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Appels d’Offres Aspects Financiers et Comptables Arcachon 26 juin 2012 Talence 28 juin 2012

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Page 1: Appels dOffres Aspects Financiers et Comptables Arcachon 26 juin 2012 Talence 28 juin 2012

Appels d’Offres

Aspects Financiers et Comptables

Arcachon 26 juin 2012Talence 28 juin 2012

Page 2: Appels dOffres Aspects Financiers et Comptables Arcachon 26 juin 2012 Talence 28 juin 2012

Quels types d’Appels d’Offres

Projets Région

Projets ANR

Fonds Europe (7ème PCRDT, SUDOE, Interreg)

Autres (partenariats privés, fondations, Ministère…..)

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Rappel Types de Dépenses

Fonctionnement - consommables - fournitures et/ou petits matériels (< 800 € HT

unitaire) - prestations de services: tout travail de recherche

effectué par un tiers- missions (frais séjours, transports, inscription

colloques)- indemnités de stage (gratifications)

Equipement: tout matériel > 800 € HT unitaireRespect de la réglementation liée aux Marchés Publics

Dépenses de personnel: CDD (ingénieur, tech., post doc, doctorants)

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Règles budgétaires à l’Université

Masse 10 = Fonctionnement (indemnités de stage rattachées au fonctionnement)

Masse 20 = Equipement (> 800 € HT unitaire)

Masse 30 = Dépenses de personnels

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Exemple de situation de convention

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Projets ANR: Préparation du Budget Prévisionnel

DEPENSES de FONCTIONNEMENT

1 – Dépenses de Personnel

* Salaires chargés (salaire brut + charges patronales)

* Indemnités de stage

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DEPENSES de FONCTIONNEMENT

2 – Autres dépenses de fonctionnement

* Frais de laboratoire (fluides, petits matériels < 800 € HT, consommables)

* Missions (rappels / indemnités relatives aux missions)

* Prestations de service (individualisées dans le montage du projet, < 50% du coût global entrant dans l’assiette de l’aide)

* Frais généraux de gestion (4% des dépenses éligibles)

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DEPENSES d’ EQUIPEMENTS

Tout matériel d’une valeur unitaire > 4 000 € HT

Respect de l’application de la réglementation des Marchés Publics

« Mise en concurrence » entre 4 000 et 20 000 € (production 3 devis)

Marché Public si > 20 000 € HT (Référente EPOC: S.Miglierina)

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Exécution du projet: modification de la répartition des dépenses

- Sans contrainte particulière pour les modifications à l’intérieur du poste fonctionnement

- Sans contrainte entre les postes « fonctionnement » et « équipement » sous réserve que la modification n’excède pas 30% du montant de l’aide

- Si modification > à 30% : autorisation préalable de l’Agence de la Recherche

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ANR: Autres Informations

Accord de consortium obligatoire pour les projets internationaux et projets partenariaux entreprises/organismes publics (max T0 + 12 mois)

Suivi – Rapports d’avancementDurée du projet <29 mois 30 à 39 mois >39 mois

Compte rendu démarrage T0+6 T0+6 T0+6

Compte rendu intermédiaire T0+12 T0+18 T0+18 & T0+30

Compte rendu final Au plus tard 2 mois après la date de fin de projet

Relevé justificatif final de dépenses (liste détaillée pour les dépenses de personnels, d’équipements et de prestations de services)

Audit possible à tout moment pendant le projet et 2 ans après la fin du projet

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PROJETS EUROPEENS

Régimes de financement de l’Europe

Projets collaboratifs* 3 à 10 partenaires: projet moyenne taille (2 à 4 ans, 2 M€)

* 10 à 20 partenaires: projet grande taille ( 3 à 5 ans,10 M€)

Réseau d’excellence Actions de coordination Bourses Marie Curie Recherche au profit des PME

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PROJETS EUROPEENS

Pour être éligibles, les coûts doivent:– Être réels,

– Être encourus pendant la durée du projet être supportés et enregistrés dans la comptabilité du bénéficiaire,

– Suivre les règles comptables de l’Etablissement,

– Être indiqués dans le budget estimatif de l’annexe 1.

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1 - Les coûts directs: coûts rattachés sans ambiguïté au projet (consommables, missions, prestations, personnels permanents et/ou temporaires)

Réactifs, consommables utilisés exclusivement pour le projet,

Recrutement d’un CDD pour travailler sur le projet,

Missions chez un partenaire du consortium,

Missions nécessaires à la réalisation du projet,

Mission à colloques : présentation résultats du projet,

Sté prestataire pour création site Web….

Tout temps passé par un permanent sur le projet pour le management (fiches temps)

Amortissement Equipement

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PROJETS EUROPEENSCoût des équipements durables

* Seul l’amortissement est une dépense éligible

* Chacun applique ses règles d’amortissement

habituelles

* Part d’utilisation de l’équipement pour le projet

européen (durée et pourcentage d’utilisation)

Calcul amortissement = A / B x C x D

A = durée en mois d’utilisation de l’équipement après facturation

B = durée d’amortissement (en mois)

C = le coût de l’équipement (hors TVA)

D = pourcentage d’utilisation de l’équipement pour le projet pendant la période de reporting

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2 - Les coûts indirects: coûts éligibles dont le montant nécessiterait une clé de répartition pour l’affectation au projet

Consommables liés aux travaux d’entretien des équipements et le SAV

Dépenses de papeteries

Outils informatiques

Sous traitant également partenaire du projet

Missions à des colloques non liés au projet

Toute formation à une technique nécessaire au projet

Un permanent tech. déclaré pour des travaux de maintenance

Heures passées par le gestionnaire du labo sur le projet

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PROJETS EUROPEENS Exemple de Projet Collaboratif

Coûts directs Coûts indirects Coûts éligibles

60%

R&D: 100 000 60 000 Taux = 75%

75%x 160= 120

Démonstration

50 000 30 000 Taux = 50%

50%x80=40

Formation, gestion

et coordination Taux = 100%

10 000 6 000 100%x16=16 000

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Exemples de dépenses non éligibles

TVA sur facture d’hôtel

Agent d’un organisme non tutelle du laboratoire (sauf si clause 10 « third party » intégrée à la convention)

Gratifications de stage

Vacations

Tout équipement mis en service 6 ans avant le début du projet

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PROJETS EUROPEENS1 – COUTS DIRECTS a) Personnel permanent a Fiche temps

b) Personnel temporaire b Fiche temps + contrat c) Consommables c Factures

d) Missions, Déplacements d Factures, OM, EF e) Equipement e Amortissement f) Sous traitance f Facture

A = TOTAL COUTS DIRECTS A = a+b+c+d+e+f

2 – COUTS INDIRECTS 60% Forfait (hors sous traitance)

Rappel: Actions de coordination 7% Bourses du conseil européen 20%

B = TOTAL BUDGET = A + 2

FINANCEMENT UE (ex RTD) = 75% de B

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INTERREG et SUDOE

Subventions de l’EUROPE

Respect des règles d’éligibilité

Contrôle de 1er niveau sur reporting

Archivage indispensable (financier et scientifique)

Audit systématique

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Contacts

Projets 7eme PCRDTUniv. Bordeaux 1: [email protected]

ANR et projets CRA (Conseil Régional d’Aquitaine)

Univ. Bordeaux 1: [email protected]

EPOC: [email protected]

[email protected]