Sommaire :Introduction :I.Aspects conceptuels du contrôle interneI.1 Principe de base du CII.2 Aspects du contrôle interne au sein de la direction approvisionnementII.Méthodologie de l’audit interne et opérationnel de la direction desapprovisionnementsII.1 Généralités sur la fonction achatII.2 Les services intervenant dans le processus achatII.3 L’organisation typique de la direction des approvisionnementsIII. Cas pratiqueIII.1 Description narrativeIII.2 Phase de préparationIII.3 Phase de réalisationIII.4 Phase de conclusion

Bibliographie

« MIEUX ACHETER POUR MIEUX VENDRE », mieux acheter supposeune parfaite maîtrise du processus d’approvisionnement par l’entreprise afin dedisposer de la meilleure matière première et/ou marchandises résultante d’unesélection antérieure des fournisseurs.

De ce fait, le cycle achat fournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise

sans lequel une estimation exacte de ses besoin ne peut être faite !

L’entreprise ne peut maîtriser son activité en amont et en aval qu’avec unemeilleure prospection de son marché, une bonne sélection de ses fournisseursavec un planning scrupuleusement établit permettant de canaliser l’ensemble desinformations dont elle dispose vers l’étude, l’analyse et la schématisation de cesdernières pour une utilisation fiable et simplifiée.

Pour permettre à l'entreprise de bien cerner les risques afférents à sesactivités, la mise en oeuvre d'un contrôle interne est indispensable. C'est ainsique dans notre travail, nous essaierons de présenter une partie théorique quitraitera les aspects conceptuels du contrôle interne ainsi que la méthodologied'audit interne et opérationnel dans la fonction achats, et ensuite, dans uneseconde partie, une étude de cas, portant sur l'application des conceptsthéoriques précédemment décrits.

I. Aspects conceptuels du contrôle interne :

I.1 Les principes de base :

Pour avoir sa crédibilité et garantir une qualité satisfaisante, le contrôle interne doit observeret respecter un certain nombre de règles de conduite ou de percepts. Ces principes sont aunombre de sept à savoir : l’organisation, l’intégration, la permanence, l’universalité,l’indépendance, l’information et l’harmonie.

➢

L e principe d’organisation :

Pour que le contrôle interne soit satisfaisant, il est nécessaire que l’organisation de

l’entreprise possède un certain nombre de caractéristiques.

L’organisation doit être :

–préalable, l’improvisation étant l’exception.

–Adaptée et adaptable, se conformer aux objectifs, mais aussi être souple pour ne pas être

vulnérable aux événements exceptionnels,

–Formalisée, afin d’être vérifiable,

Elle doit comporter une séparation convenable des fonctions. L’organisation doit être établie

sous la responsabilité du chef d’entreprise.La règle de séparation des fonctions a pour objectif d’éviter que dans l’exercice d’une activitéde l’entreprise un même agent cumule :–les fonctions de décision,–les fonctions d’enregistrement,–les fonctions de contrôle,–ou même simplement deux d’entre elles.

➢

Le principe d’intégration

Les procédures de contrôle interne doivent permettre le fonctionnement d’un systèmed’auto-contrôle qui permet de déceler des anomalies par des recoupements ou descontrôles réciproques.

Les recoupements consistent à comparer des informations semblables alorsqu’elles existent dans des documents différents. Ils permettent de s’assurer de la fiabilitéd’une information au moyen de renseignements émanant de sources différentes(concordance d’un compte collectif avec la somme des comptes individuels).

Les contrôles réciproques consistent en un traitement subséquent ou simultané d’uneinformation selon la même procédure, mais par un agent différent, de façon à vérifierl’identité des résultats obtenus (total des relevés de chèques reçus et total des bordereauxde remise sen banque).

➢

Le principe de permanence :

Pour la mise en place de l’organisation de l’entreprise et de son système derégulation qu’est le contrôle interne, il faut une pérennité de ce dernier, elle aussiindépendante de la continuité d’exploitation. Les systèmes de contrôle interne doivent êtremaintenus aussi bien qu’il y’a une continuité d’exploitation.

➢

Le principe d’universalité :

Pour que le contrôle interne soit d’une qualité satisfaisante, il doit couvrir toutesles personnes exclues du contrôle par privilège, ni de domaines réservés oud’établissements mis en dehors du contrôle interne.

➢

Le principe d’indépendance 

Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne sont à atteindreindépendammentdes procédés, méthodes et moyens de l’entreprise. En particulier,l’informatique ne doit pas éliminer certains contrôles intermédiaires.

➢

Le principe d’information :

L’information doit répondre à certains critères tels que la pertinence, l’utilité,

l’objectivité, la communicabilité et la vérifiabilité.

➢

Le principe d’harmonie :

C’est l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de l’entreprise et de sonenvironnement, il exige que le contrôle interne soit bien, adapté au fonctionnement del’entreprise.

En particulier, dans la petite entreprise, le contrôle interne connaît des limites inhérentes à ladimension, notamment pour ce qui concerne la mise en œuvre généralisée du principe deséparation des fonctions. Mais, il ne faut pas ignorer que cette lacune se trouve en partiecompensée par la connaissance des hommes et des activités par le chef d’entreprise qui est undes éléments essentiels du contrôle interne.

I.2. CI au sein de la direction d’approvisionnement:

a. Principes d’évaluation du CI :

A ce stade, nous allons examiner les différents principes du contrôle interne

quant à la procédure d’achat.

•L’exhaustivité des procédures :

A ce niveau, l’auditeur se demande si toutes les opérations de l’entreprise ont été enregistrées,

le risque d’omission peut se manifester par :

➢

L’omission de l’enregistrement d’une facture reçue ou d’un avoir,

➢

La réception des marchandises sans enregistrement de la facture à recevoir,

➢

Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs.

Pour s’assurer de l’exhaustivité des procédures, l’auditeur effectue les tests suivants :

Il sélectionne des bons de réception et s’assure de l’enregistrement des factures

correspondantes.

➢

Il sélectionne des doubles de bon de commande, retrouve les bons de commandes et les

factures correspondantes et s’assure de leur enregistrement.

➢

Il sélectionne les relevés fournisseurs et les compare avec les factures enregistrées.

➢

Il sélectionne les demandes d’avoir ou retrouver les avoirs reçus et les enregistrements

correspondants

En somme, l’auditeur doit acquérir la certitude que toutes les opérations

intervenues ont été bien communiquées à la comptabilité et traitées par cette dernière.

•La réalité des procédures :

Il s’agit de s’assurer que toutes les procédures effectuées traduisent correctement une opération

réelle. Les risques qui peuvent porter atteinte au respect de ce principe sont les suivants :

○Enregistrement d’achats non effectués

○Enregistrement des charges ou des dettes non autorisées

○Non détection d’erreurs qui peuvent entacher les factures.

•L’autorisation :

L’objectif à ce niveau est de s’assurer que :–Les besoins sont déclenchés par des personnes ayant autorité,–Le choix du fournisseur est approuvé par la personne compétente,–Toutes les commandes sont autorisées,–Les réceptions sont validées par les personnes habilitées pour ce fait,

–Les règlements des factures sont autorisés et en cas de paiement par traite s’assurer

que leur acceptation est faite par les personnes compétentes ;–Les avoirs sont justifiés,–Les fiches d’inventaire sont validées ;

Les risques qui peuvent existés sont : (le manque de précision, existence d’achats fictifs,

détournements…).

•L’optimisation :

Il s’agit d’optimiser les besoins et les conditions d’achats de ces besoins via la maîtrisedu processus d’achats. Pour cela, il faut disposer d’informations fiables afin de prendre unetrès bonne décision, car cela est reflété dans les documents comptables de la société.

b. Risques liés à la direction d’approvisionnement :

Principes du CIRisques propres

Autorisation

–Manque de précision (quantité, qualité)–Abus de pouvoir–Des demandes d’achats non justifiées–Engagements non autorisés–Fraudes et détournements

–Omission de la comptabilisation ou double

comptabilisation

–Paiement non autorisé

Coupure

–Mauvais rattachement des charges–Surévaluation ou sous évaluation des résultats–Omission ou perte de données des commandes

Exhaustivité

–Omission des demandes d’achats

–Manque d’information pour la passation d’une

commande–Pertes liées à la fluctuation des monnaies–Réception ou livraison d’éléments non commandés

– Achats fictifs

–Fraude et détournement d’argent

Optimisation

–Risque fournisseur (qualité, quantité, prix, délais…)–Rupture de stock–Retard dans la comptabilisation

–Retard de paiement (litige, amendes pour retard)

–Dépassement du budget alloué

Réalité

–Enregistrement d’achats non effectués–Enregistrement des charges ou des dettes non autorisées–Non détection d’erreurs qui peuvent fausser les factures–Choix erroné des fournisseurs

– Livraison partielle

–Sur-paiement ou sous-paiement de la facture

II.

Méthodologie de l’audit interne et opérationnel de la direction des

approvisionnement

II.1. Généralités sur la fonction achat :

La fonction achats n’est pas seulement une fonction intervenant en amont, mais unefonction-carrefour entre les divers utilisateurs qu’elle doit satisfaire dans l’entité et l’ensembledes fournisseurs potentiels.

Elle doit agir de façon à assurer aux utilisateurs un approvisionnement en matériels,

matières, marchandises, services et fournitures qui soient :

Conformes aux spécifications des utilisateurs et contrôlables par les

réceptionnaires ;

Obtenues dans des conditions compétitives de coût net, compte tenu des opérations

qui affecteront ces approvisionnements dans l’entité et donc les charges qu’ils engendreront ;

Disponibles dans la forme, et les conditions nécessaires et souhaitées, sans rupture

de la continuité des approvisionnements

La hiérarchie de ces trois missions peut évoluer selon les types d’activité et la nature

des biens achetés mais aussi dans l’échelle du temps.

Les facteurs que doit prendre en considération, la fonction achats sont généralement

multiples et complexes :

La définition des spécifications acceptables ;Le nombre de fournisseurs pour les produits stratégiques ;La qualité du service attendu (régularité, pérennité, souplesse et extensivité) ;Le prix dans toutes ses composantes ;Les conditions permettant de simplifier la tâche de l’entreprise ;L’attitude du fournisseur sa capacité d’entre dans les contraintes du métier du client.

II.2. Les services intervenants dans le processus d’achats :

◘Services «I nitiateurs »: émettent des « demandes d’achat » dans des limitesstrictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyerdirectement aux fournisseurs.

◘Service «Achats»: il établit les bons de commande sur la base des demandesd’achats soit des besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit lesfournisseurs et surveille les délais de livraison.

◘Service «Réception»: s’assure de la conformité de la livraison avec la

commande (quantité et qualité).

◘Service «S tocks»: il reçoit la marchandise du service « Réception » et procède

aux enregistrements permettant un suivi quantitatif.

◘Service «Comp tab le»: enregistre les factures après leur approbation.

◘Service «Trés orerie »: règle les factures en s’assurant de leur approbation par

les personnes compétentes.

II.3. L’organisation typique de la direction d’approvisionnement:

1 Déclenchement de la commande :

Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donnerl’assurance que les commandes de marchandises ou des biens et services sont faites enfonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et par des personnesautorisées à le faire.

En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont indissociables

des problèmes de gestion des stocks.

Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière satisfaisante

aux questions suivantes :

•Qui peut déclencher la commande?•Quand passer la commande?•Quelle quantité faut-il commander?•A quel fournisseur doit-on s’adresser?

a.Expression du besoin :

A l’origine de tout achat, il y a la naissance d’un besoin provenant d’une entitéquelconque de l’organisation. En fonction de la nature du bien commandé, plusieursprocédures peuvent coexister :

➢

Articles courants à consommation régulière : les besoins sont déterminés en fonction

des programmes de production et un stock minimum doit exister pour éviter

d’éventuelles ruptures.

➢

Articles courants à consommation irrégulière : dans ce cas, le suivi e fait à l’aide d’une

fiche de stock et la mise en œuvre des règles régissant le système deréapprovisionnement qui déclenche le besoin. Parfois, on n’assiste pas à une demanded’achat proprement dite, mais ce sont les fiches de stock qui jouent ce rôle.

➢

Commandes imprévisibles à caractère non répétitif : la procédure utilisée, en général,

est celle de la demande d’achat transmise par les services demandeurs au service achat.Ces demandes doivent être approuvées par un responsable et ce dans le cadre desdépenses autorisées par signature.

➢

Commandes urgentes : le caractère d’urgence peut provenir de plusieurs causes telles

les ruptures de stocks, les mauvaises prévisions des besoins, les erreurs dans les

programmes des besoins…

Dans ce cas, les demandes d’achats doivent prévoir un repérage de l’urgence des

commandes à destination des acheteurs.

Généralement, Une demande d’achat est établie par les services utilisateurs et transmise au

service « Achats » ;

Enfin, les besoins de réapprovisionnement peuvent, par exemple, être déterminés par lesmagasiniers en fonction d’un niveau minimal de stocks par produit déterminé à l’avance, oupar le service « Approvisionnement » en fonction des besoins de production. La date depassation de la commande et les quantités à commander, dépendent essentiellement desquantités en stocks, des consommations et des délais de livraison. Une procédure particulièredoit être envisagée afin de procéder à la relance des marchandises non livrées à la date prévue.

a.Autorisation d’achats :

Les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de réception,de stockage, d’expédition, de tenue de l’inventaire permanent, de l’enregistrement comptableet du règlement des factures ; de ce fait, la demande d’achat doit être signée par le serviceachats soit par le Directeur Général, et ce avant de passer la commande.

c. Sélection et négociation des conditions d’achats :

A ce stade de traitement de la commande, la collecte du maximum d’informationsinternes et externes à l’entreprise est un gage de la qualité de la procédure de sélection desfournisseurs. Le choix du fournisseur doit permettre d’obtenir, par comparaison despossibilités offertes, le meilleur prix eu égard à la qualité exigée.

Généralement, il existe une liste de fournisseurs agrées pour les différents produits ou servicesachats comprenant les prix obtenus et leur délais de livraison, cette liste fait l’objet d’uneremise en cause et d’une mise à jour périodique. Il doit y avoir une procédure d’appelsd’offres dûment documentée et une justification, au cas où le fournisseur le moins disant n’apas été retenu. Aussi, la recherche de l’information se fait sur la base des études de marché-achat et des négociations directes avec les fournisseurs, notamment dans le cas defournisseurs en nombre réduit ou d’un fournisseur en situation de monopole.

2.Passation de la commande:

La commande est considérée, sur le plan juridique, comme le contrat liant l’entrepriseet le fournisseur. Le bon de commande, document qui matérialise la commande, exprimeclairement les intentions des deux parties. Pour remplir cette obligation, il faut que ce dernier,comporte un certain nombre d’informations 

telles que le nom et l’adresse de l’entreprise, lenuméro et la date de la commande, le nom et l’adresse du fournisseur, la description et laquantité des articles commandés…

Le bon de commande est généralement établi en 5 exemplaires :

➢

L’original destiné au fournisseur ;

➢

Un exemplaire au service initiateur de la demande ;

➢

Un exemplaire au service chargé de la réception ;

➢

Un exemplaire au service de la comptabilité ;

➢

Un exemplaire demeure au service « achats » pour l’inclure dans le dossier d’achat.

Un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des exemplaires standard et

prénumérotés, à partir des demandes d’achats par le service « Achats »

Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et un

montant maximum autorisé est défini ;

Le non respect de telles procédures peut conduire :

•Soit à des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire par des

frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi que par des pertes dues au

vieillissement ou à la détérioration des produits.

La signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de commande ; cequi suppose que cette signature soit connue de la personne chargée de vérifier le bon decommande avant son envoi. Dans les sociétés importantes, il est recommandé qu’un cahier designatures reproduise un fac-similé des signatures autorisées,

•Soit à des achats insuffisants ou à contre-temps, pouvant se traduire par des retards de

production, des pertes de vente, des frais excessifs de réapprovisionnement et des

conditions moins avantageuses quantaux prix.

3. Acceptation et traitement des livraisons (ou services reçus) :

Il faut en ce domaine garantir que :

–Les délais de livraison prévus sont respectés,

–Les livraisons, (ou les services reçus) ne peuvent être acceptés que s’ils

correspondent à une demande,

–Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.

Organisation correspondante :

Les éléments suivants constituent, en général, les bases d’une organisation

satisfaisante :

–Elle assurée généralement par le service chargé de la réception et dans certains cas par le

service de la gestion des stocks. Ce service a pour tâches :

○De recevoir les arrivages des transporteurs ou des fournisseurs ;○De signer les décharges présentées par ceux- ci ;○D’identifier et d’enregistrer les marchandises qui entrent ;○De mettre plus rapidement possible les marchandises à disposition.

–Un bon d’entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est particulièrementutile que ces bons soient pré-numérotés. Il doit contenir : l’identité du fournisseur, lenuméro de commande, la quantité reçue et la quantité rejetée éventuellement.

Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon deréception. On pourra même admettre dans certains cas l’utilisation du bon de livraison dufournisseur, mais à la condition que celui-ci soit numéroté dès son arrivée.

4. Contrôle des livraisons :

Un contrôle des réceptions est prévu. Les livraisons ne doivent être acceptées quedans la mesure où la réception correspond à un bon de commande de l’entreprise.Pratiquement, il est nécessaire que le service chargé de la réception possède une copie del’ordre d’achat l’autorisant à effectuer une entrée de marchandise. Sur cette copie, il estsouhaitable que les quantités soient omises.

Un certain nombre de vérifications doivent être effectuées : elles sont généralement faites en

deux temps :

➢

Contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le bon de commande et

le bon de réception

➢

Contrôle de qualité de la marchandise reçue : il ne peut être fait que par une personnecompétente (en général un technicien) qui procèdera soit de manière exhaustive, soit parsondages.

Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de réception.

5. Enregistrement des dettes :

Après avoir effectué les contrôles de réception, le service achats reçoit la facture

correspondante et l’enregistre.

Le contrôle interne doit garantir que :

➢

Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des

services,

➢

La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.

La comptabilité doit être en mesure de détecterles marchandises reçues pourlesquelles aucune facture n’est encore parvenue. A cet égard, une bonne procédure (parmid’autres possibles) consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité les doubles desbons de commande et des bons de réception. Ceci permet à cette dernière, d’une part,d’effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de réception et de lafacture ; d’autre part de pouvoir connaître à tous moments l’ensemble des réceptionseffectuées pour lesquelles la facture n’a pas encore été reçue.

Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de la manière que soient évités :

–La perte ou simplement l’absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet esprit, il estindispensable que les factures soient centralisées dès réception par la comptabilité. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents services qui peuvent avoir à lesutiliser. De plus, les délais de circulation dans les différents services et les litigeséventuels ne doivent pas faire obstacle à la récupération de la T.V.A dans les délais normaux,

Les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu à des

litiges et détériorer l’image de marque de l’entreprise,Les retards de règlement qui peuvent se traduire par le versement d’indemnités,L’enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations,

A cet égard, on peut mentionner les procédures suivantes :

–Dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur identificationet

datées afin de mémoriser leur date d’arrivée,

–Les doubles doivent être oblitérés d’un tampon « Duplicata – ne pas enregistrer »,

–Avant d’être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de noter quel’ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec soin en fin d’exercice,au moment de l’établissement du Bilan),

–Un certain nombre d’opérations est effectuée avant l’enregistrement de la facture :

◘Un rapprochement de la facture, du bon de réception ou du bon de commande en vue

de s’assurer que la facture correspond à une réception effective, acceptée et légitime,

◘Approbation de la facture par une personne responsable,

–Une fois enregistrée, la facture doit être classée dans un échéancier jusqu’à ce qu’elle soit

payée.

Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit être en mesure

de les suivre, par exemple :

–En cas de retour des marchandises, après un premier usage qui n’a pas donné satisfaction,il convient d’obtenir du fournisseur un avis de réception et il faut demander au fournisseurd’établir un avoir. Ce genre de situation se traduit, en général, par diverses négociationsqui se prolongent dans le temps. Dans tous les cas, il est indispensable que l’ensemble desréclamations soit suivi par un responsable.

–En cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux modalités de

règlement ;

–Si des avances sont versées au fournisseur, une procédure doit être mise en place pour

qu’elles viennent en déduction du règlement définitif ;

6. Paiement des factures :

Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la

mise en paiement sont les suivants :

○Les factures sont contrôlées avant mise en paiement ;○La mise en paiement est dûment autorisée ;○Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.

Organisation correspondant à ces objectifs :

○Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au

regard du contrôle interne :

○Le service comptable compare les éléments figurant sur la facture (prix, qualité,

quantités) avec une copie des bons de réception et les bons de commande,

○La mention « bon à payer » n’est portée sur la facture qu’après comparaison de celle-

ci avec les bons de réception et de la commande correspondante.

○Le bon à payer est porté uniquement sur l’original, afin d’éviter de le donner plusieurs

fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en plusieursexemplaires, la mention « duplicata » est indiquée dès la réception, sur les exemplairesautres que l’original.

○Les factures comptabilisées portent la référence de l’enregistrement afin d’éviter les

doubles comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la mention «payé »

pour éviter un double usage et portent la référence du paiement.

II.

Cas pratique

III.1 Description narrative

Dans le cadre de votre travail dans le cabinet KPMG qui vous a affecté à un équipe d'audit ,vous avez été chargé d'auditer la fonction Approvisionnement de la société GESCOM afind'apprécier ses procédures d'achat et d'en recenser leurs forces et leurs faiblesses.

La société GESCOM est une entreprise familiale qui connaît ces derniers temps quelques

problèmes commerciaux. Elle commercialise un matériel électrique destiné à l'installation des

1

réseaux hausse et basse tension au Maroc. Son chiffre d'affaire s'est stabilisé depuis deux ans

à 120 000 Dhs.

Elle emploie 450 personnes dont 350 à la production. L'activité technique consiste en unusinage et un assemblage de pièces en acier, aluminium et cuivre.Le siège social se trouve au boulevard ZERKTOUNI à Casablanca alors que l'usine est situéeau quartier industriel AIN SEBAA (Casablanca). La société GESCOM ne dispose pas d'unmanuel de procédures.

Vous avez interviewé les différents chefs de service et obtenu les renseignements suivants:

I.Description des procédures d'achats, d'entrées en stocks et de

comptabilisation des dettes fournisseurs:

1. Les commandes

Toute commande doit passer par le service achat. Les bons de commande sont pré numérotés

et sont établis en quatre exemplaires:

○L'exemplaireblanc pour lefournis s eur○L'exemplaireb leu pour le service achat○L'exemplaireros e pour le service magasinier○L'exemplairevert pour la comptabilité fournisseur

Seule les commandes d'un montant supérieur à 30000 Dhs doivent être signées par ledirecteur technique avant envoi aux fournisseurs.L'exemplaire bleu, conservé par le service achat, permet d'indiquer sur les fiches cartonnéesde suivi des achats par référence d'article les quantités commandées avec la date decommande, la semaine de livraison prévue demandée, puis dans l'ordre alphabétique desfournisseurs afin de faciliter les relances.

2.La réception des articles commandés

Le service réception des situe à l'entrée de l'usine. Lorsque les camions livrent la marchandise,le réceptionnaire signe le bon de livraison du fournisseur, en garde un exemplaire et en remetun deuxième au livreur. Le réceptionnaire crée alors un bon de réception, bon interne à lasociété qui est établi en quatre exemplaires:

○Lep remier est envoyé au service achat qui mettre à jour le bon de commande

correspondant compte tenu des quantités reçues

○Les econd accompagne la marchandise reçue pour son stockage dans lemagas in

concerné (matières premières, matières consommables…)

○Letrois ième est conservé par lerécep tion n aire sans classement particulier

○Lequatrième est adressé au service comptabilité fournisseurs

2.Les entrées en stock

Les pièces reçues sont directement entrées en stock, laissées sur des palettes en bois (pour lesgrandes pièces) ou rangées dans les casiers (pour des petites pièces).Les pièces défectueuses ne sont repérées que lors de l'entrée en atelier d'usinage oud'assemblage. Les entrées en stocks se font chaque après midi sauf dans le cas ou il y'auraitrupture de stock et nécessité de transférer directement les pièces de l'aire de réception àl'atelier de production: aucune procédure de mise à jour des stocks n'est prévue dans ce cas.

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Le magasinier qui s'occupe des entrées physiques en stock met à jour l'inventaire permanent à

la fin de chaque journée.

3.L'enregistrement des factures fournisseurs

Les factures provenant des fournisseurs sont transmises par le service courrier aus ervice

comptabilité fournisseurs. Ce dernier classe les factures par ordre d'arrivée et par

fournisseur, puis recherche le bon de réception et le bon de commande correspondants.Il effectue alors la vérification de la facture (quantités, prix unitaires, conditions de règlement,calculs arithmétiques) et appose un cachet avec les imputations comptables (comptes decharges et code fournisseur), la date de vérification, et sa signature sur la ligne "Bon à Payer".En ce qui concerne les fournitures de services (honoraires, loyers…) figure également sur lafacture la signature du chef de service concerné par la prestation. Dès lors, les factures sontenregistrées en comptabilité par date d'échéance en attente de règlement qui sera effectué parchèque ou par virement bancaire.Les bons de réception et de commande qui restent en attente d'une facture sont revus deux foispar an ou lors des réclamations des fournisseurs.

4.Le règlement des fournisseurs

Le service comptabilité fournisseur, quelques jours avant l'échéance, transmet au trésorier lespièces pour les quelles il faut préparer un chèque ou un ordre de virement bancaire.Le trésorier transmet le tout au directeur financier pour signature. Les documents signésreviennent au trésorier pour comptabilisation des paiements, puis au service comptabilitéfournisseur pour classement par ordre alphabétique des fournisseurs. Aucune mentionparticulière n'est établie à cette occasion.

5.L'analyse des comptes

Une balance auxiliaire "fournisseurs" est établie à la fin de chaque mois. Les destinatairessont le service "comptabilité fournisseur" et le chef comptable. Cette balance n'est pasanalysée d'une façon régulière par le service "comptabilité fournisseurs".

III.2 Phase de préparation1.La lettre de collaboration

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GESCOM

Mercredi le../../2008

Cabinet KPMG

Lettre de mission

Objet: audit opérationnel de la fonction achat

Messieurs,

Dans le souci d'améliorer la conduite du travail au sein de notre entreprise et précisément dela fonction achat, nous faisons appel à vos prestations en tant que cabinet de renom.L'activité de notre entreprise consiste à la commercialisation du matériel électrique destinée à

l'installation des réseaux hausse et basse tension.Le chiffre d'affaire réalisé au cours des deux dernières années varie autourde 120 000 000Dhs.Vu que l'organisation interne de l'entreprise est devenu un atout majeur face à la concurrenceet constitue actuellement un facteur de compétitivité indiscutable, notre entreprise désireaméliorer son système de contrôle interne, précisément de la direction approvisionnement, etle rendre d'une grande pertinence et ce par votre assistance et votre accompagnement.

Dans l'attente d'une réponse favorable, agréez messieurs, nos meilleures salutations.

Signature

Directeur Général

2.Le questionnaire de prise de connaissance (QPC)

Le questionnaire de prise de connaissance est un outil utilisé lors de la phase de préparationde l’audit interne, c’est un ensemble de questions qui permettent de définir le champd’application de la mission, il permet aussi une meilleure organisation de la réflexion et desrecherches et finalement aide à l’élaboration du questionnaire de contrôle interne.

QUESTIONNAIRE DU PRISE DE CONNAISSANCE

Données sectorielles

Le secteur d'activité (électrique et électronique)La branche d’activité (matériel électrique destiné à l'installation des réseaux dehausse et basse tension)L'activité (usinage et assemblage des pièces en acier, aluminium et cuivre)Evolution du Chiffre d'Affaires pendant les trois dernières années (stabilitédepuis deux ans)

Evolution du secteur dans les cinq dernières annéesTaux de marge sectorielLes facteurs clés de succès du secteur

Les principaux concurrentsLa part du marché de l'entreprise

Données quantitatives

Nombre de fournisseurs par catégoriesMontant des achats par période et par catégories de fournisseursNombre de bon de commandes par périodeNombre de bon de réception par périodeNombre de bon de livraison par périodeNombre de factures reçues par périodeStock minimum gardé par l'entrepriseMontant des achats par rapport au chiffre d'affairesNombre de références d'articles

Données qualitatives

Délai de paiement des fournisseursMode de règlementNombre de retours des marchandises par périodeNombre d'avoirs reçues par périodeNombre de litiges par périodeExistence d'un contrôle qualitéDélai d'approvisionnementRépartition des commandes sur les fournisseursFormation du personnel

Données organisationnelles

Organigramme de la sociétéNombre de services composant la direction approvisionnementPosition de la direction approvisionnementExistence d’un manuel de procédures (non)Le nombre de procédures existantes:

Enchaînement des procédures (procédure de génération de la commande, procédure depassation de la commande, procédure de suivi de la commande, procédure de réception de lacommande, procédure de règlement de la commande)

Données réglementaires

Taux de TVA appliqué et fait générateurRégime d'imposition de l'entrepriseDroits de douaneCertificationAvantages fiscaux

1.Le plan d'approche

2.La grille d’analyse des tâches :

La grille d’analyse des tâches est la photographie à un instant T de la répartition du travail, salecture va permettre de déceler les erreurs aux manquements à la séparation des tâches et doncd’y porter remède.

On peut concevoir une grille pour chaque fonction ou chaque processus élémentaire : chaquegrille va comporter le découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la fonction ou auprocessus concerné. (Voir annexe 1)

Commentaire de la GAT :Le service comptabilité fournisseurs et le service réception cumulent les tâches d’autorisation,de contrôle et d’enregistrement ce qui constitue une infraction de l'un des principes ducontrôle interne.

5.Diagramme de circulation : (voir annexe 2)

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Taches élémentaires Objectifs

Passation de la commande

Les commandes sont faites en fonction desbesoins de l’entreprise.

Les bons de commandes dont le montant estsupérieur à 30 000 dhs doivent être signés

     par le directeur techniqueLes commandes doivent être faites pour des

quantités optimales.

Suivi des commandes

Il faut garantir que les délais de livraison

prévus sont respectés;

Réception des commandes

La commande reçue doit être vérifiée enquantité et en qualité;

Visa du bon de livraisonEmission d'un bon de réception

Mise à jour des stocks

Tenue d'un inventaire permanent afin

d'évaluer l'état des stocks

Réception et vérification des factures

Les factures justifiant l'achat doivent être

vérifiés pour éviter toute erreur possible.

Les factures doivent être comptabilisées dans

                                                                                                                       l'attente du règlement.

Enregistrement des factures et imputations comptablescomptables

Opposition d'un cachet sur la facture avec lamention Bon à payer

Valider le règlement ultérieur de la facture

Signature des documents relatifs aufournisseur pour autoriser le paiement de lafacture

La légitimité du paiement

Comptabilisation du paiement par le trésorier                                   Eviter le double paiement du fournisseur

Classement du dossier fournisseur

Garantir la conservation et la disponibilité de

l'information

Etablissement d'une balance fournisseur

Eviter l'accumulation des arriérés

Analyse de la balance fournisseur

Détecter le nombre de fournisseurs créditeurs

La légende adoptée pour le diagramme de circulation se présente comme suit:

Début

Réunion de document

Création de document

Document visé

Document

Alternative

Conservation

6.Questionnaire contrôle interne (1ère version)

Principe d'organisationQuestions oui /non                                observations                           1)Existe-il un manuel des procédures                    noninternes

2)La répartition des taches est-elle                          respectée par les services suivants:–le service achat                                                          oui–le service réception                                                   non–le service magasin                                                     non–le service comptabilité fournisseur                        non–le service trésorerie                                                  oui

Principe d'intégration1)Est-ce que tout le personnel est satisfaitou insatisfaitdes procédures quiorganisent l'entreprise?2)Les services suivants disposent-t-ils desmoyens et outils nécessaires pourl’accomplissement de leursfonctions(matériel - fiches de stocks – ordinateur –imprimante…):–le service achat–le service réception–le service magasin–le service comptabilité fournisseur–le service trésorerie

Principe de permanence1)Est-ce que la procédure de passation de lacommande est toujours respectée?

2)Est-ce que le réceptionniste applique lesformalités de la procédure de réceptionde manière régulière?4)Les procédures d'enregistrement et derèglement de la commande sont ellestoujours respectées par le servicecomptabilité fournisseurs et le servicetrésorerie?

Principe d'universalité

1)Les procédures mises en place permettentt-ellesd’atteindre les objectifs de ladirection approvisionnement

indépendamment de ses moyens?

Principe d'information

1)Est-ce que les fiches de stock sont tenues              oui                    Le magasinier se charge du                                                                                                                         contrôle et de                                                                                                                        l'enregistrementrégulièrement?2)Si oui, sont elles vérifiées par une autrepersonne ?                                                                         non

1)Les fiches de stock reflètent elles la                                                   Aucune mise à jour n'est                                                                                                                       prévue dans le cas d'une                                                                                                                      commande urgente qui fait                                                                                                                      l'objet d'une rentrée directeaux ateliersréalité du stock physique?                                              Non