animer une réunion avec efficacité

Animer une réunion avec efficacité

Valérie LACROIX

Henry HIGUET

Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

Animer une réunion

ProgrammeProgrammePourquoi une

Pourquoi une

réunion?

réunion?Comment faire?

Comment faire?Bien la préparer

Bien la préparerLes différentes

Les différentes

réunions

réunionsLes méthodes et

Les méthodes et

outils doutils d’’animation

animation

Les participants

Les participants

Une réunion: pourquoi

La réunion est un fait social fondamental car tout organisme a besoin de la participation active de ses membres pour exister et s’accroître.

Une réunion : pourquoi?

En mini groupes de 3 :

Trouver 5 verbes qui résument « pourquoi » on fait une réunion.

5mn en mini groupes

Synthèse en plénier (tableau papier)

Une réunion: pourquoi?

Bien menée, la réunion aura des effets importants : * une plus grande motivation personnelle * une valorisation des buts à atteindre * une augmentation de la coopération et de la coordination * une meilleure mise en application des décisions * une plus grande utilisation de la créativité de chacun * une adhésion et une solidarité au devenir de l’organisme


Elle s’inscrit dans les 5 clés de la motivation

1- Objectif, projet, « savoir où on va »Rassurer, montrer la voie, ….

2- Communiquer et surtout écouter.« Parler c’est semer, écouter c’est récolter ».Il est essentiel de transmettre aux collaborateurs les éléments essentiels leur permettant de réaliser leur mission dans les meilleures conditions.



3- Transmettre passion et enthousiasme.Un responsable est un distributeur d’énergie, ça doit se voir et s’entendre. Mais, au quotidien, tout individu communique aussi de l’énergie (positive ou négative). Toute communication doit susciter « l’envie de faire ».

4- Déléguer et responsabiliser.Tout individu a besoin de reconnaissance. Une délégation parfaitement calibrée prouve que l’on apprécie l’individu à sa juste mesure, qu’on lui reconnaît les compétences propres à assumer certaines responsabilités.



5- Faire le point.Il s’agit là de montrer où on en est d’un projet, de nos objectifs, de nos missions de se situer, d’analyser le chemin parcouru et de mesurer celui qui reste à faire.

Il faut réfléchir à ces 5 points avant d’animer toute réunion

Les différents types de réunions

La réunion d’informations : descendantele groupe reçoit une information commune

La réunion d’échange : latéralesle groupe échange des informations

La réunion d’expression : ascendantele groupe remonte des informations


Au niveau d’un club

Information descendanteCommunication du calendrier sportif du département ou de la ligue

EchangesFête du club: quelle organisation? Qui fait quoi?

Information ascendanteTour de table : votre avis sur…

Echanges: « Trouvez des exemples… »

La phase de préparation

La préparation matérielleLes participants

3 à 4 pers. 3 à 4 pers.

Pas d'effet de groupe. On peut être très opérationnel

6 à 8 pers. 6 à 8 pers.

Naissance d'une dynamique de groupe, richesse de la production (taille idéale : 6).

8 à 12 pers. 8 à 12 pers. Demande de mise en place plus longue, les phénomènes d'inertie démarrent, moins d’efficacité.


Au niveau du club

En fonction des thèmes de la réunion:Le bureau :« noyau dur » : Pt, Secrétaire, Trésorier

+ les membres élus du CD

+ les personnes concernés par l’ODJ (professeur, parents, élu municipal, etc)


La préparation matérielleLe lieu Le lieu :

Réserver une salle claire, calme, assez grande

Veiller à ne pas être dérangé

Le matériel Le matériel :

Disposer tables et chaises en fonction du type de réunions.

Préparer la logistique :Tableau papier

Ordinateur

– Feutres de couleur

– Vidéoprojecteur

– Documents et supports


Au niveau du club

Attention (même pour une « petite réunion », dans un « petit » club)

Préparer bien vos documents, installer bien votre salle, pensez au « confort » de vos collègues, une bonne installation.

Le tableau papier est un minimum. Il permet de FIXER l’attention, mais aussi de marquer l’avancement et de noter les décisions visibles par tous

il existe des « minis » tableau (en carton) qu’on peut poser sur une table

Organiser la salle …

… pour l’adapter à ses besoins

La disposition de l’espace est un élément important de la communication.

Loin d’être neutre, elle est un message en elle-même

Autour d’une table ovale :

Avantages :Les personnes se voientCela facilite les interactionsL’animateur fait partie du groupe, il ne se distingue pas des autres participants


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En demi-cercle :

Avantages :les échanges sont facilitésl’animateur a une position particulière, en vueil peut facilement se déplaceril régule plus rapidement le groupe


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Par petits groupes :

Avantages :le nombre n’influence pas l’inertieles échanges entre les petits groupes sont facilitésla production est riche et réalisée par une synthèse collective


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En long :

Avantages :les échanges sont aisés avec certaines personnes, pas avec toutes. l’animateur est généralement situé en bout de table et réalise une réunion d’informations ou d’expression.


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En amphithéâtre :

Avantages :Cette disposition habituelle est adéquate lorsqu’on veut transmettre une information, sans susciter d’échanges. Les interactions entre les participants sont limitées


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Au niveau du club

Ces modèles de dispositions peuvent être intéressants pour des réunions bien spécifiques (AG petit club, ou réunion de travail ou mini formation).

Echanges avec les participants

Au niveau du club

Convocation, invitation…* C’est comme vous voulez mais ATTENTION, pensez à bien

choisir!!!… la date en fonction des participants.

exemple de mauvais choix (AG le soir d’un « match »)

* La date récurrente pour des réunions de bureau, c’est bien

exemple : 2ième lundi à 19h

* Ordre du jour précis (voir plus loin)

Accueillir (café, thé, jus de fruit, petits gâteaux)* Il faut être dans de bonnes dispositions pour bien travailler !!!

Au niveau du club

L’ordre du jour, exercice:

En groupe de 3, imaginez un Ordre Du Jour possible pour une réunion de club.

10m en mini groupes; retour en plénier

Au niveau du club

Exemple d’ordre du jour ( cd du club en début de saison)

– Communication du calendrier du département– Le point sur le judo à l’école– Organisation du tournoi de Noël– Présentation du nouveau professeur– Le point du trésorier


Pour chaque étape, 5 questions à se poser : Quelle durée ? Quel intitulé ? Quel objectif ? Quel contenu ? Quelles techniques pédagogiques ? Quelles questions vous risquez d'avoir et

comment y répondre ?


L’animateur


L'animateur est le garant du droit d'expression des participants.

Ne pas aller à la facilité en laissant la parole aux communicatifs mais faciliter la participation de chacun.

L’animateur

Son rôle

Provoquer et conduire à une véritable interaction : :

Entre lui et les participants

Entre les participants

Fixer les objectifs

Présenter les sujets à traiter, c’est à dire motiver le groupe pour un objectif commun

Faire s’exprimer chacun, c’est à dire discipliner les échanges et interactions ; l'animateur assure la coordination du groupe

Faire réfléchir, c'est-à-dire poser des questions

Agir / Apporter des méthodes

Faire agir / Faire déciderDocument réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

L’animateur

- il donne la parole, reformule, synthétise, relance, questionne, sans donner son point de vue.

ainsi, il est régulateur

- chaque fois que l'animateur donne son point de vue, approuve, désapprouve, suggère, écrit quelque chose de son cru,

il est producteur

Plus l'animateur produit, moins le groupe produit.

- chaque fois que l'animateur apporte des méthodes, des outils pour progresser (brainstorming, classement forcé...),

il est faciliteur


Les rôles de l’animateur

En résumé:

Producteur centré sur le contenu

Régulateur centré sur les personnes

Facilateur centré sur les méthodes

QUELQUES RÈGLES D’ANIMATION

Assurer aux discussions un départ sur des bases solides bien situer les problèmes et les sujets énoncer les faits et les témoignages faire exprimer les avis, les opinions, les divergences.

Préciser l’objectif et ne pas le perdre de vue énoncer les règles du jeu, les méthodes, les objectifs et s’y tenir éviter les digressions et ramener au sujet remplir son rôle de régulateur, producteur, faciliteur


Parler avec mesure, écouterécouter entendre percevoirreformuler, clarifierécouter avec empathie (objectivement activement)vouloir comprendre l’autre pour être compris de luilaisser l’autre s’affirmer.

Exploiter le succès immédiatprendre toutes les idées qui amènent un plusnoter au tableau : c’est considérer le groupesusciter des idées


Ne pas écraser le groupeêtre le leader naturel, sans être le chef, guider, donner le rythme, accepter la différence, s’enrichir par la discussion susciter des idées et l’avis du groupe

Ne pas provoquer le groupeéviter d’agresser gratuitement un participantéviter l’ironie mordante, les sous-entendus blessantsconcilier, dédramatiser car communiquer, c’est motiver et avancer vers l’action

E.R.Q.R. 50% DE L’ANIMATIONEcouter (c’est accepter l’autre)Reformuler (c’est monter que l’on a compris, que le groupe a compris)Questionner (renvoyer au groupe, le rendre actif, faire produire)Répondre (en relançant, en synthétisant, en concluant, en obtenant l’accord)

L’animateur doit…


Savoir …:

Donner envie

Avoir de l’assurance

Être à l’aise

Regarder le groupe

Maîtriser le temps

Être précis (plan, questions)

Faciliter les échanges

Prendre en compte tous les avis

Accepter de modifier un point de vue

Éviter de …:

Imposer son point de vue à tout prix

Avoir le trac

Être arrogant

Se justifier

Être impatient

Donner une impression de flou

Dialoguer à deux

Se perdre dans les détails

Les techniques de communication

SUR LA FORMESUR LA FORME

La question ouverte :: « quel sujet souhaitez-vous aborder » engage les débats d’une façon large.

La question dirigée : : « si je comprends bien c’est cela que vous voulez dire »

question type de la reformulation pour obtenir l’accord du groupe


Les techniques de communication

La question reflet : : « qu’en pensez-vous Monsieur Dupont ? »

question ouverte renvoyée à un membre du groupe

La question alternative : « vous préférez effectuer le stage en février ou en avril ? »

impose un choix limité

La question écho : « si nous étions mieux épaulés par les cadres, nous serions plus efficace ! »

Renvoi à la question posée dans les mêmes termes pour obtenir plus de précision


Conseils pratiques d’animation

Le temps et le rythme de la réunion :: Au bout de 2 heures : l’attention du groupe tombe

Le creux ludique

Pour une réunion de club, 2h est un maximum

La clarté et la validation : Posez des questions bilans après chaque explication

Faire la synthèse des points clés et idées fortes


Après la réunion

Le compte rendu– Il est obligatoire– Il faut le faire vite– Il faut le faire valider– Il faut le classer– Il indique

Les décisions prises Qui fait quoi

sa forme : papier ou mail

En bref

Faire un QQOQCP QUI (qui je convoque, qui anime, qui… QUAND (choix judicieux de la date, pour les

réunions récurrentes, adopter une date fixe décidée en début d’année et qui convient à tout le monde; exemple le 3ième lundi à 20h)

OÙ : si possible toujours le même lieu


QUOI : ordre du jour opérationnel, explicite COMMENT : animation, objectif formalisé

pour chaque point de l’ODJ et minuté exemple: « en 15 mn présentation du calendrier et tour de table pour noter les remarques)

POURQUOI : si on peut s’en passer, on s’en passe (ou réunion téléphonique


Possibilités de réflexions

1 pourquoi une réunion ne marche pas (réflexion individuelle, puis tour de table) -> les 5 causes 2 Le club ou la ligue : quelles types de

réunions, quels sujets, quels sens de l’info (ascendante, descendante, échanges)

Possibilités de réflexions

Que faire avant (travail en groupe puis synthèse) Que faire pendant (et juste avant, et juste

après Que faire après (CR? PV, relevé de

décisions? ) fiche types?

Parler face à un public

La Voix : « On parle pour être écouté » ; la voix étant « l’emballage » de nos mots, il faut la soigner et la rendre la plus agréable possible. Elle crée le climat de l’entretien.

Les Attitudes : Elles sont le reflet de votre personnalité (ennui, dynamisme, assurance, confiance, etc…) ; adoptons une attitude ouverte, détendue, naturelle.



Le Langage : Il convient d’adopter un langage adapté à la situation (facteurs possibles à prendre en compte : âge, région, hiérarchie,… ) ; certains connaissent la technique, d’autres non ! Un langage trop familier ne sera pas toujours apprécié ; il suffit d’être vigilant, de penser réellement à ce que l’on dit.

Le Sourire : Soyons naturel, un vrai sourire crée la sympathie et tout est facile ensuite ; on montre ainsi qu’on est bien dans notre peau. C’est une porte qui montre votre accessibilité.


L’Elocution : Il suffit de parler en articulant, plus lentement que par nature. Pour s’entraîner, il faut « s’écouter » parler.

N’oubliez pas : « on parle pour être compris ».

Les Regards : Il joue un rôle très important dans le premier contact ; regardons nos interlocuteurs dans les yeux, naturellement sans insistance mais franchement. Ils constituent le « fil » qui vous relie aux interlocuteurs.


Les 4 formes d’autorité

L’AUTORITE STRUCTURALE

Elle correspond à la place occupée dans une structure, un organigramme. Il est bon que le manager ait bien connaissance de sa place au sein de celui-ci, et que les membres de son équipe connaissent parfaitement l’étendue de son action.

Il est recommandé de ne pas s’en servir si cela n’est pas vraiment nécessaire.

L’AUTORITE DE COMPETENCE

Le manager doit connaître le travail de ses équipiers ; dans certains cas il pourra même les suppléer ; toutefois un équipier peut être techniquement plus « pointu » dans un domaine précis.

La compétence peut toujours s’acquérir par étapes ; il est bon de savoir là aussi se situer et de ne pas se targuer, au risque de perdre toute crédibilité, de celle que l’on n’a pas réellement.


Les 4 formes d’autorité

L’AUTORITE MORALE

Il s’agit là d’avoir un comportement en accord avec des valeurs morales partagées.Exemple : tenir parole ; respect des individus ; être prévenant et courtois ; traiter l’équipe fermement, aimablement mais impartialement (exclure tout favoritisme qui entraîne la mort de l’équipe et discrédite son manager) ; gérer les situations en restant authentique, naturel et détendu ; associer confiance en soi et modestie, humilité ; être l’exemple.

L’AUTORITE CHARISMATIQUE (NATURELLE) Cette autorité permet de résister à la pression des événements, et permet donc d’avoir d’avantage confiance en soi. L’aspect physique doit être adapté et la communication efficace ( L’enthousiasme et la volonté de réussir, les encouragements mêlés à la fermeté dans les situations difficiles sont révélateurs de charisme.


Communication orale

- le verbal 10%( le sens des mots )

- le para-verbal 40%(le ton, le rythme, le débit, la force, le timbre, ... , « l’emballage des mots »)

- le non-verbal 50%(les attitudes , les gestes, le sourire, les regards, ...)
