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SEMINAIRE
L’AUDIT INTERNE
Animé par : Mohamed RADI (DRSI)
6, 7, 8 & 9 Décembre 2011
2
SOMMAIRE
Définition et objectifs de l’Audit Interne
Méthodologie de conduite d’une mission d’Audit Interne
Etude de cas : Audit des Marchés Publics
3
DEFINITION ET OBJECTIFS DE L’AUDIT INTERNE
Partie I
4
Définition
L’audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une
organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui
apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur
ajoutée.
Il aide l’organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche
systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de
contrôle, et de gouvernement d’entreprise, et en faisant des propositions pour
renforcer leur efficacité.
Définition de l’audit interne
Source : Institute of International Auditors
5
Définition
Apprécier les pratiques par rapport à une norme
+
Identifier les causes de l ’écart
+
Évaluer les conséquences de cet écart
+
Proposer ce qu’il faut faire
+
Suivre la mise en œuvre
Auditer
=
Fonction de sécurité Fonction de progrès
6
Définition
L’auditeur interne est appelé à apprécier la conformité des opérations et assurer le conseil :
- Respect des règles et principes : textes réglementaires, procédures de gestion,
délégations de pouvoirs, etc. ;
- Protection et sauvegarde du patrimoine (humain, financier, immatériel, matériel, etc.) ;
- Pertinence des objectifs (cohérence avec les projets et les stratégies) ;
- Adéquation des moyens – objectifs ;
- Qualité et la fiabilité des informations (pour la prise des bonnes décisions);
- Etc.
Mission de l’auditeur interne
7
Définition
Mission de l’auditeur interne
L’audit interne s’exerce dans le cadre du respect d’une
méthodologie et de règles de déontologie définies par les
normes internationales d’audit.
Les anomalies et faiblesses sont une matière première que l'auditeur
transforme en problèmes (causes et conséquences) puis en solutions
(recommandations) auxquelles il fait adhérer les audités (plan d'actions)
8
Normes d’audit
Définir les principes de base que la pratique de l’audit interne doit suivre ;
Fournir un cadre de référence pour la réalisation et la promotion des activités
d’audit interne apportant une valeur ajoutée ;
Etablir les critères d’appréciation du fonctionnement de l’audit interne ;
Favoriser l’amélioration des processus organisationnels et des opérations.
Objectifs des normes d’audit
9
Normes d’audit
• Normes de qualification : ce que sont l'audit interne et les auditeurs
‒ 1000 Mission, pouvoirs et responsabilité
‒ 1100 Indépendance et objectivité
‒ 1200 Compétence et conscience professionnelle
‒ 1300 Programme d’assurance et d'amélioration de la qualité
• Normes de fonctionnement : ce qu'ils font
‒ 2000 Gestion de l’audit interne
‒ 2100 Nature du travail
‒ 2200 Planification des missions
‒ 2300 Accomplissement des missions
‒ 2400 Communication des résultats
‒ 2500 Suivi des progrès
‒ 2600 Acceptation des risques par la Direction
• Normes de mise en œuvre et Modalités Pratiques d'Application : comment ils le font
10
Normes d’audit
Mission, pouvoir et responsabilités (charte
d’audit) ;
Independence et objectivité ;
Compétence et conscience professionnelle ;
Programme d’assurance qualité.
Gestion et planification de l’audit interne (règles, procédures, …) ;
Evaluation du système de management des risques ;
Etc.
Normes de qualification Normes de fonctionnement
Normes de mise en œuvre
Déclinent les normes de qualification et de fonctionnement au niveau des missions spécifiques
« COMMENT FAIRE »
11
Comptabilité • Analyser les processus comptables de l'entreprise (tenu des registres
comptables, données comptables à jour, existence comptabilité matière) ;
• Analyser la fiabilité de l'information produite ;
• Etc.
Systèmes
d’information
• Repérer les risques majeurs des processus informatisés ;
• Evaluer l’organisation et la politique de sécurité des systèmes
d'information ;
• Etc.
Objectifs de l’Audit interne
GRH
Achats
• Analyser les processus associés à la fonction RH : gestion des
compétences, mobilisation des collaborateurs, environnement social ;
• Analyser les outils de GRH ;
• Etc.
• Identifier les risques génériques et spécifiques liés à l’acte d’achat ;
• Evaluer l’observation des principes directeurs des MP ;
• Analyser les délais de traitement des dossiers ;
• Etc.
Projets • Evaluer les objectifs assignés à chaque projet au vu des moyens alloués ;
• Apprécier les informations comptables de chaque projet ;
• Etc.
12
Objectifs de l’Audit interne
L’audit de régularité consiste à vérifier l’application des dispositions
légales, réglementaires ainsi que les règles de gestion internes. Il
compare « ce qui est fait » et « ce qui devrait être fait » par rapport à un
référentiel.
Dans ce type de missions d’audit, le travail de l’auditeur consiste à :
signaler les irrégularités ;
analyser les causes et les conséquences ;
proposer les recommandations.
En résumé, l’audit de régularité, ou de conformité, a pour objectif de
vérifier que le fonctionnement réel ainsi que les pratiques de gestion
usuelles correspondent aux règles, règlements et procédures en
vigueur.
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Objectifs de l’Audit interne
L’audit de performance vise l’évaluation indépendante et objective, en dehors de toute appréciation sur l’opportunité des choix politiques opérés, de la pertinence des objectifs et de la fiabilité du système de mesure y afférent à travers notamment :
des indicateurs de performance qui ont pour objet d’établir un lien entre les programmes d’action et les moyens budgétaires mis en place pour leur réalisation ;
l’analyse des résultats en termes d’efficacité et d’efficience ;
l’appréciation de la gestion des ressources financière et humaines.
Audit interne et contrôle de gestion
Ressources (Input)
Résultats (Outcome)
Retombées (Impact)
Audit de régularité
Contrôle de gestion
Audit de performance
15
Attentes des acteurs
L’auditeur critique les systèmes et ne juge pas les hommes :
Objectifs : Maîtrise des activités et amélioration des performances
L’audité attend :
Qu’on fasse remonter ses difficultés
Qu’on donne une bonne image de l’audit interne (relation de confiance)
Qu’on l’aide à améliorer son niveau de contrôle et son efficacité
Le management attend une assurance quant à :
Le respect des dispositions réglementaires et des directives
La fiabilité des informations
La sauvegarde du patrimoine
La mise en place de recommandations accroissant l’efficacité
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METHODOLOGIE DE CONDUITE D’UNE MISSION D’AUDIT INTERNE
Partie II
17
Démarche globale
Evaluer le système de contrôle interne de l’organisation ;
Examiner les pratiques et le fonctionnement de l’organisation ;
Repérer les dysfonctionnements ;
En déterminer les causes ;
Démontrer les conséquences ;
Proposer des recommandations et suivre leur mise en place.
Phase de vérification (terrain)
50%
Trois phases
19
Trois phases
La phase d’Etude a pour objet de :
découvrir le sujet et l’entité à auditer
définir ce qu’il faudra vérifier
programmer et spécifier les vérifications.
La phase de Vérification a pour objet de :
vérifier, évaluer et mesurer
analyser, conclure, valider et prescrire.
La phase de Conclusion a pour objet de :
valider l’ensemble et informer (diffusion du rapport)
obtenir des actions et dresser un bilan des progrès accomplis.
20
Déclenchement de la mission
Lettre de mission :
La lettre de mission, adressée par la hiérarchie à l’audit
interne, est le mandat qui informe les principaux
responsables concernés de l’intervention imminente des
auditeurs :
C’est un "droit d’accès" à l’auditeur
Prévient les audités par la voie hiérarchique et leur permet de s’organiser
Précise les entités concernées
Précise les domaines objet de l’audit
Accrédite l’équipe des auditeurs
Précise les modalités de l’intervention …….
21
Phase d’Etude
Le Plan d’Approche
Le Tableau des Forces et faiblesses Apparentes (TFfA)
Le Rapport d’Orientation
Le Programme de Vérification
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Phase d’Etude
Le plan d’approche :
Le plan d’approche organise la phase d’étude, il associe à une
prise de connaissance du domaine à auditer et une prise de
conscience de ses habituels risques et opportunités
d’amélioration, une décomposition du sujet de la mission, en
objets auditables.
2 approches pour passer à des objets auditables :
Découper en stades chronologiques (ex : lancement, exécution et liquidation
d’un marché)
Découper par arborescence de facteurs qualifiables (attentes, partenaires, etc.)
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Phase d’Etude
Analyse des risques le Tableau des Forces et faiblesses Apparentes (TFfA)
Donner l’état des lieux des forces et faiblesses réelles ou potentielles
Comparer à l’aide d’un questionnaire de contrôle interne les pratiques en
vigueur au référentiel (diagnostic par lecture des réponses)
Noter s’il y a correspondance (F) ou divergence (f)
Caractériser le risque : la probabilité qu’il se réalise, la gravité de son
impact
Hiérarchiser les risques ;
Orienter les travaux : préparer le Rapport d’orientation
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Phase d’Etude
Le Rapport d’orientation :
Il est effectué à partir des conclusions du TFfA et des problèmes et
difficultés perçus par les audités
Il formalise les axes d’investigation de la mission et ses limites
Il est formulé en terme d’objectifs à atteindre :
« S’assurer que … » pour confirmer l’existence d’une force
« Apprécier si … » pour évaluer l’impact d’une faiblesse
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Phase d’Etude
Le Programme de vérification :
Le programme de vérification liste les travaux à effectuer par
l’auditeur pour atteindre les objectifs du rapport d’orientation :
Entretiens à mener
Études à faire
Tests à effectuer
Questions à se poser
Etc.
Il organise le travail de l’équipe et sert de tableau synoptique de
la mission (planning, budget, etc.)
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Phase d’Etude
Sous domaine Objectifs de
contrôle
Risques Programme de vérification
1-
2-
3-
4-
Objectifs de
vérification
Tâches de
vérification
Faiblesses certaines
Forces incertaines
Domaine à auditer : ………
27
Phase de vérification
Phase de vérification :
Mise en œuvre du programme d’audit
Vérifier la réalité des forces et évaluer l’incidence des faiblesses
Relever les principaux dysfonctionnements
Valider au fur et à mesure les constats relevés et les
recommandations correspondantes
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Constat : constitution de la preuve
Phase de vérification
Suffisant : comportant toute l’information nécessaire et indispensable
pour apprécier la situation
Significatif et fiable : son incidence potentielle nécessite une prise en
compte évidente par tout responsable informé
Pertinent : en rapport et conforme aux objectifs de la mission, ou hors
des objectifs de la mission mais présentant un intérêt
indéniable à l’audité, dont les améliorations
proposées (recommandations, plan d’actions) sont claires,
adaptées, réalistes et constructives.
Utile : permet d’atteindre un meilleur niveau de contrôle interne (soit plus
performant à un coût identique ou raisonnable).
Un constat est prouvé, reconnu si :
29
Phase de vérification
Chaque action du programme de vérification fait l’objet d’une
Feuille de Couverture qui décrit les modalités de réalisation de la
tâche et met en évidence les conclusions tirées ;
Le détail de la feuille de couverture apparaît dans les Papiers de
Travail qui constituent la matière première de l’auditeur pour
documenter et consigner chacune de ses constatations et ses
conclusions
30
Feuille de couverture :
Référence
Papier de Travail
Référence
FRAP
Objectif de l’action
Modalités d ’exécution
qui, comment, …
Réf.
Réf.
Points à examiner
Réf.
Réf.
Phase de vérification
31
Elaboration des FRAP :
Phase de vérification
Les dysfonctionnements constatés sont reportés sur une ou plusieurs
Feuilles de Révélation et d’Analyse des Problèmes (FRAP) :
Le problème résumant le dysfonctionnement
Les faits qui le prouvent
Les causes qui l’expliquent
Les conséquences qu’il entraîne ou risque d’entraîner
Les recommandations qui le résolvent
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FRAP : Logique à suivre
Phase de vérification
Faits
Causes
Conséquences
Problèmes
Recommandations
Symptômes - Preuves
Explications
Gravité
Objectifs compromis
Correctifs et améliorations
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Elaboration des FRAPs
Fiche d’Analyse et de Révélation de Problème FRAP
PROBLEME
FAITS
CAUSES
CONSEQUENCES
RECOMMANDATIONS
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Conclusion de la mission
Phase de conclusion
Reprise et mise en ordre des FRAP ;
Regroupement des problèmes relevés par thèmes ;
Ordonnancement des idées et des messages à délivrer dans le rapport.
Elle consiste à faire la synthèse de la mission d’audit à la fin des
travaux d’investigation sur le terrain :
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Phase de conclusion
Explication des écarts constatés ;
Corrections éventuelles et prise en compte des réserves des audités ;
Échange sur les recommandations ;
Rédaction du projet de rapport ;
Validation du projet de rapport par les responsables de l’entité auditée ;
Rédaction du rapport définitif et sa diffusion.
Clôture de la mission et restitution des résultats aux audités :
Rapport d’Audit
Pages du Président
Synthèse
Remerciements
Introduction
CORPS
Recommandations
Annexes
Phase de conclusion
FRAP
Ce qu’il doit en connaître + opinion
Programme d’actions accepté
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Suivi des recommandations
Un rapport d’audit interne sans suivi des recommandations
constitue une action inachevée, sans grand impact et conduisant
ainsi à l’inutilité et l’inefficacité de l’audit interne ;
Afin que ce suivi soit convenablement assuré, les entités
auditées sont tenues de transmettre à l’entité chargée de l’audit un
état d’avancement de la mise en œuvre de leur plan d’action ;
Ces mises au point sont l’occasion pour ces entités de faire
remonter les éventuelles difficultés rencontrées lors de la mise en
place des actions d’améliorations recommandées.
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Suivi des recommandations
Recommandation :
Réponse
Réalisée
Retenue
A l’étude
Refusée
Dates prévues
Plan d’action (détail concernant la recommandation)
Raisons pour lesquelles la recommandation est mise à
l’étude (date de prise de décision définitive)
Raisons pour lesquelles la recommandation a été
refusée
Réponses et argumentaires du responsable de la recommandation :
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Intervention / terrain
50%
Déroulement d’une mission d’AI
Lettre de mission
Plan d’approche
TFfA
Rapport d’orient.
Prog. Vérifications
FC
FC
FC
PT
PT
PT
FRAP
FRAP
FRAP
40
AUDIT INTERNE DES MARCHES PUBLICS
Partie III
41
Sommaire
Audit interne des marchés publics
Travaux préliminaires
Constitution de l’échantillon
Tests de contrôle
Elaboration des FRAP
Conclusion
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Analyse des risques
Travaux préliminaires
Dresser
le portrait de la situation
actuelle
Définir
les objectifs (buts
mesurables )
Identifier
les risques
Mesurer
les risques
Identifier
les mesures
de contrôle
Evaluer
les contrôles par rapport aux risques
Elaborer les
mesures
Macro-processus
Sous-processus
Activités
Intrants
Extrants
auto évaluation
des risques et des contrôles
Pistes de réflexion
Pistes d’excellence
Préparation avant
Processus, objectifs, logistique
Gestionnaire
Intervenants
Risques potentiels
Cause et effets
Risques universels
Probabilité
Gravité (impact)
Expertise Dossiers fonctionnels
Documents administratifs
Objectifs de gestion
Conformité
Efficacité
Efficience
Intégrité
Confidentialité
Suffisance
Efficacité
Pertinence
Zone de confort
Coût des contrôles
Gérer les risques
Documenter les risques résiduels
Suivre l’évolution des risques
Réévaluer les risques
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Principes généraux fondant la gestion de la commande publique :
Travaux préliminaires
La transparence dans la gestion des marchés publics ;
L’égalité d’accès aux commandes publiques ;
Le recours à la concurrence autant que possible ;
L’efficacité de la dépense publique.
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Marchés Publics : Référentiels
Travaux préliminaires
Textes d’application à caractère opposable (décrets, directives du
Chef du Gouvernement, arrêtés, etc.) ;
Textes d’organisation interne à caractère non opposable (circulaires,
instructions, etc.) ;
Jurisprudence (commission des marchés, etc.) ;
Cahiers de Charges.
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Marchés Publics : Principaux textes
Travaux préliminaires
Décret fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l’Etat ;
Décret relatif aux délais de paiement et aux intérêts moratoires ;
Décret approuvant le cahier des clauses administratives générales ;
Décret instituant le système de qualification et de classification ;
Décret instituant le système d'agrément ;
Etc.
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Travaux préliminaires
Opération Objectifs de contrôle interne Risques
Lancement et passation des
marchés
Choix obéissant à un meilleur
rapport qualité/prix
Conformité à la réglementation
Retards dus à des rejets (visa)
Conflits éventuels avec les
soumissionnaires évincés
Problèmes dans l’exécution du
marché (délais, qualité,…)
Approbation des marchés Respect de la procédure Retard dans l’approbation
Commencement des travaux Formalisation contractuelle du
démarrage des travaux
Retard dans l’exécution
Conflits éventuels (preuves sur
les délais)
Avenants S’assurer de l’opportunité du
recours à l’avenant
Travaux non justifiés
Surcoût pour l’Administration
Non respect des délais
Elaboration des Décomptes Réalité du service fait
Exactitude des calculs
Non respect des clauses du marché
Litiges
Non respect des délais
Ordonnancement d’une dépense Règlement dans les délais
Fiabilité de l’information (calculs)
Retards dans le règlement
Intérêts moratoires
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Evaluation du dispositif de contrôle interne (questionnaire du CI)
Travaux préliminaires
II.2 Exécution des dépenses des biens et services
II.2.1. Elaboration du programme prévisionnel d’achat
1. Le programme prévisionnel d’achat (PPA) est-il élaboré ?
1. Le programme prévisionnel d’achat est-il publié dans le délai réglementaire ? Préciser la date de publication du programme 2010?
1. Quelles sont les informations contenues dans le programme prévisionnel d’achat ?
1. Est-il procédé à l’évaluation ex post du programme prévisionnel d’achat ? (Rapprochement du PPA avec les commandes conclues)
I I.2.2. Modalités de passation des commandes publiques
1. Comment procède-t-on à l’élaboration des CPS et des BC (intervenants, coordination, cohérence, exhaustivité des clauses, etc.) ?
1. Est-il fait recours pour le lancement des appels d’offres au portail des marchés de l’Etat ?
1. Est-il procédé à la publication des appels d’offre dans la presse ?
1. Le mode de passation des commandes favorise-t-il l’appel à la concurrence ?
1. Quelle est la procédure de désignation des membres de la commission d’ouverture des plis et de celle de jugement des offres ?
1. Quels sont les critères retenus pour l’examen et l’évaluation des offres?
1. Dans le cas où une information est communiquée à un soumissionnaire, est-elle répercutée sur tous les autres concurrents ?
1. Dispose-t-on d’une base de données fournisseurs pour le lancement des commandes ?
1. Existe-t-il un référentiel des prix pour l’estimation des coûts des prestations ?
1. Existe-t-il des normes pour la préparation des Règlements de consultation et des CPS ? (réglementaires, techniques, etc.)
1. Existe-t-il des Règlements de consultation et des CPS types ?
1. Comment le lancement des appels d’offre est-il étalé sur l’exercice budgétaire ?
II.2.3. Engagement des dépenses de biens et services
1. Quel est le délai moyen de séjour des dossiers d’engagement chez l’ordonnateur avant le premier envoi au comptable ?
1. Quelle est la fréquence des rejets des propositions d’engagement des marchés pour irrégularité au regard des dispositions législatives et réglementaires d’ordre
financiers autres que celles liées au contrôle budgétaire ?
1. L’inexactitude des calculs du montant de l'engagement faisait-t-elle partie des motifs de rejet des propositions d’engagement au titre de l’exercice 2010?
1. L’inexacte imputation de la dépense faisait-elle partie des motifs de rejet des propositions d’engagement au titre de l’exercice 2010 ?
1. L’indisponibilité des crédits a-t-elle été une cause de rejet des propositions d’engagement au titre de l’exercice 2010?
1. Les pièces du dossier d’engagement sont-elles exhaustives par rapport à la nomenclature y afférente et leur contrôle intervient-il avant envoi au comptable ?
1. Les propositions d’engagement ont-elles tenu compte de leur répercussion sur l'emploi total des crédits de l'année en cours et des années ultérieures ?
1. Les propositions d’engagement ont-elles porté sur le total de la dépense à laquelle le service ordonnateur s'oblige pour toute l'année d'imputation ?
1. Existe-t-il un suivi des observations formulées par le comptable à travers l’élaboration d’une typologie des rejets au niveau de la phase d’engagement ?
1. Quelles sont les mesures prises par les services de l’ordonnateur pour satisfaire aux observations du comptable dans les plus brefs délais ?
1. Les délais d’approbation des marchés et de leur notification aux titulaires sont-ils respectés ?
II.2.4. Suivi de l’exécution des prestations
1. La notification des ordres de service de commencement des prestations aux attributaires des marchés est-elle faite avec célérité?
1. Quels sont la fréquence et les motifs des ordres d’arrêt de service ?
1. Les délais contractuels sont-ils souvent, parfois ou rarement dépassés ? Quelle est la nature des prestations qui sont sujettes aux dépassements des délais ?
1. Le contrôle de la conformité des prestations réalisées aux spécifications techniques est-il effectué par une commission désignée par le service ordonnateur ?
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Constitution de l’échantillon
Echantillonnage d’audit :
Le terme « échantillonnage d’audit » est synonyme de « test
représentatif » de la population à auditer.
Constitution de l’échantillon d’audit :
• Mode de passation
• Catégorie : Travaux, études, fourniture, etc.
• Titulaire
• Phase de la procédure
• Exercice budgétaire
• Montant (tous les marchés dont le montant > 5 Mdh (décret))
• Les marchés engagés en fin d’exercice
• Tous les marchés annulés
• Etc.
49
Tests de contrôle (phase de vérification)
Résultats de l’examen de l’échantillon
Dossier 1 Dossier 2 Dossier n
1 Avis AO publiés dans deux journaux (l'un en arabe) et
portail des MP dans les délais réglementaires
2 Registre de dépôt des offres est correctement tenu
3 Motifs d’exclusion des soumissionnaires évincés
4 Montant de l’estimation de l’Administration (quand, qui,
comment, études, etc.)
5 Examen du Règlement de la Consultation
6 Motifs du choix si attributaire n’est pas le moins disant
7 Etc.
Exemple de tests de contrôle : examen de la phase de lancement Si le nombre de soumissionnaires est > à x, le niveau de confiance est jugé correct, sinon vérifier les choses suivantes :
50
Tests de contrôle (phase de vérification)
Résultats de l’examen de l’échantillon
Dossier 1 Dossier 2 Dossier n
1 Respect des délais contractuels
2 Calcul du cumul des ordres d’arrêt et vérification des
motifs
3 Vérifier les délais réels des travaux (attachements, cahier
de chantier, correspondances, etc.)
4 Vérifier le calcul et l’application des pénalités de retard
5 Vérifier les délais séparant la date d’exécution des
travaux et la date d’établissement du décompte
correspondant
6 Etc.
Exemple de tests de contrôle : examen du respect des délais
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Tests de contrôle (phase de vérification)
Résultats de l’examen de l’échantillon
Dossier 1 Dossier 2 Dossier n
1 Exhaustivité des pièces justificatives ayant une valeur de
gestion et de preuve
2 Conformité des modalités de classement des archives
3 Conformité des conditions de conservations des archives
4 Respect de la durée de conservation des pièces
5 Existence du guide d’archivage
6 Modalités de gestion des archives courantes
7 Etc.
Test de contrôle : archivage des pièces justificatives de la dépense
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Elaboration des FRAP
Gestion des Marchés Publics Fiche d’Analyse et de Révélation de Problème FRAP n°: …
PROBLEME
Perte ou insuffisance au niveau des dossiers des marchés (documents de valeurs administrative et juridique).
FAITS
20 % des dossiers ne comportent pas la totalité des pièces à archiver.
50 % des marchés liquidés ne sont pas adéquatement archivés (absence de classement de pièces par ordre
chronologique décroissant).
CAUSES
Absence de procédure d’archivage des dossiers ;
Multitude d’intervenants et dilution de la responsabilité ;
Absence d’un système approprié de rangement et de conservation des boîtes (entité dédiée).
CONSEQUENCES
Manquement à l’observation des règles d’archivage des dossiers (dépense publique).
Difficultés dans la gestion des dossiers non encore soldés.
RECOMMANDATIONS
Mettre en place un système et d’un centre de gestion active et fiable des archives ;
Assurer des formations en techniques de classement et d’archivage ;
Dresser l’état exhaustif des pièces à archiver par type de dépense.
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Elaboration des FRAPs
Exemple de recommandations : Archivage des dossiers
Entité chargée de l’achat Entité chargée de la comptabilité
Une trace de l’approbation du CPS
Avis d’appel d’offre
Les deux journaux ayant publié l’AO
La lettre de désignation des membres de la commission
Les convocations des membres de la commission
La note détaillant l’estimation de l’Administration
Le CPS daté, signé, visé et approuvé
Les soumissions de tous les concurrents
Les cautions provisoire et définitives du titulaire du M
Le PV d’ouverture des plis
La liste des pièces contenues dans les plis déposés
Le document d’affichage des résultats
L’envoi pour approbation (fiches modèle A et B)
L’ordre de notification de l’approbation du marché
Les différentes correspondances
Etc.
Le document du marché
L’ordre de service de commencement des travaux
Les différents ordres d’arrêt de service
Les décomptes
Le décompte définitif approuvé
Les mises en demeure et pénalités (notes,…)
Les PV de la réception provisoire et définitives
Toutes les correspondances entre le service
gestionnaire et le contractant
Une trace témoignant de la libération de la
retenue de garantie en cas de régularité de la
prestation
Etc.
54
Audit interne
Activité à forte Valeur ajoutée
Agir sur les
pratiques
Améliorer les processus organisationnels ;
Capitaliser sur les bonnes pratiques ;
Formaliser les procédures de gestion ;
Etc.
Faire respecter la
réglementation
Donner l’assurance aux services gestionnaires
quant à la maîtrise des opérations
Conclusion
AIDER L’ORGANISATION A ATTEINDRE SES OBJECTIFS
55
MERCI POUR VOTRE ATTENTION
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