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Articles D 253 du Code de la Sécurité sociale

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Responsabilité de l'Agent-comptable

Articles D 253 du Code de la

Sécurité sociale- Notre fonction - Textes fondateurs -

Date de mise en ligne : mardi 4 mai 2004

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Nouvelle lecture du décret du 10.08.93

Relations avec les usagers

Décret 93-1004 du 10 août 1993

Modifié par :

§ le décret n° 93-1166 du 14 octobre 1993

§ le décret n° 95-976 du 25 août 1995

§ le décret n° 96-447 du 23 mai 1996

§ le décret n° 97-266 du 18 mars 1997

Certaines dispositions sont applicables aux régimes d'assurance maladie des non salariés non agricoles enapplication de l'article D.613-5. L'indication en est donnée après l'article concerné.

CODE DE LA SECURITE SOCIALE (PartieRéglementaire - Décrets simples)

Chapitre 3 : Gestion financière et comptable

Article D.253-1

Les articles ci-après s'appliquent aux organismes de sécurité sociale suivants : caisses primaires et régionalesd'assurance maladie, caisses d'allocations familiales, caisse régionale d'assurance vieillesse des travailleurs salariésde Strasbourg, unions de recouvrement, centres de traitement informatique intercaisses, unions et fédérations decaisses, union des caisses nationales de sécurité sociale, caisses générales de sécurité sociale.

Article D.253-2

Les opérations financières et comptables des organismes visés à l'article D. 253-1 qui résultent des missions qui leuront été confiées par les dispositions législatives et réglementaires concernent les recettes, les dépenses, latrésorerie et le patrimoine. Elles sont assurées par un directeur et un agent comptable.




Section 1

Directeur et agent comptable

Sous-section 1

Directeur

Article D.253-3

Le directeur est nommé et agréé conformément aux articles R. 121-1 (5°) et R. 122-1.

Article D.253-4

Le directeur exerce les fonctions d'ordonnateur. A ce titre, conformément aux dispositions de l'article R. 122-3, ilengage et liquide les dépenses, constate ou liquide les créances de l'organisme sous le contrôle du conseild'administration. Il a seul qualité pour émettre les ordres de recettes et de dépenses. Il est seul chargé despoursuites à l'encontre des débiteurs de l'organisme.

Article D.253-5

Le directeur et le directeur adjoint et leurs conjoints ne peuvent assumer les fonctions d'agent comptable ou dedélégué de l'agent comptable.

Sauf autorisation du préfet de région, les délégués du directeur ou leurs conjoints ne peuvent assumer les fonctionsd'agent comptable ou de délégués de l'agent comptable.

Dispositions applicables au régime d'assurance maladie des TNS non agricoles

Article D.253-6

Le directeur peut, conformément aux dispositions de l'article R. 122-3, déléguer, sous sa responsabilité, une partiede ses pouvoirs à certains agents de l'organisme.

Il peut déléguer, à titre permanent, sa signature au directeur adjoint de la caisse ou à un ou plusieurs agents de




l'organisme.

Cette délégation doit préciser, pour chaque délégué, la nature des opérations qu'il peut effectuer et leur montantmaximum s'il y a lieu.

L'agent comptable est dépositaire d'un exemplaire certifié des signatures du directeur et de ses délégués.

Article D.253-7

Conformément aux dispositions de l'article R. 122-3, en cas de vacance d'emploi, d'absence momentanée oud'empêchement du directeur, ses fonctions sont exercées par le directeur adjoint. Si la vacance est définitive, leconseil d'administration procède à la nomination dans les six mois au plus tard.

En cas d'absence ou d'empêchement du directeur ou du directeur adjoint ou, à défaut de directeur adjoint, lesfonctions de directeur sont exercées par un agent de l'organisme désigné à cet effet dans les conditions prévues au7° de l'article R. 121-1.

Sous-section 2

Agent comptable

Article D.253-8

L'agent comptable est nommé et agréé conformément aux articles R. 121-1 (5°) et R. 122-1.

Article D.253-9

L'agent comptable, conformément aux termes de l'article R. 122-4, est l'agent de direction qui est chargé, sous saresponsabilité personnelle et pécuniaire et sous le contrôle du conseil d'administration, de l'ensemble des opérationsfinancières et comptables de l'organisme ; il est placé sous l'autorité administrative du directeur.

L'agent comptable peut se voir confier par le directeur toute mission compatible avec ses attributions.

Article D.253-10

Sauf autorisation du préfet de région, l'agent comptable ne peut, dans les locaux de l'organisme, remplir les fonctions




de caissier, trésorier ou comptable d'une institution non soumise au contrôle du préfet.

Article D.253-11

L'agent comptable est seul chargé, dans les conditions fixées par les articles ci-après :

1. De la tenue de la comptabilité de l'organisme ;

2. De l'encaissement des recettes ;

3. Du paiement des dépenses ;

4. Des opérations de trésorerie ;

5. De la conservation des pièces justificatives des opérations et des documents comptables.

Il a seul qualité :

1. Pour opérer tout maniement de fonds et valeurs et tout mouvement sur comptes externes de disponibilités ;

2. Pour assurer la garde et la conservation des fonds et valeurs appartenant à l'organisme.

Il est responsable de la sincérité des écritures.


Paragraphe 1 : Installation et remise de service

Article D.253-12

L'agent comptable ne peut exercer ses fonctions sans avoir été installé par le directeur régional des affairessanitaires et sociales ou son représentant et par le trésorier-payeur général ou son représentant, en présence dudirecteur de l'organisme.

Au préalable, il doit fournir en garantie de sa gestion un cautionnement dont le montant est fixé par un arrêté conjointdu ministre délégué au budget et du ministre chargé de la sécurité sociale.

Simultanément à l'installation de l'agent comptable entrant, il est procédé à la remise de service de l'agent comptablesortant.




L'installation de l'agent comptable et la remise de service de l'agent comptable sortant donnent lieu à l'établissementd'un procès-verbal dressé contradictoirement.

L'agent comptable entrant dispose d'un délai de six mois, renouvelable une fois, pour formuler des réserves écrites,motivées de façon précise sur la gestion de son prédécesseur ; il adresse ses réserves aux autorités ayant procédéà son installation et à sa remise de service.

Paragraphe 2 : Désignation des mandataires

Article D.253-13

Après avoir été installé, l'agent comptable doit, sous sa responsabilité, se faire suppléer, pour tout ou partie de sesattributions, par un ou plusieurs fondés de pouvoir agréés par le conseil d'administration, munis d'une procurationrégulière. Ces procurations doivent être transmises pour information au directeur.

L'agent comptable peut également charger :

1° Des agents de l'organisme de l'exécution de certaines opérations, et notamment des vérifications.

Les délégations données aux agents de l'organisme doivent préciser, pour chaque délégué, la nature des opérationsqu'il peut effectuer et leur montant maximum.

2° Un centre agréé par arrêté du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale desopérations d'encaissement de certains moyens de paiement.

Les délégations données aux responsables des centres agréés font l'objet d'une convention établie entre l'agentcomptable et les centres, approuvée par le directeur de l'organisme de sécurité sociale. Une convention type définiepar le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé du budget précise les conditions dans lesquelles ladélégation s'exécute.

Les fondés de pouvoir et les responsables des centres agréés ayant reçu délégation de l'agent comptable sontastreints à la constitution d'un cautionnement dont le montant est fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé dubudget et du ministre chargé de la sécurité sociale.


Paragraphe 3 : Intérim

Article D.253-14




En cas de vacance d'emploi, d'absence momentanée ou d'empêchement de l'agent comptable, ses fonctions,limitées à trois mois, sont exercées par le fondé de pouvoir conformément à l'article R.122-4.

L'installation de l'agent comptable intérimaire s'effectue dans les conditions de l'article D. 253-12. La durée de sesfonctions est limitée à six mois renouvelable par délibération du conseil d'administration.

Section 2

Opérations

Article D.253-15

Les opérations de recettes et de dépenses donnent lieu à l'établissement d'ordres de recette et d'ordres de dépense.


Des régies de recettes et de dépenses peuvent être créées [dispositions applicables au régime d'assurance maladiedes TNS non agricoles] auprès des organismes de sécurité sociale visés à l'article D. 253-1 suivant les modalitésfixées par une instruction particulière du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale.

Sous-section 1

Opérations de recette

Article D.253-16

Le directeur est chargé du recouvrement des cotisations et majorations de retard conformément aux dispositions desarticles L. 243-1 et R. 243-1 à R. 243-21. Il est seul chargé de la liquidation et du recouvrement contentieux descréances autres que les cotisations. Sauf en matière de cotisation, l'agent comptable est chargé du recouvrementamiable des créances.

Les ordres de recette individuels ou collectifs, établis et signés par le directeur, sont transmis, accompagnés, s'il y alieu, des pièces justificatives, à l'agent comptable, qui les prend en charge, les date et les signe après vérification.

Les contrôles pourront être sélectifs suivant la nature de la recette.




Il est fait recette du montant intégral des produits sans contraction entre les recettes et les dépenses.

Les ordres de recette sont conservés par l'agent comptable.

Article D.253-17

Les recettes de toute nature, à l'exception de celles visées aux articles D. 253-17-1 à D. 253-17-4, se rattachent àl'exercice au cours duquel elles ont été liquidées.

Au début de chaque exercice, le directeur dispose d'un délai de dix jours pour procéder à l'émission des ordres derecettes correspondant aux droits acquis au cours de l'exercice précédent.

Article D.253-17-1

Les cotisations, majorations de retard et pénalités se rattachent à l'exercice au cours duquel les droits desorganismes de recouvrement visés à l'article D. 253-1 ont été acquis. Au début de chaque exercice le directeurdispose d'un délai de deux mois pour constater les droits acquis sur cotisations, majorations de retard et pénalités aucours de l'exercice précédent.

Pour les organismes autres que ceux mentionnés ci-dessus, au début de chaque exercice le directeur dispose d'undélai d'un mois pour constater les droits acquis sur cotisations, majorations de retard et pénalités au cours del'exercice précédent.

Article D.253-17-2

Les cotisations qui se rattachent à un exercice mais dont les justificatifs n'ont pas été produits au cours de cetexercice sont comptabilisées à la clôture de l'exercice en produits à recevoir. L'évaluation forfaitaire de ces produitsest justifiée par un état établi par les organismes de recouvrement valant pièce justificative à la comptabilisation deces produits à recevoir.

Article D.253-17-3

Dès lors que le recouvrement sur le cotisant de tout ou partie de la créance des organismes de recouvrementapparaît incertain, cette créance doit être considérée comme douteuse et transférée au compte correspondant ouvertà cet effet au plan comptable des organismes de sécurité sociale.

Article D.253-17-4




Une provision pour dépréciation doit être constituée par les organismes de recouvrement dès lors que lerecouvrement de la créance s'avère incertain. Le montant de cette provision est évalué en fonction de la situationparticulière des débiteurs de cotisations. Ce montant peut être calculé à partir d'une estimation forfaitaire sousréserve que la méthode retenue permette une approximation suffisante retenant comme référence des créances etdes situations de même nature dont les risques de non-recouvrement sont identiques.

La comptabilisation des provisions est justifiée par un état fixant le montant des provisions arrêté suivant lesprincipes de calcul visés à l'alinéa précédent.

Lorsque la créance devient irrécouvrable, il est fait application par les organismes de recouvrement des dispositionsde l'article D. 243-2.

Article D.253-17-5

Une instruction conjointe du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale détermine lesrègles générales relatives aux principes comptables visés aux articles D. 253-17-1 à D. 253-17-4.

Une instruction de l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale fixe les modalités pratiques de mise enoeuvre, par les organismes de recouvrement visés à l'article D. 253-1, des dispositions contenues dans les articlesvisés à l'alinéa précédent. Cette instruction précise notamment les principes retenus pour le calcul des provisions.Les méthodes de contrôle, mises en oeuvre par l'ACOSS, des opérations de régularisation sont également décritesdans cette instruction.

Sous-section 2

Opérations de dépenses

Article D.253-18

Le directeur a seul qualité pour engager et liquider les dépenses de l'organisme dans le cadre de ses pouvoirspropres ou de la délégation qu'il a reçue du conseil d'administration.

Les ordres de dépense individuels ou collectifs, établis et signés par le directeur, sont transmis, accompagnés, s'il ya lieu, des pièces justificatives, à l'agent comptable, qui les prend en charge, les date et les vise après vérification etprocède à leur règlement.

Les ordres de dépense sont conservés par l'agent comptable.





Article D.253-19

Les dépenses de toute nature, ainsi que les dépenses des gestions budgétaires, se rattachent à l'exercice au coursduquel elles sont liquidées et ordonnancées. Les dépenses budgétaires concernent également celles qui ne peuventêtre engagées qu'après autorisation du ministre chargé de la sécurité sociale au titre des oeuvres sociales.

Au début de chaque exercice, le directeur dispose d'un délai de dix jours pour émettre les ordres de dépensescorrespondant aux services faits au cours de l'exercice précédent.

Article D.253-19-1

Les dépenses relatives aux gestions techniques qui ont fait l'objet d'un service fait ou d'une ouverture de droits aucours d'un exercice sont comptabilisées au titre de cet exercice par les organismes visés à l'article D. 253-1. Audébut de chaque exercice le directeur dispose d'un délai de dix jours pour constater les opérations ayant fait l'objetd'un service fait ou d'une ouverture de droits au cours de l'exercice précédent.

Les dispositions du présent article sont applicables aux organismes visés à l'article D. 253-1, à l'exclusion de tousautres organismes.

Pour les organismes autres que ceux mentionnés à l'alinéa précédent, le directeur dispose d'un délai d'un mois pourconstater les opérations ayant fait l'objet d'un service fait ou d'une ouverture de droits au cours de l'exerciceprécédent.

Article D.253-19-2

Dès lors qu'il est constaté des dettes, nettement précisées quant à leur objet, mais dont l'incertitude porte sur lemontant, en l'absence de pièce justificative fixant de manière définitive celui-ci, soit sur l'échéance, des charges àpayer sont comptabilisées par les organismes. La comptabilisation des charges à payer est justifiée par un état fixantle montant de ces charges.

Article D.253-19-3

Des provisions pour risques et charges sont constituées dès lors que des événements survenus ou en cours,nettement précisés quant à leur objet, mais dont la réalisation est incertaine, sont susceptibles de se produire et quele montant des risques et charges ne peut être évalué avec exactitude.

Le montant de ces provisions peut être apprécié à l'aide de méthodes forfaitaires ou statistiques. Leur évaluation doitse référer à des données historiques précises. La comptabilisation des provisions par les organismes est justifiée parun état fixant le montant des provisions arrêté suivant les principes visés à l'alinéa précédent.




Article D.253-19-4

Une instruction conjointe du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale détermine lesrègles générales relatives aux principes comptables visés aux articles D. 253-19-1 à D. 253-19-3.

Une instruction des caisses nationales du régime général, chacune pour ce qui la concerne, fixe les modalitéspratiques de mise en oeuvre par les organismes visés à l'article D. 253-1 des dispositions contenues dans lesarticles visés à l'alinéa précédent. Cette instruction précise notamment les principes retenus pour le calcul desprovisions et des charges à payer. Les méthodes de contrôle, mises en oeuvre par les caisses nationales, desopérations de régularisation sont également décrites dans cette instruction.

Article D.253-20

Les frais et accessoires se rattachent au même exercice que la dépense principale.

Article D.253-21

L'agent comptable peut payer sans ordonnancement préalable certaines catégories de dépenses, dont la liste estdressée par le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé du budget, sous réserve que les créditssoient disponibles.

Article D.253-22

Les contrôles de l'agent comptable portent sur les points suivants :

1° La qualité du signataire ou de son délégué ;

2° La disponibilité des crédits ;

3° L'exacte imputation de la dépense ;

4° La validité de la créance ;

5° Le caractère libératoire du règlement ;

6° L'exécution du service fait par les agents mis à disposition.

Ces contrôles seront sélectifs suivant la nature de la dépense.




Article D.253-23

L'agent comptable qui à l'occasion des vérifications auxquelles il est tenu constate une irrégularité doit surseoir aupaiement et aviser le directeur de la caisse ou, pour les prestations gérées pour le compte de tiers, l'autorité quiinstruit le dossier préalablement à l'engagement, la liquidation et l'ordonnancement de ces prestations.

Lorsque l'agent comptable a suspendu le paiement des dépenses, le directeur peut par écrit et sous saresponsabilité requérir l'agent comptable de payer.

La réquisition de paiement a pour effet d'engager la responsabilité personnelle et pécuniaire du directeur. Laresponsabilité de directeur est mise en cause dans les conditions fixées par les articles D. 253-73 à D. 253-78.

Article D.253-24

Lorsque, par application de l'alinéa 2 de l'article D. 253-23 ci-dessus, le directeur a requis l'agent comptable depayer, celui-ci défère à la réquisition, annexe à l'ordre de dépense l'original de la réquisition et en rend compte auconseil d'administration ; il doit refuser de déférer à l'ordre de réquisition dans les cas visés à l'article D. 253-25ci-après.

Article D.253-25

L'agent comptable doit refuser de déférer à l'ordre de réquisition lorsque la suspension de paiement est motivée par :

1° Une opposition faite entre les mains de l'agent comptable ;

2° La contestation sur la validité de la créance ;

3° L'absence de service fait ;

4° L'absence ou l'insuffisance de crédits ;

5° La suspension ou l'annulation de la décision du conseil d'administration par application des articles L. 151-1 et L.151-2 et notifiée à l'agent comptable.

Sous-section 3

Opérations de trésorerie




Paragraphe 1 : Fonds et valeurs

Article D.253-26

Les fonds et valeurs dont l'agent comptable assure la garde doivent être conservés distinctement de ceux qu'ildétient à titre personnel.

Ils comprennent :

1° Le numéraire ;

2° Les effets bancaires ;

3° Les titres nominatifs au porteur ou à ordre et les valeurs acquises par l'organisme conformément

à la réglementation en vigueur.

Ils sont suivis en comptabilité par nature d'opération. La position de ces comptes doit être conforme à l'inventaire desfonds et valeurs détenus par l'organisme.

Toute discordance entraîne la mise en jeu de la responsabilité personnelle et pécuniaire de l'agent comptable.

Les manquants sont ajustés par l'agent comptable ; les excédents sont acquis à l'organisme à l'expiration des délaisde prescription.


Article D.253-27

L'ensemble des fonds, valeurs, deniers et tout document justificatif des opérations financières et comptables d'unorganisme est détenu en un même lieu et forme une unité de caisse.

Article D.253-28

L'agent comptable a qualité pour recevoir et détenir les titres de propriété et les titres de créances. Il en assure laconservation et la garde.





Paragraphe 2 : Disponibilités et mouvements de fonds

Article D.253-29

Un compte spécial d'exécution est ouvert d'office au nom de chaque organisme auprès des comptables du Trésor,préposés de la Caisse des dépôts et consignations.

Article D.253-30

Les comptes externes de disponibilités sur lesquels les fonds de l'organisme peuvent être déposés sont :

1° Les comptes externes de disponibilités ouverts auprès de la Caisse des dépôts et consignations ou de sespréposés ;

2° Les comptes de fonds particuliers tenus par les comptables du Trésor ;

3° Les comptes de dépôts tenus par la Banque de France ou par les établissements agréés.

Les organismes de recouvrement disposent de comptes spéciaux d'encaissement qui ne peuvent servir qu'auxopérations d'encaissement de cotisations.

Les frais afférents au fonctionnement des comptes externes de disponibilités et des comptes spéciauxd'encaissement peuvent être débités d'office ; les frais relatifs aux comptes spéciaux d'encaissement ne peuvent êtredébités que sur les comptes externes de disponibilités.

Les frais de versement de cotisations sont à la charge de la partie versante.

Article D.253-31

Les comptes de l'article D. 253-30 sont ouverts sur demande de l'agent comptable après avis du directeur del'organisme. Le trésorier-payeur général du département est informé de l'ouverture de ces comptes.

Article D.253-32

L'agent comptable doit procéder régulièrement au rapprochement de ses écritures et de celles des établissementsteneurs des comptes externes de disponibilités. Les réajustements et rectifications sont effectués sous le contrôle duconseil d'administration.




Article D.253-33

L'agent comptable qui fait ouvrir un compte externe de disponibilité auprès d'un établissement non agréé commetune faute professionnelle, passible de sanction disciplinaire sans préjudice de la mise en jeu de sa responsabilitépécuniaire.

Paragraphe 3 : Trésorerie

Article D.253-34

Sont considérés comme opérations de trésorerie tous les mouvements de numéraire, valeurs mobilisables, comptesde dépôts et comptes courants.

Article D.253-35

Les opérations de trésorerie sont effectuées par les agents comptables des organismes de sécurité sociale soitspontanément, soit à la demande du directeur de l'organisme, des représentants qualifiés de l'Agence centrale desorganismes de sécurité sociale ou des autorités de tutelle, selon les modalités prévues par les textes relatifs àl'organisation financière et comptable des organismes de sécurité sociale.

Paragraphe 4 : Circuits de trésorerie

Article D.253-36

Dans les conditions fixées aux articles ci-après, l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale :

1° Organise les circuits d'encaissement des cotisations et contributions affectées aux caisses nationales del'assurance maladie, des allocations familiales et d'assurance vieillesse ;

2° Reçoit des organismes chargés du recouvrement le produit desdites cotisations et les contributions résultant desdispositions législatives et réglementaires en vigueur ;

3° Assure la trésorerie des organismes de sécurité sociale, selon les échéanciers que ceux-ci lui adressent ;

4° Procède au règlement, sur instructions des caisses nationales, des créances et dettes nées entre les organismesde sécurité sociale du régime général ainsi qu'au règlement des créances et dettes réciproques de ces organismeset des organismes relevant d'autres régimes de sécurité sociale ;




5° Notifie aux trois caisses nationales le montant des recettes et des dépenses correspondant aux gestions dontelles ont la charge.

Article D.253-37

Il est ouvert un compte unique de disponibilités courantes à la Caisse des dépôts et consignations au nom del'Agence centrale des organismes de sécurité sociale.

Les subdivisions de ce compte ouvertes au siège et chez les préposés de la Caisse des dépôts et consignations nepeuvent être débitrices.

Le compte unique de disponibilités courantes enregistre, en recettes :

1° Chaque jour, le versement de cotisations encaissées en numéraire ou par l'intermédiaire des comptes spéciauxouverts conformément à l'article D. 253-30 ;

2° Les versements des cotisations obligatoirement centralisées par les comptables supérieurs du Trésor ;

3° Le montant des contributions résultant des dispositions législatives et réglementaires en vigueur versédirectement sur le compte unique de l'ACOSS ouvert à la Caisse des dépôts et consignations ;

4° Les versements d'éventuels excédents de trésorerie provenant des comptes externes de disponibilités desorganismes prévus à l'article D. 253-30.

Il enregistre, en dépenses, par l'intermédiaire des comptes spéciaux d'exécution :

1° Le montant des prestations réglées par les organismes ;

2° Le montant des dépenses ou restitutions dont l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale ou lesautorités de tutelle pourront prescrire le règlement par l'intermédiaire exclusif de ce compte ;

3° Dans les limites fixées par l'article D. 253-38 ci-après, les retraits opérés par les organismes de sécurité socialepour la réalisation des règlements autres que ceux désignés aux 1° et 2° du présent alinéa.

Article D.253-38

Les dépenses des organismes de sécurité sociale, et notamment les retraits opérés sur le compte de disponibilitéscourantes mentionné à l'article D. 253-37, interviennent dans la limite d'un échéancier des besoins établi par chaqueorganisme payeur et approuvé par l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale dans les conditions fixéespar le ministre chargé de la sécurité sociale ;

L'échéancier est déterminé en fonction du calendrier des sommes dues par les organismes payeurs et de leurs




recettes diverses prévisibles au cours de la période considérée.

La périodicité et le mode de présentation des échéanciers sont fixés par instruction de l'Agence centrale desorganismes de sécurité sociale.

L'agent comptable doit veiller à ce que les comptes externes de disponibilités soient régulièrement approvisionnésen fonction des décaissements effectifs attendus.

Article D.253-39

La Caisse des dépôts et consignations et ses préposés transmettent chaque jour à l'Agence centrale desorganismes de sécurité sociale la situation des opérations effectuées sur les comptes prévus à l'article D. 253-37.

Article D.253-40

L'Agence centrale des organismes de sécurité sociale peut également ouvrir des comptes externes de disponibilitésauprès de la Banque de France.

Article D.253-41

Pourl'exercice de sa mission, l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale donne les instructionsnécessaires aux organismes de recouvrement. Elle peut effectuer à cet effet des contrôles sur pièces et sur place.

Sous-section 4

Justification des opérations

Article D.253-42

La liste des pièces justificatives des opérations techniques et budgétaires de recettes et de dépenses est dresséedans une instruction arrêtée par le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé du budget.

Article D.253-43

Les pièces justificatives des opérations des gestions budgétaires, à l'exception de celles qui se rapportent aux




gestions techniques, ainsi que les livres, registres et documents comptables sont conservés pendant cinq ans aprèsl'approbation des comptes de l'exercice, sous réserve des délais de prescription de droit commun applicables àcertaines opérations particulières.

Article D.253-44

Pour les gestions techniques, le délai de conservation des pièces justificatives papier est le suivant :

- six mois après le délai de prescription visé par l'article L. 244-3 pour l'encaissement des cotisations et majorationsde retard ;

- six mois après le délai de prescription pour les prestations visées aux articles L. 332-1 et L. 361-1. Pour lesprestations accordées au titre des accidents du travail, le délai de conservation est fixé à six mois après le délai deprescription visé à l'article L. 431-2 sous réserve des dispositions relatives à la conservation de certaines pièces dudossier du bénéficiaire qui seront précisées dans une instruction particulière ;

- six mois après le délai de prescription pour les prestations familiales visées à l'article L. 553-1 et les prestationsgérées pour le compte de tiers ;

- cinq ans après le décès du titulaire ou de son conjoint pour les prestations d'assurance vieillesse et invalidité.

Une instruction particulière précisera les modalités de conservation des pièces originales ainsi que la nature dessupports à utiliser et notamment les microformes et l'archivage électronique, compte tenu de la nature desdocuments à archiver.

Les titres de propriété ne peuvent être détruits.

Article D.253-45

Les délais ci-dessus visés sont prolongés lorsque les droits et obligations constatés sur les pièces justificatives sontsusceptibles de faire l'objet d'une révision ou font partie d'un dossier litigieux.

Sous-section 5

Contrôle interne et sécurités informatiques

Article D.253-46




Sous réserve de leur compétence respective, le directeur et l'agent comptable conçoivent et mettent en place, encommun, un dispositif de contrôle interne permettant de pallier les risques financiers inhérents aux missions confiéesaux organismes de sécurité sociale.

Un contrôle par sondage de l'existence de procédure fiable de vérification des opérations et d'exactitude matérielledes calculs de liquidation peut être mis en place.

La mise à jour du dispositif de contrôle interne peut être effectuée par un service d'audit interne, éventuellementassuré par une structure intercaisses.

Article D.253-47

Dès lors que l'organisme fait appel à des procédures informatisées, l'agent comptable doit veiller à la mise en oeuvred'un dispositif de contrôle permettant de prévenir les fraudes et les erreurs, compte tenu de spécificités propres àchaque organisme.

Il est tenu d'exercer, sous sa responsabilité personnelle, certaines vérifications correspondant aux objectifs générauxde fiabilité :

1° Habilitation des personnes autorisées à saisir ou manipuler des données utilisées pour les calculs de liquidationde droits ;

2° Justification des données saisies ou traitées par des pièces ou supports répondant aux conditions de forme et derégularité exigées par les instructions ministérielles ;

3° Vérification de l'exactitude des traitements effectués au moyen de sondage portant sur les contrôles d'existence,de vraisemblance et de validité des opérations ;

4° Utilisation des données pour l'ouverture des droits et le calcul de liquidation des cotisations et prestationsconformément aux dispositions du code de la sécurité sociale ou aux décisions des conseils d'administration ;

5° Traitement de données justifiées et d'elles seules ;

6° Contrôle des sécurités physiques et logiques destinées à assurer l'intégrité des règles d'accès aux systèmesinformatiques et sauvegarde des programmes et des fichiers.

Article D.253-48

L'agent comptable doit participer à la conception des applications informatiques qui touchent aux opérationsfinancières et comptables dont il est personnellement responsable.

Si, pour des besoins spécifiques, il s'avère nécessaire de mettre en oeuvre des programmes locaux, les applications




réalisées localement sont validées conjointement par le directeur et l'agent comptable de l'organisme ; unprocès-verbal de validation est dressé contradictoirement.

Article D.253-49

L'agent comptable doit appliquer les programmes informatiques nationaux validés conjointement par le directeur etl'agent comptable de l'organisme national.

Le directeur et l'agent comptable de l'organisme national peuvent donner délégation à un directeur et à un agentcomptable d'un organisme local pour valider des programmes ; dans ce cas, l'agent comptable doit appliquer cesprogrammes dans les mêmes conditions que ceux visés à l'alinéa ci-dessus.

L'agent comptable a la possibilité de refuser la mise en place d'applications informatiques qui ne respectent pas lesrègles édictées par le présent décret.

Il informe par écrit le directeur des raisons justifiant sa position.

Le directeur peut décider de passer outre ce refus ; dans ce cas, il notifie, par écrit, sa décision à l'agent comptable.

L'agent comptable transmet une copie de cette décision au conseil d'administration et aux autorités qui l'ont installé.

Section 3

Comptabilité

Article D.253-50

La comptabilité des organismes de sécurité sociale a pour fonction :

1° De faire apparaître la situation patrimoniale de l'organisme, active et passive ;

2° De déterminer les résultats globaux de l'exercice ;

3° De dégager les résultats en fin d'exercice et de les comparer aux prévisions ;

4° De dégager éventuellement les résultats analytiques d'exploitation.

Elle retrace les opérations des gestions budgétaires, les opérations des gestions techniques, les opérations de




trésorerie, les opérations faites avec les tiers ou pour le compte de tiers, les mouvements du patrimoine desorganismes.

Article D.253-51

La comptabilité générale est tenue selon le principe de la partie double. L'exercice comptable s'étend, saufdérogation, du 1er janvier au 31 décembre.

Article D.253-52

Le plan comptable des organismes de sécurité sociale constitue un plan particulier du plan comptable général ; il estétabli par arrêté conjoint du ministre chargé de la sécurité sociale et du ministre chargé du budget.

Une instruction conjointe du ministre chargé de la sécurité sociale et du ministre chargé du budget détermine :

1° La codification des différentes gestions prévues par les articles R.251-1, R.251-2, R.251-14, R.251-24 etR.251-32, la gestion du recouvrement des cotisations et des majorations de retard, la gestion des établissements etdes oeuvres ;

2° Le cadre comptable fixant les règles générales de classement et la nomenclature des comptes à ouvrir ;

3° Les modalités de fonctionnement des comptes avec leur terminologie explicative ;

4° Les normes régissant la présentation et l'établissement des comptes et des documents de synthèse ;

5° La tenue de la comptabilité matière prévue à l'article D. 253-53 ;

6° Les liaisons financières et comptables qui s'établissent entre l'organisme compétent et les organismes de l'articleD. 253-1.

Article D.253-53

L'agent comptable tient :

1° La comptabilité générale ;

2° Eventuellement, la comptabilité des dépenses engagées ;

3° La comptabilité auxiliaire des comptes cotisants ;




4° La comptabilité analytique d'exploitation s'il en existe une ;

5° La comptabilité de programme en tant que de besoin.

Il peut être chargé de la tenue de la comptabilité matière. Dans le cas où il n'est pas chargé de la comptabilitématière, il doit s'assurer au moins une fois par an de la concordance entre les écritures de comptabilité matière etl'inventaire annuel des stocks.

Article D.253-54

L'agent comptable tient sa comptabilité à la disposition du directeur et lui fournit, sur demande, tout renseignement.

Il doit être en mesure de justifier à tout instant que sa comptabilité est équilibrée.


Article D.253-55

Les organismes de sécurité sociale adressent au directeur régional des affaires sanitaires et sociales et autrésorier-payeur général, à la clôture de chaque exercice, les balances de fin d'exercice, avant et après inventaire.

Le directeur régional des affaires sanitaires et sociales et le trésorier-payeur général sont également destinatairessur leur demande des balances mensuelles établies par les organismes de sécurité sociale.

Les balances mensuelles sont transmises par les organismes aux organismes nationaux à la demande de cesderniers.

Section 4

Le compte financier

Article D.253-56

Les comptes annuels comprennent :

Le bilan ;




Le compte de résultat de l'exercice ;

L'annexe.


Article D.253-57

Le compte financier visé par l'article R.122-4 est établi par l'agent comptable et visé par le directeur. Il est présentépar l'agent comptable au conseil d'administration, accompagné du rapport établi par la commission de contrôle viséeà l'article D.253-64 ci-après.

Le compte financier est transmis par les organismes aux organismes nationaux à la demande de ces derniers.

Article D.253-58

Les comptes annuels arrêtés par le conseil d'administration sont transmis avant le 1er avril qui suit la fin del'exercice, pour examen, aux comités départementaux mentionnés à l'article 44 du décret n° 85-199 du 11 février1985 ainsi qu'au directeur régional des affaires sanitaires et sociales.

Article D.253-59

Sur l'avis du comité départemental, le directeur régional des affaires sanitaires et sociales peut soit approuver lescomptes annuels, soit les transmettre pour approbation au ministre chargé de la sécurité sociale.

Article D.253-60

Dans tous les cas, le directeur régional des affaires sanitaires et sociales transmet au ministre chargé de la sécuritésociale son avis ou approbation et l'avis du comité départemental d'examen. Il fait parvenir son avis ou la copie de ladécision d'approbation au trésorier-payeur général.

Article D.253-61

Les comptes annuels seront transmis par le directeur régional des affaires sanitaires et sociales au ministre chargéde la sécurité sociale, à sa demande, en tant que de besoin.




Article D.253-62

Le conseil d'administration ne peut délivrer de quitus à l'agent comptable qu'après approbation par le directeurrégional des affaires sanitaires et sociales ou par le ministre chargé de la sécurité sociale des comptes annuelsafférents aux exercices pendant lesquels il était en fonctions, y compris l'exercice au cours duquel il a cessé sesfonctions.

Article D.253-63

Le conseil d'administration ne peut donner quitus aux fondés de pouvoir de l'agent comptable ou aux responsablesdes centres agréés dans les conditions fixées par l'article D.253-62 ci-dessus qu'après avoir recueilli l'avis favorablede l'agent comptable.

Section 5

Contrôle de la gestion de l'agent comptable

Article D.253-64

Le contrôle du conseil d'administration sur l'agent comptable s'exerce notamment par l'intermédiaire d'unecommission de contrôle.

Cette commission comprend au moins quatre membres dont deux peuvent être des personnes étrangères à lacaisse.

En aucun cas les agents de la caisse ou d'autres organismes de sécurité sociale ainsi que les agents desorganismes contrôlés ou subventionnés par lesdits organismes ne peuvent en faire partie.

Article D.253-65

La commission de contrôle est tenue de procéder, à l'improviste, une fois par an, à la vérification de la caisse et de lacomptabilité de l'organisme.

Article D.253-66

Elle présente au conseil d'administration un rapport concernant les opérations effectuées au cours de l'exerciceécoulé et la situation de l'organisme en fin d'année.




Ce rapport doit être annexé au compte financier conformément à l'article D.253-57.

Article D.253-67

L'agent comptable est, en outre, soumis aux vérifications prévues par les lois et règlements en vigueur.

L'agent comptable qui refuse soit à la commission de contrôle de l'article D.253-64, soit à un vérificateur dûmenthabilité de présenter sa comptabilité ou d'établir l'inventaire des fonds et valeurs est immédiatement suspendu dansles conditions prévues par l'article R.123-52.

La même mesure est prise contre lui s'il est constaté une irrégularité de nature telle que sa probité puisse être miseen doute.

Article D.253-68

Les fonctionnaires habilités par le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé du budget pour exercerle contrôle prévu aux articles L.281-1 et R.153-9 ont libre accès dans tous les services et établissements relevantdes organismes de sécurité sociale. Ils doivent, lors de leurs opérations sur place et au moment même d'y procéder,en donner avis au directeur de l'organisme contrôlé ou à son représentant local.

Les organismes de sécurité sociale sont tenus de prêter leur concours à ces fonctionnaires lors de leurs missions,enquêtes ou vérifications, de fournir tous renseignements et de communiquer toutes délibérations et décisions, touscontrats, conventions et marchés, tous documents, registres, livres, justifications de recettes ou de dépenses ; ilsdevront présenter leur caisse, leur portefeuille, leurs valeurs de toute nature, leurs titres de propriété ou de créances.

Le droit de communication comporte le droit d'obtenir copie.

Section 6

Responsabilité

Article D.253-69

L'agent comptable, conformément à l'article R. 122-4, est responsable des actes qu'il accomplit devant le conseild'administration ainsi que devant les autorités qui l'ont agréé.

Article D.253-70




Le conseil d'administration ne peut prononcer aucune sanction à son encontre si l'agent comptable a agi enconformité avec les dispositions du présent chapitre.

Article D.253-71

L'agent comptable est personnellement et pécuniairement responsable de l'ensemble des opérations visées àl'article D. 253-11 [dispositions applicables au régime d'assurance maladie des TNS non agricoles] ainsi que desopérations de recouvrement amiable visé à l'article D.253-16.

Article D.253-72

La responsabilité personnelle et pécuniaire de l'agent comptable s'étend à toutes les opérations de l'organisme dontil est comptable depuis la date de son installation jusqu'à la date de cessation de fonctions.

Elle ne peut être mise en jeu en raison de la gestion de ses prédécesseurs que pour les opérations prises en chargesans réserve lors de la remise de service ou qui n'auraient pas été contestées par le comptable entrant dans le délaifixé à l'article D.253-12.

L'agent comptable répond sur son propre patrimoine des fonds et valeurs de l'organisme auprès duquel il exerce sesfonctions.


Article D.253-73

Sans préjudice de tout recours ou action de droit commun, les fondés de pouvoir de l'agent comptable et lesresponsables des centres agréés visés à l'article D. 253-13 peuvent être déclarés responsables des opérationseffectuées par eux pour le compte de l'agent comptable, dans la limite du montant de leur cautionnement.

Si les fondés de pouvoir ou les responsables des centres agréés sont reconnus coupables de détournement ou demalversation, leur responsabilité s'étend au montant des sommes détournées, éventuellement majorées des intérêtsmoratoires, ainsi que des dommages-intérêts.


Article D.253-74

La responsabilité pécuniaire prévue à l'article D.253-71 se trouve engagée dès lors qu'un déficit ou un manquant endeniers ou en valeurs a été constaté, qu'un encaissement n'a pas été effectué, qu'une dépense a été irrégulièrementpayée ou que, lors d'un contrôle de comptabilité, une rupture de l'équilibre comptable a été constatée.




Article D.253-75

La responsabilité de l'agent comptable peut être mise en jeu :

1° Par le conseil d'administration, soit d'office en cas de fraude, soit à la demande de la commission de contrôleaprès examen des comptes de l'organisme ;

2° Par les administrations de tutelle dont dépendent les fonctionnaires habilités à effectuer les contrôles mentionnésà l'article D.253-68 [D.613-46 pour l'assurance maladie des TNS non agricoles] ;

3° Par l'autorité compétente pour approuver les comptes conformément à l'article D.253-59 ci-dessus [D.613-41pour l'assurance maladie des TNS non agricoles] ;

4° Par le ministre chargé de la sécurité sociale à la demande de la Cour des comptes ou sur avis de celle-ci émis àla suite d'une seconde vérification des comptes, dans les conditions prévues par l'article

45 du décret n° 85-199 du 11 février 1985.

Article D.253-76

L'agent comptable dont la responsabilité pécuniaire est mise en jeu ou engagée a l'obligation de verserimmédiatement de ses deniers personnels une somme égale soit au montant de l'encaissement non effectué, soit dela dépense payée à tort, soit une somme égale au montant du déficit constaté dès lors que sa comptabilité n'est paséquilibrée conformément à l'article D. 253-54, soit une somme égale au montant présumé de la fraude.


Article D.253-77

Dans tous les cas où la responsabilité de l'agent comptable a été mise en cause, un ordre de recette est établi par ledirecteur à l'encontre de l'agent comptable et comptabilisé dans les écritures de l'organisme.

Sauf en cas de fraude ou de détournement de l'agent comptable, ce dernier peut demander, dans un délai de quinzejours, au conseil d'administration ou à l'autorité de tutelle le sursis de versement de la somme fixée à l'alinéaprécédent.

La durée du sursis est limitée à un an. Elle peut être prolongée si l'agent comptable a demandé une décharge deresponsabilité ou une remise gracieuse. Le sursis expire à la date de notification de la décision statuant sur cesdemandes.





Article D.253-78

La demande en décharge de responsabilité est adressée au conseil d'administration, si ce dernier a prononcé lamise en cause de la responsabilité de l'agent comptable, ou à l'autorité de tutelle dans tous les autres cas.

Le conseil d'administration ou l'autorité de tutelle statue dans un délai maximum de six mois et peut décider :

1° D'accorder ou de refuser la décharge totale ou partielle de responsabilité en cas de force majeure ;

2° D'accorder la décharge partielle si la perte ou le manquant résulte du fait des fondés de pouvoir ou des déléguésde l'agent comptable.


Article D.253-79

La décision du conseil d'administration ou de l'autorité de tutelle locale est soumise à l'approbation du ministrechargé de la sécurité sociale et du ministre chargé du budget lorsque le montant du débet dépasse une sommedéterminée par arrêté du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale.

Nota : code de la sécurité sociale D.613-5 (modifié par le décret 93-1166 du 14 octobre 1993 art. 1) : l'articleD253-79 est applicable au régime d'assurance maladie et maternité des travailleurs salariés des professions nonagricoles.

Article D.253-80

Lorsque la décharge de responsabilité n'est pas accordée, l'agent comptable peut présenter au conseild'administration ou à l'autorité qui a mis en cause l'agent comptable une demande de remise gracieuse si sa bonnefoi est établie ou si sa situation patrimoniale ne lui permet pas d'acquitter sa dette sans subir une notable diminutionde son niveau de vie.

La décision du conseil d'administration ou de l'autorité susvisée doit être approuvée, comme précisé à l'articleD.253-79 ci-dessus.

La somme définitivement mise à la charge de l'agent comptable lui est notifiée par décision du ministre chargé de lasécurité sociale.


Article D.253-81




L'agent comptable qui a couvert de ses deniers le montant du déficit est en droit de poursuivre à titre personnel lerecouvrement de la somme correspondante.

Les sommes allouées en décharge de responsabilité ou en remise gracieuse sont supportées par le budget del'organisme.

Dans le cas de caution solidaire fournie par une association de cautionnement mutuel, le ministre chargé de lasécurité sociale notifie à l'association les débets constatés à la charge de ses adhérents et dont le versementincombe à celle-ci.

Dans le cas où il ne peut être procédé au recouvrement de la somme mise à la charge de l'agent comptable, lasomme en cause est admise en non-valeur par l'organisme.

Dans le cas où des recouvrements sont opérés alors que le débet a été couvert, les sommes correspondantesservent à rembourser :

- par priorité l'organisme, dans la limite des sommes laissées à sa charge ;

- pour le surplus, le comptable qui s'est acquitté d'une partie du débet.


Article D.253-82

Le cas échéant, simultanément à la mise en cause de la responsabilité de l'agent comptable, peut être conjointementmise en cause la responsabilité des fondés de pouvoir ou des responsables des centres agréés visés à l'articleD.253-13.

Leur responsabilité est limitée au montant de leur cautionnement ; l'agent comptable supporte le surplus de la dettenon couverte.

En cas de détournement ou de malversation, leur responsabilité s'étend au montant des sommes détournées,éventuellement majorées d'intérêts moratoires ainsi que de dommages-intérêts.


Article D.253-83

Les dispositions des articles D.253-73 à D.253-78 ci-dessus sont applicables aux fondés de pouvoir de l'agentcomptable et aux responsables des centres agréés.




articles d 253 du code de la sécurité sociale -...

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