Atelier à l’intention des Atelier à l’intention des responsables de concoursresponsables de concours

Toastmasters, District 61Toastmasters, District 61

Plan de l’atelierPlan de l’atelier

• Introduction

• Devoirs du président de concours

• Devoirs du juge en chef

• Devoirs des huissiers, scrutateurs et chronométreurs

• Concurrents

• Période d’échange avec les participants

Au fait, pour qui organise-t-once concours ?

Président du concoursPrésident du concours

Planification des concoursPlanification des concours• Préparer le budget du concours (avec le huissier et le

VP relations publiques)• Choisir le lieu, la date et l’heure du concours• Faire de la publicité au moins trois (3) semaines à

l’avance• Préparer les entrevues avec les concurrents• Planifier le matériel nécessaire pour les concours : Manuel portant sur les concours de

discours Formulaires d’éligibilité et

d’originalité Formulaire de notes biographiques Livre des règlements du concours

de discours Instructions pour les

chronométreurs et feuilles de temps

Instructions pour les juges et bulletins de vote

Instructions pour le juge de bris d’égalité et bulletin de vote

Feuilles de comptage des votes Formulaire de notification des

gagnants Certificats de participation

- Connaître au préalable les besoins, en terme d’accessoires, de l’orateur cible ou des concurrents au concours de discours

Avant le début des concoursAvant le début des concours

Au début des concoursAu début des concours

- Rappeler la salle à l’ordre- Faire une brève entrée en matière- Revoir les règlements- Rappeler que l’ordre des concurrents a été

déterminé au hasard- Rappeler qu’une (1) minute de silence devra être

respectée entre chaque concurrent- Bien indiquer aux concurrents où sont situés les

chronométreurs- Bien maîtriser la prononciation du nom des

concurrents

Pendant les concoursPendant les concours

Concours de discours humoristique :Concours de discours (international) :

- Présenter le concurrent : “Nom du concurrent, Titre du discours, Titre du

discours, Nom du concurrent”- Avoir sous la main le titre du discours écrit

lisiblement et l’annoncer correctement

Pendant les concours (suite)Pendant les concours (suite)

Concours d’évaluation :

- Connaître au préalable les besoins de l’orateur cible en terme d’accessoires

- Présenter l’orateur cible :

“Nom du concurrent, Titre du discours, Titre du discours, Nom du concurrent”

- Avoir sous la main le titre du discours écrit lisiblement et l’annoncer correctement

- Informer l’orateur cible de se tenir debout lors de l’entrée du concurrent au concours d’évaluation

Concours des improvisations :- Remettre au huissier assigné à la porte, une copie écrite

du sujet de l’improvisation- Présenter le concurrent : “Nom du concurrent, Sujet de l’improvisation, Sujet de

l’improvisation, Nom du concurrent”- Le président du concours doit annoncer clairement et de

manière audible le sujet de l’improvisation- Faire respecter les règles strictes d’entrée et de sortie

lorsque le concours est commencé

Pendant les concours (suite)Pendant les concours (suite)

À la fin des concoursÀ la fin des concoursLes juges complètent leur bulletin

de vote en :- y écrivant clairement le nom des

gagnants ;- y inscrivant également leur nom en

lettres moulées- le signant

- Ils remettent ensuite leur bulletin de vote à un scrutateur

À la fin des concours (suite)À la fin des concours (suite)L’entrevue des concurrents :- Utiliser les cinq (5) minutes allouées

- Utiliser les notes biographiques comme source de questions

- Poser le même nombre de questions à chacun des concurrents

- Informer les concurrents de ces détails lors de la séance d’instruction

Dévoilement des résultats :- Annoncer les disqualifications en raison du temps

- Taire le nom du (des) concurrents disqualifié(s)

- Si cinq (5) concurrents et plus, annoncer les gagnants des 3e, 2e et 1re places

- Si quatre (4) concurrents, annoncer les 2e et 1re places

- Si trois (3) concurrents ou moins, annoncer tous les gagnants

À la fin des concours (suite)À la fin des concours (suite)

Remarques finales :- Remercier :

- tous les officiels du concours ;- les concurrents ;- les commanditaires ;- et l’auditoire

- Statuer que les résultats sont finaux

- Annoncer que le concours est officiellement terminé

Après les concoursAprès les concours

- Préserver le nom, courriel et numéro de téléphone de tous les gagnants

- Remettre aux gouverneurs de secteurs, de division concernés ou au lieutenant-gouverneur à la formation (District 61), la notification des gagnants, leurs formulaires d’éligibilité et d’originalité et leurs notes biographiques

- Faire parvenir un courriel aux clubs, secteurs et divisions annonçant le nom des gagnants

- Faire compléter, pour le compte du concurrent, son manuel du Leader Compétent (CL)

Devoirs du juge en chefDevoirs du juge en chef

Avant le concours :– Revoir les règlements du concours– Vérifier l’éligibilité des concurrents– Discuter de la séance “Instructions aux concurrents”

avec le président du concours– Nommer un juge de bris d’égalité– Instruire les juges, les scrutateurs et les

chronométreurs et distribuer les formulaires pertinents qui auront été préparés à l’avance

– Revoir le code d’éthique des juges

Devoirs du juge en chef Devoirs du juge en chef (suite)(suite)

Pendant le concours :– Informer l’auditoire des règles du concours– Demeurer dans la salle pour superviser le concours– Recueillir le bulletin de vote du juge de bris d’égalité – S’assurer que les bulletins de votes sont bien

complétés– Superviser le décompte des bulletins de vote – Vérifier les feuilles de temps pour tout dépassement du

temps alloué

Devoirs du juge en chef Devoirs du juge en chef (suite)(suite)

Après le concours :– Présenter les résultats au président du concours– Préparer les documents de notification des gagnants– S’assurer de l’exactitude des résultats annoncés– Détruire les bulletins de vote, les feuilles de temps et de

comptage de votes– Avec le président du concours, transmettre la

documentation pertinente au niveau supérieur

Devoirs du huissierDevoirs du huissier

Avant le concours :– ARRIVER TÔT!!!– Préparer la salle– Préparer la signalisation– Barrer toutes les portes, sauf une (1)– Obtenir une copie écrite du sujet de l’improvisation– Assister à la séance “Instructions aux concurrents”– Obtenir des concurrents, leurs besoins en termes de

matériel et d’installation

Devoirs du huissier (suite)Devoirs du huissier (suite)

Pendant le concours :– Rappeler la salle à l’ordre– Contrôler la circulation à la porte– Assister le concurrent dans la préparation de l’aire de

discours– Concours d’improvisations et d’évaluations :

Un (1) huissier pour superviser les concurrents regroupés dans une salle retirée

Devoirs du huissier (suite)Devoirs du huissier (suite)

Après le concours :– Replacer les salles– Ranger l’équipement– S’assurer de ne rien oublier

dans les salles

Devoirs des scrutateursDevoirs des scrutateurs

Avant le concours :– ARRIVER TÔT!!!– Assister à la séance “Instructions aux juges”– Identifier les juges du concours– Obtenir le formulaire de comptage des votes du juge

en chef– Répartir la salle parmi l’ensemble des scrutateurs

Devoirs des scrutateurs Devoirs des scrutateurs (suite)(suite)

Pendant le concours :– Recueillir les bulletins de vote des juges à la fin du

concours– Confirmer avec le juge en chef que tous les bulletins

de vote ont été recueillis– Vérifier que les bulletins de vote sont bien complétés– Comptabiliser les résultats– Écouter l’annonce des résultats et corriger s’il y a lieu

Devoirs des chronométreursDevoirs des chronométreurs

Avant le concours :– ARRIVER TÔT!!!– Assister à la séance “Instructions aux juges”– Confirmer que l’équipement est fonctionnel

et que vous savez l’utiliser

Devoirs des chronométreurs Devoirs des chronométreurs (suite)(suite)

Pendant le concours :– Faire la démonstration lors des explications relatives au

fonctionnement des appareils de chronométrage– Éviter les mouvements exagérés avec les cartons– Tenir le temps de manière indépendante en utilisant deux

feuilles de temps– Indiquer en surbrillance les temps hors limites– Donner les feuilles de temps au juge en chef à la fin du

concours

ConcurrentConcurrent

Avant le concours :– Préparer un discours de 5 à 7 minutes – ARRIVER TÔT!!!– Compléter les notes biographiques– Signifier sa présence au président du

concours et au huissier– Ne pas porter sa cocarde

ni ne discuter de son rôle– S’asseoir à l’avant de la salle

Concurrent (suite)Concurrent (suite)

Pendant le concours :– Livrer son discours– Remettre la parole au président du concours– Se prêter à l’entrevue des concurrents– Se tenir debout à l’arrivée de chacun

des autres concurrents– Être attentif aux autres concurrents

Concurrent (suite)Concurrent (suite)

Après le concours :– Remercier chacun des autres concurrents (si

possible)

Avez-vous des questions ?Avez-vous des questions ?