assurance qualite audit et inspection · pdca, illustrée par la roue de deming chaque étape...
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ASSURANCE QUALITE
AUDIT ET INSPECTION
Yamina Boulahdaj
Référente qualité URC-CIC Paris Centre
Cochin-Necker
OBJECTIFS Comprendre l’intérêt et l’importance de l’assurance
qualité en recherche clinique afin de garantir
Le respect des droits et la sécurité des participants à la
recherche
Le respect des dispositions législatives et réglementaires en
vigueur
Le respect du protocole de recherche
La crédibilité et la confidentialité des données
Eviter
ASSURANCE QUALITE
Définition - Qualité
Aptitude d’un ensemble de caractéristiques intrinsèques à satisfaire des
exigences (iso 9001:2000)
Capacité à atteindre les objectifs opérationnels visés
Ce concept d’Assurance Qualité sert à la fois des objectifs internes et externes :
La qualité externe : correspondant à la satisfaction des clients. Il s'agit de fournir un produit ou des services conformes aux attentes des clients afin de les fidéliser et ainsi améliorer sa part de marché,
La qualité interne : correspondant à l'amélioration du fonctionnement
interne de l'entreprise. L'objet de la qualité interne est de mettre en œuvre des moyens permettant de décrire au mieux l'organisation, de repérer et de limiter les dysfonctionnements. Les bénéficiaires de la qualité interne sont la direction et les personnels de l’entreprise
ASSURANCE QUALITE
Définition - Qualité
La décision du 24 novembre 2006 qui fixe les règles des Bonnes pratiques cliniques
La qualité dans le cadre de la recherche clinique
Qui définit les exigences à satisfaire ?
« Les BPC constituent un ensemble d’exigences de qualité dans les domaines éthique et scientifique, reconnues au plan international, devant être respectées lors de la planification, la mise en œuvre, la conduite, le suivi, le contrôle de qualité, l’audit, le recueil des données, l’analyse et l’expression des résultats des recherches biomédicales. Ayant pour but de concourir : A la protection des droits, à la sécurité et à la protection des personnes se prêtant à la recherche
L’intégrité, l’authenticité, l’exactitude, la confidentialité des données et la possibilité de vérifier ces données » Cf. référence : introduction des BPC
ASSURANCE QUALITE
Définition - Qualité
La qualité dans le cadre de la recherche clinique
Que représentent « l’ensemble des caractéristiques intrinsèques » ?
ASSURANCE QUALITE
Définition - Qualité
Les moyens et les méthodes mis en œuvre pour réaliser la recherche par :
Le promoteur et ses prestataires de service
L’investigateur principal, ses collaborateurs et ses prestataires de services sur un lieu de recherche
ASSURANCE QUALITE
Définition - Qualité
Pourquoi la qualité dans le cadre de la recherche clinique
Respecter les référentiels Réglementaires (BPC ; BPF ; CSP…)
Donner confiance aux autorités compétentes (ANSM; EMA; FDA…)
ASSURANCE QUALITE
Définition –Qualité
Amélioration continue de la qualité
Amélioration continue de la qualité en quatre étape décrite, par la méthode PDCA, illustrée par la roue de Deming
Chaque étape entraînant l'autre, et visant à établir un cercle vertueux
Méthode de référence de l’amélioration continue Composée de 4 étapes : PDCA •Plan (Préparer et planifier) : Objectifs à atteindre et la mise en œuvre des actions. •Do (Faire) : Mise en œuvre des actions •Check (Contrôler) : vérifier l'atteinte des objectifs fixés. •Act (Agir, ajuster) : action d’amélioration en fonction des résultats obtenus
ASSURANCE QUALITE
Définition - Qualité
Application en Recherche Clinique Assurance Qualité selon les BPC: Ensemble des activités préétablies et systématiques mises en œuvre
pour s’assurer que la recherche est réalisée et que les données sont générées, recueillies par écrit, documentées, enregistrées et rapportées conformément aux bonnes pratiques cliniques et aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur.
(définition BPC §1.3)
Assurance Qualité selon ISO : Ensemble des activités préétablies et systématiques mises en œuvre pour donner confiance en ce que l’entité satisfera aux exigences pour la qualité
I. « Activités préétablies et systématiques »
Implique que l’on doit écrire ce que l’on doit faire, le faire et apporter la preuve que cela a été fait
se traduit par la mise en place d’un système documentaire
ASSURANCE QUALITE
Définition : Assurance Qualité
ASSURANCE QUALITE
Définition : Assurance Qualité
Manuel Qualité
Procédures Opératoires Standardisées (POS)
Instructions standardisées détaillées, écrites, préétablies
visant à uniformiser la manière d’effectuer une activité (BPC
1.40)
Documents Opérationnels
Documents techniques servant à décrire, suivre, ou effectuer
une tâche ou une activité dans un secteur d’activité
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ASSURANCE QUALITE
Définition : Assurance Qualité
Système documentaire
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Décrit le système de
management de la
qualité
Spécifient la manière
d’accomplir une activité
Ex : Procédure de
Monitoring
Documents de travail
détaillés
Ex: Modèle type de
rapport de Monitoring
Donnent des preuves
du travail effectué
Ex : Rapport de
Monitoring complété
par l’ARC
ASSURANCE QUALITE
Définition : Assurance Qualité
Objectif du système documentaire:
HOMOGENISATION des pratiques = Gagner en efficacité dans la gestion des projets de recherche au bénéfice des organismes MAITRISE des pratiques CONFIANCE
= Aider les utilisateurs dans la marche à suivre pour la réalisation des tâches (l’ensemble du personnel est concerné et impliqué dans le système documentaire)
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ASSURANCE QUALITE
Définition : Assurance Qualité
•II - « données sont générées, recueillies par écrit ».
Apporter les preuves que cela a été fait
Traces écrites
Preuves(ce qui n’est pas écrit n’existe pas)
L’ensemble de ces traces écrites constitue la Traçabilité
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ASSURANCE QUALITE
Définition : Assurance Qualité
• III - « Données générées rapportées conformément aux BPC et aux
dispositions législatives et réglementaires en vigueur »
Montrer que ce que l’on a fait répond aux exigences
Comment le prouver audit
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ASSURANCE QUALITE
Définition : Assurance Qualité
• Assurance Qualité
• Prévoir ce que l ’on va faire et comment on va le faire. • Faire ce que l’on a prévu • Vérifier que ce que l ’on a fait est conforme à ce que l ’on a prévu. • Agir en mettant en place des plans d’action (actions correctives
/préventives)
L’ensemble de ces 4 actions contribue à une amélioration continue
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UN PETIT TEST ….
•Faites rapidement et dans l'ordre des chiffres ce calcul mental
•Donnez la réponse en chiffres et regardez la suite
1000
+ 40
+1000
+ 30
+1000
+ 20
+1000
+ 10
= réponse ???
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•Bravo ! Comme la majorité des personnes, vous répondez 5000... Alors que la réponse est 4100 !
•Refaisons le calcul pas à pas :
1000
+ 40 = 1040
+ 1000 = 2040
+ 30 = 2070
+ 1000 = 3070
+ 20 = 3090
+ 1000 = 4090
+ 10 = 4100 Et non 5000 comme vous avez pu le constater.
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Explications :
En fait, la plupart des personnes réalisent convenablement la première
partie des calculs jusqu'à atteindre 4090.
Mais après avoir été bercé par la litanie en mille de ce calcul, le cerveau
se laisse piéger par le + 10. Ainsi, la plupart des gens négligent leur
attention pour se jeter sur le millier suivant, c'est un phénomène
d'oblitération de la mémoire.
La réponse n'est donc pas 5000 mais bien 4100 !
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UN PETIT TEST ….
• Comptez rapidement le nombre de 'F' dans le texte suivant :
+++++++++++++++++++++++++++
FINISHED FILES ARE THE RE-
SULT OF YEARS OF SCIENTIF-
IC STUDY COMBINED WITH THE
EXPERIENCE OF YEARS
+++++++++++++++++++++++++++
•Vous avez fini de compter ?
•Combien y a t'il de F ?
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• Bravo ! Comme la majorité des personnes, vous répondez 3... Alors
que la réponse est 6 !
• Vous pouvez recompter :
+++++++++++++++++++++++++++
FINISHED FILES ARE THE RE-
SULT OF YEARS OF SCIENTIF-
IC STUDY COMBINED WITH THE
EXPERIENCE OF YEARS
+++++++++++++++++++++++++++
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• En fait, le cerveau ne traite pas le "OF", incroyable, non ?
Quiconque compte:
les six 'F' du premier coup est un génie
quatre est assez rare
cinq est plutôt fréquent
trois est normal.
moins de trois, vous devez changer de lunettes !!
• Explication : Lors de la lecture rapide, les yeux font des micro saccades,
fixent les mots "lexicaux", en sautant allègrement par dessus les mots
"grammaticaux" (articles, conjonctions, ...)
• Les 3 "OF" du texte ne sont pas fixés directement
Assurance de la qualité et contrôle de la qualité : responsabilité du promoteur (BPC 5.1) •Mise en place et suivi d’un système Qualité (assurance et contrôle de la qualité) comprenant :
• les procédures opératoires standardisés (ex : réalisation des documents d’étude: plan d’un protocole, approbation d’un protocole, CRF…)
• Modalité de suivi d’un protocole : visite MEP/Monitoring/Clôture/déclaration des EIG/Classement et archivage des documents/Obtention de l’accord de l’ensemble des parties impliquées pour avoir accès aux lieux de recherche, aux documents sources dans un but de contrôle qualité et d’audit par le promoteur.
•Contrôle qualité mis en œuvre à toutes les étapes du traitement des données : garantie fiabilité (cf.-tests)
ASSURANCE QUALITE
Définition : Assurance Qualité
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ASSURANCE QUALITE
AUDIT
• Examen indépendant et méthodique des activités et
des documents relatifs à la recherche en vue de
déterminer si les activités liées à la mise en place et au
suivi de cette recherche ont été réalisées et si les
données y afférentes ont été recueillies, analysées et
rapportées dans le respect du protocole, POS
préétablies, des BPC et des dispositions législatives et
règlementaires en vigueur (BPC 1.4)
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ASSURANCE QUALITE
AUDIT
Audit / Inspection
Objectifs et format identiques
Inspection = examen officiel réalisé par les autorités
réglementaires contrairement à l’audit
Inspection = conclusions pouvant entrainer des sanctions
prévues par la loi
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ASSURANCE QUALITE
AUDIT
•Audit interne :
• réalisé par le promoteur.
•Audit externe :
• réalisé par un prestataire mandaté par le promoteur
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ASSURANCE QUALITE
AUDIT
•Audit d’étude
• Documents : protocole, cahier d’observation, brochure,
rapport, dossier d’étude du promoteur
= Évaluation Verticale
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ASSURANCE QUALITE
AUDIT
•Audit de système (processus commun à plusieurs études)
d’un système impliqué dans la conduite de plusieurs essais cliniques
=Evaluation Horizontale
Ex: audit de procédures, circuit des traitements, monitoring
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ASSURANCE QUALITE
AUDIT
PAR QUI AUDITEUR
•Personne extérieure à l’Essai audité
•Désignée par le Promoteur (collaborateur externe missionné par le Promoteur)
•Formation médicale, scientifique, biomédicale, juridique, expérience des EC
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POURQUOI ?
Le promoteur est responsable de la mise en place et du
suivi d’un système qualité garantissant (BPC)
Il doit démontrer que :
• La réalisation des essais cliniques respectant la législation
• La fiabilité des données générées, documentées, enregistrées
et rapportées conformément au protocole, aux BPC et à la
législation en vigueur… et
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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POURQUOI ?
•Les données issues des essais cliniques ont pour objectif:
• publication scientifique
• mise sur le marché d’un médicament/dispositif médical.
•Des écarts constatés lors d’un audit:
• remise en cause/invalidation des données(selon leur gravité,
fréquence et ampleur)
• remise en cause/invalidation d’un centre, d’une étude
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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POURQUOI ?
Améliorer le fonctionnement du système qualité du
Promoteur
1.Analyse des faits observés,
2.Evaluer les dysfonctionnements,
3.Proposer des actions correctives et/ou préventives.
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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OU ?
•Sur le lieu de recherche
• Services hospitaliers / cabinets médicaux
• Services Médico-techniques (Laboratoires, Pharmacies)
•Dans les locaux du Promoteur ou de ses prestataires
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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QUAND ?
•Plan Annuel d’Audit fixé par du promoteur (orientations
stratégiques)
• Audits de routine
• Audits pour cause: (suspicion de fraudes,, nbre de déviations
observées, ou encore en prévention d’une inspection des
autorités…)
Le plus souvent pendant la réalisation de l’Essai
éventuelles actions correctives
préparation d’une Inspection
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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COMMENT ?
Phase de Préparation :
•Prise de connaissance du Protocole
•Rédaction d’une check-list des points audités
•Planification d’un calendrier avec l’équipe projet
•Élaboration d’un plan d’audit (dates, horaires, éléments et
personnes audités)
Conforme à la POS d’audit de la structure
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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COMMENT ?
Phase de Préparation :
• Courrier de l’auditeur aux audités (quelques semaines
avant)
• Transmission au site du Plan d’audit:
• Les dates et lieu d’audit,
• Le nom de l’auditeur et des personnes auditées
• Les objectifs
• Les documents devant être mis à disposition (Classeurs
Investigateurs, Classeurs Promoteurs, …)
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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COMMENT ?
Phase de Réalisation :
•Réunion d'ouverture (objectifs de l’audit)
•Interview des personnes impliquées dans l’essai (sur
le site audité)
•Consultation des documents de l’essai
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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COMMENT ?
Phase de Synthèse (1) :
Réunion de synthèse sur site:
1.Présentation des premiers résultats de l’évaluation
2.Demande de précisions/explications
3.Discussion
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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COMMENT ?
Phase de Synthèse (2):
1. Rapport préliminaire de l’auditeur
1. Etat des lieux des écarts/classification
2. Listes des remarques/observations
•Type : méthodologique, éthique, réglementaire…
•Niveau de gravité : mineur, majeur ou critique
2. Réponse des audités
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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• Classification des écarts:
Mineur
Majeur
Critique
ASSURANCE QUALITE AUDIT
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Mineur :
Conditions, pratiques ou processus non susceptibles de
porter atteinte aux droits, à la sécurité ou au bien-être
des sujets ni à la qualité et à l’intégrité des données.
Ex : délivrance d’un ttt à l’essai sans utilisation de
l’ordonnance spécifique de l ’étude.
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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Majeur :
Conditions, pratiques ou processus qui peuvent porter
atteinte aux droits, à la sécurité ou au bien-être des sujets
ni à la qualité et à l’intégrité des données.
Ex : signature d’une ancienne version de consentement
alors que des examens ont été ajoutés.
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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Critique :
Conditions, pratiques ou processus qui portent atteinte
aux droits, à la sécurité ou au bien-être des sujets ni à la
qualité et à l’intégrité des données.
Ex : plusieurs injections du ttt à l’essai à une dose
supérieure à celle fixée dans la recherche et à plusieurs
reprises.
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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Quizz :
Consentement non signé par l’investigateur
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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Quizz :
Consentement non signé par l’investigateur
MAJEURE
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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Quizz :
Erreur de version du formulaire de consentement
signé
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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Quizz :
Erreur de version du formulaire de consentement
signé
MAJEURE
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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Quizz :
Signature d’un seul titulaire de l’autorité parentale
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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Quizz :
Signature d’un seul titulaire de l’autorité parentale
CRITIQUE
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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COMMENT ?
Phase de Synthèse (4):
Rapport final de l’auditeur
Recommandations
•Actions correctives
traitements des erreurs
•Actions préventives
Eliminer les causes des éventuels dysfonctionnement
Eviter le renouvellement des erreurs
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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COMMENT ?
Phase de Synthèse (3):
Rapport final de l’auditeur
•Propriété du Promoteur
•Non publié (« confidentiel »)
•Certificat d’Audit classé dans les documents de l’étude
ASSURANCE QUALITE
AUDIT
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INSPECTION • Définition BPC:
« Contrôle officiel par les autorités compétentes des
documents, locaux et matériels, des enregistrements et
de toutes les autres ressources considérées par ces
autorités comme étant en rapport avec la recherche
biomédicale. Ceux-ci peuvent se trouver dans des lieux
de recherches, locaux du promoteur ou de l’organisme
prestataires de services ou dans tout autre lieu impliqué dans l’essai. (BPC 1.28) »
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INSPECTION
PAR QUI INSPECTEUR
•Médecins ou Pharmaciens
•Personne dépendante d’une AC
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POURQUOI ?
Contrôler , valider ou invalider :
1. Les résultats de l’essai
2. Les sites d’Investigations
3. Les Investigateurs
4. Le Promoteur
INSPECTION
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OU ?
• Sur le lieu de recherche
• Services hospitaliers / cabinets médicaux
• Services Médico-techniques (Laboratoires, Pharmacies)
• Dans les locaux du Promoteur ou de ses prestataires
INSPECTION
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QUAND ?
• Pendant et après l’Essai
INSPECTION
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COMMENT ?
Phase de Préparation :
• Contact avec inspectés/promoteur/demandeur d’AMM
• Demande de documentation
• Plan d'inspection
• Information au promoteur : date, lieu, essai inspecté
Calendrier spécifique
INSPECTION
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• Calendrier spécifique
INSPECTION
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COMMENT ?
Phase de Réalisation :
plus formel que l’Audit
• Entretiens
• Visites des locaux
• Examen (documents, logiciels, traitements
démonstration de fonctionnement de matériel…)
INSPECTION
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COMMENT ?
Phase de Synthèse (1) :
Réunion de synthèse sur site : idem AUDIT
INSPECTION
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COMMENT ?
Phase de Synthèse (2):
1. Rapport préliminaire de l’inspecteur (idem)
1.Listes des remarques et écarts
2.Classification selon gravité
2. Réponses aux écarts des inspectés
INSPECTION
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Phase de Synthèse (3):
• Rapport final de l’INSPECTION
• Adressé aux AC et aux Inspectés
INSPECTION
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Ecarts Mineurs Ecarts Majeurs Ecarts Critiques
Indiquent le
besoin
d’améliorations
des conditions,
pratiques et
processus.
- Les données
peuvent être
refusées .
- Des sanctions
administratives
ou poursuites
pénales
peuvent être
engagées.
- Les données
sont refusées.
- Des sanctions
administratives
ou des
poursuites
pénales sont
engagées.
INSPECTION Conséquences possibles :
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CONSEQUENCES POSSIBLES D’UNE
INSPECTION
• Sur l’essai
Acceptation / refus de demande d’AMM
Demandes de données complémentaires
Sanctions pénales
INSPECTION
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CONSEQUENCES POSSIBLES D’UNE
INSPECTION
• Sur la Structure
Mise en place d’Actions correctives (POS,
Organisation…)
INSPECTION
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1. Le patient a été inclus sans signer de CE.
Quel(s) risque(s) encourus par L’Investigateur ?
A. Aucun
B. 1 an de prison et 10 000€ d’amende
C. 3 ans de prison
D. 3 ans de prison et 45 000€ d’amende
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Le patient a été inclus sans signer de CE.
Quel(s) risque(s) encourus par L’Investigateur ?
A. Aucun
B. 1 an de prison et 10 000€ d’amende
C. 3 ans de prison
D. 3 ans de prison et 45 000€ d’amende
Réponse
•Article 223-8, Modifié par Loi n°2004-806 du 9 août 2004 - art. 94 JORF 11 août 2004 :
« Le fait de pratiquer ou de faire pratiquer sur une personne une recherche biomédicale sans avoir recueilli le consentement libre, éclairé et exprès : •de l'intéressé,
•des titulaires de l'autorité parentale,
•ou du tuteur,
•ou d'autres personnes, autorités ou organes désignés pour consentir à la recherche ou pour l'autoriser,
dans les cas prévus par les dispositions du code de la santé publique est puni de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende. »
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Merci pour votre attention
Questions?
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