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SUPERVISON TECHNIQUE PROJET SANTE & VIH/SIDA

Atelier Régional VIH : Afrique & Asie du Sud Est

Bujumbura 21 – 25 Février 2011Dr Almouner TALIBOCoordinateur Régionalregional-vihsida@hi-sen.org

SUPERVISON TECHNIQUE PROJET SANTE & VIH/SIDADéfinition des Concepts

-Mots / Concepts souvent utilisés avec abus

-Confusion faite soit dans la définition ou dans la pratique avec d’autres Fonctions :

-Inspection, Contrôle, Coordination -Suivi, Évaluation

Définition (Suite)

CONTRÔLE : dégage ce qui est réalisé, comparaison résultats et attentes (approbation ou non de résultats + mesures correctrices)

INSPECTION : s’assure du respect des normes

Définitions (Suite)EVALUATION : - Vérification du degré d’atteinte des objectifs fixés en lien avec les ressources disponibles- Jugement de valeur sur le degré de réalisation des Objectifs - Examen Ponctuel de changement dans les résultats

visés (programme, projet)- Se fait avant, pendant (à parcourir) et en fin de projet

COORDINATION : - Répartition Harmonieuse des Tâches pour une

exécution EFFICACITE et EFFICIENTE- Evite qu’1 ou Plusieurs Personnes exécutent la même

tâche en même temps et au même lieu

Définitions (Suite)SUIVI :

- Collecte continue d’informations ou Indicateurs relatifs aux ACTIVITES Exécutées

- Analyse et Interprétation de leurs Résultats

- Fréquence Fonction des Activités et du contexte : Trimestriel Conseillé

On fait le suivi des activités = Suivi / monitorage

Définition (Suite)SUPERVISION : Processus continu visant à:

- guider

- former

- soutenir

- et encourager les initiatives / Activités du personnel

- sur le site de travail pour l’exécution du

travail avec efficacité et conformément aux

directives

On supervise du

personnel

et non pas des

tâches

Supervision Technique

Superviser c’est former.

Formation Technique

=

=

Attention

Ne pas se tromper de cible

Objectif de la SUPERVISON TECHNIQUE:

- Améliorer les Performances de l’Agent (« du supervisé ») afin de produire des services de Qualité

Complémentarité entre la Supervision et les autres Fonctions

Lors des SUPERVISIONS Techniques Possible:

- Utilisation des Résultats de l’évaluation, du suivi, de l’inspection de la coordination et du contrôle

- Pour mesure de l’adéquation de laPrestation des Activités

STYLES DE SUPERVISION

Différents styles de Supervision :

- Autoritaire

- Démocratique et Participatif

- Laisser-faire

STYLES DE SUPERVISION (suite)Choix du style est fonction:

- des circonstances

- de la personnalité du Supervisé (agent)

- du type ou nature de la Structure à superviser

- Programme, Projet à superviser

AVANTAGES DE LA SUPERVISION

• 3 niveaux :

1. Supervisé

2. Service / Projet

3. Superviseur

1. Avantages pour le Supervisé

- Possibilité d’échanger ses Difficultés

- Amélioration de ses connaissances

- Valorisation, Responsabilisation

- Stimulation, Estime de soi

- Création et Maintien de dynamique d’Equipe

- Identification de ses points faibles (points à Améliorés) : Proposition de solutions, amélioration de ses pratiques pour qualité des services

- Connaissance des directives/normes

2. Avantages pour le Projet ou Service

- Correction des erreurs à temps

- Augmentation de la qualité, l’efficacité et efficience

- Amélioration de l’Accessibilité des services

- Rationalisation des Activités et Utilisation des Moyens (RH, logistiques, Finances)

- Et donc Meilleure Organisation sur le programme

- Amélioration de la Communication

- Climat : attente et bonne collaboration

2. Avantages pour le Superviseur - Prise de connaissance sur l’Exécution des Tâches (en

général déléguées)- Identification des Problèmes d’exécution des activités- Meilleure connaissance des conditions de Travail - Identification et Corrections des Faiblesses - Appréciation du Personnel, Révision des Profils de

poste - Revue des recommandations des supervisions

précédentes- Appréciation du niveau d’exécution des tâches sans

contraintes de Hiérarchie - Point sur les Besoins en Ressources

Superviseur ! Tu n’est Pas CONTROLEUR ou INSPECTEUR. TU ES FORMATEUR pour

l’amélioration des prestations.

ETAPES DE LA SUPERVISON1. Phase Préparatoire:- Elaboration des Termes de références (en lien avec

les équipes terrains)- Elaboration et diffusion du calendrier de Supervision- Lecture des rapports, note synthèse et autres

documents du projets, indicateurs du projet- Prise de connaissance des instructions de la

précédente supervision- Revues des profil de poste des agents à superviser- Définir la liste des points prioritaires - S’assurer de la disponibilité des Moyens et les outils

ETAPES DE LA SUPERVISON (Suite)

2. Phase Exécution :

NB : Supervision =

- processus d’amélioration de la

performance de l’agent

- Intervention formatrice et NON évaluation

contrôle

Important : de Créer une Relation d’empathie entre supervisé(e) et superviseur (e). Se mettre

à sa Place pour mieux le/la comprendre

ETAPES DE LA SUPERVISON (Suite)2. Phase Exécution : (suite)- Prendre connaissance des problèmes de l’agent et/ou

du personnel- Point sur l’état d’avancement des recommandations

de la supervision précédentes (par exemple: est ce les outils IEC en braille plastifiés sont fournis et de qualité? DVD en langage des signes?)

- Observation de l’exécution des Tâches à superviser- Mise en situation par exemple pour un conseil

dépistage, consultation IST (si pas de clients)- Synthèse avec les agents à la fin de la supervision ou

de l’activité supervisée (Points +/ -, solutions, recommandations, etc.)

- Fixer la date de la prochaine supervision

ETAPES DE LA SUPERVISON (Suite)

3. Phase d’Exploitation- Exploitation Immédiate :

Recommandations immédiates sont mieux comprises

- Exploitation DifféréeRétro informationCompte-rendu de la supervision à d’autres niveaux

- Suivi et évaluation : suivi de la mise en œuvre des recommandations, identification des besoins de formation, auto évaluation de l’équipe de superviseurs

PERIODICTE DE LA SUPERVISION

- Planification doit être réaliste

- Intégration dans le plan d’action

- Périodicité en Fonction du niveau:

- tous 2 mois : Structure de Prise en charge, activités IEC (Animateurs), Pairs Educateurs

- tous 3 mois : niveau district Sanitaire

- tous les 6 mois : niveau province

Qui est Superviseur?- Toute Personne ayant sous sa responsabilité

Hiérarchique une autre Personne à qui elle a déléguée des Activités/tâches

Cas des Projets HI- Coordo Régional supervise Equipes/Chefs de

projets- Coordo Santé Supervise chefs de projet de son

volet- Chef de projet Supervise animateur, formateur,

etc. (mais aussi dans les structures de PEC)- Animateur supervise partenaires chargés des

activités IEC, Pair éducation, etc.

Qui est Superviseur Technique? (suite)

Profil / Qualités d’un Superviseur

- Connaissances Supérieures à celles des Supervisés (aussi larges que possibles)

1. Compétences / Capacités

- Techniques

- Administratives, gestion

- Conceptuelles

- Communication / interpersonnelles

- Capacité d’analyse

- Etc….

Qui est Superviseur? (suite)

2. Qualités

- Bonne organisation et Méthodologie de travail

- Qualité d’Ecoute et Communication

- Respectueux

- Impartialité

- Tolérance et Courtoisie

- Esprit d’Equipe

- Volonté de Réussir

- Etc.

Qui est Superviseur? (suite)3. Rôles - Aide à Faire mieux- Formation des supervisés et assistance technique- Formation Continue - Coordination des activités - Evaluation de la performation des supervisés- Gestion des Conflits, Motivation des supervisés - Appui à une meilleure compréhension des

responsabilités - Prise en compte des doléances des agents et leurs

problèmes - Liaison entre différents Niveaux- Aide à la Planification- Etc.