un prix

convenu.

1.1.1. Les différents types de marchés

Nous distinguons trois types de marchés qui sont entre autres :

marchés de Services et Marchés de Fournitures ;

marchés de Travaux ;

marché de Prestation Intellectuelles.

le marché des biens et services, lieu théorique où se rencontrent l'offre et la demande ;

le marché de travail ou s’échange la force de travail ;

le marché des capitaux, il comprend trois compartiments : le marché des échanges, le

marché monétaire et le marché financier.




Selon Longatte & al, (2002 :27), le nombre d’offreurs et de demandeurs a été établi suivant le

tableau indiquant les différentes situations de marchés que nous pouvons rencontrer :

Tableau 1 : Différents types de marché

Offreur

Demandeur Un Quelques-uns Multitudes

Un Monopole bilatéral Monopsone Monopsone

Quelques-uns Monopole contrarié Oligopole bilatéral Oligopsone

Multitudes Monopole Oligopole Concurrence pure et

parfaite

Longate & al, (2002 : 27-78-79)

1.1.2. Les situations de concurrences en matière de marchés

Selon Mankiw (1998 : 389), un marché concurrentiel est un marché sur lequel de nombreux

acheteurs et vendeurs échangent des produits identiques, de telle sorte que chaque acheteur et

chaque vendeur est un preneur de prix.

On distingue habituellement quatre situations concurrentielles : la concurrence pure ou

parfaite, l’oligopole, la concurrence monopolistique (ou imparfaite) et le monopole.

1.1.3. Concurrence pure ou parfaite

Selon Mankiw (1998 : 369), un marché concurrentiel parfois appelé marché de concurrence

pur et parfait, présente trois caractéristiques :

les acheteurs, et les vendeurs sont très nombreux sur le marché ;

les biens offerts par les vendeurs sont quasiment identiques ;

les entreprises peuvent entrer et sortir librement sur ce marché.




Du fait de ces deux conditions, les actions d’un acheteur ou d’un vendeur isolé n’ont qu’un

impact négligeable sur le marché dans son ensemble. Chacun prend le prix du marché comme

il vient.

1.1.4. Concurrence imparfaite Elle n’existe que lorsque l’une des conditions de la concurrence pure et parfaite n’est pas

vérifiée.

1.1.5. Monopole

C’est la situation dans laquelle une entreprise est la seule à vendre un produit sans substituts

proche. Elle peut décider de son prix de produit appelée donneur de prix. Selon Mankiw

(1998 : 394).

1.1.6. Oligopole

C’est le marché sur lequel un petit nombre de vendeurs proposent des produits similaires ou

identiques. Mankiw (1998 : 461).

1.1.7. Concurrence monopolistique

Selon Mankiw (1998 : 394), c’est le marché sur lequel des nombreuses firmes proposent des

produits similaires mais pas identiques.




Tableau 2 : Autres classifications des marchés

N° Critères Marchés

1 Destination du produit Marché des biens de consommation, des

biens de produits

2 Nature physique du produit Marché des biens industriels, des produits

agricoles, des prestations de services,

marché de travail

3 Le degré de développement du marché Marché nouveau, marché porteur, marché

saturé

4 Périodicité Marché saisonnier, marché permanent

5 L’ampleur géographique Marché local, régional, national, mondial

6 Position des acteurs Marché en amont (fournisseurs), marché

en aval (clients)

Fouad (2008 : 99-111)

Nous ne pouvons parler de marché sans parler d’achats, ses termes sont en inter dépendance.

Les achats sont au cœur même de l’activité.

1.2. Notions des achats

Selon Eric & al, (2011 : 10), les acheteurs doivent aborder et gérer des problématiques de

niveau élevé, en lien direct avec la matière financière. Il faut savoir parler « retour sur

investissement », « contribution aux résultats », « contrôle des coûts», « pilotage des

économies », « risque de prix », « conformité avec les règles de contrôle interne », « contrôle

et ajustement du budget achats « analyse d’écart », « effet prix ».




1.2.1. Définition du concept achats Selon Bruel & al, (2014 : 9), les achats sont l’ensemble des dépenses externes négociables

d’une entreprise, en excluant les dépenses sociales. Il ajoute que l’achat est aujourd’hui

devenu une fonction stratégique de par sa contribution déterminante à la rentabilité, à la

compétitivité et à la création de valeur. Bruel & al, (2014 :10-11).

1.2.2. Différents types d’achats

Selon Olivier& al, (2014 : 13), nous avons deux(2) types d’achats à savoir :

Achats directs ou « de production »

Selon Olivier& al, (2014 : 13), ce sont des ceux liés au cœur de métier de l’entreprise, qui

sont des achats devant être intégrés à la production après transformation.

Achats indirects ou « hors production »

Les achats indirects ou « hors production » qui sont des achats de produits et de services liés,

non plus au cœur de métier de l’entreprise, mais aux dépenses de fonctionnement.

1.2.3. Sous-traitance en matière d’achat

Selon Afnor1 la sous-traitance se définit, comme, « toutes opérations concourant, pour un

produit déterminé, à l’une ou plusieurs des opérations de conception, d’élaboration, de

fabrication, de mise en œuvre ou d’entretien dont une entreprise dite « donneur d’ordres

» confie la réalisation à une entreprise, dite « sous-traitant » ou « preneur d’ordres ». PHILIPE

Petit (2012 : 107).

1.2.4. Définition du concept appel d’offres

Selon Caveriviere (2007 : 55), l'appel d'Offres (AO) consiste à demander par écrit (courrier

postal, électronique, télécopie) ou via d’é sourcing, a des fournisseurs sélectionnés, les

conditions auxquelles ils peuvent satisfaire le besoin qui leur est communiqué. C’est un mode

1Association Française de Normalisation(AFNOR)




d'acquisition en vue de la réalisation ou la livraison des ouvrages et articles objet de la

concurrence. Il vise à fournir à temps aux soumissionnaires éventuels des pays donnés par

rapport la description précise des exigences du client et leur donne une chance égale de

soumissionner.

Ceci nous amène à parler des différents types d’appel d’offres.

1.3. Types d’appel d’offres

Selon Cova & al, (1997 :158), a déterminé cinq types d’appel d’offres : l’appel d’offres ouvert

au mieux disant, l’appel d’offres restreint au meilleur prix, l’appel d’offre restreint au mieux

disant, et appel d’offres négocié avec mise en concurrence.

Nous parlerons alors les avis d’appel d’offres ouvert.

1.3.1. Avis d’appel d’offres ouvert Un appel d’offres est dit ouvert lorsque tous les candidats potentiels peuvent déposer une

soumission sans restriction aucune. Les modalités pratiques de mise en œuvre d’un appel

d’offres ouvert sont spécifiées dans la RMTN, artcile 29.

A ce niveau, il nous semble judicieux de parler sur l’appel d’offres restreint sans pré-

qualification ou présélection.

1.3.2. Appel d'offres restreint sans pré qualification ou présélection

L’appel d’offres est dit restreint sans pré qualification ou présélection lorsque seuls peuvent

remettre des offres les candidats qui y ont été autorisés suivant une liste restreinte établie par

l’ASECNA. L’ASECNA consulte directement les candidats de son choix, le nombre de

candidats sélectionnés ne peut être inférieur à trois (03). Il ne peut être recouru à la procédure

de l’appel d’offres restreint sans pré qualification ou présélection que :

- pour les marchés qui ont pour objet la réalisation de prestations complexes et similaires à

celles de précédents marchés exécutés à la satisfaction de l’ASECNA par les mêmes

candidats, à condition que ces précédents marchés aient été passés suivant la procédure de

l’appel d’offres ouvert ou de l’appel d’offres restreint avec pré qualification ou présélection ;




- pour les marchés de fournitures spécialisées pour lesquelles il n’existe qu’un nombre limité

de fabricants ; dans ce cas, l’ASECNA a l’obligation d’adresser le dossier d’appel d’offres

directement et uniquement aux fabricants concernés ou leurs revendeurs et représentants

dûment désignés ou agréés quelle que soit leur localisation géographique.

- Lorsque l’urgence des travaux, fournitures ou services concernés est dûment justifiée,

conformément à la RMTN. Il est procédé ensuite comme dans l’appel d’offres ouvert.

Ceci nous amène à parler à l’appel d’offres ouvert au meilleur prix.

1.3.3. Appel d’offres ouvert au meilleur prix

Il s’agit d’appel d’offres l’ors duquel le client procède à une large information des

soumissionnaires qui leur permettent de proposer une offre irrévocable et sous pli fermé. Son

choix dépendra du seul critère du meilleur prix. De nos jours ce type d’appel d’offres connaît

des limites en matière d’achats.

Ce qui nous conduira à l’appel d’offres ouvert au mieux disant ci-dessous.

1.3.4. Appel d’offres ouvert au mieux disant

Au niveau de cet appel d’offres, les soumissionnaires sont retenus en fonction du critère

qualité et prix entre les premiers les moins disant. Cet appel d’offres est couramment utilisé

actuellement par les administrations.

Ce qui nous conduit à l’appel d’offres restreint au meilleur prix.

1.3.5. Appel d’offres restreint au meilleur prix

A ce niveau, il s’agit d’un appel à manifestation d’intérêt, les soumissionnaires intéressés

auront la latitude de déposer leur pli en vue d’une présélection par le client. Seul critère de

choix est la capacité financière et technique des soumissionnaires.




1.3.6. Procédure de dialogue compétitif

La procédure de dialogue compétitif est une procédure dans laquelle l’ASECNA, à défaut de

pouvoir définir seule et à l’avance, les moyens ou les montages juridiques ou financiers

adaptés à ses besoins, conduit un dialogue avec les candidats admis à y participer,

conformément aux règlements.

La sélection des candidatures qui consiste, après l'envoi de l'avis de marché, à choisir les

candidats qui seront admis à participer au dialogue et auxquels sera adressée une invitation à

participer au dialogue. Lorsque le nombre de candidats satisfaisant aux critères de sélection

est au moins égal à deux (02), l’ASECNA peut continuer la procédure avec les candidats

ayant les capacités requises. A la clôture du dialogue, un cahier des charges par participant est

établi qui retrace les échanges entre ce dernier et l’ASECNA.

1.3.7. Procédures négociées

Un marché est dit négocié lorsque l’ASECNA engage les discussions qui lui paraissent utile

avec le candidat de son choix qu’il invite à présenter ou ayant présenté une offre et lui attribue

ensuite le marché. Il ne peut être recouru au marché négocié qu’après autorisation écrite du

Directeur Général et dans les cas limitatifs suivants :

- Pour les travaux, fournitures ou services qui ont fait l’objet d’un appel d’offres infructueux

et pour lequel il n’a été enregistré qu’une offre techniquement éligible;

- Pour les marchés passés sur le fondement d’un accord de partenariat ;

- Pour les besoins en prestations ne pouvant être satisfaits que par l’emploi de brevets

d’invention, de licences ou de droits exclusifs détenus par un seul entrepreneur, un seul

fournisseur ou un seul prestataire de services ;

- Pour l’acquisition d’un bien en exemplaire unique ;

- Pour les marchés complémentaires de travaux ou de services consistant en des prestations

qui ne figurent pas dans le marché initialement passé et en cours d’exécution mais qui sont

devenues nécessaires, à la suite d’une circonstance imprévisible, à l’exécution du service ou

des travaux tel qu’ils y sont décrits ; le recours à ces marchés n’est possible que lorsque ces

travaux ou services complémentaires ne peuvent être techniquement ou économiquement

séparés du marché initial sans inconvénient majeur pour l’ASECNA .




- Pour les marchés complémentaires exécutés par le titulaire initial et destinés soit au

renouvellement partiel de fournitures ou d’installations d’usage courant, soit à un complément

de fournitures ou à l’extension d’installations d’usage courant et liées aux fournitures

existantes à condition que le marché initial ait été passé après appel d’offres ; le recours à ces

marchés n’est possible que lorsque le changement de titulaire obligerait l’ASECNA à acquérir

un matériel de technologie différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés

techniques d’utilisation et d’entretien excessives. Aussi, le montant cumulé de ces marchés

complémentaires ne doit pas dépasser trente pour cent (30%) du montant du marché initial.

- Pour l’exécution des travaux, fournitures ou services dans les cas d’urgence simple, ne

permettant pas de respecter les délais d’une procédure d’appel d’offres;

1.3.8. Procédures simplifiées

Il peut être passer un bon de commande par consultation sommaire des fournisseurs,

d’entrepreneurs ou de prestataires de services pour les travaux, fournitures et services de

montant inférieur aux seuils de passation des marchés fixés par résolution prise par le Conseil

d’Administration de l’ASECNA. Elle consiste à comparer les propositions de prix d'au moins

deux (02) fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires. Dans ce cas, le responsable chargé de la

passation des commandes adresse aux fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires consultés

une demande de cotation. La demande de cotation doit comporter une description exhaustive

des éléments techniques qui doivent être inclus dans le prix.

1.3.9. Appel d’offres restreint au mieux disant

Ce type d’appel d’offre se passe de façon restreinte au seul critère de choix est la qualité, et

prix des soumissionnaires.

1.3.10. Appel d’offres négocié avec mise en concurrence

C’est au client d’établir une liste de soumissionnaire de choix et informe le soumissionnaire

qui sera retenu.




Conclusion

Ce chapitre a permis de parcourir et d’en définir les différents concepts de la passation des

marchés et les aspects ont lié à cette procédure. Le chapitre suivant permettra de développer

l’audit des procédures de passation des marches.




CHAPITRE II : AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES

Il s’agira, dans ce chapitre de vérifier et de s’assurer que :

l’ASECNA en tant qu’autorité contractante (AC)2 a formalisée toute la démarche de

passation de marchés. En procédant entre autres à :

l’élaboration de cahiers de charges en bonne et due forme ;

l’élaboration de lettres d’invitation aux candidats pour les DRP à la publication des

avis pour les appels d’offres ;

l’élaboration des P.V. d’ouvertures des plis ;

l’élaboration des P.V. ou Rapports d’évaluation technique d’offres ;

l’élaboration des P.V. d’attribution provisoire ;

l’élaboration de lettres de notification d’attribution définitive ;

la publication des attributions provisoire et définitive ;

l’information des candidats non attributaires ;

la mise à jour régulière du Plan de passation de marchés et à la transmission des

versions corrigées à la DCMP 3.

La Commission des Marchés de l’autorité contractante s’est réunie normalement avec

tous les membres désignés sur tout l’exercice ;

Les membres de la Commission des marchés et de la Cellule de passation ont reçu la

formation académique et professionnelle adaptée à leurs responsabilités ;

L’apport et l’appui technique et administratif que procure la cellule de passation de

marchés sont effectifs et profitent réellement à l’autorité contractante.

2 Autorité Contractante(AC) 3 Direction Générale des Marchés Publics(DGMP)




2.1. Elaboration de cahiers de charge en bonne et due forme

Selon Perrotin & al, (2007 :118), le cahier des charges permettant la consultation du marché

fournisseurs peut être technique ou fonctionnel.

Bien entendu, le choix entre ces deux types de cahier des charges est défini à partir de la

stratégie mise en place. Cela nous conduira à parler des différents cahiers de charge.

Le cahier des charges technique

Il s’exprime en terme de « fait de », c’est-à-dire que l’on impose une solution, sans

nécessairement expliquer à quoi cela va servir.

Il s’agit donc d’un document regroupant toutes les caractéristiques que l’on impose aux

fournisseurs. Perrotin & al, (2007 :118).

Le cahier des charges fonctionnel

Ce type de cahier des charges s’exprime en terme de « fait pour », c’est-à-dire la recherche

d’un résultat décliné à partir d’une solution fournisseur. Perrotin & al, (2007 :119).

Ainsi selon le RMTN de L’ASECNA (2014 :10), l’ASECNA élabore les cahiers des charges

précisant les conditions dans lesquelles les marchés sont passés et exécutés. Ils comprennent

des documents généraux et des documents particuliers.

Les documents généraux sont notamment :

les Cahiers des Clauses Administratives Générales (CCAG), qui fixent les dispositions

administratives applicables à un marché selon sa nature ;

les Cahiers des Clauses Techniques Générales (CCTG), qui fixent les exigences

techniques communes applicables à toutes les prestations d’une même nature.

2.1.1. Elaboration de lettres d’invitation aux candidats pour les DRP à la publication des avis pour les appels d’offres

Selon le RMTN (2014 :42), l’ASECNA est tenue dans chaque cas à travers la structure

chargée de la passation des marchés d’inviter, par téléphone, télécopie ou tout autre moyen, le




fournisseur, l’entrepreneur ou le prestataire de services identifié à lui présenter une offre.

Cette invitation doit comporter une description précise et exhaustive des éléments techniques

qui doivent être inclus dans le prix dans un délai moyen de 30 jours à compter de la date

publication de l’avis d’appel d’offres.

2.1.2. Elaboration des P.V. d’ouvertures des plis

Selon le RMTN (2014 : 45), la commission de dépouillement et de jugement des offres

(CDJO) est chargée de procéder à l’ouverture des plis, à l’analyse des offres et au choix de

l’attributaire provisoire du marché. Cette commission doit tenir un PV terrassant tous les faits

constatés l’ors de leur travaux. La commission de dépouillement et de jugement des offres

(CDJO), dont les membres sont désignés pour un mandat d’un (01) an renouvelable, est

composée d’au plus des sept (07) membres suivants :

un Président ;

un expert technique ;

un expert financier ;

un expert en comptabilité ;

un expert juridique ;

un expert en Ressources Humaines ;

le contrôleur financier ou son représentant.

2.1.3. Elaboration des P.V. d’attribution provisoire

Selon le RMTN (2014 :51), la Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres

retient, après application des critères d’évaluation définis dans le dossier d’appel d’offres,

l’offre la mieux disant c’est-à-dire économiquement la plus avantageuse.

La qualification du candidat évalué le mieux-disant est faite, en tenant compte du contenu de

son offre, des garanties techniques, professionnelles et financières qu’il a soumises. Dans tous

les cas, la Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres dresse un procès-verbal

d’attribution qui relate les circonstances de ses délibérations et propose le choix de

l’attributaire provisoire du marché. Le procès-verbal d’attribution indique le montant du

marché, le délai d’exécution et, éventuellement, les observations particulières de la

Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres. Le contenu de ce document ne doit




être communiqué ni aux candidats, ni à aucune personne non impliquée dans la procédure

d’attribution dudit marché. Ce qui conduira a l’élaboration de lettres de notification

d’attribution définitive.

2.1.4. Elaboration de lettres de notification d’attribution définitive

Selon le RMTN (2014 : 51), après le choix, par la Commission de Dépouillement et de

Jugement des Offres, des attributaires provisoires, la structure chargée de la passation des

marchés, en collaboration avec le maitre d’ouvrage délégué ou le maitre d’œuvre, procède à la

mise au point du marché en vue de sa signature et de son approbation.

2.1.5. Publication des attributions provisoire et définitive

Selon le RMTN (2014 :53), après accomplissement des formalités prescrites ci-dessus, un

(01) original du marché est transmis au titulaire par la structure chargée de la passation des

marchés. Cette transmission prend la forme d’une notification par ordre de service contre

accusé de réception. L’ordre de service de notification est dûment signé par l’ASECNA.

La date de notification est la date d’accusé de réception de l’Ordre de Service. Sauf

stipulation contraire, le marché prend effet et le délai d’exécution court à compter du

lendemain de la date de notification de ce dernier.

2.1.6. Information des candidats non attributaires

Il s’agira, pour l’organe en charge de la passation des marchés en collaboration avec la

direction, d’adresser un courrier d’information aux soumissionnaires qui ne seraient pas

retenus pour chaque type de marchés.

Conclusion Ce chapitre a permis de définir les différents concepts de l’audit des procédures de passation

des marchés que nous aborderons dans le cadre de notre étude.




CHAPITRE III: METHODOLOGIE DE L’ETUDE

On ne contrôle que ce qui est contrôlable, organisé. Après avoir présenté les différents

concepts de la passation des marchés et de l’audit de ses procédures, nous avons jugé

opportun de présenter la méthodologie de recherche. Elle consiste en la mise en œuvre de

notre démarche de l’audit des procédures de passation des marchés.

Ce chapitre portera sur :

le modèle d’analyse

la méthode de collecte de données, et la description des outils nécessaires à la

réalisation de notre étude.

3.1. Modèle d’analyse

Le modèle d’analyse est la représentation schématique de la démarche suivie tant sur sa forme

qu’en sont font que sur son fond.

3.1.1. Schéma du modèle d’analyse

Ce schéma d’analyse est le fil conducteur de notre étude de l’audit des procédures de

passation des marchés à l’ASECNA Représentation du Mali.

Pour mener à bien notre étude, nous proposons le modèle suivant :




Figure 1 : Schéma du modèle d’analyse

Source : nous-mêmes

Prise de connaissance

du sujet

Test d'existence

Documentation, Entretiens,

Observation

Identification des zones à

risques

Evaluation des risques (impact /probabilité)

FAR

Recommandations

Analyse du CI existant (QCI)

Découpage séquentiel

Forces Faiblesses

Pratique d’audit des procédures de passation des marchés de l’ASECNA Représentation auprès de la République du

Mali

(Description)




3.1.2. Description du modèle d’analyse

Pour apprécier notre étude, il s’agira donc pour nous:

de procéder à une prise de connaissance du sujet à auditer ;

d’identifier les zones à risques ; de procéder au test de permanence de procéder au test d'existence ;

d’analyser les résultats obtenus (forces et faiblesses) ;

de procéder à des recommandations.

La phase de collecte des données, permettra d’avoir suffisamment d’informations sur son

environnement et sur ses procédures de passation de marché à l’interne. Elle nous permettra

de relever les forces et les faiblesses liées aux procédures de passation de marchés, par rapport

aux bonnes pratiques en vigueur, et nous proposerons les recommandations.

Nous avons utilisé essentiellement les techniques de l’entretien avec les différentes personnes

qui sont susceptibles de fournir une information appropriée, de la documentation interne et

externe obtenue, de questionnaire de contrôle existant.

Notre étude s'est déroulée comme suit:

3.2. Méthode de collecte de données

En vue d’obtenir des informations fiables pour ce modèle, nous utiliserons les techniques ou

outils de collecte de données tels que :

1. la revue documentaire ;

2. l’entretien ;

3. les interviews ; 4. l’observation ;

5. questionnaire de contrôle existant.




3.2.1. Revue documentaire

Blanquet (2004 :2) précise que l’analyse documentaire est toute opération consistant à

présenter sous une forme concise et précise des données caractérisant l’information contenue

dans un ensemble de documents ou non.

A ce niveau de l’acquisition des connaissances liées à l’entité à travers l’exploitation documentaire, les informations, la mission, les objectifs, les activités et les organigrammes. Nous aurons donc à consulter :

le cadre de référence c’est-à-dire la règlementation des marchés de toute nature

(RMTN) ;

le manuel des procédures ;

la copie dossier d’appel d’offres ;

le site internet (www.asecna.org).

3.2.2. Entretien

Il consiste à interroger une personne sur ses actes et ses idées, afin recueillir une information

selon Lemant (1995 : 181). Notre objectif à ce niveau est d’avoir une description la mieux

exacte possible du domaine à auditer.

Il s’agira d’entretiens individuels réalisés en particulier avec le personnel en charge de la

passation des marchés (IGC : infrastructure et du génie civil) de l’ASECNA Représentation

auprès du Mali à savoir : les chefs IGC, les collaborateurs, et les autres personnels impliqués

dans la procédure de passation des marchés en vue d’éclairer notre lanterne sur les réalisations

déjà effectuées et celles encours sur les nouvelles.

En s’assurant de la validité des informations obtenues, nous avons procédé à la technique de

la revue documentaire de l’agence notamment la RMTN (Règlementation des Marchés de

toutes Natures). MEMORANDUM D'ECHANGE INTERNE No 2014/120000/

ASECNA/DGDD, c’est le nouveau cadre de référence au sein de l’espace ASECNA

permettant d’uniformiser la préparation, la passation, l’exécution et le contrôle, et les

paiements des marchés de toute nature et accords-cadres passés au nom de l’Agence pour la

Sécurité de la Navigation Aérienne en Afrique et à Madagascar (ASECNA).


http://www.asecna.org/



3.2.3. Observations

En vue de procéder à la recherche des risques, nous avons eu l’accès aux locaux et aux

équipements, documents et les personnes ressources. Selon Schick (2007 : 69), l’auditeur doit

pouvoir accéder à l’information dont il aura besoin.

3.3. Analyse des données Elle permettra de faire la comparaison entre les informations recueillies lors de la phase

d’analyse documentaire, l’observation et la description de l’audit des procédures de passation

de marchés dans la partie théorique et permettant ainsi de base pour pouvoir apprécier le

travail

3.3.1. Présentation des résultats de l’analyse

Les résultats de l’analyse seront présentés en forces et faiblesses :

les forces : ce sont les bonnes pratiques observées durant le déroulement de notre

étude ;

les faiblesses: ce sont le non-respect des normes, les textes et procédures régissant la

passation des marchés.

3.3.2. Conclusion de l’analyse

Il s’agira d’apprécier la conformité des signatures sur les titres de marchés et achats, sur les

différents procès-verbaux, la qualité des personnes en charge de marchés, etc., l’existence de

documents comme procès-verbal de dépouillement , d’analyse des offres et d’attribution

provisoires la grille d’évaluation des offres, la lettre d’invitation des soumissionnaires et de

notifications de marchés, la note instituant la CDJO , la composition du dossier et

l’application des textes en la matière.

Cela permettra de faire le point sur l’analyse des résultats escomptés sur l’audit des

procédures de passation de marchés à l’ASECNA Représentation du Mali et de procéder à des

recommandations.




Ce chapitre nous a permis de faire une synthèse de l’analyse des données, issue de la revue

littéraire, de l’observation, de l’entretien, des questionnaires de contrôle existant. Ces outils

sont le fil conducteur sur lequel va reposer l’orientation à donner dans le cadre pratique de

notre étude.

Conclusion de la première partie

Cette première partie de notre étude, nous a permis de faire la revue de littéraire conduisant à

l’analyse des données. En plus le cadre théorique présenté, nous a permis comprendre toute

la notion de l’audit des procédures de passation de marchés dans tous ses compartiment

théoriques. L’analyse de données ci-dessus, nous permettra de conduire la deuxième partie de

notre étude de :

présenter les résultats issus de notre étude ;

procéder à des recommandations.

Parlant de la seconde partie de l’étude, elle nous permettra d’aborder l'ensemble des aspects

pratiques. Dans un premier temps, nous aurons présenté de façon générale l’ASECNA

Représentation du Mali, la description de la procédure de passation des marchés à l’ASECNA

Représentation du mali et la pratique d’audit des procédures de passation de marches, ensuite

à celle des résultats issus de notre étude et des recommandations.




DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE

DE L’ETUDE




Introduction de la deuxième partie

S’agissant de la deuxième partie, elle a pour objectif de procéder à l’analyse du domaine à

auditer « audit des procédures de passation des marchés » au sein de l’ASECNA, en vue de

formuler des recommandations sur les faiblesses constatées.

Ainsi, nous aborderons les points suivants :

au niveau du chapitre IV, nous présenterons l’ASECNA Représentation du Mali ;

le chapitre V portera sur la description de la procédure de passation des marchés et la

pratique d’audit des procédures de passation de marchés ;

enfin le chapitre VI évoquera l’analyse et les recommandations.




CHAPITRE IV : PRESENTATION DE L’ASECNA

Au Mali, la Représentation de l’ASECNA a permis de consolider les activités aéronautiques

développée durant les 20 dernières années, avec le développement des trafics aériens et vu

que c’est un pays à forte potentialité de site touristique , cela a permis de construire des

nouveaux et réhabiliter les anciens aérodromes dans chaque grande ville dont l’aéroport

international de Bamako-Senou.

Il semble opportun de présenter l’ASECNA Représentation auprès du Mali.

4.1. Historique

Le 12 décembre 1959 à Saint-Louis au Sénégal, les Chefs d'Etat et de Gouvernement des

Etats autonomes issus des ex-Fédérations de l'AEF, de l'AOF et de Madagascar signent la

Convention qui va donner naissance à l'ASECNA, qui compte aujourd'hui 17 Etats membres

africains et la France et son siège est à Dakar (République du Sénégal).

C’est un établissement public international régi par la Convention de Dakar révisée en 2010,

disposant d'une personnalité juridique et jouissant de l'autonomie financière. Ainsi au moment

où la tendance est au "ciel unique", l’ASECNA constitue un modèle historique d’organisme

régional dédié à la gestion coopérative des espaces aériens et à la fourniture des services de

sécurité de la navigation aérienne. Elle compte aujourd’hui 18 Etats membres, dont 17 pays

africains et la France. Elle comprend ainsi les Etats signataires et membres.

Ainsi les dates d’entrée des Etats membres sont énumérées dans le tableau suivant :




Tableau 3 : Liste des pays membres de l’ASECNA

Bénin 12/12/1959

Burkina 12/12/1959

Cameroun 01/01/1961

Centrafrique 12/12/1959

Congo 12/12/1959

Côte d’Ivoire 12/12/1959

France 12/12/1959

Gabon 12/12/1959

Guinée Bissau 01/01/2006

Guinée Equatoriale 01/01/1988

Madagascar 12/12/1959

Mali 12/12/1959

Mauritanie 12/12/1959

Niger 12/12/1959

Sénégal 12/12/1959

Tchad 12/12/1959

Togo 01/01/1964

Union des Comores 01/01/2005

Source : archives ASECNA Mali

Avec la signature d'une nouvelle convention à Dakar redéfinissant la vocation de l'Agence,

ses statuts et son organisation (1974). Cela a permis de recruter uniquement les africains.

4.1.1. Missions

La mission première, assurer la sécurité de la navigation aérienne en Afrique et à Madagascar

(ASECNA) constitue, après plus d'un demi-siècle, un modèle achevé de gestion coopérative

des espaces aériens. Cet espace aérien d’une superficie de 16 100 000 km2 (1,5 fois l'Europe)




est réparti en 6 régions d'information en vol (F.I.R4) par l'Organisation de l'Aviation Civile

Internationale (OACI).

L’Agence est chargée à ce titre de:

la fourniture des services de la navigation aérienne en route dans les espaces aériens, de

l’organisation de ces espaces aériens et des routes aériennes en conformité avec les

dispositions de l’OACI, de la publication de l’information aéronautique, de la prévision

et de la transmission des informations dans le domaine de la météorologie

aéronautique.

la définition des spécifications relatives aux fonctions, systèmes et moyens, ainsi que

des procédures et méthodes de travail mises en œuvre, de l’étude, de la définition des

spécifications, à l’achat, à la réception, à l’installation, à la vérification technique, au

maintien en condition opérationnelle, à l’exploitation des équipements et installations,

des systèmes de communication, de navigation, de surveillance et de gestion du trafic

aérien ainsi que de météorologie aéronautique, de la mise en œuvre d’un système de

gestion de la sécurité et de la qualité, conformément aux normes et pratiques

recommandées de l’Organisation de l’aviation civile internationale (OACI) et la

gestion de ses écoles de formation pour les besoins de l’agence. (www://asecna.org)

4.1.2. Objectifs de performance

L'ASECNA, pour réussir sa mission, mise sur la compétence de ses agents acquise grâce à la

formation professionnelle à laquelle elle accorde une place privilégiée, lui consacrant plus de

7 % de son budget de fonctionnement.

Elle dispose à ce titre :

d'établissements de formation initiale et continue au niveau de :

l'EAMAC - Ecole Africaine de la Météorologie et de l'Aviation Civile à

Niamey au Niger,

l'ERSI5 - Ecole Régionale de Sécurité Incendie à Douala au Cameroun,

et l'ERNAM6 - Ecole Régionale de la Navigation Aérienne et du Management

à Dakar au Sénégal.

4Flight Information Région en français : Région d’information en Vol(FIR) 5Ecole Régionale de Sécurité Incendie (l'ERSI) 6Ecole Régionale de la Navigation Aérienne et du Management (l'ERNAM)




de cellules d'instruction dans les centres de l'ASECNA (CELlCA) dans les domaines de

circulation aérienne, de la maintenance et de la météorologie installées dans chaque

Représentation de l'Agence visant à favoriser le recyclage sur place des agents.

Nous avons entre autres écoles :

EAMAC (Ecole Africaine de la Météorologie et de l'Aviation Civile)

Créée en 1963, l’Ecole Africaine de la Météorologie et de l’Aviation Civile (EAMAC7) est

installée à Niamey (Niger), capitale politique et administrative du Niger, dans le quartier

plateau. Etablissement public à caractère administratif, l’EAMAC est l’une des trois (3)

écoles de l’agence pour la Sécurité de la Navigation Aérienne en Afrique et à Madagascar

(ASECNA) et est placée sous la tutelle de la Direction Générale de l’Agence.

L'EAMAC représente avec ses dépendances plus de 5000 m2 de surfaces couvertes. Outre les

bâtiments de l'administration, l'École dispose de plusieurs bâtiments et locaux qui abritent des

salles de cours et des laboratoires dotés des moyens d'instruction modernes: SCANSIM,

VSAT didactique, SIOMA didactique, simulateur de vol et un avion école monomoteur,

moyens informatiques, bibliothèque, complexe résidentiel pour les élèves, restaurant self-

service, complexe sportif permettant à chacun de pratiquer l'éducation physique et nombreux

sports de son choix (football, tennis, basket-ball, etc.) L'École est chargée d'assurer la

formation des agents assurant les fonctions d'encadrement et de responsabilité dans les

domaines de la Météorologie, de l'Aviation Civile, de l'Électronique et de l'Informatique. Elle

organise également des stages de formation continue au profit d'agents cadres et d'exécution

des pays membres et des pays non-membres de l'ASECNA.

Elle organise également des séminaires, conférences et ateliers internationaux en

collaboration avec l'ENAC, l'ENM, l'OMM, EUMETSAT, l'OACI8.

L'effectif n'a pas encore cessé d'augmenter au fil des ans. Aujourd'hui, plus de 450 élèves sont

inscrits à l'EAMAC dans les différentes divisions de formation, site internet de EAMAC

7 Ecole Africaine de la Météorologie et de l’aviation civile (EAMAC7) 8Organisation de l’aviation civile internationale (OACI)


http://www.eamac.ne/



ERNAM (Ecole Régionale de la Navigation Aérienne et du Management)

L'ERNAM est devenue depuis 1994 Ecole Régionale de la Navigation Aérienne et du

Management. Basée à Dakar (Sénégal), elle est spécialisée dans :

la formation continue dans les domaines ci-après :

de la sûreté de l'aviation civile,

de la gestion des aéroports,

du management,

de l'informatique,

de la maintenance des infrastructures de génie civil,

de l'anglais etc.

L'organisation de cycles spéciaux dans toutes les spécialités, suivant les besoins de l'Agence.

Elle s'insère aujourd'hui parfaitement dans la démarche qualitative de la formation à

l'ASECNA, en offrant une formation diversifiée toujours en quête d'excellence.

4.1.3. Domaines d’activités Ingénierie et études

L’ASECNA est riche en matière d’ingénierie quelle met au service de l’aviation civile

africaine. Ce qui lui a valu une reconnaissance internationale du savoir –faire de l’ASECNA

dans ce domaine, la certification aux normes ISO 9001-2000 des activités d’ingénierie, de

gestion des projets d’investissement, et d’approvisionnement et achats de l’ASECNA obtenu

en mai 2003. Forte d’une expérience avérée, l’ASECNA dispose d’une connaissance solide

des besoins aéronautiques des différentes zones géographiques du continent africain en

matière d’ingénierie aéroportuaire.

Le Génie Civil

Spécialiste reconnu en génie civil -pistes d'envol, parking, voies de circulation etc., pour les

études de travaux de voiries et réseaux divers, les études de levers topographiques et de sol.

L'ASECNA appose un label de qualité à :




l'appui à la maîtrise d'ouvrage ;

la surveillance ;

le contrôle des travaux.

Le Bâtiment

Partenaire de choix pour tous les projets de réalisation de :

bâtiments techniques (blocs techniques, tours de contrôle, centrales électriques,

postes de transformation électrique, abris VOR, ILS, DME etc.) ;

bâtiments commerciaux (pavillons d'honneur, salons VIP, aérogares, hangars

fret),

Bâtiments administratifs ;

Ecoles ;

Logements.

La formation

Pour satisfaire ses clients en leur offrant partout la meilleure prestation possible, l'Agence met

l'exigence constante de qualité au service de la sécurité aérienne, afin de rester au plus haut

niveau de maîtrise dans l'adaptation constante des agents aux nouvelles technologies et à tous

les besoins de l'exploitation.

Avec l'avènement des nouveaux systèmes de Communication, Navigation, Surveillance et de

gestion du trafic (CNS/ATM), et face aux mutations technologiques, l'ASECNA a choisi des

orientations stratégiques claires pour aborder en toute sécurité l'avenir à travers :

l'acquisition de moyens techniques fiables pour une exploitation sûre,

la mise en place d'une politique dynamique de gestion des ressources humaines

axée sur la cohésion sociale, la rigueur et la préparation des personnels des

aéroports et des services liés à la sécurité de la navigation aérienne.

Atouts

Avec une longue expérience pour les études et la conduite des projets dans un environnement

spécifiquement africain, l'expertise de l'Agence n'est plus à démontrer.




Autonomie, Flexibilité et Mobilité

Pour répondre aux exigences de réactivité et de rigueur se traduisant par :

le respect des délais ;

la qualité des prestations,

grâce à un personnel -ingénieurs et techniciens- hautement qualifié et spécialisé dans :

la recherche de sites ;

la définition de servitudes aéronautiques ;

l'élaboration de plans de masse ;

les études de procédures aériennes ;

la maîtrise des coûts.

Ses multiples réalisations aux coûts les plus bas possibles et son important portefeuille client

font de l'ASECNA un intervenant de 1er rang en Afrique et dans l'Océan Indien.

Revêtue de la confiance renouvelée de ses Etats membres et des clients extérieurs avec

lesquels elle développe une relation privilégiée, l'Agence œuvre ainsi à la réduction des coûts

de facteurs intervenant dans la chaîne du transport aérien en Afrique, apportant sa

contribution aux efforts de développement du continent.

4.1.4. Rôle

L'ASECNA accorde une importance particulière à ce secteur où elle intervient soit par

exploitation directe ou soit par voie de participation. Ce qui se matérialise par :

un appui ;

et une coopération plus dynamique aux sociétés aéroportuaires, contribuant ainsi à :

une meilleure efficacité des services ;

et à une réduction des charges de ces dernières, afin d'améliorer :

leur compétitivité ;

et leur viabilité.




L'ASECNA à travers sa filiale est aujourd'hui actionnaire dans quatre sociétés de gestion

aéroportuaire à savoir :

Aéroport de Libreville,

Aéroport de Mauritanie,

Aéroport International d'Abidjan,

Aéroport du Cameroun.

Aussi, le Comité des Ministres de Tutelle de l’ASECNA adopté de nouveaux principes de

gestion dénommés « Activités Aéronautiques Nationales » (AAN) que de l’espace aérien des

Etats des membres aux travers d’un contrat particulier.

4.1.5. Moyens techniques

Le bon fonctionnement des aides à la navigation aérienne et à l'atterrissage est vérifié au

moyen d'un avion "laboratoire" de type ATR 42, acquis en 1988, et doté d'un système de

calibration de dernière génération est constitué de 3 lots d'équipements :

les équipements de trajectographie permettant de positionner l'avion à quelques

centimètres dans l'espace ;

les équipements de bord permettant l'acquisition et l'analyse de l'ensemble des

paramètres ;

les équipements de la station de base permettant une analyse différée et l'archivage de

l'ensemble des données.

4.1.6. Organisation et fonctionnement

En vertu de la décision N° 2014/01388/ASECNA/DGDD du 1er juillet 2014, la représentation

de l’ASECNA auprès de la République du Mali est organisée comme suit:




Figure 2: Organisation et fonctionnement : le Mali.

Chef Unité CA

ChefUnité AIM ChefUnité SLI

Chef Unité ATC

Chef Unité Q/IP

Chef Unité TGS

Chef Unité ELB

Chef Unité RSI

Chef UQ/I

Chef U

Chef UVehetTranspC

Chef U Pistes et Voiries

Chef U patrimoines

Chef Unité CA

Chef U Maint IRE

Chef Unité Météo Chef U Maint IGC Chef Unité SLI

Chef U Facturation

Chef U Prévi/Protect°

Chef U Qua du perso

Chef Unité Réseaux

Chef Unité Personnel

Chef U Budget

Che U Facturation

Chef U Comptabilité

Responsable Contrôles, Sécurité,

Surté, Qualité et Environnement

Chargé Contrôles,

Chargé Sécurité, Sureté, Qualité et Environnement

Commandant d’aérodrome (Chargé

exploitation aérodrome)

Chargé du Contrôle en Route

Chargé Maintenance IRE et Informatique

Chargé Maintenance IGC

Commandant d’aérodrome secondaire

(Chargé exploitation aérodrome)

Chargé des Services Météorologiques

Chargé de l’Administration et des

Finances

Payeur

Représentant

Responsable des opérations




Conclusion

Ce chapitre nous a permis de comprendre le fonctionnement et la structuration interne à

savoir : son historique, ses missions, son objectif, ses domaines d’activités, son rôle, ses

moyens techniques, son organisation, et les règles d’éthiques auxquelles le personnel est tenu

de respecter. Ce qui nous conduira au chapitre suivant.

Le chapitre suivant concernera les types d’appel d’offres autorisé à l’ASECNA

représentation du mali et la pratique d’audit des procédures de passation de marchés.




CHAPITRE V : DESCRIPTION DE LA

PROCEDURE DE PASSATION DES

MARCHES ET LA PRATIQUE D’AUDIT DES

PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES

Dans ce chapitre, il s’agira pour nous de décrire les types d’appel d’offres autorisé à

l’ASECNA représentation du mali, nous parlerons de la pratique l’audit des procédures de

passation de marchés.

5.1. Types d’appel d’offres autorisés à l’ASECNA

Selon la Règlementation des marchés de toute nature qui est leur cadre de référence, il est

autorisé quatre (04) types de procédures de passation des marchés au nom de l’ASECNA :

les procédures formalisées ;

les procédures négociées ;

les procédures simplifiées ;

les procédures d’urgence.

Le choix de la procédure à mettre en œuvre est fonction des critères suivants :

le montant prévisionnel du marché ;

la nature des prestations ;

la complexité et/ou spécificité des prestations ;

l’étendue des prestations dans l’espace et/ou dans le temps ;

le niveau de l’offre disponible localement ;

l’urgence ;

la confidentialité ;

la source de financement ;

Ces éléments trouvent leur développement ci-dessous.




5.1.1. Types d’appel d’offres

Les Structures de l’ASECNA passent leurs marchés selon les procédures suivantes :

appel d’offres ouvert ;

appel d’offres restreint avec ou sans pré-qualification ou présélection et ;

appel d’offres restreints avec concours ;

dialogue compétitif.

La section suivante nous permettrons de développer tous les aspects des Appels d’offres au

sein de l’ASECNA

5.1.2. Avis d’appel d’offres ouvert

Un appel d’offres est dit ouvert lorsque tous les candidats potentiels peuvent déposer une

soumission sans restriction aucune. Les modalités pratiques de mise en œuvre d’un appel

d’offres ouvert sont spécifiées dans la RMTN, article 29.Cette section nous conduira à parler

les appels d’offres restreint.

5.1.3. Appel d'offres restreint sans pré qualification ou présélection

L’appel d’offres est dit restreint lorsque seuls peuvent remettre des offres les candidats qui y

ont été invités après sélection. Suivant une liste restreinte établie par l’ASECNA. Cette

dernière consulte directement les candidats de son choix. Sauf en cas de force majeure dûment

justifiée, le nombre de candidats sélectionnés ne peut être inférieur à trois (03).Ceci nous

conduira à la section suivante dédiée à l’appel d’offres restreint avec concours.

5.1.4. Appel d’Offres restreint avec Concours

Le concours est un cas particulier de l’appel d’offres restreint. Il est fait appel au concours

lorsque des motifs d’ordre technique et artistique justifient des recherches particulières. Le

concours a lieu sur la base d’un programme établi par l’ASECNA, qui indique les besoins

auxquels doit répondre la prestation et fixe, le cas échéant, le maximum de la dépense prévue

pour l’exécution du projet. Le concours est lancé par voie d’appel public à la concurrence. Il




sera judicieux pour nous, de parler de la procédure de dialogue complétif dans cette section

ci-dessous.

5.1.5. Procédure de dialogue compétitif

La procédure de dialogue compétitif est une procédure dans laquelle l’ASECNA, à défaut de

pouvoir définir seule et à l’avance, les moyens ou les montages juridiques ou financiers

adaptés à ses besoins, conduit un dialogue avec les candidats admis à y participer,

conformément aux règlements. La sélection des candidatures qui consiste, après l'envoi de

l'avis de marché, à choisir les candidats qui seront admis à participer au dialogue et auxquels

sera adressée une invitation à participer au dialogue aux deux (02) candidats.

5.1.6. Procédure négociée

Un marché est dit négocié lorsque l’ASECNA engage les discussions qui lui paraissent utiles

avec le candidat de son choix qu’il invite à présenter ou ayant présenté une offre et lui attribue

ensuite le marché après l’autorisation écrite du Directeur Général.

5.1.7. Procédures simplifiées

Il peut être passé un bon de commande par consultation sommaire de fournisseurs,

d’entrepreneurs ou de prestataires de services pour les travaux, fournitures et services de

montant inférieur aux seuils de passation des marchés fixés par résolution prise par le Conseil

d’Administration.

Elle consiste à comparer les propositions de prix d'au moins deux (02) fournisseurs,

entrepreneurs ou prestataires. Dans ce cas, le responsable chargé de la passation des

commandes adresse aux fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires consultés une demande de

cotation. La demande de cotation doit comporter une description exhaustive des éléments

techniques qui doivent être inclus dans le prix.




5.1.8. Procédures d’achat direct

La procédure d’achat direct peut être mise en œuvre lorsque le montant en jeu ne dépasse pas

cinq pour cent (5%) des seuils de passation des marchés définis par le Conseil

d’Administration. L’achat direct consiste, pour l’ASECNA, à confier la réalisation de travaux,

la livraison de fournitures ou la prestation de services à l’entrepreneur, au fournisseur ou

prestataire de services susceptible, à sa connaissance, de satisfaire son besoin.

5.1.9. Procédures d’urgence

L’urgence est la situation qui rend impraticable les délais normalement prévus pour l’appel

d’offres. L’ASECNA procède à la réduction des délais pour la réception des candidatures et

des offres. Dans ce cas, elle doit :

motiver le caractère objectif de l’urgence ;

motiver l’impossibilité de respecter les délais normalement prévus.

L’urgence doit être mentionnée dans l’avis d’appel public à la concurrence et ne doit pas être

du fait de l’ASECNA.

5.2. Description des procédures de passation de marchés à la Représentation du Mali

Il s’agira pour nous de parler de la planification jusqu’à la l’adjudication de marchés aux soumissionnaires retenus.

5.2.1 Planification des marchés

L’ASECNA procède à une planification de ses investissements communément appelée Plan

de Services et Equipements. (PSE). Ce plan peut s’étaler sur plusieurs années. En général, de

cinq (05) ans, il récapitule tous les investissements à réaliser dans chaque Etat-membre en

fonction des priorités. Ce document sert de référentiel pour l’élaboration des différents

marchés. Cette section nous conduira à définir à la délégation de signature ci-dessus.




5.2.2. Délégations de signatures des marchés

Pour l’exécution de la règlementation, le Directeur Général peut, sous sa surveillance et sa

responsabilité, déléguer sa signature aux Directeurs, aux Représentants de chaque pays

membre, aux Chef d’Etablissements ou les Délégués du Directeur Général. Les délégations de

signature qu’il donne précisent les agents bénéficiaires de la délégation et fixent son étendue.

Cette stratégie de délégation des signatures permet de donner une certaine souplesse dans

l’exécution des marchés. Au regard de ce qui précède, nous aurons parlé de la procédure

d’expression des besoins.

5.2.3 La Procédure d’expression des besoins

Avant tout appel à la concurrence, consultation ou négociation, l’ASECNA est tenue de

déterminer aussi exactement que possible la nature et l’étendue des besoins à satisfaire. Les

fournitures, services ou travaux qui font l’objet des marchés doivent répondre exclusivement

à ces besoins. Les documents techniques constitutifs des projets de marchés sont préparés par

les services demandeurs ou bénéficiaires des prestations tandis que les documents

administratifs sont mis au point par la structure chargée de la passation des marchés. Source

Rmtn & al, (2014 :14).

5.2.4. Autorisation des besoins

A ce niveau, les besoins exprimés par chaque service sont soumis à l’approbation

hiérarchique du chef de service concerné. Les besoins pour chaque entité, après validation

sont acheminés au service IGC (infrastructure et du génie civil) pour compilation aux fins de

montage du dossier d’appel d’offres.

5.2.5. Le seuil de passation de marchés

Les différents seuils à partir desquels il est autorisés de procéder à une passation par la

Représentation est fixés comme suit :

pour les marchés de travaux et de fournitures dont le montant est de vingt (20) à

quarante (40) millions de francs CFA.




Quant aux achats de fournitures et travaux dont le montant n’atteint ce seuil de vingt

(20) à quarante (40) millions, il est autorisé de procéder aux bons de commandes qui

sont soumis à la signature du Représentant.

Tous les dépassements de ces seuils, sont envoyés au siège à Dakar pour la signature du

Directeur Général. (Source personnel IGC).

5.2.6. Préparation et validation des offres

Toutes les offres doivent faire l’objet d’une préparation afin d’éviter l’improvisation. Une

fois, les offres préparées, elles retournent pour être vérifiées et validées auprès des différents

chefs de services conformément au référentiel en vigueur. Dans les dossiers d’appel d’offres,

on y mentionne toutes les spécifications techniques et financières conformément au cadre

référentiel de l’ASECNA. Ces référentiels dégagent en leur sein un cahier des clauses

administratives et conditions générales applicables aux marchés. Il donne toutes les phases

applicables, à savoir : préparation, le lancement, la réception, et l’organisation de l’ouverture,

dépouillement, RMTN, (2014 :44).

5.3. Organisation de la publication des offres

L’ASECNA, si elle le juge nécessaire, publie chaque année sur son site internet un avis

général de passation de marchés recensant la liste de l’ensemble des marchés qu’elle prévoit

de passer par appel d’offres.

Chaque marché passé par appel d’offres local, limité à un pays, est précédé d’un avis

spécifique d’appel public à la concurrence qui est publié sur le site internet de l’ASECNA

pour chaque pays et chaque type de marchés. Elle utilise les quotidiens nationaux à grande

diffusion et les plus lus de chaque pays par souci de transparence.

Le délai de publication varie en fonction du caractère national (30 jours) ou international (40

jours) de l’appel d’offres.

5.3.1. Vente des dossiers

Les dossiers d’appel préparés et mis sur CD sont placés au niveau du caissier pour leur vente.

Chaque dossier vendu est enregistré au nom du candidat et livré contre récépissé. Il est à noter




que la vente des dossiers ne commence qu’après publication de l’avis d’appel d’offres dans le

journal le plus visité, en l’occurrence le quotidien national.

5.3.2. Réception des plis

Sous la responsabilité des candidats, les offres doivent parvenir avant la date et l'heure limites

de leur réception, aux lieux indiqués dans le règlement d'appel à la concurrence, entre les

mains de l'autorité désignée par ce règlement qui a la qualité de dépositaire. Cette autorité

donne, le cas échéant, un récépissé du dépôt ou un avis de réception des offres reçues. Elle

relève, le cas échéant, les altérations des enveloppes extérieures pouvant être constatées et

auxquelles elle doit, dans la mesure de son possible, remédier.

A leur réception, les plis sont enregistrés dans leur ordre d’arrivée sur un registre spécial dans

lequel seront précisés les jours et heures de dépôt. Ils doivent rester cachetés jusqu’au

moment de leur ouverture dans les conditions fixées par le règlement.

Les plis ainsi reçus par le secrétariat indiqué à cet effet, sont enregistrés en fonction de leur

date, l’heure et numéro d’arrivé. En cas de production d’un événement rendant impossible le

respect des délais de dépôt, l’ASECNA peut demander un report d’un jour ou après examen

peut reporter à une nouvelle date. L’ASECNA n’examinera aucune offre arrivée après

l’expiration du délai de remise des offres. Toute offre reçue par l’ASECNA après la date et

l’heure limites de dépôt de ces offres seront déclarée hors délai et écartées. Toutes les offres

qui sauront observer ces conditions ne seront ni retournés aux soumissionnaires ni ouverts,

elles seront gardée par l’ASECNA.

5.3.3. Commission des Dépouillement et de Jugement des Offres (CDJO)

Dans le souci de planification, l’ASECNA met en place en début d’année une commission

chargée de l’analyse et du jugement des offres. Ainsi, les membres de cette commission sont

nommés par une décision prise par le Représentant pour un mandat d’un an (01) renouvelable.

Chaque membre a un suppléant. Ils sont au nombre de sept (07) personnes dont un Président.

Pour chaque appel d’offres, une sous-commission technique est désignée aux fins d’analyse

des offres et rendre compte à la CDJO des résultats de ses travaux. Tous les personnels




impliqués dans la procédure de passation de marchés détiennent la copie signée de la RMTN

cadre de référence des marchés à l’agence.

5.3.4. Ouverture des plis

A L’heure indiquée les plis sont acheminés vers la salle de réunion pour être ouverts. La

Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres (CDJO), est chargée de procéder à

l’ouverture des plis, à l’analyse, l’évaluation des offres et au choix de l’attributaire provisoire

ou définitive du marché. Le service IGC(infrastructure et génie civile est chargé d’établir la

fiche d’ouverture la liste des pièces à fournir exigé dans le DAO (dossier d’appel d’offres), et

les listes de présence qui doit être signé par chaque membre de la commission, une autre liste

de présence des soumissionnaires est dressée et signée.

Une copie de la liste des pièces à fournir est donnée à chaque membre de la commission

pour son propre pointage. L’assistance est informée du point des dossiers vendus et reçus

avant la date limite de dépôt des offres. L’ouverture se fait en séance publique pour le souci

de la transparence, en présence des soumissionnaires et ou leurs représentants en fonction du

cadre de référence. Les soumissionnaires ne sont pas autorisés à intervenir dans le

déroulement des travaux de la commission. En vertu de la règlementation des marchés de

toute nature de l’ASECNA, la présence de deux (02) représentants au nom d’un seul

soumissionnaire n’est pas admise. Les informations sur chaque soumissionnaire et les prix

contenus de chaque pli sont lues publiquement et enregistrées. Les adresses des

soumissionnaires sont portées sur l’original et les copies à l’intérieure de l’enveloppe

intérieure. A ce niveau un membre de la commission désigné à cet effet prend les plis les uns

après les autres pour les ouvrir. Les plis sont numérotés en fonction de leur date d’arrivée.

Après l’ouverture de tous les plis, le Président de la commission donne la parole aux

différents soumissionnaires et ou leurs représentants s’ils ont des observations par rapport à

leurs offres, si tel n’est pas le cas, l’ouverture prend fin.




5.3.5. Appel d’offres infructueux

Un appel d’offres est déclaré infructueux par la CDJO si :

avant l’ouverture des plis, au moins deux (02) plis comportant les mentions

obligatoires contenues dans le dossier d’appel d’offres n’ont été reçus dans le délai et

au lieu prévus également par le dossier d’appel d’offres ;

l’ASECNA se réserve le droit de ne pas donner suite à un appel d’offres lorsque ses

intérêts le justifient. Car l’ASECNA attribue son marché à celui qui aura présenté une

offre techniquement et économiquement la mieux avantageuse.

5.3.6. Conditions d’admissibilité aux Marchés

Ne sont pas admises à concourir aux marchés, quel que soit le mode de passation du marché :

les personnes physiques en état de faillite personnelle ;

les personnes morales admises au régime de la liquidation des biens ;

les personnes physiques ou morales en état de redressement judiciaire sauf si elles

justifient avoir été autorisées en justice à poursuivre leurs activités ;

les personnes physiques ou morales frappées d'une mesure temporaire ou définitive

d’interdiction par une décision de justice ;

les personnes physiques candidates et les dirigeants de personnes morales candidates

ayant fait l'objet d'une condamnation pour une infraction pénale liée à leurs activités

professionnelles ou consistant en des déclarations fausses ;

les personnes qui ne sont pas fiscalement à jour au 31 décembre de l'année précédant

celle au cours de laquelle a eu lieu le lancement de la consultation.

5.4. Evaluation et Comparaison des offres

Les offres des soumissionnaires sont évaluées suivant les critères préalablement définis dans

le Règlement de l’Appel d’Offres (RAO). Une fois la recevabilité des offres établie, on

procède à l’évaluation des offres techniques, puis des offres financières suivant des formules

mathématiques définies dans le RAO.




5.4.1. Attribution des marchés

La sous-commission technique mise en place lors de la séance d’ouverture des plis aux fins

d’analyse et de jugement des offres, présente les résultats de leurs travaux à la CDJO à la

session d’adjudication. La CDJO, après discussions et échanges, valide ou non les

propositions de la sous-commission technique.

Suivi et gestion des délais d’exécution des marchés :

Le délai d’exécution fixé par le marché court de la date de notification du marché visée à

l’article 56 de la RMTN. Dans les marchés à commandes ou de partenariat, le délai

d’exécution de chaque commande court de la date de notification de la commande

correspondante. Dans les marchés comportant des tranches, le délai d’exécution de chaque

tranche court, s’il n’a pas été fixé dans le marché, de la date à laquelle est notifié l’ordre

d’exécuter la tranche considérée. La date d’expiration du délai d’exécution est, en cas de

livraison de fournitures ou d’exécution des services dans les locaux de l’ASECNA, la date de

la livraison ou de l’achèvement de la prestation.

Au démarrage il faut un Ordre de Service (OS), des OS de suspension en cas d’arrêts pour

raison de force majeure et des OS de reprise le cas échéant.

Avant le démarrage des travaux, le responsable en charge des marchés délivre un ordre (OS)

aux soumissionnaires retenus, ces derniers démarrent les travaux de l’objet de marchés. Cet

OS est signé par le représentant en personne avant d’être remis aux intéressés. Il fixera les

dates de début, de fin et la nature des travaux. Il précise aussi, en cas d’arrêt des travaux pour

les motifs quel qu’ils soient.

5.4.2. Exécution supervision des marchés

Aux fins de supervision des travaux, une mission de contrôle interne est créée par décision.

Cette décision précise les missions et les membres de cette mission suivant l’importance des

travaux. Cette mission peut être assistée par un bureau d’études technique ou non.

Ceci nous conduira à procéder à la pratique de l’audit de ce processus.




5.4.3. Garantie de soumission

Les candidats aux marchés passés par appel d’offres sont tenus de fournir une garantie, pour

l’engagement que constitue leur offre, dénommée garantie de soumission, sauf dérogation

accordée en raison de la nature du marché. Elle peut être constituée, selon le cas, sous la

forme d’une garantie à première demande, d’une caution personnelle et solidaire, d’une lettre

de crédit irrévocable, d’un chèque certifié émis par un établissement financier établi dans un

pays membre de l’ASECNA. Le montant de la garantie de soumission doit correspondre au

moins à deux pour cent (2%) du montant de l’offre. Ce pourcentage minimum doit figurer

dans le règlement de tout Dossier d’Appel d’Offres ayant prévu une telle garantie.

La garantie de soumission doit demeurer valide pendant trente jours (30) après l’expiration du

délai fixé pour la validité des offres, y compris si le délai de validité de l’offre a été prorogé.

La garantie de soumission est restituée après la main levée donnée par l’ASECNA ou d’office

aussitôt après la constitution de la garantie de bonne exécution.

L’ASECNA peut dispenser les candidats à un marché de fournir une garantie de soumission si

elle estime qu’ils offrent, par ailleurs, suffisamment de garanties.

La garantie de soumission doit être saisie ou mise en œuvre si :

le soumissionnaire retire l’offre pendant la période de validité qu‘il a spécifiée dans la

lettre de soumission ou le formulaire d’offre ;

le soumissionnaire, s’étant vu notifier l’acceptation de l’offre par l’ASECNA pendant

la période de validité ne signe pas le Marché ou ne fournit pas la garantie de bonne

exécution.

5.4.4. Garantie de Bonne Exécution

Tout titulaire d’un marché est tenu de fournir une garantie de bonne exécution du marché et

de recouvrement des sommes dont il serait reconnu débiteur au titre du marché, à l’exclusion

de l’avance de démarrage prévue à l’article 70 et couverte par la garantie à première demande.

Cette garantie est constituée dans un délai maximal d’un (01) mois à compter de la date de

notification du marché, et en tout état de cause préalablement à tout paiement effectué au titre

du marché. Le montant de la garantie est fixé à cinq pour cent (5%) du montant initial du

marché augmenté ou diminué, le cas échéant, de ses avenants.




Elle doit être constituée sous la forme d’une garantie à première demande émise par un

établissement bancaire sauf stipulation contraire dans le marché. Lorsque le marché ne

comporte pas de délai de garantie, la garantie de bonne exécution est libérée, à condition que

le titulaire du marché ait rempli ses obligations. A cet effet, une main levée est délivrée par

l’ASECNA dans un délai maximal de trois(03) mois à compter de la réception des prestations.

Lorsque le marché comporte un délai de garantie, la garantie de bonne exécution est libérée, à

condition que le titulaire du marché ait rempli ses obligations, et à la suite d’une main levée

délivrée par l’ASECNA dans un délai maximal de trois (03) mois à compter de la réception

provisoire des prestations.

5.5. Pratique d’audit des procédures de passation de marchés à

l’ASECNA Représentation du Mali.

Il s’agira pour nous de mettre en œuvre des techniques d’audits permettant ainsi de déceler

des défaillances dans leur système de passation de marchés par rapport aux bonnes pratiques

dans le but de procéder aux recommandations.

Ainsi, nous commencerons par les des différentes étapes de la passation de marches ci-

dessous.

5.5.1. Audit des différentes étapes de la passation de marches

Cette phase constitue la plus importante puisqu’elle permet de déterminer en définitive le

degré de respect par l’autorité contractante des dispositions et procédures édictées par le CMP

à chaque étape de la procédure de passation de marchés.

Ceux-ci permettront :

d’identifier les cas éventuels de non-conformité des procédures avec les directives

édictées par le CMP et les règles du CMP, en particulier dans les cas de rejet d’offres

moins distantes, de fractionnement de marchés, de non-respect des dispositions

préalables à la mise en concurrence, de non-respect des éléments constitutifs des

cahiers de charges, de non-respect des seuils fixés pour les avenants, de non-respect

des règles de publicité et de communication ;




de vérifier ensuite la procédure de passation de marchés sur un échantillon, en

décomposant cette procédure en trois étapes principales récapitulées ainsi :

5.5.2. Audit de la préparation des marchés

Les interrogations à se poser à cette étape : pour chaque autorité contractante se résument aux

trois points suivants :

comment l’autorité contractante (AC) a déterminé la nature et l’étendue des besoins à

satisfaire ?

Comment s’est – elle assurée que les fournitures, services et travaux à acquérir

répondront exclusivement à ces besoins ?

Comment l’AC s’est – elle assurée que les documents constitutifs des dossiers et

projets de marchés sont conformes à la réglementation en vigueur ?

Avant tout appel à la concurrence, consultation ou négociation, l’ASECNA est tenue de

déterminer aussi exactement que possible la nature et l’étendue des besoins à satisfaire. Les

fournitures, services ou travaux qui font l’objet des marchés doivent répondre exclusivement

à ces besoins.

Les documents techniques constitutifs des projets de marchés sont préparés par les services

demandeurs ou bénéficiaires des prestations tandis que les documents administratifs sont mis

au point par la structure chargée de la passation des marchés.

Pour la réalisation des études préalables et l’établissement des projets de marchés ou

d’accords-cadres, il peut être fait appel à la collaboration de services techniques dépendant

d’autres structures ou d’hommes de l’art.

Il peut arriver, de façon exceptionnelle, que l’ASECNA ait des difficultés à déterminer son

besoin. Lorsque l’incertitude porte à la fois sur les objectifs à atteindre et sur les moyens d’y

parvenir, l’ASECNA peut recourir à la procédure des marchés de définition. Lorsque

l’incertitude porte sur la quantité ou l’étendue des besoins à satisfaire, mais aussi afin de

planifier dans le temps les besoins à satisfaire ou d’étaler l’achat dans le temps, l’ASECNA

peut recourir au marché à commandes, au marché à tranches ou aux accords-cadres. RMTN

(2014 :12).




Tous les soumissionnaires retenus sont obligés de se conformer aux cahiers de charges et

spécifications techniques donnés par l’ASECNA dans le DAO, ceux-ci en vue de permettre à

l’ASECNA de s’assurer que les ces soumissionnaires est conforme à leur demande

exclusivement.

Les dossiers constitutifs et les projets sont élaborés sur la base du référentiel RMTN, tous les

membres chargés de la constitution sont tenus de respecter ce référentiel.

En vue s’assurer de la conformité les DAO et les projets sont soumis aux contrôles par

l’organe chargé de contrôle.

5.5.3. Audit de la passation des marches, de leur attribution et de la gestion des contrats

Les diligences à mettre en œuvre seront sériées selon le mode de passation de marchés

Appel d’offres ouvert

La Commission des marchés ayant attribué les marchés est- elle régulièrement

constituée en conformité avec les actes de nomination ?

L’ouverture des offres a-t-elle été faite systématiquement en séance publique (registre

de présence à obtenir), l’AC a-t-elle veillé à respecter les exigences fixées par l’article

67.4 relatif à la procédure d’ouverture des plis, en particulier en transmettant aux

soumissionnaires le PV d’ouverture (preuve de transmission à fournir) ?

La commission d’attribution est régulièrement constituée après chaque appel d’offres et en

vertu du RMTN, ses membres sont nommés pour une année.

L’ouverture des plis est faite en séance publique selon RMTN, mais pas plus d’un

soumissionnaire par offres.

5.5.4. Audit des phases exécution physique et exécution financière des marches Phase exécution physique

Vérifier en particulier, si l’AC s’est conformée aux interrogations suivantes :

l’AC a t – elle veillé à notifier aux titulaires les marchés dans les meilleurs délais

afin de permettre le démarrage du décompte des délais contractuels ? ;




en ce qui concerne les travaux, les ordres de service ont-ils été émis dans les

meilleurs délais après la notification des marchés pour donner date certaine au

décompte des pénalités en cas de retard dans l’exécution du marché ? ;

l’AC a – t –elle mis en place une organisation efficace pour assurer le suivi de

l’exécution et de la réception des marchés (nomination par note de service des

membres de la commission de réception) ?.

Pour les prestations immatérielles, un exemple de bonne pratique serait, en dehors de la

nomination des membres de la commission de réception, la désignation ad hoc d’un agent

chargé de suivre l’exécution physique du marché (exemple chef service administratif pour les

prestations de gardiennage et de nettoyage, Chef service comptable pour les travaux

d’audit…). A charge pour l’agent ad hoc d’élaborer, à la fin des prestations, une attestation de

validation des prestations devant permettre à la commission de réception de se prononcer sur

l’exécution correcte du marché.

L’AC a t- elle à établir un PV de réception pour les marchés de fournitures, un PV

de réception technique pour les marchés de travaux et un certificat administratif

pour les prestations de service y compris de prestations intellectuelles ? ;

les agents ayant signé les PV de réception sont-ils membres de la Commission de

réception ? ;

les biens livrés sont- ils bien entrés en comptabilité matières ?

Phase exécution financière

Les diligences qui seront mises en œuvre à ce niveau auront pour objet de s’assurer que l’AC

s’est conformée aux exigences suivantes :

appréciation du caractère raisonnable des modalités de règlement prévues dans les

contrats conclus avec les titulaires des marchés (par exemple l’AC n’a pas accordé

à un titulaire d’un marché une avance de démarrage de 80%) ;

vérification du respect par l’AC des modalités de règlement prévues par le contrat

(rapprochement entre les tranches de règlement payées avec celles prévues dans le

contrat). En cas de changement en cours d’exécution du contrat, nous vérifierons

qu’un avenant a bel et bien été conclu entre les deux parties ;

en cas d’utilisation de fonds de la contrepartie : Vérification du respect des

dispositions prévues par le Décret n°2011-188 du 24-11-2011 portant règlement




général sur la comptabilité publique au Sénégal notamment en ce qui concerne les

étapes phase administrative (engagement, liquidation et ordonnancement) et phase

comptable des dépenses réglées par l’AC au titre des marchés passés au cours de la

gestion auditée ;

vérification de l’application effective des pénalités en cas de retard dans

l’exécution du marché imputable au titulaire du marché. Cette vérification paraît

pertinente du fait que les pénalités de retard bien que prévues par la réglementation

en vigueur sont rarement appliquées par les AC alors même que les retards

d’exécution sont très fréquents ;

obtention de l’assurance qu’en cas de non-respect par le titulaire de ses obligations

contractuelles, l’AC a veillé à exécuter la caution de bonne exécution par devers

elle ;

vérification de la présentation effective par les titulaires du marché ayant requis le

versement d’une avance de démarrage d’une caution d’avance de démarrage

couvrant 100% de l’avance demandée et comportant le délai de validité requis ;

vérification de la délivrance effective des attestations de main levée de caution par

les AC ;

suivi individuel des marchés sélectionnés dans notre échantillon et comparaison de

la conformité entre le taux d’exécution physique et le taux d’exécution financière

(pourcentage facturé par le titulaire du marché).

5.5.5. Déroulement des étapes d’audit : Prise de connaissance générale

5.5.5.1. Prise de connaissance générale Cette prise de connaissance nous a permis d’avoir suffisamment de l’information qualitative

de l’ASECNA et de sa procédure de passation de marchés. Notamment, les marchés déjà

passés, en cours d’exécutions, les nouveaux, le personnel en charge et les soumissionnaires

jugés potentiels. Notre étude a portée sur une moyenne de dix (10) marchés exécuté en 2013-

2014. Il s’agira, des travaux de Génie Civil sur les Aéroports de Gao, Tombouctou et la

Station de Radio-Sondage de Tessalit, des travaux de construction de l’aéroport de Mopti

passé entre les soumissionnaires A, B et l’ASECNA Représentation du Mali en 2014.




Il s’agit de poser les questions suivantes :

quels sont les différents modes de passation de marchés à l’assena ?

y a-t-il une planification en matière de passation de marchés ?

quelle est la composition d'une liasse de dossier ?

y a-t-il transparence dans l’adjudication des marchés ?

y a-t-il une base des données des fournisseurs et soumissionnaires agrées ?

y a-t-il un cadre de référence pour les passations de marchés ?

y-a-t-il des PV qui sont tenus à chaque étape de la procédure ?

les personnes en charge de marchés sont-ils suffisamment qualifiés ?

le CDJO sont-elle instituée par une note circulaire ?

les marchés passés respectent-il ce cadre d’écrit par l’ASECNA ?

y a-t-il supervision dans l’exécution des travaux après attribution ?

y-a-t’il eut une perte de dossier ?

Cette prise de connaissance nous conduira à notre programme d’audit et les aux différents

tests.




Tableau 4 : Programme d’audit

TACHES RISQUES DISPOSITIFS POINTS D’AUDIT DOMAINES

D’AUDITS

RESPONSABLE

Planification et

budgétisation des

travaux et achats

Absence de politique

générale achats

Mise en place de

politique générale

d’achats

Notes d’orientation,

la RMTN, Seuil de

marché

Services études et

préparation des

offres(IGC)

Responsable en

charge des

marchés et achats

Intervention

responsable habilité ;

Manque de

compétences

Existence d’un

organe de marchés

qualifié

Organigramme ;

CV du personnel des

marchés

IGC infrastructure

génie civil

Personnel IGC

(infrastructure

génie civil)

Répartition inadéquate

des taches dans la

chaine de marchés.

Rôle et limite du

personnel intervenant

dans la chaine de

marchés.

Grille de séparation

des tâches

IGC infrastructure

génie civil

Personnel IGC

infrastructure

génie civil

Absence de challenge

entre les

soumissionnaires

Sollicitation d’aux

moins trois

soumissionnaires

Panel des

soumissionnaires

consultés




Présélection des

soumissionnaires et

fournisseurs

Absence d’une liste

de base de données

des soumissionnaires

et des fournisseurs

agrée

Mise en place d’une

base de donnée des

soumissionnaires et

fournisseurs agrées et

qualifiées pour

chaque type de

marché et à jour.

Fichier des

soumissionnaires et

des fournisseurs.

Cellule en charge de

passation des marchés

Responsable en

charge des

marchés et achats

Absence de

challenge ; collusion

Supervision dans le

processus de

présélection

PV de la commission

de qualification des

soumissionnaires



Responsable en

charge des

marches et achats

Expression interne

des besoins

Besoin non opportun Procédure de

validation des besoins

PV de la commission

de validation



Responsable en

charge des

marches et achats

Tentative de

détournement

et de demande

d’achats,

PV de la commission

de validation



Responsable en

charge des

marches et achats

Réalisation du dossier

d’appel d’offres

Collusion,

favoritisme dans la

rédaction du dossier

Politique de rédaction

du dossier d’appel

d’offres

-PV et mise en place

d’une commission de

rédaction du dossier

Responsable en

charge des marches et

achats

Responsable en

charge des

marches et achats




de soumission d’appel d’offres

Envoi du dossier


Collusion avec les

soumissionnaires

inappropriés

Procédure d’envoi de

l’appel d’offres

Chaque

soumissionnaire doit

émarger à la réception

des offres

Service secrétariat

des marchés et achats

Secrétaire de

commission des

marchés et achats

Réception des offres Réception des offres

hors délai

Procédure de

réception des offres

PV de réception des

offres

Service secrétariat

des marchés et achats

Secrétaire de

commission des

marchés et achats

Perte de dossiers

Procédure de

réception des offres

Cheminement/circuit

d’une offre

Emargement des

soumissionnaires

Cellule de marchés et

achats

Responsable en

charge des

marchés et achats

Dépouillement des

offres et attribution

du marché

Mauvais choix de

critères d’évaluation

des offres

Préparation d’une grille d’analyse et de comparaison des offres

Grille d’analyse et de comparaison des offres

Cellule de marchés et achats

Responsable en charge des marchés et achats




Choix ou élimination

arbitraire d’un

soumissionnaire

Existence d’un procès-verbal de dépouillement des offres

Procès-verbal de dépouillement des offres



Lancement des offres

et passation de la

commande

Commande non

exécutée

Procédure de suivi du lancement et de la commande

Ce qui est lancé est passé

Ce qui est commandé est passé



Collusion de

l’acheteur avec un

soumissionnaire en

vue de modifier les

termes de marchés

Bon de commande en un exemplaire destiné aux services concernés dont le service demandeur

Conformité entre demande d’achats et bon de commande



Réception des travaux

et articles livrés

Collusion en vue

d’une livraison fictive

Mise en place d’une politique de réception

PV de réception Cellule de marchés et achats

Responsable en charge des marches et achats

Réception des travaux

et articles appartenant

à autrui

-Cahiers des charges et les spécifications techniques

-Procédure de recours éventuel

Marché ou bon de commande






(Bernard & al, 2008 : 220-244) ; (Cavériviere, 2007 :55-67) ; (Shick & al, 2001 :15-16) ; (Blanchard & al, 1999 : 63-

69) ; (Bouvier, 1990 :84-89)




5.5.5.4. Identification des risques

Toute activité humaine est porteuse de risques dit Jean-luc & al, (2014 :64). On distingue

généralement deux familles de risques : les risques liés au métier de l’entreprise et ceux

communs à toutes les entreprises.

Il s’agit pour nous, suite aux informations déjà recueillies l’ors de la phase prise de

connaissance sur les marchés relatif aux travaux de Génie Civil sur les Aéroports de Gao,

Tombouctou et la Station de Radio- Sondage de Tessalit, des travaux de construction de

l’aéroport de Mopti passé entre les soumissionnaires A, B et l’ASECNA Représentation du

Mali en 2014. Notre objectif est de déterminer les différents risques que peuvent encourir.

Nous arrivons au constat de quelques risques à savoir :

absence de qualification des soumissionnaires et des fournisseurs pour chaque type

des travaux et achats ;

l’archivage disparate des dossiers d’appel d’offres ;

le manque de base de données des fournisseurs et des soumissionnaires pour chaque

type de marchés.

Il conduira également à faire une analyse sur le dispositif du contrôle interne existant aux fins

de comparer aux bonnes pratiques. Ceci nous conduira au tableau des risques en vue de les

évaluer.




Tableau 5 : Tableau des risques

Taches Objectifs Risques Evalu

ation

Dispositif du Contrôle interne Constat

Oui/Non

Planification et

Budgétisation

S’assurer qu’il existe

une politique générale

des marchés (achats)

-Absence de politique

générale d’achats.

-Achat non nécessaires.

I

I

-Définition et formation des grands axes de la

politique d’achats ;

-Existence d’une procédure d’achats ;

Oui

Oui

S’assurer qu’il existe un

cadre de référence

-Absence de cadre

référence ;

-Achat par une personne

habilitée.

-Achat non autorisé.

-Achat non conforme

I

I

I

Existence d’un cadre de référence pour la

passation de marchés.

Oui

Oui

Oui


budget approuvé et

disponible pour chaque

achats.

-Dépenses non conforme

-Dépense non autorisé

-Dépassement du budget

I

I

I

-Existence d’une ligne budgétaire pour toutes les natures d’achats.

-Approbation de tous les budgets des achats par rapport au budget annuel.

Oui

Oui





organe en charge de la

passation de marchés

-Absence de marché passé

hors respect du cadre de

référence

- Personne non habilité

I

M

-Existence d’une commission pour la gestion des marchés ;

-Définition claire des responsabilités de chaque intervenant dans la chaine de marché ;

Oui

Oui


budget approuvé et

disponible pour chaque

achats.

-Dépense non conforme

-Dépense non autorisée

-Dépassement du budget

I

I

I

-Existence d’une ligne budgétaire pour toutes les natures d’achats.

-Approbation de tous les budgets des achats par rapport au budget annuel.

Oui

Oui

Présélection des soumissionnaires


une base des données

des listes des

soumissionnaires et

fournisseurs agrée et

régulièrement mise à

jour.

-Sélection des

soumissionnaires et

fournisseurs inapproprié

- Collusion de l’acheteur

avec des soumissionnaires

et fournisseurs

I

I

-Procédure de qualification des soumissionnaires

et des fournisseurs pour chaque type des travaux

et achats.

-Action de supervision dans la qualification des

soumissionnaires et fournisseurs.

Non

Oui




S’assurer qu’il existe la

mise en concurrence

pour la présélection de

fournisseurs.

-Absence compétitivité

entre le nouveau et

l’existant

-Collusion

I

I

-Concurrence effective entre les fournisseurs

existant et les nouveaux l’ors des appels d’offres

-Séparation des taches essentielles.

Oui

Oui

Expression des

besoins

-S’assurer que les

besoins ont été

exprimés de façon

exhaustive.

-S’assurer qu’il été

approuvé par la

personne habilitée

-Non satisfaction des

besoins.

-Litige avec les fournisseurs

-Emission d’une demande d’achat pré numéroté et supervision de la procédure ;

Oui

Réalisation du

dossier d’appel

d’offres

-S’assure qu’il existe

des compétences en

internes en vue de

réaliser un dossier


-La carence du

soumissionnaire à traiter le

DAO

I

M

-Recruter le personnel qualifié et compétent à cet

effet

-Recruter un consultant externe en vue de la

réalisation des dossiers d’appels d’offres.

Non

Non




-S’assurer que le

dossier d’appel d’offre

ne contient aucun

verrou pour les

soumissionnaires

-Non-conformité aux

exigences de la

règlementation.

I

M

-Le soumissionnaire collecte suffisamment

d’informations pour lui permettre de répondre

aux appels d’offres ;

-Vérification du dossier d’appel d’offres à

plusieurs niveaux hiérarchiques.

Oui

Oui

-S’assurer de l’éthique

de l’organe en charge

de la rédaction des

appels d’offres.

-Collusion entre le

demandeur et le fournisseur

en vue de favoriser celui-ci.

-Rédaction orientée du

dossier d’appel d’offres en

faveur d’un soumissionnaire

I

M

-Mise en place de code de conduite s’il n’existe

pas ;

Oui

Oui

Envoi du dossier


-S’assurer que

l’invitation à

soumissionner a été

largement diffusée.

Diffusion d’informations

tardives ou incomplètes du

dossier d’appel d’offres à un

fournisseur pour le déclasser

I

-Supervision de la procédure d’envoi ;

-Désignation d’un responsable en charge de

l’envoi de dossier

Oui

Oui




-S’assurer que le délai

de publication a été

observé

-La plainte de certains

soumissionnaires

-Non-participation des

meilleurs soumissionnaires

I

M

-Choisir un quotidien Accessible à tous les

soumissionnaires.

Oui

-S’assurer que

l’invitation revêt de la

transparence.

Le dossier d’appel d’offres

n’est pas parvenu à tous les

soumissionnaires

I

M

-Joindre un accusé de réception au dossier

d’appel d’offres afin de le retourner par le

soumissionnaire dès réception de l’appel

d’offres.

-Ouverture d’une liste émargée des

soumissionnaires ayant acheté.

Oui

Oui

Réception des

offres


bureau de réception des

offres aménagé à cet

effet

-Inexistence de bureau de

réception des offres ;

-Confusion des offres avec

des courriers ordinaires

I

I

-Préparation d’un cadre de réception et de

conservation des offres ;

Oui

Oui


une liste émargée des

soumissionnaires.

Perte de certaines offres

reçues

I -Ouverture d’une liste d’émargement des

soumissionnaires ;

-Mise en place d’un circuit de réception des offres.

Oui




Dépouillement

des offres et

attribution du

marché


une commission de

dépouillement et

d’analyse des offres

Absence de transparence

dans le dépouillement des

offres.

I Mise en place d’une commission dépouillement

et d’analyse des offres

Oui


des compétences en

internes pour

dépouillement des

offres.

S’assurer que le quorum

des offres reçues répond

à une concurrence

effective

Non maitrise de la procédure de dépouillement

I -Le personnel chargé d’intervenir dans la chaine

de passation des marchés dispose des

qualifications requises ;

-Recours à un consultant externe.

Oui

Oui


une grille d’évaluation

des offres

L’appel d’offres manque

d’intérêt pour les

soumissionnaires consultés

M Procédure de présélection des soumissionnaires

pour le type d’achat à réaliser

Oui

S’assurer qu’il existe un bon archivage des dossiers déjà attribués

Mauvais classement,

recherche difficile dossiers

d’appel d’offres ;

I

-Procédure d’archivage des dossiers d’appel

d’offres

non




Elimination ou choix

arbitraire d’un

soumissionnaire

I la commission Oui

S’assurer que les soumissionnaires défaillants sont exclus du panel

Corruption de l’acheteur par

un soumissionnaire figurant

sur la liste des défaillants

I -Supervision dans l’analyse des offres ;

-Existence d’une liste des soumissionnaires

défaillants

Oui

Oui

Passation de la

commande

S’assurer que les

pouvoirs de signature

du bon de commande

sont définis et séparés

-Signature de la commande

par les responsables non

habilités.

I

Les personnes autorisées à passer une commande

et leurs spécimens de signatures sont indiquées

d’avance aux soumissionnaires

Oui

S’assurer de la

conformité de la

commande avec la

demande d’achats

-Collusion de l’acheteur

avec le soumissionnaire

pour modifier certain termes

de la commande

I

La commande est établie et signée en un seul

exemplaire destiné à chacun des services

concernés dont le service utilisateur

Oui

S’assurer que toutes les

commandes passées ont

été exécutées

-Existence des commandes

non honorées.

I -Procédures de suivi de la commande ;

-Procédures de recours éventuels en cas de non-

exécution de la commande

Oui




Réception des

travaux livrés

S’assurer que les articles réceptionnés sont conformes à ceux qui ont été commandés

-Non-conformité des articles

livrés par rapport au bon de

commande

I -Procédures de réception ;

-Vérification préliminaire de la conformité entre

le bon de commande, le BL / BR et la facture

Oui

S’assurer du respect de la séparation des fonctions essentielles.

-Collusion de l’acheteur

avec le soumissionnaire

pour approuver une

livraison fictive

I -Procédure de livraison correcte et de la

réception

Oui

S’assurer que le soumissionnaire est garanti pour les cas d’éviction.

-Réception des articles

appartenant juridiquement à

autrui.

I -Procédure de livraison correcte et de la

réception

Oui

I= risque important ; M = risque moyen ; F= risque faible.





5.5.5.2 Test d’existence

Il s’agira, d’analyser l’information collectée lors de la prise de connaissance et de procéder à

l’analyse de l’organigramme fonctionnel. Cette analyse nous permet de nous s’assurer de

l’existence des procédures de passation de marché par rapport à la bonne pratique.

Le test vise à découvrir un processus et le compléter par les travaux d’entretien ou de revue de

la documentation existante. Il permet par ailleurs à l’auditeur de s’approprier du sujet qui

devient alors concret. Il est composé des différents tests :

les tests de conformité ;

des tests de permanence ;

des tests d’efficacité. Jean-luc & al, (2014 : 28)

Ce tests ont été réalisés à travers divers rapprochements et observations comme : le

rapprochement entre la demande d’achats (DA), le bon de commande (BC), le bon de

livraison(BL) et le bon de réception (BR) en vue de nous s’assurer que tout ce qui a été

demandé a été effectivement commandé, tout ce qui a été commandé la été livré , et reçu.

5.5.5.3. Tests de permanence

Nous allons partir sur l’observation des dossiers de marchés objet de notre étude durant la

période il s’agit de :

des travaux de génie civil sur les aéroports de GAO, TOMBOUCTOU et la Station de

Radio Sondage de TESSALIT,

les commandes effectuées ;

les travaux construction de logements d’astreinte à l’aéroport de MOPTI

AMBODEDJO.

En vue de nous s’assurer de l’application permanente du dispositif de contrôle interne.

A partir de ce test, nous sommes arrivés au constat que la permanence est appliquée par

rapport à la bonne pratique.



SIDIBE Bourama, 25 ème Promotion MBA Audit et Contrôle de Gestion, 2013-2014, CESAG Page 73

Tableau 6 : Tests de permanence

Réf/N° Référence de l’appel d’offres et

libellé du marché

Date et

bureau

Procès-verbaux des différentes commissions de la passation des marchés BC

Qualif-

Cation

soumiss

Valida-

Tion des

besoins

Redact-

tion

AO

Envoi

AO

Récept

-

ion

offre

Dépoui-

llement

Des

offres

Evalu-

Tion

offres

Attri

Tion

du

marché

Récep

Tion

des travaux

A10 Référence d’audit Xxxx A2 A3 A4 A5 A6 A7a A7b A7c A8 A9

1 TVXGAG 2/08/14

Bamako

Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui

2 TVXGAT 2/08/14

Bamako


3 TVXGST 2/08/14

Bamako


4 APFB 5/08/14

Bamako


5 TVXCLAM 29/09/14 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui




5.5.5.5. Analyse du contrôle interne existant Au vue de l’étape précédente, nous avons déterminé l'importance accordée à la procédure de

passation de marchés et son contrôle interne.

Elle vise à identifier et comprendre :

la planification et la budgétisation des dossiers d’appel d’offres;

le processus d’expressions des besoins ;

la centralisation et validation des besoins ;

l'organisation du processus et le montage des dossiers d’appel d’offres

le lancement ;

le processus de réception, l’ouverture et l’adjudication.

A ce niveau, l’ASECNA Représentation du Mali accorde une importance particulière au

système du contrôle, les besoins sont soumis à plusieurs niveaux pour leurs validations et

leurs éligibilités.

Apres l’expression des besoins, les différents responsables s’assure qu’il s’agit des besoins

réelles et légitimes ; il procède ensuite à leurs validation. Les besoins validés au premier

niveau sont ensuite transmis au contrôleur financier et en fin transmis au Représentant pour sa

validation au dernier niveau.

Ce qui va nous conduire au Feuilles d’analyse des risques (FAR).




Tableau 7: 1/3 Feuilles d’analyse des risques (FAR)

Mission : Audit de la passation des marchés Références d’audit : A10

Entité : ASECNA, Bamako.

Risque identifié :

Dispersion des dossiers d’appel d’offres

Faits constatés :

La recherche difficile des dossiers d’appel d’offres, ce qui constituera une perte en temps

lorsqu’il s’agira de les reconstituer pour le besoin des vérifications. Les différents tests ne

sont pas efficaces à ce niveau.

Causes explicatives :

Ce sont les mauvaises organisations dans le circuit d’archivages des dossiers d’appel

d’offres.

Conséquences réelles ou potentielles :

Cet état de fait pourrait en conséquence engendrer des difficultés dans la recherche des

dossiers en cas de besoins. Le non accessibilité de l’information constitue un manque de gain

en temps et une inefficacité dans le travail.

Recommandations :

Nous recommandons aux responsables en charge des travaux, achats et conformément

RMTN, de procéder aux challenges entre les soumissionnaires désignés à cet effet.

Chef de mission :

N/A

Auditeur :

SIDIBE Bourama

Responsable du domaine audité :

N/A

Source : nous- mêmes







Risque identifié :

Faits constatés :

Le test de permanence a révélé qu’il n’y a pas eu de challenge entre les soumissionnaires

pour les travaux objet de marchés.

Cause explicative :

La cause peut être assimilée à une mauvaise structuration de la cellule en charge de la

préparation et du montage des dossiers d’appel d’offres


Le manque de challenge peut engendrer le prix élevé des coûts des travaux, ceci pourrait

mettre en cause la protection du patrimoine.

Recommandations :

Nous recommandons aux les responsables en charges des travaux, achats et conformément à

la règlementation de marché de toute nature RMTN, de procéder aux challenge entre les

soumissionnaires désignés à cet effet.

Chef de mission :

N/A

Auditeur :

SIDIBE Bourama


N/A








Risque identifié :

Inexistence de base de données des soumissionnaires et fournisseurs qualifiés

Faits constatés :

Le test d’existence a révélé qu’il n’y a pas de base de données entre les soumissionnaires

pour les travaux objet de marché et l’existant.

Cause explicative :

Manque de communication entre le responsable et la cellule en charge de la préparation et

du montage des dossiers d’appels d’offres


Ce manque peut engendrer le retard dans le tris et choix des soumissionnaires occasionnant

un surcoût des travaux, ceci pourrait mettre en cause la protection du patrimoine.

Recommandations :

Nous recommandons que les responsables en charge des travaux, achats et conformément à

la RMTN, de procéder à une mise en place d’une base de données des soumissionnaires et

des fournisseurs pour chaque type de marchés et de fournitures.

Chef de mission :

N/A

Auditeur :

SIDIBE Bourama


N/A





5.6. Appréciation du contrôle interne

Pour une meilleure efficacité et la transparence exigée dans la gestion actuelle, la

Représentation de l’ASECNA auprès du Mali a mis en place un système de contrôle pouvant

conduire à la maitrise de ses dépenses surtout en matière de la passation des marchés. Ainsi,

cette mission nous a conduit à la pertinence des procédures, et l’assurance que l’ensemble des

ressources allouées à celle-ci ont été rationnellement utilisées avec efficacité et efficience.

Il a consisté à l’examen des procédures de préparation, des signatures, de la mise en œuvre et

de l’exécution des marchés, ainsi que les réceptions des travaux et articles commandés.

Ainsi, nous avons procédé à l’examen des pièces justificatives sur les dispositifs mis-en

œuvre par les responsables dans l’organisation et la constitution des dossiers d’appel d’offres.

Les différentes analyses effectuées ont permis de collecter des éléments probants sur

l’efficacité du système au sein de la Représentation. Notre mission s’est focalisée sur les

actions de prévention, de détection et de correction des risques identifiés pour une gestion

optimale des ressources rares. Ici l’objectif recherché était de s’assurer que le patrimoine est

sauvegardé, d’apprécier la fiabilité des informations, le respect de la règlementation en

vigueur et l’efficacité dans l’intervention des différentes commissions.

En vue d’atteindre ces objectifs de la protection du patrimoine, l’ensemble des commissions

font le travail en chaine à toutes les étapes du processus et sous la supervision des

responsables hiérarchiques. Ceci pourrait contribuer à minimiser la fraude et le détournement.

La séparation des taches est conçue de manière à éviter que la seule personne puisse

commettre une erreur et ait la possibilité de les dissimiler.

S’agissant de la fiabilité des informations, l’ASECNA prévoit la constitution d’un dossier

complet et transparent pour les marchés à travers le cadre de référence (RMTN) afin de

répondre à toutes les questions des auditeurs. A ce niveau, l’information est disponible et

accessible à tous en même temps. Cependant, rien n’est prévu pour bien archiver les dossiers

déjà traités. Ce qui aura pour conséquence la recherche difficile en cas de besoins.




En relation avec l’efficacité et l’efficience des opérations, notre étude a révélé un état de

satisfaction de la qualification des membres désignés aux différentes commissions. Les

travaux objet de marchés ainsi que les biens commandé qui ont été livrés et reçus

appartiennent réellement à l’ASECNA. Cela fait échec déjà au risque de non-conformité et

d’éviction.

Notre étude nous a permis de constater que le Représentant est la seule personne habilitée à

valider, signer tous les marchés et les documents connexes, bien entendu en fonction du seuil

autorisé. Les risques identifiés sont limités grâce aux responsables qui attachent une grande

importance au contrôle interne et à leur implication dans la supervision. Toutefois, même si la

protection du patrimoine n’est pas remise en cause, nous allons recommander quelques

améliorations dans la conception et l’application du dispositif de contrôle interne pour les

risques de dispersion, de l’absence d’une base de données des soumissionnaires et

fournisseurs agréés et qualifiés pour chaque type de marchés et l’absence de challenge.




CHAPITRE VI : ANALYSES ET RECOMMANDATIONS

Introduction

Apres avoir décrire la procédure de passation de marchés, nous présenterons dans ce chapitre

les différents résultats auxquels nous sommes parvenus, les analyser, nous proposerons des en

fin des recommandations.

6.1. Présentation des résultats

Nous présenterons dans cette partie les résultats obtenus sur la base de notre étude de la

documentation sur les procédures.

L’ors de notre étude, la démarche que nous avons utilisée, a consisté à procéder à une

comparaison entre la revue de littérature en le dispositif mise en place par l’assena comme

cadre de référence. Notre étude porte sur les forces et les faiblesses que nous avons relevées

lors de notre étude sur la base des observations, des questionnaires et entretiens effectués avec

les différentes personnes en charge de ces procédures.

Le tableau des risques a présenté les forces et les faiblesses, c’est au niveau de la prise de

connaissance, au niveau de l’évaluation du contrôle interne et après au niveau des de l’audit

des procédures de passation de marchés.

Nous donnons les détails ce tableau ici.

Chaque activité de l’audit des procédures de passation de marchés a été découpée en taches

auditables. Les forces sont les bonnes pratiques qu’il faut maintenir. Quant aux faiblesses il

serait judicieux de les renforcer ; ce qui permet de les maitriser d’avantage en vue de donner

une assurance raisonnable aux responsables concernés.




6.2 Analyse de résultats

Nous analysons les résultats issus de notre étude sur la base de la revue littéraire.

6.2.1. Forces

Nous avons relevé des forces dans l’organisation, la planification et budgétisation, expression

des besoins, la réalisation des offres, l’envoie des offres, le dépouillement, et adjudication.

Nous avons ainsi constaté des bonnes pratiques par rapport à l’existant mise en place par

l’agence.

6.2.1.1. Au niveau de l’organisation

Notre étude nous a permis de relever l’existence de cadre référence régissant la gestion de la

passation de marchés à l’ASECNA. Ce cadre de référence décrit de la manière la plus

concrète et la plus précise possible toute la démarche à suivre pour l’organisation, excrétion et

la supervision des marchés. En plus de l’intégration de tous les aspects liés aux procédures de

passation, il a servi aussi de repère pour les autres membres du personnel en général et aux

nouvelles recrues en particulier pour leurs intégration rapide.

6.2.1.2. Au niveau de la prise de connaissance

En vue de procéder à une meilleure prise de connaissance de l’ASECNA, nous avons opté

pour la mise en œuvre des procédés suivants aux fins de l’appréciation des risques. Ces

procédés sont entre autres : les renseignements obtenus auprès du personnel en charge de la

passation de marchés, à travers la RMTN, et l’observation physique. Cette pratique constitue

une force pour l’ASECNA, car, ces procédés sont ceux exigés par les normes ISA pour une

bonne collecte des informations et de documents l’ors de la phase de prise de connaissance

générale.




6.2.1.3. Au niveau de la revue documentaire

Cette partie nous permet de collecter les informations nécessaires à notre étude, nous avons

procédé à l’entretien avec les autres personnels.

6.2.1.4. Au niveau de l’observation physique

La norme ISA 315 exige les prises de renseignements auprès du personnel en charge de la

passation et aussi d’autres personnels de son environnement. Ces méthodes constituent pour

nous une force. Ces observations nous permis de visiter les lieux aux fins de nous s’assurer

que les offres sont lancées, les articles reçus et les travaux faits dans les bonnes conditions et

au bon endroit. Nous avons aussi constaté l’existence de la RMTN, les PV des dépouillements

et celui des adjudications et les différents rapports de la CDJO.

6.2.2. Faiblesses

Après avoir décelé les forces de l’ASECNA quant à l’application des procédures mises en

place, il nous a paru judicieux d’analyser certaines faiblesses constatées.

Les faiblesses, ont été constatées l’ors de la procédure de lancement de l’AO. Nous avons

constaté qu’il n’existe pas une base des données des fournisseurs agrées et qualifiés pour

chaque type de marchés. A la réception des offres, nous avons relevé des défaillances

notamment le mauvais classement des plis reçus ; au niveau de l’attribution.

6.2.2.1. Au niveau de lancement

Nous avons constaté l’absence d’une base de donnée des soumissionnaires et fournisseurs

pour chaque de marchés exécuté au nom l’ASECNA. Cela pourrait être source de pour nous

le favoritisme, de mauvais choix de soumissionnaires qualifiés, de mauvaise prestation et de

fourniture des travaux et articles non conforme et donc une faiblesse.




6.2.2.2. Au niveau de la réception des offres

Au de-là des faiblesses décelées au niveau de la phase de lancement, nous avons décelé que

les offres réceptionnées avant l’ouverture et après l’adjudication sont mal classées, et

disparates.

6.3. Recommandations

Par rapport à ce que les normes internationales prévoient sur l’audit des procédures de

passation de marchés ainsi que de nos propres conclusions, nous proposons à l’agence de

mettre en place une armoire de capable de contenir les dossiers d’appels d’offres pour bien les

classer et faciliter ainsi la recherche. Nous suggérons aussi, la mise en place d’une base des

données des soumissionnaires agrées et qualifiés ; gage de l’efficacité dans les actions du

personnel en charge de la passation des marchés. Nous avons ainsi constaté certain

manquements lors de la réception des offres auxquels il faut recommander.

Conclusion de la deuxième partie

Notre étude relative à l’audit des procédures de passation de marchés a permis de comprendre

les risques qui peuvent exister. Ainsi, il nous a permis de mesurer le degré de réussite de

l’agence et de contrôler efficacement et source de création de valeur. Les risques sont entre

autres la perte des dossiers des soumissionnaires, mauvais choix de soumissionnaires,

soumissionnaires non qualifiés, le favoritisme, la recherche difficile des dossiers, la livraison

des articles non conforme.

Dans cette deuxième partie nous avons présenté, l’audit des procédures de passations de

marchés dans tous ses aspects. Les informations reçues ont permis la mise en œuvre de notre

démarche analytique et la proposition de recommandations.




CONCLUSION GENERALE




Notre objectif était de donner une assurance raisonnable qu’au niveau de la représentation de

l’ASECNA auprès du Mali, règnent la transparence, l’efficacité, et l’efficience dans la gestion

des ressources allouées et dans la passation des marchés.

En vue d’atteindre ces objectifs, nous avons procédé à une revue de littérature qui a consisté

en la définition de passation de marchés dans son ensemble, à l’audit de la passation de

marchés, la définition de ses composantes et outils. Ainsi, les règles de passation de marchés

au sein de la Représentation sont la règlementation de marchés de toute nature (RMTN), cadre

de référence en la matière. Ce cadre référence est un outil permettant de régir les procédures

de passation de marchés en conformité avec les directives de l’EUMOA de 2005 en la matière

pour les pays membre. Le respect de ces documents a permis à l’agence de mieux rentabiliser

les ressources mises à disposition. Ceci nous a permis de dire que les règles de passation de

marchés au sein de la Représentation sont respectées.

En vue de gérer ses achats à l’international, l’ASECNA procède au respect de son cadre de

référence, en lançant un avis d’appel d’offres international pour tous besoins d’achat à ce

niveau lui permettant de mieux intégré ses volets.

Nous constatons que l’ASECNA dispose une procédure de passation de marchés différentes

de celles que les soumissionnaires pratiquent habituellement avec l’Etat. C’est une difficulté

pour les soumissionnaires. Notre étude nous a permis de constater que l’ASECNA à une

bonne pratique de passation de ses marchés, car, elle le fait en fonction du respect d’un cadre

référence.

Nous avons présenté l’ASECNA Représentation auprès du Mali, en décrivant son processus

de passation de marchés. Pour réaliser le programme d’audit, nous avons analysé et

sélectionné une liasse et réalisé les tests d’existence que nous avons à l’ensemble des dossiers

consultés. Nous avons adopté le processus d’audit par les risques, afin de terminer par une

évaluation de son système de contrôle interne.

Nous disons que la passation des marchés est le couronnement de la formalisation des

opérations achats. Elle fait ressortir les engagements de chacune des parties aux marchés,

étant entendu que l’entreprise bénéficie d’une culture de la concurrence des

soumissionnaires, dans un souci de d’éthique et de transparence, aux fins d’aboutir à une




gestion efficace, rationnelle de ses ressources. Les appels d’offres restent les meilleurs

moyens pour nous, pour satisfaire à cet ensemble exigences.

En fin, nous sommes parvenus à une conclusion objective selon laquelle la Représentation de

l’ASECNA au près du Mali, favorise la culture de la transparence, l’efficacité, et l’efficiente

dans la gestion des ressources mises à disposition surtout dans la passation des marchés.

L’ASECNA doit cette assurance « raisonnable » au fait que les responsables attachent du

prix à tous les niveaux de décision au contrôle interne.

Ainsi, l’étude nous a permis de nous assurer que les objectifs spécifiques ont été aussi

atteints c’est-à-dire que :

les procédures de la passation des marchés comportent des sécurités suffisantes ;

les informations sont sincères et fidèles ;

les opérations régulières ;

les organisations sont efficaces et prend en compte tous les aspects.

Notre étude n’est pas allée au-delà du sous-processus « réception des travaux et articles

livres ». Nos attentes auraient été plus comblées si nous avions étendu ce travail sur toute

l’année en cours. En conséquence, nous formulons le souhait de voir d’autres chercheurs de

continuer le travail ; notamment sur le thème d’audit de paiement des décomptes et des

factures des soumissionnaires et des autres processus.




LISTE DES ANNEXES CESAG - BIBLIOTHEQUE



Annexe 1 : LISTE DES PIECES FOURNIR DANS L’OFFRE TECHNIQUE

N° D’arrivé 01 02 03 04

Nom Entreprise EMSIDIBE EVOV ETRMES STASV

Pouvoir de

signature

F F F F

Carte

professionnelle

F N F N

Registre de

commerce

N F F F

Quitus fiscal F F F F

Attestation

INPS

F N N N

Statut de

l’entreprise

F F F F

Certificat de non

faillite

F N F N

Carte

d’identification

fiscale

F F F F

Méthodologie F F F F

Programme

d’exécution

N F F N

CV du

personnel clés

F F F F

Références et

qualifications

N F F N




professionnelles

Attestation de

TVA

F F F F

Bilan financier

des années

2011,2012 et

2013

F N N N

Modèle de

CCAP

F F F N

Modèle de

CCTP

N F F F

Ligne de crédit F F N N

Reçu d’achat F N F F

Attestation de

visite de lieux

F F F F

Liste de matériel

d’exécution

F N F N

Schéma

d’organisation

F F F F

Ratio F N F F

Autorisation des

renseignements

bancaires

F N F N

Source : IGC (infrastructure et Génie Civil)




Annexe2 : MODELE D’AVIS D’APPEL D’OFFRES OUVERT N°……2014

AVIS D’APPEL D’OFFRES OUVERT N°…………2014/ASECNA/DEXR/ML/02

POUR LES TRAVAUX DE GENIE CIVIL SUR LES AEROPORTS DE GAO,

TOMBOUCTOU, ET LA STATION RADIOSONDAGE DE TESSALIT.

La Représentation de l’ASECNA auprès de la République du Mali sise à l’aéroport de

Bamako Sénou BP : 36, Tel : (223) 20 20 67 01 lance l’avis d’appel d’offres suivant :

1.Objet :

-Travaux de Génie Civil sur les aéroports de Gao, Tombouctou, et la station radio sondage de

Tessalit repartis en plusieurs lots. Il s’agit de :

Aérodrome de Gao Koroghoussou :

• Lot n°1 : Construction du Bâtiment radiosondage

• Lot n°2 : Réhabilitation du Bâtiment du sécurité de lutte contre l’incendie (SLI) et du

dispositif de Ravitaillement en Eau et Emulseurs (DREEM)

• Lot n°3 : Réhabilitation des voies d’accès aux installations

• Lot n°4 : Acquisition, installation et mise en service de deux cuves de 5000 litres et

10 000 litres pour le carburant SLI et la centrale électrique.

Aérodrome de Tombouctou :

• Lot n°5 : Réhabilitation du Bâtiment Radiosondage site de Tessalit

2. Source de financement : Les travaux sont financés sur fonds propres de l’ASECNA.

3. Participation et origine : Peuvent participer au présent appel d’offres, les sociétés et

entreprises installées au Mali en règle vis-à-vis du fisc et qui ne sont pas frappées par les

conditions d’exclusion au sens de l’article 50 de la Réglementation des marchés de toutes

natures (RMTN).

4. Retrait du dossier d’appel d’offres : Le dossier d’appel d’offres rédigé en français peut être

retiré à la paierie de la Représentation de l’ASECNA au Mali BP : 36, Tel : 20 20 67 01 / 20

20 31 61, moyennant un le paiement de la somme non remboursable de cinquante mille

(50 000 F CFA).




6. Examen du dossier d’appel d’offres : Le dossier pourra être consulté à la Représentation de

l’ASECNA auprès de la République du Mali sise à l’aéroport de Bamako/ Sénou auprès de la

Maintenance infrastructure Génie Civil.

6. Présentation et dépôt des offres : Les offres présentées en langue française en un(01)

original et deux(02) copies doivent parvenir au plus tard le …..2014 à 12Heures précises a

l’adresse indiquée ci –dessus. Elle doit être accompagnées d’une garantie de soumission égale

au moins à deux pour cent(2%) du montant de l’offre de demeurer valide trente(30) jours

après l’expiration du délai de validité des offres.

7. Délai de validité des offres : Les offres resterons valides pour une durée de quatre-dix(90)

jours à compter de la date d’ouverture des plis fixée au ….. 2014 à 12 H TU

Pendant cette période, les soumissionnaires ne seront pas autorisés à modifier les prix

proposés dans les offres.

8. Ouverture des plis :

Les plis seront ouverts en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants qui

désirent y assister. Elle aura lieu le ………..2014 à 12 Heures TU dans la salle de réunion de

la Représentation de l’ASECNA sise à l’aéroport de Bamako / Sénou.

Signé : le Représentant.

Source AVIS D’APPEL D’OFFRES OUVERT N° 01/2014/ASECNA/DEXR/ML/02




Annexe 3 : MODELE DE DECISION INSTITUANT LA COMMISSION

Décision n° 2014/…….. /ASECNA/DEXR/DEXRO/IGC/ML02

Portant création d’une Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres au titre de

l’année 2014.

- Le Représentant de l’ASECNA auprès de la République du Mali

- Vu la Convention relative à l’ASECNA, signée à Libreville le 28 avril 2010, ensemble ses

annexes ;

- Vu la Règlementation des Marchés de Toute Nature(RMTN) de l’ASECNA ;

- Vu le Règlement intérieur de la Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres

du…..201…..de la Représentation de l’ASECNA auprès de la République du Mali.

DECIDE :

Article 1 :

Il est mis en place au sein de la Représentation de l’ASECNA auprès de la République du

Mali, pour un mandat d’une année renouvelable, une Commission de Dépouillement et de

Jugement des Offres(CDJO) au titre de l’année 2014.

Article 2 :

Ladite commission est composée comme suit :

-Khalilou Bougounno SANAGHO, Représentant (titulaire) Serge MOUFOUMA,

Responsable des Operations

(suppléant)…………………………………………………….Président ;

- Serge MOUFOUMA, Responsable des Opérations (titulaire) Adama BERTHE, Com




Mandant d’aérodrome de Bamako (suppléant) :………………………………Membre ;

-Daouda SIDIBE, Chargé IGC (titulaire) Christian David CAMARA, Chef Unité Pistes et

Voiries (suppléant)………………………………………………….Membre ;

-Adama BERTHE, Commandant d’aérodrome de Bamako(titulaire) Idi BOUKARI, Chargé

Contrôle en Route(suppléant)…………………………………………Membre ;

-Amadou Mady DIALLO, Chargé IRE-I(titulaire) Sékou TOGOLA, Chef Unité

CNS(suppléant)……………………………………………………..Membre ;

-BAFOUATIKA Gimond, Chargé Administration et Finances (titulaire) Boubacar DIARRA,

Chef Unité Budget et Facturation (suppléant) :…………………….Membre ;

-POUYE Ale Baba, payeur (titulaire) Amara SANOGHO, agent comptabilité et recettes

(suppléant)………………………………………………Membre ;

Article 3 :

Le Chargé Maintenance Infrastructure Génie assure le secrétariat permanent de la

Commission.

Article 4 :

La Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres peut faire appel à toute personne

ressource.

Article 5 :

La présente décision prend effet à compter de sa date de signature.

Ampliations :

- DEXRO-DCSDR

- Tous chargés et Payeur

Signé : le Représentant.

Source Décision n° 2014/01/ASECNA/DEXR/DEXRO/IGC/ML02




Annexe 4 : GUIDE D’ENTRETIEN

QUESTION PRINCIPALE QUESTIONS SUBSIDIAIRES

Comment s’effectue la passation des marchés

à la Représentation auprès de la République

du Mali ?

1. Quelles sont les différentes étapes du processus

de passation des marchés ?

2. A chaque étape, quelles sont les procédures

mises en place pour mener à bien les attributions ?

3. Quels sont les documents qui sont produits à

chaque étape de ce processus ?

4. Qui sont les différents intervenants dans la

chaine de passation des marchés ?

5. Comment la commission procède –t-elle dans la

validation des besoins ?

6. Qui est responsable des achats ?

7. Qui approuve une demande des achats ?

8. Quel est l’objet du marché ?

9. Quelles sont les conditions spécifiques pour la

passation d’un marché ?

10. Comment s’assurer de la qualification du

personnel intervenant dans la chaine de marché ?

Source : Nous-mêmes




Annexe 5 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 1/8

Entité : ASECNA Représentation au près du Mali

Processus : Organisation et budgétisation des marchés

Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés

Question de contrôle interne

Exercice : 2014

Folio

1/8

Objectifs de contrôle interne :

S’assurer que la Représentation de l’ASECNA au près du Mali, dispose d’une bonne organisation assortie d’un budget annuel approuvé, disponible et suffisant pour la passation des marchés.

Questions Oui Non N/A Commentaires

1. Existe-t-il un plan de passation des

marchés à long/moyen/court terme ?

X

2. Existe-t-il un organe en charge

d’intervenir dans la chaine de passation

des marchés ?

x

3. Les membres de l’organe disposent-

ils des compétences adéquates ?

x

4. Existe-t-il un manuel de procédure

relative à la passation des marchés ?

x

5. En cas de recherche sur un marché

donné, les informations sont-elles

facilement accessibles ?

x

Etabli par : SIDIBE Bourama

Le : 22/09/2014

Validé par : SIDIBE Bourama

Le : 22/09/2014

Source : Nous même






Processus : Pré qualification et enregistrement des soumissionnaires



Exercice : 2014

Folio

2/8


S’assurer que la base des données des soumissionnaires ou fournisseurs est à jour et permet une réelle concurrence entre les soumissionnaires pour un marché donné.


1. Existe-t-il une base des données des

soumissionnaires ou fournisseurs ?

X

1. ASCNA qualifie-t-il les

soumissionnaires et fournisseurs pour

chaque type de marchés ?

X

2. La personne en charge de

qualification est –elle différente de

celle qui enregistre ?

X

4. Existe-t-il une base des données des

soumissionnaires agrées et qualifiés ?

X

5. Quelle est la personne ou le service

en charge de l’envoi ?

x

6. Existe-t-il une culture de

concurrence ?

x


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : Nous même






Processus : Expression interne des besoins



Exercice : 2014

Folio

3/8


S’assurer que l’expression des besoins résulte d’un consensus au sein de l’unité utilisatrice et que ces besoins est validés, matérialisés par une demande d’achats dument approuvée.


1. La validation des besoins est-elle un

préalable au déclenchement du

processus achats ?

X

2. Qui valide les besoins exprimés :

-le Représentant ?

-le responsable hiérarchique ?

x

3. la demande d’achats est toujours

établie par la bonne personne ?

x

5. l’approbation de la demande d’achat

est celle subordonnée à la réception

des crédits ?

x


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : Nous même






Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres



Exercice : 2014

Folio

4/8


S’assurer de la transparence dans l’envoi : l’information disponible est parvenue à tous les soumissionnaires et ou fournisseurs intéressés et en même temps.


1. Comment le dossier sont -il

acheminés chez les soumissionnaires :

-courrier papiers avec accusé

réception ?

-courrier électronique avec accusé

réception ?

-autres ?

X

x

x

x

*Les soumissionnaires eux-mêmes passent pour acheter et ou retirer les différents dossiers pour le traitement et émarge dans un registre.

2. La bonne personne envoi-t-il les t

dossiers aux soumissionnaires ?

x

3. Les candidats disposent –ils d’un

délai suffisant pour se préparer ?

x

4. Il y a-t-il des cas qui n’ont pas fait

l’objet de la concurrence ?

x


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : Nous même




Annexe 9 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8

Entité : ASECNA Représentation au près du Mali Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés


Exercice : 2014

Folio 4/8

Objectifs de contrôle interne : S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures


5. Les candidats ont-ils rempli les

conditions fixées par l’article 43 du

CMP pour prendre part aux marchés,

en particulier dans les cas de faillite

personnelle ou de mesures

d’interdiction temporaire ou définitive

d’obtenir des commandes publiques ?

x

Au moment de notre passage en tant que stagiaire nous n’avons rencontré ce cas.

6. Les marchés passés par l’AC

figurent ils dans le plan de passation

des marchés transmis à la DCMP ?

X

ASECNA en tant que organisme international, avec son statut particulier et autonome ne relevé pas des DGMP.

7. L’autorité contractante a t – elle

laissé aux soumissionnaires devant

compléter des pièces administratives

un délai suffisant expirant au plus tard

à la date du prononcé de l’attribution

provisoire ?

x

8. Le registre des marchés est – il

correctement tenu et contient il toutes

les mentions exigées par la

réglementation en vigueur ?

X


Le : 22/09/2014 Validé par : SIDIBE Bourama

Le : 22/09/2014 Source : Nous même









Exercice : 2014

Folio

4/8


S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures


9. La qualification de l’attributaire a t –

elle été examinée indépendamment du

contenu de son offre (post

qualification) ?

x

10. - L’AC a t- elle respecté les

règles de publicité (respect du format

type de l’avis d’appel public,

publication dans au moins un journal

de grande diffusion, respect du délai

minimal fixé par l’article 63 (entre la

date de publication et la date limite de

dépôt) ?

x

11. Les cas éventuels de rejets d’offres

anormalement basses par l’AC sont-ils

justifiés et ne résultent pas d’une

volonté délibérée d’écarter un

soumissionnaire moins disant du

marché ?

X

12. L’AC a t – elle systématiquement

respecté les différentes étapes

X




d’évaluation des offres (examen

préliminaire, examen détaillé,

classement et vérification de la post

qualification) ?


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : Nous même









Exercice : 2014

Folio

4/8




13. Les demandes d’éclaircissement

adressées aux candidats n’ont – elles

pas eu pour objet de favoriser un

candidat ou à un groupe de candidats

qui devait être éliminé pour offre non

recevable parce que non exhaustive.

Les informations demandées ont –

elles été limitées à l’obtention de

précisions sur la teneur des offres

concernées pour en faciliter l’examen,

l’évaluation et la comparaison ?

x

14. Les délais de validité des offres

ont-ils été systématiquement prorogés

par l’AC avant leur expiration ?

X

15. Les avenants conclus par l’AC

n’ont-ils pas eu pour objet en réalité de

substituer un autre marché au marché

initial ?

X

16. Dans la conclusion des avenants,

l’AC a t – elle respecté le seuil de 30%

X




du marché initial fixé par l’article 24

du CMP ? Dans l’affirmative,

l’augmentation induite n’est – elle pas

voisine du seuil limite imparti ?


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : Nous même







Exercice : 2014

Folio 4/8

Objectifs de contrôle interne : S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures

Questions Oui Non N/A Commentaires 17. N’a – t- elle pas conclu des

avenants à des dates très proches des

dates de réception des fournitures,

travaux et services qui en constituent

l’objet?

X

18. L’AC a t – elle réellement utilisé

comme critères d’évaluation ceux

publiés dans l’AMI ?;

X

19. Les candidats de la liste restreinte

possèdent ils les aptitudes techniques

requises par l’AMI ?;

X

20. La qualité des dossiers de

Demande de proposition (DP) est –

elle appréciable (pertinence des TDR,

pertinence des critères d’évaluation

avec la nature et la complexité de la

mission, bonne répartition du système

de notation entre les divers critères.) ?

X












Exercice : 2014

Folio

4/8




21. L’AC n’ a – t – elle indûment

éliminé des candidats pour défaut de

fourniture de la caution de soumission.

X

22. Les commentaires sur les points

forts et les points faibles des

propositions des candidats reflètent- ils

les notes attribuées aux candidats ?

X

23. Les candidats dont l’offre

financière a été ouverte ont-ils atteint

la note de qualification minimale ?

X

24. Les offres financières des candidats

non qualifiés leur ont-elles été

retournées sans être ouvertes (preuve

de la transmission à obtenir) ?

X


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : Nous même









Exercice : 2014

Folio

4/8




25. La pondération entre notes

techniques et notes financières utilisée

en définitive par l’AC est-elle

conforme à celle figurant dans la DP ?

X

26. Les calculs pour la détermination

de l’attributaire ont-ils été

correctement effectués (en particulier

en cas d’utilisation d’un système de

pondération entre notes techniques et

notes financières ?

X

27. N’existe t – il pas des cas de

marchés dont les montants attribués

sont très voisins du seuil de passation

d’un marchés par appel d’offres ?

X

28. L’autorité contractante (AC) n’a t –

elle pas eu recours abusivement à des

procédures de dépouillement –

attribution alors même que les marchés

concernés sont d’un niveau de

complexité tel qu’une analyse détaillée

X




de la conformité des offres et de la

qualification des soumissionnaires

s’imposait ?


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : Nous même









Exercice : 2014

Folio

4/8




29. L’AC a-t-elle laissée aux

soumissionnaires un délai suffisant,

raisonnable et compatible à la

consistance de la commande

envisagée ?

X

30. Pour les marchés de prestation

intellectuelle, les candidats ont-ils été

dûment convoqués à la séance

d’ouverture des offres financières

(preuve des convocations à obtenir en

particulier dans le cas d’absence de

registre de présence déchargé par ces

candidats) ?

X

Au moment de notre passage pour la periode de stage, nous n’avons rencontré des cas de ce genre.

31. L’AC a-t-elle veillé, dès

l’approbation des propositions

d’attribution, à mettre en œuvre les

diligences prévues par l’article 81.3

(aviser systématiquement et dans les

meilleurs délais les autres

soumissionnaires du rejet de leurs

offres, restitution des garanties de

X




soumission et publication d’un avis

d’attribution provisoire) ?

32. L’AC a t – elle respecté le délai

minimal de 15 jours devant séparer

l’avis d’attribution provisoire et la

transmission du marché à la signature

de la personne responsable du

marché ?

X


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : Nous même









Exercice : 2014

Folio

4/8




33. L’AC a-t-elle systématiquement

formellement notifié le marché aux

différents attributaires (preuve à

obtenir) ?

X

34. L’AC a t – elle effectivement

publié un avis d’attribution définitive ?

dans l’affirmative a t – elle respecté le

délai maximal de 15 jours à compter de

la notification du marché à

l’attributaire ?

X

35. Pour les besoins de la conclusion

de leur contrat, les attributaires des

marchés par entente directe ont-ils

soumis l’ensemble des pièces

administratives requises notamment les

attestations fiscales et des organismes

sociaux ?

X

36. Pour les marchés de DRP, l’AC a t

– elle notifié à l’attributaire du marché

et a t – elle informé les autres

X




soumissionnaires du sort réservé à

leurs offres (preuve de la transmission

des courriers à obtenir) ?


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : Nous même









Exercice : 2014

Folio

4/8


S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures pour les differents modes de passation de marchés.


37. L’AC a-t-elle identifié de façon

claire, dans les contrats qui la lient

avec les attributaires des marchés par

entente directe, les éléments précis

d’information financière que les

prestataires de services doivent

transmettre pour permettre le contrôle

spécifique sur les prix de revient prévu

par l’article 75 du CMP ?

X

38. Les contrats signés par l’AC sont-

ils conformes avec les projets de

marchés contenus dans les DAO et les

DP ?

X

39. Ces contrats prévoient – ils, si

requis par la réglementation, les

différentes cautions à fournir (en

particulier avance de démarrage et

bonne exécution) ?

X

40. L’AC a t – elle veillé à ce que les X




contrats soient immatriculés et

enregistrés aux frais des candidats ?


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : Nous même









Exercice : 2014

Folio

4/8


S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures pour les différents modes de passation de marchés.


41. Les candidats attributaires ont-ils

présenté respectivement avant le

versement de toute somme à titre

d’avance et à la signature du contrat

les cautions d’avance de démarrage et

de bonne exécution (si les seuils fixés

sont atteints). Dans l’hypothèse où

cette dernière caution n’est pas

présentée, l’AC a – t – elle veillé à

prélever une retenue de garantie sur les

acomptes versés au titulaire du marché

?

X

42. Les cautions présentées par les

candidats ont – elles été délivrées par

des institutions financières habilitées

en vertu de l’Arrêté Ministériel N°

10499 MEF/DGF/DMC du 08/12/2008

habilitant certaines institutions

financières à se porter caution ?

X

43. Les délais contractuels d’exécution X




du marché fixés dans le contrat ou

l’ordre de service ont – ils été respectés

par le titulaire du marché ? dans la

négative, chercher à situer les

responsabilités. Et si elles sont

imputables au titulaire,

s’assurer que les pénalités prévues par

le contrat ont été effectivement

décomptées par l’AC et facturées au

titulaire du marché ?

44Si l’AC a eu à résilier au cours de la

gestion concernée des marchés, les

motifs allégués sont- ils conformes aux

exigences posées par l’article 126 du

CMP (en particulier une mise en

demeure restée sans effet, préalable à

toute résiliation)

X


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : Nous même









Exercice : 2014

Folio

4/8


S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures pour les différents modes de passation de marchés.


45. A la réception provisoire, l’AC a t

– elle obtenu du titulaire du marché le

dépôt d’une nouvelle caution de bonne

exécution couvrant la période de

garantie (délai de validé courant

jusqu’à la réception définitive) ?

X

46. Appréciation du rapport qualité /

prix des biens, travaux et ouvrages par

comparaison avec les biens, travaux ou

ouvrages de même nature acquis ou

réalisés sur le marché par d’autres

acteurs économiques ?

X

47. Appréciation du caractère

raisonnable du taux d’usure des biens,

travaux et ouvrages acquis ou

réalisés ?

X

48. Appréciation de la conformité entre

les biens, travaux et ouvrages acquis

ou réalisés avec les spécifications

X




techniques contenues dans les cahiers

des charges des marchés. Exemple

pour un marché d’acquisition de

matériels informatiques, nous

vérifierons que les caractéristiques

techniques des matériels livrés

(processeur, capacité de stockage du

disque dur, capacité de la mémoire

vive …) sont conformes aux

spécifications du cahier de charges ?


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : Nous même







Exercice : 2014

Folio 4/8

Objectifs de contrôle interne : S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures pour les differents modes de passation de marchés.

Questions Oui Non N/A Commentaires 49. Vérification de la justification

technique et financière des avenants et

ordres de services signés ?

X

50. Pour les travaux confiés à des

maîtres d’œuvre, vérification de la

conformité des observations délivrées

par les membres de la commission de

réception avec celles fournies par le

maître d’œuvre ?

X

51. Vérification du caractère

raisonnable des prix unitaires et des

quantités (métrés) facturés par le

titulaire du marché ?

X

52. Obtention de l’assurance que les

réserves soulevées par la commission

de réception ont été bien prises en

compte par les titulaires des marchés

avant la réception définitive ?

X










Exercice : 2014

Folio 4/8

Objectifs de contrôle interne : S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures pour les différents modes de passation de marchés.(Marchés de prestations intellectuelles)

Questions Oui Non N/A Commentaires 53. Les marchés passés par l’AC selon ce

mode de passation répondent-ils à la

définition donnée par l’article 4.11 du

CMP ?;

X

Nous n’avons pas pu couverts cette étape

54. L’AC a-t-elle respecté la procédure

définie pour la passation de ce type de

marchés (en particulier publication

d’un avis de manifestation d’intérêts

(AMI) respectant les conditions et

formes définies par les articles 56 et 63

du CMP) ?;

X

55. Le nombre de candidats de la liste

restreinte est – il d’au moins trois ?;

X

56. L’AC a-t –il précisé de façon claire les

critères d’évaluation des dossiers et ces

critères sont-ils pertinents ?

X










Exercice : 2014

Folio 4/8

Objectifs de contrôle interne : S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures pour les différents modes de passation de marchés. (Demande de Renseignements et de Prix)

Questions Oui Non N/A Commentaires 57. Les listes restreintes de DRP

contiennent ils au moins cinq (5)

candidats ?

x

X Nous n’avons pas pu couverts cette étape

58. L’AC a t – elle apporté la preuve

de la réception des dossiers de lettres

d’invitation par les candidats, en

particulier, ceux n’ayant pas déposé

une offre ?

X

59. Les marchés ont-ils été attribués à

une fréquence anormale à un même

fournisseur ou à un groupe de

fournisseurs représentant la même

communauté d’intérêts économiques ?

X

60. L’AC a t – elle fractionné les

marchés de nature analogue pour ne

pas avoir à lancer un appel d’offres ?

X












Exercice : 2014

Folio

4/8


S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures pour les différents modes de passation de marchés. (Entente Directe)


61. L’AC s’est-elle conformé aux

exigences de la mise en œuvre d’une

entente directe ? ;

x

62. Les prix proposés par les

attributaires des marchés par entente

directe sont-ils compétitifs par rapport

aux prix standards offerts sur le

marché local et international ?.

X


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : Nous même






Processus : Réception des d’offres



Exercice : 2014

Folio

5/8


S’assurer que tous les soumissionnaires ayant reçu le dossier d’appel d’offres ont remis une offre et aucune offre n’a fait l’objet de perte.


1. Existe-t-il d’une commission

chargée de la réception des offres ?

X

2. Les candidats respectent –ils

l’anonymat des plis au moment de

dépôt ?

x

3. La commission de réception des

offres remet-il un accusé de réception

des soumissionnaires qui ont répondu?

x

4. Toute les offres sont-elles comptées

et paraphées par les membres de la

commission ?

x

5. Il y a-t-il des soumissionnaires qui

ont déposé des plis hors délai ?

x


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : Nous même





Entité : ASECNA Représentation au près

du Mali

Processus : Dépouillement des offres et

attribution du marché

Rubrique ou étape : Processus de passation

de marchés


Exercice :

2014

Folio

6/8


S’assurer qu’il existe une réelle concurrence entre les soumissionnaires et que le marché est adjugé

au meilleur soumissionnaire dans la plus grande transparence possible.


1. Existe-t-il une procédure officielle et

réglementée d’ouverture des plis ?

x

2. Les soumissionnaires assistent-il à

l’ouverture des plis ?

x

3. Est-il prévu un PV et rapport

constatant le dépouillement des

offres ?

x

4. L’évaluation technique est-elle

séparée de celle financière?

x

5. Quel est le critère de choix d’un

soumissionnaire :

-le moins disant ?

-le mieux disant ?

-Autres

X

X

*Si le moins disant n’a pas la

qualité requise, on choisit le mieux

disant

6. Le PV d’attribution des offres est-il

approuvé et signé de tous les

membres ?

X



Le : 22/09/2014

Source : nous même






Processus : Passation de la commande



Exercice : 2014

Folio

7/8


S’assurer que la commande a été passé aux soumissionnaires, celui dont le choix a été validé par la commission d’attribution des marchés.


1. Qui établit la commande :

-le secrétariat de la cellule en chargée

des achats ?

-le secrétariat de la commission

d’attribution ?

x

2 Existe-il un seuil ou un plafond de la

signature des commandes ?

x

3. Les commandes font –elles l’objet

d’une procédure d’approbation

préalable ?

- d’autorisation ?

- de contrôle ?

x

x

4. Existe-t-il des procédures régulières

de suivi de la commande ?

x


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014






Processus : Réception des biens livrés



Exercice : 2014

Folio

8/8


S’assurer que tout ce qui a été commandé a été livré et reçu effectivement et appartient juridiquement à l’ASECNA.


1. Existe-il un service chargé de

réception ?

x

2. Les réceptions sont –elles assurées

par des personnes différentes de celles

qui ont signé la commande ?

x

3. Toute la réception donne-t-il lieux à

l’émission d’un bon de réception ?

x

4. Les commandes sont toujours

conformes à la réception ?

x

5. Le contrôle qualitatif et quantitatif

sont toujours assurés par un spécialiste

du domaine ?

X


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : nous même




Annexe 12 SUITE : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 8/9


Processus : La non-conformité dans les processus



Exercice : 2014

Folio

8/9


S’assurer que de non-conformité des procédures avec les directives édictées par le CMP et les règles du CMP de l’ASECNA.


1. Existe-il un service chargé de

vérifier la conformité avec les

procédures et règles édictées ?

x

2. Existe-il des règles de rejet en

matière d’offres la moins disant ?

x

3. Tous les offres de fractionnement de

sont-t-il rejeté ?

x

4.Il y’a-t-il le non-respect des dispositions

préalables à la mise en concurrence ?

x

5. Il y’a-t-il le non-respect des éléments

constitutifs des cahiers de charges?

x


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : nous même




Annexe 12 SUITE : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 8/10


Processus : La non-conformité dans les processus



Exercice : 2014

Folio

8/10


S’assurer que de non-conformité des procédures avec les directives édictées par le CMP et les

règles du CMP de l’ASECNA.


6. Il y’a-t-il le non-respect des seuils

fixés pour les avenants ?

x

7. Il y’a-t-il le non-respect des règles de

publicité et de communication?

x

8. Tous les offres de fractionnement de

sont-t-il rejeté ?

x

9. Il y’a-t-il le non-respect des dispositions

préalables à la mise en concurrence ?

x

10. Il y’a-t-il le non-respect des éléments

constitutifs des cahiers de charges ?

x


Le : 22/09/2014


Le : 22/09/2014

Source : nous même




BLIOGRAPHIE




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4. BERNARD Frédéric & SALVIAC Eric (2009), Fonction achats, Contrôle interne et

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