archives de l’agence fÉdÉrale pour la sÉcuritÉ de la...

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

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ARCHIVES DE L’AGENCE FÉDÉRALE POUR LA SÉCURITÉ DE LA

CHAÎNE ALIMENTAIRE (AFSCA)

TABLEAU DE TRI 2008

par

Jean-Noël LEFÈVRE

Bruxelles 2008

ARCHIVES DE L’AGENCE FÉDÉRALE POUR LA SÉCURITÉ DE LA

CHAÎNE ALIMENTAIRE (AFSCA)

TABLEAU DE TRI 2008

par

Jean-Noël LEFÈVRE

Bruxelles 2008

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LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par un organisme dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme durant un certain temps. Il s’agit de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. Les archives ont une double fonction. Elles ont en premier lieu un intérêt administratif et juridique car elles sont essentielles à un fonctionnement correct des institutions mêmes et indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d’information des administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique et culturelle potentielle, permettant aux historiens futurs et aux autres personnes intéressées de reconstituer le fonctionnement d’une institution et l’impact sociétal de celle-ci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l’État. Dans la pratique, il est cependant compliqué d’organiser l’élimination ou le transfert des archives au cas par cas. L’élaboration d’un tableau de tri des archives offre une solution simple. QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES? Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d’archives numériques et sur support papier, produites par une institution, et mentionne leur délai de conservation et le sort à leur réserver lorsque ces documents n’ont plus d’utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après un certain temps et quels autres seront conservés pour leur valeur historique et transférés à terme vers les Archives de l’État. Ainsi, dès la production des documents, et même avant leur création, l’institution concernée sait quels documents pourront être éliminés lorsque le délai de conservation administrative sera écoulé, et quels autres devront par contre être transférés aux Archives de l’Etat en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante. QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI? Un tableau de tri est l’instrument de base par excellence pour une bonne gestion des archives, et donc une ressource importante en matière d’efficacité, d’économie des coûts et de réduction des risques. L’accélération de l’accumulation de la masse de papiers et la numérisation plus poussée entraînent un système hybride assez complexe et lancent un défi important à la bonne gestion de l’information. Si, dans de telles circonstances – ou sous la contrainte de celles-ci – les membres du personnel devaient déterminer eux-mêmes les séries d’archives papier et numériques à conserver, ainsi que les lieux et les modalités de cette conservation, leurs décisions auraient tôt ou tard des conséquences funestes pour l’organisation. Une gestion non structurée des archives occasionne non seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais également une perte incontrôlable de pièces d’archives potentiellement importantes. Un tableau de tri est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en particulier la gestion des documents et de l’information au sein d’une organisation. Il offre aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d’élaborer une véritable stratégie en matière de gestion des informations et de planifier la mobilisation des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d’archives des documents ayant une valeur historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique.

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LISTE DES ABRÉVIATIONS ACSA Association centrale de Santé animale AESA Autorité européenne de Sécurité des Aliments AFCN Agence fédérale de Contrôle nucléaire AFSCA Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire AGR Archives générales du Royaume ARSIA Association régionale de Santé et d’Identification animale. ASBL Association sans but lucratif Auj. aujourd’hui BAM Business Account Manager BELAC Bureau d’Accréditation des Laboratoires BIRB Bureau d’Intervention et de Restitution belge BPR Business process reengineering CAM Client Account Manager CE Commission européenne CERVA Centre d’Études et de Recherches vétérinaires et agrochimiques CGCCR Centre gouvernemental de Coordination et de Crise CICF Commission interdépartementale pour la Coordination de la Lutte contre la

Fraude dans les Secteurs économiques CICSA Cellule de Coordination interdépartementale pour la Coordination de la lutte

contre la Fraude dans les Secteurs économiques CIPA Comité interministériel de Politique agricole CIR Cellule interdépartementale des Résidus CITES Convention on international Trade in endangered Species of wild Fauna and

Flora CLO Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek CMDH Cellule multidisciplinaire des Hormones CMLFV Cellule multidisciplinaire pour la Lutte contre la Fraude dans la Viande CMSA Cellule multidisciplinaire de la Lutte contre la Fraude pour la Sécurité de la

Chaîne alimentaire CONSUM Contaminant Surveillance System CASA Conseil permanent de l’Agence européenne pour la Sécurité alimentaire CRA-W Département Génie rural du Centre de Recherches agronomiques de

Gembloux CRIOC Centre de Recherche et d’Information des Organisations de Consommateurs CVO Chief veterinary Officers DEBOHRA Database oracle human ressources application DG Direction générale DGZ Dieren gezondheidszorg Vlaanderen EFSA European Food Safety Authority ESB Encéphalopathie spongiforme bovine EST Encéphalopathie spongiforme transmissible FVO Food veterinary Office GAIA Global Action in the interest of animals GBPH Guide des bonnes Pratiques d’Hygiène GMP Good manufacturing Practices HACCP Hazard analysis of critical Control Points IA Influenza aviaire IBGE Institut bruxellois pour la Gestion de l’Environnement ICT Information and communication technologies IDA Autre abréviation pour l’IGDA IGDA Inspection générale des Denrées alimentaires INASTI Institut national d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants

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IRSIA Institut pour l’Encouragement de la Recherche scientifique dans l’Industrie et dans l’Agriculture

ISP Institut scientifique de Santé publique belge ISSP Institut scientifique de la Santé publique ITG Instituut voor tropische geneeskunde IVB Association interprofessionnelle de la Viande belge KPI Key Performance Indicator LIMS Laboratorium informatie Management systeem OAV Office alimentaire et vétérinaire OGM Organisme génétiquement modifié OI Organismes interprofessionnels OIE Organisation mondiale de la Santé animale OMS Organisation mondiale de la Santé ONDAH Office national des Débouchés agricoles et horticoles ONL Office national du Lait OVAM Openbare Vlaamse afvalstoffenmaatschappij PCB Polychlorobiphényle PIF Poste d’Inspection frontalier PME Petites et moyennes entreprises P&O Personnel et Organisation RASFF Rapid System alert for Feed and Food SEPA Single Euro Payments Area SCOFCAH StandingCommitee of the food Chain and animal Health SCPH Standing Committee on plant Health SPF Service public fédéral SPF B&CG SPF Budget et Contrôle de Gestion SPF P&O SPF Personnel et Organisation SPF SPSCAE SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement QS Quality system TIA Toxi-infections alimentaires TRACES Trade control and expert System UE Union européenne UNE Unité nationale d’Enquête UNIC Unité nationale d’Implémentation et de Contrôle UPC Unité provinciale de Contrôle VLM Vlaamse landmaatschappij VMM Vlaamse milieumaatschappij

8

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire – tableau de tri

9

TABLEAU DE TRI Le tableau de tri offre une vue d’ensemble schématique de toutes les pièces d’archives en papier et sur support numérique, leurs délais de conservation minimum et leur destination définitive. De cette façon, l’AFSCA saura très tôt quelles pièces pourront être détruites à échéance et lesquelles, en raison de leur importance historique, seront conservées et, à terme, versées dans un lieu de conservation d’archives. Le tableau reprend systématiquement les données suivantes. Séries d’archives : Les archives sont des documents qui, quelles que soient leur

date, forme ou support matériel, sont destinés par nature à être conservés par l’établissement, la personne ou le groupe de personnes qui les ont reçus ou produits dans l’exercice de leurs activités. Il s’agit de tous les documents papier et tous les fichiers numériques constitués dans l’exécution d’une mission. Les pièces qui se trouvent dans les archives par hasard, et qui n’ont pas de rapport direct avec l’exercice des fonctions, ainsi que les livres, les magazines et les feuilles volantes ne font pas partie des archives.

Dates extrêmes : Les pièces d’archives sont datées sur base de la pièce

d’archives originale la plus ancienne et la plus récente. Délai de conservation : Le délai de conservation est déterminé par les agents de

l’AFSCA et précise combien de temps la pièce d’archives doit être conservée pour garantir son bon fonctionnement et sa justification sur le plan juridique. Ces délais administratifs sont à tout moment susceptibles d’être modifiés par les agents de l’AFSCA.

Destination définitive : La destination définitive de la pièce d’archives est

déterminée par les Archives de l’État en concertation avec l’AFSCA sur base de la valeur culturelle et scientifique particulière pour la recherche historique.

Remarques : Pour certaines pièces d’archives, ce champ donne de

précieuses informations complémentaires.


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SECTION I : SERVICES DE L’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ

Code de la série Série Dates

extrêmes Délai de

conservationDestination définitive

Remarques

DG1-A. SERVICES DE L’ADMINISTRATEUR GÉNÉRAL

DG1-A1. STAFF DE L’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ

DG1-A1.001 Correspondance OUT des services de l’Administrateur délégué

2000-auj. 10 ans Conserver

DG1-A1.002 Notes de services des services de l’Administrateur délégué1


DG1-A1.003 Dossiers en relation directe avec le staff de l’Administrateur délégué (formations, contrats de leasing de la voiture de fonction, listes des congés du staff, notes de frais, mondanités, activités au sein des fondations Roi Baudouin et Karel Van Noppen)

2002-auj. 10 ans Éliminer Essayer de grouper les dossiers selon des thèmes. Ne plus créer une succession de petits dossiers sans liens entre eux

DG1-A1.004 Dossiers de synthèses avec notes originales sur la comptabilité et la situation financière de l’AFSCA (notes pour la Cour des Comptes, résumés comptables)

2002-auj. 10 ans Conserver Essayer de grouper les dossiers selon des thèmes

1 Voir le chapitre sur les archives du staff de l’Administrateur délégué p. 84 du Dossier d’étude et de préparation du Tableau de Tri.



extrêmes Délai de


Remarques

DG1-A1.005 Dossiers relatifs à l’organisation interne de l’AFSCA (checklists, douanes, BIRB, réseaux d’expertises résidus, cellule des fraudes, audits internes, etc.)

2002-auj. 10 ans Conserver Essayer de grouper les dossiers selon des thèmes

DG1-A1.006 Procès-verbaux et documents relatifs aux réunions du Comité directeur et du Comité de concertation de base

2002-auj. 2 ans Conserver Conserver les procès-verbaux du Comité de direction en version électronique (disponible sur le site Internet de l’AFSCA)

DG1-A1.007 Procès-verbaux et documents relatifs aux réunions Comité de concertation de base

2002-auj. 2 ans Éliminer Les procès-verbaux du Comité de direction sont conservés au secrétariat des organes consultatifs (p.123)

DG1-A1.008 Procès-verbaux et notes rédigées lors des réunions sur les projets de recherches pour la réorganisation de l’AFSCA (Comité de pilotage)


DG1-A1.009 Lettres au sujet de l’AFSCA, envoyées au Ministre du SPF Santé publique (ou Notes vertes)


DG1-A1.010 Versions imprimées des questions parlementaires (avec les commentaires) ayant un lien avec l’AFSCA


DG1-A1.011 Dossiers relatifs aux relations avec les fédérations (Boerenbond, FEDIS, Test Achat, etc.)

2002-auj. 10 ans Conserver Essayer de grouper les dossiers (classés alphabétiquement) selon le thème proposé ici (« dossiers relations avec les fédérations »)

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extrêmes Délai de


Remarques

DG1-A1.012 Dossiers reprenant les documents échangés avec le SPF (protocoles) et la Commission européenne

2002-auj. 10 ans Conserver Essayer de grouper les dossiers (classés alphabétiquement) selon le thème proposé ici (« dossiers des documents échangés avec le SPF (protocoles) et la Commission européenne»)

DG1-A1.013 Dossiers relatifs aux litiges de l’AFSCA avec les opérateurs ou les particuliers

2002-auj. 10 ans Conserver Essayer de grouper les dossiers (classés alphabétiquement) selon le thème proposé ici (« dossiers des litiges de l’AFSCA avec les opérateurs ou les particuliers»)

DG1-A1.014 Dossiers sur les maladies, les crises alimentaires, etc.

2002-auj. 10 ans Conserver Essayer de grouper les dossiers (classés alphabétiquement) selon le thème proposé ici (« dossiers sur les maladies, les crises alimentaires»)

DG1-A1.015 Dossiers en relation avec des événements particuliers (Fête du mouton)

2002-auj. 10 ans Conserver Essayer de grouper les dossiers (classés alphabétiquement) selon le thème proposé ici (« dossiers sur les événements particuliers»)

DG1-A1.016 Autres dossiers (qui ne correspondent pas aux catégories précitées)

2002-auj. 10 ans Trier Trier et conserver ce qui concerne les relations avec les organisations extérieures et le SPF

DG1-A1.017 Inventaire des dossiers de la section (nomenclature)

2002-auj. 10 ans Conserver Conserver la version électronique

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extrêmes Délai de


Remarques

DG1-A2. MANAGER DU CHANGEMENT

DG1-A2.001 Correspondance OUT 2002-auj. 10 ans Éliminer Une copie de la correspondance OUT est archivée et indicatée par le staff de l’Administrateur délégué (série DG1-A1.001)

DG1-A2.002 Procès-verbaux et documents relatifs aux réunions du Comité directeur et du Comité de concertation de base

2002-2004 1 an Éliminer Les procès-verbaux sont conservés au secrétariat des organes consultatifs (séries DG1-A3.003 et DG1-A3.005)

DG1-A2.003 Copies des procès-verbaux du BPR Food@work2

2003-2004 1 an Conserver

DG1-A2.004 Notes de service des Services de l’Administrateur délégué

2000-2007 5 ans Éliminer Cette série est disponible sur l’intranet. Il est demandé au staff des Services de l’Administrateur délégué de veiller à sa conservation (série DG1-A1.002)

DG1-A2.005 Synthèses des réunions pour la réorganisation provinciale des laboratoires et des (futures) UPC (dossiers Pump)

2002-2004 10 ans Conserver

DG1-A2.006 Fiches enregistrant les changements apportés dans l’organisation de l’AFSCA (dossiers Task Force)


2 Groupe de travail (BPR) ayant existé de 2003 à 2007 sur la réorganisation de l’AFSCA.

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extrêmes Délai de


Remarques

DG1-A2.007 Questions posées au manager du changement en relation avec les changements à apporter à l’organisation de l’AFSCA


DG1-A3. SECRÉTARIAT DES ORGANES CONSULTATIFS

DG1-A3.001 Dossiers des procès-verbaux du Comité consultatif3

2002-auj. 30 ans Conserver Conserver la version électronique (disponible sur le site internet de l’AFSCA)

DG1-A3.002 Registre électronique des procès-verbaux du Comité consultatif


DG1-A3.003 Dossiers des procès-verbaux du Comité de concertation de base


DG1-A3.004 Registre électronique des procès-verbaux du Comité de concertation de base


DG1-A3.005 Dossiers des procès-verbaux du Comité de direction

2002-auj. 30 ans Conserver Conserver la version électronique (disponible sur le site internet de l’AFSCA)

DG1-A3.006 Registre électronique des procès-verbaux du Comité de direction


DG1-A3.007 Dossiers de l’Institut d’Expertise vétérinaire: procès-verbaux du Conseil des cercles (kringraad)


3 Voir le chapitre sur les archives du Comité de direction, du Comité consultatif, du Comité de concertation de base et leur secrétariat p. 84

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extrêmes Délai de


Remarques

DG1-A3.008 Dossiers de l’Institut d’Expertise vétérinaire: procès-verbaux du Comité consultatif


DG1-A3.009 Dossiers de l’Institut d’Expertise vétérinaire: procès-verbaux du Conseil de direction


DG1-A3.010 Dossiers de l’Institut d’Expertise vétérinaire: rapports annuels


DG1-A3.011 Dossiers de l’Institut d’Expertise vétérinaire: dossiers Commission disciplinaire


DG1-A4. SERVICE DE COMMUNICATION


DG1-A4.002 Dossiers du personnel du service (documents des cercles d’évaluation)

2002-auj. Jusqu’au départ de l’employé

Éliminer Originaux à la Direction P&O

DG1-A4.003 Adresses-frais de parcours4 2002-auj. 5 ans Éliminer DG1-A4.004 Notes de service 2002-auj. 10 ans Éliminer DG1-A4.005 Dossiers de préparation du budget du

service 2002-auj. 10 ans Éliminer

4 Voir le chapitre sur les archives du service Communication p. 85

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extrêmes Délai de


Remarques

DG1-A4.006 Documentation juridique 2002-auj. Tant que la législation reste en vigueur

Éliminer

DG1-A4.007 Rapports d’activités des secteurs 2002-auj. Tant que les rapports d’activités restent d’actualité

Éliminer

DG1-A4.008 Dossiers sur l’état des plaintes adressées à l’AFSCA

2002-auj. 1 an Éliminer

Repris chaque année dans le rapport d’activité de l’AFSCA

DG1-A4.009 Dossiers sur le nombre et le genre de questions adressées à l’AFSCA

2002-auj. 1 an Éliminer Repris chaque année dans le rapport d’activité de l’AFSCA

DG1-A4.010 Journal (correspondance interne et externe sur les positions à adopter)


DG1-A4.011 Dossier sur la grippe aviaire de 2005 2005 10 ans Conserver DG1-A4.012 Dossier sur la maladie animale de la

langue bleue 2005-2007 10 ans Conserver

DG1-A4.013 Dossiers d’informations scientifiques pour les conférences de presse


DG1-A4.014 Brochures et rapports annuels 2002-auj. 10 ans Trier Conserver un exemplaire pour chaque année en français et en néerlandais

DG1-A4.015 Archives audiovisuelles 2002-auj. 10 ans Conserver Support de type CD

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extrêmes Délai de


Remarques

DG1-A5. SERVICE DE PRÉVENTION ET DE GESTION DES CRISES


DG1-A5.002 Dossiers du personnel du service (documents des cercles d’évaluation)


Éliminer Originaux à la Direction P&O

DG1-A5.003 Documentation sur les crises liées aux maladies5

2003-auj. 10 ans Conserver Élaguer6 en profondeur. Créer un dossier par maladie pouvant provoquer une crise

DG1-A5.004 Documentation sur les crises liées aux contaminants

2003-auj. 10 ans Conserver Élaguer en profondeur

DG1-A5.005 Scénarios des plans catastrophes 2003-auj. 10 ans Conserver Conserver la version sur support papier DG1-A5.006 Résultats des tests de crise 2003-auj. 10 ans Conserver

DG1-B. SERVICES D’AUDIT INTERNE, DE QUALITÉ, DE MÉDIATION, DE PRÉVENTION AU TRAVAIL

DG1-B1. CELLULE D’AUDIT INTERNE

DG1-B1.001 BPR Food@work : tous les documents concernant le BPR, procès verbaux des réunions, notes, documents de synthèse, plan de programmation7

2001-2007 20 ans Conserver Archives conservées sur six CD

5 Voir le chapitre sur les archives du service de Prévention et de Gestion des crises p. 85 6 Méthode de tri document par document aboutissant à l’élimination des doubles au sein d’un même dossier, des copies et des formulaires vierges. 7 Voir le chapitre sur les archives de la cellule d’Audit interne p. 86

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extrêmes Délai de


Remarques

DG1-B1.002 Rapports d’audit 2007-auj. 20 ans Conserver DG1-B1.003 Programmes d’audits 2007-auj. 20 ans Conserver DG1-B1.004 Contrats d’audits avec firmes

extérieures, documents pour les appels d’offres

2007-auj. 10 ans Éliminer

DG1-B2. CELLULE DE QUALITÉ

DG1-B2.001 Manuels de qualité des normes : - ISO 9001:2000 - ISO 17025 - ISO 17020 - ISO 22000 - ISO/TS 22004 - ISO/TS 22003 - ISO 22005


DG1-B2.002 Manuels et documentation sur les systèmes de qualité : - Good Hygiene Practice (GHP) - Good Manufacturing Practices

(GMP) - Hazard Analysis Critical Control

Points (HACCP)


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extrêmes Délai de


Remarques

DG1-B3. SERVICE DE MÉDIATION

DG1-B3.001 Dossiers des plaintes et des questions8 2006-auj. 5 ans Trier Conserver une question et une plainte représentative tous les deux mois

DG1-B3.002 Dossiers prouvant le respect par la cellule des normes ISO


DG1-B3.003 Dossiers sur les procédures ISO concernant la gestion des plaintes


DG1-B4. SERVICE INTERNE DE PRÉVENTION ET DE PROTECTION AU TRAVAIL

DG1-B4.001 Correspondance OUT 2002-auj. 10 ans Éliminer Une copie de la correspondance OUT est archivée et indicatée par le staff de l’Administrateur délégué (série DG1-A1.001)

DG1-B4.002 Rapports sur la sécurité des bâtiments de l’AFSCA9


DG1-B4.003 Rapports mensuels sur la Prévention et la protection au Ministère de l’Agriculture et à l’AFSCA


DG1-B4.004 Rapports sur les bâtiments du Ministère de l’Agriculture et de l’AFSCA


8 Voir le chapitre sur les archives de la cellule de Médiation p. 86 9 Voir le chapitre sur les archives du service de Prévention et de Protection au travail p. 86

20



extrêmes Délai de


Remarques

DG1-B4.005 Notes sur la législation pour la prévention et la protection au travail

2002-auj. Tant que la législation est en vigueur

Éliminer

DG1-B4.006 Dossiers sur les cas individuels de harcèlement

2007-auj. 10 ans Trier Conserver un dossier sur dix

DG1-B4.007 Fiches d’identification de santé pour la grippe


DG1-B4.008 Informations budgétaires sur les indemnisations demandées par le personnel

1998-2002 5 ans Éliminer Originaux à la Direction Budget et Comptabilité

DG1-B4.009 Fiches d’identification de la santé de chaque agent


DG1-B4.010 Tableau de synthèse sur les risques encourus par le personnel


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SECTION II : DIRECTION GÉNÉRALE DES SERVICES GÉNÉRAUX

Code de la série

Série Dates extrêmes

Délai de conservation

Destination définitive

Remarques

DG2-A. STAFF DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES SERVICES GÉNÉRAUX

DG2-A.001 Correspondance OUT

2002-2008 10 ans Conserver Série interrompue en 2008. Le secrétariat de la direction devrait indicater et conserver la correspondance de toute la DG

DG2-A.002 Procès-verbaux du Comité de direction de l’AFSCA

2002-auj. 5 ans Éliminer Série disponible sur intranet et au staff de l’AG (série DG1-A1.005)

DG2-A.003 Procès-verbaux et documents annexes des réunions des chefs des unités provinciales de contrôle (Réunions Management comité)

2003-auj. 5 ans Éliminer Série conservée par l’Unité nationale d’Implémentation et de Coordination (série DG4-C1.007)

DG2-A.004 Dossiers sur le financement général de l’AFSCA par les secteurs (bouchers, agriculteurs, brasseurs, distribution, Horeca, transporteurs)10

2002-auj. 10 ans Conserver Série sous format papier de 2002 à 2006. Série électronique depuis 2006. Conserver la version sur support papier jusqu’en 2006 et ensuite la version électronique

10 Voir le chapitre sur les archives du staff de la DG des Services généraux p. 87

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Code de la série




Remarques

DG2-A.005 Dossiers sur le financement de toutes les entités de l’AFSCA


DG2-A.006 Notes de service de la Direction générale des Services généraux


DG2-A.007 Procès-verbaux des réunions des groupes de travail réunis au sein de la Direction générale

2002-auj. 10 ans Trier Série sous format papier de 2002 à 2006. Série électronique depuis 2006. Conserver la version sur support papier jusqu’en 2006 et ensuite la version électronique Ne conserver que ce qui concerne le financement de l’AFSCA

DG2-A.008 Réponses à des questions posées par des particuliers au SPF (« Notes vertes »)


DG2-A.009 Dossiers « autres » (jobs d’étudiants, présentations PowerPoint, candidatures, arrêtés royaux, directives)

2002-auj. 5 ans Éliminer Série sous format papier de 2002 à 2006. Série électronique depuis 2006

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Code de la série




Remarques

DG2-B. DIRECTION DU BUDGET ET DE LA COMPTABILITÉ

DG2-B.001 Correspondance OUT 2002-auj. 10 ans Conserver La correspondance doit normalement être indicatée par le staff de la DG Services généraux. Tant que ce n’est pas le cas, conserver la correspondance OUT dans le service concerné

DG2-B.002 Dossiers du personnel de la Direction (documents des cercles d’évaluation)

2002-auj. Jusqu’au départ de l’employé de la section

Éliminer Les dossiers originaux sont à la Direction P&O

DG2-B.003 Factures d’achats11 2002-auj. 10 ans Éliminer DG2-B.004 Extraits de compte de l’AFSCA 2002-auj. 10 ans Éliminer DG2-B.005 Factures envoyées par les vétérinaires

du fonds («Vacations ») 2002-auj. 10 ans Éliminer

DG2-B.006 Dossiers des amendes administratives imposées par les contrôleurs de l’AFSCA


DG2-B.007 Factures envoyées par l’AFSCA aux opérateurs ayant des obligations pour les fonds


DG2-B.008 Nouvelles factures pour les fonds après contestation des opérateurs


DG2-B.009 Factures des opérateurs travaillant pour les fonds (« vacations »)

2002-2006 10 ans Éliminer

11 Voir le chapitre sur les archives du staff de la Direction du Budget et de la Comptabilité p. 88

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Code de la série




Remarques

DG2-B.010 Dossier annuel sur le programme budgétaire


DG2-B.011 Notes pour la Cour des Comptes 2002-auj. 10 ans Conserver DG2-B.012 Résumés comptables 2002-auj. 10 ans Conserver DG2-B.013 Contrats passés entre l’AFSCA et des

sociétés extérieures (contrats de maintenance, contrats d’assurances, contrats pour le personnel, documentation, rapports)

2002-auj. Deux ans après l’échéance du contrat

Éliminer

DG2-B.014 Bases de données PIA, CTX, IMMO, ISABEL, FINFOOD

?-auj. 10 ans Conserver Banques de données dont le tri, la conservation et/ou l’élimination concerne la Direction ICT (série DG2-F2.004)

DG2-B.015 Factures d’achat de l’Institut d’Expertise vétérinaire


DG2-B.016 Preuves de paiements de l’Institut d’Expertise vétérinaire


DG2-B.017 Extraits de compte de l’Institut d’Expertise vétérinaire


DG2-B.018 Frais de parcours de l’Institut d’Expertise vétérinaire


DG2-B.019 Factures envoyées par les vétérinaires (DMO) à l’Institut d’Expertise vétérinaire


DG2-B.020 Pièces justificatives introduites auprès de l’Institut d’Expertise vétérinaire


25


Code de la série




Remarques

DG2-B.021 Preuves de paiements et imputations des contrôleurs de l’Institut d’Expertise vétérinaire


DG2-B.022 Contrats divers passés entre la compagnie d’assurance SMAP (aujourd’hui : Ethias) et l’Institut d’Expertise vétérinaire


DG2-C. DIRECTION FINANCEMENT

DG2-C.001 Correspondance OUT 2001-auj. 10 ans Conserver La correspondance doit normalement être indicatée par le staff de la DG Services généraux. Tant que ce n’est pas le cas, conserver la correspondance OUT dans le service concerné

DG2-C.002 Dossiers du personnel de la Direction (documents des cercles d’évaluation)

2002-auj. Jusqu’au départ de l’employé de la direction


DG2-C.003 Extraits de compte12 1995-2006 10 ans Éliminer DG2-C.004 Factures des opérateurs 1999-2005 10 ans Éliminer DG2-C.005 Rappels de facturations 1999-2004 10 ans Éliminer DG2-C.006 Factures impayées 1991- 2006 Aussi longtemps

que nécessaire Éliminer

12 Voir le chapitre sur les archives de la Direction Financement p. 89

26


Code de la série




Remarques

DG2-C.007 Dossiers des plaintes des opérateurs pour les contributions et les rétributions (plainte, copie de l’accusé de réception, nouvelle note de crédit, nouvelle facture, feuille de suivi)


DG2-C.008 Audit du CODA-CERVA 2003-2004 10 ans Éliminer DG2-C.009 Banques de données ISABEL,

FINFOOD, BELTRACE, ADMINLIGHT, PIA

?-auj. 10 ans Conserver Banques de données dont le tri, la conservation et/ou l’élimination concerne la Direction ICT (série DG2-F2.004)

DG2-D. DIRECTION PERSONNEL & ORGANISATION

DG2-D1. SECTION RECRUTEMENTS ET CARRIÈRE ADMINISTRATIVE (DOSSIERS DU PERSONNEL)

DG2-D1.001 Dossiers des statutaires13 Les dossiers du personnel sont en cours de réorganisation. Chaque dossier devrait contenir à terme des documents de recrutement (extrait de naissance, certificat de bonne vie et mœurs, diplômes, cahier d’examen, appels aux candidats), des documents de carrière (arrêtés de nominations, promotions, promotions barémiques, contrats, mandats, désignations, attestations d’états de services), des documents

(1980)-auj. 110 ans après la date de naissance du membre du personnel

Trier Rassembler tous les dossiers retirés du classement au cours d’une année et en conserver 1 sur 25 : soit le 1er, le 26ème, le 51ème, etc. Les données essentielles sont conservées dans la base de données DEBOHRA (série DG2-F2.004)

13 Voir le chapitre sur les archives de la Direction Personnel & Organisation p. 90

27


Code de la série




Remarques

d’évaluation (cercles de développement, blâmes, avertissements, signalements), des documents sur les congés et absence (pauses carrières, mi-temps, congés parentaux), des documents de traitements, indemnités et allocations (fiches de traitements, allocations familiales, indemnités, mesures de compétences) et des documents divers (compositions de ménage, certificats de mariage, prestations de serments, actes de naissances des enfants)

DG2-D1.002 Dossiers des contractuels (pour le contenu voir la série DG2-D1.001)


Trier Rassembler tous les dossiers retirés du classement au cours d’une année et en conserver 1 sur 25: soit le 1er, le 26ème, le 51ème, etc. Les données essentielles sont conservées dans la base de données DEBOHRA (série DG2-F2.004)

DG2-D1.003 Dossiers des anciens contractuels (pour le contenu voir la série DG2-D1.001)


Trier Rassembler tous les dossiers retirés du classement au cours d’une année et en conserver 1 sur 25 : soit le 1er, le 26ème, le 51ème, etc. Les données essentielles sont conservées dans la base de données DEBOHRA (série DG2-F2.004)

28


Code de la série




Remarques

DG2-D1.004 Dossiers concernant les distinctions honorifiques pour les membres du personnel


Éliminer Les dossiers doivent être intégrés dans les dossiers individuels centraux (au Kardex)

DG2-D1.005 Base de données du personnel (DEBOHRA) 14 : noms, numéro de registre national, grade administratif, documents des évaluations, congés, etc.

(1980)-auj. 110 ans après date naissance membre du personnel

Conserver Base de données dont le tri, la conservation et/ou l’élimination concerne la Direction ICT (série DG2-F2.004)

DG2-D2. SECTION RECRUTEMENTS ET CARRIÈRE ADMINISTRATIVE (BUREAUX DES CONTRACTUELS ET DES STATUTAIRES)

DG2-D2.001 Fiches de traitements, allocations familiales, indemnités, mesures de compétences.

(1980)-auj. 30 ans Éliminer Les documents doivent être intégrés dans les dossiers individuels centraux (au Kardex)

DG2-D2.002 Documents divers (composition de ménage, certificat de mariage, prestation de serment, actes de naissance des enfants)

(1980)-auj. 30 ans Éliminer Les documents doivent être intégrés dans les dossiers individuels centraux (au Kardex)

DG2-D3. SECTION RECRUTEMENTS ET CARRIÈRE ADMINISTRATIVE (SÉLECTION ET RECRUTEMENTS)

DG2-D3.001 Dossiers des sélections et des recrutements pour contractuels


14 Voir le chapitre sur les archives de la Direction Personnel & Organisation p. 90

29


Code de la série




Remarques

DG2-D3.002 Dossiers concernant l’organisation des examens de recrutement des statutaires, des examens de promotion et des procédures de sélection des statutaires. - lettres de candidatures et feuilles

d’examens - dossiers d’examens

2001-auj. - 5 ans - 30 ans

Trier Conserver les procès-verbaux avec les listes des participants, les questions et les résultats. Éliminer les autres documents

DG2-D3.003 Dossier des arrêtés de nominations, réglementations, contrats permanents et ordres de services

2001-auj. 30 ans Conserver Les documents doivent être intégrés dans les dossiers individuels centraux (au Kardex)

DG2-D3.004 Dossiers des évaluations 2001-auj. 10 ans Conserver Les documents doivent être intégrés dans les dossiers individuels centraux (au Kardex)

DG2-D3.005 Dossiers des sollicitations 2001-auj. 5 ans Éliminer

DG2-D4. SECTION RECRUTEMENTS ET CARRIÈRE ADMINISTRATIVE (BUREAU TIME MANAGEMENT)

DG2-D4.001 Dossiers des accidents de travail - des agents qui n’obtiennent pas

d’indemnités - des agents qui obtiennent des

indemnités

2001-auj. - 30 ans - durée du

revenu

Éliminer Éliminer

DG2-D4.002 Dossiers des maladies et absences 2002-auj. 10 ans Trier Conserver les documents sur les pauses carrière, mi-temps et congés parentaux. Les documents doivent être transférés dans les dossiers individuels centraux (au Kardex)

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Code de la série




Remarques

DG2-D4.003 Dossiers des congés du personnel 2001-auj. 5 ans Éliminer

DG2-D4.004 Dossiers sur la législation 2001-auj. Tant que la législation est en vigueur

Éliminer

DG2-D5. SECTION RECRUTEMENTS ET CARRIÈRE ADMINISTRATIVE (SERVICE DES FORMATIONS)

DG2-D5.001 Rapports de stages 2001-auj. 5 ans Éliminer DG2-D5.002 Dossiers sur les mesures de

compétences (comprend des dossiers disciplinaires)


DG2-D5.003 Factures 2001-auj. 10 ans Éliminer DG2-D5.004 Syllabi de formations 2001-auj. 5 ans Éliminer DG2-D5.005 Dossiers des formations 2001-auj. 5 ans Éliminer

DG2-D6. SECTION RECRUTEMENTS ET CARRIÈRE ADMINISTRATIVE (BUREAU ORGANISATION DU PERSONNEL)

DG2-D6.001 Dossiers sur les assurances de l’AFSCA 2002-auj. 1 an après la fin de la police

Éliminer

DG2-D6.002 Dossiers des demandes de cumuls 2002-auj. 10 ans Conserver DG2-D6.003 Dossiers des dégâts sur le matériel 2002-auj. 2 ans Éliminer DG2-D6.004 Documents sur les contingents

kilométriques pour chaque agent 2002-auj. 2 ans Éliminer

DG2-D6.005 Factures Internet (ADSL) 2002-auj. 2 ans Éliminer

31


Code de la série




Remarques

DG2-D7. SECTION RECRUTEMENTS ET CARRIÈRE ADMINISTRATIVE (BUREAU SU SERVICE SOCIAL)

DG2-D7.001 Dossiers des demandes d’assistance 2002-auj. 10 ans Éliminer DG2-D7.002 Dossiers des personnes assistées 2002-auj. 10 ans Éliminer

DG2-D8. SECTION PÉCUNIAIRE

DG2-D8.001 Documentation sur l’organisation des matières pécuniaires du personnel (législation, directives, etc.)


Éliminer

DG2-D8.002 Documents de procédures 2002-auj. Jusqu’à substitution

Éliminer

DG2-D8.003 Dossiers concernant le statut pécuniaire du personnel (fiches de traitement)


DG2-D8.004 Dossiers des agents indemnisés annuellement pour accident de travail


DG2-D8.005 Preuves de paiement des indemnités annuelles des agents touchés par un accident de travail


DG2-D8.006 Dossiers du service social : documents sur les assurances hospitalisations du personnel

2002-auj. Jusqu’à expiration de la police d’assurance

Éliminer

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Code de la série




Remarques

DG2-D8.007 Dossiers du service social : activités pour le personnel (pensionnés, fête de Saint Nicolas)


DG2-D8.008 Archives du Ministère de l’Agriculture : documents sur le calcul (après changements de domicile) des indemnités de déplacement de chaque agent

1990-2002 10 ans Éliminer Ces archives dépendent de l’archiviste du SPF Économie [email protected]

DG2-D8.009 Archives du Ministère de l’Agriculture : dossiers du personnel (indemnités pour les frais de séjours)


DG2-D8.010 Archives du Ministère de l’Agriculture : documentation sur les indemnités (divers)


DG2-D8.011 Archives du Ministère de l’Agriculture : documents sur les assurances omnium du personnel en mission de service


DG2-D8.012 Archives du Ministère de l’Agriculture : documents sur les assurances pour le personnel


DG2-D8.013 Archives du Ministère de l’Agriculture : documents sur les primes de bilinguisme


DG2-D8.014 Archives du Ministère de l’Agriculture : documents sur le calcul du budget du service P&O


33


Code de la série




Remarques

DG2-D8.015 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire : recueil des lois qui concernent l’Institut d’Expertise vétérinaire


DG2-D8.016 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire: documents sur les formations et le recrutement.


DG2-D8.017 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire: organisation des examens pour les promotions


DG2-D8.018 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire : listes des modifications dans le changement de statut de chaque membre du personnel

1986-2002 20 ans Éliminer Vérifier si ces documents ne doivent pas être intégrés dans les dossiers du personnel de l’AFSCA

DG2-D8.019 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire: documents de synthèse sur le budget du service du personnel


DG2-D8.020 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire: modifications des statuts financiers en ce qui concerne les congés.


DG2-D8.021 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire: arrêtés ministériels concernant l’Institut d’Expertise Vétérinaire


34


Code de la série




Remarques

DG2-D8.022 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire: copies des déclarations d’invalidité


DG2-D8.023 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire: dossiers sur la situation linguistique au sein de l’Institut d’Expertise vétérinaire


DG2-D8.024 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire : indemnisations frais de téléphone, déplacements, etc.


DG2-D8.025 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire: fiches de congés


DG2-D8.026 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire: documents émanant du service social sur la situation financière du personnel (correspondance)


DG2-D8.027 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire: dossiers personnels de membres de l’Institut d’Études vétérinaires ayant déposé un recours au Conseil d’État


35


Code de la série




Remarques

DG2-D9. SERVICE DES TRADUCTIONS

DG2-D9.001 Copies des factures reçues des services traduction extérieurs (documents en allemand)

2002-auj. 5 ans Éliminer Les factures originales sont à la Direction Budget et Comptabilité (série DG2-B.004)

DG2-D9.002 Dossiers du personnel du service (documents des cercles d’évaluation)

2002-auj. 5 ans Éliminer Les dossiers originaux sont à la Direction P&O

DG2-D9.003 Registre annuel des traductions effectuées


DG2-D9.004 Documentation sur les bureaux de traduction extérieurs


DG2-D10. ARCHIVES DE L’ACSA

DG2-D10.001 Procès-verbaux des réunions du conseil d’administration


DG2-D10.002 Procès-verbaux des assemblées générales


DG2-D10.003 Dossiers des assurances 1991-2003 1 an après expiration de la police

Éliminer

DG2-D10.004 Budgets 1991-2003 10 ans Conserver DG2-D10.005 Grand livre 1991-2003 10 ans Conserver DG2-D10.006 Registre journalier 1991-2003 10 ans Éliminer DG2-D10.007 Extraits de compte 1991-2003 10 ans Éliminer DG2-D10.008 Situations salariales 1991-2003 10 ans Éliminer

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Code de la série




Remarques

DG2-D10.009 Dossiers de gestion 1991-2003 10 ans Éliminer

DG2-E. SERVICE JURIDIQUE

DG2-E.001 Notes de services de la Direction générale qui concernent spécialement le service juridique15


DG2-E.002 Dossiers du personnel du service (documents des cercles d’évaluation)

(1980)-auj. Jusqu’au départ de l’employé du service


DG2-E.003 Dossiers des avis juridiques 2002-auj. 20 ans Trier Rassembler une fois par an les dossiers dont le délai de conservation est dépassé et conserver un dossier sur deux

DG2-E.004 Dossiers des contentieux 2000-auj. 20 ans Trier Rassembler une fois par an les dossiers dont le délai de conservation est dépassé et conserver un dossier sur deux

DG2-E.005 Dossiers sur les projets de législation (dossiers « P »)

2002-auj. 20 ans Trier Rassembler une fois par an les dossiers dont le délai de conservation est dépassé et conserver un dossier sur deux

DG2-E.006 Procès verbaux établis par les contrôleurs


DG2-E.007 Dossiers de documentation (notes et textes juridiques sur des études spécifiques ou sur le fonctionnement interne de la section)


15 Voir le chapitre sur les archives du service juridique p. 94

37


Code de la série




Remarques

DG2-E.008 Indicateur électronique des dossiers du service juridique


DG2-F. DIRECTION ICT

DG2-F1. SERVICE ADMINISTRATIF DE LA DIRECTION ICT

DG2-F1.001 Correspondance OUT 2001-auj. 10 ans Conserver La correspondance de tous les services ICT est indicatée et conservée par l’administration du service ICT

DG2-F1.002 Dossiers du personnel de la section (documents des cercles d’évaluation)

2001-auj. Jusqu’au départ de l’employé du service


DG2-F1.003 Archives de la Direction. Rapports, procès-verbaux, e-mails, notes de services de la section « ICT infrastructure»16

2002-auj. 5 ans Trier Les documents en format papier peuvent être détruit (sauf s’ils ont valeur probante). La série sous format électronique (disque « M » ou intranet) devra être conservée

DG2-F1.004 Procès-verbaux et annexes des réunions du Conseil de direction de l’AFSCA

2002-auj. 2 ans Éliminer Série conservée au secrétariat des organes consultatifs (série DG1-A3.005)

DG2-F1.005 Archives de la Direction. Procès-verbaux et annexes des réunions du service ICT


16 Voir le chapitre sur les archives de la Direction ICT p. 95

38


Code de la série




Remarques

DG2-F1.006 Archives de la Direction. Rapports, rapports de tests, procès-verbaux pour la mise en place de programmes informatiques


DG2-F1.007 Archives de la Direction. Documents sur la réglementation du travail (copies)

2002-auj. Durée de la législation

Éliminer

DG2-F1.008 Formations du personnel (syllabi, liste des participants, etc.)


DG2-F1.009 Documents concernant les appels d’offres acceptés (documents sur l’offre, bons de commandes, correspondance, copie de la facture)


DG2-F1.010 Archives de la Direction. Documents concernant les appels d’offres refusés


DG2-F1.011 Documents (modes d’emploi) sur les banques de données

2002-auj. Utilisation des banques de données

Conserver Documents utiles pour la compréhension des banques de données une fois qu’elles seront archivées

DG2-F1.012 Documents concernant les appels d’offres acceptés par le Ministère de l’Agriculture (local N)

1984-1999 10 ans Éliminer Le responsable des archives du SPF Économie doit être averti de l’existence de ces archives avant toute élimination

DG2-F1.013 Archives de l’ACSA. Documents sur les appels d’offres passés par le service ICT pour les programmes de traçabilité (SANITEL) : documents sur les offres, bons de commandes, correspondance, copie de la facture

1996-2002 5 ans Trier Conserver les documents qui ont trait aux améliorations à apporter à la traçabilité suite à la crise de la vache folle. Éliminer les autres

39


Code de la série




Remarques

DG2-F1.014 Factures et bons de commandes du Ministère de l’Agriculture pour du matériel informatique

1984-1999 10 ans Éliminer Le responsable des archives du SPF Économie doit être averti de l’existence de ces archives avant toute élimination

DG2-F1.015 Factures pour du matériel informatique commandé par le Ministère de l’Agriculture, payé par le SPF Économie, et transmis à l’AFSCA pour remboursement

1984-1999 10 ans Éliminer La Direction Budget & Comptabilité doit être informée de l’existence de ces documents avant toute élimination

DG2-F1.016 Factures et bons de commandes de l’ACSA pour du matériel informatique

1996-2002 10 ans Éliminer La Direction Budget & Comptabilité doit être informée de l’existence de ces documents avant toute élimination

DG2-F1.017 Archives de la Direction. Documents sur les membres du personnel (congés, maladies, indemnités pour déplacements, etc.)


DG2-F1.018 Copies des factures concernant le secrétariat (ADSL, abonnements GSM)

2002-auj. 2 ans Éliminer Originaux à la Direction Budget & Comptabilité (série DG2-B.004)

DG2-F1.019 Copies des factures pour les réparations informatiques effectuées par des sociétés privées

2002-auj. 2 ans Éliminer Originaux à la Direction Budget & Comptabilité (série DG2-B.004)

DG2-F1.020 Demande officielle de matériel (obligatoirement sur support papier)


DG2-F1.021 Base de données (informatique) des réparations effectuées sur le matériel ICT


40


Code de la série




Remarques

DG2-F1.022 Inventaire (informatique) du matériel en possession de l’AFSCA (classé par site et poste de travail)


DG2-F1.023 Base de données informatiques (LIFETIME) de registration des appels reçus par le call-center


DG2-F1.024 Documents sur le prix du matériel qui n’a pas été acheté


DG2-F1.025 Archives de l’ACSA. « Passeports bovins » (fiche d’identification officielle pour chaque bovin belge, avec description de son état sanitaire, race, type, couleur de robe, numéro de boucle, propriétaires successifs, dates et heure de l’abattage, etc.)

2004-2007 3 ans Trier Garder une boîte de passeports bovins tous les 5 ans à titre documentaire. Documents remplacés depuis 2006 par différentes bases de données de l’ARSIA

DG2-F1.026 Archives de l’ACSA. « Passeports bovins » des pays étrangers (France, Pays, Bas, Luxembourg, etc.) transmis quand des animaux de ces pays sont abattus en Belgique


41


Code de la série




Remarques

DG2-F2. SECTION INFRASTRUCTURE

DG2-F2.001 Rapports, procès-verbaux, e-mails, notes de services de la section « ICT infrastructure»

2002-auj. 5 ans Trier Les documents en format papier peuvent être détruit. La série sous format électronique (disque « M ») devra être conservée par la Direction ICT

DG2-F2.002 Procès verbaux et annexes des réunions avec les différents services de l’AFSCA


DG2-F2.003 Documents sur la maintenance des programmes informatiques et banques de données


DG2-F2.004 Back up des banques de données de l’AFSCA

2002-auj. Tant que ces banques de données restent consultées

Conserver Les délais conservation, les moyens de classement et la nature exacte des supports informatiques doivent encore faire l’objet d’un accord avec les AGR

DG2-F2.005 Back up des serveurs « M », « V » et « H » de l’AFSCA

2002-auj. Tant que ces serveurs continuent à être utilisés

Conserver Les délais de conservation, les moyens de classement et la nature exacte des supports informatiques doivent encore faire l’objet d’un accord avec les AGR

DG2-F2.006 Back up des banques de données de l’Institut général des Denrées alimentaires

1995-2002 Tant que ces banques de données restent consultées

Conserver Les délais de conservation, les modes de classement et la nature exacte des supports informatiques doivent encore faire l’objet d’un accord avec les AGR

42


Code de la série




Remarques

DG2-F2.007 Back up des banques de données de l’Institut d’Expertise vétérinaire

1995-2002 Tant que ces banques de données restent consultées

Conserver Les délais de conservation, les modes de classement et la nature exacte des supports informatiques doivent encore faire l’objet d’un accord avec les AGR

DG2-F3. SECTION DÉVELOPPEMENT

DG2-F3.001 Procès-verbaux et annexes des réunions de l’AFSCA


DG2-F3.002 Procès-verbaux et annexes des réunions du service ICT


DG2-F3.003 Dossiers sur les projets de rénovation des programmes informatiques

2002-auj. 10 ans Conserver Série sous format papier et électronique de 2002 à 2006. Série électronique depuis 2006. Conserver la version papier jusque 2006, conserver ensuite la version électronique

DG2-F3.004 Documents (notes, copies de contrats, documents d’analyses, appel d’offres, projets, conventions, procès verbaux) sur la mise en place ou le remplacement des programmes informatiques et banques de données ANIMO, INFOBUD, INFANA, IGEMP, BELFYT, CHRONOS, BOOD, SANITEL, SANINET, SANITRACE, FOODNET, ALFA, DEBOHRA, LIMS


43


Code de la série




Remarques

DG2-F3.005 Rapports, procès-verbaux, e-mails, notes de services de la section « ICT développement »

2002-auj. 5 ans Trier Les documents sous format papier peuvent être détruits (sauf si le document en papier a valeur probante). La série sous format électronique (disque « M » ou intranet) devra être conservée

DG2-G. SERVICE LOGISTIQUE

DG2-G1. CHEF DE SERVICE

DG2-G1.001 Dossiers du personnel du service (documents des cercles d’évaluation)


Éliminer Les dossiers originaux sont à la Direction Personnel & Organisation

DG2-G1.002 Organisation du service Logistique, plans de personnel, plans opérationnels17


DG2-G1.003 Budget du service Logistique: propositions et suivi sur l’année

1998-auj. 3 ans Éliminer Les pièces du budget consolidé sont centralisées à la Direction Budget & Comptabilité (série DG2-B.011)

DG2-G1.004 Comité de Prévention : documents pour la participation aux réunions mensuelles

1994-auj. 1 an Éliminer La série complète et les documents originaux sont au service interne de Prévention et de Protection au travail (série DG1-B4.003)

DG2-G2. SECTION DES APPROVISIONNEMENTS ET ACHATS

DG2-G2.001 Demandes des services pour obtenir du matériel ou des prestations de service


17 Voir le chapitre sur les archives du staff de la DG des Services généraux p. 87

44


Code de la série




Remarques

DG2-G2.002 Dossiers de réalisation de marchés publics par la section Approvisionnements et Achats

2002-auj. - 10 ans en général - durée de vie du produit (> 10 ans) si requis

Éliminer Les modes de classement diffèrent d’un collaborateur à l’autre. L’harmonisation est en projet pour le courant 2008

DG2-G2.003 Inventaire des mobiliers des locaux du Ministère des Classes moyennes et Agriculture (documents techniques destinés à servir pour un déménagement qui a eu lieu)

1995 10 ans Éliminer

DG2-G2.004 Inventaire électronique des mobiliers des locaux de l’AFSCA, par poste de travail et mention du titulaire (sans historique)

2004-auj. 5 ans Éliminer Back up assuré par la Direction ICT

DG2-G2.005 Inventaire électronique des télécopieurs, photocopieurs et similaires en vue du suivi des entretiens et facturations


DG2-G2.006 Inventaire électronique des GSM de service et autres portables de communication : identification de l’appareil et du titulaire


DG2-G2.007 Inventaire électronique des appareils photographiques de service : identification de l’appareil et du titulaire


45


Code de la série




Remarques

DG2-G2.008 Inventaire électronique des matériels inventarisés, autres que ceux repris sous I2.002 à 004. Avec localisation, prix et date d’entrée


DG2-G2.009 Inventaire électronique des vêtements de travail et matériels de contrôle, à des fins statistiques

2008-auj. 5 ans Éliminer Back up ICT. Fichier Excel en cours de développement en février 2008

DG2-G2.010 Inventaire électronique des thermomètres de contrôle, pour suivre le calibrage légal


DG2-G3. SECTION DE L’INTENDANCE

DG2-G3.001 Véhicules de service : achat, entretien et divers, carnets de route

1998-auj. 5 ans après mise hors service du véhicule

Éliminer

DG2-G3.002 Consommation de carburant pour les véhicules de service (facture globale annuelle et tableau de distribution)


DG2-G3.003 États de mission et frais de déplacement des chauffeurs


DG2-G3.004 Copie des demandes d’examen médical des chauffeurs

1990-2002 5 ans Éliminer Activité reprise depuis 2002 par le Service interne de Prévention et de Protection au Travail

DG2-G3.005 Réglementations, instructions et tarifs de la Poste

1998-auj. 5 ans après péremption

Éliminer

46


Code de la série




Remarques

DG2-G3.006 Entretien des vêtements de travail : copies de factures des sociétés Initial, Aima etc.


DG2-G4. SECTION DE L’HÉBERGEMENT

DG2-G4.001 Hébergements du Ministère de l’Agriculture et de l’AFSCA : pièces de base (plans, contrats, décisions)

env. 1965-auj. 10 ans après péremption

Conserver

DG2-G4.002 Hébergements du Ministère de l’Agriculture et de l’AFSCA : gestion courante

env. 1965-auj. 5 ans Éliminer

DG2-G4.003 Pièces comptables relatives aux charges d’hébergement à payer

1/ 1998-2002 2/ 2003-auj.

5 ans Éliminer Originaux à la Direction Budget & Comptabilité (série DG2-B.004)

DG2-G4.004 Pièces relatives à la répartition de charges d’hébergement à payer par plusieurs occupants d’un même site de l’administration centrale


DG2-G4.005 Contrats de service avec des opérateurs de communication et de messagerie (La Poste, Belgacom)


47


Code de la série




Remarques

DG2-G4.006 Rapports d’expertise de l’Inventaire « Amiante » commandé par la Régie des Bâtiments

1999 Aussi longtemps que l’AFSCA occupe les bâtiments qui font l’objet de ces rapports d’expertise

Trier - Originaux à la Régie des bâtiments - Garder sur place les dossiers relatifs aux hébergements actuels de l’AFSCA - Remettre aux actuels occupants ou à la Régie des Bâtiments (selon le cas) les dossiers relatifs aux autres hébergements

DG2-G5. SECTION KORENET (NETTOYAGE ET CAFÉTÉRIA)

DG2-G5.001 Pièces relatives à l’achat des produits alimentaires : principalement factures originales

2003-auj. 10 ans Éliminer Susceptible de contrôle par la Cour des Comptes

DG2-G5.002 Pièces relatives à l’achat des produits non alimentaires : principalement factures originales

1/ 1997-2003 2/ 2003-auj.

10 ans Éliminer Susceptible de contrôle par la Cour des Comptes

DG2-G5.003 Pièces relatives à la tenue du compte bancaire Korenet, dont extraits de compte, livre de caisse et livre de banque


DG2-G5.004 Pièces relatives au remboursement de prestations Korenet par des tierces entités, spécialement des déclarations de créance


48


Code de la série




Remarques

DG2-G5.005 Pièces relatives à la vente directe de produits alimentaires au réfectoire ou par distribution de boissons (à l’exception de ce qui figure sous I5.004), spécialement balances annuelles, rapports

1991-1997 10 ans Éliminer Susceptible de contrôle par la Cour des Comptes

DG2-G5.006 Dossiers relatifs à l’ancien mess de la Vlaamse Gemeenschap et à la réouverture d’un mess au WTC


49


SECTION III : DIRECTION GÉNÉRALE DE LA POLITIQUE DE CONTRÔLE

Code de la série




Remarques

DG3-A. DIRECTION GÉNÉRALE DE LA POLITIQUE DE CONTRÔLE

DG3-A1. SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION GÉNÉRALE (STAFF)

DG3-A1.001 Correspondance OUT de tous les services de la DG Politique de contrôle18


DG3-A1.002 Notes de service de la Direction générale Politique de contrôle

2002-auj. 10 ans Conserver Série sous format papier de 2002 à 2006. Série électronique depuis 2006. Conserver la série sur support papier jusqu’en 2006, conserver la série électronique ensuite

DG3-A1.003 Dossiers sur les états de frais des contrôleurs, indemnités kilométriques, feuilles des congés, formations


DG3-A1.004 Documents sur les missions, les notes de frais, les indemnités kilométriques, les documents sur les problèmes de pointeuse (retards, documents justificatifs)


18 Voir le chapitre sur les archives du secrétariat de la DG Politique de contrôle p. 99

50


Code de la série




Remarques

DG3-A1.005 Dossiers sur les projets de rénovation de l’AFSCA qui concernent la DG Politique de contrôle (BPR, programmes informatiques, financements, etc.)


DG3-A1.006 Procès-verbaux et annexes des réunions du Comité de direction de l’AFSCA


DG3-A1.007 Procès-verbaux des réunions de coordination pour la DG Politique de contrôle


DG3-A1.008 Rapports et procès-verbaux des réunions de coordination SPF/AFSCA sur les questions techniques des contrôles


DG3-A1.009 Procès-verbaux des réunions avec les secteurs pour les aspects techniques des contrôles


DG3-A1.010 Documentation sur la réglementation européenne


Éliminer

DG3-A1.011 Notes et commentaires de la Direction générale sur des questions parlementaires


51


Code de la série




Remarques

DG3-A1.012 Programmes annuels de contrôle étudiés par la Direction générale de la Politique de contrôle

2002-auj. 20 ans Conserver Série électronique disponible sur intranet. Conserver la version sur support électronique

DG3-A1.013 Notes et études sur des questions particulières adressées aux différentes sections de la DG (« Fiches »)


DG3-A1.014 Audits et rapports sur les missions menées par l’Office alimentaire et vétérinaire de l’Union européenne à l’AFSCA. Rapports d’évaluation des contrôles menés par l’AFSCA, procès-verbaux des réunions, correspondance, liste des présences, etc.


DG3-A1.015 Dossiers sur le financement de l’AFSCA : procès-verbaux des réunions sur le financement, données chiffrées, tableaux de répartition des fonds, accords financiers avec les secteurs, etc.

2002-2005 10 ans Conserver La suite de la série se trouve à la Direction Budget & Comptabilité (série DG2-B.011)

DG3-A1.016 Archives de la Cellule de validation des guides d’autocontrôle (guides, documentation, correspondance)


52


Code de la série




Remarques

DG3-A1.017 Archives du Directeur général de la Politique de contrôle. Dossiers (documentation, correspondance et législation) classés selon la section concernée : - Direction Santé des animaux et

Sécurité des produits animaux - Direction Protection des végétaux

et Sécurité de la production végétale

- Direction Transformation et Distribution des denrées alimentaires

- Secrétariat du Comité scientifique - Banque de données et Traçabilité - Relations internationales

2007-auj. 10 ans Trier Conserver essentiellement ce qui concerne la DG Politique de contrôle dans sa globalité : protocoles passés avec le SPF, évaluations budgétaires, documents concernant l’Union européenne, ainsi que ce qui touche aux relations internationales de l’AFSCA

DG3-A1.018 Archives de Gilbert Houins19. Tableau des permanences en période crise


DG3-A1.019 Archives de Gilbert Houins. Budget (documentation, correspondance, législation)

2000-2007 10 ans iner Élim

19 Directeur général de la DG Politique de contrôle (2002-2007).

53


Code de la série




Remarques

DG3-A1.020 Archives de Gilbert Houins. Documentation générale. Classement thématique. Exemples : « Protection des vertébrés » ou « Égalités des sexes et des chances »

2000-2007 10 ans Trier Ne conserver que ce qui concerne le contrôle de l’hygiène alimentaire

DG3-A1.021 Archives de Gilbert Houins20. Documents sur les origines de l’AFSCA : Notes et procès-verbaux des réunions SPF Santé publique et AFSCA


DG3-A1.022 Archives de Gilbert Houins. Pesticides (documentation, correspondance, législation)

2000-2007 10 ans Trier Ne conserver que les documents de synthèse

DG3-A1.023 Archives de Gilbert Houins. Programme CONSUM (Contaminant Surveillance system) : documentation, correspondance, législation


DG3-A1.024 Archives de Gilbert Houins. Autorisation pour la destruction des stocks de viande touchés par la maladie ESB (documentation, correspondance, législation)


20 Ancien directeur général de la DG Politique de contrôle (2002-2007). Actuel administrateur délégué de l’AFSCA.

54


Code de la série




Remarques

DG3-A1.025 Archives du Ministère de l’Agriculture : dossiers de la DG4 (Direction générale des Végétaux et des Matières premières). Rapports d’analyses, autorisations d’exploitations, etc.


DG3-A2. SECRÉTARIAT DU COMITÉ SCIENTIFIQUE

DG3-A2.001 Dossiers du personnel du Secrétariat du Comité scientifique (cercles d’évaluation)

2001-auj. Jusqu’au départ de l’employé du secrétariat


DG3-A2.002 Dossiers relatifs aux indemnités des membres du comité scientifique de l’AFSCA21


DG3-A2.003 Dossiers thématiques et publications du Comité scientifique


DG3-A2.004 Arrêtés en rapport avec la création et le fonctionnement du comité scientifique


DG3-A2.005 Procédures, code déontologique, règlement d’ordre intérieur propres au Comité scientifique


DG3-A2.006 Dossiers en rapport avec l’EFSA (European Food Safety Authority)


21 Voir le chapitre sur les archives du secrétariat du Comité scientifique p. 99

55


Code de la série




Remarques

DG3-A2.007 Dossiers des membres du Comité scientifique


DG3-A2.008 Dossiers des demandes d’avis et des activités auto saisines


DG3-A2.009 Avis rendus par le Comité scientifique 2001-auj. 20 ans Conserver Conserver version électronique (disponible sur Internet)

DG3-A2.010 Rapports provisoires du Comité scientifique


DG3-A2.011 Rapports définitifs du Comité scientifique

2001-auj. 20 ans

Conserver

DG3-A2.012 Autres dossiers (Projets européens, documentation scientifique…)

2001-auj. 10 ans Eliminer

DG3-A3. DIRECTION DES RELATIONS INTERNATIONALES

DG3-A3.001 Dossiers du personnel de la Direction Relations internationales (cercles d’évaluation)

2002- auj. Jusqu’au départ de l’employé du service


DG3-A3.002 Procès-verbaux des réunions à la Commission européenne

2002-auj. 10 ans Éliminer Série disponible sur le site de la Commission européenne

DG3-A3.003 Dossiers des certificats originaux22 2000-auj. 20 ans Trier Conserver un certificat sur quatre. Le produit visé par certificat doit être de nature différente

22 Voir le chapitre sur les archives de la Direction Relations internationales p. 100

56


Code de la série




Remarques

DG3-A3.004 Dossiers sur les produits destinés à l’importation : législation et instructions selon la nature et l’origine du produit, nature des contrôles, exigences sanitaires nationales, etc.

2002-auj. 20 ans Trier Conserver un dossier sur cinq

DG3-A3.005 Dossiers sur les produits destinés à l’exportation : réglementations des pays, correspondance, notes

2000-auj. 20 ans Trier Conserver un dossier sur cinq, différent selon le pays

DG3-A3.006 Dossiers thématiques sur l’élaboration des certificats


DG3-A3.007 Notes d’informations sur les opérateurs : nom de l’établissement, catégorie, numéro d’agrément, etc.

2002-auj. 20 ans Trier Conserver un dossier d’opérateur sur vingt

DG3-A3.008 Dossiers sur la coopération avec les pays en voie de développement


DG3-A4. DIRECTION BANQUE DE DONNÉES ET TRAÇABILITÉ

DG3-A4.001 Correspondance OUT 2002-auj. 10 ans Éliminer Une copie de la correspondance OUT est archivée et indicatée par le secrétariat de la DG Politique de contrôle (série DG3-A1.001)

DG3-A4.002 Dossiers du personnel de la Direction Banque de données et Traçabilité (cercles d’évaluation)

2002-auj. Jusqu’au départ de l’employé du service


57


Code de la série




Remarques

DG3-A4.003 Dossiers « théma » : correspondance avec ONSS et SPF Simplification administrative

2002-auj. 10 ans Conserver Conserver ces documents sur support électronique

DG3-A4.004 Dossiers de documents de procédures (documents électroniques)


DG3-A4.005 Documentation sur les banques de données


DG3-A4.006 Dossiers généraux sur la mise en place des banques de données: lettres fax, mémos, présentations


DG3-A4.007 Dossiers sur le programme informatique Business Objects (BO) pour les requêtes et les rapports chiffrés


DG3-A4.008 Banques de données SANITEL, SANINET, BOOD, BELTRACE

2002-auj. 10 ans Conserver Banques de données dont le tri, la conservation et/ou l’élimination concerne la Direction ICT (série DG2-F2.004)

DG3-B. DIRECTION SANTÉ DES ANIMAUX ET SÉCURITÉ DES PRODUITS ANIMAUX

DG3-B1. SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION

DG3-B1.001 Correspondance OUT 2002-auj. 10 ans Éliminer Une copie de la correspondance OUT est archivée et indicatée par le secrétariat de la DG Politique de contrôle (série DG3-A1.001)

58


Code de la série




Remarques

DG3-B1.002 Dossiers du personnel de la direction (cercles d’évaluation)

2005-auj. Jusqu’au départ de l’employé du secrétariat


DG3-B1.003 Dossier sur les disponibilités du personnel23


DG3-B1.004 Notes de services de la DG Politique de contrôle

2001-auj. 5 ans Éliminer Série conservée au secrétariat de la DG Politique de contrôle (série DG3-A1.002)

DG3-B1.005 Procès-verbaux et annexes des réunions de coordination


DG3-B1.006 Procès-verbaux et annexes des réunions de concertation


DG3-B1.007 Procès-verbaux et annexes des réunions de la section Aliments pour animaux

2003-auj. 10 ans Conserver Conserver la série électronique sur le disque « M »

DG3-B1.008 Procès-verbaux et annexes des réunions de la section Santé des animaux


DG3-B1.009 Procès-verbaux et documents des réunions de la section des Produits des animaux


DG3-B1.010 Procès verbaux et annexes des réunions du Comité de direction de l’AFSCA


23 Voir le chapitre sur les archives du secrétariat de la Direction Santé des animaux et Sécurité des Produits animaux p. 102

59


Code de la série




Remarques

DG3-B1.011 Procès-verbaux et annexes des réunions entre les SPF et l’AFSCA


DG3-B1.012 Procès-verbaux et annexes des Meeting of the Chief veterinary Officers (CVO)

2006 10 ans Conserver

DG3-B1.013 Procès-verbaux et notes de la SCOFCAH (Commission européenne)


DG3-B1.014 Procès-verbaux et annexes des réunions sur les maladies provoquant des crises (par exemple la maladie de la langue bleue)


DG3-B1.015 Documents sur l’organisation des groupes de travaux Emerging dieseases


DG3-B1.016 Programmes annuels de contrôles 2002-auj. 5 ans Éliminer Série conservée par le secrétariat de la DG Politique de contrôle (série DG3-A1.012)

DG3-B1.017 Notes et études sur des questions particulières adressées à la section Aliments pour animaux (« Fiches »)

2005-auj. 20 ans Éliminer Série conservée par le secrétariat de la DG Politique de contrôle (série DG3-A1.13)

DG3-B1.018 Notes et études sur des questions particulières adressées à la section Santé animale (« Fiches »)


60


Code de la série




Remarques

DG3-B1.019 Notes et études sur des questions particulières adressées à la section Produits des animaux (« Fiches »)


DG3-B2. SECTION SANTÉ DES ANIMAUX

DG3-B2.001

Dossiers du personnel de la section Santé des animaux (cercles d’évaluation)



DG3-B2.002 Procès-verbaux et annexes des réunions de la section Santé des animaux24

2003-auj. 10 ans Éliminer Série conservée au secrétariat de la Direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux (série DG3-B1.007)

DG3-B2.003 Procès-verbaux et annexes des réunions de coordination et de concertation

2003-auj. 5 ans Eliminer Série conservée au secrétariat de la Direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux (série DG3-B1.004)



DG3-B2.005 Procès-verbaux et annexes des comités de programmation


DG3-B2.006 Programmes annuels de contrôle 2002-auj. 5 ans Éliminer Série conservée par le secrétariat de la DG Politique de contrôle (série DG3-A1.012)

DG3-B2.007 Procès-verbaux et notes des réunions 2003-auj. 10 ans Éliminer 24 Voir le chapitre sur les archives de la section Santé des animaux p.102

61


Code de la série




Remarques

sur les bilans techniques et financiers des contrôles effectués

DG3-B2.008 Programmes annuels de contrôle élaborés par la section


DG3-B2.009 Notes et études sur des questions particulières adressées à la section Santé animale (« Fiches ») : demandes d’avis, convocation aux groupes travaux, rapports, projets d’avis, liste des personnes impliquées, etc.


DG3-B2.010 Dossier des informations transmises au Bureau d’Intervention et de Restitution Belge (BIRB)

2002 20 ans Trier Ne conserver que les documents de synthèse

DG3-B2.011 Dossiers sur les maladies des animaux 2002-auj. 20 ans Conserver DG3-B2.012 Dossiers sur les maladies zoonoses 2003 20 ans Conserver DG3-B2.013 Dossiers de la maladie de la fièvre

aphteuse 2001-2002 20 ans Conserver

DG3-B2.014 Banques de données ALFA, BELTRACE, BOOD, BO, FINFOOD, FOODNET, SANITEL, SANINET


DG3-B2.015 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire : dossiers sur les maladies animales


62


Code de la série




Remarques

DG3-B3. SECTION PRODUITS DES ANIMAUX

DG3-B3.001 Dossiers du personnel de la section Produits des animaux (cercles d’évaluation)



DG3-B3.002 Procès-verbaux et annexes des réunions de la section Produits des animaux25

2003-auj. 10 ans Éliminer Série conservée au secrétariat de la Direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux (série DG3-B1.008)

DG3-B3.003 Procès-verbaux et annexes des réunions de coordination et de concertation

2003-auj. 5 ans Éliminer Série conservée au secrétariat de la Direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux (séries DG3-B1.004 et DG3-B1.004)



DG3-B3.005 Procès-verbaux et annexes des comités de programmation


DG3-B3.006 Programmes annuels de contrôle 2002-auj. 5 ans Éliminer Série conservée par le secrétariat de la DG Politique de contrôle (série DG3-A1.012)

DG3-B3.007 Procès-verbaux et notes des réunions sur les bilans techniques et financiers des contrôles effectués


DG3-B3.008 Dossiers des experts (nouvelles et 2002-auj. 10 ans Conserver

25 Voir le chapitre sur les archives de la section Produits des animaux p.103

63


Code de la série




Remarques

anciennes circulaires, études, articles, bibliographies, etc.)

DG3-B3.009 Dossiers datant de l’Institut d’Expertise vétérinaire (tests ADN, gélatines)


DG3-B3.010 Programmes annuels de contrôle élaborés par la section


DG3-B3.011 Notes et études sur des questions particulières adressées à la section Produits des animaux (« fiches ») : demandes d’avis, convocation aux groupes travaux, rapports, projets d’avis, liste des personnes impliquées, etc.


DG3-B3.012 Dossiers sur les méthodes d’analyse (nombre d‘échantillons à prélever, risques)


DG3-B3.013 Banques de données ALFA, BELTRACE, BOOD, BO, FINFOOD, FOODNET, SANITEL, SANINET


DG3-C. DIRECTION TRANSFORMATION ET DISTRIBUTION DES DENRÉES ALIMENTAIRES

DG3-C.001 Correspondance OUT 2003-auj. 10 ans Éliminer Une copie de la correspondance OUT est archivée et indicatée par le secrétariat de la DG Politique de

64


Code de la série




Remarques

contrôle (série DG3-A1.001) DG3-C.002 Dossiers du personnel de la Direction

Transformation et Distribution des denrées alimentaires (cercles de d’évaluation)



DG3-C.003 Notes de services de la DG Politique de contrôle

1996-auj. 5 ans Éliminer Série conservée au secrétariat de la DG Politique de contrôle (sérieDG3-A1.002)

DG3-C.004 Présentations et discours de la direction (Power Points) 200426


DG3-C.005 Procès-verbaux et annexes des réunions de coordination et de concertation (« S3 »)

2007-auj. 10 ans Conserver Série conservée au secrétariat de la Direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux (séries DG3-B1.004 et DG3-B1.004)

DG3-C.006 Procès-verbaux et annexes des réunions du Comité de direction de l’AFSCA


DG3-C.007 Procès-verbaux et annexes des réunions entre les SPF et l’AFSCA


DG3-C.008 Procès-verbaux et notes du Comité Permanent Commun sur la Chaîne Alimentaire et de la Santé Animale27

2003-auj. 10 ans Eliminer

DG3-C.009 Notes et procès-verbaux des réunions 2004-auj. 10 ans Trier Ne conserver que les procès-verbaux

26 Voir le chapitre sur les archives de la Direction Transformation et Distribution des denrées alimentaires p.103 27 Plus connu sous le nom anglais de SCOFCAH (Joint standing committee on the food and animal health).

65


Code de la série




Remarques

avec les fédérations d’opérateurs (FEVIA, FEDIS, bouchers, boulangers, HORECA, etc.)

et/ou les documents illustrant les accords entre l’AFSCA et les secteurs

DG3-C.010 Procès-verbaux et annexes des comités de programmation


DG3-C.011 Procès-verbaux et notes des réunions sur les bilans techniques et financiers des contrôles effectués


DG3-C.012 Notes et procès-verbaux des réunions du groupe de direction sur l’autocontrôle


DG3-C.013 Programmes annuels de contrôles élaborés par la Direction


DG3-C.014 Procès-verbaux et annexes des réunions internes


DG3-C.015 Procès verbaux et annexes des réunions de coordination et de concertation (« S3 »)


DG3-C.016 Dossiers sur la communication interne de la Direction


DG3-C.017 Documents sur les procédures de contrôle


DG3-C.018 Questions parlementaires en rapport avec les activités de la Direction


66


Code de la série




Remarques

DG3-C.019 Notes et études sur des questions particulières adressées à la Direction (« Fiches ») : demandes d’avis, convocation aux groupes de travaux, rapports, projets d’avis, liste des personnes impliquées, etc.


DG3-C.020 Banques de données ALFA, BELTRACE, BOOD, BO, FINFOOD, FOODNET, SANITEL, SANINET


DG3-D. DIRECTION PROTECTION DES VÉGÉTAUX ET SÉCURITÉ DES PRODUITS VÉGÉTAUX

DG3-D.001 Correspondance OUT 2003-auj.. 10 ans Éliminer Une copie de la correspondance OUT est archivée et indicatée par le secrétariat de la DG Politique de contrôle (série DG3-A1.001)

DG3-D.002 Dossiers du personnel de la Direction Protection des Végétaux et Sécurité des Produits végétaux (cercles d’évaluation)



DG3-D.003 Procès-verbaux et annexes des comités de programmation


DG3-D.004 Procès-verbaux et annexes des comités de coordination et de concertation28

2003-auj. 5 ans Éliminer Série conservée au secrétariat de la Direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux (série DG3-1.004)

28 Voir le chapitre sur les archives de la Direction Protection des végétaux et Sécurité des produits végétaux p. 103

67


Code de la série




Remarques

DG3-D.005 Procès-verbaux et documents annexes des réunions du Comité de direction de l’AFSCA


DG3-D.006 Procès-verbaux et annexes des réunions entre les SPF Santé publique et l’AFSCA


DG3-D.007 Procès-verbaux et notes de la SCOFCAH (Commission européenne) 29


DG3-D.008 Procès-verbaux et annexes des réunions de l’ancienne section Aliments pour Animaux

2003-2007 10 ans Éliminer Série conservée par le secrétariat de la Direction Santé des animaux et Sécurité des produits animaux (série DG3-1.006)

DG3-D.009 Documentation et procès-verbaux des réunions sur les bases de données (ALFA, BELTRACE, BOOD, BO, FINFOOD, FOODNET, SANITEL, SANINET)


DG3-D.010 Audit de la section par la FVO (Food and Veterinary Office)


DG3-D.011 Dossiers thématiques sur la protection des végétaux et sur les aliments des animaux: notes, rapports, correspondance articles scientifiques, données chiffrées

1998-auj. 20 ans Trier Conserver les documents de synthèse

29 Plus connu en anglais sous le nom de SCOFCAH (Joint Standing Committee On the Food and Animal Health).

68


Code de la série




Remarques

DG3-D.012 Sommaires du Moniteur belge et du Journal officiel européen


DG3-D.013 Législation des pays tiers (hors Union européenne)

2003-auj. Tant que la législation reste en vigueur

Éliminer Documents conservés à la Direction Relations internationales (séries DG3-A3.004 et DG3-A3.005)

DG3-D.014 Législation belge et européenne 1990-auj. Tant que la législation reste en vigueur

Éliminer

DG3-D.015 Copies de textes de lois et notes sur les modifications à y apporter


DG3-D.016 Normes NIMP 30 (ISPM) de la FAO 2003-auj. 10 ans Éliminer DG3-D.017 Fiches techniques (par pays tiers) des

contrôles sur les végétaux 2003-auj. 10 ans Éliminer Documents conservés à la Direction

Relations internationales (séries DG3-A3.004 et DG3-A3.005)

DG3-D.018 Circulaires des contrôleurs étrangers 2003-auj. 10 ans Éliminer Documents conservés à la Direction Relations internationales

DG3-D.019 Dossiers concernant les instructions pour l’exportation

2003-auj. 10 ans Éliminer Documents conservés à la Direction Relations internationales (série DG3-A3.004)

DG3-D.020 Dossiers concernant les conditions d’importations

2003-auj. 10 ans Éliminer Documents conservés à la Direction Relations internationales (série DG3-A3.004)

DG3-D.021 Programme annuel de contrôle 2002-auj. 20 ans Éliminer Série conservée par le secrétariat de la

30 NIMP : Normes internationales pour les mesures phytosanitaires.

69


Code de la série




Remarques

élaboré par la Direction Protection des végétaux et Sécurité des végétaux

DG Politique de contrôle (série DG3-A1.012)

DG3-D.022 Notes sur des questions particulières adressées à la Direction (« Fiches ») : demandes d’avis, convocation aux groupes travaux, rapports, projets d’avis, liste des personnes impliquées, etc.


DG3-D.023 Dossiers des guides d’autocontrôle 2003-auj. 10 ans Trier Conserver uniquement les guides d’autocontrôle

DG3-D.024 Dossiers des relations AFSCA et CITES (Convention of the international trade of endangered species of wild fauna and flora)


DG3-D.025 Dossiers sur le contrôle des résidus pour la rédaction du programme annuel de contrôle (résultats chiffrés obtenus lors des contrôles)

2003-auj. 10 ans Trier Conserver les rapports annuels pour la Commission européenne

DG3-D.026 Dossiers sur le contrôle des pesticides pour la rédaction du programme annuel de contrôle (résultats chiffrés obtenus lors des contrôles)


DG3-D.027 Données chiffrées sur les aliments des animaux, envoyées par la section aliments des animaux à la Commission européenne


70


Code de la série




Remarques

DG3-D.028 Dossiers sur le contrôle des engrais pour la rédaction du programme annuel de contrôle : - Rapports du Comité Engrais - Communication du Comité Engrais

2003-auj. 10 ans Trier Conserver les communications du Comité Engrais

DG3-D.029 Dossiers sur le contrôle des pulvérisateurs : - Liste des absences (in)justifiées au

contrôle - Correspondance avec les Centres

de contrôle et avec les opérateurs - Résultats d’enquêtes - Rapports d’inspection - Législation - Bilans techniques et financiers (par

cycle) du Comités directeur et technique

1995-auj. 9 ans Éliminer Les bilans techniques et financiers sont spécifiques pour les contrôles des pulvérisateurs étant donné qu’il est nécessaire de justifier les tarifs demandés auprès des délégations des contrôles et d’autofinancement des secteurs concernés

DG3-D.030 Fiches techniques : liste annuelle du nombre de contrôles, et des secteurs inspectés


DG3-D.031 Dossiers sur le contrôle des bois d’emballage (dit ISPM15)


DG3-D.032 Dossiers sur le contrôle des pesticides 2003-auj. 10 ans Trier Conserver les rapports pour la Commission européenne

71


Code de la série




Remarques

DG3-D.033 Résultats d’analyses des contaminants (nitrates et métaux lourds)

2003-auj. 10 ans Trier Conserver les rapports des nitrates pour la Commission européenne

DG3-D.034 Dossiers sur le contrôle des maladies et de la qualité des fruits et légumes

2003-auj. 10 ans Trier Conserver les dossiers sur les maladies les plus importantes (ex : Diabrotica et Ceratitis capitata)

DG3-D.035 Dossiers sur le contrôle des maladies des pommes de terre

2003-auj. 10 ans Trier Conserver les dossiers sur : - Les maladies les plus importantes - Les dossiers des délégations de

l’AFSCA aux Régions - Les documents concernant la

législation et les contrôles (ex : Potato Spindle Tuber Viroid)

DG3-D.036 Dossiers sur le contrôle des cultures ornementales

2003-auj. 10 ans Trier Conserver les dossiers sur les maladies les plus importantes (ex: feu bactérien, Phytophtora ramorum)

DG3-D.037 Dossiers sur les exportations vers la Russie


DG3-D.038 Procurations données à l’AFSCA par des opérateurs belges pour la communication des résultats des contrôles à des associations auxquelles ils sont affiliés (section aliments des animaux)


72


Code de la série




Remarques

DG3-D.039 Banques de données ALFA, BELTRACE, BOOD, BO, FINFOOD, FOODNET, SANITEL, SANINET


73


74

SECTION IV : DIRECTION GÉNÉRALE DU CONTRÔLE

Code de la série




Remarques

DG4-A. DIRECTION GÉNÉRALE DU CONTRÔLE

DG4-A. STAFF DE LA DG DU CONTRÔLE

DG4-A.001 Correspondance OUT de tous les services de la DG Contrôle


DG4-A.002 Indicateur de la correspondance 2002-auj. Jusqu’à substitution

Conserver

DG4-A.003 Notes de service de la Direction générale du Contrôle31

2002-auj. 10 ans Conserver Série sous format papier de 2002 à 2006. Série électronique depuis 2006

DG4-A.004 Feuilles de congés du staff 2002-auj. 1 an Éliminer DG4-A.005 Documents sur les contingents

kilométriques du staff 2002-auj. 1 an Éliminer

DG4-A.006 Bons de commandes du staff 2002-auj. 10 ans Éliminer DG4-A.007 Copies des lois et arrêtés 2002-auj. Jusqu’à

substitution Éliminer

DG4-A.008 Listes des revues existantes 2002-auj. 1 an Éliminer DG4-A.009 Procès-verbaux du Comité de

direction de l’AFSCA (copies) 2002-auj. 2 ans Éliminer

31 Voir le chapitre sur les archives du staff de la DG du Contrôle p. 104


Code de la série




Remarques

DG4-A.010 Documents reçus lors de diverses réunions (copies)


DG4-A.011 Copies des rapports de l’Unité nationale d’Enquête (UNE)


DG4-A.012 Documents du groupe de travail sur la gestion documentaire (Groupe A15)


DG4-A.013 Documents sur l’organisation des cercles de développements (copies)


DG4-A.014 Documents sur le BPR Food@work (copies)


DG4-A.015 Copies des dossiers de recrutements des chefs des unités provinciales de contrôle


DG4-B. DIRECTION DE L’ADMINISTRATION

DG4-B1. SECRÉTARIAT DU DIRECTEUR GÉNÉRAL

DG4-B1.001 Correspondance OUT de tous les services de la DG Contrôle

2002-auj. 10 ans Éliminer Une copie de la correspondance OUT est archivée et indicatée par le staff de la DG du Contrôle (DG4-A1.001)

DG4-B1.002 Lettres de candidatures reçues pour les emplois proposés par la DG Contrôle


DG4-B1.003 Procès-verbaux et documents annexes des réunions des chefs de section de la DG Contrôle (réunions Staff)

2002-auj. 10 ans Trier Conserver les procès-verbaux

75


Code de la série




Remarques

DG4-B1.004 Procès-verbaux et documents des réunions sur le Rapid alert system for food and feed (RASFF)

2002-auj. 10 ans Trier Conserver les procès-verbaux

DG4-B1.005 Procès-verbaux et documents des réunions avec les SPF concernés par la sécurité alimentaire (Overleg vergaderingen)


DG4-B1.006 Procès-verbaux et documents des réunions pour la mise en place des banques de données informatisées (Programma meetings)

2002- auj. 5 ans Éliminer

DG4-B1.007 Procès-verbaux et documents des réunions sur l’organisation et la mise en place de la banque de données sur les opérateurs (BOOD)


DG4-B1.008 Procès-verbaux et documents des réunions sur l’organisation et la mise en place de la banque de données FOODNET


DG4-B1.009 Procès-verbaux et documents annexes des réunions des chefs des unités provinciales de contrôle (Réunions Management comité)


DG4-B1.010 Procès-verbaux et documents des réunions du Comité de direction de l’AFSCA


76


Code de la série




Remarques

DG4-B1.011 Copies des dossiers des plaintes sur le fonctionnement et l’organisation de l’AFSCA


DG4-B2. SECTION DES AGRÉMENTS

DG4-B2.001 Procès-verbaux et annexes des réunions de la section des Agréments

2002- auj. 10 ans Trier Conserver les procès-verbaux. Conserver les documents sous format papier qui n’ont pas été mis sur support informatique. Conserver toutes les versions électroniques (Disque « M »)



DG4-B2.003 Notes vertes (questions transmises pour réponses à l’AFSCA par le SPF Santé publique)


DG4-B2.004 Procès-verbaux et documents annexes des réunions avec les chefs d’Unités provinciales de contrôle (Réunions Management comité)


DG4-B2.005 Dossiers sur les groupes de travaux qui concernent les agréments (procès-verbaux, correspondance, rapports imprimés à partir d’intranet)

2002-auj. 10 ans Conserver Conserver la version électronique

77


Code de la série




Remarques

DG4-B.2.006 Procès-verbaux et documents des réunions sur l’organisation et la mise en place de la banque de données sur les opérateurs (BOOD)


DG4-B2.007 Législation en rapport avec les agréments

2002-auj. Tant que la législation reste en vigueur

Éliminer

DG4-B2.008 Documentation sur la préparation des arrêtés et règlements se rapportant aux agréments

2002- auj. 5 ans Éliminer

DG4-B2.009 Instructions pour l’octroi des agréments

2002-auj. 10 ans Trier Conserver la version électronique disponible sur l’intranet.

DG4-B2.010 Dossiers des octrois d’agréments pour chaque envoi d’animaux dans des foires (lettre de l’opérateur et de l’unité provinciale de contrôle)

2002-auj. 5 ans après la cessation des activités de l’opérateur

Éliminer

DG4-B2.011 Dossiers des octrois d’agréments pour les quarantaines d’oiseaux importés


Éliminer

DG4-B2.012 Dossiers des octrois d’agréments pour les producteurs de sperme et d’embryons d’animaux


Éliminer

78


Code de la série




Remarques

DG4-B2.013 Dossiers des octrois d’agréments pour les transporteurs d’animaux

2002-2005 5 ans après la cessation des activités de l’opérateur

Éliminer

DG4-B2.014 Dossiers sur les cas où des agréments ont été refusés ou retirés (copies de l’ancien agrément, documents sur les motivations, checklists)


DG4-B2.015 Autorisations sanitaires pour les volailles


Éliminer

DG4-B2.016 Banques de données BELTRACE, BOOD, FINFOOD, FOODNET, SANINET, SANITEL


DG4-B3. SECTION IMPORT-EXPORT

DG4-B3.001 Dossiers sur les formations, les congés, les frais de déplacements du personnel de la section


DG4-B3.002 Dossiers du personnel de la section (cercles de développement)



79


Code de la série




Remarques

DG4-B3.003 Procès-verbaux et annexes des réunions de la Section Import-export32

2002-auj. 10 ans Trier Conserver les procès-verbaux. Conserver les documents sous format papier qui n’ont pas été mis sur support informatique. Conserver toutes les versions électroniques (Disque « M »)

DG4-B3.004 Mandats des agents de la section 2002-auj. 5 ans Éliminer DG4-B3.005 Procès-verbaux et documents des

réunions du Comité de direction de l’AFSCA

2002-auj. 5 ans Éliminer Série disponible sur Intranet et au staff de l’Administrateur délégué

DG4-B3.006 Procès-verbaux et documents annexes des réunions avec les chefs d’unités provinciales de contrôle (Réunions Management comité)

2003-auj. 10 ans Éliminer Série disponible sur intranet, et conservée à l’Unité nationale d’Implémentation et d’enquête

DG4-B3.007 Notes vertes (questions transmises pour réponses à l’AFSCA par le ministre du SPF Santé publique)


DG4-B3.008 Documentation sur les pays qui exportent vers la Belgique. Modèles de certificats, réglementations, etc. Dossiers appelés Importation Human consumption

2002-auj. Jusqu’à substitution par un nouveau modèle

Conserver Élaguer en profondeur

32 Voir le chapitre sur les archives de la section Import-export p. 105

80


Code de la série




Remarques

DG4-B3.009 Documentation sur le secteur végétal 2002-auj. Jusqu’à substitution par un nouveau modèle

Conserver Élaguer en profondeur

DG4-B3.010 Instructions et documents officiels pour l’autorisation des importations

2002-auj. 10 ans Conserver Élaguer en profondeur. Série disponible sur intranet depuis 2006.

DG4-B3.011 Instructions et documents officiels pour l’autorisation des exportations

2002-2006 10 ans Conserver Élaguer en profondeur. Série disponible sur intranet depuis 2006.

DG4-B3.012 Dossiers Import-Export-Consum (plaintes, modèles des constats d’irrégularités, minutes de réponses)


DG4-B3.013 Dossiers disciplinaires des vétérinaires suspendus (rapports, avertissements, copies de contrats)


DG4-B3.014 Dossiers des certificats pour éleveurs 2002-auj. 1 an Éliminer

DG4-B3.015 Dossiers des exportations (demandes d’autorisations, données sur les opérateurs concernés, détails des produits, correspondance, copies des certificats)

2002-auj. 5 ans Trier Conserver tous les dossiers dont le numéro se termine par 1 (n° 1, n° 11, n° 21, etc.)

81


Code de la série




Remarques

DG4-B3.016 Dossiers des importations (demandes d’autorisations, données sur les opérateurs concernés, détails des produits, correspondance, copies des certificats)


DG4-B3.017 Demandes d’exportations sans autorisations possibles

2002-auj. 10 ans Conserver Élaguer en profondeur

DG4-B3.018 Banques de données BELTRACE, BOOD, FINFOOD, FOODNET, SANINET, SANITEL


DG4-B4. SECTION PRODUCTION PRIMAIRE

DG4-B4-1 SOUS-SECTION SECTEUR ANIMAL

DG4-B4-1.001 Indicateur de la correspondance IN et OUT (programme informatique Kronos)


DG4-B4-1.002 Dossiers sur les formations, les congés, les frais de déplacements du personnel


DG4-B4-1.003 Dossiers du personnel du service (cercles de développement)



82


Code de la série




Remarques

DG4-B4-1.004 Procès-verbaux et annexes des réunions de la sous-section Secteur animal33

2002-auj. 10 ans Trier Conserver les procès-verbaux. Conserver les documents sous format papier qui n’ont pas été mis sur support informatique. Garder toutes les versions électroniques (Disque « M »)

DG4-B4-1.005 Procès-verbaux et documents des réunions du Comité de direction de l’AFSCA


DG4-B4-1.006 Procès-verbaux et documents annexes des réunions avec les chefs d’Unités provinciales de contrôle (Réunions Management comité)


DG4-B4-1.007 Notes vertes (questions transmises pour réponses à l’AFSCA par le ministre du SPF Santé publique)


DG4-B4-1.008 Revues de la FAO ou des associations représentant les secteurs


DG4-B4-1.009 Documentation sur la base de données pour animaux


DG4-B4-1.010 Données chiffrées statistiques du SPF Santé publique sur les différents secteurs primaires


DG4-B4-1.011 Checklists élaborées par la section (anciennes et actuelles)

2002-auj. 5 ans Trier Conserver un exemplaire de chaque checklist (dans chaque langue nationale)

33 Voir le chapitre sur les archives de la sous-section Secteur animal p. 106

83


Code de la série




Remarques

DG4-B4-1.012 Fiches techniques pour les méthodes de contrôle

2002-auj. 5 ans Conserver Conserver la série disponible sur Intranet

DG4-B4-1.013 Plan de contrôle annuel établi par la sous-section pour les Unités provinciales de contrôle

2002-auj. 5 ans Conserver Conserver la série disponible sur intranet

DG4-B4-1.014 Programme de contrôle annuel de l’AFSCA étudié par la DG Politique de contrôle


DG4-B4-1.015 Plans de contrôles annuels pour la section

2002-auj. 5 ans Conserver Série intégralement disponible sur intranet

DG4-B4-1.016 Documents envoyés par les vétérinaires chargés de mission dans les abattoirs pour prouver leurs prestations

2005-2006 5 ans Éliminer Données inscrites dans le programme informatique ADMINLIGHT depuis 2006

DG4-B4-1.017 Rapports d’inspections sur les activités des vétérinaires suppléants des unités provinciales de contrôle


DG4-B4-1.018 Dossiers sur les suspensions de vétérinaires chargés de missions, décidés par l’ordre des vétérinaires.

2004-auj. 20 ans Éliminer Conserver 20 ans, car certains documents sont des documents de preuve

DG4-B4-1.019 Instructions pour l’identification auriculaire des animaux

2002-2006. 5 ans Conserver Actuellement encodé par DGZ/ARSIA dans la base informatique BELTRACE

84


Code de la série




Remarques

DG4-B4-1.020 Dossiers des demandes d’opérateurs pour obtenir les marques auriculaires pour animaux (demandes officielles et accusés de réceptions)

2002-2006 5 ans Éliminer Actuellement encodé par DGZ/ARSIA dans la base informatique BELTRACE

DG4-B4-1.021 Archives de Michel Lambert (ancien directeur de la sous-section). Documents d’ordre général sur les abattoirs, les maladies animales, conventions, circulaires, législation

2002-auj. 20 ans Trier Conserver tout document original par sa nature (qui n’est pas repris dans le tableau de tri de l’AFSCA)

DG4-B4-1.022 Contrôle des salles d’autopsies (résultats des laboratoires)


DG4-B4-1.023 Dossiers dit « des carcasses voisines », c’est-à-dire des carcasses infectées dans les abattoirs par contact d’autres carcasses infectées (mesures à prendre, législation, remboursements)


DG4-B4-1.024 Rapports sur le poids des quartiers de viande d’animaux abattus dans les abattoirs (liste du poids de chaque quartier)


DG4-B4-1.025 Dossiers sur les cas de maladies animales (législation, mesures à prendre, rapports d’analyses, dossiers d’opérateurs concernés, procès-verbaux)

2002-auj. 7 ans Trier Conserver 5 dossiers par an

85


Code de la série




Remarques

DG4-B4-1.026 Fiches des notifications (déclarations obligatoires par les opérateurs des foyers de maladies animales)

2002-auj. 7 ans Éliminer Aujourd’hui inscrit dans SANITEL

DG4-B4-1.027 Dossiers sur les cas de contaminants (législation, mesures à prendre, dossiers d’opérateurs concernés, procès-verbaux)


DG4-B4-1.028 Dossiers sur le suivi des cas de contaminants (rapports, correspondance)


DG4-B4-1.029 Dossiers des agréments autorisant l’importation du poisson


DG4-B4-1.030 Dossiers sur les foyers d’épidémies (lettres, rapports d’analyses, autorisation pour dédommagements)


DG4-B4-1.031 Dossiers des opérateurs qui ont présenté des cas anormaux de résidus et d’hormones : correspondance, procès-verbaux, rapports, législation


DG4-B4-1.032 Dossiers des agréments des abattoirs, des bateaux de pêches, des minques, lait... (documents pour l’obtention des agréments, checklists, législation, copie de l’agrément)


Éliminer Les agréments seront à l’avenir octroyés par les Unités provinciales de contrôle et non plus par l’administration centrale de la DG Contrôle

86


Code de la série




Remarques

DG4-B4-1.033 Dossiers des autorisations. (documents pour l’obtention des autorisations, checklists, législation, copie de l’autorisation)


Éliminer Les autorisations seront à l’avenir octroyé par les unités provinciales de contrôle et non plus par l’administration centrale de la DG Contrôle

DG4-B4-1.034 Dossier sur les cas de retrait des agréments et autorisations


DG4-B4-1.035 Liste des entreprises touchées par la crise de la dioxine


DG4-B4-1.036 Procès-verbaux des échantillons d’analyses


DG4-B4-1.037 Banques de données BELTRACE, BOOD, FINFOOD, FOODNET, SANINET, SANITEL


DG4-B4-1.038 Archives des prédécesseurs. Dossiers sur les cas de maladies animales (plans de contrôles, correspondance, procès-verbaux, rapports, législation)


DG4-B4-1.039 Archives des prédécesseurs. Dossiers sur les cas de contrôle du lait


DG4-B4-1.040 Archives de prédécesseurs : rapports d’analyses des échantillons EST au centre d’incinération des cadavres d’animaux RENDAC


87


Code de la série




Remarques

DG4-B4-2 SOUS-SECTION SECTEUR VÉGÉTAL

DG4-B4-2.001 Dossiers sur les formations, les congés, les frais de déplacements du personnel


DG4-B4-2.002 Procès-verbaux et annexes des réunions de la sous-section Secteur végétal34

2002-auj. 10 ans Trier Conserver les procès-verbaux. Conserver les documents sous format papier qui n’ont pas été mis sur support informatique. Conserver toutes les versions électroniques (Disque « M »)

DG4-B4-2.003 Procès-verbaux et documents des réunions du Comité de direction de l’AFSCA


DG4-B4-2.004 Procès-verbaux et documents annexes des réunions avec les chefs des unités provinciales de contrôle (Réunions Management comité)


DG4-B4-2.005 Notes vertes (questions transmises pour réponses à l’AFSCA par le SPF Santé publique)


DG4-B4-2.006 Revues de la FAO ou des associations représentant les secteurs


DG4-B4-2.007 Checklists élaborées par la sous-section (anciennes et actuelles)


34 Voir le chapitre sur les archives de la sous-section Secteur végétal p. 105

88


Code de la série




Remarques

DG4-B4-2.008 Fiches techniques pour les méthodes de contrôles

2002-auj. 5 ans Trier Conserver la version disponible sur intranet

DG4-B4-2.009 Plan de contrôle annuel établi par la section pour les Unités provinciales de contrôle


DG4-B4-2.010 Programme de contrôle annuel de l’AFSCA étudié par la DG Politique de contrôle


DG4-B4-2.011 Dossiers du directeur de la sous-section : - Instructions pour l’agriculture - Rapports pour l’Union européenne - Relations avec les régions - Relations avec les douanes (et

accises) - Groupes de travaux pour

l’évaluation des fonds de solidarité pour l’agriculture, matière gérée aujourd’hui par le SPF)


DG4-B4-2.012 Dossiers du directeur de la sous-section : - Rapports de contrôles - Avertissements - Autorisations d’exportations


89


Code de la série




Remarques

DG4-B4-2.013 Dossiers sur le contrôle phytosanitaire

2002-2003 10 ans Trier Conserver les documents de synthèses. Éliminer les documents d’usage purement administratif (procès-verbaux, rapports, législation, checklists, dossiers sur les opérateurs, certificats, etc)

DG4-B4-2.014 Dossiers qui concernent : - Pulvérisateurs - Engrais - Indicateurs biologiques - Résidus - Contamination


DG4-B4-2.015 Dossiers qui concernent : - Contrôle de qualité biologique - Contrôle de la production intégrée - Subsides européens pour l’AFSCA

par l’entremise du BIRB

1999-auj. 10 ans Trier Conserver les documents de synthèses. Éliminer les documents d’usage purement administratif (procès-verbaux, rapports, législation, checklists, dossiers sur les opérateurs, certificats, etc)

90


Code de la série




Remarques

DG4-B4-2.016 Dossiers qui concernent : - Certificats phytosanitaires - Dossiers sur les importations - Dossiers sur les interceptions des

vols à Bierset - Dossiers sur la registration des

fruits et légumes - Dossiers sur les matières touchées

par le chloreméquat - Dossiers sur les matières touchées

par le méthylbromide


DG4-B4-2.017 Certificats : - Qualité pour l’exportation - Qualité pour l’importation - Importation des matières

phytosanitaires - Renvoi des matières

phytosanitaires - Prestations particulières - Pro justicia - Procès-verbaux des échantillons

d’analyses - Certificats d’attestation d’origines - Interdictions


91


Code de la série




Remarques

DG4-B4-2.018 Dossiers sur les fonds de solidarité pour l’Agriculture : pommes de terres


DG4-B4-2.019 Dossiers sur la régionalisation de l’agriculture


DG4-B4-2.020 Rapports annuels du Ministère de l’Agriculture


DG4-B4-2.021 Dossiers du Service national pour l’écoulement des produits agricoles et maraîchers35. Reçus, autorisations et frais de transport


DG4-B4-2.022 Factures des analyses 2002 10 ans Éliminer DG4-B4-2.023 Banques de données BOOD,

FINFOOD, FOODNET 2002-auj. 10 ans Conserver Banques de données dont le tri, la

conservation et/ou l’élimination concerne la Direction ICT (série DG2-F2.004)

DG4-B5. SECTION TRANSFORMATION

DG4-B5.001 Dossiers sur les formations, les congés, les frais de déplacements


DG4-B5.002 Dossiers du personnel de la section Transformation (documents des cercles de développement)



35 En néerlandais : Nationale dienst voor afzet van landbouw en tuinbouwproducten.

92


Code de la série




Remarques

DG4-B5.003 Procès-verbaux et annexes des réunions de la section Transformation36

2002-auj. 10 ans Trier Conserver que les procès verbaux. Conserver les documents sous format papier qui n’ont pas été mis sur support informatique. Conserver toutes les versions électroniques



DG4-B5.005 Procès-verbaux et documents annexes des réunions avec les chefs d’Unités provinciales de contrôle (Réunions Management comité)




DG4-B5.007 Documentation technique 2003-auj. Tant qu’elle est en vigueur

Éliminer

DG4-B5.008 Rapports annuels de la Direction générale des Végétaux et des Matières premières du Ministère de l’Agriculture (DG4)


DG4-B5.009 Plan de contrôle annuel établi par la section pour les Unités provinciales de contrôle


36 Voir le chapitre sur les archives de la section Secteur transformation p. 106

93


Code de la série




Remarques

DG4-B5.010 Programme de contrôle annuel de l’AFSCA étudié par la DG Politique de contrôle


DG4-B5.011 Checklists élaborées par la section (anciennes et actuelles)


DG4-B5.012 Fiches techniques pour les méthodes de contrôles


DG4-B5.013 Dossiers des opérateurs du secteur de la transformation des denrées alimentaires : - Formulaires pour agréments - Avis des unités provinciales de

contrôle - Plans de l’installation à contrôler - Checklists imprimées à partir de la

base de données FOODNET - Pro justicia - Procès-verbaux - Rapports d’analyses - Agréments (copies)

1980-auj. Aussi longtemps que l’opérateur reste en activité

Trier Conserver tous les dossiers se terminant par le numéro de TVA 01 (soit 1 dossier sur 10), pour tous les secteurs confondus (pesticides et engrais, aliments pour animaux, secteur de la viande, ovo-produits).

DG4-B5.014 Fichiers (2) du Ministère de l’Agriculture sur les opérateurs du secteur Aliments pour animaux

1966-1975 Aussi longtemps que l’opérateur reste en activité

Éliminer Fichiers incomplets reprenant les noms et adresses d’opérateurs

DG4-B5.015 Pro justicia et procès-verbaux infligés aux opérateurs.


94


Code de la série




Remarques

DG4-B5.016 Rapports d’analyses des échantillons non conformes


DG4-B5.017 Documents de restitutions pour le BIRB (ou T5)


DG4-B5.018 Banques de données BOOD, FINFOOD, FOODNET


DG4-B5.019 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire : rapports d’activités


DG4-B5.020 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire : circulaires d’inspections


DG4-B5.021 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire : législation en rapport avec l’Institut


DG4-B5.022 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire : rapports des réunions des chefs de districts (chefs de cercles)


DG4-O5.023 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire: extraits de compte


DG4-B6. SECTION DISTRIBUTION

DG4-B6.001 Dossiers du personnel de la section Distribution (documents des cercles de développement)



95


Code de la série




Remarques

DG4-B6.002 Procès-verbaux et annexes des réunions de la section distribution37

2002-auj. 2 ans Conserver Conserver les procès-verbaux. Conserver les documents sous format papier qui n’ont pas été mis sur support informatique. Conserver toutes les versions électroniques

DG4-B6.003 Procès-verbaux et documents annexes des groupes de travail : - Groupes de programmation - Groupes CONSUM - Groupes cellule hygiène - Groupes banques de données - Groupes des reconnaissances

2003-auj. 2 ans Trier 1. Conserver uniquement les procès-verbaux

2. Établir un classement thématique en séries (en fonction des groupes de travail)



DG4-B6.005 Plan de contrôle annuel établi par la section pour les unités provinciales de contrôle


DG4-B6.006 Checklists élaborées par la section (anciennes et actuelles)

2002-auj. 5 ans Trier Conserver un exemplaire de chaque checklist sous forme électronique (disponible sur intranet)

DG4-B6.007 Fiches techniques pour les méthodes de contrôles


37 Voir le chapitre sur les archives des sections du Secteur Primaire, de la Transformation et de la Distribution p. 105

96


Code de la série




Remarques

DG4-B6.008 Documentation sur les bases de données


DG4-B6.009 Banques de données BOOD, FINFOOD, FOODNET, BUSINESS OBJECT (BO) et LIMS


97


Code de la série




Remarques

DG4-B6.010 Dossiers des matières horizontales : Types de dossiers : - Contaminants - Microbiologie - Hygiène - Additifs - Étiquetage - Radioactivité - Produits surgelés - Procédures d’inspection et

d’échantillonnage - Coordinations RASSF - Autorisations - Matériaux à risques spécifiques - Banques de données

Les dossiers contiennent principalement : - Des rapports d’analyses réalisés en

fonction des plans de contrôle - Des rapports de contre-analyses - De la correspondance - Des instructions - Les fiches techniques et les

annexes (définition du produit à contrôler, contrôle des chiffres fournis, remarques sur les changements à apporter dans les contrôles)

2003-auj. 2 ans Trier 1. Conserver uniquement les fiches techniques et ses annexes

2. Établir un classement thématique en séries (en fonction des types de dossiers)

98


Code de la série




Remarques

DG4-B6.011 Dossiers des matières verticales : Types de dossiers : - Viandes et poissons - Produits frais - Œufs - Huiles et graisses - Sucres - Grains et farines - Eaux et boissons - Épices - Compléments alimentaires - Alimentations particulières - Matériaux en contact

Les dossiers contiennent principalement : - Des rapports d’analyses réalisés en

fonction des plans de contrôles - Des rapports de contre-analyses - De la correspondance - Des instructions - Les fiches techniques et les

annexes (définition du produit à contrôler, contrôle des chiffres fournis, remarques sur les changements à apporter dans les contrôles)

2003-auj. 2 ans Trier 1. Conserver uniquement les fiches techniques et ses annexes

2. Établir un classement en séries (selon les types de dossiers proposés à gauche)

99


Code de la série




Remarques

DG4-C. UNITÉ NATIONALE D’ENQUÊTE

DG4-C.001 Dossiers sur les formations, les congés, les frais de déplacements du personnel


DG4-C.002 Dossiers du personnel de l’unité (cercles d’évaluation)

2002-auj. Conserver jusqu’au départ de l’employé de l’Unité


DG4-C.003 Procès-verbaux et annexes des réunions de l’Unité nationale d’enquête38

2002-auj. 10 ans Trier Ne conserver que les procès-verbaux. Conserver les documents sous format papier qui n’ont pas été mis sur support informatique. Garder toutes les versions électroniques (Disque « M »)

DG4-C.004 Procès-verbaux et documents des réunions du Comité de direction de l’AFSCA


DG4-C.005 Notes vertes (questions adressées par des particuliers au SPF Santé publique et renvoyé à l’AFSCA pour réponse)


DG4-C.006 Procès-verbaux et documents des réunions de l’unité


DG4-C.007 Base de données informatiques Access sur les dossiers de fraudes


38 Voir le chapitre sur les archives de l’Unité nationale d’Enquête p.107

100


Code de la série




Remarques

DG4-C.008 Procès verbaux et documents de la : - Cellule multidisciplinaire

Hormones (CMH) - Commission

interdépartementale pour la Coordination de la lutte contre la fraude dans les secteurs économiques (CICF)

- Cellule de coordination interdépartementale pour le Contrôle de la sécurité alimentaire (CICSA)


DG4-C.009 Dossiers sur les cas individuels de fraudes (plaintes, anciennes données sur l’opérateur, procès-verbaux, correspondance, documentation, dossiers des avocats, législation, contacts avec services de pays étrangers)


DG4-C.010 Dossiers sur les cas d’utilisation d’hormones (plaintes, anciennes données, procès-verbaux, correspondance, documentation, dossiers des avocats, législation, contacts avec services étrangers)

2002-auj. 10 ans Trier Conserver tous les dossiers dont le numéro se termine par 1 (n°1, n°11, n°21, etc). Retenir les cas de fraudes les plus marquants

DG4-C.011 Programmes de contrôle annuel pour les unités provinciales de contrôle


101


Code de la série




Remarques

DG4-C.012 Banques de données BELTRACE, BOOD, FINFOOD, FOODNET, SANINET, SANITEL


DG4-C.013 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire : dossiers des fraudes des années 1990

1990-2002 10 ans Trier Conserver tous les dossiers dont le numéro se termine par 1 (n° 1, n° 11, n° 21, etc.)

DG4-C.014 Dossiers de M. Ermens (ancien directeur de l’Unité) : documentation, formations, dossiers d’études

1995-2002 10 ans Trier Conserver les documents originaux (qui ne sont pas repris dans le tableau de tri de l’AFSCA)

DG4-C.015 Archives de l’Institut d’Expertise vétérinaire : dossiers de dédommagement pour la crise de la dioxine refusés pour cas de fraudes


DG4-D. UNITÉ NATIONALE D’IMPLÉMENTATION ET DE COORDINATION

DG4-D1. COORDINATION DES UNITÉS PROVINCIALES DE CONTRÔLE EN WALLONIE ET À BRUXELLES

DG4-D1.001 Correspondance OUT 2002-auj. 10 ans Éliminer Une copie de la correspondance OUT est archivée et indicatée par le staff de la DG du Contrôle (DG4-A1.001)

102


Code de la série




Remarques

DG4-D1.002 Dossiers sur les formations, les congés, les frais de déplacements, les missions du personnel de l’unité nationale39


DG4-D1.003 Dossiers du personnel de l’unité (documents des cercles de développement)

2002-auj. Jusqu’au départ de l’employé de l’unité


DG4-D1.004 Notes destinées aux UPC 2002-auj. 10 ans Conserver DG4-D1.005 Procès-verbaux du Comité de

direction de l’AFSCA 2002-auj. 5 ans Éliminer Série conservée au secrétariat des

organes consultatifs (série DG1-A3.005) DG4-D1.006 Procès-verbaux et documents annexes

des réunions des chefs d’Unités provinciales de contrôle (Réunions Management comité)

2003-auj. 10 ans Conserver Série conservée par l’Unité nationale d’Implémentation et de Coordination (série DG4-C1.007)

DG4-D1.007 Rapports des missions d’inspection dans les Unités provinciales de contrôle et pour les contrôleurs de l’AFSCA (interpellations, plans de contrôle, rapports ponctuels, rapport globaux)

2002-auj. 6 ans Trier Conserver la série électronique (intranet) des rapports globaux dans chaque langue nationale

DG4-D1.008 Notes sur l’amélioration des contrôles opérés par les Unités provinciales de contrôle


39 Voir le chapitre sur les archives de l’Unité nationale d’Implémentation et de Contrôle p. 107

103


Code de la série




Remarques

DG4-D1.009 Archives de la crise de la dioxine. Dossiers des dédommagements des opérateurs saisis en Belgique (formulaires des demandes d’indemnisations, fiches des décisions, inventaires des produits saisis, déclarations de remboursement)

1999-2003 15 ans Trier Conserver tous les dossiers dont le numéro se termine par 01 (soit 1 dossier sur 10). Ce tri concerne aussi bien la sous-série des grands opérateurs que la sous-série des petits opérateurs. Les dossiers des dédommagements pour les opérateurs étrangers sont au SPF Économie

DG4-D1.010 Archives de la crise de la dioxine. Rapport final de l’Institut d’Expertise vétérinaire sur la crise de la dioxine

1999-2000 10 ans Conserver Archives situées au 20ème étage. Sous la responsabilité de M. Lambillion

DG4-D1.011 Archives de la crise de la dioxine. Rapport de la commission technique de l’Institut d’Expertise vétérinaire sur la crise de la dioxine


DG4-D1.012 Archives de la crise de la dioxine. Réglementation de l’Institut d’Expertise vétérinaire sur la dioxine


DG4-D1.013 Archives de la crise de la dioxine. Circulaires de l’Institut d’Expertise vétérinaire sur la législation


104


Code de la série




Remarques

DG4-D2. COORDINATION DES UNITÉS PROVINCIALES DE CONTRÔLE EN FLANDRE ET À BRUXELLES

DG4-D2.001 Correspondance OUT 2002-auj. 10 ans Éliminer Une copie de la correspondance OUT est archivée et indicatée par le staff de la DG du Contrôle (DG4-A1.001)

DG4-D2.002 Dossiers sur les formations, les congés, les frais de déplacements, les missions

2002-auj. 2 ans Éliminer Informations partiellement disponibles sur BOOD

DG4-D2.003 Dossiers du personnel de l’unité (documents des cercles de développement)

2002-auj. Jusqu’au départ de l’employé de l’unité


DG4-D2.004 Notes de services pour toutes les UPC (très souvent une mise en application d’un nouvel arrêté royal)

2002-auj. 10 ans Conserver Conserver la série la plus complète possible. Sur papier avant la mise en place de l’intranet, et ensuite sur support électronique (à partir de 2006)

DG4-D2.005 Procès verbaux du Comité de direction de l’AFSCA


DG4-D2.006 Procès-verbaux et documents annexes des réunions avec les chefs des UPC (Réunions Management comité)

2003-auj. 10 ans Conserver Série conservée par l’Unité nationale d’Implémentation et de Coordination (série DG4-C1.007)

DG4-D2.007 Rapports des missions d’inspection dans les UPC et pour les contrôleurs de l’AFSCA (interpellations, plans de contrôle, rapports ponctuels, rapport globaux)

2002-auj. 6 ans Trier Conserver les rapports globaux dans chaque langue nationale

105


Code de la série




Remarques

DG4-D2.008 Dossiers des contrats passés avec les 600 vétérinaires extérieurs travaillant pour l’AFSCA

2002-auj. Jusqu’à la rupture du contrat

Éliminer

DG4-D2.009 Notes sur l’amélioration des contrôles des UPC


DG4-D2.010 Manuels de qualité de l’Institut d’Expertise vétérinaire

?-1999 10 ans Conserver

DG4-D2.011 Correspondance de M. Temmerman (période Institut d’Expertise vétérinaire) avec le Ministère de la Santé publique

?-1999 10 ans Conserver

DG4-E. UNITÉS PROVINCIALES DE CONTRÔLE

DG4-E.001 Correspondance OUT 2002-auj. 10 ans Éliminer DG4-E.002 Dossiers du personnel de l’UPC

(cercles d’évaluation, cartes d’identification des contrôleurs, états de frais des contrôleurs, indemnités kilométriques, feuilles des congés, formations)40

2002-auj. 2 ans après le départ de l’employé

Éliminer Les feuilles de congé et les documents en rapport avec les formations ne sont plus conservés sous format papier étant donné que les informations de ce type sont encodées dans la base de données BOOD

40 Voir le chapitre sur les archives des unités provinciales de contrôle p. 108

106


Code de la série




Remarques

DG4-E.003 Dossiers des vétérinaires chargés de missions (CDM/DMO) : - Fiche d’identité du vétérinaire - Convention d’exécution (contrat

qui lie l’AFSCA et le vétérinaire) - Copie du contrat renouvelé tous les

5 ans entre l’AFSCA et le vétérinaire

- Copie de l’acte de résiliation du contrat

- Correspondance et procès-verbaux rédigés par le vétérinaire au nom de l’AFSCA

- Cahiers des charges présenté par le CDM

2000-auj. - 5 ans après la signature du contrat - 2 ans après la résiliation (avant terme) du contrat

Éliminer

DG4-E.004 Dossiers des vétérinaires agréés41: - Copie du contrat de guidance (copie

d’un contrat de suivi particulier entre un agriculteur et un vétérinaire)

- Copie du contrat de surveillance sanitaire pour l’épidémiosurveillance entre le vétérinaire et l’agriculteur42

2000-auj. - 5 ans après la signature du contrat

- 2 ans après la résiliation (avant terme) du contrat

Éliminer Ces contrats (signés) sont conservés pendant 5 ans. Les données qui se trouvent sur le contrat (nom du vétérinaire et de l’opérateur) sont ensuite encodées dans une base de données de la DGZ-ARSIA.

41 Vétérinaire qui ne prête pas serment. 42 Un éleveur qui n’aura pas passé un tel contrat avec un vétérinaire agréé se verra rayé des listes des exploitations indemnes de maladies.

107


Code de la série




Remarques

DG4-E.005 Factures envoyées par les vétérinaires chargés de missions


DG4-E.006 Rapports d’activités des contrôleurs 2005-auj. 2 ans Éliminer DG4-E.007 Plans de contrôles, documents sur le

dispatching des contrôleurs 2000-auj. 2 ans Éliminer

DG4-E.008 Documents en rapport avec la logistique (voitures de fonction, appareils photos, entretiens, thermomètres, photocopieuses, extincteurs, etc.)

2000-auj. Durée des contrats et durée d’utilisation des équipements

Éliminer

DG4-E.009 Notes de services pour toutes les UPC (très souvent une mise en application d’un nouvel arrêté royal)

2000-auj. Tant que la note reste d’application

Éliminer Disponible sur intranet. Les notes de service n’y sont pas conservées. Une nouvelle note remplace l’ancienne. L’ancienne série en papier (avant 2006) n’a pas été conservée.

DG4-E.010 Procès-verbaux et documents annexes des réunions des chefs d’UPC (Réunions Management comité)

2003-auj. Éliminer Série conservée par l’Unité nationale d’Implémentation et de Coordination (série DG4-C1.007)

DG4-E.011 Procès-verbaux et annexes des réunions : - Concertation du management

(CCM) - Comité régional de conservation - Comité provincial de concertation - Des chefs de secteur de l’UPC

2000-auj. 5 ans Trier Conserver la série électronique disponible sur l’intranet.

108


Code de la série




Remarques

DG4-E.012 Dossiers sur les audits dans l’Unité provinciale de contrôle


DG4-E.013 Dossiers des contrôles de l’UNIC : - Rapport national pour toutes les

UPC - Rapport pour chaque UPC

2000-auj. 5 ans Éliminer Originaux conservés à l’Unité nationale d’implémentation d’enquêtes (série DG4-C2.007)

DG4-E.014 Documents sur la traçabilité des bovins : relevés des bovins avant la mise en place des banques de données (support papier)


DG4-E.015 Documents (modes d’emploi) sur les banques de données pour la traçabilité des bovins : documentation SANITEL, SANINET et LIMS

2002-auj. Tant que les banques de données sont consultées

Éliminer

DG4-E.016 Documents sur l’enregistrement des bovins par des échantillons ADN


Éliminer

DG4-E.017 Documentation sur les maladies et sur le bien être animal


Éliminer

DG4-E.018 Documents sur le contrôle de la fête du mouton

2002-auj. 5 ans Conserver Seule l’UPC de Bruxelles devra conserver ces documents

109


Code de la série




Remarques

DG4-E.019 Documents utiles pour les agréments (par exemple les plans des établissements)


DG4-E.020 Documents sur la nature des contrôles (dans les abattoirs, pour les hormones, les pommes de terre, etc.)


Éliminer Tout ce qui a trait aux hormones est archivé à l’Unité nationale d’enquête à Bruxelles

DG4-E.021 Dossiers des opérateurs: - Plainte de l’opérateur concernant

un contrôleur ou un contrôle - Demande d’autorisation

d’établissement - Copie de l’autorisation

d’établissement - Demande de certificat - Copie du certificat - Demande officielle de l’agrément

(document ATO- Administratieve Technische Opzicht). Document conservé sur BOOD

- Copie de l’agrément (principalement pour le secteur transformation)

- Document qui reprend les raisons de l’obtention de l’agrément (Annexe 4)

(1980)-auj. 5 ans après cessation de toute activité par l’opérateur (vérification du numéro TVA ou SANITEL)

Trier Conserver un dossier déclassé sur dix (soit 10 %) par année. Les documents suivants peuvent être éliminés avant expiration du délai de conservation, sauf dans les dossiers à conserver : 1. Après un an Les checklists, disponibles sur la base de données FOODNET depuis 2007 Les autres documents imprimés à partir des autres bases de données

2. Après 5 ans Les notifications obligatoires Les résultats des analyses Les certificats

Ces documents doivent toutefois être conservés dans les dossiers conservés comme échantillon pour les AGR

110


Code de la série




Remarques

- Plans de l’établissement de l’opérateur concerné

- Plan de contrôle approuvé par la DG contrôle

- Rapport sur le niveau des risques - Autorisation de pacage (section

primaire) - Notifications obligatoires - Checklists (totale et partielles) - Informations imprimées de la base

de données FOODNET, SANINET, SANITEL

- Fiches des plaintes sur l’opérateur - Attestation de saisies - Rapports d’échantillonnages - Avertissements - Procès-verbal - Pro justicia - Photographies du manque

d’hygiène - Copies des lettres en recommandés - Copies des amendes - Papiers d’auditions - Documents pour la fermeture

provisoire de l’établissement ou de l’exploitation

111


Code de la série




Remarques

DG4-E.022 Banque de données ANIMO, BO, BOOD, FINFOOD, FOODNET, IG/IMP, INFANA, KRONOS, TRACES, LIMS, SANINET, SANITEL

2002- auj. 10 ans Conserver Banque de données dont le tri, la conservation et/ou l’élimination concerne la Direction ICT (série DG2-F2.004)

DG4-E.023 UPC de Bruxelles. Opérateurs phytosanitaires

1980 -auj. 5 ans après cessation de toute activité par l’opérateur (vérification du numéro TVA)

Éliminer Documents bientôt centralisés dans le classement central des opérateurs

DG4-E.024 UPC de Bruxelles. Dossiers des opérateurs du secteur de la transformation

(1980)-auj. 5 ans après cessation de toute activité par l’opérateur (vérification du numéro TVA)

Éliminer Documents bientôt centralisés dans le classement central des opérateurs

DG4-E.025 UPC de Bruxelles. Documents sur les abattoirs de Bruxelles (MABRU, ABATAN, ABATAN extérieurs), copies des agréments et documents sur la nature des contrôles à effectuer


112


Code de la série




Remarques

DG4-E.026 UPC de Bruxelles. Dossiers des opérateurs francophones du secteur Transformation qui ne sont plus actifs

(1980)-2007 5 ans après cessation de toute activité par l’opérateur (vérification du numéro TVA)

Trier Conserver un dossier par année

DG4-E.027 UPC de Bruxelles. Dossiers des opérateurs néerlandophones du secteur de la transformation qui ne sont plus actifs

(1980)-2007 5 ans après cessation de toute activité par l’opérateur (vérification du numéro TVA)

Trier Conserver un dossier par année

DG4-E.028 RASSF (Rapid alert system for food and feed). Document type européen reprenant une liste des produits à retirer de la chaîne alimentaire


113


114

SECTION V : DIRECTION GÉNÉRALE DES LABORATOIRES

Code de la série




Remarques

DG5-A. ADMINISTRATION CENTRALE

DG5-A.001 Correspondance OUT 2003-auj. 5 ans Conserver Le courrier OUT de toute la DG est indicaté et gardé en copie au secrétariat de l’administration centrale

DG5-A.002 Dossiers du personnel des laboratoires de l’AFSCA (copies de documents se rapportant aux congés, maladies, primes, indemnisations, etc.)43

2003-auj. 5 ans après le départ de l’employé


DG5-A.003 Notes de frais du personnel de l’AFSCA


DG5-A.004 Copies des dossiers sur les formations des laborantins de l’AFSCA (formulaires de demandes, programmes, formulaires d’évaluation)


DG5-A.005 Formations pour les laboratoires extérieurs (formulaires de demandes, programmes)


43 Voir le chapitre sur les archives de l’administration centrale des la Direction générale des Laboratoires p. 109


Code de la série




Remarques

DG5-A.006 Notes de service pour tous les laboratoires de l’AFSCA


DG5-A.007 Notes de l’AFSCA pour les laboratoires externes (agrobiologie)


DG5-A.008 Documents sur le budget annuel de l’AFSCA (copies)


DG5-A.009 Plan de contrôle annuel des laboratoires

2002-auj. 5 ans Conserver Série intégralement disponible sur intranet

DG5-A.010 Programme de contrôle annuel de l’AFSCA étudié par la DG Politique de contrôle

2002-auj. 5 ans Trier Série conservée par le secrétariat de la DG Politique de contrôle (série DG3-A1.012)

DG5-A.011 Procès-verbaux des réunions : - Cellule de validation des guides - Groupes de pilotage des

laboratoires - Groupes de concertation

environnement et sécurité des laboratoires

- Système de qualité - Bases de données LIMS - BELAC (audits des laboratoires) - Banque de données EST - Groupes de travail produits laitiers - Communication de la DG (rapports

annuels)

2003-auj. 5 ans Trier Conserver la série disponible sur l’intranet

115


Code de la série




Remarques

DG5-A.012 Procès-verbaux des réunions réunissant les laboratoires AFSCA et l’ARSIA

2003-auj. 5 ans Conserver Conserver la série disponible sur le disque « M »

DG5-A.013 Dossiers sur les agréments décernés aux laboratoires : - Études et décisions de l’AFSCA - Fichiers - Procédures - Lettres en recommandés - Avis - Législation

2003-auj. 5 ans Éliminer Série partiellement disponible sur le disque « M », à l’exception des lettres en recommandés

DG5-A.014 Octroi temporaire d’un agrément (situation d’urgence)


DG5-A.015 Procédures pour l’obtention d’un agrément laboratoire

2003-auj. 5 ans Éliminer Série disponible sur Internet

116


Code de la série




Remarques

DG5-A.016 Dossiers des labos externes agréés. Copies. Documents sur chaque laboratoire externe : - Courrier (factures analyses,

protestations) - Demandes d’agrément - Certificat d’agrément (avec les

annexes) - Rapports d’audits - Liste des analyses hors

accréditation - Statuts du laboratoire - Prix des analyses - Analyses maladie Encéphalite

spongiforme transmissible (EST)


DG5-A.017 Dossiers sur les laboratoires qui n’ont pas reçu d’agréments


DG5-A.018 Rapports d’audits des laboratoires de l’AFSCA


DG5-A.019 Dossiers sur les laboratoires de référence44 (liste des laboratoires, liste des méthodes reconnues, législation, rapports, procédures)


44 Laboratoires indépendants de l’AFSCA auxquels l’Agence demande des analyses particulières.

117


Code de la série




Remarques

DG5-A.020 Dossiers sur le contrôle des laboratoires des organismes interprofessionnels qui surveillent la qualité du lait


DG5-A.021 Dossiers sur le contrôle des laboratoires de l’AFSCA spécialisés dans le lait


DG5-A.022 Rapports d’audit des laboratoires analysant les trichines (parasites)


DG5-A.023 Contrats (originaux) passés avec les laboratoires de références et laboratoires DGZ-ARSIA

2003-auj. 5 ans après l’échéance du contrat

Éliminer

DG5-A.024 Contrats (originaux) pour l’entretien des instruments scientifiques des laboratoires

2003-auj. 5 ans après l’échéance du contrat

Éliminer

DG5-A.025 Dossiers sur la répartition des échantillons d’analyses entre laboratoires (dispatching)


DG5-A.026 Dossiers sur les comparaisons des prix des analyses dans les laboratoires (ringtests)


DG5-A.027 Dossiers thématiques sur les méthodes d’analyses pour les maladies, les contaminants, et la microbiologie


118


Code de la série




Remarques

DG5-A.028 Liste des méthodes d’analyses reconnues par l’AFSCA et le laboratoire national de référence


DG5-A.029 Procédures des analyses pour l’Encéphalite Spongiforme Transmissible (EST)


DG5-A.030 Documentation sur l’organisation de la base de données LIMS (pour les analyses d’échantillons)


DG5-A.031 Documentation sur l’organisation des cahiers des charges


DG5-A.032 Notes pour l’inspecteur des finances (signées par le Ministre de la Santé publique) sur la comptabilité des laboratoires


DG5-A.033 Dossiers d’investissements (copies) pour chaque laboratoire : - Cahier des charges annuel - Remises d’ordres - Avis de l’inspecteur des finances


DG5-A.034 Factures des analyses EST faites par les laboratoires (descriptif de l’analyse et du coût total)


119


Code de la série




Remarques

DG5-A.035 Factures des laboratoires extérieurs, avec feuilles d’accompagnement de la section comptable


DG5-A.036 Déclarations trimestrielles des créances des laboratoires


DG5-A.037 Dossier des analyses EST classées par année et par laboratoire : - Formulaire de collecte (copies) - Résultats des analyses (copies)


DG5-A.038 Banques de données EST et LIMS


DG5-B. LABORATOIRES FÉDÉRAUX POUR LA SÉCURITÉ ALIMENTAIRE

DG5-B.001 Procès-verbaux (et annexes) des réunions45

2001-auj. 5 ans Éliminer Série archivée par l’administration centrale à Bruxelles (série DG5-A.011)

DG5-B.002 Notes de services 2001-auj. 5 ans Éliminer DG5-B.003 Dossiers du personnel du laboratoire

(fiches d’identification) 2001-auj. 5 ans après le

départ de l’employé


DG5-B.004 Dossiers des recrutements (profils de fonctions, résultats des cercles d’évaluation)

2001-2004 5 ans après le départ de l’employé

Éliminer Matière gérée depuis 2004 par le SELOR

45 Voir le chapitre sur les archives des laboratoires de l’AFSCA p. 110

120


Code de la série




Remarques

DG5-B.005 Dossiers sur la formation des laborantins


DG5-B.006 Dossiers des documents sur la mise en place de la banque de donnée LIMS


DG5-B.007 Manuels de qualité des laboratoires et documents s’y rapportant (procédures, instructions, formulaires et instructions)


DG5-B.008 Documentation sur les procédures et les méthodes d’analyses

2001-auj. 5 ans après péremption du document

Éliminer

DG5-B.009 Documentation pour la norme ISO 2001-auj. 5 ans Éliminer DG5-B.010 Agréments autorisant les activités du

laboratoire 2001-auj. 5 ans Éliminer

DG5-B.011 Dossiers des certificats du matériel (documents certifiant la conformité des balances, thermomètres, etc.)


DG5-B.012 Contrats d’entretiens 2001-auj. 5 ans après mise hors service de l’appareil

Éliminer

DG5-B.013 Documents sur le budget du laboratoire

2001-auj. 5 ans Éliminer Documents conservés à la Direction Budget et Comptabilité

121


122

Code de la série




Remarques

DG5-B.014 Dossiers des investissements (cahier des charges par année, remises d’ordres, avis de l’inspecteur des finances)

2001-auj. 5 ans Éliminer Documents conservés à la Direction Budget et Comptabilité

DG5-B.015 Données chiffrées et graphiques des analyses

2001-auj. 5 ans Éliminer Série disponibles depuis peu sur LIMS

DG5-B.016 Résultats d’analyses (synthèses des données chiffrées)

2001-auj. 5 ans Éliminer Série disponibles depuis peu sur LIMS

DG5-B.017 Dossiers de validation des résultats (documents qui attestent que les échantillons analysés sont conformes)

2001-auj. 5 ans après élimination de la méthode d’analyse du scope

Éliminer

DG5-B.018 Banques de données EST et LIMS
