atelier de démarrage aspects fiduciaires
DESCRIPTION
République Démocratique du Congo Programme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture. Atelier de Démarrage ASPECTS FIDUCIAIRES. Kinshasa, 28 février – 3 mars 2011. Quelles sont les responsabilités fiduciaires de l’UCP? Quels rapport financiers sont requis? A quel moment? - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
République Démocratique du CongoRépublique Démocratique du CongoProgramme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture Programme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture
Kinshasa, 28 février – 3 mars 2011
Quelles sont les responsabilités fiduciaires de l’UCP?
Quels rapport financiers sont requis? A quel moment?
Comment l’UCP procède à la sélection des auditeurs? A quelle fréquence les audits sont-ils préparés, et avant quelle date doivent-ils être soumis au FIDA?
L’UCP est responsable de l’utilisation de l’argent conformément à l’Accord du Financement, soit: Utilisation seulement pour les raisons pour lesquelles le don a été octroyé Avec un accent particulier sur l’économie, l’efficience et l’équité sociale
Qui doit jouer les rôles fiduciaires au sein de l’UGP? Le directeur/coordonnateur du projet Le responsable administratif et financier (RAF) du projet Le chef comptable du projet
Article IX des Conditions Générales jointes à l’AF:
Année fiscale: du 1er janvier au 31 décembre Etats financiers à soumettre au FIDA dans les trois mois suivant la fin de
chaque année fiscale (soit le 31 mars) Copie certifiée du rapport d’audit à soumettre au FIDA dans les 6 mois
suivant la fin de chaque année fiscale (soit le 30 juin au plus tard). Audit des comptes: Ne peut pas être effectué sans les états financiers (l’audit
serait rejeté) La non-transmission des audits au-delà de 180 jours peut entrainer une
suspension du don.
Pourquoi?
Garantir le devoir de rendre compte Vérifier l’éligibilité des dépenses Identifier et remédier aux faiblesses du contrôle interne et du système
financier Vérifier la conformité avec les clauses du don (clauses financières de l’AF) Recommander des actions afin d’améliorer la gestion du projet
S’effectue selon les Directives du FIDA relatives aux audits des projets (à l’usage des pays)
Préparer les termes de références pour la sélection des auditeurs (directives du FIDA relatives aux audits des projets - Annexe VI)
Sélectionner un auditeur indépendant/externe
Nommer l’auditeur (non-objection préalable du FIDA)
Transmettre les audits au FIDA dans le délai prescrit (le 30 juin au plus tard)
Préparer un plan d’action pour mettre en œuvre les recommandations d’audit
Il doit contenir les avis des auditeurs sur : Les états financiers certifiés Les états certifiés des dépenses et le Compte Spécial ou compte désigné La lettre de contrôle interne (Annexe VIII des directives sur les audits des
projets)
Opinion des AuditeursOpinion des Auditeurs
Sans réservesSans réserves Avec réservesAvec réserves DéfavorableDéfavorable Refus de certifierRefus de certifier
Les auditeurs Externes:
indiquent les changements à appliquer pour garantir une bonne gestion.
ne sont pas des “policiers”!
œuvrent pour une amélioration de la performance du projet
Manuel de procédures administratives financières et comptables
Manuel de gestion des fonds de développement à la base/manuel des opérations du projet
Structure organisationnelleStructure organisationnelle
Inventaire
Contrôle véhicules
Assurance actifs
Gestion actifs immobilisésGestion actifs immobilisés
Exécution du PTBA en cours Exécution des PTBA consolidés Appréciation taux d’exécution moyen
par rapport à indicateur de performance d’exécution du PTBA
Gestion du PTBAGestion du PTBA
Processus passation de marchés et contractualisation
A posteriori et PPM, fiches de suivi et registre de contrats
Tableaux de contrôle d’exécution physique et financière des contrats
Gestion du PPMGestion du PPM
Effectif, mouvement, évaluation du personnel
Renforcement des capacités
Gestion du personnelGestion du personnel
Performance mobilisation des fonds (registre des DRF/DPD)
Performance financière par bailleur et composante
Décaissement des fonds du don (Tableau 3C, DTS)
Reconstitution du CS ou désigné et revue des ECD
Etat fonds contrepartie et contribution des bénéficiaires
Mise en œuvre des fonds de développement à la base
Gestion financièreGestion financière
Etats synthétiques mensuels Fonctionnement du CS et des états de
rapprochement bancaires + analyse des comptes
Tenue documents comptables et classement
Calendrier clôture annuelle comptes + élaboration audit
Revue de conformité avec AF
Gestion comptableGestion comptable
Carence: Dépenses non-éligibles Dépenses de la contrepartie
préfinancées par le FIDA (ex: taxes)
Solde restantSolde restant
DRF soumise mais pas encore
réapprovisionnée
DRF soumise mais pas encore
réapprovisionnée
DRF couranteDRF courante
Montant non-réconcilié
Montant non-réconcilié
Montant non-réconcilié
Montant non-réconcilié
Surplus: Intérêt généré sur le dépôt au
Compte Spécial Chèques pas-encore décaissées
par les fournisseurs
Toujours préciser les sources et causes du montant non-réconcilié
Jamais mélanger les fonds du FIDA avec les fonds de la Contrepartie
Assurer la qualité et totalité des DRF soumises au FIDA pour accélérer les paiement
Solde restantSolde restant
DRF soumise mais pas encore
réapprovisionnée
DRF soumise mais pas encore
réapprovisionnée
DRF couranteDRF courante
Montant non-réconcilié
Montant non-réconcilié