procédure pour prendre connaissance d’une consultation en...

Manuel fournisseur :procédure pour prendre connaissance d’une consultation en ligne et soumettre une offre

SNCF

d’une consultation en ligne et soumettre une offre

Version de février 2014

Ce document a pour objectif :De vous présenter, pas à pas, les différentes étapes nécessaires pour répondre en ligne à une consultation SNCF.De vous sensibiliser sur la nécessité de la mise en place d’un tel outil en regard de la législation sur la dématérialisation des consultations.

Avantages de l’outil :Facilite le processus de consultationGarantit la confidentialité de vos offresGarantit le principe d’équité

Introduction

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Février 2014

Manuel Fournisseur

1

Garantit le principe d’équitéPermet d’avoir un historique de l’ensemble de vos offres

IMPORTANTNotre outil PeopleSoft Oracle est certifié pour fonctionner sous le Navigateur Internet Explorer, donc sous Windows. Si vous utilisez un système d’exploitation différent de Windows, vous pouvez télécharger le navigateur FireFox. Ce navigateur, gratuit, a la particularité de fonctionner avec n’importe quel système d’exploitation.

INTRODUCTION page 1

CONNEXION AU PORTAIL page 4

PRENDRE CONNAISSANCE D’UNE CONSULTATION page 10

ACCEPTER / REFUSER L’INVITATION A UN APPEL D’OFFRE page 18

REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS GENERAL page 21Une seule offre autorisée

SOMMAIRE

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REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS PARTICULIER page 37Offres multiples autorisées

REPONDRE A UNE CONSULTATION : PHASE 2 ou + page 43

GERER L’HISTORIQUE DES OFFRES page 45

EN CAS DE DIFFICULTE POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES page 50

INITIALISER / REINITIALISER LE MOT DE PASSE ORACLE page 58

CONNEXION AU PORTAILManuel fournisseur

SNCF

Connectez-vous à l’adresse suivante: https://e-consultations.sncf.com/

Acceptez le certificat de sécurité de notre site sécurisé https

Connexion au portail

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Acceptez le certificat de sécurité de notre site sécurisé https

Cliquez sur Oui

En amont de la consultation, vous recevez vos identifiants de la part du Support Fournisseur SNCF via un mail de ce type

1

Connexion au portail

SNCF

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2

Le premier écran de connexion se fait via le Portail SNCF dit Extranet

Saisissez votre identifiant et votre mot de passe SNCF

1

Connexion au portail

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et votre mot de passe SNCF

Cliquez sur Ouverture de session

Une fois identifié, vous accédez au portail ERP ORACLE / PeopleSoft

Saisissez votre identifiant

et votre mot de passe ERP

Cliquez ici

2

Connexion au portail

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Pour des raisons de sécurité, SNCF ne communique pas le mot de passe ORACLE, il faut donc l’initialiser lors de votre première connexion ou le réinitialiser en cas de perte, pour cela, reportez-vous au mode opératoire page 55 à 59

Après avoir accédé à l’application, il est fortement conseillé de modifier votre mot de passe ERP pour sécuriser votre accès.

Cliquez sur « Modifier mon mot de passe »

Connexion au portail

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Complétez les informations

Puis cliquez ici

PRENDRE CONNAISSANCE D’UNE CONSULTATIONManuel fournisseur

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Pour consulter l’événement, cliquez sur « Gérer évén. Et placer offres » puis sur « Consulter évén. / placer offres »

Cliquez Gérer éven.et placer offres

Prendre connaissance d’une consultation

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Cliquez Consul.even/placer offres

Par défaut, dans le cartouche «résultats», vous visualisez vos consultations en cours(Nom de l’événement, numéro d’événement et date de fin de la consultation). Pour accéder, cliquez sur le lien correspondant à l’évènement.

Prendre connaissance d’une consultation

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11 Cliquez sur le code événement

XXXX XXXXXXXXX

Cliquez sur

Page «Détail Événement » : Pour prendre connaissance des Pièces Jointes associées à l’ événement, cliquez sur «Consulter les PJ / Déposer Offre ».

Prendre connaissance d’une consultation

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Manuel Fournisseur

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Consulter les P.J. / Déposer Offre

XXXXXXX

XXXXXXX

Pour accéder aux documents, cliquez sur le bouton jaune « Afficher/Ajouter P.J. et commentaires en-tête »

XXXXXXX

XXXXXXX

Prendre connaissance d’une consultation

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Cliquez ici

Pour télécharger chacune des pièces jointes, cliquez sur « consulter »En cas de difficulté pour télécharger les fichiers, pensez au paramétrage du bloqueur de fenêtre publicitaire de votre navigateur internet

Si le problème persiste, voir « Impossible d’ouvrir les pièces jointes » à partir de la page 48.

Prendre connaissance d’une consultation

SNCF

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Cliquez sur Consulter

Ces deux pièces jointes sont générées automatiquement par l’outil . Elles correspondent à la consultation dématérialisée.Ce sont les mêmes fichiers que ceux transmis avec le mail d’invitation envoyé par l’acheteur SNCF.

XXXXXXXXX

XXXXXXXXX

L’acheteur peut également avoir associé des pièces jointes aux lignes d’événement.

Page « détail évènement » (voir p12) : Descendez jusqu’à la zone article où sont indiquées toutes les lignes relatives à l’évènement. Chaque ligne peut contenir des pièces jointes.

Prendre connaissance d’une consultation

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Cliquez sur le lien « Offre » pour accéder au détail de la ligne d’article

Page « détail ligne » : cliquez sur le lien hypertexte intitulé « Afficher/ajouter des questions, commentaires et doc s joints » pour accéder à la page « Doc joints/commentaires ligne ». Cliquez sur « Consulter » pour télécharger les pièces jointes (manipulations identiques à celles décrites à la page 14).

Cliquez ici

XXXXXXXXXXX

Prendre connaissance d’une consultation

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Cliquez ici

Cliquez ici

ACCEPTER / REFUSER L’INVITATION A UN APPEL D’OFFREManuel fournisseur

SNCF

Consulter l’évènement comme indiqué pages 10 à 12.

� Si vous souhaitez répondre à la consultation, il est recommandé de le faire savoir à l’acheteur, cliquez sur «Accepter invitation ».

Accepter / Refuser l’invitation à un appel d’offre

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Il est conseillé d’accepter (ou de refuser) l’invit ation. L’acheteur est ainsi informé que vous avez pr is connaissance de la consultation.

N.B : Cette action ne vous engage pas à remettre un e offre

Cette action ne vous permet plus de refuser une inv itation (voir page suivante)

� Si vous ne souhaitez pas répondre à la consultation, cliquez « Refuser invitation », vous pouvez indiquer un motif de refus.

Accepter / Refuser l’invitation à un appel d’offre

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L’acheteur est informé que vous ne répondrez pas à s a consultation et si vous avez saisi un commentaire, il prend connaissance du motif de votr e déclin

NB : Cette action n’est plus possible si vous avez p réalablement accepté l’invitation

Vous pouvez choisir de continuer à recevoir les mise s à jour de l’évènementRefuser une invitation n’interdit pas de soumettre une offre ultérieurement

REPONDRE A UNE CONSULTATION :CAS GENERAL Manuel fournisseur

SNCF

Consulter l’évènement comme indiqué pages 10 à 12.

Cliquez sur «Consulter les P.J / Déposer offre ».

Une seule offre est autorisée, cette offre est modi fiable jusqu’à la date limite de réception des offres fixée par l’acheteur.

Répondre à une consultation : Cas général

1- Saisir une Offre

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21

Page « détail événement pour le compte de… » :Commencez par répondre à l’ensemble des questions générales.

X X X

X X X X X X X

Répondre à une consultation : Cas général1- Saisir une Offre

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Répondez à toutes les questions

En bas de la page, dans la zone article, indiquez votre prix sur les lignes.

Saisissez votre prix, en fonction de l’Unité de Mesure

Répondre à une consultation : Cas général1- Saisir une Offre

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Cliquez sur offre

Pour accéder à la page «détail ligne », pour chaque ligne, cliquez sur «offre »Cette page peut contenir des questions propres à la ligne et qui sont également à compléter.

Pour passer à la ligne suivante

X X X X X

Répondre à une consultation : Cas général1- Saisir une Offre

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Répondez éventuellement aux questions

supplémentaires sur chacune des lignes puis

cliquez sur OK.

Cliquez sur « Page début » pour revenir à la page principale « détail événement »

Après avoir cliqué sur «page début », vous retrouvez la page «Détail événement pour le compte …». Il faut enregistrer votre offre en cliquant sur «Enregistrer pour + tard ».

XXXXXXXX

XXXXXXX

Répondre à une consultation : Cas général1- Saisir une Offre

SNCF

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Cliquez sur Enregistrer Pour + tard

Attention : Une offre enregistrée n’est pas soumise.

XXXXXXXX

Après avoir enregistré votre offre, vous pouvez lui associer des Pièces jointes.Nous vous conseillons d’ajouter ces Pièces Jointes uniquement en en-tête

Via la page «Détail événement pour le compte …». cliquez sur «Afficher/Ajouter P.J. et commentaires en-tête» .

XXXXXXXX

Répondre à une consultation : Cas général2- Associer des pièces jointes

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Cliquez sur le lien

XXXXX

Page «P.J. et commentaires en-tête » :

Cliquez sur Importer

Répondre à une consultation : Cas général2- Associer des pièces jointes

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Cliquez sur Parcourir pour rechercher sur votre poste le fichier à joindre

Cliquez sur Charger pour rapatrier la PJ sur votre offre.

Une fois la PJ téléchargée, vous pouvez indiquer une description supplémentaire.

Cliquez sur Ajouter nouveaux documents Joints

Conditions à respecter :

- Chaque pièce jointe ne doit pas excéder 15 Mo- Le volume total de toutes les PJ est 50 Mo maximum

Répondre à une consultation : Cas général2- Associer des pièces jointes

SNCF

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Cliquez sur importer + charger pour rapatrier votre nouvelle pièce jointe

Cliquez Ok pour valider

Dès que votre offre est saisie, vous pouvez l’enregistrer ou la soumettre.Après avoir cliqué sur l’un des deux boutons, si le système rencontre des erreurs, celles-ci sont spécifiées en haut de la page. Vous devez les corriger.

Répondre à une consultation : Cas général3- Valider une offre

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29Pour enregistrer votre offre sans la soumettre

Pour transmettre votre offre à l’acheteur

Si vous n’avez plus de modification à apporter, vou s devez soumettre votre offre.Seule une offre au statut « transmise » est prise en compte par l’acheteur.

XXXXXX

xxxxxxxx

XXXXXXXX

Répondre à une consultation : Cas général4- Soumettre une offre

SNCF

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Manuel Fournisseur

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Cliquez sur Soumettre Offre

Répondre à une consultation : Cas général4- Soumettre une offre

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Manuel Fournisseur

31

Cliquez sur OK

Votre offre est maintenant transmise à la SNCF

NB : Une fois l’offre transmise, vous recevez un ma il de confirmation contenant les informations relatives à votre offre, notamment la liste des documents joints.

Répondre à une consultation : Cas général4- Soumettre une offre

Tous les mails envoyés par l’outil sont

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Lorsqu’une offre transmise est modifiée, vous devez la soumettre à nouveau. Vous recevez un nouveau mail de confirmation d’offr e.

l’outil sont envoyés au

contact ayant reçu le mail d’invitation

Dès que votre offre est enregistrée vous pouvez la consulter, la modifier ou l’annuler. Seule une offre annulée peut être copiée.

Répondre à une consultation : Cas général5- Consulter/ Modifier/ Annuler/ Copier une offre

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XXXX

Cliquez sur le code événement

XXXXXXXXX

Page «Détail événement » (voir p12 du manuel) : Cliquer sur le bouton «Consult, modif, copier offres ».

Répondre à une consultation : Cas général5- Consulter/ Modifier/ Annuler/ Copier une offre

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Pour réaliser une action il suffit de cliquer sur le lien actif bleu au niveau de la ligne.

Page « Consulter, modifier ou copier des offres enregistré es » : Cette page permet de lister toutes les offres pour une consultation donnée.

Vérifier le statut de votre offre : Transmise, Enregistrée, Annulée

Répondre à une consultation : Cas général5- Consulter/ Modifier/ Annuler/ Copier une offre

Le fait de soumettre ou d’annuler une offre déclenche l’envoi d’un

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NB : Seule l’offre au statut « Transmise » est prise en compte par l’acheteur.

Lorsqu’une offre transmise est modifiée, vous devez la soumettre à nouveau

déclenche l’envoi d’un mail de confirmation ou d’annulation d’offre au contact fournisseur renseigné dans la consultation.

REPONDRE A UNE CONSULTATION :CAS PARTICULIERManuel fournisseur

SNCF

Cliquez sur « Consulter les P.J. / Déposer offre » puis suivez la procédure décrite à partir de la page 21 (1- Saisir une offre) jusqu’à la page 32 (4- Soumettre une offre)

Si des variantes, sous forme d’offres séparées, son t autorisées par l’acheteur (comme précisé dans le REC de la consultation), alors, même après avoir transmis une offre vous pouvez toujours en saisir d’autres jusqu’à la date de fin.

Répondre à une consultation : Cas particulier

1- Saisir une offre

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Chaque offre déclenche l’envoi d’un mail de confirmation de notification d’offre.Vous pouvez distinguer vos différentes offres grâce au « Code offre » qui s’incrémente à chaque nouvelle offre

Répondre à une consultation : Cas particulier1- Saisir une offre

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Dès qu’une offre est enregistrée vous pouvez la consulter, la modifier, la copier ou l’annuler.

Répondre à une consultation : Cas particulier2- Modifier/ Annuler/ Copier une offre

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XXXX

Cliquez sur le code événement

XXXXXXXXX

Page «Détail événement » (voir p12 du manuel) : Cliquer sur le bouton «Consult, modif, copier offres ».

Répondre à une consultation : Cas particulier2- Modifier/ Annuler/ Copier une offre

SNCF

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40

Pour réaliser une action il suffit de cliquer sur le lien actif bleu au niveau de la ligne.

Vérifier le statut de votre offre: Transmise, Enregistrée, Annulée

Le fait de soumettre ou d’annuler une offre déclenche l’envoi

Répondre à une consultation : Cas particulier2- Modifier/ Annuler/ Copier une offre

SNCF

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NB : Seule l’offre au statut « Transmise » est prise en compte par l’acheteur.

déclenche l’envoi d’un mail de confirmation ou d’annulation d’offre au contact fournisseur renseigné dans la consultation.

REPONDRE A UNE CONSULTATION :Phase 2 ou +Manuel fournisseur

SNCF

Quand la consultation est en phase supérieure à 1, second tour de négociation par exemple, pour saisir une offre, vou s devez cliquer sur le bouton « Contre-offre », la saisie de l’offre est ensuite identique à la saisie d’une offre de phase 1 (à partir de la p22)

Consulter l’évènement comme indiqué pages 10 à 12.

Répondre à une consultation : Phase 2 ou +

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GERER L’HISTORIQUE DES OFFRES Manuel fournisseur

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Notre outil de consultation en ligne vous permet de lister et de visualiser toutes vos offres enregistrées.

Connectez vous (voir page 5) puis Cliquez sur « Mon activité événement »

Cliquez ici

Gérer l’historique des offres

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Invitations : nombre d’invitations qui vous ont été envoyéesEven. soumiss : nombre de consultations auxquelles vous avez soumissionnéEven. Attribués : nombre de consultations qui ont été attribuées (pour connaître l’attributaire, rapprochez vous de l’acheteur)

Vous visualisez tous les appels d’offres pour lesquels vous avez été consulté.

Vous accédez à la page suivante :

Gérer l’historique des offres

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pour lesquels vous avez été consulté.

Cliquez pour chaque consultation sur l’icône qui se trouve à gauche du code évènement SOURC-XXXXXXXXX :

Cliquez sur l’icône

Gérer l’historique des offres

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Pour accéder au contenu d’une offre, cliquez sur l’icône qui se trouve à droite

L’événement 000009405 comporte une offre au statut « enregistrée »

L’événement 000009404 comporte deux offres, au statut « enregistrée » et au statut « transmise »

Cliquez sur l’icône

Vous accédez au détail de l’offre :

XXXXXXXXXXXXXX

Gérer l’historique des offres

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Pour accéder à tous lesdocuments joints (ceux que l’acheteur SNCF

vous a transmis et ceux que vous avez transmis

à l’acheteur)

EN CAS DE DIFFICULTE POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES Manuel fournisseur

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Activer la demande de confirmation pour les téléchargementsMenu Outils -> Cliquez sur Options Internet

Onglet Sécurité -> Cliquez sur Personnaliser le niveau

Cliquez ici

Difficultés pour ouvrir les pièces jointesModifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer

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Cliquez ici

Assurez-vous que les trois valeurs ci-contre sont bien activées

Utilisez la barre de défilement pour visualiser les options à modifier (descendez tout en bas)

Difficultés pour ouvrir les pièces jointesModifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer

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Puis cliquez ici

Valider les modifications en cliquant sur ‘Oui’ puis sortez des options Internet en cliquant sur ‘OK’

Configurer le bloqueur de fenêtre publicitaire.

Aller dans le menu ‘’Outils’’/ Bloqueur de fenêtre publicitaire intempestive>Paramètres du bloqueur de fenêtre intempestive.

Difficultés pour ouvrir les pièces jointesModifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer

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Si «Paramètres du bloqueur de fenêtres publicitaires intempestives… » est grisé, c’est-à-dire que vous ne pouvez pas cliquer dessus, c’est que votre bloqueur n’est pas activé, passez à l’étape suivante. (page 52)

Cliquez ici

Écrivez l’url suivante : https://e-consultations.sncf.compuis cliquez sur Ajouter

Difficultés pour ouvrir les pièces jointesModifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer

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Une fois que le site apparaît dans la liste des sites autorisés vous pouvez cliquez sur le bouton Fermer

Cliquez ici

Ajouter le site aux sites de confiance

Difficultés pour ouvrir les pièces jointesModifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer

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Onglet sécurité

Cliquez Site de confiance

Cliquez sur site

Saisir l’url https://e-consultations.sncf.comCliquez sur

Personnaliser le niveau…

Difficultés pour ouvrir les pièces jointesModifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer

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Cliquez sur ajouter

Le site SNCF est ajouté dans les sites de confiance

Difficultés pour ouvrir les pièces jointesModifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer

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Cliquez sur OKCliquez sur OK

Une fois toutes ces modifications effectuées, repre nez la procédure page 14.

Si malgré tout vous n’arrivez toujours pas à ouvrir les pièces jointes merci de prendre contact avec votre service informatique

INITIALISER / REINITIALISER LE MOT DE PASSE ORACLE Manuel fournisseur

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Connectez-vous au portail en utilisant le Code utilisateur AUC_MDP avec le mot de passe AUC_MDP comme indiqué dans le message ci-dessous

Initialiser / Réinitialiser le mot de passe ORACLE

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Cliquez sur « Réinitialisation mot de passe »

Renseignez votre code utilisateur et votre adresse e-mail (respectez la casse) puis cliquez sur valider

Initialiser / Réinitialiser le mot de passe ORACLE

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Si une erreur est détectée lors de la saisie du code utilisateur ou de l’adresse mail ce message apparaît à l’écran

Initialiser / Réinitialiser le mot de passe ORACLE

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Si la saisie est correcte une confirmation vous sera demandée

Message final vous confirmant l’envoi par mail de votre nouveau mot de passe

Vous recevez un mail avec votre mot de passe réinitialisé.

Initialiser / Réinitialiser le mot de passe ORACLE

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Cliquez sur « Contre-offre » puis suivez la procédure décrite à partir de la page 21 (1- Saisir une offre) jusqu’à la page 32 (4- Soumettre une offre)

Répondre à une consultation : Cas particulier – Contre-offre

Après l’ analyse des offres d’un événement, l’acheteur peut définir un ou plusieurs autres tours de négociation. Il s’agit de Contre-offre. Vous serez invités à répondre sur une nouvelle phase* de cet événement.A chaque nouveau tour de consultation correspondra une nouvelle phase.

1- Saisir une offre

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