atelier de démarrage aspects fiduciaires

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République Démocratique du Congo République Démocratique du Congo Programme Intégré de Réhabilitation de Programme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture l’Agriculture Kinshasa, 28 février – 3 mars 2011

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République Démocratique du Congo Programme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture. Atelier de Démarrage ASPECTS FIDUCIAIRES. Kinshasa, 28 février – 3 mars 2011. Quelles sont les responsabilités fiduciaires de l’UCP? Quels rapport financiers sont requis? A quel moment? - PowerPoint PPT Presentation

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République Démocratique du CongoRépublique Démocratique du CongoProgramme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture Programme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture

Kinshasa, 28 février – 3 mars 2011

Quelles sont les responsabilités fiduciaires de l’UCP?

Quels rapport financiers sont requis? A quel moment?

Comment l’UCP procède à la sélection des auditeurs? A quelle fréquence les audits sont-ils préparés, et avant quelle date doivent-ils être soumis au FIDA?

L’UCP est responsable de l’utilisation de l’argent conformément à l’Accord du Financement, soit: Utilisation seulement pour les raisons pour lesquelles le don a été octroyé Avec un accent particulier sur l’économie, l’efficience et l’équité sociale

Qui doit jouer les rôles fiduciaires au sein de l’UGP? Le directeur/coordonnateur du projet Le responsable administratif et financier (RAF) du projet Le chef comptable du projet

Article IX des Conditions Générales jointes à l’AF:

Année fiscale: du 1er janvier au 31 décembre Etats financiers à soumettre au FIDA dans les trois mois suivant la fin de

chaque année fiscale (soit le 31 mars) Copie certifiée du rapport d’audit à soumettre au FIDA dans les 6 mois

suivant la fin de chaque année fiscale (soit le 30 juin au plus tard). Audit des comptes: Ne peut pas être effectué sans les états financiers (l’audit

serait rejeté) La non-transmission des audits au-delà de 180 jours peut entrainer une

suspension du don.

Pourquoi?

Garantir le devoir de rendre compte Vérifier l’éligibilité des dépenses Identifier et remédier aux faiblesses du contrôle interne et du système

financier Vérifier la conformité avec les clauses du don (clauses financières de l’AF) Recommander des actions afin d’améliorer la gestion du projet

S’effectue selon les Directives du FIDA relatives aux audits des projets (à l’usage des pays)

Préparer les termes de références pour la sélection des auditeurs (directives du FIDA relatives aux audits des projets - Annexe VI)

Sélectionner un auditeur indépendant/externe

Nommer l’auditeur (non-objection préalable du FIDA)

Transmettre les audits au FIDA dans le délai prescrit (le 30 juin au plus tard)

Préparer un plan d’action pour mettre en œuvre les recommandations d’audit

Il doit contenir les avis des auditeurs sur : Les états financiers certifiés Les états certifiés des dépenses et le Compte Spécial ou compte désigné La lettre de contrôle interne (Annexe VIII des directives sur les audits des

projets)

Opinion des AuditeursOpinion des Auditeurs

Sans réservesSans réserves Avec réservesAvec réserves DéfavorableDéfavorable Refus de certifierRefus de certifier

Les auditeurs Externes:

indiquent les changements à appliquer pour garantir une bonne gestion.

ne sont pas des “policiers”!

œuvrent pour une amélioration de la performance du projet

Manuel de procédures administratives financières et comptables

Manuel de gestion des fonds de développement à la base/manuel des opérations du projet

Structure organisationnelleStructure organisationnelle

Inventaire

Contrôle véhicules

Assurance actifs

Gestion actifs immobilisésGestion actifs immobilisés

Exécution du PTBA en cours Exécution des PTBA consolidés Appréciation taux d’exécution moyen

par rapport à indicateur de performance d’exécution du PTBA

Gestion du PTBAGestion du PTBA

Processus passation de marchés et contractualisation

A posteriori et PPM, fiches de suivi et registre de contrats

Tableaux de contrôle d’exécution physique et financière des contrats

Gestion du PPMGestion du PPM

Effectif, mouvement, évaluation du personnel

Renforcement des capacités

Gestion du personnelGestion du personnel

Performance mobilisation des fonds (registre des DRF/DPD)

Performance financière par bailleur et composante

Décaissement des fonds du don (Tableau 3C, DTS)

Reconstitution du CS ou désigné et revue des ECD

Etat fonds contrepartie et contribution des bénéficiaires

Mise en œuvre des fonds de développement à la base

Gestion financièreGestion financière

Etats synthétiques mensuels Fonctionnement du CS et des états de

rapprochement bancaires + analyse des comptes

Tenue documents comptables et classement

Calendrier clôture annuelle comptes + élaboration audit

Revue de conformité avec AF

Gestion comptableGestion comptable

Carence: Dépenses non-éligibles Dépenses de la contrepartie

préfinancées par le FIDA (ex: taxes)

Solde restantSolde restant

DRF soumise mais pas encore

réapprovisionnée

DRF soumise mais pas encore

réapprovisionnée

DRF couranteDRF courante

Montant non-réconcilié

Montant non-réconcilié

Montant non-réconcilié

Montant non-réconcilié

Surplus: Intérêt généré sur le dépôt au

Compte Spécial Chèques pas-encore décaissées

par les fournisseurs

Toujours préciser les sources et causes du montant non-réconcilié

Jamais mélanger les fonds du FIDA avec les fonds de la Contrepartie

Assurer la qualité et totalité des DRF soumises au FIDA pour accélérer les paiement

Solde restantSolde restant

DRF soumise mais pas encore

réapprovisionnée

DRF soumise mais pas encore

réapprovisionnée

DRF couranteDRF courante

Montant non-réconcilié

Montant non-réconcilié