Pourriez-vous nous présenter le groupe Générale de Santé en quelques lignes ?

Générale de Santé est le groupe leader de l’hospitalisation privée en France. Ce groupe a été créé à la fin des années 80 et compte aujourd’hui 75 établissements et centres, emploie 19 000 sala-riés, et exploite plus de 50 000 dispositifs médicaux.

Votre projet de GMAO a concerné une soixantaine de cliniques, quel a été le facteur déclenchant ?

Le projet, en gestation depuis plusieurs années au sein du groupe, s’est contractualisé fin 2009 - début 2010. Nous avons réalisé un audit courant 2007/2008 afin de comprendre comment était géré le parc de matériel médical. Il n’existait pas de coor-dination centralisée sur les investissements : chaque établissement était en charge de son budget et arbitrait ses propres dépenses.

De plus, il n’y avait pas de vérifications pluriannuelles sur les investissements donc nous n’avions pas de vision à moyen et long terme sur les projets à réaliser, l’évolution des équipements, l’âge du parc, etc.

Au cours de cet audit, nous nous sommes aperçus qu’il y avait une grande disparité dans les systèmes de gestion suivant les établissements. D’autre part, les inventaires étaient parfois obsolètes (certains utilisaient uniquement Excel**).

Afin de résoudre cette problématique, un appel d’offre a été lancé courant 2009 auprès de différents prestataires de GMAO.

Le projet de GMAO était l’outil structurant pour pouvoir coordonner toute notre organisation.

Comment fonctionniez-vous avant la mise en place de la solution de GMAO AssetPlus ?

Avant, seul le technicien local connaissait son parc d’équipements. Désormais, les équipes ont à disposition un outil leur permettant de générer des tableaux de bords, d’avoir une traçabilité sur le nombre d’équipements réformés et une meilleure connaissance du parc. Toute cette information peut être partagée avec les décideurs locaux et le siège de Générale de Santé.

1. GMAO : Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur

Le premier groupe d’hospitalisation privée de France a opté pour la solution de GMAO 1 GE Healthcare AssetPlus*.

Une interview d’Emmanuelle Duyck, Responsable des investissements en matériel médical au sein du groupe Générale de Santé.Interview réalisée en septembre 2013.

GE Healthcare

AssetPlus*

Un projet de grande envergure et un partenariat GMAO réussi entre Générale de Santé et General Electric Healthcare avec le produit AssetPlus.

Dans le groupe Générale de Santé depuis 2000, de formation Ingé-nieur Biomédical à l’Université Technologique de Compiègne (UTC), Emmanuelle Duyck est la Responsable des investissements en matériel médical du groupe GDS depuis 2010.

Emmanuelle Duyck

Quelles étaient vos attentes concernant l’outil de GMAO ?

Notre tout premier objectif était de trouver un outil permettant localement d’avoir une meilleure vision du parc de matériel médical existant. L’équipe biomédicale locale devait disposer d’un outil capable de coordonner la maintenance et générer des rapports concernant, entre autres, le nombre d’interventions réalisées, l’évaluation des coûts et ainsi mieux communiquer avec sa direction.

Parallèlement, nous avions pour objectif de coordonner le renouvellement du matériel et piloter les investisse-ments de façon centralisée sur la base des données d’inventaire de chaque site.

Tous ces éléments nous imposaient un outil flexible. En effet, même si l’urgence était de gérer localement le matériel médical, la base nécessitait d’être centralisée. Cet outil devait donc s’adapter suivant les utilisateurs et les rapports souhaités aussi bien au niveau central que local.

De plus, il devait être extrêmement évolutif car nous envisagions d’étendre son utilisation à d’autres matériels et bien entendu, son coût de déploiement devait être maitrisé.

Cette stratégie quant aux renouvellements de matériels et demandes d’investissements est essentielle pour notre groupe afin de restructurer certains de nos établissements et accueillir dans les meilleures conditions de nouveaux praticiens.

Comment s’est mis en place votre projet ?

Nous avons lancé une phase pilote dans trois établisse-ments pendant 5 mois, au printemps 2010. Le déploie-ment a commencé en septembre 2010 et a été finalisé début 2012 avec un chef de projet GE dédié à la mise en place de cet outil.

Quels ont été les atouts de GE ?

GE possède une bonne capacité à travailler en mode projet. Les différentes phases ont été clairement identi-fiées avec le chef de projet GE qui connaissait parfaite-ment le produit. Il était à même d’avoir à la fois une vision précise et technique pour répondre aux utilisateurs métier et également une vision globale de l’architecture technique. Il y avait un travail important de coordination informatique à réaliser puisqu’aujourd’hui tout est installé sur des serveurs centraux et non sur les postes locaux Ceci démontre la haute technologie développée par GE.

La phase de déploiement a été très facile : une fois que l’équipe informatique avait activé les différents serveurs, il suffisait de donner l’accès aux utilisateurs.

L’apport technique important et l’accompagnement de GE, même sur les phases de récupération d’historiques ont été une des clés de la réussite de ce projet. Nous nous sommes sentis épaulés et rassurés de n’avoir qu’un seul interlocuteur.

Enfin, dès la phase pilote, nous avons été tout à fait confiant quant à l’extension sur tous les autres sites du groupe.

Parlez-nous de la phase de formation.

Les formations se sont déroulées tout au long du déploiement soit un an environ. A mesure que la solution AssetPlus* était installée dans les établissements, nous faisions l’extraction et le nettoyage des bases de données existantes et enfin, la formation des utilisateurs.

De nombreux techniciens biomédicaux avaient déjà utilisé ce type d’outil de près ou de loin, ce qui a facilité les phases de formation. En effet, il y avait un historique entre GE et GDS depuis une quinzaine d’années avec d’autres solutions informatiques.

Vous avez dû récupérer vos anciennes bases de données. Comment s’est déroulé ce transfert ?

L’intérêt d’AssetPlus réside dans la facilité à récupérer des données contenues dans nos logiciels précédents (historiques, etc). L’extraction des données d’inventaire a été réalisée avec succès. La partie la plus délicate était la récupération des historiques d’interventions pouvant différer selon les outils préalablement en place.

Pour ce faire, nous avons pris le temps de nettoyer les bases de données, afin de les homogénéiser. Ainsi, nous disposons d’un langage commun qui permet d’éviter les problèmes de saisies.

Vous avez été la coordinatrice coté GDS. Comment était constituée votre équipe pour ce projet ?

En amont du choix du logiciel, nous avons constitué un groupe d’utilisateurs métier et d’utilisateurs de la direction générale. Nous formions une équipe de 5-6 personnes pour le choix de la solution.

J’ai établi avec cette équipe un cahier des charges spéci-fique auprès de la DSI2

Une fois l’outil choisi, j’ai travaillé avec 3 référents biomédicaux ainsi que l’équipe DSI qui comptait 3-4 responsables sécurité selon les domaines applicatifs car nos normes de sécurité sont importantes (accès sécurisé au réseau/mise en place des serveurs).

AssetPlus est l’un des rares outils centralisés que possède le groupe. Comme tout est implanté au siège et qu’il s’agit d’outil qu’utilisent en permanence les respon- sables biomédicaux, il n’était pas envisageable qu’il soit en suspend pendant plus de 24 heures (cela faisait partie du cahier des charges initial).

GE a contribué à répondre aux besoins et contraintes réglementaires et sécuritaires du groupe. La flexibilité du logiciel nous a permis d’adapter ce dernier suivant les besoins de chaque établissement tout en ayant une base commune.

Accessibilité

mobilité

simPlicité

communicAtion

géolocAlisAtion

consolidAtion

2. DSI : Directeur du Service Informatique

GE a su développer les fonctionnalités spécifiques dont nous avions besoin tout en restant en cohérence avec le plan de développement mondial d’AssetPlus.

Quelles ont été les avantages de cette mise en œuvre ?

D’un point de vue réglementaire et sécuritaire, le logiciel nous aide à avoir une visibilité sur toute la maintenance obligatoire et réglementée.

Nous avons maintenant la possibilité de réaliser des rapports. Cela permet à chaque technicien biomédical d’organiser les missions à réaliser.

Aujourd’hui, objectiver les renouvellements ou l’achat de matériels sans cet outil seraient, pour moi, très compliqué.

Je peux enfin statuer clairement sur les demandes d’investissements via l’analyse de ces bases de données.

J’utilise beaucoup les tableaux de bords. Ils me permettent d’avoir une traçabilité concernant la vétusté du parc, son état, l’année de mise en service, etc.Nous avons maintenant une architecture technique qui nous permet d’optimiser l’utilisation de l’outil.

De plus, nous pouvons savoir qui modifie quoi et quand.

Avoir un outil centralisé avec un contrat de mainte-nance unique, nous aide aussi à réaliser une économie d’échelle.

Comment avez-vous transposé votre organisation dans l’outil ?

La France est organisée en 3 zones équivalentes à des régions. Au sein de ces zones, 19 pôles d’activités regroupent les établissements MCO3 correspondant. La GMAO nous a permis d’instaurer une hiérarchie de responsabilité dans notre organisation.Certains techniciens biomédicaux ont une visibilité sur l’ensemble du pôle, cela dépend de leur rattachement hiérarchique.

Par exemple, le responsable biomédical de Lyon ne voit que les données de son pôle. L’utilisateur n’a accès qu’à ce qui le concerne.

En quoi était-il important pour vous de rendre certains champs obligatoires dans ce logiciel ?

Cet outil ne devait pas être uniquement un outil de consultation mais surtout un outil de pilotage des investissements au niveau national. On doit à tout moment pouvoir faire des statistiques sur nos données.

Les champs obligatoires nous servent à avoir un code CNEH4 automatique, c’est à dire une classification par gamme de produits. Le nom de marque, la date d’achat, de mise en service sont par exemple des champs rendus obligatoires.

Par la suite, cela permet d’extraire facilement des données si nécessaire.

En conclusion, quelles sont les prochaines évolutions ?

La fin du déploiement est récente (fin 2011/ début 2012).

Aujourd’hui, la partie inventaire est opérationnelle et satisfaisante en termes de contenu.

A terme, nous avons le projet d’agrandir le périmètre vers la gestion du patrimoine technique tel que les infrastructures (chaudière, ascenseur, centrale de traitement d’air, etc.) ou l’informatique (parc de PC, imprimante, etc.).

Aujourd’hui, les fonctionnalités de l’outil sont parfaitement adaptées à notre utilisation et nos besoins, il nous serait impossible de faire sans.

EN QUElQUES CHiffRES

• 2 milliards de chiffre d’affaires en 2012

• 16% de parts de marché de l’hospitalisation privée

• 75 établissements et centres : activités de médecine, chirurgie, obstétrique et de soins de suite et de réadaptation

• 19 000 salariés

• 4 500 praticiens

• 50 000 dispositifs médicaux à maintenir sur l’ensemble de ces établissements

Quels sont les points forts que vous pourriez mettre en avant ?

> la qualité : AssetPlus est un outil de référence pour notre métier. Il suffisait de l’adapter à notre organisation. Le paramétrage a été simple et les mises à jour successives sont cohérentes par rapport à nos besoins.

> un interlocuteur référent unique : le support d’un accompagnateur dédié connaissant parfaitement le produit a été un vrai plus. Il savait s’adapter aux utilisateurs avec une approche très didactique et était constamment à notre écoute.

> un conseil technique avisé : nous avons bénéficié d’un regard attentif sur l’architecture informatique du groupe. Cet aspect fut clé pour la réussite de la mise en place du projet.

Si c’était à refaire, on le referait avec GE.

3. MCO : Médecine Chirurgie Obstétrique4. CNEH : Codification du Centre National des Equipements Hospitaliers

GE imagination at work

En savoir plus sur AssetPlus

• AssetPlus ne nécessite aucune installation sur le poste client : organisation autour d’une base de données relationnelle et fonctionnement en mode Terminal Serveur (RDS) et Web.

• Tablettes tactiles, Smartphones et Pockets PC partagent la même base de données ORACLE** ou SQL Server** de Microsoft** et le même serveur Web Tomcat**.

• AssetPlus peut être utilisé en mode local et en mode hébergé.

À propos de GE Healthcare

GE Healthcare offre des technologies médicales qui révolutionnent le monde de la santé. Grâce à notre savoir-faire et notre expertise dans les domaines de l’imagerie médicale, des technologies de l’information, des diagnostics médicaux, des systèmes de monitorage patient, de la mise au point de nouveaux médicaments, des technologies de fabrication de produits biopharmaceutiques et des solutions d’amélioration des performances, nos clients peuvent offrir des soins de meilleure qualité à toujours plus de patients dans le monde entier, à un coût réduit. En outre, en tant qu’acteurs du développement durable, nous collaborons avec les principaux leaders du secteur de la santé, afin de tirer profit des changements de politiques internationales, nécessaires à la réussite de la conversion de nos systèmes de santé en systèmes durables. Au travers de notre vision du futur, baptisée « healthymagination », nous invitons le monde entier à participer à notre aventure. En effet, nous développons continuellement des innovations technologiques pour réduire les coûts et améliorer la qualité, l’efficacité et l’accès aux soins partout dans le monde. GE Healthcare, dont le siège se situe au Royaume-Uni, est une filiale de General Electric Company (NYSE : GE). Les employés de GE Healthcare répondent aux exigences des professionnels de la santé et de leurs patients dans plus de 100 pays. Pour plus d’informations sur GE Healthcare, consultez notre site Internet à l’adresse suivante : www.gehealthcare.com.

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Crédit photo – Médiathèque GDS.

Solution de GMAO AssetPlus

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