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Planification, suivi des activités et du budget

Application de la méthode du Cadre logique et/ou de gestion axée sur les

résultats

SYSTÈME INTÉGRÉ DE GESTION DE SYSTÈME INTÉGRÉ DE GESTION DE SUBVENTIONSSUBVENTIONS

Système multi-utilisateurs et multiprojets:

• Un projet est une subvention destinéeà plusieurs bénéficiaires-cibles.

• Le système est utilisé par des utilisateurs ayant différents profils.

Chaque Projet est suivi sur les plans• opérationnel (par objectif, par résultat attendu et par agent)• et financier (par exercice annuel, par ligne budgétaire et par

agent).

Les paiements sont directement liés aux activités réalisées.

Planification et Suivi des activités• Le suivi opérationnel s’adapte à plusieurs modèles de

cadre logique et est conçu pour répondre aux modèles de Gestion axés sur les résultats.

• Il peut s’adapter à l’évolution des concepts de gestion axée aux résultats, et choisit une structure simplifiée:

Un objectif global Un ou plusieurs objectifs spécifiques Un ou plusieurs résultats attendus Une ou plusieurs activités par résultat attendu Un ou plusieurs indicateurs de réalisation par résultat attendu et/ou par

objectif

Planification et Suivi des Activités (2)• Les activités sont planifiées pour atteindre un

résultat. Chaque activité est définie par :– La durée totale en heures ou jours nécessaire par

agent affecté à l’activité.– La période pour réaliser l’activité– L’équipe (agents) pour réaliser l’activité

• Les résultats sont le fruit des activités par la mobilisation des ressources (humaines, financières et matérielles).

• Le système suit l’évolution des indicateurs de résultats et d’ objectifs.

CalendrierCalendrier• Chaque agent dispose d’un temps de travail pour

chaque activité à laquelle il participe. Chacun d’eux définit son calendrier journalier d’activités afin d’atteindre les résultats dans lesquels il intervient.

• Cela permet d’éditer un GANTT global ou détaillé, envoyé automatiquement par mail aux responsables intéressés. Il est basé sur les « feuilles de temps ».

• Un calendrier « muet » est incorporé au système• Le Calendrier construit par agent est la base du suivi

opérationnel: chaque agent a-t-il réalisé ce qui était prévu ?

Gestion du Calendrier• On peut avoir un diagramme de GANTT pour chaque réalisation avec les activités y afférentes. Exemple:

• Chaque membre du personnel du projet définit son calendrier journalier pour réaliser les activités et enregistre les réalisations réelles.

Calendrier journalier global ou par agent

Etats de Suivi Opérationnel• Les états de suivi opérationnels peuvent être adaptés

au moment de la finition du système pour un projet donné.

• Ils exploitent surtout les feuilles de temps.• les « feuilles de temps» sont éditées en feuilles Excel

et peuvent être obtenus automatiquement et distribuées par e-mail préprogrammés.

• Exemple sur la diapostive suivante

Feuilles de temps• L’emploi du temps

peut être défini par heure, voire par quart d’heure.

Suivi des indicateurs

Budget et suivi financier• Le budget se fait par projet, par année,

par poste budgetaire,par agent ou par nature de depense.

Chaque agent ou dépense par nature est valorisé en quantité (heure de prestation) et coût unitaire.

Le budget Global

Le budget global est alloué au projet par année et par ligne budgétaire, chaque ligne budgétaire pouvant être affectée à un agent et/ou considérée comme « autre dépense ».

Suivi des dépenses

L’état de suivi détaillé des dépenses commence par rappeler le budget détaillé par ligne budgétaire.

Suivi des dépenses

Il indique le montant total réalisé, valorisé au coût unitaire multiplié par les quantités consommées.

Merci de votre attentionLa MD2I SA vous remercie de votre attention. Notre société française est implantée en Belgique et à Madagascar. Elle est spécialisée dans la programmation et le suivi des Projets et est active dans 33 pays, en Afrique, en Europe et dans le Pacifique Sud.Nous avons notamment développé 3 logiciels sur internet pour le suivi financier et le suivi des activités (LUGAF, SSE, SIG-S)