réussir son projet erp
Post on 02-Feb-2016
25 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Introduction
L'accès des entreprises aux nouvelles technologies, à Internet en particulier, tend à
modifier la communication entre les différents acteurs du monde des affaires.
Notamment entre l'entreprise et ses clients (Business To Consumer, B2C), le
fonctionnement interne de l'entreprise (Business To Employees, B2E) et la relation de
l'entreprise avec ses différents partenaires et fournisseurs (Business To Business, B2B).
On appelle aussi "e-Business" l'ingregration au sein de l'entreprise d'outils basés sur les
technologies de l'information et la communication, en l'occurrence les Progiciels de
Gestion Intégré (PGI) ou Enterprise Ressource Planning (ERP).
Cet outil permet une gestion homogène et cohérente du système d'information (SI) de
l'entreprise, en particulier pour la gestion commerciale de la chaîne de production à la
vente d'un produit.
Nous verrons tout d'abord une présentation générale des ERP ce qui nous conduira à la
description de leur architecture modulaire.
I. Présentation générale des ERP
I-A. Définition
L'acronyme ERP signifie "Enterprise Ressource Planning" traduit en français par Progiciel
de Gestion Intégré ou PGI. ERP est le terme le plus couramment utilisé.
Emanant d'un concepteur unique, un ERP est un progiciel qui permet de gérer
l'ensemble des processus d'une entreprise intégrant l'ensemble de ses fonctions
comme la gestion des ressources humaines, la gestion financière et comptable, l'aide a
la décision, la vente, la distribution, l'approvisionnement, la production ou encore du e-
commerce.
Le principe fondateur d'un ERP est de construire des applications informatiques
correspondant aux diverses fonctions citées précédemment de manière modulaire
sachant que ces modules sont indépendants entre eux, tout en partageant une
base de données unique et commune au sens logique.
L'autre principe qui caractérise un ERP est l'usage de ce qu'on appelle un moteur de
workflow et qui permet, lorsqu'une donnée est enregistrée dans le SI, de la propager
dans les modules qui en ont l'utilité, selon une programmation prédéfinie.
Ainsi, on peut parler d'ERP lorsqu'on est en présence d'un SI composé de plusieurs
applications partageant une seule et même base de donnés, par le biais d'un système
automatisé prédéfini et éventuellement paramétrable, un moteur de workflow.
I-B. Les ERP: Pour qui? Pourquoi?
I-B-1. Pour qui?
Les ERP sont principalement destinés aux grandes entreprises ou multinationales du fait
d'un coût important. Cependant, le marché des ERP tend à se démocratiser vers les
PME/PMI. Certains éditeurs conçoivent un ERP uniquement pour ce type de structure.
Enfin, il existe des ERP open source ce qui revient moins cher, puisqu'il n'y a pas de
coût de licence (ils sont gratuits). En revanche, il faut inclure dans le calcul du coût
d'acquisition total, les frais de maintenance et l'assistance technique.
I-B-2. Pourquoi?
Concrètement, les avantages de la mise en place d'un ERP sont les suivants:
L'intégrité et l'unicité du SI, c'est à dire qu'un ERP permet une logique et une
ergonomie unique à travers sa base de données, elle aussi unique au sens
"logique". Ceci se traduit par le fait qu'il peut exister plusieurs bases de données
"physiques" mais celles-ci respectent la même structure. En bref, un ERP permet
d'éviter la redondance d'information entre différents SI de l'entreprise.
L'utilisateur a la possibilité de récupérer des données de manière immédiate, ou
encore de les enregistrer. Un avantage important, les mises à jour dans la base
de données sont effectuées en temps réel et propagées au modules concernés.
Un ERP est un outil multilingue et multidevise, il est donc adapté au marché
mondial, en particulier aux multinationales.
Pas d'interface entre les modules, il y a synchronisation des traitements et
optimisation des processus de gestion. De même, la maintenance corrective est
simplifiée car celle-ci est assurée directement par l'éditeur et non plus par le
service informatique de l'entreprise. (Celui-ci garde néanmoins sous sa
responsabilité la maintenance évolutive: amélioration des fonctionnalités,
évolution des règles de gestion, etc.).
Un ERP permet de maîtriser les stocks, élément important pour la plupart des
entreprises car les stocks coûtent chers.
Par conséquent, les ERP gèrent et prennent en charge plusieurs périodes (pour les
exercices comptables par exemple), plusieurs devises, plusieurs langues pour les
utilisateurs et clients, plusieurs législations, plusieurs axes d'analyse en informatique
décisionnelle.
Mais l'implantation comporte plusieurs risques: des risques organisationnels (le
progiciel et l'organisation de l'entreprise doivent cohabiter), de mise en oeuvre (au
niveau formation utilisateur), fonctionnels (fonctions offertes par le progiciel par
rapport aux fonctions attendues), techniques, contractuels entre l'éditeur et
l'entreprise et enfin des risques économiques du fait de l'investissement.
I-B-3. Architecture technique
Concernant le déploiement d'un ERP, celui-ci est la plupart du temps client/serveur
comme le décrit le schéma ci-dessous:
L'ERP est donc sur serveur. La majorité des ERP sont couplés à une base de données
ORACLE. De plus, les ERP sont compatibles pack Office, en particulier pour PowerPoint
et Excel. En effet, le premier étant utile pour personnaliser les bureaux ERP en fonction
de l'entreprise et le second pour effectuer les imports/exports de données. Enfin, les ERP
sont aussi compatibles avec des outils de reporting (CrystalReport en général). Le
reporting étant utilisé en particulier pour le module de gestion relation client, que nous
verrons par la suite.
II. Architecture modulaire des ERP
Avant de découvrir en quoi consiste une architecture modulaire et ses modules, nous
allons voir les principaux acteurs du marché des ERP (au niveau mondial).
II-A. Les principaux éditeurs d'ERP
On distingue deux types d'ERP: les ERP propriétaires, édités par des sociétés, ce qui
implique l'achat d'une licence, et les ERP open source qui sont "gratuits". Nous ne nous
intéresserons qu'aux ERP propriétaires.
Les principaux ERP du marché sont:
SAP (leader mondial)
Oracle/PeopleSoft
SAGE ADONIX
Microsoft
SSA Global
GEAC
Intentia/Lawson
Infor Global Solutions
II-B. Architecture modulaire
Un ERP est un ensemble dont toutes les parties fonctionnent les unes avec les autres
d'où l'ergonomie et l'unicité des informations et donc la cohérence du SI.
Un ERP est modulaire dans le sens où il est possible de n'avoir qu'une ou plusieurs
applications en même temps, ou peu à peu. Les applications modulaires telles que les
ERP permettent d'être sûr de la compatibilité des modules entre eux, ils s'imbriquent
comme des blocs de Lego et fonctionnent ensemble (pas de vérification de compatibilité
à effectuer).
Voici un exemple d'architecture modulaire qui tend à représenter tous les ERP:
L'architecture modulaire schématisée ci-dessus intègre plusieurs modules retouchant
aux grandes fonctions d'une entreprise que l'on peut détailler de la manière suivante: le
module finance, logistique et e-commerce.
II-B-1. Le module finance
Le module finance se divise en 4 voire 5 sous-modules. Il rassemble les données
pertinentes (en particulier les données comptables de l'entreprise) pour établir sur un
plan international des comptes annuels. Ce module effectue du contrôle de gestion et
des prévisions concernant les objectifs de l'entreprise.
De même, il permet de faire de la comptabilité tiers, analytique, générale, de gérer les
immobilisations (gestion des investissements), les ressources humaines, soit
l'administration du personnel, des frais de déplacement et du temps de travail ainsi que
la gestion de paie et les besoins en postes.
Ce module est complexe car il faut avoir de bonnes connaissances en comptabilité.
II-B-2. Le module logistique
Le module logistique ou encore appelé Negoce, est le module le plus convoité par les
entreprises car il permet de gérer tout ce qui se rapporte aux ventes/achats, en
particulier la gestion des stocks qui coûtent cher aux entreprises.
Ce module gère les commandes clients et les livraisons. Il assure une liaison directe
avec le compte de résultats et le système de production. Il permet l'optimisation des
processus de workflow, la gestion précise des stocks, des contrôles qualités et factures.
Suite au contrôle qualité, il y a coordination et déclenchement des mesures correctives.
Enfin, il est possible de planifier/gérer/suivre la maintenance du matériel.
Les processus généraux à paramétrer dans le module Negoce sont décrits ci-dessous:
Une commande de vente correspond à une vente, donc il y a décrémentation du stock et
inversement lors d'un retour. Entre le processus de vente et achat, il y a contremarque,
c'est-à-dire une fabrication d'un article après la vente. Enfin, entre le processus vente et
comptabilité générale et analytique, il y a les règlements clients ou encore les avoirs.
Ceci correspond donc aux processus de bases à connaître afin de paramétrer un ERP.
Remarque: Une entreprise peut avoir des filiales ou encore être multi-sites.
Les tiers impliqués dans une vente sont: les clients, l'utilisateur (personnel/
représentant), le transporteur, les prospects et les factors/affactureurs (société qui gère
la facturation).
Nous allons voir ci-dessous les notions de bases au niveau gestion pour paramétrer un
ERP avec pour exemple l'ERP de SAGE ADONIX.
II-B-2-a. Etape 1 : Les profils menus
Dans les ERP, les profils menus correspondent aux menus utilisateurs. Ceux-ci varient
bien sûr en fonction des droits accordés à l'utilisateur (critère de hiérarchie ou poste
occupé). Ils sont définis avant la création d'un nouvel utilisateur. Voici le chemin d'accès
pour le paramétrage des profils menus et utilisateurs:
Lors de la création des profils menus (utilisateur, responsable, administrateur par
exemple), le paramétreur doit affecter les menus (en bleus ci-dessus) qu'il souhaite
attribuer à chaque profil. Puis, a chaque nouvel utilisateur créé (login, mot de
passe), il doit attribuer le profil menu désiré. Suite à cela, un utilisateur avec un
certain profil est créé.
Remarque: Quel que soit l'ERP, il faut toujours le paramétrer et remplir les champs à
l'aide de la touche TABULATION, puis enregistrer.
II-B-2-b. Etape 2 : Les données de base
Avant d'effectuer toutes action de vente, achat ou autres, il faut implanter dans la base
de données ce que l'on appelle données de base.
Remarque: La quantité de données étant très souvent importantes, l'import/export est
recommandé (à l'aide d'un tableur). Faire dans un premier temps un export vers le
tableur, afin de voir l'aspect des données à saisir dans celui-ci. C'est un gain de temps et
cela permet d'effectuer un import valide du premier coup.
Voici un aperçu du contenu du menu données de bases:
Les clients
Afin d'enregistrer des clients en tant que données de base, il faut suivre le chemin
suivant : Données de base/Tiers/Clients.
Un client est défini en général par : un code, sa raison sociale, liens comptables,
catégories, adresses, téléphone, fax, conditions de paiement, échéance de paiement,
devise, etc. Ces informations sont à paramétrer dans les différents onglets de la fiche
client selon les choix de gestion de l'entreprise.
Les articles
Afin d'enregistrer des articles (produits ou services) en tant que données de base, il faut
suivre le chemin: Données de base/Articles/Articles.
Ci-dessous donc la fiche article qu'il faut renseigner. Un article est défini en général par :
une référence, une ou plusieurs désignations, famille, type d'article, sous-famille, unité
de stock, unité de vente, poids, etc.
Les tarifs articles doivent être créés et affectés à chaque article. Ceux-ci peuvent être
différents selon une période (si l'article est géré en First Expired First Out, FEFO), de sa
quantité et de sa composition si celui-ci est enregistré en tant que KIT. Pour un kit, il faut
établir une nomenclature, à savoir la composition du KIT. Ceci s'effectue dans la fiche
article.
Enfin, si l'entreprise est multi-site, il faut préciser dans la base le site auquel appartient
l'article. Pour cela, il faut suivre le chemin suivant: Données de base/Articles/Articles
Sites. Dans la fiche article site, le paramétreur peut sélectionner un article et l'affecter à
un site.
Remarque: Concernant les données de base fournisseurs ou autres, il faut suivre le
chemin suivant Données de base/Tiers.
II-B-2-c. Etape 3 : Le processus vente, la commande de vente
Pour effectuer une commande de vente, c'est-à-dire une vente, il faut avoir en données
de bases: les articles, les clients et les fournisseurs. Ci-dessous est décrit le processus de
commande de vente à connaître afin d'effectuer, dans l'ordre, une commande de vente.
Une vente peut-être de plusieurs types:
Commande issue d'un devis validé totalement ou partiellement
Commande de vente normale avec certains accès, par exemple, fiche client,
conditions tarifaires, accès aux stocks, etc.
Commande de vente de type marché (avec contrat)
Un formulaire de commande de vente se présente de la manière suivante:
Donc suite à une vente, il faut suivre le processus de commande de vente soit: livraison
( déjà programmer par défaut dans l'ERP) puis facturation. Une facture se présente de la
manière suivante:
Concernant le paramétrage des formulaires de devis, commandes de vente, livraison,
facturation, ceux-ci sont paramétrables dans le menu
Paramétrages/Achats/Transactions d'achats. Le paramétreur doit alors, en fonction
de l'entreprise, afficher ou non certains champs, permettre les modifications ou non etc.
Ceux-ci se sélectionnent pour la plupart du temps (sauf pour les champs calculés qui
sont à paramétrer avec la formule de calcul voulue).
II-B-2-d. Etape 4 : Le processus stock
Lors d'une vente, d'un achat ou autres, il y a différents mouvements internes qui ont une
influence sur le stock:
Les entrées diverses
Les sorties diverses
Les changements d'emplacement (d'un article)
Les inventaires
Les contrôles qualité
Les transferts inter sites
Les changements de numéro de lot ou type de numérotation
Les déclarations de production
Voici une description schématique qui modélise le processus stock au sein de l'ERP:
Dans un ERP, les stocks sont gérés de manière automatique. Le paramétreur doit, par
ailleurs, définir en fonction de l'entreprise le type de gestion de stock ainsi que les
quantités minimales et maximales. Pour cela, le chemin à suivre est :
Paramétrages/Stocks. Il existe deux types de gestion de stocks:
Réapprovisionnement sur seuil
Le réapprovisionnement sur seuil consiste à paramétrer un message automatique,
appelé suggestion, qui va se déclencher lorsque le seuil, fixé par le paramétreur est
atteint. Cette méthode est en fonction de la demande d'un article.
Réapprovisionnement périodique
Cette méthode de réapprovisionnement est périodique, c'est-à-dire qu'après un temps T,
paramétré, une demande de réapprovisionnement suggérée est effectuée à travers une
commande de vente. Cette méthode est utilisée lorsque la consommation d'article,
c'est-à-dire les sorties de stock, sont fréquentes.
Voici un exemple de formulaire de gestion de stock. Celui-ci est modifiable/paramétrable
(au niveau des colonnes en particulier, à faire apparaître ou non) en suivant :
Paramétrage/Stock.
II-B-2-e. Etape 5 : Le processus achat, la commande d'achat
Le dernier processus à connaître afin de comprendre la logique d'un ERP et le
paramétrage est le processus achat ou commande d'achat:
Enfin, le flux à suivre pour paramétrer un ERP concernant la commande d'achat est
modélisé ci-dessous. Celle-ci est créée après un appel d'offre et une demande d'achat,
elle-même étant gérée par des règles de signatures.
Pour effectuer une commande d'achat, il faut connaître les articles, les fournisseurs, la
quantité à commander pour chaque article ainsi qu'un tarif de vente. Par conséquent, les
données de base à manipuler sont donc les fournisseurs, les articles, et les tarifs d'achat
car ces derniers peuvent varier fonction de certains critères (période, quantité, etc.).
Enfin, concernant le formulaire de la commande d'achat, il suit le même principe de
paramétrage que pour la commande de vente: Paramétrage/Achats/Transactions
achats. Le paramétreur doit afficher ou non, donner la possibilité de modification ou
non, etc. des champs.
II-B-3. Le module e-commerce
Ce module permet de faire du e-commerce. C'est un logiciel de Gestion Relation
Client (GRC) plus communément appelé Customer Relationship Management
(CRM). Il permet d'effectuer les statistiques voulues (sous forme de requêtes) sur
tous types de données (en particulier clients, vendeurs, production, fournisseurs,...). Un
requêteur est disponible et il n'est pas utile que l'utilisateur connaisse le SQL. Mais
sachant le nombre très important de tables, celui-ci doit donc impérativement savoir
"lire" un Modèle Conceptuel de Données (MCD) que les éditeurs mettent à disposition.
Ensuite ses résultats sont analysés en fonction des besoins de l'entreprise. En particulier
pour ce module, un outil de reporting est associé. Enfin, ce module permet, suite aux
résultats, d'effectuer du e-mailing, des offres marketing.
Conclusion
Pour conclure, un rappel d'une bonne démarche à suivre:
1. Bien étudier le SI de l'entreprise et le cahier des charges.
2. Effectuer une étude de faisabilité afin de voir ce qu'il y a à paramétrer et ce qui
existe déjà par défaut.
3. Ne pas hésiter à modéliser les processus et flux de gestion et surtout les suivre
tout au long des étapes du paramétrage.
4. Tester les flux paramétrés, avec l'entreprise, en particulier les différents
utilisateurs.
Implanter un ERP est un chantier qui demande du temps, de l'argent et de
l'énergie sans pour autant offrir un résultat assuré. Le point sur les bonnes
pratiques du secteur.
Les projets d'ERP. Beaucoup en sont satisfaits, d'autres moins, et certains en
cauchemardent encore. Pourquoi ? Car déployer un progiciel de gestion intégré
demande du temps, un certain investissement et, mal adapté, il aura l'effet inverse du
but recherché : simplifier la gestion de l'entreprise. Quelques conseils simples, voire
élémentaires, pour éviter la cure d'aspirine.
Première chose à noter : la plupart des ERP proposés sur le marché ont largement
atteint leur maturité. Les cas d'échec ou de difficulté ne mettent que très rarement en
cause le logiciel en lui-même. Une attention toute particulière doit en revanche être
portée au choix de la solution et à la méthode de déploiement.
La mise en place d'un ERP remet en cause nombre d'acquis dans l'entreprise. "L'erreur
parfois commise est de s'imaginer qu'un tel projet de déploiement est purement
informatique. C'est faux : l'ERP a un impact sur les processus de l'entreprise et donc sur
le quotidien des utilisateurs" estime Richard Wolff, directeur du conseil SAP chez Sopra
Group.
De fait, il est impossible d'externaliser l'ensemble de la mise en oeuvre comme cela est
parfois envisageable pour certains projets informatiques. "Une direction fonctionnelle
doit impérativement être assurée en interne par une personne dont la légitimité ne sera
pas remise en question" précise le directeur. Et des "utilisateurs-clés" pourront, au fil de
l'eau, apporter un regard pratique au projet.
La présence d'une assistance à maîtrise d'ouvrage est également conseillée pour les
questions techniques liées à la construction et au design de l'application, et à leur
pilotage, le chef de projet fonctionnel n'étant pas un homme de l'art.
La collaboration des équipes (interne et externe) sera notamment requise pour les
questions de paramétrage et d'intégration. En revanche, la reprise des données, moins
critique, pourra intégralement être confiée à un prestataire extérieur.
Richard Wolff insiste par ailleurs sur la question des moyens matériels : "si la question
est généralement bien traitée quant aux moyens à mettre en oeuvre pour le vie de
l'ERP, elle est trop souvent négligée pour la phase projet".
Là aussi, tout est question d'arbitrage : héberger soi-même, avec les coûts que cela
implique ? Faire héberger chez un prestataire ? "Dans tous les cas, il est nécessaire de
s'assurer de la fiabilité des systèmes, de la sécurité et de l'intégrité des données
pendant et après le projet" précise-t-il.
Outre les moyens, humains ou matériels, internes ou externes, à mettre en oeuvre, la
définition du périmètre fonctionnel est une étape indispensable à la réussite d'un projet
de mise en place d'un ERP. Le périmètre d'un ERP se détermine selon 3 axes principaux :
fonctionnel, organisationnel et géographique.
Spécialiste de ces questions, Richard Wolff met en garde : "il est dangereux de vouloir
tout faire d'un coup. Dans la mesure du possible, il ne faut pas hésiter à phaser le projet
en réduisant le périmètre sur un des axes". La meilleure solution consistant à migrer
vers l'ERP un secteur qui ne touche pas le coeur de métier. "Dans l'industrie par
exemple, l'entreprise peut commencer par le contrôle de gestion pour terminer par la
gestion de production".
Déployer un ERP : les grands principes
1Nommer les acteurs-clés du projet en fonction des
compétences internes
2 Délimiter précisément les contours et phaser le projet
3Limiter les développements spécifiques au strict
nécessaire
4 Rester attentif à l'articulation contractuelle du projet
Malgré leur qualité et leur richesse fonctionnelle, trouver un ERP qui s'adapte
parfaitement à tous les processus de l'entreprise est quasi mission impossible. "Il faut ici
rester raisonnable et n'adapter que ce qui est réellement indispensable à l'entreprise"
conseille sur ce point le directeur du conseil SAP de Sopra.
En effet, les développements spécifiques ont généralement tendance à "alourdir" le
produit mais aussi sa maintenance future. "Un ERP est un choix dans la durée : les
spécificités développées rendront parfois délicate l'installation de nouvelles versions"
prévient-il. Avant de poursuivre : "le marché des ERP propose désormais des outils
complets, adaptés à tous les grands secteurs d'activité. Le choix de l'outil est une étape
déterminante dans la réussite du projet".
Obnubilée par les questions fonctionnelles, techniques et budgétaires, l'entreprise peut
par ailleurs être encline à négliger l'aspect juridique. Là encore, attention : l'articulation
contractuelle du projet sera un des facteurs clés de sa réussite.
Richard Wolff conseille de faire simple en limitant au strict nécessaire le nombre
d'acteurs : "un cabinet de conseil et un intégrateur suffisent dans la plupart des cas".
Les contrats, les plus compréhensibles possibles, devront bien évidemment prévoir
l'enveloppe budgétaire, dont le suivi devra être assuré tout au long de la phase projet.
L'étude préliminaire : une étape indispensable
Quoiqu'il en soit, avant de se lancer, une étude exploratoire préliminaire aura dû
démontrer la pertinence sur le long terme de l'implantation d'un ERP dans l'entreprise,
notamment en termes de retour sur investissement.
top related